档案管理基本理论范文

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基本建设档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的、应当归档保存的文件,包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。高校基本建设档案是指在高校所属的范围内进行的勘察、规划、建设(新建、扩建、改建,以及大、中型维修)管理等活动形成的应归档保存的文字、图纸、图表、计算材料、声像材料等各种载体的文件材料。高校基本建设档案是高校基本建设历史和现状的真实记录,是学校规划、建设和管理工作的重要组成部分,也是学校的宝贵财富。为了提高高校基本建设档案工作的质量和管理水平,充分发挥基本建设档案在工程建设、生产管理、工程维护和改建扩建中的作用,就需要对高校基本建设档案进行科学、系统、规范的管理。

一、基本建设档案收集整理的原则及方法

1.实行基本建设档案统一领导、分级管理的原则。实行“谁主管、谁负责,谁经办、谁负责”的原则,形成层层负责、职责分明、坚持齐抓共管的档案管理工作机制。由基本建设档案形成部门整理档案,即由学校基建后勤处、后勤服务集团的兼职档案员负责组织整理并统一向档案馆移交。

2.收集基本建设档案材料时,应保证基本建设档案材料的完整;整理基本建设档案材料时,应根据文件材料的形成规律,按保持基本建设材料之间的有机联系,便于保管和利用的组卷原则,对基本建设档案文件的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,按工程项目组卷,一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷,其余材料按文件性质分别组成案卷。

3.文字材料的排列是正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。图纸按图的类别序号排列。

二、基本建设档案归档的具体内容

1.综合管理材料。包括上级有关基本建设工作的文件;基本建设工作规章制度;基本建设工作总体规划;基本建设工作计划、总结、简报;基本建设工作年度(季度)总结、统计报表;基本建设工程财务预、决算;全校性总体规划、设计总平面图;水、电、气管道分布图;地质勘探、地形测量材料。

2.可行性研究材料。包括项目建议书及其报批文件;项目选址意见书及其报批文件;可行性研究报告及其评估、报批文件;项目评估报告、论证文件;环境预测、调查报告,环境影响报告书及批复;设计任务书、计划任务书及其报批文件。

3.设计基础材料。包括工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录,化验、试验报告,重要土、岩样及说明;地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备的安装测量定位、观测记录;水文、气象、地震等其它设计基础材料。

4.设计文件。包括总体规划设计、方案设计;初步设计及其报批文件;技术设计;施工图设计;技术秘密、专利文件;工程设计计算书;关键技术实验;设计评价、鉴定及审批。

5.工程管理文件。包括征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书;承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件;施工执照;环保三同时、消防、卫生等条件,水、电、气、暖供应协议书;产权证书。

6.施工文件。包括开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要;设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批;土地施工、设备及管线、电气仪表安装调试记录、质量检查、评定;竣工报告、竣工验收报告。

7.监理材料。包括监理合同协议,监理大纲,监理规划、细则及批复;监理通知,协调会审纪要,监理工程师指令、指示,来往函件;工程材料监理检查、复检、实验记录、报告;施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告;质量事故处理文件、设备制造索赔文件等。

8.基本建设财务、器材管理。包括财务计划、年度计划;工程概算、预算、决算;主要材料消耗、器材管理;交付使用的固定资产。

9.竣工验收文件。包括竣工验收报告;全部竣工图纸;质量评审材料;工程现场声像材料;竣工验收会议决议文件。

三、高校基本建设档案的现代化建设

1.利用多媒体技术,实现基本建设档案的数字化。高校可充分利用多媒体技术对原始资料进行处理,将基本建设档案转化为电子数据储存、传输和处理,便成为可视化、动态化、数字化的多媒体基本建设档案信息资源。

2.应用现代科技,实现基本建设档案系统管理。高校可选用电脑管理软件来实现基本建设档案信息的收集、整理、移交、归档、鉴定、销毁、查询和统计,简化传统的手工过程,提高科学化管理。

3.结合校园网和办公自动化,建立基本建设档案网络信息平台。高校档案馆可利用档案管理软件与校园办公自动化系统接轨,实现基本建设档案数据资料的网上采集和归档。

4.注重基本建设档案的个性化发展。即应用现代信息技术对基本建设档案信息进行加工、提炼和深层开发,为学校和社会提供多种类、多形式、多层次的服务。

参考文献:

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在高校，每一个学生都有自己的成绩单，都要提交一份自己的毕业论文（少数专业学生没有毕业论文要求）。学生课程成绩与毕业论文是反映教学效果和质量的重要档案资料，两类档案资料的显著共性特征是学生身份信息唯一和明确具体，体现在每位学生的学号具有唯一性。在教学进程中，这两类档案资料的时间属性也很明确，学生课程成绩每学期都有记载，毕业论文在本科学制最后一学期提交归档。此外，学生课程成绩具有私密性、调用频率高等特性；毕业论文属于学生科研成果，成果归属权清晰，学校有对成果进行使用的权利，除保密论文外，一般毕业论文均具有开放性，可供其他人和机构查询。毕业论文还具有页码多、图表字数多等特点，纸质档案占据较大的保存空间。归纳和理解学生课程成绩和毕业论文档案资料特点，是开展档案管理和编研工作的基础。

二、以身份信息为支点的档案组卷及双重管理

传统的常用的成绩档案和毕业论文档案组卷方法是采用入学年度与院系别（专业）相结合如组卷方法，或者采用以毕业年与院系别（专业）相结合的组卷方法。例如：××学校××级××院系（专业）学生成绩册（毕业论文），××学校××届××院系（专业）学生成绩册（毕业论文）。由于受到院系、专业调整和更名的影响，受到办学模式多样化的影响，受到学分制和学籍异动等影响，这种组卷方法具有一定的弊端[4]。

就目前高校教学档案管理的实际而言，学生成绩和毕业论文一般都采用了纸质档案和电子档案双重管理，但这种双重管理还存在不少问题。例如：学生成绩电子档案一般依托高校教务管理部门的教务管理信息系统，学校档案馆无权调阅；学生成绩电子档案虽然采用了学号查询入口，系统也具有一般的统计汇总功能，但对学生课程成绩的统计分析功能开发的软件还远远不够，难以满足教学管理的较高级需求；毕业论文电子档案一般是做成光盘，或者简单存贮在院系教学管理工作者计算机硬盘中，不利于长期保存、扩充内容和查询浏览。这说明，目前的所谓教学档案双重管理还仅仅是初步的、分离的档案保存，不能充分体现纸质档案管理和电子档案管理各自的优势，不能满足档案管理的要求和用户服务需求。

因此，建立以学生身份信息为支点的档案组卷及双重管理值得深入探索。朱惠钰，刘美娟（2001）提出，在新生入学时候，教务管理部门可以建立一个学号姓名及身份证号对应的数据库，实现使用学号或身份证二选一的查询方式。以学号为支点组织成绩档案，形成的案卷题名为：××学校学生成绩总册（学号范围），把学号与档号一起贴在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速准确调档[4]。同时在教务管理信息系统中，建立以学号或身份证入口的查询界面，在主字段学号目录后面，添加更多的其他信息子目录，例如：姓名、院系、专业、学期、班级、课程名称、课程性质、授课教师等，充分实现多维学生课程成绩数据分析的功能，为做好档案编研工作打下基础。谭玲玲等（2009）把整个学生成绩档案信息化管理分为五大功能模块，即成绩录入、成绩查询、成绩修改、成绩分析、成绩输出，每一个功能模块下面又设立若干子模块，共计11个子模块[5]。在毕业论文电子档案信息化管理过程中，杨焕海（2007）提出了基于web的高校毕业论文档案管理信息系统设计方案，对系统分析与结构、关键技术，以及系统实现进行了论述，提出的系统具有录入、修改、查询、浏览、编审、检索和汇总等功能[6]，该毕业论文电子档案管理信息系统也是基于学生学号关键身份识别信息而建立起来。以学生身份信息为支点，可以把纸质档案和电子档案对应联系起来，实现双重管理。同时，利用计算机网络信息的强大技术，可以最大限度地体现教学档案的价值。

三、学生成绩与毕业论文档案的编研要点

档案编研工作是档案部门以馆藏档案为主要对象，以满足社会利用的需要为主要目的，在科学研究的基础上，编辑史料，编写参考资料，参加编史修志及撰写专门著作的工作。它是一种主动提供或报道档案信息，为学校和社会服务的形式。档案编研工作是档案管理的重要环节，是充分开发档案信息的有效手段。高校档案编研工作应立足于服务学校，做好选题规划，体现学校特色[7]，对于反映教学效果和教学质量的学生成绩和毕业论文，学校和院系档案管理工作者可充分利用纸质档案和信息化电子档案，选择一些关键选题，开展教学档案编研工作，供教学管理者和教师参考，便于了解教学质量状态，进一步改进教学工作，加强高校内部教学质量监控。例如：对于学生课程成绩，可选择的编研题目有全校公共课大学英语、高等数学、计算机基础等课程的一次性考试通过率；英语四级六级通过率；班级大面积不及格课程分析；学生学籍异动警示分析等。对于学生毕业论文，可选择的编研题目有结合教师科研和生产实际题目的比例；历年选题的重复情况分析；不同职称教师指导学生人数情况分析；本科毕业论文质量分析等。

学生课程成绩和毕业论文是重要的教学档案资料，是学生学习历史的记载。对其开展科学管理和编研工作，不仅有利于实现一般的快速查询功能，还能实现纸质档案和信息化的电子档案优势互补，弥补档案管理中存在的不足之处，充分挖掘和利用该类档案的价值，便于为用户提供优质档案服务，为改进教学和教学管理，提高教学质量提供优质档案服务。

参考文献：

[1]张含卓，欧雪梅.加快高校教学档案信息化建设的思考[J].华北煤炭医学院学报，2011，13（3）：427-428.

[2]钱爱华.高校教学档案分类探讨[J].安庆师范学院学报（社会科学版），2010，29（12）：100-103.

[3]王玉武.网络环境下高校教学档案管理工作浅析[J].黑龙江档案，2011，（5）：52.

[4]朱惠钰，刘美娟.浅谈高校学生成绩档案组卷方法[J].浙江档案，2001，（12）：25.

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高职院校以培养技术性人才为主要目标，担负着培养面向生产、建设、服务、管理第一线需要的高技能、应用型专门人才的使命。档案管理是一门实践性、应用性较强的课程，旨在培养学生的档案管理能力，为档案用户提供有效服务。但是从目前的实际来看，高职院校档案管理课程的教学效果不甚理想，本文对其中的原因进行深入剖析，并就其改进方向提出了建议。

一、当前高职院校档案管理课程教学存在的问题

1.教学目的偏离，无法实现学生的培养目标。虽然按照教学大纲的安排，将档案管理课程的教学目标定位为“促使学生熟悉、掌握档案管理基本理论，并提升其胜任档案管理工作的能力”，但实际教学工作的开展却多是为了完成教学任务而进行教学，忽略了对学生实践能力的培养。

2.教学方法单一，无法调动学生的学习兴趣。当前，高职院校档案管理课程的教学主要依靠理论教学，即纯粹的课堂讲授，这是一种“填鸭”式的教学方法。根据心理学的研究，乏味的事务会导致厌烦感，长久累积下去，会造成学生的心理疲劳，甚至激生恶劣情绪，不仅会降低学生的学习效率，还会导致对此门课程的强烈抵触感。

3.教学条件落后，无法培养学生的动手能力。档案管理课程的实践性较强，如果没有实际的操作经验，当毕业生走上工作岗位初次面对成堆需要整理的文件时，会备感茫然，无从下手。

4.师资素质欠缺，无法满足学校的教学要求。当前，从事档案管理教学工作的教师主要有两个来源：一是高校档案专业毕业生，二是从事档案管理工作的人员。前者一般经历过硕士或者博士研究生阶段的系统学习，已经全面掌握了档案学专业课程知识，理论基础较为扎实，却缺少档案管理的实践能力；与之相反，从事档案管理的工作人员，少有档案专业出身的，他们较少接受过系统的档案知识学习，虽然具有丰富的实践经验，但是又缺少对档案基本理论知识进行系统阐述的能力。因此，这两种人员均无法满足教学的需要。

5.考核方式死板，无法形成学生的档案知识。目前，档案管理课程考核方式多为书面的闭卷方式，题目80%为书本上的知识点，在这种情况下，学生只要将档案理论熟背于心即可。这种考核方式使得学生从心理上卸下了心防，大大放松了对本门课程的重视，从而导致整门课程结束，学生的档案知识并没有明显提升的不良后果。

二、高职院校档案管理课程教学改进的方向

1.理顺教学目标，把握人才培养方向。高职院校培养的不是理论研究型的人才，档案管理课程的教学目标在于使学生除了掌握必要的档案理论基础知识，应该更注重档案知识的实际应用。因此，在教学过程中，一定要牢牢把握这一主线，着眼于学生未来的发展，在使学生掌握档案管理基础理论知识的同时，侧重加强学生职业技能的训练，力争合格地培养出“厚基础、宽口径、高素质、强能力”的创造性人才。

2.改变教学方法，增强学生档案素养。改变传统教师“重教”的课堂教学观念，转移到学生“重学”的轨道上来，按照“理论――参观――模拟――实践”的“四步教学法”，逐步加深学生对档案知识的吸收与消化能力，才能加强人才培养的效果。

第一步，课堂教学法。基础知识的讲授是前提，这是学生了解档案知识的入门课。教师应该深入浅出地为学生讲解什么是档案、档案的发展史、档案的类型、档案的整理原则等内容，辅以身边的真实案例，将扎实的理论寓教于乐，变成学生乐于接受且感觉趣味无穷的新知识。

第二步，参观教学法。任何一所高校都有自己的档案室（馆），为了加强学生对档案的直观性认识，教学系部或任课教师可以与学校档案室（馆）联系，在条件允许的范围内，将学生引领到档案（室）馆进行实地参观，使学生根据所学理论知识，对应了解什么是档案，什么是档案盒、档案柜、保密柜、消毒柜、温湿度计，让学生观看档案借阅登记表、移交登记表、馆藏统计表等直观性较强的实体。这样，经过“眼见为实”，学生自然加深了对档案与档案工作的了解，对于档案知识的消化吸收具有较强的促进作用。

第三步，模拟教学法。仅有参观的经验远远不够，因为无法满足学生动手的需求。鉴于此，模拟教学法显得极为重要。可选择档案管理的某些工作环节，如档案的查找过程，事先准备一些文件材料，借助学校的计算机机房，让学生现场模拟根据规定的著录条目对这些档案进行著录，然后根据多种检索途径演练查找档案的方法。学生有了切身体会，不仅深化了对档案基础知识的了解，而且初步具备了整理档案的能力。

第四步，实践教学法。在学生经过模拟阶段的操作后，可通过对其工作质量进行评判，针对其不合格的地方进行修正，使学生真正掌握档案管理的扎实本领。此时，要让其真正走上档案管理工作的舞台，在权限允许范围内，从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计到档案的提供利用，全程参与档案室（馆）的工作，为其以后走上工作岗位奠定扎实的实践基础。

3.改善教学条件，强化课程教学效果。高职院校要为档案实训实践环节的开展搭建良好的平台，如建立档案实训室，购置必要的物品如打孔装订机、装订锥子，制作修裱档案浆糊所用的面粉等等，供学生模拟操作使用；安排学校机房让学生练习档案的计算机化管理；协调学校档案室（馆）安排学生参观学习；通过校企合作建立校外实训基地，为学生创造顶岗实习的机会等等。

4.注重师资配备，提升教师专业水平。高职院校要注重档案管理课程教师的引进和培养工作。档案管理是一门专业性极强的课程，必须对任课教师的专业能力与综合素质进行考量。对于新引进的教师，应要求是档案专业出身，且最好亲自参加过档案管理工作的人员。这些人员具有扎实的理论功底，并具有一定的业务经验和动手能力，能够在教学过程中把抽象的理论知识与实际衔接起来并传递给学生。同时，要实施继续教育制度，不定期地邀请档案理论水平较高的校外专家或档案工作能力较强的高级人员来校对教师在教学、实践等方面给予针对性的指导与培训，并形成长效机制，不断提升教师的专业水平。

5.调整考核方式，实现预期教学目标。要改变以往僵硬的理论知识闭卷考试方式，采取“理论+实践”的灵活考查方法，既注重对学生基本理论知识掌握水平的考核，也要对其实际的动手能力进行现场测试。最可行的办法是在实际操作的过程中进行结构化提问，对操作中所涉及的知识点进行多面考核，这样就可以将理论与实践融会贯通，达到理实一体化的效果，最终实现预期的教学目标。

综上所述，为满足社会对档案管理人才的要求，高职院校档案管理课程的教学改革已经势在必行。这是一个逐步探索的过程，需要不断的创新，高职院校应引起足够重视，锐意进取， 突破传统理念与方法的束缚，以期实现档案管理课程的深入发展。

参考文献

[1]冯荣珍 高职院校文秘专业档案课程的教学教法研究.语文学刊，2011年，第12期，153、163页。

[2]常悦 试论高职文秘专业档案管理课程教学改革.黄河水利职业技术学院学报，2008，（7），第20卷，第3期，68―71页。

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档案管理工作系统性与专业性相对较强，因此其要求从业人员必须具备高度社会责任感与专业工作精神，从事行业所需的良好素质，务实的工作态度，以及扎实的理论基础与实践能力等。尤其是随着产业化经济与各领域化产业技术的提高，现代档案管理工作必须要掌握先进的管理方法及相关基本技能与处理标准等。也就是说，当前阶段质量管理体系研究内容正奔向完善态势发展且建设进程速度非常强劲，在现代档案管理工作系统中，应用并极力推行质量管理体系相关内容及标准，是新时期下档案管理工作的时势要求。

一、ISO质量管理体系的基本理论

ISO 9000质量管理体系的基本理论基础包含：以客户群体为关注重点、组织作用、集体参与、处理方法、系统体系标准、改革应用、基于实践角度的决策部署、以及供需方互利等的基本原则。即其往往要求通过建立、执行文件程序相关的质量体系标准，并依据与其相关的执法准则为客户群体提供优质、周到的现代化服务，且在质量服务的基础上保持持续改进。也就是说，其理论核心的重点是为了使得客户态度满意，基本执行原则是持续化改革。即某个组织机构对客户提出的相关质量需求，能通过质量管理体系标准下的持续改进来获取客户态度的满意。

二、质量管理体系对档案管理工作系统的积极促进作用

大力应用并极力推行质量管理体系，能够使得档案管理满足从事现代化档案工作所具备的诸多需求，促进档案管理工作系统实现有据可循、有章可依，从而利于形成责任清晰、分工明确、章法有度的作业模式，促进管理与服务水准以及作业质量大幅度提升。具体而言，现代档案管理中应用并推行ISO质量管理体系标准所具备的促进作用主要表现为以下几方面。

（一）促进质量服务观念形成，提升服务意识

通过应用并推行质量管理体系标准，现代化档案管理工作实现了满足内需建设相关需求的基础上，又高标准化的促进了质量服务面向于大众服务对象，即以客户的满意程度而定最终评价标准。

在当前背景下，档案工作从业人员要积极树立主动服务观念，从而才能积极主动地了解当前市场竞争形势下的各项需求及内部系统相关决策内容的重点问题；要利用现代化先进管理技术及方法，挖掘现有信息资源，实现充分利用档案管理系统中的各项资源，以此进一步扩充自身优势，逐步提升内需建设进程速度，使之更好的服务面向于大众服务对象。

档案反馈的收集、分析与汇编是提升档案信息资源管理、进程执行力度、开发质量的重要举措。凭借反馈信息的整理筹划、分析与加工汇编，能够及时掌握到市场发展建设需求，并使得档案工作的建设思路更加畅通，从而才能高效地开发档案信息资源，使得资源充分利用而非闲置，服务于市场经济与社会各组织主体。

（二）在档案管理工作系统中应用并推行质量管理体系标准可促进相关作业更加规范化

档案管理从业人员应当具备标准化理念服务意识，即凭借标准化管理模式的实践应用使得各项档案逐步奔向正规运作轨道。以往，档案材料的形成要经过文件起草、删改、直至打印、传阅、整理筹划、归档都是以纸质手工模式为主。而信息产业技术的积极推行及运用，能够高效系统地文成文件的起草、删改、索引、打印、登记以及统计筹划等各项作业，使得文件流转作业所需的各项环节实现办公自动化。档案管理工作信息化与自动化是现代档案工作系统中极力推行的重点研究内容，也是档案从业工作人员前进的改革方向。

（三）推行质量管理体系标准，促进档案信息实现真实可靠

档案信息是一个单位或组织的重要资产。档案信息的绝密性、真实性、以及可靠性对维持一个组织机构的竞争优势、保全资产、经济效益、管理机制合规性与商务形象都是极为重要的。推行ISO质量管理体系标准相关内容，进行全面、专业、科学的信息安全风险评估，拟定选控目标，采用合理风险损益控制举措，强制预防为主，实行全过程动态管控，保障各项档案信息具备保密性、真实性、以及可靠性。

三、为提高档案管理质量应用质量管理体系标准所实行的必要举措

（一）加强信息化建设、推行素质教育

信息产业技术盛行的时代，档案管理的内需建设尤为重点，即档案管理内涵与外延服务强度逐步提升，信息属性已经成为时代反映档案实质的基本特征。光盘、刻录、计算机信息技术对档案管理系统工作的辅助作用很大。也就是说，信息产业技术盛行的时代背景作用下，其各项技术已经成为了现代化档案管理工作各项作业执行的坚实后盾，这就要求档案管理工作需摒弃传统僵化、桎梏的观念及意识，具备科学的现代化从业思想观。而推行质量管理体系标准，就是推行全新档案管理理念，使得档案管理工作能够与国际水准接轨；要注意强化档案主体意识与提升意识教育，加强档案从业人员的档案保密观念及意识、积极更新观念及充实体系知识内容等，以此才能具备推行现代信息化建设的各项素质，提高质量管理体系标准内容的执行质量与效率。

（二）制定档案管理工作执行标准并积极贯彻

在档案管理工作中应用质量管理体系标准相关内容，务必要以ISO 9000《质量管理与质量保证》系类国际标准建立一套健全的质量体系文件。从档案的收进、启封、登记、借阅、归档等各个程序都要以质量管理为核心，建立与完善ISO质量体系。

（三）打造一支具备专业化从业素质的管理型人才队伍

现代档案工作从业人员必须具备现代化服务意识与先进管理思想，否者就会影响档案工作进程速度。也就是说，档案工作的性质已经决定了档案工作管理模式、作业模式必须实现集约化模式的过渡及转变。而建立一支具备专业从业素质的管理性人才队伍，才能提高档案工作的集约化管理模式建设进程速度。为此，档案工作人员要尽可能地熟练档案体系业务、认真学习各项技术、审核掌握档案行业标准等，并树立起高度责任意识与加强档案学术的大力研究，以此才能夯实基本理论水平，逐渐递升到实践中去。

（四）建立质量管理监督体系考核机制

推行ISO质量管理体系标准，除了能按照相关规范进行记录，还要严格对各项记录进行认真务实的审核，对以前的原始档案按照质量管理体系的要素去衡量与考虑。因此，档案管理工作必须要建立起质量管理监督、绩效测评体系机制，监督的目的是为了衡量工作人员基本工作执行情况与反馈落实执行标准的实际成效；而考核要详细，能够全面覆盖档案工作的各项作业环节，使得工作人员清楚认知到各项作业应当怎样做才规范，以此提高工作执行效率与质量。

结语：

总之，在档案管理工作系统中推行有效的质量管理体系标准，能够提高档案管理工作执行质量与效率。因此，这就需要档案从业人员必须坚持“加强领导、上下联动、整体推行、积极创新”的基本执行方针，重视中高层干部示范作用以及落实全体人员的基础与参与作用，最终获得高效成果。■

参考文献

[1]纪军. 推行ISO质量管理体系 提高档案管理质量[J]. 企业科技与发展, 2011,(14)

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专业培养目标：培养掌握文秘基本理论和操作技能，了解和掌握相关法律知识，从事法律文秘业务的高级技术应用性专门人才。

专业核心能力：法律文秘操作技能。

专业核心课程与主要实践环节：刑法概论、民商法概论、行政法原理与实务、诉讼法概论、应用写作、法律文书、秘书学基础、档案学基础、社会学基础、网络技术与办公自动化、电子信息管理、社会调研、应用文写作、秘书业务训练、办公自动化设备使用、文秘业务综合实训、毕业论文等，以及各校的主要特色课程和实践环节。

就业面向：国家机关、企事业单位、法律服务部门的文秘及相关岗位。

本专业培养具有必备的法学和文秘专业的基本理论知识和法律职业岗位文秘工作技能的复合型高等应用性专门人才。

主要课程：法理学、宪法学、刑法学、民法学、文献检索、司法笔录训练、书记员工作概论、档案管理、法律文书训练、现代汉语与基础写作、秘书理论与实务、计算机与应用。

修业年限：基本学制三年，最长修业年限五年。

培养目标：本专业主要培养具备法律事务执业能力、掌握秘书技能、会英语、会电脑的应用复合型人才。学生毕业时，要求取得国家秘书职业资格证书。

主要课程：大学英语、英语视听说、专业英语、秘书实务、档案管理、企业管理概论、法律文书、民法、行政法与行政诉讼法、合同法、国际经济法、公司法、税法、电子商务、商务谈判、沟通技巧、多媒体技术应用、网页制作等。

专业特色：注重塑造形象、提升品味;注重强化实践教学环节，培养学生复合型多元化的职业能力。

职业前景：学生毕业后，既能胜任各类企事业单位的法务助理工作，又能从事法庭助理、书记员、律师助理职业，还能从事各类企事业单位的行政助理和商务管理工作。本专业就业面广，适应性强，并有潜力成为高级管理人才。

培养目标和要求

(一)培养目标

培养拥护党的基本路线，法律文秘专业第一需要的德、智、体、美全面发展的高技能人才和高素质的劳动者，学生应在掌握专业必备的基本理论知识和专门知识的基础上，重点掌握从事本专业领域实际工作的能力、技术和技能，具有良好的职业道德和敬业精神。

(二)素质、知识和能力基本要求

1. 素质基本要求

坚持党的基本路线，努力成为中国特色社会主义的建设者和接班人;树立正确的世界观、人生观、价值观，具有辩证唯物主义和历史唯物主义思想;诚实守信，团结合作，遵纪守法，爱岗敬业，具有高尚的社会公德和职业道德;具有本专业的基本理论知识，掌握本专业的高新技术和技能;养成正确的审美意识、审美情趣和美感，具有一定的认识美、欣赏美和创造美的能力;积极向上、心理健康，具有自我调控、建立和谐人际关系的知识与技能;积极参加体育锻炼，养成良好的卫生、生活习惯，具有一定的体育健身知识和技能，身体素质达到国家大学生体质健康标准。

2. 知识基本要求

(1)掌握语言文学类、政治哲学类等基本知识。

(2)掌握法律专业知识、文秘方面基本理论和基本知识，其中包括办文、办事、办会方面的基本方法和基本理论。

(2)掌握管理学、秘书心理学的基本理论和基本知识。

(3)掌握民事诉讼、刑事诉讼等程序的基本知识。

(4)掌握办公室管理、档案管理的基本理论与基本知识，懂得档案和信息处理的基本规则和法律法规。

(5)掌握公共关系、社交礼仪的基本知识和基本规则。

(6)掌握法律公文及其它常用应用文的写作知识。

(7)熟练掌握计算机的理论知识，能运用现代化办公设备进行法律文秘事务运作。

3. 能力基本要求

(1)熟练运用汉语语言的能力，其中包括心领神会的能力、口头表达能力、法律咨询、中文写作能力。

(2)运用法律文秘知识进行办文的能力。

(3)运用法律文秘知识进行办事的能力。

(4)运用法律文秘知识进行办会的能力。

(5)具有较强的法律文书制作和公文处理能力。

(6)运用法律和文秘的基本理论知识从事法律文秘运作的能力。

(7)运用基本法律知识进行法律咨询、司法调解和解决一般法律问题的能力。

(8)公关活动策划能力和人际沟通、接待协调能力。

(9)运用计算机进行办公事务处理、法律秘书实务活动的能力。

(三)证书要求

1.获取相应的普通话等级证书。

2.获取全国大学生英语应用能力考试B级以上证书或大学四极以上证书。

3.获取全国高等院校计算机等级考试二级证书或劳动部门计算机操作中级以上证书。

4.秘书资格证书。

5.争取获得汽车驾驶证书。

6.争取获取法律秘书相关等级证书。

就业岗位(群)

高职院校法律文秘专业是为司法行政机关，检察院、法院、基层法律服务部门及社会输送熟练掌握法学基本原理、具备文秘业务能力、富有创新精神的“应用型”、“技能型”、“管理型”等职业人才。本专业学生应在具备文秘专业知识、法学基本理论和专业知识的基础上，重点掌握从事法律文秘业务的基本技能，具有较高的思想政治觉悟、良好职业道德、优良的警务素质的综合职业技能人才。

毕业生主要从事行政机关、企事业单位的秘书，文书处理，档案管理和公关工作，办公室事务工作，会议组织和服务工作，协助领导处理政务、商务及日常事务工作。亦可从事公检法等部门的法官助理、检察官助理、书记员、公证员，律师事务所的律师助理，法律服务所、企业法律顾问处的司法文秘，乡镇、街道办和社区的法律服务人员，也可从事国家机关、社会团体的法律秘书培训和法律文秘教学工作。

主要课程介绍

1.秘书学概论

该课程为专业必修课程，在整个学科体系中居于提纲挈领的地位。主要讲授秘书职业的性质、特点、能力要求和工作内容，及秘书职业的国际发展情况。目的是让学生熟悉秘书日常工作程序及相关工作方式、方法，具备较强的实际操作能力，成为从事秘书工作的实用型人才。

该课程的前修课程为《管理基础与实务》;相关后续课程为《秘书实务》;后续教学环节是参加中高级秘书资格证考试。

2.秘书实务

该课程为专业必修课，以培养学生办会、办事、办文、办活动为核心的管理服务技能为目的。主要讲授秘书工作的实际操作的技能与技巧，通过秘书案例教学和项目载体教学，以能力本位精神贯穿教学过程，从而使学生全面掌握秘书实务的各项内容、工作程序、方式方法，强化学生的各种现场处理技能，以适应企业、商务、机关使用单位专职秘书岗位的工作需要。

该课程的前修课程为《管理学》、《秘书学概论》，后续课程为《办公室实务与管理》;后续教学环节是参加中高级秘书资格证考试。其中80%的学生须考取初/中级秘书资格证书。

3.文书学概论

该课程为专业必修课，以培养应用型、操作型文秘人才为目标。通过文书学基础理论知识的讲授和相关技能的训练，使学生掌握文书和文书工作的基本知识，并按照公务文书的形成、运转、立卷、归档的工作程序，使学生掌握文书工作的基本技能和非纸质公文的基本知识，具备在基层党政机关、企事业单位从事公文处理、信息管理的业务素质和工作能力。

该课程系《秘书学概论》、《秘书实务》相关后续课程，是对秘书学的专业细化。

4.管理学基础

该课程为专业基础课。主要讲授权市场营销的管理、战略和策略，结合营销实践，进行具体的操作和策划活动，提高学生的理论和实践能力。并使学生了解现代企业管理中的组织设计与流程管理、决策、计划、控制、创新管理以及管理沟通与管理信息活动的组织等，逐步使学生树立起重要的现代企业管理意识和管理观念，提高管理的决策能力。

该课程为《秘书学概论》、《秘书实务》、《档案管理实务》的基础

5.法学概论

该课程为专业基础课。主要讲授一般的法，特别是当代中国社会主义法的产生、本质、特征，形成作用、发展、制定和实施等概念、原理和知识。通过该课程的学习，帮助学生掌握法学的基本概论、原理和知识，帮助他们增强社会主义民主和法制观念，使学生形成关于现代法律的基本理念和价值，具备对法律以及法律现象进行较深层次的分析思考和判断能力，为在实践中准确理解和运用法律打下良好的理论基础。

该课程为后续课程《法律文书》打下基础。

6.法律文书写作

该课程为专业必修课。主要讲授各类法律文书的概念、功能、内容、格式和写作要领等基本的写作知识。包括公安类法律文书、检察类法律文书、法院审判类法律文书、监狱执行类法律文书、公证类法律文书、仲裁类法律文书、司法鉴定类法律文书以及诉状类法律文书的相关内容。通过学习使学生在具备法律和写作基本知识的基础上，熟练掌握公安、检察、审判、仲裁和监狱工作以及律师业务工作中各种法律文书的写作方法和技巧，培养学生的应用法律操作技能。

该课程的前修课程为《基础写作》、《应用文写作》相关课程。

7.民法原理与实务

该课程为专业必修课。主要讲授民法的调整对象，民法的理念，民法的基本原则，民事法律关系，民事法律行为，，诉讼时效，人身权，物权，所有权，共有权，用益物权，担保物权，债权，民事责任。培养学生熟练掌握民法的基本概念、基本理论和主要制度，受到法学思维和民法学实务的基本训练，具备运用民法学知识分析和解决民事法律问题的基本能力。

8.刑法原理与实务

该课程为专业必修课。主要讲授刑法的概念、性质、体系、解释、制定根据、任务、基本原则和适用范围;犯罪的概念、构成、特殊形态以及正当防卫、紧急避险;刑罚的概念、目的和种类，量刑和刑罚制度;类罪、节罪特别是种罪的概念、构成特征、罪与非罪、此罪与彼罪的界限、法定刑。培养学生运用刑法理论并根据刑法规定分析和解决实际刑事案件问题的能力。

9.办公自动化

该课程为专业必修课，以培养现代秘书计算机信息运用技能为目的。主要讲授办公自动化的涵义、办公自动化系统的功能和模型，以及Windows 98、Word2000、Excel2000、Powerpoint等软件实际应用技能。通过课堂讲授和实际操作，使学生在网络上进行各种操作并建立简单的局域网技术，具备运用网络处理信息技能，掌握现代化通迅技术和文件处理之电传、复印、自动检索、微机处理、电视摄录及中英文打字等技能。为他们将来进入中小型企事业单位能迅速适应办公自动化环境打下良好基础。

该课程终结考核要求是通过省计算机一级考试。

10. 知识产权法

该课程为专业必修课。主要讲授国际及我国知识产权法发展的现状及相关规定，讲授著作权法，商标法和专利法的有关理论和知识，尤其是商标专用权的法律保护以及专利权的法律保护。通过学习，使学生了解知识产权法的基本知识和理论，国际、国内知识产权的现状，掌握著作权法、专利法、商标法的调整范围和特征和知识产权法的主要法律规范，增强他们分析和处理有关知识产权问题和案件的能力。

11.行政诉讼法学

该课程为专业必修课。主要讲授行政法、行政诉讼法与国家赔偿法的基本概念、特征，理解行政法、行政诉讼法与国家赔偿法的基本原则、制度与规则，掌握行政法、行政诉讼法与国家赔偿法的基本原理，培养学生能够运用相关原理解决和处理行政事务及行政争议的能力。

12.劳动法

该课程为专业必修课。主要讲授劳动法学的基本理论、基本知识和基本概念，尤其是我国现行的劳动法的基本理论、基本制度、基本原则，培养学习者运用所学的劳动法理论和知识以及劳动法律、法规、政策来分析和解决现实生活中的实际问题的能力，能运用所学的知识保护劳动者的合法权益，维护社会主义市场经济的劳动制度。

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1.1对档案管理的重要性认识不足。

档案管理岗位地位和待遇偏低，学习进修的机会少，专业自我成长和发展的空间不大，缺乏科学合理的激励和考核机制。日本文由收集整理常工作得不到领导重视，造成档案管理人员欠缺工作热情，被动应付工作，缺乏创新精神。

1.2业务素质和专业技能水平不高。

档案管理人员专业、学历、年龄结构和工作能力参差不齐，当前许多单位的档案干部队伍，早已是老者无、中者少、青者多的非正常年龄结构。大多没有系统地接受过管理学、教育学和心理学等方面的基本理论培训，知识结构不成体系，或者知识面窄，不能强化自我学习促进自身专业成长。

1.3干部培训急功近利。

档案业务培训社会化、效益化，由追求培训效果的急功近利演变为培训收费的急功近利。盈利性培训的档案业务培训班使得缺乏管理经验和基本业务技能的新上岗人员如嗷嗷待哺的婴儿无人顾及。

2.档案管理工作者培养的对策

2.1加强重视程度，加大资金投入。

档案管理队伍建设主要要从两个方面抓，一方面要端正和加强对档案管理必要性和重要性的认识，建立和健全档案管理培养和考核机制，优化工作者配置结构。另一方面是从事档案管理的工作者要更新理念，提高自己的科学文化素养和专业技能水平，促进自身专业的成长。各单位要将档案工作所需经费列入预算，保证档案工作的需求。促进档案信息化建设，加快数字档案馆建设

2.2合理调整和优化档案管理队伍结构。

档案管理工作连续性较强，基础业务和规章制度建设需要档案人员较长时间的学习，积累经验；只有这样档案管理工作才会逐步完善和进步。如果人员结构配置不合理或者人员频繁调动，必然会影响档案工作的连续性和高效性。因此领导者首先要重视档案管理人员的作用，避免出现档案管理人员被边缘化的可能；其次要适当增加档案管理人员的工资待遇，使其在外部市场的竞争中处于优势地位，才有利于引进人才，留住人才。

2.3档案管理者要加强自我学习。

当前信息技术高速发展的年代，计算机技术在档案管理中的运用，彻底颠覆了以前档案材料的传阅、整理、归档都是以手工抄写为主的管理方式。这就要求档案管理工作者结合自己的岗位工作，注重计算机知识的学习掌握。具有计算机、英语、网络、软件、数据库及信息的检索能力。

同时，档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，以及扎实的档案管理的理论知识和管理档案的基本技能。因此，档案人员应努力学习，开阔视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。

2.4加强培训，充分发挥档案工作者主观能动性。

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一、确立档案鉴定新观念

档案鉴定观念陈旧，思想僵化，跟不上形势的发展，这是积弊之一。要做好档案鉴定工作，就先要解决思想认识问题，摈弃不合时宜的思维定式和做法，确立起档案鉴定新观念。

1. 破除“无足轻重”论，确立档案鉴定是档案工作核心的观念。长期以来，有不少人把档案鉴定工作仅仅看成是档案管理业务的一个环节，只是剔除和销毁没有保存价值的档案，甚至认为档案鉴定是一项可有可无的工作，这种档案鉴定无足轻重论，错摆了档案鉴定工作的位置，制约了档案鉴定职能作用的发挥。事实上，档案鉴定工作是一项贯穿于档案文件运动周期始终的系统性工程，从文件转化为档案时的归档鉴定，再到档案接收进馆时的进馆鉴定，直至档案保管期满后的存毁鉴定及其开放利用鉴定等，在档案业务工作的各个阶段，都涉及对档案的鉴定。档案鉴定已融入了档案生命运动的全过程，是贯穿整个档案工作的动态管理过程，这个过程与档案的收集、整理、保管与保护、编研和利用等各个环节密不可分，影响和制约着档案管理的各个方面。随着电子文件的风行、档案文件几何级数的递增、档案门类愈加繁多的“大档案”时代的到来，必然要求与其相适应的档案“大鉴定”，其要求更高，分量愈重。必须确立档案鉴定是档案工作核心的观念，切实把档案鉴定工作摆上应有位置。

2. 破除“重藏轻鉴”论，确立档案鉴定是优化资源实现效率的观念。由于对“丰富馆藏”的片面认识，收藏档案多多益善，求量不求质，以致把收藏作为硬任务，鉴定作为软任务，在档案管理各个阶段相应的鉴定工作缺位或不到位。这种“重藏轻鉴”论，造成库房“进口过滥”，“出口堵塞”，“档满为患”，利用困难，管理低效。有价值的档案淹没于大量无价值的档案之中，不能充分发挥档案的作用，不但使得档案管理的大量劳动成为“无用功”，而且还挤占库房，增加资金投入，平添了保管成本，造成巨大浪费。落后的档案鉴定观是缺乏管理效率的深层原因。要确立档案鉴定是优化档案资源，提高档案效益，实现档案管理高效化的观念，要把做好档案鉴定工作作为提高档案管理效率的有力抓手，通过规范、高质的档案鉴定工作，消肿减负，优存劣汰，优化馆藏，强化利用，抑本增利，使档案管理走上高效化的轨道。

3. 破除“等待观望”论，确立档案鉴定是依法治档的观念。一味强调档案鉴定工作困难大，责任风险大，耗时费力难见成效，不如等着他人先行，以致对档案鉴定工作疏忽懈怠、拖踏延误、畏难止步。这种等待观望论，不仅仅表现出的是工作上的被动消极，而且是依法治档意识的淡薄。我国从20世纪50年代以来，就陆续制定颁发了档案鉴定的一般标准、档案保管期限表、销毁档案办法等一系列法规文件，1987年颁发的《档案法》对档案鉴定工作也作了相应的规定。虽说这些法规文件还有待进一步完善，但其已为依法开展档案鉴定工作创造了基本条件。因此，立档单位和档案部门必须增强档案鉴定的法治观念，充分认识档案鉴定是法定职责，是执法工作，依法开展档案鉴定工作是依法治档的要求，必须自觉认真地履行好自己的职责。要以更加积极主动的态度，克服困难，创造条件，不断完善档案鉴定工作，把依法治档落到实处。

二、开创理论研究新格局

理论研究的滞后，使得难以摆脱实践工作后进的局面，这是积弊之二。要把握和遵循理论研究工作的特点和规律，开创有利于快出理论成果的新格局，促进档案鉴定工作后进面貌的根本转变。

1. 讲求理论研究的完整性，形成档案鉴定理论体系。鉴定理论的不完整、不完善，使得难以有效地指导实践。多年来，我们的档案鉴定理论研究缺乏系统性、完整性。在鉴定理论的研究上往往侧重于对鉴定的原则、一般分析方法、保管期限和保管期限表的研究，而对鉴定中的一些基本理论和可操作性的应用技术研究得不够。对基本理论研究的不足，造成“档案价值”概念模糊，鉴定的理论框架构建不起来；对可操作性的应用技术研究的不足，造成具体的技术、标准、鉴定质量的检查与控制的方法空白或残缺或过于粗略，致使鉴定者在鉴定中无章可循或难于操作。要组织专门人才对档案鉴定理论的缺失部分和薄弱点进行攻关。在总结本国鉴定工作实践的基础上，批判地继承以往档案鉴定理论，借鉴、吸收国外档案鉴定方面的先进思想与优秀成果，早日构建起适应性和针对性强，较为完整的，具有中国特色的档案鉴定理论体系。建立档案鉴定技术学，全面、系统地总结和介绍档案鉴定工作经验，传播和普及档案鉴定工作的基本理论、基本知识和基本技能。

2. 讲求理论研究的实践性，构建面向实践的机制。要改变把理论研究看作仅仅是研究部门和研究工作者的事，而实际工作者则往往游离于外的状况，发挥好档案理论研究工作者和实际工作者两个积极性，避免“剃头挑子一头热”。各类档案馆（室）要大力开展档案鉴定实践，为理论研究创造实践条件。档案工作人员也应该积极参加档案理论研究，在完成本职工作的过程中，不断总结经验，探索规律，做到在档案鉴定理论研究方面有所作为。档案理论研究部门和研究工作者要摆脱那种脱离实际的书斋式研究方式，应深入档案鉴定工作实际，开展档案鉴定实践的调研，问计于实践和实际工作者，进行经验总结、业务探讨和理论研究。建立档案科研所、档案学会、高校与档案馆（室）的挂钩联系和合作制度。坚持走从实践到理论，实践检验理论，推动理论不断完善的研究道路。构建起理论研究贴近鉴定工作实际，理论成果为鉴定工作实际服务的机制。

3. 讲求理论研究的创新性，突破重点难点问题。要把创新作为突破有碍鉴定现行工作和长远发展的重点难点问题的门径。着重做好“三项创新”：一是创新鉴定标准，建立科学的鉴定标准体系。改变一直以来，以相对单一的鉴定标准“包打天下”，而无法适应多类型、多时段档案鉴定实际需要的状况，建立起适合于各类档案及其生命周期运行各个阶段的鉴定所需要的档案鉴定标准体系。二是创新鉴定方法，扬长避短优化组合。要改变不加扬弃地吸收国外的宏观鉴定理论和方法，而忽视其操作粗放欠精准的一面，或是拘泥于国内传统单一的直接鉴定法而无法满足简捷和效率要求的状况，采用宏观与微观、抽象与具体相结合，取长舍短，优势互补，达到鉴定的数量和质量、速度和效益、适应性和创新性的完美结合。三是创新鉴定技术手段，应用计算机等现代技术辅助档案鉴定。面对档案鉴定的高专业知识要求、巨大的档案鉴定数量和电子化的发展趋势，手工鉴定已难堪重负的局面，要突破传统的档案鉴定手段，应用计算机等现代技术辅助档案鉴定，使鉴定技术操作程式化、机械化，友好易行，变狭窄的专家参与式为相对宽泛的一般群体参与式，变手工的低效为计算机的高效。

三、建立档案鉴定工作新秩序

经常化、制度化、规范化的鉴定工作秩序难以建立，造成鉴定工作的失范失序失职，这是积弊之三。要着力解决其中致病性的问题，建立起档案鉴定工作新秩序，保障这项工作的有效开展。

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1 如何保障档案的完整与真实

档案完整与真实性问题是档案学的基本理论问题之一。由于档案是人类社会历史发展中对时事有意保留的记录，而非事后撰写，它形成的特殊方式比其他资料更为真实。因此，档案的完整与真实是档案的生命。如今，我们研读档案文本，其实是对形成者意识到的历史 真实更为充分和理性的再理解过程，同时，我们再理解的主观意识也受到我们所处的社会环境和自身的认知能力的制约，所以，我们所理解到的事实，也只能是离历史自身的真实更进一步的、相对的真实。

1.意识的规范

档案意识是指对档案和档案工作认识、了解、熟悉和掌握的思维，是文件的形成者对有保存价值的文件进行及时归档保存的自觉意识，是人们对档案的重视程度，以及在利用档案时对档案的保护意识，是一种将个人行为与档案的相关内容结合起来的一种信息素养。档案意识也是开展依法治档的一项重要内容。全员档案意识的培养需要档案人员积极推广，通过普及档案知识鼓励全员参与其中。档案意识增强带来的效果就是，查找资料首先想到的地方就是档案室（馆）。档案意识落实在行动上就是注意收集、认真整理、严格保管、热情服务。

2.利用法律法规和制度进行约束

2.1法制保障

《中华人民共和国档案法》简称《档案法》，是国家为加强对档案的收集、整理、有效保护和利用，为现代化建设服务而制定的法律。《档案法》具有普遍性，对全体社会成员具有普遍的约束力，任何个人或者组织违反《档案法》，都必须承担相应的法律责任。当前，《档案法》宣传力度不够，社会档案意识和档案法制意识还未深入人心，档案工作的性质、意义与作用仍不为社会各界所认知，《档案法》不能有效落实。

2.2制度保障

规章制度是单位内部的“法律”，是维护公平、公正的有效手段。档案工作者不仅要遵守法律、法规，还必须要遵守本单位的规章制度。编制合理的规章制度要结合本单位具体情况和自身特点，应遵循以下原则：（1）规范性。在国家和地方的法律法规政策指导下，制定相应的管理制度、业务规范和行为准则进行规范管理。（2）科学性。档案管理各个环节应符合档案学基础理论和技术要求，科学制定标准化、规范化业务规范。（3）保密性。在制作、收发、传递、使用、保存、销毁各个环节制定相应的管理规定和实施细则，明确在一定时间内只限一一定范围的人员知悉的事项范围和行为规范。（4）安全性。做好“九防”管理。同时，保证网络环境下使用及传输安全。

2 如何更好地发展档案管理信息化

1.转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。

2.建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，档案管理部门要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。

3.在档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法

由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。

4.提高档案工作者的专业素质，实现档案管理的科学化

首先，档案管理者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、M行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须不断学习、相关知识，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群体和梯队型人才结构。

5.提高档案工作者的信息安全素质，实现档案管理的安全化

随着信息化时代的到来，新领域、新门类、新载体档案不断涌现，给档案工作者在素质上提出了更高的要求，同时，我们深刻认识到档案管理工作历来是一项重要的基础性工作，档案工作的责任感即档案工作者要认识到档案事业发展的必要性，要把工作的着力点转向未来，深化服务意识，树立以服务促管理，以管理完善服务的观念，充分发挥档案管理的综合功能，更新服务观念，拓展服务领域，改革服务方式，大胆探索，努力实践，使档案管理工作真正成为促进经济发展和社会全面进步的重要保证。

6.档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务的水平

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档案信息化指的是将计算机、网络等现代化的信息技术应用于档案管理工作当中，实现档案收集、保存、管理的统一化、和谐化，实现档案信息共享化的一种模式。

二、档案信息化建设的特征

在实验时期，档案信息化建设的特征主要表现在两个方面：一是档案管理向着多元化的方向发展。二是实现了对传统档案管理的优化。在普及时期，档案信息化建设又表现出了其他固有的特点，主要包括：1.对档案的公布，并实现对档案检索的开发与利用。2.计算机的使用逐步得到社会各界的肯定，计算机编目进一步普及，计算机辅助立卷得以实现。在网络时期，档案信息化建设的特征主要体现在：计算机已经成为引领档案管理的中坚力量，多媒体技术和光盘存储功能已经得到了广泛的应用。数字档案时期，档案信息化建设的主要特征表现在：数字档案已经成为档案管理的主流，各档案数据库得以建立和使用，同时，电子文件的相关管理网站也逐步建立和完善，数字档案管理成为档案管理不可逆转的发展潮流。

三、档案信息化建设与档案管理的措施与方法

（一）不断推进档案管理信息资源的整合工作。在日常的档案管理工作当中，档案信息资源工作散发着其特有的优势。首先，要实现档案信息资源的共享，就必须以档案资源工作为前提。通常而言，档案信息不仅能够折射出我国社会历史发展的宏观方向，同时，还能够反映出人们日常生活的点滴细节，将社会当中存在的整个集体与个体的发展都能够完全展现在人们面前。要做好档案信息资源工作，就需要以纲领性的档案信息管理制度为指导，并结合档案分级管理制度的相关要求，实现对国家资源的合理配置与高效应用，实现社会资源的共享。此外，实现档案信息资源管理的整合主要可以通?^两种途径，即分组整合方式和整理方式。在进行整理的过程当中，档案的系统化和编目发挥着十分积极的作用，此外，为了提高档案信息的固有使用价值，还需要对相关的档案进行编纂和加工。另外，信息资源的组合则是指通过行政或是者技术方法，对整合的目标进行档案资源的结构管理，确保信息资源能够在宏观角度上实现优化发展。

（二）提升电子文件归档管理的信息化水平。在接收到各相关资料与信息之后，档案管理工作人员需要对此类信息进行数字化转化。而要实现这一点，就需要对资料和信息按照方式和类型的不同进行分类。这主要涉及到以下两个方面：纸质信息的电子化形式转化；照片、录像、录音信息的可用信息转化。此外，还需要对不同的信息进行使用价值的鉴别，并在此基础之上进行分类和归档。值得注意的是，一定要确保有价值信息的真实性、完整性、有效性和可用性。同时，还需要依据国家制定的档案管理办法对档案信息化管理进行规范，不断提升档案信息化管理水平。

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目前我们在档案管理中，人们主要是将数据信息作为主要的管理对象，并且在科学的管理技术和理念的指导下，对数据信息进行规范化、标准化的管理，进而满足了信息管理工作的相关要求。然而，从现代化管理工作的实际情况来看，人们在数据信息管理的过程中，还存在着许多的问题，这就使得档案管理工作的质量和效率受到严重的影响，因此为了让档案管理工作得到进一步的优化，我们在档案数据库建设的过程中，就要以档案管理理念为指导，从而保障数据信息建设的质量，促进社会文化的传播。

一般而言，我们在对档案信息进行管理的过程中，档案管理理论的运用有着十分重要的意义，这也是提高档案管理效率的基本方法。目前我们在档案管理中，所采用的档案管理体系有很多，其中不同的管理理念，其应用效果也就存在着一定的差异，因此我们在对其进行选择的过程中，一定要按照相关的规范标准，来对其进行选取。其中对其档案管理系统进行分析，也是很有必要的，这就给档案管理工作带来了极大的便利。通常情况下，我们在对档案管理体系进行划分的时候，都是采用全宗分类的方法，这是为档案数据建设提供了前提条件。

二、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

近年来，在现代化档案管理工作中，人们为了使得档案数据信息管理的质量得到保障，人们就网络信息技术应用到其中，这就使得计算机管理工作的效果得到进一步的提高。而且在数据管理中，人们为了让数据库的作用可以得到充分的发挥，也将全宗园林的相关内容融入到档案管理中，这就让档案数据管理的质量得到了进一步的保障。

第一，全宗原则作为档案分类管理中的基本理论之一，它在档案管理工作中不仅有利于数据可的建设，还保障了数据信息的可靠性和有效性。这和普通的逻辑分类方法相比，全宗原则的应用还进一步的提高了档案信息管理的质量，满足了现代化档案数据库建设的相关要求。

第二，我们在现代化数据库建设的过程中，全宗原则的应用除了有着良好的指导作用以外，还可以对相关的档案信息数据进行记录维护，从而使得数据信息的可靠性和安全性得到了很好的保障。目前我们在档案信息管理的过程中，数据库的建设在其中有着十分重要，为此我们在对数据库进行建设施工的过程中，我们将全宗原则的相关内容进行相应的控制管理，满足现代化档案数据管理的相关要求。

第三，从当前我国档案管理工作的实际情况来看，其中还存在着许多的问题，这就对现代化数据管理工作有着严重的影响。而全宗理论的应用，不仅使得数据库建设的质量和效益得到保障，还很好的满足了现代化档案信息管理的相关要求，让档案数据信息的可靠性和真实性得到有效的保障。

三、全宗原则在档案管理中的实际应用

目前在档案管理工作的过程中，全宗原则作为其基本原则，已经成为了现代化档案管理工作的重要部分，并且将其应用在各种档案管理工作当中。但是，这种原则在实际应用的过程中，无法对其中存在的问题进行很好的解决，这就使得人们在档案数据库建设的过程中，要面临着许多的挑战。

（一）全宗内部档案的差异化管理需求要求建立相对独立的档案数据库

虽然全宗原则强调一个来源单位的档案应当集中保管，但也没有忽视对同一来源档案之间的差异化管理。随着社会实践的发展，同一全宗内档案的种类、载体类型及其管理要求日益多样化、复杂化、专门化，这使得对全宗的集中统一保管难以实施。

（二）自由来源原则为专门档案的数据库建设提供理论基础

自由来源原则认为全宗不仅是历史性、客观性的，也可以是逻辑性的，这是对全宗理论的重大发展。像许多行业性、专业性很强的档案就要求打破传统全宗范围的限制，而按照行业或专业系统进行集中统一管理。比如城建档案、项目档案虽然破坏了各项目参与组织全宗的完整性，但却有效地维护了项目档案的完整性。在多数情况下保证后者的完整性具有更为重要的现实意义。这里的工程项目就是一个逻辑意义上的全宗单位，由此可见，全宗理论在其本身的发展过程中存在分合的演化过程，并不完全拘泥于狭义的全宗概念。

四、逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理

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二、在石油地质档案信息化

建设过程中必须重新思考石油地质档案管理的原则、理论与方法由于现代信息技术在石油地质档案管理中的运用，新的石油地质档案管理理论、方法和原则等不断出现，提出了一些石油地质档案基本理论从未遇到过的新问题。如石油地质档案管理机构的职能与石油地质档案工作体制的变化问题、石油地质档案管理人员的业务素质问题、石油地质电子档案的鉴定问题、石油地质电子文件数据管理问题、在数字档案馆（室）建设中的问题、石油地质档案工作参与企业信息化建设的问题等等。对这些在石油地质档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，石油地质档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。

三、提高石油地质档案工作者的专业素质

实现石油地质档案管理的科学化现代化的设备需要人来操作，石油地质档案工作信息化需要人来实现。石油地质档案管理者必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位石油地质档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响石油地质档案工作队伍的结构和石油地质档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，石油地质档案管理者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在石油地质档案管理中的大量运用，迫使石油地质档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、档案学等学科的知识，它们对石油地质档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握石油地质档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。最后，从石油地质档案管理现代化发展趋势看，石油地质档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。石油地质档案管理人员必须不断学习相关知识，上级石油地质档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送石油地质档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群体和梯队型人才结构。

四、提高石油地质档案

工作者的信息安全素质，实现石油地质档案管理的安全化对于信息化环境中的石油地质档案管理工作者，信息安全素质是指在网络环境中管理石油地质电子档案的信息安全的意识和能力。石油地质档案信息安全是现今石油地质档案管理工作的生命线，研究石油地质档案管理者的素质，有利于拓宽石油地质档案管理保护领域、发展石油地质档案管理的理论研究；完善石油地质档案信息安全管理体系。促进石油地质档案信息化建设和石油地质档案管理事业的健康、有序、可持续发展。随着石油地质档案信息化的改进，新领域、新种类、新载体石油地质档案不断出现，给档案工作者在素质上提出了更高的要求，同时，深刻认识到石油地质档案管理工作历来是企业一项重要的基础性工作，石油地质档案工作的责任感即石油地质档案工作者要认识到石油地质档案事业发展的必要性，要把工作的着力点转向未来，深化服务意识，树立以服务促管理，以管理完善服务的观念，充分发挥石油地质档案管理的综合功能，更新服务观念，拓展服务领域，改革服务方式，大胆探索，努力实践，使石油地质档案管理工作真正成为促进企业科研生产发展和全面进步的重要保证。

五、石油地质档案信息化

建设的最终目标是提高石油地质档案信息管理和服务的水平推进石油地质档案信息化进程的理想目标是在建立良好的石油地质档案信息基础设施的前提下，实现石油地质档案信息的公开与石油地质档案信息最大程度的利用。对石油地质档案信息化建设而言，这一目标也具有非常重要的指导意义。石油地质档案信息化建设是一个过程，在这一过程中，伴随着石油地质档案信息技术水平的提高及其在石油地质档案管理中应用程度的变化，石油地质档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，石油地质档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。因此，在石油地质档案信息化建设中必须认识长远并立足当前，认真解决石油地质档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。

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民办职业院校档案管理存在的主要问题

调研发现云南省的民办职业院校档案工作普遍存在以下几个方面的问题：

1、民办职业院校普遍存在档案管理工作意识薄弱、机构不健全、专业人员缺位的现象

当前，很多院校都忽略了档案管理工作，缺乏对档案工作管理重要性的认识，认为档案工作属于学校的附带工作，不影响其长远发展，因此忽略了档案管理建设。这种认识不足不仅体现在学校领导身上，更是体现在学校全体教职员工身上。在很多民办职业学校根本没有档案馆和专职档案工作管理人员，即使有些民办职业院校存在档案馆和专业人员，由于民办院校的特殊性，出于对人力资源充分利用的考虑，专职档案管理人员也往往身兼数职，还要承担院校的很多其他工作。比如系部的兼职档案人员多是教学秘书或行政秘书兼职，既有日常教学管理工作或者办公室行政事务性工作，又要兼顾档案管理工作，造成档案管理工作不尽人意。

2、民办职业院校档案管理缺乏明确的规定责、权、利的规章制度

目前，多数民办职业院校的发展只注重规模与速度建设，忽略了内涵建设，这对学校的档案管理工作造成了很大的影响。由于档案相关规章制度没有遵守国家档案工作要求的规范标准，甚至是缺乏相关的档案管理制度，导致负责部门不能、不知道如何把在教学、科研等日常工作活动中产生的档案按照档案工作管理规定要求统一归档、集中管理，导致档案材料分散，致使档案资料收集不及时、文件材料残缺不全，不能及时立卷和归档;且因为缺乏规章要求，导致各职能部门和系部档案材料的收集与整理带有很大的随意性，缺少规范的要求和长久保存档案的考虑，存在档案材料几大箱，用时要去纸箱中翻找，很多材料被丢弃现象。这不仅直接影响了档案整理、归档，而且也影响到档案作为学校历史凭证的作用。

3、经费投入不足，导致不能实现档案信息电子化建设

目前很多民办职业学校在档案管理方面的经费投入非常有限，无法购置档案管理工作所需的现代化设备，现代信息技术手段如高校数据库、校园网络等没有切实应用到民办职业院校的档案管理中，导致民办职业院校的档案信息化建设相比于其他院校相对滞后。一些民办职业院校的档案管理以传统的手工管理方式为主，书写速度慢，工作量大，严重影响了案卷质量和收集时间。此外，因财力不到位，档案人员也就得不到现代档案管理技术的业务培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识和基本技能，无法对档案进行现代化的科学规范管理。而对档案管理人员继续教育的措施乏力，直接制约着档案信息电子化建设进程。