合同档案管理规范范文

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随着社会经济的发展，农村生产结构也在逐渐发生变化，土地作为生产资料在遵循家庭承包经营为基础、统分结合的双层经营体制的情况下也随之发生自由承包或流转以解放生产力优化资源配置。因此，农村土地流转合同档案管理务必以《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）及《档案法实施办法》为基础和指导，根据当地的实际情况寻找一种合法、合情的档案管理办法。

一、农村土地流转合同档案管理亟须规范化

土地是我国农村重要的生产资料，随着经济结构的变化，农村土地流转现象越来越多，城乡建设频繁征占用农户承包地，农户土地承包状况时常发生变动，这就使得相关合同和档案管理工作规范化显得尤为重要，一方面关系到切实维护农民的正当权益，另一方面有助于促进党的农村土地承包政策的落实与贯彻，事关农民土地承包权益的维护保障。

调查显示，由于种种原因，当前许多地方农村土地流转档案的管理不够规范化，保护措施疲软，诸如：有的地方不能对相关合同和档案材料及时立宗归档，可能导致信息遗失；还有工作人员变动时对档案资料交接不到位，也容易造成信息遗漏和档案损失；再者就是传统的书面办公中存在的材料填写不规范、笔迹潦草等等。诸如此类显现出当前许多地方的土地流转合同管理没有跟上社会经济的发展步伐，不符合《档案法》的规定，更与农村土地承包管理规范化和制度化的精神相悖，甚至带来实际的消极影响，给维护农民土地承包权益工作带来重大影响。

二、如何完善农村土地流转档案管理工作

各级单位要充分认识到农村土地流转合同规范管理的紧迫性，在国家相关法律法规的基础上探索契合当地实情的管理方式，加强责任意识和忧患防范意识，以期确保档案的完整与安全，为妥善解决农村土地流转和经营中的纠纷、依法维护农民土地流转权益奠定基础。

1.普及档案管理法制知识，提升管理能力

档案管理必须全面依循国家的档案管理法制，要注意宣传法制知识。首先，要进行分级培训。对档案管理法制知识的了解要从基本知识到重点知识和案例进行全面化的分级培训，加深大家对《档案法》《档案法实施办法》《档案管理条例》以及土地流转相关法律法规的理解和认识，促进各单位依法开展档案工作。其次，要保证档案员能够持证上岗。也就是说要在学习法制内容后进行全面的考核，考核合格后领取《法制培训合格证》，然后才能参加档案管理工作，这样一来就可以将法律学习培训纳入全员岗位培训内容，在综合培训中加强法律知识的培训，以增强全员的法律意识。

2.明确管理责任，严格依法归档

各级单位对土地流转合同档案管理有不同的针对对象和责任，明确管理权限和责任是规范管理的基础，只有这样才能落实依法归档，才能保证档案材料不至混乱、遗失及其责任的相互推诿。比如，签订五年或五年以上土地流转合同的，必须一式五份，县、乡、村、当事人各存一份，还有一份由乡镇管理机构集中向当地综合档案馆移交备份实行一体化管理。另外，土地流转过程中生成的其他档案资料可以由形成单位依法保管，不得遗失。

一般来说，目前土地流转相关归档中的土地承包经营权登记申请书、农村承包土地调整方案批件、土地承包经营权登记簿、土地承包情况汇总清册、土地承包经营权权属证明文件、现场勘界确认材料、公告材料、登记核准文件、登记台账、权属变更登记材料、登记发证原始材料、登记管理信息系统备份等交由县级人民政府农村土地承包管理部门归档保存；土地承包工作小组名单、承包土地调整方案、土地承包方案、土地流转委托书等档案材料，由村民委员会归档保存……唯有如此才能对号入座，责任由归，防止管理上越俎代庖造成混乱，杜绝责任追究中李代桃僵等不规范的事情发生。

3.严审档案质量，规范收集整理

传统的档案大多是手写体，其中不乏字迹潦草给工作带来困难者。所以在档案规范管理中，土地流转相关合同务必经过严审确保材料真实有效，要求数据准确、字迹工整、图谱易读，落款、日期及公章签字等清晰明确，具有可标识性和合法性；纸质合同档案要使用不易褪色或消失的中性笔用工整的楷体填写，纸张及装订要严格按照档案保护的要求，不易损坏和失散。

及时收集整理归档才能确保合同档案的准确不失。这就要求我们一定要建立健全档案管理制度，责任到人，及时将合同信息及相关材料进行收集整理，完成归档。任何单位及个人不得私自处理抑或拒纳归档。为了便于检索和查询，合同整理归档后，应编制目录以备查询。

4.注意安全保管，完善信息管理

合同和档案的原始材料一般都是纸质媒介，如果遇到潮湿、水浸、燃烧等就会完全损坏，所以档案管理要切实做好安全工作，具体做法如下：（1）土地流转档案管理设置专橱，分专人负责，防止人为损坏、遗失；（2）做好各种防范措施，切实做好防虫、防火、防水、防化学药品、防污染等工作，防止非人为的破坏和损失；（3）不具有保管权限的档案盒材料应及时交由相关法定部门进行保管，不具备保管条件的单位，应及时完善条件或暂交由上级部门协助保管。比如，县、乡（镇）两级档案须依法在保管一定期限后及时、完整地向县级国家综合档案馆移交。

以上是笔者对农村土地流转合同档案规范化管理必要性的认识及策略要点。笔者认为档案管理除了科学、合法的管理制度以外，我们还要建立健全监督检查机制，尤其要加大对乡（镇）和村级档案工作的指导督查力度，防止土地承包档案损毁和丢失。对档案管理不善和违规反纪行为要依法追究民事或刑事责任。

参考文献：

[1]南京市档案局.加强土地承包经营权流转合同档案管理[J].兰台世界，2010（09）.

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近年来，随着医院规模的扩大，医疗业务水平的提高，很多医院的基础诊疗设备和专科设备投入在增加，在采购医疗设备的过程中，也形成了大量具有法律效力的医疗设备采购合同档案资料，这些档案资料形式多样化、种类繁多、数量巨大。因此，为了进一步完善医院固定资产管理，规范医疗设备档案的收集、归档工作，建立并完善医疗设备采购合同档案显得极其重要且必要。文章从当前地方三甲医院的医疗设备采购合同档案管理现状出发，归纳出医疗设备采购合同档案管理存在的主要问题，并分析了问题的成因，最后通过规范化的管理视角，提出医疗设备采购合同档案管理的几个思路，以促进医院档案管理水平的不断提升。

一、医疗设备采购合同档案管理现状

由于医疗设备采购工作流程复杂、涉及的部门多、特别是大型医疗设备的采购周期较长，这就对医疗设备采购合同提出了新的挑战和要求，而对应的采购合同档案也就随之出现了较为常见的问题。

（一）部分医疗设备采购合同档案资料缺乏完整性

医疗设备采购过程经历了使用科室提出申请、设备科组织院内市场询价（金额较大的需外出招标）、报院领导班子审批决策等阶段。从使用科室提出申请开始，就产生了对应的工作记录表格，表格需要按要求填写内容，报领导审批，在多个领导审批、使用科室确认签字、其他部门共同参与询价并签字确认的过程中，难免发生漏签字、忘记收集相关材料的情况，因此，在收集采购合同档案材料时，资料内容不全的现象时有发生。

（二）医疗设备采购合同档案收集难度大

医疗设备采购合同档案包含的内容丰富，从大多数医院的档案看，主要包括：采购合同、廉洁协议、医院内部送相关部门审核的内审合同、院领导班子的决策批示材料、招标（询价）记录表、使用科室的申请报告、可行性报告、职代会议案和决议批文、招标文件、成交通知书、评标报告等材料。这些档案资料内容丰富，经手的人多（涉及到医院设备科、招标办、院领导、经销公司等），每个档案资料产生的时间没有固定节点，而且有时经销公司提供的原始材料不完整，这些因素大大增加了收集档案资料的难度。

（三）医疗设备采购合同档案归档后不能封卷

医疗设备采购合同档案属于医疗设备档案的一个重要部分，也是整个医疗设备“生命线的开端”。医疗设备档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。例如某台直线加速器采购建档后，某天发生了故障，维修工程师到现场进行维修，更换了某个零部件，还填写了检测、维修报告单，那么该维修报告单、检测报告单就需要及时收入该设备对应的档案盒中。因此，医疗设备档案不能封卷，直到该设备报废。

（四）医疗设备采购合同档案检索查阅方法单一

医疗设备档案是医疗设备管理的信息之源，是医疗设备管理规划化、科学化的基础。一个全面、完善的医疗设备档案库，对设备管理具有深远的意义。目前为止，很多医院都尚未开展档案信息库建设，但医疗设备采购合同档案的利用率极高，因此，大多数相关工作人员只能通过Exel表格来完成医疗设备采购合同档案的内容录入、查找工作，虽然也达到了一定的预期效果，但从长远、系统的信息化建设来说，这样的查阅方法还是远远不够的。

二、医疗设备采购合同档案管理中存在问题的原因分析

（一）档案意识不高

一方面，由于医疗设备档案不像医疗、科研等档案那样能直接产生社会效益和采购效益，所以长期以来得不到领导、职工的重视，极少设有对应的医疗设备档案管理员岗位，专职的医疗设备档案管理员岗位更加谈不上，档案管理意识比较淡薄，忽视医疗设备档案的重要性和必要性。另一方面，一些从事医疗设备档案管理的工作人员由于对医疗设备档案管理工作的认识不够，或者在兼任的医疗设备档案管理中，其他日常工作已占用大量的时间，医疗设备档案管理显得被动、不受重视，甚至出现许多医疗设备档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。

（二）归档范围不规范

在医疗设备采购合同档案中，从申购设备到医疗设备采购工作结束，经历了提出申请、委员/专家论证、设备立项、设备招标/询价、签订医疗设备采购合同五个阶段。在这几个阶段中，形成了大量的医疗设备采购合同档案资料，但是由于医院各职能部门不同、档案收集缺乏依据，医疗设备采购合同档案的购置报告、审批过程材料、招标材料、医疗设备生产厂家证件材料、成交经销商证件材料以及授权书等资料的收集存在较大的困难，各个部门所收集的档案材料也有较大的差异，这些因素都导致了医疗设备采购合同档案归档范围的不规范。

（三）医疗设备档案管理属于动态管理过程

医疗设备采购合同档案不能封卷，因为该档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。医疗设备招投标工作完成后，将所收集的材料按规定进行整理，根据资料内容制作医疗设备采购合同，经医院和成交经销商沟通无异议后，送到医院的合同审核部门审核合同内容，最终双方签订正式合同。从合同签订生效之日起，医疗设备的价格、保修、付款方式、交货时限等信息已确定，但这并没有最终结束，后续将涉及设备的安装验收、维修保养、付款、报废等工作，所以医疗设备采购合同档案形成后，不能封卷，这也给档案的保管工作增加了难度。

（四）医疗设备采购合同档案归口管理问题

医院档案室，负责管理全院的档案，各科室收集整理好的档案在规定时间内统一移交到医院档案室，这就涉及到归口管理。医疗设备采购合同档案在规定的时间内移交医院档案室，存在一定的利弊关系。利的方面，主要表现为档案统一在档案室管理，避免出现重复管理、多头领导。弊的方面，主要表现为医疗设备统一管理后，一方面查阅不便；另一方面，每个领域的档案都具有一定的专业性，归口管理后，档案室的工作人员在借阅档案时对档案的了解程度存在一定的局限性。

三、医疗设备采购合同档案规范化管理思路

要对医疗设备采购合同档案进行规范化的管理，首先，要强化档案的管理意识；其次，要明确档案的归档范围；最后要不断完善档案的归档及保管形式。

（一）加强医疗设备采购合同档案的管理意识

目前，医院档案管理工作中，即使是专职的档案管理员也很难做到将大部分的精力用在档案的管理工作上，为了进一步完善医疗设备采购合同档案的管理，应在意识上有根本性的转变。首先，要强化医院上下的档案管理意识，通过经典事件、实例展现医疗设备采购合同档案在日常工作中的重要性；其次，定期汇报医疗设备采购合同档案工作情况，统计好借阅的次数、内容等；最后，要加强档案人员的专业培训，从专业角度提升专职和兼职档案员的意识。

（二）明确医疗设备采购合同档案的归档范围

1．医疗设备申请阶段：大多数医院的设备采购申请都是由年度计划采购和临时紧急采购组成。不管是年度采购计划还是临时采购申请都是由设备的使用科室提出，从使用科室层面看，涉及到的档案资料包括：医疗设备请购表格、配置及技术参数要求、可行性报告、提请职代会审议的议案等。从设备科层面看，涉及到的档案资料包括：各科室申报项目的汇总表格、召开论证会议的会议签到表、会议记录、现场照片、参与论证的专家委员投票、会议讨论的原始材料、上报院领导的请示报告等。从医院层面看，涉及到的档案资料包括：院领导会议讨论结果的决策批示。从其他相关部门层面看，涉及到的档案资料包括：大型医用设备购置许可、同意增配大型医用设备的批复等。所有这些涉及到设备购置的档案，都必须存档留存。

2．医疗设备采购阶段：医疗设备采购部门根据采购活动管理权限，整理需要采购的设备的主要参数及配置要求，通过媒体方式公开招标信息，组织召开招标会议，上报招标结果。其中，院内的档案包含：招标议价记录表格或书面记录、上报院领导会议的招标情况报告、院领导的决策批复等。投标公司的提供的档案包含：投标文件（报价表、厂家证件、授权书、经销商证件、产品配置清单、产品介绍等）、外出招标的还需要提供中标通知书、评标报告等。

（三）完善医疗设备采购合同档案的归档及保管形式

只有科学地整理设备档案，将其有序存放、系统排列，才能提高档案的调取、利用效率。一方面，医疗设备采购合同档案的归档现在大多数还只是由专职或兼职的档案员负责收集整理，随着当前信息化建设的快速发展，手工的登记、查询效率低，为此，档案归档时应建立对应的电子数据库，为后续的调用、查阅档案打下良好的基础，也便于档案的管理。另一方面，医疗设备采购合同档案现在基本上可以分为两种保管形式，一是保管在医院综合档案室，二是直接保管在设备科。为了进一步加强档案的管理，医疗设备采购合同档案趋向于统一移交医院综合档案室保管，这样更有利于专职档案人员的培养、形成更加系统专业的档案管理库。

四、结语

随着现代医学科学的快速发展，各种先进的医疗设备陆续进入各级医院，医疗设备的管理成为医院医疗管理工作的重要环节，而医疗设备的档案管理为医疗设备管理的重中之重。通过建立系统齐全的医疗设备采购合同档案管理框架，才能用详细的医疗设备分析报告为医院购置医疗器械提供充分的决策依据；用详实设备的申请审批手续资料、招议标记录、招标承诺资料等为招标采购的法制化、规范化提供重要的保证；用合同规定的保修期限为医疗设备的维修、保养提供技术依据，为保证医疗质量，促进医院可持续发展提供有力的保障。

作者:韦双莉 单位:广西医科大学第四附属医院柳州市工人医院

参考文献：

[1]史维新．医院设备档案的管理．苏州丝绸工学院学报．2000（6）．

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建筑建筑合同是对建筑工程进行整个工程进行全面监督的法律性文件，通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。合同档案的有序管理还会为施工单位进行后期的竣工验收和工程费用结算支付带来极大便利。目前按照建筑建筑合同管理“ 各负其责” 的模式要求 ，由两方以上形成的资料，都按照按照“ 人执一份”的原则，由各方对自己签署内容的真实性、完整性、有效性负责。这种合同模式在文本上明确了权利和义务的分工，也使在责任明晰的情况下，对工程的施工更加容易进行管理。但是，在建筑建筑合同的管理过程中，因为建筑建筑合同小项包含的数量多、种类杂、细节繁琐，操作人员还要对以下几个方面进行关注：

一、建筑工程合同管理的原则

合同档案管理是合同管理制度的组成部分，也是单位为维护自身的合法权益而进行的必要工作。通过对合同的档案管理，一方面可以保存与合同有关的相关证据材料；另一方面一旦双方合同发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。其主要内容包括档案的期限、档案的管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。对于合同档案的管理要遵循以下原则：

1、为合同档案管理营造网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案完整、完全和有效利用。在现实中，经常出现合同缺乏统一的管理模式。从合同管理机构上看，有的单位成立了专门的合同室，工程合同管理较好。有的单位则不然，工程合同由其他业务部门代管或由文书合同员兼管，形成的合同分类五花八门。

2、为实现合同保管的有效性和秩序性，合同管理员应该负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。

3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、整理、归档工作体系，并确定一名负责合同文档管理。避免出现专业素质较差，既缺乏合同管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要层单位的合同管理人员来进行合同的保管的行为。

二、建筑工程合同有效管理的注意事项

（一）探索新型管理模式，保持同一项目合同之间的有机联系。首先，可以尝试集中统一、区别管理的模式，对母公司合同管理系统而言，要集中管理权属公司本部以及子公司的档案，各子公司将合同定期向母公司移交；同时对子公司或其他相关单位的有关合同实行目录管控，建立合同之间的有机联系，实现信息资源的共享。另外，建立责任传导机制，解决合同管理分散问题。由于合同的产生过程不在档案管理部门，所以要确保各个项目上的合同文件能够完整的收集起来，并将其立卷、装订、移交的责任进行分解，明确地传导给项目管理机构和合同管理部门，通过责任分解和奖惩制度，确保这部分合同档案的齐全完整。

（二）建立健全合同打理制度是做好建筑工程合同档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段合同资料的有序管理，保证归档合同和资料的准确、齐全、规范，建设单位在项目从工程立项开始，就应按照国家合同管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的合同管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及合同人员在工程合同形成过程中各自所应承担的职责，规范合同资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与合同跟踪管理同步。

（三）加强对工程合同管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑合同管理工作的特点也有了新的变化，从而提高合同干部队伍的管理水平也更加重要。合同管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。合同管理人员要增强服务意识，认清合同工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程合同管理工作。合同管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把合同管理质量关。

（四）建立健全规章制度，完善依法治档体系。建筑施工企业大都呈现出投资主体、企业性质、组织结构和市场结构的多元化特征，加上固有的分散、流动特点，再靠传统的行政命令手段去推动合同管理工作显然不行。为此，一方面应继续加强《档案法》和适用规章制度的宣传，让依法治档是维护国家利益、企业利益和职工权益的认识深入到合同管理人员心中；另一方面，要抓紧清理健全相关的制度，建立与多元化特征相匹配的制度体系，制定现在缺失的制度，修订或废除不相宜的制度，建立起符合实际、相互联系、共同遵守的合同档案管理规范。

（五）充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程合同信息资源，做好合同信息统计工作。大力推行对缩微合同、磁介质合同、电子文件合同在工程合同中运用。当前，多媒体电子文件合同管理已趋于成熟，近几年在工程合同管理中采用autocad光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与合同管理要求》，使得工程建设合同管理中利用光盘塔或光盘库载体进行合同管理成为可能，成为项目合同管理的一个发展方向。近几年，各个建设公司也开始对照片合同、录像合同、纸质合同制成多媒体和进行光盘刻录，对合同管理网络化、信息化作了有益探索。各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的合同检索系统。提高各部门（公司）的合同管理水平，提高各部门合同管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对合同利用，藉以提高工作效率。按照合同的性质和类型，收集整理的部门的合同资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。

（六）及时做好合同的传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使合同的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对合同的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解合同的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保合同的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效合同信息。

三、结束语

建筑建筑合同的管理是一项全面的、长期的、耐心细致的工作。要求管理人员在工作中程序上慎重、细节上稳重，能够熟悉各个合同的撰写规范和要点，同时对工程各个环节还要有相当高的认识和理解才能做好。随着电子合同管理等辅助工具的使用、合同管理人员自身素质的不断提升和合同管理理论的进一步发展，相信建筑工程合同管理的工作强度会逐渐下降，合同管理工作的开展也会更加简便、高效。

参考文献：

[1]刘宗美.探讨如何有效提高建筑工程合同的管理[J].商业文化.2011.

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笔者曾亲身经历过这样一个关于合同管理的案例。在本公司众多的供应商中，XX公司只是一个年供货量不到百万的c类供应商，且和本公司有2年以上的合作经历，账面欠该供应商的货款一直维持在20万左右。因本公司重点供应商的账面欠款常常在1000万以上，主要原材料的欠款也都在100万以上，因此对XX公司的日常管理，公司相关人员并未作足够的重视。

然而就是这样的一家小供应商，在2008年经济大萧条形势下，在本公司正遭遇市场淡季，资金周转出现困难时，向其当地的法院提交了要求本公司支付全部货款和违约金的请求，其所在地法院随即冻结了本公司基本账户。本来欠债还钱，天经地义，本公司本着此原则考虑尽快设法支付其全部货款21万元，试图说服其尽快撤诉，并解封被冻结的账户。然而律师在和对方的电话商谈中发现，对方态度十分强硬，坚持要求本公司在支付其全部货款的基础上，必须支付货款违约金3.5万元及相关诉讼费用等共计2.5万元，并称只有货款和相关费用共27万元确认收到XX公司账户后，XX公司方可办理撤诉。

公司财务部门按照公司合同惯例计算应付XX公司账面欠款的违约金不足1万元，因此对XX公司的违约金主张提出了质疑，于是，公司决定打这场官司。然而，在经过律师论证，调查了解，赴异地出庭，当庭辩解，法官调解等诸多程序之后，这件官司最终的结果是，本公司除了支付账面全部欠款21万元，还额外向对方支付了6万元的违约金及相关费用，才换回账户的解封和结案，可以说是输的损失惨重!到底是什么原因导致的呢?

总的归纳起来，主要有以下几个要点：

1　在本公司合同档案中未能找到2008年与对方例行续签的经济合同。

2　XX公司在提供给其当地法院的资料中，有一份本公司盖章的2008年与之签署的合同原件，其中在“其他约定事项”栏中有附加的手写条款为：“如果出现争议，由双方协商，协商不成的情况下，由原告方人民法院依法解决，货款延期支付，按银行贷款利率的3倍执行(300元／万阴)违约责任赔偿。”

3　XX公司在开庭日向法官当庭提供了一份其在当地信用合作社借款借据的原始凭证，标明其年借款利率12％。(彼时银行同期借款利率是5.85％)，按照此利率的3倍计算的违约利率为36％，与其合同约定的300元，万元／月相符。

至此，案情基本明朗，XX公司显然是有备而来，而且为自己的胜诉准备了充足的法律证据，因此胜券在握。因为根据本公司负责XX公司的业务人员讲，本公司之所以没有找到2008年与XX公司签订的合同，是因为在年初办理合同续签时，业务人员按照以往与该公司签合同的惯例将合同版本拟定好经领导审批后，直接先办理了本公司合同章的签章，之后向对方寄出并要求对方盖章回寄，但此后却忘记了主动追回，导致未能拿到对方盖章确认的合同。业务人员确信，自己当时寄出的合同原件的“其他约定事项”是空白的，并未添加上述手写条款，XX公司也从未向本公司商谈过要添加如上所述的“其他约定”。很明显，XX公司按住了这份合同，表面上不伤和气，继续保持供应业务不中断，私下在合同上添加了所谓的“其他约定事项”，因为有本公司事先盖好的公章，因此添加的苛刻的违约金条款和对自己有利的管辖地无需经本公司确认，便为自己的日后诉讼设好了伏笔。

这场官司本公司输了，输在了合同管理的细节上，输得让人心痛!

二、合同管理的风险点

在现代企业制度中，合同管理是企业管理中的一项重要内容，因此，从制度层面上讲，大多数企业都建立了合同管理的相关制度，比如归口管理和责任管理制度等，但是在实际执行中，还是难免这样那样的风险。合同管理中常见的风险点主要存在于以下几个方面：

1　合同签订前的准备工作做得不够。签订合同前如果不注意合同对方的资信审查，会导致企业遭受经济损失，严重时甚至会影响企业的正常运转或引发企业的全面亏损或破产。或者虽然前期注意了资信审查，但在过程中对对方的经营状况、财务状况等缺乏持续关注，不能及时掌握对方的资信变化信息，致使企业蒙受损失。

2　合同文本的审查不严格。一般说来，合同订立的双方都希望用本企业草拟的文本为合同样本，因为本企业起草的文本，基本用语，条款，格式大多对本单位有利，也较熟悉，谈判起来就方便一些。而用对方单位的文本，往往比较生疏，改动量较大。甚至有的单位故意将文本写得很长，设置了很多文字陷阱，不咬文嚼字就会导致签订不利于本企业的合同。

3　合同文本中的条款有漏洞。比如上述案例中，虽然本公司使用的合同文本是按照公司法律顾问设计的范本来实施的，条款中有“其他约定事项”等项目，但是为了针对不同供应商的不同需要，项目下的内容一般不固定，需要在具体谈判后根据双方的共同意见填列。但是如果没有其他约定就应该在此栏注明“此项空白”或“无其他约定”等字样，本公司正是忽略了这样的细节，拿着空白的其他约定让欺诈行为有机可趁。另外如对出现纠纷时的仲裁机关所在地的约定等，都缺乏明确的指定，导致风险加大。

4　合同章管理不严格。从一般意义上讲，与客户签订合同，在把握基本原则的前提下，主要以满足客户的合理要求为合同行为导向，具体表现为合同文本的使用，异地的合同谁先盖章等，而在和供应商的合作中，在供大于求的环境下，供应方是处于被动地位的。也就是说，供应商在双方谈判的合同条件下，应该先在合同上盖章后再传递给购买方，因此，上述案例中的合同章盖章程序是有疑点的，即使是需要购买方先盖章确认，也应该作为合同章管理中的一个特例来追索后续进展，如果能做到这一点，损失也是可以避免的。

5　合同档案管理不健全。上述案例出现时，在本公司未能找到尚在生效的经济合同，而对方却有本公司盖章的合同原件作为呈堂证供，这对合同档案管理是一个多大的讽刺!虽然这样的漏洞可以通过加强责任人追究制度予以解决，但是在实际的管理中，业务人员难免按照供应商的重要性分类来分配自己的管理精力，所以由业务人员直接追索自己负责的供应商的合同档案明显不合理。

6　合同管理的法律意识不强，对应当重视的诉讼证据重视程度不高。合同涉及诉讼的，并不是所有书面证据都具有法律效力。有效的证据，应当是原件的、与事实有关的、有盖章或者签名的、有明确内容的、未超过期限的。不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。在合同履约过程中应签证确认的没有进行签证确认，当发生纠纷时可能因无法举证而败诉。被拖欠应收款的情况出现后，由于不能及时诉诸法律，当起诉时才发现已超过了2年的诉讼时效。这些法律意识不强导致的直接后果就是企业蒙受经济损失。

三、合同管理中的风险防范

为了更好的防范企业合同管理风险，减少潜在的合同管理可能引起的经济损失，结合上述合同管理风险点，企业在合同管理中应做好如下几项工作：

1　建立健全合同管理制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。建立和健全企业的合同管理制度，必须根据我国的《合同法》和相关的法规，以及企业的实际情况。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。

2　加强合同管理人员的培训教育，全面提升企业合同管理人员的素质，包括他们的思想水平、法制水平、文字水平和业务能力。有了健全的合同管理制度，只是为合同管理的风险防范创造了环境，合同管理人员的业务素质的高低以及执行力的强弱，直接影响着合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握了合同法律知识和签约技巧，坚持持证上岗和年检考核制度，不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了合同法律意识。一方面，企业领导应通过公开考评和竞争招聘方式选拔优秀的人员上岗。在使用过程中坚持优胜劣汰的原则，坚持把优秀的人才放在这个岗位上。另一方面可根据企业与市场的实际，组织合同管理人员在职学习，加大智力投资。此外，建立起严格的岗位责任制。对合同管理人员明确责、权、利，建立竞争机制，对合同管理人员建立起良性激励机制。

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1 引言

规范的档案管理只有与时俱进，才能适应新形势的需要。然而，日常工作中，很多人对档案工作的重要性认识不够，认为档案管理工作可有可无。其实，档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。银行档案工作作为银行经营管理活动中不可分割的重要组成部分，在维护银行和客户权益、打击经济犯罪、防范金融风险、促进经济和社会发展等方面具有不可替代的信息支持和保障作用。

档案工作在银行各项业务发展中，如何能充分发挥服务功效，使档案管理工作能够走上科学化、规范化和法制化的道路是本文重点研究的问题。

2 现在银行档案管理工作中存在的问题

思想认识不到位，重视程度不高，导致银行档案工作的服务功效不能更好的发挥。

部分分行比较重视会计档案、文书档案，忽视其他门类档案的管理，而其他门类档案管理的疏忽又影响了档案管理整体工作。由于重抓业务、滞后档案工作等原因，造成档案库房不达标、具有保存价值的档案不按规定归档等现象。多年以来，重视业务发展，而滞后档案的收集、整理、保管等工作。经常安排档案管理员补缺其他紧急的工作，而应付档案工作。

3 提高银行档案工作服务功效的解决方案

3.1 提高档案工作的重视程度

3.2.1 更新完善银行档案

更新完善银行档案，文件资料归档范围是当前档案工作开展迫切需要解决的源头问题。2012年12月，国家档案局颁发10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，要求各企业制定适合本企业实际的“文件材料归档范围和档案保管期限表”。这项工作，将进一步规范文件材料的归档工作，做到“应归尽归”、“应收尽收”、保管期限“恰如其分”。目前，总行已经发文，新疆区分行已通过总行审核，将于近期发文。

3.2.2 规范档案业务管理制度

在银行发展过程中，会产生各门类专业档案，如：文书档案、会计档案、合同档案、集中采购档案等。为确保各门类档案有章可循、管理规范、便于利用，适应新的发展趋势，在制定档案管理总的办法下，要进一步完善各门类档案的收集、整理、归档、保管、利用等制度，从制度上规范管理档案。

3.2.3 全面推进依法治档

在新形势下，银行档案管理部门要强化依法履行监督指导，对档案管理工作要奖惩分明，通过约谈、通报、处分、追究责任等方式，严肃查处不按时归档、不按期移交档案、档案安全管理措施不到位、伪造涂改档案、损毁丢失档案、泄露党和国家秘密等各类档案违法违纪案件。建立完善检查情况通报和责任追究制度，对违反档案法律法规的行为依法追究责任。

3.2.4 加强对档案工作的指导和检查

档案管理部门要加大对各门类档案管理工作的检查指导力度，从归档范围、整理方法、管理机制等方面加强指导，开展定期、不定期的检查。从档案的收集、分类开始，指导人员要深入了解和研究各门类档案的特点，进行科学的分类整理，扎扎实实做好基础工作，集中统一管理各门类档案。

3.2.5 重视档案安全管理

近年来，重大自然灾害、社会突发事件给档案工作以惨痛教训。为了银行的根本利益，要将档案资源、档案利用和安全建设置于同等重要的位置。首先从承重达标等库房安全及周边环境安全要素考虑，做到档案实体在加工整理和利用等环节中的绝对安全。建立预先防范机制，提前做好防范和应对自然灾害、人为破坏、技术因素毁坏的各种准备，建立应急反应机制，提高临险处置能力。抓紧实施异地异质备份工作，充分利用档案复制、缩微、数字化等方法，形成不同载体形式的多套备份。

3.2.6 严格审验把关移交入库档案资料

档案资料移交入库的审验标准重点突出为：审核文件是否为原件；审核归档文件是否齐全、内容是否完整；审核文件中的数据是否存在涂改现象；审核文件中是否存在不耐久字迹现象；审核声像和电子档案是否规范且有效等。这些标准的严格执行，是每一名档案管理员在档案收集归档中履行的职责。在档案资料移交入库的关键环节，对归档资料进行再次审核，严格执行移交登记是档案管理部门为各门类档案的规范管理起到监督指导作用，为整个银行信息资料安全、完整保存履行职责。

3.2.7 档案信息化建设

随着档案数量越来越多，仅仅靠传统的手工检索和查找已不能满足利用的需求。要做好档案管理工作，就必须创造条件，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，积极利用信息技术手段，利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，便于检索。

3.2.8 创造良好的库房条件

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中图分类号：G271 文献标识码：A

近年来，随着信息技术的高速发展，传统档案管理正面临着前所未有的变革——从纸质档案向全数字化档案转变、从人工档案管理为主向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向跨部门、跨专业档案管理转变。 

一、建设档案管理信息平台的背景 档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分。苏州市自来水有限公司历史悠久，档案资料悠久，多而杂，如何促进档案管理水平的全面提升，充分发挥档案信息资源服务企业、服务职工的作用，是档案管理人员义不容辞的职责。坚持以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以开发利用档案信息资源、促进企业发展为目的，不断加强档案基础信息、基础设施、应用系统、信息资源利用、安全保障体系、人才队伍等六项基础性建设，着力打造公司档案信息共享交换网络平台。将档案信息化建设纳入公司信息化建设的总体布局，以建立健全“一站三库”（即档案信息网站、档案目录数据库、档案全文数据库、多媒体档案数据库）为重点，以“分步实施、突出重点、资源共享、安全保密”为原则，有序推进传统载体档案的数字化进程，建立档案信息化的长效发展机制，逐步实现管理自动化、利用网络化，全面提升档案信息资源开发利用和服务水平。  二、实现数字化档案室的目标

1.数据采集功能：“通过苏州市档案局提供的“公文档案一体化管理平台”软件，多层面、多门类采集、接收公司必须长期或永久保存的、符合归档要求的各种电子档案信息，逐步实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理。积极推进传统载体档案数字化建设，采取数字化扫描、转换等技术手段，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率与质量。

2、实现数据保存功能：通过在线NAS、移动硬盘、蓝光刻录等多种技术手段，对采集到的各类档案信息在备份的基础上进行永久保存，完成公司数据备份。

3、实现数据利用功能：依托OA网，建立档案信息网站，提供分层次、智能化、方便快捷的档案、文件综合信息访问查询、数据分析服务，同时有目的、有重点的搜集、整理、数字化部分企业文件资料，面向企业，服务企业，不断探索数字档案室为企业服务的新路子。

4、实现数据管理功能：实行系统化管理，实现分类、排序、价值鉴定、数据检验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等，并运用身份认证、保密、访问控制等技术确保电子档案信息的安全及合理利用，有效地维护整个系统信息的安全。

5、实现档案宣传功能：充分利用数字档案室综合保管的，反映公司成长历程的文本、音频、视频、图像等各种数字档案资源，全方位展示给职工，并择要在外网公开宣传，进一步发挥档案信息资源作用。

档案管理信息平台主要应用模块包括公文处理、档案管理、资料管理、系统管理。其中数字化档案存放在档案管理模块中，按照档案属性分类为：文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含：题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标，确定了十大功能：确定需要捕获的档案，确定档案的保存时间，档案捕获，登记，分类，存储和保管，利用，跟踪，处置计划的实施，对档案管理过程的记录。

档案管理信息平台是一个覆盖整个公司的一体化综合平台，使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后，将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，融合思想理念创新与技术方法创新，最终实现电子数据的共享利用和综合应用，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。  三、实现企业档案管理的技术手段  认真执行国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存贮归档与档案管理要求》、《纸质档案数字化技术规范》等一系列技术标准，确保数字档案资源格式统一、数据规范、便于转换、实现共享。1. 全宗内档案分类科学，编号规范  档案分类原则是以苏州市自来水有限公司全部档案为对象，依据管理职能，结合档案室全部档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用的原则。  全宗内要统一的分类方案，根据档案属性划分档案的种类，做到门类之间界限清楚，层次分明；全宗内文书档案类别设置合理，按保管期限--年度--问题（或组织机构）分类；会计档案按年度--形式分类；科技档案的分类应符合国家档案局有关文件的规定；其它专门档案的分类符合本系统主管部门与档案管理部门确定的标准；全宗内档案的编号排列按统一标准，以卷为单位整理时，档号编制为全宗号--目录号--案卷号；以件为单位整理时，档号设置按国家档案局有关规定执行。2.明确类目设置  一级类目按卷根据资料与档案的特点，共设置为6个。文书档案、科技档案、专门档案、特殊载体档案、分类业务档案、基建类档案。

二级类目按件管理的档案，以部门为类目。各部门文件，档案进行有效的管理，方便其他部门进行借阅，针对历史档案进行管理，电子化，流程化部门档案。 

3. 档案整理要求  全宗内所有档案应收集齐全，经系统整理。文书档案、科技档案、照片档案、磁性载体档案质量必须符合《机关档案工作业务建设规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，要遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，参照文件材料的不同价值，便于利用和保管。

3.1文件材料的种类，份数以及每份文件的页数均应齐全完整；

3.2同一问题、同一会议、同一案件的文件以及正件与附件、印件与定稿、请示与批复转发文件与原件等应一起整理；

3.3跨年度的会议、活动、案件等形成的文件一般归入结束年度整理；

3.4产品、科研课题、基建项目、设备仪器按其部件、结构、阶段等分别组卷；

3.5录音带、录像带、照片等档案的整理、编目应与分类方案相统一，文字说明材料齐全、准确；

3.6文件材料的制作和书写材料必须达到永久保存。  四、档案信息化基础设施建设  1硬件方面：添置计算机、服务器、高速扫描设备、数码相机等设备，服务器配置应满足海量数据存贮，快速检索利用的要求；除进行纸质档案数字化加工外，还应加大音频档案、视频档案等多媒体档案数字化的力度。

序号 内容 型号 配置 单位 数量

1 服务器 IBMX3650M4 7915 E5-2609/4G/1TB*8/19’ 套 1

2 台式计算机 HP 8300 I5 3470/4G/500G/19’ 套 7

3 高速扫描仪 紫光Uniscan Q280 A4/30PPM 台 1

4 高清拍摄仪 紫光Uniscan G660 A3/500W像素 台 1

5 激光打印机 HP P1606dn 自动双面/有线网络打印 台 1

6 喷墨一体机 OfficeJet J4660 打印、复印、传真、扫描5合一 台 1

7 A3扫描仪 明基 U809 A3幅面，15秒快扫 台 1

8 A4扫描仪 明基 5560C 开机即扫，无预热 台 1

9 便携扫描仪 方正Z16 600dpi 台 1

10 数码相机 索尼RX100 2020万像素 3英寸液晶屏（32G含三脚架) 台 1

11 备份设备 西部数据 DX4000 12TB（含硬盘） 套 1

12 移动硬盘 希捷 新睿品 1TB 2.5英寸 USB3.0 个 3

2软件配置：

a、服务器操作系统：Microsoft Windows 2008 Advance Server

b、服务器数据库： MySQL5.0以上

c、客户端操作系统：Windows XP

d、客户端应用软件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0

注：数据库服务器、WEB服务器、索引服务器可以安装在一个物理服务器上；安装系统前确认服务器上已经安装有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服务正常运行。

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二、当前合同管理存在的主要问题

1．企业管理者对合同管理的重视程度不够。多数企业管理者重生产、重订单、轻管理，尤其对合同管理不够重视，有的企业没有相关的合同管理制度，有的企业没有专门负责合同管理的部门或管理人员，有的虽有相关合同管理制度及合同管理部门，但管理混乱或无序。企业管理者对合同管理工作的无视或不够重视，造成合同管理工作主题缺失或管理无序。

2．合同审核不严，缺乏风险控制机制。由于很多企业没有专门负责合同审核的法律事务部门或企业法律顾问，有些企业设立了法务部门，但企业法务部门的法律顾问和各有关人员在合同管理中的具体责任和权限的规定不够明确，不能充分或有效地发挥其作用。如在合同谈判和签订时把关不严、合同条款表达含糊、法律或合规性审核不够严格、合同履行监督不到位等问题，将会给企业经营带来潜在风险。

3．合同的管理和履行效率低下。企业缺乏高效、科学的合同管理制度及审核程序，合同的洽谈、起草、审核、签约、履行等环节无法紧密衔接，造成合同管理无序混乱，合同履行效率降低；合同履行过程中缺乏准确高效监督及反馈程序，对企业的生产经营活动产生消极影响。

4．缺乏标准化管理体系。没有制定涵盖合同起草、谈判、审核、签订、履行、监督的合同管理制度和统一的合同编码体系，使合同管理缺乏制度依据；没有按照一定的程序对履行合同条款的能力进行评审，对于企业常用业务合同进行文本格式化和通用条款优化等标准化工作没有开展。

三、合同管理标准化的必要性

合同管理也是一门科学，要尊重其内在的发展规律，在大数据时代下，合同管理亟待建立科学的标准体系，使企业合同管理标准实用可行。

1．推行合同管理标准化是经济和时展的客观要求。各种经济合同客观地反映着生产和流通的现实经济情况，它作为联系原材料采购、生产加工、流通消费各环节的纽带与桥梁，在保障生产生活、经济发展顺利进行，提升企业经营管理水平，促进经济发展方面，发挥了非常重要的作用。随着经济管理体制改革的进行，混合所有制和大数据引领经济发展新时代的到来，企业改革和发展活力不断增强，各经济体之间的联系愈加活跃，经济合同的数量也随之增加，构成了大数据时代经济活动的重要组成元素，社会经济和时代的发展，就客观地向我们提出了合同管理标准化的问题。

2．合同管理的现状是推行合同管理标准化的潜在动力。由于非标准化合同管理带来诸多问题，给经济合同的审核、履行、监督等环节带来很大困难与不便。要做到提升经济合同的履约率，减少合同纠纷，减少合同管理方面所投入的人力、物力，必须实施合同管理的标准化，大力推行合同管理制度化、编码体系的标准化、内容条款规范化，以及合同文本格式统一化。

3．合同管理标准化是降低合同管理沟通成本和提升工作效率的重要手段。通过合同管理的标准化，可把合同管理的各项业务活动内容、业务间的衔接关系、各自承担的责任、工作程序等用标准的形式加以明确，这样可以使合同管理工作规范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。

四、合同管理标准体系的模式

企业合同管理纷繁复杂，在大体上可将标准体系划分为管理和操作两个层面：

1．管理层次包括《合同分类编码体系》、《合同审核管理标准》、《销售（采购）合同管理标准》、《特殊合同类管理标准》等标准，这些管理标准分别对合同分类编码及各类型的合同在拟定、审核、签订及履行全过程中的管理部门及其职责、管理方式及程序等做出明确规定。

2．操作层次包括《合同格式文本标准》、《合同要约推荐标准》等标准，格式文本是企业结合自身业务特点，一般在积累总结经济活动实践经验的基础上逐步形成完善的，完备成熟的格式文本不仅可保护自身合法权益，还能大大提高工作效率。

五、合同管理标准化的具体措施

1．合同管理制度的动态化。制度是基础，没有制度，任何管理工作都是无本之木、无源之水，合同管理工作亦是如此。任何企业都要建立健全适合于自身的的合同管理制度。首先要看有没有合同管理制度，其次要看合同管理流程有没有严格按照合同管理制度执行，最后要看现有的制度是否适应目前的企业合同管理，若不适应，则要对制度进行修改，将合同管理制度纳入动态化管理，合同管理制度要随着合同管理工作的发展、管理范围和形势的变化而改进，不能一劳永逸，更不能让制度成为制约合同管理工作的瓶颈。

2．合同编码体系的清晰化。一个企业的合同的编码体系一般包括合同承办部门的代码、合同签订日期、合同序号、合同分类等，在合同编码体系中，合同承办部门代码和合同分类较为重要，一个能够清晰地表达了合同承办的主体，一个能够清晰地反映合同的类型，合同承办部门代码一般以部门英文缩写或部门在企业的习惯性代号作为编码，合同分类一般按照合同的经济性质分为销售合同、采购合同、技术合同、担保合同等，合同分类看似简单，但直接关系到合同处理的方法，如果处理不好，会为以后的合同管理流程带来很多不便。

3．合同审核流程的层次化。企业的合同管理要有一个明确的合同审核流程，审核流程要分类制定，各审核人员要责权清晰，层次分明，将一般合同、重大合同、特殊合同审核和签订的权限具体化，由于合同履行和监管也大多是由合同审核的参与人负责，通过完善合同审核流程，将合同审核流程层次化，进而明确各层次在合同管理中的权限与职责。

4．合同档案管理的日常化。合同管理中的档案管理工作极为重要，它是一个与合同管理相关数据的归集、整理的过程，在大数据时代，合同数据更加复杂，应当更加重视合同档案管理工作。合同承办人或者合同管理人员要按照合同管理的相关规定主动收集合同相关数据，包括合同签订前的项目审批文件、考察、咨询、谈判会议记录、法律及合规性审核等材料，合同履行过程中的标的物签收、核验、合同变更等材料，合同履行后的经济效果评价、合同总结等材料，形成完备的合同管理档案。合同档案要纳入常态化管理，做到合同管理数据随产生、随收集，做到洽商记录不过夜、合同备案和审核意见表填制不过夜。

5．合同管理相关岗位的互控化。合同管理相关岗位的工作是一个互相衔接、联动的体系，每个岗位虽然分工不同，但对其他岗位都有纠错、互控的责任和义务，这样才能相互促进，提升合同管理的水平。

6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法为前提，尤其是格式化合同涵盖了法律规定的主要条款，在客观上起到了法制宣传的作用，提高合同参与者的法律意识和履行合同的自觉性，加强合同文本格式化的普及，也可大大减少经济合同纠纷。

7．合同管理的信息化。在大数据时代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促进合同管理标准化的重要保障，要应用现代化信息手段加强合同管理工作，开发适用企业自身的合同管理软件系统，加强合同处理流程的信息化，不断提升合同管理的信息化水平。

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2石油企业采办合同管理中存在的问题

采办合同的管理涉及:合同的起草、审查、谈判、会签、批准、签署、履行、编号、备案、统计、归档等全过程及相关的供应商管理、招投标管理等。我们把该过程分为采办合同签订前、签订过程中及签订之后三个阶段来探讨。在这三个阶段中存在着诸多问题:

2.1采办合同签订前的阶段

对合同相对方资质的审查不严格，存在相对方根本没有从事该项业务的资质，或者资质等级不符合要求;合同文本起草未征求相关业务部门的意见，技术条款缺失或者不完善;合同条款的设置不完整等。

2.2采办合同签订阶段

对招评标过程的把控不严格、合同谈判的过程安排不当，没有最大化的实现公司利益;合同文本谈判完成后，没有组织专业人员，如财务、税收、法律、安全环保等人员进行审查和会签，造成各种潜在风险的存在;合同签署时合同相对方的合同签字人并没有获得相应的法人授权;合同专用章管理不严格，没有经过审查会签的合同，加盖了公司合同专用章。

2.3采办合同签订后的阶段

这个阶段的问题主要在于对已签署合同编号、归档工作的缺失。合同编号是为了查阅方便，合同的归档工作也很有必要，既可以作为合同执行的依据又可以作为合同纠纷证据留存，而且还可以满足企业内外部审计需求。

3石油企业采办合同管理中的对策

3.1加强制度建设

解决采办合同管理中各个环节的问题，重点在于不断完善和优化采办合同管理制度。小平同志讲“制度好，可以使坏人无法任意横行;制度不好，可以使好人无法充分地做好事，甚至会走向反面”。要想使采办合同管理规范化、科学化、法律化，根本上要从制度建设入手，制定切实可行的合同管理制度，从制度层面规范和完善采办合同管理各个环节。

3.2在合同管理的全流程中设置关键控制点

(1)根据采办合同的特点，抓好供应商管理，把好资格审查关及事后供应商评价关，保障合同相对方主体资格合格的前提下，获得优质供应商，提高采办效率。加强供应商管理理念和监控力度，完善供应商的评选体系及数据库，与优秀的供应商构建战略伙伴关系。建立采购管理全流程概念，用最佳的评标策略选择最适合项目的优秀供应商。在项目的采办工作中，优秀的供应商是采办工作顺利开展的保障。

(2)在招评标过程中，审查相关法律文件，规范招评标过程，实现招评标过程的公平、公正，获取优质服务。根据采办对象的特点，选择合适的采办方式，当采办的金额较大，技术要求高，或者所要求的是勘探、开发、生产所需的各种专业时，多采用招标方式进行采办。对于金额小，技术规格比较单一的采办对象，可采用询价的采办方式。并以公平公正高效的原则组织和进行招投标工作，组织相关专家进行技术和商务方面的综合评审，最终确定中标供应商及签署采办合同。

(3)合同的起草及谈判中的要求:合同要靠准确明细的文字作为载体，起草合同文本时要准确体现双方的真实意思。合同要包含《合同法》规定的基本条款，如合同主体的名称或者姓名和住所;标的;数量;质量;对价;履行期限、地点和方式;合同主体的其他权利和义务;违约责任;适用法律和争议解决方式等。另外，石油企业的采办合同专业化程度高，交易类型、交易方式和交易条件有共同规律，分散制作文本的风险大、效率低。实行采办合同文本的标准化既有助于提高合同签订的效率，也有利于整合石油企业的资源、减少关联交易矛盾、防范法律风险。在采办合同的谈判过程中，应成立技术谈判小组，负责对技术需求进行有效澄清，避免因技术要求不清楚，不规范，在合同签订后而进行变更。

(4)合同的审查及签署中要注意:应组织专业人员对合同初稿及其修改进行商务、技术、财务、资金、质量健康安全环保、法律等审查，防范风险;合同的签署，要审查合同签字人的授权，未经授权或超越授权范围的人不得签署合同。

(5)合同的档案管理及合同专用章管理中要注意:在合同签署和履行过程中，应妥善保管相关合同档案，遵守公司对合同档案的管理、存档期限的相关规定;加盖合同专用章要符合审批程序，不得将合同专用章用于合同签订外的其他用途。

3.3提高采办合同管理人员的专业素质

(1)加强合同法律知识培训。合同管理工作的水平与合同管理人员和签约谈判人员的业务素质的高低有直接关系。可以通过组织实施合同管理法律知识技能的学习和培训，使合同管理人员和签约谈判人员掌握合同法律知识和签约技巧，提高他们的签约能力，培养他们能够运用相关法律知识实现对合同的管理。

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（一）合同签订主体混乱，缺乏合同管理机构

高校合同管理涉及的多个部门，如基建工程与修缮项目（含设计、监理、施工等）牵涉到基建处与后勤管理处；资产出租出借、对外投资牵涉到后勤管理处；物资设备采购、大宗物资采购、低价易耗品的定期采购牵涉到资产设备处；教材和图书资料（含电子图书资源）采购牵涉到图书馆；合作办学牵涉到招生就业管理处；教科研的横向课题牵涉到教科处；校企合作牵涉到各系部等等，造成谁都能以部门名义对外签合同，一旦出现合同纠纷，谁都不承担责任，谁都负不起责任，最后由学校承担责任，同时多部门对外签合同，往往给合同的收集、归档管理造成了难度，给学校财务管理带来了风险和损失。如我校仅中国移动的捐赠合同就分别与学工处、团委、招就处、后勤与产业处、信息中心签订六个不同内容的合同，十分混乱，缺乏合同管理的主体，给学校的利益带来了损失。

（二）合同缺乏流程管理，内部牵制不到位

合同管理是全过程的系统，合同的管理分为制度、流程、表格、文本、档案几个方面的管理，流程管理又分为合同准备阶段管理、合同签约管理、合同履约管理、合同履约后管理。合同从订立前常出现对对方单位资质和履约能力审查不够；合同签署中出现合同没有经过承办部门、财务、基建审计等部门联合会签，重大金额没有经过律师对合同主要条款的审核等；合同签订后出现没有部门能监督合同的履行情况，如合同是否按时完成，完成的质量如何，是否有合同纠纷发生等；合同履行结束后，没有主管部门将合同全部收集归档、妥善保管合同的正本、副本、往来函件、谈判记录、履行记录、解除、变更合同的协议等重要资料等等，结果给学校造成不必要的财务风险、税务风险以及法律纠纷等。

（三）合同文本混乱，缺乏规范化的格式文本

很多高校由于缺乏合同管理主体机构，合同大多由各合同承办部门签订，合同的格式五花八门，专业性差，往往忽视违约责任、争议解决等条款的约定，导致最终给学校带来利益损失。如有些合同仅限于口头搞“君子协议”，不签订书面合同；有的即使是书面合同，也不注意合同中的一些主要条款的约定及违约处理的约定；更有甚者为了便于应付管理部门的审查,对于同一个项目,往往还要签订 “正规合同” 和“私下合同”两份,“正规合同”形式正规,内容合法,但双方并不真正履行, “私下合同”在形式上不完备,实际上属于不平等合同,会给高校的利益带来很大损失,并容易造成合同纠纷。

二、高校合同管理规范化的具体措施。

（一）加强法制观念，重视合同管理人员的培养

1、高校领导应充分重视学校的合同管理，加强对合同的宣传和教育力度，强化全校教职工的合同意识和法制观念，举办关于《合同法》、《专利法》、《科技合同法》、《商标法》、《建筑法》、《招标投标法》等一系列法律法规讲座，使教职员工能够熟练地使用这些法律法规，这样就能支持和理解合同管理工作，自觉遵守规章制度。

2、合同管理是一项专业性强、知识面宽、法律法规意识要求高、需要丰富实践经验的管理工作，因此对合同管理人员的选择和培养显得尤为的重要。学校可以根据实际情况，定期或不定期组织合同管理人员进行合同相关法律法规知识的专业培训和职业道德培训。通过培训使合同管理人员掌握合同订立与管理的技巧，培养其职业素养，促使高校合同管理人员的业务水平不断提高，保证合同的签订质量。

（二）建立健全合同管理制度体系建设

1、建立和完善合同管理制度。合同管理制度是高校对各类合同的签订、履行和管理工作的规范，是全面推进依法治校，切实维护学校合法权益内部合同管理的基本准则。在制度中对合同管理的机构以及合同的起草、谈判、审查、签订、履行、变更、纠纷、责任等每一个工作环节均做出明确规定，明确对于涉及经济内容的合同，达到规定金额的项目必须经过正常的招投标程序后，才能进入合同签订程序，规范签订主体，严禁以职能部门或院系名义对外签订合同。

2、要建立与合同管理制度相配套的一系列制度。除有了合同管理制度是不够的，还必须对合同运行全过程的各个环节进行细致、深入的规定，使每个步骤的开展都有据可依，并处于有效的监控状态。这些配套制度主要包括合同归口管理制度、资信调查制度和信用管理制度、合同授权委托书管理制度、合同履行及纠纷处理制度、合同基础事物管理制度包括合同专用章管理、合同台账登记、合同档案管理等。

（三）建立全过程流程管理和内部监督机制

1、合同准备阶段。首先签约前要对初次签约主体资格进行调查，所有合同在签订前需要重点调查合作方有无签约主体资格，了解其资质、履约能力、既往的履约信誉等。重大合同在签订前需要聘请专业人才进行详细的专项调查并制作调查报告。其次对有过合作关系的单位，平时要建立履约、信用档案，建立不良记录的信息管理制度，对列入不良记录名单的应限制其参与学校的相关经济活动，通过对客户的资信信息、资信档案、信用状况、信用等级进行严格的制度化管理，最大限度地控制客户的信用风险。

2、合同签署阶段。合同签订中首先规范合同文本。尽量采用国家相关部门统一印制的格式合同或合同示范文本，规范合同文本，有利于明确合同主体的责任和合同争议的解决，减少合同履约过程中的争议。其次规范合同审批流程。每项合同的签订应由承办部门提出，合同承办部门应就合同主要条款、可行性及风险进行全面审查，合同的审批流程分别经过财务处、纪检审计处、学院办公室等部门审核合同的相关条款，建立合同会签制。重大合同还需经学校法律顾问审阅，主要对合同文本进行合法性、规范性审查。实行合同会签审批流程，对每份合同的签订，层层把关，责任到位。再次规范法人授权委托制度。高校对外签订合同, 应由作为法定代表人的校长或其委托人进行。未经授权, 任何人不得以学校名义对外签约,杜绝职能部门或二级院系以本部门、本单位名义对外签约。

3、合同履行阶段。对合同实施动态化全程监控。首先合同签订后，合同承办部门应当对合同履行过程中的各个环节包括签约、交货、验收到结算及时跟踪、管理，发现问题及时处理。其次合同管理的核心内容就是抓好执行环节的财务控制，财务部门应该严格按照合同的条款办理结算手续，把好合同结算关，杜绝违反合同规定超进度付款现象的发生。

4、合同履行后阶段。首先做好合同基础事物管理，进行日常的合同台账登记和合同档案的信息化管理，并及时进行合同评价分析。合同签署后，合同管理部门应及时将合同资料归档，妥善保管合同的正本、副本、往来函件、谈判记录、履行记录、解除、变更合同的协议等重要资料，实现合同档案的信息化管理，同时适时引进合同的软件化管理、使其能进行网络化审核，规范化的管理，也便于合同信息资料的收集、整理、存储、处理、分析和使用。其次纪检监督部门要检查合同管理制度的执行情况，每年对合同进行年检，检查合同的签订和履行情况。通过检查可以发现问题，分析寻找主要矛盾和矛盾的主要方面，采取针对性的措施，保证合同的正确履行，提高合同的履行率，避免和减少合同纠纷。

合同的规范化管理，实际上是把经济监督关口前移，用合同管理的方式去规范、约束经济行为，避免了经济活动中由于缺乏法制观念给学校造成的不必要损失，由于校内各职能部门全方位的参与，形成了监督的机制，增强了经济活动的透明度，有效地抑制了腐败行为，加强了党的廉政建设。学校应当把依法治校与加强学校管理、提高学校竞争力和维护学校自身合法权益有机结合起来。建立和完善合同管理，加强法制教育，提高法律意识，是高校完善合同管理，依法治校的必然产物。

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关键词： 依法治校；合同管理；法律风险防范

Key words: managing university affairs according to the law；contract management；legal risk prevention

中图分类号：G47文献标识码：A文章编号：1006-4311（2011）17-0222-02

1当前高校合同管理中存在的问题

1.1 合同管理机构缺位在高校内部设置专门的合同管理机构是搞好合同管理工作的前提和基础。在学校层面，应设置专门的合同管理机构对全校合同进行统一管理，学校所属各部门或单位也应设立专门岗位对本部门合同进行统一管理。然而在现实中，合同管理机构缺位导致合同签订和审批程序混乱无序，各部门各自为政、沟通不畅，学校对合同管理全过程缺乏统一监控。[1]

1.2 合同订立不尽规范

1.2.1 合同主体不适格高校作为独立享有民事权利、承担民事义务的事业单位法人，对外签订的各类合同都需以学校名义进行，学校的法定代表人或者其授权的委托人是合同的法定签约人。这就意味着，学校所属非法人部门或单位未经授权是没有资格以自身名义对外签订合同的。[2]而现实中，高校所属非法人部门或单位未经授权以自身名义签订合同的现象非常普遍。在司法实践中，这类合同即使未经学校授权而签订，只要已经履行，则往往被认为实质上已经生效，由该合同所产生的种种后果也不可避免地由学校承担。因此，高校须规范合同签订主体，消除隐患，避免和减少不必要的损失。

1.2.2 合同内容不严谨高校对外签订的各类合同都应严格依照民法通则、合同法等相关法律法规订立，在体现合同双方真实意思表示的基础上，尽可能完备地对合同基本条款进行约定。在实践中，合同承办部门在签订合同时往往忽视对违约责任、争议解决等条款的约定，认为违约、纠纷不可能发生，这类条款可有可无。而实际上，这类条款恰恰是不可或缺的，它可督促双方积极履行合同义务，并提供处理合同纠纷的依据和方法。[3]此外，合同起草专业性较强，导致许多合同承办部门不加修改地适用对方提供的合同版本，丧失主动权，不利于维护学校利益。

1.3 合同审核分工不明、流于表面合同审核是学校合同管理中不可缺少的步骤，也是学校法律风险防控的关键环节。而实践中，学校合同审核工作往往分工不明，没有做到层层审核把关，学校合同管理机构、财务处、招投标管理办公室等相关部门并未形成统筹协作。同时，由于学校的合同管理人员大多是非专业出身，法律意识、业务素质良莠不齐，致使合同审核流于表面，缺乏专业性。

1.4 合同履行监控不到位合同履行是指合同生效以后，双方当事人按照合同约定履行合同权利义务，从而使合同目的得以实现的过程。然而在实践中，合同承办部门往往忽视这一环节，对合同履行中的许多关键问题重视不够，把握不足。例如，在合同执行过程中，有时因具体情况变化需对原合同进行修改和变更，而这些变更项目往往只流于口头层面，没有以书面形式加以确定，这为合同后续履行、纠纷处理等埋下隐患。再如，学校往往没有设立合同履行动态监督机制，合同承办部门执行合同缺乏监督控制措施，当发生合同纠纷时，学校往往反应不及，处于被动。

2加强高校合同管理的对策建议

2.1 完善合同管理制度建设完善合同管理制度为合同管理规范化、科学化、法治化进程奠定了基础。第一，要依据《合同法》等相关法律法规，建立高校的合同管理办法。合同管理办法是高校内部合同管理的基本准则，对合同的立项、谈判、起草、审核、签署、备案、履行等各个环节进行全面部署、统一规定。第二，要建立合同管理办法相关配套制度，对合同运作全过程的各个环节进行细致、深入的规定，使每个步骤的开展都有据可依，并处于有效的监控状态。这些配套制度主要包括合同归口管理制度、合同法定代表人授权委托制度、合同审查会签制度、合同专用章使用制度、合同档案管理制度等等。[4]

2.2 构建全程、动态的合同管理机制构建全程、动态的合同管理机制，需要遵循以下几个步骤

2.2.1 建立完善的合同管理机构体系学校合同管理应按照“统一领导，分类管理，分工合作，加强监督”的原则进行，即合同管理各个环节均应按程序办理，规范流程、严格制度，统一领导，分工负责。学校应设立合同管理委员会或合同管理领导小组作为合同管理的最高决策机构，成员可由学校办公室、纪检、财务、审计、业务归口管理部门负责人及法律事务室人员组成。法律事务室作为合同管理委员会的日常办事机构，归口负责学校的合同管理工作。学校合同承办部门、财务处、法律事务室应在合同管理委员会或合同管理领导小组的领导下，各负其责，各尽其职，通力协作，开展合同管理工作。

2.2.2 建立全程性、动态化合同管理流程①做好合同签署的准备工作。合同签订前，合同承办部门应加大对合同相对方主体资格、资信情况的调查力度，将合同风险防范关口前移，从源头上规避法律风险；合同承办部门在签订各类合同前需申请《法定代表人授权委托书》，授权委托书须载明人姓名、事项、权限和期限，以此规范人的签约行为；学校应大力推行合同示范文本，[5]合同示范文本往往由专业法律人员制定，有效弥补了合同订立人员法律水平参差不齐的状况，使合同条款更加专业、准确、全面、严谨。②完善合同申报、审核、签署相关流程。在申报环节，学校可根据自身实际情况，按照合同金额对申报所需材料进行分类规定，对于小额合同，可采用简单的申报程序，对于大额或重要的合同，可以要求合同承办部门提供包括合同相对方资质资格文件、招投标文件等在内的详尽材料，学校进一步审查或复核；在审核环节，应严格执行合同审查会签制度，加大合同审核力度，由合同承办部门、财务处、法律事务室按照各自职责对合同的专业技术问题、法律问题、资金使用问题进行全面审核把关，合同中如涉及重大事项、不确定或有争议的事项，应提请合同管理委员会或合同管理领导小组进行讨论；在签署环节，应严格规范合同专用章的使用，对于学校对外签订的各类合同，任何不具有法人资格的部门或单位都不能仅仅加盖本部门行政章，而必须加盖学校统一的合同专用章。③对合同履行进行动态、全程监控，切实执行合同履行跟踪制度。[6]合同承办部门须按合同约定，遵守诚实信用原则，全面履行规定的义务。在合同履行过程中，合同承办部门及其他合同管理机构应加强对履行的动态监督，对各个环节进行动态跟踪，发现问题及时处理。对履行过程中发生的合同纠纷，合同承办部门应及时报告，法律事务室根据需要同专业律师研究案情、搜集证据、分清法律责任，并提出解决方案。④完善合同档案管理工作。合同签署后，合同承办部门应将合同资料及时归档，妥善保管合同正本、副本、谈判记录、往来函件、履行记录、解除、变更合同的协议等重要资料，建立信息化合同管理系统。

2.2.3 加大法制宣传及人员培训力度合同管理人员业务素质的高低，直接影响着合同管理的质量。学校应积极开展合同法律知识的宣传教育活动，通过培训会、座谈会、经验交流会等多种形式，向学校各部门或单位普及《合同法》等相关法律法规，对合同管理人员的业务技能进行培训，增强合同管理人员的法制观念和风险意识，提高合同管理水平。

参考文献：

[1]刘立霞，孙玉荣.“高校合同管理工作探析”[J].《中国电力教育》，2009年7月下，总第141期，第198页.

[2]程秋梅.“论法治视域下高校经济合同管理”[J].《教育财会研究》，2009年4月，第20卷第2期，第16页.

[3]冉福松.“浅析新时期高校合同管理存在的问题与对策”[J].《经济师》，2008年第8期，第100页.

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一是数字档案室是档案信息化发展的必然趋势。档案信息化作为企业信息化的组成部分，对企业的竞争力和服务管理有着一定的影响。目前互联网作为企业职能的重要表现形式和媒介，信息、网上办公等活动都依靠网络来进行，导致档案数量剧增，档案载体也呈现了多样化特点，用户对档案信息的需求仅靠纸质查询是满足不了的，因此，档案工作必须改变传统的管理模式，采用信息技术和手段，跟上企业信息化发展的步伐。在全国档案事业发展“十一五、十二五”规划中均提到了加快档案信息化建设、数字档案室建设等任务要求，实现档案管理的标准化、信息化、规范化，已经成为档案工作长时期的系统工程。

二是数字档案室的建立，优化了档案管理手段，将原来以实体管理为主转为多种形式的数字化管理，有利于保护档案实体，避免多次利用的磨损情况，降低档案管理成本，节省档案存放空间;能够缩短人工查阅时间，提高用户工作效率;能够实现资源共享，拓宽档案利用渠道、有利于档案宣传等等。

2.数字档案室建设的内容

数字档案室建设的内容包括软硬件基础设施的配备、网络建设、档案管理系统的开发、档案资源数据库建设、网上利用、标准的制定等方面的内容。

2.1软硬件基础设施建设

数字档案室建设必须配备齐全的基础设施，包括硬件设备和软件系统开发，硬件设备包括存储器、档案服务器、扫描仪、打印机、计算机等必要的输入/输出设备，实现档案信息资源的采集、加工及查询利用。在档案管理系统方面，要结合企业网络环境和办公自动化程度，选择软件的功能要包括电子文件的接收、归档、档案管理、提供利用等。

2.2网络建设

由于档案信息的保密性，企业在数字档案室建设过程中，要将档案数据网络单独设置，或者与办公网络设置到一起，与外网、企业其他网络进行区分，例如可将档案网络与外网隔离，将档案网络与办公自动化网络连接，方便数据转换、电子文件归档等等。

2.3档案数据库建设

目录数据库建设。档案目录数据库是档案利用、检索的基础，企业档案室在进行目录数据库建设过程中，要结合档案管理系统要求，设计统一、规范的录入标准，完善各门类档案的三级目录。同时为方便检索，可根据利用频率将档案进行细分，分门别类的建立各种数据库，例如合同档案、编研库等，提高档案利用效率。

2.4全文数据库建设

近年来，电子政务、办公自动化技术的广泛应用，产生了大量的电子文件，因此，全文数据库来源主要包括：OA办公自动化系统、库存档案数字化、日常收集的电子文档。OA系统中电子文件的归档，可以通过档案系统与OA的接口实现无缝对接，进行定期转换。因此，档案数字化的关键还是在于纸质档案的扫描加工。

要合理确定纸质档案扫描的范围。为取得档案数字化建设的最佳效果，纸质档案的数字化应坚持按需扫描、利用为本、抢救优先的原则。一是档案的重要性不同，例如基建档案中文字档案的利用频率远远不如竣工图纸，文书档案中的制度文件的利用率远高于一般通知性文件;二是考虑到档案利用者的需求，将日常利用频繁、关注度较多的档案进行扫描，能够极大的满足用户的需求，利于数字档案室的推广;三是年代久远的档案进行数字化扫描，能够有效保护原件不再继续磨损。在开展档案数字化扫描工作前，开展调研，了解利用者的需求，同时为保证档案的准确性和实用性，组织专业人员进行图纸扫描，合理确定档案扫描的范围。

要规范档案扫描流程，加强过程控制。数字化工作具体过程分为：鉴定、整理、扫描、图像处理、质量检验、目录录入、电子文件挂接等环节;明确扫描各个环节的责任人，例如出入库登记、扫描完后检查完整性等等;规范扫描格式、质量要求，按照《纸质档案数字化技术规范》，制定鉴定、扫描、图像处理、存储等规范。结合档案系统管理软件的特点，制定目录、原文挂接规则，建立档案目录、全文数据库。

2.5档案查询网站建设

查询网站是各类档案展示的平台，档案部门与用户沟通的桥梁，因此网页利用界面要设计合理、智能化，检索功能强大，满足用户的不同需求。

3.数字档案室建设的保障措施

3.1企业领导支持和重视是数字档案室建设的重要保障。

数字档案室建设是一项系统工程，涉及到资金投入、设备配备、人员组织、部门协调等方方面面的工作，仅靠档案部门是无法完成的。只有取得领导的理解和支持，才能将档案信息化纳入企业信息化建设中，才能推动档案工作的发展。

3.2建立集中统一的档案管理模式

在企业中集中、统一、高效的档案管理模式，是实现数字档案室的重要基础。档案集中统一管理，不仅仅是将各门类档案集中到一起，而是档案收集、归档、利用等工作的集中统一，提升档案综合管理水平，还能够集中各部门力量，有效的组织、实施档案数字化各项工作。例如在数字档案室建设过程中，可将各部门领导、兼职档案人员组织到一起，负责档案数字化具体实施的各项工作，能够加快推进档案数字化进程。

3.3建立和完善档案相关制度

数字档案室建设不仅要求档案基础管理制度健全，例如各门类档案收集、归档、利用、鉴定、销毁、统计等制度，还要建立和健全数字档案室建设所需的各种规范，例如，在启动数字化工作时，制定《档案数字化建设方案》，对数字档案室建设的技术标准、信息安全等进行规定;针对档案扫描，编制《EXCEL表格导入档案系统规则》、《科技档案目录录入规则》;针对网上利用，制定《档案查询系统使用说明》、《网上利用档案权限设置流程》、《网上利用档案流程》、《档案安全保密制度》等。通过制定一系列的管理规范，实现电子档案的全过程管理。

3.4提高档案人员的综合素质

数字档案室建设要求档案人员必须转变观念，加强学习，不仅要牢固掌握档案专业知识，还要掌握计算机、存储、数字加工、网络技术等信息化知识。档案人员的业务素质和能力直接决定着档案数字化建设的成败。因此，必须对档案人员加强业务和技能的培训，例如外出到档案管理先进企业参观学习，吸取和借鉴档案数字化管理经验，或者聘请信息化人员给档案人员培训，提高档案人员驾驭档案（下转第14页）（上接第43页）数字化管理的能力。

3.4加强对档案利用者的培训

档案最根本的是提供利用，无论在何时，都要将利用者的需求放在第一位。数字档案室建设过程中，档案人员不仅要建设丰富的档案信息资源库，更要采取面授、现场咨询等多种方式，教授利用者如何快速从网上查借阅档案，从而提高利用者的工作效率，让他们享受到档案利用的方便、快捷。

4.数字档案室建设过程中应注意的问题

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合同管理主要是指与合同的订立、合同的转让、合同的变更、合同的履行以及合同的终止有关的一系列活动的总称。合同管理是企业之间贸易往来和经济合作的重要基础。我国理论界对于合同管理的过程进行了阶段式的划分。第一个阶段为合同谈判与签订阶段的管理。由于我国的法律赋予合同相应的法律效应，因此，做好合同签订前的准备工作显得尤为重要，合同一旦签订，公司将必须按照约定履行其责任，否则将会承担相应的违约责任。第二个阶段为合同履行阶段的管理。通过内部的监督等措施，促使合同约定的义务按时履行。第三个阶段为合同归档阶段。即在合同责任与义务履行完毕之后，对合同进行整理，并按照归档程序保存，以备查阅。

二、企业合同管理存在的主要问题

（一）企业内部合同管理工作机构需进一步健全

按照现行体制，电力集体企业内部没有专门设置合同管理工作机构，配置的合同管理人员业务水平有待提高，日常合同管理与审核是由电力企业法律顾问兼任。从严格意义上而言，电力集体企业系统内部应有一个完善的合同管理工作机构和一支较高业务水平的合同管理队伍。

（二）企业合同规范性文本类型不全

目前可供基层电力集体企业选用的电力企业系统合同文本有国家和地方电力行政部门制订并强制适用的示范文本，还有国家电网公司的统一合同文本。现有的电力企业合同文本，仅局限在电力企业主产品为核心的产前、产中、产后相关的产、供、销等环节。而电力企业资产社会化服务经营（如房地产租赁）、电力企业职工福利后勤保障供给（如劳保服务用品采购）等方面的示范性文本严重欠缺。此外，现有可供选用的强制适用示范文本中，存在很多不需要或不适用的条款，显得过于繁琐，不符合经济合同简洁明确的表述要求。

（三）合同履行过程中存在的问题

在合同的履行阶段，合同管理中存在的问题主要有合同中应该变更的条款并没有进行有效的变更。就是在电力工程的施工过程中，实际的施工情况和预先设计的合同条款有所不同，需要经过一定的规范程序进行变更，并且加强管理，但是由于忽略了合同的管理，没有进行及时的修改。另外就是，在施工过程中存在一些违反合同条款的现象，但是由于合同管理疏漏，没有在有效的诉讼期内进行诉讼，使企业蒙受损失。除此之外，就是电力企业的合同的流转的过程过于复杂，由于合同的管理不到位，有的过了投标的有效期，两个单位仍未订立有效的合同，过了投标有效期以后订立的合同，法律效力大打折扣，给电力企业的损失埋下了隐患。

三、加强企业合同管理的对策

（一）完善企业合同规范化管理的各项制度

科学的制度是推进电力集体企业合同管理规范化的基础。针对电力集体企业内部合同管理工作的实践经验，按照现代企业经营管理对合同管理规范化的内在要求和依法治企市场经济发展的必然，必须加快建立合同管理组织机构，完善专业人员配置；明确会签工作流程；制定合同分类编码规则、合同档案管理、合同信息传递与保密原则，对企业合同进行科学规范化管理。

（二）完善企业合同示范性的标准文本

针对电力企业内部合同种类的多样性和不同区域不同电力企业的业务差异性，建议国家电网公司制订电力集体企业通用的各类业务合同示范性标准文本，基层电力企业可以根据示范性标准文本，结合具体情况，对不需要或不适用的条款进行删改与补充，使各电力集体企业签订的各类合同更加切合当地实际，又不失整体合同的规范性。

（三）避免合同签订过程中的法律纠纷

合同的内容要做到真实有效，避免虚假谎报的情况发生，体现出一定的可操作性和可执行性。同时，要符合相应的法律规定，要就纠纷条款的解决进行深度的阐述，以免出现不必要的法律纠纷和矛盾问题。合同管理人员必须经常了解合同履约和管理情况并进行针对性的检查，对于确需变更或解除的合同，应当经各方当事人协商一致并签订书面协议，按照合同审查程序履行审查联签手续。因变更或解除合同造成我方经济损失的，除法定免除责任外，应在协议中明确具体的赔偿方式，并及时向对方当事人提出索赔。

（四）违约纠纷的及时处理

合同关系是一种法律关系，违约行为是一种违法行为，要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。法律顾问部门审查合同时选择合适的违约条款和纠纷处理条款显得很重要，一旦发生违约情形，法律顾问要区别情况，及时采用协商，仲裁或诉讼等方式，积极维护企业的合法权益，减少企业的经济损失。

（五）完成合同管理的信息化建设