档案管理基本要求范文

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关键词：

电子档案管理；基本要求；完善策略

实现档案的信息化管理，是现代档案管理发展的必然趋势。但由于我国电子档案管理起步较晚，在电子档案管理中经常会出现一些问题。这些问题严重影响了档案管理的质量和档案的调用效率。随着电子档案管理逐渐取代了传统的纸质档案管理模式，如何在应用电子档案管理过程中，优化电子档案管理系统，利用信息技术提高档案管理工作的效率，已经成为档案管理领域亟需解决的问题。

1电子档案管理的基本要求

1.1原始性

电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。

1.2真实性

电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。

1.3完整性

电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。

1.4安全性

电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。

2电子档案管理存在的问题

2.1原始性问题

传统的纸质档案文件的原始性比较容易界定，纸质档案的原始性能够通过内容、载体、形式表现出来，人们通过对字迹、印记和纸张材料的技术分析，便能够判断档案的原始性。但电子档案作为一种虚拟档案，其本质只是一组数据，基于二进制生成的档案数据在传输时不会发生任何变化，因此根本无法判断文件的原始性信息。正因如此，电子档案的原始性判断成为了电子档案管理工作中的重点和难点，如何解决电子档案管理中的原始性问题，显然已经成为制约电子档案管理水平发展的关键问题。

2.2真实性问题

在电子档案的管理工作中，必须将纸质档案通过处理技术处理为完整的电子档案。在档案转录过程中，极易由于转录人员的疏忽大意造成电子档案失真。一旦电子档案失真，档案在使用过程中难以保证真实性，将会给资料参考人员以错误的判断，从而影响档案质量。由于电子档案储存与数据库中，由于电子文件的可更改和可修改性质，也容易导致部分管理人员为了一己私利篡改电子档案，使档案的真实性出现问题。

2.3完整性问题

电子文件主要存储与数据库中，但当遇到档案需要调用时，则会从数据库中通过拷贝流动到其他媒介中。如果在拷贝和复制过程中程序出现问题，或者设备出现故障，很容易导致电子档案信息丢失。由于电子档案的储存介质为电子设备，因而这些设备比较容易受到环境的影响，导致文件损坏，这也是影响电子档案完整性的重要因素之一。

2.4安全性问题

网络安全一直是我国在互联网建设和发展中的工作重点，但由于互联网属于公共信息分享平台，尽管采取很多措施避免电子档案受到黑客攻击，但由于计算机病毒日新月异，很难保证数据在存储和使用过程中不会受到安全威胁。一旦数据库被黑客攻击，数据库中存储的数据就会遭到黑客的篡改，影响数据的安全性，给珍贵的档案带来不可挽回的损失。

3电子档案管理的完善策略

3.1电子档案的形成制度要进一步完善

在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。

3.2电子档案要执行更为科学的归档制度

要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。

3.3建立严格的保管制度

电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态。

3.4规范电子档案的利用制度

规范电子档案的利用制度，一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。

综上所述，电子档案管理作为现代档案管理的发展的必然方向，其技术应用和发展影响着我国档案管理水平的提高和档案资料的利用效率。想要进一步提高电子档案管理水平，就要抓住电子档案管理的基本要求，解决我国电子档案管理工作中存在的问题，提高我国电子档案管理的工作水平，在实现对档案资料的数字化管理的同时，为社会提供更加优质的档案管理服务，为社会的进步和经济的发展做贡献。

作者：贾德锋 单位：黑龙江庆安县勤劳镇农牧业技术综合服务中心

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档案管理在以前似乎是一件非常容易的事，就是将档案分类管理所牵涉的事务并不是非常多。但在今天，一个信息时代，档案管理工作者管理不再是一些信息的事，社会的信息量成倍的增长，如何对这些信息进行合理的整理保管已是对档案管理者提出的一个重大挑战，这就需要加强档案管理人员素质提升，以适应新时代下档案管理要求，如何提升档案管理工作者的素质，下面我们将重点浅析。

一、 档案管理人员素质的提升

古人有一句话说得好：“工欲善其事必先利其器”。档案管理者作为档案管理工作的关键，要做到档案管理工作就必须提升档案管理者的素质。

在这里我们需要先介绍一下档案管理者现今所面临的状况与问题。其问题表现以下方面，1、在以前档案管理不是如此重视，档案管理被看成是一件无关重要的事，管理者相对文化素质低下，到现在许多管理者更不能适应新形势下科技信息化要求。2、在一些企业、事业单位缺乏对管理资金投入，造成管理者本身轻视管理这项工作，对新知识缺乏学习精神与创新。

以上两点可以说造成管理者素质低下重要原因，如何提升管理者素质，一般应从以下方面入手，首先应加强管理者基本素质的提高，其基本素质应从政治素质、业务素质、基本技能三方面，使管理者首先成为一个合格的管理者。其次还应加强管理技能，认真研究管理学理论，学习现代管理的新知识、掌握现代管理技能，特别是高新技术管理手段在档案管理工作中的具体运用，实现科学管理现代化。

在档案管理人员做到档案工作的基本前提下，还应从以下方面不断提高档案管理人员业务素质。1、作为一个档案管理者应牢牢树立一个做好档案工作的信念。要从意识里把档案工作作为其人生一件大事去做，用平静的心态去迎接工作中遇到的各种难题。同时档案工作者必须有清醒的认识，要在日常工作中注重培养自己的工作兴趣，使枯燥的工作充满情趣。2、树立服务意识。档案管理的最大价值就在于为工作决策提供应有服务，使一个决策尽量科学化、合理化。应积极发挥自身主观能动性，热爱本职工作，忠于职守，积极开展职业道德的教育，明确服务方向，端正服务态度，周到的为档案使用者服务。3、加强对档案工作的重视。作为一个国家机关、事业单位、企业的领导不但应注重本职工作的加强，也不能忽略档案管理工作。4、加强学习与开拓创新能力培养。创新是任何事业进步的必然要求，档案管理自然也不例外，创新作为档案事业发展的永恒主题。要善于从工作中、学习中、其它专业的知识中吸取有益的经验，活学活用的应用在档案管理工作中，档案管理人员只有具备了创新能力，才能在档案管理工作当中开创出新局面。

二、 加强保密工作的基本要求和注意事项

保密工作对于档案管理人员是头等大事。这就需要档案管理人员在保密工作中要做到保密工作的基本要求。其基本要求应从以下方面入手。1、要有较强的保密意识。2、以身作则，防止泄密。3、保守机密，不乱对人尤其家属谈及属于保密的材料内容。档案管理人员加强好友亲属的叮嘱，同时自己也要做到不该说的不说，不该做的不做。4、落实制度，加强检查，规范保密工作。按照“控制源头，加强检查，明确责任，落实制度”的原则，国家机关、事业单位、企业应加强对部门人员的监督和管理，进一步规范保密制度。5、认真履行自己分内工作。在这里就需档案管理者做到谁管理，谁负责。业务做到哪里保密工作就做到哪里。6、档案管理者要站稳立场，坚持原则，警惕和抵制不良图谋，作为企业档案管理工作人员还应做到“富贵不能、贫贱不能移、威武不能屈”的境界。

在保密工作中还应加强保密注意事项，尽量做到细致入微使保密工作不留一丝漏洞。保密工作应注意以下事项，1、档案管理工作者对待外界人员既要做到热情友好，以礼相待，又要内外有别，提高警惕，防范各种情报窃密活动。2、档案管理工作者不得携带属于企业秘密的文件、资料和其他物品。如确需携带，应经批准，并严加保管。3、档案管理者在外出期间应当保持高度警惕，严格遵守其所保守的秘密，不在不利于保密的场合谈论或处理本单位秘密事项。4、档案管理者在公文的接件、起草、酝酿、处理、签署、复印、存档、销毁过程中，严格依据《保密法》的规定做好保密保管工作。不得私自窃藏档案文件。5、档案管理人员向外界投寄论文、稿件和其他资料，不得涉及本单位秘密。6，在现代信息化工程中，档案信息很多要经过电脑处理，这就需要注意加强电脑保密工作学习，防止黑客袭击本单位电脑资料，窃取本单位秘密。

三、 结尾

档案保密管理工作现在对一个单位至关重要，档案管理人员素质提高以及加强档案管理工作基本要素与注意事项是一件非常艰巨的事，这需要档案管理人员不断在工作中总结经验深入学习，尤其不断掌握一些高科技技术，使档案管理工作不断完善。如此企业信息才有一个安全环境。

参考文献：

[1]杨凤仙. 论新形势下档案管理人员素质提升对策[J]. 中小企业管理与科技（上旬刊），2009，（09）：15-16.

[2]方月. 论新形势下档案管理人员素质提升对策[J]. 新闻天地（下半月刊），2010，（08）：110-112.

[3]黄琼娇. 新形势下做好档案保密工作的思考[J]. 科技情报开发与经济，2011，（27）：135-136.

[4]刘名. 浅谈我国保密法律制度的基本原则[J]. 保密科学技术，2011，（07）：64-68.

[5]宋芸. 新形势下档案保密工作存在的问题及对策[J]. 才智，2011，（26）：331.

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在现代信息社会的背景下，事业单位档案是社会公益事业的宝贵资源，发挥出事业单位档案的实用价值对促进社会事业发展有重要的意义。但是事业单位传统的档案管理方式还存在着问题，需要采用有效措施予以解决。本文在分析事业单位档案管理问题的基础上，探讨档案管理现代化的路径。

一、事业单位档案管理的主要问题

（一）缺乏科学的档案管理制度。当前事业单位档案管理存在的主要问题就是没能建立起适应现代档案管理工作需要的制度。这不仅影响档案使用效率，而且影响事业单位档案质量。首先，没能建立起符合现代信息化社会需要的档案管理模式，档案管理工作制作标准不规范、不统一，事业单位档案管理方式方法随意，浪费查询时间且工作成本较高。其次，档案管理在收集、保护、借阅方面缺乏严格的管理制度，制约了档案作用的发挥，没能为事业单位和公益事业的开展起到有效的助推作用。第三，档案管理制度执行的较为松散，制度执行普遍停留在表面，严重降低了档案管理工作的可靠性。（二）档案利用率相对较低。事业单位档案利用率相对较低，目前还没有实现事业单位档案的向社会免费开放，档案管理、查阅、使用和指导作用没能有效地发挥出来，严重地浪费了档案资源。首先，事业单位档案的查阅程序较为烦琐，需要大量的申请和长时间等待才能查阅到相关档案，没能体现出信息传递的有效性和时效性。其次，档案检索工作较为落后，事业单位档案管理仍以纸制档案为主，没能体现出信息技术在档案查阅中的实际作用，缺乏科学现代化的信息检索工具，影响了事业单位档案的作用效率。第三，事业单位档案没能在经济社会发展建设中贡献力量，大量珍贵的社会信息被淹没在档案当中，事业单位没能有效地对档案信息进行开发利用。

二、档案管理现代化的基本要求

（一）无纸化管理。现代化的档案管理具有鲜明的时代特点，充分反映了现代信息技术的蓬勃发展趋势，要求档案管理工作与现代社会接轨，与现代信息传递方式接轨。首先，档案管理要求有效运用计算机技术，实现档案的多媒介形式保存，可以提供文字、图处、视频等多种形式的档案信息资源。其次，现代档案管理与保存更依赖互联网技术，纸制档案慢慢退出历史舞台，文字存储无纸化是档案管理的主要发展方向，力求发挥出无纸信息的快捷性优势。第三，把档案资源以链接形式融入互联网当中，形成虚拟化的档案管理，这将成为未来档案管理发展的主流趋势。（二）数字化管理。现代数字化的数据处理方式意味着信息质量的大幅提升。提高档案管理工作的质量同样需要引进数字化的概念。首先，要求档案管理借助标准化的管理方式对基础档案进行加工制作，使原始档案符合数字化传输的基本要求。其次，强调运用现代摄影技术把档案制作成可以高效传播的数码资料，微缩技术、数码技术、电子档案技术成为时代对档案管理的主流方式。第三，现代档案管理工作追求的数据压缩技术将最终取代传统的档案管理方式，同时有效避免了档案被蛀蚀等传统管理时代的问题。三、事业单位档案管理的现代路径（一）创新档案管理理念。事业单位受到技术、资源和经费等种种条件的制约，使事业单位档案管理现代化的步伐发展的较为缓慢。为了能够加快事业单位档案管理的现代化步伐，需要事业单位围绕实际情况制订科学的档案管理工作发展规划。首先，明确事业单位档案管理的近期与远期发展规划目标和工作步骤，在全面审视现实水平的基础上，制订出科学且符合实际的发展规划。其次，根据事业单位的实际情况，围绕档案管理工作法律法规，制订本单位的档案管理工作制度，在工作制度中要体现出现代化的管理方式方法。（二）使用现代化管理方法。实现事业单位档案管理工作的现代化目标，就必须长期坚持贯彻使用现代化的管理方法，力求日常管理操作上全面实现档案管理的现代化目标。首先，建立符合现代档案管理工作需要的事业单位档案管理工作操作标准，提升事业单位基础档案的制作质量，使事业单位档案更符合现代化的要求，为迎接信息时代的到来，做好基础性的准备工作。其次，利用信息技术手段全面提高事业单位档案管理服务工作的效率，同时加强档案管理的安全性、可靠性和真实性，加强电子档案的纠错能力，提高对事业单位档案的保护力度，为发挥事业档案单位作用做好准备。（三）提升档案服务工作水平。以开放促进服务水平的提高，以开放促进档案管理现代化工作的不断前进，只有实现事业单位档案向公众免费开放，才能加快事业单位档案管理的现代化步伐。首先，提出事业单位档案向社会开放的基本要求，在上级主管部门的主持下，加快推进事业单位的开放力度和开放水平，完善事业单位档案免费开放的具体措施。其次，普及提高事业单位信息化水平，全面提高事业单位档案电子化的应用，力求发挥出电子档案的优势，在配齐基础设备的基础上，由地方档案部门主持通用的基础性事业单位档案管理软件系统，不断促进事业单位档案管理信息化。

三、结束语

档案管理现代化是时代对事业单位提出的新要求，也是事业单位应对未来工作的重要使命。只有不断的改进档案管理的方法和手段，逐步引进先进的档案管理设备和人才，加强对档案管理操作办法的全面改革，才能发挥出基层事业单位档案的作用，使事业单位档案管理跟上时代步伐。

作者:周霞 单位:山东省泰安市供销培训中心

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2014）-11-00-01

一、事业单位档案管理工作的基本原则

（一）遵守统一和灵活的基本原则。在事业单位档案管理的活动中，档案管理人员处理这些信息的时候要遵守统一和灵活的原则，而在制定这个事业单位管理体系的活动中，首先要顾及到的是要做到档案信息规定的基本要求，进而在这个条件上促使事业单位档案管理走向一定的制度规范。尽管这对于事业单位档案管理的制度体系有着积极的影响，可是并不是规定社会上全部的事业单位，在档案管理工作体系规定的基本体系是一样的。所以在制定一个科学而又合理的档案管理体系的活动中，想要让这些档案管理工作落到实处，就要思考该事业单位的工作性质与特征，不同管理特征的事业单位在处理档案信息的活动中，也一定会有其不相同的地方，因此在事业单位档案管理工作体系的制定中，工作人员也一定要遵守统一和灵活的基本原则，还要根据这个事业单位的工作性质与它的运行情形，发现它们之间的不相同的地方，这就要求事业单位对于它自己的工作性质，与它的自身特征做好自身应尽的责任，在管理过程中把握自己做得好的地方与不足的地方，进而改进自己原有的档案管理工作体系。

（二）遵守制定和执行的基本原则。在事业单位档案管理的活动中，制定一个科学合理的档案管理体系是促使档案管理活动走向体系化的前提，可是倘若只是关注体系的建设却不关注计划的落实，那么只会让档案管理体系变成一个无用的摆设，因此在事业单位档案管理的过程中，要重视对于这个体系的切实执行。这就需要事业单位的负责人还有档案管理工作人士要遵守档案管理体系，切实执行好该工作体系的基本要求，在该活动中要加强事业单位的监督管理体系，进而激发档案管理人士的工作热情，让他们对于自己的工作保持忠诚之心，根据档案管理体系进行有关的管理活动，而且在档案管理活动之中要坚持改善与优化管理体系，进而促使管理体系变得更加科学。

（三）坚持权益与责任统一的基本原则。在事业单位档案管理的过程之中，档案工作人士是进行档案管理工作的负责人，因此档案管理工作人士的工作热情会对该单位的档案管理活动有着一些后果。而这作用到管理工作人士的工作热情的原因就是以下两个原因：一个是该事业单位档案管理工作人士的权益不清晰，得不到基本的工作补贴，另一个是档案管理工作认识的责任不清晰，所以觉得自己的某些权益并没有获得上级的重视。因此在事业单位的档案管理过程中，划分好档案管理工作人士的权益与责任是非常有必要的一件事情，这就要求在工作人士刚开始工作的时候就要划分好他们的工作责任与基本权益，在档案管理单位人员做好自己责任范围内的条件下，也要尊重他们的基本工作权益。除此之外，事业单位还可以构建起有趣的沟通途径，及时吸取工作人员真诚而宝贵的建议，明白他们对于工作中存在的不满意的地方，努力提升他们对于工作的满意度，还可以适度地调节工作制度，使其更加适合工作人员的处事步伐。

二、事业单位档案管理工作中必须弄好的几点关系

（一）弄好事业单位的主要工作和档案管理工作的关系。有些事业单位是专门处理档案管理的，而有些事业单位是负责其他一块的内容的，因为每个事业单位的工作性质与着重点各不相同，因此包含档案管理工作的其他事业工作都是为重点工作而服务的。我们不但要明白事业单位中的档案管理工作是一份比较重要的工作，还要关注这个工作的实际完成情况。在促进事业单位内部发展的基础上，档案管理工作不但能够加强事业单位的工作管理，还能够给事业单位日常的决定提供一些可靠的参考。而在促进事业单位外部发展的基础上，档案管理工作能够给事业单位的宣传活动提供一些活动的建议，而且在与其他单位的沟通之中也是可以进行很好的宣传的，进而可以给事业单位的进步做好基本的保障工作，我们也是能够知道，事业单位工作的做好与档案管理工作是分不开的。在档案管理工作的活动中，要尽量获得事业单位还有其他单位的关注，而且还要让他们给档案管理工作提供一些有效的信息。而对于档案管理工作人士来说，他们也要认真工作，脚踏实地，努力推动档案管理工作的有效实施，进而在促进事业单位发展的过程中处理好档案管理工作的内容。

（二）弄好事业单位中其他单位与档案管理单位的关系。事业单位的档案管理工作尤其是档案信息的搜集活动，不但需要借助其他档案管理单位的帮助，否则是很难实现的，因此弄好事业单位中其他单位与档案管理单位的关系能够做好档案管理的工作。这就要求档案管理单位通过自己的努力去得到事业单位的领导的关注，获得他们对于这个工作的认可，才可以保证其他单位的团结合作，而且弄清楚他们之间的权益和责任，分配好彼此之间的工作。而在档案信息的搜集活动中，应该让每一个单位做好自己应该尽到的责任所在，当然，上级也要关注该项工作的实施，努力完成自身资料的收集，还要保证事业单位档案的可信度。而且在其他单位需要了解档案信息的时候，档案管理工作人士要给他们真诚的关爱，做好自己的服务本分。随着电子信息技术在档案管理过程中的实践，档案信息的管理工作也逐渐走向了信息化的方向，并且随之而变的是档案管理工作的上岗标准，对于档案管理工作人士的职业素养也是有一定的指标的。

三、结束语

当前的事业单位档案管理人士不但要关注从前的档案管理手段，除此之外，单位职工们还要有电子档案管理的技能，因此在档案管理工作体系不断改进的条件下发展一支强大的档案管理团队是可行的。其中，事业部门能够使用各种培训手段，去保证档案管理工作的科学实施，还要保证管理人员的文化素养的提高。事业部门也要构建科学的制度体系去激发工作人员的积极性，而且能够给管理工作员工的进步提供一个不错的条件。

参考文献：

[1]吴清越.农业事业单位档案管理存在的问题与改进对策[J].广西农学报.2010（01）

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档案是指国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，或组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。公墓档案指的就是公墓在建设和管理的过程中形成的，能够记录和反映公墓的基建情况、财务收支情况、墓穴信息等重要资料。

1 加强公墓档案管理是档案自身属性的本质要求

档案是历史的真赁实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。档案之所以具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。因为，档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性，档案是令人信服的历史证据。从档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了档案是确凿的真凭实据。

档案管理的最大意义在于档案的凭据作用。档案与一般的文献资料不同之处在于，档案是历史的真实记录，是法律意义上的重要依据。档案的重要凭证作用，是档案形成的过程所决定的，是档案自身所具有的特点，因为档案的形成是自然的，这种自然性，决定了它在记录事件和事实的客观性、真实性。从档案的形态上看，不管是纸质的档案，如亲笔信、重要合同原件、电报等，还是电子或者影像的档案，都保留和真实反映了当时的情况，这种不以时间的推移而改变的本质属性，决定了档案管理的重要意义。

档案具有很高的参考价值。因为，档案记录了不同时期的当时的真实情况，从历史的变迁中可以寻找到事件的痕迹和轨迹，为人们的社会实践提供重要参考，也就是所谓增长经验，吸取教训。

公墓档案记录了逝者的重要信息，记录了逝者相关联亲属的重要信息，记载了墓穴的位置、价格、编号、建筑时间等重要信息，这些信息是自然信息，也是公墓档案的组成部分。妥善保管公墓档案，是处理和应对墓穴纠纷，保障和维护利益的法律依据。反之，公墓档案管理不当，出现档案丢失等情况，不但造成公墓管理的混乱，而且容易产生墓穴纠纷。

公墓档案反映了殡葬改革与发展的轨迹，是我国历史文明进程的真实记录，对我国的历史科考和研究都具有很高的价值，因此，做好公墓档案管理不仅是对现实负责，也是对历史的贡献。

2 加强公墓档案管理是贯彻落实国家法律法规的基本要求

《中华人民共和国档案法》是我国档案管理工作最重要的一部法律法规，对档案管理职责划分、档案的保管存放、档案的保密与销毁等都做出了明确的具体的规定，是依法加强公墓档案管理的重要依据。加强公墓档案管理是贯彻落实国家档案管理法律法规的具体体现， 也是建设法治国家的基本要求。

围绕国家档案管理的规定，民政部、各级民政管理部门，各省、市、县人民政府都结合本部门、本地区实际情况，出台了公墓档案管理的具体规范。这些具体的管理规范，是我国档案管理的法律体系的重要组成部分，也是各公墓实施档案管理的制度依据。

为规范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切实保障殡葬服务秩序，依据政府的法律法规加强公墓档案管理，不仅体现了国家法制化的本质要求，也符合公墓管理工作的基本规律。

公墓档案管理人员要认真学习政府的法规法规，真正做到依法建档、依法存档、依法用档。

公墓档案管理机构要结合本地区本部门的实际情况，建立健全公墓档案管理的制度，使档案管理有法可依，有据可依。针对档案管理的权责划分，档案的保存销毁、档案的建立与登记，档案的借阅与使用等事项作出明确规定。

加强对公墓档案管理的检查和监督工作。既要检查公墓档案保存的场所基建情况，保存条件和硬件建设是否合规，又要检查档案信息的记录、分类等情况，确保档案管理“软硬”都达标。

3 加强公墓档案管理是做好公墓基础管理工作的需要

加强公墓档案管理，是做好以墓穴管理为抓手，以服务管理为中心，全面做好公墓管理工作的需要。

随着社会经济的发展变化，人文社会理念的更新，公墓管理由基本的职能管理逐步转向提供服务为重点。随着这一趋势在实践中的强化，必然会产生大量的档案资料，档案管理的数量急剧增加，只有提升公墓档案管理的硬件设施，加强公墓制度化管理，才能为丧户提供便捷、快速、全面、准确的服务。

首先，建立档案管理的岗位责任制。明确档案管理的组织架构，指定档案管理的专门人员，明确相关岗位的工作职责及承担的义务责任，增强档案管理人员的责任意识、服务意识和管理意识。

其次，实行绩效考核，将公墓档案管理与经济收入挂钩。实行绩效考核，不仅能够增强公墓档案管理人员的工作责任心和责任感，确保本职工作保质保量完成，而且能够调动档案管理人员的积极性，创新档案管理的方式和方法，使档案管理与公墓管理更好的衔接，建立起一个完善的管理体系。

此外，要及时更新公墓档案管理硬件和软件设施。定期对公墓档案存放场所的硬件设施设备进行检查，实现对存放环境的实时监测，确保档案存放地点的消防安全；升级公墓管理系统软件，方便管理人员及时、快速处理大量数据，优化工作要素，提高工作效率。

4 加强公墓档案管理是提升殡葬服务的重要措施

公墓档案管理是殡葬服务的重要组成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱环节。加强公墓管理，提升殡葬服务水平，不仅仅是加强墓区的硬件建设，更重要的是为丧户提供安全、可靠的信息服务。

做好公墓档案管理，首先要抓好档案管理人员的管理。建立档案管理工作规范，做到制度上墙，公开透明，规范服务；严格按照档案管理的相关规定和工作流程进行存档、借档，做好档案查阅、借阅的登记工作。

做好公墓档案管理，就要具有保密意识。丧户的基本信息，逝者相关联亲属的基本信息，都是公墓档案的内容。因此，档案管理人员要有责任意识和保密意识，严守秘密，不得随意向他人透漏档案

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一、加强场所建设。各农村（社区）应当设立专用档案库房或档案专柜集中管理档案，要按照防火、防盗、防水（潮）等“八防”要求配备设施。各村、社区要高度重视，确保档案存放条件达到基本要求——专人保管、专用铁柜存放，以保证档案的完整与安全。

二、加强人员配备。各农村（社区）应当指定专人负责档案管理工作，可以给予适当补助。档案工作人员应当具有良好的政治素质，学习并具备相应的档案管理知识，明确岗位职责，遵纪守法，忠于职守，以确保档案长期延续安全。档案工作人员离任时应当进行档案移交，履行交接手续，防止档案散失。

三、加强制度建设。各农村（社区）管理档案要按照祁办字〔2020〕1号文件中的《村级档案管理制度》执行。违反国家有关规定，对档案有损毁、丢失以及出卖、涂改、伪造、泄密等情况的，应当依法追究相关人员责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。将《档案管理基本制度》（附件1）《档案人员岗位职责》（附件2）制作版面上墙。

四、落实资金投入。各农村（社区）档案工作经费从村、社区办公经费中列支，并应当满足实际工作的需要，确保档案管理规范安全。县政府将以以奖代补方式，给予各村、社区适当经费补助。

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中图分类号：G271文献标识码：B文章编号：1009-9166（2011）0014(C)-0305-02

一、档案信息化是指在档案管理活动中以数字化建设为核心，全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行开发，管理和提供服务的过程，也即档案管理模式从面向档案实体保管向重点以档案数字化为社会提供服务转变

积极推进档案信息化管理，具有重要的现实意义。第一是为档案管理者提供了便利，建立档案信息化系统后，电脑代替人脑，有效地实现对档案信息资源统一有序的管理。第二是为档案利用者拓宽了空间。通过实现档案信息化，资源利用途径大大拓宽，人们不必亲临档案馆，只需通过身份认证，在网络上就能查到档案信息资料，方便了使用者。第三是提高了、社会档案意识。档案信息化能够档案的社会开放与利用程度，强化社会服务功能，从而使人们体验信息化的便利和社会档案的重要性，扩大档案利用率，提高全社会的档案意识。

二、档案资源信息化建设的基本要求

（一）明确档案资源信息化建设的规划。档案资源的信息化建设，就是要利用计算机网络和数据库这个信息技术手段实现管藏各类档案的数字化，将网络化办公条件下的电子文档管理网络一体化。这就是通过办公网络，逐渐完成各种档案资源的数字化转换，并使用文档一体化管理软件来完成电子文件的归档工作。档案管理部门的信息管理人员应有权监督归档部门对电子的鉴定和归档情况，以杜绝有档不归、归档不全或者不及时不规范现象。

（二）提高档案资源数字化的技术要求。档案管理的基本特征就是求其保真、保密和保养三者的统一。这些基本要求并不能随着信息化的到来而丢弃，因此，档案信息化的技术水平也应当具有较高的要求。

首先，档案的数字化处理必须做到不可变更，即“固定化“。如纸质档案尽可能采用图片扫描，做到对页面内容的保真。录音录像的数字化必须保持原样永久存储。电子文档要做到草稿、修改稿、发文纸、正文一并归档，修改稿要保留草稿字样和改稿人姓名、修改内容、修改时间、并做到整套归档的电子文件不可改变。

其次，档案资源数据库的安全管理是档案信息化建设首要的前提条件，这就是档案管理的保密问题，其涉及三方面内容；一是存储安全，数字化档案的存储该使用带自动备份功能的专用服务器，设置工作站与办公网络相连接，同时使用光盘库定期刻录备份，最好有第二个异地报管的备份；二是利用安全，数字化档案完全可以通过网络提供查询和利用，为了确保安全必须采用物理隔断和功能强大的防火墙等措施；三是身份安全，通过登陆身份证安全认证、动态口令等方式，加强档案利用的保密工作。

（三）完善档案资源信息化的管理制度规范。档案信息的技术支撑必须满足信息维护的需要，在文档一体化方面要实现对档案数据库的自动维护，这就要求有较为健全完善的信息化管理制度为工作规范的共同标准。

首先，在文档一体化模式下，过去分年度、分阶段对归档部门进行的业务指导，执法监督都要变为日常的、全过程的指导监督，真正实现电子文件的归档的流水式作业。其次，在档案资源利用信息化、网络化条件下，档案信息查询利用更应当做到“开放”与“保收”的统一，即要做到主动服务，又要做到安全管理。为此，必须制定网络查询、利用档案数据信息的权限管理办法以及安全管理协议等。再次，档案的凭证作用是档案价值的根本所在，其法律效率显得十分重要，传统的法律凭证必须是各类档案的实物原件。《实施纲要》提出，要加快推进档案信息化法制建设，适时提出比较成熟的行政立法建议，推动相关配套行政规章的制订和完善。

三、档案信息化管理过程中应注意的问题

（一）系统问题。在网络经济的今天，大多数单位局域网已建成。然而，单位的各部门之间管理软件数据接口困难，档案信息难于共享，造成了许多同一类档案信息不在同部门之间都开展了统计管理工作，重复劳动现象严重，，结果事倍功半，浪费了大量的人力、物力资源。一个单位的档案信息管理系统进行自行开发建设或购买时，应遵循以下两个基本原则。1、实用性与先进性。在系统建设中要正确处理技术的实用性与先进性之间的关系，采用的系统既要易于实施、易于操作，又易于管理和维护，既不盲目追求先进的技术，又要讲技术定位在一个较高的层次上，避免在短时间内实施系统的技术与设备被淘汰，造成重复建设与浪费。因此，在系统的选择上应坚持的原则是以最小成本获得最先进、最实用的系统。2、开放性与标准型。在总体设计中，应采用开放式系统结构，使网络易于扩充，使相对独立的分系统易于组合调整。网络选用的通信协议和设备要符合国际标准，，使网络的硬件环境、软件环境、操作平台之间的相互依赖减至最小，同时，要保证网络的互联性与兼容性，为档案信息资源在网络上的流通创造条件。

（二）信息资源问题。实现档案信息化，还存在一个很重要的问题，那就是档案馆所存在的信息资源还不丰富。要解决这个问题，一是从丰富馆藏入手，结合行业实际，开展名、特、优档案的收集，广揽社会信息，调整馆藏结构；要把电子档案、视频档案、音频档案、科技档案等接收进馆，增加档案门类。二是在进行数字化的时候，要对档案信息进行整合，也就是围绕特定的主题，把分散形成的档案进行信息资源集中，以集中反映某一实践领域或对象的基本情况，只有把这些经过二次加工的信息同时进行数字化，才能真正扩充信息资源、提高信息资源质量、提高档案信息资源的利用率，发挥档案馆档案信息资源、优势、实现档案信息化目的。

（三）档案信息管理人员的素质问题。档案信息化管理人才是实现档案信息化的主导力量，现有的各级各类档案管理机构中的档案工作者大部分是档案专业人员，而这些专业人员缺乏信息社会应用的信息素质，不适应高速发展的计算机网络工作环境。严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术、又精通档案业务的复合型人才，这些很不适应档案信息化建设和发展的需要。实现档案管理现代化，人才是关键，队伍建设刻不容缓。

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中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）07-0246-01

随着社会发展的需要，我国的人事制度进行了相应的改革，与人事制度相关联的档案资源管理模式也必然随之发生变化。若从管理层级上看，档案资源管理模式发生的变化是由“国家模式”向“社会模式”转变；若从管理文本上看，档案资源管理模式发生的变化是由单纯的“纸质文本”向“电子文本”转变；若从管理服务上看，档案资源管理模式发生的变化是由主要为满足管理“单位服务范围”的需要向“社会服务范围”转变。但是，无论档案资源管理模式发生怎样的变化，对于档案资源管理需要实现完整、安全、创新服务的基本要求不会发生改变，因此，加强档案资源管理既要遵循档案资源体系建设的基本原则，亦要更有益于档案资源管理的完整、安全、创新服务。

一、在遵循档案资源管理基本原则的基础上，加强对档案资源的管理

档案资源管理的基本原则体现为公共性、需求导向型、功能决定性、突出特色性。公共性原则即指档案形成者的公共性，由党政机关、人民团体和国有企事业单位所形成和保管的档案属于国有资产，其服务对象是社会公众。档案资源管理的公共性原则决定档案资源归属于国家，档案馆管理要具有公共责任、公共发展、公平服务的理念。需求导向性原则决定档案的需求在不同时期的不同变化，档案资源所要满足的需求包括了当前的现实的长远的潜在的各种需求。就当前的社会现状来说，经济社会多元化特点决定了档案资源的需求也呈现多元化特点，必须具有门类齐全的储备。功能决定性原则即看其功能定位，收藏和保管档案资源的基地，为社会各方提供档案信息服务的窗口，文化传承的媒介，这些方面都凸显档案资源管理的功能是服务功能，随着不同时期的社会需求变化向单位和公众提供服务。突出特色性原则即从自身实际情况出发来加强馆藏资源的特色建设，满足单位和公众的某种需要，或者是某一档案资源管理部门体现自身服务特色的。规范性原则包括内容上的、制度上的、流程上的规范化，做到井然有序。

二、在实现档案资源管理完整、安全、提取便捷上，加强对档案资源的管理

实现档案资源的完整管理包括收集和保管上都不要缺失，在被服务方有需求时，不能因为管理不妥而满足不了需要。就事业单位的档案信息资源管理来说，事业单位进行的是社会事务管理，行使管理和服务的职能，以社会服务为宗旨，事业单位的档案管理也因此必须满足公益的需要，完整的档案资源信息的存储是保证服务到位的前提。档案资源管理要完整不仅是一个现在时的要收集齐全和妥善保管的概念，也是一个进行时的要不断收集、加强保管、进行资源整合的概念。近年来，档案界的资源整合就是由国家综合档案馆对各部门各单位档案资源的整合管理，以求取最大限度地发挥保管条件、专业管理、人力资源和方便利用等优势。这种整合是需要的，但应尽量选择“办理完毕以备查考”的档案，不可在整合的过程中出现档案资源完整性受影响的问题。

档案资源安全贯穿于档案资源的收集、整理、鉴定、保管、编研和利用的全过程，要应对自然因素、技术因素、人为因素等方面的影响，且有些档案资源是十分珍贵的，失去就难以再复得的，有些档案资源是有保密级别的，不可泄密，泄密的后果不堪设想。因而，实现档案资源的安全管理不仅是档案部门的重要任务，也是档案工作者的首要职责，既是档案工作的生命线，也是档案工作的永恒主题。

服务是加强档案管理的永远主题，创新服务是加强档案管理永远的与时俱进的追求。随着社会经济的循序发展及越来越广泛应用的信息技术，档案信息的服务需求、外部环境、技术条件发生了很大变化，对原有的工作内容、工作模式及工作方法都提出了新的要求，那么，因循守旧、墨守成规的档案信息服务就是落后的服务，不能完全适应服务对象需要的服务。同时，在改革发展的新形势下，事业单位的档案管理时间要与知识管理相结合，使管理体质、管理流程、管理机制建更加协调，使得系统的集成更加高效。对档案管理模式要创新，要敢于解放思想，大胆尝试，更好地满足服务对象的需求。档案管理单位和档案管理人员要充分认识自己的责任，加强对档案科学规范管理的业务知识的学习，在同行间践行更加畅通的沟通交流，在相互交流中受到启发和借鉴。在市场经济的运行过程中，人事档案越来越被重视，服务的对象越来越广泛，服务的内容和民生大事是紧密挂钩的，所以，尤其需要探索和创新档案信息管理的经验。

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二、提升档案科学化管理水平的路径

（一）转变管理理念

想要采用科学化的管理手段，就需要改变传统的管理思想，充分的认识到传统管理的不足，了解科学化管理的重要性，从而树立起科学化档案管理的观念。只有管理理念转变，才能从根本上进行科学的档案管理。采用科学化的管理，首先需要进行一定的资金投入，进行档案室和管理设备的重建，并且开发使用软件设备管理。加大档案管理使用的设备和软件投入，实现档案管理的现代化建设，从而保证档案管理的高效性。积极的开发档案管理的信息化系统，实现档案的自动化管理，从而节约档案管理的时间。

（二）转变管理方式

传统的档案管理属于馆藏式管理，在管理中仅仅发挥了保存的作用，档案的保密性非常好，只有在人动时才会进行档案的转移，这种管理方式不使用于现代化的方案管理。在开展科学化的档案管理时，需要加大对档案的利用率，实现档案资源的共享，提供用户的查询服务。档案的管理不单单要进行数量的管理，还要在质量上有所见效，从而提升科学化档案管理的水平。政府要加大力度支持科学化管理模式的运用，在企业单位中加强计算机建设，发挥科学化管理的作用，充分的发挥档案的存储空间。

（三）提升管理人员素质

提升科学化档案管理水平的重要任务之一，就是提升管理人员的素质。管理人员的素质直接决定了管理的效果。现代化的档案管理任务重，管理程序复杂，需要档案管理的人员具有优秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科学化管理的技术等，比如利用计算机来整理档案，对档案进行准确的分类和归档等。对于计算机的使用，管理人员也要熟练的掌握，比如软件的终端使用、数据库的录入、数据库的管理等，在进行档案管理时需要对管理人员进行素质培训，提升其管理能力，从而促进档案科学化管理的发展。

（四）健全科学化档案管理制度

每个单位的内部都要建立适合本单位的管理制度，不断的总结和完善制度，使得档案管理制度健全。采用责任化制度，符合科学化档案管理的基本要求。在管理中要明确管理人员的管理责任和任务，并且实行互相监督，多方面的进行档案管理。在建立制度时需要以国家法律、政府要求作为基本的规范指导，严格的执行管理制度，使得科学化的档案管理顺利发展。

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一、审计档案的作用

（一）为证明、查考提供依据审计监督是审计机关的主要职能，查处违规犯法的现象是审计工作的重点。通常情况下审计工作的重要材料都包含在审计档案里，在需要的时候作为查证复审的有力证据，供审计部门了解整个案情。（二）能积累材料，提高审计工作质量能够从客观、公正的角度反映本级审计机关的相关政策水平的是审计文件材料，它可以作为上级机关向下级机关检查时的重要依据。深入研究审计文件材料不仅能够使审计人员深刻了解审计工作的基本规律，还能从根本上提高审计工作的质量。（三）能提供信息，供审计工作综合研究审计机构以及科研部门进行综合研究的重要素材就是审计档案中保存的各种案例，有计划、有目的地对审计档案中有价值的信息进行综合研究以及开发应用，对宏观经济控制有着很重要的不可替代的作用。（四）为开展审计宣传提供大量可用素材审计档案可以向国家干部以及人民群众对党的国家财经法规以及国家财经政策进行大力宣传，因为审计档案包含着有关国家经济效益、财务收支以及经济规律的大量材料，进而提高社会效益和经济效益，为经济建设服务和深化改革起到良好的宣传教育作用。

二、进一步提升审计档案管理工作

（一）增强档案管理意识审计工作的一个重要组成部分是审计档案，它是审计人员辛苦劳动的成果，同时它也真实、全面地记录着整个审计工作的过程。我们要始终坚持档案工作的基本原则，重点把握档案工作的基本环节，完全符合档案工作的基本要求，为了保证档案管理工作的有序进行，我们应该把档案管理工作纳入机关日常考核制度中，从而也能更好地推进审计档案的现代化进程。（二）提高档案工作人员素质为了使档案管理工作能够有效进行，档案工作人员要不断提升自身的业务素质，这就要求有关部门加强对他们专业知识的培训。审计人员要严格按照要求对每个审计项目进行装订以及归档处理。此外，要把档案管理和整理工作作为档案人员业务评比与考核的一项重要内容纳入绩效考核制度中，让档案管理人员具有更强的责任意识。（三）使档案工作制度进一步健全完善档案管理工作制度，加强档案管理工作法制建设，体现审计程序的规范性、审计定性的准确性、证据要素的可靠性、归档文件的完整性等特点，要使审计档案的格式、核查、内容、借阅、管理、考核以及归档等一系列文件更加完善，要求档案整理人员严把档案形成关、收集关、检查关以及归档关，促进档案管理工作的科学化、法制化以及规范化。（四）加快推进审计档案计算机运用进程，发挥办公自动化技术效应审计机关管理档案应当顺应时展的要求使用计算机进行资料的整理，提高档案管理的效率。应当加大审计档案管理技术和物质的投入的力度，有条理地实现审计档案管理工作。同时要加快推进档案管理的手工操逐步向自动化操作转化，利用计算机自动进行编目、检索、借阅、立卷、统计，从而提高档案管理工作的工作效率，达到利用办公自动化技术的高效率推进审计事业健康蓬勃发展的目的。

作者：赵轶群韩璐单位：吉林省高速公路管理局伊通管理分局吉林省高速公路管理局长春管理分局

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水利产业与民生息息相关，作为我国经济建设的支柱性产业构成类型，水利单位走向现代化的发展阶段，对档案管理相关工作提出了高标准的要求。从日常水利单位工作实际来看，水利单位档案管理与水利工程建设没有关联性。但是围绕产业发展所需，以及国家经济建设的基本要求，将完善的档案管理制度建立起来，能够给水利工程各项工作顺畅进行奠定良好基础。笔者结合实际展开细致化的分析。

一、水利单位档案管理工作实际情况分析

现阶段水利相关单位已经认识到档案管理工作的重要作用，但仍然存在个别单位对档案管理的重视不够。从档案资料分类、档案资料调用等方面看，工作流程未能明确，导致秩序性不足。绝大多数水利单位未能将档案管理制度建立起来，日常各项工作实践阶段对档案的搜集整理、存储分类的意识明显不足。这些情况都是制约水利单位发展进步的主要因素，需要结合现阶段我国水利工程产业发展实际情况，注重档案管理工作的优化改进，明确实践工作的要点，突破以往的弊端性问题，不断提升水利单位的发展力。

（一）档案管理意识问题。员工具备良好的档案管理意识，才能确保档案管理工作的针对性与有效性。而目前水利单位的档案资料完整度不足，无论是在档案搜集还是在档案整理期间，将责任制度建立起来是实现对基层有效约束引导的必要条件。而目前管理力度管控不到位，常常会导致基层对档案管理工作的积极性与主动性不足。究其原因，是个人的档案管理意识问题，需要水利单位按照行业规范以及法律法规的要求，对员工进行全面性引导，确保各项工作按照法制建设目标顺利进行。

（二）档案管理体系建设。水利单位要认识日常的档案管理工作，要与各个部门的管理工作目标紧密配合起来。尤其是地方多次会议精神强调，专门探讨档案管理工作，对各阶段的工作目标有着明确的要求。档案管理分管相关负责人以及上级应给档案管理工作提供相应人力、物力、财力等基础条件。需要结合档案管理工作的未来发展规划进行，显然个别水利单位对体系建设的关注度不高，还需要结合自身的发展实际情况，有针对性地将管理体系予以完善，确保档案管理工作能够按照计划目标顺利开展。

（三）档案业务工作规范性不足。水利单位与一般的企业单位一样，在实践工作阶段都需要将各项工作的规范性提升。针对档案的具体类别将档案划分工作落实，是水利单位档案管理工作人员的核心任务目标，也是在探索改革阶段所需要突破的重点与难点。目前水利单位普遍存在档案业务规范性不足的现象，后期业务拓展不能满足国家标准规范要求，由此可见，该环节的实践工作需要水利单位有针对性地改进。

（四）档案资料保管工作问题。档案管理工作的主要内容都是围绕资料保管工作所开展的，而目前水利单位在加强档案管理期间，对设备、技术、资金的应用较多，一些特色的档案管理资料，利用消毒柜、除湿机以及防磁柜等档案现代化设施设备的应用，相对来讲，给水利单位档案管理工作提供了良好的基础条件。但从行业发展实际情况来看，在实践阶段做好工作优化与调整，将各类技术手段应用到其中，实现对过往实践工作经验的总结与应用，才能找到更好的档案管理方式方法。显然不少水利单位认为注重投资，就能确保档案管理工作万无一失，档案资料保管的方式方法未能满足现代产业发展的诉求。

二、水利单位档案管理工作的改进与发展措施

（一）强化档案管理工作的基本意识。水利单位需要明确产业发展实际情况，对档案管理工作的重视程度不断增强。通过引进专业管理人员，按照业务要求定期开展培训拓展工作，确保档案管理人员第一时间将相关的业务工作目标明确，并掌握法律法规确保实践工作在行业标准规范制度之下进行，达成合法经营的基本目标。水利单位注重投资建设，提供给档案管理部门足够的经济条件，注重管理设备的优化配置，并建立专门的档案管理部门与档案室，要求档案管理人员定期开展工作汇报，集中处理实践阶段可能会遇到的诸多困难问题。给予足够的经济条件与物质基础之后，确保档案管理工作的实效性与针对性，各类技术手段有效应用。企业内部工作人员的档案管理意识显著提升，各个阶段的档案管理工作能够在上级领导安排之下顺利进行。

（二）注重水利单位档案档管理流程设置。档案管理工作人员结合部门实践工作基本要求，需要在各个阶段水利工程运营管理期间，不断提升档案资料的搜集力度，实现对档案管理方法与实践经验的总结，并融合先进技术手段。通过对档案管理质量进行管控引导，并注重档案管理阶段各项工作的协调配合，将新型技术、网络平台应用起来，注重档案管理工作的信息化引导。则档案管理工作在秩序性开展的基础上，将其发展目标与基本方向明确起来。此时的现代化管理与档案管理协调性增强，水利部门全面推进信息化、服务性（下转第131页）管理工作，给档案分类、档案资料转化奠定良好的基础条件，明确档案管理工作目标，使水利单位的长远发展得到保障。

（三）注重档案管理服务性能的拓展。水利单位在实践工作阶段，针对档案资料的属性与基本特征，其中涉及的内容是极其复杂与繁琐的，所以后期档案使用者在查阅阶段的高效性不能达到保障。因此，在档案信息现代化管理阶段，水利单位需要编制相应的目录，做好对档案资料的分类以及专题设置，这样对于用户来讲，能够快速将所需档案资料找出，还能将档案的服务性能进行拓展。将管理服务平台应用起来，针对档案管理工作的缺失以及高效性要求，利用技术手段辅助完成各项实践操作。对于管理人员来讲，是减少工作量并探索积极有效管理方法的根本途径。

（四）注重档案信息的安全性、完整性。为确保水利单位的档案管理完整性与安全性，在用户访问系统平台期间，应该做好来访者的信息登记，这部分内容后续会被划入档案信息资料构成部分之中。在档案管理部门做好各类信息资料的编制与研究之后，其他用户的档案搜寻与研究，则是档案资料价值发挥的基本途径。为了给相关部门以及工作人员提供更好的帮助与服务，必然要结合水利工程日常实践工作所需，从各个阶段的项目设计、项目施工、项目拓展等各个方面的需求入手，确保档案资料搜集与应用到位，水利单位在项目建设阶段，通过全方位的质量管控，能够将各阶段的工作衔接性提升，为自身创造更大的经济利益。而从产业整体发展来看，档案管理工作的安全性与完整性是达成可持续发展目标的依据。

（五）注重档案管理人员的培训引导。为确保用户能够获得自身所需的档案信息资料，档案管理工作人员作为整个环节的主要负责人，需要将水利工程整体发展目标明确起来。经过对档案管理工作的深入研究与调查分析，针对管理人员所存在的技能水平、专业素养方面的不足，水利单位要加强教育引导，从职业道德与专业技能两个方面入手，定期给档案管理工作人员开展培训与指导工作。当档案管理工作人员的态度与思想发生转变时，日常工作阶段对卷宗的查找以及服务管理都能按照计划目标进行，由此档案管理工作能够建立在科学有效的基础上，给水利单位达成自身发展目标奠定良好的基础条件。

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1 高校档案信息化管理体系构建的意义

1.1 高校档案信息化管理能大幅提高档案管理工作的质量和效率

体系的构建使得高校档案管理的各个环节得以简化，包括档案资料的收集、归档、保存阶段，还包括在使用阶段对档案的检索、查询阶段等。不再局限于纸质版资料的查询，而是将档案电子化，简化工作流程的同时提升了相关人员的工作效率。

1.2 使高校档案资料中的科研成果实现共享

高校档案中含有大量的学术、科研等成果。建立高校档案信息化管理体系后，通过建立学术、科研研究成果的平台，使资料共享，同时网络信息的传输亦方便教师及学生查阅、检索，促进高校学术科研活动的发展。

1.3 降低了高校档案管理的工作量

高校档案信息化管理体系的构建，通过使用信息网络技术，将原有的工作模式改良为通过应用简单的操作系统而进行档案资料的管理，使档案电子化，通过网络检索平台快速的找寻到所需资料，因此档案管理的工作人员最重要的任务就是将档案资料的信息录入正确，减少了原有的冗余的工作程序，降低高校档案管理的工作量。

1.4 构建环境友好型、资源节约型社会的基本要求之一

档案管理的信息化，不仅降低了工作人员的劳动量使档案资料的电子化极大的节约了纸张，保护了环境，同时虚拟化的存储方式为高校节省了大量空间，缩减了档案管理的各项开支，因此高校档案信息化管理体系平台的建设是构建环境友好型、资源节约型社会的基本要求之一。

2 高校档案信息化建设现状

近些年，虽然我国高校在档案管理信息化平台的建设上有长足的发展，但相比于高校信息化的程度依然差距较大，建设的过程中仍然存在一些问题。

2.1 高校档案管理之间具有差异性，档案管理系统未能形成统一的标准，使信息化平台的可用范围降低

各高校间管理方式有差异导致了档案管理工作的要求和标准也各不相同，因此建设高校共享的统一平台的难度较大。同时，随着信息技术的不断发展，网络系统的风险也随之而生，有些高校往往忽视了网络系统安全会给高校的档案管理带来巨大的问题。此外，系统升级所需的技术要求较大，必然的要求高校投入更多的资金给予支持。

2.2 受传统案案管理模式束缚，忽视档案信息化系统

高校档案管理工作普遍由年龄较大的教师担任，这类教师的思想受传统档案管理模式所束缚，忽视档案信息化系统的使用，使原本简单的工作程序变复杂。随着信息技术的发展，高校构建档案信息化管理的平台就是为了转变原有档案管理的工作模式，随着时间的推移，高校学术工作的开展，使得档案管理工作的难度增加，档案的数量增加，档案的材质等为档案管理工作都提出了新的要求，因此相关工作人员应当从传统的档案管理模向信息化的管理模式进行转变，以适应不断变化的档案管理工作要求。

2.3 片面追求档案资料数量会间接造成档案信息化管理系统的浪费

高校档案信息化管理为了应对学校或上级主管机关的检查，通常会追求档案的数量而忽视其质量，对高校档案信息管理系统缺少分析和研究，这样就会造成学校网络信息资源的浪费，应用较高的档案管理系统却未真正的将其效能发挥出来，是一种间接资源浪费。

2.4 检索功能未落到实处

即使高校档案信息管理系统投入到日常工作中，但是多数高校仅仅是实现了档案资料的电子化，将目录、内容进行扫描和上传，重要的检索功能却未落到实处，在查找使用方面还未处分的体现出高校档案信息化的管理。实际上如果检索功能未落到实处，在人们使用该档案管理系统时，亦不便捷、易操作。

2.5 当今社会处在风险社会，高校的档案信息管理系统也受到威胁

系统的设计并非毫无漏洞，若一旦被不法分子识别或被人进行恶意操作，那么高校的档案将会面临巨大的破坏危险，且这种破坏很难补救，因为档案资料上传后由于其的电子属性，代码被篡改或数据被改变，那么该档案资料就很难进行修复，因此如何对高校的档案管理系统进行维护是风险社会对体系构建提出的又一难题。

3 高校档案管理体系信息化建设措施研究

3.1 强化高校档案信息化管理基础设施的建设

系统基础设施的建设是构建高校档案管理信息化体系的基础，基础设施包括硬件设施和软件设施。硬件设施是：计算机、显示器、显示屏、存储器、复印、扫描等。软件设施包括：编程、代码的维护、系统的升级等。不论是硬件设施还是软件设施，都需要高校投入大量的人力、物力、财力。

3.2 完善高校档案资料信息化的网络建设

高校档案管理系统的信息化的最终目的是简化档案工作流程，便于档案资料的查阅，实现档案资料的共享。因此，为了提高高校档案资料的使用以及实现资源的共享，就应当不断的完善高校档案资料信息化的网络建设。具体而言，将高校档案管理系统主要分为三个部分：档案数据库管理系统，档案查询（检索）系统，档案管理维护系统。这三个部分就是综合了存储、查询、维护于一体的高校信息化管理体系。

3.3 实现高校档案管理信息体系建设的标准化

工作的开展应当履行一定的规范，管理系统的建设亦不能例外，高校的档案资料管理，国家档案局制定了相应的《电子文件归档与管理规范》、《公务电子邮件归档与管理规则》以及《磁性载体档案管理与保护规范》等规范，各高校都应当严格履行，其次高校收集的科研、学术类的档案资料较多，也应当遵守教育部对电子档案管理而制定的相关规范，以实现高校档案管理信息体系建设的标准化和档案资料的共享。

3.4 加强高校档案信息化管理的师资队伍，对高校档案管理的教师进行专业化的培训

档案管理信息化意味着相关的工作人员既能负责档案资料的收集整理，又能熟练的使用信息化管理系统，在面对系统的漏洞时，能作出及时而必要的维护，从而防止高校电子档案的不可挽回的损失，因此在档案信息化管理体系下，对档案工作管理人员提出了更高的要求，在上岗之前进行必要的培训是不可或缺的。

4 结束语

高校档案信息化管理体系构建是实现档案资料共享的关键，各高校应当给予充分的重视，实践中，高校档案信息化管理体系还存在一些问题，针对相对应的问题，做好档案信息化管理的基础设施建设，对网络系统的风险做好必要的预防措施，按照相关部门的规定履行档案管理工作从而实现工作的标准化。提高档案信息化管理的师资队伍建设，上岗前进行必要的培训等等，以此来不断地加快高校档案信息化管理体系构建的进程。

参考文献

[1]刘薇.浅议信息技术与中职会计教学整合[J].教育学研究，2013（6）.