行政档案管理范文

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大连市49个一级行政执法立档单位一年产生行政执法档案大约101万卷，其中行政处罚档案33451卷、行政处理档案34卷、行政检查档案23979卷、行政强制档案1054卷、行政确认档案235卷、行政审批档案129卷、行政许可档案955774卷。长期以来，行政执法档案按照文书档案的管理方法进行管理，存在以下几方面问题：

1　行政执法档案的安全管理存在诸多隐患。行政执法档案管理分散，职责分工交叉重叠。部分行政执法档案处于多头管理的状态，或保存在机关及事业单位档案室，或保存在其内部机构等；一些行政执法机关的下属单位也成为行政执法档案的保管机构。很多保管单位不能对相关的执法档案内容进行及时补充，使行政执法档案依据性缺失。一些行政执法档案由于结案时间拖后，造成后续材料散失、不完整。产生问题的原因：一方面，行政执法权限不清晰，职能交叉；另一方面不少单位办公场地紧张，没有条件设立独立的档案-室，一些单位更忽视了档案安全保管设施的配置。

2　档案移交和归档混乱。档案的保管是一种责任，作为国家机关，应该按照法律规定，对档案进行归档和移交。由于没有规范标准，大连市49个一级行政执法立档单位中，在立卷归档时间上就存在多种情况，有的在2个月内归档，有的1年内归档，有的1年以上才归档。在移交方面，一级立档单位没有移交或部分移交行政执法档案的占43％。产生问题的原因，主要是由于领导不重视档案的归档、移交，工作人员没有依法管理档案观念所致。

3　档案整理方法不统一。一是表现在档案排列方面，有完全单独排列的，有完全作为文书档案属类排列的，也有单独排列与作为文书档案属类排列并存的；二是表现在档案的装订方面，有装盒的，有组卷的，有的单位装盒与组卷并存。产生问题的原因在于档案管理规则及适用方法多元化。

行政执法档案有效管理的途径

要使行政执法档案科学有效管理，必须建章立制。大连市档案局自2005年以来，多次与市法制办协调，促成《行政执法档案管理办法》列入大连市《全面推进依法行政五年规划》。在起草《行政执法档案管理办法》过程中，市档案局联合市法制办召开3次专门会议，针对其中的重要环节进行研究。在市政府各工作部门及各区市县政府(先导区管委会)范围内书面征求意见及在网上公开征求社会公众的意见过程中，针对各方面提出的案卷的装订，归档文件目录及卷内文件目录的书写，案卷的整理、排列、编号及保管期限，案卷的鉴定等27处意见，认真进行商讨和反复修改。在2007年年底市政府第58次常务会议上，以政府规章的形式通过了《大连市行政执法档案管理办法》(以下简称《办法》)。

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二、档案管理人员必须具备全面的岗位知识

档案管理人员要做好文书档案的收集、分类整理、利用保管等工作必须要对文件的种类、运转和档案整理知识有所了解，才能掌握文件的完整性、准确性、有效性，才能真正做好档案管理工作。通常所讲的文件是指公文。公文的文种有党、政之分，党的公文文种有14种（决议、指示、公报、条例、规定、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等），行政公文文种有13种（命令（令）、公告、通告、议案、决定、通知、通报、意见、报告、请示、批复、函、会议纪要等）。公文的写作都有规范、严谨的格式。版头是发文机关标识，居中套以红色的大号字体，下方是发文字号，再下方为红色横隔线；发文字号，由机关代字+年份+序号组成；标题，由机关名称、内容、文种三部分组成，小标宋体2号字，引用公文应当先引标题，后引发文字号，一份公文只能用一种文种，不能同时用两种文种，“请示报告”、“关于…的通报的通知”是两种文种，都是错误的用法；正文，始于主送机关名称下一行，采用三号仿宋体字，文件的结构层次为：“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”，每页22行，每行28字，行距为固定值26磅；附件，在正文之后，下空一行，左空2个字符；发文日期使用汉字，零写成〇；公文生效的标志，印章是公文制发单位对公文生效负责的凭证，郑重盖在日期上。收文的处理，签收、审核、批办、承办、催办、归档；发文的处理，草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、归档等程序。档案管理人员掌握上述基本知识后，要检查接收的文件准确性，必要时可以指导行政工作。

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档案的存在，是国家、社会以及个人在正常社会活动中逐步形成的声音、图像、文字和其他不同形式的记录。对档案管理进行电子化建设，就是对机读形式或者是纸质形式的档案文献，通过计算机进行筛选和收集，令其生成计算机数据的文献信息，以供人们的日常应用。

一、行政单位档案管理进行电子化建设的必要性分析

1、有助于提升档案的服务功效。对档案管理进行电子化建设，能够增强档案信息使用的便利性，提升其服务功效。相对于原有的档案管理形式，电子化管理不仅节约成本，并且传递形式也有了突破性创新，使其更加便捷、高效、迅速。它所具备的优势，一是极大拓宽了档案管理的工作服务广度，二是提高了其信息的实际利用效率，对于档案管理相关部门的服务功能发挥提供了绝佳的条件。

2、有助于降低档案的管理成本。通过传统方式进行档案管理过程中，对档案信息进行采集以及编制和出版都有很高的成本。在运用电子化管理模式之后，能够快速降低投入成本，多次产出。通过多次开发以及使用档案信息，可以降低档案管理因经费不足而存在的限制，减少其加工信息的工作成本，实现档案管理相关工作的跨越式成长。

3、有助于提高档案的利用时效性。从文字采集到形成二次文献的信息，在传统模式下所需要耗费的工作时间较长，造成信息延后、失效，对档案信息的实际应用价值造成影响。对其进行电子化管理能够直接通过机读的方式形成档案，并通过计算机功能进行信息加工，迅速有效的生成二次文献。如此对提升档案管理的实际工作效率具有非常重要的影响。

二、行政单位档案管理电子化建设的有效路径

1、建立健全档案管理电子化的体制。通过自上到下建立健全、统一的档案电子化管理体系，从而规范其在制作以及收集和归档上的时效、程序以及方法等内容。第一，需要制定突出行政单位自身特点的电子化档案利用、保密以及保管制度。第二是将电子文件、电子档案的利用、管理归档统一输出到办公网络一体化管理系统中，从而完成局域网内行政单位的信息共享。第三，深挖电子档案建设的课题探讨，一是研究传统文档的电子化管理和网络信息化，二是分析怎样更安全、快捷、有效的利用和管理电子档案。

2、强化电子档案的具体收集管理。建立完善的档案数字库，通过建立档案数字库内计算机相关目录检索，来完成纸质档案例如图像扫描、手工输入以及OCR识别等多种方式转变成电子化信息资源。对于电子化档案建设，一定保证信息的真实性和可靠性，并实行安全保管，对需要保密管理的信息做好保密工作，如进行加密、防读、权限控制等加密处理，以此保证档案管理的电子化管理顺利实施。

3、全面提升单位工作人员的综合素质。进行电子化档案管理，还需要全面提升单位工作人员的综合素质。打造技术水平高、现代管理水平强的高素质工作人才。对档案管理进行电子化体系建设，其核心力量就是具备一支计算机技术相关水平过硬的队伍，其队伍技术水平对电子化管理水平的高低有着直接性的影响。同时还要对他们展开有针对性的政治教育和思想教育，塑造员工积极的事业观以及奉献精神。并对专业人才的流动规律和成长进行深入研究，加强档案管理人员和机构的工作活力，例如引入竞争机制等。

4、加强部门间的沟通与交流，实现资源共享。伴随现代信息化时代的发展，人们对于信息的需求也在不断递增，档案馆无法对拥有的全部档案信息进行完整的利用、保存和整理。这就需要将档案管理相关部门各自为政的局面打破，促进各个管理部门的相互连接，发展其横向联系，从而实现资源共享，满足社会更广范围的需求。

5、注重档案信息深层次的开发。档案管理相关部门在运用硬盘光盘存储、扫描系统、计算机等技术对档案进行电子化收集、保存和整理之后，需要注重对相关档案信息展开更深层次的研究和开发。通过准确、及时的收集社会反馈的相关信息以及利用结果之后，明确信息变动的状态，以此保证档案管理相关部门能够做出有效的决策，并能够更好的服务于大众。

结语：社会发展需要信息化和数字化的档案信息建设，为此我们一定要提高对档案管理进行电子化建设的认识水平和重视程度。不仅要正视目前电子化发展中产生的弊端，更应该通过创新的观念、高素质人才、创新的制度和管理系统，不断加强行政单位进行档案管理的专业水平，实现档案管理的高速、有效发展。

参 考 文 献

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关键词 ：行政管理 信息化技术 应用

目前，随着时代的进步，信息化科技时代也逐渐到来，计算机技术也走进了行政领域的管理当中。因此，本文首先探讨行政档案管理中信息化技术的应用步骤，其次对行政档案管理应用信息化技术的应用优势进行阐述。

一、行政档案管理中信息化技术的应用步骤

1.收集整理

这是信息化技术档案管理当中的基础内容。在对行政档案进行收集的过程当中，需要工作人员具备过硬的专业知识以及具有科技的技术水平，不断学习，并且积极进取，对于资料的收集和整理的工作认真做好，掌握最新资料，是一项十分重要的工作内容。由于信息化技术对工作人员而言是辅助其做好工作的工具，即便再为先进，也需要好的工作人员将其有效应用，掌握资料并将资料准确输入计算机，才能使得信息化技术在行政档案管理中发挥最大作用。

2.归纳和分类

这是信息化技术档案管理当中的核心内容。有时候信息档案管理人员在进行档案搜集的时候，没有对资料进行认真核实和选择，导致所收集的资料存在不完整的现象。因此，需要档案工作人员抱着认真负责的态度，对资料进行筛选、分类、加工和整理，这是实现信息化技术档案管理的要求。只有做好基础工作，才能有条理地将资料分类输入计算机。

3.查询和提取

这是信息化技术档案管理当中的根本目的。以上所述的工作内容，是为了能够将收集到的资料信息输入到计算机中，方便需要的时候对其进行查找和提取。由于利用计算机调阅档案资料，能够更高效率地、更准确地查找资料，真正意义上实现节约人力资源、节约空间、节约时间。

二、行政档案管理应用信息化技术的应用优势

1.提高档案案卷质量

采用信息化技术，能够使归档的资料格式以及纸张都保持统一的字体。因此，这样能够确保归档资料的格式以及字体等统一，如此一来不需要工作人员进行手写，保证了资料信息的规范、整洁，便于阅读。

2.提升工作效率，节约人力资源

传统的档案管理，主要是利用人工的方式对档案实行收集、整理、保管和查阅，需要消耗大量的人力资源与时间，并且工作效率低下。而现在人们生活、工作节奏越来越快，显然传统的管理手法已经无法适应。因此，将信息化技术运用在行政档案管理当中，在很大程度上提升了档案的存储量，并且还减少了人力资源，提升了工作效率，促进档案信息化转换为实际生产力。

3.时间和地域的优势

利用信息化技术管理档案能够不受地域地限制进行工作，由于传统的行政档案管理需要在档案库房进行，并且只能在特定的时间约定条件下进行，但是利用信息化技术，工作人员可以通过互联网进行信息处理，在一定程度上为工作人员带来极大便利。

4.空间优势

传统的行政档案管理工作都需要在库房进行，从而使得库房的占有量增加，导致浪费许多可以利用的空间，同时由于繁多的档案，在需要和寻找时也耗费时间精力，为工作人员带来极大不便。但是利用信息化技术管理，不但能够使得服务器的空间优化，节约人力资源，并且在很大程度上改变了管理的模式，提升了工作效率。

5.信息可共享可复制

在行政档案管理中运用信息化技术，能够实现需要的人员对档案进行共享，并且能够“多人共同一个文件”，这在传统的档案管理当中是难以实现的。并且利用信息化技术，还具有复用性，如建立电子档案，能够对其进行多次利用，并且不会受到破损，而传统的档案容易经过多人翻阅，或外界因素遭到破损。

综上所述，信息化技术在行政档案管理工作当中，应用日渐广泛，尤其随着时代的进步，科技创新的水平不断提高。因此，一个单位或是企业的进步，其档案管理工作势必将通过信息化技术提升整体业务水平。