毕业生档案管理范文

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1.当前就业形势分析

我国是一个人口大国，曾有专家统计过，每年我国各大高校的毕业生高达700多万；博士、硕士毕业生也有50多万，并且这一数据还将逐步增长；而每年国家提供的就业岗位只有300多万个。由此可见，我国的毕业生就业情况不容乐观，并且还大量存在着供大于求的过剩情况。在这样的社会条件下，如何让广大毕业生实现就业，降低他们的就业压力呢？有人曾说过，是金子就总会发光。当今社会更加需要高素质多方面发展的创新型人才，因此首先就需要让学生们树立好努力学习的终生学习观念，加强科学文化的学习，提高自身科学文化素质，提高自身的??际本领和能力，从而实现更好的就业。

在毕业生的就业形势中，也存在着大量专业不对口和用人单位对毕业生要求过高的就业情况。许多学生在大学里学了四年的专业知识，在就业时却常常不能将其发挥到实处，而从事了另一与所学专业无关的职业。要想大学生毕业后实现专业对口的就业，首先就需要大学生们在学校时努力学好自己的专业知识，提高自身的专业技能，为以后从事所学专业方面的工作打下良好的基础。其次，毕业生也要积极地树立自主创业的理念，不把自己的就业路线局限于所学专业，从而开阔自己的就业前景，实现毕业后更好的就业。再者，在学习的过程中，学生们还不能单一将侧重点放在知识文化水平的提高上，而应努力做到多方位、全方面的发展。在学习过程中多参与社会实践活动，积累社会经验；在与人交往的过程中提高自身的本领，提高与人沟通的能力；同时还可以提前准备好自己的简历，对自己所存在的不足之处进行改进，逐步完善自己的档案，使自己能在毕业后的就业中脱颖而出，找到合适的工作。

2.毕业生档案管理优化策略

每年大量学生毕业走入社会，不仅使就业形势更加严峻，同时也给毕业生的档案管理带来了困难。随着互联网和多媒体技术的不断发展，逐步带动了计算机技术的飞速发展，进一步实现了办公自动化、文档一体化的扩展和深化。在网络化的时代潮流下，传统的档案管理面临着新挑战。电子档案方便快捷的使用，逐渐成了毕业生档案管理的首选。就目前来看，电子档案与传统文件在载体、使用方法和保存方式上有着极大的不同之处，电子档案具有传递速度快、易于复制等特点，极有可能成为未来档案的主体。在新时展的形势下，如何对大量毕业生的档案进行更加优化地管理呢？

2.1转变管理方式

与原有的纸质文书档案相比，档案的电子化具有更便捷的信息采集方式、信息存储方式、操作方式和访问方式。因此在信息化、网络化高度发达的当今社会里，要实现毕业生档案的优化管理，就需要管理者们及时转变传统的档案管理方式，应积极地利用现代互联网技术以电子档案的方式来对大学生的档案进行管理。运用电子档案的方式来进行管理，可以有效提高档案管理人员的工作效率，方便相关人员的查找，有效节省工作时间，降低工作人员的压力。其次，在实现优化管理的过程中，还要求管理者能积极地吸收他人有效的管理方式，引进先进的管理设备，让毕业生的档案得到更高效的管理，从而实行档案管理优化的目标。

2.2做好电子文件的保存及保护

在互联网技术的应用下，目前毕业生的档案几乎都是以电子文件的形式存在着。学生们在毕业后面临就业的过程中，几乎都离不开他们的人事档案。要想实现毕业生档案管理的优化，首先就需要做好、解决好大学生电子档案的保存问题。电子文件是以化学磁性材料为载体的，这些材料具有强大的产生静电的能力，易使其在静电影响下因吸收尘埃而导致易于卷曲、易于磁粉脱离、伸长后不易恢复等不良情况，从而降低数据的有效保存时间。同时，在信息化发达的网络时代，电子文件还容易受到计算机病毒、电脑黑客等的袭击，造成数据的丢失或损害，给电子档案的安全带来了隐患。因此，在优化毕业生档案管理的过程中，要努力解决好电子文件的保存问题，要建立专用库房、档案柜存放电子档案；积极与需求相适应，配备专业电子档案机房和安全性能较高的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代办公设备；要避免存储介质受磁场、温度、湿度、细菌等因素的影响以及防范机械磨损和强烈震动等，对存储的数据造成影响。其次，在优化毕业生档案管理的过程中，还要努力做好杀毒扫毒工作，要及时将对档案产生安全隐患的因素排除在外，以确保档案保存的完整性。

2.3做好电子档案数据备份及恢复工作

电子文件是一种利用网络来进行资料存储的设备，自身的特性决定了其存在不稳定性和易于损害的风险。为避免重要数据的遗失或丢失，进行档案的有效管理还需要对大学生档案的电子文件进行备份，以避免在数据遭受损害时能够得到及时的恢复。在备份档案的过程中，可以实行双备份制度，一份封存好，实现档案的优化管理和保存；另一份则用来提供借阅，让有需要的人能够及时获取到所需要的档案，以方便人们的生活。由于网络的不安全性，在进行档案管理的过程中，还需要建立数据异地备份和恢复系统，以确保毕业生的档案内容能在计算机或网络发生灾难性故障后得以及时恢复。

2.4加强网络安全

在当前的网络化时代，由于毕业生档案的数量庞大，电子档案成了首选的管理方式。但由于网络存在着许多电脑黑客、病毒等外界因素的影响，常常会对毕业生的档案进行破坏，导致数据丢失，给档案的管理带来不便和诸多安全隐患。要实现毕业生档案的优化管理，还需要有关部门强化安全职责，加强对网络安全的管理，对恶意侵害数据库的黑客进行严惩；推广文明用网的理念，让网民能提高自身素质，不故意对他人的东西进行毁坏。在加强网络化管理的过程中，光有外界的安全措施也还不够，还需要管理人员在工作的过程中积极地运用目前比较成熟的网络安全技术，如访问控制技术、防火墙技术、防御病毒技术、数据加密等技术，以及密匙管理、数字式签名等先进技术，及时地对电脑进行杀毒，确保电子档案网络的正常运行，从而实现优化管理的目标。

2.5制定相关的法律法规，加强管理的规范化

毕业生的档案以电子文档的方式进行管理，可以更加方便工作人员的管理。相比传统的管理方式，能够更加节省人力物力。为实现档案的优化管理，防止在电子档案管理的过程中出现无章可循、无法可依，重复、繁杂的混乱局面，确保电子文件管理的高效性和科学性，还需要制定与电子档案网络安全相关的法律法规和各种标准来支持，以实现档案管理的规范化。例如，在管理的过程中，可以对档案查阅的人员进行限定，提高档案管理人员的素质，实行全程监控利用电子档案的人员并自动记录，以防止毕业生档案被篡改而造成重大损失。

2.6加强专业人才的培养

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中图分类号：G217 文献标识码：A

随着社会科学技术的不断发展，信息化和网络化的建设速度在不断加快，这样传统的档案管理就开始显示出滞后性以及不适应性，用户的需求也开始变得多样化，信息化技术管理肯定也会逐渐代替传统的档案管理。本文主要对信息化技术对毕业生档案管理的影响进行分析。

1信息化技术在高校毕业生档案建立方式方面的改变

传统的高校毕业生档案的建立方式都是采用纸质的方式，而在现代社会当中，高校的毕业生档案发生比较突出的变化就是档案信息开始变得电子化和网络化。学生的相关信息不再是以前那种可感官的纸质信息，都已经开始慢慢变成了虚拟的电子信息。同时互联网技术也能够很好地实现这些电子信息的全面获取以及快速的交流。高校在对毕业生档案进行管理的时候传统的管理方式一般都是纸质的档案馆形式，采用信息化技术之后就能够建立起数字档案馆，传统档案管理部门的工作方式也就会相应的发生改变。在构建高校数字档案馆的时候主要是根据师生的需求为导向建立的，提供的信息包括了校情以及校史等相关的信息，而在高校的学生档案方面则提供了比之前更加全面的学生个人信息，能够很好地防止事后造假信息的情况发生，能够更加准确和灵活地对学生的信息进行管理。

2信息化技术使得毕业生档案管理的空间广度以及时间的长度变得更加丰富

实现档案信息扩大化最容易的手段就是网络环境，网络环境不仅能够很好地突破传统管理方式中的时间限制，同时网络环境也能够很好地实现地理环境限制的突破，能够很好地实现空间以及时间信息交流的需要。在开始建立数字化档案馆的时候，最主要的目的就是为了能够使档案信息的利用最大化，它能够将各类比较有价值的信息放置在校园网上，实现资源的共享，对于高校师生以及社会各界人员在查询相关信息的时候能够有所帮助。通过信息化技能能够很好地实现档案的纸质载体和档案当中所记载的相关内容分开，那么在管理的过程当中也就能够分别对这两者进行管理。传统的档案馆在对这两者分别进行管理的时候是一种双重的管理，无形当中就会为管理工作增加很多的难度和压力。这样在对档案管理的过程当中，不仅需要对纸质的实体档案馆进行和平常一样的管理建设，同时还需要对数字档案馆当中的相关内容进行更新和丰富，因为只有这样才能够很好地实现资源需求者对于资源共享的一些要求。所以高校在以后进行毕业生档案管理的时候信息化技术管理将会是一大特色，同时这种管理方式还需要相关的管理部门进行进一步的适应。

3信息化技术使得档案信息变得更加完整化和多元化

信息网络对于毕业生档案具有非常大的影响，在建立了高校档案馆之后也使得高校毕业生的档案实现了信息化。其实高校的数据档案馆不仅仅使高校的毕业生档案实现了完整化以及多元化，同时也在无形当中使高校学生档案的吸引力和时效性增加了很多。高校的学生档案原本是一种非常枯燥乏味的单一的保存方式，但是档案的管理者可以通过网络信息技术，把这种方式变得多种多样，同时学生的个人信息也能够更加充实，而且还可以使信息很好地实现可操作性、知识性以及趣味性，使得高校留存毕业生档案的作用能够真正发挥出来。

4信息化技术能够突破纸质档案无法超越的瓶颈

现在很多高校在对毕业生档案进行管理的时候都存在着很多无法超越的瓶颈，而这些无法超越的瓶颈当中因为管理工作比较零碎，在管理的过程当中不能够有效实现是比较具有代表性的一个问题。现在很多高校基本上还是由学生处在负责毕业生的档案管理工作，而具体的一些收集信息的工作主要还是由每个学院上报来完成。在对毕业生的各种信息进行收集和处理的时候基本上还是由各个学院负责，而一些具体的工作则是由辅导员来完成。在毕业生档案的管理过程当中，院系的作用比较关键和重要，但是在实际的工作当中，各个院系对档案管理工作都不是很重视，他们对于信息管理的工作基本都是敷衍了事，很多的工作基本上都是学生快要毕业的时候才以突击的方式来完成。如果毕业生的档案管理工作是以这种工作方式和工作态度来完成的话，仓促和草率的程度就可想而知有多严重，这样毕业生纸质档案的管理就会出现混乱或者缺失的现象。采用信息技术之后，则能够很好地解决上面所说的问题，在建立高校毕业生电子档案的时候，需要根据电子档案的一些特征来具体地填写统一格式的内容，而且因为系统时间的限制，也就杜绝了突击整理的方式出现，各个院系应该要在规定的时间内对学生的信息情况进行汇总，这样就能够很好地保证高校毕业生的档案管理工作能够比较顺利进行。

5结束语

随着社会的不断进步以及档案信息的多元化，使得档案的服务对象、服务内容以及服务方式都在发生着变化，面对这样的形式，高校毕业档案管理的工作人员就应该要用科学技术来不断的提高自己，利用信息化技术来充实自己，从而使得档案管理工作能够更好地为高校毕业生服务。

参考文献

[1] 刘晖，张素丽，柳羽辉. 浅谈信息化技术在档案管理中的应用[J].信息系统工程，2011（11）.

[2] 巩雅峰.信息化技术在档案管理中的应用分析[J].华章，2012（2）.

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高校毕业生档案是大学生在校期间学习、经历、品行、能力等方面文字材料的真实记录，是国家人事档案的组成部分，是学校考察、培养、教育学生的第一手材料，是大学生就业以及社会选拔考核人才的重要依据。是用人单位录用毕业生时不可缺少的参考依据和重要凭证。对高等学校毕业生档案管理工作进行系统研究，深刻认识高校毕业生档案管理工作的重要性、存在的主要问题以及解决措施，有利于确保毕业生档案的机密性、安全性、准确性、严肃性，对建立健全高校毕业生档案管理有效运行机制具有重大意义。

一、加强高校毕业生档案管理工作的必要性

（一）学生档案管理工作是衡量学校内部管理水平的重要标志是学校进行科学化、系统化、规范化管理，培养合格人才的重要保证。毕业生档案概述了学生乃至学校管理日常工作的全貌，历史地反映了每一个时期学校学生管理工作的进程和具体内容，是学生管理工作内容的存在形式和存储手段，是客观、真实的学校管理信息，是形成学生在校期间个人信息的凭证和参考。学生档案管理的好与坏，直接影响整个学生毕业后将来的成长与发展。所以大学生档案信息只有真实、明确，才能为大学生就业打下良好的基础。

（二）为毕业生和用人单位提供档案查阅服务。大学生就业中档案起着非常重要的作用，有着不可替代的地位。大学生档案经过了收集、整理、归档等环节，汇集了大学生在校期间的学习生活、社会实践活动等情况，是学生过去人生经历的记录。从中能够看出学生在德智体美劳等方面的综合素质情况，毕业生可以用此来向用人单位推荐自己，是最权威的凭证；对用人单位来说，可以此为主要依据来选拔人才，也可以为以后人事部门选拔人才提供参考依据。高等院校通过大学生档案管理工作，提供档案查阅服务，使毕业生、学校、用人单位、人事部门等能够得到毕业生信息，促进有效交流与沟通，有助于毕业生就业。

二、加强高校毕业生人事档案管理工作的思路与对策

（一）适应社会，提高对大学毕业生档案工作重要性的认识

1. 强化宣传力度，提高毕业生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，在改革开放的今天，毕业生档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位对毕业生本人进行定位的重要参考，即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。

2. 加强自身学习，提高档案管理人员素质。新时期档案工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。档案管理人员要充分认识到毕业生档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生档案这一信息资源。使学生档案管理工作达到规范化、制度化和标准化；学生档案管理工作要贯彻“为人事工作服务，为经济建设服务”的基本原则，实行统一管理，坚持维护真实性和完整性的工作方针，严守秘密的保管方法，加强对学生的思想教育和各方面的管理，更好地了解、考察和培养学生为学生毕业后用人单位的录用起到积极的作用。

（二）加强对毕业生人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范

1. 各院校结合国家相关法律法规以及当前社会形式制定出统一的规范化的档案管理工作。高校在新生入学之后，就要注重抓档案归入工作，观察学生的各项表现并如实记载，做到及时记录，确保材料的连续性和完整性，这能为后续的档案整理工作减少麻烦，又能增加学生档案信息的丰富程度，保障档案的完整性与及时性，使档案真正成为用人单位选拔人才的可靠依据。

2. 加强收集工作，完善档案内容。高校毕业生档案的管理人员要经常主动地与形成毕业生档案材料的部门和各院（系）主管毕业生档案的负责人联系、协商，及时收集各部门形成的档案材料。遇有学生入党、奖惩等涉及学生诚信的信息，要及时归档，同时注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。

3. 实行专门统一管理。不论毕业生档案是放在招生就业处、学生工作处，还是放在综合档案室管理，一定要有专人负责毕业生档案的管理工作，一定要根据毕业生档案的数量配备适当编制的专业人员。

（三）创新档案管理模式，实现现代化管理

1. 增强创新意识，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，就是在平时的抄抄写写、装装订订的工作中，档案工作者也要善于思考，多动脑筋，针对工作中发现的问题，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。

2. 加强现代化技术在档案管理工作中的应用，提高管理效率和水平。目前计算机已应用于人事档案管理工作当中，但多数仅限于各类档案目录的输入与检索。其实，它在档案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。同时大大提高管理效率和管理水平。

总之，大学生档案管理是国家人事档案的重要组成部分，对促进大学生就业有着重要的作用。因此，高校大学生档案管理部门要改革档案管理制度，使档案在大学生就业中发挥出应有的作用，服务于大学生就业，服务于社会与用人单位的需求。

参考文献

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中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1005—5312（2012）27—0240—01

一、高校毕业生档案的内容与特点

1、学生档案的内容包括：学生个人档案和学生整体档案。学生个人档案指面向学生个体设立的档案，内含学生本人简历和家庭主要成员及社会关系情况、毕业自我鉴定、学期成绩、学年评语（或思想品德考核表）、体育登记表、体检表、家庭情况调查表、入团志愿书、奖惩情况附件等。学生整体档案是指面向全体学生包容学生个体的档案，指学籍册、招生花名册、学生名册，证书表册，毕业证书发放登记表，毕业去向登记表、学科和非学科获奖情况登记表，增减生名册，学籍变动系列名册，纪律、卫生、考勤和日常行为规范达标登记表等。

2、学生档案材料形成的时间多阶段性。学生档案一般是有季节性或准季节性的。随着高校事业的发展，高校实行多层次、多形式、多种学制办学，学生来源不一，学制有长有短，形成的学生档案材料也不一致。

3、学生档案具有学生管理工作的重要特点。其目标非常明确，对内，便于加强对学生在校时学籍、业绩、思想政治、奖惩管理；对外，则服务于社会，为社会人才系统注入文字信息。

二、高校毕业生档案管理中存在的问题

（一）毕业生对档案的重视程度不够

随着市场经济的发展，一些毕业生就认为个人档案“没什么用了”，另一些就业于私营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，更是“遗忘”了自己的档案，其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。

（二）档案管理不规范

档案管理部门只照搬规定办事，没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作被动不及时；另外，建档干事和辅导员在管理上流于形式，仅充当档案“保管员”的角色，导致了档案内容不全、管理混乱等问题。

（三）档案管理手段落后

目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。

三、完善高校毕业生档案管理工作的思路及对策

（一）提高对毕业生档案管理工作重要性的认识

一是加强宣传力度，提高毕业生对其个人档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，毕业生档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。

二是加强自身学习，提高建（管）档人员素质。新时期学生管理工作面临许多新问题，同时也给毕业生档案管理工作提出了更高的要求。管档老师要充分认识到毕业生档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，利用好毕业生档案这一信息资源。

三是要有收藏家的心态，视档案材料为至宝，及时保管。

（二）加强对毕业生档案的科学规范化管理

一是要全面普查案卷，去糟取精。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。

二是要加强收集工作，完善档案内容。按照学院有关文件精神，结合本校实际制定相应的制度，全面收集学生在校期间的表现材料，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料。

三是要实行专门统一管理。建立专门的毕业生档案库，将所有毕业生的档案统一整理，分门别类，按照人员班级、系部、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用，实行科学、规范的管理。

（三）创新档案管理模式，实现现代化管理

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［中图分类号］G275.9;G647.24 ［文献标识码］A ［文章编号］1009-5349（2012）06－0060－01

离校高校毕业生的档案根据报到意向，绝大多数被存放至所在地人才服务机构。在对其档案进行分类整理中发现，各地高校毕业生的学生档案材料并不齐备，且个别摆放顺序也存在杂乱无章的现象。高校档案作为我国档案的一个重要部分，真实地反映了学生的具体情况。高校学籍档案管理是依据国家教育行政主管部门颁布的有关法规，并结合学校实际制定的实施细则和规章制度，对学生从入学到毕业的整个过程所进行的质量考核管理。

一、学生档案管理工作问题

高校与学生都存在针对档案方面的一些问题，有以下三种情况：首先，留校“缓档”。这类情况，要么是学生在不知情的情况下其档案“被留校”，要么是自愿要求存放档案于学校，用于近期读研。其实这是最没有实际效果的存放方式，一旦办理“缓档”，多数都意味着没有报到证。如果进入机关事业单位等对干部身份有要求的部门，报到证就是一道门槛。错过了报到日期，就意味着要办理报到证或改派报到证。报到日期的延后，直接与转正定级密切相关，也即随之顺延。因此，高校毕业生的学生档案在其毕业后应及时存放到人才服务机构托管。

其次，档案存放到高考生源地。这类情况，属于校方与学生本人已经沟通过要存放到生源地。但也存在一些问题：第一，省内毕业的学生档案存放问题。个别高校将档案邮寄到当地教育局，而教育局又不得不将档案转递到人才服务机构，造成档案的二次投递，在费时费力的同时也影响了报到时间。第二，省外毕业的学生存档问题。针对省外毕业生的档案派遣方面多数高校都是将档案直接邮寄到所在省份的毕业生就业指导部门。许多高校未尽到告知义务，致使绝大多数高校毕业生不知道档案邮寄到省会，而以为档案已经邮寄到生源地。一旦学生想到要用档案的时候，发现档案不在生源地，不得不从学校问询档案去向，不仅造成档案二次派遣，而且给学生在人力、物力、时间等多方面造成了不小的影响。因此，建议高校及学生要及时了解档案的去向，做到有备无患。

再次，档案存放到高校毕业生就业所在地的人才服务机构。这一方式，在目前看来是对高校毕业生最为有利的投档方式。它将档案从高校转递至人才服务机构，做到了从学生档案到人事档案的有序衔接，为学生的就业安置工作起到了很好的基础性作用。人事档案是我国各级各类国家机关、社会团体和企业事业单位在人事管理活动中形成的记述和反映某人德才表现，以个人为单位组合起来，以备日后查考的文件材料。

二、学生档案管理工作中出现问题的原因

首先，一些教师对学籍管理缺乏正确的理解，认为学生的学籍档案管理应为教学管理部门负责，对有关学籍管理的规章制度既不了解，也不重视，在具体工作中敷衍了事。

其次，毕业生由于对成绩、就业等方面关注度较高，对其自身档案认识不清，甚至个别学生将之视为可有可无的东西。

再次，入学教育缺失。一些高校在新生入学时进行入学教育，但在对新生档案管理方面，缺乏及时有效的入学教育，致使学生对在校期间的现实表现、学习动力及动机没有足够认识。

第四，离校教育缺失。绝大多数高校对即将毕业的学生在档案流向方面的教育、宣传力度不够，甚至是轻描淡写，致使学生在急于就业的形势下忽视了档案，在想起用档案的时候又不知道它身处何方。

三、提高档案管理综合水平

（一）规范管理，建立科学合理的管理模式

随着招生专业和人数的不断扩大，校际间的合作日益增多，人工管理无法保证工作顺利进行，应使用计算机进行学籍管理，依靠校园网建立学籍管理信息系统，将科学的信息管理技术引入学籍管理工作中。将学生在校期间的各项信息汇集在一起，建立学生学籍管理档案库，可随时调用和统计分析，使各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。

（二）树立三个服务理念，强化五个一切思想

建立健全规范的管理制度是搞好学生档案管理工作的基础。在具体实践中，工作人员应树立三个服务理念，强化五个一切思想。即树立学生的诉求是工作的动力，学生的满意是工作的业绩，学生的认可是快乐和幸福的标尺。要坚持学生利益高于一切，实事求是贯穿一切，公平正义压倒一切，表率作用统率一切，快乐自己奉献一切的思想。

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档案管理不仅能够起到保护档案的作用，更能够延长档案的使用寿命，进而使档案存在价值得到发挥。档案管理工作中需要进行分类、编号，以便于管理和使用。高校毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，是记录高等人才信息的第一手资料。新时代背景下人才已成为最为宝贵的资源，人才能够为企业创造更多利润和财富，是企业持续发展的源动力，毕业生档案是人才选用的重要参考。但随着近些年我国高校扩招政策的实施，高校毕业生人数越来越多，毕业生档案数量和信息量越来越大，高校毕业生档案管理、转递工作面临挑战。当前我国高校毕业生档案管理、转递工作现状并不理想，各方面都有待完善。

一、高校毕业生档案管理、转送工作的意义

高校毕业生档案属于既要文件，记录了学生主要经历、政治面貌、社会关系、学历职称、个人信息、工作履历表等信息，具有法律效益，是毕业生社会活动的重要依据。毕业生档案由学籍档案转换而来，由学校交转递毕业生就业单位或人才交流机构管理，若无就业单位则由学校免费保存两年。毕业生档案转递需要按照《就业协议书》签发《报到证》，完成转递档案[1]。若就业单位是国有企业或企业事业单位那么档案转递到工作单位。如果是非公有企业，那么档案转递到人才交流机构。若离校未就业，则转递到户籍所在地。对于高校毕业生来说不论考研、出国、就业都需要用到档案，如档案丢失便无法办理相关证明。对于企业来说，通过毕业生档案，用人单位可以对学生基本情况有一个初步了解，是用人的重要依据。可见做好高校毕业生档案管理、转递工作的重要性和必要性。

二、当前高校毕业生档案管理、转递工作存在的问题

（一）缺乏对高校毕业档案特殊性的重视

高校毕业生档案与其他档案不同具有一定特殊性，有着流转速度快、流动性强等特点，管理复杂性要远远大于传统档案。通常情况下毕业生档案多保存在生源地、用人单位或人才交流中心。但近些年，我国毕业生跳槽率明显增大，档案管理、转递工作面临着新问题、新情况[2]。但当前我国在高校毕业生档案管理方面并没有正确认识到毕业生档案的特殊性，工作开中存在着不重视、敷衍应付等现象，管理方式粗放，一些时候甚至不能保障毕业生档案完整性。

（二）不规范

虽然我国已了《高等学校档案管理办法》，但仍没有具体且具有可操作性的高校毕业生档案管理规定，当前我国在高校毕业生档案管理、转递工作方面，管理体制十分混乱，并且缺少专职档案管理人员，管理人员多没有接受过专业档案管理的系统培训，并不具备专业档案管理技能和知识，这严重影响了档案管理、转递工作效率和质量，在档案收集、整理、归档等工作中时常造成学生档案的遗失、损坏。

（三）管理方式落后

随着我国高等教育招生范围的不断扩大，高校毕业生数量大幅度增加，档案信息量越来越大，档案管理、转递工作复杂性也随之提高。但当前大多机构在高校毕业生管理中仍停留在老模式、老思路当中。当前不仅学生档案信息化程度不高，且管理中也缺乏对信息技术的运用[3]。传统人工管理模式已无法适应新形势下日益复杂的档案管理工作需求，传统人工管理方式不仅效率低下，也较容易出现纰漏。

三、高校毕业生档案管理、转递工作改进思路

（一）正确认识高校毕业生档案管理、转递工作

想要提高我国高校毕业生档案管理、转递工作质量，就必须正确认识高校毕业生档案管理、转递工作的特殊性，提高对毕业生档案管理、转递工作的重视，积极改革毕业生档案管理、转递工作，为其开展创造有利条件，加大投资力度强化对信息技术的应用，构建现代化管理工作模式，从而实现高校毕业生档案信息化。信息化管理不仅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可备份，不易丢失。

（二）健全管理制度

高校毕业生档案管理体制混乱，档案管理、转递工作有效性差和缺乏必要的管理制度有着直接关系。想要提高高校毕业生档案管理、转递工作水平，就是建立起科学、合理、规范，符合毕业生档案管理特征的管理制度，通过制度保障毕业生档案管理、转递工作的顺利展开，利用制度增强工作人员责任心，提高工作有效性。制度不仅能够为毕业生档案管理、转递工作开展提供依据，更能够有效协调各相关部门工作，使毕业生档案管理、转递工作有条不紊的开展。

（三）提高管理工作人员综合素质

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一是高校毕业生数量多且连年持续增加。1997年我国高校招生制度改革，各高等学校不断扩大招生规模，高校毕业生数量也随之逐年增加。据统计，2001年全国高校毕业生114万人，2016年高校毕业生高达765万人。高校毕业生总量多且数量的快速增长，使得高等学校的档案管理工作量瞬间加大，以至于不得不临时凑人手、拉队伍，不少高校疲于应付。

二是高校毕业生档案管理相关工作时间上相对集中。由于高校毕业生工作的特殊性，高校毕业生档案管理所涉及到的学校档案整理、转出，地方接收档案、整理入库等工作，从时间上看相对比较集中，高峰期大致从每年的6月中旬到10月下旬。高校毕业生的档案管理工作在时间上相对集中，阶段性工作量突然增加，这一特点也无形增加了高校和地方档案管理部门在档案管理工作方面的压力。

三是高校毕业生档案管理工作信息化水平偏低。其一，高校档案管理部门在整理档案时依然采取文字标注信息的方式进行，费时费力，容易出错。其二，大部分高等学校在毕业生档案转出后，都无法实时查询或跟踪档案去向，给急需用档的高校毕业生带来诸多不便。其三，地方档案管理部门接收高校毕业生档案整理入库时，亦多采用人工整理数据的形式，信息化水平不高，加之档案来源单位众多，工作量大且繁琐，效率不高。其四，虽然目前大多数地方档案管理部门都已支持网页查询毕业生档案去向，但查询方式较为单一，当前已广泛普及的微信公众号、手机APP查询等方式利用度还不高。

二、利用信息化做好高校毕业生档案管理的几点建议

（一）高等学校要提高档案管理信息化水平

高等学校要改善档案管理人员队伍结构，在不断提高现有工作人员信息化水平的同时，也要注重吸纳信息化专业技术人才加入档案管理队伍，加大专项资金投入，提高软硬件配备水平，有针对性的开发档案管理软件，本着有利于简化和规范毕业生档案管理的原则，探索推广使用条形码、二维码等信息化方式标注毕业生档案信息，逐渐改变毕业生档案信息标注方式。高等学校要畅通毕业生档案去向查询渠道，探索普及开通网站、微信公众号、手机APP等多种查询方式，以方便毕业生实时掌握其档案流向。

（二）地方要促进档案信息化建设提高服务水平

随着计算机技术、网络技术以及各类信息化设备越来越多的应用于我们的工作和生活，使得我们获取信息的方式更加方便、速度更加快捷，工作效益和生活质量大幅度提高。在此大背景下，地方档案管理部门作为政府直接服务高校毕业生就业创业的窗口部门，为服务对象提供档案管理相关服务的质量和效率，直接关系着政府在人民群众中的形象，因此，地方档案管理部门提供相关服务的质量和效率尤为重要，以信息化技术为核心的档案管理智能化系统工程建设应为“必修课程”，从基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设、人才队伍建设、安全保障建设等方面入手，构建完善的档案管理信息化系统工程，实现硬件、软件以及人员的全面信息化。

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1.毕业生对人事档案不够重视。随着市场经济的发展，就业方式的多样化，档案的作用相对降低。一些毕业生对档案不了解，也不关心。调查中发现，有60%的学生认为“找工作看重的是能力，档案不怎么重要”；只有15%的学生认为“以后要找工作，档案很重要，不能遗弃”。据调查，大中专毕业生最容易出现三种档案问题:一是毕业时未通过正常渠道办理就业手续，以工人招工手续入职，重新建立职工档案，放弃学生档案，成为“弃档族”。二是很多非公有制用人单位不要求档案，毕业生在完成向人才流动服务机构存档手续后就失去了踪影，长年不见踪影，成为名副其实的“忘档族”。三是贪便宜图方便，将档案带在身上，成为“口袋档案”。这些都是因为缺乏对人事档案重要性的认识，不知道将来政审、调资、出具证明、介绍信、职称晋升均要以档案材料为依据。

2.档案管理不够规范。由于种种原因，一些单位在档案管理上还没有形成符合各自特点的实施细则和制度，在执行过程中也存在不够严格的现象，使档案管理流于形式，仅仅充当了档案“保管员”的角色。每年对接收到毕业生档案，只是按毕业院校、接收时间、所学专业、生源、学历等进行登记、编号、录入，没有严格按照管理档案的程序操作，这些不规范的操作直接导致档案材料的不完整。加上无法与毕业生取得联系，久而久之，档案管理者也说不清那些无头档案的情况，阻碍了人事档案的开发利用，影响了人事档案管理工作的可靠性、严肃性，降低了人事档案工作效率。

3.档案管理手段落后。干部人事档案工作大多沿用手工操作，整档手续繁琐复杂。《干部档案整理工作细则》要求对档案材料进行技术加工和装订，案卷要做到卷面整洁，整齐平坦。对不规则、破损、卷角、折皱的材料，要进行技术加工，既不损坏档案原貌，又不造成档案材料的毁损。信息化时代的人事档案工作除了要求人事档案工作者要具备良好的政治、道德素养，还要求人事档案工作者要掌握丰富的档案专业知识和具有较强的业务能力，但目前真正能够达到要求的寥寥无几。

二、提高对毕业生档案工作重要性的认识

1.对毕业生做好宣传工作。利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的重要性，努力做好咨询服务工作，让广大的毕业生充分认识到，在新的形势下，无论从事什么样的工作，毕业生人事档案都不是可有可无的，它对毕业生今后就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的重要载体，是企事业单位选人用人的重要依据，更是公务员招考和升学考试中政审、考察的重要材料，是对毕业生本人进行定位的重要参考，也是人才交流的重要信息。

2.提高档案管理者自身素质。随着大中专毕业生由人才资源向人力资源转化的这个过程不断深入，毕业生档案管理和企事业单位工人档案管理出现融合趋势，部分单位存在一个弱化现象，这就给我们的毕业生档案管理工作提出了更高的要求。要充分认识到毕业生人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，要牢固树立科学的人才观，重视毕业生资源的开发，打破以往旧的管理模式，学习运用现代化科技手段和先进的管理方法基本技能，不断改进工作方式、方法，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源，高标准的做好服务工作。

3.用人单位要高度重视档案信息。人事档案真实地记载着一个人的成长过程，它反映了一个人的真实面目。毕业生的档案材料虽然少，但材料的内容十分重要，它是全面考察、了解和正确使用人才的重要依据，是毕业生综合素质的体现。因此，用人单位在使用人的同时，必须全面掌握一个人的信息，这样才能根据需要正确地选择、使用人才，让其在适合自己的岗位上发挥特长，为社会创造财富。

三、加强对毕业生档案的管理

1.建立专门的毕业生人事档案库。毕业生档案要集中统一管理，特别是大型国有企业，要将毕业生档案和工人档案分开管理；毕业生就业管理部门要对接收到的派遣期内的毕业生档案要重新核对、整理，根据毕业生的基本情况，分门别类，按姓名、专业、学历等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用，为用人单位提供人才信息资源，实行科学、规范的管理。对超出派遣期的毕业生档案要及时移交人才交流部门管理，尽可能地联系毕业生到相关部门办理人事业务。

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1 ASP 技术

ASP是微软公司所开发的类似于HTML、Script、CGI三者的结合体。较HTML而言，ASP程序编写更灵活方便，是在Web服务器端运行之后，将结果通过HTML的方式传至客户端浏览器中，因而较其他脚本语言要便捷、更可靠。通常而言，ASP技术的开发工具很多，有助于迅速开发系统。此外，较CGI而言，ASP包含HTML标签，可对数据库进行直接存取。ASP是一项十分实用的技术，属于发展较为成熟的开发技术。核心技术支持组件、对象技术，采用ASP组件及对象技术，用户可直接采用ActiveX 控件，就对象方法、属性等进行直接调用，继而实现各种功能。

2 系统需求分析

毕业生档案管理信息系统主要针对的是毕业生信息加以管理和分析，以便为管理人员提供必要的支持。系统特征如下。

1）要求系统界面直观而优化，便于操作和使用，能够最大限度地减少用户数据输入，富有亲和力，使画面输入尽量接近实际情况，保持界面的一致性，使用户始终采用相同的方式进行操作，并能够结合用户的需求，把握好任务的进展；界面必须具有容错功能，以免由于操作失误致使数据错误录入。

2）具有复杂的信息结构。毕业生管理均以信息工作作为主要内容，而毕业生档案信息较繁杂，因而导致信息结构复杂。

3）面向对象的多层次化。毕业生档案管理信息系统，主要服务对象即毕业生管理人员，但实际开展毕业生管理的人员具有多层次性，从校长、学生工作处到各院系管理人员、辅导员等，要求系统面向多层次服务

对象。

4）具有安全灾难恢复功能。系统应利用授予权限，对程序使用加以控制，保障用户正常操作，利用备份、恢复等方式，确保数据的安全性。还必须加强日志管理及病毒防范等。

3 系统框架的构建

毕业生档案管理信息系统采用的是B/S结构模式实现的，见图1所示。

首层，即客户浏览器，属于连接用户与系统的接口。用户利用诸如IE等通用浏览器进入系统；第二层属于Web服务器，用以启动进程，对用户端请求加以响应；第三层是数据库，利用ASP技术，对数据库内所动态产生的HTML代码加以调用，并将处理结果嵌入系统，传送至用户端浏览器中。

B/S模式将三层结构分别划分为三个独立单元，即显示层、逻辑层、数据层。其中，显示层同用户开展交互，将用户请求利用中间层组件，传递至逻辑层，逻辑层组件借助于SQL等方式，向数据层发出数据或资源请求。由数据层将数据传至逻辑层，再由逻辑层传至表示层。各层均有相应的功能，各层均可独立加以修改，也不会对其他层造成影响。各软件在B/S结构的基础上进行开发设计，利用逻辑层，实现界面与数据访问之间的相互独立。显示层、逻辑层、数据层分别在客户端浏览器、Web服务器及数据库服务器上进行运行。

4 功能模块的开发与设计

在需求分析基础上，结合系统设计目标，最大限度地提高毕业生档案管理信息化水平，以便其对自身档案情况进行查询，或同档案管理人员展开交流。具体而言，毕业生档案管理信息系统包括如下模块。

1）权限管理模块。系统借助于ASP技术，于Internet网络上进行运行，因此，要求系统具有良好的安全性。系统开发过程中对数据的安全性出发，构建了该模块，由管理人员负责对其他用户授权与操作加以科学管理。

2）信息查询模块。基于网络基础，对毕业生信息，如就业协议书编号、学号、姓名、籍贯、毕业时间等信息进行查询，以便用户及时掌握档案情况，例如，档案是否仍为学校保管、档案寄送单位等情况以及毕业生档案保管期限、邮寄途径及时间、相关资料借还，等等。

3）档案咨询与留言模块。该模块实现了档案的科学化管理，以便毕业生及时针对档案政策进行咨询和留言，例如，如何进行档案托管或办理传递手续等。

4）档案信息录入模块。由管理者将毕业生档案信息及数据录入该模块，录入过程中，在Web页面可结合情况将档案信息加以输入，使用户于客户端对信息进行查询。

5）档案查询模块。该模块便于管理人员对档案信息加以管理，也为毕业生开展档案信息查询，明确管理情况提供了支持。

6）档案信息修改模块。该模块为管理者及时更新、档案管理信息提供了支持。

7）咨询管理模块。用于管理者同毕业生展开信息交流，实现有问必答，及时对常见问题及意见加以反馈，以便提高档案管理水平。

8）信息备份模块。定期对档案管理信息进行备份，要求管理者必须定期将数据刻录于光盘，实现异地备份。

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一、人事档案管理存在的问题

1.毕业生自身不重视个人档案管理。随着劳务制度的改革变化，用人单位对有关资料的审查要求，使一部分的毕业生认为毕业档案没有什么作用，存放档案后不管不顾。随着经济的发展用人单位自由制定用人标准，所以毕业生们为了尽快找到工作，忽视对档案的管理，在入职公司之后，相关人事部门也不过于重视毕业生档案的问题，对这一问题的思考的有欠缺性，影响了毕业生档案有关作用。

2.档案的管理工作不够规范。相关档案管理部门没有自身严格的管理制度，在对档案进行归档、收纳等工作时不认真负责，对档案管理人员的要求不高，没有专业性的管理方法。使部分档案甚至在管理过程中遗漏甚至丢失，此种情况严重的影响了档案管理工作的严肃性，大大降低了工作效率，增加了查找档案的难度。

3.档案管理方式陈旧。在部分地区还在使用手工的形式管理档案，这种方法既不能保证档案的准确性，还会造成流动人员篡改档案，管理手段十分不严格，在现在的信息化社会不能够有效的使用电脑科技快速准确的管理档案，也是档案管理部门的一大落后现象。档案长时间没有人认领，传统管理方式又做不到及时的数据更新，致使一些档案存放时间过期，存档人不知道，管理部门也不清楚。档案信息反应了毕业生在校活动的真实情况，是各方面人们认识客观事实的依据材料，不管是毕业生的档案还是社会各界人士的档案，都是一项最具有价值的信息载体，高校毕业生的档案管理工作的好坏更是关系到了众多毕业生的自身利益。

二、做好毕业生档案管理的有关措施

为了让大中专毕业生的档案更好的发挥出其作用，为毕业生们提供更好的服务，提出几点管理档案的具体措施。

1.加强毕业生对档案的重视性。毕业生初步迈进社会，没有相关的实践经验，自然是意识不到档案的重要性作用，毕业生只以为档案只是脱离学校存入社会，对档案的存放问题予以忽视，所以在毕业生毕业时，学校相关部门一定要让毕业生们认识到档案的重要性，辅助做好档案存放和转移到生源地的有关工作。而另一方面，作为用人机构，要向毕业生说明档案的实际作用，依照流程做好档案的接收和存放的工作。对于档案不在本地或者遗失等一些情况，要及时的做好补充工作，千万不能忽视。

2.确保档案管理部门的规范化。档案的管理部门在接收毕业生档案时，要做好详细的记录和分类存档，要详细根据学历、专业等信息进行编号，注意收集档案信息，做到所有毕业生档案统一管理，分类存档，便于日后查找和整理，建立专门的档案管理室。档案管理部门要聘请专业化的档案管理工作人员，提高管理人员的专业素质，采用信息化管理办法，使用计算机软件进行档案的管理工作。事实证明，使用计算机软件进行档案管理，不仅减少了日常的繁琐事物，还会大大的提高档案管理的工作效率。

3.加强毕业生档案信息的利用。有关人员在整理档案的过程中，要充分了解学生的各种信息，比如学生的知识水平以及社会实践情况等等，并设立多项查询条件，可以根据不同的查询条件快速的查找到符合条件的人员。毕业生信息多元检索系统的建立，可以有效管理人才储备资源，保障优秀人才不流失。

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随着科学信息技术的迅速发展，如何提高高等学校档案管理水平，更好地适应新形势的需求，是摆在各高校管理者面前的新任务，也对毕业生的档案管理工作提出了新的更高要求。毕业生人事档案是人才信息的重要载体，是大学生在校期间的学习、生活以及各种社会实践的真实历史记录。准确、齐全、完整的毕业生人事档案，是反映大学毕业生综合素质的重要依据，也是大学生就业及今后各用人单位选拔、任用、考核的主要依据。信息技术的快速发展和现代化办公设备的广泛运用，对高校毕业生档案管理工作提出了新要求，原有的单一的管理模式已很难适应现实档案工作的发展要求，因此，高校毕业生人事档案信息化管理是高校档案管理方式改革的必然。

一、高校毕业生人事档案管理中存在的问题

（一）平时不闻不问，用时“四面出击”

高校毕业生在毕业前，学校都要求学生办理好各种毕业手续，但不少毕业生却从不过问自己的档案，毕业后，档案在什么地方？是在学校、还是在生源地的人才服务机构？学生从不关心。档案里都应该放入哪些材料，自己手里应该有哪些材料，都不清楚。等到需要用时想起来，我的档案在哪儿？我报到证在哪儿？我档案里怎么缺材料呀？等等问题都出来了，这才到处找寻，四处打电话，到处奔跑，查询自己的档案，浪费了时间、人力、财力，而且在补办过程中也给自己造成了不必要的损失。

（二）档案意识淡薄，档案存放“五花八门”

随着高校毕业生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使组织人事政审工作相对减少。一些高校毕业生认为人事档案没什么用了，所以使许多高校毕业生想到更多的是赶快通过自我推荐，找到理想的单位就业，对档案存放没有过多的考虑，这就导致高校毕业生的档案存放出现了“五花八门”的现象，有的一直存放在学校长达几年甚至十几年，有的放在各级教育部门，有的存放在父母那里，有的存放在曾经打工的单位或人才市场，有的早已不知去向，更多的是跟随个人“南征北战”。

（三）一切以就业为先，档案后续材料“零充实”

由于考录的公务员和聘用的事业单位工作人员的档案要交到组织人事部门进行统一管理，所以这部分高校毕业生参加工作后的所有情况会形成材料及时的进入个人档案。但对于在外打工的高校毕业生来说，由于用人单位对人才档案要求没有形成规范化、制度化，只重视毕业证和个人能力而不重视个人档案，导致高校毕业生也只重视毕业证，而不重视自己的档案。由于对档案的不重视，因而也就不管档案是否健全，再加上材料的收集没有形成机制，收集也相当困难，致使在外打工的高校毕业生在打工期间没有档案材料反映自己的经历。工作了几年，甚至更长的时间，到头来自己档案材料中只有在校期间的材料，档案材料的积累没有因为自己工作阅历的增长而增加，造成自己人生经历历史记录的缺失。

二、加强高校毕业生人事档案管理的措施

（一）科学完善档案的内容

高校要根据本校学生毕业时间，安排时间统一对毕业生档案材料进行收集、整理。整理时要按照学生档案的形成特点，即基本情况材料、思想道德素质材料、科学文化素质材料、党团组织材料、个人信用材料、身体和心理素质材料等进行分类整理，达到内容完整、条理清楚、规格统一、装订整齐的标准。同时，要把好学生档案的最后审核关，审查档案材料是否缺项，学籍材料是否加盖教务处印章，行为表现材料是否有学生工作处(部)或团委、学院(系)里的意见和盖章等，保证每个毕业生的档案内容完整，手续齐全，真实可靠，既要保证学生档案内容能客观地反映毕业生的详尽情况，为接收单位能够准确、全面地了解毕业生提供可靠的依据，又要发挥学生档案在毕业生择业过程中的作用。依据学生档案积累的内容，将学籍、行为表现和身体素质等档案材料，以表格的形式整理出来，丰富毕业生推荐材料的内容，为毕业生联系工作提供一套客观、全面反映学生德、智、体、美诸方面情况的综合推荐材料，以便学生在新的就业形势下公平竞争，自立择业。

（二）实施档案电子化

目前高校网上招生已经完全普及，中学阶段的纸质档案与电子档案并存已形成，但入学后的大学阶段档案却大多是纸质档案，这与毕业生档案管理信息化、档案利用社会化的要求极不相符。因此,当前高校学生档案管理手段必须充分利用计算机技术，学习和借鉴国外档案管理的先进技术，运用Visual Basic构建的管理系统，实现档案的录入、修改、查找、删除、统计、查询、预览、编辑。在毕业生档案管理中，要逐步实现技术现代化，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。

（三）强化档案管理的服务意识

高校毕业生人事档案信息化建设的目的是使得档案信息资源能够得到充分利用。这就迫切需要尽快建立起高校档案信息社会化的服务体系。通过不断强化服务意识，拓宽信息资源的服务领域，促进档案信息的社会共享，就能够使档案信息物尽其用，达到资源共享。创建起社会化服务体系的运作模式。通过成立档案管理的中介组织，建设市场化服务体系，才能更好地实现档案信息的应有价值。与此同时，还要加强档案机构体系的合理设置，建立一支具有档案理论知识和较高专业素质的现代信息技术专业人才队伍，管理好和应用好高校毕业生人事档案，不断提高服务质量和服务水平，积极探索信息管理新思路，真正做到服务社会、服务毕业生、服务用人单位，让档案信息化管理在社会主义经济建设中起到应有的作用。

三、总结

总而言之，人事档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，因此，高校必须及时的、积极的加强毕业生人事档案的管理，这样才能够更好的服务于毕业生的就业。

参考文献：

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二、做好函授毕业生档案工作的几点建议

鉴于目前函授毕业生人事档案工作的现状，各高校函授点应强化函授档案管理工作的就业服务功能，使得新的单位通过个人档案全面了解毕业生的自然资料，增强毕业生的就业竞争力。一是应该实现档案的信息和网络化。符合条件的用人单位可以通过档案管理平台账号及时查询不涉及隐私的档案信息。各档案部门也应加强各式档案包含函授档案征信网、诚信档案网、学籍信息网等系统。如果国家能够将这些数据统一整合起来，把各种个人信息库相衔接，就可以建成全面的个人档案信息系统，既有利于各部门信息共享，也使函授毕业生受益。二是做好毕业生档案转交工作。有些高校要求高校函授点必须严格执行档案传递制度，并要求毕业生尽快将档案转至单位或就业服务部门、人才机构等人事部门，避免给自己未来的工作单位和生活带来不便。对于有就业单位的函授毕业生，要搞清楚单位性质。如果是政府机构、全额拨款事业单位、国营单位，应该有主管单位，主管部门是有人事管理权，可以接纳档案。其他单位工作就应交当地人才交流中心档案管理中心，到时提取方便。函授毕业生一定要重视自己的档案。对于打算把档案暂时存放在学校的毕业生，第一时间要提出申请，在找到新的工作单位之后及时迁入新单位，以免给以后的生活工作带来不必要的麻烦。

三、对函授档案工作的思考

随着物质水平的提高，教育水平也越来越高，函授学历在社会上往往被忽视，函授档案更是无人问津。我们如何改变这种现状？使我们的函授工作上一个新台阶呢？