人事档案电子化管理范文

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传统的以纸质为载体的档案管理模式，工作量大、步骤繁琐，且难以对已经归档的档案材料进行信息提炼与加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、多媒体等新技术的快速发展为档案管理的现代化提供了良好的客观环境，档案信息的快速共享成为可能。在养老保险、医疗保险等人社业务搭乘“信息高速公路”逐渐实现异地信息共享的背景下，档案管理业务却仿佛“信息高速公路”上的“减速带”，受限于纸质载体的特性而发展滞后，限制了人事档案信息资源价值的最大化发挥。人事档案电子化可以使信息资源实现跨区域流动，提升服务质量和群众满意度，创造最佳的社会效益和经济效益，意义重大。

人事档案电子化管理存在的问题

由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，对人事档案电子化提出了新的挑战。

电子档案的原始性、真实性易被破坏。原始性、真实性是档案所具有的本质属性，纸质文件内容原始性和真实性很容易确认，而电子档案具有可变性以及载体可分离属性，计算机内存储的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧区别，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，更没有极具权威性、可辨识真伪的公务用章，一旦被删改，复制或篡改内容都很难被识破，给日后档案材料真实性和权威性认定带来很大困难。

电子档案的安全性问题日益突出。用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端，这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁。电子政务系统中大量的政府公文通过网络、高效流转，电子文件档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造。同时，电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒的入侵。接入互联网所遇到的非法访问难以计数，现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防，使电子文件档案信息的安全受到严重威胁。

没有统一的档案管理软件，电子档案法律效力低。档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件，势必会影响到互相之间的利用以及材料认定工作，加之电子档案没有固定载体，制定相应的法律认定条文就有一定困难，致使电子档案难以被法律认定。

人事档案电子化管理实施策略

面对大量的电子文件，档案工作者要解决电子文件档案管理过程中存在的问题，可采取以下主要措施：

建立统一的电子文件档案归档基本结构标准。在电子文件大量产生的今天，档案部门进行电子文件接收归档的首要任务是对所需归档电子文件信息内容的原始性、真实性鉴定，而“保护体系”的实现正是为解决该问题而提出的一个重要途径与方法，制定科学、合理及符合我国实际情况的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准，是全面实施电子文件归档及电子档案管理的基础。

多措并举提高档案管理的安全性。一是提高档案管理者的信息素养。档案信息安全是档案管理工作的生命线，而档案工作电子化需要人来实现，这就要求档案管理者必须具备计算机、档案学等多元化知识背景。因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的。这就要求档案管理人员不断学习相关知识，同时上级档案管理部门要积极创造条件，有计划地选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，并通过以老带新、以强带弱、互帮互学等方式建立复合型人才群体和梯队型人才结构。二是让档案管理工作者提前介入电子文件档案系统的设计。把原来纸质文件管理系统中的许多后控制手段提到最前端，尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑，以功能合理的电子文件、电子档案管理系统作为管好电子文件的先决条件。三是对电子档案实行备份制度。保证用作处理和存储电子档案的计算机专人专用，并对电子档案进行加密，最大限度防止计算机病毒感染、文件破获等。对电子档案实行分布式双机备份制度，当工作计算机出现问题时，另一台备份机立即开始工作，使存储和处理电子档案的计算机不会发生崩溃，电子档案不会丢失，保证电子档案的安全性。

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二、卫生事业单位人事档案管理的重要性

在人事档案管理的过程中，因为档案具备一定机密性与专业性，人事部门应重视人事档案并加强管理，及时解决人事档案管理工作中出现的问题。在卫生事业单位中，因为人员调动较为频繁、各种岗位轮换、人员晋级、卫生员退休、临时聘用等问题，人事档案管理极为重要。[3]然而在人事档案管理工作中，却存在着卫生事业单位人员的流动性较强等问题，制约了人事档案的管理，若是不及时进行人事处理，则极易造成人事档案资料不齐全、手续配备不齐全、手续不完备等问题。

某些医院注重药物管理工作，注重对医生、护士的考评管理等，却忽视了人事管理的重要性。医院负责人对人事管理工作的不重视，造成了人事管理以及人事档案管理工作中出现疏漏，直接导致了医生升职时评判的片面性，导致某些优秀医生对医院不满而出现跳槽等现象，幸好医院管理者及时认识到问题的严重性，加强对人事管理尤其是人事档案管理的重视程度，为医院的各方人事调动以及医生升职等提供重要依据，医院也因此而更上一层楼。

三、卫生事业单位人事档案管理现状

（一）人员不足现问题突出

在我国多数地区的卫生事业单位中，人事部门配备的人员普遍较少，多在3～5人之间，相较于卫生事业单位内部医生、护士以及其他部门人员来讲人数可忽略不计。在一些较小的卫生事业单位中，多数人事部门人员除人事工作外还兼职其他工作，对人事档案管理工作不够专注。多数人事部门的档案材料无人整理、无人监督，甚至出现人员已离职其档案仍混于在职人员的档案之中。

（二）人员业务技能水平普遍偏低

严格来讲，人事档案管理工作是一门专业性较强的工作，其对阅卷的规范、阅卷质量等要求较高。多数卫生事业单位因对人事管理方面的不重视，导致人事部门人员变动较为频繁，导致对档案管理较为片面。除此之外，人事部门对人员招收较为简单，人事对管理档案的技术水平不足，后期亦未受到专业化的培训，造成管理档案的人事技术水平较低，档案材料混乱、不完整，影响了数据的准确性。

（三）管理手段滞后

随着社会经济的发展，人事管理制度也在逐渐进行改革创新发展，电子化逐渐普及，然而，档案管理的电子化发展却仍显欠缺。据调查，目前我国多数卫生事业单位的人事档案管理仍然是较为传统的纸质管理，无论是档案的储存、整理还是保护，管理方式与手段较为落后，极易造成档案的丢失与损坏，仅有个别位于发达城市的大型卫生事业单位采用了电子化的档案管理。近几年，社会已经进入信息化管理时代，电子化、科学化、规范化是人事档案管理的必由之路，普及电子化人事档案管理是卫生事业单位以及各企业的当务之急。

四、卫生事业单位人事档案管理电子化应用分析

（一）在卫生事业单位建立电子档案的必要性

在卫生事业单位之中，单位的卫生系统是一项较为复杂的系统，其中存储着大量的人事信息档案，在管理之时非常困难，若要做好卫生事业单位的档案管理与保存工作，需要投入大量的人力、物力、财力等。因此建立电子化档案管理十分必要，将纸质档案转化为电子化数据，方便管理人员管理的同时节省大量的空间，且更方便快捷。就电子化的人事档案而言，除建立庞大安全的数据库存放档案外，也应对卫生事业单位工作人员的信息进行收集整理，全面掌握各部门间的人事档案信息，加强对各部门的掌控。

（二）电子化在人事档案管理工作中的具体应用

在人事档案管理中，相关档案管理者可以利用计算机网络将人事档案进行分门别类，如护士间可按照普通护士、高级护士等护士职位等级进行档案分类，而医生也可根据心脑科、骨科等从事职位进行分类，节省时间，方便查找。[4]除此外，也可在局域网内部进行资源数据的共享，当领导或者工作人员想要急需了解人员档案时可直接上网查找，增加档案透明度的同时，对数据库的原始档案也是一种保护。在档案管理员进行档案管理时，降低了工作压力，提高了工作效率。

（三）电子化在档案管理应用中的风险

在电子化广泛应用于人事管理档案后，为企业部门带来便利的同时也带来了一定的风险。其一，网络的共享增加了人事档案的透明度，在查看信息便捷的同时大大增强了人员信息泄漏的可能。作为记录人们成长过程的文档，其中包含着自上学以来的成长历程、学习经历、工作经历等，是人们求职时最重要的文件，若档案被盗，对相关人员的人身安全会造成一定威胁。其二，电子化档案依托于网络而存在，虽然压缩了纸质档案的存放空间，能更有效地保存档案，但网络也不是绝对安全的，各种病毒、黑客影响着网络的安全，若电子化人事档案被病毒入侵会造成档案丢失，甚至造成系统的崩溃。事实上，有利就有弊，电子化档案的风险虽然不可避免，却可以进行有效的控制，将风险控制在一定范围内，增强档案管理者的电子信息化知识，为卫生事业单位人事档案管理的发展提供保障。

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1 目前医院人事档案管理现状及存在的问题

1.1人事档案管理现状及存在的问题

目前医院人事档案管理仍基本上沿用几十年人事档案的基本模式，其偏重静态性资料描述、注重历史性和过去时的记录、不具公共性和共享性、不能动态反映个人信用状况等缺陷。传统档案管理方式的弊端在电子科技日趋发达的今天，变的难以适应现代化的办公快速、便捷的要求：第一，查询效率低，当前的人事档案中有相当材料如各级表彰、外出进修等档案多保管在各职能部门，遇到归档或查询问题时，工作量大，劳动强度大。档案员要经常往返于各职能部门和库房之间，有的人事档案材料上百页，为了防止丢失，查阅前后都要核对页码、内容。第二，档案安全性难以保证。由于直接对原始资料查阅，为防止查询人员对原件的毁坏、涂改，要派专人负责陪同。即使发生档案损毁这种情况，由于没有备份也无从查对，将承担不必要的损失。第三，归档困难。由于资料的变动（增加或更新），如年度考核、医德医风考核、学历变更等以及多卷相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。一旦出现此类问题，就有可能将上千卷档案从新整理，牵涉大量的人力、物力。归档的频繁，导致工作人员从事大量的体力工作。第四，管理困难。由于档案都是整卷归档的，有时只能查部分内容，但难免将一些不应查阅的内容被阅，很难控制。大量的纸制文档，只能手工建立索引数据和登记，无法体现出档案状况，缺乏一套对档案出、入库记录和档案变动的管理系统。

1.2档案信息电子化管理存在的问题

档案信息电子化虽然能使档案部门能够更好地提供优质服务和提高工作效率，档案信息资源得到更充分的利用，但是在认识档案信息电子化好处的同时，我们也应清醒地认识到，档案部门面临着严峻的挑战：

1.2.1原始性及真实性的问题。

电子文件的原始性及真实性的问题集中在以下几方面：（1）电子文件可以被原样复制，也可以被改动后而不留痕迹。（2）电子文件的真实性保证是伴随其生命始终的不间断过程。（3）电子文件与载体相分离，使其信息的原始性和内容的真实性的衡量标准带有相对性。随着侧重点不同、技术基础不同，使不同部门对电子文件的真实性认定标准出现了不同的定位情况，从而使对真实性的确认带有相对性。

1.2.2通用性问题。人事档案工作和人事信息工作相辅相成，密不可分。人事档案往往是人事信息的主要来源和主要记录方式，人事信息的主要内容与人事档案的原始记录也应是一致的。随着人事档案管理信息化程度的不断提高，这两项工作虽然不能等同替代，但很多具体项目是重复的。在现代人事管理模式中，无论是各级组织部门还是基层单位，人事档案工作和人事信息工作都是相对分离的，分工也很明确，有的还隶属于不同的职能科室。由各级各部门开发的人事信息软件和人事档案管理软件很多，两类软件一般都包括了人事信息和档案管理信息，但侧重点各不相同，信息转换或共享又有困难。 会造成人事信息失实，影响人事工作的正常开展。另一方面，档案管理系统中的主要数据来源于人事档案，而且一般采用随时维护的形式，在材料归档的同时就要更新信息，具有真实性、权威性。但由于多数单位已有了人事信息系统，档案管理系统中的人事信息往往不被重视，利用率低。档案工作公共服务平台建设需有一个统一的标准，如果各个档案部门各自为政依照自己的标准建设平台，如财务部门工资软件与人力资源信息管理软件不同，不仅浪费大量的资金重复建设不兼容的平台，也为医院将来整合各科室档案信息资源带来的困难，得不偿失，所以尽快由上而下制定一个统一的平台标准显得至关重要。从长远角度看，如果标准不统一，以后各部门之间进行信息共享或联合开发，就很可能由于数据库结构的差异带来不兼容的问题。

1.2.3凭证价值问题。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。电子文件本身固有的原始信息的可变性和不稳定性及人们对其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前难以成为合法的证据。

2 开展人事档案的电子化管理工作的必要性

2.1新时期人事工作的迫切需要。进入新世纪以来，运用现代化、科学化的手段做好新时期人事工作，更好地为现代化建设服务，这是新时期人事工作的迫切需要，也是信息化工作发展的趋势和必然要求。只有进一步加强计算机应用工作，才能档案工作更好地为人事工作服务。

2.2已具备了物质条件设施

现在各大医院的网络已基本上实现了宽带化，绝大部分都实现了电脑化办公。这为实现人事档案信息电子化管理提供了物质基础。而电子档案的软件技术及相关管理办法的研究不断深入，也为人事档案信息电子化管理提供了技术上的保障。在现有的设备基础上增设相应的档案存储、管理软件、数据库软件及相应的设备，即可实现电子化档案管理。

2.3人事信息规范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的，不仅耗费时间长，重复劳动多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部门之间的信息闭塞，使信息内容不规范，信息系统流程不科学。要改变这种状况，就需要用现代化工具管理干部信息，不断提高信息的规范程度与利用率。

2.4提高人事档案管理水平的需要。随着经济体制和人事制度改革的不断深化，人事档案管理也应不断提高科学管理水平。这就要求我们去积极探索人事档案管理工作的新路子，建立起与经济体制和人事制度改革相适应的人事档案管理模式，采用现代化管理手段与方式来管理人事档案，更好地发挥计算机在档案管理方面的作用，实现规范化、网络化的管理方式。

3 进一步规范人事档案的电子化管理

3.1人事档案管理与人事信息管理同步化，是实现人事档案计算机管理的合理模式，要推动人事档案的计算机管理，有必要建立人事档案与人事信息同步化管理的合理模式。在档案工作与人事信息工作的有机结合的基础上，可将档案管理与人信息这两类系统合二为一，开发推广全国统一或较大领域统一的人事信息管理系统，实现人事档案基础管理工作一信息开发利用工作的同步化管理。这样既能减少工作环节和重复劳动，提高工作效率，又可保证信息的准确、完整和新鲜，提高信息资源的利用率。

3.2强化制度化建设规范人事信息管理

因硬件故障、病毒感染、操作失误等原因造成数据丢失、损坏的现象不可避免。加上档案工作人员计算机水平有限，如不及时进行数据备份，一旦发生问题数据难以恢复，损失很大。同时，计算机管理带来了信息维护、磁盘等载体的保管保密等一系列的新的问题。如通过网络实现远程查档，更要面临系统安全的巨大挑战。档案工作是一项保管保密要求高的特殊性工作，在这一领域应用计算机技术，建立全面、规范的管理制度是不容忽视的问题。规范操作程序，对保密等相关问题提出明确的要求。制订更为全面规范的人事档案计算机管理制度，使档案工作人员有据可依，最大限度地减少管理上的漏洞。

3.3提高档案管理人员技术水平

由于缺乏有力的约束机制，各单位档案管理人员配备普遍不足。实行计算机管理要求在较短时间内建立数据库，并在日常工作中及时信息维护，档案管理人员的工作量明显加大，计算机管理带来的工作效率的相对提高还不明显。使用档案管理系统使人员配备不足的矛盾更为突出。多数单位只能在集中整理档案期间借用人员使用档案管理系统。要不断加强档案管理人员的业务培训，提高管理人员的计算机应用水平。

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 13. 112

[中图分类号] F272.92；G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）13- 0200- 02

0 引 言

几乎现在大多数企业中的人事档案都是采用电子信息化管理方式。这种管理方式能够符合当前时代的特征，使得档案管理工作能够科学、规范、有秩序地进行，从而提高整个企业的工作效率。但是目前我国的档案信息化管理还未全面成熟，还有很大的上升空间。因此，人事档案部门要加大对电子信息技术研究的力度，使它能够与档案管理工作更加融洽，相互发展，逐渐改变传统管理方式带来的滞后性。

1 人事档案传统管理方式带来的问题

1.1 档案的收集范围过于狭隘

人事部门的主要工作就是单位内部人员的档案材料，可是现在社会上出现一种现象。他们对单位领导以及高层干部的资料收集非常齐全，但是对于一些地位比较普通的职员资料的处理非常马虎，有些甚至连最基本的一些信息都没有收集全，更不用说一些组织鉴定、考评资料等等。在招聘人员的时候，对档案资料的收集也不严格，除了一些与身份相关的信息外，其余的一些信息几乎没有收集。

1.2 档案资料信息更新较慢

人事档案在人事调动的时候起到一个非常重要的作用。它具有很强的动态性。当事人需要随时对自己的档案资料进行更新补充，保持最新的信息资料。但是在现实生活中，要想实现信息不断更新是相当困难的事情。一般人事档案中的资料包含着毕业情况、入团入党情况等等，这都是一些过去的资料，但对于工作后，它并不能反映出当事人最新的工作状况以及一些奖惩情况。由于资料的收集程度比较困难，通常相关的人事工作者都需要较长一段时间才会对资料进行更新，这更是体现出了信息补充以及更新的时间滞后性。

1.3 档案资料内容可靠性不高

人事档案是以真实情况为基本前提的，如果失去了真实性，那么它也就失去了存在的意义。一份错误的人事档案资料很可能会造成严重的后果，甚至有时会毁了一个人的一生。但是社会上还是有许多人事部门并没有认识到事情的严重性，对档案资料的审查力度相当宽松，有些造假资料也就被蒙混过关，这是对自己更是对他人不负责任的表现。在一定程度上影响了社会的公平性，如：学历的谎报、退休时间的核定、社会福利的发放等等。

2 对人事档案进行信息化管理的必要性的探索

2.1 建立档案电子信息数据库，扩大收集范围

建立一套健全的档案信息数据库，能够很好地扩大信息收集范围。在要求单位人员填写档案资料时，要将一些有用的信息设置为必填项目，尽量保证信息的完整性。不仅要求单位领导及高层要完整填写，对于小职员也要一视同仁，只有这样才能建立起完整的信息数据库，有利于日后的人事档案的管理。除了一些毕业证书、学位证书等证明资料的收集，人事部的工作人员还要对职员的各个方面资料有一定的了解，并归集成档案保存好。

2.2 完善电子信息化系统，提高信息更新速度

随着人口的不断增加，人事档案的管理越来越困难。要想对它进行有条不紊的管理，实行信息化管理是必须要走的途径。在这个信息化时代里，速度就是它最大的特点。人事档案管理工作只有借助计算机网络手段才能跟得上时代的脚步。对于一些大型企业来说，如果还是运用传统的档案管理方式，那么所要浪费的财力物力非常之大，得到的效果也不如预期。因此，只有不断地完善电子信息化系统，定期地对单位内全体成员的档案信息进行统计并更新，保存在数据库中，这样才能实现对信息的及时更新。

2.3 加强审查力度，提高资料的准确性

将电子信息技术融入档案管理中，可以提高工作的准确性以及高效性。与传统方式相比，它可以利用现代电子技术的先进性对所填资料的内容进行一个快速的审查，运用互联网上的信息数据库对一些有疑虑、不确定的信息进行多次的考察、审核，从而得出最准确的信息资料。并且它工作的科学规范原则在审查力度上，也显得更加严格，在不同程度上体现了公平性，使得档案资料变得更加可靠。所以，人事档案管理走向信息化管理是一个时展的趋势，能够推动它的长远发展。

3 结 语

由于我国人口众多的特点，人事档案管理工作就显得愈发重要。目前，它还正处于从传统向现代过渡的一个初级阶段，需要一些时间进行改革。因此，为了推进走向信息化管理，人事部的相关工作人员需要对电子信息技术有进一步的了解，将其更好地运用到档案管理工作中去，从而使它能够与时俱进。

主要参考文献

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档案资源的管理是每一个机关事业单位不可缺少的，重视人事档案电子信息化管理，可以为单位提供有效的信息资源。随着数字化的产生，档案管理打破传统的人工管理，开始向电子信息化的管理模式上转变，但是目前阶段，人事档案电子信息化管理呈现不同的问题，这就需要我们有效解决，使人事档案电子信息化管理进行不断的完善，这有利于人事单位的工作管理，进而提升了人事档案资源的利用率。

一、人事档案电子信息化管理呈现的现状

（一）现代化办公设备欠缺。现阶段，大多数的机关事业单位数字化档案管理欠缺相应的硬件设备，这就导致档案管理的不规范，甚至有些机关人事单位档案室存在堆积物的现象，也没有对应的防潮、防盗等管理对策，这与人事档案电子信息化管理状况严重的脱节。由于档案的调阅和查访没有很好的信息化手段的使用，从而影响了人事档案电子信息化管理的完整和安全。此外，办公设备的欠缺没有让人事档案电子信息资源进行有效的利用，只是处于管理的阶段，这不利于对档案资源进行有效的利用。

（二）档案检索效率低。现在的人事档案电子信息化管理，对档案的检索大部分还处于手工检索的阶段，还没有完全实现计算机的检索，这在一定程度上影响了人事档案信息检索的准确率与速度，增加了档案查阅的工作量，给档案借用人员增添了麻烦。再加上人力手工检索具有局限性，从而大大降低了机关人事单位的档案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各个机关单位保存的信息不一样，这给档案工作人员带来不必要的困扰和麻烦。

（三）档案管理人员综合素质问题。人事档案电子信息化管理的实施，需要档案管理者了解信息化方面的专业知识和技能，这样可以有效地利用数字化档案管理设备。但目前阶段的老员工，对网络化信息接触比较少，对信息化的知识学习起来比较困难，即使机关事业单位拥有了自己的信息化数字档案管理设备，由于工作人员的技能问题，从而对信息化档案管理无法顺利进行。因此，机关人事单位的档案管理员，要迅速建立属于电子信息化的管理信息知识体系，提升自己的工作效率，达到电子信息化的档案管理水准。

二、人事档案电子信息化管理的对策

（一）创建电子信息化的数字档案管理系统。网络信息技术的发展，给电子信息化的档案管理提供了便利，方便了人们的日常工作，是未来档案管理的发展趋势。对于人事档案电子信息化的管理，这是一个综合性的管理，牵涉的内容比较多，因此，就需要人事单位建立一个高校的电子信息化管理系统。我们可以根据人事单位的实际情况，结合自身的优势，创建电子信息化的数字档案管理，把档案、系统、光盘备份等进行相关的处理，严格控制档案信息储存质量与安全，避免相关的硬件隐患，为人事档案电子信息化管理创建一个有利的环境，这有利于人事单位工作的顺利进展。

（二）提高电子信息化的管理效率。1.档案管理能力提升。对于网络控制的电子信息化的档案管理系统，我们要充分发挥其优势，从而提高人事单位电子信息化档案管理的质量和效率。因而我们可以凭借光纤与磁盘的连接阵列，对信息信息化的档案管理进行系统性上的提升，还可以通过增加系统内部的储存量，从而为人事资源的信息补充创造空间。2.强化档案管理的可靠性。对档案管理的可靠性进行强化，这就需要严格要求磁盘阵列产品的结构和硬件的组成要依据严格的标准，这对电子信息化的人事档案管理的系统的功能奠定了更新的基础。加上磁盘阵列需要多元化的保护级别，这有利于人事档案电子信息化管理，而系统功能得到了保障，使人事档案电子信息化管理系统的数据有了一定的安全性。3.档案管理使用性能提升。人事档案电子信息化管理需要选择的是光纤磁盘的阵列产品，这对系统的维护性能具有相当的优势，对人事档案电子信息化管理系统的重视，实现其在线升级的功能，可以使系统网络具有开放性，保证了相关人员对档案资源的调取和查阅，这样人事档案电子信息化的管理系统有了更强大的发挥空间，这有利于人事资源的高效利用。

（三）提升人事档案管理人员的素质。档案管理人员是人事档案电子信息化管理的执行者和操作者，这对档案管理工作的质量具有一定的影响，这就需要人事档案管理单位采用多元化的方式，提升档案管理人员的素质。例如，对老员工进行现代化设备的学习，针对电子信息化的档案管理进行相关的培训工作，提升他们的工作技能，定期考核他们对现代化设备知识的学习和操作水平，进而了解其工作现状。此外，还可以建立相关的激励机制，鼓励档案管理人员对自身素质进行提升，以保证工作的开展需求，从而实现人事档案电子信息化管理从管理型向服务型迈进。

三、结束语

综上所述，信息技术的发展，对人事单位电子信息化的档案管理提供了技术支持，这使人事档案的管理打破了传统的手工管理，让档案管理向信息化的趋势发展，这种管理方式顺应了时代的趋势，有利于提高人事单位档案管理的效率和质量，我们要不断优化与创新电子信息化的人事档案管理系统，提高档案的利用效率和安全性，从而促使信息化的档案管理更好地服务于我们。

【参考文献】

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一、信息化管理存在的问题

1.信息化管理没有统一?范的管理标准

信息管理，不仅要求信息全面真实，同时还要保证管理的规范统一，实现人事档案在不同的单位之间的信息共享与交流，这样更好地有利于人才的合理分配和人员调动。因此，良好的人事管理工作进行的前提就是要保证我们管理工作的基础是稳定的，那就是要建立规范统一的信息管理，然而在实际的档案管理中，我们的规范性并没有达到相应的标准，每个单位都是自己独立的管理方式，单位与单位之间并没有形成一个统一。

2.人事档案管理利用价值有限

我们在进行人事档案管理工作的时候，虽然储备了大量的人事信息，以备随时开发人才、调配人才，使得能够被最大限度地发挥人才优势，创造其价值，充分调动人员的积极性，但是很多时候，我们的档案都是被记录进去后很少再重新调出来进行研究使用或者更新调动，我们的管理价值没有被充分发掘出来，所有的档案管理表成了一种档案保管，只有在偶尔的人员调动时才找出来翻阅一下用来查找核实一些信息，所以不利于人事档案管理的利用价值的发挥。

3.管理模式落后

我们传统的档案管理模式是相对落后的，大部分处于纯手工整理或者半手工管理，这样就极大地降低了工作效率，而且管理工作的安全性和准确性也没有十足的保证，稍一疏忽，就会造成信息的错误或遗失，若有事关档案的调动等其他外在因素的影响，只要记录错误，对人才的前途就会存在着风险性的影响。综合各种实际情况，落后的管理模式使得我们的管理工作量大，效率低下，安全性低，灵活性低，使用查找档案比较困难。

4.人事档案管理人员业务水平不高

很多档案管理人员并不是专业人员，还有一些管理知识相对比较薄弱的管理人员，并没有接受过专业的管理培训，所以他们在从事档案管理工作时，不仅工作效率低下，而且水平仅仅停滞在电脑的基本操作上，离我们提倡的信息化档案管理的要求还相差甚远，所以这就要求我们有专业的档案管理人员和熟悉电脑知识的高素质工作人员。

二、信息化管理的对策

1.加强信息化管理人员的专业培训

随着信息技术的发展，我们日常的生活、工作都逐步离不开信息技术，在人事档案管理方面的工作，信息量是十分巨大的，这就要求管理人员具有专业的档案管理水平，熟悉信息化管理，所以我们要加大对档案管理人员的信息化专门培训，提高工作人员的工作专业水平，为档案管理工作培育高素质的管理人才看，提升我们的档案管理工作水平。

2.转变管理模式

我们要实现稳定的档案管理工作目标，首先基础就是管理模式的专业化和规范化，我们要根据实际情况作出仔细科学的分析，提出一种科学的管理模式，以前我们纯手工的管理存在着很多弊端，所以我们要利用我们的信息技术对档案管理进行服务，使得我们的档案能够得到调理的整理、归类、统计等。

3.开发出信息化档案管理软件数据库

由于人事档案的信息量较大，所以我们需要一个强大的档案管理软件，能够对人事档案进行准确的分析和科学的整理归类，以便档案的灵活保存，这样不仅提高了档案管理的安全性，同时还提高了我们在使用查找档案时的方便性，极大地减轻了管理工作人员的工作任务，提高了工作的效率，同时还可以实现远程操作，实现档案数据的资源共享，有助于人才的合理分配，所以要开发一个强大的信息化管理软件数据库对我们的人事档案进行管理。

4.重视人事档案信息入档及修复工作

人事档案管理工作必须严肃认真对待，包括档案的生成、收集及验证、归档等，所以在实现人事档案信息化管理的过程中，要加大对人事档案信息入档及修复工作的重视，不要出现档案的信息错误或者遗失，如果有需要修复的档案就要及时进行修复，恢复数据，保证认识档案的权威性和真实性。

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目前，人民银行会计档案管理执行的是总行2005年制定、2006年1月施行的《中国人民银行会计基本制度》及其附件《中国人民银行会计档案管理规定》，各地分支行也结合实际情况制订了会计档案管理的实施细则。主要管理的档案为记录和反映人民银行各项业务活动的会计史料，分为会计凭证、会计账簿、会计报告和其他会计资料四类。分别以纸介质、磁介质、光介质三种物理形式，保存的主要形式和管理重点仍然是纸介质档案。磁介质及光介质会计档案的保管期限与相应的纸介质会计档案相同；无明确期限规定的磁介质、光介质会计档案，比照类似会计档案进行管理。

人民银行会计档案的管理涉及会计、事后监督和档案管理等部门，基本职责分工如下：一是会计部门按照会计制度的要求装订会计档案，由会计档案专管员保管，并办理会计档案的调阅、销毁工作，将达到一定时限的会计档案移交档案管理部门；二是档案管理部门接收会计部门移交的会计档案并按规定予以管理；三是按会计基本制度的规定，由上级行和分管行领导审批，会计部门组织销毁会计档案的事宜。

二、当前人民银行会计档案管理模式存在的问题

（一）建立会计档案的过程复杂，工作量大

人民银行会计档案的建立，由接收会计业务原始凭证开始，通过记账、复核、汇总、打印、审核、签章、装订等流程后，交由档案专管员按照保管期限进行分类登记、归档。整个过程要经过记账岗、复核岗、事后监督岗、档案专管员岗等各岗位人员开展大量工作。整个会计档案建立过程手续繁琐，且要顾及各环节工作是否衔接、数据是否准确有效等情况。

（二）档案保管成本较高

按照《中国人民银行会计档案管理规定》的要求，保管场所应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物、防日光和防其他毁损等条件。因此会计档案保管部门需要建立专门的会计档案保管库房和库房管理制度，还要保证各方面设备、设施符合会计档案保管的要求。

（三）查阅及清理效率低，作用发挥有限

纸质档案的调阅需要专人对照目录查找翻阅。在入档不及时、归类不正确或登记不完整的情况下查阅会计档案更是耗时费力。而且，目前县支行的部分会计档案由上级中心支行事后监督中心集中保管，导致对县支行开展内外部检查时该部分会计档案无法现场调阅，检查效果受影响。

对于保管期限届满的纸质会计档案，按照现行制度进行清理销毁。需要由保管部门会同业务部门对拟销毁的会计档案进行清理造册，逐级审批，并邀请纪委、内审、办公室等部门共同派人现场监销。由此可见，清理和销毁流程不但耗时耗力，还隐藏风险。

（四）会计档案管理未与核算系统升级同步，磁介质和光介质档案调阅难度大

人民银行现阶段管理大部分磁介质和光介质会计档案是在特定的应用系统中生成的，调阅磁介质会计档案需要在特定的、旧的运行环境中进行。但是，随着应用系统版本的升级、换代、更新，部分磁介质会计档案已无法调阅，失去了会计档案管理与有效使用的真正意义。

（五）会计档案管理工作的监督检查流于形式

会计档案是会计工作检查的一项内容，但基层人民银行在实际会计工作检查过程中，存在只查看登记簿的建立或档案的装订、整理等情况，对于档案的归类是否正确，归档是否及时、全面、实物与账簿核对是否相符，是否具备安全措施等检查得较少，造成监督管理的漏洞。

三、会计档案电子化管理的优越性分析

所谓会计档案的电子化管理即将会计档案管理的对象由传统的纸质档案为主的管理，转变为对记录会计业务活动的各类会计业务电子资料在计算机及其媒介质上的管理。与传统的会计档案管理模式相比较具有更大的优势，也更能适应当前会计核算发展的需要。主要体现在：

一是简化了会计档案建立和归档的流程。当前人民银行的各类会计核算系统基本上均具有对凭证或报表等会计资料进行汇总、导出和保存的强大功能，以前需要手工编制或打印的会计资料可以直接在各类系统中进行生成并电子化保存，纸质的原始凭证也可以通过扫描仪等电子设备进行电子化。与传统的会计档案建立方法相比较，各类电子会计档案资料的建立流程更为简捷高效，减少了很多中间环节。

二是降低了对会计档案保管环境的要求。会计档案电子化保管后，需要保管是只是存有各类电子会计档案的计算机或计算机媒介质，空间大幅度压缩，除了便于携带和传输外，对保管环境要求明显降低，更有利于在防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物、防日光和防其他毁损等环节加大投入，提高保管水平。

三是提高了会计档案查阅和清理的效率。电子化管理的最大优势在于提高了查阅和清理效率。内外部检查人员得到合理的授权后，通过对合理归档后的电子会计档案在计算机设备中进行操作，调阅会计档案变得异常便捷高效，也更便于检查监督。同样，清理电子会计档案只需要在计算机中进行有条件的简单检索，就能够轻易找到符合保管期限届满或其他条件的会计档案，极大的提高清理效率。

四是符合当前绿色、低碳办公的趋势。纸质档案的在形成、收集、整理、查阅等阶段需要耗费大量的纸张，以及占用打印机、装订机、复印机等设备耗材，并且这种投入是持续的，所需财务费用在办公经费中的比重有不断扩大的趋势，加大了央行履职成本财务压力。实行会计档案进行电子化以后，只需要一次投入，后续只有零星维护费，具有低碳、绿色、可持续使用的明显优势。

四、会计档案电子化管理的可行性探讨

随着计算机科学技术的不断发展，人民银行的会计核算已基本脱离手工处理的阶段，各类业务系统功能日趋完善，为会计档案的电子化管理提供了可能性。

（一）结合实际开发切实可用的会计档案电子化管理系统

开发建立人民银行会计档案电子化管理系统是人民银行会计档案电子化的先决条件。会计档案电子化系统应具备与管理实物会计档案同样的功能，同时要克服以往磁介质会计档案未与会计核算系统升级同步，调阅难度大的问题。可以将需要建立档案进行保管的会计资料通过现有的会计核算系统类似导出、保存或打印接口以文本或电子表格的形式进行导出或扫描，再上传至会计档案电子化管理系统中，从而解决磁介质会计档案未与会计核算系统升级同步无法调阅的问题。对于外来的会计资料如纸质凭证、报表等，可以通过扫描设备进行电子化后，再上传至会计档案电子化管理系统中进行管理。由总行或省会中心支行集中管理会计电子档案的数据库，基层行负责对本级核算单位的会计档案按要求进行采集、归档。

（二）修订完善现行会计档案管理制度

随着人民银行会计管理制度改革和会计电算化的发展，会计资料的内容、形式也发生了较大的变化，需要以新的规章制度予以规范指导。会计档案电子化管理同以往的会计档案管理模式比较，档案的建立、归档、调阅、清理等管理方式均发生了较大变化。要相应修改完善人民银行的会计档案管理制度，并建立会计档案电子化管理系统内控制度、操作流程、应急预案等，以适应会计档案电子化管理的要求。

（三）加强会计档案的安全认证及保密管理

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2 人事档案数字化风险防控面临的主要问题

2.1 数字化档案的真实性风险控制

人事档案资料对政府部门、人事部门、人个需求来说，有重要的意义，为了保证人事档案的客观性，人们要求人事档案的数字化数据能确保其真实性。然而电子化数据本身具易复制性、易修改性、易丢失性的特点，这些特点都给人事档案数字化管理带来风险。以一份人事档案资料来说，它的信息是用数字化方法记录的，它附带的身份证资料、图片资料等均为档案管理人员扫描得到的。如果人们有心要涂改电子化档案资料，就可以用相关的软件修改电子档案中的文字信息，用平面设计软件更改身份证及照片信息，利用特殊的软件更改档案修改时间的信息等。电子设备能实现档案的无痕修改，如果不能对真实性的风险有效的控制，那人电子化人事档案资料的真实性将不能满足人们的需求。

2.2 数字化档案的存诸性风险控制

政府部门的人事档案电子化管理，是一个长期的、持续的过程，相关人员做人事档案管理时，会扩充人事档案材料的内容。不断扩大的数据库，这给管理人员带来管理上的困难，如果管理人员要转移数据库的资料，可能会造成数据损失的风险；电子化的数据库案在被反复的读取、保存的过程中，也有可能会出现数据损坏的风险；如果电子档案的存储介质出现问题，可能也会出现擞据损坏的风险。如何在存诸中保持数据的完整性，是人事档案管理人员需要重视的一个问题。

2.3 数字化档案的病毒性风险控制

信息化的时代，数据安全问题成为人们非常重视的一个问题。数据化的人事档案要方便人们调阅，就需要把电子数据信息公享化，而这可能会引起病毒性风险的问题。比如如果有人从网络入侵人事档案管理的服务器，那么档案资料有可能被全部窃取。人们在服务器中读写数据的时候，如果使用带有病毒的介质，可能会使人事档案管理服务器染上病毒。如果服务器中出现病毒，则相当于人事档案数据库的“门户大开”，散播病毒者可随意的窃取自己需要的档案材料。

2.4 数字化档案的电磁性风险控制

数据化的人事档案是以电磁等形式出现，它们与其它的电磁设备会存在一定的同步性，这种同步性存在着风险。比如如果将某些电磁设备放到存储有人事档案材料的服务器旁边，这些电磁设备会影响服务器的磁盘运作，磁盘受到电磁影响会使数据化的档案材料失真或丢失；服务器的电磁设备所散发出的磁场若与另一种电磁波同步，对方就能完全窃取服务器内的数据化档案材料。

3人事档案数字化风险防控问题的解决对策

3.1使用同步化管理

数据化的人事档案虽然具有易整理、易存储、易传播的特点，但是却有易修改的问题。为了确保人事档案的真实性，人事档案管理部门的人员要以同步化的方式管理档案。它要求实体档案与数据化档案能做到同步化，实体档案作为数据化档案的留底，如果一旦发生数据分岐问题，要以实体档案的资料为标准；数据化的档案则可作为日常调阅、检索、共享的对象。

3.2使用规范化管理

所谓的规范化的管理，是指人事档案部门要根据数据化档案存储的需求制定一个标准的操作方法，人事档案管理人员必须按这套标准的操作方法操作，以免出现数据化档案不完整的现象。比如人事档案管理人员使用移动硬盘备数据的时候，要先完全删除外部设备，隔绝计算机对移动硬盘的操作时才可以拔出移动硬盘设备，以免移动硬盘中的数据会遭到电磁的冲击；人事档案管理人员需要定期的备份数据，且要使用多种方法备份数据，以免使数据化的档案资料丢失。

3.3 使用隔离化管理

为了加强网络的安全性，人事档案部门要使用隔离式的管理方式。这种方式是指一个部门要形成一个局域网络，局域网络中的数据可以传播或共享，而局域网要连接入外网，则需要通过严格的审核。这种方式能减少外网入侵局域网的机会。使用局域网的工作人员不能使用外部的存储介质，只能使用部门指定的存储介质，以免出现病毒问题。网络技术人员要定期的维护网络与存储介质，降低病毒入侵的机会。

3.4 使用屏磁化管理

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现在机关事业单位的人事档案由具有人事权利的单位自己管理，没有采用现在社会上普遍使用的人事方式，实现对人事档案的集中化、科学化、规范化的管理。但是这种老的人事档案管理方式也有着它自己的优势，对于人事的档案，很多单位没有掌控权，放在人才交流中心的人事档案具有流动性，对于相对比较固定的机关事业单位，需要这种单位自主管理员工人事档案的方式，这样很多不必要的人员流动才能进一步被控制。

一、人事档案管理存在的问题

（一）管理的方式相对落后。一些单位的人事档案管理制度相对比较松散，没有明确的专人管理，对于人事档案一般职工可以轻松看到，甚至自己能拿到自己档案。这就造成了很多管理方面的隐患，很多单位利用档案的管理阻碍正常的人才流动。例如，明文规定允许事业单位人员参加的正常的公开招聘，很多时候就是由于原单位扣着其档案不放，阻碍了优秀人才的正常流动，这就是一种管理理念存在落后思想所造成的。

（二）管理的手段相对单一。很多单位由于办公条件的影响，造成了很多地方的人事档案管理缺乏手段，没有专门的人事档案管理的场所，甚至没有专门的密码柜。严重影响了人事档案的严肃性和保密性，由于办公条件所限，很多单位人员的档案甚至出现了丢失，很多管理人事档案的人员不是专业人员，对人事档案的管理缺乏手段和方法，造成很多不必要的错误和问题。很多单位的人事档案没有相对应的电子化管理，需要大量的人工操作完成每年一次的人事档案的常规管理。

二、利用搬迁机会 进一步提升单位人事档案管理

档案室的搬迁是提高人事档案管理的好机会，需要进一步提高管理的理念和思想。档案室条件的改善有利于人事档案的有序管理，有利于人事档案调阅、增减的规范化，有利于避免因为人事档案造成的管理纠纷，进一步维护了人事档案管理工作的严肃性，保障了人事档案的真实性、可靠性。

（一）进一步加大培训力度，提高管理人员的业务水平。人事档案管理具有很强的专业性，对管理人员的要求十分严格，不仅是业务能力方面，更是管理人员的政治性、党性的体现，需要进一步加大对管理人才的政治思想教育，要求其以对党、对单位高度负责的态度管理人事档案，不能因为与谁的关系好，就私自给谁看档案，甚至篡改档案。政治立场在保持高度的坚定的基础上，要进一步增加业务技能的学习，一个有着高度思想觉悟的人没有专业的管理方法和手段，人事档案还是会出现不必要问题的，加强系统内部的人事档案管理的培训，组织专业的教师开展培训，进一步开展人事档案互查活动，实现兄弟单位之间的取长补短。

（二）进一步加强规范化管理，促进人事档案管理的有序进行。随着档案室的搬迁，管理条件的改善，可以进一步促进人事档案管理相应规章制度的完善，原来没有条件的，现在有条件了，可以实现有序管理了。因此，可以以此为机会，进一步规范人事档案调阅增减等操作的流程，对于需求调阅人事档案的，需要有专门的文件，需要调出档案的，需要有调档函。需要查阅相应档案信息的，要有两个人在场方可调阅，这些管理制度都可以借助档案室条件的改善，进一步规范起来，从而实现人事档案的有序管理。

（三）进一步拓展管理手段，实现电子管理的可能。档案室的搬迁是一种硬件大环境的改善，由此可以进一步提出电子化人事档案管理的可行性方案，实现管理手段的进一步拓展。因为很多单位人员众多，各种身份人员档案管理有着不同要求，人工管理人事档案的难度很大，一旦将主要的人员档案信息电子化，将有利于人事档案的调取和查阅，大大降低了人员的工作量。

三、结语

由于各种原因，有历史遗留的问题、有人员管理更替的问题等等，造成了一些机关事业单位的人事档案管理出现很多问题，埋下了很多不必要的隐患。以档案室的搬迁为机会，进一步提升人事档案管理人员的政治敏感性、专业素养，不断增加规范化操作流程，有效拓展电子检索管理，将有利于单位科学、合理地管理人事档案。

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由于一些单位管理不到位，人事档案检索工具单一，有些单位的档案，就要是应付差事，仅一套卷宗和目录，查找方式落后，案卷质量不高，严重制约了其信息服务和交流作用的发挥，使人事档案信息资源开发利用的广度和深度受到了极大制约。

人事档案管理，人们还存在认识上的偏差

在实际工作中，有的领导将创造经济效益作为头等大事来抓，对人事档案却重视不够，他们未能充分认识到人事档案潜在的人才信息价值。而人事档案管理人员“软件不硬”被动服务状态也很普遍。人们的轻视档案意识对人事档案管理成为不利的因素，在实际工作中，应得到领导的足够重视和支持。

拓展事业单位人事档案管理的途经

（一）推动人事档案管理的社会化

随着档案社会化服务功能的广泛拓展，档案走向开放，档案不再仅仅是少数人利用的工具，而为传承社会记忆而存在，“以人为本，服务至上”的理念为档案的社会化提供了有力的保障。针对市场经济中劳动力的自由流动，目前我国社会中出现的擅自扣档、以档案要挟人才等不良现象不仅限制了人才流动，而且对人事档案工作的开展产生了很大的阻力。因此，个人人事档案由社会化的人才机构集中统一管理是一个好办法，但代管的档案几年不动、不能更新内容、不能流转等问题，有待进一步地改进和完善。

1.人事档案应适应社会管理要求。目前，领导干部的档由组织部管理，一般干部的人事档案由人力资源和社会保障部门管理，外来人员的由中介机构代存，分头领导和管理的情况，已不能适应迅速转化的人员角色的需要。因此，为了解决人事档案管理“分散多头”的问题，应当建立一个集中的人事档案保管机构。

2.管理机构的设置应满足现实需要。随着我国社会主义市场经济的纵深推进，社会流动人口越来越多，人员互配和交流越来越频繁，过去由用人单位管理的人事档案，存在着“死档弃档”、“虚假档案”、“人档脱节”等现象，已不能继续满足现实需要。建立健全事业单位行业联网的人事档案社会化管理机构，便于人事档案信息的整合与网络传递。管理机构的设置，也可以是跨区域的集团，规模与数量完全由市场决定，在优胜劣汰中接受市场选择，但它们仍然要接受组织、人事和社保门部、档案部门的监督与管理。

3.优化管理职责。人事档案社会化管理机构的设立，是建立人事档案社会化开放式的重要组成部分，有助于推动各个单位人事改革，推动聘用制，而且十分适合目前流动人员大幅度增长的现状。其新职责是：

（1）配备符合规定的软硬件设施，按照相关规定确保人事档案质量，保护人事档案信息安全和被正当使用。

（2）对于流动人员档案，应建立与当事人相联系的机制，有条件最好能应用身份追踪软件，利用网络技术提高工作效率。

（3）对人事档案的收集和补充要做好登记工作，以便检查核对，及时对失去价值的静态材料进行鉴定、削减，这样才能使档案信息更加明朗。

（二）促进人事档案管理的现代化

人事档案管理，是我国全面建设小康社会的重要组成部分，其管理的目标和层次也要达到效率型和节约型，这样就要求人事档案管理成本的最小化和人事档案管理水平和质量的最优化。计算机、多媒体及网络技术以其存储数量大、占用面积小、检索速度快、交互式传输、异地查阅、资源共享等优势当仁不让地成为实现人事档案社会化管理的现代化手段。

1.人事档案管理电子化。人事档案管理的现代化的前提，是实现人事档案的电子化。目前，虽经过试点和全面推进了人事档案管理的电子化，但有些单位仅停留在较低的水平上，仍保留原有的纸质档案。为了缓解人事档案所存在的制度困难，应大力推进人事档案管理电子化，确实做到采集真实、管理规范、节约成本、减少风险、建构社会信用系统。

2.人事档案信息标准化。人事档案社会化管理的目标这一，就是整合人才信息资源，而整合的手段就是通过系统软件支持，实现在统计、查询、利用等功能。因此，应建立健全各级机构统一的计算机软、硬件环境，实现人一档案信息形成、存储、交换的标准化。

3.人事档案信息网络化。人事档案网络化，是人事档案电子化之后，在不违背档案保密规定的基础上，充分利用网络优势，实行人事档案信息资源异地共享。这样，能够最大限度地发挥人事档案对社会、组织和个人的价值，为人事档案管理和我国人才政策、人才战略的制定提供周到的服务。

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（一）建档历史长，而且门类载体丰富

从医院建立之初，档案管理随之出现，到目前为止，大部分的国有医院均为事业单位，档案历史长达50年，甚至有的医院经原有的教会医院改建而成，档案历史可追溯到上百年。我国医院档案管理不仅历史长，而且门类载体也很丰富，主要包括基建、科研、人事、文字等档案，又海涵了科研、设备、病历、病理、实物、磁盘等技术性档案。

（二）档案数量大，关联性较强

经过长期的临床实践，医生搜集了大量的资料，整理大量的病理、病历、磁盘等技术档案，按照医院相关规定，这些资料价值重大，需要保存完整，所以从医院建立之初一直到现在，大部分医院都保留有上百万册病历档案。而且医院病历档案、胶片、科研成果等资料形成周期长，档案之间存在较强的关联性。

（三）档案涉及面较广

医院档案涉及面广，服务性强。医院档案能为医学科学、患者群众、医院发展提供服务。在一些大型医院里记录了全国、甚至全世界一些罕见病历的治疗方法。以协和医院为例，其医院档案中记录了全肺、贲门癌等切除手术病历，可以说是活着的历史。这些珍贵的档案资料可以供其他医院借鉴参考，以全面提高医院的诊断水平和医疗能力。

二、医院人事档案信息化建设现状

在医疗卫生体制改革进程的推进下，大部分医院已经认识到医院档案信息化建设的重要性，并逐步推进，但从医院档案的特点中可以看出，由于医院档案历史久、门类多、数量庞大，医院档案信息化建设步履维艰，取得了一些成绩，比如注重新进员工档案信息的电子化，老员工档案更新内容，实现纸质和电子化信息同步更新等，但还存在一些问题亟待解决，如下：

（一）人事档案的信息化水平不够

人事档案的信息化建设不是简单的把纸质档案质量转化为电子资料，而是需要建立档案管理数据库和信息化管理平台，实现人事档案资料与人力资源系统对接，方便人事档案的补充、完善、查阅，充分发挥人事档案在医院人力资源配置方面的重要作用。但现阶段，由于医院在人事档案管理方面投入的资金有限，加之医院人事档案信息量大，门类多，没有现成的档案管理软件投入使用，而且暂用的电子档案软件系统安全性无法保证，阻碍了人事档案信息化的进程。

（二）人事档案管理制度有待完善

医院人事档案管理制度不健全，是各大医院普遍存在的现象。在医院档案信息化建设的过程中发现，“有档无人，有人无档”的现象比比皆是，主要是由于医疗人才在流动的过程中，原有单位由于合同未到期或其他原因未能将档案调入新单位，或是医院员工离职，而医院没有及时通知员工将档案调离造成的，这些情况对于档案的整理及信息化也造成了一定难度。而且，现在的医院档案管理模式过分的强调保密性和原则，人事档案的查询、调遣门槛高，利用仅仅局限于政审、调资、年终考核、办理退休几个方面，对于人事档案的利用率极低，这样的管理模式也使得人事档案信息化建设步履维艰。

（三）人事档案管理人员业务水平有待提高

医院人事档案管理部门由于领导重视不够，在人员配置上多以其他科室人员兼职为主，人员流动性较大，而且专任的档案管理人员部分非本专业出身，学历较低，对于档案电子化排斥心理较重，对于档案管理系统不能熟练操作。而且由于之前在档案履历表的填写上没有使用同一的模板，在存档信息上差异较大，也给档案信息化带来一定困难，增加了人事档案管理人员的工作量。现阶段，要加快人事档案信息化建设的进程，引入高素质的档案管理人才，提高档案管理人员业务水平乃当务之急。

三、加快医院人事档案信息化建设的有效策略

针对医疗人事档案信息化建设中存在的问题，现提出如下解决对策。

（一）引进先进的技术和设备，提高人事档案的信息化水平

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1994年，我国正式确立社会主义市场经济体制，从而使我国的劳动人员的变更速度加快。进入21世纪后，特别是我国加入世贸组织后，这种现象更加明显，致使之前的人事档案管理弊端日益明显，加之人事档案管理人员对档案管理不重视，使得人事档案的管理陷入困境。因此，如何对人事档案工作进行科学、有效地管理，使其更好地发挥档案管理工作应有的价值，更好地服务于社会，成为当前我国各单位亟需解决的问题。

一、人事档案管理对公路局的意义

（一）公路局选拔人才的根据。

人事档案记载了公路局员工的基本信息，是公路局了解单位员工的最直接资源。公路局通过人事档案可以了解单位内部员工的各类信息，从而为单位选拔人才提供依据。因此，只有对公路局的人事档案进行科学、有效地管理，才能更好地使单位了解单位的人才情况，从而保证单位能够实现人才的充分利用，为每一位员工配置适合自己的岗位，实现人才资源的充分利用，避免人才资源的浪费。

（二）公路局合理配置人才的依据。

每个人都既有优点，又有缺点，如果不对人才进行合理的配置，就不能使员工发挥自己的长处、避免自己的短处，从而也就不能很好地发挥员工工作的积极性和主动性，从而降低了单位的劳动效率、阻碍了人才资源的有效流动，导致单位出现人才挤压的现象，对单位造成很大的损失。

（三）保证公路局人才数量和类型的科学化。

只有对人事档案进行科学的管理，才能更好地掌握单位需要的员工数量和类型，为单位接下来的人才选拨进行预测，保证单位人员的充分利用，防止出现人才空缺和过渡饱和的现象。只有这样，才能保证单位对人才的使用做到人尽其才。单位为了保证在对人才的使用过程中做到人尽其才，一般会对单位的人力资源的现状进行整合，从而为以后人力资源的合理利用提供依据。

二、公路局人事档案管理存在的问题

（一）公路局人事档案管理模式过于单一。

干部人事档案管理模式是当下公路局最普遍的人事档案管理模式，这种管理模式对员工比较固定的单位来说是比较适合的，但当今社会是人员流动最快速的社会，这种单一的人事档案管理模式已经无法适应当今社会对人才进行管理的需要。

（二）公路局人事档案管理体制十分僵硬。

我国的社会主义市场经济建立之后，人们的思想也变得越来越活跃，人们为了获得更好的发展，通常会选择跳槽，但公路局却不肯将员工的人事档案还给员工，导致出现了各种档案问题，例如，“虚假档案”“档案流失”等，非常的不利于人事档案的管理。

（三）公路局档案管理人员素质低。

公路局的人事档案管理人员有很多不是专业的档案管理人员，他们对档案管理工作缺乏正确的认识，没有认识到人事档案管理工作对单位的作用和价值，而且由于他们大多不是专业的档案管理人员，业务能力比较低，在人事档案的管理上存在很多的缺陷，很难将单位的人事档案管理工作做好。

三、健全公路局人事档案管理的具体措施

（一）完善公路局人事档案的管理制度。

公路局在人事档案管理方面，要形成一套完整的档案管理制度，从而保证人事档案管理工作的科学化和规范化，使其真正为单位的人才利用提供准确的参考资料，真正发挥档案管理工作的价值。同时也要改变公路局人事档案管理模式单一和体制僵硬的问题，为单位人才的流动提供便利，真正实现人才的合理流动，从而发挥人才的最大价值。

（二）提高公路局人事档案管理人员的业务能力和素质。

人是一切工作的基础，公路局人事档案工作的好坏，首先取决于人事档案管理人员的业务能力和素养的好坏。因此，公路局在招聘人事档案管理人员时，一定要选择文化水平高、业务能力强、职业道德高的人，在确定之后，要对其进行严格的培训，使其一方面熟悉人事档案管理的工作内容和技巧，另一方面形成吃苦耐劳的工作精神，从而保证所招聘的人员能真正胜任公路局的人事档案管理工作。

（三）推进公路局人事档案管理的信息化建设。

21世纪是一个信息化的社会，人事档案的电子化已经成为社会发展的一大趋势，各个单位都基本实现了人事档案管理的电子化，电子化的档案管理模式与纸质档案管理的结合，更好地保证了单位对人才资源的充分利用。这就要求公路局首先把原先纸质的人事档案通过计算机系统转变为电子化的人事档案，从而建立完备的人事档案数据库。

四、结语

综上所述，人事档案管理的好坏与公路局人才资源的合理利用密切相关，也是提高公路局员工工作能力的重要参考依据。为了更加方便、有效地利用公路局的人事档案为公路局的发展服务，公路局必须改变原有的人事档案管理制度。建立新型的人事档案管理模式和体制，使人事档案管理工作更加科学化、规范化。

【参考文献】

[1]关丽萍.浅析人事档案管理面临的问题与解决对策[J].兰台世界,2014（S4）:145-160.