档案管理优化范文

引言：寻求写作上的突破？我们特意为您精选了4篇档案管理优化范文，希望这些范文能够成为您写作时的参考，帮助您的文章更加丰富和深入。

篇1

档案的显著特点是真实性、权威性和依据性，做好档案管理工作是确保每个单位各项事务性工作开展的基本前提。结合当前我国机关事业单位档案管理现状来看，其在档案管理上都还存在管理观念落后欠缺、管理制度不规范、监管工作不到位、相关人员素质及能力偏低以及信息化建设步伐缓慢等问题。对此，通过仔细分析，查阅大量资料，提出以下改进意见：

1 与时俱进，致力转变传统档案管理模式

推动档案管理在功能上由馆藏型向利用型转变。档案工作基本的要求是建好管好档案，保障档案安全。但管理的目的在于利用，其价值的体现也在于利用如何把“死档案”变成“活信息”、“活资源”，最大限度地发挥其社会效益和经济效益，是新时期档案管理工作者的重要任务。档案管理要善于从浩如烟海的档案资料中“沙里淘金”、发现价值，把对单位有益的东西充分挖掘利用起来，使其潜在价值得到充分实现，为推动单位发展发挥积极作用。

比如，绕推动文化大发展大繁荣，档案管理要发挥自身优势，积极提供文化资源服务，主动参与有关文化课题研究、文化项目建设、文化展览活动、文艺作品创作以及文化产品生产等.当好先进文化建设的生力军。曾经风靡一时的系列图书《老照片》、创下高收视率的电视剧《闯关东》等优秀文化产品，其创作过程中都参阅了大量馆藏资料，档案部门给予了有力支持，这些成功范例为档案工作参与文化建设提供了有效借鉴。

2 拓展思路，创新单位档案管理服务新格局

档案管理在服务上应由封闭型向开放型转变，尤其要清晰地意识到新时期档案工作的覆盖面会更宽、受众更广，体现出更强的社会性、全民性和公益性。一是档案利用不再局限于工作查考和学术研究，越来越多的普通公民为掌握信息或维护自身合法权益走进档案馆、登录互联网。这就要求尽快建立覆盖广大人民群众的档案资源体系，这也是当前档案工作区别于以往的重要内容。二是档案事业只有走出神秘象牙塔，联系于社会、根植于大众、服务于现实，才能有广阔的发展空间，走向真正意义上的现代化。这就要求改变目前档案资料“锁在深闺人不识”的状况，积极履行政府信息公开职责，通过规范有序地公开档案目录、卷宗，举办陈列展览等有效形式，使社会各界与人民群众更多地了解、利用档案资源。三是要优化档案服务措施，方便人们查阅利用。这就要求做好与群众关系密切的民生档案以及社会文化档案等工作，及时公开有关信息，使档案工作更加贴近群众、便民利民。四是要改进服务方式，探索发展诸如信息导航服务、增值服务、推送服务等以用户为中心的档案服务新模式。

3 多措并举，提升档案管理人员综合素质

档案管理工作枯燥、繁琐，因此在大多数人的认知中，档案管理工作不仅负担重，且没有前途。特别是在一些公立机关单位中，档案管理工作者晋升空间则不大，且晋升难度相对较高。因此很多机关单位档案管理人员都多半为实习人员，或者临时聘用人员，在编制内的正式职工则相对较少。正因如此，当前大多数机关单位档案管理人员都存在学历低、工作经验少、专业技能欠缺等问题，所以机关单位档案管理的优化还需进一步提高管理人员专业技能和综合素质[3]。

基于此，一是机关单位要重视对现有档案管理人员专业知识的培训，鼓励其加强继续教育，定期对其展开培训，并且注重培训工作的针对性，结合管理人员自身实际情况制定专业性强、针对性强以及可行度高的培训计划。二是结合员工结构情况，为档案管理人员创设继续教育条件，不仅要重视提高其专业知识水平，更要重视档案管理人员综合素质的提升。三是引入具有信息化技术知识背景的档案管理人员，提高机关事业单位档案管理人员政策待遇、生活待遇，优化档案工作环境，用相对优厚的条件吸引人才、留住人才，全面提高管理人员综合素质。四是作为档案管理工作者，其新形象就是知识领域工作者的高修养、高情操以及档案服务部门应有的气质与风范。理想当中的形象并非是一朝一夕的事情，作为档案工作者就应该不断的陶冶情操，通过博学和良好的职业道德素质来赢得社会公众的敬重，这样才能够充分发挥好档案的利用功能以及社会功能。五是为满足档案发展的需求，档案管理工作者必须拓宽自身的知识面，以时不我待的精神学习新的技能，掌握相关领域知识，不断创新管理理念，从具体的管理、服务和制度等多个方面去努力，以期适应档案学科最新的发展动态。

4 崇尚科技，加强现代信息技术使用

以往机关事业单位档案多为纸制档案，在管理上也通常都是采用手动管理，不仅需要占据大量空间位置，档案还极易受潮、损坏，不利于的保存和二次利用，使得机关事业单位档案管理工作质量和效率始终难以提升，因此机关事业单位必须加强档案管理的现代化建设。一是提高档案管理的信息化程度，借助先进科技方法建立电子档案，利用视频、文字、条码及射频技术对机关单位档案进行备份。二是创新机关事业单位档案管理技术优点是方便、辩解，不仅能够借助服务器直接进行档案收集、归类、储存，且档案不易受环境影响，更利于档案的保存。三是借助信息技术进行档案管理还有利于档案的二次利用，为档案利用者提供更优质服务。四是借助现代科技手段可以进行档案建档、识别、输入、输出、存储及档案总结分析等，让档案管理人员从传统繁琐档案工作中解脱出来，大大提高档案管理工作效率，从而腾出更多时间为单位、甚至为社会提供优质高效的服务，真正使档案信息资源共享工作落在实处。

5 结语

简言之，机关事业单位档案管理是一项长期的、任重而道远的工作，单位领导，尤其是单位具体分管领导必须高度重视，切实认识到档案管理对单位发展的重要意义，积极引导档案管理人员树立工作信心，摆正位置，全身心做好岗位工作，同时要有的放矢组织协调相关部门、档案工作者适时对档案管理的方法进行优化更新，保证档案管理工作的健康开展，促使档案信息资源充分发挥出应有作用，进而促进单位各项工作的全面发展。

参考文献

篇2

【关键词】

协同研制；航空；产品档案；优化策略

1前言

协，众之同和也;同，合会也。所谓协同，应用到航空产品研制领域，便是指各个单位在某一核心单位的带动下，互相配合，积蓄能力，科学有序地发挥自身的优势，不断汇聚成统一的力量，最终高效地完成航空产品的研制。协同研制模式已成为国内航空企业的首选。它的优势不仅体现在某一航空产品顺利推出的目标达成上，还体现在核心单位的实力提升上，更体现在各参研单位的能力提高与整个行业的管理水平和研制能力的全方位提升上，可谓一荣俱荣，协同共赢。但由于协同研制涉及到多单位，各单位研制能力高低不一、协同意愿大小不同，核心单位综合能力不足等，给现实中的航空产品档案管理带来了不少问题。

2协同研制中航空产品档案管理的问题

2．1航空产品档案的归档质量参差不齐

航空产品档案是指航空产品在设计、研制和制造活动中形成的具有保存价值的科技档案，主要包括技术文件、图样及其相应的元数据。由于大多数航空产品的结构复杂，设计研发周期长，制造过程难度大，因此，由此产生的产品档案可谓数量繁多，质量参差不齐，给档案管理工作带来了很多困难。在协同研制这一模式下，频繁的设计更改会带来诸多风险，最为明显的例子是设计单位现行有效的图纸无法与生产现场对接，造成更改贯彻不到位，不仅会拖延研制进度，更易直接导致经济损失。出于保证研制进度和节约经济成本的目的，提高航空产品档案内容信息的质量便成了设计工作中的一大重点。而作为协同研制的项目，航空产品档案高度依赖计算机技术，研制过程中产生的档案数据格式无法得到有效的统一，往往是UG、CAD、PDF、TIF等格式齐上阵，同一格式往往又涉及多个不同的软件版本，造成档案无法正常打开并提供利用。这种管理的困境告诉我们，只有具备统一的数据格式，技术文件、图样才能在信息系统中被不同单位识别，得到有效的传递与利用。

2．2航空产品档案的传递效率无法保证

航空产品档案的传递效率体现在技术文件、图纸传递的及时准确上。协同研制中，设计、试验、反馈、制造是一系列循环往复的、波浪式上升的前进过程，绝不是单一的、直线型的前进过程。在这个过程中，设计单位产生的档案要贯彻到制造单位的生产现场中，制造现场的问题要反馈到设计单位并得到更改并归档再发放到现场，才能使试验、反馈、制造得以顺利运行。由于这个过程涉及到多个乃至几十个成百个参研单位，产品文件的更改又十分频繁，从制造单位现场问题反馈到设计单位的产品文件完成更改并归档所耗费的时间颇长，因此，给档案管理部门预留的时间甚少，甚至可以说没有，所以，档案管理部门必须加班加点完成发放传递，航空产品档案的传递效率无法保证。

2．3航空产品档案的成套性要求难以达到

某一型号的航空产品，往往由零件、组件、部件等组成，因此，航空产品档案的成套性特征非常明显。协同研制过程中，核心单位及重点设计单位为了赶进度，往往在时间节点到来前，顾不上归档的成套性要求，批量的、无序的产生产品档案，一归档即要求档案部门发放，无法确保成套性到达生产现场，给制造单位带来了混乱，浪费了大量人力、物力。

3协同研制中航空产品档案管理的优化策略

针对协同研制中遇到的上述问题，本文拟提出一个切实可行的、行之有效的航空产品档案管理优化策略。航空产品档案管理优化策略可概括为:在多专业协作团队的带动下，以项目计划为指导，以数据系统为支撑，进行适应构型管理和标准体系的航空产品档案管理。具体来说，此策略包含多专业协作团队、项目计划、构型管理、标准体系、数据系统等五方面要素。

3．1多专业协作团队

人是生产力中最活跃的因素。在协同研制中，人的作用不可小觑。为了尽可能地规避风险、解决问题，航空产品档案管理应具备一个多专业协作团队。这个团队应纳入各个单位的档案管理专业人才队伍，使其形成一股基础力量，其中，核心单位及重点单位的档案管理专业人才须起到一定的领导作用;核心单位及重点单位还应积极地将信息化人员、项目管理人员、构型管理人员、质量管理人员纳入其中，使其共同参与团队建设与讨论，每一专业人员针对协同研制中出现的问题，各抒己见，共同承担问题与风险。有多大责任就有多大责任心，必须将具体事项落实到每一专业团队成员，才有可能达到预期的效果。在这个多专业协作团队中，作为基础力量的档案管理专业人才，必须得到统一的专业培训，对协同研制高度认可并积极参与;认同并理解前端控制和文件生命周期理论，制定出统一的适合具体型号研制要求的档案管理制度，尤其在归档质量、数据传递规则、成套性要求等方面严格要求，并积极贯彻落实。其他专业人员，应积极探索建立一个有效的协作沟通体系。

3．2项目计划

项目计划不仅是航空产品研制的总纲性文件，更是具体到某一节点、某一季度、某一月、某一天的基础性文件。可以说，航空产品档案的产生、归档、传递、利用乃至销毁，都与项目计划息息相关。因此，某一航空产品的项目计划，必须自觉地将航空产品档案管理囊括其中。协同研制中，项目计划的制定必须遵循产品研制的发展规律，不可操之过急，亦不可无限拖延;涉及航空产品档案管理的项目计划部分，必须得到上述多专业协作团队的充分认可;必须具备一定的动态性，可在适度范围内进行调整。只有这样，航空产品设计单位可在计划指导下，归档质量可靠的技术文件及图纸;航空产品制造单位可在正常的时间范围内，接收到有效的产品档案，开展现场研制工作;作为两者链条的航空产品档案管理部门，可根据项目计划，逐步落实归档、传递工作，保证归档质量及传递效率。

3．3构型管理

构型管理是一种面向产品全生命周期的，以产品结构为组织方式，将各阶段产品数据(结构信息、工艺信息等)关联起来并对其进行管理和控制，从而保证产品数据一致性和有效性的技术。由此可见，构型管理与航空产品档案管理存在着某种程度上的内在联系。航空产品档案管理应充分吸收构型管理的成果，找到自身的发展之路。具体来说，在协同研制中，档案管理人员应重视构型管理的作用，可依托多专业协作团队，在构型管理人员的帮助下，以构型项为基础，设计航空产品档案归档、传递的规则，形成系统的航空产品档案管理制度，从源头上控制，充分保证航空产品档案的成套性及动态有效性，以促进生产现场的有序管理。

3．4标准体系

没有规矩不成方圆。标准体系建设对于协同研制中的航空产品档案管理至关重要。航空产品档案管理人员应积极地将管理中遇到的问题反馈标准化人员，标准化人员在接收到反馈后，分析问题，在多专业协作团队中发起讨论，共同研究，建设一个适应航空产品档案管理需求的标准体系。标准体系建设应符合下述要求:首先，标准体系应是一系列标准的有机组成体。航空产品档案归档的要求、传递的机制、利用的要求、销毁的方式，等等，均应有对应的标准;其次，标准体系建设必须统一且唯一，即同一方面的标准只能有一份，各个航空单位应充分认同并具体落实相应的标准;再次，由于各个单位的工作重心不同，对于标准的理解也存在很大的差异，因此，核心单位应有权力和义务对各个标准进行解释，并监督检查各个单位的落实情况;最后，由于产品研制周期较长，实际经验在不断地积累，标准体系应具备动态调整的能力。只有具备完善的标准体系，强调统一、有序，产品档案的归档质量才能得到有效提高，传递效率、成套性要求才能得到保证，不至于形成信息孤岛，延误进度，为协同研制打下坚实的基础。

3．5数据系统

数据系统是航空产品档案管理的物质基础。数据系统管理的重点在于产品档案接收与分发。针对业务需求，核心单位应对各个航空单位的系统建设进行指导，确立统一的系统建立机制，构建适应协同研制这一模式的信息系统。针对协同研制这种模式，各个航空单位应建立统一的数据系统，若无法实现完全一致，至少须具备数据转换的统一接口。在现有条件下，鉴于产品档案产生、归档、利用的管理特点，不同单位间的产品数据管理系统(PDM)、档案管理系统、文件传输系统等均应实现有机统一，以减少因数据系统不一致而带来的档案传递问题。但数据系统的建设依赖于构型管理和标准体系的要求，绝不能简单粗暴地要求信息化人员修改系统，而不考虑现实的构型管理和标准体系。

4结语

在复杂的航空产品协同研制过程中，我们遇到了诸多现实问题，一定程度上造成了人力、物力的浪费。但这种种探索也为日后的成功奠定了坚实的基础。正是基于现实中发现的问题，我们提出了协同研制中产品档案管理的优化策略。在这种策略的运行下，航空产品档案管理必将实现自身无可替代的价值，为航空产品的研制服务，为航空产业的发展壮大服务!

作者：张新娴 单位：中国航发商用航空发动机有限责任公司

参考文献:

篇3

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）07-0-01

一、前言

文书档案管理工作是各企业、公司档案工作的核心内容，文书处理整体工作质量对档案管理服务发挥着重要影响作用。优质的档案管理工作则离不开公文科学、有效处理的完善支持。因此，作为通信精英企业的铁通公司，只有秉承系统、科学、规范原则，优化文书处理，开展现代化档案管理，才能真正提升实践工作水平，令优质的档案工作有针对性地令铁通辽宁分公司在铁通公司的持续发展中作出相辅相成的重要贡献。

二、提升文书处理规范性，优化档案管理

良好的文书处理需要依据规范程序开展各项工作，针对辽宁分公司经营规模庞大、业务丰富广泛、涉及较多现代化、网络信息技术的现实特征，文书处理工作更应依据科学规律，统筹安排工作流程，推进各个工作环节的良好衔接、文件档案在公司内部的顺畅流转、共享传递，进而综合应用于细化管理。辽宁公司应由文书工作具体形式进行处理流程的科学设计，确保各类档案文件的高效处理，有效利用，提升工作效率，规范工作秩序。文书处理具体流程包括内部发文、编撰、收文、日常档案管理等流程。其中收文与发文处理又划分出更周密的处理程序，并体现了各个工作环节的紧密联系、互相渗透、有效制约与环环相扣。不同分公司对具体的档案管理、文书处理环节则会呈现不同做法，而基本的处理环节却不应随意的增减或省略，应遵循客观规律、流程安排进行规范处理，只有这样才能优化档案管理。确保文书档案的合理快速运转，并在公司内部营造良好的工作环境与畅通的工作秩序。

三、科学制发公文，优化文书处理

公文是档案形成的基础，其制发科学性对于自身质量与整体档案水平均产生了至关重要的影响。因此制发实践应秉承科学标准原则，摒弃注重公文内容、忽视制发形式的不良意识。应科学依据我国公文格式相关要求，针对行文目标、发文权限、行文关系，合理选择公文类别，体现文种应用的合理时效性。其具体内容应包括发文机构、秘密级别、文号、签发方、具体题目、主送方、内容、印章、抄送机构、时间以及附件等。同时应注重的原稿公文的有效整理与科学收集，令其良好的映射文件形成公文的具体流程，并做好原始凭证归档保存。工作人员对于经过几次修改的文稿均应全面收纳，良好保存。对于字号的编制，应依据文件形式进行统筹编制，不应出现某某字或第的字样，同时不应编制字号虚位。对于主题词内涵的解析应体现准确规范性，即应依据词表规定进行选择，对于特殊应用的自拟词则应用三角符号进行清晰标识。为体现公文制发的良好时效性，应按行文公司负责人具体的签发时期进行编制。作为正文内容的有效补充并提供一定参考依据，公文附件也不可缺少，不应将其随意略去。应位于正文后进行附件题目及顺序的标注，体现公文制发完整有效性，进而为优质的文书处理打下良好的基础。

四、人性化实施归档立卷，契合现代化档案管理目标

现代化档案管理目标要求，对于相似公文不应重复归档立卷，同时应实施有序化的组合归档管理，这样才能体现档案信息的广泛利用价值、令其发挥优质应用效果，体现立卷管理的规范整体性，便于工作人员的个性化检索应用。因此，辽宁分公司在开展归档立卷工作中，应基于自身发展需求，面对庞大丰富的档案信息、文件、资料科学把握以我为核心的实践工作原则，有效区别各类资料与文件，注重内容、核心价值与具体形式的有效划分，进而明确核准各类高度相似的资料与文件。同时应确保卷宗处理的一致完整性，应依据铁通公司发展特征、经营业务类别、经济发展形势明确主次，树立人性化管理目标，将不应归档文件合理筛除，并注重预防价值化文档信息的不良丢失，进而科学实现现代化档案管理目标。

五、引入现代化文书档案管理手段，提升工作效率

为显著提升工作效率，应科学引入现代化文书档案管理手段，借助网络系统平台、计算机、信息化管理技术，创建文书档案优质管理体系，实现前文后档单次录入、广泛应用的科学目标。应借助计算机系统、自动化管控手段，一体化开展文书处理、档案管理工作，利用往来平台，实现文件档案的快速、稳定传输。同时可将档案文书之中具有一定联系、性质同样的工作做一体化连接，实现数据共享与高效转储。再者，可引入多媒体实践技术，采用图文并茂、声像具备的手段令档案文书工作灵活开放，实现自动化的信息整理、文档分类、档案立卷、文书鉴定、规范录入、细化标引、综合统计与快速打印，进而令工作人员可由机械化的操作管理中脱离出来，有精力从事更高技术含量的文书档案工作，发挥核心服务价值。

六、结语

总之，基于文书处理、档案管理科学重要性，互相作用影响特征，我们只有依据铁通公司经营业务特征，开展规范性文书处理、科学制发公文、实施人性化归档立卷、引入现代化档案管理手段，才能优化文书档案管理实践效果，提升工作水平，令优质的档案信息管理、文书处理为促进铁通公司的持续健康发展提供优质保障。

篇4

二、提高病历档案管理人员专业水平

医院病历档案管理水平的提高，需要不断提高病历档案管理人员的专业水平。病历档案管理工作，不只是简单的进行病历文件的整理，还需要实现对医院管理和档案管理的计算统计，具有一定的复杂性。随着我国社会经济的发展和科学技术的进步，信息技术实现了迅速的发展。医院管理工作的现代化和信息化建设的实现，需要应用大量的信息技术。目前我国医院的病历档案管理还存在一些问题，例如，病历档案管理的编制人员编制技术不足，在进行档案录入的时候，没有实现对档案的科学编制和研究，缺乏相应的信息开发和利用等。医院的病历档案管理人员配置不合理，一些病历档案管理人员的年龄过大，不能适应医院信息化建设的要求。因此，医院实现病历档案管理水平提高的目的，需要定期的对病历档案管理人员进行培训，提高病历档案管理人员的专业水平。例如，医院可以把对病历档案管理人员的培训，纳入到医院人才培养的计划中，增加对病历档案管理人员的编制，实现病历档案的日常管理，改善医院的病历档案管理人才结构。利用信息技术，实现对医院病历档案管理技术的科学管理和系统开发，可以提高病历档案的管理质量和管理水平。通过对医院病历档案管理人员的培养，融入专业教育和继续教育，可以实现病历档案管理人员专业知识的增加和专业技能水平的提高，有利于病历档案管理人员知识面的不断开拓和创新，实现了病历档案管理工作的现代化和信息化发展。提高病历档案管理人员的专业水平，还需要增强病历档案管理人员的综合素质。目前，我国医院的病历档案管理人员的综合素质较低，只能进行病历档案的基本整理、首页输入、编目和上架等简单的工作，不能实现对档案的编研、信息开发和利用等工作。病历档案管理，综合了医院管理、临床医学、档案管理、统计学和计算机技术等相关知识，具有一定的复杂性。提高病历档案管理人员的专业水平，不仅需要病历档案管理人员实现对病历档案的收、编和管等日常的基本工作，还需要病历档案管理人员实现对病历档案信息的科学、系统的开发和利用，充分的体现病历档案的价值。

三、重视病历档案管理信息化建设

我国的医院病历档案管理工作，受到传统的病历档案管理影响，很大程度上受到限制，不利于医疗改革下，病历档案管理工作的优化实施。病历档案管理工作中的另一个重要影响，就是放置病历档案的库房比较拥挤，存在一定的安全隐患。大部分医院的病历档案记录所用的载体还是纸质媒介，虽然可以在电脑中输入病历的首页进行保存，但是病历档案本身所占的库存和归档工作并没有发生改变，随着病历档案的逐渐增加，就会产生库房拥挤的问题。对病历档案管理进行优化，可以实现病历档案管理的科学化。医院充分认识到病历档案管理的重要性，加大对病历档案管理的资金投入，更新病历档案管理的设备和技术，促进病历档案管理信息化建设的实现，可以有效的提高病历档案管理的工作效率，充分发挥病历档案管理在医疗事业发展中的作用。例如，医院可以应用HIS系统和电子病历，完善病历档案的管理系统，延长病历档案管理中防盗监控设置和温湿度自动调控的使用时间，保证病历档案的完整性和安全性，才能实现病历档案的现代化管理和发展。保证病历档案管理的信息化建设顺利实施，可以加大医院的硬件投入，为病历档案的电子存储配置必要的软件和硬件设施。例如，医院可以购置计算机、扫描仪、刻录机和微缩机等先进的电子设备，实现对早期病历档案的扫描和建库，存入光盘中，刻录两份，一份用来提供医疗中的利用信息数据，一份进行封存保管。病历档案的优化，需要在原有的病历档案管理基础上，实现对病历档案的收集、整理、复印和借阅等工作环节的严格管理，保证病历档案管理的科学化和规范化。例如，在建立完善的病历档案管理制度之后，对具体的病历档案管理环节进行规定，制定科学合理的标准加强对病历档案管理规范化的实现。对医疗人员出院病历的书写时间做出严格的要求，医院病历档案管理部门应该在医院患者出院后的72小时内收到出院病历，及时地催缴没有收到的病历；对每一份病历进行查收，按照规定的顺序进行病历档案的整理和编制，及时地对病历档案中的疾病分类进行编码，建立日期、疾病和姓名等索引标志，及时地按照住院号进行上架等。