人事档案和毕业档案范文

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国家竞争的本质在于人才的竞争，高校毕业生作为我国人才队伍中重要的组成部分，对于推动国家的发展以及综合国力的提升而言发挥着重要作用，在此过程中，高校毕业生人事档案由于能够对毕业生的专业、学历、品德、才干等作出反应，因此可以作为实施人才竞争战略工作中的重要依据。同时高校毕业生人事档案本身就是我国档案管理事业中不可或缺的内容，因此，做好高校毕业生人事档案管理工作，无论是对于我国人力资源的发展还是对于我国档案管理事业的发展都发挥着重要作用。另外，高校毕业生人事档案可以让国家对高校毕业生的学习经历、就业方向以及工作发展做出了解，这对于我国调整人才战略、教育计划以及促进就业率的提升等可以发挥出参考作用。

（二）高校毕业生人事档案管理对社会用人单位的重要性。

高校毕业生人事档案管理对社会用人单位的重要性体现在两个方面：一是能够让企业更好的对人才做出选拔与分配，并更好的实现人尽其能。通过高校毕业生人事档案，社会用人单位可以了解高校毕业生的学历、在校表现、实习经历以及工作经历，同时能够了解学生的思想状况与道德素质，这些内容能够作为用人单位开展人才选拔时的依据并提供参考作用；二是能够让企业更好的掌握员工信息与状态，从而为企业人力资源管理工作提供依据。通过高校毕业生人事档案，社会用人单位能够在了解员工专业素质与综合素质的基础上为员工合理安排工作岗位，并为员工的考核与晋升提供必要依据。同时，根据高校毕业生人事档案所反映出的各类信息，社会用人单位可以针对岗位需求以及员工能力素质来合理安排员工培训，从而促进毕业生对自身工作的尽快融入以及职业能力的提升。

（三）高校毕业生人事档案管理对毕业生自身的重要性。

高校毕业生人事档案记录着毕业生的各类信息，并且也能够对毕业生综合素质做出反映。一是在毕业生求职过程中，毕业生的人事档案是社会企业事业单位人才招聘以及公务员考试录用等方面都需要做出考察的重要内容，在此过程中，毕业生人事档案发挥着依据作用；二是在毕业生参加工作后的职务晋升、职称评定、工龄计算以及保险缴纳等工作中，仍是档案都发挥着凭证作用；三是高校毕业生人事档案记录着高校毕业生的职务、待遇以及福利等情况，所以可以作为毕业生对自身合法权益做出维护的重要凭证；四是毕业生人事档案记录着毕业生在学习以及工作中的各项考核数据，以此为依据，毕业生可以更好的认识到自身的不足，并对自身素质做出有针对性的提升，从而推动自身事业的发展。

二、高校毕业生人事档案管理对策

（一）对高校毕业生人事档案管理给予高度重视。

在高校毕业生人事档案管理工作中，重视意识是确保后续管理工作得以有序发展的重要基础，因此，无论是高校、用人单位还是高校毕业生自身，都应当树立重视毕业生人事档案管理工作的意识。其中，高校领导对毕业生人事档案管理工作的重视程度决定着高校毕业生人事档案管理工作能否得到有序开展以及能否取得良好成效。对于高校领导而言，不仅要在意识方面认识到高校毕业生人事档案管理工作的重要意义，同时要在行动上为高校毕业生人事档案管理工作创造良好条件，并且要强化对毕业生人事档案管理工作的领导与把控。从行为实践方面来看，高校领导要通过举办展览、讲座等方式来提高档案管理单位以及学生对人事档案管理重要性的认识，同时有必要给予毕业生人事档案管理工作足够的资金支持，有必要重视高校毕业生人事档案管理工作制度、工作方法、工作手段、工作设施的完善，从而确保档案管理机构能够从硬件、软件两个方面使毕业生人事档案管理工作的有序开展得到保障；社会用人单位则应当对高校毕业生人事档案的价值作出认知，虽然在高校毕业生人事档案管理中存在伪造内容或者内容单一的问题，但是这并非普遍的现象，因此，用人单位应当将毕业生人事档案当作是对毕业生作出的了解，对人才进行选拔与分配的必要途径，从而促使毕业生自身能够强化对人事档案管理工作重要性的认识；作为高校毕业生，应当认识到毕业生人事档案中的各类信息都与自身息息相关，其内容所具有的真实性、权威性以及有效性能够为毕业生的工作以及自我提升发挥出重要作用，所以，高校毕业生应当对人事档案管理给予高度重视，并了解人事档案管理流程与转递流程，从而避免自身人事档案的丢失。

（二）对高校毕业生人事档案管理工作制度作出完善。

在高校毕业生人事档案管理工作中，对管理工作制度作出完善是推动高校毕业生人事档案管理工作规范化的有效途径与必要途径。在此过程中，首先，高校要重视对毕业生人事档案管理工作中的档案构建、档案收集、档案管理以及档案归档等作出完善，并构建补充制度，从而推动毕业生人事档案的充实，确保体现出毕业生的各类信息。在此方面，高校毕业生人事档案管理部门要在档案收集工作中保持积极主动的态度，确保人事档案信息的准确与及时收集，从而为高校人事档案的良好利用构建基础。所收集的档案内容要具有完整、全面的特点，并重视体现出毕业生的专业能力、政治素质以及思想品德。为了确保档案收集工作取得良好效果，高校毕业生需要对档案收集范围做出严格的规定，同时要对高校毕业生档案信息收集渠道做出拓展与畅通，在构建追踪收集制度的基础上来确保人事档案信息的及时收集与查漏补缺；其次，高校要重视对毕业生人事档案的借阅制度与利用制度做出完善。高校毕业生人事档案价值的实现需要建立在高校毕业生人事档案得以有效利用的基础之上。在此方面，高校要对毕业生人事档案的利用与借阅对象和范围做出明确规定，对超出利用与借阅范围的档案或者对象，应当禁止利用与借阅。在利用与借阅手续方面，人事档案的利用与借阅人需要出示单位介绍信与个人身份证明，并填写审批表。高校毕业生人事档案管理单位在对这些内容做出核实的基础上才能够进行档案借阅。在构建档案借阅与利用审批制度的基础上，高校毕业生人事档案管理单位还应当制定有效的监督机制，通过对档案保管、借阅、利用过程作出监督来避免在档案的借阅与利用中出现违规现象，从而避免档案的丢失。对于违规现象，应当明确规定处罚措施，从而对档案管理工作者行为做出制约。

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1.加强人事档案重要性的宣传与教育作为高职高专院校和人才服务机构，应该向毕业学生大力宣传人事档案的重要性，提升他们对人事档案的认知度，在毕业之后充分做好相关的档案转接工作，掌握档案的所在地;及时与人才服务机构保持长期的联系，进而有效地降低档案的遗失和销毁率。

2.做好充分的联络，保证人事档案的完整性人才服务机构要强化责任意识，对人事档案进行规范化管理，对来了解档案去向的学生，要细心地服务，并做好档案的调取工作。对已报到的学生，应做好相关的手续办理登记工作，并与学生之间取得长期的联系。对不能及时将毕业生档案转出的，应与用人单位和学生本人保持联系，以便后期将档案转入。一旦毕业生的信息发生改变，应与人才服务机构及时取得联系，并且需将毕业之后的各项信息也纳入到人事档案，保证人事档案的完整性，并提升它的利用价值。

3.提升人事档案的转接质量造成档案遗失的主要原因是人档分离，而根本原因就是办理档案转移的程序繁琐，浪费经历和时间。因此人才服务机构在人事档案的转移办理方面要及时，或实行远程办理服务，通过邮寄来完成相关的办理，进而提升学生的档案管理意识。

4.完善人事档案管理制度人事服务机构是在满足社会发展需求的基础上诞生的，它也可以视为一种社会流动人才管理部门。而人事档案就是实施管理的重要依据。因此，必须完善人事档案管理制度，使人事服务机构、毕业生以及高职高专院校之间保持联系，完善人事的内容，对人事档案的管理与转移进行全方位，有效提升人力资源利用率。

5.改进档案管理部门的服务质量与服务内容一般情况下，高职高专毕业生的人事档案主要由人才服务机构代为保管。因此，人才服务机构必须掌握社会对人事档案内容和信息的需求，及时和学校沟通，并填充内容，使其信息具有完整性，进而提升档案的价值。在服务的内容和机制上，使其更加全面和完善，如参加各类考试资格审核、党团组织关系管理、转正定级、养老保险以及聘用合同签证等，这样才能体现出档案的真正价值，使学生纷纷加入到存档的队伍之中来。

6.用人单位应重视档案的建设与延续企事业单位应将高职高专毕业生在各个阶段的个人信息及时记录进去，包含的内容主要为业绩、综合素质与能力、评价、工作中的表现、经权威部门认定的业绩考核信息以及工作的变更等。使个人的信息能够完全被社会最大化地掌握，并使档案的内容一直处于动态和不断丰富的过程，提升它的实用价值。

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导致“人事档案无用论”主要有以下几方面原因造成：一是人事关系存档费高，导致不少人纷纷“弃档”；二是用人单位与人事档案之间的依附关系不大，加之转档的手续繁琐，或有些人合同末满就想跳槽，为了逃避交纳违约金，很多人在流动或工作转换中放弃档案；三是大中专学生毕业后自谋职业成普遍趋势，暂末找到工作的毕业生将档案放在人才市场后置之不理。通常情况下，不少档案就会长期挂靠无人过问，从而产生了人们俗称的“死档”、“弃档”。

为什么人事档案由昔日的“香饽饽”变成为今天的“鸡肋”？更进一步剖析，不难发现：在计划经济向上市场经济转轨过程中，人事档案的作用在淡化，档案与就业、工资、分房等息息相关的现象已渐渐走进历史，档案不再是众多企事业单位考察个人能力的标准。其二，户籍制度改革的深化和户籍观念的淡化，连户口都不如的档案多了一个被遗弃的理由。其三，一些不合时宜的规章制度成了人才自由流动的绊脚石，过高的档案管理费和烦琐的档案调动手续，成了“弃档”的借口。其四，各地人事档案管理单位对档案仅限于保管这一低层次服务，无法给当事人带来就业或成长的指导和帮助，是导致档案日益贬值的重要原因。

笔者认为：人事档案是一个人的人生履历，非常重要。档案如果长期“沉睡”或丢弃，会给档案所有者的人生道路带来始料不及的麻烦，以至影响一生，主要有以下四个方面。

1.影响养老金的领取。办理养老金领取的时候，要经过档案的审核，工龄、工资、待遇、职务、社保受保时间等都是以个人档案的记录为依据的。除了养老金外，其他社会保险，也与个人档案相关。

2.影响转正定级和计算工龄。有很多毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作的有关手续，几年以后仍是学生身份，从而影响转正定级和工龄及退休金的计算。

3.影响职称评定和工作调动。大学毕业后，学生档案需要经过转正定级后，才能成为干部档案，才能正常调动。而某些毕业生档案在毕业后没有提交单位，也没有存在政府指定的人才服务中心，职称评定就会因手续不全而受到影响。

4.影响考研、出国等手续办理。考研、考公务员、出国升学、结婚、生育等，这些事情都需要政府所属人才市场开具相关证明，缺少档案将无法办理这些证明。

因此，做为档案管理工作者，要充分重视此项工作，采用科学管理的工作方法，才能顺应新时期文书档案管理发展的需要，继而利用档案材料和档案信息在日常工作的有效价值，指导和服务于管理工作，实现其工作的特有职能。

（1）提高对人事档案重要性的认识。一是做好咨询服务工作，要让广大毕业生充分认识到，毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面，是用人单位选贤举能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要参考，即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息；二是加强自身学习，提高管档人员素质。管档人员要充分认识到毕业生人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方法，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源。

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人事档案是人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据。最近几年,在人事档案神秘性被打破的同时,社会上产生了一些擅自建档、擅自遣档、擅自扣档和擅自弃档等不正常的现象,很多社会媒体(报纸、杂志、互联网)围绕着人事档案的话题进行了广泛的讨论，究竟人事档案重不重要，应不应该规范管理，众说纷纭。

一、人事档案现状

1．企业人事档案不予重视，存在严重的抛档现象

很多企业轻视档案，两三页的个人简历人家都不见得会仔细看，更别说厚厚的个人档案，招工企业单位大多是以聘用的形式与求职者达成协议，而很少去查看求职者的档案，用人单位也基本是以个人在实际工作中的业绩来考评员工。虽然为了便于管理，单位会为员工办一份临时档案，考察他们在单位工作期间的业绩、能力及各方面表现，但考虑到人事档案的管理成本，多数用人单位都不愿接纳聘用人员的档案，也不愿意为人才建档，因而往往会出现已经毕业工作了好几年，人事档案却是一片空白的现象抛弃档案对于高校毕业生和部分求职者来说已不是个别现象，大部分毕业后自谋职业或长期未就业的学生，他们通常的做法是把档案留在学校，之后又被学校退回原籍。据某些从事学生档案管理工作的教师介绍，有些毕业生离校后档案存放在学校就不管了，可是毕业生档案在学校的保管期只有两年，保管期一过，人事部门就不再为这些档案出具接收手续，这些档案就会变成了所谓的“死档”。

2．流动人员断档现象严重

断档有以下几类：（1）随着人才流动性的增大，很大部分人的档案并没有随之流动，档案存与原工作单位，由于人才的流出，档案管理人员不再对此人的档案进行更新，流出后的工作经历一片空白。本人在整理人事档案的时候，就发现某些同志的档案不存在连续性，毕业分配后，有单位接收，但是接收后到来我单位之间这段时间档案就是空白，究其原因，就是在原单位辞职后，去了私营企业，后来应聘入我单位后，又去原来单位把档案调出，就存在了断档现象。（2）有很大部分企业没有人事档案管理资格，将人才引进后，人事档案挂在人才市场，人才市场人事部与个人签订协议后，每年交管理费给人才市场，但是档案没有更新，这也是造成断档的原因之一。

3．行政事业机关重视人事档案管理，普遍管理规范

由于行政机关事业单位本身的特性，人事档案受到档案本人及所在单位的重视，个人档案能系统全面地了解干部的历史情况、工作经历，优缺点及受过奖惩等，作为使用干部的依据之一。个人档案在转正定级、计算工龄、职位升迁、办理养老保险起着非常重要的作用。行政事业机关都有设专门的人事档案管理人员系统的管理干部档案，不论从人事档案管理人员的政治素质还是专业素质上都经过把关，在人事档案的管理过程中，从档案材料的分类、排序、编目都按照《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》进行，每个干部的档案都整理成册，用标准的干部档案盒保存。

二、对人事档案管理的建议

1．要解放思想，与时俱进

随着经济的发展，社会的进步，人事档案的作用也发生着变化，不能象以前一样，把人事档案当作阶级斗争的工具，目前的主要矛盾是人民日益增长的物质文化生活需要与落后的生产力之间的矛盾，因此，在现时期，人事档案对用人单位起参考作用，但是应该转变观念，人非圣贤，孰能无过？在处分类档案中，有的人受过刑事处分，但是改造好后，在今后的工作中也能发挥他的作用，所以用人单位不能排斥这些人，给这些人一些改过自新的机会。

2．加强个人对人事档案作用的认识

目前人事档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，很多关键的个人证明等手续都“绕”不开档案这一关。尤其对于求职心切的大学毕业生来说，计算工龄、工作流动、考研、报考公务员、转正定级、职称申报、办理养老保险以及出国、升学、结婚、生育等都离不开档案；特别是在行政机关和企事业单位，对人事档案是相当看重的。虽然现在有的单位可以补办新档案，但以前的经历、评价、身份等历史资料将不复存在。对求职者来说，一定要“善待”自己的个人档案，有些人不注意自己的档案投递去向，工作多年后忽然发现自己的人事关系仍无着落；有的虽然与工作单位签订了劳动合同，但没有到人才交流机构办理有关手续，这都使得工龄、档案、保险等受到影响，造成不必要的损失。

3.各级政府人事部门要高度重视流动人员人事档案管理工作

要加强督促，定期检查，发现问题，要及时查清事实，分清责任，严肃处理，决不能姑息迁就。对在档案管理中不认真审查或审查把关不严的人员，要视情节轻重，给予批评教育直至纪律处分；对伪造档案材料、出具假档案、假证明的人员，要依据有关规定给予党纪政纪处分，触犯法律的，要依法追究法律责任；对工作不负责任、违反职业道德规范等不适合做人事档案管理工作的人员，要坚决调离或予以辞退。对发生违纪违规行为的单位，要限期整改；问题严重的，要责令停业整顿，直至吊销许可证。