财务部档案管理范文

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会计档案指企事业单位以、经济组织以及相关会计人员对所进行的经济活动按照一定的制度记录存储的会计凭证、账单、核算材料等等纸质、电子材料。会计档案可以说是企事业单位第一手重要的经济档案，是所有国家档案的重要组成成分，因此财务部门的会计档案管理工作具有重要的作用于价值，应该得到政府企事业单位的格外重视，提高会计档案管理工作的效率，发挥会计档案的在企事业单位中的重要作用。

1会计档案的特点与作用

健全会计档案的管理工作，首先需要对会计档案的特点以及作用进行具体的了解，根据会计档案的特点制定相关的管理机制，利用其作用发挥其全部功能。

1.1会计档案的特点

会计档案的是国家档案中最重要的组成成分，具备了原始的记录功能、信息功能、知识功能等等众多功能，又由于其针对内容的特殊性，使得其具备了独特的特征：第一，会计档案的来源十分的广泛。对于不同的企事业单位的核算部门，都会形成相应的会计档案。第二，会计档案具有一定的专业性，由于会计档案涉及到会计核算的内容，这就使得核算手段成为了会计档案独有的专业技能。通过会计核算，可以有效的反映出企事业单位的具体经济活动，体现了会计档案的专业性。第三，会计档案的形成过程十分的严密，由于会计核算需要进行设置账务、复式记账、填表审核等等方式对对象进行系统、延续、完整的记录监督。这就迫使会计档案的形成过程必须具备一定的严密性。

1.2会计档案的作用

会计档案对于企事业单位有着十分重要的作用，可以具体分为以下几个方面：第一，会计分析与核查中会计档案起到了依据的作用。企事业单位中进行决策以及经济活动都需要对会计档案进行大量的参考查阅，会计档案的严密性可以使得觉得准确性大大的提高，为企事业单位提供准确的材料依据。第二，会计档案具有重要的凭证作用，企事业单位相互进行的经济活动都需要相关的书面证明，但也会出现一些经济纠纷问题，会计档案的对经济活动的记录可以在这是起到重要的凭证作用。第三，会计档案具有一定的历史借鉴作用，会计档案是一个动态的档案，它详细的记录了企事业单位内部各个方面的经济发展状况。通过对某一段时间的收支情况，制定相关的发展战略。

2会计档案管理中存在的问题

会计档案管理工作在财务部门当中依然存在种种问题，这些问题可以总结为以下几点：

2.1会计档案管理制度不健全

企事业单位内部的财务部门一般只重视单位的资金管理，忽略了会计档案管理工作的重要性，并没有制定管理会计档案相关的建档、归档、借阅以及销挡的措施，没有一定的制度可寻。

2.2会计档案的装订不合理

企事业单位内的财务部门内负责会计档案管理的工作人员几乎很少，繁多复杂的档案整理装订，在一定程度上消磨了管理工作人员的耐心与责任心，使得会计档案装订的过程中出现内容遗漏，档案开散，档案内容装订错误等等严重问题，这些问题的出现一定程度上给事业单位的经济活动造成极大的影响。

2.3会计档案的储存方式不妥

大部分的企事业单位对于档案的管理还没有进行全面的信息化管理，这就使得单位内部的会计档案堆积，随意储存的现象出现，老旧无人查阅的会计档案随着时间的推移损毁殆尽，严重的缩短了会计档案的寿命，丧失了会计档案的历史性价值。

3财务部门完善会计档案的具体措施

3.1完善会计档案管理机制

针对会计档案管理制度中出现的问题，首先企事业单位的领导层面必须加强对会计档案管理的重视程度，从思想上提高财务部门内部对会计档案管理工作的认识程度，结合单位的具体情况制定相关的档案管理制度，监督这一制度在实际中的实施情况，使得会计管理工作有章可循。

3.2做好会计档案装订工作

做好会计档案的装订工作，首先财务部门需要对会计档案管理部门加大人力物力的投入，提高工作人员的思想素质，让其认识到装订工作的重要性，定期抽擦档案对于出现档案装订错误与遗漏的情况需按照相关的制度进行处罚，使得会计档案管理工作有效科学的进行。

3.3使用信息化技术进行档案管理

企事业单位应该加大力度在档案管理上的经济投入，实现档案的信息化，告别老旧的纸质档案，提高档案管理工作人员的工作效率，减少会计工作人员的工作压力，实现会计档案的信息化储存，延长档案的寿命，快速有效的扩大化会计档案的作用。

4结论

围绕会计档案独有的特点，解决企事业单位中会计档案管理工作中的一系列问题，首先需要领导层面的大力支持，不断的提升会计档案管理工作人员的思想水平，制定相关的制度章程，使得会计档案管理工作可以科学合理的开展。

参考文献

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当前，国家财务部门对高校的内部控制规范建设做出了明确的规定，高校应该积极响应财务部门的号召来建设内部控制规范。高校财务会计档案管理是财务管理的重要内容，在学校的内部控制建设中也具有非常重要的作用，成为了高校内部控制的重要防控对象。但是，从实际的高校财务会计档案管理的现状来看，内控现状不容乐观，这就要求高校要引起高度重视，要积极探索有效的策略来做好内控制度的建设。

一、高校财务会计档案管理对内部控制中的重要性

高校财务会计档案是指会计核算过程中产生和接收的会计资料，包括各种图表形式、文字形式的资料，能够有效反映高校的经济业务事项。1.高校财务会计档案在内控过程中的重要性。内部控制建设在高校的财务会计档案管理中具有非常重要的作用，财务会计档案在高校的内部控制建设中也发挥着非常重要的作用。财务会计档案本身形成的过程就能够有效体现内部控制，财务档案客观记录了高校财务管理等各种经济活动，全面覆盖了各类经济活动的全过程，无论是预算管理、事中核算还是事后的决算、对账，记录都非常详细，并且档案具有严肃性和真实性，不能篡改。因此，会计档案形成过程的本身就体现了内部控制的过程。2.高校财务会计档案管理体现了内部控制的原则。高校的财务会计档案管理过程中体现了内部控制的原则，行政事业单位响应国家财务部门的号召，注重内部控制，在实施内部控制的过程中要遵循重要性、适应性、全面性和制衡性的原则。因此，在具体的内部控制实施过程中，要对所有的经济活动和业务事项进行全面的控制。同时，要记载各种具有保存价值的图表、文字等会计资料，这凸显了全面性和重要性的原则。在不同的社会背景下，高校的财务会计档案管理要采用不同的方法和模式，例如，在当前信息技术不断发展的背景下，高校的财务会计档案管理也出现了一定的改变，财务会计档案的记载方式也更加先进和科学，这就体现了内部控制的适应性原则。3.内部控制方法指导高校财务会计档案管理。内部控制方法中对财务会计控制做出了明确的规定，指出行政事业单位要建立完善的财务管理制度，建设会计机构，不断提升相关工作人员的业务水平和工作技能，落实会计人员的岗位责任制度，并对会计的基础工作做出规范，重视会计档案管理工作，并对会计凭证处理、财务会计报告处理以及会计账簿处理程序做出了明确的规定。高校财务会计档案管理本身就是内部控制的一种重要途径和方法，这就要求档案管理要确保质量，保障所有的会计资料都是准确和客观的，这样才能真正落实高校的内部控制。因此，高校内部控制的方法对高校的财务会计档案管理有重要的指导作用，能够为高校的财务会计档案管理提供重要的方向和有效的手段。

二、当前高校财务会计档案管理内控存在的不足

1.没有正确认识到高校财务会计档案管理的功能。高校的财务部门在高校中具有非常重要的地位，可以说高校所有重要功能的体现都离不开财务部门，无论是科学研究还是人才培养过程中，财务部门都发挥着非常重要的服务作用，是高校的核心部门之一。但是，从实际的情况来看，大部分的高校财务人员都将工作重点放在和财务相关的工作上，包括财务预算、核算和决算等，但是却没有充分认识到档案管理的重要性，对会计档案的认知程度不够，这样就导致在财务会计档案管理过程中投入的精力和时间比较少，没有对会计档案进行有效的管理，领导层和相关的档案管理人员的档案管理意识比较薄弱，这和高校的内部控制建设的要求不相符合。2.高校会计档案管理系统有待升级。近年来，随着我国高等教育的普及化，导致很多高校都在不断扩招，学生数量越来越多，高校的各种经济活动也越来越多样化。所以，会计档案的资源信息也在日渐增多。当前，高校的会计档案管理系统主要是针对以纸质为载体的档案信息和数据进行管理，随着信息技术的不断发展和进步，这种落后的会计档案管理系统凸显出很多的问题和不足，无法对海量的数据存储进行处理。近年来，内部控制规范建设也在不断进步，财务核算系统也正朝着电子化建设的方向发展，由于信息技术的介入，导致档案信息的储存介质也变得更加多样化，而当前高校使用的会计档案管理系统和其他部门的信息化管理系统还很难实现兼容，存在着信息孤岛和兼容性的问题。不仅如此，高校会计档案管理系统在电子存储方面还具有一定的提升空间，在对纸质会计档案进行存档时虽然比较稳定，但是，对于纸质会计档案的利用和查询具有较大的难度。内部控制规范建设工作需要查询大量的账目，当前的高校会计档案管理系统还很难实现，这就要求要采用电子查询系统，发挥电子查询系统的功能和优势来快速检索大量账目，同时还可以调取打印已经成像的原始凭据，并且对于电子档案还能够进行加密，能够确保电子档案的真实性和可靠性，这就要求会计档案管理系统要及时升级。3.高校会计档案管理缺乏健全的制度。当前，大部分的高校会计档案管理都归于独立的档案管理部门，但是，由于会计档案管理对管理人员的专业性要求比较高，所以档案部门对会计档案的管理只是流于形式，真正来对会计档案进行管理的还是财务人员。财务人员对会计档案进行管理时，一般是以我国的会计档案管理法来开展工作，高校自行制定的会计档案管理的制度比较少，这就导致了高校会计档案管理缺乏健全的制度的情况。高校的财务工作具有特殊性，并非是纯粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的会计档案管理在实际的工作中，不知道是按照行政会计来执行还是按照企业会计来执行，陷入了两难的境地。由于高校财务档案管理的特殊性，导致高校对会计档案的存档内容以及档案的保存标准都做出了独立的规定，而很多高校并没有结合自身发展的具体情况，来制定健全的财务会计档案管理的制度，最终导致了会计档案管理出现各种问题。4.高校会计档案管理人员的管理水平有待提升。高校会计档案管理对管理人员的专业化水平要求比较高，但是，从实际的情况来看，部分高校财务部门并没有专业的会计档案管理人员，并且也只有极少数的高校在财务部门设置了独立的档案管理科室，和其他的业务科室相比，会计档案管理受到的重视不够，缺乏专业的会计档案管理人员，很多都是勤工助学的人员或者是其他部门的人员来兼职，导致会计档案管理的专业化水平比较低。近年来，随着信息技术的不断发展，档案管理也朝着数字化的方向发展，这就对会计档案管理人员的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于会计档案管理人员的专业化水平比较低，导致会计档案的信息化建设和数字化管理难以实现，不符合内部控制建设的要求。

三、高校财务会计档案管理的内控制度建设

1.重视会计档案管理的内控建设。高校要对会计档案管理的内控建设给予高度重视，深刻认识到内部控制贯彻在会计档案管理全过程的重要性和必要性，重视预算管理，并在预算管理的过程中做好各项经费预算，结合高校往年的情况以及当年的工作计划和活动计划来做好预算。在分配经费预算时，一定要将会计档案管理中的各项必要的支出都充分考虑进去，对于系统维护、设备添置以及平台建设等各项工作都要做好充足的预算，确保基本建设有充足的经费，建立经费内部控制的有效机制。制定会计控制内控的规范，并建立健全的会计档案管理制度，以制度为导向，让各项档案管理的相关业务都能够有章可循。高校可以结合最新的会计档案管理办法来制定会计档案管理制度和办法，同时，也要结合高校的实际情况来进行调整，详细规定会计档案的入册、登记、保管和交接等一系列的工作，形成系统、规范工作流程，通过有效的会计档案管理机制来促进会计档案管理工作的科学性和有效性。2.会计档案管理实现专人专管。高校会计档案管理的专业性比较强，因此，应该由专门的人员来进行专业管理。高校要对会计档案管理实施专人专管的制度。在实际工作中，可以由业务科室的工作人员来做好会计档案的收集和整理工作，然后由专业的会计档案管理人员来审核业务科室提交的原始数据，将符合要求的会计档案入册并进行装订。装订之后进行归档，归档也应该由专业的人员来进行专管，各个环节的专业管理人员要做好交接工作，交接完之后才能进行下一个流程。在会计档案的专人专管过程中，一定要充分结合会计档案的管理制度来完成对应的工作，对于会计档案的管理要制定岗位责任制，对于每一个环节的档案管理人员的工作职责和工作要求都做出明确的规定。为了取得更好的效果，可以建立考核机制，通过奖惩制度来调动会计档案人员的工作积极性和岗位责任意识，从而高质完成对应的工作。3.做好会计档案管理的组织建设。高校会计档案管理的内部建设离不开好的组织建设，在会计档案管理的过程中，如果管理的层级比较多，那么将会导致管理的力量分散，会严重影响管理的效果。当前，高校会计档案在管理过程中，档案职能在业务科室，在管理过程以及传达指令时要经过科室来进行转达，这样就导致了会计档案管理的执行力比较分散。内部控制制度具有制衡性的特点，要按照制衡性的原则来进行管理，而会计档案的管理当前功能不独立，没有形成平等的关系，这样业务科室容易对会计档案管理职能造成一定的影响，使得会计经济活动等的相关数据和信息很难客观记录下来，影响了会计档案的真实性和可靠性。针对这种情况，就要求高校会计档案要独立设置科室，由会计管理部门直接领导，会计档案管理功能科室应该和预决算功能科室、会计核算功能科室、收费功能科室以及资金管理功能科室等形成平等的关系，相互之间能够平等制衡。4.以内部控制原则来规范会计档案管理。在高校的会计档案管理过程中，一定要严格按照内部控制的原则来对会计档案的管理进行规范，尤其是要针对会计档案保管和查阅做好规范。高校要建立专门的会计档案管理科室，并选择2～3人来做好会计档案管理的专职工作，会计档案保存和查询有专门的人员负责，建立台账，会计档案的查阅都要做好登记备案，建立对应的台账和查阅制度流程，想要查账要先提交申请，经过财务管理部门的人员签字之后才能查账，并且只能在档案室查账和拍照，以此来确保会计档案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要经过内部授权审批才能执行，会计管理相关的负责人同样需要签字，并且要约定好归还的时间，使用完之后一定要及时归还。会计档案管理人员要对相关的会计档案进行定期的清点和整理。5.升级会计档案管理系统，提升管理人员专业素质。要做好会计档案管理的内部控制，升级会计档案管理系统和提升管理人员的专业素质是基础。因此，会计档案管理部门要对档案管理系统进行升级，使其和财务核算的平台能够相适应，将数字存储技术、数字成像技术、信息化录入技术以及电子扫描技术等都及时应用到会计档案的管理过程中，以此来强化内部控制的效果和效率。利用计算机技术来完善存储设施，不仅要对传统的纸质档案进行存档，同时还应该利用扫描仪扫描原始单据，并进行存档，这样在档案查阅时就更加便捷，只要通过凭证号就能够快速、准确、便捷地将需要的档案调取出来。通过电子档案备份能够延长档案的保存期限。另外，还应该提升会计档案管理人员的专业素质，加强信息化建设，对档案管理岗位的会计人员进行计算机信息化培训和会计电算化培训，不断提升会计档案管理人员的综合素养。

四、结语

当前，高校财务部门面临着新的挑战，在内部控制制度的背景下，财务部门要加强对会计档案的管理工作，将其当成核心的业务，并引入内部控制规范建设来强化会计档案管理工作，让会计档案的管理效率和质量得到显著提升，以此来适应当前社会的需求和环境变化。

参考文献：

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2、会计档案由公司财务部负责管理，由主办会计组织有关人员，严格按照《会计人员工作规则》要求，对会计档案进行定期收集，审查核对，分类装订成册或整理成卷、编制目录及序号进行登记，严防毁损、散失和泄密。年度的会计资料归档时间为次年的2月底以前。

3、会计档案由主办会计负责保管，做到不丢失、不缺损、不烂、不被虫蛀等，财务部定期不定期检查会计档案保管情况，及时处理档案保管中存在的问题。

4、会计档案管理人员应将归档的会计资料，按年、季、月顺序立卷登记存放。

5、财务人员因工作需要查阅档案时必须向档案管理人员打招呼，阅后近规定顺序及时归还原处。

6、公司各部门因公需要查阅会计档案时，必须经财务部负责人同意，由档案管理人员接待查阅。

7、外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信及工作证，经公司领导批准，财务部负责人指定由档案管理人员接待查阅，并要详细登记查阅会计档案人的工作单位，查阅日期，会计档案名称及查阅事由。

8、会计档案，原则上不对外借，如有特殊情况需要，须经公司领导或财务部负责人批准后方能外借或复印，并办理有关手续，外借期间不得转借他人，不得拆散原卷册，要限期归还。

9、会计档案的保管期限，根据其特点和使用价值，分为永久、定期二类，定期保管期分为三年、五年、十五年、二十五年。具体保管期限详见附表。

10、会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，由公司领导、财务部负责人及有关人员共同签定，严格审查，编制会计档案销毁清册，报上级方管部门批准后执行销毁。销毁时应派人监毁，并在销毁清单上签名或盖章。应保存的资料，按上级有关规定执行。

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一、加强新时期行政事业单位财务档案管理的重要性分析

行政事业单位财务管理工作主要是根据国家相关法规、政策以及财务制度等方面的规定，而制定出的一种有计划的编制单位预算体系，其可以科学合理的运用资金与使用来核算与控制自身单位的经济活动，从而确保行政事业单位内部的各项工作可以顺利运转。与此同时，做好行政事业单位的财务管理工作的主要理念就是，尽可能以最小的资金成本为现代社会与人民提供更多的切实服务项目与利益。而财务档案管理工作是确保财务管理工作可以顺利开展的主要因素，所以做好财务档案管理工作，才可以有效推动我国各项事业的安全发展，而且还可以有效节约“三公经费”，为国家的财产安全提供良好的基础保障。除此之外，不断完善与创新管理模式同时不断促进与完善行政事业单位的经营体制，可以有效提高行政事业单位的工作效率，使行政事业单位可以为现代社会与人民提供更多更好的公共服务，切实以民众民生为理念，全面抓好以为民生谋取更多福祉，从而推动现代社会与国民经济的双向发展。

二、新时期行政事业单位财务档案管理中存在的问题

1.财务档案管理人员的意识不足

在行政事业单位内部的财务档案管理部门中，无论是管理人员还是工作人员没有充分理解财务档案管理的重要性，从行政事业单位领导的角度而言，在财务部门的工作人员所考虑的主要是铁路督察各管一段的工作理念，虽然知道财务档案的管理非常重要，但却认为那是财务档案管理人员的工作，而财务档案的管理人员所考虑的主要是在所有财务档案中，都会有相应的环节负责人与审核员，自己只需要做好财务档案的保管与销毁工作就可以。从财务档案管理人员的角度而言，行政事业单位对于财务部门的资金核算等管理工作较为重视，但是对于财务档案的管理工作内容并不是非常重视，甚至是经常被忽略掉。而且在工作人员需要财务档案的时候才会对其有所重视，但在重视的同时也会感觉使用财务档案的相关手续较为烦琐。

2.财务档案管理工作的经费不足

在财务档案的管理工作中经费不足主要体现在以下两点：第一点，虽然在行政事业单位中财务档案部门是其中的一部分，但对于财务部门与档案管理部门都没有明确的实际经费，在部门中的员工、场地、设施等多方面产生的实际经费，通常都是由行政事业单位提供，这样在部门日常运转过程中就没有可以预算的经费，最终导致财务档案的管理工作缺少经费方面的保障。第二点，在大部分行政事业单位中对于财务档案的管理工作的认知较为不足，对于财务档案的存放环境、设施、时间与空间等都不够重视，通常都会认为只要财务档案没有丢失就好，所以就不会在财务档案的管理部门中投入过多的经费。

3.财务档案管理的工作不够规范

目前，在很多行政事业单位中针对财务档案管理的立卷、保管、销毁等工作，并没有相关规范可以遵守，在财务档案的立卷与归档工作中，并没有构建设立案卷的相关制度，最终就会导致在财务档案的立卷、分类与归档工作中较为混乱。在财务档案的保管工作中，也缺少定期入库与归档的验收制度，最终导致财务档案管理部门所保管的采集档案，无法得到及时整理与入库，甚至有很多财务档案的装订与签章都不够规范。在财务档案的查阅与销毁工作中，也因为交接不明、手续不全、程序不清等问题，最终导致查询财务档案时非常困难，而且由于积累案卷太多无法及时展开销毁工作。

三、新时期行政事业单位财务档案管理的创新模式

1.提高财务档案管理人员的意识

在行政事业单位中出现财务档案管理人员的意识较为不足的问题时，可以通过提高财务档案管理人员意识的创新模式，来合理、有效地解决这种问题。第一，需要针对财务部门的所有员工展开财务档案管理工作的知识培训，还可以将财务档案的管理内容与操作过程等加入财务人员的岗前培训中，或者是纳入继续教育的培训过程中，从而使财务部门的工作人员可以了解财务档案管理工作的重要性，并学会财务档案的基础整理知识、业务与操作等，从根源上展开财务档案的管理工作。第二，在财务档案的管理部门中管理人员，需要找好自己对于管理工作的理解，并规范自身在财务档案所有环节中的管理工作，从而有效提升自身的管理水平。第三，在行政事业单位中财务部门的员工之间需要不断完善传、带、帮的工作，将自身所拥有的工作意识、技术经验与其他员工之间交流，争取从其他员工身上学到长处，并将自身的长处传授其他员工，从而确保更好地展开财务档案的管理工作。

2.增加财务档案管理部门的经费

首先，需要对财务档案的管理部门的硬件方面的所有设施，加大投入的实际经费，例如财务档案的相关设备与场所等，从而确保财务档案管理部门中，所有硬件都可以达到相关标准规定的实际要求。其次，需要明确财务档案的管理体制，并严格遵守相关部门的标准规定，提前明确财务档案的保管责任，然后交由行政事业单位中的财务部门，将财务档案的管理部门所需经费纳入本年度的总经费预算中，从而使财务档案的管理部门可以用来预算的经费有所保障。最后，无论行政事业单位的整体规模大小，都需要着重关注财务档案管理部门的经费问题，并为财务档案的管理工作配备相应的场所，在更换财务档案的管理人员时，一定要重视财务档案是否是完整的保管与交接，而且还需要为财务档案的管理部门配置保管方面的设备，从而确保在行政事业单位中的财务档案不会出现任何丢失的现象。

3.规范财务档案管理的工作内容

在规范财务档案管理的工作内容时，需要根据管理工作的实际内容来展开。在针对财务档案的立卷与归档工作时，就需要将行政事业单位的财务业务与财务档案的实际数量相互结合，从而制定出较为合理、科学的方案来提前做好案卷的预设工作，而且还需要针对财务档案定期展开整理规范，将行政事业单位在日常产生的所有财务凭证，展开规范整理的同时统一进行装订、封粘与签章流程，在经过详细的检查后确定所有环节结束后统一展开装订，在装订工作结束后将所有财务档案按照顺序放置在档案盒中，从而确保在其中不会出现蒙混过关的财务档案。另外在财务档案的管理工作中，如果是采用的手工记账，就需要在账簿活页的空白处，按照顺序将档案的账页编号写下目录，而且在展开装订工作的过程中需要在封粘处标出签章，如果是采用电算化记账，就需要打印出所有类型的会计账页，并对其展开规范整理再根据时间按照顺序打出序号，根据序号来编出目录再装订封粘，这样在日后查询与销毁财务档案时，就可以根据装订出所贴的签章来找出所需档案，也不会积压案卷导致无法及时销毁，从而规范整个财务档案的管理工作。

4.合理运用安全防范技术

在创新行政事业单位财务档案管理模式的过程中，可以通过为其建立相应的数据库来实现对财务档案的管理工作，同时将互联网融合进实际财务档案管理模式当中，使得相关管理人员可以通过数据库管理的方式来降低自身的工作压力，同时还可以有效避免档案出现丢失或被盗的情况，从而为行政事业单位的财务管理工作提供良好的基础保障。除此之外，在建立数据库之后需要合理运用安全防范技术来实现对数据库安全管理的工作目标，将较为有效的安全防范技术实际应用到数据库安全管理工作中时，其可以有效规避互联网中的不稳定因素与网络病毒，而且还可以为促进财务档案管理工作提供良好的保障，通常情况下，可以将访问控制技术、身份识别技术、存取控制技术等技术合理的运用到行政事业单位行政档案管理工作中，从根本上进一步提高工作效率，为财务档案管理工作的顺利开展提供良好的基础保障。综上所述，行政事业单位内部的财务档案管理工作存在较多的问题，例如财务档案管理人员的意识不足、工作内容不够规范等，这不仅会影响财务档案的正常管理，也会影响整个行政事业单位的管理工作。因此，一定要针对财务档案的管理工作中存在的问题展开详细分析，进而提出新时期行政事业单位财务档案管理工作的创新模式，促进财务档案管理工作更加规范。

参考文献

1.岳畅.信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新研究.兰台世界，2017(A01).

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高校应建立以分管领导为核心的会计档案领导小组，将会计档案管理纳入学校管理流程、纳入各部门的日常工作；结合高校体制改革和事业岗位重新划分工作，制作岗位说明书，将会计档案管理工作纳入各部门和相关人员的职责范围；依据《档案法》的要求，建立健全适合本校实际的规章制度，如立卷归档制度、保管制度、鉴定销毁制度、查阅利用制度等。单以销毁制度为例，会计档案除人员工资表、年度决算报表、会计档案保管和销毁清册等需要永久性保存外，未结清的债权、债务的原始凭证和未完工的工程档案在债务结清和工程完工之前也要永久保存，其他会计档案则要按照《会计档案管理办法》的规定的保管期限进行销毁。在销毁前必须由会计档案管理机构和会计机构共同提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，需要保留的要抽出单独装订存放，并作相应记录。然后将销毁清册报分管校领导批准，分管领导及档案部门、财务部门相关人员都要在销毁清册上签字。销毁前应按清册所列内容认真核对和清点，防止出现误销。在销毁时除档案部门、财务部门外，还要有审计部门人员参加监督，保证会计档案销毁制度的严肃性。

二、完善归档流程

高校档案机构应根据本校实际，结合财务工作特点，制定会计档案归档流程和规范，在会计档案的形成、整理、保存、归档流程中建立质量保证体系，并将会计档案的完整、准确和系统作为工作的重点。对会计档案归档过程实施经常化检查。有一定规模的高校（可以设置档案馆的）财务部门应设立会计档案人员协同财务总监（财务负责人）监督校、院二级管理的财务活动运转状况，严格规范会计档案归档程序。会计档案在归档前，应改变目前直接归档的模式，先由高校审计部门审计合格后才可移交给档案部门。高校财务部门应配专人进行及时地整理归档。首先，记账凭证的整理。审查核对、排序，确保不遗失、不缺号、不漏号，按月整理齐全后，装订、粘贴封面，并把封面上要求填写的内容填写完整，加盖印章。其次，会计账簿归档时要在首页内填齐《账簿启用表》的内容，按不同类别装订成册；会计报表则按年报、季报、月报分别整理立卷；工资发放花名册要在工资发放完毕后及时整理，按月装订成册；银行对账单收集齐全后按年装订成册。高校财务部门、审计部门、档案部门应认真清点移交的会计档案。

三、建立会计档案信息公开机制

学校档案部门应会同财务、审计部门定期出具财务档案质量报告，就会计档案的准确性、完整性、系统性出具相关意见；对学校重大基建项目、科技专项等出具会计档案专项验收意见并在一定范围公布；对会计档案利用者的异议，档案部门应高度重视，逐件落实，通过相关的利用监督机制，确保会计档案信息不泄露。

四、加大监管力度

档案部门和财务部门应联手，共同加大对会计档案的监管，将会计档案规范化管理要求具体化，档案部门、财务部门要与审计部门加强合作，在审计和专项检查中进行突击检查，同时发挥审计事务所等社会中介机构的作用，依法加强高校财务检查和审计监督，对弄虚作假、伪造、变造、篡改会计档案资料的违法行为要严肃处理，构成犯罪的应及时移交纪检、公检法等机关查处并依法追究刑事责任。

五、加强电算化会计档案管理

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关键词 煤炭企业 会计档案 管理

随着我国煤炭企业步入转型发展和资源整合的重大时期，煤炭企业会计档案管理迫切需要跟上企业发展的步伐。在过去矿务局的基础上改制后组建的国有企业通过近几年的跨越式大发展，走多元化一体化道路逐步形成了具有煤炭开采、煤化工、火力发电、房地产等多个产业的大型煤炭企业集团。由于受传统计划经济体制和旧的手工账下的会计档案管理办法的双重影响，煤炭企业会计档案管理逐步地与财务管理信息化的要求不相适应。会计信息化发展提高了会计核算、资产资金管理的准确性，进一步规范了操作流程，提升了财务人员的工作效率，降低了他们的劳动强度，使他们从繁重而繁琐的核算工作中解脱出来，更好地参与到企业的经营管理决策中来。加强会计档案管理工作既是当前企业财务管理信息化发展的客观需要，也是时展的必然诉求。管好用好会计档案是企业每一个财务工作者的重要责任，也是会计工作向高水平方向发展的重要前提。

一、会计档案管理工作中存在的问题

1.对会计档案管理工作的重视度不够。不少企业重会计业务工作，忽视会计档案管理工作，未设置专职的会计档案管理员，在制度设计上缺少档案保管项目，监督管理缺乏。这种作法导致会计业务工作于档案保管工作差距日益拉大，不利于企业的管理水平的提升。会计档案的鉴定、销毁工作迟延拖沓，不少单位的会计凭证、会计账簿多年来只归档不鉴定，更不销毁，认为地将会计档案的鉴定销毁工作一拖再拖，导致新的凭证档案不能顺利归档，会计部门暂行保管的凭证超出一年的情况甚至成为普遍现象，这甚至影响到后续会计业务的开展，从而影响了财务管理工作的质量和效果。

2.会计档案制度缺乏具体操作规程，责任不明确。目前国家会计培训教材往往偏重于规范会计业务操作，属于会计档案管理内容，主要是规范了保存年限等内容，对于具体的装订等方面没有做具体要求。具体档案保管操作规范需要企业在本企业会计制度中自行规范。会计档案是会计信息的载体，对于档案要求不明确，会计人员执行主观性偏大造成会计档案达不到管理要求。对于合同类会计档案，财务部门往往错误认为合同属于煤矿企业管理科管理，自己就无须整理了，这样不仅导致了会计档案不全，还造成了财务付款缺乏依据，不能按照合同进度进行付款，甚至出现超付，给企业带来了一定的财务风险。

3.会计档案整理工作不够规范，未能实行分类别管理。往往在整理归档时侧重于会计凭证、会计账簿、会计报表资料的打印、装订归档，但是与会计业务相关的文件资料并没有进行整理，如财务决算批复、审计意见等资料未能及时附到凭证后面。部分煤矿财务由于出料单多装订到凭证后面较厚，出于省事而未作为凭证附件单独装订。对于资料的轻重缓急区分不够，遗漏重要会计文件的存档工作，给未来查阅带来了不必要的麻烦。会计档案在销毁时未能及时将土地使用权等涉及资产购置的凭证、未了结的债权债务的原始凭证及时抽出，导致对未来会计期间会计工作产生重大影响。

4.会计档案管理人员职业道德素质不高，责任心不强。从业人员由于缺乏档案管理经验，对档案的基本操作规程、财务档案的归档范围等标准不清楚。有的单位甚至存在财务人员利用会计档案管理的职权违反会计法规，私自伪造、篡改、变换原始凭证、记账凭证，为个人谋取私利。有的单位为完成虚假收入指标，在没有实际经营业务的情况下违反国家税收征管和发票管理规定，为他人虚开、为自己虚开、让他人为自己虚开、介绍他人虚开增值税专用发票，玩企业的考核办法于股掌之间，欺骗上级监管部门。有的则为了完成项目部经营指标而人为调剂原煤与项目部利润。建假账、建账外账、虚列成本设置“小金库”行为造成会计核算工作的很不规范，会计信息失真，进而影响了企业集团的战略决策。

5.财务档案管理重书面资料，轻视电子档案的保管。随着计算机普及和网络信息化的迅猛发展，企业逐步地考虑到将纸质文档以电子文本的形式保存下来，但是由于保存措施不当，未能进行防火、防水、防潮、防盗等工作导致数据丢失。由于没有及时办理借阅手续，导致不知所踪难以找回。由于网络传播的普遍性和及时性，不经意间透露的企业的某些会计档案信息有可能会被人利用，泄露企业的商业机密，给企业造成不必要的损失，加强电子数据安全性成为当务之急。

二、完善会计档案管理工作的对策

1.提高认识，切实加强对会计档案工作的领导。我国会计法律体系的基本法《会计法》第二十三条规定：“各单位对会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。”单位负责人负有依法办理本单位会计工作移交和保管会计档案资料的责任。单位负责人作为会计工作的主要责任人，要进一步提高对档案工作的认识，树立“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的理念，从维护企业真实面貌的高度，切实加强对本单位档案工作的组织领导，把档案工作列入议事日程，纳入本单位发展规划，及时解决会计档案管理工作中的实际困难和问题。本单位的财务机构负责人要把会计档案工作列入本部门年度岗位目标责任制考核，落实会计档案工作人员职责，有效地开展工作，为会计档案工作创造有利条件，确保会计档案完整有效。

2.加强会计从业人员的档案管理知识的考核培训，提高管理人员的知识技能和职业道德素养。作为会计档案整理的直接责任人，专职（或兼管）会计档案管理人员对会计档案规范化整理的认知和熟练度，直接决定了会计档案工作质量。会计档案工作是一项政策性、专业性很强的工作，会计档案管理人员除了具有较强的专业技能以外还要求具有一定的档案管理能力，培养知识技能全面的会计档案管理人员是做好新形势下财务管理工作的保证。要从政治上、工作上和生活上关心爱护会计档案工作人员，为他们排忧解难，选派会计人员参加档案部门举办的岗位培训和继续教育，充分调动和发挥好会计档案工作人员的积极性、主动性和创造性，不断提高企业财务部门会计档案管理水平。

3.建立健全本单位会计档案工作机构，明确工作职责。为落实会计档案管理责任制，加强会计档案工作，做到管理到位、责任到人，各单位要建立健全会计档案室，明确财务机构负责人和专（兼）职会计档案员，会计档案管理员要保持相对稳定，若要更换则要做好交接手续。会计档案室主要履行以下职责：贯彻执行会计档案法律法规，建立健全会计档案工作规章制度；对本部门和相关业务部门会计文件材料的归档工作进行指导和监督；统一保管财务部门的各种会计档案，并按规定向本单位档案室移交；负责所保管会计档案的提供和利用；协助税务、财政机关查阅会计档案；完成领导安排的工作任务。建立健全会计档案收集整理、立卷归档、安全保密、开发利用、鉴定销毁、档案人员岗位责任制等制度，并严格执行。因管理不善或给档案造成严重损失的，依法追究有关负责人及直接责任人的责任。财务工作实行定期轮岗制度，会计档案管理人员也不例外，通过档案管理工作定期轮岗有利于提高财务档案管理工作水平。

4.会计档案管理内容按照会计档案管理办法，根据企业经营管理的实际情况以及事务特点，将会计档案分类进行管理以提高会计档案利用率。会计档案可以按照来源不同分为内部会计档案和外部会计档案。外部会计档案是按照会计档案管理规定要定期移送到档案管理部门的资料，如年度财务报告、会计凭证、会计账簿等，而内部会计档案是财务部门自行保存的会计档案，如预算管理类报告、工程管理类、税政管理类、资产资金管理类、合同管理类等等。在整理档案时要根据档案的连续性、系统性加以筛选保存，制定统一格式，实行标准化管理，便于查询利用。

5.建立健全会计档案安全机制，维护企业商业机密。安全是会计档案工作的头等大事，必须高度重视，警钟长鸣。信息技术的发展给我们的工作带来巨大的变化，电子文档在信息存储上相对于传统的纸质文档具有空间小而容量大的特点。这给传统的档案管理工作带来严峻的挑战，但并不意味着纸质档案不重要。我们要在保留一份纸质会计档案的同时，保留一份电子档案，实现双备份，双保险。在保存上对电子信息要定期刻制光盘加以保存。要定期检查档案保管情况，制定档案安全应急方案，确保档案绝对安全。在信息化时代，会计信息作为一种资源在企业经营管理工作中的地位越来越显得重要，企业应当加强信息资源的安全保障，避免被不法分子所利用。目前有的企业设置了财务信息专网，要设置权限限制非本企业财务人员登录访问，及时修改登录密码，防止财务信息泄露。对于财务部门以外人员要求提供财务报告、审计报告等会计信息要建立健全责任追究制度，未经财务部门负责人的批准不得对外提供企业的财务信息，否则要承担相应的经济法律责任，情节严重的还要加以辞退。

6.深化ERP系统应用，实现记账凭证与原始凭证电子档案联查功能。会计核算软件中不能仅仅是账务处理系统，应当深化会计档案功能的应用，实现记账凭证与相关原始凭证和支持文件的联查功能。目前个别国产软件如用友的NC系统实现了该功能，即在编制凭证分录的同时，能够在对应的凭证分录上实现相关文件资料的上传和查阅功能，但不足的是对于上传附件的大小不能限定，造成了资源的极大浪费。因此应当在满足电子查阅功能的同时，最大限度提升系统空间的使用效率，加强凭证附件上传的监督管理工作，防止无效文件上传，并定期做好数据备份工作。

总之，会计档案工作应当要紧密联系会计信息化发展的时代要求，在遵守现有的档案管理法律法规的基础上积极采取有效措施，探索创新会计档案管理模式，促进煤炭企业财务管理工作更上一个新台阶。

参考文献：

[1]赵清和.谈财务部门会计档案的管理.沈阳建筑大学学报：社会科学版.2005（4）.

[2]张雪珍.会计管理体制改革中的会计档案管理.财会通讯.2007（7）.

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中图分类号：F23 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）02-0-01

随着电信行业实施省级公司财务集中管理，会计档案管理需进行相应规范。因此，对会计档案管理，包括适用范围和管理对象，职责分工，整理和装订要求，保管、借阅、移交管理等规范进行探析。

一、适用范围和管理对象

1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、其他凭证。

2.会计账簿类：明细账，日记账，其他会计账薄。

3.财务报告类：月度、半年、年度财务报告(包括全套会计报表、附表、附注及文字说明，各类审计评估报告，财务情况说明书)、其他财务报告。

4.其他类：年终结转资料，会计科目和建账资料，评估资料，银行存款余额调节表，银行对账单，纳税申报及相关税务批复资料，对账资料及差异处理报告，预算资料，工作移交清册，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等其他作为会计资料保存的资料。

二、档案管理职责

财务部负责纸质会计档案归档前的统一管理。具体职责为：负责制定和完善会计档案管理办法，负责记帐凭证的打印及与原始凭证的匹配，负责会计档案的装订、保管与安全，负责向公司档案部门统一归档，负责接口审计档案及其它部门的调阅需求。

三、会计档案整理及装订

1.会计凭证整理和装订

会计凭证整理的前提是档案管理人员接到完整的会计凭证档案(会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单)。

(1)档案管理人员将从票据稽核人员处接收到的原始票据、发送清单与电子影像进行三者核对一致后，将与之对应的会计凭证打印，形成一套完整的纸质会计凭证档案（会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单）后，按照单位、月份、凭证号等由小到大的顺序在档案架上进行分类摆放。(2)整理过程中需对凭证进行手工调整，凭证及其附件均应按A4纸纵向叠放，避开凭证装订线，避免需要翻阅的内容被装订导致凭证无法查阅的现象，尽量将有效字迹或有效附件避开以免装订在装订线以内。(3)档案管理人员将电子清单按凭证类型顺序从系统中打印出，清单需包括年度、公司代码、记账日期、凭证类型、凭证编号、抬头文本、用户名称等要素。(4)档案管理人员根据清单将凭证顺序整理并分册，注意上一册尾号与下一册尾号的接续，每册的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票据厚度超过3.0公分的会计凭证必须分多册装订，但不得与其他会计凭证混装。

2.会计账簿整理和装订

(1)财务部档案管理人员对全省会计账簿进行打印，并将打印完毕的账簿分类摆放。(2)将已按顺序排列的账簿根据页码按每本200页进行装订，日记账、明细账不可混装。装订后在会计账簿上附封面，注明账簿性质，分册序号，账簿所属主体等信息。

3.会计报表整理和装订

(1)会计档案管理人员从报表会计处接收已加盖公章、法人章、财务负责人章的会计报表。会计档案管理人员将报表按报表封面、会计报表编制说明、资产负债表、损益表、现金流量表、报表附注的顺序整理好。(2)装订后在会计报表上附封面，并注明报表所属期间、主体等信息。

4.其他档案整理和装订

(1)银行存款余额调节表，银行对账单，审计评估报告，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等档案整理会计档案需整理至统一规格。接收前已装订成册的其他档案，会计档案管理人员整理登记后直接归档，其他会计档案需整理为和会计账簿统一规格。(2)其他档案装订细则同“会计凭证装订”。装订后在档案上附封面，并注明档案名称、所属期间、保管人等信息。(3)将其他档案成品上架归档并在系统中触发归档事项，同时电子文档形式制作档案保管清册。

四、会计档案保管

1.会计档案保管时间规定

计凭证由财务部统一整理保管。会计档案管理人员对年度终了后会计档案进行一年的保管工作，期满后向公司档案管理部门进行移交。

2.会计档案保管要

(1)建立专门的纸质会计档案库，作为纸质会计档案的存放地点。(2)会计档案室应保持通风、透光，并有适当的查阅空间。(3)会计档案库房内严禁堆放易燃易爆物品或其他带有火灾隐患的物品。(4)非档案管理人员不得进入档案库房。档案管理员离开档案库房时要将门锁好，档案室的钥匙仅档案员配备，其他人员不得私自配备钥匙。(5)所有纸质会计档案以盒为基本保管单位，装盒上架，档案册封面应加盖财务专用章。档案需在固定划分的区域上架摆放，并按照年份、类型和凭证号排列整齐。

五、会计档案借阅

1.会计档案借阅适用于在财务部保管的会计档案。

2.会计凭证借阅主要用于公司内部审计、外部审计及相关检查。

3.如需特殊原因需外借档案，外借时间原则上不能超过15天，如超过规定时间需要再次办理借阅手续。

4.档案管理人员对于取出调阅的会计档案在借阅人归还后需及时放回原处同时在系统中触发档案的归还事项。

5.公司内部员工借阅会计报表需经部门领导、财务部领导审批同意。

6.严禁借阅人员在会计档案上涂画、拆封和抽换等。档案管理员应对借阅归还的档案进行检查有无毁损、涂画、拆封和抽换等情况。

六、会计档案移交

当年形成的会计档案，在年度终了后，由会计档案管理人员保管一年，期满向公司档案部门移交，同时编制移交清册一式两份，交接双方清点无误后，双方领导和经办人在移交清册上签字盖章，各存一份。移交档案部门的会计档案，应以盒为基本单位，档案盒封脊面要准确填写年度、月份、单位、种类、会计处理号、保管期限、档案卷号(红印章填写)。

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二、加强学校会计档案管理应采取的对策

1.加强组织领导，建立健全各项规章制度。根据国家会计法律法规的要求，各学校必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。要使学校会计档案规范化，必须将会计档案工作作为学校档案工作的重要内容，制定相应的会计档案工作管理目标，明确责任，并建立健全档案管理制度，如《会计档案管理工作人员职责》、《会计档案移交、销毁制度》、《会计档案查阅制度》等，制定档案资料的收集、整理、归档、保存、利用和销毁等各项工作程序。使会计档案管理工作有章可循，促进会计档案工作规范化。

2.加强会计档案人员上岗培训。建议进一步明确会计档案管理兼职人员。会计档案管理人员既要有丰富的会计专业知识，又要有档案管理专业知识。因此，业务主管单位要加强对会计档案管理人员尤其是首次接触会计档案管理的人员培训工作，使他们认识到档案的价值，只有当他们认识到档案管理有价值，才能引起他们对档案管理工作的重视，以为学校决策者提供决策有用信息为主导，主动服务，让使用者在使用中充分体会到档案的价值，从而强化对会计档案的管理，提升档案管理的力度。

3.加强日常会计资料收集，保证会计资料完整。除随会计凭证装订保存的会计核算原始凭证外，还有大量的与会计核算业务密切相关的资料，这部分资料是会计核算、财务管理、内部审计等所需的资料，人员的调入调出产生的工资变更，公积金、社保基数调整，职务晋升、薪级工资调整，年度预算追加等发生的会计资料。为保证会计资料的完整性，应按业务内容整理归集为财务报告类和其他会计资料，为日后会计核算、查询和检查提供真实的原始依据。

4.加强财会部门与档案管理部门的沟通。财会部门与档案管理部门的交流沟通，不仅有利于档案价值的开发，而且沟通对于档案资料收集整理移交范围及时调整确定具有不可估量的作用，只有沟通了，财会部门才能及时收集应收集的资料，只有沟通了，档案管理部门才能了解财会部门的资料收集是否齐全，从而做好监督工作。在各项业务检查中，应将会计档案的规范化管理作为检查的重要内容之一。业务主管部门应根据年度工作安排，根据国家有关会计法规对学校的会计档案管理工作进行考核，通过评优争先促进学校会计档案管理逐步走向规范化、科学化管理的轨道。

5.强化对电子会计档案的管理工作。要提高单位领导对电子会计档案开发利用工作重要性的认识，单位领导的重视是基础和关键，只有建立和落实工作责任制，明确每个人的工作职责，才能保证此项工作的落实。积极组织有关人员认真学习档案管理的法规，才能提高档案管理人员对电子档案开发利用工作重要性的认识，通过提高业务素质，保证电子会计档案管理工作具有较高的工作效率和工作质量。

6.以人为本、提高开发利用能力。要选拔专职的电子会计档案管理人员，对管理人员进行专业培训。电子会计档案管理人员要懂得档案管理的基本知识，掌握会计学、管理学以及计算机相关知识，熟练使用相关的财务会计软件。在专职人员的使用过程中，要建立定期考核制度，确保工作人员有良好的会计职业道德和业务技能，保证电子档案开发利用工作的顺利开展。

7.改善硬件设施。良好的硬件设施，是顺利开展电子会计档案开发利用工作的重要物质保障。对电子信息的分析、加工、整理，需要配

备专门的电子计算机以及适配的软件系统；会计信息的网上查询、对账等功能的实现，需要配置大容量的服务器；为保证电子会计档案信息的安全，安装最新的防毒杀毒软件并做到及时升级。

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关键词：

高校会计档案；信息化；管理制度

一、前言

会计档案体现了一个单位经济活动，通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉。高校会计档案是记录和反映学校在管理运行中形成的重要财务往来资料和原始凭证，是学校在行政、教学、科研等一系列往来业务中形成的历史记录，同时也是高校档案的重要组成部分。随着经济的发展和科技的进步，高校财务涉及到的事项越来越多越来越复杂，对财务的各项要求也越来越高，会计档案仅仅通过纸质的方式，远远不能满足当下的各类需求。特别是越来越多的会计凭证、报表等均已由原来的手工操作转变成以电子形式产生和传输，由此形成了大量的电子档案。自2010年起财政部、国家档案局对原管理办法进行多方调研论证，再经过科学的研讨和严格的试点，于2015年12月经财政部部务会议、国家档案局局务会议修订通过，于2016年1月1日起施行新《会计档案管理办法》。

二、高校会计档案管理现状及分析

（一）对会计档案的重要性认识不足，责任不明确，软硬件配套设施落后

高校财务的工作重点，普遍在预、决算的编制、执行、报账业务等会计核算工作，而对于涉及到财务的资料档案管理却相对忽视。主要体现在以下几个方面：首先在人员配置上，虽然各高校都有专门的档案管理部门，但是主要职责是管理学校的相关文件、学生资料等等，而且也是档案专业的人员负责。对于财务上交的会计资料，仅仅起到代管的作用，若遇到查阅此类资料，只能由会计人员前去查阅。而财务部门对于会计资料的管理，也没有专职人员负责，都是部门人员兼管，由于缺乏档案管理的相关知识，因此在管理上存在很多问题。其次，会计档案在档案部门存档的，所有查阅、借阅此类资料的，都要办理很多相关的借阅手续，非常不便捷。财务部门自己管理的，则是存放于办公室或者库房，无法满足专业档案资料的存放要求。最后，很多高校没有明确的制度规定哪一类会计资料应该存放于档案部门还是存放于财务部门。因此，很多资料存放比较混乱，一部分在财务部门、一部分在档案部门，不利于会计档案的归档。

（二）管理方式落后、会计档案质量不高，归档不齐全

当下很多高校，对于会计档案的保管，还仅仅是处于纸质档案保管阶段，仅有少部分的档案管理用到了excel，word等软件。经过长时间的档案管理证明，纸质档案管理存在很大的弊端。打印纸质不仅影响工作效率，大量的会计档案资料会占用大量的空间，增加办公的成本；在漫长的保管期限内，纸质档案很容易字面污染和页面损坏，不利于会计档案资料的完整性；有些档案管理权责归属不明确，特别是没有专门档案管理部门的学校。这样就导致资料传递不明确，关联部门之间可能产生推诿，相关联资料可能分属两个不同的部门管理，甚至导致资料传递过程中的遗失。

（三）核销不及时，容易造成资源浪费

2016年1月1日起实施的新会计档案管理办法，对各类会计档案资料有了一个明确的保管期限。但是，很多高校因为特殊原因，不能按期销毁到期的会计档案。比如很多高校的基建会计档案，因历史原因，很多在建工程没有按期转入固定资产。针对该项目的会计档案，有些的保管年限已经超过了保管年限，但是无法进行销毁，要留待以后备查，还需用专门的文件柜进行存放，这些资料就占用了大量的空间，而且纸张经过长时间存放，发黄变质，大大影响阅读的质量。

（四）保密水平较低，存在安全隐患

目前高校对于会计档案的保管，多数采用纸质方式，主要体现在各类文件、凭证、原始单据等这一类；部分涉及到电子档案的,都是通过word、excel方式，例如各类报表、申请、回复等等。很多高校并没有针对会计档案，制定专门的保密制度。因此在档案的保密方面，存在安全隐患。

三、如何利用现代电子信息技术完善电子会计档案管理

（一）加大会计档案管理的投入，建立设施完善的数据库，实现数字化管理

每年在单位预算经费中，加入会计档案管理专项经费，用于会计档案购买设备等项目使用。建立设施完善的数据库，将财务软件、会计档案软件、学校网络平台相结合，便于部门将会计核算产生的凭证、上级部门下达的相关文件、单位内部文件等需存档文件，转换为可储存文件，便于会计核算使用、会计档案软件进行保管。将繁琐的会计档案工作，通过数字化进行科学的管理。

（二）结合信息化的要求，制定财务档案管理制度，绘制出完整的流程图，明确档案专职管理人员

新会计档案管理制度对电子档案管理作出了更为详细的要求，除了按照制度规定以外，结合本单位实际情况，制定单位会计档案管理制度，并且据此绘制完整的会计档案管理流程图，制度和流程图都需上墙，并且制定专人负责会计档案管理。

（三）严格按照档案管理要求建设档案资料、设备管理场地

对于会计档案保管，不仅是纸质的要求妥善保管，电子信息档案及设备也应当按照要求进行保管，因此，保管的场地也必须达到相应的要求。首先，防火门、防盗门、防盗窗、灭火器等相应的硬件条件必须达到。其次、库房必须适合纸质文件及电子设备的放置、保持温度在15-30摄氏度之内，避免电子设备温度过高；湿度必须在45%-65%之内，防止纸质文件受潮，防止电子设备受潮变形。必要时安装空调及除湿机。

四、发展前景及展望

电子信息化与会计工作相结合，是时展必要的过程，特别是对会计档案的管理具有重大的意义。会计档案是见证高校发展的各项经济业务的重要依据，对会计档案管理的重视，体现了高校对自身经济发展的重视。会计档案通过电子信息化进行管理，为档案的安全性、完整性、便捷性都提供了重要的支持，满足学校的发展需求，推动学校经济管理工作走可持续发展的道路都具有划时代的意义。

参考文献:

[1]郭然.信息化环境下高校会计档案管理设计[J].中国管理信息化.2016（6）.

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风险主要为可能遇到的危险或不确定性，财会档案的风险主要来自于三方面的不确定性因素：一是人为因素，二是社会因素，三是自然因素战争或者火灾等由人主导的因素；物理因素，比如温度、湿度的控制是否能保持档案的最佳保存状态，是否做好了遮阳遮光防范。

其中，人为因素是造成所有风险灾难的首要因素。研究表明，70%-80%的灾难是由人犯错误造成的。对于档案风险也多由人为因素引发，本文主要分析人为因素包含的各个方面。

1.1 领导层方面

财会档案在各个行业中有着不同的意义，在银行证券等金融行业中，财会档案关系到金融资本的安全，是风险隐患中的关键环节；但在以教学科研为主的高校，往往从学校的领导层开始就忽视财会档案的重要性，在学校整体档案管理中被排在次要位置。

研究显示，85%的企业破产或者失败源于领导层的错误管控，而其中73%是源于高层的决策失误。领导层对于财会档案的漠视，也使得财会档案管理鲜有规范的制度条例来指导，这给财会档案管理埋下了风险隐患。

1.2 部门间协作方面

财会档案的管理涉及到财务部门和档案部门，财务部门是财会档案的形成部门，财务部门对财会档案的收集、装订、整理、前期保管等工作将直接决定财会档案的初期质量。但财务部门并非专业的档案管理部门，需要专业档案部门的协助和配合，而一些高校档案部门、财务部门以及与学校各二级单位三方面之间的联系仅限于归档交接，并没有建立良好的沟通协调机制。由于部门间互相不了解彼此的工作模式和需求，缺乏明确的分工，使得部门间互相推诿，造成沟通障碍。

1.3 档案部门管理方面

对高校档案部门来说，档案部门内部管理水平决定着部门的文化和发展，是档案部门能否完善运行各类档案管理的关键。档案部门管理风险主要表现为：

一是档案部门管理者领导水平欠缺，因其职业敏感性，对财会档案人员的要求较高。二是档案员工未能参与到风险决策中，职工提出的意见不被采纳，打消了其工作积极性。三是档案管理部门缺乏财会方面的专业知识，不注重与本校财会部门以及外界相关档案部门的交流和学习，使得员工专业知识匮乏。

1.4 从业人员方面

档案管理人员是接触档案最多的人员，也是指导归档和利用档案的引导者，因此档案管理人员的素质决定了财会档案的安全。财务档案较其他档案更为特殊，需要档案管理人员兼备档案管理能力和财务知识。。同时，财会档案鲜有专门的人员进行管理，人员流动性大，导致工作接续出现问题，档案部门在查档过程中发现漏装、错装等问题时也会有未能及时反馈给财务部门等情况。

1.5 查档人员方面

随着高校办学规模不断扩大，科研课题的审计工作也随之增加，对学校资金收支分配情况和对科研课题相关的业务凭单等审计材料的查阅也相应增加。在查档高峰期，因为档案馆的格局和人手不够等限制，不能及时对查档人员进行监管，造成了查档隐患。同时，由于工作量大，工作实效要求高，因此为了提高工作效率，相关查档老师也会派学生来档案部门查询财会档案，这种委托的行为也可能给档案管理造成风险隐患。

2 财会档案的风险管控措施

财会档案的风险管理即预测未来的不确定性因素，并采取相应的措施，以减少对档案造成损失的过程。通过分析、识别和评估了上述人为因素可能造成的风险，可以从以下几方面实施应对措施：

2.1 提升财会档案管理意识

要想提升财会档案的管理水平，首相要从思想上扭转对财会档案的重视程度，提升财会档案管理相关的人员的风险管控意识。首先，要让学校管理者认识到财会档案风险管理对学校发展的重要性；其次，档案部门要对财务部门及各二级单位相关人员普及档案管理条例，加强其对档案的前期整理水平及保管责任意识；第三，要通过采取各种安全方式教育和宣传，加强职工的安全意识，形成全馆的安全文化氛围，做到人人参与，人人负责；第四，档案馆的从业人员更要以身作则，思想上加强财务档案风险防范，行动上改变被动接收档案的局面，减少倦怠情绪；最后，在档案部门内张贴查档安全知识图，重要的位置张贴警示标志，让风险意识深入每个查档人的心。

2.2 建立财会档案管理制度。

要制定“从上而下”的安全管理制度，上至主管校领导、档案馆及财务处主管领导，下至财务处及相关部门兼职档案员、财会档案专职管理人员、查档人员，将相关的责任分散到每个档案从业人员身上，使每个人都明确自己的责任和权利，履行自己的义务。同时，制定档案奖惩制度，将违背财会档案管理制度的行为予以指正，必要时限制查档或通报，以加深其对财会档案管理制度的执行。

2.3 改进档案部门风险文化。

企业或组织的风险文化分为高责备文化和无责备文化。当风险发生后，领导者是否责备职工决定了其管理文化和管理水平。在档案馆风险文化塑造中，人是关键，要以人为本，提高馆内内部风险管控文化。档案管理者首先要提高自己的风险应对能力，注意行事方法；其次，要建立良好的自上而下的沟通机制，共同成长进步；再次，管理者要采取鼓励机制，对及时发现错误，规避风险的行为予以奖励；第四，管理者要学会权力下放，将主动权交给具体负责财会档案的职工，因为他们才是该类档案的直接管理员，对档案的情况更为熟悉，因此要多采纳他们的意见，赋予其更多的参与感与责任感，让其从被动接受领导转变成档案的主导者；第五，合理利用资源，注重职工个人素质全面发展，如邀请财务人员对本部门职工做财务专业知识的普及。

2.4 发展财会档案信息化系统。

现代技术的应用在提高办事效率的同时也降低了人为错误的发生，财会档案的风险管理也需要信息化系统的支撑。首先，通过将财会档案数字化，一些往来账目可以以电子档案的形式查阅，缓解了来馆翻阅纸质档案造成压力，也减少了人为监督和指导查档的工作强度，降低了人为错误引发的风险；其次，加大对财会档案数字化的硬件支持，提供先进的设备，并培训财务档案管理人员相关的电子档案管理知识和信息化风险防范方法；第三，档案部门要利用互联网技术创新，优化部门网站建设，从各部门及教职工的需求出发，建立财会档案专门页面，普及财会档案相关法律法规、专业知识、归档和查档要求、操作流程等，减少沟通不善带来的风险；第四开发档案管理公众号，利用自动化办公系统，定期向教职工推送档案工作内容，并开发留言板及在线交流功能，让公众能参与到档案馆的建设中来，更好的改进档案管理工作。

3 总结

财会档案是高校综合档案的重要组成部分，反映了高校某一时期的科研与教学活动，是高校发展史的见证，关系到学校的发展动向和今后的发展形势。但是随着风险管理意识的增强，我们意识到人为因素导致的不确定性和风险越来越影响着财会档案的命运。本文从提升管理意识、制定风险制度、改进风险文化和发展信息化系统方面对财会档案提出了风险管控措施。这些措施的后期实施还需要根据实际情况不断的调整和探索，以期实现优化的全过程风险管理，确保财会档案信息的

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一、当前农村信用社会计档案管理中存在的主要问题：

1、重视会计档案的日常归档管理，轻视会计档案的管理制度建设。目前，农村信用社的会计档案管理制度主要执行财政部财会字[1998]32号《会计档案管理办法》和中国人民银行银发[20xx]374号《银行会计档案管理办法》，并没有建立一套适合各单位自身的会计档案管理制度的实施细则，没有统一管理会计档案的标准。许多农村信用社机构现存会计档案都已分类造册，但部分会计账簿、会计凭证之类档案仍无法编制全宗号、目录号、案卷号，只有按年度分的档案流水号，而且没有统一规定的装订要求，外观上很不整齐。同时，实施会计电算化后产生的大量以电子文档、程序文件、备份文件等新的会计档案信息载体，目前还没有及时制定相应的管理办法，多数应归档的会计数据文件散落于不同的经办人手中，造成了会计档案归档资料不完整。

2、重视有形会计资料归档，轻视无形会计档案管理。近年来，农村信用社电子化建设日新月异，会计电算化逐步融入农村信用社各个业务领域，并逐渐取代了传统的手工操作。虽然实行会计电算化后，由计算机生成的会计资料仍然按规定定期形成了较为系统、完整的书面资料，并纳入了会计档案管理之中，但是对会计软件及其生成的电子数据并未纳入或未全部纳入会计档案的管理范畴，由此造成此类会计档案的缺项，其后果是在很大程度上影响了会计档案的正常使用及科学利用的效率，从而使会计电算化仅仅停留在代替手工记账、代替手工编制会计报表等简单而单一的功能阶段，未能发挥其更为强大的其他功能。以农村信用社储蓄业务为例，每个网点每年跟储蓄有关的业务凭证、账簿，少则上百本多则几千本，一旦需查询相关数据，其过程和耗费的精力可想而知，而如果将相关电子数据一并归档，当然其中包括其适用的程序、软件，查询起来定然会非常迅速、方便，但就目前现状来看，这方面的工作确实做得不够。同时，由于农村信用社点多面广，尤其是多级法人结构的特殊性，使得农村信用社电子化建设缺乏统一的规划，开发利用的会计软件五花八门，数据间的不兼容性使得各级机构对淘汰或更新了的应用程序和软件疏于管理，如不能及时将备份数据归档和保留形成会计文件数据的背景信息，势必导致旧系统中形成文件在新系统中不能读取，将造成大量数据资源的浪费，给今后的会计核算工作造成一定的损失。

3、重视本单位会计档案管理，轻视下属机构会计档案管理。按《会计档案管理办法》规定：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。但在实际工作中，由于大多数农村信用社机构会计档案是由会计部门兼管，部分会计机构管理人员对会计档案及时、按期归档的重要性认识不足，至使下属机构会计档案不能及时催收、归档到位，即使下级机构上交会计档案，所移交的会计档案也未得到与本单位会计档案的“同等待遇”，往往维持原状“束之高阁”，这显然不利于单位对所有会计档案进行科学有效管理。

4、重视会计数据的交接,忽视会计档案的移交。会计档案的移交本应是会计人员工作调动和网点合并等业务交接的一项重要内容，但在实际工作中却并未引起重视。一方面，部分网点会计人员办理业务交接时，往往只办业务数据的交接，而对会计档案要么未办交接，要么象征性的以会计档案保管登记簿移交清单签字了事；另一方面，部分单位会计人员对网点合并的会计档案移交手续不清、责任不明，造成所移交的会计档案管理混乱，不仅查找起来非常困难，甚至有些单位还有会计档案遗失而无从追责。

5、重视对会计档案的收集、存放管理，忽视对会计档案进行科学的鉴定、及时的销毁工作。会计档案管理既包括全面、完整的收集，科学的整理保管阶段，也包括后期的科学鉴定与及时销毁阶段。不同类型的会计档案有其不同的保管期限，必然需要对已经超过保管期限且无保管必要的会计档案进行定期鉴定与销毁。由于金融行业的特殊性，农村信用社经济活动十分频繁，会计档案形成数量之多是其他门类的档案所不可比拟的，但在实际工作中，农村信用社会计档案的鉴定与销毁工作未得到相关各方的充分重视，从而造成档案保管空间与档案管理人力等资源的浪费。

二、规范农村信用社会计档案管理的几点建议

1、加快制订科学规范的会计档案管理办法并组织实施，确保会计档案管理有 章可依、职责分明。农村信用社财务部门要结合农村信用社的特点和实际情况，按照财政部《会计档案管理办法》和人民银行《银行会计档案管理办法》制定切实可行的会计档案管理制度实施细则，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程，统一会计档案管理要求。会计档案操作规程除了立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应结合实际，制订出会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，并将会计电子化系统开发、修改和使用的数据、程序资料通过磁介质收录保管，每年翻录一次，实行双备份异地分别保管，确保会计档案收集的齐全完整。

2、加强会计档案后续管理的检查、考核力度，确保会计档案归档及时、保管完整、销毁有序。首先，对原有会计档案各级财务部门要集中组织人员进行全面清理，通过搜集补救一批、规范整改一批、集中销毁一批，保证现有会计档案完整、规范，使新增会计档案有科学管理的起点。其次，财务部门要抓好会计人员调动和网点撤并时会计档案的移交工作，会计档案交接要编制移交清册，交接双方负责清点核对，会计档案交接不清的会计人员不得离开工作岗位，对清理过程中发现的因原移交人员移交不清的会计档案，必须责令当事人回原单位查明原因，避免责任不清，人浮于事，造成会计档案的遗失。再次，要严格遵守会计档案调（查）阅登记制度，防止会计档案丢失和泄密，并定期检查会计档案，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其它技术处理，对超过保管期限且无保管必要的会计档案及时组织销毁。

3、加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。无论多么好的制度、多么先进的技术设备，都要靠人来执行和操作，档案管理工作的好坏，其工作人员的素质、能力发挥着巨大的作用。会计人员是会计档案整理的第一责任人，会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

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一、目前会计档案管理中存在的问题

（一）会计档案立卷不规范。有些单位会计凭证装订封皮项目填写不全；会计凭证封粘处没有会计人员签章；如今单位普遍实行电算化，会计账簿、会计报表需自行打印保管，装订时未认真核对，张数有所缺失；有些单位账簿装订后未编写页码，也未编制有页码对应的账簿目录，给查询工作带来不便。

（二）会计档案保管种类不齐。有些单位会计档案只涉及会计凭证、会计总账、明细账以及年度会计报告等资料，对于办法中规定的其他会计资料，如纳税申报表、税务稽查文书、年度预算编制方案、资产管理报表等材料未系统的整理、装订、保管，查找以上相关历史数据时，常因经手人员更换等现实因素，费时费力。

（三）会计档案保管重纸质，轻电子。很多单位会计档案保管除了文件类材料进行电子归档之外，其余会计报表、预算报表及资产报表等均未实现电子存储与纸质档案同步管理。会计、预算、资产等这些重要的报表不及时整理，进行电子备份存储，容易因人员更替，办公计算机更换等原因造成丢失。

（四）会计档案重保管，轻销毁。有些单位会计档案移交后没有按照永久、定期两类分别保管。办法规定会计档案保管期满，确无保存价值的，可以进行销毁。然而实际工作中，因销毁首先需要几个部门共同对会计档案进行鉴定，然后编制销毁清册、进行销毁，流程严谨而繁杂，故有些单位在会计档案室还未达到最大容量的情况下，忽视销毁工作，造成会计档案永久积累。

（五）会计档案查借阅随意。会计档案作为记录单位经济业务的史料，是单位的商业机密资料。有些单位不仅未建立会计档案查借阅制度，而且在未办理相关审批和登记手续的情况下随意将会计档借阅他人查看或复印，数据安全保密意识薄弱。

二、规范会计档案管理的措施

（一）重视会计档案管理工作。新《会计档案管理办法》的颁布正是国家财政部重视在新时期、新形势下加强会计档案管理的体现。提高单位领导、财务人员对会计档案重要作用的认识，转变出具年度财务报告，完成财务考核指标便是终结年度财务工作的老观念，会计档案管理作为财务工作的最后一个环节，收好尾才算得上财务年度工作的圆满完成。

（二）健全会计档案管理制度。依据办法和财经制度建立符合单位实际的会计档案管理制度。明确会计档案归档的内容范围，划分好移交单位综合档案室管理的资料和财务部门内部保管的资料。明确归档资料的存储形式，纸质存储或电子存储，或纸质电子双重存储。明确归档程序、移交手续，分清财务部门和综合档案管理部门的各自职责。配备“五防”设施，完善档案管理室的安全措施。建立电子档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事件和认为篡改。

（三）规范会计档案立卷工作。封面和档案盒上有关项目必须填写齐全；粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章；自行打印的账簿做好编制页码并附有页码对应的目录；定期组织对会计档案立卷、装订工作进行检查，纳入财务考核，使会计档案管理走上规范化的轨道。

（四）遵守保管期限和履行销毁手续。新办法规定，会计档案保管期限氛围永久、定期两类。定期保管期限分为10年和30年。会计档案保管期满，需要销毁时，单位档案管理机构会同财务、审计、纪检监察部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册，按照相关程序进行销毁。

（五）完善会计档案查借阅制度。建立会计档案查阅、复制、借出登记制度，应设置“会计档案查阅登记簿”，用来登记查阅人、查阅日期、查阅用途、归还日期等。本单位人员查阅会计档案，需经过财务部门负责人同意；外单位人员查阅会计档案，要经过单位负责人批准，并出具正式介绍信。

（六）加强会计档案管理知识培训。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须加强财务人员对会计档案管理及操作技能的培训。档案管理是一门学问，需要会计人员去认真学习、去积极探索。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。

加强会计档案管理可以促进单位财务管理整体水平的提高，可以充分发挥会计档案的经济价值，使会计档案更好地为单位战略发展和风险控制提供服务。

参考文献：

[1]龙玉兰.新形势下会计档案的规范化管理研究[J].经营管理者，2011（20）.