采购档案管理的重要性范文

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[摘要]在我们的日常采购活动中，采购档案管理是一个非常关键性的步骤，它作为采购活动的记录方式，从客观的角度为我们的管理提供依据，具有很高的实证性，也比较利于当前开展的反腐倡廉。所以从严格意义上来说，采购档案管理是对我们的采购活动进行评估、监督、处理投诉等等活动的基础，在企业管理这占据不小的份额，必须得到我们的重视。

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关键词 ]采购档案；管理；对策

1、采购档案管理的重要性

当前我国许多企业的采购档案管理制度是非常不完善的，这无疑对企业的长期稳定发展形成很大的不利。采购档案作为记录采购过程的书面材料，是客观的，具有非常高的实际意义，对于企业后期采购活动的开展、效果的评估、突发事件的处理等等都具有积极作用，所以在企业生产过程中是非常重要的一个环节。

2、采购档案管理中存在的问题

2.1专业人员缺乏，管理质量差

从我国企业采购档案管理的现状来看，结果是触目惊心的，大多数企业没有给予一定的重视，在采购档案管理上问题多发，其中最重要的一个方面就是在人才的配备上。许多企业认为采购档案管理是可有可无的，所以从意识上就忽略了，人员往往是没有经验和相关资质的人员，缺乏必要的专业性，甚至许多企业的采购档案管理人员还肩负着其他职责，没有形成专人专职，这无疑导致档案管理的质量非常差。

2.2档案收集周期长，影响归档完整性

从我国当前档案管理的现状来看，很多采购中心在工作过程中往往没有严格按照相关规定，采购资料的填写和收集存在着很严重的问题，所以完整性得不到保证。实际生活中有这样的问题，采购中心不能出具验收证明或者是在合同签订方面出现问题等等，都可能影响采购档案的存档。当前我国的投诉机制存在着较大问题，进行投诉的周期和程序比较长，如果是越部门投诉往往因为上级领导的时间原因而被搁置，这就导致档案的收集周期被拉长，档案的完整性受到严重影响。

2.3档案管理与使用脱节

众所周知，档案是为我们的生产生活服务的，必须对档案进行良好的应用才能发挥它的作用，才能体现出档案的效应。我国许多企业的档案往往是为企业提供一些具有专业水平的技术参数或者是企业近期的生产经营状况，也包括一些企业的政策方针、文化特色等等，这些可以在制作标书或者是进行评分的过程中提供良好的理论依据。对于供应商来说，原始性的证明材料是资质相关的一些资料，可以在投标、中标过程中提供依据。从我国当前档案管理的现状来看，档案的使用效率非常低，这在很大程度上是资源的浪费。

2.4档案管理缺乏保密性

档案管理工作最怕出现的就是泄密问题，这也是许多企业档案管理经常出现的问题，在实际的生活中出现过一个采购中心在评标过程中因为泄密而被投诉，在社会上引起了很大的议论。由此看来，如果保密性不好的话就往往成为采购的致命要素，我国许多采购中心没有认识到档案管理保密性的重要性，机构岗位出现不合理的现象，人才方面也做的差强人意，从而导致档案管理问题频发，对于企业长期发展是非常不利的。

2.5档案室软硬件设备严重滞后

因为意识上没有对档案管理工作重视，许多企业甚至没有专门的档案室，往往只是将相关资料堆积到一个房间，没有专门的人对此进行负责管理，这对于企业的长期发展是非常不利的。还有一些采购中心的档案室是空间很小的房间，没有把档案进行分门别类的放置，更不要说将这些资料转换为电子文档。由此看来，我国很多采购中心的档案馆建设还是需要不断加强的。

3、做好采购档案管理工作的有效途径和方法

3.1对采购文件进行科学细致的分类立卷

采购人在开展采购项目活动时，会出现各种原始资料，这也就是我们所说的采购文件。根据中国的相关法律规定，采购文件具体包含如下几个：采购人采购时的相关记录、招投标文件、财政部门审批后的计划表及采购预算、评标报告、评分表、答疑函等。对采购文件进行正确分门别类，理应符合文件的特有情况，可以根据采购的先后顺序和程序进行，确保文件的连贯性，结合相应的价值和利用规律有步骤的开展，从而尽可能的保证档案资料的齐全，提升保管质量。

3.2加强对采购文件的科学有效管理

要想把采购档案工作做到实处，必须强化如下几个方面，第一是加大监督力度，形成专人管理。根据分级管理的相关要求，各个部门应该做好采构档案工作，对指导、检查和监督进行有效管控，在整理和保管文件方面设置专人负责。同时，应该加大培训力度，明确保存档案的场所。第二是合理采集保存采购文件。当采购项目完成时，采购机构应该安排专人负责整理、收集采购文件，并妥善进行保存，切记不能累计到年底来一起安排，不然，容易引发采购资料的遗失，造成档案的残缺。第三要做好采购文件的保密工作，执行统一的档案管理制度，确保采购文件的最大安全性，避免采购文件出现丢失、篡改和损害等。对于投标商进行投标的投标文件而言，由于牵扯到商业秘密，如果没有获得他们的认同，不允许进行公开。第四要加快采购档案管理网络化、电子化的发展步伐。

3.3采购机构要自觉接受监督管理部门的检查

在《采购法》七十六条中，明确表示如果采购机构、采购人违背法律，私自破坏、隐藏理应存档的文件，或者是对其进行修改和变更，要处于采购管理部门的罚款金额为2万到10万元。并处分相关的直接负责人和相应的主管人员。如果有犯罪行为的，应该进行刑事问责。监督管理部门理应正确看待此类问题，并在考核中所有体现，如同检查采购执行问题，采用相应的检查评价，并严格处置相应的违规情况。

3.4不断提高专职档案管理人员的业务水平

采购机构应该加大培训力度，提升专职档案管理人员工作能力，特别要培养相应的责任意识，清楚知晓自己工作内容，进而全面弄清楚应该具备的相关知识，掌握操作技能，营造爱岗敬业的氛围。

参考文献

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民办高校在迅速发展过程中，各类教育教学设备投入不断增加，民办高校招标采购工作内容日趋增多。民办高校招标采购工作是学校管理工作的重要内容之一，是保证学校教育教学、科学研究、人才培养任务目标实现的前提。在招标采购的过程中，招标档案积累的数量逐步增多，科学、合理的做好招标档案的管理工作，是保证招标采购工作规范开展、有效实施的重要途径。做好招标档案规范化管理，是服务学校教育教学发展的重要方式，是衡量民办高校管理水平、管理能力的重要标准。招标档案作为民办高校招标活动的重要历史记录，是民办高校各项招标采购活动的真实反映，在民办高校档案管理工作的重要组成部分。因此，招标档案规范化管理是民办高校必须要给予充分重视的内容。

一、民办高校招标档案管理的现状

招标档案是招标项目具体实施及验收执行的依据，是对招标项目完整、真实的历史记录，是不断完善民办高校招标体制、实现招标采购工作规范化的重要环节。虽然很多民办高校都建立了符合自身实际的招标采购制度，并建立了相应的招标采购档案管理制度，但在实际实施过程中，缺乏具体实施的机制，对招标采购档案管理工作没有给予足够重视，存在较多的问题，主要表现在以下几方面：

（一）招标采购档案管理制度有待健全

各民办高校根据国家相关规定及自身实际，建立了档案管理制度，并形成自身的档案管理体制。但招标采购档案管理制度存在一定的真空，在制度层面不健全，招标采购部门与学校的档案管理部门缺乏有效的沟通，在招标采购档案材料移交归档时，经常出现档案材料不全的问题，这为日后的档案管理、查阅、利用带来很多问题，没有实现档案应有的作用。同时，由于很多民办高校负责招标采购工作的人员是兼职，对招标采购档案管理重视程度不够，责任心不强，对档案的搜集、整理、归档工作不熟悉，容易造成档案材料的丢失。因此，从制度层面完善招标采购工作内容，强调招标采购档案管理的重要性，形成相应的问责机制，确保档案材料的完整、真实、有效。

（二）招标采购档案管理人员业务能力有待提高

招标采购工作本身是一项系统性、综合性、复杂性的工作，从采购申请提出、招标文件的制作发售、招标会召开、招标项目的评议确定、合同签订、合同执行、合同内容验收、招标采购项目材料的整理归档等，涉及诸多方面，这就对招标采购档案管理人员提出较高要求，具备较高的综合素质，不但要对招标采购的各项制度、程序、实施方式等熟悉掌握，而且要具备坚实的档案管理知识和技能，熟悉档案管理的各项要求。但是，目前很多民办高校招标采购档案管理人员都是兼职从事此项工作，没有固定的专业档案管理人员进行招标采购档案的管理工作，部分民办高校的档案管理人员学历较低，专业水平有限，这给招标采购档案管理工作产生较大的困难，没有形成招标采购档案规范化管理模式，档案管理的随意性较大，无法充分发挥档案的历史鉴证的作用。重视招标采购档案管理人员素质的提高，是民办高校适应我国高校快速发展的客观要求，同时也是民办高校自身档案管理建设的必然要求。

（三）招标采购档案管理手段有待完善

招标采购是一项系统性的工作，每一项采购都会形成大量的纸质档案材料。每一项采购发售的招标文件都具有时效性，要求投标单位在规定的时间内容做出投标的响应，这些都是通过纸质材料进行反映，保证招标采购的公开、公平、公正原则得以实现。但纸质档案材料的保管在现实中存在的最大问题就是保管年限问题，由于纸张在经过长时间保管后，容易出现字迹模糊、纸张断裂、粉碎的现象，会出现重要数据、资料丢失的可能。因此，必须利用信息化的手段保证招标采购档案材料完整有效，同时提高查阅效率。

二、民办高校招标采购档案管理的对策

（一）健全招标采购档案管理制度

民办高校招标采购档案内容主要涉及学校货物、工程、服务三大类，要保证招标采购档案管理的科学、规范、有效，必须健全民办高校档案管理制度，从学校层面完善档案管理制度内容，从具体业务部门层面完善相应的招标采购档案管理措施，对不同层次档案管理人员的职责予以明确;健全相应的监管、安全保密、奖惩等制度，形成有效的问责机制，提高档案管理人员工作的积极性、主动性及责任感，实现招标采购档案管理工作的制度化、规范化操作，确保招标采购档案材料的连续性和完整性。

（二）提高招标采购档案管理人员业务能力

招标采购档案管理人员业务能力的高低决定着档案管理水平的高低，档案管理的任何一个环节都离不开高素质的管理人员，而招标采购档案管理工作又是一项系统性、综合性、复杂性的管理工作，要求从事管理的人员要具备较高的业务能力，具备相关的业务知识，具有较强的工作服务、责任意识。

首先，要有具备较高的业务能力。业务能力的高低是在工作过程中不断积累、不断提升的，是一个循序渐进的过程。不论是学校档案管理部门还是具体招标采购业务部门，都要重视档案管理人员业务能力的提升，以此保证档案管理工作的有效开展。

其次，要具备相关的业务知识。做好招标采购档案管理工作，需要通过不断的学习，掌握档案管理相关的知识和技能，并且在工作过程中要认真思考，深入研究，不断创新工作方法和思路，提高业务技能，既要掌握档案管理的理论知识，又要熟悉、掌握有关招标采购的业务知识，具备较高的综合业务素质和能力。

再次，具有较强的工作服务、责任意识。档案管理工作是一项服务性的工作，要积极主动的做好档案管理和服务工作，不论是档案材料的搜集、整理、装订、归档，还是档案材料的借阅、保管工作，都要严格按照相应制度执行。同时，又要具有较强的责任意识，确保招标采购档案材料的安全。

三、结语

招标采购档案管理工作是一项综合性、细致繁琐的工作，是学校在其发展过程中重要历史鉴证内容之一，对学校的权益保障具有重要意义。对于招标采购档案管理人员，要具备招标采购专业知识、技能和档案管理专业知识、技能，同时要具有较强的创新思维和较强的责任心，能够在工作过程中不断总结经验，提出科学、合理的档案管理建议，对工作认真负责，保证招标采购档案管理工作的持续、有效开展，为学校的发展提供可靠的信息资源。（作者单位：齐齐哈尔工程学院）

参考文献：

[1]刘燕.高校档案管理中存在的问题及对策[J].长春大学学报，2011，（21）

[2]赵淑琴.论新时期高校档案管理人员业务素质要求[J].沿海企业与科技，2005，（10）

[3]程灿华.加强高校教学档案的建设与管理[J].梧州学院学报，2008（6）

[4]赵丽华.浅谈高校档案管理创新[J].忻州师范学院学报，2008，（2）

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关键词：食品；管理；档案

近年来，食品安全问题不断发生，食品安全已成为关系人们的生命和健康的重要问题，随着食品安全卫生问题受到关注率越来越大，特别是国家对食品安全卫生质量的要求的越来越严格，加强对食品安全卫生质量管理已各级政府的重中之重，对食品安全卫生质量管理也已从最初的最终产品检验，发展到从生产到餐桌的全过程检验。在这种情况下，作为加强食品监督管理的一项基础性工作，加强食品档案管理刻不容缓。

一、加强食品档案管理的重要性

食品安全卫生质量档案在食品安全卫生监督工作中具有重要作用，例如食品药品监管相关用户信息、科研成果、办件手续、调查报告、执法案卷和政策文件等，都是了解以往的食品安全卫生情况，开展各项监督执法活动，履行食品药品监督职能的重要依据，对吸取以往教训，加强以后食品安全卫生工作具有重要的意义。同时，食品安全问题最直接的关系着千万大众的生命健康问题，具有特殊的性质，这也决定了食品档案资料严肃性和重要性，因此，加强食品档案管理对及时发现某些食品存在的安全卫生问题，有针对性地对各类食品进行卫生监管，防止食物中毒和食源性疾病的发生，控制相应传染病的发生和流行，加强对监督人员进行培训，提高监督人员的素质，促进食品药品监管事业健康发展，推动食品安全卫生质量规范化建设，具有非常重要的作用。

二、加强食品档案管理的主要内容

（一）加强食品档案管理的基础性工作

首先要加大食品档案管理的资金揉入，加强食品档案管理硬件设施建设，按照现代档案管理的标准，设立专门的档案室，购置新型档案密集架，确保容积大、视野广、密封性强。同时，配备复印、扫描、温控、防盗、防火等设施设备，做好食品档案管理的硬件建设。其次，建立完善的档案管理制度，确定管理责任，加强专职档案员的业务能力，形成收集、整理、归档和管理的一体化工作网络，同时，加强对档案管理工作的监督考核，纳入年度目标考核，确保档案管理工作能够落到实处。通过档案管理的规范化建设，做好食品档案管理的软件件建设。

（二）加强对食品档案材料的管理工作

首先，加强对食品生产单位的档案管理，这部分档案非常重要，注重食品安全源头的档案管理，例如，食品食品生产单位从业的准入和管理法度等，例如，食品生产单位的营业执照、生产许可证、食品企业质量安全承诺书、法人身份证复印件、组织机构代码证、企业化验员证书。还有国家关于食品安全生产、检验、管理等的法律法规，生产单位的管理制度、原辅材料相关标准、标准备案证书、标准登记证书、检验方法相关标准、标准登记证书、产品标签等生产单位制定的规范性文件，以及生产单位员工体检登记表、年度培训计划表、培训考核记录表等。

其次，加强对生产材料的档案管理，好的生产才能带来好的产出，对生产材料的质量要尤为重视，这部分主要包括食品的产地、检验报告、说明、现状评价等；食品生产计划、管理中形成的各类文件材料，例如绿色食品的标志的报告、申请表等；食品育苗方式、种苗处理、栽培管理、病虫害防治、农药残留检测、肥料使用、农产品采收等等。以及安全生产检查记录、卫生检查考核表、各关键工序生产记录、领料单、设备设施清洗消毒记录、设备运转记录、设备维修记录、原辅材料采购计划表、合格供应商档案、原辅材料采购验证单、入库单、采购产品清单保管台账等档案材料。

再次，加强对食品检验销售档案管理。食品安全检验不仅需要生产过程的检验，保证源头的安全，还要保证在以后的运储、销售等环节一旦出现问题，能够做到准确地追溯到位。因此，食品检验和销售环节的材料也要做到及时的归档管理。具体包括原辅材料检验结果通知单、原辅材料进货查验记录、原辅材料采购验证原始记录、供应商质量证明、比对检验报告、比对记录、检验，测量和试验设备周检计划表、检验设备使用及维修保养登记表、测量和试验设备台账等，以及样品保管记录、成品检验台账、出厂检验报告、成品检验原始记录等。同时，还要加强不合格及召回管理中的档案管理，如、食品安全召回记录、监督抽查不合格产品处理、返工返修产品重新检验记录、不合格处置记录表、不合格产品处理通知单等，以便一旦发现食品在生产过程中出现一些不合格产品，能够及时找出原因，杜绝再次发生。此外，在食品销售过程中的消费者投诉处理、产品销售台账、出库单、成品仓库保管台账等相关资料也要做好档案管理，以便确保食品在销售过程中出现问题，能够及时追溯。

三、加强食品档案的数字化管理

随着全社会对食品安全的越发重视，传统的管理档案方法，已不能满足日益增长的高效、规范化需要，因此，运用信息化手段，加强食品档案的数字化管理系统就显得极为重要。

首先，建立监管对象信息数据库，作为“隐形的档案柜” 和“移动的办公室”，存储在手提电脑或数字设备上，可根据需要随时查询监管对象相关档案信息，通过单记录和全屏幕浏览的方式，对各种数据、字段可任意组合查询，提供对监管对象情况，确保监管业务工作高效快速推进。

其次，建立政策信息查询系统，具有登记、查询、打印、维护、帮助等诸功能，其界面如同登记簿一样，简洁、明了、直观，开通档案资源信息在线查询和利用，依政府网站对外开放，让食品生产单位和食品消费者，能够方便查询国家有关食品安全方面政策法规，以及办理食品业务的相关程序等。

[参考文献]

[1]闫俊丽：《规范食品安全监管档案防控食品安全风险》，漯河职业技术学院学报，2015（1）

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一、政府采购档案管理的重要作用

政府采购档案有着重要作用，它是政府采购当事人在采购活动时所保留下来的，并且有必要较长时间保存，同时有着极其重要参考价值的，较有说服力的原始资料的总的称呼。首先，它的存在可以解决政府采购中一些有争议的问题，并且可以为统计归档提供有力的依据。其次，政府采购档案可以有效确保政府采购程序的平稳运行，做到采购过程有据可查。最后，政府采购档案可以为反腐倡廉以及加强政府的管理工作提供依据。

二、政府采购档案管理现状

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，档案管理工作是政府采购工作的重要组成部分，《政府采购法》有效规范了政府部门的采购行为，但其配套的档案管理制度却相对滞后，制约着政府采购工作的进行。

第一，主体不明。《政府采购法》中规定采购人、采购机构应当保存政府采购文件，但尚未对保存的责任主体进行明确。从目前政府采购档案管理模式来看，采购人、采购机构大都建立了自己的政府采购档案管理制度，各自保存采购文件，既造成管理资源的浪费，还使政府采购档案管理质量存在较大差异。

第二，管理落后。政府采购档案保存在经办人手中，经办人对自己办理的采购项目了然于胸，查阅调用也较为方便。随着政府采购范围的扩大，政府采购档案的数量越来越多，采购档案存放在经办人手中，这种比较落后的管理办法，较难适应发展的需要。

第三，价值缺失。档案具有实证性、原始性的作用与功能和使用效应，但档案的使用效率较低。供应商的投标技术方案描述、技术参数、财务状况、售后服务承诺等方面的内容，对制作标书与评分办法有较强的借鉴参考作用，但因涉及商业机密等因素，不能借阅档案资料，失去档案再次利用的价值。

三、政府采购档案管理工作的有效途径

笔者认为，要提高政府采购档案管理工作的质量，实现其档案价值，提高归档效率，应从以下几方面着手：

（一）加强宣传。要广泛深入地宣传档案管理工作的重要性，加强学习《档案法》《政府采购法》及《政府采购法实施条例》等相关法律法规，提高政府采购部门的档案管理意识和法制观念，按照学用结合、重在实效的原则，树立依法管理意识，形成人人重视采购档案，并成为招投标各方当事人的自觉行动。

（二）健全制度。“依法建档”是规范档案管理工作的重要原则，“制度管档”是规范管理的核心问题，完善的规章制度是保障政府采购档案管理工作正常进行的保障。建立一套完整的规章制度加强管理，对资料的收集、分类、立卷、归档、保存、利用以及销毁等方面都有明确的规定和要求，结合采购工作实际，制作采购档案模板，统一归档内容和口径，做到规档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，查阅有程序，从细节上保证档案工作的顺序开展。

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近年来，随着医院规模的扩大，医疗业务水平的提高，很多医院的基础诊疗设备和专科设备投入在增加，在采购医疗设备的过程中，也形成了大量具有法律效力的医疗设备采购合同档案资料，这些档案资料形式多样化、种类繁多、数量巨大。因此，为了进一步完善医院固定资产管理，规范医疗设备档案的收集、归档工作，建立并完善医疗设备采购合同档案显得极其重要且必要。文章从当前地方三甲医院的医疗设备采购合同档案管理现状出发，归纳出医疗设备采购合同档案管理存在的主要问题，并分析了问题的成因，最后通过规范化的管理视角，提出医疗设备采购合同档案管理的几个思路，以促进医院档案管理水平的不断提升。

一、医疗设备采购合同档案管理现状

由于医疗设备采购工作流程复杂、涉及的部门多、特别是大型医疗设备的采购周期较长，这就对医疗设备采购合同提出了新的挑战和要求，而对应的采购合同档案也就随之出现了较为常见的问题。

（一）部分医疗设备采购合同档案资料缺乏完整性

医疗设备采购过程经历了使用科室提出申请、设备科组织院内市场询价（金额较大的需外出招标）、报院领导班子审批决策等阶段。从使用科室提出申请开始，就产生了对应的工作记录表格，表格需要按要求填写内容，报领导审批，在多个领导审批、使用科室确认签字、其他部门共同参与询价并签字确认的过程中，难免发生漏签字、忘记收集相关材料的情况，因此，在收集采购合同档案材料时，资料内容不全的现象时有发生。

（二）医疗设备采购合同档案收集难度大

医疗设备采购合同档案包含的内容丰富，从大多数医院的档案看，主要包括：采购合同、廉洁协议、医院内部送相关部门审核的内审合同、院领导班子的决策批示材料、招标（询价）记录表、使用科室的申请报告、可行性报告、职代会议案和决议批文、招标文件、成交通知书、评标报告等材料。这些档案资料内容丰富，经手的人多（涉及到医院设备科、招标办、院领导、经销公司等），每个档案资料产生的时间没有固定节点，而且有时经销公司提供的原始材料不完整，这些因素大大增加了收集档案资料的难度。

（三）医疗设备采购合同档案归档后不能封卷

医疗设备采购合同档案属于医疗设备档案的一个重要部分，也是整个医疗设备“生命线的开端”。医疗设备档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。例如某台直线加速器采购建档后，某天发生了故障，维修工程师到现场进行维修，更换了某个零部件，还填写了检测、维修报告单，那么该维修报告单、检测报告单就需要及时收入该设备对应的档案盒中。因此，医疗设备档案不能封卷，直到该设备报废。

（四）医疗设备采购合同档案检索查阅方法单一

医疗设备档案是医疗设备管理的信息之源，是医疗设备管理规划化、科学化的基础。一个全面、完善的医疗设备档案库，对设备管理具有深远的意义。目前为止，很多医院都尚未开展档案信息库建设，但医疗设备采购合同档案的利用率极高，因此，大多数相关工作人员只能通过Exel表格来完成医疗设备采购合同档案的内容录入、查找工作，虽然也达到了一定的预期效果，但从长远、系统的信息化建设来说，这样的查阅方法还是远远不够的。

二、医疗设备采购合同档案管理中存在问题的原因分析

（一）档案意识不高

一方面，由于医疗设备档案不像医疗、科研等档案那样能直接产生社会效益和采购效益，所以长期以来得不到领导、职工的重视，极少设有对应的医疗设备档案管理员岗位，专职的医疗设备档案管理员岗位更加谈不上，档案管理意识比较淡薄，忽视医疗设备档案的重要性和必要性。另一方面，一些从事医疗设备档案管理的工作人员由于对医疗设备档案管理工作的认识不够，或者在兼任的医疗设备档案管理中，其他日常工作已占用大量的时间，医疗设备档案管理显得被动、不受重视，甚至出现许多医疗设备档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。

（二）归档范围不规范

在医疗设备采购合同档案中，从申购设备到医疗设备采购工作结束，经历了提出申请、委员/专家论证、设备立项、设备招标/询价、签订医疗设备采购合同五个阶段。在这几个阶段中，形成了大量的医疗设备采购合同档案资料，但是由于医院各职能部门不同、档案收集缺乏依据，医疗设备采购合同档案的购置报告、审批过程材料、招标材料、医疗设备生产厂家证件材料、成交经销商证件材料以及授权书等资料的收集存在较大的困难，各个部门所收集的档案材料也有较大的差异，这些因素都导致了医疗设备采购合同档案归档范围的不规范。

（三）医疗设备档案管理属于动态管理过程

医疗设备采购合同档案不能封卷，因为该档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。医疗设备招投标工作完成后，将所收集的材料按规定进行整理，根据资料内容制作医疗设备采购合同，经医院和成交经销商沟通无异议后，送到医院的合同审核部门审核合同内容，最终双方签订正式合同。从合同签订生效之日起，医疗设备的价格、保修、付款方式、交货时限等信息已确定，但这并没有最终结束，后续将涉及设备的安装验收、维修保养、付款、报废等工作，所以医疗设备采购合同档案形成后，不能封卷，这也给档案的保管工作增加了难度。

（四）医疗设备采购合同档案归口管理问题

医院档案室，负责管理全院的档案，各科室收集整理好的档案在规定时间内统一移交到医院档案室，这就涉及到归口管理。医疗设备采购合同档案在规定的时间内移交医院档案室，存在一定的利弊关系。利的方面，主要表现为档案统一在档案室管理，避免出现重复管理、多头领导。弊的方面，主要表现为医疗设备统一管理后，一方面查阅不便；另一方面，每个领域的档案都具有一定的专业性，归口管理后，档案室的工作人员在借阅档案时对档案的了解程度存在一定的局限性。

三、医疗设备采购合同档案规范化管理思路

要对医疗设备采购合同档案进行规范化的管理，首先，要强化档案的管理意识；其次，要明确档案的归档范围；最后要不断完善档案的归档及保管形式。

（一）加强医疗设备采购合同档案的管理意识

目前，医院档案管理工作中，即使是专职的档案管理员也很难做到将大部分的精力用在档案的管理工作上，为了进一步完善医疗设备采购合同档案的管理，应在意识上有根本性的转变。首先，要强化医院上下的档案管理意识，通过经典事件、实例展现医疗设备采购合同档案在日常工作中的重要性；其次，定期汇报医疗设备采购合同档案工作情况，统计好借阅的次数、内容等；最后，要加强档案人员的专业培训，从专业角度提升专职和兼职档案员的意识。

（二）明确医疗设备采购合同档案的归档范围

1．医疗设备申请阶段：大多数医院的设备采购申请都是由年度计划采购和临时紧急采购组成。不管是年度采购计划还是临时采购申请都是由设备的使用科室提出，从使用科室层面看，涉及到的档案资料包括：医疗设备请购表格、配置及技术参数要求、可行性报告、提请职代会审议的议案等。从设备科层面看，涉及到的档案资料包括：各科室申报项目的汇总表格、召开论证会议的会议签到表、会议记录、现场照片、参与论证的专家委员投票、会议讨论的原始材料、上报院领导的请示报告等。从医院层面看，涉及到的档案资料包括：院领导会议讨论结果的决策批示。从其他相关部门层面看，涉及到的档案资料包括：大型医用设备购置许可、同意增配大型医用设备的批复等。所有这些涉及到设备购置的档案，都必须存档留存。

2．医疗设备采购阶段：医疗设备采购部门根据采购活动管理权限，整理需要采购的设备的主要参数及配置要求，通过媒体方式公开招标信息，组织召开招标会议，上报招标结果。其中，院内的档案包含：招标议价记录表格或书面记录、上报院领导会议的招标情况报告、院领导的决策批复等。投标公司的提供的档案包含：投标文件（报价表、厂家证件、授权书、经销商证件、产品配置清单、产品介绍等）、外出招标的还需要提供中标通知书、评标报告等。

（三）完善医疗设备采购合同档案的归档及保管形式

只有科学地整理设备档案，将其有序存放、系统排列，才能提高档案的调取、利用效率。一方面，医疗设备采购合同档案的归档现在大多数还只是由专职或兼职的档案员负责收集整理，随着当前信息化建设的快速发展，手工的登记、查询效率低，为此，档案归档时应建立对应的电子数据库，为后续的调用、查阅档案打下良好的基础，也便于档案的管理。另一方面，医疗设备采购合同档案现在基本上可以分为两种保管形式，一是保管在医院综合档案室，二是直接保管在设备科。为了进一步加强档案的管理，医疗设备采购合同档案趋向于统一移交医院综合档案室保管，这样更有利于专职档案人员的培养、形成更加系统专业的档案管理库。

四、结语

随着现代医学科学的快速发展，各种先进的医疗设备陆续进入各级医院，医疗设备的管理成为医院医疗管理工作的重要环节，而医疗设备的档案管理为医疗设备管理的重中之重。通过建立系统齐全的医疗设备采购合同档案管理框架，才能用详细的医疗设备分析报告为医院购置医疗器械提供充分的决策依据；用详实设备的申请审批手续资料、招议标记录、招标承诺资料等为招标采购的法制化、规范化提供重要的保证；用合同规定的保修期限为医疗设备的维修、保养提供技术依据，为保证医疗质量，促进医院可持续发展提供有力的保障。

作者:韦双莉 单位:广西医科大学第四附属医院柳州市工人医院

参考文献：

[1]史维新．医院设备档案的管理．苏州丝绸工学院学报．2000（6）．

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首先血站档案管理是无偿献血事业发展的必要保障。近年来，血液的临床使用量持续增加，与此同时血液采集及供给过程中涉及到的原始数据需求也日益强烈，若归档不及时、资料缺失严重，那么将直接影响到临床应用效果，而血站档案的规范化管理能够对献血者的基本资料、献血时间、献血量等进行详细的统计，为临床用血提供参考，同时助推无偿献血事业的可持续发展。其次，血站档案规范化管理能够确保输血纠纷各方合法权益的实现。近年来，由献血、输血引起的医疗纠纷逐年增多，部分患者输血中会出现不良反应或感染某种血液传播疾病等，一旦发生医疗纠纷，血站档案记录将能够作为原始档案对各方责任进行判断。另外，血站档案管理能够为临床用血尤其是稀有型患者用血提供保障。当出现稀有血型患者输血时，可以从血站档案中查询相关血型记录，迅速确定合格的献血者，为患者的治疗争取时间。除此之外，我国《献血法》明确规定无偿献血者及其直系亲属能够享受双倍免费用血[2]，凭献血证便能够享受用血报销，一旦献血证丢失，将无法补办。而通过血站档案查阅则能够查询到献血者的相关信息，为献血者提供便捷的服务。

2血站档案管理中存在的问题

2.1档案管理意识薄弱

大部分血站档案管理部门在档案收集管理过程中，对档案工作缺乏正确的认识，在档案管理制度、管理手段以及管理模式等方面均存在着较大的问题，对档案管理工作缺乏足够的重视，这直接造成了档案信息资源开发效率低、利用率低等现象。

2.2档案管理制度不健全

目前，我国的血站档案管理普遍呈现出管理分散、信息资源整体性不强等特点，这很大程度上是由于管理制度不健全造成的。部分血站尽管建立了统一的档案管理制度，然而更多是沿用医疗机构档案管理模式，实用性不强。另外，部分采供血人员在具体的工作中责任意识不强，容易出现填写错误、资料填写不完善等现象，为档案使用者带来了极大的不便。

2.3档案信息化管理水平低

当前，大部分血站档案管理工作未纳入到行政预算中，血站对档案室设备及网络化建设等的投入不足，大部分还停留在传统的单机整理模式，不仅信息量少，而且制约了档案的综合利用与开发。一方面档案管理信息化设备价格较高，血站内部所投入的预备预留资金少，制约了采购工作的开展；另一方面血站采购人员对信息设备了解不足，所采购的设备整体质量不高，阻碍了档案信息化建设。

2.4档案管理人员素质有待提升

网络信息化时代，血站档案管理工作对管理人员有着较高的要求，然而当前大部分血站档案管理人员综合素质不高，理论知识与管理水平有待提升[2]，部分档案管理人员甚至身兼数职，无法全身心投入到档案管理工作中，档案管理相对混乱。

3血站档案管理规范化建设策略

3.1增强血站档案管理意识

血站档案管理关系着无偿献血事业的持续、健康发展，关系着献血者、用血者双方权益的顺利实现，血站内部工作人员要充分认识到血站档案规范化管理的重要性，深入到血站档案管理实际工作中，体会血站生存与发展的重要性[3]。通过讲座、集体培训等向血站档案管理人员传达档案管理工作的意义与价值，提升其责任意识与道德意识，更好地投入到血站档案管理工作中。

3.2建立规范的档案管理制度

血站档案的规范化管理离不开领导的支持，相关领导要提升思想认识，结合血站档案管理工作实际，建立完善的血站档案管理制度，体现合格、安全、方便、保密等原则，与此同时要定期对档案管理制度实施效果进行反馈，对存在的不足之处拟定整改计划，并认真及时予以改进提升，进一步加强档案长效管理，严格执行各类档案法规制度和管理要求，充分开发利用各类档案信息，推动档案管理与业务发展的同步提升[4]。

3.3加强档案管理信息化建设

基于当前网络信息技术的不断发展，血站档案管理要与时俱进，从业务档案信息入手，加强血站档案的信息化建设，①要使用新的档案管理软件取代原有的单机版管理模式；②要加强三大数据库建设，即目录数据库、全文数据库、多媒体数据库建设[5]；③做好档案开发利用，积极创建各类编译材料档案，充分利用信息资源，提升档案管理的整体水平，为采供血工作提供高效、便捷、优质的服务。

3.4提升档案管理人员素质

人才是确保血站档案管理工作规范化发展的重要动力，因此必须加强对血站档案管理人员的培训，提升档案管理人员的综合素质。首先，在招聘档案管理工作人员时，要结合血站档案部门的工作实际，选取具有较高专业能力及业务能力的人员担任档案管理工作，与此同时，要加强对档案管理人员的业务培训，组织档案管理人员学习相关的法律法规与业务标准，并定期进行考核。另外可以组织参观优秀档案管理单位，使档案管理工作人员能够认识到自身的不足，并加以弥补，确保档案管理的每一项工作都落实到位

4结语

新时期，社会对血站档案管理工作提出了更高的要求，血站档案的规范化管理直接关系到民生，关系着无偿献血事业的发展，更关系着临床用血的体验，因此，必须认识到当前血站档案管理工作中存在的问题，提高思想认识，完善档案管理制度，加强档案信息化建设，发挥血站的社会作用与价值。

作者:郑万森 袁远 韩秀彩 单位:潍坊市中心血站

[参考文献]

[1]冯海魂.浅析中小城市血站档案管理存在的问题及对策[J].延安职业技术学院学报,2015,14(2):111.

[2]曹志刚.襄阳市中心血站实现档案管理规范化的做法与体会[J].临床血液学杂志:输血与检验,2013,16(2):269-271.

[3]李建华,黄会武,杨雪松.研究新时期血站档案管理的现状及创新发展[J].中国保健营养,2015,25(15):164-165.

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1 现阶段血站档案管理中的问题

1.1 血站档案规范化设备缺乏

在整个血站档案管理规范化建设过程中，先进的科学设备是确保规范化建设的关键和重要手段，具备了先进的血站规范化设备，才能更好地对血站档案信息资源进行收集和整理。所以在血站进行档案管理规范化设备购买时，也需要血站采购部门做好采购前的准确工作，同时要全面了解和熟悉血站选购的设备。但目前血站档案信息设备采购中还存在较多的不足，一方面是血站采购人员对购买的设备不熟悉，影响了采购设备的整体质量。另一方面就是由于设备的价格较高，而血站内部为采购设备预留的资金较少，影响了采购工作的开展，也就造成目前我国血站采购设备质量落后的问题。

1.2 缺乏对血站档案规范化建设的认识

当前我国大部分血站管理对血站档案规范化建设的重视程度较低，更是没有将大部分的精力放在血站档案规范化建设上面，对档案规范化建设也没有加大资金的投入，这样造成血站档案管理部门在进行信息技术的引进以及信息管理系统完善过程中遇到了更多的阻碍。另外，由于领导的关注度不够也使得血站没有对信息管理系统的各项功能进行开发和运行，造成血站档案规范化水平降低。

1.3 血站档案管理人员法律意识缺乏

如果血站档案管理人员在管理过程中只在乎采血的过程忽视采血的记录工作，如，献血人员在登记表过程中只记录基本信息，导致身份证号码出现漏填或者误填的状况，这样就是大大增加了回访的难度。一是献血员工的登记表在多处都需要献血人员的签名，但是由于血站工作人员在献血人员进行表格登记时没有进行明确的指导，经常会出现漏填或错添的状况，造成记录不够真实也不完整的情况。另外就是部分血站工作人员没有树立正确的时间观念，造成献血人员信息提前或者延迟的状况，为医疗事故的出现埋下了深深的隐患。

1.4 血站对采血人员管理较为松散

目前我国大部分血站在对采血人员管理过程中，没有建立完善和严谨的体系，也就出现了档案记录人员身兼数职的情况，岗位划分不明确，加上血站档案管理体系的不够完善和系统，也都影响了血站档案管理工作顺利开展，所以选用一个规范化的档案管理模式，能够为血站的发展提供便利。

2 血站档案规范化管理的有效措施

2.1 提高对血站档案管理工作的重视程度

血站内部工作人员要全面提升对血站档案管理工作的认识，并了解到血站档案管理工作对血站生存发展产生的重要意义。强化和提升血站档案管理人员的重要性，增强血站员工的责任意识，明确档案管理工作是血站领导员工的重要责任。从血站领导层面来讲，提升血站档案管理工作的重视，做到思想的解放，与时俱进，提升血站档案管理工作的效率，用现代化的技术手段和管理方式提升档案服务工作质量，构建一个完善的血站档案管理体系。

2.2 加强对血站硬件的投入，确保其信息化

血站档案管理工作本身涉及的内容较多，所以不能够将血站档案管理工作同普通的档案管理相等同，伴随着采供血业务的增多，血站档案管理也需要更多的库房和先进的信息化设备，以及更加专业的档案管理人员。需要当地政府能够提升对血站档案部门的资金投入，让血站档案的建设工作能够做到与时俱进，采供血业务发展步伐也能够加快，逐步提升血站档案管理部门的业务处理效率和质量。

2.3 优化现有血站人员配置，提高专业性

在血站招聘档案工作人员过程中，要充分考虑到档案部门工作实际状况，招聘一些专业能力强的档案管理人员，当然也要对这些档案管理人员做好培训工作。专业能力强的档案管理人员是确保血站档案管理质量的关键和基础。也是因为专业能力强的人员配置，能够严格的按照档案管理的规律，在血站档案管理工作现有的基础上，做好血站档案的归档、分类和交接工作，大大地提升血站档案管理的质量和整体价值。

2.4 实现血站档案管理工作检查考核规范化

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高校国有资产档案是指在高校国有资产管理工作中形成的具有招投标文件、购买合同、资产档案、出入库文件、报废文件、捐赠文件等材料。高校国有资产档案是高校国有资产管理工作的真实记录，是高校资产监管部门工作的依据，是高校建设发展的凭证，维护国家财产安全的重要组成部分。过去十几年，高校规模快速发展，国有资产短期内迅速膨胀，国有资产管理工作跟不上高校发展速度，面对这种新的国有资产管理工作新形势，高校国有资产档案管理存在诸多问题。

一、当前高校国有资产管理工作的主要问题

（一）国有资产档案材料不齐全。由于历史原因，国有资产档案在校区搬迁过程或者是人员交接过程中，造成资产档案材料不齐全。由于高校规模快速发展，资产采购量较大，资产档案管理任务繁重，导致直接或间接造成资产档案的流失。如对国有资产申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料没能及时归档，造成档案材料的缺失与不完整，使得国有资产出现了故障后因为不能得到良好的维修和保养。

（二）资产档案制度不健全。有些高校对资产档案管理工作的重要性缺乏认识，没有健全资产档案管理制度和资产管理员，资产档案工作没有纳入学校的资产管理工作中去，没有与资产的计划管理、采购供应和使用等工作紧密结合，这是造成高校资产档案缺失和不全的主要原因。有些部门进行资产采购过程中未将档案没有列入项目管理工作中，资产档案管理员处于服务于项目工程的被动的从属地位，致使采购结束后不进行国有资产档案验收。

（三）资产档案管理手段的原始化。在信息化时代，手工仍运用于资产档案的文书整理立卷、归档等工作中。这样就造成立卷程序和方法仍很传统，根据文件的主要类型或文件的特征进行区分和初步组合，拟写案卷题名，排列卷内文件并编号，填写卷内文件目录和备考表，编制案卷封面，并对案卷进行装封。随着科技的发展，很多的纸质文档转换成电子文档，扫描纸质文档，建立电子档案，已经是迫在眉睫。

（四）资产管理员人员素质参差不齐。高校的固定资产规模较大，一般高校国有资产处人员编制较少，多由各部门人员兼任，没有档案管理知识背景，没有经过培训就上岗，专业素质、理论水平、思想观念等方面参差不齐的问题十分突出，因而很难将资产档案收集整理完整，这样就会造成资产档案整理分类缺乏系统性、准确性，致使资产档案存档材料不规范，给今后的利用工作带来极大的不便。

二、提高高校资产档案管理的措施

（一）健全资产档案管理体制。国有资产管理工作是高校工作的组成部分。由于国有资产工作涉及面广，工作量大，因此，高校要把国有资产管理工作纳入学校的整体发展规划，其中做好资产档案管理工作是保证国有资产不流失，提高利用率的最行之有效的途径，因此高校需对国有资产档案的管理工作的要引起足够的重视，健全资产档案管理制度，实行领导负责制，明确责任，落实到人。

（二）提高资产管理员的业务水平。专职资产档案管理员须有档案管理知识背景，能够很好的把全校的国有资产资料进行分类归档，定期为各类兼职的档案管理员进行业务培训，强化自主工作意识，认识资产档案的管理的重要性。及时做好各类资产档案的整理、归档。每年进行一次资产大清查，进行档案的查漏补缺，对资产。

（三）提高国有资产档案的利用率。国有资产档案存档的好多利弊问题都是在调阅国有资产档案的过程中发现的，合理的修正档案目录的树状图，科学的将国有资产档案进行分类，提高国有资产档案存档后的使用率，最大发挥国有资产的价值。

（四）建立资产档案管理系统。开发国有资产管理系统，将所有的资产采购，立项，验收，归档，通通在国有资产管理系统上进行操作。这样既免去所有工作人员跑来跑去的申报，提高工作效率，同时对国有资产档案管理工作实现现代化管理，最大化的保证国有资产档案的完整性。既方便今后档案的查找、调阅，节省保管档案的空间，同时也对所有过程进行很好的监控，对国有资产的管理提高到一个新台阶。

针对高校资产档案管理中存在的问题，科学的提高国有资产档案管理，促进国有资产档案工作更好地服务于学校的科学发展，确保国有资产的完整，实现国有资产的科学配置，实现国有资产的价值。

参考文献

[1]杨军.浅论高校招生档案的规范化管理[J].河南广播电视大学学报，aoio（i）.

[2]娜嘉.高校档案管理存在的问题与对策分析口[J].兰台世界，2008（19）.

[3]李云峰.国有企业资产档案评估的几点思考 [J]档案学研究，1998（3）30-31.

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中图分类号g271文献标识码a文章编号 1007-5739(2010)22-0026-02

高校实验室是培养学生实践能力、奠定科研基础和提高学生实践综合素质的重要场所,而实验室档案管理则是实验室建设的重要组成部分。建立和完善实验室档案,是正确全面地反映实验室建设、管理和实验教学改革发展历史的重要手段,是管理过程进一步实现规范化、科学化的具体要求,也是判断实现管理目标的主要依据[1-2]。因此,搞好实验室档案管理对学校建设、管理、教学、科研起到重要的作用。该文就实验室档案规范化管理的重要性和范畴进行系统阐述,并对存在的问题及改善措施提出具体方法。

1实验室档案规范化管理的意义

1.1实验室实施管理、决策的依据

完善的实验室档案准确地反映了实验室管理、实验室建设、实验仪器设备、实验教学等有关实验室工作的全过程,因此,可以为实验室管理提供客观、科学的决策依据。

1.2提高实验室管理水平的重要手段

随着高等教育改革的不断深化,实验室愈加发挥着重要的作用,随着学生规模的扩大,高校实验室的规模、数量、水平和层次也必须快速发展。实验室档案是反映实验室工作、建设、管理等方面的真实记录,对于实验室科学管理水平的提高和传承起着重要作用[3]。

1.3 实验教学改革的主要依据

对实验项目、实验方法、手段、实验考试办法等进行分析研究,对学生的反馈意见进行整理和分析都有助于进一步改善教学质量。实验教学过程中的实验教学档案,都有助于不断改进实验教学方法和手段,推进实验教学改革,从而不断提高实验教学质量。

1.4科研工作的基本保证

科研是高校的一项重要工作,科研离不开实验,实验为科研提供财、物、场所的保障。

1.5实验室仪器设备合理配置及科学管理的重要参考

实验室档案可以提供实验设备的功能、技术指标、用途、价格、质量、使用说明及仪器使用记录,可真实反映仪器的性能状况、使用效率、商家售后服务、实验科研对仪器的综合评价等,可为专业技术人员进行仪器设备选择、使用、维护、保养、开发及仪器的合理整合等提供参考资料。

1.6实验室及教学评估材料的有效积累

实验室档案的真实记录是对该实验室的客观、正确、全面地反映,所提供的可靠文字、图表和数据等,保证实验室评估的可靠性、客观性和准确性,有助于实验资料的长期保存。

1.7提高教师业务水平的重要途径

实验室档案建立的过程,也是实验教师不断学习和提高的过程。实验教师通过对实验室档案进行比较、鉴别、研讨等方式,吸取经验和教训,促进了业务水平的提高。同时也为其他教师从事实验提供学习的机会。

1.8考核实验室人员工作业绩的重要凭证

实验室档案记录着实验人员的基本材料,包括工作人员基本信息(职称、学历、简历、资格、科研论著、表彰获奖等)以及个人工作日志,岗位职责及分工细则,专、兼职实验教师及实验员的在职、流动、职务职称变动、业务考核、进修培训、奖惩情况,实验室主任任命文件等,这是实验室工作人员的德、勤、能、绩客观评价的主要依据。

2实验室档案管理的范畴

2.1实验室建设与发展类

包括实验室的建立、整合、转型、搬迁的记录和文件,实验室平面分布、空间布置和实验室建设规划,以及实验室管理体制和所承担的学科、专业、课程实验教学情况等文件。

2.2实验室管理类

一是实验室建设和管理方面的档案。如实验室建立、管理体制等方面的文件,实验室的建设规划、年度计划、年度工作总结,实验室使用情况登记,实验室各种管理规章制度。二是实验室环境管理档案,如实验室平面图,水、电线路图,实验室使用面积,学生人均使用面积,实验室防火、防盗、防爆等安全检查措施和检查记录,三废处理措施和记录等。

2.2.1岗位职责。包括实验室主任、实验员、实验教师的岗位职责及学生实验守则、实验实习报告等。

2.2.2仪器设备管理制度。包括大型、精密仪器管理制度,实验材料、低值易耗品管理制度,仪器设备赔偿管理制度,仪器调剂报废制度,仪器设备采购领导机构,购置计划、论证报告、维修和使用记录,仪器设备总值、明细表、配套率、更新率等资料。

2.2.3药品管理制度。包括药品领用、发放记录,药品招标采购情况记录,有毒有害、强腐蚀性物品保管制度。

2.2.4实验室环境与安全。包括实验室建筑环境,室内水、电安装布线情况,防火、防盗措施,三废处理措施及安全、卫生检查记录等。

2.3实验教学档案

一是实验教学文件及资料,如实验教学大纲、实验教学计划、教学进度表、实验指导书、有关教学管理和教学要求的各种文件。二是学生实验考核办法、实验考试成绩。

2.4实验室仪器设备档案

仪器设备档案包括仪器设备购置的领导机构及工作人员分工,申购报告及市场调研报告;申购报告的各级审批文件;仪器设备购置招标记录,供货合同或协议书,招、投标的中标文件;安装调试及验收阶段形成的文件材料;学校审计、监察结论;设备购置材料、使用说明书及维修卡、使用维修登记册、赔偿记录等。

2.5实验室资金投入档案

其主要包括实验用房、配套设备设施的投资情况;实验室仪器设备购置及维修、改造投资情况;实验材料及低值易耗品等日常实验经费开支情况。

3实验室档案管理存在的问题

3.1主管领导重视不够

主管实验室的领导缺乏对实验室档案建设重要性的认识。因此,对建档工作支持不够。

3.2实验室工作人员建档意识较差

实验室工作人员建档意识淡薄,平时不注意资料的收集、整理和归类,往往记录不全或者零乱,建档不规范,导致有价值的资料流失而不能及时服务于实验教学。

3.3档案建设制度不健全

实验室管理制度的不健全,使实验室档案管理工作无章可循,同时年终目标考核没有对实验档案评价的内容。

3.4实验室档案管理人员素质偏低

实验室的技术人员未经过档案管理知识培训,不具备档案管理的专业知识,不懂档案的归类、整理及收集,即使积累了一些实验资料,在查找、调阅、管理等方面仍存在较大困难。

3.5档案管理手段落后

当今信息化的发展使档案的载体形式已经不局限于传统的纸质文档,还包括大量的电子文档,因此,必须利用计算机及其网络对档案进行网络化管理。建立实验室电子文件的归档制度及科学的管理系统,实施电子档案的网络检索,优化电子档案的利用服务。

3.6档案工作环境和设施缺乏

档案管理需要必要的硬件设施,这是做好档案管理工作的物质基础。高校实验室应设有专门的档案室,设立专门的防潮、防腐、防火、防盗设备。只有在档案管理用房、设备上配置完备,才能保证档案管理的安全、有序,真正做到高校实验室档案管理的正规化。

3.7实验室档案信息开放力度不够

缺乏科学系统的归类、归纳、研究和开发使用体系,采取封闭管理方式,查阅利用范围小,利用率过低。

4实验室档案规范化管理的措施

4.1提高认识,加强领导

主管领导要充分认识实验室档案建设的重要性,明确实验室档案在实验室各项管理工作中所发挥的重要作用,把实验室档案工作列入领导职责范围,加大领导对实验室档案工作的支持;将其列入高校档案工作和实验室工作计划;详细规定归档内容、归档时间、归档类型和统计、保管、使用制度等[4]。

4.2建立健全档案管理制度

实验室档案具有涉及面广、专业性强的特点。因此,必须制定相应的实验室档案管理制度,如《实验室档案管理制度》《仪器设备档案管理制度》《实验室档案管理人员职责》《实验设备采购制度》《实验物品领取制度》等。对实验室档案组织机构、职责权利、利用及法律责任作出明确规定,使实验室档案管理工作进一步规范化、科学化、制度化。

4.3加强实验技术队伍建设,提高实验室档案管理水平

实验技术队伍素质的高低是搞好实验室档案管理的关键,领导对技术人员要不断地进行档案管理知识的培训,采取“走出去、请进来”的方法,开展各种形式的实验室档案管理研讨和开发工作,加强交流,提高认识,强化管理水平和业务水平。

4.4改善档案管理的工作环境和设施

硬件设施是搞好实验室档案管理工作的物质基础。因此,在学校经费许可的前提下,要有计划地为实验室档案管理投入一定的资金,创造必需的设施保障。

4.5提高实验室档案管理手段

高科技的信息时代意味着从传统的档案管理方式向科学管理方式的转变已成为档案管理向前发展的必然趋势[5]。利用电子文件、计算机网络技术改革档案管理已势在必行。因此,要通过计算机操作系统建立统一的数据库结构和规范的命名规则,逐步将手工操作的纸质文件分批向计算机操作的电子文件转化,并要积极创造条件通过网络扩大信息量和服务范围。

4.6充分发挥档案的利用效率

开展实验室档案管理工作的目的在于开发利用实验室档案信息资源,因此,档案是一种信息,更重要的是一种资源。实验基本操作的图片、录像带,实验方法的研究,仪器设备,特别是大型仪器设备功能的开发、扩展与整合等资料,都会为实验室管理和教学改革提供客观的依据,但不能将这项工作简单化,要能最大限度地发挥档案的利用效率,使其真正的为教学、科研服务[6]。

4.7加大实验室档案的开放力度

服务地方经济,加强校校合作、校企合作历来是高校的重要办学理念。因此,实验室档案在为教学科研服务的同时,也要充分加大与兄弟院校、生产厂家的合作与交流,为其他院校和地方经济的发展提供力所能及的服务。

5参考文献

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21世纪是信息化爆炸的时代，传统的档案管理已经越来越不能适应新形势的发展需要。利用网络化优势创新档案管理是未来的必经之路，可以实现档案资料收集、整理、应用自动化，以及信息资源的高度整合和全院共享，满足医疗、护理、教学、科研等各项工作的信息需求。

2.有利于提升管理者的决策力

通过创新和完善档案管理制度，能够使医院信息更加真实、准确、完备，档案归档效率和质量显著提升，为医院管理层科学决策提供可靠的信息依据，确保医院健康、可持续发展。

3.有利于促进医院文化建设

档案记录着医院历史，是医院文化的载体。通过创新医院档案管理，广泛吸收各类信息资料，从中凝聚、提炼出医院特有的文化精髓，既能起到继承和发扬的作用，又可以为加强医院文化建设提供新的思路。

4.有利于医院节能增效

随着医院信息化程度的不断加强，医院信息系统（HIS）、影像归档和通信系统（PACS）、办公自动化系统（OA）、电子病历等技术的引进和应用，医院档案逐步向无纸化方向发展，档案管理更加方便、高效，同时也将为医院节省大量人力、物力。

二、医院档案管理工作现状及存在问题

1.对档案管理重要性认识不足

医院档案是医院的宝贵财富，反映了医院历年来的经营和管理情况，对医院管理和发展有着十分重要的作用，但是医院职工对档案管理的认识还比较淡薄。如临床、医技科室人员，工作重心主要放在新技术研发、医疗质量提高、业务开展等方面，对档案管理的重要性和必要性的理解不深，认为档案的收集、整理、汇总工作无足轻重，不属于自己的职责范围。原本科室开展了大量值得记录保存的重要工作和有意义的活动，却未能形成档案资料，造成档案归档不及时或信息来源不足等问题。

2.档案管理制度建设仍需完善

档案管理作为医院管理工作的一个环节，得到越来越高的重视，然而同医疗、人事、行政、财务、后勤管理相比较，档案管理在制度建设方面还存在很大差距。主要表现为：档案管理制度不完善，没有形成科学、统一、完整的管理标准，各科室根据自己的理解和经验进行管理，许多应该纳入管理的档案没有纳入管理等；管理机构不健全，档案的收集、整理、保存、监管等职责没有明确到人；档案管理缺少工作质量和目标考核，难以保证档案的高质量、高数量、高效率。

3.档案保存不集中，管理较分散

医院的文书档案、会计档案、基建档案、设备档案等一般由综合档案室统一保存管理，某些特殊档案则必须由职能科室管理。如住院患者的病历档案必须设立专门的病案室保存，由带有医疗管理职能的医务处负责管理；照片、影像、录音等各种数字化资料，必须由配备多媒体存储设备的部门保存管理。其他如人事档案、科研档案等，都因其专业性，需要相关职能科室保存管理。分散的管理，不利于档案的完整、安全和综合利用，容易造成人力、物力和空间的浪费。

4.档案管理人员专业能力不强

医院档案管理员普遍由办公室文秘兼任，科室档案管理员一般由本科职工兼任，兼职管理人员的精力有限，水平参差不齐。医院通常更加重视医疗技术人员的教育培训，没有将档案管理人员的培训纳入计划和要求，档案管理员专业知识欠缺，业务能力不能满足档案管理工作的发展要求，更谈不上进步和创新。

5.档案管理方面投入力度不大

为满足群众日益增长的就医需求，医院集中资源用于增加医疗设备和病房，而档案室却存在用房紧张，设备陈旧等问题，难以完全达到档案管理防尘、防火、防盗等“八防”要求。档案管理的数字化、网络化建设投入不足，档案的计算机管理只应用于资料的保存、检索等简单层面，难以实现办公自动化和档案信息资源高度共享，一些档案的收集、录入、查询还停留在手工操作上。

三、档案管理工作创新的探索

1.创新管理理念

以推动医院科学发展为理念。通过对历年档案信息的收集、汇总、加工、储存、分析，为医院健康发展提供有效依据，更好地为医院各项工作服务。

以全心全意服务患者为理念。医院管理的终极目标就是更好的服务患者，档案管理作为医院管理的一部分，要时刻围绕服务患者的理念，不断提高档案管理水平。

以传承医院先进文化为理念。医院开展新技术、新项目、实施特色诊疗、推出先进典型等工作的资料档案都是医院的先进文化，应该通过加强档案管理把他们传承和发扬下去，发挥其长期作用。

2.创新管理模式

医院档案管理应做到三个统一，即统一领导、统一制度、统一管理。医院成立档案工作专项领导小组，明确人员责任，形成主管院长全面领导，办公室主任负责，职能科室负责人为成员的三级管理模式。制定《档案工作人员岗位责任制》、《档案归档制度》、《档案室管理制度》、《档案借阅保密制度》、《档案鉴定移交销毁制度》、《档案资料统计制度》等13项规章制度，使档案管理的每一个环节都有章可循、有据可依。在档案管理方面做到严把质量评查关、移交签字关、档案验收关，从而保证档案质量。

创新管理手段

档案管理信息化就是将现代化计算机技术、信息通信技术，充分运用于档案资料的处置、保存、管理和应用，是目前最为有效的管理手段。为营造医院信息化环境，医院更新升级了HIS系统和PACS系统，为档案管理信息化改革奠定了基础；启动电子病历系统，提高了病历书写效率，便于病历的网络监督和质量控制；引进河北省科怡档案管理系统，建立档案电子目录，提高了档案查询、管理、利用水平；增强外网、内网功能，引进OA办公系统，各类档案如通知、公告、信息、文件等全部通过内、外网站和办公系统，推进了无纸化办公进程；在市级医院首家引入医疗机构医疗器械管理系统，为医院设备和材料建立电子档案，实现了设备和耗材资料存储、信息查询、产品过保质期预警等功能。

篇11

1.设备仪器档案管理的重要性

2006年国家档案局、国家发改委联合下发了《重大建设项目档案验收办法》（档发?z2006?{2 号），对建设项目包括设备仪器档案的管理提出了详细、明确的要求。并在“总则第四条”中指出：“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收”。设备仪器档案在管理上有其特殊性，企业在发展的过程中逐渐认识到，加强设备仪器档案管理，规范工作流程，是提升项目质量，保障项目顺利竣工验收不可或缺的重要环节。

2.设备仪器档案管理中存在的问题

设备仪器档案在形成的过程中，涉及到的单位比较多，管理起来相对要复杂，也会出现一些问题，主要的原因是对档案管理制度宣传力度不够，还有也是因为档案管理工作不能直接产生经济效益，所以档案工作也没有受到应有的重视，下面从几点总结仪器档案管理中存在的问题：

2.1缺少实际档案管理制度与规范

《重大建设项目档案验收办法》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》是项目档案管理工作的指导文件，但在实际的工作中，却缺少执行有力的制度与规范。很多企业的档案管理员都是兼职的，并不十分了解档案工作。单位也没有具体可行的档案管理制度，没有针对企业本身制定具体的操作手册和实施细则，以致于档案管理员在执行过程中出现偏差。

2.2保管方式不合理，没有成套管理

《重大建设项目档案验收办法》中明确规定，项目档案需要实行统一管理，即对设备仪器档案按“成套性”原则进行管理。购置设备的流程是从购置申请的提出到最后入库使用，其中会产生“计划”、“开箱”、“安装”、“维护”等不同阶段的各种记录。有些单位，根据本单位的职能设置，把应按单台套管理的设备仪器档案分成两块分别保管：一块是前期的购置请示、批复、招、投标书等；一块是设备仪器的随机资料、使用说明书等。虽然两大块合起来看，收集比较全面，但未能体现设备仪器档案单台成套的整理原则，不能全面地反映设备仪器在项目建设过程中的历史全貌，也不利于后期的利用。

2.3 档案整理不规范

设备仪器档案整理不规范主要有（1）随机软（光）盘与纸质文档混放在一起；（2）外文资料没有将题目、目录等翻译成中文；（3）卷内文件排列顺序混乱；（4）案卷中存在不符合档案保管要求的装订物。

3.企业设备仪器常见问题的解决措施

3.1.建立有效的过程控制管理机制

建立良好的企业设备仪器档案过程控制管理机制，首先就要了解、掌握企业设备仪器档案的形成特点与文件材料流转特点及规律，企业设备仪器档案形成于设备仪器购进时的开箱验收，那么开箱验收阶段就是我们加强过程控制管理的切入点，因此，加强档案人员参加设备开箱验收机制的实施就是设备仪器档案过程控制管理的最好手段。在实践工作中档案工作人员可通过把握以下几点来保证制度的实施：（1）做好档案人员参加设备开箱验收工作重要性的宣传工作，可通过部门领导帮助沟通协调、上交提案及下发文本通知等多种形式，力争做到档案人员及时参加设备开箱验收。（2）明确开箱验收的目的，档案人员参加设备仪器开箱验收的目的是保证应归档的设备仪器随机文件能全部及时归档保存。（3）明确开箱验收的范围，档案人员参加开箱验收应该限于有归档价值的设备仪器的开箱验收。（4）验收过程中做好设备仪器随机各种文件材料的登记

3.2明确不同阶段各部门的职责，确保设备仪器档案的齐套

设备仪器的购置从立项申请到竣工验收，一般有四个阶段，即计划阶段、采购阶段、开箱验收阶段和使用管理阶段。在这四阶段中，各相关部门分工不同，职责也不同，在项目档案管理上，也应承担相应的责任。在立项阶段，资产管理部门应负责收集本阶段形成的文件材料，如“购买设备仪器的请示、批复”等。

在采购阶段，采购部门应负责收集归档购买设备仪器的招、投标书，合同，协议等。特别要注意的是，合同、协议一定要归档原件，必要时，采购部门应根据实际情况，增加合同签订的份数。在开箱验收阶段，设备仪器的兼职档案员应参加设备仪器的开箱验收，收集开箱验收及安装调试过程中产生的文件材料。在使用管理阶段，资产管理部门应协调设备仪器的使用部门，及时归档在设备的培训、使用、维护等过程中形成的文件材料。

3.3设备仪器档案的整理工作

（ 1） 分类要科学。分类必须符合本单位的生产、工作性质与特点：根据本单位生产规模的大小， 主要生产设备的多少， 以及本企业的体制结构， 灵活地选择合适的分类方法。简单地、机械地搬用别单位的现成分类方法是不适宜的。

（ 2） 组卷要遵循设备仪器文件材料的形成规律， 保持卷内文件材料的系统联系， 便于档案保管利用。与设备仪器关系密切的管理文件材料， 如设备管理工作计划、总结、指标考核、设备转让、固定资产折旧管理以及其他综合性文件材料， 应列入设备仪器类中组卷。设备维修中形成的文件材料单独组卷， 外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。

篇12

   

    2005年是医院管理年，医院的建设与发展处在一个非常时期，医院档案管理将会面临一系列新问题，医院档案管理不仅涉及到医院自身历史发展的全貌，更涉及广大人民群众就医的医疗文书档案、病理切片资料、检验资料、各种影像学检查的图文资料等等，事关人民群众健康和医学科学的展。随着我国加入wto以及与国际卫生行业的接轨，对医院档案管理提出新内涵和新要求。因此，准确把握新时期医院发展特点，适时调整和加强医院档案管理，有着非常重要的意义。

1  增强档案管理意识

要增强医院干部和职工的档案管理意识，特别是领导干部的档案管理意识。领导重视是档案管理的重要保证，要把档案管理纳入重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展;要大力宣传医院档案管理工作，使医院领导、医院管理者和医院职工充分认识医院档案管理工作的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。医院以医疗服务为根本任务，长期以来对医院档案缺乏严格的考核，因而实际工作中往往出现档案管理可有可无的模糊认识。并且由于受到人员、设施、经费等方面的限制，档案管理工作容易受到冷遇。提高各级干部档案管理工作认识，才能使档案管理工作顺利开展。

2  理顺关系，健全制度

建立健全各项规章制度，建立科学的档案管理体系，是医院档案管理的根本。随着医学科学技术的不断发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。通过建立信息档案科，明确职能，将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。拓展档案的归档范围，加强有关内容的收集是档案工作的新课题。如医院面对医疗市场所进行的各种经营活动，这些经营活动要形成各种不同的方案、协议等，应及时收集归档。又如提倡采购招标，其招标方法、程序、协议、合同也应进入归档材料之中。所以，要进一步健全医院档案管理组织，落实专人收集。

3  培养人才，提高素质

目前各医院从事档案管理专业人员的专业程度明显不足，很多原来不是学习档案管理专业，而是从行政、护理、计算机管理等部门转岗过来的，在经过一段时间专业培训之后，便开始从事档案管理工作。这样的档案管理人员，完成日常医院档案管理业务还是能够胜任的。但是，医院综合档案室面临的不仅仅是保管和丰富馆藏的任务，还要开展医院档案编研工作，从更高层次开展档案服务工作，这是综合档案室生存基础和发展方向。因此，要不断提高医院档案管理人员的业务水平，医院档案管理人员的素质直接影响医院档案管理的水平。要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，通过专业培训、知识更新、进修学习等，提高业务水平，建立医院档案管理人才梯队，以便适应医院档案管理业务的发展，不断推动档案管理水平的提高。

4  加强规范化建设

病案是医院档案管理的重要内容，要加强对医务人员病案书写的教育，提高医务人员对病案重要性和严肃性的认识，使医务人员从思想上予以重视，严格要求，养成严谨认真的工作作风。落实病案书写规章制度，加强病案书写规范化的培训，要实行专人负责和专人考核。

5  制定考核制度