卫生管理档案范文

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2用人单位建立职业卫生管理档案是《职业病防治法》的基本要求

（1）《职业卫生防病法》第19条规定，用人单位建立、健全职业卫生和劳动者职业健康监护档案。第24条规定，用人单位应当按照国务院卫生行政部门和国家安全生产监督管理机构的规定，定期对工作场所进行职业病危害因素检测、评价。检测、评价结果存入用人单位职业卫生档案，定期向所在地卫生行政部门和国家安全生产监督管理机构报告并向劳动者公布。第33条规定，用人单位应当为劳动者建立职业健康监护档案，并按照规定的期限妥善保存。（2）《职业病防治法》第48条规定，职业病诊断、鉴定需要用人单位提供有关职业卫生和职业健康监护等资料时，用人单位应当如实提供，劳动者和有关机构也应当提供与职业病诊断、鉴定有关的资料。这是用人单位在职业病诊断过程中所必须旅行的举证责任。（3）《职业病防治法》第33条规定，劳动者离开用人单位时，有权索取本人职业健康监护档案复印件，用人单位应当如实、无偿提供，并在提供的复印件上签章。《职业病防治法》第64条规定用人单位未按规定组织职业健康检查、建立职业健康监护档案或者未将检查结果如实告知劳动者的，有卫生行政部门责令限期改正，给予警告，可并处2万元以上5万元以下的罚款。

3用人单位职业卫生管理档案的基本要求

3.1职业卫生管理档案案卷归档前要做好准备工作。（1）简明扼要的拟写案卷标题，包括文件执法机关、内容、文种3个部分，标题要反映案卷内容。（2）根据档案保管期限的规定，注明每一案的保管期限，职业卫生档案一般为永久保存。（3）填写卷内目录、备考表及案卷皮、编号、装订成卷。（4）归档的案卷要填写移交目录，双方签字。3.2档案室对各部门移交来的职业卫生档案，要认真进行质量检查，及时编号登记，入库保管。3.3档案工作人员要对档案的收进、移出、销毁、管理、借阅利用等情况进行登记，档案工作人员调离时，必须做好交接手续。3.4职业卫生档案库房要坚固、安全，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防高温、防潮、通风等项工作，并有应急措施。职业卫生档案库要设专人管理，定期检查清点，如发现档案破损、变质时要及时补修复制。3.5利用职业卫生档案的人员应当爱护档案，职业卫生档案室严禁吸烟，严禁对职业卫生档案拆卷、涂改、污损、转借和擅自翻印。3.6对保管的职业卫生档案要积极提供利用，严格执行借阅制度。对于涉及劳动者个人健康资料的，用人单位应当履行保密义务。

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卫生监督档案或称卫生管理资料档案，是论述和反映单位在管理活动过程中，通过卫生管理人员及领导层开展卫生管理活动所形成的文字和文件材料，是卫生监督单位开展卫生管理工作的真实记录，经过卫生管理人员的收集、整理，并按照归档制度进行归档，反映了单位在卫生管理工作的活动历程，不仅具有现实的使用价值，还具有长期卫生监督管理工作查考和历史凭证等作用。

2卫生管理制度

监督单位的卫生管理工作主要体现在卫生监督管理制度的制订和落实，还包括组织管理机构与卫生监督管理人员的设置、职工健康检查和卫生监督知识培训等方面资料。根据其管理的全部内容及项目，确定资料归入卫生监督档案。而建立完善的卫生管理制度是单位落实上级布置任务的基本前提，不同类型和规模的监督单位，应制订相应的卫生监督管理制度;除此之外还包括党务管理制度、行政管理制度、人事管理制度、效能建设制度、稽查工作制度、安全管理制度、后勤管理制度、信息管理制度、科研管理制度等。对外则应包括:卫生检查、奖罚等制度与预防食物中毒卫生管理制度、生产车间卫生制度、产品检验制度与产品留样制度、设备清洗消毒制度、检验室工作制度、卫生管理人员监管制度、卫生档案的整理归档及其他相关的卫生管理制度。

3管理办法的规定

本局在制定管理制度的同时也制订了卫生监督管理办法，主要参考了国家档案法的规定，各个科室都有了档案管理的分工。整理卫生档案一般按如下要求进行整理后归档:

(1)按照不同的内容分类，如制度类、文件类、证件类、卫生监督、监测类、索证类等进行归档。

(2)按照时间顺序分类，将每年的资料按时间先后顺序分类归档。

(3)各类卫生档案应保存3年备查，并根据其重要程度和上级要求，有的资料保存的时间还要更长些。有的要求保存达10～30年。

(4)卫生监督档案整理工作，需要卫生管理人员按照一定的原则和方法，对卫生管理的资料进行系统的整理，并通过编目将其内容与成份揭示出来。

(5)要建立健全文件材料归档制度，把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各科室和人员的岗位职责，作为考核的重要内容。还要注意卫生监督信息的审核［1］。

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中图分类号： G271文献标识码：A 文章编号：

一、前言

随着我国医疗卫生事业的快速发展，为我国居民的生活质量和生活水平的提高奠定了坚实的基础，但是，在医疗卫生事业发展的同时，卫生档案的管理工作依然存在着一些管理不善的地方，在新的时期，加强对卫生档案的管理已经具有迫切性。

二、卫生档案文件的收集管理措施

1.做好档案的收集与整理

档案的收集是档案工作的起点和基础，这项工作做得好与坏会直接影响到档案的数量与质量，因此，要把档案这项基础工作做好，首先要做好档案的收集工作，才能更好地为经济社会发展服务。如何把档案收集齐全、完整、准确，充分发挥档案在经济发展工作中的作用，是目前档案管理部门面临的一个突出问题。目前，有些人没有认识到档案工作的重要性，认为档案没有效益，可有可无，导致档案工作人员工作热情不高，档案工作进展缓慢，这就要求我们对档案进行及时收集、整理、归档，为领导提供服务，发挥其重要作用。档案整理工作，从其中各个环节作业的性质上，又可概括为系统化和编目两大部分。档案的系统化包括区分全宗、分类、组卷、卷内文件的排列、案卷的排列。案卷的编目主要包括编制卷内文件目录，备考表，案卷封面的编目、案卷目录的编制。系统化是整理工作的开始，编目是整理工作的结束；系统化是编目的基础，编目是系统化的反映。在实际工作中，二者往往交错进行。2.注重文件材料的收集与整理存档的文件、材料要随时收集并整理，以保证归档文件材料的完整性、针对性和时效性。文件资料的收集要齐全、完整、突出重点；整理要符合要求，按照归档范围进行分类整理，力求整齐美观。同时，要加强档案保管工作，确保档案机密安全。集到的原始资料和数据，要进行科学分类和归纳，使资料系统化，便于分析和叙述。3.认真宣传贯彻《档案法》，建立奖励激励机制

只有加强宣传《档案法》，依法办事，引起各级领导的重视和全社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围。同时，要抓住机遇，发挥档案自身的宣传教育作用，做好档案的收集整理工作，通过建立奖励激励机制来考核档案工作人员的工作业绩、业务熟练程度、责任心的大小，从而调动广大档案工作者的工作积极性。

三、加强卫生档案管理的措施分析

1.不断提高档案管理人员的素质

高素质的档案管理人员才能做出高质量的卫生档案管理工作，卫生档案与一般的文献材料不同，不仅有时效性和及时性、真实性等特点，还具备平常信息的分享型，压缩性，传输性和扩散性的共性，所以，卫生管理工作人员要考虑如何有效收集，进行合理的加工，及时的储存，合格的卫生档案管理人员不但要进行简单汇总、收集、装订和上交等过程性的工作，还要继续学习本行业的专业知识和教育培训。不断的加强卫生档案管理的专业知识，能够熟练的运用工作技能和专业知识。不断地增强自己独立完成档案管理工作的能力，还要对工作细心积极主动，具备良好的创新意识，跟随时展的步伐，不断进行探索和运用科学合理规范的方法管理，把卫生档案管理工作做到更加的有效和有序，建立卫生档案管理的操作方案和工作方法，并对其进行完善。档案管理人员要参加专业的培训班，积极主动地加入专业的卫生培训，进一步的提高自身素质，为自己进入更高的层次打下基础。卫生档案管理工作是一门正在不断的走向完善的档案学科，因为和人民群众的生活紧密的联系在一起，随着他们的法律意识不断的加强，有更好的去关注自身的利益相关一切活动的能力，因此我们要更认真、更好、更全面的适应当前，来为社会稳定及社会的经济发展 服务。

2.不断完善卫生档案管理的制度

卫生档案材料的来源是多个方面的，有财务的，有人事的，有管理的，有公共设施和设备等档案，涉及的部门多、人多还有涉及的事情也比较多。假如没有良好的规章制度，就不能保证卫生档案资料的收集及时完整，更加谈不上进行合理的分类，和整理有序。还有可能出现档案丢失的现象，不能更好地利用档案。近些年来我国建立了许多档案管理规章制度，将卫生档案管理的收集工作和整理工作进行了年度考核，要求每个科室都有正门的收集整理及定期储存档案的专业人员，把责任分配到个人，使用和借阅档案时要经过有关领导的批示。这一系列的制度建立和完善，不仅提高了卫生档案管理的水平，还保证了档案收集更全面和储存更有序、分类、利用更为合理。

3.规范和完善卫生档案管理的收集内容

规范和完善卫生档案管理收集内容是提高管理效率的必备条件，作为基层的档案管理人员，对工作中形成的档案监督做了明确的分类。⑴法规制度材料：包含技术管理规范，卫生监督法规等这些方面。⑵卫生监督预防性的材料：是由新兴项目的生茶材料，许可审批等方面组成。⑶行政处罚材料：分析报告，检测记录等。⑷工作材料：包含该年度的每项工作计划，检查记录总结等。⑸调查专题材料包含设计、报告调查和汇总统计。

四、建设并完善卫生事业单位人事档案信息化管理体系

1.建设完善卫生事业单位人事档案管理体制

所谓信息化，是指如今社会与经济发展的大态势。卫生事业单位人事档案部门要大力开创条件，建设并完善人事档案信息化管理体质。为此，应做到以下几点：

（1）强化档案意识，提升档案管理人员的责任。高度关注人才培养工作，加大对于档案管理人员的业务素质与政治素质的培训力度，依靠进修学习、专业培训等方式大幅提升管理人员的业务水准，一步步地构建档案管理人才团队，让其充分知悉现代信息管理技术与档案业务，积极培养成卫生事业单位建设与发展相适应的档案管理专业人员。

（2）利用合理的、科学的正确的档案管理软件系统，只需选用一套，即可促使总体工作效率得以大幅提升，推动人事档案信息化管理进程，增加人事档案信息资源的利用率，从而有利于未来卫生事业单位档案信息化管理。

（3）建设并完善人事档案管理制度。人事档案管理要想上升到一个新的高度进而形成人事档案管理信息的体系，就必须依靠广泛的研究以及实践的累积，不断实践创新，制定并健全有效的人事档案管理的相关规章制度，详细而又明确地规定档案的整理、保管、收集与运用。唯有严格贯彻落实并实施规章制度，才可让人事档案管理工作变得有章可循，进而衍生出完整的、有机的人事档案管理信息体系。

（4）高度关注人事档案信息系统的维护工作。事实上，人事档案信息系统并非一成不变的，其要想实现作用最大化，就必须得到实时维护与更新。

2.健全卫生事业单位人事档案信息化系统的数据库建设

众所周知，卫生事业单位人事档案管理数据库的建设不可一蹴而就，其需耗费大量时间，而人事信息管理网络的建成将会给人事管理的强化、服务质量的改善以及工作效率的提升带来巨大的正面影响。详细来讲，建设卫生事业单位人事档案信息化数据库需做到以下几点，即：

（1）加大卫生事业单位人事档案基本信息数据库的建设力度，其建筑对象有：卫生单位职工性别、学历、姓名、参加工作时间、出生年月、职称、入党团的时间、职业类别、离退休时间、职务、工资、年度考核等各项信息。

（2）积极建设卫生事业单位职工工资数据库以将职工的绩效考核成绩同工资相互连接起来。

（3）大力构建卫生事业单位人事档案查询目录数据库，从而达到迅速找到人事档案的目的。同时，要依照姓氏对工作人员进行分类，按秩序录入人员姓名、档案编号等数据，以便在查找人员档案时只需将个人姓名输入就能够晓得该职工的人事档案的档案柜及其编号。

（4）构建卫生事业单位人事档案材料目录数据库从而有利于档案目录的标准化与统一化。通常每一年均会有很多档案材料累积下来，而档案管理信息系统的运用，可依靠计算机针对信息材料实施归档、分类与储存，从而达到档案信息的数据化的目的。

五、结束语

伴随着我国医疗卫生事业的健康快速发展，在进行医疗卫生管理过程中，必须实施有效的档案管理方案，并在管理过程中，不断建立健全管理体制，完善管理制度，提高管理水平，同时，也要把信息技术应用到管理过程中来，实施档案管理的信息化。促进医疗卫生事业的更快发展。

参考文献

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中图分类号：R197.323 文献标识码：B 文章编号：1005-0515（2011）10-307-02

在我国的社会建设和经济发展中，卫生防疫工作占有重要的地位，而且是推动我国卫生事业稳步发展的基础部分。在乡镇卫生防疫工作中，档案管理始终处于相对薄弱的环节，必须通过对相关问题的具体分析，并且制定和实施有效的管理措施，才能保证管理工作向科学化、规范化的方向发展。

1 乡镇卫生防疫档案管理存在的问题

与各省、市、地区的卫生防疫部门相比，乡镇在卫生防疫档案管理中普遍存在多方面的弊端和问题，这也是导致乡镇卫生部门实际工作效率和质量较低的主要因素。特别是随着现代电子计算机和网络技术的不断发展，也要相求乡镇卫生防疫档案管理模式、观念、方法的创新，否则必将严重阻碍我国卫生防疫事业的长期发展。综合分析我国乡镇卫生防疫档案管理中存在的问题，主要表现在以下几个方面：

1.1 档案资料不全

在乡镇卫生防疫档案管理中，由于受到历史原因、技术条件、基础设施的限制，客观增加了基础档案资料收集和整理的难度，导致大量宝贵的原始档案资料遗失，这对于区域卫生防疫工作的开展必然会造成一定程度的影响。

1.2 档案管理制度不健全

国内多数乡镇卫生防疫部门都存在档案管理制度不健全的弊端，特别是处于偏远地区的卫生防疫部门，普遍未形成统一的管理标准和考核制度，导致档案管理部门形同虚设。乡镇卫生防疫档案管理制度不健全，既不符合管理工作的基本原则，也难以适应基层卫生防疫工作开展的具体要求。从乡镇卫生防疫档案管理的实际情况而言，由于管理经验的不足，也一定程度上影响到管理制度的构建和实施。

1.3 对于建档的认识不足

目前，国内多数乡镇卫生防疫部门未能认清档案管理工作的重要性，尤其是对于建档的认识不足，从而导致档案资料难以及时、准确、完整的进行整理与归档，严重影响到档案资源的实际应用价值。另外，部分乡镇卫生防疫部门仅是将档案的建档工作作为应付上级检查的一项内容，未能在建档初期形成有效的监测材料和分析报告，这也是导致档案管理工作实际效率大打折扣的主要因素。

1.4 档案的实际利用率较低

由于国内乡镇卫生防疫部门的硬件条件普遍较差，难以将电子计算机和网络技术合理应用于档案管理工作中，多数部门仍然采取手工进行档案收集、整理、录入、检索等工作，这必然导致档案的实际利用率较低，而且影响到档案资源的实际价值，对于我国卫生事业的整体发展也是极其不利的。

2 加强乡镇卫生防疫档案管理的具体措施

在乡镇卫生防疫部门的实际工作中，档案管理的内容主要为卫生监督、疾病控制过程中形成的相关资料。乡镇卫生防疫档案不但是国家档案的基础组成部分，而且是基层卫生防疫部门在长期工作中积累的宝贵资料，因此，必须结合现阶段的实际情况，加强乡镇卫生防疫档案的管理。在乡镇卫生防疫档案的管理在工作中，一定要深入贯彻和执行《中华人民共和国档案法》的相关规定，而且要适时提高基层卫生防疫部门的管理水平和法制观念，以推动我国卫生防疫事业的进一步发展。

2.1 加快卫生防疫档案的信息化建设

在乡镇卫生防疫档案的信息化建设中，必须配备专业的设备的人员，而且要制定相应的规章和制度，这也是提升档案管理效率和质量的主要途径。在乡镇卫生防疫部门的基础设施建设中，一定要注重电子信息和网络技术的应用，上级管理部门应尽量调配足够的资金，而且要指派具有丰富工作经验的人员对乡镇档案管理人员进行业务培训，以保证档案资料的收集、整理、录入、检索等均实现信息化操作的基本要求。

2.2 加强管理机构的高效化

乡镇卫生防疫部门档案管理机构的组建必须设定明确的目标，而且要保证管理任务清楚和渠道畅通，否则难以保证管理工作的实际效率和质量。为了提升乡镇卫生防疫档案管理的高效化，必须实现信息管理、计划管理与责任管理的相互协调，并且逐步构建完善的基层卫生防疫档案管理网络。一般情况下，乡镇卫生防疫部门的综合档案室应配备2-3名专职档案管理人员，各科室要配备1名档案员，并且制定严明的考核制度，以满足工作的基本需求。

2.3 严把建档质量，系统规范立卷

在乡镇卫生防疫档案管理工作中，必须根据相关法律、法规的具体要求，以及上级管理部门颁发的工作标准和考核规定，严把建档质量，系统规范立卷。为了保证建档质量和立卷规范，乡镇卫生防疫部门要以科室为单位，广泛收集和整理各种资料和文献，并且按照规定进行档案的归档与分析，以真实、客观反映区域卫生防疫工作的开展情况和发展趋势。

2.4 进一步拓宽档案的开发与利用渠道

在乡镇卫生防疫档案的开发与利用中，一定要打破传统的思路和模式，而且要在满足用户实际需求的基础上，主动开展卫生防疫的咨询和宣传服务，从而进一步拓宽档案的开发与利用渠道。乡镇卫生防疫档案必须服务于卫生监督、疾病控制等基础工作，而且要加快档案资料的共享，尤其是在对区域卫生防疫工作进行调查时，基层卫生防疫部门要及时提供确凿、真是的档案资料，这是促进卫生防疫工作科学发展的有效途径。

综上所述，在我国卫生防疫事业快速发展的背景下，作为基层组织的乡镇卫生防疫部门必须认清自身肩负的职责，逐步加强档案管理的信息化、科学化和规范化，这是促进区域卫生防疫工作发展的重要途径，也是提升乡镇卫生防疫部门整体管理水准的重要考核项目。同时，在乡镇卫生防疫档案管理工作中，还要注意相关制度的科学制定与严格实施，以保证档案管理的实际效率和质量达到预期的目标。

参考文献