档案标准化管理范文

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档案工作标准化是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制订或修订的各种标准的总称，它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。

为了使档案工作的标准化、规范化，我认为应该采取以下措施：

一、建立健全的档案管理制度

测绘档案种类繁多，形式各异，有初始档案、预售档案、转移档案等，要实行档案的规范化管理，就要建立健全的档案管理制度。首先要加强档案硬件的建设，档案存放的库房要设有专柜，做到查找方便、快捷。库房要经常通风，做到防火、防盗、防潮、防鼠虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案的寿命。其次，应指定专人管理档案，档案管理人员应深入各科室，了解各科室业务，以便对各科业务作出统一的立卷要求。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱接乱发，防止档案流失。

二、实施立卷归档原则

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）26-0183-01

档案工作的管理对档案管理的现代化发展具有重要影响，也是促进档案工作顺利进行的重要保障。档案工作包括资料的收集、整理、归档以及应用等多个环节，做好档案工作的管理必然要求档案工作的规范进行。因此，实现档案工作管理的标准化需要从多方面入手，通过建立相关的制度以及提高档案自身质量，组建高效的档案人员队伍等方式推动标准化管理。

一、档案工作标准化管理的重要性

档案工作的标准化管理是促进档案工作现代化的重要措施。档案是国家以及个人的重要资料，对个人的发展具有重要作用。进行档案工作的标准化管理能够更加重视档案的保管，在标准管理下有效减少对档案的损毁，保持档案的完整，使档案的使用寿命得到延长[1]。另外档案工作的标准化管理对实现现代化的档案工作具有重要影响，推动档案工作的更好发展。

档案工作的标准化管理涉及到对档案资料的收集、整理、鉴定和保管利用等方面，能够从档案资料的源头提高档案资料的质量，通过档案工作各个环节的标准化提高整个工作的效率与质量，提高档案工作整体的协调性，实现高质量的档案工作。

二、档案工作标准化管理的主要措施

（一）建立档案工作的管理制度

档案工作涉及到各种类型的档案材料，根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，结合具体的工作情况建立标准化的管理制度是促进档案工作管理标准化的重要举措。要保证管理制度的有效执行，加强对档案管理工作的总结，对档案工作进行考核，及时发现并解决档案工作中的错误问题。将管理制度落实到工作的每一个部门以及每一个具体的环节。通过管理制度严格有效的实施，促进档案工作的规范化进行，从而实现档案工作的标准化管理。另外，档案工作在注重软件质量的同时要加强硬件的建设，完善档案工作所需要的硬件设施，促进档案工作的高效开展。加强对各个环节的监督指导。在总体的工作要求下，利用各项具体的制度规范档案工作。

（二）提高公文制发的质量

档案资料是由公文形成的，因此公文制发的质量与档案质量有着紧密的联系，对档案工作的管理有着重要影响。要运用质量较好的纸张制发公文，保证纸张的尺寸规格符合标准，运用统一规范的纸张制发公文[2]。在公文的排版中统一要求横写横排，并全部实行左侧装订，从而提高公文材料的质量。在制发公文的过程中要严格按照规定的程序进行，对公文中的标题、审批权限、单位以及落款日期等进行严格的检查，保证公文的准确性。对公文的书写要使用不褪色的笔种，按照规定的格式以及字体要求行文，严禁滥用简称。注重公文制法发的质量是对档案质量的重要保障，为实现档案工作的标准化管理打下坚实的基础。

（三）提高立卷归档的质量以及案卷质量

在立卷归档工作中要遵守“以我为主”的重要原则，严格控制档案归档的入口。本单位形成的文件是归档文件的最主要资料，因此在档案归档中要以自己单位所形成的资料为主，促进档案工作的标准化管理。认真区分文件与资料，对于存在较多相似内容的文件资料要进行仔细的分析研究，减少资料的重复堆砌，从而提高档案工作的效率，提高档案质量[3]。要保证文件资料具有时效性，且将现行现行文件阶段的任务都已完成，提高档案管理的有序性。

在立卷归档中要把握档案的完整性，将档案按照其主次顺序进行整理，减少闲杂资料的乱入，从而保证档案的规范性。按照规范要求整理档案能够及时发现档案中存在的遗漏问题，以便及时的解决。在立卷过程中，充分利用文件之间的联系进行文件的分类，将同类文件和有联系的文件归在一起，提高档案的完整性，使档案可以很清楚的反应问题，最大限度的实现档案的使用价值。完整有序的档案能够提高档案工作的质量和效率，对档案工作的标准化管理提供工作基础。

案卷质量与立卷归档的方法具有紧密的联系，运用合理的立卷归档方法在提高案卷完整性的同时提高案卷的使用价值。在档案工作中要注重案卷的分类和检索，对案卷的装订进行严格把关，从而得到高质量的案卷。

（四）提高档案人员的素质，实行标准化的队伍建设

提高档案人员的素质，构建标准化的档案工作队伍是实现档案工作标准化管理的重要保证。要使档案人员确定正确的政治方向，培养档案人员的政治鉴别力以及政治敏锐度，有效进行档案工作。加强对档案人员的专业知识以及法律知识培训，使其良好的辨别并解决档案中存在的法律问题。形成“依法治档”、“依法用档”的工作意识，提高档案的安全性[4]。提高档案人员的责任意识，养成积极的工作态度。在档案工作中，有的档案需要严格保密，可因此要提高档案人员的责任意识，做好档案的保密工作，在工作中严格遵守工作制度。档案工作具有一定的乏味性，因此要培养积极的工作态度，提高档案人员的奉献意识，促进工作的有效进行。档案人员的高素质，是促进档案工作高效进行的人才保障，也是推动档案工作标准化管理的重要因素。

（五）积极运用现代信息技术

当前是一个信息技术快速发展的时代，实现档案工作的现代化管理需要需要积极运用现代信息技术。通过现代化技术以及先进的设备，促进档案工作的现代化管理。利用网络技术构建档案管理系统，形成动态管理系统，对档案工作进行全面管理。另外利用信息技术在档案的归档过程中建立电子档案，实现纸质档与电子档双份保存的方式。利用计算机对档案进行立卷和编号，通过信息检索及时找到需要的档案，使档案工作的效率达到提高。现代信息技术可以使档案材料得到更好的存储以及查阅，促进档案工作的有效开展，实现档案工作的标准化管理。

结束语

档案工作的标准化管理是档案工作有效进行的重要保障，也是推动档案工作现代化的重要方法。促进档案工作的标准化管理需要从档案资料的源头处公文质量抓起，做好公文制发以及立卷归档等工作，不断提高档案人员的素质，构建高效的工作队伍。要不断完善管理制度，积极运用现代信息技术，通过档案工作的标准化实现档案工作管理的标准化。本文阐述了档案工作标准化管理的重要因素，提出了相应的措施。希望可以推动档案工作朝着规范化、标准化的方向发展，促进档案工作的标准化管理。

参考文献

[1] 杜晓侠.浅析档案工作规范化、标准化管理[J].黑河学刊，2009，（4）：127-137.

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新时期，随着我国改革开放不断深入，市场经济不断得到完善，人们择业变得更为灵活多变。人员流动性逐渐增加，这也增加了人事档案管理的难度，如何做好人事档案材料收集归档等管理工作已成为人事档案管理人员思考的重点。

1.人事档案工作管理标准化的重要意义

1.1人事档案标准化是实现人事档案工作现代化的前提条件

档案工作的标准化是实现档案管理现代化的前提与基础。随着网络技术的广泛应用，档案管理逐渐向现代化方向发展，要想将档案管理工作得到更好，就要充分利用档案信息资源，使档案信息的作用得到最大限度的发挥，通过计算机查询获得最经济、最广泛、最便捷的档案信息资源。但是如果想档案资料在网络上得到共享，首先要使档案工作朝标准化迈进。

1.2人事档案工作的标准化是时展的要求

随着计算机的不断发展与网络技术的普遍应用，档案管理的现代化已经得到了很大程度的促进。要想更多的人对我们的档案资源进行了解，就要对我国的档案资源进行充分的开发，使我国的档案资源得到最大程度的发挥。通过计算机的查询可以获得最便捷、最方便、最经济的资源共享，将档案工作的标准化作为工作的前提与基础。

1.3人事档案工作的标准化与档案工作的现代化是分不开的

在档案工作中档案工作的标准化是一个重要的组成部分，涉及到档案工作的方方面面，在档案工作中起着至关重要的作用，与档案工作的其它组成部分共同结合起来，最终达到档案信息资源的充分开发与利用。如果档案工作的标准化得不到实现，档案工作的现代化就得不到有效的发展，最终就会造成档案工作的混乱。档案工作标准化的意义与作用主要体现在对档案工作中的各项内容进行科学的管理和有序的控制，达不到标准化的档案工作，现代化就无从体现。

2.人事档案工作标准化的实施对策

2.1全宗的完整性应该得到有效的维护

在归档工作中应该分清主次，掌握重点，将全宗的入关口把住，对于不应该归档的文件坚决不可以归档，与此同时还要注意避免散失应该进行归档的文件。在立卷的过程中要将同类别的、有一定联系的文件放在同一个卷宗内，使同一问题的完整性得到保持，立卷后的文件内容虽然庞杂但是不可以混乱，为档案的标准化、规范化管理奠定建设的基础。

2.2加强档案人员的队伍建设

（1）责任意识应该得到增强。档案管理与工作人员应该热爱档案事业，对档案工作具有强烈的使命感、责任感以及事业心，这是将档案工作做好的基本要求。

（2）法律意识应该得到增强。从事档案工作的相关工作者应该对《档案法》进行有效的学习，具备“依法用档”“依法治档”的意识，对于档案的安全与完整要进行有效的维护。

（3）奉献意识应该得到增强。档案工作具有一定的保密性和隐蔽性，这就在一定程度上决定了这项工作与其它工作不同，不可以像其它工作一样引人注目、张扬自我，它注定是一项默默无闻的工作，从事档案工作的相关人）员应该耐得住寂寞、不计名利、默默奉献，只有这样才可以将这项工作做好。

2.3在人事档案管理工作中应该坚持“以我为主”的原则进行归档

“以我为主”的原则是本单位文件归档的主要原则，这一原则在我国的立卷归档工作中是经过多年沿用的一项基本原则。这项基本原则在执行的过程中需要对三个方面的问题进行注意：

（1）对于文件归档的时效性要进行准确的把握，对于现行文件任务得到完成的，就应该对其进行立卷和归档，但是对于还没有完成的，就不可以对其进行立卷或者归档。

（2）立卷归档的重点要得到确立，立卷分工要合理。在档案管理的过程中要坚持“以我为主”的基本原则，在这一原则的指导下将立卷归档的重点进行确定，除此之外还要注意将资料与文件的内容区分开来，因为有很多资料与文件在形式、内容等方面都具有相似之处，为了使档案管理中的信息冗余度以及重复度得到相应的减少，就要使档案利用的效果得到提高。

（3）对于全宗的完整性要进行有效的维护，当然这种维护应该建立在坚持与贯彻“以我为主”的归档原则前提下。

2.4通过现代化信息系统的应用使人事档案管理标准化得到促进

随着时代的发展，现代化的技术在档案管理工作中得到了有效的应用，通过现代化科学技术与管理方法的应用，通过计算机网络的应用对档案进行立卷、整理、编号等等，进而使档案管理变得更加迅速、全面、系统，档案管理的规范化、标准化、现代化以及自动化得到有效的实现。目前，随着网络信息技术的快速发展，很多单位已经实现信息化管理，网络信息化是做好档案收集工作的重要保证。档案材料收集工作者应经常联系与本单位相关的单位，拓宽、疏通档案收集工作的渠道，实时了解、掌握相关单位的人事信息，建立一个覆盖所有档案信息产生的人事档案材料收集信息网络系统。

2.5在人事档案管理工作中加强对档案的整理、收集、统计

（1）确保人事档案材料收集的全面、完整性。系统、完整的人事档案形成需要整合各个分散的档案材料，收集整理周期较长，必须借助科学、合理的管理规章制度进行监督、约束。每一个单位档案部门人员在收集档案材料过程中，应严格贯彻落实国家相关的规章、制度法规的基础上，根据本单位自身的实际情况制定更加明确的材料归档要求、归档方法以及相关制度，提高管理规章、制度的执行度，提高使档范围的合理性，尤其针对档案保管的期限应进行严格规定。

（2）应加强人事档案收集业务工作的调查与指导。人事档案的分散形成以及集中、统一管理，是人事档案材料收集中最大的矛盾，档案工作者应全面了解、掌握人事档案使用、功能、形成、管理、流动等特点，确保档案材料收集工作的科学性、有效性。在进行人事档案收集工作过程中，应防止少数单位将一些本应该移交的人事档案私藏，出现不愿移交，作为自己的私有财产现象，同时也应该预防过早将目前仍然常用的人事档案接收到档案形成机关，造成工作不便。

（3）实现档案材料收集的规范化。

实现人事档案材料收集工作的规范化、有序化是提高档案材料收集有效性的重要手段。主要是要求工作人员全面掌握人事档案材料形成的内在规律，指导各单位材料的形成，使各单位材料都符合相应的规范要求和标准度。在材料收集过程中应逐件、逐页严格审查每项收集材料，若收集材料未达标准要求，应立即退回要求重做，直至达到相应标准要求时方可归档。

3.结论

综上所述，使人事档案工作的标准化进程得到推进是档案工作中非常重要的环节。怎样在档案管理工作中将档案得到充分的利用，是现阶段我们面临的重要课题。所以，在人事档案管理工作中我们应该逐渐使档案管理意识得到强化，在档案管理工作中树立起标准化的管理意识。

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虽然现阶段社会上的数据信息都已从传统的纸质信息转变成了数字信息，但是本身纸质载体的信息依然具有十分重要的作用，尤其是对于财务档案，纸质案卷的管理是极为重要的，需要企事业单位的相关工作人员给予其足够的重视。所有财务信息都是从财务档案案卷当中查阅而来的，因此在搜集财务信息时，应保障信息的质量，使所形成的财务档案案卷十分准确可靠，能够为日后相关财务信息的查阅奠定良好的基础。

1 财务档案案卷质量标准化管理的意义

财务档案能够记录企事业单位在运营过程中的每笔收入与支出，反映出企事业单位的运营情况。财务档案管理还能够保障企事业单位活动的正常开展，在企事业单位中发挥着重要的作用，其具体表现如下。

（一）为企事业单位提供参考数据

企事业单位在开展任何活动时，都会产生各种财务数据，从而形成财务档案。企事业单位中的相关管理人员需要对这些财务数据进行搜集和整理，并对其进行研究和分析，从而便于为企事业单位的日后运营提供参考[1]。现阶段，所有企事业单位都向财务档案质量标准化管理模式发展，提高了企事业单位的财务档案管理水平。在这个发展过程中，财务档案信息将会能够为企事业单位提供真实的参考依据。企事业单位在做一些决策时，需要完全依靠财务档案信息，使其能够一直朝着有利的方向发展。

（二）作为事件发生的事实依据

很多财务档案都是企事业单位财务支出的凭证，有利于企事业单位的管理和运行。财务档案管理工作与其他工作存在很大区别，其给企事业单位所带来的效益是不能够具化，但是在企事业单位运行过程中的很多地方都会起到至关重要的目的。财务档案管理还能够反应企事业单位以往在财务方面的具体事实，其档案文件资料能够作为证明这些事实的凭证[2]。

2 财务档案案卷质量标准化管理存在的问题

（一）对财务档案案卷的管理缺乏重视

财务档案管理对于企事业的运营和发展具有重要的影响，但是很多身处档案管理职位的工作人员由于对其本身工作的不重视，导致对财务档案的管理也缺乏一定的重视。并且，很多人由于受到传统观念影响，将财务信息视为机密，将财务档案资料封存起来，不对其进行管理。此外，还存在一些管理人员所采取的管理方式还十分落后，只对其进行整体管理，将其放置在固定的地方，没有对其进行详细的分类[3]。即使有一些企事业单位已经对财务档案案卷进行了分类管理，但是其分类较为混乱，达不到理想的效果。上述情况的出现，究其根本原因还是源于管理人员对财务档案案卷管理的不重视，从而给财务档案管理带来了很多问题。

（二）缺乏完善的财务档案案卷管理制度

我国在档案管理上已经出台了相关法律，但是其具体实施来看，企事业单位的工作人员对这些法律的遵守意识较差，导致档案管理法律成为了一纸空谈，没有实际意义。很多企事业单位高层管理人员甚至认为财务工作只是简单的记账、结算等，没有意识到财务档案案卷对财务工作的重要性，因此没有按照国际的规定进行财务档案管理工作，这在一定程度上严重阻碍了财务档案管理的发展。随着社会的进一步发展，很多企事业单位意识到了财务档案管理的重要性，也按照我国相关法律规定进行财务档案管理。但是，由于缺乏较为完善和统一的相关管理标准，导致企事业单位的财务档案管理难以顺利完成。

（三）财务档案的安全问题

财务档案中记录了一个企业和单位从建立之初到今的所有财务数据，这些数据信息对于企业和单位来说具有重要的意义，所以应严格保密财务数据信息，避免出现财务信息外泄的情况[4]。很多企事业单位虽然设置对财务档案的查阅权限，避免所有人都能够查阅财务档案。但是，由于人情、金钱等方面的诱惑，使档案管理人员难以严格坚守相关规定，使企事业单位中的很多工作人员都能够查阅财务信息，这将会给企事业单位带来很严重的财务信息安全问题。

3 财务档案案卷质量标准化管理措施

（一）保证财务档案案卷质量

控制财务数据信息质量应该从以下几个方面进行：首先，应该在财务档案数据信息的搜集上保障数据信息的质量，既要将所有具有价值的财务信息搜集在档案当中，还要剔除没有任何价值的财务信息。从另一个角度而言，既要保障财务档案信息的合理性，还要保障财务档案的可用性，并划分不同财务档案的管理期限，便于区分保管。其次，对于财务档案信息还应做好超前控制，这主要是财务档案的质量会在其生命周期范围内受到各种因素的影响。如果想要提高财务档案质量，需要对所有财务档案形成过程进行监控，确保所有具有价值的财务信息能够完整、正确的放入财务档案当中，也为财务档案的日后管理工作打下良好的基础。

（二）财务档案案卷分类管理

财务档案的分类管理是使规范档案的基本措施，虽然现阶段财务档案管理已经进行了分类管理，但是随着档案数据的不断增多，项目数的增加，应该对其进行更为细致的划分，使其变得更为标准化。一个完美的分类方案，需要其在项目的设置上具有一定的科学性[5]。所以，财务档案的分类应该遵守以下几点原则：首先，应该保持分类项目的稳定性。企事业单位需要根据其自身的实际情况，设置项目的类别，一旦项目设定完成，便不能够轻易对其进行更改；其次，分类项目应该十分简洁明了，不能够太过复杂。这点原则也主要取决于企事业单位的具体情况，设置不同的级数；再次，在财务档案的分类避免重复和交叉，使其具较强的整体性，便于工作人员的后续查找。

（三）财务档案案卷编目明确

档案管理人员搜集到的财务档案案卷，不管其是否进行装订，都必须要在其表面标上案卷的详细信息，如案卷的编号、名称、时间等。对于装订的财务案卷，需要在封面填写案卷的总页数，而没有装订的财务案卷则需要在封面标明其总件数。当案卷所有信息全部完成以后，应该由相关工作人员进行签字，以便当案卷出现质量问题时，能够找到相应的责任人。如此一来，能够切实保障财务档案案卷的质量，使财务档案案卷管理变得更加标准。

4 总结

虽然案卷质量标准化管理在很大程度上取决于相关工作人员对这项工作的重视程度，但也还需要事业单位中所有相关部门的配合。因此，财务档案案卷的形成和整理，涉及的范围较广，人员较多，只有通过企事业单位所有人员的共同配合才能够更好的完成财务档案案卷质量的标准化管理工作。总之，只有提高企事业单位对财务档案管理的重视，才能够更好的完成财务档案管理工作；只有通过企事业单位内部所有人员的共同努力才能够保障财务档案案卷质量，使档案管理人员能够对其进行标准化管理。

参考文献

[1]曹晶.规范财务档案管理提高财务管理水平[J].吉林省经济管理干部学院学报，2010，02（05）：86-87.

[2]孙凤玲.关于事业单位财务档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2012，01（03）：47-48.

[3]容宁.财务档案管理中存在的问题和对策探究[J].办公室业务，2012，01（03）：96-97.

[4]高春雷.浅谈财务档案管理的规范与水平的提高[J].行政事业资产与财务，2011，05（12）：103.

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1. 图纸通过何种方式给船东一方提供？

2. 图纸如何保证传输过程中的安全性？

3. 图纸如何有效的提供，又不损害图纸设计方专利利益？

4. 图纸在提供给船东方时，造船方是否有详细与标准化的提供列表？

5. 提供的图纸是否能满足国际第三方检验机构认可？

6. 图纸委托保管机构如何选定与约束？

以上为几点核心问题，船舶工业界要解决问题的不止于此，每个考虑项稍有不妥之处，会给船舶工业界带来巨大经济与是否合规的影响。

二、船舶档案标准化管理现状

目前我国的船舶类图纸档案管理属于无标准化阶段，比如某些国内造船厂的设计、建造等对标日本造船企业，图纸档案的标记与归档就是按照日本船企的标准进行存放的。全球船舶类图纸档案趋于标准化管理，势必影响船舶工业界对每套图纸的定义有详细的描述与设定范围，例如型线图、施工图、强度计算书与疲劳计算书等都没有设定明确的范围。国内船舶工业界也无独立非营利性机构负责管理与保管档案图纸，也无相关图纸档案标准化约束船舶类档案管理。随着我国船舶工业的发展，建造超大型油轮（VLCC）、液化天然气船（LNG船）等已经进入新常态阶段，新形式下的船舶类图纸档案管理方式呼之欲出，也势在必行。国内船舶业界几家知名船厂、设计院、船级社以及高校积极对船舶档案研究展开相关研究，想通过对船舶图纸档案管理的课题深入研究来推动国内船舶工业界的船舶档案管理。经过几年的深度研究，初步研究成果已经显现。

三、船舶档案标准化管理与通用档案管理区别

本文所谈的船舶档案标准化管理是建造与营运过程中的船舶图纸文件的管理，而非通用的档案管理，主要区别在于通用档案管理在一次性输入完毕后，档案的保管周期内只有输出物，而船舶档案标准化管理是不断的查询、更新、删除、增加，将数字信息交互。鉴于本文所提到船舶档案标准化管理有别于通常意义上的档案管理，主要不是体现档案的原始性、档案的历史性与档案的社会性特性，所以有必要探索出一条新的图纸管理方案来满足与实现国际公约与通函要求，进而满足船舶工业界对船舶档案管理的需求。

船舶档案标准化管理应该具备以下几点特征。

1. 信息的准确性：通过不断迭代更新信息保证图纸信息的准确性；

2. 信息的安全性：建立安全保护机制，保护图纸专利；

3. 管理机构的公正性：能够有效的保护好图纸档案，并加以管理与保护；

4. 管理系统的友好型：船舶档案标准化管理是将要全球的，势必要考虑到各国用户的习惯与人文环境。

四、图纸档案标准化管理对船舶工业的影响

分析船舶图纸档案管理对船舶工业的影响，首先要分析利益相关方，包括船东、船东代表、船舶设计院、管理中心、船厂、船旗国、行业协会等相关方。任何相关方对图纸档案管理标准的意见，都会影响船舶工业，主要体现在管理成本、专利保护、以及事后追责等事宜。而船东作为船舶工业主要利益相关方，因为船东是船舶工业制造的主要客户，他们的强势意见会深刻的影响工业界。

其次分析船东推动船舶图纸档案标准化管理的目的与考虑，船东主要目的是船舶维修与对再建造姊妹船舶成本的考虑。造船厂将经过试航的船舶交付给船东后，船舶运营到一定年限，会根据船舶的疲劳或破损状况进行判定是否维修。而修理厂与原造船厂就不一定是同一家公司，如果不采用标准化管理，就修船厂得到的图纸有缺失或者标准不一的情况，可能会产生船舶破损的情况，甚至严重到沉船。船东会基于经济利益的考虑对造船厂施压得到图纸，因为船东选择购买特定船厂船舶主要目的是为了船舶设计，有了图纸没必要再委托特定船厂建造，转而寻求不需要支付设计专利的船厂建造更为经济。所以，船东一方热衷于推动图纸标准化的管理。

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1 依法治档，建立健全档案管理工作制度

构建完善的档案资料管控制度体系，保障档案资料管理工作依照流程化、正规化、科学化的轨道有序运行，这是搞好档案工作的关键。因此，首先要用制度去规范档案工作；其次要用制度去保证档案工作，高效完善的组织机构及运作机制是实施档案管理工作的基本保障。长期的档案资料管理工作过程提醒我们，在所有建档部门内部设立完整的档案管理室，设置档案管理工作的分管负责人、档案管理处主任及档案室工作人员，清晰划分各部门职责，且依照单位内部设置的具体机构组成状况配设备兼职型档案管理人员，由此组建出完整的档案资料管控网络化机制，其是完全满足现阶段档案管理部门工作现实需求的。

2 增强档案信息化管理的安全意识

当今网络讯息化技术使单位人事档案资料的管理工作走向了高品质、快节奏的发展道路，然而其亦给现实的档案资料管理过程造成了一些安全缺陷。现阶段，一些单位在开展档案资料讯息化管理工作中，其安全观念表现出极为的淡薄状态，往往出现档案讯息资料的遗失及暴露，并由此带来巨大的组织功能隐患。并且对电子型档案资料保管中实施的升格式版本的非兼容品质及不能辨认性，存放档案材料以及其承载软件的易受损等问题的轻视，时常可引发对珍贵档案讯息资源的伤害。在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对讯息参数库内储存的相关价值性数据依照运作权限范围实施规范化的内容分类及加密处理，须精细处置好讯息档案资料的保管和运用的关系，不但须消除只求稳定、不思创新的保守思想，还应防范随意变更、没有规则的马虎思想。

3 采用公文制发的方式

档案是由公文逐渐发展转化而来的。所以，公文制发的质量，就会对以后的档案的质量产生重要的影响。这就需要我们在公文制发的时候，应该认真遵从正规化及精准化的模式展开制发工作，进而大幅度提升档案资料管理品质，促使档案资料管理过程可以更加精准化及正规化。第一，需真正实现档案材料所用的纸张及格式的完整匹配，也就是说要使纸张和质量相一致，而且其格式必须统一，完美遵照国家的统一控制基准。第二，须审查在编制公文的过程中是否满足正规的操作程序，公文材料的样式及其内容是否属实。第三，须确保编制公文材料的字迹规范清晰，使用规定的文种。这样，才能够使日后的档案资料管控过程能够真正实现规范化和标准化。

4 实施“以我为主”的立卷归档原则即为推进档案工作标准化、规范化的关键环节

其总体任务是达到检索运用简洁化、案卷规整化以及应用价值的最高化的档案保管目标。使用“以我为主”的立卷归档原则，全宗的完整性要注意有效地维护。为使档案完整，在归档工作中把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，既要注意归档文件防止散失，同时又要分清主次，掌握重点。

5 提高人事档案管理人员的综合素质

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1、电子文件标准化管理是有效保存高校各类档案，对高校历史负责的需要。

保存高校各类档案是学校领导及档案工作者的责任，有必要采取包括技术手段在内的一切措施来保存好高校的历史。电子文件标准化管理，可以规范电子文件归档、管理和利用，正是众多技术手段中最行之有效的措施。

2、电子文件标准化管理是依法管理电子档案的需要。依据《中华人民共和国档案法》，各级机关、企事业单位所产生的对国家和社会有保存价值的文件（包括电子文件）必须进行收集归档。

3、电子文件标准化管理是加强高校信息资源建设的需要。电子文件标准化管理可将高校各单位形成的电子文件及时归档、管理，并及时移交到档案馆，可大大丰富高校信息资源，方便管理、利用，更好的为广大师生员工及高校发展提供服务。

4、电子文件标准化管理是高校信息资源共享的需要。随着高校办公自动化系统的日益完善，通过校园网平台为党政决策、机关办公、学术研究、学科建设和学生个人档案等，提供网上全文检索、浏览、下载及打印。对各单位的信息资源进行整合，统一管理，统一提供利用。

二、电子文件标准化管理必须遵循的原则

1、前端控制原则

前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。

前端控制是保证电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。文件的形成是前端，前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。由于电子文件具有易流失、易更改等特性，文件内容出现差错的可能性比纸质要大得多，其中很多差错及其造成的后果是不可挽回的，即使可以恢复或部分修复，往往也需要付出很高的代价。这些差错有些来自系统的缺陷，有的出自文件的本身，有的出于管理的失误。把保障电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的措施附加于文件形成过程，把电子文件可能产生的失误差错控制在最小的范围、最佳的时期，即文件形成阶段。可以有效地防止其他管理环节对电子文件的操作和破坏。

2、全程管理原则

电子文件全程管理思想是电子文件管理领域中的文件体理论与前端控制理论的组合应用。在业务流程结束后，及时将需要保存的电子文件移交到文件中心等中间保管机构，最后将需永久保存的电子文件移交到档案馆。同传统的档案管理理念相比，全程管理有以下特点：首先，对电子文件连续的、无间断的过程管理代替了职能管理，将文书、档案工作看成一个连续的过程。其次，保存文件信息内容的同时保存其形成与使用的背景信息等元数据，并保持两者间的有机联系。再次，事前管理代替事后监督，管理的切入点提前至电子文件形成之时甚至形成之前。

电子文件的全程管理由于过程的可控性强，过程控制的反馈周期短，因此，对电子文件生成、流转、利用、保管等每一项具体管理内容的实施过程进行监控，便于及时发现和纠正失误，不断调整管理策略。在过程管理中，所有有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都被记录在案，以证实电子文件管理系统中的运转状况，确保电子文件的管理质量。根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理，以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。

3、集成管理原则

集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。包括文件流内部管理活动的集成、文件流与业务流的集成、文件流与其他信息流的集成三方面。

档案集成管理，是指集成主体以全新的管理理念及方法，突破人们惯有的常规模式，以积极的探索精神将集成的基本原理和方法创造性运用到档案管理中的一种实践模式。高校档案集成管理，则从集成新视角去分析高校管理活动，立体地、综合化地运用各种不同的方法、手段、工具，将高校档案组织中人力、物力等软、硬资源要素有机地纳入到管理视野之中，并将高校档案管理组织内外的各种集成要素按照制定的集成模式进行整合，促使各集成要素功能匹配、优势互补、动态开放及创造性融合；从而使得档案管理系统整体功效倍增，变被动为主动，最终促进整个档案管理活动效率的提高。

三、档案管理“双轨制”，确保档案信息完整。

虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。2008年8月20日，教育部和国家档案局联合的《高等学校档案管理办法》第三章第十五条明确规定“学校应当对纸质文件同步归档”。因此，档案标准化管理要严格实行电子文件和纸质文件同步归档的“双轨制”原则。

“双轨制”，是指在文件生成、流转过程中二者的共存，即两种版本文件同步随业务流程运转，实行“双轨制”的档案部门在文件包括收文、发文和内部文件进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复办理，形成两种的归档、管理方法。

要把两种载体的档案信息完全融合起来，充分发挥各自的优势，下列工作不容忽视：

（1）对高校办公室自动化系统及各单位中心主页上形成的正式的公文及工作信息文件。由公文形成部门专门打印一份纸质版文件，并加盖公章，专门作为归档保存，同时还要将电子文件的电子版（包括文件的记录信息、背景信息和元数据信息）及时收集保管，采用“双套制”确保档案的安全，也为电子文件的全文检索利用提供了可能。

在无纸化工作流程中，电子文件从开始产生到处理完毕不需要使用纸张，全部在办公信息系统中完成。目前开展电子文件管理，特别是实行档案“双轨制”管理的高校通常实行办理完毕实时归档。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用，其他职能部门也可以直接在网上查阅，调用。因此，文件形成部门没有必要把相应的纸质文件留在办公室里，转而采取随办随归的做法。这样一来，纸质文件和电子文件的归档几乎是同步进行的，纸质文件随时归档不仅减轻了高校内各部门保管文件的压力，也减少了个别存放文件保管不善等问题，提高了归档的齐全率。

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中图分类号：G271.6 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）17-0236-02

随着信息网络时代的进步，生活方式的多元化、社会信息服务对档案事业的影响和冲击，深刻地改变着整个人类社会的生存方式和思维方式。人们对档案认识的深化和信息技术的广泛应用，为档案事业的发展提供了更为广阔的环境和极好的机遇。信息网络不仅体现了档案管理的目的和接收、利用模式的统一，也能够从档案收集源头处理各种载体信息资源，且具有存储和快速检索利用功能，更加方便速捷地提供了利用档案信息资源，成为保护档案资源原件、加快档案信息资源传递、发掘扩大档案信息资源利用范围的更加便捷手段。

一、信息网络环境下档案规范化、标准化管理的作用、意义

标准化管理是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。推行标准化管理是国家现代化建设中的一项重要经济政策，其目的是在经济、技术、科学管理等社会活动中，对重复性事物和概念，通过制定、和实施标准达到统一，以获得最佳秩序和社会效益。档案是人类一切生产活动中类型最为丰富多样的一种，具有很强的继承性。档案工作是一项基础性管理工作，涉及到用户活动的各个方面，除了为用户发展提供档案信息资料服务外，更重要的是为用户的生存和发展积累储备宝贵的能反映诸多方面历史轨迹的信息资源。在网络信息环境下，档案工作作为一个为公众服务的行业，在管理的各个环节和工作的实践过程中，都存在着规范化、标准化服务以及提高服务质量的问题。因此，在生成档案的诸多环节中，应制定和执行与管理制度相适应的一系列的工作标准和制度，使档案管理的诸多环节有章可循、有法可依，从而使得最终形成的档案达到规范统一，使档案管理的每个过程从无序到有序，避免未来在同一层次上的重复劳动，保证档案信息资源在进入计算机时的可处理化，实现档案信息资源的自动发、传、收、储等，避免档案工作出现人、财、物的浪费，使有限的资金较大限度地发挥作用。

二、信息网络环境下档案规范化、标准化的特点分析和发展现状

信息网络时代，技术标准显现出了极大的重要性，标准在国际层面有国际标准组织、在专业领域有文件/档案专业组织、在国家层面有各国档案机构等分别组织制定档案信息标准，因而形成了不同层面、领域档案信息标准，这些组织制定的档案信息标准十分专业，吸取了各国档案工作的最佳实践经验，对用户或系统具有明确的应用针对性，从标准的层次上带有操作性，或者说具有很强技术性的标准居多，所制定的标准集中反映了人类在这一领域的发展与应用。从国外档案规范化、标准化建设的进展来看，不但起步早且更重视实践探索，20世纪90年代中后期以来，档案标准制定方面的速度明显加快，尤其是进入21世纪，新制修订标准数量增长了一倍多，而且发展速度在不断加快。如以国际标准的制定为例：从2001年制定的第一个电子文件管理标准至今已了2O余项标准[1]。覆盖了：文件管理、服务、工作流程、成像领域，以及文件存储与归档五大领域的标准，档案信息标准体系构架正在形成，实现了标准的系列化与成套性[2]。

从1979年颁布《中华人民共和国标准化管理条例》以来，1983年成立了全国档案工作标准化领导小组，1985年第一个档案工作国家标准《档案著录规则》颁布实施，1991年成立全国档案工作标准化技术委员会，同年了《档案工作标准体系表》[3]；截至2011年底，中国已出台10多项国家标准、近60项行业标准，涉及的范围非常广泛，涵盖了档案管理、业务等工作的各个方面。这些标准相互补充、相互协调，在规范档案工作、提高档案利用和现代化管理水平等方面发挥了重要的技术支撑和基础保障作用。

三、信息网络环境下档案规范化、标准化的建设原则

在信息网络环境下，档案标准化体系建立是档案工作规范化、现代化的基础性工作，是一项复杂的系统工程。规范化、标准化工作不是一个纯理论问题，更多的是一个实践性、应用性的问题，涉及到档案形成的诸多环节，如档案著录格式、整理方法、数据库建设及整个网络体系结构的标准化，包括统一的术语定义、内部体系结构、数据交换方式、信息流向、软硬件接口规范、功能设置、支撑环境等各项工作，且对设备构成、人员组成、管理方法等均有周密的规划和设计。

1.遵循性、统一性

遵循已有档案标准的基本内容，保持标准内容前后一致，技术水平一致，尽量不做大的改动，体现出与科技进步协同发展的档案业务全程（文件生命周期系统）管理标准特征。例如，制定案卷质量标准，使组卷工作达到应有的水平；制定档案业务流程标准，做到收集到位、整理归档到位，保证各种载体材料不漏存、不丢失、保证进馆档案的质量等。设备装具是档案馆的基础设备，应按标准化、系列化集中批量生产，建立起良好的工作秩序，使档案工作领域内需要协调统一的重复性事物和概念达到统一，从而避免在实际工作中出现的重复、矛盾、繁杂、混乱的局面，促进管理水平的提高。

2.创新性、稳定性

不受原标准的一些束缚，根据信息网络环境的合理需求，进行必要的创新，所实施的标准在一段时期内保持相对稳定。如，数据库的结构标准，电子文件智能元数据标准，由单体元数据标准转向元数据语义与语法标准的系统化，电子环境中档案元数据交换格式的标准化是受到档案工作者普遍关注的重点，离开了档案元数据交换格式的标准化就没有真正意义上的档案信息资源共享，所以，保证数据被读取时不依赖专用的软件环境对档案元数据交换格式标准的研究充分展现了档案信息资源共享的发展前景。

3.前瞻性、科学性

在信息网络环境下围绕档案信息化建设实践，建立科学、有效的档案管理体系，加强档案生命周期的管理，做好需求分析，制定从档案形成、收集、整理、验收、归档、利用服务一系列相关需求标准，由后端管理标准向前端、全程管理标准过渡，向知识集成管理发展，延长标准的使用寿命，了解一些具有前瞻性的工作。比如，数字档案馆功能需求标准、数据库、电子文件管理系统及其元数据需求标准，电子文件管理逐步转向文件生命周期全过程处理的档案数字化系统标准等。且由单一媒体向多种媒体过渡的发展趋势，数据库的结构、代码编制留有扩充余地，增加一些当前尚未用上而今后可能需要的内容等[4]。各项标准必须能清楚地反映档案技术水平和组织的结构程序，且每一项具体实施的内容应具有超前性，体现一定的科学引导性和先进性，这样才能保证档案信息化建设的科学、高效持续发展。

4.实效性、安全性

在各种标准和大方向不改变的情况下，做到档案信息资源的收、整、审、归、鉴、利、二次加工开发为一体的档案管理信息服务系统，以计算机网络、数字加工、信息分析技术等为支持，充分利用网络技术，收集更新和共享；利用信息分析技术，打破现有数据的使用限制，整合档案资源，挖掘隐性知识；利用数字处理技术实现档案信息数字化，方便共享；利用网络办公技术，审核控制档案资源的使用权限，保证资源安全。

四、信息网络环境下档案馆规范化、标准化体系结构

在网络信息环境下建立档案规范化标准体系是档案标准化的核心内容，档案规范化标准体系建立的科学、合理与否直接关系到档案标准化的工作成败，研究建立档案规范化标准体系，是为了规范管理业务领域的数据元，在数据建模、信息采集、加工处理、数据交换的过程中有统一的标准与规范，最大限度地在网络信息环境下实现信息优化管理和资源共享，因此，档案规范化标准体系的核心由基础标准、业务标准、技术标准、管理标准和专业标准五个部分组成，其中基础标准：是档案工作基础性、指导性的规范，在制定标准时要经常引用的标准；业务标准：是档案规范化标准体系的主体；技术标准：是在网络信息环境下对档案馆设施设备、计算机网络管理、缩微复制等技术手段进行相应的统一和规范，以实现档案现代化的目的；管理标准：是针对档案工作的组织、程序、职责等提出的行业工作标准，它对于建立档案基础管理、规范行业工作质量和作风具有重要意义；专业标准：是根据不同专业的特点而设置，突出体现不同专业档案的管理规范和要求，以适应档案专业化管理的需要。每部分根据各自的工作要求确定一定的分类层次，制定相应的具体标准，每个规范化标准部分是整个档案规范化标准体系的子系统，它们既是相对独立的、相对稳定的，又是相互联系、互相作用，动态发展的，它不断在实施和制定过程中修订、充实和完善，以适应不同时期的工作要求，构成一个科学、系统的标准体系[5]。

结语

实施档案规范化标准化管理，是提高档案管理质量的有效途径，是由传统的档案管理方式向现代化科学管理方式的转变，只有加速档案工作规范化标准化，才能有利于改善档案的基础管理，有利于档案工作在网络环境下逐步走向智能化，促使档案现代化制度更加完善和发展。

参考文献：

[1] 段荣婷.论国际档条信息标准化现状、发展趋势及中国的对策[J].档案学研究，2008，（1）.

[2] 段荣婷.国际档案信息标准化现状与发展趋势[J].中国档案，2008，（5）.

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档案管理发展中，档案管理的规范化以及标准化是实现档案管理现代化的重要内容和环节，只有在档案管理标准化与规范化的基础上，才能够促进档案管理的现代化发展，提升档案管理的效率与水平。基于此，在具体落实档案管理的过程中，应当做好相关规章制度的完善、档案管理工作的规划、档案管理人员的配备、档案管理硬件设施的建设等等，从而按照相关要求，规范化、合理化、标准化落实档案管理，以便充分发挥档案管理的作用，保证档案的使用价值。所以，档案管理工作规范化、标准化落实是非常有意义的。

一、档案管理工作规范化、标准化建设中存在的问题

基于现阶段我国一些企业、单位档案管理的实际情况来看，可以确定的是档案管理标准化、规范化程度不高。究其原因，主要是档案管理工作规范化、标准化建设过程中存在一些问题，使得档案管理规范化、标准化程度低。具体为：

（一）认识方面存在问题

现代化的今天，依旧有很多单位领导及管理者没有认识到档案管理规范化、标准化落实的重要性，而是一味的追求档案管理的信息化、数字化。其实，档案管理的确需要借助于先进的科学技术，如计算机技术、信息技术、互联网技术等等，从而实现信息化、数字化的档案管理。但是，相对来说，规范化、标准化的档案管理应当是数字化、信息化档案管理的前提条件。只有规范好各项档案管理工作，在按照相关标准落实各项档案管理工作，并在具体落实档案管理过程中借助先进技术如此才能真正提高档案管理质量。如若没有落实规范化、标准化的档案管理，而直接落实信息化、数字化档案管理，那么档案管理将难以切合实际，真正发挥作用[1]。

（二）存在资金方面的问题

目前很多企业或单位在进行档案管理规范化标准化建设的过程中存在经费不足的情况，这也使得档案管理规范化、标准化程度低。究其根本，一方面是政府对档案管理部门的经费支持能力有限；另一方面是档案管理部门融资渠道少，难以通过融资来职称档案管理规范化、标准化建设。

（三）存在政策方面的问题

落实规范化标准化的档案管理，需要由相关法律法规的支持，如此才能保障档案管理有依有据、有章有法的落实，使广大人民群众信服。但遗憾的是目前我国政府并没有针对档案管理，颁布相关政策或法规，这使得档案管理工作缺乏完善的法律法规及标准的制度规范。

二、强化档案管理工作规范化、标准化的有效措施

为了改变当前档案管理工作规范化、标准化程度低的情况，笔者的建议是：

（一）做好档案管理工作规范化、标准化的基础工作

出于落实规范化、标准化档案管理工作的考虑，在强化档案管理工作的过程中，首先要做好档案管理工作中规范化、标准化的基础工作。具体工作内容是：其一，做好公文制发。公文作为档案的前身，多数档案资料都是有公文转化形成的。所以，为了保证档案资料的规范化和标准化，应当加强工作制发的监督与管理，从而提高公文制发的质量。其二，做好公文、文书的档案收率管理。也就是在制发公文的过程中，对公文签发手续、公文审批、公文标题设定、公文内容等相关方面进行详细的了解与检查，及时发现错误，及时纠正错误，保证公文完好、规范、标准。其三，做好公文书写。为了保证公文规范和标准，在制发公文的过程中，应当按照制发公文的相关要求，采用标准的文种，并规范格式，进而书写公文，保证公文简洁、标准、规范[2]。

（二）及时进行档案案卷清理，保证档案时效性特征

档案管理中，保证档案的时效性是非常重要的，这可以保证档案的使用价值，这也使得档案管理有意义。当然，要想保证档案时效性特征，应当注意及时进行档案案卷清理。也就是在档案保管的过程中，应当结合档案文件的保管价值作用及特征，采取适合管理方式予以保管。在一段时间之后，对档案案卷进行清理，确定没有价值的档案予以销毁，对于永久性保存价值的档案文件，则需要查看，确定是否完整、保存是否良好，以此来保证档案时效性特征。

（三）构建电子档案数据库，推进规范化、标准化管理

在现代化的今天进行到案管理规范化标准化建设，建立电子档案数据库是必不可少的。因为电子档案数据库的建立，可以将企业或单位的档案以电子的方式存储，如此可以保证档案的安全性，且规范化、标准化管理档案。另外，查阅或使用档案也会变得更加方便、快捷。那么，如何构建电子档案数据库，推进规范化标准化档案管理？即借助计算机技术、信息技术、互联网技术等，构建电子档案管理数据库，设置为档案管理数据库的软硬盘，使其能够对档案进行快速的收录、分类、存储，如此可以保证档案管理更加标准化、规范化、有效化。结束语档案材料对于—个单位来说，也是一种重要的历史见证以及明智决策的重要依据，对于本单位人力资源管理工作也能够提供重要的资源保障。所以，强化标准化、规范化档案管理是非常必要的。对于当前我国档案管理存在一些问题的情况，笔者的建议是做好档案管理工作规范化、标准化的基础工作；及时进行档案案卷清理，保证档案时效性特征；构建电子档案数据库，推进规范化、标准化管理等。希望对于提高档案管理规范化、标准化水平有所帮助[3]。

参考文献：

[1]丁海斌.档案管理活动中的物质与意识——兼论档案的物理管理与逻辑管理[J].档案学研究.2010（3）.

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公文是档案的前身，档案由公文转化而来。公文制发的质量，影响和决定着档案管理工作规范化、标准化的进程。因此，在公文制发中必须要打好规范化、标准化工作基础，以提高档案管理的整体质量，为档案管理工作实行规范化、标准化做好前期工作。首先，公文在用纸规格上要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要，注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题、主送单位和抄送单位是否准确，落款与公文是否一致，有无日期等。三是，公文字迹要清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后规范化、标准化、现代化工作打下坚实的基础。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化、案卷完整化和检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档原则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即将归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是，要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是，明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。确立立卷归档的重点，要区分文件与资料，特别是要在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是，在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

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农场发展建设期间会产生大量的信息资料，将资料录入到档案中进行统一管理，可以作为农产管理任务开展的参照标准，农场建设要引入创新理念。档案管理也要考虑信息技术的引入，进行标准化管理，档案信息的安全性得到了保障，使用期间也不会出现资料丢失的现象。档案标注化管理对农场的建设也起到了促进作用，下面将针对工作任务开展期间有效的管理措施进行探讨，帮助提行工作任务完成质量。

1农场实施档案管理标准化的必要性

当前，我国农场的发展方向为现代新农场，除去传统农场建设要满足的种植与养殖需求以外，现代新农场建设还需要满足人们的休闲、度假需求。所以在现代农场建设中，大部分农场都会将农家乐这一休闲会所纳入其中，达到完善农场功能，提高农场经济的目的。农产的标注化管理对发展农村经济有很大的帮助，社会各行业不断的发展变化，在如此激烈的竞争环境下，农场管理人员要掌握好实际变化局势，从基础工作进行改进，促进管理体系的完善。传统档案管理方法只是针对纸质档案来进行的，长时间使用很容易造成档案内部资料损坏，对查看使用造成了影响。通过标准化管理能够形成有效的监管体系，在工作期间也能够与基层群众增强沟通，解决农产发展所遇到的问题。这一系类优点是传统管理理念中所不具备的，并且传统的管理体系中，并没有应用信息技术，资料共享会浪费大量的时间，工作任务完成情况也不理想。在现代新农场建设中，如果想要彻底解决农场管理混乱、管理效率不高这一问题，就必须从管理制度入手，以农场档案管理制度的建立作突破口，规范化、标准化农场档案管理，约束管理行为，尽量维持好农场档案管理和建设管理的秩序。相关调查发现，现代新农场建设对农场的经营管理要求很高，只有全面提高了农场的经营管理能力，做好了农场各方面工作的管理，才能从真正意义上实现现代新农场的建设。而实施农场档案管理标准化正好是完善农场管理工作的一种方式，所以说，在现代新农场建设中，农场档案管理标准化的实施是极具必要性的。

2农场档案管理标准化实施中遇到的困难与解决对策

标注化管理理念被提出后，落实阶段遇到了一些问题，工作人员已经对传统的管理体系产生喜欢，并且不具备信息化管理系统的操作能力，系统中出现问题更不能及时解决，最终造成了严重的质量安全隐患。因不规范操作造成的信心资料丢失也常常会发生，不利于农场标准化管理体系的建设与发展。了解现存问题后需要深入的探讨引发原因，这样才能够确定所制定的解决方案具有可行性，不会与标准化管理落实出现冲突。

2.1存在的问题。信息化技术应用缺乏先进的基础设备，档案管理并不能全面实现数字化，管理效率自然得不到保障。档案产生形式比较复杂，由于标注化管理落实程度不足，导致部分信息丢失的现象，原始资料一旦丢失是无法进行弥补的，此类问题在农场发展建设中真实存在，应当得到管理人员的高度重视。使管理制度在基层中得到高效落实。标准化管理应用落实时间比较短，在经验方面还存在很多的不足，工作期间遇到的突发现象会造成档案管理任务中断，解决也会浪费大量的时间。就国内目前的农场档案管理工作来说，尽管在政策上已经提出了要实施档案管理标准化，但并没有全面落实到具体工作上。也就是说，农场档案管理标准化的实践经验很少，正式实施时因为没有相应的范例参考、制度约束，所以就只能沿用传统的农场档案管理制度来作为标准化档案管理的制度，从而导致档案管理标准化实施不生效，增大档案管理人员的工作量，给农场档案管理制造更多的麻烦与困难。

2.2解决措施。1）根据农场的实际建设情况来建立一套完整的档案管理标准化体系。这一措施主要针对农场档案管理中制度照搬、管理行为照抄问题而言，目的是解决农场档案管理标准化实施中的制度缺乏问题。档案管理机构尽快加大对现代农场实际情况的了解、评估力度，并在了解了农场实际情况之后，依据评估所得的数据结果来建立一套行之有效的档案管理标准化体系，并以该套体系为基础，将体系规定贯彻落实到具体的工作中，促使并保证农场档案管理标准化目标的实现。农场档案管理标准化体系的建立应该以实际情况为参考，结合财务档案管理的方法，完善和健全档案管理标准化管理内容，围绕适用性和针对性这两个中心，切实建立一套全面的、能够满足现代农场建设需求的档案管理标准化体系，促进农场档案标准化目标的实现。2）加强档案管理人才队伍建设，提高农场档案管理水平。人才是农场档案管理中不可缺少的一项资源，是决定档案管理质量的关键性因素。针对现代农场建设中所出现的档案管理人才素质偏低问题，笔者认为最好的解决措施是加大人才培养力度，尽量打造一支高素质、高能力的农场档案管理队伍，提高档案管理人才的综合素质。通过人才引进、人才培养等一系列工作促进档案管理队伍的建设，以此为基础促进农场档案管理标准化的实施。在档案管理队伍建设中，除注重档案管理知识、现代数字化档案管理方法以及档案管理标准化制度的培训外，还应针对档案管理人员接触农场档案机密这一特点强化档案管理人员职业道德的培养。以档案管理人员职业道德培养为中心、以专业知识为辅助促进现代新农场建设中的档案管理标准化实施。3）以农场财务档案标准化为中心，实现农场档案管理标准化目标。在现代农场财务管理体制改革背景下，财务档案的管理标准化成为了影响财务管理效果、影响农场经济活动的重要内容。而且，作为农场档案管理的核心，农场财务档案管理工作对农机档案、固定资产档案、经营档案都有着重要的影响。针对财务档案管理的核心地位，现代农场档案管理标准化实施中应以农场财务档案标准化为中心，通过管理制度的完善、相关人员素养的培养、档案管理标准化的执行等工作确保现代农场档案管理标准化目标的实现。通过财务档案管理标准化实施中的带头作用，促进其他档案内容标准化的实施。4）建立数字化档案管理体系，促进农场档案管理标准实施目标的实现。在现代档案管理数字化的今天，农场档案管理标准化实施中还应针对数字化档案管理的特点与优势加快数字化进程，在原有纸质文件档案的分类整理、标准化执行基础上，建立数字化档案管理体系，并借鉴财务数字化档案管理方法实现农场数字档案管理标准化。针对农场经营内容种植、养殖、娱乐经营等内容，以分类方式及条码技术、数据库技术等建立数字化档案管理体系，并在农场经营的各个环节中强化标准化管理制度的执行。以标准化执行为基础、以数字化档案优势为辅助，促进现代农场档案管理能力的提升。综上所述，档案管理现代农场建设管理工作中的一项重要内容，并且现代农场档案管理标准化对农场经营发展有着重要的影响。针对农场档案管理标准化现状及存在的问题，应通过管理体系的完善、人员的培训、现代档案管理方法的运用以及有效的执行监督实现档案管理标准化目标，促进农场综合管理能力及管理水平的提高。

作者:王艳文 单位:黑龙江省八五一一农场

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中图分类号：G271 文献标识码：A

收录日期：2013年7月8日

《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。没有标准化，就没有专业化，就没有高质量、高速度。”对现代化社会中的档案工作来说，也是如此。无论是政府机关、企事业单位、各类社会组织等等，各种组织涉及档案种类越多，数量越大，利用的范围就越广，能为全社会带来的实际的经济效益也就越大。要想管理利用好这些档案，就必须要有科学的、统一的标准，这样才便于利用现代化科技手段对档案加以管理。下面以常州出入境检验检疫局武进办事处为例，就档案管理方面导入ISO9001质量管理体系，以标准化理念实施全程规范化档案管理做一简单分析。

一、常州出入境检验检疫局武进办事处档案管理现状

1、办事处情况简介。常州出入境检验检疫局武进办事处（以下简称武进办）成立于2007年12月份，位于武进高新技术产业开发区南区。建立之初主要由三个部门组成：综合科、机电科、轻纺科，主要负责受理武进区出入境货物的检验检疫报检，签发各类检验检疫证单，各类产地证书，通关放行；负责实施武进区进出口商品的检验鉴定和监督管理；另有负责武进区出口主管产品生产企业的日常监管工作，业务资料归档与管理工作等，后增加检疫科，主要归口于常州局本部动植检科室管理，武进办起到从旁协助作用，主要负责武进出口加工区检验工作。

2、办事处档案管理现状分析。作为一个机构较全面的大办事处，较为全面详实的档案资料能为领导者提供判断依据，能为日常检验监管工作者反映真实情况，为企业提高办事效率，基础的档案管理工作自然而然成为日常工作的重点之一。现阶段办事处档案管理共分为两大块：办事处综合档案管理、业务档案管理。其中，业务档案管理又主要分为企业报检资料档案管理以及日常质量控制档案管理。各科室设立兼职档案管理员，负责监督、收集、整理本部门的档案资料，按规定做好归档，从而形成了全办事处的档案管理网络。综合档案管理主要由归属于综合科的办公室负责，所有办事处层面的活动资料、荣誉资料、各种机构信息往来、接待、后勤等均由办公室专人负责收集整理，而各业务科室则主要负责本辖区内出口报检企业的基本企业资料、出口产品质量情况、生产情况、检测情况、诚信环保等各个方面的资料收集、更新、归档等工作，为检验员日常对企业的监管整改、控制出口产品的质量稳定工作提供强有力的保障和依据。以轻纺科为例，将企业首先分为三大类：纺织、服装和轻工类。基本档案由企业注册信息、质检人员信息、生产设备信息、主要出口产品信息等构成，分为电子版与传统纸质版两种，同时依据国家质检总局113号令文件精神，以出口工业品检验监管系统为信息载体，在将企业分类后，按季度或者周期完成检验监管工作，将监管内容输入系统，同时将整改内容可发送企业，责令整改。此种电子输入方式取代传统的手写监管档案方式，既节省资源又方便快捷。机电科大体相同，另有企业报检资料则由综合科检务工作人员收集归档，每份单据均有唯一的归档编码，一般保存期限为三年，由于报检资料数量较多，综合科设有两个专门档案室保存收藏，日常的查阅、调出等均需按流程申请。

二、武进办事处档案管理存在的问题

1、领导对档案工作的重视程度不平衡。个别单位对档案工作重视还不够，档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保障，虽然各部门有专人负责档案管理工作，但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓方面还存在缺欠。

2、没有形成完善的质量意识，未运用过程方法进行管理，缺少持续改进的管理承诺。办事处档案管理规定虽然明确了相关的流程与方法，对工作有一定的质量要求，但没有运用系统的管理思想，进行档案管理的统一规划安排。现行的档案管理还存在“宁多勿缺一”的整理原则，档案工作人员往往在考虑自身责任的基础上，片面地追求归档的数量，而忽视了文件内在的价值。

3、在档案利用服务企业等使用者方面。大多档案管理人员认为自己的主要工作任务是收好（属被动接受）、管好档案，不主动了解使用者的需求，不理会使用者的感受，对使用者的重视程度不够，这违反了档案管理为使用者服务的宗旨，同时也降低了为企业服务的效率。日常档案管理工作的创新意识较为薄弱。虽有相关规章制度，但不少制度还比较粗略、模糊，落实力度还有待加强。

三、建立档案质量管理体系的可行性

1、首先，以现行最基础通用的ISO9000质量管理体系为例。它具有很强的通用性，无论何种类型和规模的组织，其活动只要有质量要求，一般都适合采用。质量管理体系标准适用社会各行各业，同样适用于档案管理领域。标准强调管理职责分明，各负其责：依照体系文件，以数据和事件为依据，预防为主，有始有终：根据工作的需要允许对管理文件进行增减和修改，以保证管理文件的科学性、完善性和适用性。这与许多机构档案管理制度实行的岗位责任制、目标管理等方式具有很强的相通性和包容性。

2、在IS09000标准中，建立和实施有效的内部质量体系的三要素包括：组织、产品和顾客。档案部门是为利用者需要而提供档案资料信息服务的部门。当我们把档案部门的信息服务当作一种产品来看待的时候，质量管理理论同样也具有相当的借鉴与指导作用，它与档案部门以利用者为中心的指导思想完全吻合；其顾客就是在生产工作中急需档案信息服务的各种层次和不同类型的利用者。

3、在我国，有一批组织机构和企业已广泛实施和应用了此标准。制定了详细的档案管理和服务目标、质量方针、业务操作流程、规程、人员综合考核办法等文件，在执行中取得了明显的效果。2003年11月中旬，绍兴市档案馆接受浙江质量认证有限公司评审，一次性通过IS09000质量体系认证，成为全国第一家质量管理体系认证的国家综合档案馆。实施标准化后档案管理工作得到了加强，档案管理工作也逐步实现了规范化、制度化和科学化。

四、建立档案质量管理体系的基本原则

档案工作标准化是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称，它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。档案管理实现标准化要确立以下四个原则：一是建立严密的管理机制，形成全员参与、全面控制、高效运转、不断改进的管理体系，克服了以往管理中存在的基础管理弱化、内部协调不畅等问题，通过明确职责、规范程序、改进管理规范相关的管理活动和职责，理顺内部管理关系，使各个管理层面、各个操作过程、各个工作环节既相互制约又相互促进，达到管理科学性、系统性、规范化的要求；二是确立“职责明确”、“过程控制”、“持续改进”的档案管理新模式。综合考虑档案管理业务紧密相关的组织结构、程序、过程和资源等各方面的因素，明确档案管理过程的控制要求，建立一套预防和处理不符合要求的管理业务机制，在较大程度上解决档案管理中随意性较大等问题；三是要树立“以档案资源使用者为关注焦点”的服务理念，丰富档案信息服务的内涵，改善档案管理机关的形象；四是健全完善的监督机制，确保各项制度的贯彻执行，使制度化管理落到实处。定期开展内部检查，对不符合文件规定的工作和做法开具不合格报告，确定和落实纠正措施。

五、结束语

档案质量管理体系是全社会各类机构进行档案管理的必要保障，一个科学、完善的档案质量管理体系对机构自身的发展有着不可估量的作用。参照同意标准来进行科学化的档案管理，不仅会明显改善各机构传统业务流程、服务质量、人事管理和资源配置，而且会在档案界内真正建立起“质量第一、用户至上”的文化，促进全社会档案事业的健康发展。

主要参考文献：