档案管理四性原则范文

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在过去传统的企业档案管理工作中的主要核心是行政部门的管理，这种管理较为单一化和扁平化，而现代企业制度吓得企业档案管理则更为全面和立体，这种管理制度将多个部门多个管理进行结合，其工作核心由从前单一的行政档案管理专项以资产为桥梁的企业资产档案管理。同时，随着时代的发展，信息量呈爆炸式增长，这对于企业管理来说是一项巨大的挑战，因此现代企业档案管理更多的需要应用科学的管理知识和更高效的技术进行复杂海量信息的管理，这也是区别于传统企业档案管理的特点之一。

二、 现代企业档案管理的四大原则

（一）真实性原则

企业档案管理的作用之一就是为企业的发展提供可参考信息，在当下激烈的商业竞争下，一个企业能否做出正确合适的决策取决于现代企业档案管理能否为企业提供正确无误的真实信息。因此，确保信息的真实性是现代企业档案管理的原则之一，在企业进行档案管理的过程中，务必要将信息进行过滤筛选，核实其来源的可靠性与真实性。

（二）系统性原则

要保证档案管理工作的高效性，现代企业档案管理就必须保证其组织架构完整且完善，这也就是系统化原则的体现。这种系统化原则能够使得现代企业档案管理工作更加高效、清晰和规范提高企业查找、读取和保存信息的效率，从而提高企业运作效率。

（三）全面性原则

在市场经济的全新格局之下，现代企业所需要处理和管理的信息范围极为广阔，当下互联网技术日益发达，互联网逐渐接入到商业社会之中，这让企业的贸易范围也实现了前所未有的扩张，在这种大环境下，企业面临着信息范围广泛、信息成分复杂的严峻挑战，这使得企业档案管理不再仅仅局限于过去单纯的档案收集和整理，其要对各种各样的信息进行全方位的收集和管理。

（四）有效性原则

现代企业的档案管理中一定要遵循信息有效性原则，这种有效性通常被分为两种，信息的时间有效性和价值有效性。互联网时代下，信息通常都具有极高的时效性，许多信息都是通过互联网进行实时，因此对于现代企业档案管理而言，在信息采集和信息管理上务必保证时间有效性，这样才能高效进行贸易。第二个则是价值有效性，在互联网时代的海量信息下，存在大量的无效信息需要在档案管理工作中进行有效的排除。

三、 现代企业档案管理工作中存在的问题

（一）现代企业对于企业档案管理工作的重视程度不高

由于企业档案管理工作并不能够为企业直接生成经济效益，许多现代企业对于企业档案管理的重视程度并不高，认为在企业管理中，这项工作的存在必要性不大。这种问题的产生归根结底是企业对于现代企业档案管理的认识不够清晰和深刻，不明确这项工作的职责所在及其重要性。

（二）企业档案管理的工作理念和工作方式落后于时代

许多企业在档案管理工作上缺乏与时俱进的工作理念和工作方式，当下，我国已经步入互联网时代，过去传统的企业档案管理制度早已落伍，不再适用于当下复杂且海量的信息处理及采集，并且多数档案管理人员身兼数职，并不能够全身心地投入到档案管理工作中，随着人事调动，其所管理的档案也将发生变动。除此之外，许多企业在当下社会仍旧采用落后的纸质档案管理，这种档案管理对于如今的海量信息而言效率极低，对企业档案管理造成极大的不便。由于当下许多企业对企业档案管理工作的不重视，导致企业档案管理工作缺乏一定的安全保障。

四、 现代企业档案管理工作的相应对策

（一）加强企业对于档案管理工作的重视程度

企业需更加重视现代企业档案管理制度，完善整个档案管理系统，建立有效的工作机构，加强企业内部对于该项工作的认知和学习，明确其职能和重要性，是企业内部从上到下充分意识到企业档案管理对于企业发展的重大意义，通过这样的手段促使企业完善企业档案管理的制度，提高企业档案管理的工作效率。

（二）加强对于相关人员的专业训练

企业需要加强对于档案管理人员的专业训练，定期举行档案管理相关的基础知识培训以提升相关工作人员的专业素养，使其明确自身职责所在，掌握现代企业档案管理的知识和技能，相关人员务必专职专岗，保证其工作效率。对于企业的老职工，因主要以企业档案管理的技术转化为主，例如：对他们进行相关的计算机培训，使其掌握现代所需的计算机档案管理技能。而对于新入职的管理人员，则首先需要对他们进行最基础的企业档案管理知识的培训，使其明确其中的专业性理论知识，可以采用一帮一的模式，让具有工作经验的老职员带新职员，形成互帮互助的模式和学习风气，全方面提升企业档案管理人员的专业素养。

（三）采用现代化信息化的办公技术，提升工作理念

随着时代的不断发展，企业档案管理的工作理念和工作方式也需要与时俱进，过去对于企业档案管理单一的认识已经落伍，档案管理部门需要具备与时代同步的工作理念，采用先进的信息化办公方法，将容易腐朽丢失且浪费资源和空间的纸质档案管理转化为高效便捷的计算机档案管理，加强对档案管理人员的计算机培训，运用科学的手段工作，提高档案管理的效率。

（四）加强企业档案管理的安全性

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中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

一．前言

随着我国经济的迅速发展，土地管理越来越重要，土地档案管理是土地管理不可或缺的一环，是国家档案重要的有机组成部分。土地档案管理的好坏影响着能否有效、科学地管理好土地，能否合理地利用好土地资源。现阶段土地档案管理存在着没有建立统一的档案管理网络、对土地档案管理不够重视、管理人员素质不高等问题，对此，必须采取土地档案管理体制改革、健全土地管理法律法规、提高管理人员素质等对策。

二．土地档案管理工作中存在的问题

如今我国的土地档案管理工作中存在着与社会发展不相协调的方面，不能满足经济发展对土地信息的要求。主要存在以下问题。

1.没有建立统一的土地档案管理网络，没有统一的归档标准。归档工作时档案工作的起点，虽然国家对归档材料等已有了明确规定，但在实际工作中还存在着该归档的没归档等现象。

2.土地档案数字化程度不高，利用率较低。

虽然随着社会发展，出现了以照片、光盘、移动存储介质为载体的电子档案，但电子档案仅仅是这几年才出现的，而以往那些数量庞大的纸质档案需要通过照相、扫描等方法进行数字化处理，这是一项任重而道远的工作。由于土地档案数字化程度不高和出于安全考虑，无法利用互联网实现土地档案在线查询，满足不了社会需求，造成土地档案利用率低。

3.土地档案管理人员的综合素质有待提高。随着科技的进步，一些新技术逐步应用到土地档案管理方面，这就对土地档案管理工作者的素质提出了更高的要求，而我国档案管理人员的培训还是沿用着十几甚至几十年前的老教材，使用这些老教材培养出的管理人员自然满足不了档案管理技术的需求。

三．土地档案管理应采取的对策

1．建立统一的档案管理网络，统一的归档标准。加强对土地档案工作的统一管理是土地档案完整、齐全、规范的重要保证。在一个行政区域内，针对档案的收集、整理、归档、移交等各个环节制定统一、可行性高的标准和程序，并要求各部门严格按照标准和程序执行，并定期进行检查。

2.促进档案管理工作，开发利用档案信息。土地档案管理对于国土资源管理来说，是一项很重要的工作。档案管理工作搞好了，就会有利于土地资源工作的有效开展。近几年来，土地档案管理逐步实现电脑化管理，将土地档案资料及时输入电脑，随时为各类业务提供依据，业务人员可依据电脑提供的准确数据更好地开展土地管理。

3.深化土地档案管理体制改革。在国家统一管理的前提下，各有关部门要认真做好用地的规划、保护、利用和建设;所有土地的权属变更，必须报土地管理部门审查，统一办理批准手续。县以上各级地方人民政府要根据统一管理土地的原则，健全土地档案管理机构，严格土地档案管理工作。按“管用分离、协调配合、分工明确”的原则，理顺土地档案管理部门与其他部门的关系。土地档案管理部门负责土地的协调配合，其他部门依据用地性质进行专项管理。

4.对所有档案进行规范化、标准化管理。在实现土地档案管理信息化、现代化进程中，首要要采取科学合理地技术标准和工作标准，建立一套合理的、完整的管理制度，对土地档案进行有效的管理。做到将土地档案管理的各个环节都落到实处。首先要对土地档案管理程序进行调整，将土地档案管理工作程序规范化。其次要统一流程，使得各地方、各土地档案管理部门的管理章程摆脱由于处理方式不一、流程不同意的窘迫境地。最后要对相关土地档案管理的法律法规进行完善和健全，采取新的土地档案管理法规对土地档案进行管理。

5.大力推进信息化建设。土地档案信息化建设是档案工作在网络时代的必经之路，是深化土地档案管理社会化服务的必然要求。由于我国前期并没有实现信息化的应用，所以加强信息化建设要制定一份有效的计划。加快土地档案数字信息化建设，适应社会和时展的需要，更好的服务社会。在土地档案管理的信息化过程中要始终坚持如下原则：

（一）效益原则。效益原则是土地档案信息化建设的首要遵循的原则，它包含了经济效益和社会效益，并一直贯穿数字档案建设的始终。

（二）满足利用者需求原则。土地档案信息化得实现将从根本上改变档案保管者与档案的利用者之间的关系，利用者需要利用档案信息时是提交利用需求后被动等待档案的到来，能否得到所需的土地档案信息有很大的不确定性，进行土地档案信息化管理的目的之一就是要最大限度的满足土地档案利用者的需求，使使用更加主动和方便。

（三）协调发展原则，主要是指在土地档案管理信息化过程中，各部门要分工合作，协调一致，以共同促进土地档案管理信息化的发展和早日实现。

（四）落实土地档案归档双轨制原则，是纸质文件向电子文件过渡中必须坚持的原则。

6.做好档案利用过程中的保密工作。要在制度建设上下功夫。土地档案管理部门，要根据具体情况，有针对性地对不同的档案使用人员、档案使用范围进行不同层次的划分，可规定不同的审批手续，确保使用档案的工作有章可循。在工作中，要严格遵守土地档案管理保密制度，要确保在档案使用中不失密、不泄密，要做到文件的完整无缺。

7.积极探索档案管理的新方法。在土地档案管理工作中，逐步实现档案“四化”目标：一是要实现档案形成规范化，二是要实现档案整理系统化，三是要实现档案保护科学化，四是要实现档案管理现代化。

8.加强学习和宣传，推进依法治档工作。土地档案管理者要充分利用多种形式，认真学习和宣传档案法规。在学习和宣传中，要注重实效，不走过场。要深刻领会，认真学习，确保提高。同时在土地档案管理工作中要依法治档，把依法治档工作落实到档案工作中。

9.健全土地档案管理法律机制，完善土地档案管理法律法规体系。我国基本确立和完善了土地管理体系和机制，围绕土地管理体系和机制制定的各项法律、法规。借鉴各国在土地档案管理中的经验，在坚持基本法律、法规的前提下，依法制定专项法规，细化土地档案的管理。因此，我国土地档案管理法律、法规的改革趋势应注重制定专项法规。

10.努力提高从业人员素质，提高土地档案管理水平。土地档案管理要实现规范化的要求，就必须努力提高土地档案管理工作者的素质，实现这一目标，不仅要对在职档案管理人员进行专业培训，还要对兼职档案管理人员进行正规的培训。通过培训，要对土地档案内容提前了解，在工作中要做到有的放矢，为今后建档工作打好基础，确保土地档案实现规范化、标准化管理。

四．结束语

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（一）缺乏对综合档案管理重要性的认识

人们对事物的认知直接影响事物的发展方向，正确的认知有利于促进事物的发展壮大，而错误的认识势必会成为事物发展的重大阻力。目前来说，我国部分医院对综合档案管理的认识不足，特别是在建设电子档案的过程中，不少医院存在诸多误区。例如，有的医院管理者认为档案信息化发展是劳民伤财，是盲目追新的项目，有的医院管理者认为数字化开发只是技术人员的任务，等等。上述误区的存在成为医院综合档案发展的绊脚石。之所以会出现上述误区，一是由于档案管理人员尚未全面认识到自己在综合档案管理中的社会职责，尚未意识到这一工程的复杂性、系统性。二是由于档案管理人员对综合档案管理的重要性认识不到位，缺乏主动管理意识，再加之缺乏具体经验，从而导致多种管理行为问题的出现。

（二）档案管理制度不完善

目前来说，我国部分医院的综合档案信息均由不同部门分别保管，医院缺乏明确的档案管理手段与方案，容易导致档案管理出现混乱。再加上医院缺乏细化、可操作性的管理制度，不同部门对自身的档案管理职能认识不到位，缺乏标准的档案收集范围，导致多种重要数据、信息的流失。此外，医院综合档案管理需要复合型人才的支持，但目前来说，我国档案管理人员的平均素质还有待提升，部分档案人员缺乏档案管理基本知识与技能，一部分档案人员不了解档案管理的重要性且缺乏档案信息化建设的科学技术，严重阻碍了档案综合管理的健康发展。

（三）电子档案不完善

现阶段，我国部分医院电子档案建设力度比较薄弱，尚未充分发挥电子档案的优势。例如，缺乏完善的电子档案建设标准，导致视频、声音、文字等档案的格式转化均不合理，某些纸质文件在转化过程中也会出现部分信息无法被读取等多种问题。部分单位尚未对电子档案进行检索，没有按照要求对纸质档案进行编号，两者之间无法做到一一对应，这势必会影响到对医院档案的利用。

二、医院综合档案管理问题的解决策略

（一）提高档案管理意识

提高档案管理意识，加强领导支持，是做好医院综合档案管理的基础。在新形势下，医院各级领导必须高度重视，加大档案建设力度，在提高认识的基础上，加快标准化体系建设力度，并积极与国际社会接轨。与此同时，医院应通过会议、宣传、活动等方式，全面提升医务人员对档案管理重要性的认识，使其认识到自己的任务与职责，更好地促进综合档案管理工作的开展。另外，还应完善档案管理奖惩机制，将档案管理效果与质量直接与医务人员的考核结果相挂钩，全面提升相关人员的档案管理主动性与积极性。

（二）加强档案管理制度建设

加强档案管理制度建设，完善档案管理机制是医院发展的重要保证。医院管理人员需结合医院发展实际以及先进的档案管理经验，建立健全档案管理体制，明确医院综合档案管理的具体工作办法与方案计划，进一步明确不同职能部门的权限、职责以及档案管理流程，进而使得各项档案管理工作的开展有章可循。与此同时，还应加强医院综合档案工作手册的编制，针对性细分不同档案的目录标准、收集单位以及保管权限，在保障档案资料完整性与真实性的基础上，方便对档案的查阅、使用。

其次，在档案管理制度建设过程中，必须遵循一定原则。具体来说：第一，安全性原则。只有保证档案资料的安全性，才能充分发挥综合档案管理的重要作用。第二，实事求是原则。在法律标准制定过程中，不同部门必须结合自身实际情况制定符合自身医院发展的标准策略，切忌一刀切。第三，利益平衡原则。必须坚持利益平衡原则，对不同档案的信息权利进行确认，按照权利义务相平衡原则，寻找电子、纸质档案的平衡点，进而促使两者利益最大化。第四，透明性原则。在具体管理法规建设过程中，应遵循公开、民主、科学的原则，积极征询社会各界意见，增强信息立法的公开性与透明度。

（三）加强电子档案建设力度

对于综合档案管理发展来说，电子文件信息管理平台是非常重要的组成环节，相关部门必须加强电子文件的保存以及前端控制，从而为系统功能的实现提供强有力的支撑。各级档案部门必须积极参与到管理平台建设过程中来，积极提出自己的意见，加强与技术开发人员的联系，进一步提升平台功能的合理性与效率。

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随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源，档案作为一种原生的信息资源，其重要性日益凸显出来。面对这种挑战，相关档案工作者要不断学习科学知识，加强档案的信息化建设，全面掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，已经成为摆在众多档案工作者面前的一个重要课题。

信息化建设，就是在档案管理部门的组织下，对企业形成的各门类的纸质档案进行数字化加工，同时对档案信息资源进行管理。档案管理的信息化主要包括建设标准化、存储数字化和利用网络化。档案资源只有通过信息化，才能真正发挥档案信息资源的利用价值，是保证档案资源数据真实可靠、提高服务企业和社会的必然要求，同时对推动我国经济社会的快速发展也具有十分重要的作用。

一、明确档案信息化建设的三个原则

（一）规范性原则。档案工作现代化的需要，是提高档案工作质量和效率的需要。实现室藏纸质档案信息化，需要通过现代信息扫描、影像等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化档案，是通过室藏数字化档案还是电子文件档案，都该坚持规范性原则，制定相应的规定。

（二）安全性原则。目前数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，必须加强网络安全技术防范和研究，采取切实可行的安全措施，确保档案信息数据的安全。

（三）效益性原则。档案信息化建设涉及到多学科知识，多专业配合，需要投入相当的人力、物力、财力，对室藏档案的利用和用户需求进行分析，把重要的和利用率较高的纸质档案进行数字化，为企业的生产经营提供服务。

二、档案管理信息化的作用和意义

（一）档案管理信息化是实现资源共享的重要途径。在经济社会全球一体化发展形势下，档案管理信息化能够打破信息使用者之间闭塞的壁垒，加快促进信息资源的开发、利用、保存和传递，实现资源的有效共享。

（二）档案管理信息化是档案事业发展的新起点。传统的档案管理方式已无法适应当今飞速发展的形势，档案管理人员必须打破旧有的管理思维，积极消除影响档案管理信息化发展的弊端，运用适合于档案管理信息化的工作结构，使档案管理工作与社会整体发展相互协调一致。

（三）档案管理的信息化是改革进步的新要求。过去的档案管理工作主要是使用人力对档案进行收集、整理、保存等，人力资源投入大但效率低，档案管理的信息化不仅提高了档案的存储数量，还极大地解放了人力，提高了效率，适应现代社会快速发展的要求。

三、加强档案信息网络化的管理

随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的客观环境：一是档案管理部门都配备有现代设备，确保服务工作的有效性，提高档案服务的质量。二是许多档案管理部门就档案信息化建设进行了积极的探索和尝试，为档案管理由传统的手工操作走向现代化管理积累了经验，给予档案管理工作强有力的支持。三是数字化带动了传统载体档案的数字化，加快了数字化档案的建设步伐，完善了电子文件的规范管理，使档案部门成为向社会提供信息的重要渠道之一。四是随着档案管理工作的法律、法规陆续颁布，使档案工作人员对做好新形势下的档案工作意识不断增强，对所管理档案进行系统地整理，为档案的现代化管理奠定了基础。

四、做好档案信息化建设的保密工作

档案信息多含有信息，作为一些核心秘密，涉及经济社会发展的安全。保障档案数字化安全是档案工作者的重要责任，明确小组成员的职责和任务，从源头上对档案信息化工作进行规范。档案人员必须保持警惕，避免档案的丢失和泄露，尽职尽责保证档案资料的安全，为档案管理工作规范化打下良好的基础，真正为社会经济建设服务。

五、构建与现代化相适应的信息化档案管理体系

档案管理是以现代化作为发展方向的，而现代化则又是以标准化为前提。以计算机技术应用为中心的现代档案信息管理方式必须建立在各项业务工作标准化的基础之上，因此，实现档案管理工作的标准化，是实现档案管理信息化、科学化的必要条件。

根据标准化要求，一是建立健全档案保管安全体系，在库房建设、温度控制、防火防盗、虫霉防治等方面达到国家标准，有条件的还应该建立库房自动控制系统。二是以缩微、裱糊、翻拍等技术手段进行档案抢救，提高重要、珍贵档案保管质量。三是抓好计算机应用工作，注重档案数据库基础建设，建设数字化、信息化的档案管理方式。四是加快现代化技术人才的引进和培养，使之成为能担当起新世纪档案管理迈向信息化建设的中坚力量。真正建立起现代化的档案信息管理体系。

档案历史记录，它对于人们目前或未来的工作有借鉴参考的作用，我们要重视档案管理信息化建设，充分利用档案资源的优势，从而实现档案利用价值。因此，在新的历史发展时期，档案工作人员必须要紧跟时展步伐，关注科技创新，积极完成档案管理信息化技术的创新，从而带动档案管理水平的提升，实现档案管理的新突破，为档案管理事业贡献力量。

【参考文献】

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随着电子技术的飞速发展，档案管理的信息化成为档案工作现代化的必然趋势。档案管理信息化是指通过计算机的传输、存储形成的电子文件归档，并遵循档案管理的基本原则进行收集、整理、保管、利用和统计，通过科技手段和先进管理方法高效率、高速度、高质量地完成档案管理工作。实现档案管理的信息化，可以从以下几方面入手。

1 建立完备的信息管理系统，实现计算机及其网络在档案部门全覆盖

要为档案工作发展提供快、准、全的信息平台，计算机是一个强有力的工具。因此，建立学校完备的信息网络系统是实现档案管理现代化的前提。电子档案的建立，使档案储存与传输不受时间、空间和人力的限制，科最大限度开发档案资源，并科实现档案资源共享。电子档案所具有的存储量大、占据空间小、易于游览查询的特点，使档案信息的利用快速、便捷、高效。

2 建立学校档案信息管理中心，以利于各类档案的统一管理

要加强人才培养，建立现代化的高素质、信息化的档案管理队伍。档案管理人员要不断学习。更新知识结构，不断适应瞬息万变的科学技术发展趋势。掌握最新信息，实施最新管理技术，应对学校教学档案管理、学生档案管理、人事档案管理等各种具体领域出现的新问题、新情况，利用电子信息技术开创学校档案管理的新路径。要逐步健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案管理的具体环节和步骤，制定必要的安全措施。

3 在档案管理中贯彻辩证法原则，处理好个体与整体、动态与静态、多与少的关系

每一个具体档案是个体，体现本身的个性，但无数个体组成整体才能体现档案的整体性，在整体中才能实现档案管理信息化、网络化，因此，在管理工作中既要重视个体的具体性，又不能忽视整体的普遍性。在收集、立卷、编目、检索中处处体现个体与整体的统一。

在引进信息技术后，每份档案、每一类档案在平时只能体现静止性，存储与静止的光盘或其他电子载体中，但一经利用，档案内用就体现动态性，成为活的资料，为学校各项工作服务。我们一定要珍视档案内容的动态性，动、静结合，动静互动，将档案内容作为活资料利用起来，为学校教学工作、学籍管理、人事管理、财务管理等具体工作服务。同时，档案的动态性有体现于档案具体内容的不断更新、修订，以最新的内容为时间工作服务。总之，档案信息是动态和静态的结合和统一，动态是绝对的，静态时相对的，我们要发挥档案资料动态的特性，为不断发展的教学工作学校管理工作服务。

在档案管理工作中，有要处理好多与少的关系。有人认为建立了电子档案，储存量大大增加，所占空间不断缩小，因此存储内容多多益善，无选择地大量存储资料，只是一种误解。在保存内容上，要坚持质量与数量统一的原则，处理好多与少的关系。既要系统全面、完整地存储一定数量的信息资料，又要有选择性经过去粗取精、去伪存真的一番选择功夫，摈除其无保存价值的资料，既不失全面、完整性，又贯彻少而精的原则，储存有长期保存价值、对今后工作有借鉴、指导作用的信息资料。为学校各项工作服务。

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医院在开展文书档案管理工作的过程中必须严格遵循以下原则:首先，标准化原则。多数文书档案均是由公文转化过来，因此在文书档案管理中必须先要做好公文管理，通过制定具有统一性的标准来实现对公文进行标准化管理。其次，规范化原则。在医院文书档案管理中，必须对立卷进行规范统一归档，规范管理工作流程，规范相关管理技术操作。最后，保密性原则。在医院文书档案管理中必须保证文书档案的原始性，提高电子档案的加密性，保证所有文书档案的安全性。

2医院文书档案管理创新措施

2．1加强信息化建设

二十一世纪最典型的特征就是高度的信息化，计算机的应用给各行各业都带来了巨大的变革。在当前环境下，所有的医院都配备了计算机设备进行办公操作。因此，在条件允许的情况下，应该把计算机计算应用到对医院文书档案管理过程中去，这样不但能够有效地提高文书档案管理工作的效率，还能够在很大程度上保证文书档案管理工作的准确性和规范性。在后信息化时期，医院在发展的过程中一定要针对自身的发展特点，在工作的过程中提高信息化建设的水平，在医院系统内部建立、完善信息化管理系统，对医院的文书档案管理方式做出根本性的变革，从而保障文书档案管理工作能够同世界接轨［2］。利用信息化管理主要可以实施三方面的工作:(1)对以前普遍挤压的文书档案进行数字化处理，组织专门的人员将这些文书档案扫描成数字化数据，这样可以有效地实现对文书档案的收集和备案工作，有利于保存，提高了文书档案查阅、使用的高效性，促使文书档案的价值获得了提升;(2)实现文书档案的数据化管理后，每一个医院都有一个专门的数据库，医院可以根据自己的情况同其他医院建立联合数据库，这样可以实现跨库资源的检索，提高了资源利用的效率，也促进了信息的传递，有利于促进整个行业水平的提升。

2．2对文书档案进行归口管理

在医院的文书管理工作中，主要涉及财务、人事、医务、设备等众多科室。管理工作内容较为复杂，有效管理的难度较大。因此，医院可将办公室设置为一个重要部门，主要复杂对医院相关文件进行收集和运转。将医院的文书档案归口于医院办公室管理工作中，将传统的多头管理转变为专一管理，并派专人对各科室文件资料的上交情况进行严格监督和管理，避免文件堆积、文件散乱等现象发生。该种管理模式可实现从源头上确保医院文件资料的安全性、完整性和保密性，为医院文书档案管理工作质量及工作效率的提高奠定良好的基础，同时也可促进医院文书档案的价值得到更加充分的利用。

2．3完善信息保障体系

随着信息化档案管理的不断深入，档案信息管理的安全性面临更多的问题。安全性目前已经成为制约信息技术的主要发展瓶颈，越来越多的人开始关注信息的安全性。在当前情形下，很多医院根据时代的发展需求都先后建立起属于自己的文书档案数据库，并且也体验到了文书档案数字化管理的便捷性，但是在管理和应用的过程中必须保证文书档案的安全性［3］。所以，医院应该组织专门的技术人员完善信息保证体系，促使文书档案管理向着安全的方向发展。首先，医院应该根据自己的发展情况建立属于自己的电子档案管理规章制度，使用电子档案的过程中必须严格的要求，建立使用登记制度;其次，必须顶起对文书档案的载体进行硬件安全性扫描;最后，强化对档案管理人员进行业务培训，提高其管理水平和职业道德。增强其工作责任心，提高其文书档案保密意识。

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）01-0-01

会计档案管理尽管本身与中职学校的办学质量并没有显而易见的联系，然而在进一步考察之后，不难发现，会计档案管理作为学校不断强化自身档案管理的重要内容，直接影响着学校财务计划等工作能否顺利开展，关系着在现代化建设的进程中，学校能否与时俱进、提升管理质量。

一、当前中职学校会计档案管理存在的问题

首先，纸质档案并没有真正实现与磁性介质档案和谐共存。在信息化时代，会计电算化已经被越来越广泛地应用，相当一部分中职学校都逐渐摆脱以往手工记账、算账等会计活动，而是使用更加便捷的电子计算机管理，这为现阶段中职学校会计档案管理的更加规范化，提供了必要的基础支持。然而，在实际工作中中职学校档案室的硬件设施并没有与之相匹配，相关防潮、防尘以及必要的防虫、防火措施的缺失，导致会计电算化档案管理并没有得到与时俱进的发展，现实工作中学校档案室仅仅对纸质档案进行曝光，电算化形成的磁盘或光盘等磁性介质档案则只是由会计人员自行保管。

第二，中职学校会计电算化档案管理人员素质有待提高。会计档案工作作为会计工作管理的重中之重，对于具体管理人员的专业性、技术上都有着十分严格的要求，因此在管理人员选择上必须重视管理人员的素质。然而就目前情况来看，中职学校的会计工作者有相当一部分人员年龄偏大，他们可以熟练地进行手工记账，然而进行现代化的电子文档检查与备份往往会显得力不从心。

第三，会计档案开发利用程度有待提高。档案存在就是为了让相关人员开发利用的。然而就目前形势来看，中职学校会计档案管理依然停留在传统的收集、保存层面，这对于会计档案开发利用而言是十分不利的。

二、中职学校会计档案管理改革创新的基本原则

1.将依法办事原则看作基础。依法办事原则是中职学校作为国家重要社会机构所必须坚持的基本原则。在会计档案管理进行改革以及创新的过程中，相关人员必须将依法办事原则看作重要的基石，当作自身改革与创新的基本前提，这是中职学校必须对社会的担当与责任。

2.将理论与实践相结合的原则看作根本立足点。数字化时代下，中职学校想要推进档案管理工作必须将创新改革看作最终的发展方向，然而需要注意的是，无论开展哪一种改革，都必须将学校自身的现状以及发展现实看作根本出发点，在全面调研学校发展实际情况的基础上进行各项创新，避免过度追求假大空，从而为学校带来不必要的经济负担。

3.将科学发展观看作最终指向。科学发展观作为新时代下最具生命力的理论成果，在中职学校推进会计档案管理的过程中同样有着十分积极的指导性意义。具体来讲，在不断的改革创新中，学校必须做到长远利益与眼前利益相结合，不断与时俱进，在有计划、有重点的步骤下，进行会计档案管理的改革创新。

三、中职学校会计档案管理改革创新的具体策略

1.尽快建立完善会计档案移交制度。拥有规范而完善的会计档案移交制度，是当下中职学校会计档案管理工作中亟待解决的一个问题。会计人员在实际工作中必须坚决地践行会计档案管理工作中的各项制度，高效率地对会计档案进行收集整理、开展立卷归档以及必要的编制目录等工作，确保在当年就可以建立起会计档案，等到会计年度过后，会计档案依照国家相关规定可以暂时由会计机构代替保管一年，期满之后便可以由会计机构编制移交清册，最终由学校综合档案室进行统一保管，具体工作中，必须依据会计档案移交清册进行逐项的移交，接管人员不得敷衍了事，必须认真地对各项进行核对点收，待一切准确无误后，才能进行交接双方以及监交人员的移交签字。移交清册需要有一式三份，除了用以存档的一份，交接双方每方都要保存一份。

2.使用纸质档案以及磁性介质档案并存的管理模式。会计信息化的时代下，会计档案的调阅将摆脱以往手工查账的方式，信息共享的客观现实下，会计信息得以通过网络以及拷贝光盘等用以存储的介质获得。这就为会计档案管理创造了一种新的可能。学校可以建立起适合保存的会计电子档案储藏室，会计人员需要定时对档案进行整理。相关信息可以利用磁性介质进行储存，这就建立起会计电子档案。在此基础上，可以再一次地打印出一份完全相同的纸质档案，使用纸质档案对电子档案中的内容进行固定，以化解电子档案保存过程中易变动、易修改的窘境。

3.重视会计档案管理人员的素质培训，提升档案利用水平。当前会计管理工作者主要是由传统档案管理经验丰富的人员构成，为了提升学校会计档案管理水平，可以适当地引进现代化的、高素质会计档案管理人才。除此之外，中职院校还应当重视对于现有档案管理人员的培训，通过开展培训班、鼓励自学的方式，使他们尽快地适应新时代的要求。除此之外，还应当对本校的档案进行及时的分析，获得更为准确的项目收支情况，为管理者进行决策提供必要的参考。

四、结语

在我国教育领域改革日益深化的今天，保证会计档案管理质量，对于确保会计档案管理工作的真实性有着十分重要的意义，它影响着一个学校能否集中更多的资源，专注于培养学生，是一个学校综合能力的重要指标。中职学校会计档案管理是学校管理的重要构成部分，我们应高度重视，想方设法提高会计档案管理的水平。

参考文献：

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（一）整体性原则。和其他的管理工作不同之处在于文书档案管理工作具有整体性原则，文书档案管理工作并不是把每个部门的档案收集起来然后统一管理，其服务对象并不是哪个部门而是整个公司，其档案信息收集工作也并不是每个部门独立收集，而是在信息收集过程中需要每个部门的配合与相互合作，故文书档案工作是一个整体性很强的工作。

（二）规范性原则。文书档案工作的信息量大，涉及到每一个员工的个人信息以及企业的一些发展信息，信息覆盖面广，信息细节性大，因此做好文书档案工作必须要建立规范性的工作制度和工作流程，只有管理工作的每一步按照既定的流程走才能使如此多的信息有条不紊地进行管理，如果文书档案工作的整个流程缺乏规范性原则不但会影响文书档案中信息的管理和维护，而且会影响影响企业的长期发展。

（三）保密性原则。一个企业的档案库中包括整个企业中所有工作人员的个人信息，其中很多信息都是个人的隐私信息，因此在文书档案工作中一定要秉承保密性原则。参与到文书档案工作中的所有工作人员要对企业所有人员的档案信息负责，不能随意携带他人的档案出去，也不能随意翻阅、透露他人的档案信息，他人信息的泄露可能会给他人造成很多麻烦，是一种极其不尊重他人隐私权的行为。如果一个企业的文书档案工作连保密性这一基本原则都做无法做到，那在该企业工作的员工的信息安全性也肯定无法得到保障，该企业也无法取得长期稳定的发展。

二、档案管理系统在文书档案工作中所存在的问题

（一）档案管理工作与文书工作脱节。档案管理工作与文书工作既有着本质的区别，但是在工作中又有着一定的联系，良好的文书工作可以促进档案管理工作的进行，有条不紊的档案管理工作又可以方便文书工作的开展。但是现在在文书档案工作中运用档案管理系统所存在的一个最大的问题就是档案管理工作与文书工作相脱节。在很多企业的档案工作中，档案管理工作和文书工作都是分开进行的，导致信息流通受阻，工作效率不高。

（二）企业文书档案管理基础普遍较低。文书档案工作实质是一份管理工作，需要专业的管理人员参与到工作中，但是在我国大多数企业中，文书档案工作中的工作人员都不是专业的管理人才，他们既缺乏专业的管理知识又缺乏一定的管理技巧，由此导致企业的档案管理工作处于无比混乱的工作现状中。

三、档案管理系统在文书档案工作中的优势

（一）提高了工作效率。在传统的文书档案工作，大部分的档案工作都是依靠人力独立完成，如档案信息的收集、档案信息的分类保管等，工作强度大而且所耗费的时间长，面对如此多的档案信息，档案工作的管理人员也很容易出现失误，影响后期的档案工作。在文书档案工作中运用档案管理系统可以大大减少工作人员的工作强度，而且管理系统具有强大的信息处理能力可以大大提高对信息计算的准确率。档案管理系统为文书档案的信息收集、信息处理、信息分类和信息保管工作提供了很大的便利，在传统的档案管理工作中，为了保证档案不受损害，必须对档案的保存条件进行严格的控制，而且档案运输工作需要大量的人力和物力，而现在可以利用网络信息化的力量借助于档案管理系统实现档案信息的“瞬时”搬运。

（二）使信息得到共享。在传统的档案管理工作中，档案室与其他部门之间的信息流通得不够流畅，档案室往往在企业中成为了一个虚设的部门。在企业中，大部分的档案都是一直存放在档案室中，由于缺乏规范性的存放管理以及档案数量太多等因素，给想借阅或者查阅档案信息的工作人员造成了很大的困难。在文书档案工作中有效地运用档案管理系统可以使企业中所有的档案信息及时地得到共享，任何想借阅或者查阅档案信息的工作人员都可以借助该系统进行借阅或者查阅。

四、档案管理系统在文书档案工作中的建议

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由于对动物疫病的防控具有延续性，在防控工作中进行动物疫病监测或者科研时，经常会用到之前的动物疫病档案来进行对比和分析，为科学地判断和解决当下的动物疫病工作中出现的问题提供依据。因此，对动物疫病防控档案进行科学完善的管理是动物疫病防控工作能够顺利进行的重要保障。

（二）有利于改善动物疫病防控档案繁杂无序的现状

动物疫病防控工作需要不断地进行监督检测和分析，因此每年都会产生数量很多的档案资料，如果不对其进行归类整理，只是简单地存放在档案室，长此以往，档案的数量将会越来越多，对档案的查询和使用也带来了很多不便。对动物疫病防控档案进行管理，对其进行归类和整理，对无效的档案资料进行注销或舍弃，从而进一步改善当下动物疫病防控档案管理的现状。

（三）能够促进动物疫病防控工作整体水平的提高

第一，进行动物疫病防控档案的管理可以及时有效地反映历史和现实工作情况，对动物疫病防控工作全局的掌握和做出正确的决断提供强有力的后盾。

第二，在对档案管理的过程中对监督检测材料的整理和加工，形成科学的分析报告，可以为以后的查阅和运用带来很大便利。另外，通过档案室人员对档案材料的整理和加工，可以更好地为当地动物疫病的防控工作服务，推动动物疫病防控科研工作的进展和防控工作水平的提高。最后，完善有效的动物疫病防控档案管理还为当地甚至是全国的防疫信息交流提供便利。

二、动物疫病防控档案管理的原则

（一）完整性

档案管理的重要原则之一就是保证档案材料的完整性。由于在动物疫病防控的过程中产生了很多的疾病防治、监督监测档案材料，繁多复杂，因此对这些档案材料的收集、整理、立卷和归档从而保证档案材料的完整性就很有必要。完整的动物疫病防控档案资料可以为以后疑难问题的查阅和解决提供参考，也可以为以后动物疫病规律的总结和分析提供资料。

（二）有序性

做好档案管理工作不仅仅是要保证档案资料的完整性，还要根据动物疫病的方向以及工作的科室进行分类，并本着分析性和学术性的原则对档案进行划分和区别保存保管，为工作人员的查阅带来方便。

（三）科学性

动物疫病防控的档案管理工作必须具备科学性。由于动物疫病防控的档案是在工作实践中日积月累形成的，集中体现了动物疫病防控的监督检测结果，不但是日常记录的体现，还为以后的检测和监督做为参考标准。而且可以通过几年来对档案材料的总结对动物疫病的特点、其疾病流行和防治方案进行探索，发现和分析得出其中的规律，促进动物疫病防控工作的科学健康发展。

三、动物疫病防控档案管理方式的探索和研究

（一）建立和完善档案管理网络系统

随着经济的发展和科学技术的进步，网络系统也越来越广泛得应用到人们的工作和生活中，在动物疫病防控的档案管理工作中，可以采用与时俱进的现代化网络系统，档案人员对档案材料进行整理和编列，需要查阅的工作人员可以通过网络快速查询到，提高工作效率。另外，还可以通过网络系统上传和分享档案资料，让工作人员更加便利地浏览和分析档案材料。

（二）建立科学的档案管理制度

只有建立完善的动物疫病档案管理制度，科学地指导和规范对数量繁多、种类多样的动物疫病档案管理工作，才能有效地将档案管理的科学性落到实处。第一，了解在深入和详细了解动物疫病防控档案的材料范围之后，根据实际情况和归档范围建立和完善动物疫病防控的档案管理制度。第二，对于不同科室和不同范围的档案要实行统一管理，但是可以使用标识进行区别，便于查阅。最后，严格执行动物疫病防控的档案管理工作，切实将档案材料保管和利用好，严禁任何损害动物疫病防控档案管理工作的行为出现。

（三）加强档案管理人员的培训和提升

档案管理人员一般都是在档案整理和归档的实践中有积累了丰厚的经验，而传统的档案管理工作也主要是依靠经验的重复使用。而由于动物疫病防控的特殊性，有必要对相关的档案管理人员进行再教育和培训，增加他们对动物疫病防控专业知识的了解和认识，全面提高工作能力，也为推动动物疫病防控工作的发展做出贡献。

（四）以考核做监督，增强责任意识

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1.来源原则体现了电子文件形成的相互关系

档案实体根据来源原则的要求进行划分，为了保证档案实体之间的相互关联，证明档案之间并不是孤立存在的个体，就需要明确该档案产生的来源，是由何人在何种环境下产生的，遵循来源原则才能将上述的问题搞清楚，每份文件之间或多或少都存在某种联系，要想弄清其中的关系，我们必须要以来源原则为依托，保留相关的历史文件，不能将档案工作看作是杂乱无章的，毫无头绪的管理工作。当前的档案管理人员已经普遍认识到这点问题，所以在实际的工作中，注重关联性，将相似的、存在联系的档案规放在一起，这样不仅能够便于查找，也在无形之中体现出了档案管理的来源原则。

2.来源原则仍是现代电子文件管理应遵循的基本原理

来源原则曾经深受美国相关工作者的重视，他们认为来源原则在所有档案管理原则中的地位不可动摇，究其原因，是由于来源原则具有一般原则不具备的优势。其一，文件的完整性在该原则的帮助下得以保留；其二，更加体现出文件的重要性，使得文件的证据性得以保留；其三，为相关档案工作者在整理、编目档案的工作中提供可行性更强的指导方针。虽然来源原则在各个国家的应用方面存在差异，但是总的核心思想是一致的，即“来源”。其承载着档案管理的理论与实践。在来源原则发展的过程中，并不是一帆风顺的，其同样承受过大众的不认可，众多批评性的指责，但是这些批评的声音并不是针对来源原则本身的，而是涉及到如何应用这一原则的。

3.来源原则在电子文件检索系统设计和应用上具有无可替代的指导作用

我们认识到在过去的档案管理发展历程中，来源原则只应用在实际的档案管理中，并没有涉及到电子化的管理，所以我们并不清楚来源原则是否同样能够应用于电子档案管理中。在1988年的国际档案大会中提到了这样的一个观点，即档案管理的进步并不会影响到传统档案管理中的某些原则，这其中就包括来源原则。在后一阶段的大会中还指出，来源原则经过了众多考验才成为档案管理的基本原则，所以电子档案的管理中依然适用来源原则，并且还能保证信息的完整与可靠性。其中具有两个相对重要的原则，其一是外在的方面，其二是内在的方面，也就是要正确分析档案的内容。

4.来源原则在电子文件时代仍是基本原则

虽然电子时代的到来为来源原则带来一定冲击，但是仍然不能撼动其核心地位。相关人员可以将电子信息管理作为一项新的挑战，档案管理的发展不仅局限在同一个地区，在欧洲、美洲等众多国家均有发源地，无论在哪个国家，来源原则都能够轻易地应对档案管理工作中遇到的挑战与难题，他们在不同的角度印证了来源原则的价值，并且将其发展下去，赋予档案管理工作崭新的生命力。所以在电子时代到来的这一阶段，仍然可以适用来源原则，档案管理人员积极的将文件进行保管，进而对其编目与使用。此时，同样不能忘记来源原则的性质，它并不是一个抽象的概念，而是在特殊的工作中所产生的某一实际概念。

二、来源原则在电子档案运行和管理中应用

1.同一“来源”等同于文件的形成者及其组织机构。但在电子文件大量出现并迅猛发展的情况下，随着“重新组合”的概念和“海量处理”的操作日益普及和简便，文件形成结构、文件发生和流转权限乃至文件信息经常被重新组合，特别是那些来源不再严格对应于现存的机关或组织机构的大量电子文件，如何正确判定其来源变成为亟待解决的现实问题。

2.将“来源”等同于制发文件的资格权限。然而现实工作中往往存在着“授权”现象，比如跨部门之间需要授权制发机关名义的公文等，如果电子文件系统不对这种权限加以辨别，便难以划分来源。

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一、前言

众所周知，档案管理的现代化是包括管理思想的现代化、业务规范的标准化、管理人员的专业化以及信息服务的高效化等四个方面的内容，其中最为重要的就是要保证各类的实体档案信息得到最为妥善的保管和存储，以求能够发挥其最大的价值和作用。在信息爆炸的当今时代，各类信息的存储显得越来越重要，需要整理的档案数量也极速增长，各类行业、各个单位都将档案的搜集、整理和存储摆在更加重要的关键位置。根据相关的数据显示，就目前情况而言，我国各类档案馆以及市级以上的需要保存的档案已经远远超过3亿卷，并且这个数字还在持续的攀升。此外，随着档案的载体和记录方式的日益丰富，档案的形式和存储的方法也日益多样化，所有这一切需要现代化的档案管理模式来与之匹配，档案管理工作的标准化和规范化就显得尤为迫切。

二、当前档案管理工作存在的问题与不足

近年来，随着我国档案管理事业的不断发展、人们搜集、整理和存储信息和资料的意识明显增强以及现代化的设备和专业化人才的不断投入，我国档案管理的现代化建设确实取得了许多骄人的成绩。然而，细究之下仍然可以发现许多的问题和不足，具体而言，主要包括以下几个方面：

1.档案管理的重要性认识不够。虽然现在的档案管理意识相较于之前已经有了很大程度的增强，但是与西方发达国家相比，我们实际工作中对其重要性的认识仍然不足，许多单位对档案的整理和存储也陷入一种程式化、机械化的模式当中，只片面的注重实体资料的整理，相关的电子信息的存储非常不到位，工作方法也迟迟没有更新。更为重要的是，许多单位的档案室面积狭小无法满足日益高涨的存储需求，相关的基础设施也亟待更新，现代化的设施配备不足，多媒体的技术没有得到最大程度的利用和最大价值的发挥，所有这一切都可以归咎于其对档案管理的现代化重要性认识不足，意识不强。

2.档案管理的专业化人才匮乏。毋庸置疑，人力资源是各类行业、各个单位最为活跃和最能创造价值的资源，档案管理工作自然也不会例外。然而，就目前情况而言，许多单位从事档案管理工作的人员都不是正规的科班出身，没有接受过这方面系统完善的教育，齐专业化素质以及相关的学科理论知识和素养已经越来越无法满足当前档案管理工作的需求。更为重要的是，由于单位对档案管理工作规范化和标准化的认识不足、落实不到位，其档案管理的工作人员并没有得到专业化和系统化的入职培训，定期的学习和职业技能的提升更是无从谈起，这也是导致目前档案管理工作遭遇瓶颈期的重要原因。

三、推动档案管理规范化和标准化的相关对策

档案管理工作因其具有信息量大、操作复杂、耗时长等特点，需要一整套的规范化和标准化的工作流程以及高效边界的管理制度和原则，从小处入手、从细节抓起，全方位多角度地展开工作，保证档案数据资料的价值不会有一丝一毫的受损，及时进行档案卷宗的监督和管理，如此才能将档案管理的标准化和规范化推向新的发展高度。具体而言，可从以下几个方面入手：

1.严格细化公文制发的各项标准。所谓档案，通俗来讲就是各类公文资料的统称。因此，档案管理的标准化和规范化首先需要做到的就是要严格细化公文执法的各项标准，将其纳入统一化、规范化的轨道之中。首先，要保证公文制作和发出的高效率，这也是衡量档案管理质量的重要指标，因此在进行公文的制作之前，要对纸张、尺寸、排版形式、装订方式等进行细化的规定；其次，在不违背国家相关标准和原则的基础上，制定符合本单位发展情况的公文签发制度，保证其从标题到内容再到各项格式的正确无误；最后，文体的选用、书写的规范以及拟制的形式等都要确保无误，这可以交由具体的相关签发人员负责。

2.推动文档一体化建设。在实际的档案管理工作中，若能保证各类文档的一体化那将不仅会提高档案管理的高效和便捷，更为重要的是可以将整个单位的文书整理、文件归档和存储纳入统一化的管理之中，最大程度地减少中间重复环节，改变当前各个部门就档案的管理各自为政的现象，M行各类档案的同步管理，以求能够将错误归档、遗漏归档以及重复归档的可能性降到最低，提升档案管理工作的现代化水平，保证其规范化、标准化、高效化、精确化的实现。

3.杜绝重复立卷和无序归档现象。众所周知，在档案管理工作中重复立卷和无序归档的现象历来层出不穷，这也往往被视为是推动档案管理标准化和规范化向着纵深方向发展的重要掣肘，因此，为了确保档案管理的精确性和安全性，必须全方位多角度的采取措施杜绝这种现象，近年来也不断有研究者提出“以我为主、立卷归档”的标准化操作流程，笔者认为在市级的档案管理工作中可以将其视为一种整理和存储的指导原则，这就需要我们做好以下几个方面的工作：

首先，在对各个部门的各项工作进行档案的搜集和整理时，一定要能够确保所归档的文件资料能够体现出本阶段本单位各项工作的完成情况和实施细节，如此来保证相关文书资料的时效性，也可方便日后备查。其次，档案整理过程中，要注意分门别类，区分不同内容、不同工作、不同形式、不同结果的文件资料，突出重点和核心，降低相关资料的重复操作和整理，保证各项工作的高效性、便利性和有效性。最后，在确立档案整理的重点的同时，还要注意区分主次，在保证档案存储完整性的同时，也要有所侧重，既要防止档案管理中内容和形式的遗漏和缺失，也要突出立卷归档工作的核心，形成一套系统完整的全面性、重点幸兼而有之的现代化的档案管理系统。

四、结语

在实际的档案管理工作中，标准化和规范化历来是我们不变的追求，在具体的操作过程中从公文制发到文档的一体化再到立卷归档的指导原则和具体的操作方法，这其中无一不需要我们对文件资料进行质量的审核以及形式的审查，既要保证档案的完整和全面，也要明确重点核心，唯有如此，才能真正实现档案管理工作的现代化、标准化和规范化。

参考文献：

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一.引言

档案真实的记录着一切活动，既有历史资料，也有成长过程的见证。随着计算机技术的逐渐成熟和扩展，信息化技术被应用到档案管理活动中，提高了档案管理的科学性和合理性。在信息化档案管理条件下，要求馆员的素质能力得到提升，以满足信息化档案管理需要。

二.档案信息化管理概述

1.档案信息化管理系统的组成

信息化档案系统由档案采集系统、档案管理系统以及网上查阅系统三部分组成。

（1）档案采集系统：该系统的主要功能是能够对纸质档案材料进行数字化采集处理。其具体功能主要为档案采集、目录整理、系统维护、档案审核四方面，同时能够在网络上实现多个客户端同时对不通材料档案进行采集，大大提高了信息采集的效率，在实际应用中非常方便、快捷并且高效。

（2）档案管理系统：该系统的主要功能是能够对人事档案材料进行收集、整理、鉴别、统计、转递、保管、查阅等，主要由信息管理、管理工具、业务管理以及系统维护四个部分组成。

（3）网上查阅系统：该系统能够让人事档案资料信息进行网络浏览查阅，使人事管理更加明朗化。同时，为了保证单位人事档案资料信息的安全，该系统也采用了多种加密处理方式，能够保障系统内的资料不被破坏或窃取。

2.档案信息化管理的价值和意义分析

档案信息化管理是我国现代化高科技不断发展的必然结果。随着科技的不断进步，信息技术对人们工作和生活的影响越来越大，它是人们获取信息的重要途径。且随着计算机专业软件的开发和使用，很多专业的管理软件层出不穷，且在实际工作中得到很多的利用。在整个工作流程当中需要制定出健全的政策制度，结合当前相关信息档案管理工作的难点和原则，同时对今后工作当中应当重点遵循的核心原则，以及基本的指导方向等进行全面和系统化的分析，旨在以此为基础更好的实现对相关工作和政策理念的健全完善。

三.信息化档案管理对高素质馆员的要求

1.档案管理信息化对档案工作者提出了新的技能要求

档案信息数字化、网络化是档案工作的必然趋势。经过实践证明，档案信息化可以让每一个档案信息的利用者在任何时间、任何地点利用网络在档案管理系统中获取所需要的档案资料和信息。档案信息化一方面能最大限度的提高档案信息的利用效率，另一方面能有效的提高档案信息的管理效率。网络系统管理档案可将传统的文本图件方式的档案信息转化为数字化档案，并可使用u盘等不同的存储介质存储起来，从而使得需要存储时间较长的档案信息，通过电子科技的方法，存储在存储介质中，避免了传统信息存储的缺陷，进而让每一位信息利用着都能准确快速的获取所需要的信息。

2.档案信息化中档案工作者的信息素养要求

随着科学技术的进步，信息化的快速发展对于促进档案信息化有了全面的探究，引出了信息素养的概念，信息素养在档案信息的管理和利用过程中的意义也变得越发重要起来。怎样在信息化的环境当中提高档案工作者的信息素养也成为档案工作中需要重视的方面之一。对信息素养的理解主要包括：对信息的真实性和准确性具备精确的判别能力；能够做到对信息的高效管理和利用。概括起来就是能够识别需要什么信息，并且知道怎么获取信息，怎么管理和利用获取的信息。信息素养的相关领域很广泛，是需要具有特定的素养的，它涉及范围很宽的知识，包括社会上的、经济上的、法律上的、资源上的、电子科技方面等，和很多种学科领域都有着莫大的关系。

四.信息化档案管理馆员素质培养策略

1.提升综合素质

首先从提高管理人员综合素质开始，管理人员要不断强化信息化管理工作意识，在工作中积极努力学习计算机技术，掌握基本的操作方法，这样才能开展实践工作。单位要定期对管理人员进行培训，并且要开展培训评估工作，对于进步明显的员工进行奖励，实现工作人员内部的优胜劣汰，应当加强档案管理工作的同步管理控制，同步的建设相关措施，严格的进行项目的审核与研究，同时还应当在技术的发展过程之中增强资金的投入力度，依靠技术的支持，依靠规范化的管理和运行，还应当加强对档案管理工作的分析。需要注意的是当前档案信息安全管理是相关项目建设的重点和难点，在实践的工作之中应当结合传统工作的经验，对于相关技术文件，还应当进行一定程度上的修改和补充，常见的诸如工作档案以及人事档案等等，在存储的过程之中应当严格的遵循方便后期修改的基本原则，而对于一些合同性的文件，在实践当中不仅需要对其中的关键层面内容进行分析同时还应当结合今后的改革方向实现对政策的完善和补充，更好的促进档案信息化管理迈向新局面和新阶段。则应当保证其存储格式的科学性，保证后期查阅资料的方便与快捷，这一点是当前档案管理工作的基本原则。

2.档案工作者要再提高认识

档案工作者要切实提高认识，真正认识到档案管理工作的重要性，切实意识到提高自身素质对档案管理信息化发展的关键作用。要全面认识档案特别是信息化社区档案的价值作用，摆正心态、树立责任意识，切实找差距、补不足，转换角色应对信息技术带来的挑战，要自觉学习先进知识、信息技术以及现代管理等知识，努力掌握好外语和应用计算机、网络技术的能力和水平，坚持长时间多种类学习，让自己可以顺利应对档案管理信息化的要求。

3.在职档案人员培训要再强化