档案管理基本要求范文

时间:2023-05-30 08:36:43

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档案管理基本要求

篇1

关键词:

电子档案管理基本要求;完善策略

实现档案的信息化管理,是现代档案管理发展的必然趋势。但由于我国电子档案管理起步较晚,在电子档案管理中经常会出现一些问题。这些问题严重影响了档案管理的质量和档案的调用效率。随着电子档案管理逐渐取代了传统的纸质档案管理模式,如何在应用电子档案管理过程中,优化电子档案管理系统,利用信息技术提高档案管理工作的效率,已经成为档案管理领域亟需解决的问题。

1电子档案管理的基本要求

1.1原始性

电子档案不同于纸质档案材料,电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真,尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中,它既是原始的,又是复制的,它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案,特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。

1.2真实性

电子档案可被原样复制,亦可在复印中变质,而且被修改后不会留下痕迹,所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真,这不是电子文件本身的缺陷,而是在形成电子档案的过程中,采取的方式、方法、软件、格式不同,因此,信息内容“出错”的概率会高于传统档案。

1.3完整性

电子档案与其他文书档案一样,由于组织机构不同,制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同;由于行业不同,规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同;由于专业技术水平不同,有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域,内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件,经常处于滚动状态,如不及时整理归档,可能会使信息资料失散,造成档案不完整。

1.4安全性

电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改,容易被“黑客”击伤,可被随意篡改信息,这些都会直接损害电子档案的安全性,而且磁盘、磁带的支持体,也易产生静电,直接影响信息再现,出现不安全问题,吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而,必须保证电子档案的安全性。

2电子档案管理存在的问题

2.1原始性问题

传统的纸质档案文件的原始性比较容易界定,纸质档案的原始性能够通过内容、载体、形式表现出来,人们通过对字迹、印记和纸张材料的技术分析,便能够判断档案的原始性。但电子档案作为一种虚拟档案,其本质只是一组数据,基于二进制生成的档案数据在传输时不会发生任何变化,因此根本无法判断文件的原始性信息。正因如此,电子档案的原始性判断成为了电子档案管理工作中的重点和难点,如何解决电子档案管理中的原始性问题,显然已经成为制约电子档案管理水平发展的关键问题。

2.2真实性问题

在电子档案的管理工作中,必须将纸质档案通过处理技术处理为完整的电子档案。在档案转录过程中,极易由于转录人员的疏忽大意造成电子档案失真。一旦电子档案失真,档案在使用过程中难以保证真实性,将会给资料参考人员以错误的判断,从而影响档案质量。由于电子档案储存与数据库中,由于电子文件的可更改和可修改性质,也容易导致部分管理人员为了一己私利篡改电子档案,使档案的真实性出现问题。

2.3完整性问题

电子文件主要存储与数据库中,但当遇到档案需要调用时,则会从数据库中通过拷贝流动到其他媒介中。如果在拷贝和复制过程中程序出现问题,或者设备出现故障,很容易导致电子档案信息丢失。由于电子档案的储存介质为电子设备,因而这些设备比较容易受到环境的影响,导致文件损坏,这也是影响电子档案完整性的重要因素之一。

2.4安全性问题

网络安全一直是我国在互联网建设和发展中的工作重点,但由于互联网属于公共信息分享平台,尽管采取很多措施避免电子档案受到黑客攻击,但由于计算机病毒日新月异,很难保证数据在存储和使用过程中不会受到安全威胁。一旦数据库被黑客攻击,数据库中存储的数据就会遭到黑客的篡改,影响数据的安全性,给珍贵的档案带来不可挽回的损失。

3电子档案管理的完善策略

3.1电子档案的形成制度要进一步完善

在形成电子档案的过程中,必须遵照国家规定的统一格式标准,对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时,对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存,以保证形成的电子档案具有完整性。

3.2电子档案要执行更为科学的归档制度

要进一步完善电子档案的管理制度,归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节,但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性;检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件,以保证内容和相关说明与描述的一致性;电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档;电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时,档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定,以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。

3.3建立严格的保管制度

电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先,要把住存储载体的质量关;其次,要规范存储载体的保管条件,电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境,并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境,同时保持良好的温度、湿度环境;再次,加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的载体不带病毒,并将载体置于保护状态。

3.4规范电子档案的利用制度

规范电子档案的利用制度,一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据,采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上,以电子档案的密级为根据,进行有效地分层次管理;二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多,有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据,对其使用权限进行合理的限制,可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容,决定对其授权的范围。

综上所述,电子档案管理作为现代档案管理的发展的必然方向,其技术应用和发展影响着我国档案管理水平的提高和档案资料的利用效率。想要进一步提高电子档案管理水平,就要抓住电子档案管理的基本要求,解决我国电子档案管理工作中存在的问题,提高我国电子档案管理的工作水平,在实现对档案资料的数字化管理的同时,为社会提供更加优质的档案管理服务,为社会的进步和经济的发展做贡献。

作者:贾德锋 单位:黑龙江庆安县勤劳镇农牧业技术综合服务中心

篇2

档案管理在以前似乎是一件非常容易的事,就是将档案分类管理所牵涉的事务并不是非常多。但在今天,一个信息时代,档案管理工作者管理不再是一些信息的事,社会的信息量成倍的增长,如何对这些信息进行合理的整理保管已是对档案管理者提出的一个重大挑战,这就需要加强档案管理人员素质提升,以适应新时代下档案管理要求,如何提升档案管理工作者的素质,下面我们将重点浅析。

一、 档案管理人员素质的提升

古人有一句话说得好:“工欲善其事必先利其器”。档案管理者作为档案管理工作的关键,要做到档案管理工作就必须提升档案管理者的素质。

在这里我们需要先介绍一下档案管理者现今所面临的状况与问题。其问题表现以下方面,1、在以前档案管理不是如此重视,档案管理被看成是一件无关重要的事,管理者相对文化素质低下,到现在许多管理者更不能适应新形势下科技信息化要求。2、在一些企业、事业单位缺乏对管理资金投入,造成管理者本身轻视管理这项工作,对新知识缺乏学习精神与创新。

以上两点可以说造成管理者素质低下重要原因,如何提升管理者素质,一般应从以下方面入手,首先应加强管理者基本素质的提高,其基本素质应从政治素质、业务素质、基本技能三方面,使管理者首先成为一个合格的管理者。其次还应加强管理技能,认真研究管理学理论,学习现代管理的新知识、掌握现代管理技能,特别是高新技术管理手段在档案管理工作中的具体运用,实现科学管理现代化。

在档案管理人员做到档案工作的基本前提下,还应从以下方面不断提高档案管理人员业务素质。1、作为一个档案管理者应牢牢树立一个做好档案工作的信念。要从意识里把档案工作作为其人生一件大事去做,用平静的心态去迎接工作中遇到的各种难题。同时档案工作者必须有清醒的认识,要在日常工作中注重培养自己的工作兴趣,使枯燥的工作充满情趣。2、树立服务意识。档案管理的最大价值就在于为工作决策提供应有服务,使一个决策尽量科学化、合理化。应积极发挥自身主观能动性,热爱本职工作,忠于职守,积极开展职业道德的教育,明确服务方向,端正服务态度,周到的为档案使用者服务。3、加强对档案工作的重视。作为一个国家机关、事业单位、企业的领导不但应注重本职工作的加强,也不能忽略档案管理工作。4、加强学习与开拓创新能力培养。创新是任何事业进步的必然要求,档案管理自然也不例外,创新作为档案事业发展的永恒主题。要善于从工作中、学习中、其它专业的知识中吸取有益的经验,活学活用的应用在档案管理工作中,档案管理人员只有具备了创新能力,才能在档案管理工作当中开创出新局面。

二、 加强保密工作的基本要求和注意事项

保密工作对于档案管理人员是头等大事。这就需要档案管理人员在保密工作中要做到保密工作的基本要求。其基本要求应从以下方面入手。1、要有较强的保密意识。2、以身作则,防止泄密。3、保守机密,不乱对人尤其家属谈及属于保密的材料内容。档案管理人员加强好友亲属的叮嘱,同时自己也要做到不该说的不说,不该做的不做。4、落实制度,加强检查,规范保密工作。按照“控制源头,加强检查,明确责任,落实制度”的原则,国家机关、事业单位、企业应加强对部门人员的监督和管理,进一步规范保密制度。5、认真履行自己分内工作。在这里就需档案管理者做到谁管理,谁负责。业务做到哪里保密工作就做到哪里。6、档案管理者要站稳立场,坚持原则,警惕和抵制不良图谋,作为企业档案管理工作人员还应做到“富贵不能、贫贱不能移、威武不能屈”的境界。

在保密工作中还应加强保密注意事项,尽量做到细致入微使保密工作不留一丝漏洞。保密工作应注意以下事项,1、档案管理工作者对待外界人员既要做到热情友好,以礼相待,又要内外有别,提高警惕,防范各种情报窃密活动。2、档案管理工作者不得携带属于企业秘密的文件、资料和其他物品。如确需携带,应经批准,并严加保管。3、档案管理者在外出期间应当保持高度警惕,严格遵守其所保守的秘密,不在不利于保密的场合谈论或处理本单位秘密事项。4、档案管理者在公文的接件、起草、酝酿、处理、签署、复印、存档、销毁过程中,严格依据《保密法》的规定做好保密保管工作。不得私自窃藏档案文件。5、档案管理人员向外界投寄论文、稿件和其他资料,不得涉及本单位秘密。6,在现代信息化工程中,档案信息很多要经过电脑处理,这就需要注意加强电脑保密工作学习,防止黑客袭击本单位电脑资料,窃取本单位秘密。

三、 结尾

档案保密管理工作现在对一个单位至关重要,档案管理人员素质提高以及加强档案管理工作基本要素与注意事项是一件非常艰巨的事,这需要档案管理人员不断在工作中总结经验深入学习,尤其不断掌握一些高科技技术,使档案管理工作不断完善。如此企业信息才有一个安全环境。

参考文献:

[1]杨凤仙. 论新形势下档案管理人员素质提升对策[J]. 中小企业管理与科技(上旬刊),2009,(09):15-16.

[2]方月. 论新形势下档案管理人员素质提升对策[J]. 新闻天地(下半月刊),2010,(08):110-112.

[3]黄琼娇. 新形势下做好档案保密工作的思考[J]. 科技情报开发与经济,2011,(27):135-136.

[4]刘名. 浅谈我国保密法律制度的基本原则[J]. 保密科学技术,2011,(07):64-68.

[5]宋芸. 新形势下档案保密工作存在的问题及对策[J]. 才智,2011,(26):331.

篇3

在现代信息社会的背景下,事业单位档案是社会公益事业的宝贵资源,发挥出事业单位档案的实用价值对促进社会事业发展有重要的意义。但是事业单位传统的档案管理方式还存在着问题,需要采用有效措施予以解决。本文在分析事业单位档案管理问题的基础上,探讨档案管理现代化的路径。

一、事业单位档案管理的主要问题

(一)缺乏科学的档案管理制度。当前事业单位档案管理存在的主要问题就是没能建立起适应现代档案管理工作需要的制度。这不仅影响档案使用效率,而且影响事业单位档案质量。首先,没能建立起符合现代信息化社会需要的档案管理模式,档案管理工作制作标准不规范、不统一,事业单位档案管理方式方法随意,浪费查询时间且工作成本较高。其次,档案管理在收集、保护、借阅方面缺乏严格的管理制度,制约了档案作用的发挥,没能为事业单位和公益事业的开展起到有效的助推作用。第三,档案管理制度执行的较为松散,制度执行普遍停留在表面,严重降低了档案管理工作的可靠性。(二)档案利用率相对较低。事业单位档案利用率相对较低,目前还没有实现事业单位档案的向社会免费开放,档案管理、查阅、使用和指导作用没能有效地发挥出来,严重地浪费了档案资源。首先,事业单位档案的查阅程序较为烦琐,需要大量的申请和长时间等待才能查阅到相关档案,没能体现出信息传递的有效性和时效性。其次,档案检索工作较为落后,事业单位档案管理仍以纸制档案为主,没能体现出信息技术在档案查阅中的实际作用,缺乏科学现代化的信息检索工具,影响了事业单位档案的作用效率。第三,事业单位档案没能在经济社会发展建设中贡献力量,大量珍贵的社会信息被淹没在档案当中,事业单位没能有效地对档案信息进行开发利用。

二、档案管理现代化的基本要求

(一)无纸化管理。现代化的档案管理具有鲜明的时代特点,充分反映了现代信息技术的蓬勃发展趋势,要求档案管理工作与现代社会接轨,与现代信息传递方式接轨。首先,档案管理要求有效运用计算机技术,实现档案的多媒介形式保存,可以提供文字、图处、视频等多种形式的档案信息资源。其次,现代档案管理与保存更依赖互联网技术,纸制档案慢慢退出历史舞台,文字存储无纸化是档案管理的主要发展方向,力求发挥出无纸信息的快捷性优势。第三,把档案资源以链接形式融入互联网当中,形成虚拟化的档案管理,这将成为未来档案管理发展的主流趋势。(二)数字化管理。现代数字化的数据处理方式意味着信息质量的大幅提升。提高档案管理工作的质量同样需要引进数字化的概念。首先,要求档案管理借助标准化的管理方式对基础档案进行加工制作,使原始档案符合数字化传输的基本要求。其次,强调运用现代摄影技术把档案制作成可以高效传播的数码资料,微缩技术、数码技术、电子档案技术成为时代对档案管理的主流方式。第三,现代档案管理工作追求的数据压缩技术将最终取代传统的档案管理方式,同时有效避免了档案被蛀蚀等传统管理时代的问题。三、事业单位档案管理的现代路径(一)创新档案管理理念。事业单位受到技术、资源和经费等种种条件的制约,使事业单位档案管理现代化的步伐发展的较为缓慢。为了能够加快事业单位档案管理的现代化步伐,需要事业单位围绕实际情况制订科学的档案管理工作发展规划。首先,明确事业单位档案管理的近期与远期发展规划目标和工作步骤,在全面审视现实水平的基础上,制订出科学且符合实际的发展规划。其次,根据事业单位的实际情况,围绕档案管理工作法律法规,制订本单位的档案管理工作制度,在工作制度中要体现出现代化的管理方式方法。(二)使用现代化管理方法。实现事业单位档案管理工作的现代化目标,就必须长期坚持贯彻使用现代化的管理方法,力求日常管理操作上全面实现档案管理的现代化目标。首先,建立符合现代档案管理工作需要的事业单位档案管理工作操作标准,提升事业单位基础档案的制作质量,使事业单位档案更符合现代化的要求,为迎接信息时代的到来,做好基础性的准备工作。其次,利用信息技术手段全面提高事业单位档案管理服务工作的效率,同时加强档案管理的安全性、可靠性和真实性,加强电子档案的纠错能力,提高对事业单位档案的保护力度,为发挥事业档案单位作用做好准备。(三)提升档案服务工作水平。以开放促进服务水平的提高,以开放促进档案管理现代化工作的不断前进,只有实现事业单位档案向公众免费开放,才能加快事业单位档案管理的现代化步伐。首先,提出事业单位档案向社会开放的基本要求,在上级主管部门的主持下,加快推进事业单位的开放力度和开放水平,完善事业单位档案免费开放的具体措施。其次,普及提高事业单位信息化水平,全面提高事业单位档案电子化的应用,力求发挥出电子档案的优势,在配齐基础设备的基础上,由地方档案部门主持通用的基础性事业单位档案管理软件系统,不断促进事业单位档案管理信息化。

三、结束语

档案管理现代化是时代对事业单位提出的新要求,也是事业单位应对未来工作的重要使命。只有不断的改进档案管理的方法和手段,逐步引进先进的档案管理设备和人才,加强对档案管理操作办法的全面改革,才能发挥出基层事业单位档案的作用,使事业单位档案管理跟上时代步伐。

作者:周霞 单位:山东省泰安市供销培训中心

篇4

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1674-3520(2014)-11-00-01

一、事业单位档案管理工作的基本原则

(一)遵守统一和灵活的基本原则。在事业单位档案管理的活动中,档案管理人员处理这些信息的时候要遵守统一和灵活的原则,而在制定这个事业单位管理体系的活动中,首先要顾及到的是要做到档案信息规定的基本要求,进而在这个条件上促使事业单位档案管理走向一定的制度规范。尽管这对于事业单位档案管理的制度体系有着积极的影响,可是并不是规定社会上全部的事业单位,在档案管理工作体系规定的基本体系是一样的。所以在制定一个科学而又合理的档案管理体系的活动中,想要让这些档案管理工作落到实处,就要思考该事业单位的工作性质与特征,不同管理特征的事业单位在处理档案信息的活动中,也一定会有其不相同的地方,因此在事业单位档案管理工作体系的制定中,工作人员也一定要遵守统一和灵活的基本原则,还要根据这个事业单位的工作性质与它的运行情形,发现它们之间的不相同的地方,这就要求事业单位对于它自己的工作性质,与它的自身特征做好自身应尽的责任,在管理过程中把握自己做得好的地方与不足的地方,进而改进自己原有的档案管理工作体系。

(二)遵守制定和执行的基本原则。在事业单位档案管理的活动中,制定一个科学合理的档案管理体系是促使档案管理活动走向体系化的前提,可是倘若只是关注体系的建设却不关注计划的落实,那么只会让档案管理体系变成一个无用的摆设,因此在事业单位档案管理的过程中,要重视对于这个体系的切实执行。这就需要事业单位的负责人还有档案管理工作人士要遵守档案管理体系,切实执行好该工作体系的基本要求,在该活动中要加强事业单位的监督管理体系,进而激发档案管理人士的工作热情,让他们对于自己的工作保持忠诚之心,根据档案管理体系进行有关的管理活动,而且在档案管理活动之中要坚持改善与优化管理体系,进而促使管理体系变得更加科学。

(三)坚持权益与责任统一的基本原则。在事业单位档案管理的过程之中,档案工作人士是进行档案管理工作的负责人,因此档案管理工作人士的工作热情会对该单位的档案管理活动有着一些后果。而这作用到管理工作人士的工作热情的原因就是以下两个原因:一个是该事业单位档案管理工作人士的权益不清晰,得不到基本的工作补贴,另一个是档案管理工作认识的责任不清晰,所以觉得自己的某些权益并没有获得上级的重视。因此在事业单位的档案管理过程中,划分好档案管理工作人士的权益与责任是非常有必要的一件事情,这就要求在工作人士刚开始工作的时候就要划分好他们的工作责任与基本权益,在档案管理单位人员做好自己责任范围内的条件下,也要尊重他们的基本工作权益。除此之外,事业单位还可以构建起有趣的沟通途径,及时吸取工作人员真诚而宝贵的建议,明白他们对于工作中存在的不满意的地方,努力提升他们对于工作的满意度,还可以适度地调节工作制度,使其更加适合工作人员的处事步伐。

二、事业单位档案管理工作中必须弄好的几点关系

(一)弄好事业单位的主要工作和档案管理工作的关系。有些事业单位是专门处理档案管理的,而有些事业单位是负责其他一块的内容的,因为每个事业单位的工作性质与着重点各不相同,因此包含档案管理工作的其他事业工作都是为重点工作而服务的。我们不但要明白事业单位中的档案管理工作是一份比较重要的工作,还要关注这个工作的实际完成情况。在促进事业单位内部发展的基础上,档案管理工作不但能够加强事业单位的工作管理,还能够给事业单位日常的决定提供一些可靠的参考。而在促进事业单位外部发展的基础上,档案管理工作能够给事业单位的宣传活动提供一些活动的建议,而且在与其他单位的沟通之中也是可以进行很好的宣传的,进而可以给事业单位的进步做好基本的保障工作,我们也是能够知道,事业单位工作的做好与档案管理工作是分不开的。在档案管理工作的活动中,要尽量获得事业单位还有其他单位的关注,而且还要让他们给档案管理工作提供一些有效的信息。而对于档案管理工作人士来说,他们也要认真工作,脚踏实地,努力推动档案管理工作的有效实施,进而在促进事业单位发展的过程中处理好档案管理工作的内容。

(二)弄好事业单位中其他单位与档案管理单位的关系。事业单位的档案管理工作尤其是档案信息的搜集活动,不但需要借助其他档案管理单位的帮助,否则是很难实现的,因此弄好事业单位中其他单位与档案管理单位的关系能够做好档案管理的工作。这就要求档案管理单位通过自己的努力去得到事业单位的领导的关注,获得他们对于这个工作的认可,才可以保证其他单位的团结合作,而且弄清楚他们之间的权益和责任,分配好彼此之间的工作。而在档案信息的搜集活动中,应该让每一个单位做好自己应该尽到的责任所在,当然,上级也要关注该项工作的实施,努力完成自身资料的收集,还要保证事业单位档案的可信度。而且在其他单位需要了解档案信息的时候,档案管理工作人士要给他们真诚的关爱,做好自己的服务本分。随着电子信息技术在档案管理过程中的实践,档案信息的管理工作也逐渐走向了信息化的方向,并且随之而变的是档案管理工作的上岗标准,对于档案管理工作人士的职业素养也是有一定的指标的。

三、结束语

当前的事业单位档案管理人士不但要关注从前的档案管理手段,除此之外,单位职工们还要有电子档案管理的技能,因此在档案管理工作体系不断改进的条件下发展一支强大的档案管理团队是可行的。其中,事业部门能够使用各种培训手段,去保证档案管理工作的科学实施,还要保证管理人员的文化素养的提高。事业部门也要构建科学的制度体系去激发工作人员的积极性,而且能够给管理工作员工的进步提供一个不错的条件。

参考文献:

[1]吴清越.农业事业单位档案管理存在的问题与改进对策[J].广西农学报.2010(01)

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