事业单位行政档案管理范文

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一、前言

行政事业单位档案管理需要有条理的文秘工作，确保每项程序能够协调进行。 档案管理工作是领导服务的一项基础性工作，也是办公室的一项经常性工作，在日常工作的进行过程当中，须要工作参与者能够珍惜工作的时间，努力的提升自身的工作能力，通过不断的学习，丰富自己，全面的提升行政事业单位档案管理工作的质量。

二、行政事业单位档案管理中存在的问题

（一）档案管理人员专业技术欠缺

在我国的行政事业单位，大多数的档案管理人员并非档案管理专业毕业，这就导致档案管理人员的专业技术欠缺，影响档案管理工作的正常运行。还有就是由于频繁的人员调动，或者是有些行政单位并没有设立专门的档案管理科室，而是由其他科室的人员从事该项工作，这就往往由于工作经验不足，或者精力不集中造成档案管理工作的不完善。

（二）档案管理人员的调动频繁

在一些行政事业单位，本来具备着专业的档案管理人员，但是这些单位往往受到岗位轮换制度的限制，从而出现频繁的人事调动，这就会导致档案管理工作不能够持续有效的实施，还有就是频繁的人事调动会导致档案管理人员在交接工作之后的交接不及时或者不充分，从而会使的一些档案出现“死档”，由此会带来重大的损失。

（三）对于档案管理的流程不规范

对于行政事业单位的档案管理工作应当是一个严密并且规范的过程，但是一些行政事业单位对于档案管理的重视程度不够，因此会到成功做的过程当中出现疏漏，在档案管理工作当中，一个细微的疏漏往往会造成非常严重的后果，造成的损失非常的巨大，然而，一些档案管理人员的随往往会导致行政事业单位档案管理工作流程十分随意，在影响工作效率的同时埋下严重的隐患。

三、做好行政事业单位档案管理工作的措施

（一）从行政事业单位的档案管理人员的角度

1.工作人员意识到自身工作的重要性

一名行政事业单位的档案管理人员，应当对行政事业单位的档案管理工作进行深入的了解，只有对行政事业单位的档案管理工作进行深入的了解，才能够充分的指导行政事业单位的档案管理人员今后的工作。

档案管理工作本身的重要性不言而喻，但是如何才能确保每一位档案管理人员能够深入的认识到这一重要性呢？这就需要从高校开始就注重对于档案管理人员的责任心的培养，并且在其投入工作之后档案管理单位能够时常的激励工作人员，只有这样才能够使其从始至终具备着高度的责任意思。

2.行政事业单位的档案管理人员具备忧患意识

当今的社会竞争日益激烈，一名合格的行政事业单位的档案管理工作人员不能够满足于现状，应当时刻具备的忧患意识，总应该感觉到自己的学识，经验和能力远远没有达到最佳状态，时时刻刻不能掉以轻心，不是以不断的提升自身的价值作为标准，时时刻刻的学习。向身边的同事学习，向手中的课本学习，向自身的领导学习，通过不断的学习，不断的积累，以正确的态度应对各项工作，热爱自己的工作，愿意为自身的工作发挥出最大的光和热。

（二）从行政事业单位的角度出发

1.完善档案管理制度

完善的管理制度是确保一项工作能够顺利完成的前提，对于行政事业单位的档案管理工作也同样是如此。在行政事业档案管理工作当中，完善的规章制度能够保证工作的合理性和科学性两项基本要求，同时管理制度应当结合该行政事业单位的实际情况和工作性质。其次，规章制度的确定应当满足可操作性这一原则。规章制度的最终要求是促进档案管理工作的进一步完善，规章制度确立应当凌驾于人情之上，利用严格的规章制度约束管理工作人员，树立制度面前人人平等的原则。制定严格的奖惩制度，做到有功必奖，有过必究，赏罚分明。

2.从根本上提升档案管理的工作水平

提升行政事业单位档案管理工作的工作水平前提就是应当设立专门的档案管理部门，并且在该部门设立一整套完善的管理机制，以便能够对档案管理工作进行专门的领导和监督。

提升档案管理水平的有效途径是提升档案管理工作人员的专业水平，因此在选拔档案管理工作人员的过程当中，应当对其专业进行严格的审查把关。其次，还应当结合本行政事业单位的具体实际情况，做好定期的考核工作，确保档案管理工作人员的专业知识技能能够满足本行政事业单位档案管理工作的要求。

3.提升档案管理的信息化水平

当今的社会是信息化的社会，所以在档案管理的进程中，应当有效地实现档案管理的现代化发展，这不仅是顺应时代的必然要求，同时也是从根本上提升档案管理工作的比如之路。

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行政事业单位工作制度改革是我国相关制度改革的重要组成部分，对于推动我国整体制度改革具有非常重要的作用。档案管理工作作为行政事业单位工作的重要组成部分对于提升单位工作效率具有不可忽视的作用。提升档案管理水平不但能够深刻了解单位历史和现实的情况，还可以为后续的工作打下良好的基础，进一步提升工作效率和质量，从而为促进行政事业单位更加高效、健康的发展提供保障。

一、现阶段行政事业单位档案管理当中存在的问题

（一）行政事业单位对于档案管理工作重视程度不足

我国对于档案管理工作制定了相应的法律法规，主要包括：《档案管理办法》、《档案法》等，相应的行政事业单位要按照这些法律法规进行档案管理工作。但从实际工作中能够看出，行政事业单位对于这些法律法规没有给予足够的重视，实际工作中没有认识到档案管理工作的重要性，执行不到位，这就造成了档案管理工作没有发挥应有的作用，并且造成档案管理工作混乱，对于单位的发展造成影响。

（二）档案管理设施相对滞后

由于对档案管理工作重视程度不够，所以行政事业单位的档案管理部门缺少现代化的管理设施，档案管理环境较差，例如某些单位没有设立专门的档案管理室，有些档案管理室的设施简陋、空气污浊，甚至在档案室存在易燃易爆物品，某些档案管理部门办公条件过于简陋，没有实现现代公开办公等，这些都会对档案管理工作造成影响。

（三）档案管理人员素质相对较差

人是任何事物的根本，行政事业单位档案管理工作最主要的问题还在于人，管理人员的专业水平以及综合素质相对较差，对于档案管理人员没有进行相应的培训。同时，档案管理人员的流动性较大，就算经过一定的培训，在出现工作调整时就会影响到整体档案管理工作的正常进行。

（四）档案管理工作中的基础业务相对较弱

从现阶段来看，行政事业单位中档案管理工作的基础业务相对较弱，虽然某些单位建立起了档案管理制度，但是在具体的工作过程中并没有严格执行或落实这些制度，造成档案管理过程缺少规范性，没有严格按照相应要求进行档案的整理和规划，从而造成档案混乱。另外，对于行政事业单位来说，缺少必要的档案鉴定以及监督工作，很多工作并没有严格遵照法律法规的要求进行，从而造成档案管理工作方面的问题。

二、提升行政事业单位档案管理水平的相关措施

（一）从根本上加强对档案管理工作的重视程度

第一，行政事业单位要按照国家制定的相关法律法规严格执行档案管理工作，要成立专门的档案管理机构来从事档案管理工作，要根据相应的标准（例如类型、日期等）进行档案的整理以及归档，保证档案管理工作具有比较完整的台账，增强档案利用的便捷性。

第二，要按照国家规定和单位的实际情况建立起相应的档案管理制度（主要有档案的收集、鉴定、保管、利用制度等）以及档案的借阅台账，保证借出档案能够按时、完整的归还。

第三，加强档案信息的利用率。行政事业单位的档案管理部门要加强档案编研、咨询服务方面的工作力度。档案管理人员一定要具有积极的工作态度，要加强和单位其他部门的沟通，以促进档案应用的高效性和灵活性，从而发挥出档案的最大价值。

（二）提升档案管理的现代化手段

计算机技术和信息化技术已经应用到了各个领域，对于现代化办公提供了充足的技术保证。所以行政事业单位也要紧跟时代的发展，不断进行档案管理的现代化改革。行政事业单位要设置专门的款项来推动档案管理工作向着现代化、信息化、网络化、多载体的方式转变。要将传统人工收集、整理、录入档案的方式转变成为利用计算机进行信息录入的方式，同时要充分利用互联网进行档案管理，使档案信息更加数字化，最终形成信息化的档案管理系统。

要通过计算机所具有的超级计算能力来进行档案的收集、整理以及检索等方面的功能，加强档案管理方面的现代化水平。另外，也可以利用互网技术将档案管理和区域信息中心实现连接，通过互联网来实现档案的共享服务，相应资质的机构和人员能够利用互联网轻松实现档案的查阅，从而能够进一步发挥档案的价值，满足各方面对于档案的不同需求。

（三）提升档案管理工作人员的素质

首先，严格控制档案管理人员的入职资质。在选择档案管理人员时要参考其专业背景以及从事档案管理的经验，要从人员选聘的源头把好关。

其次，要制定出较为完善的岗位培训制度，要对档案管理人员进行定期的专业培训，培训的方式主要包括：讲座、交流会等等，从而满足越来越高的档案管理工作需要。

最后，档案的管理人员要逐渐树立并深化服务意识，要将市场需求作为工作的方向，树立起与社会经济发展相适应的观念，积极主动的与相关部门寻求合作，以便充分的开发和利用档案资源。同时，档案管理人员在有可能的情况下，要对档案的具体内容进行必要的学习和研究，以便能够发现某些可以转化为生产力或者能够深入开发利用的信息，推动档案的深层次发展。另外，相关管理人员要解放思想，充分适应市场需求，将档案的管理工作由传统的只是面对特殊机构或者机关开放的方式，转变成为面向全社会开放的方式，服务于社会需求，充分利用所具有的丰富资源向社会各方提供全方位、深层次的服务。

（四）明确档案管理工作的机构以及职能

上级部门要将档案管理工作情况作为行政事业单位工作考核的重要组成部分来看待，要对行政事业单位的档案管理给予相应的指导和监督。行政事业单位也要加强自身档案管理工作的能力，要形成档案工作领导小组，明确档案管理工作人员所具有的职责，以此作为人员考核的依据之一。同时，行政事业单位要将档案管理工作作为单位发展的重要组成部分来看待，确保档案管理工作和单位整体工作进展的一致性。

总的来说，随着国家整体改革进入到全新的发展时期，行政事业单位的档案管理工作水平也要进行全面的提升。现阶段我国的行政事业单位档案管理工作在很多方面还存在着不足，不但影响到档案管理工作的发展，也不利于社会经济的进一步发展。所以在全新时代，行政事业单位的档案管理工作一定要符合时展要求，使其成为推动行政事业单位工作顺利开展的保障。

参考文献

[1]蔡丽华.关于提高行政事业单位档案管理水平的分析[J].科技展望，2015（13）：15-17.

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1 前言

行政事业单位的档案管理工作如今变得日益重要，一方面其档案记录着单位成长的点点滴滴，其中包括行政事业单位在建立以来的每次改革与创新，另一方面反映了行政事业单位发展的各类议程和计划，也是行政事业单位从过去寻求问题和经验，避免再出现类似问题的经验总结，对于档案管理工作而言同时也需要照顾单位的秘密文件，在制度上防范这些重要文件的泄露，完善的数字化管理系统能够以数字化的形式对档案进行部分，这也对档案管理人员的专业素质提出了更高的要求，能够熟悉掌握档案管理电子系统，能够对档案管理工作进行定期检查和分析，及时纠正工作中存在的错误，为档案管理工作改革的发展指引出路。

2 行政事业单位档案管理的现状及问题

2.1 缺乏对档案管理在人力资源管理重要性认识

行政单位的人力资源管理长期以来的发展是迟缓的，特别是档案管理往往只是被看作是对行政人员生平经历的记录，或只是资料的整理和抄写工作，没有看到档案管理质量与行政部门整体效率之间的必然联系，缺乏对档案管理在人力资源管理重要性充分重视，所以也会造成了档案管理工作的一些疏忽，比如档案资料因为人为的失误而流失，档案管理体系的不完备，这给人力资源管理的改革Ю戳酥疃嗟南拗坪屠扰。一些行政单位甚至没有设立专门的档案管理的岗位，忽视了在档案信息里充分挖掘人才的信息，没能反映人力资源发展的具体状况，也不利于对行政部门激励机制的建设。

2.2 档案管理的技术手段落后

数字技术改变了信息传播的媒介，从原始信息诸如人们日常耳闻目睹的广播信号、电视信号、录音机都实现了数字化，其储存媒介和传播媒介的革新大大提高了档案管理工作的效率，特别是随着计算机和互联网技术的普及，用于档案管理的新的文件形式一数字文件（digital records）大量产生，这种新的类型的文件的载体是磁性载体材料或光学材料。能够保存大量的文件，转换成数字化档案。从比如“古代的石刻档案、甲骨档案”都可以转换成纸质档案、缩微档案，这个档案管理工作带来了极大的便利，虽然对于档案操作人员在接受时会有一定的复杂性和难度。然而现实中档案管理的技术手段落后的问题日益突出，一方面行政事业单位硬件投入不足、档案管理人员没有掌握现代化的管理技术，没有进行专业数字化档案管理的技能培训，所以整体上看档案管理的水平依然没有取得长足的提高，往往档案的登记和分类管理依然有过多的人为的痕迹，阻碍了人力资源档案管理的发展和有效利用。

2.3 档案分类管理体系的不完善

人力资源的档案材料的管理的基本要求是“全面、客观、完整、真实，能够在满足上述条件下反映一个人的生活经历、发展历史全貌，但是行政事业单位在实际管理过程中因为种种原因造成了原始材料的抽象和单一，并不能反映一个人的特色，这些不完整的档案资料难以为事业单位选拔人才、使用人才提供有益的参考，也会影响到潜在人才的挖掘和应用。同时，在档案分类管理的体系建设上不够重视，使得人力资源内容的不完整和不规范，失去了统一性，其分类管理没有机遇电子信息档案管理系统，操作受到很大的人为要素干扰，使得其管理效率并不高。

3 加强行政事业单位档案管理的对策

3.1 建立和完善标准化、科学规范的制度

行政事业单位档案管理的改善首先需要制定统一、标准化、科学的档案制度管理体系，这是加强行政事业单位档案管理的基础性工作，不仅能够通过制定相应的工作管理制度和工作标准来规范档案管理程序，同时也能提高档案管理工作人员的积极性和责任感。能够在档案管理制度环节和工作程序上进行有效的监督，对于关键环节―档案的保存、信息资料的流转和管理的方法都能够统一规定，标准化的工作流程能够大大提高档案管理办事的效率，降低不必要的人力和物力的浪费。

3.2 加强数字化档案管理的建设

纵观二十年来我国档案数字化的发展历程，我国当前虽然已经大面积铺开档案数字化建设，但是因为资金的限制，数字化管理的技术条件依然不够成熟，主要体现在技术应用的不经济以及成本较高，因为其主导方式依然是键盘录入和光学字符识别扫描输入，速度较慢的同时储存质量不高，容易受到诸多要素的干扰，在互联网技术飞速发展的今天，档案管理的网络化建设依然缺乏统一的技术标准，使得跨区域的数据信息库无法实现对接和共享，所以说我国档案数字化工作依然还有很长的路要走。加强数字化档案管理的建设一方面要形成有层次、有结构、有内容的网络信息管理，实现档案管理资料的数字化存储，加大硬件和软件方面的资金投入，比如“打印机、复印机、扫描仪、电脑”等，对档案信息管理设立专门的监督部门，实施全程的掌控。

3.3 提高档案管理人员的职业素质

现代科学技术发展下，改变了我们的日常生活，同时也对档案管理工作带来了巨大方便，一方面档案管理部门将不只是一个实体机构，同时实现了存储实体与虚体共存，另一方面数字化档案管理工作以虚拟化方式存在，工作重心不在是传统的客户，而是能够满足社会的多元化需求。我国长期以来都努力构建完整的档案管理理论，用于指导档案工作人员数字化工作的开展，这就促进了档案工作人员档案管理方面观念的更新，特别是改变过去传统的档案管理的观念，适应数字化档案管理的发展趋势。因为观念上的落后，势必上会阻碍档案数字化管理工作的开展，实现人―计算机的双向互动，才能把档案管理工作开展得有效率且具有深度。数字化管理的改革一方面需要技术上是革新，另一方面也需要档案工作人员能够加强培训，内部和外部推动档案管理人员技术化水平的提高，这是一个循序渐进的过程。

档案管理工作人员专业素质的培训和职业道德的培训是要同步进行的，档案管理虽然有数字化的发展趋势，终究还是依靠人完成的，所以行政事业单位的档案管理虽然依然与工作人员的工作态度、工作能力和工作水平有着巨大的关联。提高档案管理工作人员的职业素质和水平需要制定完善的培训管理办法，加强岗位的培训，同时引入专业的技术性人才，实现档案管理新技术的转型，提高行政事业单位档案管理的升级以及工作效率的稳步提高。

4 结束语

综上所述，我国行政事业单位的档案管理工作的改进还有很长的路要走，总之科学、合理的档案管理制度让档案管理工作更加标准化，完善的档案管理制度下，管理人员的职权才会更加清晰、配合更加密切。因为档案管理毕竟还是人来完成的工作，不可能完全托管给计算机，所以加强档案管理人员的素质才是档案管理持续发展的路径，需要从根本上重视档案管理，这是档案管理工作改善的基础性内容，为档案管理提供持续发展的动力。

参考文献

[1] 汤志星. 信息化环境下单位财务会计档案管理的创新[J]. 办公室业务. 2013（05）

[2] 井少岩. 加强事业单位会计档案管理策略[J]. 商. 2015（42）

[3] 王玉杰. 信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考[J]. 黑龙江科技信息. 2015（31）

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1前言

档案，就是指个人或者是组织在工作、生活等方面中应用文字、音像等方式呈现的历史记录，其具有丰富的信息资源。然而在新时期下，行政事业单位的档案管理存在着查找资料慢、档案管理分散、档案管理人员意识差等问题，需要行政事业单位跟随信息时代的发展脚步，构建数字化的档案管理。

2行政事业单位实行档案数字化管理的必要性

行政事业单位就是指国家机关以国有资本举办的，从事教育、文化等活动的社会组织，绝大多数行政事业单位以公益性为目的[1]。而行政事业单位在档案管理上一般分为人事档案、基建档案等管理方式，这些档案的管理方法成为了事业单位人员管理所采用的重要方式。档案管理需达到快捷、方便查找信息的作用，才能利于使用者的管理。但是这种传统的档案管理方式在新时期的发展下，暴露了许多的不足之处，比如说以往的档案管理方式效率低、保密性差、档案查找难度大等，但是现如今推广的数字化的档案管理方式，大大改善了以往的档案管理弊端。通过计算机检索使得档案查找更加便捷，而档案数字化的管理功能也促进了行政事业单位的发展。首先，在新时期下科学技术迅猛的发展，传统的档案管理方式已经不适用于行政事业单位的档案管理工作，传统的档案管理成本较高，而新时期下数字化的档案管理方式更有自身发展的优势[2]。与以往的档案管理方式相比，不仅减少了管理人员的数量，降低了档案管理的费用，从而提高了行政事业单位档案管理的工作效率。另外，行政事业单位的人员流动性大，需要及时的掌握职员的入职、调动、退休等情况，需要建立有效的档案，方便信息的查找，而数字化的档案管理方式既实现了档案信息的保密性处理，又加快了办公效率。其次，传统的档案管理方式，通常采用的是纸质的档案保存方式，由于档案数量多，这样的档案管理方式存在的弊端是档案文件容易受到破损、档案查找不方便等，而新时期下数字化的档案管理方式排除了外界环境的干扰，应用无纸化的档案管理方法，有利于档案的保存，更提高了档案的利用率。

3行政事业单位实行档案数字化管理应具备的条件

行政事业单位应用数字化管理需要具备一定的条件，包括网络技术和档案人员应用数字化管理的技术水平[3]。从硬件设施来看，随着我国互联网技术的发展，需要行政事业单位紧跟时代的脚步，加快自身的发展。现如今许多的行政事业单位都应用了计算机进行无纸化办公，在单位内部建设局域网，这也是数字化档案管理需要具备的网络硬件基础条件。而对于数字化的档案管理除了需要硬件设施的保障，也需要发展相关的软件，所以需要开发档案管理的专用软件，实现数字化档案管理的基本服务功能，包括档案的收集、档案的检索、编目等，从而加强数字化的档案管理的技术水平。除此之外，数字化的档案管理还需要构建相应的档案管理人员队伍，新时期下的行政事业单位应注重行政工作的办公效率，需要借助网络技术进行无纸化的办公，这对于行政事业的人员来讲，是对其专业技术水平的挑战。而数字化的档案管理方式也需要档案管理人员除了具备档案管理学的专业知识外，还要具有一定的计算机技术操作能力[4]。而且行政事业单位也应该加强档案管理人员的能力培训，使得其掌握计算机的相关技术，学会在工作中应用网络技术，掌握数字化档案管理的工作要求，提供其档案管理的工作能力。

4新时期行政事业单位档案的数字化管理方法

4.1制定数字化的档案管理机制根据数字化档案管理方式的特点来看，从行政事业单位的发展角度来看，针对于数字化的档案管理方式，在掌握其管理技术下，需要构建与档案管理方式相匹配的档案管理机制[5]。需要行政事业单位构建内部的档案工作条例、档案管理的安全机制、档案管理的操作机制等，通过构建科学合理的档案管理机制，使得档案管理人员根据档案管理的相关机制，来约束自身的工作行为，也是提高档案管理人员工作意识、自身工作责任感的有效方式。

4.2树立新时期的档案管理意识行政事业单位的档案管理人员，需要在新时期的发展要求下，树立数字化的档案管理意识。需要档案管理人员在互联网技术的发展下，不断的更新自身的专业知识，转变以往的档案管理思想。在档案管理工作中，档案管理人员掌握扎实的档案管理的专业技能，进行数字化档案管理的技术学习，在工作中应用数字化的档案管理模式，提供工作效率。

4.3提供档案信息的安全性在行政事业单位，档案管理的关键在于对档案信息的保密性上。做好档案信息的保密性管理，也是档案管理人员的基本工作要求，而在数字化的档案管理模式下也需要达到这点要求。档案管理人员在平时应用网络技术的工作中，在网络技术存在网络安全的隐患下，要格外注意对其进行防范。档案管理人员应不定期的对网络系统进行病毒查杀、系统清理等，对于档案应进行备份处理，安装防火墙等软件装置，防治电脑病毒的入侵[6]。作为一名合格的档案管理人员，做好档案的保密工作是必备的专业能力，面对网络系统死机、信息泄露、病毒入侵等不可控制的因素，应做到提前预防，加强对于重要数据的访问设置，对于档案信息进行多种方式的保存，防治档案信息的泄露，加强档案信息的安全性，提供档案管理人员的档案管理能力。

5结论

在社会发展的新时期下，行政事业单位应跟随时展的脚步，通过互联网技术的应用，来构建数字化的档案管理，改革以往纸质档案管理的方式，开发档案管理的新模式，拓展档案管理的功能，提供档案管理的利用效率，促进行政事业单位档案管理的发展。

作者:曹晓梅 单位:内蒙古阿拉善盟额济纳旗

参考文献:

[1]梁景秀，张婧.新时期行政事业单位档案的数字化管理[J].东方企业文化，2014，21（17）：370.

[2]王玉杰.新时期行政事业单位档案的数字化管理[J].科技展望，2015，25（33）：177.156.

[3]张元智.新时期行政事业单位档案的数字化管理研究[J].中国科技纵横，2016，12（17）：250-250.205.