采购合同内控管理范文

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我国钢材流通企业受钢铁市场运营模式和流通秩序的影响，具有多元性、分散性、多层次性，这间接导致我国钢材流通企业集中度偏低，市场化运作强，加剧了钢材市场竞争。钢材流通企业在日益激烈的市场环境中，需要面对随时变化的市场行情、较高的加工成本、持续增长的经营成本等问题，这使得钢材流通企业发展日益困难。基于此点，企业应当改变传统的经营模式，以内部控制与绩效管理契合的经营模式为主，从内部控制和加强企业绩效管理两方面来整顿企业，有效改善钢材流通企业现状，为促进企业持续增长创造条件。

1.钢材流通企业内部控制现状分析

1.1风险管理观念落后

风险管理是现代企业管理的重要理念，但我国大多数钢材流通企业并没有意识到风险管理的重要性。钢材流通行业由于资金需求量大，再加上市场行情不稳定、竞争激烈等因素的存在，致使其经营需要承担较大的风险。合理运用风险管理可以有效的降低或规避风险，避免企业受到重创。然而，大部分钢材流通企业管理者缺乏风险管理意识，将所有的精力都投入到钢材采购及销售上，过分看重销售规模和产品价格，忽视了钢材产品经营中所面临的各种风险。例如，一些钢材流通企业盲目贷款，扩大产品购销量，一旦钢材市场动荡，大量的库存可能会因惜售而滞销。一方面企业要承担产品价格倒挂的风险，另一方面不断增加的资金成本将使企业不堪重负，给企业带来经济损失的同时，影响后续经营活动的正常开展。更有甚者，有些企业在资金深套后利用虚假仓单、重复质押等手段获贷以期走出困境，结果反而泥足深陷。

1.2内部控制制度不完善

尽管当前我国大多数钢材流通企业已经陆续进行内部控制制度的建立和实施，但就目前现状来看，企业内控制度过于形式化，其作用并没有在实际经营中充分体现出来。究其缘由，其一是我国企业内部控制大环境形成较晚;其二是钢材流通企业对管理工作重视程度不够;其三是钢材流通企业负责人对内部控制了解不够具体和系统。以上因素的存在，最终导致钢材流通企业内部控制制度的建立和实施仍存在一定的缺陷和弊端。

1.3内部控制执行不严

尽管有些企业的内控制度已建立条理清晰的工作流程、明确的职责分工、相应的内部授权、以及内部监督等措施，但由于内部控制执行不严，企业在对各项活动进行控制的过程中仍存在较多的漏洞或控制缺陷，致使内部控制效果不尽理想。

1.4内控监督机制缺乏

内部控制监督机制的建立，可以促进钢材流通企业内部控制有效执行。内部控制监督机制通过整合企业资源、规范内部环境、强化内部控制关键人员，促使内部控制监督工作有效落实于企业管理之中。但当前钢材流通企业的内部控制监督机制并不完善，一方面是缺乏独立的审计部门，另一方面是相关监督制度的制定并没有结合企业实际情况以及相关法律法规，实用性不强，其中一些内容缺乏实质性的应用效果。

2.对企业绩效管理的解读

2.1整体解读

在企业层级管理形态下，各职能部门承担着特定的工作内容，并完成既定的工作成果。这充分的说明了，绩效管理整体层面是以职能部门为代表。职能部门应当根据钢材市场体系，整个行业特点，钢材流通企业现状等相关方面，制定一系列的指标考核标准，对钢材流通企业各部门工作任务完成情况进行考核和评价，促使企业领导了解当前企业工作实力，经营现状，为后续合理的规划钢材产品经营活动创造条件。

2.2局部解读

激发员工工作热情是绩效管理的重要任务之一。绩效管理的局部层面以部门人员为代表。钢材流通企业中绩效管理的有效应用之一是制定奖惩机制，通过奖惩对表现优异的员工予以适当的奖励，对出现错误的员工进行惩罚。另外，应当建立有效的绩效奖金发放机制，以激励员工为企业做出更多的贡献。

3.构建内部控制与绩效管理契合的模式

3.1完善企业内部控制制度

在钢材流通企业中构建内部控制与绩效管理契合的模式，首要的任务就是构建完善的内部控制制度，通过内控制度防范风险、规范企业经营行为，同时也能促进绩效管理合理、有效的实施。对于钢材流通企业来讲，内控制度应当围绕主业――钢材产品的经营，并兼顾绩效管理的要求合理编制。以内部控制制度提升企业的绩效管理，强调流程规范、授权有度、各负其责。具体内容如：

3.1.1建立健全的钢材采购制度。钢材质量、采购定价直接决定经营收益及后续经营活动的开展。所以，在建立钢材采购制度的过程中应当对采购各个环节予以分析和考虑，如采购预算如何制定、付款方式如何选择、钢材质量如何检测、各环节具体操作人员如何授权审批等，从而制定切实可行的钢材采购制度。

3.1.2建立库存管理制度。完善的库存管理制度可以促使钢材数量、质量等相关方面规范落实，通过强化库房登记记录、定期盘点等工作，提高钢材存储的安全性。由于大多数流通企业自身并不一定配备相应的仓储设施，因此对于优质第三方仓储企业的甄选尤为重要。这里同样强调，优质仓库选择标准、选择方法、选择流程及权限的明确。

3.2优化绩效评价机制

从管理学的角度来讲，绩效评价机制的构建是非常必要的，其可以促进企业管理工作科学、规范、合理开展。对于绩效评价机制的建立，应围绕公司战略目标，结合企业内部控制制度、企业实际情况，通过绩效管理手段，合理设置评价指标、评价标准及权重，建设一整套科学有效的绩效评价机制。同时，要象内控制度一样，对绩效管理加强过程控制管理，以体现管理者对员工的帮助和员工的绩效改进。同时，应该对内控制度的实施以及设计的各流程的重要控制点纳入绩效管理计划，实施全过程的管理，并不断完善流程，提高内控制度的执行力。通过流程的不断优化，反过来提高公司整体的绩效。人力资源部门也应将内控制度的执行纳入绩效考核的量化指标，以推动内控制度的不断完善。

3.3健全与完善企业的监督体系

审计监督是企业内部控制的重要组成部分。在钢材流通企业中实施内部控制与绩效管理契合的经营模式，建立完善的监督体系是非常必要的，可以强化企业内部控制与绩效管理的契合度，促使两者在企业管理中充分发挥作用，推动钢材流通企业的进一步发展。那么，如何构建完善的审计监督体系？

首先，结合企业审计监督实际情况和监督要求，对企业审计监督机制进行完善和创新，促使审计监督工作能够找出企业内部控制工作存在的不足，完善内控体系，强化企业内部控制的合理性与健全性。

其次，提高企业内部控制执行效力，通过借助外部监督并加强内部审计监督，促使企业各项经营活动均在监督之下实施。提高企业财务会计工作透明度，为规范企业内部行为、树立企业形象创造条件。

4.结束语

在日益激烈的市场环境中，钢材流通企业需要面对十分严峻的形势，如随时变化的市场行情、不断增加的加工成本、持续增长的经营成本、恶意打压的竞争对手等。此种情况下，钢材流通企业应当通过完善企业内部控制制度、优化财务管理的绩效评价机制、健全与完善企业的监督体系等措施的实施，构建内部控制与绩效管理契合的经营模式，强化企业内部管理，提高企业经营活动效果，促进钢材流通企业更好的发展。

参考文献：

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物资管理的实施是在精细化管理思想的指导下，运用现代的管理方法去实施的，将精细化管理理念融入先进的管理方法体系中，建立一套权责分明，职责明确，管理科学的目标管理责任体系，从纵向和横向两方面完善管理的考核监督，确保施工任务正常进行。

1.精细化物资管理在企业实际运用的意义

精细化物资管理的目的是，通过对施工需用物资进行有效控制，最终达到降低我单位施工成本及管理费用支出，使公司能够更好完成集团公司的成本指标。公司的精细化物资管理内容，主要包括物资计划申请、物资采购、物资使用和物资储备等四个重要环节，这些环节环环相扣、相互影响，任何一个环节出现问题，都会影响成本指标的完成率。

2.物资供应精细化管理关键节点

2.1物资计划管理

物资计划申请是单位物资管理流程的首要环节。物资计划是进行采购工作和组织企业内部物资供应工作的依据。要求针对工程技术、经营、物资、财务等各部门的反馈信息进行物资计划编制，使计划更精准、更科学、更具可操作性。物资计划实行“集中报送，集中受理”的原则，月初由各使用单位根据工程网络工期计划安排和实际施工情况通过物资系统申报次月月度物资计划，经工程技术部门、经营管理部门审核签字报生产经理和经理审批后送物资供应部门，物资供应部门根据各使用单位申报计划进行利库分析，对于有库存、重复申报物资的计划进行删减，对于超前申报的物资计划进行推延申报，同时通过计划审核，对使用单位所申报物资规格型号、单位、质量要求等进行规范，对于金额较大的单台/套设备要有年度重大资金预算作为支撑，物资供应部门根据实际情况进行统筹安排，以减少资金占用。

2.2物资存储管理环节

对于企业来说，物资存储是保障生产经营正常进行的必要手段。但现代物资储备管理要求企业在满足现实生产需求和扩大再生产需求的情况下，尽可能地降低库存，减少物资积压，资金占用。施工单位根据月或季度施工预计情况，报批物资使用量预算计划，库管部门根据预算计划核定库存数量，以达到满足施工，库存最少化，减少因库存增加而增加的费用。其次，还要对物资仓储管理主要包括货物接收、验收、库存管理、发放及盘点几大关键项进行卡控，以确保物资保管更合理化。

2.3物资招标采购管理

物资采购是整个物资供应的中心，应严格按照公司下发的物资采购管理办法规定，公开、透明、规范地进行，按照统一步骤精细化操作。（1）明确各类文件统一格式，招标资料统一、完整；（2）科学确定采购方式，尽可能的采取招标方式进行采购；（3）明确组织招标人员分工，各司其职；（4）完善更新专家评委库，选择道德好、责任心强、技术全面的评审专家，每次招标结束后由评委会主任及纪检监督部门对评审专家进行考核；（5）对供方进行调查评定，建立合格供方名录，定期和不定期进行合格供方评价，及时更新合格供方名录；（6）定期和邀请纪检监督部门全程参与采购流程，加强对物资询价、供应商选择、招议标流程、开标等环节的监督；（7）严格按照程序做好招标结果的审批及上级部门备案、审批。

2.4合同签订环节

合同签订是物资采购的重要约束环节。采购合同应统一格式，内容应详尽、条款完整，不得出现模糊条款；招标现场谈判结果、物资名称、规格型号、数量、技术要求、付款方式、承诺到货期、质保期、有无赠送备件及售后服务等内容应该列入合同内容；明确采购物资质量标准及验收标准，技术复杂物资尽可能签订技术协议，避免出现模糊质量条款；不得有出现违背法律的条款，对于出现质量纠纷要有明确的解决方法；采购合同应有业务人员、采购部门、技术部门、监督部门及公司主要领导共同会审会签，主要领导签字作为盖章依据；采购合同应有专人统一管理，统一编号存档。

2.5仓库管理环节

仓库管理主要涉及物资到货验收、物资入库、物资保管、物资发放、物资盘存、报表制作等工作。仓库管理应有严格的工作流程，物资到货验收要有严格的验收标准，应对照采购合同，邀请技术部门、使用单位，实行多方验收制度，有执行方有监督方，严禁仓库单方面验收入库，对于大型物资公司技术部门、纪委等监督部门应参与其中；仓库管理实行“日清月结”，当日物资到货，当日进行入库，当日领料，当日刷卡结算，确保帐卡物一致，做好月度收发存报表编制，严禁拖拉、延误，让“日清月结”落到实处。

2.6资金结算环节

物资结算管理实行预算报批制，由结算员根据实际合同金额对次月付款量进行预测，经相关领导审批，最终根据批复实际金额，结合实际情况进行合理分解，资金调配做到公平、公正，但要有侧重，优先侧重重点供应商及内部单位；资金申请、审批、分配、支付权限划分明确，流程清晰、合理、规范、严谨，操作性强，各种签批手续齐全，资金支付严格执行联审联签制；货款结算必须手续齐全、审批规范，不得出现违背合同预付、超付货款的情况。

3.如何实施物资供应精细化管理

3.1物资采购集中管理

一般公司目前实行“归口管理、集中采购、统一储备和统一结算”的物资供应管理体制，即集中受理物资采购计划；集中受理所有工程所涉及施工材料采购；统一储备，集中保管，取消使用单位二级库，材料集中入库、出库；统一结算，所有材料结算统一走供应部挂账结算，月度集中付款。采购、资金两集中供应管理模式的实施，杜绝了基层单位私自采购出现数量、质量、价格等问题的发生，提高了资金的使用效率，有效控制采购成本。

3.2做好对标管理

计划对标管理即按照计划对标管理办法，针对使用单位申报计划的时效性、准确性进行综合考评，其中时效性占计划对标考核30%比重，准确性占70%比重。时效性即要求各计划申报单位在规定时间节点内完成物资计划的审核及系统录入，统一步伐，统一由供应部门汇总、审核，呈公司主要领导审批，超时间节点扣除相应30%分数；准确性即要求计划各计划申报单位对所报计划物资名称、规格型号、技术要求、估价偏差等进行细致落实，进一步规范计划申报的严谨性。

3.3注重物资供应闭环管理

物资供应闭环管理即对物资供应月度、年度工作内容进行跟踪管理，即包含小闭环管理、大闭环管理。我们将月度工作计划跟踪管理叫做小闭环管理，年度工作计划跟踪管理称作大闭环管理。

3.4注重员工绩效考核

依据公司员工绩效考核管理办法，结合部门工作实际情况制定部门员工绩效考核管理办法，打破“大锅饭”的管理理念，实行“多干多得”的管理思路，是提高部门员工工作积极性的创新点。部门员工绩效考核按工作岗位不同包括：计划员绩效考核、采购员绩效考核、结算员绩效考核、仓管员绩效考核等，根据工作内容不同制定不同考核细则。

3.5加强财务管理，提高物资结算速度

积极推行网上结算，结算审批手续尽量实行网上审批，提高审批效率。要加快单据传递速度，实行结算限时办结制度，实现结算工作高效率和日常化。积极推行货款承付分级审核，物资使用和付款进度同步，保证资金安全使用。要制定完善的应收款项管理制度降低应收账款额度，防范应收账款风险。

3.6加强风险管理，提高企业内控管理水平

编制涉及全员、覆盖所有业务的内控管理手册，建立完善的企业内控管理体系。定期进行内控制度的辅导和培训，辅以严格的惩处措施，增强内控制度的符合性和有效性，提高公司内控管理水平。

4.结语

精于细微才能真正提高物供管理水平，将物供工作各环节流程细化，严格落实采购政策，做好闭环管理及员工绩效考核是主要措施。但是任何事物都有两面性，当精细化政策过于细化时，有可能会成为工作顺利进行的阻碍，影响工作效率的提高，所以，精细化管理的实施要根据企业实际情况，灵活变通运用，这样方能发挥最大效益。

参考文献：

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目前，随着日趋激烈的市场经济竞争环境，企业要想进一步的发展和壮大，就需要协调企业内部资源的合理、有效利用，以及适应企业外部环境的发展和变化。由于企业对内部资源的控制是企业发展最为基础的工作，因此如何完善企业内部控制成为企业建设发展的重中之重。而财务信息化管理正是解决这一问题的一项非常有效的管理措施。建立财务信息化管理体系能够使企业的内部控制工作在工作内容、机制和手段上更快的适应现代化的企业经营发展的需要，提高企业的经济效率和效益。本文就财务信息化管理的概况以及它在企业内部控制中的应用情况进行分析和总结，以期能够更好的推广财务信息化管理在企业内部控制中的开展和应用。

一、财务信息化管理的概述

1、 财务信息化管理的含义

企业财务信息化管理主要指的是企业在重组业务流程的基础上，利用网络技术、计算技术以及数据库技术，在一定的广度和深度上集成化的管理和控制企业各项财务管理活动中的全部数据和信息，通过相关技术和设备为企业提供经营管理的预测、分析、控制和决策手段，从而实现企业各部门财务管理在信息资源上的有效利用和共享，以便更好的提高企业的市场竞争力和经济效益。它的主要内容就是实现企业资金流、物流、信息流的同步化、集成化管理。

2、 财务信息化管理的作用

1）财务信息化管理能够优化企业内部控制的环境。对财务进行信息化管理能够有效的对企业内部控制的相关环境，如管理理念、经营模式、组织结构、负责机制、员工素质等方面进行有效的优化和重组。

2）财务信息化管理能够优化企业的内控信息和沟通。财务信息化管理可以将企业内部的各地分支机构、各个部门、供应商、客户等的财务信息有效的结合、联系起来，形成一张全面、完整的财务活动数据信息网，从而加强了企业内部的信息控制和沟通。

3）财务信息化管理能够降低企业的财务风险。对企业财务实行信息化管理能通过相应的数据信息对企业财务现在及未来的风险作出预测、判断和防范措施，进而有效的降低了企业的财务风险。

3、 财务信息化管理的要求

企业在实行财务信息化管理的过程中，需要做到以下三个方面的要求，即：

1）财务业务一体化管理要求全员参加。这一要求主要是指在实现财务信息化管理时，其覆盖的范围必须是整个企业的全体员工以及业务，并对他们实行一体化的财务业务管理。

2）财务数据的录入要求及时、准确。这一要求主要是针对财务会计人员在进行会计凭证以及相关财务数据时，必须要做到数据录入的及时、准确，以保证财务信息的有效性、真实性和准确性。

3）要根据不同业态进行系统的优化升级。这一要求主要指的是在财务信息化管理系统运行过程中，相关管理人员要及时的根据企业不同业态的相关变化情况，对系统进行及时、有效的优化和升级，以确保系统的先进性、实时性、有效性和准确性。

二、财务信息化管理在企业内控中的应用

财务信息化管理在企业内部控制中的应用主要体现在以下几个方面，具体包括：

1、 采购方面

1）采购款的申请。财务信息化管理系统在采购款申请方面主要包括两个模块，即政策审核功能和用款内容的核对。所谓的政策审核功能就是指信息化系统能够将公司中有关采用款申请方面的规章制度进行集成。而用款内容的核对则是指系统能够有效的将用款申请中的数据信息与采购合同中的信息进行一一的比对。

2）采购合同。财务信息化管理系统在采购合同方面的内控应用主要体现在政策审核功能和合同比对功能上。政策审核功能就是指系统能够将企业在采购合同方面的全部政策制度进行集成和呈现。而合同比对功能则指的是系统能够将签订的采购合同中的信息自动同销售合同进行比对，并在数据分析整合后生成相应的报告。

3）采购价格。财务信息化管理系统在采购价格方面的内控应用主要是价格比对功能和价格记录功能。即系统能够自动的将当前购买的物料价格同以前物料的历史价格进行比对并生成报告。同时，还能将同一种名称、型号、规格的采购物料按照采购的时间先后进行记录、排列和存储。

4）采购发票。财务信息化管理系统在采购发票方面的内控应用主要有四个，即政策审核、发票类型区分、内容核对、以及计算税金损失。

2、 市场部考核控制方面

财务信息化管理系统在企业市场考核控制方面的内控应用主要体现在以下几个方面，即：

1）目标任务。信息化管理系统能够将当期的企业市场考核相关目标任务的方针和政策在系统中分析和集成，比便于内控人员对市场考核情况进行实时的分析和监控。

2）考核费用。系统能够将当期的市场考核中发生的开发费用、通讯费用、差旅费用的标准、数据等情况在系统中分析和集成，以便于相关内控管理人员对其进行分析和控制。

3）薪酬考核。系统能够将当期的市场考核中有关人员薪酬的相关考核标准、内容、制度进行整合和集成，并生成报表，以便内控人员随时进行监控。

3、 费用方面

财务信息化管理系统在企业费用方面的内控应用体现在：

1）数据的分类、索引和汇总。具体包括按照费用索引（即按照财务费用的明细账信息进行分类、索引和汇总）；按照部门索引（即按照企业各个部门的各项费用信息进行分类、索引和汇总）；按照人员进行索引（即按照企业内部员工的名称进行相关费用信息的分类、索引和汇总）。

2）数据的记录和审核。具体就是指的财务信息化系统根据集成的有关费用的制度和政策，分析出相应发生费用的标准，并按其进行费用的审核和记录，对不符合标准的费用数据进行标注和说明，并在完成后生产相应的数据报告。

4、 销售方面

财务信息化管理系统在企业销售方面的内控应用主要体现在以下几个方面，即：

1）销售合同。具体包括对合同的政策审核以及数据的记录。即对签订的相关销售合同进行客户信息、签订时间、签订人员等情况进行审核，对不符合标准的进行标注，并生成相应的分析报告。同时，对正规的合同进行合同名称、类型、金额等方面数据信息的记录。

2）资金方面。具体指的是系统将发生业务所产生的资金（包括收入、成本、损失、费用以及利润等方面的资金）的发生时间、人员、金额等方面的数据信息进行自动的分析、审核、记录和核算，并与前期或者历史同期的销售情况进行比对，并生成相应的销售报表。

结语：

随着世界经济一体化和不断推进，以及我国加入世界贸易组织（WTO），其我国企业面临的国内、国际的市场竞争压力也越来越大，面对这些问题和挑战，我国企业必须加快财务信息化管理模式的应用和推广，提高企业内部控制的信息化、现代化程度，提升企业的核心竞争力，从而不断提高企业的经济效益和社会效益，促进和推动企业不断在国内和国际市场上的壮大和发展。

参考文献：

[1] 李淑芹.浅析财务管理信息化对内控的优化作用[J].冶金财会，2009（07）

[2] 卢涛.信息化环境中企业在内控制度上应该考虑的几个问题[J].现代企业文化，2010（12）

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doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 18. 013

［中图分类号］ R197.32 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）18- 0025- 02

应付账款在会计理论中是指企业因购买材料、商品或接受劳务供应等而发生的债务，它反映的是经济交易中“买方”与“卖方”之间的关系，即作为买方的企业与作为卖方的供应商之间的关系。在医院会计制度中，应付账款是指医院购买材料、药品或接受劳务等而发生的债务。一般在较短期限内支付，属于医院的一项流动负债。加强医院应付账款的管理，是维护医院与供应商之间的良好合作关系，保证医院可持续发展的重要途径，也是医院财务管理的一项不可忽视的内容。本文从财务管理的角度，谈谈医院如何进行应付账款的管理。

1 完善应付账款管理的流程

应付账款是医院应付购货的款项，它是由发票审核、批准、支付、检查和对账的一整套系统的业务处理过程构成的，加强和完善应付账款的业务流程是应付账款管理的重要内容。它的具体业务流程为：签订采购合同—收货通知—登记台账—填制入库单—会计审核制单—付款结算—对账。医院的财务部门应参与采购合同的会签，并按合同规定的内容和程序进行应付账款的核算 。采购物品运达后，由采购部门查验数量和毁损情况，质检人员依据合同规定的标准检验无误后，采购经办人员制作“收货通知单”经相关会计签字确认后，交仓库人员办理入库。相关会计在审核“收货通知单”时，登记采购管理台账备案，并开具 “入库单”，仓库负责人审核确认，采购经办人将“入库单”中的一联交给采购部备查，一联交给往来账会计审核入账。往来账会计审核入库单无误后，制作记账凭证，登记应付账款明细账。会计依据医院财务管理程序办理付款结算。财务部门和采购部门定期对账，及时处理差异。

2 规范应付账款的会计核算

2.1 “应付账款”科目的设置和核算

医院因其公益性的特点，购买材料和劳务都是为医疗服务的，各种物资、设备和药品等等品种、数量繁多，而且进出比较频繁，因此对会计核算也提出了更高的要求。“应付账款”明细科目的设置就要更加准确和规范。应付账款的二级科目，可按不同的采购部门进行设置，如：按器械科、总务科、药剂科等设置二级科目。在二级科目下再按照供应商分别设置明细科目进行核算。设置规范的会计科目是进行应付账款核算的基础。为了保证数据来源的统一性，减少核算级次，对供应商的核算通常只采用“应付账款”一个一级科目，“预付账款”业务反映在“应付账款”的借方。“应付账款”科目借方蓝字反映实际支付的款项，借方红字反映收到供应商退回多付的款项；贷方蓝字反映实际收到的材料、设备或药品，贷方红字反映退回供应商的材料、设备或药品；期末借方余额反映医院实际预付、尚未到货的款项，贷方余额反映医院应付未付的款项。有些应付账款由于债权单位撤销或其他原因，使医院无法归还此笔款项时，即可作为一项收入，列入“其他收入”处理。对采购物品，会计结合采购合同审核“入库单”，确认入库数量和单价金额的真实合法性；对于接受劳务，结合有关合同和实物验收证明，审核入账的审批情况和金额的真实合法性。会计应按实际发生的金额入账。

2.2 应付账款的结算

清晰的结算流程，能极大地增强财务工作的计划性，减轻结算工作量，提高财务工作效率。首先要规定一个结算期（也就是信用期），根据各类物品的特点，规定不同种类物品的结算期限，根据医院的结账日期，以月为周期划定一个时间周期为结算期，如划定1 个月或3个月为一个结算期，供应商在这个结算期内的所有交货金额即为当月结算额。统一结算期是统一对账、统一付款的前提，可大大提高工作效率。将结算工作划分为以下几个时间段：①对账期：一般在医院结账日期结束后几天内，在此期间财务部门集中安排与供应商的账务核对工作。对账结束后，双方应就对账结果予以书面确认。②用款计划提交期：属于医院内部业务流程，一般在月末进行。由采购部门提交下月付款计划，财务部门根据资金状况进行审核并将审核结果反馈给采购部门。③发票提交期：一般在对账后几天内或付款日前几天，由财务部门通过采购部门通知供应商提交发票。④付款申请提交期：一般在付款日前一周内，由采购部门根据审批后的付款计划提交具体的付款申请单，按医院付款审批流程进行审批。⑤付款期：一般每月集中一两次付款，由财务部门根据付款计划和付款申请单办理货款支付手续。

2.3 应付账款的定期核对

根据应付账款管理的要求，应当进行应付账款的定期核对。一是财务部门与采购部门之间的核对。二是采购部门与供应商之间的核对。定期核对每一次物品的入库情况、实际的发生额和每一笔货款的结算情况，防止因为错记、漏记而导致的差异，以便于及时进行调整和纠正。

3 加强供应商信息的管理

不同采购部门应根据各自物品采购的种类设置供应商的信息管理档案，供应商基础信息的内容通常应包括以下信息：供应商名称、供应商简称、供货商品类型、开始合作日期、结算方式、信用额度、信用期、首付比例、到货比例、尾付比例、运保费承担方、发票类型、我方经办人、对方经办人、供应商电话、供应商地址、供应商银行账号等等。相关信息也要通知财务部门留存。供应商的信息如供应商名称、账号、电话等变化要及时进行更新，并告知财务部门作相应的调整，保持与供应商之间的沟通和联系。并对应付账款进行账龄分析，通过对医院欠各供应商货款的时间长短、超过信用期的供应商名称和欠款金额、一定时期内各供应商产品品种的采购与付款金额等信息的分析，为医院资金安排提供轻重缓急的依据，维护医院对供应商的良好信誉和合作关系。

4 加强应付账款的内控管理

①严格执行“采购与付款业务”岗位职责分工控制制度，确保办理采购和付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。②优化付款安全的内控措施，付款要经过采购部门、财务部门两方面审核确认无误，经院领导审批后才能付款。款项一般不允许开具现金支票，要确保款项付至供货单位预留的账户和开户银行。③建立相应的内部审计监督制度，充分发挥医院内部审计部门的作用。医院内部审计部门应定期或不定期地对应付账款进行审计，检查采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。对应付账款采购合同及原始凭证中的数量、价格及计算的正确性进行验证，防范因管理不严出现的虚假交易、挪用、贪污及资金体外循环等问题。