档案管理要求范文

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.132

[中图分类号]G275；F272.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）04-0-01

1 知识管理的内容

企业的知识管理指的是通过对企业内部和外部各个信息和资源进行有效地识别、归类和管理，包括对企业和市场信息地收集、加工及应用，并且企业知识管理鼓励知识共享和知识创新，以期让知识带动企业经济增长，提高企业的竞争水平和科技发展能力。企业知识管理的核心内容主要包括以下几个方面：①企业知识是企业重要的战略资源之一，是企业立足市场，投身竞争的核心竞争力，企业只有加强了对企业知识地开发和利用，才能有效避免知识流失的现象，提高企业自身的竞争力；②企业知识实现的主要途径是知识共享，企业实行知识共享可以极大地促进企业知识资源的丰富和拓展，更好地面对大数据时代市场潮流的冲击；③企业运用知识的目的一定是要为客户提供服务的。企业可以把知识管理作为一种经营管理形式，来加强企业自身的创新能力和造血能力。

2 知识管理对企业档案管理的新要求

2.1 知识管理要求企业进一步改进档案管理工作

对于大多数企业和管理者来说，企业要改进档案管理工作最有效的方式就是设计更好的工作流程，来提高消费者的消费体验，以显示企业管理的科学化和红专业化。企业进行档案改革是对传统档案管理思想的一项冲击，为企业提供了一种新的发展方向和发展思路，能让企业更好地整合现有资源，提高企业内部管理和外部管理的质量和水平，进而提升整个企业的知识管理工作水平。关于企业开展知识管理工作的步骤，主要有以下几点：首先，要突破以往知识管理思想的束缚，要摒弃以往对企业知识管理的认知，用新的观点和新的理念来看待企业这一改革活动，更加关注企业发展文件的系统性，重视文件的连续性；其次，要建立一个更加信息化的企业知识管理平台，利用现代信息技术来提高企业信息管理模式的运营效率和运行水平。因此，要加快企业档案一体化工作进程，提高企业档案的信息化水平，把文档的管理活动和要求同时运用信息化的方式进行整合，运用现代科技水平进行信息化的全程管理，提高企业知识的信息化程度和可利用率。

2.2 知识管理要求企业完善档案管理的职能

知识管理对企业运营的影响是多方面的，不仅可以对企业的管理战略和管理模式产生影响，甚至还能改变企业的工作流程和运营方式。如果对知识管理改变企业这一现象进行研究，就会发现在知识管理的要求下，企业档案管理的职能相比以往已发生了巨大地改变，因此，档案管理工作应该不断发展来适应这种改变。在具体的实践中，可以通过以下几个方面进行改造：第一，企业的档案管理模式转变道路要契合企业知识管理的要求，为知识管理服务，传统的企业档案管理是实体保存，这样的保存方式不利于人工查看，当然也影响了企业档案的利用效率，而在知识管理的要求当中，企业档案占据了非常重要的地位，因此，加快企业档案管理信息化系统化是适应知识管理的必要前提之一；第二，档案管理人员要完成角色转变，从以往的实体保管转向现代化管理，即从一个仅仅保证档案完好的保管员转变为拥有专业知识的档案分析员，新的档案分析员要能够保管企业档案里传递出来的信息，必要时候甚至可以提供知识和决策。此外，档案管理人员必须有着过硬的个人能力和专业素养，个人意志要符合企业的发展理念，不断参与到企业的发展和建设工作当中，发挥出知识管理应有的作用。为此档案管理员必须掌握现代管理知识，熟悉企业档案内容和使用方法，掌握举一反三的能力，不断提升自己的专业素质，从单纯的体力输出者转变为企业发展的智力输出者，为企业的发展提供智力和决策支持。

2.3 知识管理要求企业发展新的档案管理技术

当今社会，科技和知识的更新水平越来越快，更新周期也相应缩短。为了适应更加快节奏的技术和资源需求革新，企业档案管理工作也要广泛应用现代化技术来适应现代化的知识管理需求。通过对目前企业信息技术发展现状分析，笔者发现制约我国企业信息技术发展最主要的瓶颈在于投资力度不大、信息化硬件设施不到位等。企业应认识到知识管理的重要性，并且从自我分析中找到企业知识管理工作的缺点和不足，采取措施扫清发展障碍，来促进企业档案管理工作的进一步开展。笔者结合企业信息技术现状，给出以下几点建议：首先，企业应加大研发部门的投入，加强自身研发能力，或者与研发部门进行合作，共同开发企业档案管理技术，企业应根据自身特点来选择不同的道路，比如，自身财力雄厚的企业，应更多地倾向于自主开发档案管理技术；其次，企业应加强对信息资源的开发。随着企业信息化程度不断提高，企业的生产方式、管理方式等逐渐走向科学化和智能化，但是目前很多企业档案的信息化程度不深，做得远远不够，很难适应知识管理对企业档案信息化程度的要求，此时应主要运用现代信息技术，加快企业档案的信息化、系统化和平台化，积极加大档案资源地开发和利用，争取提高企业知识管理的效率和效益。

知识和信息是知识经济时代企业发展的核心和动力，是支撑企业发展的核心。企业档案作为一个企业生产发展最直观地反映和记录，只有受到企业管理者的关注和重视，才能在企业管理等各方面发挥更大的作用。

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二、档案管理模式改革是众望所归

改革开放以来，随着社会文化的发展，档案事业也在不断的发展。档案工作在促进生产力的发展，参与先进文化的建设，为人解惑，对创建和谐社会做了大量工作，排忧解难，大量的纠纷和矛盾，受到人民群众的广泛欢迎，取得了举世瞩目的成就。但是，目前的档案管理模式已经不能跟上社会发展的需求，缺陷越来越突出，已成为档案工作发展的障碍。主要在以下几个方面：一是小而全的管理模式，严重浪费。大多数申请单位规模比较小，文件，档案的形成量少，但麻雀虽小，各单位必须建立档案室，所以需要至少占用1间办公室，造成设备、人员的浪费，二是工作不到位，管理水平低的。从目前的情况看，档案室工作水平取决于单位领导重视档案的意识、档案工作质量。档案工作是一门专业，但绝大多数是兼职的档案管理人员在做，档案专业知识的缺乏，工作队伍不稳定，这些因素导致档案工作水平低。现代管理是档案工作发展的必然趋势，但目前情况对现代化管理有很大的阻力。因此，基本的业务培训和业务指导挤占了档案管理大多数时间，所以他们不能开展工作，提高工作水平。一部分没有价值的档案被划定为入馆的范围，因此，在接收档案时档案馆工作压力非常大。三是现代化管理进程缓慢。档案现代化管理应具备的“身份”和“互换性”，只有水平的基本统一，实现资源共享。分散管理，单位管理水平参差不齐，实现资源共享是非常困难的，需要一个很长的时间。四是文件、档案社会化困难。随着社会的进步，人民群众日益增长的档案意识，自我保护意识不断加强，这将促进档案的利用率，不断增加的需求。档案管理难以达到科学管理的要求。因此，不能满足高质量的快速的服务。档案管理模式改革，它不仅可以减少文件多向输入，能满足使用方便；可以节省人力、物力和财力，而且还可以减少档案工作的压力；可以实现科学鉴定，档案文件的合理分布，并能保证档案质量管理活动，根据实际法律科学跟踪管理。档案管理模式的高效，紧凑的改革，节约原则。松散的“小而全”的机关档案室管理模式，快速转化了密集的、科学、社会、管理模式的规模，从而大大提高了工作质量，建立档案工作更广泛地为社会服务。档案工作的生命力是使用，所以起点和档案工作的立足点必须是档案工作利用。旧的管理模式已经不适应需要。我们应该建立一个新的模式。档案管理模式的变革，以适应在一个关键时期改革和发展的客观要求。它反映了人民的根本利益和共同愿望。

三、经济科技社会发展为档案模式改革创造了条件

随着经济全球化步伐的加快，科学技术日新月异的发展，社会的全面进步，创造对档案管理模式改革的条件。通过各区域网络逐步实现档案信息网络，提供技术，实现资源共享的金融和其它方面支持。档案管理模式改革是一个档案部门的新任务新时代的需求。文件的收集、识别、存储、检索、数字和发挥档案管理的全过程，集约化，现代化水平大大提高，社会服务功能越来越多样化，使档案焕发出生机和活力。二是档案文件已成为全社会关注和重视。多年来，档案披着神秘外衣，普通市民可望不可及，日积月累，成为被遗忘的角落。档案管理模式改革，走到社会。在政府方面，公民了解历史的演变。三是体现以人为本的政府”的执政理念，执政为民”。这种以人为本理念的变化，重新塑造政府形象，让老百姓真正感受到政府的关怀，形成了社会与政府之间的真正互动。随着市场经济的不断完善，中国宪法监督维护公民权利、知情权和其他合法的权利和利益的精神，信息管理将成为政府部门的法律功能。在同一时间。所有的社会领域也将更加广泛的需求信息，他们希望政府规范和开放的信息集中，提供更权威的信息系统。面对这种情况，政府部门了解的信息需求，所有的有效途径，提供更集中的、标准化的、权威的、系统的和有效的信息社会。档案的主要部门作为政府对信息资源管理的客观需要，面临进一步优化馆藏结构，起到“信息中心”的优势，积极促进政府职能的转变。

四、档案管理模式的改革，必须在实践中不断完善

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电子文档与传统文档在载体、使用和保存方式方面存在着诸多不同，给传统档案管理带来了新问题和挑战。如何对电子文档进行科学有效的管理，更好地为企业的经营决策提供服务，是摆在档案管理工作者目前的一个崭新的课题。

一、电子文档的优势

首先是共享性的优势。传统的纸质文档是一种“有形的信息资源”，其利用的人数、时间、地点都受到限制，而且在保存上也存在着巨大风险。而电子文档在虚拟的计算机环境下，成为了“无形的信息资源”，打破了纸质文档“有形”的观念，使同一份文档可以在同一时间、不同地点被多个需求者以多种方式利用。其次是利用多样性的优势。电子文档利用的方式是多样的，利用者可以结合自身所需，利用计算机进行多种形式的信息处理和分析，很大程度上提高电子文档信息的利用效率。由于电子文档的可操作性，利用者的利用空间变得更为广阔了。一般纸质文档是不能对档案内容进行改变的，而电子文档对内容及格式的改动是轻而易举的。有了电子文档可以更方便快速的对文件信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，更好的满足利用者的各种需求。最后电子文档的充分有效利用有利于保护纸质文档的原件。将文档数字化在网络计算机的环境下以数字化信息的形式的提供给文档利用者，因为数字化文档的重复利用是无损耗性的，所以并不存在着重复利用会使电子文件损耗、老化的现像，使文档的原件不会受损，如此一来电子文档的利用很好的保护了文档原件。在日常环境下，电子文档的原件保护性远远优越于其他形式载体的文件。众所周知，纸质文档上的信息会随着利用次数的的增加，导致纸张载体被损耗，字迹也越来越老化，纸质文档的原件就很容易受到损失和破坏；但电子文档却与纸质文档不同，电子文档的复制、打印不会对电子文档的文件内容造成损伤，正常的电子文档利用行为不会对电子文档的寿命产生任何影响，其原件仍保存在电子文档的载体中，也不会受到影响。

二、电子文档管理存在的问题

（一）电子文档与传统文档的保存有很大不同。传统文档只要避开天灾人祸，遵守保管要求，一般情况下就可以实现长期保存。而电子文档则过多地依赖于软硬件设备，如果没有设备，就无法读取，同时，电子文档易被更改、易发生数据丢失、易遭病毒侵害等。这些都极大地影响了电子文档的有效使用和长期保存。

（二）计算机的更新换代对电子文档保存具有重大影响。随着科技进步，计算机系统更新换代后，不少以前的老版本电子文档无法在新的软硬件环境下直接使用，给电子文档的长期有效使用增加了难度。例如：在软件方面，Windows ME、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003计算机操作系统平台中，如要使用DOS操作系统下形成的电子文档，有的须迁移到上述平台，或在上述平台中仿真DOS环境才能正常使用；在硬件方面，日益普及的64位计算机平台中也存在着不同程度的兼容问题。

（三）办公自动化系统与电子文档管理系统不兼容，给电子文档的归档和整理造成困难。采用计算机及网络办公管理的单位，使用的办公自动化系统多是本单位或上级主管部门设计的软件，而单位档案室的档案管理系统，是由档案行政管理部门推广的、符合档案管理标准和规范的标准。二者的设计单位不同、采用的电子文档格式不同，因此电子文档须先转为规定格式后才能归档，也增加了电子文档归档的难度。

三、加强电子文档管理的措施

（一）档案工作者要端正思想。档案工作者要充分认识到电子文档与传统文档同样重要，更要认识到由于电子文档自身的特点和局限性需要档案管理人员付出更多的心血。电子文档的管理要靠技术条件实现，其保管期限不仅取决于其内容，还取决于载体寿命、计算机软硬件的生存周期和电子文档与计算机软硬件的一致性。要统一电子文档的软硬件设施，对电子文档的形成、收集、归档进行全过程管理，并使管理标准化、规范化、制度化。应规定电子文档归档的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、作数据、检测数据等要求。确保电子文档的真实性（内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致）、完整性（内容、结构、背景信息和表明属性的数据，包括格式、编排结构、软硬件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等无缺损）、有效性（可理解、可被利用、信息可识别、存储系统可靠、载体完好和兼容）等。此外还要做好安全防护，保证电子文档的内容和载体安全。

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1.1 社会效益不能充分发挥。机关档案工作是机关工作的组成部分，机关档案室是机关的内部组织机构。相关制度规定机关档案工作的任务中强调机关档案要为机关工作服务，强调机关档案工作要做好保密工作，确保档案和档案机密的安全。这使得机关开展档案工作时仅关注到了机关本身的利用，而忽略了来自社会的利用需求。只强调到了档案的保密，而没有强调档案的开放。虽然在《档案法》相关法规中，说明机关的现行文件在经过同级或上级机关批准后，可以对外提供利用，但因为手续的繁杂和保密观念的根深蒂固，对外提供利用往往不能实现。从机关档案室作为机关的内部机构角度来看，机关档案室必然站在机关立场上，因而对保管的档案信息理所当然采取保密状态，本能地限制甚至排斥对外提供利用。

1.2 提高档案管理水平的自我动力不足。档案管理工作的目的是为本机关和上级机关服务，可以说，机关开发档案工作的动力源于档案工作对机关参考、咨询、决策及保存机构记忆所起的作用。如果机关仅从为自身服务这一动力出发，完成相应的档案管理工作，并不需要进行太大的投入就能做到。很多机关对档案管理工作不积极的原因之一，是机关对档案管理水平没有过高的要求。机关档案工作是我国档案事业有机组成部分，机关档案工作肩负着为国家积累档案史料的任务，就这一点来说，机关档案管理工作属于公共事业管理的范畴。作为我国档案事业的基础，显然，机关档案工作的质量高低影响着整个档案事业管理水平的高低。

1.3 档案在整体工作中的地位不高。机关档案室作为机关的内部组织机构，其经费来源于机关内部资源的分配，而各机关因职权的不同，可支配的财力也有差异。机关档案工作相对前沿的业务工作而言，并不直接与机关的职能、职权相关，是机关幕后的服务工作。机关档案工作需要依靠机关领导的重视才能有效开展，但是，一般说来，领导重视程度欠缺，是机关档案工作长期面临的不争事实。机关档案室作为机关部门机构的附属性，是制约机关档案提供社会利用，制约档案管理水平提高的根本原因。可见，如果不改变机关档案工作对机关的附属性，要开展机关档案提供社会利用，提高管理水平，单依靠制度和监督的完善是难以做到的。

2 信息时代机关档案管理工作面临的新挑战

传统的档案管理，仅能实现单一数据的管理，存取不便，不利于管理与利用，不能适应科技发展的需要，以及方便快捷提供有效的信息。随着时代与科技信息的不断发展，传统的档案管理终将被网络化的档案管理所取代。系统化、网络化的档案管理，一方面可以节省更多的资金与劳动力成本，另一方面可以提高档案信息的利用率，从长远来看，具有不可估量的积极意义。所以，对于每一位管理人员而言，转变观念，树立现代化的档案管理理念，是一项迫切的任务。

2.1 对传统档案管理工作观念的挑战。传统的档案管理“重藏轻用”。信息化社会对知识的评价标准是知识对经济的推动力，档案工作者只有将所掌握的档案知识和资源转化为生产力，才能得到社会的认可。因此，要改变“重藏轻用”的观念，积极主动开发信息资源，使“死档案”变成“活信息”，转变服务观念，大力开发档案信息资源为社会和发展经济服务。

2.2 对传统档案管理手段和方式的挑战。当前，我们大部分的档案工作仍然沿用传统的档案管理手段与方式。虽然有些单位使用了计算机，部分也实现了网络化，但是网络上并没有多少可以传输的档案信息，难以达到传输的高容量和网络化，难以形成新的知识生长点，也难以为社会经济发展服务和供社会共享。档案管理部门要充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。从自身实际出发制定一套完整的档案管理制度;引进先进的档案管理软件，借助先进的档案管理技术，实行电子文件与电子档案一体化管理，逐步建立和完善档案管理机制，促进档案事业的发展。

2.3 对档案工作者自身素质提出的挑战。新时期的档案管理人员要树立档案管理信息化意识，熟练掌握计算机技术和网络信息技术。建立高素质的专业人才队伍，既要组织档案管理人员掌握基本档案管理理论，又要熟练掌握计算机技术，灵活运用档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质。因此，运用档案来传播知识，促进经济发展，使档案中的知识转化为现实的生产力，成为新的经济增长点是档案工作者义不容辞的责任和义务。

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2.人事档案管理力度不足。在现阶段的人事档案管理工作中，还存在许多不足，例如，人事档案管理工作者的专业水平不高，没有足够的专业知识应对人事档案管理中的各项工作，这可能导致档案丢失。另外，部分企业聘用的人事档案管理工作人员往往是兼职人员，没有将大部分的精力投入到这项工作中，在一定程度上限制了人事档案管理工作作用的发挥，也给企业的人动带来一定阻碍。除此之外，一部分人事档案管理工作人员的安全意识不高，不能很好地保护档案，导致档案常常会面临潮湿、火灾的威胁，甚至造成档案丢失。

3.人事档案整理不及时。部分档案管理人员不够认真负责，不能很好地完成本职工作，导致人事档案整理不及时。除此之外，在收集档案时，档案管理工作人员要确保档案的真实性，对存在异议的档案要进行及时调查，保证档案及时归档。另外，及时剔除满是空话套话、应付上级的档案信息。

4.档案被长时间搁置。随着经济竞争不断加剧，人才的竞争也越来越激烈，人才的质量和数量往往会对事业单位的发展造成非常直接的影响。人才的竞争一直都是各个企业的核心工作，想要及时完成人才竞争，就需要一个非常完善的人才关系体系，而人事档案管理工作就能够很好地完成这一点，但在一些事业单位之中，虽然拥有健全的人事档案管理系统，却不能起到应有的作用，往往处于搁置的状态，丧失了原有的意义，白白浪费人力和物力。

二、企业档案管理工作的新要求

1.提升人事档案管理工作人员的积极性。人事档案是企业工作人员信息的载体，是人才信息的主要来源，是企业先贤举能、知人善任的重要依据，对企业及单位的长久发展有重要意义。但是大部分人对人事档案管理工作没有足够的认识。应加强对人事档案管理工作的重视，注重对人事档案管理的资金、人力投入，对档案管理所需的硬件、软件设备设施加以完善，加强管理和宣传工作，动员企业上下积极参与、积极支持人事档案管理工作，提升人事档案信息的效用与质量。

2.建设统一的档案档案管理制度。统一的人事管理制度，从一定程度来说规范了工作的程序，降低了管理工作的主观性及随意性，以一定的程序、工作方法、考核标准对档案管理提出严格要求，提高档案管理工作的质量。此外，为节省企业的物力及人力资源，提升人事管理工作的水平，可以结合人事制度、转岗分流制度、用人制度等，应用统一标准的档案管理制度，以保证人事档案的安全及完整性，对社会查阅、利用人事档案提供一定便利，降低人事档案的管理成本。

3.建设完善信息化、科学化人事档案管理体系。实现人事档案信息化管理，能够有效提高企业人事档案管理工作的效率，对数量多、复杂性高的档案也有较强的处理能力，其效果对企业经济效益的提升非常有帮助。在建设信息化档案管理系统的过程中，要注意管理系统的科学性，结合现阶段的技术手段，实现人事资源档案管理的高效性。档案管理工作人员可以运用相机、扫描仪等高科技工具，将纸质档案转变为动态、形象、直观的人事档案，增强人事档案的可查阅性。

4.建设素质较高的档案管理队伍。档案管理人员的素质对档案管理工作产生直接影响，业务能力、职业水平也是建设高素质管理团队的重要举措。在这种形势下，要积极提高企业档案管理工作人员的专业水平，加强培训，积极投入相关的人力和物力，提升员工质量。与此同时，要认识到高素质档案管理团队对企业的作用，最大程度地提升企业综合效益。

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目前，我国档案管理工作水平虽然步入了全新的阶段，即由原来传统的纸质档案逐渐转变为如今的电子信息化档案，但是在档案管理工作中仍存在者效率低、质量差等问题，究其根本是由于档案管理工作人员对档案管理工作的重视程度不足造成的。档案管理人员对档案管理工作的不重视可以体现在对档案文件和材料的收集不完整、对档案的保存不完善以及对档案的分类不合理等几个方面。第一，提升重视程度。档案管理工作是一项具有多元化、步骤性强的工作，可以粗略划分为档案的采集、分类、保存、调动等几个板块的内容。随着现代化档案管理工作的推进，许多档案管理人员对于档案的采集过分依赖于信息技术来进行，而不再仔细地核对或审查，从而导致部分档案缺失、遗漏或错误采集等。这主要是由于这些档案管理人员对档案管理工作不重视造成的，从而体现为工作态度马虎、管理意识低下等现象。第二，加强程序性。档案管理工作所牵涉的范围较广、工作时间具有不确定性，只有将每个环节都落到实处，才能保证档案管理工作不出纰漏和差错。然而，要保证档案管理工作的有序开展，仅仅提高档案管理工作人员对此项工作的重视程度是远远不够的，有关部门还应该加强对档案管理工作的程序性建设，为档案管理工作提供可靠的保障。在实际档案管理的过程中，应根据各类档案管理工作的性质和流程制定相应的规章制度，对不同类型的档案采取不同的收集方式和管理措施，以提高档案的保存和利用价值，实现档案资源优化。

二、对档案管理工作人员综合能力方面的要求

在新时期下，档案管理工作逐渐实现了现代化和信息化，因此，在对档案管理工作人员的综合能力要求方面也逐渐倾向于向更高、更全面的方向发展，具体可以体现在对档案管理人员学习能力、专业知识和现代化管理技术应用能力以及综合思维分析能力等几个方面。第一，学习能力的要求。就现阶段而言，档案管理工作已经基本上实现现代化管理，从档案材料的收集、登记、归档和调动等方面均可以通过信息技术来完成，这也就要求档案管理者不断适应现代化进程的发展，并不断与时俱进，学习先进的知识和技术。档案管理人员只有拥有较强的学习能力，才能适应现代化档案管理工作的发展，从而在实际工作中发现问题并解决问题，以保证档案管理工作的顺利开展并促进其健康发展。第二，专业知识和现代化管理技术应用能力的要求。现代化背景下对于档案的管理工作需要将收集、整合、管理与信息化技术相互连接起来，因此，档案管理工作人员需要具有扎实的专业知识，并不断培养和提升其自身的现代化技术应用能力，以满足现代化档案管理工作的要求。第三，综合思维分析能力的要求。随着现代化进程在档案管理工作中的不断深入，档案管理人员不能只对现有的档案材料进行采集和管理，还需要具有较为全面的思维及分析能力，对细微的信息进行及时的处理。同时，档案管理者还应从大方面着手，对有内在联系的档案资料进行对比分析，发现其隐藏的微观数据。此外，对于较为复杂的档案材料要及时归档和处理，发现其内部存在的联系与规律，以为今后的调档和使用提供便捷。

三、对档案管理工作人员心理素质方面的要求

通过上文的阐述可以清楚的了解到，档案管理工作的程序性很强，且在实际工作中步骤繁杂、管理人员的能力不易体现，是一种较为枯燥乏味但需要认真对待的工作。因此，从事这一项管理工作的人员，除了具备良好的综合素质和较高的思想政治觉悟之外，还应拥有良好的心理素质。只有拥有良好的心理素质，才能在飞速发展的现代化社会中从事相对于枯燥单一的档案管理工作，并将这份工作处理得井井有条。

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随着网络的不断发展，医院档案管理工作也逐渐与信息化要求接轨，融入信息化技术之后的医院档案管理工作更加规范更加合理，实现了档案信息获取、登入、处理、使用的数字化，这种网络管理模式取代了传统的纸质管理方式，并充分发挥网络优势，达到资源共享的目的，进一步提高了医院档案管理工作的效率。

一、医院档案管理与信息化要求相适应的必要性分析

1、是为了满足社会发展的需求

在这个信息化迅猛发展的时代中，信息化实现程度已经逐渐成为了企业现代化管理水准的考核标准。最近几年，我国对各项工作相关部门的信息化建设也提出了更多的要求，例如在《全国档案信息化建设实施纲要》中指出，应加快全国档案信息化的建设进度。《2006～2020年国家信息化法发展战略》中也提出了应尽快加强医疗卫生领域的信息化建设进程。随着这些纲要和发展策略的不断提出，各地区医院也顺势而行，加快了档案信息化建设的步伐，以此来满足社会发展的需求。

2、是为了满足医院档案自身发展的需求

随着医学领域的快速发展和全面改革，医院所保存的档案数量也呈现急剧增长趋势，且种类繁多、内容丰富，需要花费不少人力物力资源来进行管理，有限的存放场所已经难以满足这种档案增长趋势了，因此必须采取有效的科学管理模式对其进行整顿。融入信息化技术之后的医院档案管理工作，相对于之前传统的纸质管理手段来说，无论是从工作效率还是从管理成本方面来说，都得到了很大的改善。医院档案管理部门不必分配过多的人员来管理，也极大程度地提高了管理工作的质量，除此之外，由于摒弃了之前纸质保管的模式，医院可以腾出更多的储存场所来保管机密文件，有效地防止了由于文件堆积过多而造成的重要档案丢失。

3、为了更好与医院的各项工作相配合

医院各项工作的正常运行离不开一个科学的档案管理系统，特别是进入信息化时代之后，人们的价值观与时间观不断加强，医院所涉及的档案也越来越多，这无疑对医院的档案管理工作提出了更高的要求。传统的纸质保管方式已经不能跟上信息时代的步伐。此时各个医院应构建一个完善的信息化档案管理，为员工提供更便捷的查询途径，同时增加原始档案的使用效率，通过网络来实现档案的资源共享，以此来配合医院内部各项工作的开展。

二、医院档案管理满足信息化要求的对策分析

1、提高档案管理人员的创新意识

虽然档案管理工作仅仅为医院日常业务中的辅助部分，但是却贯穿着整个医院从小到大的工作环节，任何一个部门及任何一个工作环节都与档案管理工作密切相连。在信息化医疗档案管理工作中，其核心内容便是致力于将信息化档案管理打造为现代化医疗服务系统及现代化医疗工作系统的重要工具，并构建一个完善的档案信息管理系统。要想彻底贯彻以上策略，最关键的一步是必须加强工作人员对信息化档案管理工作重要性的认识，增强其现代化管理理念。医院管理层的管理创新意识及全体员工的配合，能够加快医院档案管理满足信息化要求的步。

2、培养现代信息化档案管理人才

现代信息化档案管理系统的构建必须通过相关管理人才来实现。从现阶段医院档案管理工作人员的素质看来，相当一部分人员还是缺乏专业的信息化档案管理技能，仅仅这一点就严重阻碍了信息化档案管理的发展步伐。因此，国家必须加强对档案管理工作人员的技能培训，巩固档案管理工作人员的知识框架，加强他们的信息化技术理念，全面提高档案管理人员的整体素质。除此之外，医院还应向社会招募专业的档案管理人才，特别是对于集档案管理知识和计算机网络知识为一体复合人才，医院应该大量进行储备，以此来适应现代信息化档案管理对人才方面的要求。

3、加大档案管理相关软硬件的建设力度

一个有效的医院档案管理系统离不开配套完善的软件和硬件设施。其中硬件设施主要包括集复印、打印、扫描为一体的打印机、计算机等现代化设备；而软件设施主要包括档案管理系统中的软件及管理文件、数据库、档案查询系统、安全软件等。医院应投入更多的资金资源来筹备档案管理信息化系统所需的软件及硬件。除此之外，医院在对档案管理信息化进行建设的同时，必须与医院的网络建设保持同步状态，有效地实现资源共享，使任何人都能够快速地检索到所需的资料，极大程度地改善了工作效率。

4、以充分的资金来满足档案管理信息化的建设

随着社会信息化发展步伐的加快，各个医院应实时更新相关的档案管理软件。由于医院信息化档案管理是通过信息传播式的方法将医院各项工作环境中的事态及人物进行记录，因此医院可以尝试根据档案的生命周期来决定投资力度，使档案管理信息化的生命周期一直处在最佳状态中。例如可以运用一些软件检测设备来检测硬件和软件的运行情况，并建立一套完善的档案管理体系，这些工作的开展均需要投入一定的资金才能得以实现。

三、结语

医院在建设档案管理信息化时，切不能将信息化与现代化两个部分分开进行。医院可以根据档案使用者的要求来指导档案管理信息化的建设工作。在建设过程中，医院必须提高档案管理人员的创新意识、培养现代信息化档案管理人才、加大档案管理相关软硬件的建设力度、以充分的资金来满足档案管理信息化的建设，只有将以上工作做到位，一定能够建设出一个有效的现代化信息医院档案管理系统。

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随着我国社会主义市场经济的发展，行业之间的竞争日趋激烈，对人才的要求也在不断提高，而人才的流动性大也是市场经济所衍生出的主要问题。针对人才流动的问题必须建立完善的人事档案管理机制，提升对人事档案管理的认识高度，将“与时俱进”的指导思想融入到人事档案管理当中，不断开拓思路解决人事档案工作中所出现的问题，形成一定的人事档案管理的工作流程与模式，用科学的发展观实现人力资源的合理配置。

1.我国现代人事档案管理新的特点

1.1在思想认识层面弱化了档案管理的重要性

计划经济时代，人们的档案观念相对较深，这主要是源于这个时期人事档案在某种程度影响着个人一生的政治命运或经济命脉，人事档案在某种程度上也被披上了神秘的外衣，使人们误以为人事档案只有位高权重的人才能享有，对人事档案存在一种敬畏的心理。但伴随着改革开放的深化，市场经济的发展非常迅猛，公众对人事档案的认识逐渐淡化。由于经济市场中市场成分的多样化，使得人们在从业问题上有了更加的空间，企业与求职者之间形成双向选择，很多人也就逐渐忽视了档案的重要性，对档案的认识不再像传统观念那么神秘，人们自主选择职业，这种自主意识也在市场的竞争中逐渐显现出来。如很多职场“马”跳槽到更好的位置而主动放弃档案，也有很多刚从校门走出的大学生为了得到更好的工作而放弃档案等等。这种对档案认识的弱化，是人们认为人事档案已经不再那么重要，只要拥有高职高薪，档案可有可无；并且也确实有很大一部分人放弃档案，档案库中形成“弃档”、“死档”的现象也比较普遍。这种对档案认识的误区，是对传统人事档案的扭曲认识。

1.2在管理模式层面人事档案管理相对分散

传统的人事档案管理模式是按照管理权限进行划分，逐层对人事档案实行管理的，在调取档案时需要由各单位逐级的向上层主管部门提交申请，进而取得个人的人事档案。但在市场经济的冲击下，国家对很多国有企业和事业单位实行改制转轨，大量厂矿和事业单位的职工买断工龄或下岗分流，终止了与原单位的关系，对这部分人群的档案管理工作成为一个难点，由于数量比较庞大，而且人员流动性较强，因而必须引起有关部门的高度重视。据了解，有很多下岗人员在退休后，因为找不到档案而不能办理退休，三番五次去档案馆寻求帮助，但档案馆只负责档案的归档和保存，对这部分人的档案可谓爱莫能助。针对这种情况，从个人的角度分析，辛苦一辈子终于到了退休的年龄却因为档案缺失而不能退休，在遭受经济损失的同时对心理也会产生很大的负面影响；从社会的角度分析，这种档案管理模式也不利于维护社会的和谐稳定的局面。

1.3在内容信息层面人事档案管理存在缺失

按照有关规定，传统人事档案内容要求基本分为履历、自传、各类鉴定、考核、政审材料、入党（团）材料、奖惩材料、各类审批表（任免、职称、学位、工资、离退休等）等十大类材料。但市场经济体制改革的不断加深，原有档案内容中的个人经历与社会实践不能满足当前人事档案管理的要求，其所涵盖的内容在某种程度上存在缺失，并不能对个人行为进行更为完整的记录，使得人事档案只具有参考价值，并且其内容的参考性也逐渐被弱化。如传统档案主要是考察个人的政治经历，并且重复性较高；而像各类考核、鉴定等反映人性本质的内容相对缺失，如健康档案、业绩档案、诚信档案等都没有在人事档案中得以体现，这也不利于企业寻找和发掘所需要的各方面人才，对优化人力资源配置产生不利影响。

2.新时期人事管理的革新要求

2.1在思想上树立正确的人事档案管理理念

针对人事档案的管理，我们要从思想上给予正确的认识，树立正确的档案管理理念，不但要重视其历史鉴定的作用，更要突出个人实力与能力的展现。这也使得我们必须改变传统模式中过分强化档案作用的观念，但也不能扭曲的理解为人事档案在社会主义市场经济高速发展的今天毫无作用可言。在国家政策法规的限定下，人事档案仍然存在一定的作用，在某些方面的作用还非常重要。如养老保险、职称评定以及离退休等等，如果没有人事档案，在办理过程中会造成很多麻烦，甚至无法办理。因此，我们必须从思想上认识到档案管理的重要性，强化将档案管理在实际生活中的作用。

2.2在模式上实现单位内部管理与社会化委托管理的“双管齐下”

市场经济的发展使得很多工人走出厂矿自谋生路，成为社会单元，对人事档案管理的管理模式采用单位内部管理与社会化委托管理相结合的道路，实现“双管齐下”。即在法律法规的限定范围内，采用有各单位或主管部门进行管理的同时，还可以通过市场化运作通过委托人的方式进行托管，两种方式并举能够更好的加强和完善人事档案管理，对在经济转轨中流入社会的失业下岗职工以及买断工龄的人群，通过市场机制将档案交由人才交流中心进行管理；或将档案直接交由人事档案局进行归档，使公众能够随时调取档案。这种单位内部管理与社会化委托的方式相结合，对组建完整的档案管理构架有积极的促进作用。

2.3在内容上要力求实现档案管理的“与时俱进”

传统人事档案的建立受特定历史时期的影响，在建档过程中存在不实之处，如“此人不宜重用”等不实的内容，使得部分人才在求职中四处碰壁，针对这些档案必须用科学的发展观来对待。我国处在社会主义市场经济的转型期，人才流动性大，竞争更加激烈，使得人力资源配置必须抛弃传统人事档案沿袭下来的弊端。在人才的聘用与引进过程中，需要通过一定时限的“试用期”来对人才实现全面的了解，如果人事档案能够囊括个人更为完整的信息与内容，能够使档案信息更加直观的呈现在用人单位面前，这对人才的聘用与引进有着非常积极的促进作用。

3.小结

若要使人事档案管理上升到新的台阶，就必须抓住有利时机，不断的对人事档案管理工作实施创新。只有打破传统的人事档案管理模式，使人事档案管理更加全面和系统，才能满足当前公众对人事档案管理的需求，以求达到人事档案管理的现代化、科学化和规范化，将人事档案管理的价值充分的发挥出来。（作者单位：平顶山学院）

参考文献：

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随着当前信息技术的不断发展，信息技术已经被广泛的应用在我们的生活中和工作中，在医院的档案管理工作也逐渐的开始应用信息技术。信息技术管理的优势是十分明显的，其能够让医院的管理工作变得更加的快捷高效，是医院管理体制的一次重大变革。

一、医院信息化档案管理的重要性

一方面，医院能够通过高效合理的档案管理收集到具有价值的信息资料，通过对信息资料的深入分析，又能够找到医院在服务能力、医疗能力等方面的问题，这样医院才能制定针对性的措施进行学习和改善。而现代城市的发展促使医院的规模越来越大，需要管理的档案资料也逐年增加。如果只依靠传统的纸质档案管理，既浪费纸张资源和空间资源，也容易因为档案保存不当产生很多严重的后果。而信息化的档案管理系统能够解决这些问题，容纳海量的档案信息，提高医院档案信息的全面性和真实性。这样档案信息才具有更高的利用价值，也能够促进医学技术的不断提高。

另一方面，医院档案管理的信息化能够增强医院与病人之间的联系，为病人和其他同行提供更加多元的信息服务。一般来说，信息化的档案管理可以实现不同医院之间的信息共享和信息传输。这样病人即使在不同医院就诊，医生也能快速找到病人的病历，节省诊疗的时间；而医生专家之间也能够进行更加畅通的学术交流，相互学习借鉴成功的诊疗经验。这对于提高医生总体的医学水平也具有重要的意义。

二、信息化档案管理的特点

与传统的人工档案管理方式相比，信息技术支撑下的医院档案管理有一些新的特点和优势。首先，信息化时代的医院档案管理工作具有较强的时效性。信息技术下的档案资料能够以电子信息的方式保存，工作人员在填写资料和收集Y料的过程中所耗费的时间大大缩短，这就提高了档案管理工作的效率。而医院的档案管理经常涉及到病人的过往病史、个人信息等等，应该在需要的时候以最快的速度调度出来供病情参考，才能为挽救病人节约更多宝贵的时间。

其次，信息化档案管理更加重视对档案的综合运用。由于纸质档案搬运起来部分不便，很多档案都是收集起来放到保管室封闭管理，而没有充分发挥档案资料对于医院建设的积极作用。而信息化的档案管理使得查阅和提取档案的操作更加简单快捷，工作人员只需要进行一些计算机操作，就能迅速的调取需要的档案信息。这样信息就能够被充分的利用起来，为医院的发展决策提供更多可靠的参考，并促进医院服务质量的全面提高。

三、医院信息化管理建设的策略

（一）加强技术建设

医院档案管理工作的信息化离不开先进技术的支持，为此，医院必须不断引进先进的计算机设备和软件技术，从硬件技术上为档案管理的信息化创造良好的环境。这就要求医院相关部门密切关注该领域的最新技术，花费更多的资金和精力去引入先进的信息技术和软件系统。医院应该将传统的纸质信息转化为电子信息，并按照一定的规律编排出比较完整的档案信息管理体系，方便医生和病人随时查询。同时，档案管理的信息化建设还应该以提高综合服务水平为导向，建设档案管理电子系统的信息平台。因为大量繁复的档案编写工作都是由医院内部工作人员进行的，而医生和病人只要能够通过信息平台查询到想要的资料即可。因此，医院必须建设完善的档案信息平台，满足实际的使用需要。

（二）加强人才建设

当然，医院档案管理的信息化必然意味着对专业人才的需求。只有拥有专业的档案管理知识，并熟练掌握电子信息系统操作方法，同时还具备一定医学知识的工作人员才能胜任这一工作。医院引入的大量现金设备和软件系统都需要专门的人员进行管理和操作，档案管理及其信息平台的建设才能正常进行。这就要求医院建立起一支现代化的档案管理队伍，包括建立起健全的人才引进制度和管理制度，以优厚的待遇吸引档案信息化管理的人才。在日常的工作中，也要重视对档案管理工作人员的培训，不断提高其专业技术和思想素质。这样档案管理工作人员才能跟上时代的变化，及时掌握新技术，并且以认真踏实的工作态度对待档案管理工作。

（三）加强制度管理

为了保证医院档案管理工作的信息化、自动化进程，医院还应该通过有效的制度管理提高工作成效。一方面，要加强法律法规的相关宣传，使档案管理工作人员认识到信息化的重要性，并掌握信息化档案系统的管理方法，保证档案信息能够得到恰当的利用。通过法律宣传，能够使各部门明确档案管理的职责所在，同时也了解信息化建设应该遵循的规则。另一方面，也要加强对档案管理信息化的监督，对收集资料、保存资料的过程进行检查，以保证资料数据的正确性和真实性。档案管理信息化过程中的各项操作都应该符合规范，避免违规行为。

四、结束语

综上所述，医院档案管理是医院管理工作中非常重要的一部分，加强医院档案信息化管理已经成为当前医院发展的重要趋势。因此面对医院档案信息化管理建设应当引起高度的重视，采取科学有效的建设策略，让医院档案信息化管理工作得到不断的完善。

参考文献：

[1]唐启科.医院档案管理如何适应医院信息化要求的对策研究[J].中国保健营养，2012，20：4736-4737.

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医院档案是医院管理工作中的原始凭证，是医院进行宣传教育的生动资料，是医院进行科学研究的基础。随着医学模式和医院服务模式的转变，医院档案管理信息化显得尤为重要[1]。伴随着当前现代信息技术的飞速发展，信息化已经在我们日常工作与生活中逐渐普及，并且发挥着越来越重要的作用。对于医院档案管理工作而言，也不例外。在这一形势下，开展医院档案管理的信息化建设就显得尤为重要。开展医院档案信息化建设，是推进医院管理体制改革的重要内容。

1医院档案信息化的内涵

医院档案是医院在日常工作过程中积累下来的文档、图像、声频以及视频等多种资料的总称。而所谓的医院档案信息化，就是将现代信息技术用于医院档案管理工作中去。换而言之，医院档案的信息化就是在医院档案管理过程中充分利用电子计算机技术、网络信息技术等先进科技，对医院的档案资源开展收集、分类、归纳、保存以及管理工作，充分发挥医院档案的社会价值，使其充分发挥为社会医疗卫生事业发展服务的最终目的。

2医院信息化建设给档案管理工作带来的影响

医院信息化建设给档案管理工作带来的影响是非常巨大的，具体说来，主要表现在以下三个方面：

2.1医院信息化建设为医院档案管理工作的发展提供了更为广阔的空间首先，医院信息化建设的开展改变了传统的以纸张为主要载体的档案资料管理模式，开辟了新形式的以电子介质为主要载体的档案信息化管理模式，不仅使医院档案信息管理工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，而且还使医院档案信息管理工作摆脱了固定的工作场所，使档案信息的存储量在有限的空间内实现了最大化，极大地拓展了医院档案管理工作的发展空间。[2]其次，通过档案管理信息化建设，能够使医务人员、后勤人员以及其他信息使用者通过医院内部网络在不同的地点对各种档案信息进行查询、收集以及利用，使医院档案信息的使用空间得到了极大的拓展[3]。

2.2医院信息化建设为医院档案资料的开发利用创造了便利条件医院档案管理的信息化能够方便、快捷的为医务人员、后勤行政人员、科研工作人员等提供其所需的档案资料，极大的节省了查找资料的时间。这样一来，不仅使档案资料的使用效率得到了极大的提升，而且还能够充分调动广大医院工作人员开发利用档案信息的积极性。

2.3医院信息化建设加快了医院档案管理工作的现代化进程就当前社会科技发展的现状来看，在医院档案管理工作过程中引入信息化与数字化已经成为当前医院档案管理工作的必然趋势。电子病历目前已经在医院档案管理的日常工作中得以广泛运用，由此可见，医院信息化建设无疑加快了医院档案管理工作的现代化进程。但是，如何将档案管理融入医院信息化建设的整体工作中一同规划，一同建设却成为当前推进医院档案管理工作现代化进程所面临的重要课题，需要我们在日常工作中进一步探索与研究。

3加强医院档案管理信息化建设的对策措施

在医院档案管理工作过程中，如何加强信息化建设已成为当前业界所面临的重要课题。相关工作者也对此开展了深入的理论研究与实践探索。笔者结合现有的先进经验以及自身的工作实践，认为当前有效推进医院档案信息化工作的开展，可采取以下几方面的对策措施：

3.1加强领导，保障档案信息化工作的顺利开展医院档案管理信息化水平直接取决于医院领导对档案工作的重视程度。档案工作只有取得医院领导足够的重视和支持，才能将医院档案信息化建设纳入医院整体发展规划，从而得到各个科室的真正重视，确保档案信息化工作落到实处。医院档案部门应加强对医院档案信息化建设的指导，积极开展对医院档案信息化建设的研究，适时制定医院电子文件、电子档案管理的标准和实施细则，组织兄弟单位间的及时交流和推广经验。

3.2加大投入，推进实行档案数字化、网络化进程一方面应加大人、财、物的投入，配置信息化管理必要设施、没备，如数码照相机、数码摄像机、音视频数字化采集和转换设备、存储设备等现代化设备，以满足信息化环境下档案资源的采集、管理、利用等基本需求，进一步推进档案数字化工作[4]。

另一方面应尽快实现档案信息网络化管理。必须坚持档案信息化建设和医院信息化建设同步的原则，积极依托医院的网络平台，搭建以档案室为中心的统一的档案网络管理系统，将档案管理系统纳入医院信息化系统中，实现档案管理系统与医院信息系统的无缝连接，实现全院档案资源互补共享，同时也体现出数字化档案管理的时效性。

3.3强化培训，提升档案人员专业水平在档案信息化建设过程中，建立一支专业的档案人员队伍是关键。要实现医院档案信息化管理，医院档案人员不仅要具备档案管理专业知识素养，还必须掌握一定的运用现代信息技术的基本技能。在日常的档案信息管理过程中，要能够应用好档案信息化系统的各项功能，提高档案工作效率，确保档案信息化系统安全、稳定运行[5]。因此，要强化档案人员的学习和培训，不断提升档案人员的知识水平和业务技能，以适应档案信息化建设工作的需要。同时，实现多专业配合、多部门协作，保障档案信息化管理工作的顺利实施。

4结束语

通过上述几个部分的分析与论述，我们可以看到，深入开展当前医院档案管理工作的信息化建设已成为当前亟待解决的重要课题。我们应当充分意识到医院信息化建设给档案管理工作带来的影响，并积极采取有效措施，深入推进医院档案管理信息化建设。只有这样，才能够使医院档案管理工作真正实现服务社会医疗事业的重要作用，才能够进一步实现医疗卫生事业改革的健康发展。

参考文献

[1]苏红艳.现代医院档案管理工作的创新[J].中国病案，2009，10（4）：31-32.

[2]刘皓.医院档案管理中存在的问题与对策[J].中国档案，2007，14（11）：34-35.

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二、医院档案管理工作者应具备的素质

医院档案管理工作越来越重要，对档案工作人员也提出了更多更高的要求，档案工作人员只有不断提高自身综合素质，才能适应医院工作发展的需要。

档案专业工作人员的政治素质。档案专业工作人员必须具备社会上各类专业工作人员所应共同具备的基本政治素质，即坚持四项基本原则，热爱党，热爱社会主义，热爱祖国和人民，坚决执行党和国家的各项法律和各项方针政策，讲道德，守纪律，不为名，不为利，不计较个人利益，有献身精神。由于档案工作具有一定的机密性和较强的政治性，因此，档案专业工作人员尤应具备守口如瓶、严守国家秘密的政治素质。同时，档案工作的服务性特点还特别要求档案专业工作人员应具有良好的为人民服务的精神。

档案专业工作人员的专业素质。档案专业工作人员应该安心本职工作，热爱档案事业，有较强的事业心，懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务工作；能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作。

档案专业工作人员的知识素质。档案工作人员必须具有中等以上文化水平，除了掌握档案学基本知识以外，还要掌握与自己所从事的专业工作相近的其他专业知识。

三、档案管理人员整体素质存在的主要问题

当前，由于受重视程度不高、资金投入不足等诸多因素制约，我国档案管理人员的素质参差不齐，主要问题包括以下几点：

部分档案工作人员的思想道德素质较低，对工作缺乏事业心和责任心。随着改革开放的深入推进和社会主义市场经济建设的不断加快，人们的思想观念和价值取向发生了深刻的变化。部分档案工作者自认为经济收入、物质条件和社会地位与一些行业相差甚远，思想上形成极大反差，道德观念也发生了动摇，导致事业心不强，职业情感淡薄，奉献意识与敬业精神欠缺，不注重提高职业道德修养，业务上不精益求精，缺乏知识更新的主动性与自觉性，严重影响了档案管理水平的持续提升。

部分档案工作人员专业知识匮乏，业务素质不高。近年来，虽然档案管理队伍中本科以上学历人员在不断增多，但真正具有档案专业学历的人员微乎其微，大多都是“半路出家”，要通过自学和一定的工作实践才能对档案专业知识有所了解，不少单位的档案管理人员中，具有中高级专业技术职称的人数所占比例偏低。档案工作人员的素质不高，直接影响了新技术、新方法在档案管理中的使用和推广，极大阻碍了档案事业的持续发展。

管理方法陈旧，缺乏创新意识。由于很多单位对档案管理队伍建设的重视程度较低，很少提供外出交流学习的机会，工作人员的档案管理方法无法得到及时更新，服务效率持续低下。有些单位的档案管理人员老化，思想懈怠、因循守旧、不思进取，甚至不能熟练操作计算机，仍然采用手工检索、人工操作等原始手段，使档案管理的工作创新举步维艰。

四、提高档案管理人员综合素质的途径

加深对提高政治素质的认识。良好的政治素质是档案人员的内在要求。档案工作者必须学习党的路线、方针、政策和科学理论，使业务工作始终保持正确的政治方向，要有高度的组织性、纪律性，遵守规章制度，坚决杜绝失密、泄密现象的发生。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第539期2014年第07期-----转载须注名来源要加强档案管理人员的专业培训，把信息化建设作为档案专业培训和继续教育的重点内容纳入培训课程基础科目；把掌握和应用档案信息技术技能水平作为衡量档案专业水平的一个重要指标纳入各项档案人员考核范畴；着力培养一批精通档案信息技术的管理人才，造就一支政治素质高、档案业务精通的管理队伍。

领导高度重视加大支持力度。随着市场经济不断完善，各项社会事业快速发展，档案管理工作的压力与日俱增，管理难度不断增大。这就要求分管领导进一步加强对档案工作的重视程度，自觉更新档案意识，对新形势下高素质复合型档案人才的迫切需求有一个清醒、深刻的认识，给档案工作以人员、资金以及政策上的大力支持。在人员方面，一是通过专业培训、继续教育等方式提高档案人员的素质；二是通过学生分配、社会招聘等多种渠道积极吸引高层次档案专业人才到档案部门工作，为档案工作补充高素质人才。在政策方面，把档案工作纳入本单位的工作规划，不断建立和完善档案工作的各项规章制度，关心爱护档案人员，切实解决他们的实际困难，改善他们的工作环境和提高其工资待遇。在资金方面，加大投入力度，不断补充完善各项硬件设施。

加强业务培训提高素质和水平。培训内容要因需设计，将培训内容与实际工作相结合。在安排上，除加强专业理论知识学习外，应加大计算机知识的学习，重视网络知识教育，以适应新时期档案工作的需要。档案人员的继续教育水平在很大程度上决定档案工作者的素质，档案工作者的素质又在很大程度上决定着档案事业的总体水平。要树立档案教育是终生教育的观念，广泛开展多种形式的教育培训，如档案基础理论与技能培训、信息技术培训、相关专业知识培训等。通过教育培训，完善档案管理人员的知识结构、培养敏锐的档案意识以及较强的档案技术能力。

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在整个人资管理工作当中，人事档案管理是一项非常基础的工作，因为它可以为人资管理提供必要的信息数据，构建出一个完整的人才数据库，这样企业在进行人资管理的过程当中，能够通过阅读人才数据信息，来对其员工进行分类，同时作出良好的人资管理决策。例如，人事档案管理中会记录每一个企业员工的优点和工作情况，在对这些档案进行阅读的过程当中，人资管理人员可以对人才有更加明确的了解。一旦企业需要进行战略调整和战略部署，需要调用人才支持，可以根据这些报告来进行工作分配决定，以便于保证员工的工作效率和工作效果。而对员工而言，做自己擅长的工作，更有利于发挥自己的优势，不仅能够帮助企业，实现企业的生产目标和发展目标还能够帮助员工，完成自己的个人目标。工作的合理性不断增强，也能够帮助企业留住更多的人才。

1.2优化人资管理工作

人资管理工作当中的人事档案管理，不仅为人资管理工作提供基础的数据信息，更重要的是它能够促进企业中不同部门之间的信息共享。现代化的人事档案管理工作并不是传统的纸质文档的存储，许多企业在人资管理系统当中，都单独开辟了人事档案管理区域。人资管理系统当中的人事档案管理，让各个部门之间的信息不再闭塞，信息的交流能够让各个部门和各个组织之间更加自由和快速地进行人员的调配。

例如，某公司的产品部要举办新品会，而在这一过程当中，产品部门需要合适的人才来进行新品会的策划。因此，产品部门可以在系统上进行策划人才的遴选，然后通过合适的流程来进行策划人员的调配。现代化的人事档案管理工作，能够让企业在发展的过程当中，快速地集中人才，从而支援不同部门的工作，不仅提升了人资管理的工作效率，还有效地促进了企业的统筹发展。

1.3协助企业高层决策

一个企业的发展，离不开企业高层的良好决策，而企业高层在决策的过程当中，必须考虑到企业本身的发展情况，而企业的人才发展情况也是企业高层在决策过程当中所必须考虑到的关键性部分。例如，企业在发展的过程当中，必然需要思考企业需要什么样的人才，企业未来的发展过程中又需要多少人才？而这些内容都需要通过人事档案管理工作来进行配合。除此之外，企业在进行战略决策的过程当中，必须要对企业的人才情况进行一定的考量。例如，某企业决定进行项目合作之时，必然要对项目的数量进行一定的限制，否则超出企业的承受能力，则会导致项目合作失败。此时，企业就需要借助人事档案管理工作来对企业的人才进行评估，以便于衡量出企业在一段时间内的项目合作数量限度。而对于人资管理工作而言，正是因为有了人事档案管理工作，才能够良好地预测出企业所需要的人才，同时对企业现有的人才，进行一定的评估。一旦发现目前企业现有的人才出现问题，还可以进一步进行解决，避免企业出现人才损失。

2人事档案管理的关键点

随着时代的发展以及《中华人民共和国档案法》的正式实施，新时期的人事档案管理工作，也面临着新的机遇和挑战。虽然科技发展的新时期，人事档案管理的工作方式日趋信息化和标准化，但是人事档案管理工作也面临着一些困难。这就需要人事档案管理工作作出一定的改革，把握新时期工作的关键点，才能不断为企业的发展发挥更多的作用。

2.1勇于进行制度创新

对于企业而言，各个部门的工作在新时期，都必须勇于进行制度和方式上的创新，这样才能做到与时俱进，提高管理水平。对于企业的人事档案管理工作而言，在进行的过程当中，必须敢于利用信息科学技术，来对目前的工作进行整理和分析。实际上许多企业的人事档案管理工作并没有专项的制度和准则，这就很容易导致相关的工作人员在工作的过程当中毫无章法。在新时期，企业不断谋求制度上的合规性，因此，人事档案管理工作也应该进行制度上的创新和完善。不仅要对人事档案管理工作的内容进行制度上的要求，还要对相关的工作人员进行一定的要求。例如，工作人员的素质、工作人员工作的方式和方法以及工作的流程，都要具体进行制度上的规定。当然，虽然需要制定相应的制度，但是不能让制度限制了员工的创造力。只有这样才能做到人事档案管理工作真正意义上的制度创新，保证人事档案管理工作，能够对企业的人事档案信息进行深度的开发和挖掘，为企业提供现代化的人事档案管理数据库。

2.2加强与信息技术的结合

时代的发展，让信息科学技术发挥着重要的作用，对于人事档案管理工作而言，加强与信息技术的结合，能够提升其工作效率，还能提高其工作质量。各大企业几乎都已经开始应用人资管理系统，而人资管理系统当中，也一定有人事档案管理模块。但实际上人事档案管理模块，在目前的人资管理系统当中仍然局限在信息的单纯集合，并没有完全实现智能化的分析与管理。这就导致人事档案管理系统只是将线下的人事数据转换成线上的数据库。实际上真正的人事档案管理系统，不应该仅仅是信息的集合，还应该智能化地对企业的人才数据进行分析。这种分析报告应该包括企业人才的稳定情况，以及企业人才的成长情况。而企业的管理者在管理的过程当中，通过对这些数据报告的调取，可以全面地对企业人才情况进行掌握。这样就可以对其员工进行专项化的培训，全面提升企业员工的综合素质，为企业提供更多的优秀人才。除此之外，人事档案管理工作系统还应更加智能化，进而帮助企业对企业的人才需求进行智能化分析，同时为相关的工作人员提供一定的工作建议，这样才能不断提升人事档案管理的智能化程度。

2.3提升相关工作人员的综合素养