档案信息安全管理范文

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企业的档案信息记录了企业在生产经营过程中所有有价值的资料信息，不仅是企业发展历史的记忆，更是企业内部一笔隐形的宝贵财富。企业的档案信息包含了企业的核心机密，如设备、关键的技术资料等，都会对企业的生存和发展起到非常重要的作用，如果不采取有效地措施，落实档案信息安全管理，信息的泄露会对企业的发展产生极大的威胁，严重的话，甚至会影响整个企业的生存。落实企业的档案信息安全管理，就是采取有效地措施，有计划地进行档案安全管理，提升企业管理档案的水平，避免档案泄露给企业带来损失，为企业的长远发展提供保障。

二、现阶段档案信息安全隐患的表现

1.档案信息制度不健全

二十一世纪，档案的信息化发展迅速，然而档案信息化相关的安全管理制度却仍未建立起来，在某一个层面上就给了不法之徒钻空子的机会，不仅危害了档案信息安全性，也给企业、个人带来不可挽回的经济利益损失。例如，在利用档案解决问题时候，档案管理者如果觉得档案利用者提供问题具有典型代表意义，就可能将此问题纳入资讯库，如果档案管理者缺乏必要的档案信息管理保护意识，不对档案利用者的信息进行必要的处理，就有可能导致档案利用者的信息泄露，影响档案利用者基本权益。

2.档案的网络化、电子化管理

网络技术给档案信息的管理带来了一定便利，然而病毒、黑客的袭击却严重地破坏了档案信息的安全性。如果不法之徒利用木马程序侵入档案管理系统，就会导致档案信息数据的破坏，信息的篡改销毁会导致档案管理的混乱，有人提出了利用光盘、硬盘等介质为载体的档案存储管理方式，虽然在一定程度上降低了木马病毒和黑客的袭击，但是光盘、硬盘介质由于不稳定、易损坏、难保存、更新慢等特点，难以实现档案格式快速转化，进而导致档案数据丢失，不利于档案信息的安全管理工作落实。

3.档案管理威胁信息安全

档案的信息化管理对档案管理人员提出了更高的要求，管理者不仅需要丰富的档案管理知识，还需要对互联网、计算机的操作有一定的了解。其次，由于档案管理人员缺乏必要的档案管理技能，不了解档案管理相关的设备和软件，不熟练操作，甚至是错误操作都会破坏档案数据，损坏档案数据进而造成档案信息安全隐患。

三、档案信息安全管理策略

1.树立安全档案信息管理意识

在企业内部树立全体员工的档案信息安全管理意识，改变人们“档案信息管理”不重要的思想，只有保证企业员工具有档案信息管理的安全意识，才能确保他们时时注重档案信息的安全，也才能够保证企业的档案信息管理安全。

2.建立健全档案信息管理制度

建立相关的档案信息安全管理制度，强化企业内部管理，明确档案信息安全管理的责任体系，保证相关的管理工作顺利进行。根据相关部门资料显示，绝大多数的网络入侵案件都可以通过强化企业管理来有效避免，而大多数的档案信息丢失或损坏，都是由于工作人员操作计算机不当造成的。因此，企业必须强化档案信息安全管理制度的建设，组建专业的团队，确定团队的领导班子，完善信息安全责任体制，严厉奖惩措施，充分调动工作人员的工作积极性。

3.落实档案信息内容的安全管理

定期对企业内部的计算机进行全面的杀毒，保证相关的保护措施有效开启，尽可能的降低计算机病毒和黑客对档案信息的攻击。在进行档案信息管理的工作时，一旦涉及网页操作，一定要对计算机进行病毒的实时监控，过滤、阻止那些可能存在隐患的网页，为档案信息的安全提供保障。在涉及相关软件运行的时候，一定要做好杀毒监控工作，实时监控计算机的防火墙状态，以保证档案信息的安全。值得一提的是，为了保证档案信息内容的安全，应该对档案工作管理人员的行为作出一定的限制，如禁止管理人员随意使用U盘进行资料的拷贝，并督促档案管理人员进行档案信息工作的备份，提高档案信息的安全性。值得一提的是，除了上述三种措施以外，企业还可以利用安全可靠的档案管理技术，严格档案的管理措施来提升档案信息的安全管理。

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二、健全法律法规

加强法律法规的完善性，保证数字化档案信息安全管理工作的规范执行。在该执行期间，需要从法律法规角度对其进行研究，基于信息化时展需要，为民营企业的档案信息安全管理工作营造良好的发展氛围。执行过程中，需要根据信息化发展要求、档案信息的主要特征，为其制定完善的法律法规。在该体系执行时，不仅能加强民营企业数字化档案信息管理工作的?范化，实现信息的开放性发展，还能保证民营企业档案信息完整、真实使用。在现代化发展背景下，民营企业面临较大的挑战，为了提高档案信息管理能力，还需要建立完善的管理制度，分析数字化档案信息安全管理工作中存在的一些影响因素，保证制度的有效执行，保证在具体实施工作中，能够将安全理念渗透到企业档案信息管理工作中去。在实施工作中，还要为数字化档案信息管理工作提供备份制度，其中，需要包括登记、异地使用制度等。不仅如此，还要促进数字化档案开放工作的执行期间，保证能够开放一些信息。还需要为档案信息的数字化管理建立维护制度，促进管理工作流程的规范发展，保证工作中各个环节的人员职责都能充分落实，实现任务分布明确，职责合理等，在不同岗位上，遵循不同的工作事项和流程，这样才能使档案信息管理工作符合新时期的发展要求，维持民营企业的健康进步。

三、利用先进手段

在民营企业不断进步与发展的背景下，为了提升数字化档案信息安全管理水平，需要引进先进执行手段。先进手段的引入能够为民营企业的档案信息管理工作提供有效保障，在内部管理工作中，需要相关部门根据自身的发展条件，借鉴一些成功经历，引入有效的数字化档案信息安全软件，促进信息安全设备的有效配置，保证企业在数字化档案管理工作中，提高其中的技术含量。不仅如此，在具体执行期间，还需要根据企业建立的数字化管理系统化，分析运行的实际情况，对计算机的硬件和软件进行优化选择，提高其使用性能。在对计算机软件与硬件进行选择过程中，要重视计算机的品牌和服务器，以全方位的角度对计算机硬件的兼容性、可扩展性进行思考、严格审核，在该工作中，不仅能避免产生数据丢失现象，还能实现计算机系统的优化升级。并且，还需要为其设置信息访问认证工作，开发防病毒软件，为数字化档案信息执行加密工作，这样不仅能防止数据信息被非法侵入，还能促进数字化档案信息的安全管理。

四、提高人员素质

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数字档案是指在计算机及其网络环境下用数字代码形式把信息记录于电子载体而生成的文件，是一个国家、组织乃至家庭或个人形成的数量越来越多且越来越重要的信息资源。

全面、准确地理解“信息安全”的基本含义，是开展数字档案信息安全管理和实现其目标的前提。信息安全，简单地说，是指信息的保密性、完整性和可用性的保持问题。信息的保密性根据信息被允许访问对象的多少而不同，能保障信息仅仅为那些被授权使用的人获取。信息的完整性一方面是指信息再利用、传输、储存等过程中不被篡改、丟失、缺损等，另一方面是指信息处理方法的正确性，不正当的操作，如误删除文件，有可能造成重要文件的丢失。信息的可用性是指信息及相关的信息资产在授权人需要的时候可以立即获得。

二、数字档案信息安全管理的基本原则

1.数字档案信息安全策略制定的原则。数字档案信息安全策略，是指导数字档案信息进行安全管理、保护和分配的规则和批示，为数字档案信息安全管理提供导向和支持。数字档案信息安全策略应阐明管理层的承诺，提出组织管理数字档案信息安全的方法，并由管理层批准，采用适当的方式（传达与培训）将方针传达给管理人员。同时，为确保方针持续的适应性和有效性，我们应定期对其进行评审与评价，根据评审与评价结果保持原方针或对其进行调整。在制定数字档案信息安全策略工作中，我们必须始终保持预防控制为主的思想，做到防患于未然。

2.数字档案信息安全风险评估与管控的原则。数字档案信息安全风险的降低是通过安全控制目标和方式的选择、确立和有效实施而得以实现的。控制目标与控制方式的选择不应盲目进行，应建立在风险评估的基础上，根据风险评估的结果，进行风险大小的排序，对于风险级别高的资产应被有限分配资源进行安全保护。数字档案信息安全的管控，要做到数字档案信息的绝对安全（即零风险）是不可能的，只要将残余风险置于有效控制范围内便可。同时，实施和维持管控是需要费用支出的。我们接受与不接受风险的界限就是考虑风险控制成本与机会损失成本的平衡，如果风险控制成本大于机会损失成本，我们便接受风险，反之，我们就不接受风险。

3.数字档案信息安全商务持续性原则。数字档案信息安全需要建立并实施商务持续性管理。通过组织预防和恢复控制措施相结合的方式，确保组织的关键商务活动不会因数字档案信息安全故障造成中断或以最短的时间恢复商务运作。事实上，安全控制可以分为预防性控制措施和保护性控制措施，预防性措施可以降低威胁发生的可能性和减少安全薄弱点，而保护性措施，如制定并实施商务持续性计划、购买商业保险等，可以减少因威胁发生所造成的影响。

4.数字档案信息安全坚持动态管理的原则。数字档案信息的风险会随着时间而发生变化。所以，我们在完成了数字档案信息的风险评估、风险控制与风险接受的一个全面系统的风险管理过程后，虽然已将风险控制在可接受的水平，但这并不意味着风险评估工作可以因此而结束，风险管理应是一个动态的管理过程，我们应适时动态地开展风险评估与风险控制。

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电子档案对于企业来说是一种无形资产，尤其是在网络化、信息化日益重要的21世纪，电子档案信息更是企业所有的一种不可估量的无形价值，对于某些单位来说，电子档案不仅是记载重要客户信息的载体，同时又是企业成功开拓市场的重要信息资源，此外，重视并建立起电子档案信息安全管理系统，对于某些企业来说，不仅是对客户的隐私的保护，同时又是取得客户信任的重要前提，亦是在激烈的市场竞争中立于不败之地的重要保障。

二、电子档案中信息安全管理存在的问题

网络环境是一个极为复杂的虚拟环境，其带有很大的安全隐患，使得电子档案管理在网络环境下存在很大的风险及漏洞，出现泄密、伪造等问题，给电子档案管理工作带来很多的挑战与潜在风险。

（一）黑客入侵

我国高校越来越重视对电子计算机技术人员的培养，一方面为我国经济发展输送了大量知识技术型人才，另一方面也出现了一些黑客分子。这些人拥有很高的计算机水平，专门攻破各网站，并获取大量电子信息资源，以谋取个人利益，给电子档案信息安全管理带来了威胁。

（二）计算机病毒的传播

计算机病毒的传播形式多样，即使一个链接也可能是潜在的计算机病毒。电脑系统一旦染上这些病毒，严重威胁到了电子档案信息的安全性。

（三）个别档案管理人员职业道德素质的低下

个别单位的电子档案管理人员在金钱等其他方面的诱惑下，违背自己的职业操守，以非法的途径向某些单位人员出售电子档案信息。

三、电子档案中信息安全管理问题的解决措施

电子档案的信息安全管理主要表现为对信息安全存在的潜在风险的一种主动性预防和控制，是为减少甚至是杜绝信息安全管理出现漏洞时，给个人或者企事业单位所带来的损失。

（一）开发研究更加严密、技术水平

更高的电子档案管理系统。在电子档案管理系统的开发设计上，应该聘请具有更高资格、更高技术水平的计算机专业人才进行开发设计，并设置多道保护程序，进行反复试验，寻找潜在的风险漏洞，一旦发现，立刻修补。

（二）安装防火墙和杀毒软件

为保障单位电子档案资源的安全性，应督促单位安装防火墙，保障单位内部局域网的安全，使其在与外网之前形成一道安全屏障。此外，应督促每台电脑安装杀毒软件，每天进行电脑杀毒。

（三）规范和完善电子档案信息安全

管理制度，加强对相关工作人员的道德素质教育单位内部应建立起完善的电子档案制度，采取规范性电子档案信息安全管理措施。加强对工作人员的道德素质教育，奖罚分明。