建设单位档案管理范文

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2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题

1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。

2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。

3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。

三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想

1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。

2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。

3.开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。

4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。

信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。

摘要：建设单位的档案管理是建设单位管理工作中的重要部分。依靠传统的档案管理办法已经无法适应当今时代的发展。随着信息技术的发展，利用计算机和网络技术管理建设工程档案已经成为提高建设单位档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。虽然目前建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟，但在网络化的过程中依然存在着不少问题。本文通过分析建设单位档案网络化的基础条件以及存在的问题，勾画出建设单位档案网络化建设的架构，并列出建设单位档案网络化的必要条件所需措施。

关键词：建设单位档案管理网络化

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2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题

1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。

2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。

3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想

1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。

2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。

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关键词建筑工程 档案 有效管理 措施

由于建筑工程档案的价值，因而，对工程档案的正确管理和有效利用变得十分重要；但是，在管理建筑工程档案的过程不是一帆风顺的，管理者在对其进行管理的过程中通常会遇到很多问题，例如，员工提交竣工档案材过晚、提交的档案材料不够真实完整、没有先进的制度和方法来管理档案资料，以及档案管理人员业务素质不高等等。对于这些问题，管理者必须采取有效的措施进行改进和提高。本文对在管理建筑工程档案遇到的问题进行了详细探讨及分析，并针对这些问题提出了有效的措施。

一、建筑工程档案管理的必要性

建筑工程档案是在建筑建设活动中形成的建设活动的实际反映和真实记录，对于企业来说，它的依据作用、凭证作用和信息储备作用具有非常重要的意义。这些反映和记录与建筑物实物相符，是建筑物最原始的反映，保存价值很高。建筑工程档案记载着许多建设活动，例如建筑用料的检验、工序工艺、隐蔽工程质量检验以及其地下管线的敷设等等。建筑工程的管理内容主要包括建筑物的建设工期、建筑物的总体造价以及建设工程的质量。由于建筑工程的档案管理是建筑工程项目的不可或缺的一部分，因而，其工程档案管理的好坏，与建筑工程本身质量具有直接联系。建筑工程档案管理不当，在很大程度上导致企业的经济效益降低，由此看来，规范地管理企业建筑工程档案不仅是建筑工程本身的需要，也是档案管理部门应该且必须的工作内容。这就是建筑工程档案管理的必要性。

由于建筑工程的质量是在感受的过程中进行评价的结果。它是对建筑工程进行的包括工程性能、安全以及品质的一种比较综合性的表述。随着社会发展，人们对于建筑的审美观也迅速提升；这种审美观同时体现在建筑质量上，这就要求建筑具有一定的特性。建筑的这些特性从建筑工程质量方面来说，指的是建筑工程本身首先应当满足业主的需要；其次是符合国家法律、法规；然后是建筑必须拥有规范标准的技术；最后是建筑应当专注于文件的设计和满足建筑合同中所包含的条款。这些所有的建筑工程的特性，都是通过建筑工程档案呈现出来的，由于在档案管理过程中的精细化的管理模式和量化分析的采用，才使得在评价建筑工程质量方面有了一套精确的体系。

建筑工程档案对于建筑工程质量的作用总结起来就是：它使我们对于建筑质量的评价从感观化的经验模式上升到以现状图纸和数据为依据的体系化模式。它可以是使我们在评价建筑工程的时候以建筑工程档案为基础，对建筑质量进行量化统计分析，从而对建筑质量进行综合测评。这种方法与以往到工程现场视察相比，其发展可以说是一个质的飞跃。

由此可见，建筑工程档案的有效管理对于建筑工程的实施意义十分重大。

二、建筑工程档案管理中存在的问题

虽然建筑工程档案对于建筑工程项目十分有用，甚至可以说是不可或缺的。但是，建筑工程档案的管理却存在很多问题：

（一）建设工程档案工作滞后。建设工程具有涉及单位复杂、周期长、阶段多和流程多的特点，使得建设工程具有工程周期复杂性和成套性等特点，由于看重经济效益，人们往往更重视工程实体，而轻视档案管理，因此，建设工程文件的收集、整理和归档工作往往不能同步进行、协同发展，再加上施工单位和独立分包单位往往为了经济效益的最大化而赶工期追进度，造成了档案工作的滞后，影响了工程各方面对档案资料的利用，工程项目管理文件和技术文件分散、损毁和遗失的情况下，更是制约了建设工程管理工作和企业的持续发展。

（二）档案材料不完整不真实。建筑工程档案管理中最大的问题就是建筑工程档案不完整、不真实。有的建筑企业单位的工程项目归档率低，通常情况下，他们所负责的很多工程项目在竣工后就找不到工程的档案资料了，有的只能找到工程的主体档案，却没有与其配套的分包工程档案。这些配套的工程档案材料包括建筑的电梯工程、消防工程、燃气工程、园林绿化等等。甚至，有些工程信息出现了较大的偏差或是造假。在工程实施过程中，为了使工程尽早竣工验收，早点拿到工程款取得个人效益的最大化，某些人员会相互勾结，一起隐瞒和造假，甚至出现盖”萝卜章”的现象。

（三）档案管理模式和体制不健全。如今，工程文件的形成和档案的管理已经全部或部分实现了电子化，但在档案的安全备份和保存过程中，由于缺乏延续和统一性，使得工程档案的管理和数据库混乱，各参建单位工作标准不统一，各管理部门缺乏相互沟通，导致归档的工程资料质量不一，格式不同问题，使工程文档在价值挖掘方面的能力被削弱。也就是说，工程档案没有得到的充分和有效的利用。

（四）档案管理人员素质不高。工程档案管理人员的素质不高主要从以下几个方面体现：（1）基层单位、监理单位、总包及分包单位的档案管理人员没有较高的专业素质，他们在档案管理业务方面缺乏专业的知识，在相关的业务方面的技能也十分欠缺。

（2）有些参建单位档案管理人员流动性大，档案管理意识淡薄，主要体现在：一是他们十分轻视档案的价值；、

三、建筑工程档案管理的有效措施

针对建筑工程管理中出现的一系列问题，我们必须采取有效的措施，予以回应：

（一）增强档案意识，在系统内开展档案法律法规及相关规范的学习。正确认识工程档案的重要性，让系统内档案相关人员变被动为主动，与各级领导达成共识，齐抓共管，提高建设工程档案管理水平。

（二）完善管理体制，建立健全相应的档案管理规章制度。要求各参建部门都应设立相应的档案机构，配备具有专业水准的专职档案人员，明确各自的管理职责，建立项目档案管理网络体系，加强联系和业务交流，促进生成文件的规范和归档整理的规范。

（三）加大档案管理人员培训力度，提高档案资料管理技术水平。在建筑业不断发展的今天，建筑档案的管理也有了新的特点。因此，提高管理人员的管理工作的重要性也随之增大。增强管理人员的责任意识和服务意识，使之认清自身工作的意义和重要性势在必行。此外，必须培养专业的管理人员，从而提高档案资料管理的技术水平。

（四）充分利用现代档案管理手段，强化档案材料规范编制工作。科学技术是第一生产力，在科学技术发展如此迅速的今天，在档案的管理方面，我们必须摒弃那些陈腔滥调，采用新型的管理手段；此外，针对档案资料的规范与编制工作，我们必须加以强化，一个整洁规范的数据管理系统与数据库可以使从业者的工作效率大大提高。

四、狠抓关键节点，进行全过程管理，促成管理合力

（一）项目前期，建设单位应该根据档案工作的需要，明确档案工作分管领导和部门，建立档案管理机构，并配备具有专业素质的档案工作人员，健全档案管理规章制度，档案相关人员建立管理网络，畅通沟通和学习交流渠道。

（二）施工阶段，项目开工后，进行档案工作交底，制定档案工作规划，在施工过程中，定期开展档案专业检查和指导。

（三）竣工阶段，在项目竣工验收前3个月内进行档案专项验收，提出审查意见，敦促各参建单位完成整改，在检查确认整改完成后向档案管理机构提请档案移交。

五、结语

我国当前的建筑行业机遇与挑战并存，建筑业的发展空间十分广阔，采用建筑工程档案是我国建筑业的一大提高，是一个质的飞跃。但是，我国的工程档案的管理存在很大的问题，在建筑行业竞争如此激烈的今天绝不是一个好的势头。因而，我国建筑行业管理阶层必须采取有效措施使我国工程档案的管理更加完善。只有这样，我国的建筑行业才能拥有更好的经济效益，同时促进社会和谐。

参考文献：

[1]冯慧玲，张辑哲.档案学概论[M].中国人民大学出版社，2001.

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高速公路项目建设是一项资金投入巨大、参与单位众多、涉及面相当广泛的系统工程。项目档案管理贯穿高速公路项目建设的始终，是该系统工程中重要的一环。

项目档案管理工作本身也是一项包含很多环节的系统工程，它包括建立档案管理体系、内、外业资料收集、分类、归档等许多方面。作为项目建设业主单位，对档案管理工作的各个环节，责无旁贷地负有领导、协调和督促的责任，必须自始至终予以高度重视。

本文结合中江高速公路和江鹤高速公路（二期）这两个项目建设中档案管理工作的几点体会，谈谈项目建设单位应如何做好档案管理工作。

一、加强领导，精心组织，建立高效的档案管理工作体系

档案管理工作必须领导重视，全员参与，尽早建立完善的档案管理体系。

公司领导十分重视档案管理工作，始终把档案管理作为项目建设管理工作的重要组成部分，统筹规划，规范管理。为确保内业资料的质量，项目从筹建开始，公司就指定由分管技术工作的总工程师牵头成立了项目档案管理工作领导小组，统筹、协调整个项目建设期间的档案管理工作。各参建单位的档案管理工作同样实行项目经理分管、专（兼）职档案员负责的管理体制。明确参建各方在档案管理方面的责任，要求各施工单位必须配备足够的人力、物力抓好档案管理工作，监理单位则必须监督档案文件材料的形成质量。只有领导重视，层层落实，才能使项目档案工作取得较好的成绩。

另一方面，我们依靠上级主管部门或行业管理单位，在他们的指导下积极开展工作。就档案管理工作中出现的问题，我们及时向上级单位的档案管理部门反映，他们多次派员深入现场了解情况，并给予及时指导和支持。实践证明，领导的重视和支持是项目档案管理工作最强有力的保证。

二、档案管理工作必须与项目建设同步进行

档案管理工作必须与项目建设同步进行，这是档案管理工作的基本要求。

由于历史的原因，中江高速公路和江鹤高速公路（二期）这两个项目均持续时间较长，这给项目档案管理工作带来了较大的困难。管理单位和人员更换频繁，许多前期产生的资料收集起来相当困难。为此，公司专门抽调人手，花费大量人力、物力去有关单位收集、整理了与这两个项目有关的内、外业资料，较好地保存了早期文件，这给后来的竣工文件编制工作等打下了良好的基础。

此外，中江高速公路和江鹤高速公路（二期）不仅参建单位众多，而且，管理模式不同，建设期限也不同，这给项目档案管理工作也造成了一定的困难。中江高速公路采取施工总承包模式，项目业主对工程建设各方面的控制通过对监理单位和总承包单位的管理来实行。江鹤高速公路（二期）则由业主直接进行施工招标和管理工作，但开工迟于中江高速公路一年多。为此，我们根据项目特点，分别建立了各自的档案管理体系。在中江高速公路项目建设中，我们在档案管理工作中依靠监理单位和总承包单位开展工作，以合同和有关法规为依据，以各项管理制度为手段，加强协调管理。在江鹤高速公路的项目建设中，我们则建立了以项目业主为主的垂直档案管理体系，对档案管理工作的每个环节均予以高度重视，对发现的问题及时处理。由于主观重视，措施得当，基本上保证了这两个项目的档案管理工作与项目建设同步进行。

三、统一标准，规范做法，严格要求，确保档案的内、外在质量

1、加强业务培训，提高档案管理人员素质

为了提高档案管理人员业务素质，公司加强了档案业务培训工作。我司多次邀请省档案局有关领导和专家对项目竣工文件的收集、归档整理及竣工文件编制进行了分阶段性的岗位培训。我们还组织了资料员到兄弟单位参观学习、交流，使全线档案管理人员业务能力不断提高。

2、及时制定标准，规范做法，确保内业资料的质量

项目建设初期，公司就及时下发了《广东省公路建设有限公司高速公路竣工文件编制办法》等上级单位关于建设项目档案管理工作的文件，并结合中江高速公路和江鹤高速公路（二期）的具体情况，规范了文件格式、题名、编号等，明确了各施工单位竣工资料管理的职责和编制要求，健全了本项目内业资料的质量保证体系，为项目档案管理工作的顺利开展奠定了基础。

3、高度重视资料的及时收集工作

项目建设过程中，如果不及时收集各种内、外业资料，将给以后的编制竣工资料工作造成很大困难。为此，各施工单位应在平时及时整理好质检资料，建设各方应设专人负责资料的收集和整理工作。该项工作应做到及时、完整、准确且格式统一，过程当中应加强协调、检查工作。

4、坚持定期检查，发现问题及时整改

为了做好档案管理工作，公司非常重视内业资料的检查和整改。除了坚持月度检查外，还会同总监办、总承包单位不定期进行检查，发现问题及时指出并帮助施工单位整改，把问题消除在萌芽状态。对施工单位提交的竣工资料，我司及时指定技术人员进行审查把关，确保施工文件齐全、规范。

5、配备完善的档案管理设施，实施电子化管理

四、档案管理工作中必须重视的几个环节

1、设计单位必须同步提供电子版设计文件

根据交通部2004年《公路工程竣（交）工验收办法》的归档分类要求，高速公路建设项目的竣工文件划分为类，即：1、可行性研究及前期综合文件；2、设计基础文件、 设计文件；3、财务决算、工程结算文件；4、工程管理文件；5、施工文件；6、监理文件；7、竣工图文件；8、科研文件等。

其中，竣工图的编制是高速公路项目档案管理工作中极其重要的一环，它是项目建设的真实反映，是后来查询、利用者了解项目建设情况的重要工具。竣工图编制工作的总体要求是真实、准确，如实反映设计变更情况，与施工实体必须完全相符；有关变更必须手续齐备，依据充足；图纸质量必须规格统一，图面整洁，字迹线条清晰、耐久，标注位置合理。

在竣工图编制工作开展前，能否从设计单位取得完整的施工图电子版设计文件，就成为做好这项工作的关键。

为此，在项目设计合同洽谈中，项目建设单位须约定由设计单位同步提供完整的全套电子版设计文件，这既方便在日常施工中开展设计变更管理工作，同时，也将为日后的竣工图编制工作打下良好的基础。

2、应在有关施工合同中保证档案资料的及时交付

前已述及，中江高速公路采取施工总承包模式，项目业主不与各施工标段直接签署施工合同，项目业主对工程建设各方面的控制通过对总承包单位和监理单位的管理来实行。总承包单位和部分分包单位之间由于合同纠纷，在一定程度上不仅对工程进度、质量造成了不利影响，也影响了档案管理工作的进展。具体表现为，个别标段由于与总承包单位之间存在合同纠纷，就以内业资料相要挟，拒不上交给业主，影响了整个档案验收工作的及时进行，这是今后值得注意的地方。为此，我们认为，在有关施工合同中，应将内业资料等档案材料是否及时上交给业主单位，与该标段的计量支付工作联系起来。对拒不提交资料者，应果断地暂停其计量支付工作。只有这样从合同条款上保证资料的及时归档、收集，才能使档案管理工作高效、规范、有序地向前推进。