合同管理标准范文

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石油工程企业业务涉及业务范围广，点多线长，虽然已加大了合同管理力度，但仍存在审查、签订、审批等不规范、不科学、不严格的问题，履行合同缺少应有的约束，甚至有些处于放任状态。（1）合同签订不规范，随意，签订条款对公司不利。①签订合同随意。目前，仍存在合同起草不规范，无专人拟定，专业的部门和管理人员不参与的问题，出现问题时便会出现“我不知道”“我说过的”“我告诉 过…”“我们说好了的”这些无理无据的情况。②合同内容不科学不完善，存在违约责任条款无约定或约定含糊、质量要求不具体无法罪责、文字表述有异意的情况，例如：外包施工内合同，合同中仅约定2年内完成工期，无具体约定到某个时间段需要完成的工作量，也没有违约需要承担的责任，导致公司在处理纠纷时陷入麻烦，非常被动。（2）合同管理效率低、无人执行和跟进，合同变成格式性的东西，无实际约束、保护的意义。如一些石油工程企业签订的一些工程外包类合同，签完便完，执行到哪一步也无人追责，执行、追踪无统一管理，经常出现合同履行阶段执行无序，没人监督、办事效率低的情况。（3）无系统的存档管理规定。石油工程施工项目时间一般会比较长，不是三五天就可以解决的，但因为管理的随意性和办公地点的移动性，没有系统的档案管理规定，有时候甚至导致一两年后发生纠纷，需要参照合同，却发现合同找不到的情况。（4）合同经办人及履约人员意识薄弱，总觉得就口头约定便好，在合同履行过程中的一些问题解释、答复及合同补充或变更条款中口头交流便完事，无任何书面公函交流和约定，无从保护公司的利益，从而造成了一些不必要的纠纷和损失。

2加强合同标准化管理的办法

合同的标准化管理必须是全过程的、系统的、动态的，从洽谈、草拟、签订、生效、执行，直到该合同失效为止，所以要求企业不仅要重视签订前的管理，更加要重视签订后的管理，如合同执行、修改、变更与补充等。笔者认为应该从企业的实际情况出发，从四个阶段（合同准备签订阶段管理、合同签订阶段、合同履行阶段与合同履行后纠纷阶段）建立完善的合同标准化管理运行机制。要制定合同标准管理流程，管理制度明确各部门职责和权限，并通过流程和制度来约束各部门以保障标准化合同管理。（1）专业的律师及专业管理部门人员共同起草和过目。合同是有专业的合同法对其进行要求和约束的，企业律师和专业管理部门都有其专长，所谓专业的人做专业的事情，让他们起草合同，才能充分发挥其作用，才能从源头开始保证合同质量。（2）建立合同评审流程及审核制度，在合同签订前需对签约的另一方的主体资格、信用、履行能力等进行资信调查。然后在签订的过程中根据不同合同类型和涉及的金额内容，给予不同人员的评审权限，例如：在请购合同中，多少金额以内部门经理审批、多少金额总经理审批，采购部经理的职责和权限又是什么。建立合同评审流程，依据法律风险管理体系和合同审核要点，明确各个环节每个部门（承办部门、财务部、法律部与采购部等）的审核要点。（3）拟定对外的合同统一规范合同范本，对于固定的部门所签订的常态合同（如采购、人事、外包等）多用框架合同，减少出错率，拟定人员根据各业务内容、各部门的不同需求，制作不同版本的框架合同，以供使用，并定期更新、修改、完善现有版本，以使合同条款达到最优。（4）制定严格的合同档案管理制度，专人专岗进行合同档案管理，所有合同须进行归档，电子扫描件和纸件合同均需分类、编号进行统一加密管理，根据不同合同的情况，保证合同一式三份，对方一份，公司两份以上，一份给予档案管理部门存档使用，一份给予合同承办部门，所有合同调取、查阅均需有固定的审批流程，合同的失效销毁也应进行统一申请，在监督部门监督下执行。（5）改变、强化合同执行人员的合同管理观念。通过培训、讲解等方式影响合同执行人员，让他们明白，在对外交流中（如施工过程中、人事纠纷中）出现的所有问题都必须索要正规的书面手续（沟通函、确认函、说明书等），而且凡是对企业有利的，都需要按照规定的方式进行记录、签字证明，以便企业在维权工作中占据有利地位。

3企业合同标准化管理的重要性

企业合同管理标准化是企业发展的保障，不及可以防范风险、降低成本、维护合法利益，是公司经营管理成败的重要因素，还可以提高企业工作效率，提升企业形象，提升员工的素质和积极性，为企业带来经济价值。（1）进行合同标准化管理，可以避免或减少由于合同纠纷带来的企业损失，并且可以有效地防范和化解经营风险，使企业经济发展过程更加顺利，从而达到规避企业经济风险的目的。（2）通过建立完善的合同管理体制和制度，可以降低沟通成本。石油施工类企业是个庞大的整体，涉及的合同不只是企业外部合同，还有企业内部合同。合同管理标准化，可以保证各项业务活动内容、各自承担的责任、工作程序、完成时间等用标准化形式加以确定，不仅可以加强管理的有效性，还可使企业内外相互协调和约束，为企业的生产方式、供应管理等先进管理模式创造条件。（3）通过标准化提升员工工作效率。合同标准化管理，一方面可以提供固定的程序让员工遵循，避免每签订一次合同都存在搞不清楚怎么弄的情况；另一方面，给予员工一定的自由，在遵循工作规范的基础上，进行创新创意，鼓励员工去发现问题，改善现有的标准合同，吸纳员工的好建议。这种方式可以让员工有很高的成就感，使其工作态度变得积极，愿意与企业共同成长。（4）通过标准化管理，提升企业形象。标准的合同管理能使与企业接触的人感到企业的规范和秩序，以及企业员工在工作中严谨的工作态度，有助于企业企业树立良好的商业信用及形象。

4结语

现在社会是法律社会，不论企业性质、行业如何，企业都需要通过合同来开展销售、采购、工程等系列经济活动。为了保护自身的合法利益，企业也需要通过企业合同管理标准化来提高合同管理的水平。当前，企业合同管理已不再是简单的委托、承诺、签约，而是一种全过程、全方位的科学管理手段。在签订标准化的合同的过程中，企业首先需要对市场及合作方进行调查、预测，然后再协商沟通、签订，最后执行、监督检查、处理合同的各项争议及纠纷。只有合同管理标准化，企业才能全面地履行合同条约，才能合理地规避和防范企业经营中的风险，维护良好的企业信誉，保证按部就班地实现预定的施工计划，不断地提高企业经营管理水平，避免经济纠纷，进而使企业不断发展壮大。

作者:牛荡 单位:中石化华北石油工程有限公司

参考文献:

［1］张继昆,孙林.企业合同管理标准化探讨［J］.石油工业技术监督,2001(1).

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 19. 042

[中图分类号] F273； F715.4 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）19- 0077- 01

1 标准化理念的概述

由国际标准组织与国际电工委员会对“标准”所下的定义可知，标准的目的是为在某一情况下获得秩序的最佳程度。这里所称的“最佳程度”是理解标准与技术之间关联性作用的一种言简意赅的陈述。这说明了标准必须建立在科学、技术和经验的综合成果基础上，反映当下的技术水平。这是因为制定标准的过程，就是将科学技术的成果和实践中积累的先进经验相互结合并对其进行总结。该标准化过程不是不加分析地纳入，而是要经过分析、比较、选择，再加以综合，是一个总结和提炼的优化过程[1]。此外，标准化过程是一个不断制定标准又不断修订标准的过程，这个过程本身就足以表明它是积累科学技术成果和实践经验的一种形式。这种形式比其他形式更系统、更广泛，而且是有计划、有组织地进行的。一个新标准的产生是科学技术积累的开始，标准的修订是深化和提高，是新经验取代旧经验。从另一角度来看，标准化过程如人类文明社会经济与科研活动实践经验的规范化过程。

2 企业合同管理标准化应用意义

（1） 通过标准化降低合同管理沟通成本。对企业合同管理的沟通与协作而言，在企业内、外各部门之间，通过制定各种合同标准实现合同管理的统一性，以保证企业合同管理功能的发挥。尤其是通过发展合同管理业务标准化，可把合同管理的各项业务活动内容、相互间的业务衔接关系、各自承担的责任、工作的程序等用标准的形式加以确定，这不仅是加强管理的有效措施，而且可以使合同管理工作经验规范化、程序化、科学化，为实现合同管理制度化与自动化奠定基础。对企业外部合同签订而言，标准化使企业合同管理与企业外部约束条件相协调，不仅有利于企业解决原物料、配套产品、外购、委外业务等管理问题，而且可以使企业具有适应市场变化的应变能力，并为企业实施效率与效益化生产方式、供应链管理等先进管理模式创造条件。

（2） 以标准化作为提升员工工作效率的手段。从人的观点切入，并结合标准化的概念，在实行合同管理标准化时，非常关键的一项工作是在规律与创新两者之间取得平衡。也就是说，一方面提供固定程序让员工遵循，另一方面为员工提供一定的自由度，让员工能创新与有创意地处理成本、质量等挑战性目标。在遵循工作规范上，将明确的工作标准，作为员工工作的指引。其次，在创新方面，企业在上述对员工明示的工作标准基础上，应鼓励员工改善现有的工作合同标准，当员工发现能够加入自己的创新并可行的改善构想时，可带给员工无比的活力与成就感，使员工工作的态度由被动接受指令，转变为主动产生附加价值，实现员工与企业的共同成长。

3 企业合同管理标准化应用措施

（1） 设计合同标准化管理的组织体系。为了实现合同管理的标准化操作，企业有必要首先对合同管理的组织结构进行标准化的重构。这种标准化的组织结构包括如下一些内容。一是对于项目的申报部门进行重新定位，严格按照工程需要来设立项目，并且通过合同作为介质来协调工程项目申报所涉及的部门之间的合作问题。二是对于合同的归口部门的管理工作进行重构。对于企业内部所涉及的所有工程合同，设立统一的协调管理部门，减少合同管理方面的冲突。设立统一的合同管理部门还需要配以明确系统的合同管理技术，如编制标准化的合同签订程序、合同验收标准、合同解除与变更的标准等，通过标准化来提升合同管理的质量。三是商务活动机构的设立。这一机构的设立目的在于对合同管理所涉及的所有部门进行协调，督促合同上游部门做好合同签订的准备工作，并监督其与合同下游部门所开展的谈判与签约活动。

（2） 完善合同标准化管理的运行程序。第一，合同签订流程清晰化、签订过程主管化、成本控制层次化。项目管理机构须形成较为合理的合同签订过程管理程序。由于项目管理机构签订的合同大多数具有较多的专业元素，这就决定了专业工程师在合同签订中的主导地位。因此，合同签订前的合同洽商，由承办人与合同相对方进行联络、沟通、洽商，计财部等其他部门在概预算情况、类似合同文本提供等方面配合合同承办部门的工作。第二，合同档案管理部门化、过程化、常态化。合同承办人按项目管理机构合同管理部门要求跟踪合同履行结束前相关情况，并围绕合同收集、管理和保管合同签订前、合同签订、合同履行和合同结束各个环节形成的合同相关资料。原则上在合同履行结束后10日内将上述资料归档、装订成册并形成资料清单送交合同管理员。第三，合同管理相关岗位互控化。合同相关各个岗位的工作是相互衔接、联动的整体，各个岗位虽然分工各异，但本岗位对其他岗位也有控制、纠错的义务。比如此次填报合同管理签订、履行表的过程，就是一个内部合同文本、验工计价、财务付款各环节相互纠错的一个绝好机会。

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一、合同管理制度动态化

没有规矩不成方圆。任何一个机构都要有自己的管理制度。制度的建立是基础，制度的执行是关键。制度的建立不是一件一劳永逸的事情，项目管理机构建立之初的制度随着管理工作的推进，管理范围和形势的变化，很多制度已经成为工作的制约和瓶颈。所谓不破不立，对原有制度的修订和改进是一个永远都没有止境的工作。比如项目管理机构建立之初的合同内审制度一般是比较粗糙的，审核部门少，在合同执行过程中出现很多人不知情，对合同的顺利履行有一定的影响，于是内部审批制度就改成所有部门负责人都参与的人人皆知的制度，但在这一制度的执行过程中又发现这样的内审制度有着主次不清的毛病。目前内审制度经过调整已经变得主次分明、合理有效了。举这样一个例子，只是说明合同管理制度化，不只是包含对既有制度的执行，还应该包含对制度的修正。即合同管理制度动态化。

二、合同分类清晰化

项目管理机构管理的项目种类多，既有地方项目，又有更新改造项目又有国家铁路建设项目，还有保密项目。这给合同管理工作带来一定的挑战。经手的各类合同既要符合国家的法律、地方法规、行业的规章，又要符合铁道部和铁路局相关规定，这就需要吃透大量法规和路局文件，才能做到拿到一个合同就知道从哪里下手办理。项目管理机构须针对本项目常见的合同整理出一套细化的合同办理思路，拿到任何一个合同，就把它放到这个框架中，也就是对合同进行分类，按类办理。

对合同的清晰分类看似是合同管理中不值得一提的小事，但却直接关系到合同处理的方法，如果处理不好，会为以后的合同审计等工作带来坏的影响，必须引起足够重视。

三、合同成本目标化

项目管理机构投资控制的任务很重。由于工期长、经济形势变化快，鉴修概算批复期的物价指数、人工成本等影响合同成本的因素在项目中相关合同实际签订时会有较大的变化，当然这种变化有时是对成本控制有利的，但大多数时候是不利的。这就对合同签订的成本控制提出了较高的要求：不超概算为基本目标，能有所降造、合同成本最小化是最终目标。为了实现这一目标，项目管理机构在合同管理中以合同签订流程清晰化、签订过程主管化、成本控制层次化为原则，为这一目标的实现提供了很好的保证。

四、合同签订流程清晰化、签订过程主管化、成本控制层次化

项目管理机构须形成较为合理的合同签订过程管理程序。由于项目管理机构签订的合同大多数具有较多的专业元素，这就决定了专业工程师（包括物资）在合同签订中的主导地位，这并不是说专业工程师就是万能的，由于合同主管和财务主管部门人员位于合同签订过程的下游，在多年的工作中积累了大量经验，因此，合同签订前的合同洽商，由承办人与合同相对方进行联络、沟通、洽商，计财部等其他部门在概预算情况、类似合同文本提供等方面配合合同承办部门的工作。如需要组织洽商会议的，由经办人组织。洽商前由合同经办人将合同概况、合同谈判进展、谈判难点、拟谈判内容、谈判原则等告知主管领导和相关参加洽商人员，洽商后由合同经办人将合同谈判内容和进展、结果形成合同谈判登记记录，作为合同档案的一部分。

这样的机制保证了合同一直处于有人主管的状态中，因为合同后期的履行和监管主要是由主管工程师负责的，由于各相关部门人员都参与了合同的签订洽商，熟知合同的技术要求、验工、付款等条款，从而使合同执行过程各部门之间的磨合和协调过程提前，从而最大程度减少了合同执行成本。

这样的机制又保证了合同成本的可控。所谓三个臭皮匠顶一个诸葛亮。主管工程师在技术上是有优势的，对合同涉及的工作量有很好的把握，也能吃透相关价格依据，但在价格谈判上可能缺少相应技巧，因此项目管理机构的价格谈判就分为三个层次：主管工程师层次；合同洽商会议层次；项目负责人层次。一个合同经过这样三个层次的把控，经过多几个人的慧眼识别，就能很好发现对方报价中隐藏的陷阱，才能从根本上降低成本，最大限度实现合同成本控制目标。

五、合同档案管理部门化、过程化、常态化

毫无疑问，合同签订过程至关重要，但中国人常说盖棺定论，可见结局也同样不可小视。法律工作尤其重视证据，而合同管理中的档案管理工作就是一个收集证据的过程。项目管理机构要非常重视合同档案的归集、整理工作。合同承办人按项目管理机构合同管理部门要求跟踪合同履行结束前相关情况，并围绕合同收集、管理和保管合同签订前、合同签订、合同履行和合同结束各个环节形成的合同相关资料。原则上在合同履行结束后十日内将上述资料归档、装订成册并形成资料清单送交合同管理员；合同管理员在合同签订履行过程中也及时收集合同审查、签订过程中散落在各处的相关资料、如果参加合同洽商，也要及时协助经办人做好会议记录登记整理工作，一边形成完备的合同档案。

合同档案管理不能等到合同履行完毕了再去收集资料，那时已经为时过晚，所以档案管理的过程化、常态化非常重要，洽商记录不过夜，合同签订登记表填制不过夜。

另外，项目管理机构还要对已经签订的合同建立合同档案路径管理目录。在档案路径管理目录的指引下，就能顺藤摸瓜，找到存放在综合部、物资、工程、安质、财务部门的批准文件、相关招投标资料、图纸、验工计价、财务付款凭证等资料。

对于比较重要的合同文件资料，可建立扫描版的电子档案，以便于使用。

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Abstract:In this paper, the design and technical services in the nuclear power projects under EPC Mode contract management standardization issues are discussed by analyzing the characteristics of the nuclear power project design and technical services contract in category, sort out the nuclear power project design and technical services contract management system, and make a few suggestions to the design and technical service contract management of nuclear power projects standardized implementation.

Key Words: nuclear power; design and technical services; standardization

中图分类号：[TL48]文献标识码： A 文章编号：

前言

核电工程项目EPC（设计、采购、施工）模式是国际通用的一种工程建设项目总承包合同管理模式，依托设计的核电项目EPC工程总承包模式，因其充分发挥设计主导作用，在设计、采购、施工进度上合理交叉，能有效的对工程项目全过程的质量、费用和进度进行综合控制，成为核电工程总承包的主要模式。

在ECP模式下的核电工程公司作为核电项目的总承包方须承担包括从总体设计、初步设计、施工图设计、竣工图设计、调试运行文件编制等在内的设计工作，核电工程公司既要满足业主对工程设计的需求，又要协调并管理其分包设计单位的设计工作，同时为满足工程项目需要，其所需要的技术服务和维护的需求必将不断增长。因此，规范化、标准化的设计与技术服务合同管理模式对保障核电工程项目建设顺利进行具有至关重要的意义。

核电项目设计与技术服务类合同管理标准化的必要性

核电项目设计与技术服务是核电EPC项目的重要组成部分和关键阶段之一，设计不仅要考虑实现业主的建设目标，还要考虑项目实施的需要，要对业主提供方案和思路进行深化和优化，需要在设计阶段，对每个细节考虑周全，以免对总承包现场施工造成损失，在实现业主建设功能的同时获取合理利润[1]。核电项目设计与技术服务类合同在签订时需要充分结合项目的复杂程度、项目的设计深度、项目的工期、施工进度的紧迫程度等方面综合考虑，以确保项目顺利实施。

核电项目设计与技术服务类合同管理标准化是为了在一定的合同管理范围内获得最佳的秩序，对现实问题或潜在的问题制定共同和重复使用的活动，标准化的目的是最终实现对工程项目质量、进度、费用的有效控制，实现企业的最大效益[2]。标准化的合同管理能够有效解决在合同管理中出现的重复性问题，可以更为有效的避免签订对企业不利的合同，降低合同风险，建立健全的监督机制，确保合同的有效执行。

核电项目设计与技术服务类合同管理标准化的内容

3.1合同管理模式

合同管理是合同双方依法进行的合同订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为。合同管理必须是全过程的、系统的、动态的。核电项目设计与技术服务合同类管理是指，在完成立项审批之后，开始进行的合同发包、询价、合同谈判、合同签订、验收和支付、合同变更等一系列对合同建立过程的管理。核电项目设计与技术服务合同类管理按照需求不同，通常采用的发包方式有单一来源、询价、竞争性谈判、招标、紧急采购、直接委托等。合同发包之后，由各归口部门协同委派相应人员组成合同谈判工作小组，共同完成合同管理全过程的相关工作。通常由下列部门的人员组成合同谈判工作小组：设计及技术归口管理部门，商务合同部门，质量保证部门，财会部等，通过各部门之间的相互配合，取长补短，来实现合同管理的效率与效益的双重提升。

3.2合同文本标准化

合同文本标准化是为了在核电项目设计与技术服务类合同签订过程中，对于同一类别重复出现的合同条款采用通用的规范化的合同条款进行制约，这既有利于合同管理人员在签订合同时有的放矢，又能够节约人力成本，提高工作效率。通常的合同文本审查业务分为以下几个方面[3]：1）决策审查，2）合同主体内容审查，3）合法性审查，4）风险性审查，5）完整性审查。各归口部门相互配合，以实现合同审核业务过程。合同审核工作流模型如图1所示。

如图1所示，合同审核工作需要由各归口部门之间的相互配合，通过不断的修订和完善合同文本，总结经验，形成适用于核电项目设计与技术服务类合同的标准化合同文本，为此类合同提供参考和依据，避免合同签订过程中条款不统一的情况，规避合同风险，提高工作效率，提高合同管理工作的质量。

3.3核电项目设计与技术服务类合同管理程序标准化

核电工程项目各归口管理部门之间需建立统一的标准化合同管理程序，统筹规划，制定统一的规范操作。需要规范宏观的上下级指导及查新工作，并且明确各职能部门的责任划分，规范各归口部门之间的接口关系。各部门之间需要协作配合，共同制定标准化的合同管理程序。

核电项目设计与技术服务类合同管理程序标准化建设是一项长期的工程，需要在合同管理程序执行过程中建立程序梳理制度和意见反馈渠道，定期整理反馈意见，对不适用的程序及时进行升版或增补，逐步建立标准化的合同管理程序，规范工作流程。

核电项目设计与技术服务类合同管理标准化的实施建议

4.1制定合理的工作程序

核电项目设计与技术服务类合同管理任务多，接口复杂，制定合理的工作程序是保证合同管理高效运行的关键。核电工程项目各归口部门需要加强配合，实际调研，综合考虑各部门之间的接口，以确保工程质量，精简工作程序，提高工作效率为前提共同协商制定合理的工作程序。

4.2激励机制

合同管理标准化离不开激励机制，核电工程公司可以通过考核和评比的形式，按照不同岗位的特点设置相应的激励机制，检验成效、激励干劲，最大限度的调动员工的积极性，使企业和员工都能以积极主动的精神面貌投入到工作中。企业可以通过物质激励、精神激励、荣誉激励或工作激励等方式来激励员工投入到合同标准化管理中。

4.3合同管理信息化系统建设

核电项目设计与技术服务类合同管理信息化系统是合同管理活动的重要工具，需要建立与合同管理模式、业务流程和项目文化相结合的，并且能够满足合同管理和项目管理需要的标准化信息系统[4]。合同管理信息化系统需要以数据为基础，结合管理岗位人员的具体工作职责和工作程序，分析合同管理中各部分的管理业务及相关接口，整合和优化系统的组织体系，从合同发包、询价、询价评审、合同谈判、合同签订、合同变更、合同支付及合同索赔等各个环节，以信息化的方式建立起合同管理信息化系统，使其能够有效服务于合同管理，提高合同管理人员的工作效率，建立起有序的信息化合同管理机制。

4.4合同管理标准化与实际性相结合

核电项目设计与技术服务类合同管理标准化在管理的职责、内容及程序等方面具有规范性，但是考虑到每个合同在签约时的相对方、地点、时间、内容的不同，需要充分考虑合同管理标准化与实际性相结合。对于合同管理中通用的重复出现的问题，按照标准化的方式进行管理，而对于工作中的具体情况又要进行具体分析，结合工作实际，发挥合同管理人员在工作中的创造性，签订有利于企业的合同，实现企业利益最大化。

结束语

核电项目设计与技术服务类合同管理标准化对企业签订合同具有明确的指导性作用，建立和完善标准化的管理体系，能有效的规避合同风险，提高合同管理工作质量。核电项目设计与技术服务类合同管理标准化的实施，需要在实践中不断总结经验，改进和完善管理程序，实施标准化的合同管理，才能真正构建精细的管控模式，打造精准的业务流程。

参考文献

[1]杨水琴.浅析设计院EPC总承包项目分包合同管理[J],科技资讯,2012年18期.

[2]岳振宇.标准化建设-供电企业管理提升之本[J],企业技术开发,2012年16期.

[3]王松波.基于面向服务的合同审核工作流[J],计算机系统应用,2009年08期.