档案管理的方法范文

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档案管理是指把一系列原始的、零散的档案信息条理化、系统化，达到信息资源的共享的目的。作为重要信息收集、贮存和开发利用的档案部门，面临着信息网络化、档案信息开发利用多样化和管理现代化的重要挑战。作为医疗卫生事业的管理部门，开发档案信息资源，为医疗、科研、人事管理服务是信息工作的根本任务。为此，作为直接接触档案的一线档案管理人员，一定要加强档案信息的编研工作，搞好档案信息的开发应用，提高利用率，使信息资源共享。

1.医学档案管理的现状及特点

医疗卫生单位通过对档案史料的开发利用，才有了今天医学事业的发展。在正常的医药卫生管理中，不可避免会产生大量信息，从事医学档案管理就不可避免的涉及到信息工作。但多数档案管理是以基本的原始档案为基础，计算机起到辅助记录作用，无论从档案管理的思想观念上，还是信息工作内容上，均纯的停留在医学业务、管理统计、记录、存储上，难于发挥信息工作的职能作用。

目前，医学管理单位对开展的本单位科研项日和新业务、新技术不甚了解，工作处于被动服务状态，信息意识淡薄，信息渠道仅局限于本单位，忽略管理单位，导致信息沟通不顺畅，档案利用率低、利用价值不大。尽管档案利用已在医疗管理事业中起了重要作用，但是，还有相当部分的档案信息没能得到开发利用。

2.医学档案管理的方式方法

2.1立足档案服务，提升档案利用开发技术创新手段

信息时代，医学档案管理部门和档案工作者，应努力开拓创新，以科学的管理方法将过去封闭式管理模式向开放式管理模式发展，应用计算机技术和网络技术，满足资源共享的需要，提高档案信息的利用效率。在实际的档案管理中，档案工作服务方式要创新、档案管理理论要创新、档案服务工作内容要创新、档案服务机制要创新。

2.2拓宽医学档案编研范围，发挥档案信息作用

医学档案管理要“上门办公”，拓宽编研范围、内外结合、联合编研。改变原有局促的“室藏格局”。因而，一线档案管理人员必须提高认识，彻底打破自编自传编研思想的束缚，拓宽路子，联合编研。要加强纵向沟通，与医学科研单位、医院间的联合。这样既有利于丰富编研资料的内容，又有利于通过信息的传播利用，促进医疗系统的科研工作发展。还要加强同行单位档案室之间的横向联合，借鉴经验，可使资料互补，以达到编研选题具有广泛、综合和全面性的目的。如与组织人事、史志、党史等部门联合编写有关资料，既可弥补编研力量之不足，又可补充编研所需经费，还可提高编研资料的利用价值和利用率。

2.3进一步改进、开发档案管理的信息化工作方法

目前，大多数档案对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，使现代化设备不能物尽其用，造成相当一部分档案信息未被系统地、深层次地开发利用。为此，医学档案管理应该努力实现档案信息电子化，建立特殊数据库，提高利用率、检索率。

2.4进一步加强档案管理人员人才培养

档案管理队伍是医学科技档案管理的主力军。档案管理才的培养和队伍建设是开发医学档案的前提。医疗科研单位和档案管理部门都应重视人力资源的挖掘和培养，努力造就一批高素质的复合型档案人才。

同时，基础档案管理人员也要积极主动地编制各种途径的检索工具和编研成果，及时快捷地为医务人员提供可靠的依据，最终通过医学档案的收藏数字化、传递网络化、操作信息化、信息存取自山化，达到广泛应用医学档案的目的。

为此，档案管理人员要在实践中始终坚持求真务实的态度，勤奋学习，勇于探索，使医学科技档案上作更好地为医学研究、医学发展服务。

2.5建立档案利用信息反馈制度，促进开发利用。

档案管理人员在努力提高自己业务素质，增强管理能力的同时，也应履行档案信息反馈服务。如对档案质量的评价（服务态度、服务水平、职业道德等）、对各种服务方式的评价（如阅览、复制、咨询、汇编、资料服务等）、对服务水平及质量评价（如提供信息的及时性、准确性、全而性等）、对利用效果的评价（对信息的需求和意见，包括今后可能需要利用的档案种类、内容、成分和数量等）。

医学档案的广泛应用是档案管理工作中最富有活力的一个环节。做好档案的利用工作才能使整个档案工作具有生机。只有积极开拓档案管理的途径，才能使医学档案在医疗卫生事业建设中做出自己应有的贡献。

【参考文献】

[1]刘佳.医学档案的创新发展[J].青海师范大学学报（自然科学版），2010（02）.

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 16. 032

[中图分类号] F272.7；G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）16- 0054- 02

企业档案管理在企业管制工作中具有十分重要的地位。近几年，随着我国经济的不断发展，人才变动日渐活泛，企业传统档案管理模式的弊端逐渐暴露。企业档案工作怎样推陈出新，逐渐变成我们一定要认真对待的一个主要问题。不仅在企业档案管理体制上进行变革外，信息化管制同时是一个必要的发展。

1 加速档案管理制度的变革

陈旧的企业档案管理制度已无法满足现代企业发展的需求，因此对档案管理制度进行变革已刻不容缓。确立改革的路线，使当代企业的档案管理工作可以持续发展。只有经过改革，才可以给平稳、连续、和谐的运行理清阻碍、逃脱困境，才可以帮助人的潜力发挥提出最广阔的平台。中国正在施行的一场关于社会各方面的变革，变革的成功将给我国社会的可持续运行提供可信赖的保证。档案管理工作身为社会大团体中的一个子部分，是所有社会团体的首要组成环节。因此，档案管理工作的可持续运行一定要改革，换句话说改革就是档案管理工作可持续运行的促进力。

2 实施制度化、标准化的档案管理

首先，全面调查案卷，取其精华去其糟粕。这是实现档案管理度化、标准化的首要工作。另外平常的档案管理部门由于历年来没有进行彻底的调查，还有移交部门规定管制期限不准确，都存在一些重复或者没有参考价值的案卷，因此，第一步要除去一些无用的案卷才能杜绝今后实施数字管制时发生重合和效率低下的状况。其次，重新整理文件，实现文件制度化。将一些文件过多、内容杂乱的文件进行再次整理。整理案卷的原则是最大努力地把一些存在关联信息的案卷整理在一起。在整理文卷的过程中要把一些没有页码、没有案卷目录、无文卷题目或题目不清晰的文卷重新整理、补全并保证所有文案更加规范。整理文案不仅使馆藏文案优化，还可以更加科学地保管文件，并且还能提高实行数字管制档案后的有效利用的效率。

3 构建全面的档案信息安全管制体制

档案信息化的完善构建以及最后的确实都应该依靠档案管理职员来运行，因此说档案管理职员是档案的信息化安全保证的第一个保障。所以，构建全面的安全管制机制，改善职工运行手段，增强档案职员的警戒性，能够从基本上减少个人错失所带来的信息遗失，降低电脑黑客对企业档案信息体系的危害。与此同时，对于信息化管制，在档案信息的应用需要采取职工确认身份、备份数据、杀毒软件等安全保护手段，运用这种方法增加档案管理的安全。

4 加强档案管理法治化建设

改革开放到现在，党及政府有关机构特别重视档案的管制工作，先后了许多政策用来改善档案管理工作。法制化是管制档案管理工作的根本，要做好档案管理工作就必须要依法管制，达成档案管理的制度化。档案管理设备的现代化，档案类型的多样化决定了档案管理方法要继续改革，只有坚定与时俱进，才能适应新形势，创立档案管理工作的新局面。万象更新的形势对档案管理人员在业务水平、知识水平及管制操纵能力等方面都说明了新的要求。档案事业的拓展必须坚持按依法管制的道路，唯有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥原有的作用。为了增强对档案的管制和搜集、整理工作，更方便地保护和使用档案，《中华人民共和国档案法》就此产生。

档案管理作为一个体系严密的管制科学，是我国经历千载的智慧成果。尤其是最近几十年，伴随信息化的来临，加速了网络化、数字化体系发展，档案信息化的管制已经逐渐变成档案管理运行的新目标，变成当代企业管制发展的主要标志。

5 构建一支素质高的信息化档案的专业队伍

目前信息化的社会档案管理者一定具有相应的计算机技术以及这方面相应尝试。也就需要企业档案管理职员应当依照档案信息化运行的现实要求，逐渐地改变自己的理念，掌握新的电子计算机知识，了解信息管制新的技术，建立保证企业服务的工作态度，所以构建一支素质高、水平高的信息化档案管理队伍，才能保障企业档案的信息化建立的需求。

6 结 论

综上所述，信息化档案管理作为一个完整，同时又周密的主要管制事务，不但要求企业领导赋予高度的重视，更应该得到全部档案管理职员密切合作、积极参加。尤其是目前，信息化运行早变成为世界变革的一个目标，更好地解决档案管理事务中所面对的问题，才可以变成为企业的经济运行提供有效服务的根本保证，才能更好地为企业服务，为社会服务。

主要参考文献

[1]赵晖.信息时代高校档案管理应注意的几个问题[J].办公自动化，2008，123（1）：56-58.

[2]张慧敏，徐静泽.企业档案信息化管制的实践与认识[J].黑龙江档案，2011（3）.

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说到系部教务档案的形成，我首先要谈到系部教务管理过程。一般在一个学期里，我们要经历开课计划、教学任务、教材征订、教学安排、教学计划、实验计划、补考、重修、教学督导、期未考试、成绩收集等等教学管理过程，而在教学管理过程中形成的各项具有保存价值的文字材料、图表、统计材料、计算材料、报表、照片、成绩册等不同载体形式的文件材料形成系部教务档案，系部教务档案是系部教学内容、方法、途径和效果的真实记录，是系部进行教学活动不可缺少的依据和参照，是改进教学工作、提高教学质量、促进学术交流的信息资源，是最基层、最原始、最重要的评估高院教育质量及管理水平的一个重要标志。因此学院一般都会要求系部将这些文件材料妥善保管。

二、系部教务档案在管理过程中存在的问题

1.学院没有制定专门针对系部档案管理的制度和措施

教务档案的管理分院、系（部）两级管理，院级管理由教务处负责。教务处是学院教务管理的中心，它统管着学院所有系部的教学管理，但在长期的教学管理过程中，教务处只对系部要交教务处的那一部份文档有附带的要求外，其它的文档，哪些是重点保管的对象，哪些只是临时保管的，哪些需要长期保管的，哪些只是短期保管的等，要如何保管，没有系统的制定出专门针对系部档案管理的制度和措施。势必会造成系部档案管理的自由性和随意性，也会给学院教学管理、领导决策、教学改革等所需数据资料带来不便和隐患。

2.系部档案管理没有指定有相关专业经验的人员进行管理

在系部教务管理过程中，一般系部都不会安排专门的人员对教务管理过程中产生的有关资料进行管理，这跟学院的人事管理体制指定的系部教务人员配备人数有关。因此，系部工作过程中产生的资料一般是谁产生的谁就负责，而这些教务人员往往都没有受过专门的档案管理相关知识的培训，他们只满足于完成现有的工作任务，没有积极认真的去思考如何提高档案管理工作的水平和效率以及它的重要性，也就难以发现在教务管理过程中存在的不足，更谈不上提高教学质量，拓展教学思路了。

3.系部教务管理人员更换频繁对系部教务档案管理不利

系部教务管理人员处于学院工作的最基层，他们的工作量大，工作时间长，责任重。而学院配备的系部教务管理人员人数有限，待遇也没有提高，系部一些教务管理人员身心不堪重负，纷纷要求调换工作岗位，致使系部教务管理人员更换频繁。频繁更换系部教务管理人员又没有完善的接换制度，新旧教务管理人员的接替使得系部档案资料的完整性不能很好的衔接，遗漏丢失现象严重。

4.系部档案管理的条件有限

开展档案的保管工作，必须有一定的物质条件作保证，否则是难以作好这项工作的。其基本条件如下：

（1）档案库房:档案库房建筑为档案管理保护提供了最基本的物质条件,档案库房建筑的好坏将直接影响到档案保护条件。

（2）档案装具:a.档案箱；b.档案架；c.档案柜。

（3）包装材料:档案经过包装,既可以防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害，又可以减少机械磨损。事实上除学院有专门的档案室外，一般系部没有分配专门的档案室，系部的大部分教务资料都是存放在系办公室有限的资料柜内，或乱堆在某个有空的地方。这样就难免不操成一些有用的资料丢失，由于没有制定专门的档案管理制度，对一些档案没有进行很好包装，使得一些重要资料损坏严重。

三、不良的档案管理可能造成的后果

一般，一个系部通过一个学期的教学管理过程会产生大量的文件资料，长期以往，系部文件资料不仅会数量众多，而且内容和成份复杂。不同的时间，不同的内容，不同的来源，不同的性能和作用等等文件资料，存在两种情况：一种是纯粹事务性或其它只有临时作用的文件，处理完毕了事，对日后的工作或评估等项活动没有查考价值。这种文件，不需要立卷归档保存起来，也就不会转化为档案。另一种是处理完毕后对日后的工作和科研、评估等项活动还有查考利用价值的文件资料。这类文件资料，必须立卷归档保存起来。就是说，文件资料要转化为档案是有条件的，并不是“有文必档”，只有处理完毕又具有查考利用价值的文件资料，才能转化为档案，这些档案，如果不按照一定的原则和要求，采取比较科学的方法，对档案进行分门别类的整理，那就会使系部档案资料杂乱无章，丢失、损坏，无序可查，严重时会影响到系部以及学院正常的教学管理。

四、系部教务档案管理的重要性

1.系部教务档案是院系教务管理工作的依据

教务档案文件是进行教学分析的重要数据来源。教师和教务工作者如能充分利用教务档案资源，则可以及时发现教学中存在的不足，从而提高教学质量，拓展教学思路。适时的查询教务档案资料对于任课老师或是教务管理人员制定新学期的工作计划无疑具有很大的参考价值。

2.系部教务档案是系部教学评估的参考依据

如果系部进行某项专业教学质量评估，对教学质量进行跟踪调查和分析，而教务档案就可以为此提供比较完整、系统真实的教学质量的有用信息、各种数据等等。

3.教务档案是专家组作出符合实际评价的依据

专家组进校考察评估，除了看、听到现实情况之外。大部分时间都是通过审阅自评报告和查阅各种档案资料来了解学校的情况。比如要衡量一个系的教学管理水平，我们就要对被评估单位所提供的教学文件，如教学大纲、课程、实纲、课程安排、教学指导、参考书目、试题与试卷分析学生成绩以及学籍、学位管理、学风建设等各方面的材料进行分析。如果一个单位能够完整无缺地提供这些档案材料，我们通过对这些档案材料进行分析，辅之以调查走访、民意测验等，就可以对这个系的教学管理水平做出基本的估价。反之一些单位不注意平时档案材料的积累，或者该归档的未及时归档而遗失掉了，那么做出符合实际的评价是难以办到的。

五、如何管理好系部教务档案的几点思考

1.系部领导要对系部档案管理高度重视

要想在单位做好一件事情，如果没有得到领导的支持，是很难成功的。系部教务档案管理也不例外，要想管理好系部教务档案，系部主管负责人首先必需指定专门的领导参入管理，并经常检查并具体指导档案工作。

2.建立一套适合系部教务档案管理的制度

俗话说：“没有规矩，不成方圆”。要想管理好系部教务档案必须建立一套完整、合理、科学、规范化的管理制度，教务档案管理完整、合理、科学、规范化主要是以相关的档案管理法律、法规为依据，制定严格的档案管理制度或实施细则，明文规定教务档案管理范畴、档案管理人员责任制、科学整理文档资料的方法等。

3.加强系部档案管理人员档案管理水平的培养

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中图分类号：C816 文献标识码：A

随着社会保险改革不断深化，社会保险覆盖面逐渐扩大，社保档案的数量也日益增多。社保档案管理是“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的惠民工程，涉及千家万户，关乎民计民生。如何做好社会保险档案工作，已成为社会保险经办机构的一项重要任务。

一、社保档案管理的重要性

社保档案在整个社保工作中具有非常重要的地位，是实现社会保障信息交流与共享的保证，是参保者维护其合法权益的重要凭证，也是社保部门进行科学管理、提高工作效率的必要条件。作为一项专业的管理工作，社会保险档案具有以下特点：

（一）数量大。随着我国社保制度的改革，参与社保的人口已从城市覆盖到农村，最终实现全民参保，这就是社保档案数量的庞大。

（二）变化多。个人的社保档案会随着个人工作单位的变化，而发生关系转移，各项社保缴费情况也会依据个人工资的增减发生变化，这就决定了社保档案的动态变化。社保档案以人为基本对象来办理的，个人是社会保险档案的最基础的形成单位。社保档案是个人参与社保的原始凭证，也是维护个人利益的重要凭证。就如人事档案一样，随着个人变化，产生相应变化。

（三）要求高。社保档案是按国家的有关规范来办理的。具体表现在：一是办理活动的规范，即各类社会保险都有统一的办理程序、缴付费标准；二是形成材料的规范，即各类社会保险都有规定有规范的记录卡，登记清册及报表，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料具有一致性。

二、加强社保档案管理的必要性

社会保险业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。

（一）加强社保档案管理，是深化社会保险制度改革的需要。 随着社会保险制度改革的逐步深化，“单位人”势必要变成“社会人”。社保部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，就要求我们建立完整安全的个人信息系统，即安全有序的社会保险档案系统。否则，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。

（二）加强社保档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。档案作为最原始的参保资料，记载着参保人的一切详细信息，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。

（三）加强社保档案管理，有利于社保部门提高业务质量和办事效率。档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。可以为决策者提供准确的各项统计数据，为领导科学决策提供服务，提高办事效率。档案资料的收集、整理、归档与利用是我们做好社会保险工作的前提条件。

三、新时期加强社保档案管理的方法

新时期如何实现社保档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，是社保部门必须解决的现时问题，责任重大，任重而道远。

（一）提高思想认识，提供全面保障。加大对社会保险档案工作的重视程度, 及时解决工作中出现的问题和困难，积极争取各级领导对社保档案工作的重视与支持,加大资金及人力投入,切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等现实问题,为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。积极组织社保工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管档的观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。

（二）健全制度程序，理顺社保档案工作管理机制。依据《档案法》、《保密法》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》等法规政策，制定社保档案分类大纲和管理细则。对每一类档案制定出相应的管理制度，从而构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计帐簿等，要及时立卷归档，遵循集中统一管理的原则，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费,实现社会保险档案的集中管理。把档案管理“星级达标”工作作为一项重要任务，纳入社会保险工作的总体规划，制定“星级达标”工作目标，明确档案管理责任制，与其它日常工作一起部署、一起检查、一起考核。

（三）加强信息化管理，实现“软、硬、人”统一协调。信息技术的不断发展为我们创新档案管理方式，实现智能、人性化管理提供了先决条件。各级社保部门应克服资金紧张的困难，购置现代化设备装备档案室。在机型上在市内要尽力做到统一，以便为下一步计算机联网及共享社会保险档案数据奠定基础。同时应着力进行档案管理的软件开发工作，由全市社会保险部门统一组织实施。要逐步实现档案的自动快速编目、档案信息的自动检索以及档案资料的快速统计。努力做到对档案的分类统计，综合数字统计、相关信息资料统计等，最终实现系统的网上互联和自助查询，使每个参保人可以方便的查询到自己的信息。坚持“以管促用、以用促管”的原则，围绕方便查询、提高利用效率上不断改进管理方法，全方位为参保单位和个人服务。

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1 关于医院实施档案管理工作的现状

1.1 档案管理的制度过于单一

随着科技和经济水平的进步，医院的人事档案管理工作也应该随之做出相应的调整，但是现在医院当中的管理方法大多都还是很多年前的老方法，管理制度单一，不能够更好的为医院服务，因此，在医院人事档案的管理制度上需要改进，建立信息化的管理模式。

1.2 档案管理的方式落后

在医院当中，人事档案具有较高的机密性，因此具有很高的重要性，这种机密性档案的管理应该由具有专业管理知识的人员来进行管理，但是现在医院当中相关的专业人员非常欠缺，专业的管理设备也很缺乏，在这方面同样需要改进。

1.3 档案的立卷过于陈旧

现在医院的人事档案大多都放在档案室里，多年没有人翻动，需要什么信息的时候查阅非常困难。而且档案信息的内容大多也不是很真实，或者存在信息根本不对称的现象，所以需要改进的地方同样有很多。

2 完善医院人事档案管理的途径和方法

2.1 从事档案管理的工作人员要提高相应的工作意识

提高档案管理的工作意识，要从和档案管理有关的三个方面展开阐述。首先，就是医院领导的作用，他们要首先对医院人事档案的管理工作给予高度的重视，采取一些规范化的管理措施，对于人事档案管理现状以及出现的问题要及时给予整理的措施，用他们重视的态度引起实际工作人员对这份工作的重视；其次，就是从事档案管理的工作人员，他们要不断的提升自身的管理素质，要经常参加一些相应的培训，意识到人事档案管理工作对于医院全体工作人员以及医院的荣誉形象等方面的重要性，不断的改善医院的人事档案管理工作；最后，就是在档案管理方面的法律意识，要拓宽资料的收集渠道，建立档案的保存、传递等程序科学化方式，确保档案信息的规范、完整和真实。

2.2 对于档案的监管制度要进行完善

人事档案主要记载职工的履历、鉴定（考评）、自传、入党入团、任免、奖励、处分、工资等方面的自然状况，记录职工的个人成长过程，思想发展历史，能全面系统的展现职工家庭情况、主要社会关系、专业学习情况、个人发展情况等各方面内容，能概括反映职工的个人全貌[1]。因此，档案的管理要实现法制化、规范化、制度化。

2.3 档案管理工作岗位要设置专业人员

医院当中从事人事档案管理工作的人大多是一些年龄比较大，或者一些其他职务的兼职做人事档案管理的工作，这对于管理水平的提高是非常不利的。所以，这个岗位要引进专业的管理人员，在招聘的时候要挑选各方面素质都比较综合的工作人员，同时，在以后的工作当中还要不断的完善他们的素质，经常做一些专业化的培训等等，让他们把医院的人事档案管理工作做到时代的前沿[2]。

2.4 对于医院的人事档案管理工作要实现信息化管理

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一、建筑企业档案管理的意义

第一、建筑企业档案管理的意义在于为建筑业基本建设发展提供有效机制。基建档案真实地反映了基建工程内容、过程和特征,是进行规划建设和管理学校的重要依据和凭证。一套完整的基建档案,从征用土地、实地勘探、图纸设计、施工合同、监理合同、施工进程、竣工验收及各类报告、来往文书、图表、数据等都有系统的记录,这些记录将会是考察历史和处理问题的科学依据。

第二、建筑企业档案管理的意义在于为建筑企业科学发展提供劫机。建筑企业档案不仅是历史的真实写照,同时原建筑工程地质资料和施工设计图纸是工程改建、扩建,或对破坏后重新恢复的重要依据。特别对那些深埋地下的各种管线及隐蔽工程进行检查和维修时,地面上看不到、摸不着,不能准确判断它们确切的位置和具体走向的情况下,技术人员便可根据相关档案材料去施工。这样既可以减少工作失误,节约时间,也可以节约经费,提高工作效率。

第三、建筑企业档案管理的意义在于为建筑业维权提供佐证。基建档案真实地记载了学校房产、地产以及设备产权形成的全过程,是学校界定产权关系的法律依据和法定根据,用好基建档案可以避免和解决不少产权纠纷。

二、建筑企业档案管理现状分析

第一、我国建筑业基建档案管理意识有待提高。长期以来,建筑业对基建档案的管理的标准化、规范化、制度化有待加强,存在对基建档案管理认识不足,抓得不够紧,管理不够严的现象。使得一些人在工作中,存在着“重建设,轻档案”的意识,“就地取材”忽视了对基建资料的纸张大小、书写规范、项目建设跟踪、资料成套整理等方面的要求,有的学校甚至借用档案资料缺乏严格的审批登记制度,导致基建资料参差不齐,甚至散失。

第二、我国建筑也基建档案收集难度较大。基建档案收集难是普遍存在的问题。首先由于基建档案具有涉及面广、时间跨度大、成套性强的特点,在客观上使基建档案的收集工作具有相当大的难度。其次基建档案相对应的建筑物除了地面上的以外,还包括隐蔽工程、地下管网等。这些工程多隐藏于地下或墙体内,具有不可见性,这种不可见性往往导致对相关档案收集的疏漏或缺失。再次档案部门与基建部门缺乏有效的沟通与合作,使一些已经竣工的配套项目资料或者工程变更、变增资料等未能及时整理归档。

第三、我国建筑业基建档案管理质量有待提高。我国建筑业档案管理专职人员严重不足,还缺乏基建专业知识,没有直接参与工程项目的建设,而是被动地接收建筑业基建部门移交的工程项目材料。基建部门又没有专职档案人员,一般都是兼职做档案工作,他们中的多数人对档案知识和技能不甚熟悉,未接受过培训或进行过短期培训,达不到档案管理岗位技能的要求,严重影响了基建档案的成套性、完整性,影响了基建档案管理的质量。

三、建筑企业档案管理的思路与对策

第一、提高档案管理意识,完善基建档案管理制度。实践证明,搞好建筑企业档案管理领导重视是关键。如建筑业各级领导重视档案管理工作,就会把基建档案的形成、积累、整理、立卷归档工作纳入基建规划、计划、管理制度之中;就会在基建工程的目标中,提出对档案材料的要求,并将其纳入基建人员职责范围之中;就会明确专人负责、统一管理、健全制度,管理好基建档案。

第二、加强技能培训工作,提高基建档案管理水平。无论是建筑业专职档案人员还是兼职档案人员,都要树立与时俱进的思想,加强学习,更新知识结构,特别要认真学习国家档案局、国家计委制定的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》及《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》等法律法规,积极参加档案管理业务培训。建筑业领导也要为这些人的学习、培训创造良好的条件,通过学习、培训和开展业务交流促进基建档案管理水平的提高。

第三、加强规范化建设,保证基建档案规范完整。建筑企业档案的内容多、种类多,收集时间长,牵扯的部门又多,要保障基建档案的规范完整,就必须建立健全相关制度,明确责任。

第四、提高思想意识,实现基建档案计算化管理。建筑企业档案的管理已经进入科学管理时代,由人工管理向计算机化、网络化管理转变的阶段。必须提高思想意识,转变思想观念,顺应历史潮流,使用现代化管理方法、利用现代化计算机技术、网络技术、数据库技术,来提高档案管理的水平,提高档案管理的效率。

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关键词 企业文书档案；档案管理；问题；改进

所谓文书档案，也叫做管理性档案，即事业单位、企业、团体、机关以及其它社会组织在行政管理和领导等工作、活动中形成的文件，这些文件具有一定的查询和保存价值。在档案管理工作中，文书档案管理占据着举足轻重的地位，是所有事业单位、企业、团体、机关的一项重要工作。可以说，企业文书档案资料的可靠性、安全性与文书档案管理水平有着直接的关系，只有坚持创新和与时俱进，才能落实好文书档案工作，使之为企业的健康发展奠定坚实的基础。

一、企业文书档案管理中存在的主要问题

（一）企业领导没有从意识上重视档案管理工作。在不少企业管理者意识中，档案管理工作是无法为企业创造财富的。这些管理人员认为，这是一份没有什么难度的工作，而且通常会下意识的下调招聘的标准，更不用说花时间和精力来培训档案管理人员了。意识上的不重视以及投入上的忽视，难免会影响档案管理工作的整体水平。与此同时，有些部门为了图方便，在对档案进行搜集的过程中不会主动把一些本属于档案范围的档案交给管理人员归档，由于归档不及时，因此档案管理人员无法及时记录下重要资料。在借阅档案的过程中，经常出现催还未果，过期不换的问题，加之档案部门没有及时采取处理措施，因而导致这该岗位形同虚设。

（二）文书档案与档案工作契合度低，资料不全面。对某些机关单位而言，文书档案管理是一份可有可无的工作，而且存在“重经营、轻档案”的现象，致使其他科室根本没有把文书档案的搜集和管理放在心上，这不但有碍工作人员能动性的发挥，同时还会影响文书档案的可靠性，导致其无法与档案工作衔接，正是因为档案工作与文书档案管理之间缺乏契合度，加之当前的管理制度存在许多漏洞，因而导致二者处于一种“各自为政”的状态，经常出现编号和装订不规范、文种使用不当、原稿不完整的问题。

（三）企业文书档案管理水平普遍偏低。一直以来，企业档案管理人员的任务就是保存好档案，这种封闭式的管理模式，使得不同时期对档案的质量、整理、装订规范出现了不同的要求，加之领导没有从意识上给予这项工作足够的重视，而且管理人员水平普遍偏低，档案部门又是一个可有可无的岗位，也没有针对档案管理部门建立档案部门经济责任制、管理制度和考核制度，导致档案管理水平普遍偏低。

二、企业文书档案管理的改进方法

（一）从意识上重视档案文书管理工作。提升文书档案管理部门在单位内部地位的途径之一就是使领导从意识上认识到这项工作的重要性。只有保证领导对档案文书管理工作有一个明确的态度，才能形成上行下效的效果，使全单位的工作人员都重视这项工作，也才能获得其他部门的理解、支持和帮助，从而为档案管理工作的开展创造有利的条件。在领导重视文书档案管理工作的时候，一定要在会议上将文书档案管理工作的地位上升到企业战略的高度。

（二）努力协调文书档案管理与档案管理工作的关系。严格来说，档案工作的顺利开展离不开文书档案管理工作的支撑，二者是相辅相成，缺一不可的。落实档案管理工作的前提条件就是做好文书工作；文书档案管理的水平很大程度上是由文书工作的好坏决定的。所以，文书工作人员必须具有一定的档案管理意识，在搜集和归档时一定要坚持准确性、及时性和完整性的原则，这样才能通过开展工作加强自身与其他部门之间的联系，还要认真办理档案的借阅、查询和审批手续，做好档案的统计与保护工作。

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房地产档案管理是城市房屋管理部分在实际房地产调查测绘、权属登记、权属转移以及变更房地产权等管理工作形成的具有高保存价值的图表、文字、声像等不同形式的历史登记，它是房地产权属登记的具体记录。房地产档案具有凭证性、真实性、共享性、动态性等特征；在产权档案形成过程中，产权管理具有数量大、涉及面广等特点，通过图表、文字结合，包括建筑、法律、测绘等专业知识。产权档案作为重要的资料，为解决房产纠纷、深化住房制度改革、加快旧城改造步伐发挥了具体作用；为解决房屋产权不清、户籍不明等问题提供了法律依据。房地产档案管理，是在满足广大档案用户资源信息需求的同时，确保档案及时开发、利用。因此，在实际房地产档案管理过程中，必须正确认识、处理档案利用以及保护关系，提高和规范房地产档案产权管理，充分发挥产权档案作用。

一、房地产档案管理存在问题

房地产档案管理随着产权变化、房屋拆迁损坏、城市建设发展不断变化着，具有极长的历史跨越时期。不同历史时期，档案管理要求、档案管理人员知识结构、专业素养不一样，对于房地产档案管理认识也不一样。根据相关调查显示：我国房地产档案管理主要存在以下一些问题：

（一）产权档案缺乏抗风险能力

房地产档案管理作为宝贵的历史资料，在实际档案管理中，由于经济水平以及观念制约，导致房地产产权档案抗风险能力不足。档案管理过程中采取的防潮、防火、防虫、防盗等处理措施，在泥石流、山洪、战争、地震等不可抗力因素影响时，产权档案抵抗风险的能力直接受到影响。例如：2008年汶川大地震中，很多地方被毁为平地，不仅造成了巨大的人员伤亡、财产损失，很多产权所属物顷刻毁灭，给财产保险理赔工作造成了很大影响。

（二）产权档案质量差异

在实际房地产档案管理中，由于产权档案历史跨越周期长，不同时期，产权档案存在很大差异；随着科学技术不断创新和发展，我国各方面都取得了相应的发展。不同时期，居民对产权档案认识不一样，档案管理经过不同的管理人员，产权档案具有不同的时代特征。由于产权档案管理人员文化、专业水平存在很大差异，部分管理人员缺乏专业知识，不能及时发现管理问题，导致很多不规范产权资料流入权属档案。在计算机技术以及影像技术普及之前，产权档案主要由纸质档案组成，档案产权过于简单，普遍只有产权平面布置图，导致很多产权情况缺乏描述。

（三）产权档案体裁单一

在档案管理中，产权档案除了必须具备纸质资料以外，还必须包括相关记录；例如：拆迁审批、影像资料照片、重要底片、调查处理过程中形成的相关房屋产权资料，计算机产权管理过程形成的光盘、磁盘等材料等。由于这些特殊体裁比纸质档案更容易受到破坏，因此在实际保管过程中，产权管理部门必须针对特殊体裁采取特殊保管方式；在保管过程中由于管理部门对特殊体裁档案收集不齐全，相关重要档案不能及时进行特殊管理，导致很多产权档案内容不完整，整体欠缺等现象。

（四）产权档案收集面窄小

房地产作为国家经济发展的支柱产业，近年来，各种企业单位不断参与到经济活动中；例如：房屋拆迁、旧城改造、企业改制、房产买卖、资产重组、继承抵押、交换等，只要涉及产权活动，就会有相关文件资料；除了档案等级，还有其他项设立、档案撤销、产权注销、档案登记、房地产代管档案、房屋拆迁档案、房地产交易档案等。在实际档案管理过程中，由于档案管理人员很少参与业务活动，产权档案收集只局限于登记部门，导致很多房地产现状和产权档案不一致。因此，在实际收集过程中，产权档案必须渗透相关工作和产权登记各个环节。

（五）当权档案资料纠正困难

在实际房地产档案管理过程中，由于档案资料归属于整个权属管理的工作流程，当业务进行归档环节时，各种手续进行完毕；导致档案管理人员材料验收时，缺乏资料，相关资料不准确、不规范，退还登记人员重新补齐、更正困难。另外，由于各种档案文件资料数据信息具有很强的关联性，当一处出错时，其他方也会跟着出错，经办人员规定复杂，程序繁琐，具有很大的工作量，导致具体操作十分困难。

二、房地产档案管理对策

（一）增强产权档案抗风险能力

随着计算机网络技术不断普及，在实际房地产档案管理过程中，必须不断提高认识，增强产权抗风险能力。例如：借鉴股市、金融风险，采取可行性控制措施，进行创新和完善；在股市中，客户交易通过异地备份资料等方法不断增强抵抗风险能力。通过政府支持，在耗费大量人力、物力的同时，完善新入库资料电子化工作。

（二）提高档案管理人员业务能力，规范档案管理体系

档案管理人员作为档案管理工作的主体，是相关制度的直接贯彻者。随着科学技术、社会发展不断进步，档案管理人员必须不断适应新标准、新要求。在实际工作中，必须不断提高业务培训力度，增强产权档案管理人员业务水平，增加房地产档案管理人员责任心、素质、知识层面以及业务水平。通过严格产权登记业务流程，保障产权资料，增加产权档案相关资料归档进程。

（三）增强产权档案服务功能

随着计算以及音像技术普及，给房地产产权收集提供了有效手段，科学技术作为产权档案的质量保障。在实际管理工作中，产权档案人员必须充分利用档案信息；通过计算机技术不断整理、分析、查阅、保护音像信息；通过及时掌握工作流程、工作动向，在确保现有工作稳定的同时，开辟新渠道，将集中收集和经常收集有机的结合起来，从根本上保障房地产档案管理直观、形象、齐全。

（四）规范档案产权更正，健全档案管理网络机构

在档案产权更正过程中，对于原件重新办理手续，档案人员必须根据档案服务，提醒调阅人及时注意备考提示，查阅档案更正信息；通过增加附加更正表，仔细说明更正原因、日期及时更正。同时，通过制定相关规章制度，健全档案管理网络机构；通过国家具体的档案法准则，逐步完善单位法规制度体系，推动档案信息资源有效开发利用，及时维护国家相关档案以及规章制度完整性。另外，通过建立档案管理机构，采用相同标准电子化产权档案，在充分发挥产权档案服务功能的同时，方便档案人员管理进程。

三、结束语：

房地产档案管理作为历史活动的重要产物，是居民经济活动的主要凭证。在实际管理工作中，我们必须根据实际问题，在大力开展档案管理的同时，制定相关规章制度，加强基础业务，提高档案管理现代化水平；通过增强档案法制宣传学习，推进法制档案工作，提高档案管理人员素质；从根本上完善档案管理工作效益。

参考文献：

[1]曾旺辉，黎永索.房地产档案管理的问题及对策[J].全国商情·经济理论研究，2009， （8）：132-133.

[2]肖爱娥.房地产产权档案管理探析[J].档案时空，2007，（6）：24-25.

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（一）医院档案管理人员的管理意识不强。医院档案管理中包含医院工作开展的重要信息，也是现代医院开展医疗管理的主要途径，新医改后，医院档案信息管理一体化运行，是推进现代医疗卫生体系转变的重要举措，而部分医院档案管理人员对医院档案管理的重要性认识不足，在日常工作开展中依旧存在粗放式管理，不仅导致医院管理缺乏科学性，同时也严重影响了新医改环境下医院信息的整体应用，对我国新型医院档案管理带来思想上的阻碍。

（二）医院档案管理体系不健全。我国实施新的医疗管理措施，是为了实现现代社会以医疗为代表的社会福利机构能够发挥实际作用，完善社会保障体系，但从我国医院档案管理的实际出发进行分析，发现现代医院的档案管理体系不健全，医院的信息管理一般主要是医院所有信息集中管理，由于管理的信息内容较为庞杂，医院档案管理缺乏规划性，导致医院档案信息混乱。一方面，医院内部人力资源档案管理的困难较大，甚至出现部分人力资源信息丢失，对医院工作者的个人发展带来较大的负面影响；另一方面，医院患者档案信息的保留时间参差不齐。

（三）医院档案管理的技术落后。我国现代医院档案管理中，档案信息管理的技术应用落后，也是影响现代医院档案管理水平的重要问题。例如：我国实施新医改后，逐步实施医院档案管理信息电子管理，但由于医院档案管理的信息量较大，无法在较短的时间内实现全面自动化；另一方面，医院档案管理技术的自动化系统的应用仅仅局限于城市医院内部档案信息管理，在我国农村小型医院信息档案管理中应用比率较低，依然坚持人工管理为主的医院档案管理措施，而从我国现代社会经济发展水平?砜矗?我国农村小型医院所占的比重较大，对实现新医改环境下，医院档案管理的技术水平的全面性改革具有较大的阻碍作用。

（四）医院档案管理的信息审查性低。医院档案管理是医院工作顺利开展的保障，对医院工作的开展具有直接影响。结合我国现代医院管理结构体系的发展情况分析，小型医院档案管理中存在的不足表现为医院档案管理的信息审核效率低，信息管理的准确率低，同时各医院内部档案管理的情况是各个科室信息管理独立存在，医院全局性档案管理的实际作用小。

二、实现新医改档案管理的改进方法

（一）转变医院档案管理工作人员的思想认识。为了实现我国社会公共服务体系的逐步优化，新医改中应实现医院档案管理的一体化运行，打破城乡医疗信息管理界限。在实际实施中，医院档案管理工作者必须转变工作态度，提升对医院档案管理重要性的认识。例如：采取医院档案管理信息的科学规划，结合新医改中相关规定，对城乡信息管理系统的规划进行合理的预算对比，为医生提供完整的病人病理信息，同时也为医院财务支出管理提供完善的经济报销数据，从医院档案管理角度，对社会医疗事业的完善提供支持。

（二）完善医院档案管理体系。我国实施全面性医疗管理结构体系的改革发展，新型医院信息管理离不开完善的医院档案管理体系，一方面，医院档案管理体系的完善必须具有流畅的信息管理流程，医院管理者结合新医改中医院档案管理的发展规划，进一步完善与落实近代医院档案信息管理流程中的不足，例如：某医院为了积极实现新医改下医院档案管理体系的优化与完善，实现了内部信息管理的流程完美对接。另一方面，实施医院档案管理体系建设，建立一套具有实际意义的医院档案管理制度，例如：某医院为了打破传统医院档案管理中医院人力资源管理信息与患者信息混合无序局面，实施医院档案管理的分裂管理，将医院人力资源档案管理转移到医院内行政管理部门进行管理，而病人的档案管理实施患者信息整体管理，实现了该医院信息管理的清晰化发展，这种医院档案管理措施能够实现医院病人信息的快速查找，提升医院的工作效率，是解决社会医患关系紧张的有效途径。

（三）医院档案管理技术的完善对接。医院档案管理技术的完善对接是提升医院档案管理效率的有效技术支持，新型技术的应用必须解决我国现代大部分农村医院档案管理技术落后的局面，政府针对这一问题可以实施农村医院档案管理技术的支持，另一方面，可以开展城市医院与乡村医院互动就医的形式，逐步引导我国医院档案信息管理网络系统的建立，实现全国范围内医疗技术水平的均衡发展。例如我国新医改中，对建立农村城市医院的档案对接提出相应的管理措施，优化现代医院档案管理结构，打破传统人工档案管理中存在的信息不完整、农村医院档案管理与城市医疗档案管理对接性低的问题，大大提升了现代社会医疗管理结构体系的信息完整性。

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【中图分类号】R197.3 【文献标识码】B【文章编号】1004-4949（2014）08-0649-02

1.前言

医院建立一个高效的管理体系对医院各项工作的顺利开展具有重要性和特殊性，这些特点的表现主要在档案管理的相关制度上医院构建有效的档案管理体系，给顺利开展医疗活动奠定基础，能够有效处理各种突发状况，有利于医院日程工作中的经营模式、技术研究和处理纠纷等有序进行。

2.医院档案管理的现状

因为医院档案管理制度方式仍有许多问题发生，所以对新形势的发展不能完全适应，产生这些问题的主要原因有以下三方面。

2.1落后的档案管理观念

近年来，由于医院负责人不重视档案管理工作的重要性，认为档案管理工作可有可无，随意调用业余的工作人员负责档案管理这项工作，对医院档案管理的资金和精力投放越来越少。负责人存在落后管理观念必定会对管理人员带来负面影响，导致工作人员对待工作的态度不严格、仔细。如此一来，医院管理制度无法适应新形势，医院的各种工作将无法开展。

2.2档案管理体系不健全

完善档案管理体系，首先应该加强医院档案管理。但是，大部分医院因为没有建立健全档案管理制度和监督体系，这就使医院档案管理制度形成监督失效、无考核、不受约束和管理不严的局面。因为医院负责人没有过多关注档案管理工作制度对医院各项工作的重要性，因此，随着社会先进技术不断发展，医院档案管理工作因建立一个完善的档案管理体系[1]。

2.3档案管理人员工作水平不高

随着医院档案管理制度不断改革，医院负责人必须重视档案管理体系和引入先进的管理技术，从而让档案管理工作人员提高管理水平和工作效率。但是因为现阶段档案管理人员综合管理素质较低，没有能力去驾驭先进的档案管理技术，所以需要一个具有专业管理水平和知识结构来负责档案管理这项工作，因为档案管理工作人员综合素质直接对档案管理工作造成正面影响。另外医院没有对档案管理工作人员进行档案管理的相关培训，并且在实施信息化管理体系过程中没有引入先进的信息管理技术[2]。

3.新医改下医院档案管理的改进方法

3.1更新管理观念，提高管理人员的管理意识

对医院档案管理体系进行完善，首先关负责人应该重视制度建立的工作，医院负责人应归档更新管理观念，把更多的资金和精力投放到管理档案中，使各项重要工作纳入到档案管理范围，以便及时处理日常管理工作。此外，必须做好档案管理工作的宣传，要求各科室积极配合档案管理工作人员日常工作。管理工作人员应充分认识档案管理工作对医院的重要性，对管理工作的整理和审查严格谨慎，不断提高自身管理水平，以提高档案管理意识。

3.2建立健全的档案管理体系

建立健全的档案管理体系，要求从下面几个方面着手：

（1）改进医院档案管理系统，建立健全的管理体系。医院档案负责人在严格执行档案管理标准时，要求医院档案管理的工作人员对规章制度的相关内容要了解透彻、具体明白，使其档案管理体系更加完善。同时，医院档案管理体系可以综合病例档案信息，使医院各项工作可以充分利用档案管理体系的价值。

（2）要充分利用信息档案科的主体价值。建立健全的档案管理体系，就要注重信息档案科发挥的作用，做到层次分明。信息档案科主要负责的工作内容是管理和审查档案以及相关的指导和培训；每个档案管理科室是医院档案管理最基本的单位，主要是负责收集、审查和整理档案的工作内容。

（3）建立医院各个部门之间的合作和交流。建立健全的档案管理体系后，医院必须要加强各个部门之间的合作与交流，这样才可以顺利完成医院档案管理工作。

3.3实现网络化档案管理制度

随着信息技术不断的发展，医院必须完善档案管理制度，充分利用先进技术的价值，实现网络化档案管理制度。实现网络化档案管理制度，首先需要医院档案管理建立一个完善的网络管理系统，实现信息化管理，使其档案管理制度从而实现网络化管理。

3.4提高档案人员的工作水平

医院档案管理水平的高低主要受档案管理人员的业务综合素质的影响，这就要求医院增强档案管理团队的精神，不断提高档案管理人员综合工作能力。首先在录用档案管理人员时，医院应该录用具有专业管理能力的员工负责档案管理工作。其次，医院应该对档案管理人员进行工作培训，以提高档案管理能力和技术水平[3]。

4.结束语

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目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

一、避免风险的措施

提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：

1．积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。

2．制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。

3．及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。

4．及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。

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二、缓解风险的措施

电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。

三、分散风险的措施

在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

四、评估风险的措施

当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。

简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。

参 考 文 献

[1]冯惠玲．论电子文件的风险管理[J]．档案学通讯．2005（3）：8～11

[2]王兆新，裘洁．浅议电子文件信息的安全与保密[J]．浙江档案．2004（1）：36～37

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随着社会的不断进步，国家对卫士、医疗事业的改制改革和完善相关的法律规则行动，全面建设法治社会，人们的法律维权意识逐步提高。医疗纠纷事件频发，从而医疗纠纷档案管理工作越来越受到重视。这些档案不仅能够促使医疗纠纷事件的顺利解决，还能为后人提高处理此类事件的经验和参考案例，减少工作的事物，减轻双发损失。越来越多的人开始对医疗纠纷档案管理工作进行研究。

1 医疗纠纷档案管理的作用

1.1 有利于加强医院的管理工作和顺利的处理医疗纠纷事件 在医疗纠纷事件发生时，医院可以通过搜索相关医疗纠纷档案，全面的去了解、看待事件，清楚的把握事件中的重点，找出事件发生的原因。通过与患者一方共同的协商，明白在事件中各方所承担的责任和义务，促进事件得到良好的圆满的解决，减少双方的损失。在医疗纠纷事件结束后，医院通过对档案的分析和管理，根据材料实事求是的分析原因，找到自身存在的失误与不足，完善管理制度和责任制度，适时地更新管理方法和机制，从而是医院得到更好的发展和更大的进步。

1.2 警示和借鉴作用 在医疗纠纷事件中，很多原因是因为医务人员的责任心不够强，工作没有做到位造成的。对于医疗纠纷档案进行管理，等同于给了医务人员警示，深深地教育了他们，促使医务人员主动的对事件进行分析和整理，找出前人的成功经验或者失败的原因，从而充实自己，提高素质，谨慎工作，减少甚至避免医疗纠纷事件的发生。另一方面，医疗纠纷档案的管理对于再次发生医疗纠纷事件处理上有着重要的借鉴作用。通过对医疗纠纷档案梳理，找到相似的事件，参考处理方法并结合实际情况，对于正确处理好当下正在发生的医疗纠纷事件有着重要的作用。

1.3 良好的教材 当下医疗纠纷问题已经收到了全社会的广泛关注，为了更好的、更顺利的解决医疗纠纷事件，越来越多的有识之士投入了此种问题的研究和学习探索中。医疗纠纷档案的管理，可以为这些人提供十分全面的、丰富的研究材料，每一起医疗纠纷事件都是一个鲜活的事例，使得研究和学习探索更加具体，探索出的内容更加具有实用价值。

2 医疗纠纷档案的管理方法

医疗纠纷档案特点突出，专业性比较强，材料繁多，产生的周期长，在管理这些档案的过程中要特别注意方法。避免档案的缺失不全，事件叙述不清晰，给日后的应用带来不便。

2.1 要十分重视医疗纠纷档案的材料收集工作 医疗纠纷事件的材料收集工作是医疗纠纷档案管理的重要环节，本工作应从事件发生开始直到事件的全面解决，全方位、多层次的收集材料。因为每件医疗纠纷事件都有着自己的特点，因此在处理的过程中，有一部分相对复杂的事件不能及时的、快速得到解决处理而隔年处理的事件也时有发生，所以这就为材料收集提出了要求。要求工作人员随时保持收集工作，在收集的过程中要本着公开、公正、求真、务实的工作态度，保证档案材料的全面和完整。

2.2 及时分析归类，形成系统 在医疗纠纷材料收集工作结束后必须及时的进行归纳分析，按照每件事件的特点，及时的归类总结，让档案整齐化、系统化。将每一案例材料按照时间和事情的发展顺序整理好放在一起；将每一案例具体的分析归类，案例相似的档案放在一起。当然，所有的档案都要独立装袋并标出序号，有所记录，方便日后查找。对于档案的结案与否一定要标示清楚，如：2013年内科李某，已经结案（或者未结案）。将正在办理的时间档案单独的放在临时地点，结案后按规则归类存放。

3 总 结

经济在发展，社会在进步，人们的温饱问题早已经得到的解决，正在向着全面小康目标奋斗，法治社会的建设工作如火如荼，观念深入人心，所以现代人的维权意识也就不断的提高。而医院中工作的失误，服务不到位，让患者一方感到不满意，从而导致了医疗事件纠纷发生。如何妥善处理这些事件，被人们所关注，这样医疗纠纷档案的管理工作也就被重视起来。完整的医疗纠纷档案既能提供事件解决方法，又能做为学习材料为学习研究这提供参考，是解决纠纷事件、促进和谐的重要因素。因此，做好医疗纠纷档案管理工作有助于为医院和患者双方减少损失、有助于提高医院的服务质量、促进社会和谐。

参考文献

[1] 邵银华.浅谈医院档案管理存在的问题、原因及对策[J].科技信息，2007（04）.