高效档案管理范文

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现代科技特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了新的更高的要求。人事档案是人才信息的重要载体，是人员个体存在社会的真实历史记录。准确、齐全、完整的人事档案，历史全面地记载着人员的经历、政治思想道德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映人员综合素质的最重要的依据，也是人员今后就业及各级组织选拔、任用、考核的主要依据。随着高社会信息化水平的迅速提高，对档案管理工作也提出了新的挑战，原有的单一的管理模式已经很难适应现时档案工作的发展要求，因此人事档案信息化管理是档案管理方式改革的必然趋势。

企事业单位吸收引进先进的档案管理系统，使档案信息化，已成为现代社会档案管理的必要手段。档案信息化是指通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，经过系统加工和网络传输后，实现档案信息资源的合理配置和有效利用，最终实现档案信息资源共享的过程。

剖析档案信息化一是档案信息的数字化和网络化；二是档案信息接受、存储、加工、传递和利用的一体化；三是档案信息的高度共享；四是档案管理模式的变革，即从以面向实体保管为重点，向提供档案实体的数字化服务为重心的转变。

本文就实际应用中档案信息的数字化阐述相关组织构成及实例：

1.信息存储

目前实现档案管理的数字化最关键的动作就是在于需要将纸质的档案，通过扫描、录入等方式存储到计算机数据库中。在具备各种软硬件的条件下，关键数据的核实是必不可少的，方便查询的电子档案与需核实的扫描数据的链接是目前很难精准实现的，因此在档案扫描归档的同时，档案管理人员针对性的档案梳理是加强档案信息有效性的关键步骤，因此在实际应用操作中，对档案录入关键人员的管理，是提高档案应用的主观可控因素，也是提高数字化的重点。

2.纸质档案存放管理

通过数字化处理的纸质档案是数据真实性的重要体现，因此在完全依赖数字化后的纸质档案，并非是废纸一堆，定期的档案核实整理，是确保数字化档案的有效性的体现。对于过于依赖数字化信息的企事业单位，在这里需要警醒的是，由于科技化时代的特殊性，定期核实档案信息虽然耗费人力物力，但却能体现其意义所在。人事档案管理是反映员工综合素质的一个重要方面，是公司选贤举能的重要依据，是对员工进行全面评价的重要参考，档案的完整性和准确性对员工今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。由于人为因素的考虑，数字信息与纸质档案文件的核实需交由两组人员分别处理，以利于防止因同类人员的类似错误处理，使人员档案信息的误差将到最低。

3.数字化进程的推进

档案信息数字化的前提是档案信息的规范化、标准化，即用共同的信息技术和信息语言组织档案信息。正如ISO主席汉兹所说：“如果不靠国际标准来有效引导信息迅猛发展趋势，必将出现一个电子混乱局面。” 企事业单位的信息化素质亟待提高在信息技术飞速发展的今天，还是存在因循守旧，利用档案的观念停留在以前的手工时代。通过之前提出的信息录入及档案纸质存放的关键模式，对没有从传统的纸质档案模式中走出来人员给予有力的抨击，使其排斥、不接受“信息化”，认为纸质档案更为直观，更为可靠的观念彻底改观。

4.数字化信息安全保障

由于人事信息是关系到个体存在社会中的实际意义的表象，因此人事信息的保密是档案管理人的职业素养，同时也是保障数字化信息安全的工作准则。目前档案信息通过电子存储设备保存，存在因设备损坏及网络病毒等外部因素造成的损坏，因此，在实际应用中，严格控制档案查阅时使用的网络连接、对外连接的硬件设备，是确保档案数据泄露的关键环节。建立执行行之有效的档案查阅流程，确保内外部网络分设，杜绝外部存储设备应用，备份档案信息严格管理，从而关注信息安全保障。

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档案管理工作和单位其他部门紧密相关，是单位做好其他各项工作的基础之一，应当把档案管理工作纳入到单位整体工作和发展计划中去。面对目前档案管理的现状和存在的问题，必须提高对档案管理工作的认识，建立完善的管理制度，提高管理人员业务水平。其中的关键就是要创新出档案管理的信息化平台，才能提高档案管理的高效性和准确性。创新在现代社会的各个领域都广泛存在的，因为只有创新才能进步，才能避免被淘汰的危险。所以档案管理部门为了更好的发展，在管理档案过程中要使用创新的管理理念和创新的管理手段，这样一来才能够实现档案事业的发展和进步。

一、档案管理推陈出新的前提是思想观念创新

随着社会经济的不断发展，我国的综合国力在不断的增强，在国际上，我国的地位也在不断的提升，我国的社会的各方面都发生了翻天覆地的变化，这都是在发展过程中坚持创新的成果。创新的时代的产物，也是符合时展的必然趋势，在社会发展过程中，发展前进的要求就是要坚持创新，否则就会被落后。创新活动的基础是观念创新，档案管理部门只要在观念上认识到创新的重要性，才能够将创新运用在档案管理工作发展的需要上，在运用创新手段的过程中，逐渐认识到创新的重大价值，更好的进行档案管理和社会服务。只有真正认识到了创新在档案管理工作中的重大促进作用，档案管理部门才能够对其加强重视，支持创新的管理工作的实现，使创新实践活动得到顺利的开展。现代的档案管理工作创新要求档案管人员的思想观念必须是创新的，现代社会的档案管理工作的内容与过去相比，发生了很大的变化，所以档案管理人员要明确这种工作上的变化。过去的档案管理工作的服务对象主要是政治，封闭性相对较高，被动接待是过去档案管理的服务方式。但随着时代的发展，现阶段档案管理工作的服务对象就较为广泛了，不仅仅是政治方面，在经济、科研、教学等各个领域都已经是其服务的对象，需要主动的开发档案信息资源服务于社会发展和经济建设。时代的转变对档案管理工作的服务水平也有了较高的要求，因此档案管理工作人员为了顺应十点的发展趋势，应将创新手段运用到档案的管理的工作中，首先在思想观念上真正意识到创新在档案管理工作中的巨大作用，这样一来能够有利于档案管理工作在创新观念的指导下顺利开展，在档案管理工作的过程中，档案管理工作人员还要不断更新观念、解放思想和开拓创新，这样才能够及时的解决档案管理中出现的新问题。档案管理者必须注重创新思维的培养。创新思维是一个相对性的观念，是相对于常规思维而言的一种思维方式。创新思维是在旧的方法和途径不能有效地解决问题的情况下，采用新的思维去分析问题和解决问题的过程。创新思维的探索还具有开拓性的作用，是一种具有开拓意义的思维活动。它发明的新技术、形成的新观念、提出的新方案和决策以及创新的新理论不断开拓人类认识的新领域。它不仅可以是新发现和新发明，而且可以是新方法和新技巧。新颖性、独特性、非逻辑性、灵活性、对象的潜在性等特点一般是创新思维所具有的，因此，创新思维的培养能够使档案管理部门创新成功的几率大大的提升，也就是说实现创新的基础是创新思维的具有。

二、档案管理活力的源泉是理论知识创新

在信息化的模式下，单位档案管理的工作对象发生了很大的变化，传统的纸质档案载体已经向数字化载体转变，其管理环境也已经开始向数字化环境转变，在档案资料采集、归档、目录编制、统计、编研、档案信息开发利用等诸多管理环节都需要随之而变。 现阶段社会上所呈现出的状态是知识经济时代，没有较高水平知识，就难以在现代社上立足，档案管理工作也是一样，应该在管理过程中要创新档案管理的知识理论，提高档案管理的工作水平，避免档案管理工作落后于时代的发展，在现实的社会发展过程中，具有较大创造空间在档案管理工作中。例如我国的政府职能和工作管理模式在市场经济体制不断发展和完善过程中发生了很大的变化，档案管理的工作内容也会随之而增加，档案的整理也就会很复杂，因此档案管理工作人员要提高知识水平和知识管理能力，实现档案管理工作更好的服务于政府部门和社会上的其他领域。档案管理人员在新时代的挑战下，不仅在要思想上重视档案理论知识的创新，还要主动的积极的去探索档案理论知识的创新。这样一来才能够跟得上时展的步伐，避免遭到淘汰，促进和推倒档案事业的蓬勃发展。理论创新离不开一支高素质的工作队伍。这就要求我们积极促进档案管理人员素质的提高，建立一支学习型的工作团队。在信息技术日新月异的今天，档案干部一定要有过硬的专业水平和运用现代技术的能力。建设学习型工作团队是适应全球化、信息化和新经济的迫切需要。档案管理者对学习型组织的管理理念加以借鉴和吸收，营造终身学习的组织环境，使学习成为一种经常化、普遍化的行为，促进职工积极学习，努力掌握档案工作所需的知识和技能，争取成为学习型个体和创新型干部，成为复合型人才。

三、档案管理工作的动力是技术管理创新

科学技术在社会中各个领域的发展中广泛的被使用，并取得了较好的成果。因此档案管理部门也要采用先进的科学的档案管理手段来实现档案管理工作质量的提高。在档案管理过程中可以运用现代化的技术和科学的管理模式，作为一种强大的动力来促进档案管理工作的全面开展。计算机网络技术在现代档案管理工作中广泛的使用，成为档案管理工作的主要工具，其具有较大的优势，不但能够对档案做好保护和维护工作，避免档案的丢失，而且还能够减少档案管理工作人员的工作压力，最大的优势是档案的开发和利用较为方便。将技术创新贯穿在档案管理的每一个环节上，提高档案管理的工作效率和工作质量，促进现代化和科学化的档案管理实现。技术管理创新一方面要努力推进管理模式的创新。档案管理者要自觉坚持在管理方面的创新上下工夫，在管理手段现代化上下工夫。坚决克服等、靠、要和各种因循守旧思想的束缚，牢固树立档案是一种信息资源、同样会产生经济和社会效益的理念，把有限的被动服务转变为无限的主动服务，由传统的静态服务、间接服务转变为动态的、直接的高层次服务；由封闭型的管理向开放型管理转变；由单一服务向多元化服务转变。另一方面要努力推进管理手段的创新。档案管理主要是和数字与文字打交道，数字化档案将成为今后档案管理事业的主要存在形式，建设数字化档案已经成为档案管理的发展方向。

总之，档案管理者要按照“面向世界，放眼未来”的原则，树立档案管理创新思想，开展创新实践。对档案管理的现状和特点做到心中有数，要端正创新行为，做到稳步前进。注意取人之长，补已之短，并注重管理手段的推陈出新，推动档案事业不断发展。要与国际接轨，注重参与国际档案信息交流，以满足多方面利用的要求。

参考文献：

[1]张艳.浅析现代档案管理的必要性及其举措[J].黑龙江科技信息，2012（05）

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［关键词］

信息化；高校；档案管理

1前言

随着我国教育事业的深化改革、全球范围内网络信息化的不断普及和飞速发展，高校系统的档案管理工作面临着前所未有的机遇和挑战。如何能够在竞争日趋激烈的信息化大潮中鼎立潮头，化挑战为机遇，实现突破式发展，是摆在高校档案管理人员面前的一项艰难而又不得不去完成的考题，也直接关系我国高等教育事业的发展进程。因此，必须直面挑战，攻坚克难，以时不我待的紧迫感抓好这项工作，加速实现信息化时代高校档案管理改革。

2信息化时代高校档案管理改革的重大现实意义

高校拥有大量的教学资源和研究成果，如何管理好、利用好这些资源，最大限度发挥高校档案管理的资源优势，需要以改革的雄心壮志认清形势，全力推进。

2.1适应高校档案管理工作新形势的需要高校是传播现代文化、传承当代文明的重要载体，高校的档案管理工作是挖掘高校自身文化积淀、总结高校发展历史、凝聚高校发展共识、革新高校发展理念的重要渠道和必要方式。一方面，档案门类目录不断增加，新式档案日益涌现，内容上纷繁复杂，数量持续增多；另一方面，随着电子政务日益普及，新式载体式样增多、单个载体容量增大，管理不稳定性也随之增加，亟需妥善应对。

2.2提升高校档案管理服务效率和水平的需要高校集中了大量的现代前沿信息，是知识创新的重要基地。高效共享并发挥这些信息的功能，为学术研究和科技发展服务，为经济社会发展服务，就要求档案管理部门不断加大网络化和信息化建设，使之在资源提供方面功能更强大、使用更便捷、检索更高效，真正使高校成为信息采集和输出的先导平台。

2.3提高档案管理人员自身素质的需要科技的迅猛发展对档案管理人员提出了更高工作标准。不学习就无法胜任工作，不改革就无法完成使命，改革迫在眉睫，不可懈怠。档案管理工作者必须更新知识和技能，跟上时代步伐，使自身知识结构和能力结构全面适应新形势新要求。

2.4节约资金支出和工作成本的需要纸质档案收集、归档和监管投入比较大。推进档案管理信息化，不仅能使办公经费得以节约，特别是纸张使用和打印费用大大降低，而且可进一步缩减人员数量，降低劳动强度，提高工作效率，可谓事半功倍。

3当前高校档案管理工作中的问题

3.1基础水平参差不齐高校档案管理体系构成繁杂，特点多样，管理分散，可以说各具特色，参差不齐，各自为政，缺乏标准。各高校基础情况和财力状况不同，导致了各高校档案管理无论是硬件配备还是软件水平都不在一个统一的标准和平台上，更无法实现高校间或高校与其他机构间的共查共享。

3.2队伍建设相对滞后信息化条件下的档案管理，需要的是复合型人才。科技的发展带来了档案管理操作难度和复杂度的上升，大量的计算机技术应用，让一些高校从事档案管理的“老人”无所适从，甚至自暴自弃。长期以来，档案管理部门特别是高校档案管理部门往往被扣以“冷衙门”的帽子，待遇不高、管理涣散、人员构成复杂，造成“老人不会干，新人不想干，高人进不来”的畸形局面。

3.3财政投入严重不足信息化时代高校的档案管理工作，需要与之相匹配的电脑、扫描仪、打印复印等设备，完善的网络基本保障和机要保密设施，也需要周期性的必备技能培训，这些都需要充足的资金进行保障。目前很多高校设备老化不足，配置低端等问题严重干扰工作开展。

4加快高校档案管理改革的思路对策

高校档案管理的改革是一项系统工程，已时不我待。高校理应高度重视，真正拿出切实可行的改革方案，各方联动，下定决心，大刀阔斧，全力以赴，方可实现。

4.1提高对档案管理重视程度高校领导要切实把档案管理工作提高到讲政治的高度来认识、来落实、来保障，切实从思想上重视起来，从措施上强化起来。还要从组织体制上和制度设计上保证档案管理工作的正常开展，定期听取专项汇报，研究现实困难，全面清空发展障碍。

4.2推进档案管理标准化建设高校领导要认真参考《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》，制定出可操作性强的执行标准、评价标准和建设标准，制定出符合高校实际的具体执行规程和业务流程。通过大力推进档案管理标准化、制度化和规范化建设，确保任何一项档案管理业务都有据可查、有章可循、有的放矢。

4.3建设一支与档案管理信息化改革相适应的人才队伍一是倾力营造尊重人才的良好氛围，保证庸者下、能者上；二是畅通人才进出渠道，避免将档案管理部门办成“养老院”；三是严格业务技能考核，确保步步紧跟当前信息化发展潮流；四是加大培训力度，开阔眼界，增长本领；五是严抓工作监管，加强档案管理人员工作纪律和保密意识教育。

4.4为档案管理实现信息化提供充足的基础投入一是按照防潮、防火、防盗、防窃密的标准配备好库房和安保系统；二是建立高质量的网络支持和数据支持系统；三是提供计算机、打印复印机等必要装备。经费要切实做到年初有预算，使用有保证，专款专用，重点保障。

主要参考文献

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一、新时期做好高校人事档案管理的重要意义

1.为考察和选任人才干部提供重要依据

高校的发展关键在人才，核心在领导干部，干部人事档案记录了人员的过往学习、工作经历。随着高校的发展，对干部人才愈加重视，严格进行领导干部的选任和考察，可以确保干部选任的科学性。档案审核是干部选任考察的必要环节，通过全面审档，可以更全面的了解拟选任人员的过往，对于存在干部档案造假等不端行为的干部严厉惩处，不得提拔重用，有效降低选人、用人风险。

2.为维护高校教职工合法权益提供凭证

人事档案是对教职工成长历史的记录，内容丰富，记录了其家庭成员、工作经历和薪资福利及奖惩情况等，当教职工出现财产继承、离退休办理等情形时，可通过查阅人事档案进行家庭成员关系确认、工作年限确认等，有效地维护教职工切身利益。

3.有利于强化高校人才队伍建设

人事档案对个人信息进行了全面详实的记录，包括个人的兴趣、爱好、特长、学历职称、工作经验等，人事档案的整合就是强大的人员信息库，通过人员档案资料分析，可以对高校整体人员情况进行盘点，科学预测未来人员需求，结合人员特点进行人岗匹配，加强人力资源开发利用，实现人力资源的高效配置，促进高校人才队伍建设。

4.有利于促进高校组织人事工作的开展

人事档案工作是高校人事工作的重要内容，高校组织人事工作是围绕人员“选育用留”的工作，离不开对人员的管理，做好人事档案工作，有利于促进高校人事工作的开展。

二、高校人事档案管理存在的问题分析

人事档案在高校组织人事工作中发挥着重要作用，做好高校人事档案管理具有重要意义。但由于人事档案意识薄弱，重视程度不够，管理不规范，从业人员专业度不够等各方面原因，制约了高校人事档案的科学规范管理。

1.人事档案意识薄弱

随着高校改革的深入推进，需要进一步做好人事档案工作，更好地服务于高校组织人事及其他工作的开展。由于人事档案工作量大且不易产生工作业绩，因此，许多高校对人事档案工作重视程度不够，高校领导、从业人员在思想上对人事档案重要性认识不足，主动学习、主动工作、主动作为意识薄弱，存在重保管轻利用等管理意识，人事档案思想认识不足严重制约了人事档案的科学规范管理，制约了人事档案工作的高效开展，制约了人事档案作用价值的发挥。

2.人事档案管理制度不健全

受高校发展成熟度及领导重视程度等因素影响，许多高校存在制度缺失或不健全情形，人事档案管理缺乏制度依据，管理不规范。高校人事档案内容不齐全情形较普遍，收集、整理、统计、利用等各环节工作的开展缺乏操作规范，无法为高质量开展高校人事档案工作提供制度保障。人事档案材料包含十大类，材料的形成涉及组织人事、审计、纪检监察等多个部门，需要诸多部门的协调配合。由于相关档案材料形成部门对档案移交程序不了解，或出于部门自身工作繁杂，对人事档案工作重视程度不够等，人事档案材料移交不及时、移交不齐全情况常有。高校人事档案移交过程中常存在移交手续不齐全等情况，造成管理混乱、推诿扯皮等情形。高校人事档案的整理存在分类不严谨，录入不细致，排放无序等情形，严重制约了高校人事档案的有效利用。

3.人事档案管理基础设施落后

由于对人事档案不够重视，加之经费紧缺，缺乏财力、物力支持，有效投入不足，人事档案管理基础设施落后。有的高校没有设单独的人事档案室，仅设档案柜；有的人事档案室被当作了杂物室。人事档案保管设备缺失或老化，未达到档案室档案设备配置要求，这些都不利于人事档案的安全保管。高校人事档案管理软件落后，有的高校甚至完全没有人事档案管理软件，依靠excel进行人事档案信息录入和人事档案信息的具体查找，管理落后，效率低下，利用不足，制约了人事档案工作的开展。

4.人事档案信息开发利用水平较低

人事档案开发利用意识薄弱，人事档案管理理念较落后，重保管而轻开发利用，未发挥人事档案对人事管理的作用。档案信息开发利用信息化水平较低，人事档案管理中人事信息系统落后，未能将大数据思维和信息化管理手段运用到人事档案开发利用中，人事档案信息共享程度低。

5.人事档案队伍建设不足

虽然国家政策对干部人事档案管理人员配置作了明确规定，但在高校实际工作中，由于学校重视程度不够，加之人手不足等原因，人事档案从业人员常常配置不足。高校人事档案工作人员常由组织人事工作人员兼任，档案专业理论知识不足，人事档案分类整理、人事档案信息化管理等理论和实践经验不够，且由于个人时间精力有限，对人事档案业务投入精力不足，业务钻研不够，人事档案工作质量无法得到保证。

三、关于新时期做好高校人事档案管理的对策思考

1.增强人事档案管理意识

高校领导应意识到高校人事档案的科学规范管理具有重要意义，有利于更好地维护高校教职工的利益，更好地促进高校人才建设，推动高校高质量发展。因此，要发挥领导关键作用，高校领导要积极为营造良好工作氛围，调动高校人事档案工作人员做好人事档案工作的积极性。高校人事档案工作人员要学会利用大数据思维和信息化思维进行人事档案管理，增强档案管理意识和信息资源共享利用意识，同时利用学校网站、学校微信公众号等平台加强推广宣传，多渠道宣传人事档案对于促进高校人事工作及高校发展的意义，增强高校教职工人事档案意识。

2.完善人事档案规章制度

促进高校人事档案工作的发展需要完善顶层规定制度设计，建立完善的规章制度体系是开展人事档案各项工作的依据和保障。一是要完善高校人事档案管理制度。根据国家档案管理办法及干部人事档案管理办法相关规定，结合高校实际，制定科学的高校人事档案管理制度，确保高校人事档案工作开展有章可循。二是制定人事管理制度配套实施细则。完善人事档案收集、分类、转递、利用等相关规定，要重点做好高校人事档案的收集管理。明确高校人事档案相关形成部门的工作职责，建立高校人事档案收集工作机制，定期进行收集，明确收集、移交手续要求，做好移交清单，确保各项移交资料有据可查。按照人事档案分类规定，科学做好高校人事档案的分类整理。三是要完善配套考核激励制度。制定人事档案工作目标，并层层分解目标，切实将工作落实到部门和个人。明确考核标准和要求，对于未完成目标任务的扣减绩效得分，将考核结果和个人绩效工资、优秀评选、职级调整等挂钩，发挥激励约束作用，确保人事档案管理工作各项目标有效完成。

3.完善档案管理各项基础设施

足够的经费和有效的人力、物力支持是开展高校人事档案工作的重要保障。高校人事档案工作人员要主动作为，并致力于推动人事档案工作的高效开展。按照档案保管规定，完善人事档案库房建设，实现库房环境的现代化，配备技术先进的设备。例如，温湿度调节、安全监控等设备，实现人事档案的高质量保管，维护人事档案安全。加强人事档案软件系统配置，通过扫描、录入等方式将纸质档案逐步转换为电子档案，实现人事档案信息存储数字化。

4.强化人事档案开发利用

在做好档案安全保管前提下，逐渐加强开发利用，充分发挥其价值。一是要转变人事档案管理理念，由重保管将工作重心转移到人事档案信息资源的开发利用上来，要深刻地认识到实现人事档案信息资源开发利用对于优化人员配置，促进人才建设的重要作用。二是要做好高校人事档案资源网络化利用，条件成熟的学校要进行网络化的查询利用平台，便于高校教职工更高效便捷地进行人事档案的查阅与利用。三是做好人事档案信息数据的深度挖掘研究，以高校事业发展为导向，根据人事档案信息，更好地进行人力资源开发，促进高校人才队伍建设。

5.提升人事档案队伍水平

高校人事档案工作的发展，需要人才的支撑，需要建设一支能够胜任新时期高校发展的高素质、高水平的档案人才队伍。高校要认真分析人事档案工作对从业人员的素质要求，选聘具有专业知识背景和丰富从业经验的人员。要加强对从业人员的培训力度。一是实施岗前培训，要加强保密意识培训，要提高从业人员的政治意识和保密意识，从业人员要有良好的工作作风，严格遵守人事档案工作纪律，确保人事档案实体和内容安全。要结合实践案例，对从业人员进行系统的岗位培训。二是在岗位实践中培训，通过老员工带新徒弟的方式，在实践中对新从业人员进行指导，更好地将理论与实践相结合。定期组织交流会、专题会等会议交流人事档案工作中存在的问题，共同探讨、共同学习、共同进步，促进高校人事档案管理水平提升。综上所述，新时期、新问题、新要求，结合高校实际，高校人事档案管理需要从加强人事档案意识，完善制度，加强开发利用，提升人事档案人员水平等诸多方面努力，进一步规范管理，促进人事档案管理水平提升，为高校事业发展提供保障。

参考文献：