档案智能化管理的优势范文

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档案管理在工作实践之中不仅具有当前的、现实的重要意义，同时也兼具着长远的历史内涵。具体档案管理重要作用分析如下。

其一，促进工作效率的提高。档案管理工作实现信息化处理的转变后，将过去的集中立卷改变为随时整理文件归档，将集中的工作量化为分散的工作量，同时随时拾遗补漏，确保档案资料不会形成存积，不仅能完成档案管理工作及时归档，还极大提升了信息检索的便利。此外，信息网络管理的推广与应用让新增文档资料的插入设置十分方便，档案管理员只需简单几步键盘操作，辅以修改档案目录即可完成项目增设。

其二，确保档案的原始性。用扫描仪和数码相机等电子设备将原资料文件直接扫描，档案完整进驻管理系统，便可以直接查看档案的电子格式文档，又能够直观地将原文无损呈现。

其三，提升档案整理与使用率。采取模糊检索、高级检索等细化辅助功能，能让档案管理与利用频率在保持高质量、高精度的基础上得到极大地提高。此外，借助网络设置专用VPN通道，还能够对异地档案进行远程管理与查阅，将档案管理功用覆盖直径无限扩大。

其四，增加信息保密等级。通过对档案管理将档案按照内容涉猎面的敏感程度、机密程度等进行明确的等级划定，将档案有针对性地建立防护墙，能够让保密档案得到一一相对的有效保护。同时，对每一查阅涉密档案的情况记录在案亦有利于事后跟踪追查责任归属。

2 新形势下行政事业单位档案管理的工作优化路径

（1）加大档案管理业务建设力度。档案管理工作的存在对于问题决策至关重要，在每一个事业单位中都应有举足轻重的地位。档案作为记录事业单位中珍贵历史的载体，加大对档案管理工作的建设力度，不仅可以记录下事业单位在不同时期所发生的变化，还可以为今后事业单位的建设提供前车之鉴。为了不断提高档案管理的水平，事业单位首先应要求相关管理人员在选择归档文件材料上，慎重辨识来源的可靠性，尽可能收集可靠且全面的资源信息。其次，管理人员自身必须严守管理制度，严格按照档案管理的标准进行整理归档，确保档案类别清晰规范，符合调阅习惯。最后，管理人员载明档案的具体情况应该做到记录完整，字迹规范。

（2）增强管理层人员自身认知能力。新时期优化我国事业单位档案管理工作，首先需要强化管理层从业人员对本职工作的认知能力及业务能力。其次，档案管理需要健全管理制度，即应加大法律法规的宣传力度，适时举办专业知识以及相关法规的培训活动，使得管理人员清晰明确各自职责，强化工作责任感以及管理意识。需要注意的是，在管理层人员的培训指导活动中可以适当穿插档案管理的发展历史，向其强调档案管理工作的重要性，使其意识到档案作为其他部门工作得以顺利开展的基础，是单位可持续发展的根基所在，从而调动档案管理层人员的工作积极性以及自豪感，继而推动管理工作取得实质进步。

（3）提高工作人员全面素质技能。素质技能是对从业人员具备多方面综合条件的能力体现，对于事业单位档案管理人员来说，素质技能的优劣常常会对档案管理工作的效率和水平产生影响。由此，为了更好地提高管理人员的工作进度，事业单位可以适时举办一些相关的进修活动以及宣传讲座，以达到不断提高工作人员素质技能的目的。该研究者者建议可以将档案管理人员的学习拆分为以下四个方面作为培训重点。

第一，事业单位应全面推广普及档案管理法律、法规宣传。比如通过讲座以及小组会议的模式，对与此相关的法律法规进行正面宣传，加深事业单位中档案管理人员的法律意识，防止档案管理人员作风不当，触犯法律底线，同时也鞭策管理人员努力做好自身工作。

第二，事业单位应积极做好观念纠正工作，让广大员工领导体会档案在单位各部组成中的重要地位，以提高档案管理人员档案意识，也使其认识到档案管理的重要性及其可能产生的巨大价值，确保档案管理工作能够依时、依事高效完成。

第三，事业单位应注重培养档案管理人员的现代技术操作能力，使得工作人员可以使用先进的计算机技术准确快速地处理档案管理工作中遇到的问题，节省档案管理工作的时间。

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目前高校正在紧追时展的步伐，将物联网技术引入到高校很多学科教学实践中，因物联网具有实时性、远程网络集成管理体系，是教师在教学过程中，可以借鉴物联网实施可视教学，通过远程就可以云集实践操作的实验数据，促使新时代的高校大学生更加科学智能化的接受学习知识，使学习的情绪更加积极附有挑战性和刺激感，促使了高校大学生愿意学习理论知识的同时更加愿意演练实践技术操作。在国家新教改的大方向支持下，在高校高度重视物联网的背景下，物联网技术正以自身多元化的优势，以辅助智能化校园发展、智能化图书馆借阅藏一体化集成管理系统、智能化管理和调度教学设备及设施、智能化校园安全环境监控安全隐患预案系统、网络远程技术安全技术健康管理及监控技术平台以及启动智能化校园安保等诸多开发实践应用等多元化智能管理的趋势，给数字化校园管理与教学带来了创新式的模式进程，从而促使物联网技术引领高校智能云计划管理的实施与广泛应用。

1物联网构建管理框架的背景

人们目前熟悉的物联网(IoT,InternetofThings)，最初是由麻省理工的专家提出的集成化智能管理技术，发展到了今天已经成为大众了解的全面感知技术、安全可靠性远程传递、智能化管理平台的特点，并广泛运用在交通及物流、保健安全、智能环境等个人和社会等诸多方面领域。

1.1物联网进入高校的优势

目前，我国高校也已经建立物联网教学管理系别，抽出相邻专业的教师进行更深度的学习培养，争取把物联网技术早日广泛应用在高校全能教学实践当中，尽快实现数字化进程管理系统校园。物联网实现了网络远程编程管理数据库和互联网技术+设备辅助集成运用实现终端直接管理的人工机控管理模式，使高校教学管理、远程网络继续教育课堂、慕课、微课、云学习、云图书馆、云存储、校园内一整套管理模块等大数据集成智能化管理的实现，大大提高了高校集成数字一体化管理的进程。目前如何采取不同的先进技术手段解决OTO式用户需求的实体物联网编程技术中存在的设计框架及程序问题，已经引起了国内外以及中国高校教育各界同仁的广泛关注，毕竟实战设计并实施构建完成实例才是培养高校大学生物联网实验实训的技能强化实质。

1.2物联网在高校运用的意义

目前，我国物联网已经步及很多领域，高校也正在实施并建设物联网技术教学结合实践研发的阶段，物联网以多特色的优势正在广泛应用于高校各学科的领域当中。通过实战教学设计实例，掌握了物联网中的RFID射频识别技术和无线传感网的技术特点，总结分析提出了高校依托现有实验实训基地，科学合理的搭建智能化实训实践管理的系统研究思路，结合实例要求设计出高校智能化管理集成网络服务传输体系结构，初建各种功能模块的框架。运用物联网技术理论与实践相结合的实例操作来运行实训智能化管理中技术，高科技水平化的提升了高校大学生实验实训管理水平模式的发展。

1.3物联网的三层技术的互联互通

物联网具有应用层、感知层、网络层的实物框架智能化管理的环境条件。一是因此将物联网的感知层结合RFID标签技术设计并研发出智能管理实物框架的管理平台，通过物理仪器温度湿度传感器以及烟雾传感器来采集实物信息的相关数据，继而获取实物整体规划的档案信息，促使搭建智能化管理框架的优质环境信息。物联网的关键技术就是感知层，也就是RFID技术。RFID技术是一项利用无线射频的空间耦合或反射的传输特点来对实物进行自动扫描识别记忆的编程远程网络集成智能化管理技术手段，可以结合实物的具体地点、内容、来源等信息借助电子标签、读写器、无线天线基本安装部件进行组合，使用开发RFID技术开发出适当的数字化管理体系。管理体系不仅能够提升高校数字化安全管理、加快教学实践操作的进程、促进高校大学生多实践多操作的开发技术能力，使高校教育教学管理以及日常安全监控全面进入校园整体规模管理平台当中，促进了高校整体规划的发展，减少了教学设施及器材调度不当的不利，加快了高校教育体系高科技模式的飞速发展。；传感器技术只要是借助敏感元件和转换元件是Control，媒体访问控制）层和物理层组成。二是物联网的网络层则凭借移动通讯网络、互联网+、信息网络管理中心实现获得用户信息、实物管理并监控信息、远程智能化管理的安全系数保障、云计算海量数据的快速存储和计算的可靠传递；三是实战技术的应用层，主要是构建云计算平台创建智能化安全管理系统、采用RFID编程数据设计集成一体化管理系统、多种信息档案的智能化集成管理系统，通过云计算处理平台实现对海量数据的存储计算以及信息共享或互通有无。应用层关键技术就是云计算平台。按照公开服务的标准分为公有云、私有云和混合云三种类型。高校教学实体设计物联网案例实践中一般是公开的校园信息，人人事管理部门的档案则是涉及到个人隐私权是不方便透漏的，因此校园物联网模式多采用混合云的云计算平台处理实现校园智能化管理系统服务。其主要应用形式可采用基础架构即服务）、平台即服务、软件即服务等多元化智能管理形式。

1.4物联网的智能化发展趋势及存在的不足

物联网实施的前提，首先结合高校现有网络技术的现状，集中整合不同区域的楼宇进行精准周密的部署，集合功能各异的无线传感设备，通过有线、无线网络实现感知信息的传感互联互通，集中处理系统中央监控管理中心的数据云集及安全处理编程设置，通过编程语言设计出一整套集成化的智能管理系统，从而实现对高校教学以及综合管理的监控搭建数据库管理平台。物联网的高效智能化管理手段以及涉及到的安装工具，用其飞速的发展趋势必将带给高校教学及系统智能化管理引领一场飞跃的革命。构建物联网存在的不足：首先是标准问题，这包括需要制定一系列的集成标准；其次是费用问题，费用昂贵亟需高校领导高度重视资金来源的拓展及取得社会同仁的支持与援助；再次是RFID技术设计编程与网络安全隐患问题。最后是高科技管理人才的引进，是真正培养高校高素质人才的有效方案之一。选派专人经过专业机构培训、真正学会物联网技术的尖端部分，回到校园认真负责的开展实施物联网实战教学模式构建，把物联网技术教学打造成职业类高校目前盛行的精品课程，加强学生实验实训操作实际演练，使学生在校期间能够学会、学懂、学通物联网理论编程设计及实战操作构建完成效果展示等形式进行成绩汇报。从多方面多角度调动学生的思维想象力、调动学生们针对不同用户设计不同的物联网程序，积极调动学生的操作技能实践性，使高校大学生在校期间取得同等专业的毕业证和职业资格鉴定证书的同时，真正学会技能走出学校，为社会和企业培养技术过硬的技术性人才。

2物联网技术在高校教学和管理中的广泛应用

随着物联网技术在高校教育领域的广泛应用，其前景也越来越受到广大师生以及社会需求亟需的重视。物联网利用校园网搭建平台构造自动智能化的校园物联网。通过管理系统对实物的锁定进行识别、定位追踪、监控安保，触发相应事件预案等，打破以往传统校园化管理的局限性，促进高校数字化、智能化校园管理的健康发展。具体陈述几点不同的建议：

2.1课堂教学及时互动反馈

课堂教学互动反馈是教学过程中教师了解学生掌握知识及技术深度的重要环节，既有助于教学气氛又提高教学技术质量。

2.2实时云集实验数据

高校中存在很多不同类别的大数据，亟需定期进行拷贝及存储，通过整理大数据的过程中对教学及日常管理也是一项调查研究和验证的巨大工作，需要由专人来长期管理并实施。

2.3实现泛在学习促进智能化校园建设完成

通过“泛在学习”培养高校师生随时随地都利用物联网进行终端学习，构建成人性化的良好教育环境平台，尽快实现智能化校园建设体系。

2.4智能化图书馆建设

高校达到评估的标准及规模，就要将图书馆智能化集成建设列在首要亟需解决的问题上来，提高创新服务、提升创新管理、强化创新工作理念，使图书馆从自身到全体整个有一个质量的跃进。

2.5智能化设备监控校园环境

高校内由专人管理的物联网集成智能管理系统，可以促进高校科学合理的统一调度，有效防止仪器设备的丢失、闲置、损坏等无用现象。

2.6远程网络安全健康管理

目前，网络安全问题已经被高校高度重视，这里面涉及到一些相关的人员信息、档案信息、财务信息等重要信息的安全隐患问题，需要专业技术人员设置高强度的安全管理系统，才能确保高校教学和日常工作的稳定发展。

2.7智能校园安保

高校的安全隐患问题是大问题，比教学事故还要重中之重。做好校园的安检和安保工作是推进高质量教学的高度保障。

引用：

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檔案作为历史的记录载体，能够详细的对事业单位的发展历程、人员配置、工作状况和科学发展等内容进行表现，档案管理工作的水平是档案科学、高效的保障，也是事业单位工作重要的依据，目前我国事业单位档案管理一般具有下面几个问题：

1.事业单位认识不到档案管理工作的作用

要想确保事业单位高效稳健运转，就必须对档案进行科学的管理，但是我国受到传统的理念影响，事业单位的工作重点一直都是业务服务，没有充分认识到档案管理工作对事业单位的重要作用。很多的事业单位工作人员普遍认为档案管理的工作不能为事业单位创造出价值和效益，所以，就减少对于档案管理工作的人力、物力与资金投入，降低了档案管理工作的效率。而且档案管理工作的内容比较繁重和无聊。在缺少有效的监督的情况下，档案管理人员并不能依照要求进行档案管理的工作。

2.事业单位档案管理人员的水平不够

档案管理的工作是一项比较系统和专业性的工作，档案管理人员不仅需要拥有过硬的档案管理专业知识，还要有坚持、耐心的品质。但是我国目前事业单位的档案管理人员都是有各种职业和工作，而且有的会因为档案管理工作薪资达不到要求出现懈怠的心理。档案管理部门一直就有人力资源缺乏的问题，很多的档案管理人员主要依靠经验与他人教授的方式进行档案管理工作，没有过硬的档案管理水平，不清楚档案管理的工作规范和流程，甚至会有归档立卷错误的情况出现，档案管理工作的水平不高。

3.事业单位档案管理的方式不合理

进入新时期以来，伴随着信息技术和互联网通信技术的不断发展，这些先进的技术在事业单位得到了很好的应用，事业单位的各个部门也都明确朝着信息化、智能化的方向发展，不过却忽略了大力发展电子档案，更没有培养档案管理工作相关的电子档案管理人员和计算机维护人员。有的事业单位设立了电子档案，传统的档案管理人员无法满足电子档案的使用水平，导致很多先进的档案管理技术成为摆设，不能有效应用到事业单位档案管理工作中去。

二、新形势下对事业单位档案管理创新与服务模式改革的重要作用

新形势下，互联网技术和计算机技术的发展给事业单位档案管理工作带来了便利，提升了档案管理工作的水平，将先进的技术应用到档案管理工作中去，充分的发挥信息智能化档案管理系统的优势。信息智能化的档案管理不仅能够降低档案管理工作的投入成本，还能提升档案管理工作的效率，而且信息智能化的档案管理系统能够及时、快速高效的与事业单位其他部门进行沟通，减少了档案管理工作的繁琐和难度，提升了档案管理工作的水平。事业单位要想促进档案管理朝着信息智能化的方向发展，就要对新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革中的重要作用进行了解：

伴随着互联网技术与计算机技术的发展，信息智能化的技术非常完善，在人们生活工作的普及程度非常高，能够有效解决档案管理工作中遇到的问题，所以，进行档案管理创新和服务模式改革不仅能够提升档案管理工作的水平，也是顺应时展的需求。

目前我国正在大力的进行事业单位的体制变革，具体就是依托于先进的互联网技术对事业单位制度进行现代化的变革，设立先进的信息智能化工作平台与系统，能够促进事业单位档案管理工作信息智能化建设的发展，所以，对事业单位档案管理创新与服务模式变革不仅促进我国事业单位机制的变革，也是落实我国变革理念的重要体现。

我国传统的档案管理的工作非常繁琐和复杂，需要整理的信息非常多，而且受到历史因素、政策因素的影响比较大，经常会有资料不完整的问题，对事业单位档案管理进行信息智能化建设，可以有效的解决这些问题，提升档案管理工作的效率，所以，对事业单位档案管理创新与服务模式的变革符合档案管理工作的需求。

三、新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革的举措

在当今的时代背景下，对事业单位档案管理创新和服务模式的改革显得尤为重要，要想加强对事业单位档案管理创新与服务模式改革的力度，可以下面几个方式进行：

1.事业单位要充分认识档案管理工作的作用

档案管理工作是事业单位运转的关键，要想提升事业单位的工作效率和业务服务水平，就必须要充分认识到事业单位档案管理的重要作用，切实提升档案管理的水平。事业单位要明确档案的作用，能够对事业单位内部的工作人员状况、单位工作状况进行精准的记录，有效规范事业单位工作人员的行为和服务态度，能够及时发现事业单位的不足进行改正。事业单位还要强化对档案管理人员的培训与教育，增强档案管理人员的责任感，明确新形势下档案管理工作的发展方向，提升方案管理工作的效率与管理水平，促进事业单位良好的运转。

2.事业单位要加强对档案管理人才的培养

人员配置对于一个单位机构是非常重要的，要想提升档案管理人员的水平，事业单位必须要切实提升档案管理人员的管理水平，提升档案管理工作效率。事业单位要把握档案管理人员的状况，建立科学的档案管理机制，重视对档案管理人员能力的培养，定期的为档案管理人员提供学习的机会，培养高效的档案管理人才。此外，作为档案管理人员也要努力的提升自身的管理水平和综合素质，规范自己的行为，提升自己档案管理工作的效率，更好的为事业单位和人民服务。而且档案管理部门要不断的创新档案管理模式，使档案管理工作有效的结合事业单位，更好的为人民服务。

3.事业单位要设立科学的档案管理机制

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1 前言

信息技术的应用主要包括有计算机硬件、软件、网络、通讯等技术。随着科学技术的不断发展，各种电子商品以及技术被广泛的应用在人们的生活、工作中，尤其是在工程建设方面，电子信息应用在工程建设中，对社会的发展有着非常重要的作用和意义。然而，电子信息作为一项长期的工程，其在发展过程中，对技术的要求非常高，需要的资金较多，操作的系统较为复杂等，所以，在实际操作过程中，相关管理人员应该建立科学的操作系统，进一步实现信息化的工程建设。

2 电子信息在工程档案管理中的作用及其特点

档案管理在工程建设中是一个非常重要的环节，具有独特的、不可或缺的地位，而电子信息能够作用于档案管理中涉及的设计图纸、工程文字叙述等重要的资料，对工程的建设起着推动作用。所以，在实际操作过程中，加强对电子信息管理，是提升工程建筑企业市场竞争力度的核心内容。电子信息在档案管理中主要是指电子文件、电子图表以及电子图书等，与常规的档案管理相比，电子信息档案管理的特点有以下几点内容：

（1）电子信息在计算机设备中才能够使用，所以，电子信息的储备是一个全方位、数字化的管理模式，其通过计算机的相关处理，实现工程建设中信息资源的共享。

（2）电子信息在工程建设中，不受时间、空间的限制，为人们提供便利的使用条件。

（3）在使用过程中，人们能够依据自己的需求对电子信息进行调整，其在使用的过程中随意性较强，通过电脑获取信息更加便捷、快速，为人们节省更多的时间。

（4）电子信息在使用的过程中，具有智能化、集约性等特征，电脑为信息的储存以及使用提供智能化操作的平台，电子信息的智能化是建立在先进科学技术的基础上。智能化操作是电脑技术发展的不然趋势，电子信息在使用过程中，能够实现对施工现场的真实模拟，使信息化处理更加科学、合理。

3 加强电子信息管理的有效措施

在工程建设的过程中，电子信息管理是非常重要且不可或缺的一部分。所以在实际操作中，应该及时储备好相关信息、合理使用以及科学处理等，为工程建设的顺利进行提供有力的保障[1]。

3.1 加强电子信息的存储

移动硬盘以及U盘是人们储存电子信息常用的工具，其在使用的过程中具有便于携带、移动等特点，适宜长期储存，且不受外界环境（空气、水、雾霾等）影响。但是，电子信息在工程建设中使用的时间还处于起步阶段，经验不足，所以，在使用过程中，相关人员应该考虑如何做好电子信息存储工作是非常必要的，对其进行复制、粘贴、云存储等，能够有效的预防信息的丢失，为电子信息的储存提供便利的条件。

3.2 健全电子信息管理体系

随着科学技术的不断发展，工程档案管理模式不断由直线发展成为平面结构，而电子信息的出现，使工程建设中的档案管理模式丰富多彩[2]。所以，在实际操作中，单一的平面管理模式已经不能满足人们的需求，人们应该不断建立健全的电子信息管理体系，实现工程信息的有效、科学管理。

3.3 合理规划电子信息归档

电子信息在归档储存的过程中发挥着非常重要的作用，相关人员应该认识到电子信息管理的内容以及必要性，对电子信息进行管理的过程中，应该专业化的对其进行储存和分类，确保电子信息的原始性，保证其正确、可靠性。

3.4 加强电子信息智能化管理

实现电子信息智能化管理是确保信息准确的有效途径，在工程建设过程中，电子信息智能化主要体现在信息的开发利用，结合施工现场的实际情况，不断吸收科学的管理措施，完善电子信息运行体系，进而实现电子信息管理的智能化，推进工程建设的现代化发展。

4 电子信息在工程建设中的发展前景

电子信息在工程建设中具有快捷、方便、容量大等优势，所以成为工程建设中非常重要的环节。电子信息的不断发展，推动国家经济建设的前进，使国家的电子信息不断面向全球的方向进军，电子信息的规模化以及网络普及化，决定着工程建设的发展前景。同时，电子信息还具有国际化的优势，被广泛的应用在各大工程建设中，并推其向国际化发展，使其成为电子行业发展的龙头。随着社会经济的不断发展，网络化的信息时代成为电子信息发展的必然模式，进一步推进信息化向工程建设中发展，推动工程建设的发展步伐，加快工程建设的进度，提高工程建设的效率，创造更多的经济效益。

5 结束语

电子信息在工程建设中主要的作用对于工程的档案管理，是工程建设中的核心内容，不可缺少。在工程建设中为人们提供有利条件的同时，其存在的问题也不断凸显，影响着电子信息在工程建设中作用的正常发挥。所以，在实际生活中，应该不断加强电子信息建设以及管理，实现工程建设的信息化以及现代化，充分发挥其作用，提高工程建设的效率，创造更多的社会经济效益。

参考文献

[1]许起宁.浅析电子信息在工程建设中的特点[J].电子信息与计算机科学，2013，04（07）：11-12.

[2]Camp.Analyzing about the characteristic of electronic information engineering construction [J].Journal of information science and technology，2013 and practices（56）：149-150.

[3]梁景双，王钧.浅析电子信息在工程造价管理中的应用[J].科技致富向导，2014，06（23）：77-78.