人事档案日常管理范文

引言：寻求写作上的突破？我们特意为您精选了12篇人事档案日常管理范文，希望这些范文能够成为您写作时的参考，帮助您的文章更加丰富和深入。

篇1

人事档案工作是人事工作的重要组成部分。笔者作为一名人事档案员，拟用最近两个人事政策实施的实例，从人事档案与档案馆藏文书档案的关系、人事档案的管理环节这两个日常档案管理的角度，表达对提升档案服务能力问题的认识。

先介绍档案服务成功的实例。由于注重提升档案服务能力，顺利地完成了省赋予的“解决未参保高龄职工老年生活保障和特殊困难人员基本医疗保险”的政策实施。2013年3月15日福建省财政厅等两部门下发《福建省解决未参保高龄职工老年生活保障和特殊困难人员基本医疗保险的实施办法》。县级转发，并对年龄认定、劳动关系认定等档案材料的要求作了细化。其中，属于人事档案材料的有本人招工（干）登记表、履历表、工资表等十份左右原始档案。属于文书档案的有调动表、职工花名册、工资名册等。历史原因，部分本应归人事档案的材料竟移位到文书档案（档案馆）。以教育系统为例，我们考虑到上述实际，把操作步骤具体定为：先到县教育局人事档案室查找个人原始档案，再到县档案馆查找补充。全县本系统第一轮百余人报名，确定上报省部门审核23人，仅获批3人。县报送严格依照原始档案，省审批也准确、完整地依据县送原始档案（复印件）并及时反馈，故档案服务水准不容置疑，档案服务能力倍受尊重。求助档案服务、努力补充查找原始档案，成为社会共识。当事人对上级人事政策理解不深、有关部门操作经验不足，似乎与档案服务能力没有关系。但“至善乃止”。如果档案员主动学透相关人事政策文件精神，提升档案服务主导能力，引导其完整地查找档案材料，而不是依其要求被动提供材料，档案服务能力精益求精，该项人事政策必落实透彻。启示一：档案员要加强学习，甚至要了解一些非档案专业的知识（如人事政策的某些要求），只要有利于档案服务能力的提高，相关知识都可以学习。启示二：亡羊补牢，尤未晚矣――人事档案员带领其前往县档案馆补充查找，档案馆档案员更热情地协助该补充查找，促使其尽快补办成功。无形之中，档案员的档案服务能力得到了提高。

再介绍一个档案服务不尽如人意的实例。是有关“清退的公办、民办、代课教师”的统计、待遇问题，由于各种原因导致档案服务能力拖累人事政策实施的情况。2011年之后，教育部、省教育厅先后下发了关于解决上述人员待遇的文件，市教育局下发了补充通知，不可谓不重视。统计时间跨度大，节点是1962年前后、1979年前后、1998年前后，对原始档案的需求相当严格和浩大。县（区）教育部门进行了实际操作。但是，两年、三年眼看过去，相应人员的统计、待遇仍未尘埃落定。一个重要的原因，是部分基层单位档案缺失严重，无法准确摸底统计。档案服务能力的弱化引发了相关人员及其家属的强烈不满，也给上级及时决策造成了困难。据悉，有的学校仅保有1990年之后的档案材料，档案缺失程度令人咋舌；大部分学校档案材料从改革开放起源。县一中建有专门的校史馆大楼、档案材料可以追溯到解放前，这类单位少之又少。人事档案、文书档案性质的材料都呈稀缺状态。档案如此缺失，怎么能指望相关人事政策顺利实施、有关人员待遇政策及时落实？

人事档案与文书档案的关系，笔者概括为：互相补充，各有长短。保管期限、管档单位不同：人事档案全部是在专门的人事档案室永久保管，不用担心材料到期、销毁；文书档案，有永久、三十年、十年等不同的保管期限，依法移交档案馆之前多由各职能办公室附带保管，有时会出现难以查找甚至已遭销毁的情况。人事档案较单纯（以个人为立卷单元，更稳定，易查找），由《干部人事档案管理细则》规范；文书档案较综合（比较包罗万象、材料丰富，但可能较难查找），由文书档案管理法规规范。

可见，要做好人事政策等工作，就要提升档案服务能力；要提升档案服务能力，就要努力提高档案查找（检索）的能力；要提高查档能力，就要求档案员充分认识和发挥人事档案室和档案馆各自特有的长处，弥补各自的不足。如，部分人士因身份问题、历史问题，其人事档案散失，就只好到档案馆查找线索；上级人事政策文件要求提供多种档案材料时，也可能要求人事档案室、档案馆共同提供档案服务。上文所述补充材料的例证，即人事档案室保管的材料没有其工资信息，人事档案员就必须引导其另行到县档案馆查找文书档案。人事档案员的积极引导，文书档案员的热情再接待，该同志如愿以偿找到了工资材料原件。这里体现的是：人事档案与文书档案的互补互助，人事档案员与文书档案员的通力合作，档案员对提升档案服务能力的自觉性。通过实际工作中对档案服务对象的积极引导、热情接待，潜移默化，档案员的档案服务能力得到了提升。

以上两个事例，也一定程度上回答了日常档案管理中“如何提高档案服务能力”的问题。

一是：要加强身心修养，增强体魄，提高道德水准。上述两例，都是时间性较强的中心工作，要求在规定期限内完成大量查档工作，保障人事政策的按时实施。这就要求档案员有在短时间内进行高强度劳动的强健身体和道德勇气，同时不能收取加班费。档案员面对这种政策性、应急性的档案服务，必须多一点义务思想、雷锋精神，不斤斤计较经济待遇，以高质量完成档案服务为唯一追求。这是提升档案服务能力的主体保证。

二是：要重视协调人际关系，包括与领导的关系，与其他部门的关系。基层人事档案室无法配备多名专职档案员，比如笔者所在的人事档案室，就长期只有一名专职档案员。新颁布的人事政策往往对档案服务要求甚为紧迫。怎么办？除主动加班加点，就只好请局领导临时安排协助查档人员。档案服务过关，紧接着是干部、财务部门的流水作业，这就要与这些部门协调时间安排。良好的协调能力，是提升档案服务能力的剂。

三是：要引进现代化管理手段。本室正在进行的非在职人员基本情况电子材料录入取得初步成果，加快了检索速度。利器在手，何愁服务能力不提升？

一正一反，两个档案服务的例子，体现了提高档案服务能力的必要性及部分实现途径。追本溯源，提高档案服务能力，不是空中楼阁，要从平时抓起、从档案的管理环节抓起。

人事档案的管理有收集、鉴别、整理、保管、检索、利用等八个环节，每一个环节都关系到档案服务能力的提高。这里试析人事档案的收集能力、整理能力、利用能力，以及它们与档案服务能力的关系。

收集能力。笔者平时注重主动出击，养成定时专项通知催收材料的习惯，各种登记表格也力求完善，便于到时即刻准确再次催收。所有通知、表格都收藏在U盘。常年专项催收通知分别与录用人员材料、转正人员材料、年度考核材料等常规材料有关。每年的相应时间即通过宽带教育网专线发出专项通知，收集进度全部登记在专门表格，期限到达立即以手机短信催欠，保持相对高压。这样，档案收集的能力就比较强势，基本能保证档案材料不“欠收”，为档案服务能力的提升打下了物质基础。

篇2

1.引言

随着市场化经济改革的不断深化，各单位为适应新形势下社会发展的需要，不断创新管理制度，提高管理效率。人事档案是记录和反映职工的学习经历、思想品德、工作经历、日常表现等内容的记录档案，是各单位日常管理制度的重要组成部分，尤其是在当今社会人才流动频繁、流动量大的背景下，人事档案管理制度的科学性和高效性显得更加重要，探索一条适应社会发展的人事档案管理制度势在必行。

2.我国人事档案管理制度的现状

人事档案管理制度在我国的发展建立相对于西方发达国家来说相对滞后，虽然最近几年国家加大了档案管理的立法力度，逐渐健全人事档案管理制度，但由于发展时间较短，还存在一些问题。首先，人事档案存在的“弃档”现象严重。造成这种现象的主要原因就是人们对个人档案管理重视程度不足，当个人工作或学习单位发生变化时，并不能及时将档案随本人一起转至新的单位，根据相关部门的统计数据，现在已有70多万份“弃档”。其次，人事档案内容不完善。现阶段我国人事档案中的内容主要包括学习经历、日常表现、工作经历等内容，但是随着社会的不断进步，这些内容已经无法真实反映一个人在社会活动中的主要内容，如个人诚信、道德素质、特殊技能等方面。第三，人事档案管理机构缺少专业化人才。目前我国人事档案管理机构工作人员的专业化水平较低，很难实现人事档案的科学化和高效化管理，一直处于一种被动的工作状态，档案管理不仅仅是档案的整理和保管，还要进行规范分类、档案修复等工作。所以，在当今社会快速发展，人才流动频繁的新形势下，加快人事档案管理制度创新势在必行。

3.人事档案管理制度与模式的探索

3.1创新人事档案管理制度遵循的原则。人事档案管理制度应该符合现阶段人才市场流动性大的特点，能够对人员流动做出快速的反应，创新人事档案管理制度需要遵循以下几方面：3.1.1人事档案内容要与时俱进，保证完整性。人事档案记录的内容必须要准确、详细、全面，新型人事档案的内容能够真实反映一个人在各个阶段的生活、工作或学习情况，增加个人道德素质、特殊技能等方面的记录内容，这样就能给国家提供一个详细和准确的档案信息。3.1.2人事档案管理标准化。人事档案要依据国家有关档案管理规定进行管理，各地方和单位不得随意违反有关法律法规，保证人事档案规范统一。3.1.3人事档案管理要以服务为原则。人事档案是全面反映一个人的履历资料，是求职者向用人单位证明自己的重要材料，所以人事档案的建立和管理要以服务个人为原则，能够适应市场化需要，对人才的流动管理有很大帮助。3.2创新人事档案管理的措施。针对目前我国人事档案管理存在的问题，今后创新人事档案管理要从以下方面着手。首先，打破现有人事档案管理统一的现状。现在人事档案都是有各单位或政府人事部门进行统一管理，实践证明这种管理模式存在种种弊端，效率低、不科学。人事档案应该是每一个公民都应该具有的，不受职业、身份等因素的限制，而实际社会中只有在正式工作单位工作的人员才有人事档案，而自由职业者、农民等特殊群体没有自己的档案，这对于社会管理来说存在很大的困难。人事档案管理可以根据不同人群进行分类管理，对于事业单位、企业、学校等类别人员的人事档案可以转交给个人所在单位进行管理，组织各单位档案管理员进行专业培训，学习先进的人事档案管理知识。对于像自由职业者、农民等无固定工作单位人员的人事档案可以转交给当地所在居委会或村委会，这类人员的人事档案内容无需像企事业单位人员的档案内容一样详细，只需要体现个人最基本的信息即可，这样降低基层部门对人事档案管理的难度。人事档案分类管理不仅可以提高档案管理效率，而且对于现在人才流动频繁造成档案跟进不及时的问题有很大帮助。其次，人事档案平等性。人事档案管理要遵循平等的原则，我国人事管理制度规定政府工作人员、科研机构研究人员、国有企业员工、高学历人才等特殊人群才能够建立档案。一般情况下，不具备人事档案的人员在享受社会福利、就业、入学等方面会有很大差别。所以，人事档案制度要消除档案身份限定，对全社会公民建立人事档案，由各单位或政府档案管理部门进行管理。最后，建立电子档案管理制度。传统的纸质档案存在管理和携带不方便、容易丢失、不易保存等缺点，而现在随着互联网技术的发展，大数据和云存储技术的不断完善，建立电子人事档案是今后人事档案管理模式的发展方向，电子人事档案可以进行快速查找、调用，便于集中管理，更加高效便捷。

人事档案管理制度的创新需要国家制定相应的法律法规，完善我国的人事档案管理制度，坚持以人为本，秉承服务于民的宗旨，结合我国的国情建立一套符合我国现状，顺应社会发展趋势的人事管理制度，促进社会稳定发展。

作者:徐鹏 单位:黑龙江省有色金属地质勘查七O二队

参考文献：

[1]朱传芳.关于创新人事档案管理制度与模式的探索[J].黑龙江史志,2014,(23).

篇3

1、观念上，人事档案在人们心目中一直较为神秘。

档案资料重历史、重政审，轻显示、轻成绩。由于历史原因和习惯势力的影响，档案材料中的个人经历、资历的记载，偏重于政治，且历史结论多，内容多是套话、官话，言之无物，大同小异；而对个人能力及业绩的现实材料却不能及时收集归档。从整体而言，不能全面客观地反映高校干部及教师队伍的最新素质，所以，可利用的价值不大。

2、管理方式上，高校人事档案的管理一直沿袭了传统的管理办法。

由于各项制度不健全，档案人员大多是兼职管理，对档案材料收集重视不够，产生了有失真材料的出现。同时过去高校人事档案管理长期处于一种封闭状态，未能建立健全人事档案收集审核归档制度，加之人员队伍不稳定，只是人事档案长时间没有收集整理也无人问津。在材料方面，有的认识部门也没有审查、核实、严格把关，对送来的材料塞入档案袋了事，使部分材料出现了失实甚至虚假的内容，给今后的工作带来很多的麻烦。不仅破坏了人事档案的有机整体，也大大降低了他的使用价值。

3、档案意识淡漠

由于历史的原因，教职工中普遍存在档案意识淡漠，对档案工作的重要意义和作用认识不足，不知道人事档案的归档范围和归档要求，不懂得人事档案是组织了解和选拔任用自己的重要来源。随着高校不断发展对教职工学历学位要求不断提高，教师外出进修、培训、攻读学位、出国留学的机会不断增多，在此过程中，有的教师不知道要把形成的诸如入学、结业、毕业生登记表等人事档案的材料应及时地交到人事档案管理部门存档，长时间存放在个人身边，久而久之，造成人事档案材料遗失或破损现象，影响了档案的准确性和完整性。

4、材料缺漏严重

随着近几年人事制度的改革和高校的快速发展，对人才的关注成为高校求生存求发展的重心。于是纷纷吸纳了许多高学历、高职称的人才，但在日常管理中发现，引进的这些人当中大部分档案材料缺漏，不是缺入党（团）材料，就是差年度考核表、学历学位材料、专业职务申报表、工资变动表等。究其原因，就是由于近几年机构编制和用人制度的改革，各单位管理档案的人员变动频繁，走的人没来得及跟新来的人交接工作，新来的人还没来得及学习档案业务，造成对档案业务知之不多甚至全然不知，不知道向管档部门或向哪个管档部门报送哪些材料，致使人事档案中材料短缺严重。有的档案材料形成单位诸如职称审批机关、奖励审批机关，不知道将材料移送管档部门，认为应由本单位保管；还有的单位甚至对收集的材料不及时整理，材料多年未归档，致使档案材料形成不及时，内容空泛等是形成档案资料缺漏的重要原因。加上由于人事档案的管理一直是以被动的方式进行收集，即档案管理人员坐等相关职能部门将人事档案送到档案室，由于归档制度的不健全，执行不严格，也是造成档案材料收集不完整原因之一。

5、管理人员业务不熟

由于组织人事干部平时工作繁忙少有时间参加专业知识的学习，造成管理人员业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务缺乏了解，造成一些人事档案材料填写不够规范，存在着不该进而进档、该进而不进档，用纸规格和书写工具也不够规范，装订顺序比较混乱，加之人事档案材料收集制度不够健全，致使一些别有用心的人为了达到某种目的，进行改档或伪造人事档案等，严重影响了档案的真实性，给人才的评价与任用带来诸多困难，使档案失去反映客观情况的价值。

二、加强高校人事档案收集工作的对策

1、加大宣传力度，增强教职工的档案意识

人事档案工作是组织人事部门的一项基础性工作，同时也是一项与全体教职工切身利益息息相关的工作。把人事档案管好，用好是一项非常重要的工作。加大档案宣传力度，增强教职工的档案意识，是做好高校档案工作的前提和保障。针对目前教职工档案意识淡漠的现状，我们必须进一步加大档案宣传力度，可采取一些喜闻乐见的方式进行宣传，主动把与教职工切身利益相关的档案知识送到他们手中，使他们在无形中接受档案，知道档案在日常的工作、生活中的重要作用，了解档案的重要价值，提高大家的档案意识和做好高校人事档案工作的自觉性，同时也可以在校内各级部门建立兼职档案员制度，并派专人作为兼职档案员，保持人员的稳定。人事档案部门定期对他们进行有关档案知识的培训，责成他们负责本部门人事档案工作的宣传，把档案工作与教职工个人前途发展紧密联系在一起，以唤起教职工们对档案工作的意识，让档案工作为高校教育事业发展发挥积极作用。

2、加强档案材料收集力度，保证档案的完整性

收集人事档案材料是人事档案工作的基础。随着政治经济体制改革的不断深入以及高校人事制度的改革，对教职工的考察、考核、学历、学位、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来新的更高的要求。比如人才流动，档案未随着人员流动转移等，也给收集材料增大了难度。因此，建议档案管理人员在收集档案材料时：一方面应做到内部收集与外部收集相结合，在收到从外单位调入的人员档案时，要认真清理、核实，发现有缺漏材料，要做到口勤、脚勤，千方百计与外单位联系，及时追补和不断补充新的资料。另一方面，档案收集工作应变被动为主动。被动收集往往造成一些档案材料的收集不全，档案管理人员只有主动出击，把收集工作做得更细、更好，做到主动与校内各部门联系，收集各种相关材料，形成人事档案材料收集网，保证归档材料齐全完整。

3、加强人事档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员自身素质

为保证人事档案工作能够适应高校的快速发展，就需要建立一支具有高素质的档案管理队伍。首先，要让档案管理人员具有专业知识。在短时间内要提高高校档案管理人员的素质，从各种渠道引进具有档案管理经验的人才从事高校档案管理，有着一定保证作用和积极意义。其次，要加强对现有档案管理人员继续学习的工作。除了要做好日常管理工作，还要加强计算机知识及人事档案管理系统软件知识的学习与掌握。随着人事档案管理的信息化建设的发展，档案管理人员还要加强专业素养，这样才能够使档案管理人员成为既懂专业知识，又可以适应信息化要求的合格档案管理人才，也才能够为高校的档案管理与服务水平的提高提供保证。面对二十一世纪的档案工作，为适应岗位发展的需要，必须拓宽知识面，学习技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以提高工作能力。在档案员业务培训方面要继续开展岗位培训工作：按照先培训后上岗，先培训后转岗的原则，把培训的着力点放在提高档案人员工作能力和工作技能上；要把岗位培训工作纳入科学化、制度化和规范化发展的轨道。要积极开展档案人员继续教育，继续教育是对在职专业技术人员的知识、技能进行补充、增新、拓宽和提高，是高层次的追加教育，对提高专业技术人员的创新能力和专业技术水平有着重要意义。在加强档案员的政治思想教育和职业道德教育的方面，要求档案员必须真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”；选配工作有责任心、事业心强的人员来充实学校档案工作岗位；增加智力投资，定期开展培训，加强档案工作人员自身业务建设。一方面学习档案专业知识理论，另一方面学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，更新知识，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，使档案工作人员能一心扑在档案工作岗位上，扎扎实实地做好档案工作，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。

4、加大投入，建立档案信息化建设的支撑体系。

篇4

1、观念上，人事档案在人们心目中一直较为神秘。

档案资料重历史、重政审，轻显示、轻成绩。由于历史原因和习惯势力的影响，档案材料中的个人经历、资历的记载，偏重于政治，且历史结论多，内容多是套话、官话，言之无物，大同小异；而对个人能力及业绩的现实材料却不能及时收集归档。从整体而言，不能全面客观地反映高校干部及教师队伍的最新素质，所以，可利用的价值不大。

2、管理方式上，高校人事档案的管理一直沿袭了传统的管理办法。

由于各项制度不健全，档案人员大多是兼职管理，对档案材料收集重视不够，产生了有失真材料的出现。同时过去高校人事档案管理长期处于一种封闭状态，未能建立健全人事档案收集审核归档制度，加之人员队伍不稳定，只是人事档案长时间没有收集整理也无人问津。在材料方面，有的认识部门也没有审查、核实、严格把关，对送来的材料塞入档案袋了事，使部分材料出现了失实甚至虚假的内容，给今后的工作带来很多的麻烦。不仅破坏了人事档案的有机整体，也大大降低了他的使用价值。

3、档案意识淡漠

由于历史的原因，教职工中普遍存在档案意识淡漠，对档案工作的重要意义和作用认识不足，不知道人事档案的归档范围和归档要求，不懂得人事档案是组织了解和选拔任用自己的重要来源。随着高校不断发展对教职工学历学位要求不断提高，教师外出进修、培训、攻读学位、出国留学的机会不断增多，在此过程中，有的教师不知道要把形成的诸如入学、结业、毕业生登记表等人事档案的材料应及时地交到人事档案管理部门存档，长时间存放在个人身边，久而久之，造成人事档案材料遗失或破损现象，影响了档案的准确性和完整性。

4、材料缺漏严重

随着近几年人事制度的改革和高校的快速发展，对人才的关注成为高校求生存求发展的重心。于是纷纷吸纳了许多高学历、高职称的人才，但在日常管理中发现，引进的这些人当中大部分档案材料缺漏，不是缺入党（团）材料，就是差年度考核表、学历学位材料、专业职务申报表、工资变动表等。究其原因，就是由于近几年机构编制和用人制度的改革，各单位管理档案的人员变动频繁，走的人没来得及跟新来的人交接工作，新来的人还没来得及学习档案业务，造成对档案业务知之不多甚至全然不知，不知道向管档部门或向哪个管档部门报送哪些材料，致使人事档案中材料短缺严重。有的档案材料形成单位诸如职称审批机关、奖励审批机关，不知道将材料移送管档部门，认为应由本单位保管；还有的单位甚至对收集的材料不及时整理，材料多年未归档，致使档案材料形成不及时，内容空泛等是形成档案资料缺漏的重要原因。加上由于人事档案的管理一直是以被动的方式进行收集，即档案管理人员坐等相关职能部门将人事档案送到档案室，由于归档制度的不健全，执行不严格，也是造成档案材料收集不完整原因之一。

5、管理人员业务不熟

由于组织人事干部平时工作繁忙少有时间参加专业知识的学习，造成管理人员业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务缺乏了解，造成一些人事档案材料填写不够规范，存在着不该进而进档、该进而不进档，用纸规格和书写工具也不够规范，装订顺序比较混乱，加之人事档案材料收集制度不够健全，致使一些别有用心的人为了达到某种目的，进行改档或伪造人事档案等，严重影响了档案的真实性，给人才的评价与任用带来诸多困难，使档案失去反映客观情况的价值。

二、加强高校人事档案收集工作的对策

1、加大宣传力度，增强教职工的档案意识

人事档案工作是组织人事部门的一项基础性工作，同时也是一项与全体教职工切身利益息息相关的工作。把人事档案管好，用好是一项非常重要的工作。加大档案宣传力度，增强教职工的档案意识，是做好高校档案工作的前提和保障。针对目前教职工档案意识淡漠的现状，我们必须进一步加大档案宣传力度，可采取一些喜闻乐见的方式进行宣传，主动把与教职工切身利益相关的档案知识送到他们手中，使他们在无形中接受档案，知道档案在日常的工作、生活中的重要作用，了解档案的重要价值，提高大家的档案意识和做好高校人事档案工作的自觉性，同时也可以在校内各级部门建立兼职档案员制度，并派专人作为兼职档案员，保持人员的稳定。人事档案部门定期对他们进行有关档案知识的培训，责成他们负责本部门人事档案工作的宣传，把档案工作与教职工个人前途发展紧密联系在一起，以唤起教职工们对档案工作的意识，让档案工作为高校教育事业发展发挥积极作用。

2、加强档案材料收集力度，保证档案的完整性

收集人事档案材料是人事档案工作的基础。随着政治经济体制改革的不断深入以及高校人事制度的改革，对教职工的考察、考核、学历、学位、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来新的更高的要求。比如人才流动，档案未随着人员流动转移等，也给收集材料增大了难度。因此，建议档案管理人员在收集档案材料时：一方面应做到内部收集与外部收集相结合，在收到从外单位调入的人员档案时，要认真清理、核实，发现有缺漏材料，要做到口勤、脚勤，千方百计与外单位联系，及时追补和不断补充新的资料。另一方面，档案收集工作应变被动为主动。被动收集往往造成一些档案材料的收集不全，档案管理人员只有主动出击，把收集工作做得更细、更好，做到主动与校内各部门联系，收集各种相关材料，形成人事档案材料收集网，保证归档材料齐全完整。

3、加强人事档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员自身素质

为保证人事档案工作能够适应高校的快速发展，就需要建立一支具有高素质的档案管理队伍。首先，要让档案管理人员具有专业知识。在短时间内要提高高校档案管理人员的素质，从各种渠道引进具有档案管理经验的人才从事高校档案管理，有着一定保证作用和积极意义。其次，要加强对现有档案管理人员继续学习的工作。除了要做好日常管理工作，还要加强计算机知识及人事档案管理系统软件知识的学习与掌握。随着人事档案管理的信息化建设的发展，档案管理人员还要加强专业素养，这样才能够使档案管理人员成为既懂专业知识，又可以适应信息化要求的合格档案管理人才，也才能够为高校的档案管理与服务水平的提高提供保证。面对二十一世纪的档案工作，为适应岗位发展的需要，必须拓宽知识面，学习技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以提高工作能力。在档案员业务培训方面要继续开展岗位培训工作：按照先培训后上岗，先培训后转岗的原则，把培训的着力点放在提高档案人员工作能力和工作技能上；要把岗位培训工作纳入科学化、制度化和规范化发展的轨道。要积极开展档案人员继续教育，继续教育是对在职专业技术人员的知识、技能进行补充、增新、拓宽和提高，是高层次的追加教育，对提高专业技术人员的创新能力和专业技术水平有着重要意义。在加强档案员的政治思想教育和职业道德教育的方面，要求档案员必须真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”；选配工作有责任心、事业心强的人员来充实学校档案工作岗位；增加智力投资，定期开展培训，加强档案工作人员自身业务建设。一方面学习档案专业知识理论，另一方面学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，更新知识，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，使档案工作人员能一心扑在档案工作岗位上，扎扎实实地做好档案工作，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。

4、加大投入，建立档案信息化建设的支撑体系。

篇5

在高校的整体管理环节中，人事档案管理工作是非常重要的一项工作，它负责整个高校教职员工的晋升、晋级、职称评定与考核评定的档案管理;这些繁杂的甄别、整理工作目前仍然由人工进行操作。随着高校的快速发展及规模的扩大，高校人事档案管理的工作量也大大加重;随着计算机应用的发展，高校人事档案管理工作者迫切希望能够将大部分烦琐的工作交给计算机去处理，实现信息化，以减轻人工操作的压力并提高工作效率 。高校人事档案管理的主要任务是为实现高校的整体战略目标提供合适可用的人才，为学院的发展选拔贤能创造一个良好的工作环境，使教职员工人尽其才、用其所长;也使教职员工无后顾之忧，充分发挥自己的潜能，提高工作激情，积极地、创造性地开展工作。

一、高校人事档案信息化管理的含义

高校人事档案的信息化管理就是在人事档案管理活动中全面应用现代信息技术，对人事档案信息资源进行处理、管理和提供利用服务。人事档案信息化建设的目标是通过对人事档案信息化建设所需的计算机、网络等硬件设施和相关软件的合理配置，达到人事档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，实现人事档案接收、传输、利用一体化，达到人事档案资源共享，促进人事档案管理事业持续健康快速发展。

信息社会人才流动越来越频繁，人事档案管理工作也变得越来越复杂，因此，人事档案信息资源管理就更显得尤为重要。如果能够实现人事档案管理的信息化，无疑将会给高校档案管理部门带来很大的便利。这就需要把教职员工的人事信息实行统一、集中、规范的收集管理，建立分类编号管理、电脑存储查询等现代化、专业化的管理系统。高校人事信息管理为高校人事档案管理和个人提供信息输入、信息修改、信息查询、工资调整、依据信息出具个人的基本档案等服务;为学院和个人提供档案信息的收集、整理、保管服务。

二、高校人事档案信息化管理的基础及要求

高校人事档案源于高校一切人事管理活动。追溯自有官吏选拔制度实施开始，人事档案就已经同步开始发展，经过日积月累，其数量和种类逐步扩展，同时，高校人事档案也在参照公务员档案管理的基础上，在领导的重视下，高校人事档案管理也得到了较快的发展。

针对目前高校人事档案数量大、内容更新快、查询频率高、材料来源散、使用范围广、传输距离远等一系列新情况新问题，进一步加速高校人事档案管理工作向信息化、数字化方向转变，利用计算机网络存储容量大、检索速度快、传递方便、查询快捷的特点，实现高校人事档案管理工作的新跨越，是当前信息化社会的必然选择。

1.人事档案管理信息化

目前，伴随着计算机以及网络技术的迅猛发展，过去传统的人事档案管理模式已经无法适应新形势的需要，加速高校人事档案管理信息化进程已经成为共识。在高校人事档案信息化管理中正确输入教职员工人事档案的相关信息是最关键也是最基础的部分;将原有的纸质型档案实现电子型档案的转化，把人事档案更多相关信息输入到计算机中，依托电子手段构建个人信息体系。并以此为基础，建立更加准确和完备的人事信息数据库，快捷准确地为相关部门提供人员基本情况及综合信息服务，实现无纸档案与原始档案的相互协同配合，从而解决当前人事档案中存在的现实难题。

2.人事档案管理信息网络化

整合人才信息资源是人事档案社会化管理的目标之一，人事档案信息化整合的手段在于依托系统软件支持，快捷方便地实现查询、筛选和统计功能，以达到共享整合信息资源的目的。

人事档案网络化是指人事档案电子化的基础上，在遵循档案保密规定的前提下，更好地利用网络的优势，全面实施人事档案信息资源的异地共享。要有侧重地加强专业人员的培训，使其成为既精通档案业务，又能熟练运用相应软件的优秀人才，进一步树立创新观念，不断开拓创新，加速数字档案的建立进程，加强技术处理，确保档案保密，依托现代化手段为人事档案提供更加高效的管理。

三、加强高校人事档案信息化管理的对策

高校人事档案信息化管理是组织系统信息化工作的重要组成部分，应按照统筹规划、资源共享、安全高效、分步实施、重点突破的原则，从以下几方面入手，不断提升信息化水平，完善信息系统，更好地为高校人事档案管理工作服务。

1.完善平台，实现资源共享

应将高校人事档案信息管理与干部选拔任用工作紧密结合，充分发挥现代信息技术在人事档案管理方面的优势。加强网络建设，充分发挥网络优势，构建信息平台。以信息中心为枢纽，实现网络化管理;对领导和相关处室进行授权开放、资源共享，实现信息服务的良性循环。充分利用现有资源推进人事管理信息化、网络化的进程。注重完善硬件设施，在信息收集和利用等方面加大投入，将信息技术应用到干部选拔任用管理的全过程，以人事档案信息化促进干部工作的民主化、科学化和规范化。

2.安全固本，加强人事档案信息化建设

高校人事档案信息的安全主要是档案信息存储安全和利用安全。要采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份和恢复机制。在技术安全管理方面，做到档案内部局域网不连外网，以保证安全;要制定信息录入、信息维护、设备管理、网络维护等系列管理办法和规定，确保系统的安全性、可靠性和可控性，以科学、规范、严密的制度来保证系统的可靠运行。

篇6

1、弊端阐述

行政事业单位在发展中，人事档案管理工作意义重大。其对企业的发展，对企业日常管理工作，和团队建设等等工作影响大，可以为行政事业单位日常管理工作和团队建设提供理论依据，实现资源合理应用目标，行政事业单位可以依据人事档案对工作人员升值，开展工作调整、对工作人员工作考核和绩效考核等等工作影响较大。但是当下我国企业在人事档案管理工作中存在自身弊端，特别是当下行政单位中，人事档案管理难度较大，阻碍企业发展，需要加以完善和及时处理。下文将详细对人事档案管理弊端进行分析和研究。

1.1人事档案管理意识弊端

人事档案管理管理意识低、观念关注度不高，是影响人事档案管理有序开展主要问题之一。行政事业单位管理人员发展中，较为关注行政事业单位自身经济发展，认为人事档案管理不重要，没有实际价值，对政事业单位长远发展没有实际意义。政事业单位主要管理负责人员存在这一思维误区，导致下级管理工作人员对人事档案认知度不高，行为散漫，人事档案管理财务支出较少，人力资源和财力无法保证，降低管理效率。其次，由于管理意识薄弱，行政事业单位没有建立合理化管理目标和管理关注方案，管理工作人员在关注期间，没有标准依据，关注效率低下，没有方向[1]。

1.2信息化技术弊端

现阶段行政事业单位信息技术技术水平低下，由于政事业单位主要负债人员和管理人员对政事业单位忽视，没有引进先进科学技术开展管理关注，导致在实际管理环节，依据人力资源手工开展管理关注，降低工作人员关注积极性，影响管理关注有序开展。其次，工作人员自身关注能力低下，人事档案管理团队构建缺失凝聚力，由于个人工作能力低下，影响整个团队工作能力，一些工作人员在关注中，没有结合人事档案特点，开展管理关注，缺失管理科学性和规范性[2]。

2、政事业单位人事档案管理工作有序开展

2.1提高对人事档案管理关注重视度

行政事业单位需要树立全新发展目标，结合市场经济发展特点，建立全面人事档案管理方案和目标，提高对人事档案管理关注重视度和关注度，在单位内部和管理部门宣传，增加工作人员认知度，让关注人员了解自身想法，利于工作人员全面贯彻档案管理关注要求，有方向开展管理关注。其次，行政事业单位也需要给予人事管理这工作人力支持和物力支持，优化制度弊端，构建一个一体化制度体系，为工作人员实际管理工作提供理论依据和制度保障，使得行政人事管理工作朝向标准化方向发展[3]。

2.2提高信息化应用水平

信息技术是当下社会不同企业人力资源和人事档案管理的主要方法，行政事业单位也要提高对信息技术关注，利用信息化技术开展人事档案管理工作，提高 人事档案管理工作有序开展。详细来说，其主要包括两个不同方面信息化建设，其一：做好信息化硬件建设工作。行政事业单位需要增加财务支出力度，大力采购 信息装置和设备，引进先进技术和设备，为工作人员营造良好工作条件。例如：行政事业单位可以购买扫描设备、电脑设备等等。把传统纸文本形式运作为电子文档形式，实现数字化建设目标，其二：行政事业单位完善软件系统建设，构建人事档案管理体系，保证体系建设合理性[4]。

2.3完善团队建设，提高工作人员工作能力

篇7

（一）档案管理基础薄弱。档案管理是企业基础管理的重要组成部分。档案因其历史性、确定性和原始记录性，使其具有极强的法律依据作用。但因档案本身无法产生直接经济效益，在效益最大化的经营理念下，部分企业管理者不重视档案管理工作，从而导致档案日常管理松懈，基础薄弱。因此，在大多数企业认知中：人事档案只是一份人员的履历，保存即可，无须再进行后期管理。其实不然，“以铜为鉴,可以正衣冠；以人为鉴,可以明得失；以史为鉴,可以知兴替”，要想充分发挥职工的能力，最大化地提高企业人员劳动效率，就必须建立完善的人事档案管理机制，准确掌握每一名职工的详尽资料，人尽其才，避免张冠李戴，影响工作质量与效率。（二）人事档案管理方式老旧。随着科学技术的发展，大数据、云技术已经广泛应用到社会生产、生活的各个方面，但是铁路人事档案管理方式却没有得到有效改进，仍采用传统的纸质载体管理存放，纵然应用了一些信息化的手段，也只是简单地对人事档案进行了编目，没有开展人事档案的信息化、智能化管理。（三）档案管理人员业务水平参差不齐。在大多数人眼中，档案管理工作就是简单地对资料进行收集、整理、保管，这是对档案管理工作的片面理解。实际上，档案管理是业务性强、专业知识要求高的工作。人事档案管理人员，除了具备人力资源管理相关业务知识、档案管理业务技能及一定的文字功底外，铁路人事档案管理人员还要熟知铁路运输生产组织、各系统的基本业务范围及相关法律法规。因此，要从事人事档案管理工作，必须具备较强的专业技术知识。但因为重视程度不足、日常业务知识培训学习不到位，造成了档案管理人员业务能力水平参差不齐，工作开展停滞不前。

二、传统纸质档案管理模式的优缺点

（一）传统纸质档案管理模式的优点。1.原始记录性、安全性。纸质档案因其材质特征，很难做到修改后不留痕迹，这在很大程度上确保了档案的真实性与原始性，对于档案信息的保护更加安全，具有第一手材料的价值。2.凭证性。质档案作为现今使用最广泛的记录载体，其所具备的法律效应和凭证作用是无可替代的。虽然电子签名、电子档案已得到法律的认可，但电子档案是以计算机为载体保存的，而计算机容易受到病毒、黑客等的破坏，使得司法部门对其凭证作用依然持谨慎态度。（二）传统纸质档案管理模式的缺点。1.纸质档案保管成本偏大。纸质档案保管需要极大的空间，而且保管条件要求严格。档案库房需要防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，同时还有符合档案存放的承重要求，这使得档案库房的建设成本较之一般建筑偏高。同时纸质档案在进入档案库房前，还需要经过去酸、消毒、除尘等工序，日常保管需要定期进行防虫、防潮处理，人工及设备成本较高。2.纸质档案易损坏，不易传播。纸质档案因材质原因，受温度、湿度、光照、时间等因素影响，容易出现纸张老化变脆、发霉等现象，且纸质档案通常都是唯一的，使得其利用不方便，不易传播。3.查阅检索耗时长。虽然我们在纸质档案整理时，已经对其进行编目有序存放，但在查询的过程中还是比较费时费力，如果要多次查阅则更为不方便。

三、铁路人事档案管理的改革方向

篇8

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 01. 075

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）01- 0133- 01

随着经济的发展和社会的进步，新时期学生档案管理工作面临着新的挑战。在新时期学生档案管理工作中，为了不断适应时代的变化，要改变过去的管理机制，坚持管理创新，提高学生档案管理工作的效率。

1 坚持在信息管理上创新

目前，部分单位的学生档案管理基本上还处于手工操作阶段，一些现代化的管理方法和手段没有很好地得到运用。传统的手工管理方法使工作人员劳动强度大，工作效率低，没有足够的时间和精力开发案卷内在的信息价值，人事档案动态管理效果甚微。因此，要从信息资源的角度看待学生人事档案，用信息管理的方法创新学生档案工作，加强对档案信息的综合分析研究和深度开发利用，实现学生档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务的转变，进一步提高学生档案工作的现代化水平。

1.1 加大硬件投入力度

改善档案工作的环境和基础设施是提高工作质量的基本保证。《学生档案工作条例》对学生档案的保管提出了明确要求，对库房面积、设施及所需器材作了具体规定，这是保证档案安全和科学管理的必备条件。要创造条件，实行档案库房、阅档室和档案工作人员办公室“三室”分开。要配备必要设施，达到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防高温、防光）要求，特别是要在档案室配备空调、去湿机使库房内保持符合要求的温度和湿度。要配置统一的现代硬件设备，比如计算机、数码摄像机、数码照相机、扫描仪、碎纸机等设备，只有硬件到位了，才能运用计算机进行学生档案日常管理，使硬件建设跃上新的台阶。

1.2 探索建立软件管理系统

逐步探索建立学生人事档案数据库系统，充分发挥信息管理更易保存、查询、修改的优势。建立学生人事档案管理系统，通过现代硬件设备进行相应的技术处理，把考察材料、任职文件、照片等转化成电子文件，上传至学生人事档案数据库系统，实现人事档案纸质与数据格式并存，减少纸质案卷因长期使用而损坏所造成的影响；建立学生信息管理系统，将学生人事档案的一些基本信息通过专门的学生人事信息软件输入，制作形成电子档案，以便于人事信息的查阅流转；建立学生人事档案检索库和学生人事档案目录库，将管理范围内的学生档案号和档案目录全部录入库内，有效地提高查（借）阅学生档案的工作效率；建立学生人事档案网络化管理体系，实施学生人事档案的分级管理；逐层逐级建立学生人事档案局域网，实行学生档案的网络化管理，进一步提高学生档案工作效率和服务质量。

1.3 扩大信息采集范围

目前，学生档案信息采集大多停留在原有的基础上，远落后于时代的要求。可尝试适当扩大信息收集范围，对管理权限内的学生的基本情况、学历、学习简历、奖惩情况、年度考核情况、家庭成员、学习中的表现等信息，分为业绩档案、能力档案、认可档案、考察档案、成果档案等类别，经过严格审查，最后全部录入系统。要认真细致地做好采集、制作、分类、存储等各个环节的工作，保证数据准确、真实、规范、统一。对变动的学生信息及时进行更新维护，做到随变随改、随动随调，确保学生信息的准确性和实时性。

2 坚持在工作制度上创新

学生人事档案工作头绪多、琐碎繁杂，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循。应结合学生档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，在落实中把好关口，不断提高档案工作质量和服务水平。

2.1 坚持在健全完善制度上求“全”

要编印下发学生人事档案管理制度汇编，收集有关制度及文件装订成册，使档案管理工作有章可循，逐步实现制度化。要根据有关学生人事档案工作法规与有关工作条例，结合本地实际，不断完善、修订、健全学生人事档案材料的档案查（借）阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度和送交档案材料归档工作制度等，做到制度上墙、账簿成册，为规范学生档案的管理提供政策依据。要针对日常管理工作需要，建立完善《学生档案查（借）阅登记簿》、《接收学生档案登记簿》、《移交学生档案材料登记簿》等各种登记簿册，为学生人事档案走上制度化和规范化的轨道奠定坚实基础。

2.2 坚持在执行制度上求“严”

篇9

1 传统医院人事档案管理存在的问题

目前，有很大一部分医院尤其是小医院的基础设施不全，没有设立单独的档案储存管理室。通常情况下，将档案材料放在人力资源部的办公室里，安全性低、易遭虫蛀，且保密性差、很容易导致重要信息的泄漏[2]。医院里的有一部分档案管理人员并没有受到过专业知识培训，对档案管理的作用及意义也不甚了解，导致工作主动性差；还有一些档案管理人员虽然具备相应的专业知识，但管理水平却有待提高，仍采用人工检索的方式，在档案管理及应用方面没有合理的操作规程，效率很低，且常常会导致档案损害情况的发生[3]。另外，医院人事档案管理人员的还存在档案意识较薄弱的问题，随着时间的推移和人才的积累，档案数量也越来越多，如果在管理方式上不能及时探索出创新思路，势必造成档案的管理质量愈加低下。

2 人事档案管理创新思路探究

2.1 加强教育培训，提高档案管理人员的素质及水平

医院人事档案管理人员由于缺乏一定的知识水平和专业技能，且档案意识较为淡薄，这些都是影响其业务水平低下、工作积极性低的主要原因之一。事实上，档案管理室一项技术性很强的工作，并不是按照一定流程机械的操作就可以做好的。随着现代化技术在档案管理工作中的逐步应用，也对医院人事档案管理人员提出了更高的专业技能的要求，不仅需要能够熟练操作软件，更要注重自身的专业知识提升[4]。医院在对人事档案管理人员进行培训教育时，应该针对不同人员的特点、量身定制相应的培训方案，如可以对相关人员以轮岗、轮流的方式进行教育。培训结束后，可以举办一次业务知识的竞赛，让档案管理人员在激烈竞争中不断提高专业技能和管理水平，同时还能在一定程度上激发相关人员的工作积极性。

2.2 加快档案现代化信息管理进程推进

进行档案管理创新思路的探究就需要跟得上时代的步伐，逐步推进档案现代化信息管理进程，实现各种信息、资源的共享，不仅利于医院内部沟通交流，还能使医院人事档案管理的意义最大程度的展现出来。人事档案管理实现信息化之后，各个部门之间的资料传送步骤就变得简便快捷，其电子信息化管理的储量很大、速度快、计算准确，能够明显提高工作效率。加快档案现代化信息管理进程推进，首先要完善医院人事档案管理的电子信息化系统，将档案信息实现分区管理。还应将档案室、计算机室、办公室分开设置，并通过计算机系统实现联系。计算机室和档案室均安装防辐射的基础设施，在最大程度上减少电磁的干扰和降低设备发生损坏的可能性。此外，档案电子信息化进程的不断推进就必然要求将以往储藏的纸质档案资源转化为电子资源，即将人事档案的具体信息全部输入到计算机内。尽管工作量比较大，但对以后的医院人事档案管理提供了很大的便利，因此医院应该加大此方面的人力、物力的投入，加快纸质档案文件的扫描机输入，同时要保证信息的准确性。最终形成信息整理、查询及维护为一体的完整的人事档案管理数据库，随着医院的不断发展、壮大、数据库的建立能够使各个部门的工作配合地更默契，进而提升整体的工作效率，并将会对医院的成本控制和经济效益的增长具有很大的促进作用。

2.3 不断推行医院人事档案管理新模式

篇10

1.1 为选用干部人才提供参考 人事档案管理是企业人事管理活动的重要内容和对象，其较为全面的记录了每个企业干部员工的工作和学习经历、政治思想、工作能力和业绩以及兴趣爱好等详细情况。人事档案管理是一项具有动态性、机密性、真实性、系统性等特征的文件材料，具有较强的使用和保存价值。人事档案管理是企业考察任用干部时重要的参考资料，对企业干部人才的正确选用有着直接的影响，从而与企业的发展有着密切的关系。

1.2 为规划人力资源战略提供支持 企业制定科学的人力资源整合规划，是企业可持续发展的重要途径之一。人事档案的主要管理内容是真实反映企业全体人员的全方位信息，包括以往与现阶段。人事档案科学化的管理，能够为企业科学合理的预测人才的需求数量级类型，为人力资源战略规划提供支持，促进人力资源开发。

2 当前人事档案管理存在的问题分析

2.1 人事档案管理意识薄弱 第一，企业领导不够重视人事档案管理。目前部分企业领导忽视档案管理，认为档案管理是企业内部的小工作，对企业的经营发展没有太大的意义，因此在精力以及资金方面投入甚少，造成人事档案管理的基础设施以及模式、方法得不到有效的更新；第二，档案管理部门的责任意识差。由于上级领导的不重视直接导致了档案管理部门对自身所肩负的责任认识不够明确，使工作观念产生了偏离，不认真对待档案管理工作，造成工作上的失误。另外企业没有专业的档案管理人员，有的是其他部门的人员进行兼任，极大地降低了档案的权威性。

2.2 缺乏专业的档案管理员 人事档案管理人员需具备较强的专业知识和技能，才能够胜任人事档案管理这项复杂、繁琐以及连续性较强的工作，否则就会对档案管理的质量和管理水平的提高产生影响。有的企业分配的档案管理人员较少且有的是兼任，不仅要进行档案资料的日常维护及管理工作，譬如收集、整理、编目、分类、电脑输入、排架、编研等，同时还需要担负多方面的工作，例如企业文书的编写、科研管理、基建等，这就使得档案管理人员处于超负荷工作状态，精力无法过多的投入到档案管理工作上，从而降低了档案管理工作的有效开展。

2.3 人事档案管理的科学信息化水平低 人事档案管理工作内容多、要求高、任务重，仅就档案信息管理信息化建设而言，诸如标引著录、数据录入、重要档案的全文存储等工作相当艰巨。虽然目前有人事档案管理系统，但在实际的档案管理工作操作中还没有充分挖掘和发挥其应有的作用，人事档案管理缺乏信息化、智能化、数据化以及科学化的广泛应用，部分企业的人事档案管理在计算机系统的应用上只是简单地将个人信息、档案目录进行录入，而资料检索、调阅则进行手工操作，导致人事档案材料归档整理不及时，存在档案资料不完整的情况，而且耗费时间长，耗费人力多，降低了档案管理工作的效率。

3 改革人事档案管理的建议

3.1 强化人事档案管理意识 企业领导要充分认识到人事档案管理的意义，其是企业的一项隐形财富。各企业在人事档案管理工作中要安排充足的专职档案管理工作人员，并确保档案管理队伍的相对稳定，提高管理人员的责任意识，通过定期对人事档案管理人员的业务培训、政治教育、专业知识与技能的学习以及完善定期交流与培训进修等制度，来提高人事档案管理人员的综合素质和业务水平。人事档案管理工作的领导责任要明确，在管理工作过程中，做好监督与管控工作，加强定期、不定期的深入管档工作进行督查，同时强化业务指导，对存在的问题及时提出改革建议或解决措施，并责令迅速整改到位。

3.2 规范、完善制度和程序 要进一步系统档案的搜集、整理归档、更新等一系列程序。档案信息搜集要全面、严谨、规范地利用多种方式确保信息的准确性、完整性以及及时性；档案信息整理归档根据材料的内容、时间以及属性等条目，优化档案的整理归档工作，避免录入的电子档案和纸质档案存在出入，不便于日后的查检阅工作；档案信息更新要严格落实制定的更新计划，档案管理工作要根据企业人员的流动实况制定相关的每周、每月或者季度更新方案。

篇11

中图分类号：G271 文献标识码：A

收录日期：2015年2月6日

人事档案是个人经历、学历、思想品德、业务能力、工作状态、社会关系以及奖励、惩处等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。高校人事档案作为高校管理工作的重要组成部分，能够客观地反映教职工的综合素质和能力，直接影响着高校的人才选拔、培养、作用和考评，间接关系到高校的管理水平、教学水平和科研水平。因此，在新的形势下，积极推动高校人事档案的科学发展势在必行。

一、高校人事档案管理存在的问题

（一）重视程度不够。无论对于人事档案管理者还是人事档案当事人来说，对人事档案的重视程度都还不够强烈。许多高校领导和档案管理人员认为档案就是简单存放于档案室里，他们只负责把每份零散的材料整理装订在一起做成档案并加以保管，提供一些被动性的服务。而对于人事档案当事人来说，由于人事档案的保密性要求高，导致长期以来人事档案只有组织人事部门和相关领导才有权利用，大多数人根本不知道自己的档案中有些什么，认为人事档案管理与自己无关，是组织人事部门的事。这些都是对人事档案在认识上的重视程度不足造成的，从而严重影响了人事档案在高校管理工作中功能的正常发挥。

（二）制度落实不足。高校人事档案管理依据《档案法》、《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》等，制定了一系列人事档案管理规章制度（如人事档案管理工作细则、收集归档制度、安全保密制度等等）。这些规章制度的建立为人事档案的管理工作提供了依据，奠定了良好的基础，但是在具体落实上还存在一些不足。例如 “档随人走”和“人档统一”是管理人事档案的基本原则，但由于人才流动的日益频繁，高校人事档案常出现“有档无人”、“有人无档”、“重新建档”’的现象;档案材料的收集不及时，整理归档更新滞后，材料缺失严重等等，这在一定程度上影响了人事档案管理工作的正常运转，归根结底是人事档案管理制度落实不足的表现。

（三）队伍建设不健全

1、人员配备不足。随着社会的发展，各高校的办学规模不断扩大，教职工的数量迅速增长。同时，随着人事制度的改革和深化，人才的流动也不断加大，因此高校人事档案管理的工作量与以往相比有了大幅度的增加。根据国家档案管理局的要求，每管理一千人的档案就必须配备一名专职档案管理人员，然而各高校专职工作人员配备并不充足，兼职现象屡见不鲜。在这种情况下，档案管理人员只能加班加点来完成基础性业务工作，没有时间和精力去学习先进的技术方法，人员素质有待提高。

2、业务知识不精。目前，各高校从事人事档案管理工作的人员大部分不是档案专业科班出身，而是因为各种原因从其他管理岗位或专业技术管理转岗来从事此项工作。而且从事人事档案管理工作的人员结构不合理、队伍不稳定、年龄偏大、不能熟练操作计算机系统进行信息录入等等，这些不论是从业务知识还是从岗位延续方面都不能完全满足人事档案管理的要求，更谈不上充分发挥挖掘档案的价值，提高档案服务的质量了。

（四）硬件设施不完善。根据《档案法》规定，人事档案管理部门要做到“三室”分开，设置专门的档案库房、查阅室和办公室，不得在库房内阅档或办公。但是在日常管理工作中，大多数高校由于经费、空间等原因的限制，在硬件设施上难以满足工作要求，不能达到“三室”分开标准，无法配备计算机等设备。硬件设施配备不足导致人事档案管理信息化严重滞后，无法对档案信息进行有效的筛选、排序、分类和汇总。

二、高校人事档案管理的对策

（一）提升档案管理意识，提高档案管理质量。人事档案管理工作要求高、任务重、责任心强，要切实做好档案管理工作，与高校领导和广大教职工对档案及档案管理工作的认识和支持是密不可分的。首先，高校领导对人事档案管理工作要予以重视，将其提升到一定的认识高度，转变原来“说起来重要，排起来次要，用起来重要，忙起来忘掉”的现象，把人事档案工作提到议事日程，在档案管理建设方面予以充分的重视和支持，更好地发挥其作用。其次，对档案管理人员要加以关心。档案工作很琐碎，难以做出成绩，档案管理人员缺乏成就感和被尊重感，领导应关心其工作和生活，尊重其人格和劳动，并在评定职称、晋升职务等方面为档案员的发展创造机会，提供发展空间。再次，档案管理人员要加大对档案及管理工作的宣传力度，利用校园广播、校园网络、会议等渠道，不断提高全体教职员工对档案的认识，促进档案管理工作发展。

（二）完善规章制度，实现规范管理。一切工作的顺利开展，需要有完善的制度予以保障。人事档案工作专业性强、技术性高、保管要求和保密程度严，这就要求从事高校人事档案工作的管理者必须严格按照制度办事。因此，高校应立足于本校的实际情况，制定完善的规章制度，实现各部门之间的通力合作，最大限度地确保档案材料的真实性、规范性和完整性，从而做到让制度说话，用制度来管理档案。特别是在人事档案材料的收集、登记、传递、保管等环节衔接时，要从严把关，做到不错、不漏，万无一失。

（三）加强队伍建设，提高工作水平。高校人事档案管理人员的素质直接决定人事档案管理工作的质量，建立一支政治素质高、工作责任心强、业务精的专业人才队伍，是提高高校人事档案工作质量的关键。

1、争取高校领导的重视。首先按照国家档案要求，配备充足的专职档案管理人员，保证人事档案管理的正常顺利开展;其次建立科学合理的档案人才培养体系，在可持续人才发展战略的高度上建立系统的才培养机制，促进人事档案管理人才的多元化、专业化，保证人事档案管理队伍的稳定性。

2、努力创造条件优化人事档案管理队伍。一方面吸引和选拔具有档案管理学科背景或工作经验的专业人才，提高队伍的专业素质;另一方面定期组织工作人员参加相关业务培训，开展校际的参加学习、交流活动，不断提高管理人员的专业知识和业务能力，从而做到用丰富的档案理论知识来指导日常管理工作。此外，高校人事档案管理人员还需要加强计算机知识的学习，成为既懂专业知识又符合档案数字化和信息化要求的管理人才，为提高高校的人事档案管理水平提供有力保证。

（四）加大投入力度，提高管理效率。针对高校人事档案管理的重要性，高校要加大对人事档案管理建设的资金投入力度，将人事档案管理经费列入单位的财务预算，不断完善基础设备，使人事档案管理各方面都达标。如按标准设立档案库房、查阅室和办公室，做到“三室”分开;配备齐全的办公设备（电脑、扫描仪、复印机等），及时更新，改善工作环境，提高档案管理人员的积极性和工作效率。

篇12

人事档案是个人经历、学历、思想品德、业务能力、工作状态、社会关系以及奖励、惩处等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。高校人事档案作为高校管理工作的重要组成部分，能够客观地反映教职工的综合素质和能力，直接影响着高校的人才选拔、培养、作用和考评，间接关系到高校的管理水平、教学水平和科研水平。因此，在新的形势下，积极推动高校人事档案的科学发展势在必行。

一、高校人事档案管理存在的问题

（一）重视程度不够。无论对于人事档案管理者还是人事档案当事人来说，对人事档案的重视程度都还不够强烈。许多高校领导和档案管理人员认为档案就是简单存放于档案室里，他们只负责把每份零散的材料整理装订在一起做成档案并加以保管，提供一些被动性的服务。而对于人事档案当事人来说，由于人事档案的保密性要求高，导致长期以来人事档案只有组织人事部门和相关领导才有权利用，大多数人根本不知道自己的档案中有些什么，认为人事档案管理与自己无关，是组织人事部门的事。这些都是对人事档案在认识上的重视程度不足造成的，从而严重影响了人事档案在高校管理工作中功能的正常发挥。

（二）制度落实不足。高校人事档案管理依据《档案法》、《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》等，制定了一系列人事档案管理规章制度（如人事档案管理工作细则、收集归档制度、安全保密制度等等）。这些规章制度的建立为人事档案的管理工作提供了依据，奠定了良好的基础，但是在具体落实上还存在一些不足。例如“档随人走”和“人档统一”是管理人事档案的基本原则，但由于人才流动的日益频繁，高校人事档案常出现“有档无人”、“有人无档”、“重新建档”’的现象；档案材料的收集不及时，整理归档更新滞后，材料缺失严重等等，这在一定程度上影响了人事档案管理工作的正常运转，归根结底是人事档案管理制度落实不足的表现。

（三）队伍建设不健全。

1、人员配备不足。随着社会的发展，各高校的办学规模不断扩大，教职工的数量迅速增长。同时，随着人事制度的改革和深化，人才的流动也不断加大，因此高校人事档案管理的工作量与以往相比有了大幅度的增加。根据国家档案管理局的要求，每管理一千人的档案就必须配备一名专职档案管理人员，然而各高校专职工作人员配备并不充足，兼职现象屡见不鲜。在这种情况下，档案管理人员只能加班加点来完成基础性业务工作，没有时间和精力去学习先进的技术方法，人员素质有待提高。

2、业务知识不精。目前，各高校从事人事档案管理工作的人员大部分不是档案专业科班出身，而是因为各种原因从其他管理岗位或专业技术管理转岗来从事此项工作。而且从事人事档案管理工作的人员结构不合理、队伍不稳定、年龄偏大、不能熟练操作计算机系统进行信息录入等等，这些不论是从业务知识还是从岗位延续方面都不能完全满足人事档案管理的要求，更谈不上充分发挥挖掘档案的价值，提高档案服务的质量了。

（四）硬件设施不完善。根据《档案法》规定，人事档案管理部门要做到“三室”分开，设置专门的档案库房、查阅室和办公室，不得在库房内阅档或办公。但是在日常管理工作中，大多数高校由于经费、空间等原因的限制，在硬件设施上难以满足工作要求，不能达到“三室”分开标准，无法配备计算机等设备。硬件设施配备不足导致人事档案管理信息化严重滞后，无法对档案信息进行有效的筛选、排序、分类和汇总。

二、高校人事档案管理的对策

（一）提升档案管理意识，提高档案管理质量。人事档案管理工作要求高、任务重、责任心强，要切实做好档案管理工作，与高校领导和广大教职工对档案及档案管理工作的认识和支持是密不可分的。首先，高校领导对人事档案管理工作要予以重视，将其提升到一定的认识高度，转变原来“说起来重要，排起来次要，用起来重要，忙起来忘掉”的现象，把人事档案工作提到议事日程，在档案管理建设方面予以充分的重视和支持，更好地发挥其作用。其次，对档案管理人员要加以关心。档案工作很琐碎，难以做出成绩，档案管理人员缺乏成就感和被尊重感，领导应关心其工作和生活，尊重其人格和劳动，并在评定职称、晋升职务等方面为档案员的发展创造机会，提供发展空间。再次，档案管理人员要加大对档案及管理工作的宣传力度，利用校园广播、校园网络、会议等渠道，不断提高全体教职员工对档案的认识，促进档案管理工作发展。

（二）完善规章制度，实现规范管理。一切工作的顺利开展，需要有完善的制度予以保障。人事档案工作专业性强、技术性高、保管要求和保密程度严，这就要求从事高校人事档案工作的管理者必须严格按照制度办事。因此，高校应立足于本校的实际情况，制定完善的规章制度，实现各部门之间的通力合作，最大限度地确保档案材料的真实性、规范性和完整性，从而做到让制度说话，用制度来管理档案。特别是在人事档案材料的收集、登记、传递、保管等环节衔接时，要从严把关，做到不错、不漏，万无一失。

（三）加强队伍建设，提高工作水平。高校人事档案管理人员的素质直接决定人事档案管理工作的质量，建立一支政治素质高、工作责任心强、业务精的专业人才队伍，是提高高校人事档案工作质量的关键。

1、争取高校领导的重视。首先按照国家档案要求，配备充足的专职档案管理人员，保证人事档案管理的正常顺利开展；其次建立科学合理的档案人才培养体系，在可持续人才发展战略的高度上建立系统的才培养机制，促进人事档案管理人才的多元化、专业化，保证人事档案管理队伍的稳定性。

2、努力创造条件优化人事档案管理队伍。一方面吸引和选拔具有档案管理学科背景或工作经验的专业人才，提高队伍的专业素质；另一方面定期组织工作人员参加相关业务培训，开展校际的参加学习、交流活动，不断提高管理人员的专业知识和业务能力，从而做到用丰富的档案理论知识来指导日常管理工作。此外，高校人事档案管理人员还需要加强计算机知识的学习，成为既懂专业知识又符合档案数字化和信息化要求的管理人才，为提高高校的人事档案管理水平提供有力保证。

（四）加大投入力度，提高管理效率。针对高校人事档案管理的重要性，高校要加大对人事档案管理建设的资金投入力度，将人事档案管理经费列入单位的财务预算，不断完善基础设备，使人事档案管理各方面都达标。如按标准设立档案库房、查阅室和办公室，做到“三室”分开；配备齐全的办公设备（电脑、扫描仪、复印机等），及时更新，改善工作环境，提高档案管理人员的积极性和工作效率。

主要参考文献：