档案管理优化范文

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档案的显著特点是真实性、权威性和依据性，做好档案管理工作是确保每个单位各项事务性工作开展的基本前提。结合当前我国机关事业单位档案管理现状来看，其在档案管理上都还存在管理观念落后欠缺、管理制度不规范、监管工作不到位、相关人员素质及能力偏低以及信息化建设步伐缓慢等问题。对此，通过仔细分析，查阅大量资料，提出以下改进意见：

1 与时俱进，致力转变传统档案管理模式

推动档案管理在功能上由馆藏型向利用型转变。档案工作基本的要求是建好管好档案，保障档案安全。但管理的目的在于利用，其价值的体现也在于利用如何把“死档案”变成“活信息”、“活资源”，最大限度地发挥其社会效益和经济效益，是新时期档案管理工作者的重要任务。档案管理要善于从浩如烟海的档案资料中“沙里淘金”、发现价值，把对单位有益的东西充分挖掘利用起来，使其潜在价值得到充分实现，为推动单位发展发挥积极作用。

比如，绕推动文化大发展大繁荣，档案管理要发挥自身优势，积极提供文化资源服务，主动参与有关文化课题研究、文化项目建设、文化展览活动、文艺作品创作以及文化产品生产等.当好先进文化建设的生力军。曾经风靡一时的系列图书《老照片》、创下高收视率的电视剧《闯关东》等优秀文化产品，其创作过程中都参阅了大量馆藏资料，档案部门给予了有力支持，这些成功范例为档案工作参与文化建设提供了有效借鉴。

2 拓展思路，创新单位档案管理服务新格局

档案管理在服务上应由封闭型向开放型转变，尤其要清晰地意识到新时期档案工作的覆盖面会更宽、受众更广，体现出更强的社会性、全民性和公益性。一是档案利用不再局限于工作查考和学术研究，越来越多的普通公民为掌握信息或维护自身合法权益走进档案馆、登录互联网。这就要求尽快建立覆盖广大人民群众的档案资源体系，这也是当前档案工作区别于以往的重要内容。二是档案事业只有走出神秘象牙塔，联系于社会、根植于大众、服务于现实，才能有广阔的发展空间，走向真正意义上的现代化。这就要求改变目前档案资料“锁在深闺人不识”的状况，积极履行政府信息公开职责，通过规范有序地公开档案目录、卷宗，举办陈列展览等有效形式，使社会各界与人民群众更多地了解、利用档案资源。三是要优化档案服务措施，方便人们查阅利用。这就要求做好与群众关系密切的民生档案以及社会文化档案等工作，及时公开有关信息，使档案工作更加贴近群众、便民利民。四是要改进服务方式，探索发展诸如信息导航服务、增值服务、推送服务等以用户为中心的档案服务新模式。

3 多措并举，提升档案管理人员综合素质

档案管理工作枯燥、繁琐，因此在大多数人的认知中，档案管理工作不仅负担重，且没有前途。特别是在一些公立机关单位中，档案管理工作者晋升空间则不大，且晋升难度相对较高。因此很多机关单位档案管理人员都多半为实习人员，或者临时聘用人员，在编制内的正式职工则相对较少。正因如此，当前大多数机关单位档案管理人员都存在学历低、工作经验少、专业技能欠缺等问题，所以机关单位档案管理的优化还需进一步提高管理人员专业技能和综合素质[3]。

基于此，一是机关单位要重视对现有档案管理人员专业知识的培训，鼓励其加强继续教育，定期对其展开培训，并且注重培训工作的针对性，结合管理人员自身实际情况制定专业性强、针对性强以及可行度高的培训计划。二是结合员工结构情况，为档案管理人员创设继续教育条件，不仅要重视提高其专业知识水平，更要重视档案管理人员综合素质的提升。三是引入具有信息化技术知识背景的档案管理人员，提高机关事业单位档案管理人员政策待遇、生活待遇，优化档案工作环境，用相对优厚的条件吸引人才、留住人才，全面提高管理人员综合素质。四是作为档案管理工作者，其新形象就是知识领域工作者的高修养、高情操以及档案服务部门应有的气质与风范。理想当中的形象并非是一朝一夕的事情，作为档案工作者就应该不断的陶冶情操，通过博学和良好的职业道德素质来赢得社会公众的敬重，这样才能够充分发挥好档案的利用功能以及社会功能。五是为满足档案发展的需求，档案管理工作者必须拓宽自身的知识面，以时不我待的精神学习新的技能，掌握相关领域知识，不断创新管理理念，从具体的管理、服务和制度等多个方面去努力，以期适应档案学科最新的发展动态。

4 崇尚科技，加强现代信息技术使用

以往机关事业单位档案多为纸制档案，在管理上也通常都是采用手动管理，不仅需要占据大量空间位置，档案还极易受潮、损坏，不利于的保存和二次利用，使得机关事业单位档案管理工作质量和效率始终难以提升，因此机关事业单位必须加强档案管理的现代化建设。一是提高档案管理的信息化程度，借助先进科技方法建立电子档案，利用视频、文字、条码及射频技术对机关单位档案进行备份。二是创新机关事业单位档案管理技术优点是方便、辩解，不仅能够借助服务器直接进行档案收集、归类、储存，且档案不易受环境影响，更利于档案的保存。三是借助信息技术进行档案管理还有利于档案的二次利用，为档案利用者提供更优质服务。四是借助现代科技手段可以进行档案建档、识别、输入、输出、存储及档案总结分析等，让档案管理人员从传统繁琐档案工作中解脱出来，大大提高档案管理工作效率，从而腾出更多时间为单位、甚至为社会提供优质高效的服务，真正使档案信息资源共享工作落在实处。

5 结语

简言之，机关事业单位档案管理是一项长期的、任重而道远的工作，单位领导，尤其是单位具体分管领导必须高度重视，切实认识到档案管理对单位发展的重要意义，积极引导档案管理人员树立工作信心，摆正位置，全身心做好岗位工作，同时要有的放矢组织协调相关部门、档案工作者适时对档案管理的方法进行优化更新，保证档案管理工作的健康开展，促使档案信息资源充分发挥出应有作用，进而促进单位各项工作的全面发展。

参考文献

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【关键词】

协同研制；航空；产品档案；优化策略

1前言

协，众之同和也;同，合会也。所谓协同，应用到航空产品研制领域，便是指各个单位在某一核心单位的带动下，互相配合，积蓄能力，科学有序地发挥自身的优势，不断汇聚成统一的力量，最终高效地完成航空产品的研制。协同研制模式已成为国内航空企业的首选。它的优势不仅体现在某一航空产品顺利推出的目标达成上，还体现在核心单位的实力提升上，更体现在各参研单位的能力提高与整个行业的管理水平和研制能力的全方位提升上，可谓一荣俱荣，协同共赢。但由于协同研制涉及到多单位，各单位研制能力高低不一、协同意愿大小不同，核心单位综合能力不足等，给现实中的航空产品档案管理带来了不少问题。

2协同研制中航空产品档案管理的问题

2．1航空产品档案的归档质量参差不齐

航空产品档案是指航空产品在设计、研制和制造活动中形成的具有保存价值的科技档案，主要包括技术文件、图样及其相应的元数据。由于大多数航空产品的结构复杂，设计研发周期长，制造过程难度大，因此，由此产生的产品档案可谓数量繁多，质量参差不齐，给档案管理工作带来了很多困难。在协同研制这一模式下，频繁的设计更改会带来诸多风险，最为明显的例子是设计单位现行有效的图纸无法与生产现场对接，造成更改贯彻不到位，不仅会拖延研制进度，更易直接导致经济损失。出于保证研制进度和节约经济成本的目的，提高航空产品档案内容信息的质量便成了设计工作中的一大重点。而作为协同研制的项目，航空产品档案高度依赖计算机技术，研制过程中产生的档案数据格式无法得到有效的统一，往往是UG、CAD、PDF、TIF等格式齐上阵，同一格式往往又涉及多个不同的软件版本，造成档案无法正常打开并提供利用。这种管理的困境告诉我们，只有具备统一的数据格式，技术文件、图样才能在信息系统中被不同单位识别，得到有效的传递与利用。

2．2航空产品档案的传递效率无法保证

航空产品档案的传递效率体现在技术文件、图纸传递的及时准确上。协同研制中，设计、试验、反馈、制造是一系列循环往复的、波浪式上升的前进过程，绝不是单一的、直线型的前进过程。在这个过程中，设计单位产生的档案要贯彻到制造单位的生产现场中，制造现场的问题要反馈到设计单位并得到更改并归档再发放到现场，才能使试验、反馈、制造得以顺利运行。由于这个过程涉及到多个乃至几十个成百个参研单位，产品文件的更改又十分频繁，从制造单位现场问题反馈到设计单位的产品文件完成更改并归档所耗费的时间颇长，因此，给档案管理部门预留的时间甚少，甚至可以说没有，所以，档案管理部门必须加班加点完成发放传递，航空产品档案的传递效率无法保证。

2．3航空产品档案的成套性要求难以达到

某一型号的航空产品，往往由零件、组件、部件等组成，因此，航空产品档案的成套性特征非常明显。协同研制过程中，核心单位及重点设计单位为了赶进度，往往在时间节点到来前，顾不上归档的成套性要求，批量的、无序的产生产品档案，一归档即要求档案部门发放，无法确保成套性到达生产现场，给制造单位带来了混乱，浪费了大量人力、物力。

3协同研制中航空产品档案管理的优化策略

针对协同研制中遇到的上述问题，本文拟提出一个切实可行的、行之有效的航空产品档案管理优化策略。航空产品档案管理优化策略可概括为:在多专业协作团队的带动下，以项目计划为指导，以数据系统为支撑，进行适应构型管理和标准体系的航空产品档案管理。具体来说，此策略包含多专业协作团队、项目计划、构型管理、标准体系、数据系统等五方面要素。

3．1多专业协作团队

人是生产力中最活跃的因素。在协同研制中，人的作用不可小觑。为了尽可能地规避风险、解决问题，航空产品档案管理应具备一个多专业协作团队。这个团队应纳入各个单位的档案管理专业人才队伍，使其形成一股基础力量，其中，核心单位及重点单位的档案管理专业人才须起到一定的领导作用;核心单位及重点单位还应积极地将信息化人员、项目管理人员、构型管理人员、质量管理人员纳入其中，使其共同参与团队建设与讨论，每一专业人员针对协同研制中出现的问题，各抒己见，共同承担问题与风险。有多大责任就有多大责任心，必须将具体事项落实到每一专业团队成员，才有可能达到预期的效果。在这个多专业协作团队中，作为基础力量的档案管理专业人才，必须得到统一的专业培训，对协同研制高度认可并积极参与;认同并理解前端控制和文件生命周期理论，制定出统一的适合具体型号研制要求的档案管理制度，尤其在归档质量、数据传递规则、成套性要求等方面严格要求，并积极贯彻落实。其他专业人员，应积极探索建立一个有效的协作沟通体系。

3．2项目计划

项目计划不仅是航空产品研制的总纲性文件，更是具体到某一节点、某一季度、某一月、某一天的基础性文件。可以说，航空产品档案的产生、归档、传递、利用乃至销毁，都与项目计划息息相关。因此，某一航空产品的项目计划，必须自觉地将航空产品档案管理囊括其中。协同研制中，项目计划的制定必须遵循产品研制的发展规律，不可操之过急，亦不可无限拖延;涉及航空产品档案管理的项目计划部分，必须得到上述多专业协作团队的充分认可;必须具备一定的动态性，可在适度范围内进行调整。只有这样，航空产品设计单位可在计划指导下，归档质量可靠的技术文件及图纸;航空产品制造单位可在正常的时间范围内，接收到有效的产品档案，开展现场研制工作;作为两者链条的航空产品档案管理部门，可根据项目计划，逐步落实归档、传递工作，保证归档质量及传递效率。

3．3构型管理

构型管理是一种面向产品全生命周期的，以产品结构为组织方式，将各阶段产品数据(结构信息、工艺信息等)关联起来并对其进行管理和控制，从而保证产品数据一致性和有效性的技术。由此可见，构型管理与航空产品档案管理存在着某种程度上的内在联系。航空产品档案管理应充分吸收构型管理的成果，找到自身的发展之路。具体来说，在协同研制中，档案管理人员应重视构型管理的作用，可依托多专业协作团队，在构型管理人员的帮助下，以构型项为基础，设计航空产品档案归档、传递的规则，形成系统的航空产品档案管理制度，从源头上控制，充分保证航空产品档案的成套性及动态有效性，以促进生产现场的有序管理。

3．4标准体系

没有规矩不成方圆。标准体系建设对于协同研制中的航空产品档案管理至关重要。航空产品档案管理人员应积极地将管理中遇到的问题反馈标准化人员，标准化人员在接收到反馈后，分析问题，在多专业协作团队中发起讨论，共同研究，建设一个适应航空产品档案管理需求的标准体系。标准体系建设应符合下述要求:首先，标准体系应是一系列标准的有机组成体。航空产品档案归档的要求、传递的机制、利用的要求、销毁的方式，等等，均应有对应的标准;其次，标准体系建设必须统一且唯一，即同一方面的标准只能有一份，各个航空单位应充分认同并具体落实相应的标准;再次，由于各个单位的工作重心不同，对于标准的理解也存在很大的差异，因此，核心单位应有权力和义务对各个标准进行解释，并监督检查各个单位的落实情况;最后，由于产品研制周期较长，实际经验在不断地积累，标准体系应具备动态调整的能力。只有具备完善的标准体系，强调统一、有序，产品档案的归档质量才能得到有效提高，传递效率、成套性要求才能得到保证，不至于形成信息孤岛，延误进度，为协同研制打下坚实的基础。

3．5数据系统

数据系统是航空产品档案管理的物质基础。数据系统管理的重点在于产品档案接收与分发。针对业务需求，核心单位应对各个航空单位的系统建设进行指导，确立统一的系统建立机制，构建适应协同研制这一模式的信息系统。针对协同研制这种模式，各个航空单位应建立统一的数据系统，若无法实现完全一致，至少须具备数据转换的统一接口。在现有条件下，鉴于产品档案产生、归档、利用的管理特点，不同单位间的产品数据管理系统(PDM)、档案管理系统、文件传输系统等均应实现有机统一，以减少因数据系统不一致而带来的档案传递问题。但数据系统的建设依赖于构型管理和标准体系的要求，绝不能简单粗暴地要求信息化人员修改系统，而不考虑现实的构型管理和标准体系。

4结语

在复杂的航空产品协同研制过程中，我们遇到了诸多现实问题，一定程度上造成了人力、物力的浪费。但这种种探索也为日后的成功奠定了坚实的基础。正是基于现实中发现的问题，我们提出了协同研制中产品档案管理的优化策略。在这种策略的运行下，航空产品档案管理必将实现自身无可替代的价值，为航空产品的研制服务，为航空产业的发展壮大服务!

作者：张新娴 单位：中国航发商用航空发动机有限责任公司

参考文献:

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中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）07-0-01

一、前言

文书档案管理工作是各企业、公司档案工作的核心内容，文书处理整体工作质量对档案管理服务发挥着重要影响作用。优质的档案管理工作则离不开公文科学、有效处理的完善支持。因此，作为通信精英企业的铁通公司，只有秉承系统、科学、规范原则，优化文书处理，开展现代化档案管理，才能真正提升实践工作水平，令优质的档案工作有针对性地令铁通辽宁分公司在铁通公司的持续发展中作出相辅相成的重要贡献。

二、提升文书处理规范性，优化档案管理

良好的文书处理需要依据规范程序开展各项工作，针对辽宁分公司经营规模庞大、业务丰富广泛、涉及较多现代化、网络信息技术的现实特征，文书处理工作更应依据科学规律，统筹安排工作流程，推进各个工作环节的良好衔接、文件档案在公司内部的顺畅流转、共享传递，进而综合应用于细化管理。辽宁公司应由文书工作具体形式进行处理流程的科学设计，确保各类档案文件的高效处理，有效利用，提升工作效率，规范工作秩序。文书处理具体流程包括内部发文、编撰、收文、日常档案管理等流程。其中收文与发文处理又划分出更周密的处理程序，并体现了各个工作环节的紧密联系、互相渗透、有效制约与环环相扣。不同分公司对具体的档案管理、文书处理环节则会呈现不同做法，而基本的处理环节却不应随意的增减或省略，应遵循客观规律、流程安排进行规范处理，只有这样才能优化档案管理。确保文书档案的合理快速运转，并在公司内部营造良好的工作环境与畅通的工作秩序。

三、科学制发公文，优化文书处理

公文是档案形成的基础，其制发科学性对于自身质量与整体档案水平均产生了至关重要的影响。因此制发实践应秉承科学标准原则，摒弃注重公文内容、忽视制发形式的不良意识。应科学依据我国公文格式相关要求，针对行文目标、发文权限、行文关系，合理选择公文类别，体现文种应用的合理时效性。其具体内容应包括发文机构、秘密级别、文号、签发方、具体题目、主送方、内容、印章、抄送机构、时间以及附件等。同时应注重的原稿公文的有效整理与科学收集，令其良好的映射文件形成公文的具体流程，并做好原始凭证归档保存。工作人员对于经过几次修改的文稿均应全面收纳，良好保存。对于字号的编制，应依据文件形式进行统筹编制，不应出现某某字或第的字样，同时不应编制字号虚位。对于主题词内涵的解析应体现准确规范性，即应依据词表规定进行选择，对于特殊应用的自拟词则应用三角符号进行清晰标识。为体现公文制发的良好时效性，应按行文公司负责人具体的签发时期进行编制。作为正文内容的有效补充并提供一定参考依据，公文附件也不可缺少，不应将其随意略去。应位于正文后进行附件题目及顺序的标注，体现公文制发完整有效性，进而为优质的文书处理打下良好的基础。

四、人性化实施归档立卷，契合现代化档案管理目标

现代化档案管理目标要求，对于相似公文不应重复归档立卷，同时应实施有序化的组合归档管理，这样才能体现档案信息的广泛利用价值、令其发挥优质应用效果，体现立卷管理的规范整体性，便于工作人员的个性化检索应用。因此，辽宁分公司在开展归档立卷工作中，应基于自身发展需求，面对庞大丰富的档案信息、文件、资料科学把握以我为核心的实践工作原则，有效区别各类资料与文件，注重内容、核心价值与具体形式的有效划分，进而明确核准各类高度相似的资料与文件。同时应确保卷宗处理的一致完整性，应依据铁通公司发展特征、经营业务类别、经济发展形势明确主次，树立人性化管理目标，将不应归档文件合理筛除，并注重预防价值化文档信息的不良丢失，进而科学实现现代化档案管理目标。

五、引入现代化文书档案管理手段，提升工作效率

为显著提升工作效率，应科学引入现代化文书档案管理手段，借助网络系统平台、计算机、信息化管理技术，创建文书档案优质管理体系，实现前文后档单次录入、广泛应用的科学目标。应借助计算机系统、自动化管控手段，一体化开展文书处理、档案管理工作，利用往来平台，实现文件档案的快速、稳定传输。同时可将档案文书之中具有一定联系、性质同样的工作做一体化连接，实现数据共享与高效转储。再者，可引入多媒体实践技术，采用图文并茂、声像具备的手段令档案文书工作灵活开放，实现自动化的信息整理、文档分类、档案立卷、文书鉴定、规范录入、细化标引、综合统计与快速打印，进而令工作人员可由机械化的操作管理中脱离出来，有精力从事更高技术含量的文书档案工作，发挥核心服务价值。

六、结语

总之，基于文书处理、档案管理科学重要性，互相作用影响特征，我们只有依据铁通公司经营业务特征，开展规范性文书处理、科学制发公文、实施人性化归档立卷、引入现代化档案管理手段，才能优化文书档案管理实践效果，提升工作水平，令优质的档案信息管理、文书处理为促进铁通公司的持续健康发展提供优质保障。

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二、提高病历档案管理人员专业水平

医院病历档案管理水平的提高，需要不断提高病历档案管理人员的专业水平。病历档案管理工作，不只是简单的进行病历文件的整理，还需要实现对医院管理和档案管理的计算统计，具有一定的复杂性。随着我国社会经济的发展和科学技术的进步，信息技术实现了迅速的发展。医院管理工作的现代化和信息化建设的实现，需要应用大量的信息技术。目前我国医院的病历档案管理还存在一些问题，例如，病历档案管理的编制人员编制技术不足，在进行档案录入的时候，没有实现对档案的科学编制和研究，缺乏相应的信息开发和利用等。医院的病历档案管理人员配置不合理，一些病历档案管理人员的年龄过大，不能适应医院信息化建设的要求。因此，医院实现病历档案管理水平提高的目的，需要定期的对病历档案管理人员进行培训，提高病历档案管理人员的专业水平。例如，医院可以把对病历档案管理人员的培训，纳入到医院人才培养的计划中，增加对病历档案管理人员的编制，实现病历档案的日常管理，改善医院的病历档案管理人才结构。利用信息技术，实现对医院病历档案管理技术的科学管理和系统开发，可以提高病历档案的管理质量和管理水平。通过对医院病历档案管理人员的培养，融入专业教育和继续教育，可以实现病历档案管理人员专业知识的增加和专业技能水平的提高，有利于病历档案管理人员知识面的不断开拓和创新，实现了病历档案管理工作的现代化和信息化发展。提高病历档案管理人员的专业水平，还需要增强病历档案管理人员的综合素质。目前，我国医院的病历档案管理人员的综合素质较低，只能进行病历档案的基本整理、首页输入、编目和上架等简单的工作，不能实现对档案的编研、信息开发和利用等工作。病历档案管理，综合了医院管理、临床医学、档案管理、统计学和计算机技术等相关知识，具有一定的复杂性。提高病历档案管理人员的专业水平，不仅需要病历档案管理人员实现对病历档案的收、编和管等日常的基本工作，还需要病历档案管理人员实现对病历档案信息的科学、系统的开发和利用，充分的体现病历档案的价值。

三、重视病历档案管理信息化建设

我国的医院病历档案管理工作，受到传统的病历档案管理影响，很大程度上受到限制，不利于医疗改革下，病历档案管理工作的优化实施。病历档案管理工作中的另一个重要影响，就是放置病历档案的库房比较拥挤，存在一定的安全隐患。大部分医院的病历档案记录所用的载体还是纸质媒介，虽然可以在电脑中输入病历的首页进行保存，但是病历档案本身所占的库存和归档工作并没有发生改变，随着病历档案的逐渐增加，就会产生库房拥挤的问题。对病历档案管理进行优化，可以实现病历档案管理的科学化。医院充分认识到病历档案管理的重要性，加大对病历档案管理的资金投入，更新病历档案管理的设备和技术，促进病历档案管理信息化建设的实现，可以有效的提高病历档案管理的工作效率，充分发挥病历档案管理在医疗事业发展中的作用。例如，医院可以应用HIS系统和电子病历，完善病历档案的管理系统，延长病历档案管理中防盗监控设置和温湿度自动调控的使用时间，保证病历档案的完整性和安全性，才能实现病历档案的现代化管理和发展。保证病历档案管理的信息化建设顺利实施，可以加大医院的硬件投入，为病历档案的电子存储配置必要的软件和硬件设施。例如，医院可以购置计算机、扫描仪、刻录机和微缩机等先进的电子设备，实现对早期病历档案的扫描和建库，存入光盘中，刻录两份，一份用来提供医疗中的利用信息数据，一份进行封存保管。病历档案的优化，需要在原有的病历档案管理基础上，实现对病历档案的收集、整理、复印和借阅等工作环节的严格管理，保证病历档案管理的科学化和规范化。例如，在建立完善的病历档案管理制度之后，对具体的病历档案管理环节进行规定，制定科学合理的标准加强对病历档案管理规范化的实现。对医疗人员出院病历的书写时间做出严格的要求，医院病历档案管理部门应该在医院患者出院后的72小时内收到出院病历，及时地催缴没有收到的病历；对每一份病历进行查收，按照规定的顺序进行病历档案的整理和编制，及时地对病历档案中的疾病分类进行编码，建立日期、疾病和姓名等索引标志，及时地按照住院号进行上架等。

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中图分类号：G717.24

高职院校的管理工作是教育工作者关心的内容，同时也是国家相关部门关注的对象，档案管理是管理工作的一部分，档案管理工作的好坏同样衡量高职院校管理职能高低的一个重要标准，随着高职院校规模的不断扩大，档案管理方面的工作难度也在不断增加，同时在信息时代的背景下，传统的档案管理理念和方式也受到了巨大的挑战，可见对档案管理进行创新和优化是很有必要的，同时也是我国高职院校重点研究方向。

1档案管理工作的作用和优化创新的意义

档案管理担任着对学校各种事项的记录工作，包括教学计划安排、教学成果、科研成果，这些都是档案管理工作的主要内容，同时档案管理还有记录历史的作用，从最初建校开始，档案管理工作就开始进行了，它见证了学校的不断发展和壮大，是历史的见证者。档案管理工作中的对于学生工作方面的管理对于学生的个人情况进行了详细记录，是学生在学校的宝贵资料，同时档案也是教学评估的重要参考资料，它通过对教学工作的记录，对于教学评估而言属于第一手资料。

通过对档案管理的优化创新，能够近一步提升高校档案管理能力，规范高校档案管理工作，对于现代化高校建设和发展而言有特殊意义，同时档案管理工作属于基础性工作，对于稳定教学发展具有很大的作用，档案管理的优化和创新不断促进我国高职院校做出显著成绩

2目前高职档案管理中存在的问题

2.1档案管理观念落后

在信息时代，档案管理工作统统信息技术全面结合，已经发展成为了依靠信息技术的档案管理模式，但是对于部分的高校档案管理工作而言，工作人员仍保留着落后的观念，虽然配备了相应的设备，但是工作人员却很难做到熟练使用，仍喜欢采用传统的档案管理工作方式进行档案管理。

2.2高职院校不重视档案管理

对于高职院校而言，部分管理者认为学校的重要任务是传授学生技能，将更多的精力放在了教学以及效益上，对于档案管理工作缺乏足够的重视，导致档案管理工作在学校的地位较低，由于档案管理工作主要体现在服务性上，和教学的联系不大，很难为学校产生突出作用，只有在特殊情况下才会用到档案管理，但是我们应该认识到档案管理工作属于基础性的工作，只有注重基础才能使学校向好的方向发展。

2.3缺乏人才和资金上的投入

档案管理作为服务性工作，尤其是和信息技术相结合后，对于工作人员以及工作设备的要求在不断提升，但是由于其学校的地位较低，相关领导的不重视，在人才和资金的分配上受到了很大的制约，从而严重影响了档案管理工作的发展，工作人员缺乏相应的技术和经验，在工作过程中很难做到创新和发展，仅仅是以应付的态度对待工作，设备上的问题使得档案管理工作和目前的先进模式存在巨大的差距，在这种没有人才和资金的情况下，要想快速发展是不可能的。

3档案管理工作的创新与优化

3.1提高对档案管理工作的重视

档案管理工作作为学校教育管理工作的重要组成部分，具有着重要的意义，高职院校的管理者应该提高对档案管理工作的认识，重视档案管理工作。要知道，档案管理关系到每一个学生的在校情况，档案是学生的个人信息的可靠依据，同时也是毕业找工作的重要依据。管理者要采取切实措施，提升全校师生对档案管理的认识，可以定期召开专题讲座，介绍档案管理的相关知识，通过国家针对档案管理的法律法规的宣传，能够更好的提升学校整体对于档案管理工作的认识，为档案管理工作的开展营造良好氛围。

3.2加大资金和人才的投入

任何工作的创新和发展都离不开人才和资金，对于档案管理工作而言更是如此，资金是保证，而人才则是关键点，人才是非常重要的，要具备相应的知识，同时还要富有创新精神，这样才能在发展优化的过程中取得重大突破。要定期对工作人员进行相关知识的培训，确保其掌握最新的技术和手段，拓宽工作人员的眼界，这是高速发展的社会中迎接档案管理工作挑战的必要条件。资金的投入主要用于先进设备的配备以及对工作人员的培养上，资金上的支持同样也是发展的硬性条件。

3.3不断优化创新目前档案管理体系

一个科学全面的档案管理体系是做好档案管理工作所必需的，包括工作人员的任务分配、管理模式、资料存取等，这一系列工作都需要不断进行优化创新。首先在工作人员任务分配上，我们知道随着档案管理工作的复杂化程度的不嗵嵘，任务的分配变的越来越困难，不同工作人员的能力是不同的，在任务分配时既要考虑到任务量，又要考虑到其合适程度，这些都是分配过程中需要重点关心的问题。其次在管理模式上需要进行创新，在创新的过程中我们可以借鉴其它行业档案管理的模式，取其精华，结合高职院校自身的特点进行改革创新，对于档案管理中的一些规则的制定要和目前时代的发展密切结合。最后在档案存取上加强重视程度，在档案的录入时，要进行多次核对，确保资料正确完成，因为只有这样档案管理工作才有意义，同时对于往年的档案，要定期检查，对于一些纸质档案要将其转化成电子档案并存有备份，保证档案的安全。同时在档案的存取时要进行准确记录，确保档案在节约过程中不出现问题。

4总结

档案管理工作对高校的发展很重要，具有优化和创新的必要性，在优化和创新时要明确档案管理工作的本质目的，把握我国高职院校在档案管理中的存在的问题，深入问题的本质，提升对档案管理的重视程度，从资金、人才、管理体系等方面着手，不断进行优化创新，切实提高档案管理能力和水平。

参考文献

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关键词：

现代化信息技术；档案管理；优化

随着计算机快速发展的脚步，现代化信息技术在各行各业都得到了广泛的应用，当然在此其中档案管理也不例外。现代化信息技术在档案管理中的应用，提高了工作效率，同时降低了工作人员的劳动强度，更加方便了档案信息的利用。在网络信息化的时代，以往传统的档案管理方式已无法满足工作的需求，只有运用信息技术来进行档案管理工作，才能真正满足现代化办公的需要，进而适应现代信息化社会的发展趋势。

一、当下的传统档案管理方式已经无法适应现代化办公的需要

我国传统的档案所采用的都是纸质作业方式，在日常的收集与整理的过程中，不仅需要大量的工作人员参与其中，而且耗时耗力效率低下，还极易出错。因为纸质档案的日常保管会受到许多外在因素的制约，所以在对纸质档案的保管过程中，对其所涉及到的具体办公用品和相关设施都有着更高的要求，这也在很大程度上增加了管理工作的难度。从事过相关工作的人都知道，对传统的档案进行统计、查询和利用等，在工作流程上极为复杂且任务繁重，根本无法满足现代化的快节奏办公的需求，从而也就不能完全发挥出档案内在的真正价值。

二、应用现代化信息技术对档案管理工作实施优化

（一）现代化信息技术运用到档案管理工作中的可行性

现代化信息技术在日常档案管理工作中的应用，不仅涵盖了初始的档案收集和整理工作，还涉及到对档案信息进行全面的归纳、自动完成档案信息的分类以及进行分析等工作内容，就日后的查询和提取档案而言也是一个高效的选择，通过大量的实践表明信息技术在档案管理中的应用是可行的，在档案管理工作过程中的各个方面都起到了巨大的作用，从根本上对传统的档案管理工作进行了优化。

（二）现代化信息技术对档案管理的必要性

档案作为一个单位最为主要的参考和借鉴的重要资料来源，有助于帮助单位各项工作的顺利开展。与此同时，对以后的工作也有着启示和借鉴作用。为了使传统静态的档案资料变得更加灵活且方便利用，就必须借助现代化信息技术，这也充分发挥了档案的利用价值。想要实现档案的信息化，首先应该将传统纸质的档案进行数字化，也就是把原本的纸质档案文件生成为电子文件，在这一过程中要对大量的信息进行计算机录入作业，实体照片等一系列的实物资料也要扫描成电子照片，从而来建立档案资料的数据库，进而做到资源的有效整合以及统一的体系化管理。数字化的档案数据库的建立，不仅解决了纸质档案的数字化问题，同时在日后也可对原有的纸质档案进行封存处理，从而更好地对源文件进行保管，有效地避免了反复使用过程中对档案原件的损毁，也就大大延长了档案的使用寿命。此外，现代信息技术也方便了档案的查阅，极大地简化了档案使用的流程。

（三）现代化信息技术对档案管理工作的重要意义

先进的现代化信息技术在档案管理工作中的有效利用程度，其是档案管理整体水平的一个重要衡量标准。具体的档案管理水平在一定程度上反映了一个单位的整体管理水平，同时其也是一个单位文化精神展示的重要窗口之一。因此，有效地利用现代化信息技术对一个单位而言至关重要。充分结合现有的信息传输网络平台，高效开展档案信息资源的共享，档案信息化平台的搭建有利于资源共享，也有利于档案的便捷使用。先进的信息化技术的融入，使得档案信息在单位各部门间互通共享，有效地提高了整个单位的工作效率。

三、现代化信息技术优化档案管理工作过程中的具体措施

（一）建立健全档案管理机制

无规矩，不成方圆。要想档案管理工作有序、健康地进行，最根本的措施是要建立健全的管理制度，从源头上找到“病根子”。严格的管理制度是规范管理行为的根本保证。因此，在基层档案管理中，建立健全的档案管理制度迫在眉睫。例如，在进行资料交接和保管过程中，建立严格的问责制度，保证人在岗、责在身，营造人人守岗、人人在岗的工作氛围，防止在关键资料和数据上掉链子。建立健全的管理制度，更倾向于对执行能力的考核，各档案管理机构，应该加强自身管理执行能力建设。只有让管理工作有据可依，才能调动管理员工的积极性和能动性，在主观上加强自身的创造思维，为档案管理工作添砖加瓦。

（二）简化经费申报程序，推进档案管理建设

各级领导应当提高对档案管理工作的认识，在政策上给予支持，在经济上给予扶持，在财政预算中建立起档案管理专项资金，以保证档案管理工作的日常经费支出。同时简化申报程序，让档案管理工作的经费报销减少必要的申报流程，让工作人员能及时报销支出经费，解决财政不足的问题。与此同时，优化资源配置，设立专项基金，及时修缮保管的库室，积极购进专业设备，缓解库室资源紧张、设备陈旧落后的难题。积极推进档案管理信息化建设，逐步引进电子信息保管技术，建立独立系统的电子数据库，促进电子文档资料的保存，实现资料保管方式的多元化与多样性，以适应现阶段政治、经济、文化条件下的档案资源环境。

（三）加强规范、服务意识，引进和聘用专业技术人才

档案管理人员的专业素质决定档案管理工作的质量。因此，注重引进专业人才，培养综合素质强的技术员工，是做好档案管理工作的关键。各级档案管理部门应加强落实薪酬制度，首先解决员工的后顾之忧，才能放心踏实地提升自身素质，积极投入到建设中去。对于各级管理层来说，要扭转传统意识，积极营造良好的职业氛围，加强员工的基层服务意识，组织和聘请相关专业技术人员进行培训讲座，让员工从开始熟悉业务流程到积极创造新思路，为档案管理信息化建设作出贡献。

随着当下现代化信息技术的快速发展，实现档案管理现代化的进程中，在进行相关技术优化的同时，还要充分进行管理思想现代化方面的学习。只有对其有了一个正确的认识，才能在具体档案管理的工作中做到系统且高效。在转变观念的同时强化管理现代化意识也是必不可少的，现代化的信息技术档案管理绝不是单纯的配备计算机而已，有了计算机技术的介入与实现档案管理现代化两者之间有着本质的区别。在运用信息化技术的同时进行不断的技术优化是日常工作当中必不可少的一步，同时也是档案有效管理中重要的一项工作内容。

作者：李丽芳 单位：广东省惠州市第二人民医院

参考文献：

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我国信息化进程的不断推进，人们对于信息的需求更加渴望，因此，为了更好的贯彻为人民服务的基本宗旨，我国的事业单位需要不断提升自身管理水平，这其中最为重要的就是要不断优化自身档案管理的途径，提升档案管理的水平，这样才能够不断提升信息公开的程度，满足当前人们对于信息的渴望，实现真正意义上的和谐社会目标。为了更好的实现我国事业单位档案管理的工作，本文就目前事业单位的档案管理工作中存在的问题进行研究，希望通过这样有针对性的研究，发现其中解决问题的方式与方法，最终不断改善我国事业单位档案管理的途径，最终实现信息公开的基本目标。

1引言

相对于一般的单位来说，由于事业单位本身的特殊性质，导致了其在进行档案管理中必然会有其特有的属性。由于本身事业单位在整个管理过程中就比较复杂，因此，在进行档案管理时必然整个程序也是比较繁琐的，这其中包括了档案的收集、整理、统计处理等多个过程和途径，总体上来看必然需要较为复杂的过程和准确的统计。但是，良好档案管理将对于事业单位的发展极为有利，可以这么说，不断提升事业单位档案管理的水平将能够不断提升我国事业单位的工作效率，同时也能够对于整个事业单位中人力资源的管理产生重要的影响力。但是，就目前来看正是由于本身事业单位权力集中，而且缺少了必要的外部性监督，这样必然会导致整个档案管理产生一系列的问题。

2目前事业单位档案管理现状

2.1档案管理的基本制度不健全

就目前来看，我国事业单位内部对于档案管理的基本制度还是不健全的，整体上存在着较大的问题，一般而言部分事业单位在进行档案管理过程中完全忽视基本档案管理的流程，对于档案的管理和归档完全都是随性而定，完全没有依据科学的方式进行有效的管理，这就导致了目前许多事业单位的档案管理工作一片混乱，使得整个事业单位在进行管理中也是比较混乱的，另一方面，即使部分事业单位在进行档案管理中建立了较为科学的整理和归档过程，但是由于本身缺乏监督的机制，这就导致了整个监督过程有问题，使得整个档案管理制度仍然形同虚设，因此，对于档案管理的基本制度建设仍然是目前事业单位档案管理的重点。

2.2档案的使用效率低下

事业单位在当今经济社会中发挥着重要的作用，但是为了更好的发挥其作为为人民服务的社会公益性单位，必须要发挥好其档案管理的积极作用。但是，传统意义上的档案管理思想严重阻碍了我国事业单位档案管理的效率，使得其原本应具有的经济和社会效益没有得到有效的发挥。

2.3档案管理的软硬件环境不到位

目前来看，部分事业单位内部并没能很好的实现现代化的档案管理制度，虽然其相应的计算机和网络通信设备有架设，但是其落后程度过于严重，造成了基本的硬件不达标；另外，对于档案管理人员的培养也不到位，使得档案管理人员缺少必要的知识储备和档案管理的技巧。

2.4档案收索效率不高

档案的收索效率决定了档案的利用效率，但是，事业单位中本身的基础性建设就有问题，无法为快速检索功能提供有效的技术支持，另外本身档案管理的复杂性就导致了档案在进行检索的过程中会出现重复等一些的问题，这样就会大大降低整个检索的效率，因此降低了整体的有效性。

3事业单位档案管理的路径优化方式

3.1建立全新的管理理念

相对于硬件不达标的问题而言，思想观念的转变更为重要，由于受到了传统档案管理的思想限制，使得当前我国事业单位的档案管理理念落后，因此，应该不断改变现阶段的管理理念，将基本的管理方式与当今时展的要求相互结合，以便实现高效的档案管理理念。

3.2加强档案管理的安全性和制度化

近年来，我国信息技术的不断发展，使得档案管理也不断的实现了信息化，但是对于事业单位来说，其大部分档案还是需要保密的，为了更好的保护档案秘密性，需要建立档案管理过程中的安全设置，同时要不断提升整个档案管理过程中的制度建设，这样才能够提升档案管理效率。

3.3加强人员培训

对于任何一个工作来说，人才是整个工作的核心，因此，为了有效的提升我事业单位档案管理的效率，必须要不断提升档案管理人员的基本知识和素养，这样才能够从根本上不断提升我国事业单位档案管理的效率。

4结语

事业单位档案管理必然涉及到许多复杂的过程以及专业的知识，为了更好的发挥我国事业单位的积极作用，需要加强事业单位的软件和硬件的环境建设，同时要不断更新管理理念，提升自身的管理水平。这样，才能够不断实现档案管理的信息化水平目标，最终实现社会主义和谐社会的建设。

【参考文献】

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中图分类号：g271 文献标识码：a

一、研究背景

改革开放以来，尤其是《档案法》颁布以来，我国的档案管理水平有了迅速的提高。档案管理水平的提升有效促进了档案信息资源的整合与优化，对企事业单位的决策与管理提供了重要的信息支撑。但是，随着人员流动的增加与机构改革的实施，档案管理中的缺陷不断凸显，这严重制约了档案管理的科学发展，给管理人员的工作带来一定的压力。这迫切要求档案管理机构与管理人员依据管理中存在的不足，积极采取有效优化措施，实现档案管理的优化。本研究将对档案管理中的不足进行分析，并提出相应的优化措施，从而为一线工作人员提供理论的指导与帮助。

二、档案管理的不足

（一）档案管理制度不健全。

档案管理工作有效开展有赖于完善的制度。但是，我国一些档案管理部门却存在制度不完善的缺陷。一些部门缺少有效的监督机制。一些档案单位的工作并没有接受定期的检查。监督工作的缺失导致一些档案长期处于凌乱状态。这导致档案损坏、丢失的情况时有发生。这必然给档案管理的完善带来不利的影响。档案管理制度不健全还体现在鉴定工作没有得到很好的开展。工作人员应该对档案进行鉴定，并将一些失去保存价值的档案进行剔除和销毁，以便更好发挥档案的作用。但是，一些档案管理机关却没有做好鉴定工作。一些失去保存价值的档案长时间处于闲置状态。这容易导致库容饱满，降低档案管理的效率。

（二）档案管理技术落后。

当前，档案管理的一个突出问题是管理技术落后。一些档案管理部门在工作过程中仍然采用手工操作，没有充分发挥计算机的作用。这严重影响了档案管理的效率。管理人员无法利用计算机系统对档案进行搜索，从而保证档案管理高效进行。导致这一情况发生有两个方面的原因。一方面，档案管理机构忽视了档案管理的信息化建设。一些档案管理机构没有意识到信息技术在档案管理中的作用，没有根据工作的需要引进相关设备，另一方面，一些工作人员无法胜任信息化管理的要求。一些管理人员的计算机水平比较低，没能很好在档案管理应用信息技术。这也给管理的信息化建设带来不利的影响。

（三）管理设施无法满足档案管理需要。

档案管理的主要目的在于为企事业单位和个人提供信息与资料的保存无法。这种工作性质使得档案管理工作具有较大的社会效益，而在经济创收方面的能力则偏弱。另外，一些企事业单位也在档案管理上投入较少的资金。这容易导致档案管理设施落后，难以符合管理的需要。不良的保存环境容易影响档案的使用寿命，给企事业单位造成一定的损失。

（四）档案工作人员素质偏低。

工作人员素质偏低也是导致档案管理不足的一个重要体现。一些工作人员缺少档案管理的知识与技能。其知识水平与技能无法胜任档案管理的工作需要。这必然导致档案管理的低效。另外，一些档案工作人员缺少服务意识。一些工作人员并没有意识到档案管理工作的作用，从而提供优质的管理服务。

三、档案管理的优化措施

（一）构建良好管理制度，规范档案管理工作。

档案管理的优化需要建立在完善的制度之上。一方面，档案管理机构需要建立完善的监督机制，加强监督检查工作。监督人员要定期对档案管理工作进行定期的检查。对于出现的管理问题，监督人员要给予指出，并要求工作人员进行完善。另外，监督工作还需要同工作人员绩效工作相结合，从而提高监督的效用。人力资源管理部门可以将监督人员提供的档案流失率作为绩效考核工作的参考和依据。这能够更好发挥监督工作的作用，从而避免档案流失与管理不善的情况发生。另一方面，档案管理机构要做好档案鉴定工作。工作人员

定期对档案进行鉴定，对于一些已经没有保存价值的档案进行处理。这有利于集中档案管理机构的人力与物力，对有效的档案进行管理与保存，从而实现管理质量的提升。

（二）积极应用信息技术，提高管理的信息化水平。

当前，信息技术不仅对生活方式产生深刻的影响，而且对档案管理工作发挥重要的影响。为此，档案管理人员应该积极利用信息技术，加强档案管理的信息化建设。工作人员可以利用档案管理软件和建立档案信息数据库，实现档案管理工作效率的提升。为了保证档案管理的信息化建设的顺利开展，档案管理机构应该投入资金引进先进的信息化设备。这些设备能够为档案信息化工作提供重要的物质基础与前提。另外，档案管理的信息化工作需要一支高素质的工作队伍。这就要求档案管理单位对工作人员进行培训，提升他们的信息技术水平。档案管理单位可以邀请相关领域的教师对工作人员进行培训，使他们掌握工作所需的技术与知识。这能够为档案管理的信息化建设提供重要的人才保障。

（三）完善管理设施，创造良好的档案管理环境。

如今，一些档案管理机构由于经济方面的因素，并没有为档案存放提供良好的设施。这给档案的安全与使用寿命都带来一定的消极影响。为此，档案管理机关应该做好管理实施的管理与建设工作，从而为档案的保存和利用创造良好的环境。档案管理机关可以积极向上级机构争取经费支持，以便为已有设施的管理和新设施的购买创造有利的物质前提。另外，档案管理人员还需要做好管理实施的保养工作。有效的保养工作可以延长设施的使用寿命，为档案管理创造良好的物质条件。

（四）建立健全培训机制，提升工作人员的素质。

档案管理质量同工作人员的素质息息相关，而员工素质的提升则需要健全的培训机制。培训机制的建立需要档案管理部门进行努力。第一，档案管理部门需要为培训机制投入一定的物质资源，培训活动需要以充分的物质基础作为前提。因此，档案管理部门可以将培训经费进行单列，这样可以保证培训工作具有充足的经费。第二，培训内容需要符合档案管理工作的要求。员工培训需要同档案管理工作相契合。培训需要涉及资料归档、档案整理、档案登记、档案检索和档案保管等方面的技能。员工通过这些培训活动，能够对档案管理的相关技能进行较好的学习和掌握。另外，培训还需要涉及服务意识。档案管理工作是服务性工作。这就要求档案管理人员应该具有良好的服务意识。为此，培训活动应该围绕服务意识开展，以便更好提升员工的服务积极性。第三，培训活动需要规范化和制度化。档案管理部门应该致力于培训活动的制度化建设，严格规定培训的内容与时间，并要求员工认真遵守培养的相关要求。这能够提升培训活动的效用，更有效地提升员工的素质。

（作者单位：广东省潮州市职业技能鉴定指导中心）

参考文献：

[1]张家英.大学生档案.档案时空，2005，8.

[2]段署平.高校毕业生档案管理中的问题及对策.怀化学院学报，，2006，25.

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一、人才市场档案管理的现状

1.1收费不合理。人才市场对档案的保管、传递等业务都需要支付一定的费用，来作为人才市场的主要收入来源，支撑人才市场的正常工作[1]。例如，2013年开始人才市场个人档案的托管年费的国家标准需要120元[2]，而有些城市的收费高于国家标准，这并不统一的收费使得流动人员的负担加重。1.2档案功能遭到弱化。由于社会人员在新的经济环境中有着快速的特点，档案个人履历的记载功能的灵动速度不如真实人员流动快速，这导致了档案并不能真正反映流动人员的真实经历和对社会的有效贡献，不仅仅阻碍了流动人员的发展，也削弱了人才市场的诚信，使得档案的实际功能进一步弱化。必须通过科学的思想体系以及有效的方法，保证档案管理工作的有效性[3]。1.3归属关系不明确1.3.1档案的管理归属关系不明确。用人单位和人才市场对有关流动人员资料的一系列责任，如收集、整理、归档，传递、审核等事务互相推脱，责任不明确，无法有应对突发事件应急措施，牺牲的是流动人员的时间和精力。1.3.2档案管理手续繁杂。对于在单位产生的一系列活动中，员工的绩效考核、工资核定，各种等级证书等资料的收集、整理和移交工作都会顺利在单位进行再交接给人才市场档案管理部门。而其余事项则需要通过反复在双方间确认和查阅，档案的管理手续复杂，这样不仅给经手手续的工作人员和档案所属人带来麻烦，也降低了工作效率。1.3.3缺乏时效性。由于个人与所属单位不能理解档案工作的重要性，导致在处理档案文件时，不能专业科学地进行，导致了档案和真实的个人经历相错乱，不能全面反映一个人对社会的贡献，不利于档案的核对和未来就业的准备。1.3.4管理手段待更新。由于市场经济的活跃，流动人员的流动频率明显增加，需要人才市场档案管理部门在管理档案的时候不能滞后于目前状况。而旧时管理手段已经不能满足现时需求，只能在基础设施、资金投入、管理人员上加强投入，才能提高总体服务水平。

二、优化人才市场档案管理的有效策略

2.1 完善档案管理制度。只有在优秀的制度下进行管理，人才市场档案管理才能凸显它的作用。有好的档案管理制度才能合理地录入和安排流动人员的信息，建立有效的档案，避免因制度不明确而导致的权责纠纷等问题。人才市场档案管理制度应该简明有力，考虑到和各个部门的结合度，不需要过于繁琐的流程，对接方便。这样既可以在档案的录入、管理、审核、查阅等过程中降低成本，提高服务质量，也有效的约束了整个流动人员的档案管理。由于市场竞争的激烈，提升档案管理的有效性保证了公平和公正，让流动人员以及内部管理人员处理事务方便快捷，在与其他人才市场中的竞争得到突出。2.2提升管理人员素养。由于档案管理的主要经手人为档案管理的工作人员，若要使得人才市场的档案管理有规矩又行之有效，重心都在工作人员处理档案的基本能力上。传统的管理逐渐被淘汰，这则要求管理人员不仅仅有档案管理的相应专业知识，对档案管理内容的熟知，还需要跟随时代脚步，培养信息化技能，如软件的使用以及相关计算机知识。人才市场可以通过固定的培训来对现有人员进行素质上的提升，强调学习的重要性。2.3现代信息化应用。信息时代的来临，传统的档案管理方法对在人才市场进行有关档案的录入、移交、查阅等内容时，必须要从专业的网站上，通过查询获得权限有效权利，并获准合法利用。并且在信息技术的支持下，电子数字档案可以有相关法律证明真实性。如果不更新新型的档案管理制度，则直接制约了流动人员档案信息传递的速度和共享的便捷性。

三、结论

综上所述，由于市场经济的发展和现代社会信息化的完善，人才市场的档案管理工作在面临各种新时代、新环境问题时需要通过完善制度、优化功能、提高素质等策略优化自身，使得人才市场档案管理工作发挥其应有的社会作用，实现资源配置的最优化。

作者:叶龙峰 单位:黑龙江省黑河市五大连池风景区人才交流服务中心

参考文献

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Abstract: in the teaching process of the formation of the teaching file is an important part of college archives, the management of teaching archives work is the top priority of the college files. Establish a suitable for the college development and actual, best to make full use of teaching archives reality and potential value, for education teaching reform to provide reference information management mode are particularly important. Based on this, the paper on the teaching files management model of optimization analysis, so as to improve the teaching files management efficiency and quality of beneficial.

Keywords: science development view; Colleges and universities; Teaching archives; optimization

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

高校教学档案见证了一所高校教学方面的成长和发展，承载了一代又一代师生在教学战线上奋斗的经验和总结，对高校师生员工、高校本身乃至整个社会的发展都有着至关重要的作用。因此，搞好教学档案管理工作是高校档案工作的重中之重。优化高校教学档案管理模式，为教育教学改革提供参考资料便显得尤为重要。

一、高校教学档案管理模式优化的指导思想

科学发展观强调的是科学与发展，也就是说事物的发展必须不断的根据现实的情况进行调整，因此科学发展观除了强调以人为本的发展理念之外，还必须及时的进行思想观念的更新。关于教学档案管理工作，长期以来人们的思想一直是比较保守的，缺乏创新的意识。这在很大程度上影响了教学档案工作管理的效率与质量，也不利于教学档案作用和功能的发挥。高校教学档案见证了一所高校教学方面的成长和发展，承载了一代又一代师生在教学战线上奋斗的经验和总结，对高校师生员工、高校本身乃至整个社会的发展都有着至关重要的作用。

本文认为教学档案虽然记载的是师生在教学过程中的创新经验、失误差错、表彰奖励和处罚的情况，具有一定的保密性，但是，也应该充分重视教学改革动态信息的记录与归档，应该改变教学档案被动服务的理念，通过采取积极的措施来达到积极主动服务的目的。

二、高校教学档案管理模式分析

高校教学档案的管理模式，从专业的角度来看，可以分为两种模式，一是纳入管理模式，二是非纳入管理模式。纳入管理模式就是将高校教学档案中的全部类别或部分类别划归给校档案室，由校档案部门实行档案业务管理。非纳入管理模式的表现复杂多样，类别不同的教学档案在高校中的管理模式也是有着不同差别的。

(一)纳入式管理模式

纳入式管理模式可以通过充分利用高校的硬件建设来达到高校教学档案管理的目的，同时由于纳入模式是一种集中管理的模式，因此比较容易实现教学档案信息之间的共享。采用纳入管理模式之后，对于在高校教学档案中，涉及到的一些关于收集材料的某些问题，就可以从高校的各个专业学院档案中查找补充，直接而又方便，然后经过简易加工归入教学档案；档案部门工作人员在进行编研时，也可以使编研的成果在纵向和横向上得到强化。但是，上述优点的实现是有条件的，如果管理不当，则很难实现。比如，将档案文件与管理中文字、图像、声音、空间、时间等各种信息的集成，同时将信息进行整理、分类、汇总，输入的是分散的信息，输出的是系统的信息。这种管理是在信息集成构建的信息通道基础上才能进行的。因此，纳入管理模式，虽然具有很多优点，但是为了保证这些优点能够真正得到发挥，还需要一些基础性的条件。

(二)非纳入式管理模式

非纳入管理模式在一定程度上不利于高校档案相互补充和增值，但教学档案管理也只有在既能保证顺利实现管理教学的所有目的，又同时使档案资源实现增值的时候，才可以纳入到综合档案馆室，实现综合管理。而实际工作中，只要处理好相关部门之间的关系，一样能够做好档案的日常开发利用。另一方面，非纳入管理模式有一个缺点是，它不利于档案事业整体的管理，不利于与其他兄弟院校档案之间的协调与沟通。但是非纳入管理模式的优点是，他可以为高校教学档案管理节约成本和资源，并且可以为高校教学档案管理层次的划分以及水平的提高产生推动作用。

原因是，非纳入管理模式对高校的硬件水平以及管理人员的素质都有比较高的要求，因此如果高校实行了非纳入管理模式，显然会对高校的硬件建设以及管理人员的素质提高产生推动作用。目前我国高校教学档案的纳入管理模式，还处于一个摸索阶段，再加上一些其他客观条件的限制，导致纳入管理模式在实践上推行起来具有很大的难度，因此我们对非纳入管理模式一概否定为时尚早，我们需要用实践来进一步检验。

三、高校教学档案管理模式的优化策略

目前关于高校教学档案管理的一个现实问题是，非纳入管理模式和纳入管理将在一段时间内共同存在。但是又由于这两种管理模式都存在一些缺点，因此需要我们结合他们各自存在的缺陷，进行不断的优化。具体的优化措施是：

第一，建立教学档案管理工作的网络是非常必要的。高校应该成立校级的档案工作委员会，该委员会主要负责相关档案管理制度的制定与设计，主要负责档案管理制度的监督与评价。在委员会下可设立高校各学院的档案管理人员，这些人员主要对具体的教学档案工作负责，主要职责是执行相关教学档案管理的制度。例如：学校的招生处负责每年各级新生的招生数、报到数、第一志愿报考率等学生信息；学校的教务处负责学生的学籍管理、学生成绩、学位授予率、毕业率等；科研处汇总教职工的各级各类科研项目数据，包括结题的和在研的项目等等。对教学相关数据按照一定的规范格式进行整理汇总后及时上网公布，以方便教学部门的查询和利用。只有这样，才能确保教学档案资料的完整性、真实性和权威性，才能避免各部门各院系因人员更换不了解教学实际情况的现象，也避免了各院系频繁上报各种数据，重复低效率的工作。整合了高校教学资源，简化了工作程序，提高了工作效率。

第二，高校教学档案管理应该结合高校的实际情况。每个高校都有各自的发展特点和情况，高校的规模，管理的水平各有差异。高校教学档案管理应该考虑这些内在的和外在的影响因素，采取不同的措施，对高校教学档案进行管理。例如，对于一些小规模的高校，如果管理比较混乱，则不适合将教学档案放入到档案室进行管理，如果管理比较井井有条，则可以考虑把教学档案放入到档案馆进行管理。而针对有些规模比较大，档案数量比较多，类别也比较多的高校。如果档案的存放及其管理设备比较乱，再加上这种环境如果长时间不能得到改善，档案工作基本上处于各自为政、自行探索的状态，档案工作处于一种边缘化状态，处境尴尬，不利于管理工作的顺利进行，档案工作实际指导作用也就变得非常有限。所以我们建议，对高校教学档案管理工作的优化，应该结合高校的实际情况是否将教学档案的管理纳入到综合管理模式当中去。通过积极改善和提高高校教学档案管理的现代化程度，充分实现教学档案管理的科学化和合理化，提高人力资源的配置效率，实现高校的可持续发展。

最后，高校教学档案管理应进行综合管理。综合管理应该坚持一定的原则，比如成本效益原则、循环渐进原则、灵活与弹性原则等。综合管理是高校教学档案的一个高级阶段，但是过渡到这个阶段需要在前期的准备上多下功夫。应该考虑到教学档案管理工作的成本与效益，坚持循环渐进的原则，将高校教学挡案管理逐步从分散管理模式过渡到综合管理。在综合管理的过程中，为了更有针对性和更有效，我们应该选择一些适用于综合管理的档案。

高校教学档案管理模式的优化应该贯彻一个思想，那就是以人为本的思想。档案管理说到底是为人服务的，因此档案管理应该充分考虑到人的需求，进行弹性管理。高校教学档案管理应该在以人为本思想的指导下，对高校教学档案管理模式按照高校发展的实际进行优化和选择。

参考文献

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在煤炭企业不断发展和改革下，煤炭企业档案管理已成为其重要组成部分。煤炭企业档案主要体现在企业的基本建设、生产经营活动中形成的文件、图表、照片、录像、光盘等具有保存价值的文件的总称。它见证了企业的发展历史，为企业少走弯路奠定基础，对煤炭企业各个方面都有十分积极的作用。所以要加强对煤炭档案管理工作的认识和探索，保证企业档案的生存和延续，以便更好地服务于企业的建设。

一、煤炭企业档案管理的重要性和必要性

近年来，煤炭企业经过多次改革，管理逐渐走向集团化、规范化，但是档案管理相对较薄弱，总体水平较低，加之国家对其管理的滞后和概念的模糊，导致与其他行业有一定的差距。主要表现在企业对档案管理工作认识不足，档案人员业务素质低，归档信息不完整，档案管理跟不上现代化企业的发展速度。因此，加强煤炭企业档案管理意义十分重要。

（一）有利于企业做出正确决策

煤炭企业的经营管理和安全生产关键取决于决策的制定，只有加强煤炭企业的档案管理，才能为煤炭企业的发展提供真实有效的信息，才能准确分析和评估煤炭企业当前的状况，从而实事求是的为煤炭企业做出科学合理的决策。真正使决策和各项管理措施促进煤炭企业的发展壮大。

煤层自然、井下透水、爆炸、冒顶是煤炭企业经常发的重大事故，而防止这些事故的措施都是根据企业的地理条件、历年采掘状况等资料而制定的。因此完整、规范的档案管理是煤炭企业安全生产的重要因素。

（二）有利于对事故救援工作的开展

在井下几百米往往会发生煤矿事故，由于井下情况复杂，实施难度大，事故发生后如果没有详细的档案材料，就很难了解井下的基本情况，更难以进行及时、准确地制定救援方案，从而影响被困人员位置的确定和必需品的输送。

（三）有利于煤炭企业合法权利的维护

煤炭企业的实物档案是当时、当地和当事人在工作中形成的原始记录，是开展各项工作的第一手资料，能够保护企业员工的合法权益。当出现诸如塌陷赔偿、土地征用等问题时，煤炭企业就可以利用它来维护自己的合法权益。

二、煤炭企业档案管理工作的现状和对策

（一）企业档案管理意识淡薄

在企业的档案管理过程中，无论是文章的起草、打印，还是文章的及时归案方面都存在着很大的问题。如有人在起草档案使用圆珠笔写而不是用钢笔，有的单位用针式打印机打印存档，这些都会影响档案质量；还有的管理人员不按规定移交存档，影响档案的完整性。对此我们应该在公司内部开展宣传档案管理意识的活动，宣传学习档案法，把档案管理纳入企业的规划过程中。增强专业人员的档案管理意识和业务水平，充分发挥其主观能动性，做好分内工作，以优质的服务取得企业领导的重视，树立良好的职业形象，从而提升档案管理在企业中的地位。

（二）提高档案管理人员的综合素质

知识是不断更新的，档案专业知识同样也不例外。档案管理人员的知识老化、陈旧，应引起上级领导的重视，应该每年组织一次或者两次相关的业务培训或者派遣到外地学习，以加强对现有工作人员的继续教育，但业务培训应注重以下几个方面：

1.注重实用性

结合自身的工作实际需要和未来长远的发展趋势，与实际工作紧密配合，对档案法律法规、档案具体业务等进行较为系统的学习，并且要学以致用，便于实际操作，讲究实效。

2.因材施教

对档案人员的培训要与其所在的岗位需要相适应，重视知识灌输的同时不要忘了加强能力的培养。档案人员的业务知识培训要根据个人的不同情况因人而异，因材施教。

3.加强安全知识的学习

要做好档案的安全工作，让档案管理人员认识到档案管理工作的重要性。加强消防知识等方面的培训，增强处理突发事件的能力和解决实际问题的能力。从各个方面加强档案管理人员的业务素质和专业技能。

（三）建立健全档案管理制度体系

在煤炭企业的档案管理中建立完整的管理机制体系，以确保档案管理适应新形势的发展需要。正确果敢的决策机制、雷厉风行的执行机制、快速充分的反馈机制、坚持原则的监督机制，各种机制系统相互作用、相互促进，确保档案管理工作规范健康运行。

在煤炭企业中档案管理是一个完整的科学的系统工程，要根据本单位的实际情况和国家有关法律法规的行业标准制定和完善各项档案管理制度。如《文件材料归档与不归档范围》、《档案立卷归档制度》、《档案库房安全设施》、《档案借（查）阅制度》、《档案利用制度》、《档案人员职责与职权范围》等，确保档案管理中各项工作有效进行。

（四）加强执行煤炭企业档案管理的监督考核

为了保证档案管理制度真正得以贯彻落实和档案管理制度的严肃性和权威性，不但要建立健全完善的档案管理规章制度体系，而且要加强制度执行情况的监督考核。在档案管理过程中实施责任制管理模式，做到自己的工作自己负责别人的工作大家监督。共同为企业做出奉献。

（五）加强档案信息资源的开发和利用

煤炭企业档案管理信息系统是一个自动化系统。该系统具有检索、整编、应用功能。它运用现代化手段收集整理数据，并且能够运用计算机技术对数据进行统计和加工。使档案管理信息系统能够高效地处理煤炭档案管理信息。

煤炭企业档案反映了企业人员情况、生产技术、效益状况、设备维修等方面的历史记录，是企业方展历程中真实记录和写照。档案人员要充分利用这一优势，加强档案管理。

（六）加大煤炭档案管理中硬件设备和软件系统的投入

随着计算机技术和网络技术的快速发展，人们传统的工作方式和生活方式都发生了不同程度变化。首先我国的煤炭企业就要加大资金的投入力度配置更加先进的硬件设备和软件系统，使得煤炭企业的档案管理工作适应这种转变。

首先积极采购电脑、U盘录音笔等先进的电子设备，进一步完善煤炭企业的硬件设施。其次，要大力开发煤炭企业管理档案工作中的软件系统，优化煤炭企业档案管理工作的数据库系统，软件系统与硬件设备相结合，不仅提高了档案管理人员的工作效率，也保证了档案管理工作的管理质量。

（七）对煤炭企业的档案服务进行创新

现在煤炭企业所提供的档案种类越来越多，如文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案等，以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息。因此要转变传统的档案服务方式，要增强和提高档案服务的主动性、针对性、和及时性。

随着时代的发展，企业对档案服务的要求越来越高。企业在生产经营过程中产生大量的现代化的电子文件，档案室不仅要传统的纸质档案材料还要接收和管理新兴载体的档案，随着这种趋势的发展，要求企业在实践上打破常规、积极创新，把档案工作列入日常工作规划中，以条款积极落实，及时解决档案工作中的问题，为档案工作创造一个良好环境。

三、结语

随着煤炭企业档案管理的不断完善，要求档案管理工作者坚持去伪存真、实事求是的原则对档案进行分类、加工、编辑、归档，把档案管理工作规范化，为使用者提供最真实可靠的信息。做到以上种种不仅要求企业自身要重视档案管理，而且要求企业员工做好档案管理的培训工作和自身综合素质的提高，通过全企业的共同努力更好地服务于该行业。同时使自己立于不败之地。

参考文献：

[1]刘池 煤炭企业档案管理的现状与对策（J）.能源技术与管理2012（1）165-167

[2]谢志清 完善档案管理服务煤矿建设（J）.黑龙江档案2010（2）76

[3]张志纲，董淑娟 煤炭企业档案管理信息系统的设计与实现（J）.煤炭技术2012（21）281-282

篇12

由于医疗用房的紧张，医院存放档案的地方也十分有限；医院文书档案职责不明,管理不完善，医院文书档案与医疗病历档案的存放于档案库房的存放相混合，与档案管理的标准相差甚远。医院文书管理的信息效率过低。

（二）医院办公室文书档案意识薄弱

长久以来医院多偏重病案档案，医院文书与文书档案相对于病案档案来说,医院文书档案的相对重要性缺乏到位的宣传。很多人都认为文书档案没有存在的价值,相关的科室对于文书档案也是只保存不利用,有效资源的利用率下降，浪费程度极其严重，不能达到预想的可观状况。

（三）医院在文书与档案工作中存在的不规范现象

现下的档案管理模式下存在这许多的不规范现象。例如：版记不全、文件使用不当、分类不明确、用纸不达标、办理程序不规范、原稿文件缺损、装订不规范等现象。

（四）医院文书档案管理工作人员的专业素养有待提高

目前，我国的档案专业人员队伍在理论水平、文化水平、专业素养等方面参差不齐。有些档案管理工作人员缺乏文书档案管理方面的必要专业知识，责任心主人翁意识的缺失。造成案卷的混乱和收集保存不齐全等现象，不符合办公室文书档案管理的规范准则。

二、针对医院办公室文书档案管理工作的一些优化措施

（一）强化医院文书档案管理工作的规范衔接

实现文书、档案工作一体化，要求文书人员严格把好文件纸张大小、文件格式、笔支选取等等原始一手资料的质量关，实现标准化和规范化，在公文办理完毕后，应及时整理立卷及归档。

（二）提高医院文书档案管理人员的专业技能和管理意识

医院办公室文书档案管理工作人员需要不断地积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，充实和提高自己的档案管理专业知识。做到与时俱进，办公现代化是社会发展的必然趋势，信息社会必然导致大量的电子文件的出现。实现医院文书档案管理的现代化。文书档案管理人员则需要努力成为管理型、复合型和技术性的专业办公室文书档案管理人才。

（三）提高医院文书档案管理工作人员的积极性

健全相关的规章制度，加强档案整理工作的检查与监督，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作。把握好人员的变动和调入关，增强文书档案管理工作人员的责任感。充分调动办公室文书档案管理人员的工作热情，提高实事求是的工作态度，及时对从事相关文书档案管理的人员进行相关的待遇到位。

（四）建立医院文书归档的制度

具体到一个立档单位，不仅要真实、客观，要有归档的时间、范围、要求，保证文件的完整。文书档案整理的内容：档案的系统化（档案的分类、案卷的排列、档号的编制）和基本编目（编制案卷的目录）。