知识产权类档案范文

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关键词：

知识产权；档案管理；制度设计

当前创业创新成为时代主流，各种具有自主知识产权的企业组织不断涌现。2016年国内外专利受理量约为346.48万件，同比增速达23.81%，较1985年增长约240倍。我国国内外专利受理量高速增长，累积了巨量的知识产权档案。虽然知识产权档案管理短期内不能为企业组织带来经济效益，但是大量知识产权档案的累积和无序管理必然会成为知识产权保护的隐患，阻碍创新效率提升。

一、现状与问题

1.知识产权档案材料形成不规范

知识产权是指人们对其智力劳动成果享有的财产权利。因为智力劳动成果的性质是多样的，可以是具体的实物、文字、代码、图形和声音等，而创造过程也是复杂的，所以知识产权档案作为知识成果产生、使用和保护等活动过程的记录载体，其形式也是多样的，甚至超出了档案部门对档案类型的规范范围。一方面，知识产权档案记录五花八门，缺乏统一的规范指导不利于档案资源的统计和管理，更有碍于组织机构以后对知识产权档案资源的开发利用。另一方面，组织机构的领导对知识产权档案管理不重视，侧重于知识成果的创造和运用，忽视了相关档案材料是否记录全面，是否归档完整；尚未严格执行规范文件与上级档案部门缺乏有效沟通。

2.知识产权档案收集不完整，管理分散

知识产权档案收集不完整的原因，除档案材料记录不规范或者因为不被重视而不记录外，还有知识产权业务分工不合理。知识产权的创造、使用、保护和管理等工作是由一个组织不同部门或者不同组织不同部门分工协作完成的。知识产权活动的相关记录档案分散于多个部门，加之一些档案部门工作缺乏主动性，缺乏对档案的整理和鉴定，只是机械被动地接收其他部门移交的知识产权档案，因此对移交的档案材料是否完整并不了解。加之知识产权档案管理分散，某些部门存在分解档案的行为，即只向档案部门移交一般性的材料，而将核心材料留在本部门，或者篡改档案材料的核心内容，这不仅影响以后的研究工作，同时容易产生泄密风险。更严重的是有些机构没有设置档案部门，档案收集工作由办公室行政人员兼任。

3.知识产权档案管理人员的专业水平有待提高

知识产权包括专利、商标和版权等多个类型，权利获得过程时间长，有效期跨度大。一些档案管理人员对知识产权类型以及相关法律法规认识不全面，甚至不清楚应该收集何种知识产权档案材料，如果机构面临知识产权纠纷，因为相关档案的收集保管存在问题，不能提供充分的证据材料，可能会让机构在纠纷中蒙受损失。

4.缺乏行之有效的监督和考核机制

对产生知识产权档案的业务部门缺乏监督约束机制。对于不交、迟交或者所交档案材料不完整的业务部门，档案部门不具有约束权力，无法对其他部门的知识产权档案进行有效监督，容易导致知识产权档案在归档保管前就已经流散遗失。除此之外，形成档案材料没有纳入业务部门的考核范围，难以激励员工提高档案工作质量。

二、加强知识产权档案管理的制度设计

知识产权档案是开展知识产权相关工作的重要依据，是组织实施知识产权战略、参与国内外市场竞争过程中重要的历史和法律凭证。整顿我国知识产权档案管理乱象，制定切实可行的知识产权档案管理制度，从收集、整理、鉴定、保管和利用等方面规范知识产权档案管理十分必要和迫切。

1.建立符合知识产权规律、适应具体情况的档案

材料形成制度知识产权档案形成形式混乱的根本原因在于没有权威的、统一的和系统的规范指导。制订知识产权档案材料形成制度时，必须考虑两个因素：一是具体的知识产权活动特点和规律，以及知识产权维权时所需要的法律证据；二是档案材料不同载体的时效性和凭证作用。除加强单个组织内的知识产权档案形成规范外，还要注意与其他组织的衔接，尤其是遵循上级档案部门的规范和建议，有利于档案资源的整合和监督。

2.建立有序分散、集中管理的档案管理制度

知识产权活动涉及领域广，档案材料具有较大的分散性。对知识产权档案的收集保管要求不单是针对档案管理部门，还要囊括档案的产生部门。由于知识产权活动的时间特点，如某些科研项目会持续数年以上，知识产权档案材料会在业务部门留存的时间较久，容易造成遗失，所以建议将档案的收集保管责任落实到具体的部门责任人身上，促使其加强与档案部门的协作沟通，保证档案在业务部门的有序管理。档案部门也要积极主动与各个业务部门进行交流沟通，认真查验核实各类知识产权档案资料，依照知识产权规律对收集的档案资料进行归类整理，实现档案信息可溯源管理；在档案保存利用中，要确保档案材料的安全性和完整性，以及查阅档案的便利性。

3.建立知识产权档案管理培训制度

知识产权档案管理制度的切实执行需要档案管理人员发挥关键性作用，这就必须对档案管理人员进行专业培训，建立长效培训机制，促使知识产权档案管理与知识产权活动相辅相成、互相促进。知识产权档案管理培训不仅针对档案管理人员，还要培训档案记录人员，使其对业务部门的档案记录人员逐渐养成知识产权档案管理意识。

4.建立部门间的协作监督制度

赋予档案管理部门对其他业务部门具有知识产权档案监督权力。通过构建档案部门与其他业务部门的协作机制，档案管理人员可以与业务部门的知识产权档案负责人合作监督部门内知识产权档案的记录、使用、保存和管理情况，严防档案散失、资料泄露。

5.建立奖罚分明的知识产权档案管理考核制度

将知识产权档案管理工作纳入绩效考核当中。对知识产权档案记录的规范性、收集的完整性和保存使用的安全性等方面进行量化考核。

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【关键词】医院 知识产权档案 档案管理 开发与利用

doi:10.3969/j.issn.1671-332X.2014.11.056

广东省中医院历来重视科技创新，医院从没有一个专利著作发明到现在已有117项，在这一过程中产生了大量的创新成果申请和授权过程中公开的权利要求书、部分专利证书、作品登记证书等知识产权类档案材料，如何妥善管理该类档案成为必须思考和探索的问题。广东省中医院自2008年建立综合档案室以来，非常重视知识产权档案的收集与管理，在开发利用方面做了大量工作，如编写院内制剂产品档案、专利档案、著作权档案的简介及研发记录等。本文结合医院实际情况将从明确知识产权档案的建档内容及收集范围、创新收集模式及归档技巧以及如何高质、高效地开发利用档案等方面进行论述。

1界定建档内容，明确收集范围

医院知识产权档案是指医院或医院工作人员运用其聪明智慧在知识产权创造、运用、保护和管理各个环节具体活动的真实记录［1］。世贸组织对知识产权的界定分为7种：①版权；②商标权；③地理标识；④产品外观设计；⑤专利；⑥布图设计；⑦未公开的信息（商业秘密）［2］。我院知识产权项目主要有专利权（包括发明专利、实用新型专利、外观设计专利）和著作权（包括计算机软件著作权、作品著作权）两大类，为此，我院根据实际情况，将专利类档案和著作类档案作为知识产权档案的建档内容。

知识产权档案的归档范围决定了档案建设的方向，结合综合性中医院的特性及建档内容，明确档案收集范围分为两大块：

一是专利类档案，主要包括：专利项目(产品)的科研、申请、实施等全过程的等环节形成的有保存价值的文件材料，如科研创造活动中产生的发明创新方案、技术构思、试验数据；专利权申请、授权过程中向专利审批机关递交的申请文件、专利受理授权通知书、专利证书；专利权转化实施过程中产生的各种合同协议及专利权保护维权事务中产生的文件资料。

二是著作类档案，主要包括：著作的申请、审核、登记、出版、发表等文件材料；实物样本或模型；著作的开发任务书、分析说明书、鉴定验收报告、用户手册等纸质文档以及各类合作合同、委托合同、项目任务书等申请、审核、登记（如登记证书）等的文件材料及光盘。

2改变收集模式，创新归档技巧

知识产权档案的收集工作，不仅需要依托科研处进行系统收集，还需要其他部门的大力配合。我院充分发挥科研处的主导作用，综合档案室进行监督指导， 实行统一管理、部门立卷制度，将知识产权文件材料的收集纳入科研处、相关部门的职责范围，明确收集范围。同时充分利用现代信息手段，通过登陆国家知识产权局、专利之星专利检索系统、中国版权保护中心、中国版权在线等查询资料的办法，全面收集专利类、著作权类材料。

知识产权档案的归档工作不是“知识产权+档案”的简单叠加，而是其有机融合［3］。因此在对知识产权档案进行归档时，要充分按照文件材料的形成过程、形成特点开展归档工作。知识产权档案按其形成过程可划分为：准备申请阶段、申请阶段、审查阶段、授权与维持阶段、维持过程中的其他材料、费用收据［4］。我院在对知识产权档案进行整理的过程中，重点关注各阶段材料的内在联系，将收集材料分为：申请文件类、审查文件类、证书类、费用收据类、其他类。归档时按照档案类别编写案卷目录、卷内目录，以文件特征进行立卷，按文件形成时间进行排序，统一录入档案系统，实现信息化管理。

3加大投入力度，充分开发利用

3.1建立健全档案管理制度，保障档案管理的标准化、规范化

标准化、规范化是医院档案管理的基本工作机制，知识产权档案作为医院档案的重要组成部分，只有建立健全档案管理制度才能保证知识产权档案的现代化、有序化、健康化发展。基于此，医院综合档案室建立健全了医院知识产权档案的收集、管理、鉴定、保管、利用等各项管理制度，使医院知识产权档案的管理工作有章可循、有理可依，以确保整个管理活动能够得到有效控制和有序进行。

3.2提高档案管理人员专业水平，确保归档材料的高质、高效利用

医院知识产权档案具有明显的阶段性、成套性、专用性等特点，在对知识产权档案进行管理时档案人员要充分了解和掌握知识产权文件的形成规律和形成特点，这就对档案管理人员的专业性、业务素质等提出了更高的要求。因此，必须对档案人员进行知识产权知识培训，熟练掌握有关法律、专业理论知识，确保归档材料的齐全、完整、有效。

3.3组织专人开展档案编研工作，开发档案的利用价值

医院综合档案室组织开展知识产权档案的编研工作是医院知识产权档案利用的一个重要方面。 大力开展知识产权档案的编研工作，可以大大减少原始档案、文件的直接利用， 将隐藏在其中的价值充分挖掘出来，满足利用者的需求，变要我服务为我要服务，变被动服务为主动服务［5］，使档案的管理职能向利用、服务和科研职能转变，提高科研工作选准起点，避免低水平重复。为此，医院通过编写知识产权档案研发记录、医院知识产权档案简介、知识产权档案专利证书汇编，或在医院网站开设知识产权档案栏等方式，从而将“隐性知识”有效地转换成“显性知识”，为社会提供学术借鉴。

3.4加快信息资源整合步伐，满足查阅利用需求

为了更好地为医院服务，在做好知识产权纸质档案管理的同时，应建立知识产权档案数据库，完善档案信息网络服务功能［6］。我院从整合资源、形成优势、发挥作用的多角度出发，首先建立了知识产权档案目录数据库，将各部门的相关档案统一纳入综合档案室的档案信息管理平台，提高档案的查全率、查准率；其次对常用的、非密性质的开放类档案实现全文的数字化，满足查阅利用需求，以便更好地发挥档案的服务利用功能。

3.5定期举办宣传教育活动， 加强档案的普及力度

医院知识产权档案是一类新档案，档案数量少、归档材料少，但作用很大，尤其是在医院的名誉、利益受到损害时，它是最好的法律凭证，因此必须加强知识产权档案的普及力度。我院综合档案室应收集、整理的专利类、著作类档案，举办院内的“知识产权宣传日”活动，普及知识产权档案知识，使全院职工认识到知识产权是组织或个人对其智力成果依法享有的专有权利，增强全院职工做好知识产权档案管理工作的自觉性。

实现医院知识产权档案的规范化管理是一项需要长期推进的系统工程，也是充分开发利用其档案价值的前提条件。因此，医院应当重视知识产权档案的规范化管理，只有不断提高认识，重视医院无形资产档案的开发，只有不断完善管理办法，充分借助知识管理的方法和系统，医院才能真正保护和发展自己的知识产权，才能将蕴涵在知识产权档案中价值转换为社会生产力，更好地推动医院综合实力的提升。

参考文献

［1］汤革艳.如何改变知识产权档案管理中的“短板”［J］.兰台内外,2013(1):46.

［2］毕静杰,辛乃坤.企业知识产权档案的管理与利用［J］.兰台内外,2011(4):16.

［3］肖乾坤,王毓慧,詹群.企业知识产权档案规范化管理势在必行［J］.中国档案,2009(6):30-31.

［4］杨培鹰.企业知识产权档案的收集与整理［J］.机电兵船档案,2006(2):8-10.

［5］程玉坤.医院档案的利用规律和主动服务［J］.现代医院,2011,11(10):136-137.

［6］唐家彬.企业知识产权档案的特点及管理［J］.中国档案,2012(5):60-61.

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一、知识产权法教学中档案意识培育的重要性

 

1.从知识产权的法律属性看档案意识的重要性。知识产权作为一种新型的民事权利，与物权有着很大的不同。它具有专有性、时间性和地域性等法律属性。这些特殊性使得知识产权法律工作者在实务中应具备更强的档案意识和更高水平的档案使用能力和信息检索能力。

 

首先，知识产权具有专有性。除法定和约定的情形外，权利人可以独占并垄断其知识产品。任何人未经其同意均不得擅自使用其知识产品，否则即为侵权。因此，在进行知识产品的创作、研发或者申请之前，对现有知识产权状况，包括作品、技术和商标等现状进行全面的检索和查新，具有十分重要的意义。这既可以有效避免重复研究和侵权的发生，又能够大大提高创新水平和研发的质量。

 

第二，知识产权具有时间性。知识产权在时间上的效力不是无限的，而是有限的。例如，作品的著作财产权保护期为50年，发明专利权保护期为20年，商标权保护期为10年等。因此，在对现有知识的利用过程中，应当准确划分公有技术(指权利保护期已过，并已进入公共使用领域内的技术)和专有技术，公有知识和专有知识等。而要做到准确划分,必须充分利用已有检索手段，全面、详细地对现有知识产权档案进行查询和分析。尤其在技术的研发和专利的申请中，如果对现有技术的了解不够全面，把专利技术当作公有技术进行利用，在未来就可能面临专利侵权诉讼;即使是顺利获得了专利权，也有可能在此后被宣告无效。

 

第三，知识产权具有地域性。知识产权在空间上的效力不是无限，而是有限的。在一国拥有知识产权，并不意味着在他国必定拥有知识产权;在一国被认为有创新的技术，也并不意味着在他国必定被认定为创新。以专利为例，如果企业准备研发_项具有国际竞争力的技术，就必须在研发前期做足专利档案或相关数据库的检索工作。作为提供专利服务的知识产权工作者,不仅要了解国内外相关专利档案信息，而且更要熟悉相关专利档案的检索手段和检索程序，并对检索结果进行统计分析。

 

综上，知识产权特有的法律属性内在地要求知识产权法律工作者具有较强的档案意识。只有具备了这种档案意识，才能更好地适应高度技术性、专业性和复杂性的知识产权工作。这也是成为_个高水平的知识产权工作者应具备的基本素质。

 

2.从知识产权实务工作的具体内容看档案意识的重要性。知识产权实务工作包括诉讼业务和非诉讼业务两大部分。诉讼业务主要有律师诉讼和法官审判业务等;非诉讼业务主要有版权登记、专利、商标和知识产权管理等。两类业务均直接涉及知识产权档案的检索和利用。

 

知识产权诉讼案件中很大_部分涉及侵权纠纷。在这类纠纷的处理中，对于权利的确认以及侵权事实的认定，往往都要依赖于相关档案的检索和查询，以此确定权利主体，并通过相关文献的比对来认定侵权事实。

 

而非讼业务中也无一不与档案使用和信息检索有关。尤其是专利和商标，均涉及相关知识产权档案库或数据库的使用。以专利为例，不仅应熟悉中国专利文献检索系统和数据库，还应熟悉世界主要国家如美国、日本等专利检索数据库的使用技巧和方法。能够熟练运用必要的检索方法和手段对相关技术的新颖性、法律状态、专利的时间性和地域性等文献资料进行检索。即使对于一个熟谙条文的法律工作者，如果不具备基本的档案使用和信息检索能力，也很难胜任知识产权实务工作，而且甚至给当事人带来不必要的损失。

 

二、知识产权法教学中档案意识培育的原则

 

知识产权法教学首先包括课程教学，但并不局限于此。除课程学习外，学生在司法实践环节训练也会涉及知识产权相关内容，毕业论文可以选择与之有关的题目，毕业实习可以从事与之有关的工作。综合考虑以上各个环节，知识产权法教学应坚持全面贯穿、重点突出、循序渐进和因人制宜四大原则。

 

1.全面贯穿原则。知识产权的具体类型千差万别。但无论是对于何种类型的知识产权，在权利确认和纠纷的处理上均需准确了解过去是否有当事人已经获得相关权利，以及当前可能已经享有相关权利的当事人有哪些。因此，在知识产权法教学中，应使学生认识到：无论是著作权、专利权和商标权还是其他知识产权，均会涉及档案管理和使用问题。有的学生误以为只有专利和商标才会运用到档案和数据库。其实除专利、商标以外，版权作品(含计算机软件作品)登记、合同备案、版权质押等业务中也会涉及档案的检索和使用。当事人一般需在中国版权保护中心(ccopyright.com.cn)的相关数据库进行查询。有时，还需利用全国作品登记信息数据库管理平台、作品保管平台等数据库。由于几乎每种类型的知识产权均可能涉及档案的使用，档案意识的培育需贯穿到教学过程的始终。

 

2.重点突出原则。尽管每种类型的知识产权均会涉及档案信息的利用，但不同的类别在利用程度和档案的复杂性上存在很大的不同。例如，在所有知识产权类型中，专利和商标档案和数据库的使用频率相当高，而其中专利档案的使用难度又是最大的。如某企业研发一项新技术，从其研究初期直到完成后申请专利、获得专利权，整个过程无一不涉及相关专利技术的查询、检索和分析。即使授权后，在专利权的维持和保护阶段，也同样涉及专利档案的管理和运用。有关环节不仅涉及国内相关文献查询，还有可能涉及国外专利文献检索。其工程量之巨大，没有相当熟练的检索方法和技巧，是很难胜任相关工作的。

 

因此，档案意识的培育还需坚持重点突出原则。在专利、商标等知识产权类型的教学中，尤其需要强化档案使用能力的培养。

 

3.循序渐进原则。与知识产权法相关的教学环节具有明显的多层次性。虽然每个环节均可能涉及档案信息的利用，但在不同的环节，对档案查阅和使用能力的要求却大不相同。

 

在知识产权法的本科课程教学中，学生人数众多，且每个学生未来的就业方向尚不清楚。有的学生在未来可能从事知识产权直接相关工作，有的会从事与之间接相关的工作，还有的学生未来的就业岗位可能与知识产权没有太大的关系。因此，本科课程教学中档案意识培育和档案查询技能教育应坚持以通识教育为主。其目的是让学生具备基本的档案意识，知道在未来若需利用知识产权档案信息,应该在何处去查询。对于司法实践课中参与知识产权法相关专题，在毕业论文写作中已选择与之有关题目，以及毕业实习主要从事知识产权相关工作的学生，其知识产权档案使用能力无疑需明显高于课堂教学的受众。教师在对上述学生进行指导时，应结合每个学生的具体需要开展有针对性的档案使用能力教育，详细地向其传授有关数据库的查询使用技巧。

 

4.因人制宜原则。不同层次、不同专业的学生有不同的培养目标，因而也有不同的培养方法。对于_般法学专业本科生，在课堂教学阶段只需了解最基本的知识产权档案使用常识;对于以知识产权为研究对象的研究生，这方面的能力理应强于本科生。不仅如此，研究生档案利用能力的培养还应当与毕业论文的可能选题挂钩。未来的毕业论文侧重于研究专利，则应重点熟悉专利数据库的查询使用;侧重于研究商标，则应更加关注商标数据库。

 

随着人力资源市场对知识产权专业人才需求量的迅速上升，_些高校的法学院在_般性法学专业之外，专门设立了知识产权专业。有的高校还将知识产权与经济管理类专业整合起来，成立了专门的知识产权学院。毫无疑问，就读于这些专业和院系的学生，不仅毕业后从事知识产权相关工作的可能性更大，而且对相关的实务技能需有更熟练地掌握。在知识产权档案信息的利用能力上，对这类学生的要求明显应高于一般性法学专业学生。

 

三、知识产权法教学中培育学生档案意识的路径选择

 

1.在课堂教学中让每一个学生理解档案使用的重要性，掌握档案查询最基本的常识和技能。不同的知识产权类型，其档案查询的程序和方法是有所不同的。在知识产权法课程教学中，应当让每个学生熟悉与各种类别知识产权档案的查询渠道，尤其是在网络上应如何查询。若教室多媒体设备能够上网，教师可以现场演示，让学生熟悉有关网站界面和基本的查询方法。若教室不具备上网条件，则可以运用屏幕录像软件制作查询指南的多媒体视频文件，在课堂上演示，或摆放在课程主页上供学生下载。

 

2.在实践性教学环节和科学研究中引导学生充分利用知识产权档案信息。目前，知识产权档案意识的培养在不少高校尚未受到足够的重视。无论是理论课程还是在实践课程，大多均未将其纳入教学计划。为了提高学生的知识产权档案意识，增强法学学生的社会适应能力，应当在教学计划中增设知识产权文献档案检索的实验环节，让学生通过直接的实践，掌握专利、商标等知识产权文献检索的基本方法和技巧。

 

另外，无论在学生的科研创新中，还是在学生参与老师的科学研究时，应当引导学生充分利用各种知识产权档案信息。尤其是对于知识产权方向的研究生，更是需要提升这方面的能力。

 

3.积极融入国际化思维，鼓励和引导学生熟悉国外知识产权档案信息的查询和使用方法。在长期的法学教学实践中，发现有部分学生怠于或干脆回避国外知识产权档案信息的查询。主要原因除了部分学生的外语能力较为欠缺外，更重要的是思想上存在惰性。在实践中，知识产权问题常具有明显的跨国性。尤其是专利问题，本国技术是否在国际上具有新颖性，是否能够受到他国保护，这些问题都必须通过对他国专利文献的检索才能准确获知。作为法学专业的学生，特别是有志于知识产权工作的学生，回避国外档案的利用只会降低自己在就业市场上的竞争力。知识产权档案意识的培育应积极融入国际化思维，鼓励学生在努力提高自己的外语水平和能力的同时，认真了解并掌握国外知识产权档案信息的查询和使用方法。这是现代信息社会对每一个法学学生的必然要求。

 

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一、当前我国知识产权档案管理制度分析

从行政管理途径进行分析，目前我国的知识产权管理机构分为了三个部门，一个是专利管理系统，一个是商标管理系统，还有一个就是著作权管理系统。因此，我们在进行知识产权管理过程中也可以将其划分为三个系统，他们分别对应的是专利的档案管理系统、商标档案管理系统以及著作权档案管理系统。首先，对于专利档案来说是指对记载有专利成果的研制过程以及专利的申请、审批和权利的实施等过程中形成的文件材料，将这些材料整理之后形成一种文件的集合体；其次，商标档案主要涉及到了商标注册、使用和管理活动过程中系列文件进过整理和归档之后所形成的一种文件集合体；最后，著作权档案是作品的创作。著作权的维护和转让过程中所形成的文件资料经过整理和归档之后所形成的文件集合。依据我国已经建立了多层次的商标档案管理系统，国家工商行政管理部门的商标局档案部门负责全国商标档案的工作的管理并接受国家档案形成管理部门和国家工商行政管理部门的监督、指导和负责。而各个地区的工商局商标档案部门主要负责本地区的商标档案管理部门，并接受上级部门的统一监督和指导。同样对于后两种档案管理的也需要采用统一领导，分层管理的模式，最终形成一个多级管理的系统，然后在此的基础上，还要积极的探索和实践，制定统一的管理规范，强化规范化管理，积极的利用现代网络技术和计算机技术，对知识产权档案进行科学的管理，这样才能发挥知识产权档案管理的整体优势，真正实现其应有的社会价值。

二、知识产权档案管理面临的困境分析

1.知识产权档案的文件来源的复杂化和多样化

从知识产权档案形成的过程来看，知识产权档案的材料和文件来源十分的复杂，其来源我们总结起来主要包括了以下几个方面，一个是政府设置的各个行政管理机构以及各种知识产权机构有关知识产权的申请、转让、出版和授予权利等过程中所形成的各种官方的具有法律效力的正式文件，这些文件和材料通常都是有机关的档案管理部门进行整理、登记和保存，而知识产权的当事人和中介也可以拥有类似的文件和材料。还有一个就是由于知识产权的获取和保护过程中涉及到基层各个单位的管理工作，同时也涉及到相关科研人员的创作和研发的过程，所以就会有大量记载知识成果内容以及各种形式的文件和背景材料都广泛的分布各个基层的档案室、资料室和当事人手中。在进行科研或者创作过程中，项目提出到科研成果的出现，这个过程中部分的关键性材料掌握在参与研发的科研人员的手中就会导致文件和关键性材料带有明显的跳槽可能，如果这种现象发生将会给原科研单位造成严重的损失。正因为知识产权文件来源的复杂化和多样化，给知识产权档案管理带来很大的困扰。

2.多样化信息需求带来的困扰

在改革开放不断深入发展的大背景下，我国的知识产权档案管理部门，必须应对来自于各个方面的有关知识产权问题的咨询、检查和服务，也就是需要面临多样化的信息需求。随着人们法律意识的增强以及知识产权保护意识逐渐加强，人们在其知识成果研发和创作过程中越来越重视参阅有关已经取得某项知识产权的档案，避免在研发和创造过程中出现侵权和重复的现象，同时，一旦发生了侵权事件之后，人们也会借助知识产权档案维护自己的合法权益，通过知识产权档案的法律效应作为解决问题的主要凭证，基于这种情况下，我们需要有一套与我国当前知识产权保护机制相适应的知识产权档案管理制度，实现对知识产权档案进行统一的、科学的管理。

三、知识产权档案管理途径分析

1.坚持统一管理原则，建立健全知识产权档案管理制度

统一管理是国家对档案管理的总体要求，知识产权档案管理要服从这一总体要求。各地区、各有关单位的档案管理部门，应将知识产权档案管理纳入本地区、本单位的知识产权管理和档案管理体系，统一规划、同步发展。要逐步建立健全知识产权档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等各项管理制度，明确归档范围，并将归档要求切实纳入相关人员的岗位职责。加强对涉及国家利益、国家民生和国家安全方面知识产权档案的管理。对属于单位和集体所有的知识产权档案，任何个人不得据为己有或分散保管。确定工作需要，暂时不能交本单位档案管理部门集中保管的，应指定专人负责保管，并将档案目录交本单位档案管理部门备案，待工作办理完毕后，及时将档案移交本单位档案管理部门集中保管，切实保证知识产权档案的实体安全和信息安全。

2.做好知识产权形成和保护过程中文件资料的收集与管理