建设单位档案管理范文

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2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题

1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。

2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。

3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。

三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想

1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。

2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。

3.开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。

4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。

信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。

摘要：建设单位的档案管理是建设单位管理工作中的重要部分。依靠传统的档案管理办法已经无法适应当今时代的发展。随着信息技术的发展，利用计算机和网络技术管理建设工程档案已经成为提高建设单位档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。虽然目前建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟，但在网络化的过程中依然存在着不少问题。本文通过分析建设单位档案网络化的基础条件以及存在的问题，勾画出建设单位档案网络化建设的架构，并列出建设单位档案网络化的必要条件所需措施。

关键词：建设单位档案管理网络化

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2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题

1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。

2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。

3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想

1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。

2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。

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关键词建筑工程 档案 有效管理 措施

由于建筑工程档案的价值，因而，对工程档案的正确管理和有效利用变得十分重要；但是，在管理建筑工程档案的过程不是一帆风顺的，管理者在对其进行管理的过程中通常会遇到很多问题，例如，员工提交竣工档案材过晚、提交的档案材料不够真实完整、没有先进的制度和方法来管理档案资料，以及档案管理人员业务素质不高等等。对于这些问题，管理者必须采取有效的措施进行改进和提高。本文对在管理建筑工程档案遇到的问题进行了详细探讨及分析，并针对这些问题提出了有效的措施。

一、建筑工程档案管理的必要性

建筑工程档案是在建筑建设活动中形成的建设活动的实际反映和真实记录，对于企业来说，它的依据作用、凭证作用和信息储备作用具有非常重要的意义。这些反映和记录与建筑物实物相符，是建筑物最原始的反映，保存价值很高。建筑工程档案记载着许多建设活动，例如建筑用料的检验、工序工艺、隐蔽工程质量检验以及其地下管线的敷设等等。建筑工程的管理内容主要包括建筑物的建设工期、建筑物的总体造价以及建设工程的质量。由于建筑工程的档案管理是建筑工程项目的不可或缺的一部分，因而，其工程档案管理的好坏，与建筑工程本身质量具有直接联系。建筑工程档案管理不当，在很大程度上导致企业的经济效益降低，由此看来，规范地管理企业建筑工程档案不仅是建筑工程本身的需要，也是档案管理部门应该且必须的工作内容。这就是建筑工程档案管理的必要性。

由于建筑工程的质量是在感受的过程中进行评价的结果。它是对建筑工程进行的包括工程性能、安全以及品质的一种比较综合性的表述。随着社会发展，人们对于建筑的审美观也迅速提升；这种审美观同时体现在建筑质量上，这就要求建筑具有一定的特性。建筑的这些特性从建筑工程质量方面来说，指的是建筑工程本身首先应当满足业主的需要；其次是符合国家法律、法规；然后是建筑必须拥有规范标准的技术；最后是建筑应当专注于文件的设计和满足建筑合同中所包含的条款。这些所有的建筑工程的特性，都是通过建筑工程档案呈现出来的，由于在档案管理过程中的精细化的管理模式和量化分析的采用，才使得在评价建筑工程质量方面有了一套精确的体系。

建筑工程档案对于建筑工程质量的作用总结起来就是：它使我们对于建筑质量的评价从感观化的经验模式上升到以现状图纸和数据为依据的体系化模式。它可以是使我们在评价建筑工程的时候以建筑工程档案为基础，对建筑质量进行量化统计分析，从而对建筑质量进行综合测评。这种方法与以往到工程现场视察相比，其发展可以说是一个质的飞跃。

由此可见，建筑工程档案的有效管理对于建筑工程的实施意义十分重大。

二、建筑工程档案管理中存在的问题

虽然建筑工程档案对于建筑工程项目十分有用，甚至可以说是不可或缺的。但是，建筑工程档案的管理却存在很多问题：

（一）建设工程档案工作滞后。建设工程具有涉及单位复杂、周期长、阶段多和流程多的特点，使得建设工程具有工程周期复杂性和成套性等特点，由于看重经济效益，人们往往更重视工程实体，而轻视档案管理，因此，建设工程文件的收集、整理和归档工作往往不能同步进行、协同发展，再加上施工单位和独立分包单位往往为了经济效益的最大化而赶工期追进度，造成了档案工作的滞后，影响了工程各方面对档案资料的利用，工程项目管理文件和技术文件分散、损毁和遗失的情况下，更是制约了建设工程管理工作和企业的持续发展。

（二）档案材料不完整不真实。建筑工程档案管理中最大的问题就是建筑工程档案不完整、不真实。有的建筑企业单位的工程项目归档率低，通常情况下，他们所负责的很多工程项目在竣工后就找不到工程的档案资料了，有的只能找到工程的主体档案，却没有与其配套的分包工程档案。这些配套的工程档案材料包括建筑的电梯工程、消防工程、燃气工程、园林绿化等等。甚至，有些工程信息出现了较大的偏差或是造假。在工程实施过程中，为了使工程尽早竣工验收，早点拿到工程款取得个人效益的最大化，某些人员会相互勾结，一起隐瞒和造假，甚至出现盖”萝卜章”的现象。

（三）档案管理模式和体制不健全。如今，工程文件的形成和档案的管理已经全部或部分实现了电子化，但在档案的安全备份和保存过程中，由于缺乏延续和统一性，使得工程档案的管理和数据库混乱，各参建单位工作标准不统一，各管理部门缺乏相互沟通，导致归档的工程资料质量不一，格式不同问题，使工程文档在价值挖掘方面的能力被削弱。也就是说，工程档案没有得到的充分和有效的利用。

（四）档案管理人员素质不高。工程档案管理人员的素质不高主要从以下几个方面体现：（1）基层单位、监理单位、总包及分包单位的档案管理人员没有较高的专业素质，他们在档案管理业务方面缺乏专业的知识，在相关的业务方面的技能也十分欠缺。

（2）有些参建单位档案管理人员流动性大，档案管理意识淡薄，主要体现在：一是他们十分轻视档案的价值；、

三、建筑工程档案管理的有效措施

针对建筑工程管理中出现的一系列问题，我们必须采取有效的措施，予以回应：

（一）增强档案意识，在系统内开展档案法律法规及相关规范的学习。正确认识工程档案的重要性，让系统内档案相关人员变被动为主动，与各级领导达成共识，齐抓共管，提高建设工程档案管理水平。

（二）完善管理体制，建立健全相应的档案管理规章制度。要求各参建部门都应设立相应的档案机构，配备具有专业水准的专职档案人员，明确各自的管理职责，建立项目档案管理网络体系，加强联系和业务交流，促进生成文件的规范和归档整理的规范。

（三）加大档案管理人员培训力度，提高档案资料管理技术水平。在建筑业不断发展的今天，建筑档案的管理也有了新的特点。因此，提高管理人员的管理工作的重要性也随之增大。增强管理人员的责任意识和服务意识，使之认清自身工作的意义和重要性势在必行。此外，必须培养专业的管理人员，从而提高档案资料管理的技术水平。

（四）充分利用现代档案管理手段，强化档案材料规范编制工作。科学技术是第一生产力，在科学技术发展如此迅速的今天，在档案的管理方面，我们必须摒弃那些陈腔滥调，采用新型的管理手段；此外，针对档案资料的规范与编制工作，我们必须加以强化，一个整洁规范的数据管理系统与数据库可以使从业者的工作效率大大提高。

四、狠抓关键节点，进行全过程管理，促成管理合力

（一）项目前期，建设单位应该根据档案工作的需要，明确档案工作分管领导和部门，建立档案管理机构，并配备具有专业素质的档案工作人员，健全档案管理规章制度，档案相关人员建立管理网络，畅通沟通和学习交流渠道。

（二）施工阶段，项目开工后，进行档案工作交底，制定档案工作规划，在施工过程中，定期开展档案专业检查和指导。

（三）竣工阶段，在项目竣工验收前3个月内进行档案专项验收，提出审查意见，敦促各参建单位完成整改，在检查确认整改完成后向档案管理机构提请档案移交。

五、结语

我国当前的建筑行业机遇与挑战并存，建筑业的发展空间十分广阔，采用建筑工程档案是我国建筑业的一大提高，是一个质的飞跃。但是，我国的工程档案的管理存在很大的问题，在建筑行业竞争如此激烈的今天绝不是一个好的势头。因而，我国建筑行业管理阶层必须采取有效措施使我国工程档案的管理更加完善。只有这样，我国的建筑行业才能拥有更好的经济效益，同时促进社会和谐。

参考文献：

[1]冯慧玲，张辑哲.档案学概论[M].中国人民大学出版社，2001.

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高速公路项目建设是一项资金投入巨大、参与单位众多、涉及面相当广泛的系统工程。项目档案管理贯穿高速公路项目建设的始终，是该系统工程中重要的一环。

项目档案管理工作本身也是一项包含很多环节的系统工程，它包括建立档案管理体系、内、外业资料收集、分类、归档等许多方面。作为项目建设业主单位，对档案管理工作的各个环节，责无旁贷地负有领导、协调和督促的责任，必须自始至终予以高度重视。

本文结合中江高速公路和江鹤高速公路（二期）这两个项目建设中档案管理工作的几点体会，谈谈项目建设单位应如何做好档案管理工作。

一、加强领导，精心组织，建立高效的档案管理工作体系

档案管理工作必须领导重视，全员参与，尽早建立完善的档案管理体系。

公司领导十分重视档案管理工作，始终把档案管理作为项目建设管理工作的重要组成部分，统筹规划，规范管理。为确保内业资料的质量，项目从筹建开始，公司就指定由分管技术工作的总工程师牵头成立了项目档案管理工作领导小组，统筹、协调整个项目建设期间的档案管理工作。各参建单位的档案管理工作同样实行项目经理分管、专（兼）职档案员负责的管理体制。明确参建各方在档案管理方面的责任，要求各施工单位必须配备足够的人力、物力抓好档案管理工作，监理单位则必须监督档案文件材料的形成质量。只有领导重视，层层落实，才能使项目档案工作取得较好的成绩。

另一方面，我们依靠上级主管部门或行业管理单位，在他们的指导下积极开展工作。就档案管理工作中出现的问题，我们及时向上级单位的档案管理部门反映，他们多次派员深入现场了解情况，并给予及时指导和支持。实践证明，领导的重视和支持是项目档案管理工作最强有力的保证。

二、档案管理工作必须与项目建设同步进行

档案管理工作必须与项目建设同步进行，这是档案管理工作的基本要求。

由于历史的原因，中江高速公路和江鹤高速公路（二期）这两个项目均持续时间较长，这给项目档案管理工作带来了较大的困难。管理单位和人员更换频繁，许多前期产生的资料收集起来相当困难。为此，公司专门抽调人手，花费大量人力、物力去有关单位收集、整理了与这两个项目有关的内、外业资料，较好地保存了早期文件，这给后来的竣工文件编制工作等打下了良好的基础。

此外，中江高速公路和江鹤高速公路（二期）不仅参建单位众多，而且，管理模式不同，建设期限也不同，这给项目档案管理工作也造成了一定的困难。中江高速公路采取施工总承包模式，项目业主对工程建设各方面的控制通过对监理单位和总承包单位的管理来实行。江鹤高速公路（二期）则由业主直接进行施工招标和管理工作，但开工迟于中江高速公路一年多。为此，我们根据项目特点，分别建立了各自的档案管理体系。在中江高速公路项目建设中，我们在档案管理工作中依靠监理单位和总承包单位开展工作，以合同和有关法规为依据，以各项管理制度为手段，加强协调管理。在江鹤高速公路的项目建设中，我们则建立了以项目业主为主的垂直档案管理体系，对档案管理工作的每个环节均予以高度重视，对发现的问题及时处理。由于主观重视，措施得当，基本上保证了这两个项目的档案管理工作与项目建设同步进行。

三、统一标准，规范做法，严格要求，确保档案的内、外在质量

1、加强业务培训，提高档案管理人员素质

为了提高档案管理人员业务素质，公司加强了档案业务培训工作。我司多次邀请省档案局有关领导和专家对项目竣工文件的收集、归档整理及竣工文件编制进行了分阶段性的岗位培训。我们还组织了资料员到兄弟单位参观学习、交流，使全线档案管理人员业务能力不断提高。

2、及时制定标准，规范做法，确保内业资料的质量

项目建设初期，公司就及时下发了《广东省公路建设有限公司高速公路竣工文件编制办法》等上级单位关于建设项目档案管理工作的文件，并结合中江高速公路和江鹤高速公路（二期）的具体情况，规范了文件格式、题名、编号等，明确了各施工单位竣工资料管理的职责和编制要求，健全了本项目内业资料的质量保证体系，为项目档案管理工作的顺利开展奠定了基础。

3、高度重视资料的及时收集工作

项目建设过程中，如果不及时收集各种内、外业资料，将给以后的编制竣工资料工作造成很大困难。为此，各施工单位应在平时及时整理好质检资料，建设各方应设专人负责资料的收集和整理工作。该项工作应做到及时、完整、准确且格式统一，过程当中应加强协调、检查工作。

4、坚持定期检查，发现问题及时整改

为了做好档案管理工作，公司非常重视内业资料的检查和整改。除了坚持月度检查外，还会同总监办、总承包单位不定期进行检查，发现问题及时指出并帮助施工单位整改，把问题消除在萌芽状态。对施工单位提交的竣工资料，我司及时指定技术人员进行审查把关，确保施工文件齐全、规范。

5、配备完善的档案管理设施，实施电子化管理

四、档案管理工作中必须重视的几个环节

1、设计单位必须同步提供电子版设计文件

根据交通部2004年《公路工程竣（交）工验收办法》的归档分类要求，高速公路建设项目的竣工文件划分为类，即：1、可行性研究及前期综合文件；2、设计基础文件、 设计文件；3、财务决算、工程结算文件；4、工程管理文件；5、施工文件；6、监理文件；7、竣工图文件；8、科研文件等。

其中，竣工图的编制是高速公路项目档案管理工作中极其重要的一环，它是项目建设的真实反映，是后来查询、利用者了解项目建设情况的重要工具。竣工图编制工作的总体要求是真实、准确，如实反映设计变更情况，与施工实体必须完全相符；有关变更必须手续齐备，依据充足；图纸质量必须规格统一，图面整洁，字迹线条清晰、耐久，标注位置合理。

在竣工图编制工作开展前，能否从设计单位取得完整的施工图电子版设计文件，就成为做好这项工作的关键。

为此，在项目设计合同洽谈中，项目建设单位须约定由设计单位同步提供完整的全套电子版设计文件，这既方便在日常施工中开展设计变更管理工作，同时，也将为日后的竣工图编制工作打下良好的基础。

2、应在有关施工合同中保证档案资料的及时交付

前已述及，中江高速公路采取施工总承包模式，项目业主不与各施工标段直接签署施工合同，项目业主对工程建设各方面的控制通过对总承包单位和监理单位的管理来实行。总承包单位和部分分包单位之间由于合同纠纷，在一定程度上不仅对工程进度、质量造成了不利影响，也影响了档案管理工作的进展。具体表现为，个别标段由于与总承包单位之间存在合同纠纷，就以内业资料相要挟，拒不上交给业主，影响了整个档案验收工作的及时进行，这是今后值得注意的地方。为此，我们认为，在有关施工合同中，应将内业资料等档案材料是否及时上交给业主单位，与该标段的计量支付工作联系起来。对拒不提交资料者，应果断地暂停其计量支付工作。只有这样从合同条款上保证资料的及时归档、收集，才能使档案管理工作高效、规范、有序地向前推进。

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随着社会的进步与发展，现代化的科学技术与信息化水平在不断地提高，这也对事业单位档案管理产生了一定的影响。事业单位档案管理信息化建设这已经成为事业单位改革的必由之路。所以，在新的历史时期，事业单位的档案管理工作应该适应社会发展的大趋势，有效地提高计算机信息化的水平，建立事业单位档案信息资源共享系统。在事业单位改革发展的关键时期，加强事业单位档案管理的信息化建设，不仅是社会进步发展的需要，也对事业单位的改革打下了坚实的基础。

一、目前我国事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

事业单位的档案管理的信息化建设主要包括档案管理的科学规划、档案信息化管理平台的有效建设以及档案内容的数字化处理。但是，当前我国很多事业单位档案信息化管理工作中，对档案管理工作不够重视，档案信息的收集不完整，缺乏明显的科学性和整体性，造成信息档案的使用率非常低，再加上有些事业单位档案工作人员的综合能力不高，这些问题都影响了事业单位档案工作的开展。

（1）事业单位档案管理信息化建设平台更新速度慢。当前，我国许多事业单位对员工档案信息都建立了比较完备的信息系统，但是在具体的管理工作当中缺乏对管理工作的重视，从单位领导到档案管理工作人员都对其不重视，这就使得事业单位档案管理信息化系统更新换代的速度非常慢，事业单位的档案信息内容不能进行有效地的更新，严重影响了事业单位人才的优化管理工作。[1]

（2）事业单位档案管理信息化建设平台使用率较低。事业单位进行档案信息化管理的主要目的是通过信息化的档案管理来降低单位的管理成本和工作人员的工作量，提高事业单位的工作效率，提高档案信息资料的有效查询率。[2]但是，当前我国很多事业单位的档案管理信息化建设还遗留着很多问题，档案管理信息化建设平台的使用率还很低，这严重影响了信息化平台有效的发挥其作用。

（3）事业单位档案管理的工作人员综合素质水平较低。在事业单位档案管理的信息化建设中，还有很多档案管理工作人员的专业技能还没有达到信息化的标准，还有一些工作人员的综合素质不能适应事业单位档案管理工作的要求，对计算机技术没有足够的认识，没有较高的知识储备和专业技能，档案管理人员的服务水平也不高。这些问题的出现，在新的历史时期，严重影响了事业单位档案的信息化建设。

二、深化事业单位档案信息化管理的有效措施

（1）提高事业单位档案管理人员的专业素质。事业单位提高档案管理工作的信息化建设水平，就要从根本做起，不断提高档案管理员工的专业素养，这才是促进事业单位档案管理信息化水平的根本措施。首先，想要提高档案管理人员的专业素质，就要加大对管理人员计算机技术的培训，并且不断提高他们的工作能力和综合素质，根据企业单位档案管理的实际情况，培养出适合事业单位档案工作发展的人才。事业单位还要健全对档案管理人员的考评制度，提高工作人员的积极性，以此来培养适合事业单位档案管理信息化建设的高素质人才。

（2）加快档案管理的硬件建设。事业单位为了能够有效地保存档案资料，就必须保护硬件设施性能的稳定，并且保证硬件设施不被外界所破坏。事业单位想要提高档案管理工作所需要的硬件建设水平，就要不断重视档案管理工作所需要的硬件建设，只有这样，才能不断提高事业单位档案工作的管理水平，才能科学有效的保存事业单位的档案资料。[3]我们还要不断引进高水平的科学技术设备，充分发挥高科技电子储存的优势功能，提高电子储存的储存量，只有这样，才能保证事业单位档案工作能够顺利地开展。

（3）完善事业单位档案管理的应用软件的开发工作。事业单位想要不断提高档案管理的信息化水平，提高档案管理工作的效率，就要提高事业单位领导对于档案管理网络系统更新换代的重视程度，将档案网络系统升级换代当作事业单位档案工作发展进步的首要关键，加大对档案管理工作所需要的软件设备的投入，不断完善软件的升级换代工作，做好硬件和软件的配合工作，只有这样，事业单位的档案管理信息化水平才能更上一层楼。只有这样，事业单位的档案管理才能为事业单位的发展服好务。

（4）制定符合事业单位发展的档案管理信息化总体规划。事业单位为了进一步推动档案信息网络建设统筹发展，就要更加注重档案信息化系统的可扩展性，提高档案信息系统的科学性和灵活性，根据事业单位发展的实际情况合理制定档案管理信息化的发展策略。努力打造成一个符合事业单位发展，符合社会经济发展的网络管理模式。只有坚持对档案信息化建设不断投入与更新，这种网络管理模式才能为整个事业单位的发展提供坚强的保障。

（5）建立一个实用的档案信息网站。档案信息网站是事业单位档案管理部门根据自身情况建设的特殊网站，所以事业单位建立一个拥有科学性、完整性的信息化档案网站，是事业单位实现档案管理工作又好又快发展的关键。档案信息网站能以网页的形式给相关工作人员提高信息档案的服务，网上查询、电子档案的整理、下载以及浏览使用等服务功能全部可以在信息网站上实现。这不仅是事业单位档案管理信息化的重要标志，也是实现档案信息化的重要手段。[4]所以，事业单位要不断提高档案信息系统的建设能力，促进档案信息资源的有效共享，只有这样，才能不断满足新时期档案网络化管理的发展趋势，才能促进事业单位档案信息化建设更好地开展工作。同时，事业单位还要坚强对国内外实力雄厚的软、硬件公司的沟通联系，让他们对事业单位量身打造一个适合事业单位发展的档案管理操作系统，提高档案信息的更新换代频率，从而促进事业单位数据信息的有效管理与使用。

三、结束语

事业单位档案管理信息化不仅是社会进步发展的产物，也是网络科学信息技术发展的产物。事业单位档案管理信息化建设在一定程度上也推动了社会进步与科学技术发展，也对事业单位的人才管理机制进行了统筹优化。在新的实力时期，在事业单位档案管理工作中，要不断提高档案管理的信息化水平，结合事业单位的实际情况，探索出一条事业单位档案管理工作发展的新路子，在网络平台建设和计算机技术基础之上，对档案进行科学有效的管理，以此，来促进企业单位档案管理工作的开展。

参考文献：

[1] 全国档案事业发展“十五”计划（摘要）[J].中国档案，2001（02）.

[2] 湘彤.浅谈科研院所企业化管理的档案特色建设[J].浙江建筑，2007（09）.

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【关键词】

事业单位；档案管理；信息化

事业单位档案管理信息化建设是事业单位发展的必然趋势，只有在实行了信息化管理才能使事业单位档案管理工作顺应时展潮流，信息化、网络化技术的应用能够有效的提高事业单位档案管理水平，对于社会经济的发展起到不可忽视的促进作用。

1事业单位档案管理信息化的优势

1.1优化存储环境传统的档案以纸质形式保存，随着时间的推移、环境的变化这些档案很容易受虫蛀、发霉等因素的影响而受到破坏，使档案资料的完整性、安全性受到严重的威胁，不利于长久的保存，而且其存储流程相当繁琐，会造成人力资源的浪费。在实行档案信息化管理后，不仅大大地降低了管理成本档案信息直接由相关人员录入到计算机之中，而且还可以对档案进行备份，大大地提高工件的效率，保证档案的完整性和安全性。

1.2优化查询服务传统档案查询不仅手续复杂，需要通过多个程序的审核而且不能保证档案的安全，不利于档案资料的长期保存。档案管理信息化不仅简化了查询程序，提高了查询速度，而且可以保障原有档案资料不被损坏，不会对档案和档案环境造成任何影响，而且使档案查询不受时间和地点的约束，随时都可以通过网络查询和调用所需要的档案信息，使档案的查询和使用更具优势。

2事业单位档案管理信息化建设中的影响因素

事业单位档案管理信息化建设的内容主要有档案信息化管理平台建设、档案管理科学规划和档案内容的数字化处理。在实际的工作中，还存在很多因素严重阻碍了事业单位档案管理信息化建设的步伐，主要影响因素如下：

2.1事业单位档案管理信息化平台系统的更新不及时目前，我国大多数事业单位都已经建立了员工档案信息系统，但由于领导和工作人员对档案管理信息化工作的重视程度不够，使事业单位档案管理信息化平台系统得不到及时的更新，从而影响了档案管理工作的效率，阻碍了事业单位人才优化管理工作的实施。

2.2事业单位档案管理信息化平台系统的使用率不高事业单位虽然都建立了档案管理信息平台系统，但其利用率并不高，使其并不能充分地发挥自己的优势，并没有起到降低成本、减少员工工作量，提高工作效率、提高档案资料查询效率的作用。

2.3档案管理工作人员的素质有待提高由于事业档案管理部门还存在很多员工其从专业技能水平、信息技术水平等方面都没有达到一定的标准，有些员工甚至缺乏职业道德素养，不仅严重影响了档案服务水平，也影响了事业单位档案管理信息化建设的推进。

3事业单位档案管理信息化的对策

3.1强化信息化管理理念，加大管理队伍建设力度要想加快事业单位档案管理信息化建设的步伐，需要从树立和强化信息化管理理念着手，从根本上强化管理部门领导和员工的信息意识，提高其对档案信息化管理的重视度。另外，为了保证档案管理信息化的顺利实施，还需要有关部门定期组织档案管理工作人员进行学习和培养，不断提高管理人员的计算机技术、相关专业管理技术以及职业素养，不断提高管理队伍的整体素质。事业单位还需要不断完善档案管理工作人员考核制度，可以通过引进有效的激励机制激发员工的工作热情，以不断提高档案资料的利用率和档案管理工作的效率。

3.2加速档案管理硬件建设事业单位档案管理信息系统的建设需要一定的硬件基础，所以需要相关部门给予足够的资金支持，以保证档案信息化建设的顺利实施。引进先进的设备可以提高储存量和系统的运行速度，这样可以保证事业单位档案管理工作的顺利展开，要注意选择性能稳定的设备以保障档案资料的安全性，档案管理信息建设中还要通过不断地扩充档案资料使档案信息得以不断的充实和完善，使其能够为决策部门提供及时、准确、可靠的文字依据。

3.3加强事业单位档案管理信息化中的软件开发除了保证硬件设施达标外，还需要提高事业单位档案管理部门的网络意识，并将档案信息系统的网络升级纳入到档案管理工作之中。有关部门要加大对档案管理信息化的软件投入力度，给予足够的技术和资金支持，并不断完善软件升级换代工作，以保证事业单位档案管理信息化的稳步发展，使其能够提供更优势、快捷的服务。

3.4制定科学、具体的总体规划在建设事业单位档案管理信息系统时要注重其可扩展性，使档案信息系统具有更广阔的发展空间，根据事业单位的实际情况制定科学、合理、具体的档案管理信息总体规划和发展措施，建立一个实用的档案信息网络系统，能够为档案管理人员提供完善的电子档案整理、网络查询、浏览和下载等服务，使其成为符合事业单位发展、社会经济发展的网络管理模式。另外，还要注重对档案信息系统进行不断的更新，只有这样才能为事业单位发展提供更可靠的技术保障。

3.5不断完善档案管理制度科学、规范、合理的档案管理制度为档案管理信息化建设提供有力的依据和保障。事业单位要根据自身档案管理实际情况制定更详细、具体、规范、科学的档案管理规章制度，并将档案管理信息化建设纳入到员工奖励、职称评定之中，并对工作中的失误实行责任追究，这样更能调动员工工作的积极性，以加速档案管理信息化的进程，保证档案管理信息化工作的顺利实施。

事业单位档案管理信息化建设是社会发展的必然趋势，同时它对于社会发展和科技进步也起到不可忽视的促进作用，同时也能够为优化事业单位人才结构提供可靠的依据。要结合事业单位自身的实际情况，制定出切实可行的规划方案，保证对事业单位档案实行科学、合理、规范、有效的管理，以促进事业单位档案管理工作的顺利展开。

参考文献：

[1]杨付彬.人事档案管理利用及信息化建设小议[J].人力资源管理,2011.

[2]张丽鸥.事业单位档案管理信息化建设[J].信息技术,2014.

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一、我国事业单位档案管理信息化建设的任务

我国事业单位档案管理信息化建设的任务有两个：一是事业单位目前存在的档案的目录数据库和部分全文数据库的建设。具体来说，主要是加强对现有档案资源的录入、入库和检验，以及对特殊档案如使用较为频繁、非常重要以及容易遭到破坏的档案进行特殊处理。二是对事业单位电子档案的管理以及对电子文件资源的录入。目前我国大部分事业单位都存在大量的电子文档，要实现档案管理的信息化，就要对这些电子文档进行有效保存。

二、目前我国事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

1.档案管理者对档案管理信息化建设的认识较为肤浅

目前我国部分事业单位的档案管理者因为对档案管理信息化建设工作的认识不够明确，导致在实际的档案管理信息化建设中出现各种问题，妨碍了档案管理工作的正常有序开展。

2.资金短缺导致档案管理信息化建设存在不足

因资金短缺导致的档案管理工作出现问题主要表现在两个方面，一是部分事业单位本身存在资金缺乏现象，因此无法对档案管理信息化建设工作提供良好的硬件及软件环境，致使档案管理信息化建设工作出现问题。二是部分事业单位的领导及管理者对档案管理信息化建设工作不够重视，所投入的资金自然也相应较少，使得档案管理信息化建设工作出现滞后现象。

3.管理软件及管理人员中存在的问题

管理软件欠缺，一方面表现为部分事业单位没有与信息化建设相匹配且操作方法简单、功能齐全的管理软件；另一方面表现为部分事业单位在管理及使用软件方面存在问题。管理人员中存在的问题主要是一些人员的软件操作水平不高，对信息化的了解不够专业，对档案管理的信息化建设工作只停留在最初级的录入、查找等阶段。

三、我国事业单位档案管理信息化建设的有效策略

1.加强对档案管理者的思想意识教育

例如，开展座谈会并提交心得报告，定期举行教育会，购买相关书籍并指导其进行阅读等，使事业单位领导及档案管理人员在思想上对这一工作的价值有清晰而准确的认识，从而对这一工作加以重视，在平时的档案管理工作中做到兢兢业业。

2.加大档案管理信息化建设的资金投入力度

一方面，可在财政预算中适当扩大档案管理信息化建设的资金比例，不断完善档案管理信息化建设所需要的各项设备，为档案管理信息化建设工作提供有力的物质保障；另一方面，可根据自身的实际情况，向国家财政申请专项信息建设资金支持，并将其应用于信息化建设项目中去，不断完善档案管理信息化建设的软件及硬件设备，促进档案管理信息化建设工作的有效进行。

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我国事业单位档案管理信息化建设起步比较晚，档案管理信息化建设的制度并不完善，导致事业单位档案管理工作不能得到有效地开展，事业单位领导不明确档案资源的对于事业单位发展建设的重要作用，档案资源没有得到完整有效的管理，导致档案资料的价值得不到充分的发挥，事业单位的档案管理信息化建设无法顺利的进行。

2、档案管理人员的素质能力不高

档案管理工作是由档案管理人员进行的，要实现档案管理信息化建设就需要进一步促进档案管理人员素质能力的提升，档案管理人员需要具有较高的专业化业务知识和素质，然而在实际的档案管理工作中，档案管理人员的素质能力还有待提高。事业单位也缺少对档案管理人员的教育培训，导致档案管理人员的专业性不强，不能有效地利用信息化技术进行事业单位的档案管理工作，档案资源以及信息的收集管理没有信息技术手段作支持，档案管理的信息化建设无法顺利的进行。此外，档案管理人员还缺乏一定的职业道德与素质，也不利于档案管理信息化建设的实现。

二、事业单位档案管理信息化建设的有效对策

1、正确认识档案管理信息化建设

事业单位要实现档案管理信息化建设就必须正确认识档案管理信息化建设的重要作用，将档案管理信息化建设纳入到日常管理工作中的重要位置上，认识到信息化档案管理对于促进事业单位健康发展的重要意义。认识到档案的保密性，将事业单位的档案室建在一个安全性高、保密性的位置，保证档案的安全。并由专门的工作人员进行档案室的看管，禁止无关人员进行档案室，保证档案管理的质量和效果[2]。

2、完善档案信息化管理制度的建立

事业单位档案管理的信息化建设离不开完善的档案管理制度，因此事业单位应建立完善的档案信息化管理制度，促进档案管理信息化建设的顺利进行，使事业单位档案管理信息化工作的开展有据可依，严格规范档案管理人员的行为，不同事业单位根据自身发展的实际情况，建立符合自身档案管理信息化建设的管理制度，使事业单位的档案管理实现信息化建设。

3、加强档案管理人员的教育培训

档案管理人员的素质能力在一定程度上影响着档案管理效果的实现，事业单位应加强档案管理人员的教育培训工作，促进档案管理人员信息化管理意识的提升，明确档案管理信息化建设的重要意义，强化档案管理人员的计算机技能，档案信息能够得到系统、准确的评价，促进档案管理工作的正常进行，促进档案作用的发挥。档案管理人员也应强化自身的责任意识和职业道德，能够全心全意的、以饱满的热情投入到事业单位的档案管理工作中，促进档案管理信息化建设，为事业单位今后的发展提供科学的依据。

4、加强档案管理硬件建设

档案管理信息化建设离不开档案管理硬件的建设，因此加强档案管理硬件建设是十分必要的，事业单位的档案管理部门应保证计算机、网络、数据库以及数字化存储设备支持，因此要加强硬件设备的投入，保证档案管理信息化建设的顺利进行。事业单位的档案资料数量比较大，也比较复杂，需要有足够大的光盘对档案资料进行储存和管理，因此要选择不容易受到外界破坏的硬件设备，使档案资料得到有效地保管[3]。事业单位的档案主要是纸质形式存在的，要实现档案的有效便利管理，应实现档案资源的信息化转变，利用数字转化对档案资源进行保管，在档案转换中应保证档案资料的连续性，实现完整的档案资料库。在事业单位的档案管理过程中，应积极创新管理方式，实现高效的管理模式，促进档案管理效果以及质量的提升，实现事业单位的良好、快速发展。

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我国的社会经济水平得到了大幅度的提升，事业单位面临着更加深入和全面的改革，在这个阶段，人员的信息管理工作非常重要，对于社会的发展起到了积极的推动作用。在对人才信息进行管理的过程当中，档案是最为主要的来源，可以更加全面地了解人员的基本情况，是选择和引进人才的重要依据。

一、事业单位档案管理的作用

事业单位在最初成立的阶段，档案管理就已经存在了，和事业单位未来的发展有着密切的关系。事业单位未来的运营发展会受到档案管理质量的重要影响，档案管理的质量和事业单位未来的发展两者之间存在着重要的联系。通过提高档案管理的质量，能够进一步提高事业单位的工作效率，为今后的评估工作提供重要的信息依据。档案管理工作会涉及科研工作、党群工作等内容，在事业单位经营的过程当中占据着举足轻重的地位，肩负着事业单位稳定运行的责任。由此可见，做好事业单位档案管理工作，对于事业单位的发展来说是非常重要的[1]。档案管理工作和事业单位是共同发展起来的，两者之间是相互影响相互推动的关系。通过建立更加完善和科学的档案管理制度，能够进一步推动事业单位稳定可持续发展，有效提高事业单位的工作效率，为事业单位的发展奠定良好的制度基础。党群工作以及科学研究工作在整体开展的过程当中，会涉及许多种类的档案信息，档案管理工作需要对这些种类繁多、形式多样的信息数据进行精准的记录以及合理的分类，确保可以为事业单位的未来发展提供更加全面和科学的数据支持。事业单位在开展档案管理工作的过程当中，不仅仅会涉及一些基础性的资料，比如说工作人员的晋级、考察、调动、退休等，还会关乎每一位工作人员的切身利益，并且记录着事业单位在发展过程当中所面临的一些阶段性的问题、作出的重大决策。

二、事业单位档案管理存在的问题

1.态度问题。

站在事业单位的角度来分析问题，档兰台世界LANTAIWORLD案管理工作所涉及的内容是非常繁多的，对于一些细节性的处理要求比较高。档案管理的质量将会直接影响事业单位的决策制定以及工作的整体水平，如果档案管理部门能够有效提高自身的工作质量和工作效率，就会推动其他工作稳步向前发展，方便相关工作人员对各个部门的资料进行快速的查阅。档案在调取以及查阅的过程当中，为了进一步快速准确地找到所需要的资料，需要加大力度对档案资料管理工作进行监管，细化工作细节，划清工作的范围和职责。档案管理工作在整理开展的过程当中，大多数都是因为工作人员对于档案管理工作没有全面的认识，并没有意识到档案工作的重要性，工作人员普遍地都会认为档案管理工作并非是事业单位发展当中占有举足轻重地位的工作[2]。工作人员的效率过低，无法在有限的时间内对具体的档案内容进行有效的整理，经常会存在着缺漏的问题，非常影响档案在后期的查阅以及广泛的应用。

2.体系问题。

事业单位若想得到稳定可持续的发展，就需要加大力度对档案管理工作进行有效的监管，提高档案管理的质量和效率。现阶段，大部分的事业单位在发展的过程当中，并没有设定科学全面的档案管理体系，许多体系的建设存在着漏洞，影响后期工作标准的制定。事业单位的档案管理模式大多数都比较单一，只是以账目记录和文本记录为主，简单地实现数据的保存，这种工作模式是比较保守和落后的，会严重降低档案管理工作效率，并不能够满足事业单位在现阶段发展的需求。大多数的事业单位在开展档案管理的过程当中，都会涉及比较庞大的信息量管理工作，为了进一步提高档案管理工作的便捷性和科学性，需要针对不同的单位发展情况设定不同的档案管理体系。

三、事业单位档案管理质量保障体系的构建对策

1.端正工作态度。

档案管理部门的工作人员应该重视档案管理工作，尽最大努力保证档案管理的质量和效率，自身要树立良好的工作态度，对自身的工作职责进行精准的定位，根据相关的规定来履行工作的具体内容，不断规范工作的流程[3]。上级部门要定期对档案管理部门进行质量监管的考核，一旦发现工作当中存在问题，要及时加以解决，防止出现不可预估的风险。

2.完善工作体系。

事业单位在开展工作的过程当中需要构建符合自身发展特色的档案管理体系，不断地对档案的管理制度进行优化和调整。通过多种渠道以及多种方式，有效地提高维持档案工作的相关资金投入，制定更加严格的档案管理基础建设制度。档案管理工作在整体开展的过程当中，事业单位要设定专项的维护资金，贯彻落实专款专用的原则，对于一些重要的信息进行更加严格的管理，确保档案的收集以及后期的分析工作能够得到正常的开展，除此之外，还要确保虚拟重要信息的科学性和完整性。

3.优化工作方式。

信息技术在快速地向前发展，档案管理工作也面临着新的发展机遇和挑战，纸质的档案管理工作模式存在着许多问题，不能够满足事业单位现阶段的具体发展需求。纸质档案的保存力度有所欠缺，保管期过短，并不能够满足社会的发展需求，也不利于事业单位的快速发展[4]。现阶段，在信息化技术快速发展的大背景之下，通过积极引进信息技术，能够有效提高档案管理工作的效率和质量。通过建设信息化的档案管理体系，灵活应用现代化的信息技术，可以有效推动事业单位档案管理工作的快速发展。

4.强化档案管理的先进职业观念。

为了确保事业单位档案管理工作稳定可持续地发展，需要转变传统的工作管理模式，紧跟时代的步伐，树立求实创新的职业观念，加大力度对相关工作人员进行思想政治方面的教育。档案工作在整体开展的过程当中，需要积极地融入社会主义核心价值观，营造良好的工作氛围，强化对工作人员的行为评价，新增工作态度考核机制，完善奖惩机制，强化工作人员的安全意识，营造更加积极向上的档案管理工作氛围[5]。档案管理工作需要积极引进新思想和新观念，转变传统的发展理念，从根本上提高档案管理工作的质量和效率。5.提高单位领导对档案管理工作的重视。事业单位的档案管理工作在整体开展的过程当中，要强化管理人员对于档案工作的责任意识，提高主要领导对于档案工作的重视程度。主管部门在设置绩效考核指标的过程当中，要将档案管理工作列入进去，除此之外，还要针对档案管理工作设定更加完善的工作计划以及未来的工作计划。事业单位的主要领导要严密关注档案管理工作的具体进程，定期向该部门的工作人员了解情况.除此之外，主要领导还需要向档案管理工作人员进行法律法规以及相关条例的讲解，定期开展日常监督和巡查工作。

6.提升档案管理队伍的整体素质。

在长期发展的过程当中，许多工作人员都认为档案管理工作是一项无关紧要的工作，也是一项无需具备扎实的专业知识和工作技能的岗位，事业单位的主要领导也是这样认为，故此，在招聘的过程当中会具有一定的随意性。随着信息化时代的来临，档案管理工作的难度越来越大，事业单位越来越需要知识型的人才，以便于更好地开展档案管理工作，满足事业单位在发展的具体需求。为了进一步提高工作人员的实践操作能力，事业单位在培养相关专业人才的过程当中，一定要加强基础素质的培养，建设一支专业素质比较高的档案管理团队。

7.强化档案管理工作的规范性建设。

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现在，社会信息化加速发展，企事业单位的科研，生产与管理活动也进入了信息化建设时期。所以网络化和信息化的全面流行也不足为奇了，当然，这也是企业事业单位实行现代化管理的方向。在这种形式背景下，事业单位档案管理信息化建设则成为了顺应时展的必然选择。

一、事业单位档案管理的现状

事业单位，就是不以盈利为目的，提供各种社会服务为直接目的的社会组织，事业单位在社会的发展过程中是一个不能忽视的组织。首先，这个组织并非以盈利为目的，所有的专职人员的选拔都是公平公正的，另外，其经费的提供等方面都是社会上提供的，所有的任何盈利费用也会采取捐款措施。当然，谈到事业单位档案管理，也是个不可忽视的问题。档案管理在每一个单位都存在，当然也不局限在事业单位。档案管理是有一定的工作基础的，工作单位有一定的工作经验和人员储藏才能有档案管理的基础，但是谈及到现在档案管理信息化的现状，首先就是事业单位对档案管理信息化建设的不重视性。可能是由于信息化管理刚刚进去人们的视线中，所以事业单位的管理层并没有真正的意识到信息化管理对事业单位的档案建设有多大的利益，于是出现了实际工作中疏于管理和指导档案管理的现象。除此之外，档案管理在事业单位的另一个问题就是档案管理没有专职的人员进行管理，档案管理缺少人才选拔，没有竞争自然没有人意识到岗位的重要性，所以经常会出现档案管理室缺少专职人员的现象。还有，就是专职档案管理人员没有团队意识，对学习的热情不高。既然档案管理要向信息化靠拢，那么这些专职人员就应该本着一颗虚心好学的心进行信息化的学习和培养。

二、信息化档案管理在实行中遇到的瓶颈问题

（一）档案管理缺乏系统性的管理体制

档案管理信息化本来就是在原本的档案管理体质上的一种改革，所以要能让整个管理体制上有一个系统性的调整，也能增加档案管理的效率和速率。而如今，信息化档案管理遇到的瓶颈问题之一就是没有一个系统性的体制管理，在登记和归纳等方面没有系统的人事安排和电子信息的预留，而且，由于事业单位的工作性质，可能会对档案管理不重视，档案的整体质量也不高。建立一个系统性的体制进行全面的多方面的实施和应用，才能使事业单位的档案管理越来越趋于信息化。

（二）档案软件差异性

虽说信息化档案管理不局限于电脑操作，但是也不能脱离电脑操作。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，开发的软件不能互用，也就是说没有一个统一的既适用于文件检索又可以应用于档案信息管理的计算机管理软件系统。不同的事业单位的档案软件系统都是不同的，那么若想将事业单位进行全面化的信息化管理，如果系统不同，如何做到统一管理呢。而且，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷的出版信息编辑成果。这一问题的出现也大大的阻碍了事业单位档案的信息化管理。

（三）档案信息管理人员素质有待提高

由于事业单位的工作性质的限制，档案管理室的建设并不像其他的工作地点那样好，所以，档案管理人员就会对档案管理信息有漠不关心。实现档案管理信息化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。而就现在的事业单位的档案部门人员来看，许多档案部门缺乏现代高技术人才。很多人不会操作较复杂的现代化电子设备，甚至有现代文盲。所以，尽管采用很多的现代化设备，如果不能充分的发挥作用，档案电子信息化的实现恐怕又要遥遥无期了。

（四）档案管理技术没有创新

不仅对于事业单位的档案管理，在当今社会中，很多的职业和技术都需要创新，创新才能有新的发现，才能有新的发展。很显然，在现在的事业单位档案管理中，档案的管理并未有太大的创新，档案的技术标准，组织工作程序未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档文件资料是在光盘上或一些软硬盘上进行，显然，现行的档案管理和分类方法及一些相关规定已经不能完全适应。

三、如何在事业单位中进行现代化信息化档案管理

事业单位中进行现代化电子信息化管理已经成为了一种趋势，就是说在现代化发展的过程中，将档案管理与电子信息化相结合会有很大的效益出现。所以探索出如何在事业单位中进行现代化信息化管理很有必要。

（一）事业单位管理层的重视

不论在现在还是过去，一个单位中的运行都会有一定的阶级，当然，要想将一个项目或一件事情很好的贯彻和落实，该单位的领导层必不可少。所以，对于事业单位的信息化档案管理来说，事业单位的领导层要从意识上重视档案管理信息化建设。第一，要有足够的资金支持，支持购买一些现代化先进的电子设备，还有进行人才培训等。这是为信息化建设保障物质提供基础。第二，要从心底中存在事业单位信息化的理念。领导要有这样的现代化信息观念，才能真正的影响到其手下工作的职员，才能更好的利用资源提供帮助。只有这样，事业单位的领导层才能放远目光，积极的促进档案信息化管理建设。

（二）健全事业单位的档案管理安全保密制度

事业单位的档案管理对于事业单位来说至关重要。因为事业单位不是以盈利为目的的单位，所以它主要是为了服务社会而存在。所以，其保密制度是事业单位档案管理信息化工作的核心要素。倘若进入到信息化电子档案管理，就要对整个计算机系统的安全性和稳定性做一定的工作。一定要小心谨慎黑客或是一些病毒的攻击。另外，对于计算机或是档案管理中的电子设备自身的软硬件安全问题也要提高警惕，保证内部资源传播的安全性，减少不必要的损失。除此之外，要保证内部资料的机密性，比如要在电子档案室门口设立一些防盗锁都是十分必要的。

（三）档案管理方式的转变

在电子化渗入到档案管理之前，事业单位的档案管理模式十分简单单一，而且，其管理并不是十分严苛，而将其与电子信息化结合之后，档案管理的方式就会有必然的改变。首先，在数据处理，公文处理和档案管理方面要有机的结合，实现文档一体化，自动的完成各类档案资料的统计工作，绘制出各类统计报表。其次，要将记录和检索的方式进行电子版的转变，原来是很简单的纸质版的记录登记和检索，而电子版要采用以电脑为基础的环形工作区域。所以要将档案指导，编研下作从有形实体向虚拟网络转变。而且，信息技术重建档案管理的运行环境和作业环境等也越来越来越不适应电子化信息管理，所以从管理体系到组织机构，这些内容都是需要变革的地方。只有从多个方便进行全面的改革变新才能真正适应电子信息档案管理。

四、结语

事业单位的档案管理是国家和社会的宝贵的历史资源，因此，加强档案管理的信息化工作，是事业单位面临的重大课题之一。事业单位应该从根本上进行改变，认识到信息化改革的重要性，档案管理部门也应该从根本上得到认识，学会人才培养和管理，进行协调的电子档案管理，从战略高度上重视和加强事业单位档案管理工作，以档案管理信息化来促进事业单位的不断进步，使事业单位更好地服务社会。

参考文献：

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中图分类号：K206 文献标识码： A

一、行政事业单位档案管理实现信息化建设的必要性

档案管理的信息化实际上就是指改变以往单纯保存档案实体的形式，实现以档案实体的信息化建设向人们提供服务的方式。对档案实体进行信息化建设，能够有效的对档案信息资源进行分析、分类、加工和提取，从而提高档案的管理效益。如今的电子档案和传统的档案资料相比，它能够实现档案的修改、保存和查询，并且可借助于计算机实现快速传递，大大提高了档案的管理效率和利用效率，在一定程度上降低了档案的管理成本。

但是，当前的行政事业单位还没有真正将档案管理的信息化建设工作落实，还是比较习惯于传统的手工操作，部分单位虽然安装了“人力资源管理系统”但经常习惯性的只把一个人的资料输入计算机中，在进行资料检索和调阅档案时，仍然是手工操作。因此，我们现在经常所提及的“无纸化操作”只是流于形式，而未得到真正落实。所以，新形势下，为了顺应时展的要求，行政事业单位在对档案的管理上必须改变以往的单一传统模式，必须朝着信息化的方向建设发展。

二、目前我国行政事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

档案管理的信息化建设主要包括档案管理的规划、管理平台的有效建设以及

对档案内容的数字化处理。但在当前我国的行政事业单位档案信息化管理中，许多事业单位并没有对档案的管理工作引起足够的重视，使得档案管理在信息化建设中存在着档案信息更新速度慢，使用率较低和工作人员素质不高等问题，从而影响 了档案信息化管理作用的充分发挥。

（一）档案管理信息化建设平台更新速度较慢

目前我国许多行政事业单位虽然已经建立了较为完整的职工档案信息管理系统，但在实际的工作中由于缺乏对档案管理工作的重视，使得档案管理信息化平台的模块设置更新较慢，导致一些新近的职工档案信息不能得到及时的更新，从而影响行政事业单位人才的优化管理。

（二）档案管理信息化建设平台使用率较低

行政事业单位进行档案的信息化管理目的在于通过信息化的档案管理来降低管理成本和工作量，提高档案信息资料查询的快捷性与高效性。但在目前的事业单位档案管理信息化建设中，档案管理信息化建设平台的使用率并不高，影响了信息化平台作用的发挥。

（三）档案管理的工作人员综合素质较低

在行政事业单位档案管理的信息化建设中，许多档案管理人员的专业技能并没有达到所需要的标准，其综合素质仍待提高。如许多档案管理人员对计算机技术缺乏足够的认识使得他们的知识贮备和专业技能较低，同时由于档案信息需求量的日益加大，管理人员的服务态度也有待于进一步提高。

三、行政事业单位档案管理信息化建设的总体规划

在制定档案管理信息化建设的总体规划时，应该立足实际，应最大化程度的满足行政事业单位的发展需求，从行政事业单位自身的特点和发展目标出发，经过不断地调查和研究，从而制定档案管理信息化建设的长远规划和近期目标，从而能够在网络模式下，促进档案管理信息化的建设发展。

（一）实现档案管理信息资源的数字化

档案信息资源的数字化是档案信息化建设的的重要内容，也是对档案文件进行保护的重要方式。档案的数字化应该通过利用先进的科学手段，将档案的物质载体形式转化为数字化的信息，从而建立档案的目录数据库，以提供服务。档案的数字化管理办法应与传统的档案管理办法相结合，通过相互补出的形式，以此来推动档案的信息化建设发展。

（二）档案信息化应做到标准化和规范化

标准化和规范化是衡量当代档案管理水平的重要标志，它是档案信息化建设中的一项重要内容。因此，行政事业单位在进行档案信息化建设时，应该按照国家颁布的信息化管理标准，然后根据实际的发展需求来制定内部的管理标准体系，通过不断的实践来完善档案的管理制度。其中，档案目录数据库的建立不仅应该满足实际操作的简便性，还应该符合国家的标准。其中，应该对档案及单位文件的着录项目、内容、数据库架构和格式等作出统一的规定，同时还应统一规范档案数据库管理的软硬件的数据指标、文档格式等。

四、加强和推进我国事业单位档案管理信息化建设的策略

（一）加强档案管理人员与网络技术人员二者之间的合作与工作协调性

要保证高效的档案管理的信息化建设不仅需要网络技术人员对档案信息的录入与更新，还需要管理人员对信息平台建设的及时维护以及为他人提供优质化的服务。因此，在事业单位的档案管理信息化建设中要通过有效互通机制的建立

来加强档案管理人员与网络技术人员的合作，从而确保档案信息录入与更新的及

时性，促进信息化管理效率的提升。同时在日常的管理中，还要加强对管理人员服务意识的培养，让他们在工作中更加注重信息管理的规范化，从而为他人提供更好的服务。

（二）加强信息化建设平台推广模式的构建

事业单位档案管理信息化平台的建设目的在于为广大的信息需求者提供更优质化的服务，因此，在实际的工作中，事业单位的相关管理部门要加强对档案管理信息建设平台的推广与宣传，以提升信息化建设平台的影响力和知名度。同时还要借鉴一些大型企业档案信息管理的先进经验，通过信息化建设平台使用效率的提高来更好地促进事业单位的人才档案管理信息化建设。

（三）加强对工作人员专业技能的培训，促进他们综合素质的提高

档案工作人员的专业技能和综合素质在事业单位的档案管理信息化建设中发挥着重要的作用，工作人员综合素质的高低直接影响着档案管理的信息化建设

进程。因此，事业单位在进行职工档案的信息化管理中要加强对相关工作人员专

业技能的培训，让他们在计算机和信息平台使用技能的不断提升中促进自身综合

素质的提高，从而有效地推动档案管理的信息化建设。

（四）强化服务意识，提高档案档案管理服务水平

档案管理人员应树立档案管理的服务意识，把“主动服务”作为工作的出发点和落脚点。这就要求档案管理人员在档案的信息化建设过程中，要把档案管理系统与行政事业单位的管理系统紧密的联合起来，构建一个一体化的管理系统，将各个部门的信息综合的统筹进去，实现资源的共享，使得档案的管理能获得来良好的系统效益和综合效益。同时，对于一些较为复杂的档案信息要做到合理的分类、标引和管理，使档案信息能够最大程度的发挥其利用价值。此外，工作人员应注重档案的数字化管理，才能满足当今社会科技和发展的需求，进而提高服务水平。充分发挥好档案信息资源的作用，提高服务质量，已成为当今档案管理工作者职业发展的必然要求。

结语

综上，在新时期内档案管理工作必须紧跟时展的步伐，转变管理观念，提高服务意识，采取创新的手段，积极的探索新的管理模式，从而来不断提高我国档案信息化的建设水平。

参考文献

[1]于明明. 浅论事业单位人事档案管理创新[J]. 城建档案. 2013（01）

篇12

档案是信息的收集和管理，是非常重要的资料，所以对于档案的管理也相应变的非常重要。当前社会，科技快速发展，计算机技术也相应发展，档案的记录从过去的单一纸质档案慢慢演变成由纸质档案和网络档案等多种载体的并存的形式。网上归档、整理以及查询的信息化管理模式正在迅速发展着，以不可逆转的速度代替着传统的纸质档案整理模式，使纸质档案管理模式面临着严峻的挑战。

一、事业单位档案管理信息化建设的优势分析

（一）便于档案资料的永久保存。纸质档案管理的缺点之一就是易受到环境的限制与制约。例如，南方的天气大多时间比较潮湿，这时，纸质档案就会出现发霉、字迹模糊等一系列问题，导致信息的丢失。但是在将信息化运用到档案管理中，则可以通过电子磁盘将信息进行储存，大大地节省了档案数据的储存空间，也使档案的保存更加完整和永久。

（二）改变了档案管理的方式，使档案的职能更加完善。以网络平台为媒介对档案进行电子存档和管理的方式代替纸质媒介的传统方式。使档案的职能得以拓展和扩充，增加了整理、排列以及查询等功能，同时，也增加了一些相关服务类型，从而推动了事业单位的建设与发展。

二、事业单位档案管理信息化存在的一些问题

（一）一些事业单位对档案管理信息化的建立缺乏足够的重视。当下，我国的很多事业单位由于缺乏对档案管理制度的了解，导致不够重视档案的信息化管理工作。使一些档案信息化的工作缺乏资金和智力上的支持。另外的一种情况是，虽然多少了解档案的信息化管理，但是对于具体的建立方式以及相关的人员配置并不关心，也没有对于管理档案的相关人员进行专业的培训，认为电子化的管理应相对轻松，只要保证档案不遗失，内容不会被泄露就可以。其实这种认知是完全错误的。

（二）事业单位档案管理的信息化程度不够。在现阶段，电子信息技术虽然在日新月异快速发展，但是在许多事业单位中的普及率还是有待提高的。在我国的一些事业单位中，虽对档案进行了简单的信息化整理，但是许多基本且重要的资料还是以传统的纸质档案进行管理，例如，一些员工的基本资料等。如果纸质的档案发生丢失或损坏，那么就会造成信息的丢失。

（三）档案管理的工作人员综合素质较低。档案的信息化管理在我国应属于相对新兴的行业。在一些企事业单位中，虽然想要进行档案的管理制度改革，但是却很难找到相关专业能力较强的人才。档案管理人员的平均年龄偏大，导致档案信息化的难度加大。

三、提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

（一）强化重视档案管理信息建设。要想建立全面的档案信息化系统，首先要做的就是全面了解以及重视档案信息化的制度。在我国事业单位中，应对相关高层进行推广和普及，使他们起到一定的带动作用，积极招用档案管理的相关专业人员，提高信息化管理在档案管理中的地位，引起事业单位成员的重视。也可以为事业单位营造出良好的档案管理信息化建设环境。

（二）提高档案管理效率。档案管理信息化的一大优点就是资料的整理和查找都快速且高效，给事业单位的工作带来了极大的便利。事业单位的档案资料，是关于企业内部的信息以及重要资料的整理与保存，不仅是管理单位知识信息的行为，也是实现执行档案信息标准化的一个过程，具有很大的意义及价值。所以在档案信息化管理的过程中，应该制定一些制度与规则，以提高档案管理的效率。

（三）优化档案管理信息化工作人员素质。由于档案的信息化管理处于新兴阶段，所以从事相关工作的专业也比较少，培养和选拔优秀的档案管理人员是当前亟待解决的问题。应通过一些专业的机构进行人才的培养，使他们适应当前模式的管理方式。同时，对现有的专业人员应进行专业素养以及职业素养的提高。

（四）创新档案管理信息化设备。在档案的信息化管理过程中，一些现代化的软件及硬件可谓是信息重要的载体。增加一些现代化软硬件的配备，可以更加有效地推动和加强事业单位档案的管理。也可以提高信息整理以及查找的效率，为事业单位的信息查找提供最大便利。