高效档案管理范文

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现代科技特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了新的更高的要求。人事档案是人才信息的重要载体，是人员个体存在社会的真实历史记录。准确、齐全、完整的人事档案，历史全面地记载着人员的经历、政治思想道德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映人员综合素质的最重要的依据，也是人员今后就业及各级组织选拔、任用、考核的主要依据。随着高社会信息化水平的迅速提高，对档案管理工作也提出了新的挑战，原有的单一的管理模式已经很难适应现时档案工作的发展要求，因此人事档案信息化管理是档案管理方式改革的必然趋势。

企事业单位吸收引进先进的档案管理系统，使档案信息化，已成为现代社会档案管理的必要手段。档案信息化是指通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，经过系统加工和网络传输后，实现档案信息资源的合理配置和有效利用，最终实现档案信息资源共享的过程。

剖析档案信息化一是档案信息的数字化和网络化；二是档案信息接受、存储、加工、传递和利用的一体化；三是档案信息的高度共享；四是档案管理模式的变革，即从以面向实体保管为重点，向提供档案实体的数字化服务为重心的转变。

本文就实际应用中档案信息的数字化阐述相关组织构成及实例：

1.信息存储

目前实现档案管理的数字化最关键的动作就是在于需要将纸质的档案，通过扫描、录入等方式存储到计算机数据库中。在具备各种软硬件的条件下，关键数据的核实是必不可少的，方便查询的电子档案与需核实的扫描数据的链接是目前很难精准实现的，因此在档案扫描归档的同时，档案管理人员针对性的档案梳理是加强档案信息有效性的关键步骤，因此在实际应用操作中，对档案录入关键人员的管理，是提高档案应用的主观可控因素，也是提高数字化的重点。

2.纸质档案存放管理

通过数字化处理的纸质档案是数据真实性的重要体现，因此在完全依赖数字化后的纸质档案，并非是废纸一堆，定期的档案核实整理，是确保数字化档案的有效性的体现。对于过于依赖数字化信息的企事业单位，在这里需要警醒的是，由于科技化时代的特殊性，定期核实档案信息虽然耗费人力物力，但却能体现其意义所在。人事档案管理是反映员工综合素质的一个重要方面，是公司选贤举能的重要依据，是对员工进行全面评价的重要参考，档案的完整性和准确性对员工今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。由于人为因素的考虑，数字信息与纸质档案文件的核实需交由两组人员分别处理，以利于防止因同类人员的类似错误处理，使人员档案信息的误差将到最低。

3.数字化进程的推进

档案信息数字化的前提是档案信息的规范化、标准化，即用共同的信息技术和信息语言组织档案信息。正如ISO主席汉兹所说：“如果不靠国际标准来有效引导信息迅猛发展趋势，必将出现一个电子混乱局面。” 企事业单位的信息化素质亟待提高在信息技术飞速发展的今天，还是存在因循守旧，利用档案的观念停留在以前的手工时代。通过之前提出的信息录入及档案纸质存放的关键模式，对没有从传统的纸质档案模式中走出来人员给予有力的抨击，使其排斥、不接受“信息化”，认为纸质档案更为直观，更为可靠的观念彻底改观。

4.数字化信息安全保障

由于人事信息是关系到个体存在社会中的实际意义的表象，因此人事信息的保密是档案管理人的职业素养，同时也是保障数字化信息安全的工作准则。目前档案信息通过电子存储设备保存，存在因设备损坏及网络病毒等外部因素造成的损坏，因此，在实际应用中，严格控制档案查阅时使用的网络连接、对外连接的硬件设备，是确保档案数据泄露的关键环节。建立执行行之有效的档案查阅流程，确保内外部网络分设，杜绝外部存储设备应用，备份档案信息严格管理，从而关注信息安全保障。

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档案管理工作和单位其他部门紧密相关，是单位做好其他各项工作的基础之一，应当把档案管理工作纳入到单位整体工作和发展计划中去。面对目前档案管理的现状和存在的问题，必须提高对档案管理工作的认识，建立完善的管理制度，提高管理人员业务水平。其中的关键就是要创新出档案管理的信息化平台，才能提高档案管理的高效性和准确性。创新在现代社会的各个领域都广泛存在的，因为只有创新才能进步，才能避免被淘汰的危险。所以档案管理部门为了更好的发展，在管理档案过程中要使用创新的管理理念和创新的管理手段，这样一来才能够实现档案事业的发展和进步。

一、档案管理推陈出新的前提是思想观念创新

随着社会经济的不断发展，我国的综合国力在不断的增强，在国际上，我国的地位也在不断的提升，我国的社会的各方面都发生了翻天覆地的变化，这都是在发展过程中坚持创新的成果。创新的时代的产物，也是符合时展的必然趋势，在社会发展过程中，发展前进的要求就是要坚持创新，否则就会被落后。创新活动的基础是观念创新，档案管理部门只要在观念上认识到创新的重要性，才能够将创新运用在档案管理工作发展的需要上，在运用创新手段的过程中，逐渐认识到创新的重大价值，更好的进行档案管理和社会服务。只有真正认识到了创新在档案管理工作中的重大促进作用，档案管理部门才能够对其加强重视，支持创新的管理工作的实现，使创新实践活动得到顺利的开展。现代的档案管理工作创新要求档案管人员的思想观念必须是创新的，现代社会的档案管理工作的内容与过去相比，发生了很大的变化，所以档案管理人员要明确这种工作上的变化。过去的档案管理工作的服务对象主要是政治，封闭性相对较高，被动接待是过去档案管理的服务方式。但随着时代的发展，现阶段档案管理工作的服务对象就较为广泛了，不仅仅是政治方面，在经济、科研、教学等各个领域都已经是其服务的对象，需要主动的开发档案信息资源服务于社会发展和经济建设。时代的转变对档案管理工作的服务水平也有了较高的要求，因此档案管理工作人员为了顺应十点的发展趋势，应将创新手段运用到档案的管理的工作中，首先在思想观念上真正意识到创新在档案管理工作中的巨大作用，这样一来能够有利于档案管理工作在创新观念的指导下顺利开展，在档案管理工作的过程中，档案管理工作人员还要不断更新观念、解放思想和开拓创新，这样才能够及时的解决档案管理中出现的新问题。档案管理者必须注重创新思维的培养。创新思维是一个相对性的观念，是相对于常规思维而言的一种思维方式。创新思维是在旧的方法和途径不能有效地解决问题的情况下，采用新的思维去分析问题和解决问题的过程。创新思维的探索还具有开拓性的作用，是一种具有开拓意义的思维活动。它发明的新技术、形成的新观念、提出的新方案和决策以及创新的新理论不断开拓人类认识的新领域。它不仅可以是新发现和新发明，而且可以是新方法和新技巧。新颖性、独特性、非逻辑性、灵活性、对象的潜在性等特点一般是创新思维所具有的，因此，创新思维的培养能够使档案管理部门创新成功的几率大大的提升，也就是说实现创新的基础是创新思维的具有。

二、档案管理活力的源泉是理论知识创新

在信息化的模式下，单位档案管理的工作对象发生了很大的变化，传统的纸质档案载体已经向数字化载体转变，其管理环境也已经开始向数字化环境转变，在档案资料采集、归档、目录编制、统计、编研、档案信息开发利用等诸多管理环节都需要随之而变。 现阶段社会上所呈现出的状态是知识经济时代，没有较高水平知识，就难以在现代社上立足，档案管理工作也是一样，应该在管理过程中要创新档案管理的知识理论，提高档案管理的工作水平，避免档案管理工作落后于时代的发展，在现实的社会发展过程中，具有较大创造空间在档案管理工作中。例如我国的政府职能和工作管理模式在市场经济体制不断发展和完善过程中发生了很大的变化，档案管理的工作内容也会随之而增加，档案的整理也就会很复杂，因此档案管理工作人员要提高知识水平和知识管理能力，实现档案管理工作更好的服务于政府部门和社会上的其他领域。档案管理人员在新时代的挑战下，不仅在要思想上重视档案理论知识的创新，还要主动的积极的去探索档案理论知识的创新。这样一来才能够跟得上时展的步伐，避免遭到淘汰，促进和推倒档案事业的蓬勃发展。理论创新离不开一支高素质的工作队伍。这就要求我们积极促进档案管理人员素质的提高，建立一支学习型的工作团队。在信息技术日新月异的今天，档案干部一定要有过硬的专业水平和运用现代技术的能力。建设学习型工作团队是适应全球化、信息化和新经济的迫切需要。档案管理者对学习型组织的管理理念加以借鉴和吸收，营造终身学习的组织环境，使学习成为一种经常化、普遍化的行为，促进职工积极学习，努力掌握档案工作所需的知识和技能，争取成为学习型个体和创新型干部，成为复合型人才。

三、档案管理工作的动力是技术管理创新

科学技术在社会中各个领域的发展中广泛的被使用，并取得了较好的成果。因此档案管理部门也要采用先进的科学的档案管理手段来实现档案管理工作质量的提高。在档案管理过程中可以运用现代化的技术和科学的管理模式，作为一种强大的动力来促进档案管理工作的全面开展。计算机网络技术在现代档案管理工作中广泛的使用，成为档案管理工作的主要工具，其具有较大的优势，不但能够对档案做好保护和维护工作，避免档案的丢失，而且还能够减少档案管理工作人员的工作压力，最大的优势是档案的开发和利用较为方便。将技术创新贯穿在档案管理的每一个环节上，提高档案管理的工作效率和工作质量，促进现代化和科学化的档案管理实现。技术管理创新一方面要努力推进管理模式的创新。档案管理者要自觉坚持在管理方面的创新上下工夫，在管理手段现代化上下工夫。坚决克服等、靠、要和各种因循守旧思想的束缚，牢固树立档案是一种信息资源、同样会产生经济和社会效益的理念，把有限的被动服务转变为无限的主动服务，由传统的静态服务、间接服务转变为动态的、直接的高层次服务；由封闭型的管理向开放型管理转变；由单一服务向多元化服务转变。另一方面要努力推进管理手段的创新。档案管理主要是和数字与文字打交道，数字化档案将成为今后档案管理事业的主要存在形式，建设数字化档案已经成为档案管理的发展方向。

总之，档案管理者要按照“面向世界，放眼未来”的原则，树立档案管理创新思想，开展创新实践。对档案管理的现状和特点做到心中有数，要端正创新行为，做到稳步前进。注意取人之长，补已之短，并注重管理手段的推陈出新，推动档案事业不断发展。要与国际接轨，注重参与国际档案信息交流，以满足多方面利用的要求。

参考文献：

[1]张艳.浅析现代档案管理的必要性及其举措[J].黑龙江科技信息，2012（05）

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［关键词］

信息化；高校；档案管理

1前言

随着我国教育事业的深化改革、全球范围内网络信息化的不断普及和飞速发展，高校系统的档案管理工作面临着前所未有的机遇和挑战。如何能够在竞争日趋激烈的信息化大潮中鼎立潮头，化挑战为机遇，实现突破式发展，是摆在高校档案管理人员面前的一项艰难而又不得不去完成的考题，也直接关系我国高等教育事业的发展进程。因此，必须直面挑战，攻坚克难，以时不我待的紧迫感抓好这项工作，加速实现信息化时代高校档案管理改革。

2信息化时代高校档案管理改革的重大现实意义

高校拥有大量的教学资源和研究成果，如何管理好、利用好这些资源，最大限度发挥高校档案管理的资源优势，需要以改革的雄心壮志认清形势，全力推进。

2.1适应高校档案管理工作新形势的需要高校是传播现代文化、传承当代文明的重要载体，高校的档案管理工作是挖掘高校自身文化积淀、总结高校发展历史、凝聚高校发展共识、革新高校发展理念的重要渠道和必要方式。一方面，档案门类目录不断增加，新式档案日益涌现，内容上纷繁复杂，数量持续增多；另一方面，随着电子政务日益普及，新式载体式样增多、单个载体容量增大，管理不稳定性也随之增加，亟需妥善应对。

2.2提升高校档案管理服务效率和水平的需要高校集中了大量的现代前沿信息，是知识创新的重要基地。高效共享并发挥这些信息的功能，为学术研究和科技发展服务，为经济社会发展服务，就要求档案管理部门不断加大网络化和信息化建设，使之在资源提供方面功能更强大、使用更便捷、检索更高效，真正使高校成为信息采集和输出的先导平台。

2.3提高档案管理人员自身素质的需要科技的迅猛发展对档案管理人员提出了更高工作标准。不学习就无法胜任工作，不改革就无法完成使命，改革迫在眉睫，不可懈怠。档案管理工作者必须更新知识和技能，跟上时代步伐，使自身知识结构和能力结构全面适应新形势新要求。

2.4节约资金支出和工作成本的需要纸质档案收集、归档和监管投入比较大。推进档案管理信息化，不仅能使办公经费得以节约，特别是纸张使用和打印费用大大降低，而且可进一步缩减人员数量，降低劳动强度，提高工作效率，可谓事半功倍。

3当前高校档案管理工作中的问题

3.1基础水平参差不齐高校档案管理体系构成繁杂，特点多样，管理分散，可以说各具特色，参差不齐，各自为政，缺乏标准。各高校基础情况和财力状况不同，导致了各高校档案管理无论是硬件配备还是软件水平都不在一个统一的标准和平台上，更无法实现高校间或高校与其他机构间的共查共享。

3.2队伍建设相对滞后信息化条件下的档案管理，需要的是复合型人才。科技的发展带来了档案管理操作难度和复杂度的上升，大量的计算机技术应用，让一些高校从事档案管理的“老人”无所适从，甚至自暴自弃。长期以来，档案管理部门特别是高校档案管理部门往往被扣以“冷衙门”的帽子，待遇不高、管理涣散、人员构成复杂，造成“老人不会干，新人不想干，高人进不来”的畸形局面。

3.3财政投入严重不足信息化时代高校的档案管理工作，需要与之相匹配的电脑、扫描仪、打印复印等设备，完善的网络基本保障和机要保密设施，也需要周期性的必备技能培训，这些都需要充足的资金进行保障。目前很多高校设备老化不足，配置低端等问题严重干扰工作开展。

4加快高校档案管理改革的思路对策

高校档案管理的改革是一项系统工程，已时不我待。高校理应高度重视，真正拿出切实可行的改革方案，各方联动，下定决心，大刀阔斧，全力以赴，方可实现。

4.1提高对档案管理重视程度高校领导要切实把档案管理工作提高到讲政治的高度来认识、来落实、来保障，切实从思想上重视起来，从措施上强化起来。还要从组织体制上和制度设计上保证档案管理工作的正常开展，定期听取专项汇报，研究现实困难，全面清空发展障碍。

4.2推进档案管理标准化建设高校领导要认真参考《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》，制定出可操作性强的执行标准、评价标准和建设标准，制定出符合高校实际的具体执行规程和业务流程。通过大力推进档案管理标准化、制度化和规范化建设，确保任何一项档案管理业务都有据可查、有章可循、有的放矢。

4.3建设一支与档案管理信息化改革相适应的人才队伍一是倾力营造尊重人才的良好氛围，保证庸者下、能者上；二是畅通人才进出渠道，避免将档案管理部门办成“养老院”；三是严格业务技能考核，确保步步紧跟当前信息化发展潮流；四是加大培训力度，开阔眼界，增长本领；五是严抓工作监管，加强档案管理人员工作纪律和保密意识教育。

4.4为档案管理实现信息化提供充足的基础投入一是按照防潮、防火、防盗、防窃密的标准配备好库房和安保系统；二是建立高质量的网络支持和数据支持系统；三是提供计算机、打印复印机等必要装备。经费要切实做到年初有预算，使用有保证，专款专用，重点保障。

主要参考文献

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一、新时期做好高校人事档案管理的重要意义

1.为考察和选任人才干部提供重要依据

高校的发展关键在人才，核心在领导干部，干部人事档案记录了人员的过往学习、工作经历。随着高校的发展，对干部人才愈加重视，严格进行领导干部的选任和考察，可以确保干部选任的科学性。档案审核是干部选任考察的必要环节，通过全面审档，可以更全面的了解拟选任人员的过往，对于存在干部档案造假等不端行为的干部严厉惩处，不得提拔重用，有效降低选人、用人风险。

2.为维护高校教职工合法权益提供凭证

人事档案是对教职工成长历史的记录，内容丰富，记录了其家庭成员、工作经历和薪资福利及奖惩情况等，当教职工出现财产继承、离退休办理等情形时，可通过查阅人事档案进行家庭成员关系确认、工作年限确认等，有效地维护教职工切身利益。

3.有利于强化高校人才队伍建设

人事档案对个人信息进行了全面详实的记录，包括个人的兴趣、爱好、特长、学历职称、工作经验等，人事档案的整合就是强大的人员信息库，通过人员档案资料分析，可以对高校整体人员情况进行盘点，科学预测未来人员需求，结合人员特点进行人岗匹配，加强人力资源开发利用，实现人力资源的高效配置，促进高校人才队伍建设。

4.有利于促进高校组织人事工作的开展

人事档案工作是高校人事工作的重要内容，高校组织人事工作是围绕人员“选育用留”的工作，离不开对人员的管理，做好人事档案工作，有利于促进高校人事工作的开展。

二、高校人事档案管理存在的问题分析

人事档案在高校组织人事工作中发挥着重要作用，做好高校人事档案管理具有重要意义。但由于人事档案意识薄弱，重视程度不够，管理不规范，从业人员专业度不够等各方面原因，制约了高校人事档案的科学规范管理。

1.人事档案意识薄弱

随着高校改革的深入推进，需要进一步做好人事档案工作，更好地服务于高校组织人事及其他工作的开展。由于人事档案工作量大且不易产生工作业绩，因此，许多高校对人事档案工作重视程度不够，高校领导、从业人员在思想上对人事档案重要性认识不足，主动学习、主动工作、主动作为意识薄弱，存在重保管轻利用等管理意识，人事档案思想认识不足严重制约了人事档案的科学规范管理，制约了人事档案工作的高效开展，制约了人事档案作用价值的发挥。

2.人事档案管理制度不健全

受高校发展成熟度及领导重视程度等因素影响，许多高校存在制度缺失或不健全情形，人事档案管理缺乏制度依据，管理不规范。高校人事档案内容不齐全情形较普遍，收集、整理、统计、利用等各环节工作的开展缺乏操作规范，无法为高质量开展高校人事档案工作提供制度保障。人事档案材料包含十大类，材料的形成涉及组织人事、审计、纪检监察等多个部门，需要诸多部门的协调配合。由于相关档案材料形成部门对档案移交程序不了解，或出于部门自身工作繁杂，对人事档案工作重视程度不够等，人事档案材料移交不及时、移交不齐全情况常有。高校人事档案移交过程中常存在移交手续不齐全等情况，造成管理混乱、推诿扯皮等情形。高校人事档案的整理存在分类不严谨，录入不细致，排放无序等情形，严重制约了高校人事档案的有效利用。

3.人事档案管理基础设施落后

由于对人事档案不够重视，加之经费紧缺，缺乏财力、物力支持，有效投入不足，人事档案管理基础设施落后。有的高校没有设单独的人事档案室，仅设档案柜；有的人事档案室被当作了杂物室。人事档案保管设备缺失或老化，未达到档案室档案设备配置要求，这些都不利于人事档案的安全保管。高校人事档案管理软件落后，有的高校甚至完全没有人事档案管理软件，依靠excel进行人事档案信息录入和人事档案信息的具体查找，管理落后，效率低下，利用不足，制约了人事档案工作的开展。

4.人事档案信息开发利用水平较低

人事档案开发利用意识薄弱，人事档案管理理念较落后，重保管而轻开发利用，未发挥人事档案对人事管理的作用。档案信息开发利用信息化水平较低，人事档案管理中人事信息系统落后，未能将大数据思维和信息化管理手段运用到人事档案开发利用中，人事档案信息共享程度低。

5.人事档案队伍建设不足

虽然国家政策对干部人事档案管理人员配置作了明确规定，但在高校实际工作中，由于学校重视程度不够，加之人手不足等原因，人事档案从业人员常常配置不足。高校人事档案工作人员常由组织人事工作人员兼任，档案专业理论知识不足，人事档案分类整理、人事档案信息化管理等理论和实践经验不够，且由于个人时间精力有限，对人事档案业务投入精力不足，业务钻研不够，人事档案工作质量无法得到保证。

三、关于新时期做好高校人事档案管理的对策思考

1.增强人事档案管理意识

高校领导应意识到高校人事档案的科学规范管理具有重要意义，有利于更好地维护高校教职工的利益，更好地促进高校人才建设，推动高校高质量发展。因此，要发挥领导关键作用，高校领导要积极为营造良好工作氛围，调动高校人事档案工作人员做好人事档案工作的积极性。高校人事档案工作人员要学会利用大数据思维和信息化思维进行人事档案管理，增强档案管理意识和信息资源共享利用意识，同时利用学校网站、学校微信公众号等平台加强推广宣传，多渠道宣传人事档案对于促进高校人事工作及高校发展的意义，增强高校教职工人事档案意识。

2.完善人事档案规章制度

促进高校人事档案工作的发展需要完善顶层规定制度设计，建立完善的规章制度体系是开展人事档案各项工作的依据和保障。一是要完善高校人事档案管理制度。根据国家档案管理办法及干部人事档案管理办法相关规定，结合高校实际，制定科学的高校人事档案管理制度，确保高校人事档案工作开展有章可循。二是制定人事管理制度配套实施细则。完善人事档案收集、分类、转递、利用等相关规定，要重点做好高校人事档案的收集管理。明确高校人事档案相关形成部门的工作职责，建立高校人事档案收集工作机制，定期进行收集，明确收集、移交手续要求，做好移交清单，确保各项移交资料有据可查。按照人事档案分类规定，科学做好高校人事档案的分类整理。三是要完善配套考核激励制度。制定人事档案工作目标，并层层分解目标，切实将工作落实到部门和个人。明确考核标准和要求，对于未完成目标任务的扣减绩效得分，将考核结果和个人绩效工资、优秀评选、职级调整等挂钩，发挥激励约束作用，确保人事档案管理工作各项目标有效完成。

3.完善档案管理各项基础设施

足够的经费和有效的人力、物力支持是开展高校人事档案工作的重要保障。高校人事档案工作人员要主动作为，并致力于推动人事档案工作的高效开展。按照档案保管规定，完善人事档案库房建设，实现库房环境的现代化，配备技术先进的设备。例如，温湿度调节、安全监控等设备，实现人事档案的高质量保管，维护人事档案安全。加强人事档案软件系统配置，通过扫描、录入等方式将纸质档案逐步转换为电子档案，实现人事档案信息存储数字化。

4.强化人事档案开发利用

在做好档案安全保管前提下，逐渐加强开发利用，充分发挥其价值。一是要转变人事档案管理理念，由重保管将工作重心转移到人事档案信息资源的开发利用上来，要深刻地认识到实现人事档案信息资源开发利用对于优化人员配置，促进人才建设的重要作用。二是要做好高校人事档案资源网络化利用，条件成熟的学校要进行网络化的查询利用平台，便于高校教职工更高效便捷地进行人事档案的查阅与利用。三是做好人事档案信息数据的深度挖掘研究，以高校事业发展为导向，根据人事档案信息，更好地进行人力资源开发，促进高校人才队伍建设。

5.提升人事档案队伍水平

高校人事档案工作的发展，需要人才的支撑，需要建设一支能够胜任新时期高校发展的高素质、高水平的档案人才队伍。高校要认真分析人事档案工作对从业人员的素质要求，选聘具有专业知识背景和丰富从业经验的人员。要加强对从业人员的培训力度。一是实施岗前培训，要加强保密意识培训，要提高从业人员的政治意识和保密意识，从业人员要有良好的工作作风，严格遵守人事档案工作纪律，确保人事档案实体和内容安全。要结合实践案例，对从业人员进行系统的岗位培训。二是在岗位实践中培训，通过老员工带新徒弟的方式，在实践中对新从业人员进行指导，更好地将理论与实践相结合。定期组织交流会、专题会等会议交流人事档案工作中存在的问题，共同探讨、共同学习、共同进步，促进高校人事档案管理水平提升。综上所述，新时期、新问题、新要求，结合高校实际，高校人事档案管理需要从加强人事档案意识，完善制度，加强开发利用，提升人事档案人员水平等诸多方面努力，进一步规范管理，促进人事档案管理水平提升，为高校事业发展提供保障。

参考文献：

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近年来，随着教学形式和课程模式的多样化，档案的种类不断增加，档案内容也日趋复杂化和多样化，从而对档案管理工作提出了更高的要求。高校教学档案管理工作也应按照高校教学规律的要求，实现教学档案管理的规范化和现代化。

一.高校教学档案管理存在的主要问题

（一）档案管理意识不强

一些高校的教学和教辅人员，对教学档案工作缺乏充分认识，甚至于对教学档案的归档持抵触态度。有些人认为，教学科研成果是他们自己心血的结晶，自我保存得相当好，没必要归档；有的教师认为，材料放在自己手中，用起来方便等。有些院（系）在期中教学质量检查中，不按照教务处要求整理材料，造成了教学档案收集不够齐全完整，归档材料质量不高，严重影响了教学档案的建设和利用效率，从而也影响教育教学工作的顺利开展。

（二）档案管理制度不健全

高校教学档案管理工作应严格按照其基本原则，进行科学分类集中统一管理。近年来，随着国家《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了长足的进步。但就目前各高校教学档案管理的现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层教学档案的管理，缺乏有效的制约机制，存在着诸多问题。如：有些高校没有建立规范的部门立卷制度；有些高校各基层部门没有指定专人负责文件材料的收集归档工作；有些高校频繁更换教学档案管理人员等。

（三）档案工作队伍不稳定

要做好档案管理工作，需要有一支比较稳定且业务能力较强的专、兼职档案工作队伍。教学档案产生于教学及教学管理部门，需要有既懂档案业务、又有责任心的人员来管理。但目前许多高校都没有给这些部门配备专职的档案管理人员，其教学档案的管理基本是由各部门的教务、教学管理人员兼任，而且这些人员更换非常频繁。

二.改进高校教学档案管理工作的措施

（一）提高对教学档案管理工作的认识

教学档案管理是教学管理的重要组成部分，学校必须把它纳入教学计划、规划、教学管理制度及其各级人员的管理责任制中，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。首先，学校有关领导应该经常过问教学档案工作，把教学档案管理列入学校的工作计划，在经费、人员、用房、办公等方面提供便利条件，定期检查和研究教学档案管理中存在的问题。其次，学校档案部门必须督促、指导和检查全校教学档案工作，验收各部门移交的教学档案，按照《教学类档案工作规范》要求，做好教学档案的整理、分类、保管。

（二）健全教学档案管理制度

由于认识不到位，致使档案管理部门缺少相对完善的、系统的管理制度。例如一些教学档案资料的收集，保管，借阅等都没有明文规定。因此，要健全教学档案管理制度，以适应高等教育发展的新形势。可考虑从以下几方面着手： 明确登记制度（目的是及时掌握收集工作情况，避免应归档材料的遗失、散落），执行时限制度（强调及时收集，目的是确保归档文件材料齐全完整），履行查对制度、移交制度、索要制度和督察制度等。

（三）打造高素质的教学档案管理队伍

要建设优质高效的教学档案管理队伍，首先要有正确的人才观，要大力做好档案人才引进、培养工作，以人才资源推动档案工作前进的步伐。比如，选拔优秀的高校档案管理专业毕业生，给教学档案管理队伍补充新鲜血液，优化队伍结构；加大在职档案管理人员的培训力度，通过召开交流会议、教育培训、学历教育等多种形式，提高档案人员的政治理论修养、业务水平以及现代管理能力，改善档案管理队伍的整体素质，为高校教学档案工作发展提供高优质人才保障和智力支持。

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十八届五中全会强调，实现“十三五”时期发展目标，破解发展难题，厚植发展优势，必须牢固树立并切实贯彻“创新、协调、绿色、开放、共享”“五大”发展理念。作为先进文化前进方向的高校，是创新工作的试验田。高校后勤档案管理保持与时俱进，开拓创新，以创新思维应用于档案管理工作实践，更好地适应新时期办好中国特色社会主义大学根本目标的需要。

1 高校后勤档案管理的重要性

高校后勤档案既是高校档案的重要组成部分，又是后勤一项重要的基础管理工作。随着高校现代化、信息化建设进程的加快推进，后勤档案管理需要向信息、科技一体化管理机制转型升级，档案资源成为科技创新的重要动力源，档案管理潜能深度挖掘，重要性愈加凸显。

（1）高校后勤档案是后勤管理、服务、基础设施建设及后勤活动的直接记录和信息资料来源。后勤档案管理，既是学校的基础管理工作之一，又是学校教学科研及师生正常学习生活的保证，也是对高校综合管理水平的直接反映。

（2）信息时代对档案管理提出了“档案信息化”“数字档案”等新要求。运用档案管理软件系统，把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，实现检索快捷方便，不仅可以提高经济效益，而且还可以大大提高办公效率，是智慧高校建设的需要。

（3）教学评估、申博、更名需要大量的档案材料来支撑，为高校教学科研顺利进行起到积极的辅助作用。

2 后勤档案管理的现状

高校后勤档案管理功能重要，内容复杂，理应得到重视和强有力的发展，但是大部分依然停留在传统的管理模式，存在以下方面的现状：

（1）对高校档案管理不够重视。管理层对高校档案管理的功能和地位认识不完整，往往认为档案管理是后勤部门的事情，导致高校档案管理工作往往处于学校发展的边缘化位置。同时，从事高校档案管理工作的人员在观念上保存着很多传统观念，对信息化时代创新档案管理的认识不到位。对档案管理的相关规定，档案法制意识认识不到位，直接影响了高校档案管理的现代转型。

（2）后勤档案的存放仍然停留在过去传统保存方式。档案管理投入力度不大，导致软件硬件设施建设落后，管理人员对现代技术技能掌握与运用能力低，材料保存和利用低。目前要求存档的后勤档案材料主要是存放纸质材料，没有要求对已经完成的后勤项目、科技文件等递交电子档案，存放的电子档案相对数量少。

（3）后勤项目档案材料缺失和质量问题突出。因学校作为科学科研单位，对后勤项目的管理不够精细，绝大部分完成后勤项目没有归档，即使是代表学校实力的重点、重大后勤项目，后勤档案材料严重缺失；在归档的后勤档案材料中，也出现材料收集不完整，残缺不全的状况。

3 创新档案管理的举措

高校是进入信息时代的前沿阵地，后勤档案管理工作的创新势在必然。结合高校档案管理的多重功能，创新思路，加大高校档案管理信息化改革与发展力度，积极探索档案管理在观念上、机制上、功能上的创新，服务于高校发展和学校人才的培养。

3.1 观念创新，提高档案管理现代化水平

树立后勤档案是高校重要资产、独有的信息和知识的观念。从观念和认识上，强化学校领导层、全校教师以及档案管理人员对后勤档案管理的地位和功能的认知和重视。从教学、科研、学校发展、学生管理、档案管理本身等方面，宣传加强高校后勤档案管理重要性，引起学校领导层面对高校档案管理信息化建设的重视。同时，引导高校档案管理从业人员务必要主动抛弃传统的教育手段和观念，积极吸收、学习和使用信息化的管理理念和技术，提高自身档案管理的现代化水平。

3.2 体制创新，使档案管理适应科技发展的需要

（1）从制度和机构上，加大对高校后勤档案管理管理的支撑。建立专门的高校档案管理管理的统筹机构，促使校内各大部门之间的信息整合与共享，建立起长期、持久的协作共享共赢与协同创新的发展机制。

（2）建立科学的管理制度，理顺后勤档案的归档程序。督促适合高校实际情况的《后勤档案管理实施办法》的制定和有效实施，使档案管理做到有制度可循。

（3）加大信息化管理投入。改善学校档案管理信息化发展所需的软件设备，包括提高互联网的建设、管理软件的提升、电脑系统本身的更换。学校在人员、经费、库房、设备各方面给予保证，完善综合档案室的基本设施，配齐各种档案设施设备，改善工作条件。

（4）建立合理的归档程序，适当实行课题组立卷归档，并从行政上给予大力支持。学校在相应的《科技奖励实施办法》中更加突出表明：对于完成的后勤项目、申请的专利、成果奖项等，严格把关，凡在后勤过程中产生的技术和成果材料必须立卷递交归档，否则不予奖励。

3.3 管理创新，全面提升档案管理水平

（1）当前高校管理已经率先进入信息时代，切实做好档案信息资源的开发利用工作。学校综合档案室要依托软件系统，建立现代化的档案管理程序，提升“科技管档”水平。在确保科技机密和档案安全的情况下，实行网上档案信息资源共享、网上提交必要的电子档案，网上查阅相关文件或资料，同时充分利用已有设备和资源，充分利用校务信息网，提高工作效率。

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（二）高校财务档案管理信息化基础设施的完善

在信息化背景下，高校财务档案管理要实现信息化建设，就有必要对与财务档案管理信息化建设相关的基础设施做出完善，这些设施包括数据存储器、服务器、数据库管理系统、操作系统、安全系统、交换机、路由器等。只有在财务档案管理信息化建设的过程中具有一些具备较强信息处理能力、较大存储功能的存储器与服务器、配备必要的路由器与交换机、使用具有较高安全性特点的操作系统、搭建能够覆盖高校的信息网络系统，才能够让财务档案管理信息化建设工作具备硬件平台。同时，高校要重视完善安全管理系统以及数据库系统等软件平台，其中包括财务档案数据处理软件、数据存储系统、数据库管理与操作程序、计算机以及数据库监控程序、电子档案管理程序等。在硬件平台以及软件平台的搭建中，高校要重视实现财务档案管理信息化建设中软硬件的匹配，同时要以高校财务档案管理工作需求为依据来对软硬件做出不断调整以适应高校财务档案管理信息化工作的开展，这是推动财务档案管理信息化工作有序开展的基本保障。

（三）高校财务档案数据的数字化与网络化

高校财务档案信息数据要实现数字化，必须要求档案信息能够完整准确，并且在收集与归档过程中做到及时与规范。在对高校财务档案信息数据开展数字化处理的过程中，首先要对电子档案进行归类整理；其次需要对具有利用价值的纸质档案开展数字化转换。在此阶段，需要通过提高数字化转换工作质量来实现档案信息资料的规范化与标准化，在做好财务档案信息数据编研工作的基础上为档案管理工作的信息化打下良好基础。在高校财务档案管理信息化建设过程中，财务档案信息资料的网络化是十分关键的环节，同时也是实现信息数据共享的主要渠道。在此阶段，建设档案信息数据库是实现档案信息资料网络化第一步骤，这要求财务档案管理工作者将电子档案以及做好数字化转换的纸质档案录入档案数据库中，并确保其中信息数据被档案数据库识别与存储。同时有必要对高校档案管理网站做出构建与完善，发挥出档案管理网站在传递档案信息中的重要作用，以便在实现高校网站与高校财务档案管理工作结合的基础上提高高校财务档案信息数据的利用效率。也正因为如此，在高校开发财务档案数据库以及其他管理系统的过程中，需要以高校中各个单位的财务档案信息需求为依据，通过协调高校财务管理部门、职能部门以及档案管理部门来构建一种具有畅通的档案信息收集渠道、协调运转、高效服务且具备合理结构的财务档案管理模式，同时为财务档案信息需求者提供资料下载以及信息检索等服务，并利用现代通讯技术来为财务档案信息的需求者提供咨询服务，从而确保高校财务档案信息在推动高校发展与建设中作用的充分发挥。

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教职工的档案意识淡薄，信息搜集平台逐渐搭建。人事档案工作是人事组织部门的基石性工作，同时也是与全体教职工利益相关的一项工作。严格人事档案管理，善用档案是一项重要工作。不断加大档案管理宣传幅度，不断增强教职工的档案意识，是强化高校档案工作的前提与保障。人事档案部门定期对他们进行有关档案知识的培训，把档案工作与教职工前途发展紧密联系在一起，以唤起教职工们重视档案工作的意识，让档案工作为高校教育事业发展发挥积极作用。

档案材料收集力度小，档案的及时性与完整性难以保证。人事档案材料收集是人事档案管理工作的基石。随着我国高校人事制度的改革，高校对教职工需要分类入档的材料不断增加，为人事档案材料的收集整理带来发展性要求。因此，建立档案管理人材料时首先应保证外部收集与内部收集相结合，外部单位调入档案时，需要认真清查、核实，发现有缺漏材料，及时追补和持续动态完善资料。其次，档案收集工作应转变被动为主动。需要档案管理人员、人事人员主动出击，构建人事档案材料收集系统，保证材料齐全完整。

档案信息化支撑体系建设不够健全。高校档案管理技术相对滞后，学校需要有计划、分步骤地逐步加大资源投入，完善基础设施，加强档案管理的技术设备与信息平台。首先，档案信息化建设要建立高校人事档案信息通用数据库，彻底实现人事信息档案数字化。其次，要建立并逐渐完善高校人事档案数据库管理系统。三是独立建设高校人事档案信息网站，建立以人事档案信息通用数据库为中心，充分形成用户与人事档案管理者间的良好互动[1]。

2、高校档案管理创新途径

2.1 持续强化档案综合管理职能。综合管理是档案部门的基本职责之一，对高校各种档案及档案信息实行集中管理；对所属信息档案工作进行监督与规范指导；对高校的档案工作实行统一领导、统一管理。强化职能管理的方式可以采取灵活多样的措施，对不同特点、不同载体的档案，可以采取不同的管理方式。同时加快实施高校数字化档案馆工程建设，争取建成档案局域网、贯通校园网、互联网，高校档案信息数据库等三网一库档案管理系统，逐步实现高校档案信息资源的远程在线查询[2]。

2.2 持续强化档案管理工作的服务职能。档案管理工作自身性质决定其是一项条件性与服务性工作。提供档案信息资源，为培养高级教育教学人才、发展高新科学技术研究型人才、培训高级专业性管理人才，为学校各项管理工作服务是档案管理工作的宗旨。当前，随着高校的发展，应进一步强化大众服务意识，不断拓展档案管理工作服务领域，加大高校档案开放力度，持续加快推进高校档案服务社会化。强化服务职能可以采取多种形式的服务手段，最大限度的发挥档案材料与信息资源的利用。

2.3 持续强化档案管理工作的监督职能。档案管理法及档案法令法规赋予档案管理部门的监督权力，是保证档案管理工作走上法治轨道，建立档案工作新秩序的重要举措。高校档案部门应积极参与高校的各项管理活动，以确保档案形成质量认定;在评定职称、晋升工资、提升职务等具体工作中，为有关职能部门提供准确、可信度高的晋升职级职称、上报科研成果、保护房地产等权益的档案凭证。高校教职工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照相关规定及时归档存放。高校档案管理部门在履行档案执法监督职责同时，需要坚持监督与优质服务相结合，使广大教职工能在现代科学管理的高度，认识并理解收集归档的意义与责任。同时应依法制订并采取切实可行的控制措施，从组织上、制度上、管理细节上强化监督职能[3]。

2.4 持续强化档案管理工作的指导职能。高校档案业务指导是档案工作的重要组成部分，是一项思想性、专业性、实践性较强的综合性管理工作。持续强化档案工作指导职能一方面需要依法指导，另一方面对职能部门的档案管理工作要做好业务咨询指导和专业培训与服务。坚持强化搜集、简化整理、细化检查、深化利用的管理业务工作方针，简便、高效、科学地开展档案管理工作的业务指导。坚持贯彻部门建章立制，规范执行文件材料的形成、流转、累积、立卷、归档流程是保证归档材料齐全和完整性，提高卷宗质量的关键环节。高校档案管理工作应加强对电子文件归档管理的业务指导。指导方式需要形式多样，直接指导与间接指导相结合，重点指导和普及指导相结合，集体培训与个别指导相结合[4]。

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1.强化意识,健全机构

既要充分认识高校档案的价值、地位、作用和意义,还要充分认识高校档案现代化建设的重要性。如果对档案信息服务及档案工作的重要性认识不充分,就会影响档案信息服务工作的深入开展。档案现代化建设的好坏是衡量高校现代化水平高低的标尺,搞好档案现代化建设,能促进高校的全面发展。在提高认识的基础上,要切实转变观念,强化档案意识,要以科学发展观指导高校档案现代化建设。加强档案意识,增强服务意识,使档案工作与时俱进。认真执行档案法,强化法制教育,增强法制观念,把档案法制建设纳入普法宣传计划。在国家的档案法规和本校档案管理制度的贯彻执行过程中,努力做到“三纳入”,即在工作中,做到档案工作纳入学校的规划和计划、纳入学校的各项管理制度、纳入有关人员的职责范围,并给予档案工作以各方面的支持。

2.依法治档,建章立制

法制化是做好档案管理工作的基础,要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本,实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化、档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革,只有坚持与时俱进,才能适应新形势,开创档案管理工作的新局面。因此,日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的要求,档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化,档案管理工作才能发挥应有的作用。

3.加强业务,提高能力

档案管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时,还应要求档案员真正坚持“业务精通,爱档如珍,维护历史,兢兢业业,服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设,一方面积极参加档案业务培训,学习档案专业知识理论,另一方面建立档案工作网络,选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员,运用现代化管理知识和先进技术设备提高管理水平,使学校的档案工作跟上办公自动化步伐,为学校教学、科研和其他工作服务。因此,加强档案人员的业务能力(下转第133页)(上接第132页)培养、提高档案工作者素质,是加速档案科技进步、推动档案事业发展的关键。

4.稳定队伍,改善条件

要采取切实措施,建立一支有较好政治、业务素质的相对稳定的档案干部队伍。专职档案干部属专业人员,与教学、科研、图书管理人员同等对待,按有关规定,认真做好专业技术职务聘任工作。档案干部中的骨干,一般不要轻易调动。档案部门的经费,应列入学校预算,统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备,从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备,以便于开展工作。档案馆(室)的库房建设,应列入学校基本建设规划,逐步改善工作条件,维护档案的完整与安全。

5.注重收集,科学管理

学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据,搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础,也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集整理,一方面,要根据事业单位档案管理的要求,抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档,定期对文件材料进行清理检查,确保材料齐全;另一方面,要强化文书管理,抓好学校活动所形成的文件材料的收集,使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料,档案人员应及时查询,保证这类文件材料的按时归档。档案人员在复印文件材料时,对有价值且需要归档的文件材料应当留下原件,以备日后归档。同时,要按照档案管理的要求,在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下工夫,做好档案的编目、检索、编研工作,建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,及时、系统、完整地提供档案利用工作的需要。

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二、高校人事档案管理现状

第一，部分工作人员对档案管理工作的认识不到位。当然，造成这样一种局面并非管理人员的责任，而是整个单位部门的观念意识。长期以来，在许多高校中，档案管理工作并不被重视，大多趋于形式化，所以相关的建设也相当滞后。近几年随着信息化办公的推进建设，趋于时展的内驱力，在硬件投入建设层面相对较好，但软环境的创设和优化依然严重欠缺。通俗点来理解，即现阶段很大一部分高校的人事档案管理工作跟不上人事制度改革的步伐，更跟不上持续变化发展的社会经济环境和市场人才需求。总之，档案管理人员的工作不明确，并且很多单位的档案管理人员都是身兼数职。第二，整体水平偏弱。关于高校人事档案存在的价值及其管理工作的意义，前文中已经简要了解。总的来讲，我国高校人事档案管理主要由人才流动服务中心、就业服务中心以及大学生就业指导中心来管理。严格意义上来讲，这些地方大多不具备专业的软硬件设施，对于人事档案的安全性和保密性是无法完全保障的。第三，信息化、制度化、规范化建设过于缓慢。关于信息化办公建设，随着技术的进步和科技的发展，计算机网络早已成为档案管理领域的主要形式。但是，由于人事档案的相对特殊性，所以在该领域的应用和推广相对缓慢。再加上经济、人员管理等一些内外原因，使得单位的领导层以及档案管理人员对于信息化环境下的安全性提出的质疑。所以，在绝大部分高校的人事档案工作中仍以手写为主。再者就是制度化、规范化不足。在日常的管理工作中，新制度无法落实、新举措无法到位，使得收集归档工作长时间处于被动、不及时的状态，继而造成材料的真实性和准确性。第四，部分人事档案管理人员缺乏职业素养。正如前文所言，很多人事档案工作者属于兼职的状态，大多没有接受过专业的档案知识培训。具体来看，包括对档案重要性的认知、管档要求、材料收集整理归纳等，对以上基础性的业务操作无法熟练掌握。

三、高校人事档案管理的创新途径

全新的社会发展形势与信息化形式，需要拥有与之匹配的服务机制和运营理念。对此，笔者建议可从以下几方面紧抓推进。首先，以人为本的工作理念。人才始终都是一切工作得以正常运转、平稳过渡的关键点，也是一切创新和发展的基准点。故此，建议高校在聘用制度上稍作改动，即转变传统模式下“单位所有”变为“社会所有”。通俗点来理解，就是聘用社会专业服务机构的人员，摒弃单位内部一人身兼数职的局面。无论是从安全性、保密性、真实性等各个角度来看，均很有必要。高校人事档案管理不同于一般的企业文献、单位文献等管理，人事管理以及人事档案的本质就是以人为本，围绕着人的发展来开展单位的生产建设活动。正因如此，将制度人本化操作，建立完善的社会管理机构，才能真正保证管理人才、单位人才进入到正确的发展轨道。其次，优化和调整管理方式。关于高校人事档案管理现存的问题和不足，从中可以了解到，在相关辅助建设层面之所以相对滞后，恰恰源于人事档案自身的特点属性，即严肃性、真实性、保密性。所以，以此为切入，借鉴现代化的管理方式。在具体操作改进过程中，建议建立完善的人才业绩跟踪系统，直接将人事档案管理人员与人事管理的整体绩效挂钩，如此以来，可切实提升档案的实用价值。因为在此情形下，无论是档案管理人员还是单位内部的人事部门，很大程度上均会越来越看重人事档案的记录内容，并由此根据市场经济发展规律以及人才流动规律，将适合的人力资源配置到与之匹配的岗位，最终加速实现高校各部门人力资源的科学配置。再者，加强对档案工作人员的培训。如上所述，一切工作开展的前提均是建立在“人的管理”体系之上。经济社会的迅猛发展，档案管理事业及形式的巨大改变，均是源于社会发展与创新的本质。故此，高校作为服务于社会的公共高校，理应跟随时展步伐，而要想实现人事管理档案的科学高效，就必须要培养一批集理论研究、学术探讨、科技开发、业务熟练、职业操守于一体的管理人才。最后，加快信息化网络化服务平台的建设。正如开篇所言，人事档案信息管理详细记录着单位内部全体工作人员的基础信息，包括各部门、各岗位工作人员的在职经历和表现。对于其中的意义和存在的价值，前文中也较为详细阐释，旨在为各级单位部门组织考察和了解人才提供有效依据。新时期，经济在发展、社会在进步，在人事档案管理和服务层面，理应当紧随时代步伐。一般来说，高校内部的人事档案，无论是对于本单位而言，还是对于整个社会发展而言，核心主体仍是“人”，即人事档案记录下的全体工作人员。故此，从本质上来看，人事档案是作为个人与社会实践的有效介质。在现实中，理论上的确不可或缺，但实际管理中使用率并不完全、完整。不过，近年来高校的人事档案使用率的确不断提升，最大的原因恰恰是社会的发展，从而迫切需要高校同样加快市场化运作和管理。故此，随着现代“企业式”管理制度在高校内部治理和管理工作中的相继确立，所以在用人和考察方面也加快了市场化运作。正因如此，加快人事档案信息管理模式的转变很有必要，即由传统人工管理过渡到集成信息与数字化平台管理。

四、高校人事档案信息管理的数字化与网络化措施

现阶段，高校业务经营活动中，运营模式也发生了较大转变，越来越倾向于市场化，很多高校表现在鲜明的市场经济性。故此，内部管理的人事档案信息也日益增加，涉足到的内容范围也越来越多。然而，长期以来高校档案管理人员不够，很多现代管理体制、信息化服务体系更多趋于形式，最终导致人事档案管理效率停滞不前。反之，借助当前计算机信息技术与云平台等优势，可最大限度予以保障。改善以往纸质记录信息工作状态，节约人事档案信息归档管理的成本费用。现实中，很多高校早已涉足该领域，并且取得了较大的成果。对此，笔者结合工作实际再次提出两大改进方向。明确划分档案管理工作的责任，即责任到位。无论是传统人工还是信息化办公，现实中依然会频繁出现问题。严格讲，先进的管理理念与技术设备，终归是一种服务工具，正所谓“事在人为”，因为人事档案管理的工作主体是工作人员。高校人事档案管理工作流程的转型和优化，本身就是一个漫长的过程和工作任务。对此，建议设立专门的专职管理机构，设置1-3名专职人员，专门负责人事档案信息的收集和获取。在人事档案信息化数字化管理系统的基础上，加快人事档案信息共享服务中心的建构，管理部门与其他智能部门形成联动效应，并配合其他职能部门共同整理档案信息。如此一来，大幅提升了档案信息存档的规范性、时效性，且使用效率也大幅提升。

【参考文献】

[1]杨阳.高校人事档案管理工作的重要性及其措施[J].办公室业务，2018(23).

[2]苏晓丽.高校干部人事档案管理工作中存在问题与改革路径[J].科技资讯，2018(31).

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随着高科技的迅猛发展，我们已进入一个电子化、信息化、网络化、数字化的新时代，以电子信息为核心的高科技突飞猛进并日益深入地影响到人们生活、学习和工作的方方面面。在新的历史时期，高校档案事业作为社会主义文化建设的重要组成部分，务必迅速、有效地提供档案材料，为学校的教学、科研和党政管理等项工作服务，充分发挥学校档案在教育事业中的作用。因此，高校档案管理服务模式的创新已是势在必行。

一、高校档案管理的最终目的决定了服务创新的必然性

档案作为历史的记录、知识的载体之一，汇集着大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的开发利用价值。加强档案信息资源的开发利用，对经济发展和社会建设具有重要的推进作用。高校作为国家科研的重要基地、培养高级专业技术人才的摇篮，在广大教学、科研人员的实践中产生了大量的科研成果，并成为高校档案部门保存的数量最大、最丰富的馆藏档案。这些档案资源只有开发利用起来，才能体现它们应有的价值。

高校档案形成于高校各个时期、各个方面，是反映学校历史面貌和发展变化的真实记录。实践证明，高校档案对于推动教育改革、提高教育教学质量、科学管理学校、开展教学研究、提高工作效率、维护学校权益、展示学校辉煌业绩等具有重要作用。档案工作是办好高校的一项基础性工作，是高校管理不可缺少的环节，也是衡量一所高校管理水平高低的重要标志。这个环节的好坏，直接关系到学校建设的整体风貌。档案工作者的任务就是科学地管理档案，有的放矢地开发档案信息资源，以满足学校各类人员对档案信息的需求。然而，目前传统的档案管理模式在高校仍占主导地位，各高校的档案利用率仍很低，多数珍贵的档案资料处于“养在深闺人未识”的阶段，掩埋在历史的灰尘之下。

高校档案作为一种客观实体，它的作用发挥并不是主动的，而是潜在的，需要通过人的劳动，通过一定的科学的工作方法来管理、开发才能发挥出来。为此，高校档案管理部门必须以新时期高度发展的电子科技为依托，实现档案管理服务模式的创新，从社会需要、学校需要的角度出发，以学校内外的利用者为服务对象，以库藏档案信息为服务内容，以多种服务方式为手段，为档案的开发利用创造一个广阔的空间，实现高校档案信息资源的共享。

二、电子时代的到来为高校档案管理服务模式的创新提供了技术支撑

一是计算机的应用和普及。档案的手工操作速度慢，不能适应人们的要求。当今时代，计算机已深入到社会生活的各个领域，在档案工作中，计算机的介入改变了档案工作完全靠手工操作的历史，大量简单、重复的手工劳动逐渐由计算机取代，大大提高了工作效率。此外，网络技术、复印技术、缩微技术、激光扫描技术也为档案工作的创新提供了强有力的技术支持。

二是新的电子载体（材料）的出现和应用。纸张在一段时间里几乎是档案工作唯一的载体，录音带、录像带只是凤毛麟角。20世纪80年代后，新型载体大量出现，如磁带、磁盘、激光视盘、电子文件以及数码相机拍摄的图像数据等。电子载体的应用使档案管理的手段从纸质走向电子媒介，过去的一些纸质资料被现代的计算机磁盘、光盘等存储介质所替代。充分发挥计算机存储量大、处理速度快、输出形式多样的强大功能，使档案信息服务更完善、更便捷。

三是网络技术的发展和应用。高校的优势在于具有完善的校园网，校园网的产生使档案工作发生了质的变化，一改传统的手工操作为电子文件，变被动工作为主动工作，利用先进的设备、科学的方法和手段，极大地提高了档案信息管理和利用的效率。与传统的档案管理工作相比，电子时代的高校档案工作者不再始终面对档案本身实施一系列管理活动，而是直接运用计算机网络来进行电子档案信息的收集、整理和传输，真正体现“信息数字化、传输网络化、馆藏超时空化、服务有线化”，利用者足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文，既方便又快捷，实现了档案信息的共享三、高校档案管理服务模式创新的对策与措施

服务内容创新，从档案数量要求向质量要求转变。档案管理服务模式创新的内容是多方面的，高校档案工作者不能只是将档案收集起来便万事大吉，而是要充分挖掘自身潜能，通过不断完善、丰富、创新工作内容，推动服务工作向高水平、高层次发展。近年来，随着我国高等教育事业的蓬勃发展，高校的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道。档案工作从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变，已成为一种必然的趋势。档案的价值在于被利用，高校的档案资源就像一座宝库。高校档案工作者要实现服务模式的创新，很重要的一点就是要坚持“以利用为中心”的档案工作指导方针，加大档案编研的工作力度。档案编研是档案管理的重要环节，以服务方式的主动性、提供信息的系统性、编研成果的创造性等优势在经济建设中的很多领域发挥了突出作用。档案编研工作就是充分挖掘和发挥档案资源作用，适时把相关的信息转化成编研成果，直接为高校的中心工作服务，从而使编研成果发挥出最大的社会效益和经济效益。

服务方式创新，由被动服务向主动服务转变。新时期高校档案部门应立足馆藏、面向未来，大胆改革现有的高校档案管理模式，在档案管理的现代化、信息化、服务化、开放性上下大力气，建立管理科学、反应敏捷、运行灵活的管理体制，改变“重保管、轻利用”的做法，将重点放在档案资源的开发利用上，努力实现服务方式的社会化、多元化、优质高效化。档案管理者要强化参与意识，在校领导的重视和支持下，紧紧围绕学校的中心工作，积极参与学校的重大活动，及时了解、掌握学校发展动态，经常深入教学、科研第一线，熟悉教研业务工作的流程和具体内容，了解和掌握教职工对档案信息的利用和需求，有针对性地开展信息服务工作。同时，在档案主管部门的协调下，加强高校档案馆和地方综合档案馆之间的联系与协作，广泛开展联机检索等业务，互通信息，促进交流，改变各自为政的局面，优化档案信息资源配置，联合搞好信息资源开发，实现资源共享。

服务手段创新，由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。服务手段的创新是档案服务工作创新的载体，随着计算机和多媒体网络技术的加速融合发展，数字化档案馆的建设是21世纪档案业务建设的必然发展趋势。因此，必须加快档案信息化建设步伐，把现代科学技术手段运用到高校档案管理工作中去，改变传统的手工操作管理模式，实现现代化管理。档案工作人员要借助现代计算机技术及网络通讯技术，对文字、声音、图像等各种形式的信息统一进行处理、存储，实现同一事物的多种形式表现，从而改变传统的档案信息利用只能着眼于纸张文字材料的单一表现方式，将更加丰富多彩的编研形式呈现给读者。同时，加强档案馆信息网络建设，在因特网上建立档案信息主页，搞好网络化服务，让“死档案”变成“活资源”，为利用者提供丰富鲜活的档案信息；按照信息化标准建成的档案馆，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地获得这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制。这种档案馆信息网络能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理和查询集成在一起，使这些信息得到最大限度的利用，从而改变过去那种信息量少、传播速度慢、覆盖面窄、信息利用局限于资料发放围墙之内的不利状况。

参考文献：

[1]卢慧军.浅谈数字化时代档案信息资源的开发与利用[J].宁波广播电视大学学报,2007,(3).

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中图分类号：G271文献标识码： A

引言

档案管理是一个系统性的工程，在运作的过程中必将需要涉及诸多要素，同时也必将存在一系列的问题。当前我国档案管理中客观地存在着一系列的问题，这些问题都需要我们不断地加以解决与处理。在解决问题的途径与策略上必须要坚持科学、合理、有序的原则，同时国家的主管部门要统筹兼备，强化引导，构建交流平台，从而有效地推动档案管理工作的高效发展。

一、档案管理工作中存在的主要问题

1、档案管理制度缺失。关于建筑工程档案管理的工作，我国政府在2001年的时候就颁布了两部政策性文件，然而，有很多的建筑企业并没有将档案管理工作重视起来，政府所规定的一些利于规范项目建设的措施，很多企业并没有照此实施，通常都是根据自己的想法开展工作的，档案管理工作比较随意，在施工建筑的过程中就容易出现混乱的情况。

2、档案内容质量不合格。在工程项目的建设过程中，经常会因为档案管理中出现的一些常识性错误，从而导致档案内容质量不过关，主要体现在，第一，档案材料的收集不齐全，很多施工项目上一些需要记载的信息和盖章，经常会漏下；第二，档案整理不规范，在日常工作中对档案的不重视，就会出现文件遗失的情况，在后期的工作过程中需要用到的时候，就会用其他的类似文件去代替，用这种方式来逃避文件丢失的过错，使档案内容的质量严重下降。

3、档案管理人才匮乏，专业素质参差不齐。很多的档案管理人员由于自身的专业水平不到位，没有经过专业知识的培训，缺少相关的工作经验，而且有的人还是身兼多职或者是顺带定岗的，甚至有的项目组完全就没有设立档案管理这项工作的负责人，所以严重缺乏对档案管理知识熟练的专业人才。目前已有的档案管理人员的综合素质大都不一致，且对档案管理工作的认识过于传统，并没有跟上现代管理的节奏，导致工作责任心的缺失，自然工作效率也不高。

4、归档完整率、真实性有待提高。大多数的施工企业没有按照标准的国家规定的程序，对档案的操作程序进行严格的管理和保存，同时还出现一些为了使项目看起来更加完善，很多工作人员采取美化问题的工作方式来编制管理档案，这种做法严重的影响了档案的完整性和真实性，降低了档案本身存在的价值。

二、档案管理的原则

首先，质量控制是指相关的档案管理部门要对成为档案相应的文件在规格、内容设计等方面提出相应的要求、标准，一定要运用科学管理方法，将大量的信息资料予以全面性的系统收集、整理、登记与编制，从而有效地控制档案的质量。

其次，档案管理的真实性控制是指我们在进行管理过程中一定要注重真实性的控制，尤其是构建相关的归档制度和质量检查制度，从而实现档案的有效监督与控制。

最后，全程控制就是指在管理的过程中应将文件的鉴定、整理、归档及档案的各环节中的业务进行统一设计，统一资源的配置，并成立相应的监控小组以实现整体优化的管理目标。

三、如何规范档案管理工作，提高档案管理的效率

1、加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度

档案管理人员的素质包括很多种，有服务意识、管理水平、专业素养等等，档案管理人员要不断加强自身的服务意识，了解档案管理工作的重要性以及产生的作用。不断加强自身的知识素养，学会结合现如今的发展趋势，采用科学合理的管理方法，制定相适应的管理措施，将建筑工程档案管理的工作做的更完善。另外，档案管理人员要时刻关注国家政府以及相关部门制定的政策，将其运用的现实工作中。

2、加强施工管理，强化档案材料编制工作

依照标准的施工档案材料的编制方法，是建筑企业最基础的工作能力。一个施工团队在编制工程项目材料上出现问题，他就不具备承包工程的条件。工程档案的真实性和完整性就在于编制过程中是否专业。施工企业应该要充分明确自己身上肩负的责任，提高档案编制的规范性，对各个环节进行严密的检查和监督，严格依照建筑工程档案管理的真实性和完整性编制，为后期工作的顺利开展打下坚实的基础。

3、实现档案管理的信息化发展

案卷质量的高低将会直接影响到档案工作规范化、标准化的推进。实践证明，案卷在材料的收集过程中能否做到准确、具体及系统性，都将影响我们档案管理工作有效性的提高。随着，互联网信息时代的到来，各行各业都试图利用这种新技术推动自身的发展。档案管理工作也同样如此，未来的档案管理必将是以信息化模式为主体。目前，越来越多的案例已经证明传统意义上的档案管理已经暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整编、管理与查阅上呈现出的工作量大、效率低、费时费力等问题。相反，实施信息化的档案管理之后，我们的工作人员就可以从繁重的工作中脱身，而不在充当打字员与保管员的角色了。

结束语

在进行建筑工作档案管理的时候，需要结合建筑工程档案的真是情况以及管理人员的需要，主动的去整理和归纳一些需要的信息，这些都是需要在档案中完整的呈现的，需要将这些信息整理统计成一份科学完善的报表，提供给管理决策人员作出科学的判断，为项目工作的实施提供有力的保障。

参考文献