档案管理的职责范文

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篇1

“公共管理”一词对档案管理的涵义，主要体现它是一种管理实践。管理活动具有一种基本模式，这种基本模式主要包括与组织发展目标相应的制度和机制，符合规范的工作流程，绩效评价指标和评价体系。同样地，医院档案管理活动也应遵循这种一般模式。值得重视的是，与时俱进的开放性思维，对于应对时代变革给档案管理带来的挑战，积极根据环境变化调整档案管理目标和策略，和提高医院档案管理的服务水平是至关重要的。公共管理思维下的档案管理意涵还体现在“公共性”这一概念当中。行为目标的公共价值和公共责任问题是“公共性”概念所关注的内容。所谓“公共”，涵盖了最广大的人民和最广泛的社会组织，对于一项与社会大众关系密切的事业来说，它所承担的公共职责即为它的公共产品，也就是这一事业“公共性”的直接体现。对于医院档案管理的公共性，主要是指为公民或社会组织的医疗实践提供可靠的信息和有利于公民维护其切身利益的医疗档案、医学参考信息和医疗咨询服务等。公共管理的思维体现于医院档案管理工作中，就是解决医院档案资源的全面性问题。这就需要以更开放和宽广的视野扩建医院档案资源，“把体现了文明价值变迁、社会结构和功能变化和人民自身各方面建设等成果的档案资源囊括到医院档案管理中来，以满足社会全面发展对储备档案信息资源的需要[1]；”转变医疗档案管理理念，从医疗档案管理扩大至医疗档案服务，开通更多医疗档案信息和资源获取的通道和途径，丰富医院档案管理功能的多元性，提升服务水平和管理效率。另外，应该从“公共性”这一概念出发去设计医院档案管理的理念和机制这些核心内容。这是因为，公共管理思维的模式决定了档案管理活动最基本的特性和使命是追求“公共性”，根据公众的需求决定档案管理的一系列活动，以实现公共组织档案管理应有的价值。作为最典型的一类公共组织，医院档案管理的机制选择也应遵循“公共性”这一出发点。

2公共管理范式下的医院档案管理理念

2.1公共责任理念

医院这类的公共组织是指被赋予了公共责任的组织。而公共责任被许多学者认为是政府善治的关键所在。例如，有学者认为，“公共责任”是公共管理者的公共形象和其管理合法性的前提，从某种角度上来说对公共责任的承担是一种对公共管理者的保护，如果公共管理者对公共责任置若罔闻，就会陷入自我逐利的危险。作为一种典型的公共组织，履行公共责任是医院档案管理工作的基础和前提，是促进医院档案管理水平提高的内生力量，是医院档案管理具有合法性的前提。现代医院档案管理中的公共责任，与医院传统上的档案管理相比存在着明显的不同。“这主要体现在履行责任的范围上，现代医院档案管理履行的是包括社会和人民发展在内的全面的公共责任，主要是为社会和人民服务，而传统档案管理主要履行的是政治责任，主要为政治和行政管理服务[2]。”

2.2全面发展理念

全面发展的理念是指医院的档案管理事业涵盖的方面应该尽可能广泛，应以社会各项事业的全面发展作为出发点，摒弃传统上服务于编撰史料、存档研究和行政管理的档案信息建设和档案服务工作，而是从社会全面发展的角度出发进行档案资源建设。在档案管理服务的对象上，除了传统档案管理意义上的行政管理人员或其他档案信息研究者之外，还应面向最大的人民群众。因此，现代医院公共管理范式下的档案管理工作应将服务范围延伸至社会全面发展的各项事业和最广大的人民群众，这也反映了社会主义社会的本质诉求，即以最广大人民群众的根本利益为根本出发点和最终目标。

2.3公平服务理念

公平服务理念对应着社会主义核心价值观中的公正与正义。这两个词语，是政治学和社会学等学科研究所追求的核心价值观点之一，被认为是衡量文明发展进步的重要标志，是人类社会的共同目标。这一理念所代表的价值是公平正义，这一价值的本质是公共服务均等化。当医院在进行档案信息资源开放过程中，应遵循严格的时间规定按时开放，并在最大程度上允许各类社会组织和公众按规定利用医疗档案资源。相同的政策、原则和标准是医院在提供档案管理资源时应遵循的规则，切不可差异化对待服务对象，“不允许出现可以优先利用医疗档案信息的特权群体，即便是政府部门也应与普通大众按相同的规则共享资源。档案管理者对各类服务对象的服务标准和限制规定等方面也必须是相同的，这样才能真正体现服务均等化的理念[3]。”对于特殊的档案资源且因国家规定暂时不能开放的档案资源，除国家和政府管理等特殊需求外，对其他各类组织包括中外的组织或个人应当同样采取拒绝提供服务的规定，绝不可以差异化对待中外对医疗档案资源有需求的任何组织或个人。

3医院档案管理的机制选择

3.1开放机制

所谓开放，是指医院出于某种公共性的目的对档案管理工作和档案资源的开放，“即档案管理认识与实践的开放[4]。”总之，也就是档案管理思维的开放，实践的开放即档案管理活动的开放。这种机制对于医院档案管理工作具有重要的实践意义，是促使医院档案管理理念和实践活动社会化的重要途径，可以在整个社会发展的框架之中审视医院的档案管理工作，将医院档案管理纳入到社会发展和人的发展过程之中。这样一来，医院档案管理工作就可以贴近社会变迁的线索，向更远的方向和更深的层次开拓医院档案管理的视域和落脚点，摒弃传统医院档案管理的僵化体制和思维理念，为医院档案管理工作实践开拓更广阔的天地，促进调整档案管理活动的方法和方式，确立医院档案管理合法化基点。医院的档案管理实践长期以来得不到突破发展的限制因素是它的封闭性，因为封闭性的特征，“在档案信息资源集成建设、档案资源信息输送与传播和档案服务方式和方法等方面取得的进步甚微，这主要源于医院对档案管理工作的自我封锁，直接导致了医院档案管理与社会环境变迁脱节，也无法充分利用社会资源和社会发展的成果来解决档案管理实践中的问题[5]。”

3.2互动机制

所谓医院档案管理的互动机制，是指医院档案管理社会化过程中通过与其他协作部门和档案资源使用者进行经常性的互动交流，以促进医院形成社会化的档案管理方式。从医院档案管理部门与外部相关者的关系来看，“始终处于传统的档案形成、发送和接收的原始阶段，这不符合医院档案管理现代化的发展需要。与其他社会实践部门保持良好互动和共同进步的关系才是真正符合社会事业全面发展的要求[6]。”在对互动机制的研究方面，有学者认为，在人类文明发展进步的进程中，具有“共同愿景”的社会共同价值促使人类互动协作去实现他们共同的价值目标。当前我国，社会主义核心价值观所代表的“共同愿景”为我们互动协作提供了共同的价值目标。作为公共组织中的档案管理人员，我们应该根据我国社会发展的共同价值观和共同愿景，科学地将医院档案管理工作与社会愿景相结合，确定医院档案管理的战略目标、价值追求和应当履行的社会义务。同时，建立与其他社会实践主体良性的互动关系，梳理医院档案管理在这些关系中的责任与价值定位，摒弃传统档案管理封闭性的运作模式和封闭思维，立足社会全面发展的共同目标和需要，重新审视医院档案管理在社会上存在的价值和意义，促进医院依据现实需要履行社会责任。这一机制，可以使医院这一类型的公共服务组织挣脱传统管理机制所带来的负面影响，调整医院档案资源建设的目标和各个环节，补足在档案资源服务过程中的缺陷和不足，对档案资源管理和服务的重点进行调整，整合各类服务资源和提供服务的方式，促进医院档案管理为社会全面发展服务。

3.3公众参与机制

与互动机制相比，公众参与机制是实现医院档案管理公共管理范式的具体措施。传统的档案管理是没有公众参与的，这一机制之所以应当存在，是因为公众参与是实现医院档案管理公共性和社会性的本质需要。这主要包括公众对档案管理机制的选择、对档案管理水平的评价和参与档案管理问题的解决等。公众参与对公共组织的工作过程和结果评价，是推动公共服务事业向前发展所必需的手段。医院的公共性，使对其工作的评价必须是开放的且面向最广大人民群众的。医院档案管理在建立评价标准时，不仅要包括档案资源的丰富性、服务的及时性和充分性以及管理的系统性，还必须包含和体现公众对医院档案管理实践活动的建设性的意志。另外，医院档案管理活动的评价主体，必须包含具有充分代表性和最充分的社会公众，为医院档案管理实践提供合法性基础和社会动力。“所以，医院档案管理应当从社会全面发展的角度出发，依靠社会力量大力进行全社会医疗档案信息建设和档案信息化管理建设，以建立适应社会发展的医院档案资源管理体系[7]。”另外，医院档案管理部门应与信息建设部门、其他相关机构和组织合作，更广阔地开发资源，实现医疗档案资源信息的网络获得、利用和传播，进一步提高档案资源服务的水平。

参考文献

[1]马茂盛.新医改背景下医院档案管理的改进方法探究[J].黑河学刊，2016（5）：12-13.

[2]浦晓雯，夏开建，张军朝.基于大数据驱动的医院档案管理数据分析方法与应用决策[J].山西档案，2016（5）：59-60.

[3]刘国能.档案管理上的一次革命——从档案管理到档案信息管理[J].中国档案，2016（11）：58-59.

[4]任璐.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].管理观察，2017（32）：63-64.

篇2

ISO9000标准是国际化通用的质量管理体系，诞生于工业行业，在吸收各国管理经验的基础上，做了多番修改，形成最新的2008版《质量管理体系 要求》。标准1.2指明了其适用范围“本标准规定的所有要求是通用的，旨在适用于各种类型、不同规模和提供不同产品的组织。”①然而综合档案馆的质量问题一直被忽视，档案工作者更多的是关注档案这一客体的质量，对于其他各方面，如管理质量、服务质量等还未关心。作为党和国家发展和建设的储备力量，综合档案馆更应该适时地引进先进理念完善自身发展，但是在引进先进理念之前，我们首先要明确的是标准所涉及的相关要素及基本原则，秉承“吸收、引进、借鉴、发展”的原则，制定适合综合档案馆自身发展的质量管理体系。

一、综合档案馆质量管理体系要素确定

质量管理体系的三大要素，即组织、产品、顾客。这三大基本要素是任何一个组织所具备的，但是综合档案馆是科学文化事业单位，其在组织管理、输出产品及服务用户上与企业略有不同。

（一）关于组织的分析

组织是人们为实现同一目标、按照一定的形式、分工协作结合而成的集体或团体。《档案法》第八条已明确指出了档案馆的性质、目的、组织形式、职责。“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”②可见，综合档案馆是具有自身服务职能及管理权限的组织，同样存在着“输入――转化――输出”的过程，接收、收集各归档单位形成的文件，经过一系列的整理、鉴定、保管、编目、检索、编研、宣传等工作，最终形成有序的、方便利用的案卷，以达到最终为其他组织和个人利用的目的，是完全符合ISO9000标准所明示的组织体系。

（二）关于产品的分析

产品是过程的结果。档案馆为用户提供的产品并非有形的实物产品，而是为用户提供具有凭证及参考价值的信息及服务，二者都是无形的。

“档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。” ③从文件到档案本身就是一组输出的过程，档案信息也就是这个过程的产品，档案信息是信息的一种存在形式，档案信息的价值是不可估量的，这取决于不同利用者对档案信息的不同需求。

服务是档案馆为用户提供的另一产品。档案馆所提供的服务由三个要素组成：档案馆、用户及档案馆与用户之间完成至少一项活动的结果。服务与服务过程都是在与用户的接触中发生的，不同的档案用户对档案的需求是截然不同的，随着时间的推移，档案的价值形态及作用也在发生变化，档案馆也要及时更新服务观念、服务方式，适应不同时期不同用户的需求。

（三）关于顾客的分析

顾客是指享受服务的组织或者个人。档案馆的顾客就是在社会生活中需要档案信息服务的各层次、各类型的利用者。综合档案馆的顾客主要有以下四类：机关、企事业单位组织，查找先前的记录，从中得到依据及参考信息，以保证各项经济建设工作的顺利进行；学术研究者，寻找古今中外可借鉴的信息以填充学术材料，以传承历史文化；影视、新闻工作者，借助档案馆丰富的资源制作回首往事、展现地方特色的剧作、记录片、报道材料等；其他个体，个人利用档案的目的很明确，就是为了解决生活中所遇到的困难，借助原始档案以提供凭证，解决争端及棘手事件。

二、综合档案馆质量管理体系的基本原则

八项质量管理原则是ISO9000 标准的精华思想，是在总结质量管理实践过程中的理念与经验基础上，用高度概括、精炼准确的语言所表述的、具有一般通用性质管理准则，是建立与实施ISO9000标准质量管理体系的指导思想。结合综合档案馆质量管理体系，全面把握八项基本原则，是综合档案馆质量管理体系必须严格遵循的准则。

（一）以顾客为关注点

以顾客为关注点是ISO9000标准成功运行的指导思想，也是综合档案馆存在的动力，只 有用户有效利用档案，才能发挥档案的作用，实现档案的价值。档案馆的发展依赖于不同层次、不同类型的档案用户，一切工作围绕用户的需求展开，了解用户眼前的及长远的需求，明确用户潜在的、隐含的需求，并争取超越顾客的期望。综合档案馆保存的大多是党政机关形成的档案，相对于企业档案馆、专门档案馆来说，综合档案馆的用户相对分散，且具有不确定性，有组织，也有个人，对档案的需求也不尽相同。 综合档案馆在实施本原则时， 应注意以下几个方面：

1．运用不同方法调查、识别不同类型档案用户现行的及潜在的需求与期望

档案利用群体不同，档案所发挥的作用也是不同的，“对于各级各类机构、社会组织而言，档案具有不可替代的资治作用；对于专家学者而言，档案具有文化、教育作用；对于个人而言，档案具有凭证、参考作用等等”，档案用户的期望主要体现为档案的真实性、有效性、实用性。分析档案用户各群体的比例、查档方式，为质量管理体系的有效运行提供依据。

2．确保档案馆的质量目标与用户的需求和期望相一致

最高管理者在制定质量目标时要始终坚持以用户需求为宗旨，以实现用户满意为最高目标，并在全馆范围内建立沟通与理解的平台，确保用户的利益为档案馆工作的方向。档案用户的需求是具有时效性的、是不断变化的，综合档案馆在体系运行的过程中要时刻与用户保持联系，了解用户需求动态，及时更新服务方式方法，始终与用户建立良好的合作关系。

（二）领导作用

质量管理体系运行成功的关键在于最高管理者及各层管理者的重视度，领导者应求真务实、以身作则，积极参与档案工作的各个环节，确定综合档案馆的中长期战略目标，为确保组织的宗旨与运作方向相统一，为员工创建良好的工作氛围。具体应做到以下几点：

1．确立具有创新、发展、挑战性的战略目标

最高管理者应在全面考虑各方（包括供方、员工、利用者、社会等）的因素，为综合档案馆制定具有本馆特色、创新发展、富于挑战性的战略目标，并与质量方针保持一致，策划完备的质量管理体系，根据工作的实际情况，及时调整策略，保持质量管理体系的完整性。

2．创造适合员工发展的内部环境

为员工创造适合其发展的空间，对员工在本岗位所作出的特殊贡献给予肯定并加以褒奖，营造竞争的氛围，鼓励创新，激发员工潜能的发挥，调动员工主动参与的积极性，使员工在融洽的工作环境中更好地向着既定的目标努力。协调好各部门之间的合作关系，避免各部门之间权责分化、互相推诿，各岗位员工擅离职守、工作怠慢的现象发生。

3．建立具有良好道德伦理、价值共享的管理文化

尊重人才、吸引人才是综合档案馆现阶段发展的一个重要任务，树立良好的职业道德，创建良好的人际关系网，将综合档案馆的管理升级为馆内文化，使得员工在软文化的影响下自觉地遵守各项规章制度，按照质量管理体系文件办公。同时还要为员工提供可利用的相关软硬件资源，让员工在自范围内发挥其创造性。

（三）全员参与

档案工作者是档案馆创新发展的源泉，是档案工作的具体实施者。从人力管理到人力资源管理再到人本管理，体现了以人为本的核心思想。人本管理是从人性出发来分析问题，以人性为中心，按人的基本状况来进行管理的一种普通管理模式。综合档案馆在进行人本管理时应采取以下措施：

1．让档案工作者明确自身在馆中的价值

树立档案工作者的主人翁责任感，明确其所处岗位的重要性，对本职工作的职责、权利有所了解，勇于承担责任，面对挑战，按照相关要求完成本岗位的工作目标，并配合好下一步的工作，正确处理、解决工作中出现的问题。

2．让档案工作者主动进行自我鉴定

档案工作者的自我鉴定主要是指档案工作者根据各岗位的目标对其所完成工作进行鉴定，肯定其对档案工作做出的贡献，让档案工作者在完成任务与目标的同时，获得成就感，激发继续工作的热情与斗志，同时也是档案工作者发现不足并予以改进的有效措施。

3．加强档案工作者的自我修养

自我工作意识、服务意识的提高，要比强加的责任更有成效，特别是在信息技术快速发展的今天，科技进步日新月异，单凭某一领导或组织去发现新动力是远远不够的，培养档案工作者自主思考、领悟的能力，调动全员工作的积极性，才能适应不断变化的环境。

（四）过程方法

过程方法是将输入转化为输出的活动，是将相关的资源作为过程进行管理的活动。档案工作从接收直至利用的每一个环节都可以视为一个过程，采用过程方法进行管理，可以确保每个过程都按照最终目标组织运作，达到预期的结果。

1．必须从增值的角度考虑过程方法

增值的活动可以是有形的，也可以是无形的，实现档案工作质量管理的增值活动，是基于对每项工作环节遵循相应的准则与方法进行有效的管理，为用户提供超过其期望的服务。采用过程的方法，降低工作中的成本、减少失误、控制偏差、缩短工作时间、优化工作流程，确保过程间的协调运作、实现资源的高效利用，为持续改进提供动态的循环过程，进而使档案馆的整体工作处于不断循环上升的过程，每一次的循环都是一次增值活动，为档案用户提供符合需求的服务。

2．将档案管理的所有活动及相关资源视为过程进行管理

档案质量管理工作由用户需求分析、立卷归档、收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用、过程监控、反馈、持续改进十二个环节组成，每一个环节都视为一个过程，每一个过程的输出都是下一个过程的输入，也可以是多个过程的输入，将这十二个环节视为一个整体的环节，不断循环，以达到预期的目标。档案工作的十二个过程体现了质量管理的四大基本要素，以顾客的要求为输入，顾客满意度为输出，同时也要将各种资源纳入到过程控制中，包括人员、方法、设施、环境等。

（五）管理的系统方法

质量管理体系是由相互关联的过程链形成的过程网体系，综合档案馆本身就是一个庞大的系统，各个部门都是它的子系统，各个科室又是下一层次的子系统，直至每一位馆员也是系统构成的一个部分，各系统之间相互制约、相互影响。利用系统的方法实施管理，以提高档案馆工作的整体效率。

1．确定分析系统内各个过程的运行状态

系统是由相互作用和相互依赖的若干组成部分结合成具有特定功能的有机整体，过程可以说是系统的基础，每一个过程的运行状态都对整体的系统运作产生一定的影响，这种影响可以是积极的，也可以是消极的。在系统运行过程中，确保每个过程都处于良性运行状态，为综合档案馆的发展产生积极的影响，是综合档案馆系统功能发挥的前提和保证。

2．识别与控制各过程之间的“接口”

档案工作的每一个过程都不是独立存在的，档案工作质量的形成依靠每个过程的有效实施，每一个过程都有各自要实现的目标，且这些目标都是以满足用户为宗旨的。过程与过程之间的对接是保证系统运行的重要节点，控制、协调档案质量管理各过程的运行，使之有效的运行，减少制约，加强合作，实现综合档案馆质量管理的终极目标。

（六）持续改进

持续改进是综合档案馆发展的永恒不变的目标。社会环境的不断变化、用户需求的更新与提高是持续改进的内在动力，持续改进的核心是提高综合档案馆质量管理的有效性和效率，提升综合档案馆的竞争力、迎接外界挑战。

1．将持续改进作为一种制度加以强化

持续改进不是一蹴而就的，是一项长期的工作，测量、分析、改进不断循环的过程。培养档案工作者持续改进意识，对档案工作者进行持续改进方法的培训，将持续改进纳入到日常工作中，不断深化理解，提高档案工作质量。每一次循环改进都有一个设定的目标，满足档案用户的需求，每一次改进都向着更好的方向发展，始终坚持不懈地贯彻持续改进，使综合档案馆处于不断发展和完善的进程中，提高档案馆的应变能力，提升档案工作者的整体意识。

2．将各类评价结果纳入到持续改进的范围

持续改进是每个过程、每个系统都需不断坚持的，因此，每一个过程的测评、每一个阶段性的测评都是持续改进的动力。基于档案馆总体的质量方针与质量目标，通过对内部审核、用户满意度测量、第三方审核结论等相关数据进行客观的分析与评定，并将测评的结果纳入到持续改进的范围内，这些结论是反映质量管理体系运行状况的直观结论，是持续改进工作最准确的数据支撑。

（七）基于事实的决策方法

有效的决策建立在数据和信息分析的基础上。决策贯穿于综合档案馆质量管理体系的始终，依靠决策才能持续改进每个过程的业绩。可以说，没有客观的、基于事实的决策，质量管理体系很难取得有效的管理，最终的目标也难以实现。

1．确保信息、数据来源可靠

在信息收集、整理的过程中，要保证相关信息、数据来源、获悉渠道、接收方式准确无误。决策是以所采集的信息、数据为依据的，弄虚作假的信息、数据将会阻碍系统的正常运行，因此，务必要保证所采集的信息、数据源于基层工作及真实的工作记录。

2．确保分析方法正确

对采集到的信息进行科学的统计技术分析，确保其分析结果的精确性，为改进提供凭证。科学的统计技术可以通过测量、分析、调查、取证等方法对相关信息、数据进行处理，寻找需改进的方面，防止决策失误。

3．基于事实的分析

基于事实的分析，要求避免主观的直觉判断与经验判读。客观的证据是支持综合档案馆质量管理体系运行的真实性数据，完全依靠经验或直觉得来的数据往往带有浓郁的主观色彩，比较片面，难以准确地说明体系在运行过程中所出现的不利因素，不利于体系的检验与改进。

（八）与供方的互利关系

综合档案馆最关键的供方是同级党政机关，是案卷的来源，也是资金的来源，与其他组织不同的是综合档案馆与其供方是隶属关系，二者虽然有互利的关系，却存在着领导与被领导的关系。其次是相关设备的投入方。在综合档案馆在与关键供方建立互利关系时要处理好以下关系：

1．权衡眼前利益与长远利益

立档单位形成的案卷是档案质量的关键，综合档案馆不能脱离各级政府而存在，同时，党政机关也是为人民服务的部门，其服务理念同样是满足用户需求，这与综合档案馆的质量管理目标是一脉相承的。文书部门与档案部门相互扶持，案卷质量的不高将严重阻碍综合档案馆质量目标的实现，因此，在收集案卷的过程中，正确处理与同级政府之间的关系，深入指导立档单位进行规范化的立卷归档工作，建立长期的互利共赢的工作机制。

2．与供方建立合作基础上的互利

与供方部门所要建立的互利关系，首先是合作，只要有效的分工协作，才能保证互利。建立有效的沟通渠道，进行透明地、开放式地交流，与同级党政机关共同理解用户的需求与期望，肯定党政机关在管理与控制过程中做出的贡献，共享成果，增强双方共同创造价值的能力，密切合作，实现成本最优化，共同取得档案用户的满意。同时关注同级党政机关的状况，为其便民服务提供帮助，增强党政机关提供高质量案卷的积极性，以达到互利的效果。

综上所述，综合档案馆具备建立与实施ISO9000标准所描述的三大基本要素，ISO9000标准适用于综合档案馆。同时有效运用八项质量管理原则，以用户为关注点、加强领导在组织中的作用、倡导全员参与、采用过程方法与系统方法、以事实为决策方法，坚持持续改进，是建立“公平、公开、公正、透明”的档案馆服务模式的最佳途径。

注释：

*本文为黑龙江大学学生学术科技创新项目(项目编号：20110282)阶段性研究成果之一.

①GB/T19001-2008/ISO9001:2008质量管理体系要求[S].北京:中国国家标准化管理委员会,2008:1.2条款.

篇3

【关键词】

行政执法档案；法律功能；管理责任；管理制度

行政法的产生主要是在斗争过程和革命中妥协的产物，它存在于社会的最主要的目的在于限制公权力。所有的权力自从出现开始就具备着天生的扩张性。就行政权力而言，如果没有受到法律的制约，就一定会使公民具有的合法权益受到侵犯。所谓行政执法，指的就是实施行政权力，所以就行政执法而言，执法主体一定要严格的根据行政法律程序执行，切实做到合理行政、依法行政，力求用最小的成本获取行政目的。行政执法档案是指行政机关在行使权力时所积累的档案材料，它记录着整个行政执法的过程。

一、行政执法档案以及具备的法律功能

行政执法档案指的主要是具备行政权力的行政机关在行使行政职能时积累的法律文书资料，它是对行政执法过程进行记录以及真实反映的，是在行政诉讼案以及行政复议中对行政行为具有的合法性进行判断的依据。总而言之，行政执法档案指的主要是在对行政许可、行政强制、行政处罚以及行政检查进行实施的活动中所形成的文字、声像、图表以及电子载体等多种形式的记录。就功能而言，行政执法档案主要对行政执法的过程进行真实的记录，它是行政案件中对行政行为具有的合法性进行判断的依据，还是行政行为受到社会监督以及法律监督的反映以及依据，是执行实践行政问责制并对行政责任进行确切追究的法律依据。

二、行政执法档案的管理责任及其管理制度

行政执法档案管理的责任指的主要是对执法档案进行管理时必须要承担的责任。近几年，电子数据档案不断的增多，对行政执法档案进行管理的过程也变得越来越复杂，还会不断的出现违法和违规的行为。追究具体原因，最关键的为没有健全和完善的行政执法档案管理制度，缺失健全的管理责任机制。

（一）缺失健全的档案管理制度

在现阶段，尽管有很多地方（大连、哈尔滨）相继的出台了相关的法律法规，但都是地方级别的，不仅在档案管理的手段以及管理目的上存在着很大的片面性，关键的是作为具有地方性的法律法规和政府规章，在对档案管理制度进行制定过程中的权限方面具有一定的局限性，例如，地方性法律法规以及政府规章不能实施大部分严厉的刑事处罚以及行政处罚。根据我国的《行政处罚法》、《立法法》以及《宪法》等的规定，地方性的法律法规只能进行不被限制人生自由的处罚和一定数额罚款，而地方政府规章也只可以进行警告以及数额较小的罚款，由此可见它们所具有的处罚力度较弱。这也是导致档案管理制度在实行过程中通不能有效发挥自身职能的关键。所以，具有全国性意义的法律层面上的管理责任机制以及管理制度的构建是非常有必要的。

（二）缺乏健全的管理责任机制

行政执法档案在进行管理过程中的责任机制，主要指在对档案进行管理的过程中出现的违反机关制度的违规行为以及违法犯罪行为，应该如何认定和应该承担哪种法律责任的相关管理机制。政执法档案在进行管理过程中的责任机制，在我国法律体系里还没有被建立，现阶段所追究的和档案管理相关的责任一般都是按照《档案法》中的规定。而行政执法的档案的内容和其他档案进行比较，具备着很大的差异，它既可以使档案自身的作用得到充分的发挥，还可以代表着政府的公信力，如果根据普通的档案管理责任对其进行追究就显得处罚力度很弱，不能使对行政执法档案在进行管理的过程中的目的顺利的实现。缺失行政执法档案在进行管理过程中的责任机制，还导致所有行政机关在管理行政执法档案时不能进行足够的重视，并缺失强有力的制度保证，一旦出现问题就采取内部解决的措施，有时还由于部门的利益而掩盖，并帮助违法者撒谎，从而导致档案管理将要面临着非常严重的信任危机。例如前几年在浙江杭州发生“70码”时间以后，公安机关在人们心中的信赖度大大的降低。后来在很多地方的交通执法过程中，人人往往会质疑执法行为，从而使政府形象受到严重的损害，还对全国范围内进行行政执法产生了重大的影响。

行政执法作为行政诉讼以及行政复议的裁决依据，是对行政机关行使自身行政执法职能进行科学合理的法制监督以及社会监督的重要前提，还是对行政责任实施追究的重要法律依据。

三、结语

行政执法档案对行政机关在行使行政权力以及执行行政执法的控制等方面具有着至关重要的作用，它也是实施依法行政的关键。但目前我国还没有构建具有全国性意义的法律层面上的更加权威的档案管理制度，也缺失健全的管理责任机制，所以导致在进行档案管理行政执法的过程中出现了许多违法违规现象，对政府形象以及公信力造成了严重的损害。基于这种情况，一定要构建健全的管理责任机制和档案管理制度。

参考文献：

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颜士鹏.论环境基本法的功能与我国《环境保护法》的修改[A].环境法治与建设和谐社会――2007年全国环境资源法学研讨会（年会）论文集（第一册）[C]，2007

[2]王.改革开放三十年来中国节能法律制度研究[A].2008年度上海市社会科学界第六届学术年会文集（政治・法律・社会学科卷）[C]，2008

篇4

历史是一面镜子，回顾历史可以更好地把握现在，预测未来。了解和掌握一个城市发展的历史沿革情况，对于认识一个城市发展的历史渊源，搞好城市发展规划，促进城市更好更快地发展，具有重要作用。

1、如实记录城市发展的历史沿革情况，可以深刻认识城市发展的历史渊源，增加城市的文化底蕴。就拿我们秦皇岛市来说，它为什么能成为全国唯一一座以皇帝名称命名的城市?它为什么拥有全国最大的煤炭输出港口――秦皇岛港?它为什么具有百年开埠的历史?它为什么拥有举世闻名的北戴河旅游圣地和“夏都”?它为什么成为全国首批15个沿海开放城市之一?等等这些问题，只有在对秦皇岛的由来、历史渊源、历史沿革情况及其现状和发展潜力有了全面深刻的了解和把握之后，才能做出全面而正确的回答。而这些答案无疑都进一步增强了秦皇岛的文化底蕴和历史厚重感，从而使人们更加向往、热爱这个城市，更好地建设这个城市。

2、如实记录城市发展的历史沿革情况，可以帮助我们科学地制订整个城市发展的总体规划。一个城市的发展规划，是对整个城市总体发展目标和结构布局的科学预测，是对整个城市发展前景的形象描绘，是促进整个城市和谐发展的科学依据。因此，制订好科学的城市发展总体规划至关重要。而做好这一规划的一个重要前提，就是要全面而准确地了解和把握整个城市发展的历史渊源，历史沿革情况及其现状和发展潜力。只有在这个基础上才能对城市的未来发展做出科学规划。这就有赖于城市建设档案馆完整准确地记录下整个城市发展的历史沿革情况。

3、如实记录城市发展的历史沿革情况，可以促进整个城市更好更快地发展。如前所述，只有完整准确地了解和把握整个城市发展的历史沿革情况和风貌，才能科学地制订整个城市发展的总体规划。只有制订了科学的城市总体发展规划，并加以实施，才能促进整个城市沿着现代化方向更好更快地发展。正是由于我们秦皇岛市领导及其城市建设档案部门高度重视并深入细致地做好了如实记录城市发展的历史沿革工作，积累了丰富生动的历史资料，才促进了我市的飞速发展，才使我市主城区由30年前面积不足现在的三分之一，城市人口只有十二、三万，只有海阳路和文化路两条马路、一条公交线的“一个公园一个猴，一个警察管两头”、“火车跑市里，汽车跑城外”的旧日景象，一跃而成为现在的“宜居宜业宜游、富庶文明和谐”的新秦皇岛。

二、如何完整准确地做好记录城市发展的历史沿革工作。

既然完整准确地记录城市发展的历史沿革情况具有如此重要的作用，那么，我们城市建设档案馆应当怎样做好这项工作呢?笔者认为，主要应做到以下几点：

1、提高认识，切实将这项工作作为城市建设档案馆的重要职责，列入工作日程。重视不重视，关键在认识，做好做不好，关键在领导。只有城市建设部门领导、特别是城建档案馆领导的认识真正上了位，切实加以重视，并把其列入重要工作议程，常抓不懈，才能保证这项工作落到实处。我们秦皇岛市之所以能够成功举办《秦皇岛市老街区历史图片展》，之所以能够把这么多的珍贵历史资料展现在全体市民面前，一个重要原因就是市领导及相关部门以及档案馆领导一贯重视这项工作，真抓实干，及时地、如实地记录下了这些历史资料。通过图片展，使全体市民进一步了解了秦皇岛市解放以来、特别是改革开放30年以来发生的翻天覆地的变化，深刻感受到了秦皇岛市悠久的历史和厚重的文化底蕴，激发了他们爱市建市的热情。

2、安排专职人员随时记录城市的发展变化。要做好这项工作，最重要的是培养一批责任心强、具有相关专业技术知识、工作扎实的工作人员。他们要了解、熟悉整个城市发展的历史和现状，及时记录城市的发展变化。特别是在城市扩建、改造、拆迁等工作中，要及时赶到现场，对扩建、改造、拆迁前后的城市面貌记录下真实的影像、文字资料。

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首先，档案管理人员的专业素质对于提升档案管理水平的高低有着至关重要的影响，如果医疗保险档案管理人员的专业素质过低，那么就无法提高档案管理的效率与成效。故此，要提升医疗保险档案管理水平的第一个途径就是提高档案管理人员的专业素质，其途径有两个。一是提高对于档案管理人员的招聘要求，在招聘时，可以注明档案管理专业的人员有限，其次有档案管理工作经验的人员优先，从招聘入手，可以有效地确保高水平的医疗保险档案管理。二是加强对在职的管理人员的专业培训，不管在职人员是否科班出身或者是有档案管理的经历，在入职之前，都要对其进行关于档案管理内容的入职培训，除了要有入职培训外，还应该有定时的培训，如果在职人员每个月都要开展相应的培训，可以组织专业的档案管理人员来开展讲座，让专业人员针对近一个月员工在档案管理上存在的问题进行解惑。故此，要提高医疗保险档案管理水平，首先就要提高档案管理人员的专业素质。

二、确保档案管理的基础设施，提高管理效率

“巧妇难为无米之炊”，所以要提升医疗保险档案的管理水平，那么就要为档案管理人员提供相应的基础设备，例如打印机、电脑、档案柜等等基础设施。因为档案管理人员要借助电脑来实现信息的共享以及保存，所以在医疗保险档案管理过程中，电脑是必备品。除此之外，要进行档案保存，也需要打印档案资料等等，所以打印机也是必需品，还有为了使得档案的保管更加地整齐有序，档案资料柜也是必须的。故此，要提高医疗保险档案的管理水平，其次也要满足所有的档案管理的基础设施，这样更好地提高管理人员的工作效率。

三、实现档案管理的信息化，提高管理效率

随着信息技术的发展，信息技术在我们的生活和工作当中的应用也是越来越广泛的，所以提高医疗保险档案管理水平的途径之一就是实现档案管理的信息化，提高管理效率。首先，实现档案管理的信息化，可以更好地实现信息的共享，从而使得档案管理人员更好地获得相关的信息，如果某人要进行档案转移，那么档案管理人员就可以通过网络来实现档案转移，然后再进行纸质版的档案管理。通过网络来实现档案转移，可以有效地确保档案的完整性，因为纸质档案在移动的过程中可能会出现缺漏，从而使得档案资料缺失。其次，实现医疗保险档案的信息化管理，是对档案的共享，因为医疗档案不仅仅是某个制定单位要用到的资源，更是多个单位在工作过程中需要用到的资料，如果能够实现档案管理的信息化，那么各个单位就可以通过网络来实现档案信息的共享，从而更好地提高档案管理人员的工作效率。故此在医疗保险档案管理过程中，应该实现档案的信息化管理，提高管理效率。

四、完善职责内容，提高工作效率

档案管理并不是一项轻松的工作，因为医疗保险的档案是非常多，所以医疗保险档案管理人员就要做好相应的分工合作，明确每个职位的工作职责。例如在医疗保险档案管理中一共设置有五个职位，那么就要用书面的语言来对该五个职位的工作职责进行描述，然后管理人员在工作的过程中才能更加地清楚自己的工作职责，从而更好地完成自身的工作。而且完善职责内容，可以确保档案管理工作出现管理漏洞，从而导致管理效率低下。故此，在医疗保险的档案管理中，要提高管理水平，相关的负责人就要做好职责分工的工作，这样才能更好地确保档案管理工作的全面性。

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1.2安全性要求医院档案是珍贵的历史记录，往往只有一份孤本，而且年代越久远的档案，其价值往往越大。但由于社会的和自然的原因，档案材料不免遭到损毁。因此，尽可能地延长档案的寿命，保护其安全，避免医院档案中的机密泄露，就成为档案管的基本任务之一。

1.3科学性要求现代的医院档案管理工作，不再是对医院档案的简单出纳和保管，而要采用科学的理论和方法，遵循档案工作的发展规律，把档案管理活动作为一个复杂的系统来进行科学管理使医院档案管理工作向更高水平迈进。

1.4规范性要求规范性要求，也就是医院档案管理的标准化要求。档案管理系统不是孤立的系统，各个档案管理系统之间，档案管理系统和其它文献管理系统之间有着千丝万缕的联系，并正在向网络化方向发展。这就要求统一规划、统一协调，实行档案管理工作的标准化、规范化，使得档案信息资源得以共享。要达到规范性要求，除了要制订各项医院档案管理业务标准和技术标准并贯彻实施外，还可通过法规手段来实现。

1.5经济性要求在医院档案管理过程中应尽可能用最少的投资达到最大的效益，无论采用哪种管理手段，都要考虑它是否经济实用，能否用较少的成本获得较大的经济效益。由于我国大多数档案机构经济条件有限，经济因素往往在档案管理系统运行中起决定作用。

1.6现代化要求医院档案管理现代化已成为一种发展趋势，将各种现代化技术如计算机技术、缩微技术、复制技术、视听技术等应用于档案管理中，可大大提高档案管理工作的效率，提高医院档案现代化管理水平。

2医院档案管理工作的特点

医院档案管理活动与其它文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统，主要表现在以下四个方面:

2.1医院档案管理工作对社会的相对封闭性医院档案直接关系到其形成者的切身利益，所以，档案一般自形成之日起，对外有相当一段时间的封闭期，然而医院档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾，这种矛盾贯穿于档案管理的整个过程，并由此推动档案管理工作不断向前发展。

2.2医院档案管理过程的阶段性就医院档案的流转程序而言医院，档案管理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，医院档案管理方式也有不少差异。在档案室阶段，档案具有凭证价值，主要为其形成单位控制和使用，为本单位日常工作经常查考，具有过渡性;在档案馆阶段，档案对其形成单位的作用降低，具有历史价值和科学文化价值，进入永久保存时期。这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位服务，而是要有意识地开发档案信息资源，主动地提供档案为整个医院的各项工作服务。

2.3医院档案管理活动对档案形成者的依附性医院档案是在其形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果，包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成者所有与控制，其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点。

3医院档案管理工作的新思路

3.1提高档案管理人员的素质,增强人们对档案管理的意识，档案资源是一种潜在的生产力医院的档案管理与医院的医疗、教学、科研是紧密相连的。随着医院管理向科学化、现代化和标准化发展,档案工作已成为医院管理的重要组成部分,医院档案工作人员是医院档案工作的管理者,对医院的档案工作实施全面的管理,在档案管理中起着领导、决策、指导、监督作用。因此,建立一支具有坚定理想信念、掌握现代科技知识和专业技能、胜任本职工作、富有创新能力的档案管理队伍,并使他们充分意识到档案的价值及档案带来的社会效益和经济利益,自觉参与档案管理工作,已经成为我们工作的当务之急。

3.2完善医院档案管理的体制建设和制度建设多数医院原来的档案管理没有独立的机构,造成档案管理没有自,工作处于被动状态。医院应通过认真地调查研究,制定相应的改革措施,逐步建立医院档案管理的职能机构,确立档案室在医院中的地位,实现档案管理从分散模式向集中模式的转变,从而有利于档案的保管和档案信息的综合开发。档案管理是一项长期工作,医院各级部门要严格把关,责任到人,建立相应的考核制度。医院应将档案管理工作纳入科室管理责任书之中,与科室主任工作实绩考核奖惩挂钩,明确科室主任对科室档案工作的管理责任,抓好归档材料的收集、整理,促进档案管理的规范化。

3.3实行档案标准化管理是档案管理信息化的根本档案管理现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理方式的标准化。医院档案的标准化是指现代化档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。档案要做到标准化是指现代化医院档案管理必须有章可循、有法可依，在档案管理的各个环节、各个步骤，从初步收集、整理到最后归档、存入微机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整，避免漏失档案的内容。

4结论

档案从几千年来的纸质载体到21世纪的电子载体，从理论到实践，从思想意识到管理模式，从工作手段到工作方法，从工作规范到质量标准等都面临着机遇和挑战。研究知识经济给档案管理带来的机遇和挑战，针对医院档案管理的特点和要求，探索知识经济时代新形势下的医院档案管理对策，提出具体的、针对性的措施，对于提高医院档案管理水平，强化医院的档案管理，丰富医院档案管理的理论内容，促进医院档案管理现代化建设，具有重要的理论意义和应用价值。

参考文献

[1]宋东亮，顾宏革.知识经济时代档案馆的发展策略[J].档案学通讯，2001.3

[2]潘习龙,徐莉,赵茜倩等.医院改革——医改的关键环节[J].国医院管理,2008,28(5)

[3]张新芳.医院档案管理工作现状及对策[J].中国科技信息,2005,(21)

[4]郭祥丽,严晓春.加强医院档案管理工作的对策[J].中国医院管理,2006,26(7)三、建设大档案管理体制在实践中亟待解决的问题及对策

海南大学实行大档案管理后，全校的档案资源得到有效整合，档案工作为学校改革与发展和社会建设提供服务的功能得到充分保证，同时也为今后学校档案的现代化建设提供了广阔的发展空间。但是大档案管理模式在现行高校管理体制下也遇到亟待解决的新问题。

1.机构设置不科学，弱化了档案部门依法管理行为。《档案法》第七条规定，机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构职责是：“监督、指导所属机构的档案工作。”第八条第一款规定：高校档案机构的管理职责是“贯彻执行国家有关档案工作的法律和方针政策，综合规划学校档案工作。”目前，全国各高校档案管理机构在设置上，一是设立独立档案馆，一般列为学校直属业务单位或与图书馆、学报等单位一并定为教辅单位；二是设立非独立档案馆(室)，挂靠校办或其他相关部门。两种设置的档案机构，都被排除在行政管理系列之外。建立了大档案的高校档案管理机构，也没有改变这种现状。准确地讲，档案馆没有行政管理权。有关档案工作文件要通过校办转发，档案工作会议也需要学校出面组织。由此可见，在现行高校档案管理体制下，档案馆本应依法承担的行政管理职能，被不科学的“定位”完全弱化了。

2.职责与权力相分离所带来的困惑。实行大档案管理后，档案馆的业务职责与任务加大数倍，但相应的管理职权却没有发生根本性变化，管理权限仍仅限于对本单位的内部管理。只有职责，没有职权的档案馆，在对学校各立卷部门归档管理及其他文献档案收缴工作中处于一种尴尬境遇。

3.没有相关配套政策而引发出“山寨”收费现象。《办法》首次赋予高校档案服务社会的新功能，同时也明确“用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用”；《办法》还规定“高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，可以按照有关规定予以补助。”但是，《办法》已经颁布实施近一年，各地方政府还没有出台针对高校档案管理的相关收费政策和档案人员的补助政策。而建立大档案后，随着高校档案的有效整合，极大扩充和丰富了的信息资源，吸引了众多的利用者。于是，收费问题在没有一个统一规定和标准的情况下，各高校根据各自的政策采取了不同的收费标准。类似现象同样反映在对档案人员的工作补助上。

4.档案重要性被忽视的现象仍较普遍。主要反映在二级学院的一些领导干部身上。由于高校的特殊性，二级学院的主要负责人大多是单位教学、科研骨干，主要精力放在业务上。档案法制观念淡漠，视档案工作可有可无，对本单位的档案工作很少关心过问，档案工作被边缘化。

对策1：机构职能设置不科学和职责与权力相分离的问题，是一个问题的两个方面，只要赋予档案管理机构依法治档的职能，管理权的问题也就落到了实处。建议高校参照地方政府档案局(馆)两块牌子一套A-5的做法，在校机关设置档案处(馆)。这样，档案管理机构就能够承担起对全校档案工作的行政管理职责了。

对策2：行业收费是一个敏感且严肃的问题，必须认真对待。建议由省一级教育行政管理部门牵头，通过调研提出一个收费与补助标准，报送物价部门审批，从根本上解决档案利用收费和档案工作人员补助不统一，不规范问题。

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中图分类号:F407.474 文献标识码：A

引言

随着社会经济的不断发展和科学技术的迅猛进步，我们社会已经金热了信息化的时代。在此时代背景下，加强信息化建设以成为各行各业的必然要求。船舶档案能够较为准确的反映航道及水运的发展轨迹。因此，加强船舶档案管理的信息化建设对航道的维护、建设等具有更加重要的作用。

一、创新档案管理理念，实现船舶档案管理信息化的积极作用

（一）提高船舶档案管理的办公效率

在传统的手工式档案管理中档案的收集、整理、保管、分类等各个环节都需要人工的参与，而众所周知人工参与的过程中出现失误的几率较大，对档案管理造成了极坏的影响。而实现船舶档案管理信息化则可在一定程度上有效保证信息录入的准确性，进而达到节省时间的目的，使档案管理工作的办公效率得到明显提高。

（二）信息化管理有利于船舶信息资源间的共享

传统手工式的档案大多仅有一份，复制或抄写较为困难，对需求信息的查找也较为困难，因此在管理上难以实现船舶信息资源的共享。而实现了船舶管理的信息化后，对计算机、网络、大型数据库等技术的应用就使船舶档案的管理显得更加便利，资源之间的共享就更加方便。

（三）信息化管理有利于船舶档案的稳定性保存

传统的纸质档案在保存方面的稳定性不够高，尤其是纸质的信息特别容易受到外界环境如火灾、水灾、腐蚀、虫鼠啮咬等严重影响。即使不受外界环境的影响，经过较长时间后纸质档案必然会出现各种自然损耗现象。但是，档案的信息化管理则可以使档案信息与档案载体之间实现异质分离，以便于信息化档案的长久保存和及实的查询利用。

（四）信息化管理有助于提高船舶信息传递的速度及安全性

在日常的档案管理工作中，文件之间的相互传递通常采用传统的邮政系统手段，一方面传送时间会受到距离长短的限制，另一方面还常常会发生工作人员将某些文件在传递过程中丢失或延误的情况，给档案管理人员的归档工作及其他人员的检索利用带来很大的不便。而利用计算机网络技术进行管理，则可以直接通过网络进行传递，有效地提高了文件传递的安全性和及时性。

二、创新档案管理理念，实现船舶管理信息化的有效措施

（一）深化对船舶档案管理的认识，加强组织领导

要想创新档案管理理念，实现船舶档案管理信息化，首先应当深化相关工作人员对船舶档案管理的认识。这就要求各局、分局及船间的各级领导尤其是主管领导必须加强档案管理的责任意识，充分认识到船舶档案管理在航道事业发展过程中的重要意义。其次，应加大船舶档案管理的硬件设施建设的资金投入，为档案室配置计算机、打印机、扫描仪、复印机等现代化办公设备。

（二）建立健全船舶档案的三级管理机制

除深化对档案管理的认识外，建立健全船舶档案的三级管理机制也是创新档案管理理念、实现船舶档案管理信息化的关键所在。这就要求船舶信息化管理工作必须明确各级管理人员的职责，实现管理的制度化、规范化。其一，明确档案管理督导员职责，即制订相关管理规定及规章制度，负责各种资料、报告、文件的收集整理和归档管理；制订船舶维修、保养方案、计划，督促员工按操作规程行驶船艇和按规定对船舶进行保养、维修；制订各种应急方案，掌握天气变化情况，正确指挥船艇机动，保证船舶在紧急状态下按正确方法操纵，确保船艇安全等。其二明确船舶管理员的职责，即定期对船舶状况进行排查，并将检查的结果及时归档；加强对船舶动态监控，及时对驶入非运营水域附近的船舶、违反安全管理规定的船舶发出警告并及时采取有效措施；发生水上交通事故立即向船务部主管领导报告并接受海事部门的调查处理等。其三明确船舶岗位人员职责，即协助档案管理员将各个传播的信息落实到位，确保信息的准确度；对于存在安全隐患或重大不安全因素，及时汇报并进行整改或停止作业，并及时记录相关信息；协助健全各种管理制度等。

（三）进一步推进船舶档案管理的现代化进程

随着社会经济的发展和科学技术的不断进步，进一步推进船舶档案管理的现代化进程则显得十分重要。这就要求船舶档案管理必须进一步引进科学的管理思想，并不断创新管理方式。尤其是面对信息网络时代的冲击，尽快使船舶档案管理脱离传统的手工管理逐步变成计算机管理，运用计算机加强船舶技术档案管理的收集、传递、开发和利用，充分发挥计算机技术在档案管理中的积极作用。如利用计算机条码技术将各个船只的机械设备进行编码，然后统一录入计算机数据库。这样就可以利用数据库管理技术对各个船只的使用情况、维修保养情况等进行汇总、整理和管理，以提高档案管理的质量及效果。

（四）加大对船舶信息的开发力度

加强档案信息化管理的目的就是方便日后对信息的利用。因此，加大档案部门对船舶技术档案的利用率及对信息的开发力度，也可以加快档案管理的信息化建设。这就要求船舶档案管理人员在日常工作中坚持服务的宗旨，针对航道生产及船舶运营的特点，不断扩充档案服务的内容及领域，并提高档案服务额质量和水平。

（五）引进并培养档案信息化管理的人才

提高船舶设备档案管理人员素质也是实现船舶技术档案管理信息化的重要方面。因此，档案管理部门必须重视工作人员的素质培养，可定期组织开展一些档案管理的学术交流活动， 邀请档案管理专家来局讲座、指导，或组织档案管理人员到先进单位参观学习。其次，提高档案管理人员的政治素质，使档案管理工作人员要有高度的政治责任心、政治敏锐性和严明的政治纪律， 避免失密和泄密现象的发生。再者，应提高档案管理人员的综合业务素质。尤其是深造计算机应用及档案管理的能力，以保证档案管理人员队伍的稳定。

结语

综上所述，创新档案管理李奶奶，实现船舶档案管理的信息化建设对船舶行业的进一步发展具有重要意义。因此，我们必须从深化认识，引进和培养信息化管理人才，建立健全三级管理制度等方面不断探究实现船舶管理信息化的有效途径。

参考文献

[1]王焱. 创新档案管理理念实现档案管理信息化[J]. 黑龙江科技信息,2013,01:115.

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系统建立在制度的基础上，档案管理有很强的制度要求。2011年，人大修订的《档案法》对档案管理有明确的要求。财务档案管理是比较特殊的一种，《会计法》规定：“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。”财政部的档案局也制定了会计档案管理办法，对各类财务凭证保管期限都有具体的相关规定。因此，企业制定档案管理制度至少要明确部门职责、流程、保管期限、销毁、监控、惩罚等内容。

档案管理组织架构是系统管理的重要内容。一般来讲，具体单位都设有档案管理机构，有的单位综合办公室是档案管理的职能部门，但也有企业技术部门是档案管理的职能部门，主要是技术部门的档案文件较多。档案管理综合部门的职责主要有负责安排和协调档案部门工作，配备与任务相适应的专职档案人员。同时，有档案储存的各有关部门及企业分厂设相应的兼职档案员，业务受档案部门指导，按时完成档案部门所交办的有关档案工作。

二、完善档案管理部门的工作内容和责任

做好档案管理的系统性工作，要明确相关部门的工作内容和责任。企业档案工作坚持实行集中统一管理的原则。承担负责档案管理的职能部门要负责本单位及所属各单位文件材料归档工作的指导、监督和检查。企业要设置档案室，档案室的专职档案人员负责企业档案材料的收集、整理、归档、立卷工作。财务会计类档案的管理有其独特的地方，会计类档案按会计档案的归档范围进行归档，财务部门负责整理，立卷装订成册，在年度终了后，一般由财务部保管一年后，再编造清册，归集到专门的档案室。财务档案、资料的贮存基地和利用必须严格执行国家有关档案工作的法规、法令和政策，维护档案的完整与安全。

对于档案管理人员来讲，职责和责任很重要，档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。搞好档案工作是档案人员的首要任务，应列入档案工作的职责范围，并有相应的经济责任制作保证。同时要不断提高档案人员的素质，积极开展业务培训。

三、完善档案归集的流程

档案管理的流程非常重要，首先要确定哪些是档案?w集的范围，就是说什么样的文件材料才可以作为档案归集。一般说来有本企业财务凭证、报表、其他财务相关资料；本企业内部形成的文件材料有利用或保存价值的；本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料并有保存和使用价值的；本企业执行、办理的外来文件材料并有保存和使用价值的等。档案归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。分类是可以设置二级分类科目，二级科目可以按时间进行分类。

对于档案归档时间，不同企业有不同的要求，主要根据档案的时效性来确定归档时间，比如科研技改和课题类的资料可以完成1～2月后归集；文书类、管理性的文件可以在第二年进行归档；财务类的档案一般在下一年再进行归档；有些工艺变更、新品鉴定等时间性很强的资料可以随时归档；基建项目文件材料一般在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。档案归档手续一般要简洁并且完备，一般来讲，归档资料的收集工作由单位内部各部门的兼职档案员负责。凡属应归档的各类文件材料，材料必须完整、正确、统一。

财务类的资料比较特殊，做好财务档案管理工作必须对财务档案做合理的分类，从财务角度来讲，可以分为会计凭证、账簿、报表报告、其他资料等。档案部门接收保管的会计类档案，原则上应保持原卷册的封装，如果发现需要重新装订时，一般应当会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。

四、细化档案的使用、复制及销毁管理

资料归集后，调取和使用是经常发生的事情，特别是经常要复制一些图纸和复制财务数据和资料，这种情况下，应由申请部门填写申请单，经有关部门负责人审核后方能复制，需出档案库房复制的文件应由责任档案管理员负责监督复制。

档案保管期限的确定和销毁环节也很重要。原则上讲，对企业有长远利用价值的档案应永久保存，对企业在一定时期内有利用价值的档案，分别为长期或短期保存。一般管理类、科技类、人事类、特殊载体类档案保管期限定为永久、定期两种，定期实行标时制，可分3年、5年、10年、20年等期限。各种会计档案的保存期限，分为永久和定期保管，按国家规定定期保管可分为3年、5年、10年、15年、25年五种，各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

档案的销毁要有专门的流程，必要时要成立鉴定小组，对保管期限已满，并确定无保存价值的档案，经过鉴定小组鉴定写出鉴定报告，由公司负责人批准后，即可销毁。

确定销毁的档案，要编制销毁清单，在档案目录上注明注销并报送档案部门备案。销毁工作由档案管理人员执行，销毁时应指定专人（一般两人以上）销毁和监督，以防发生意外。会计档案的销毁按会计档案管理制度执行。

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妇幼保健档案是单位的重要资料，记录日常工作的各类信息，通过搜集、整理和留存，能为各项决策以及活动开展提供支撑。随着数字信息技术的发展和进步，妇幼保健档案呈现现代化特点。采取有效措施，加强管理工作，有利于促进其作用有效发挥，对档案管理也具有积极作用，因而也越来越受到重视和关注。

（一）妇幼保健档案管理的载体性。妇幼保健档案信息涉及的内容非常广泛，包括行政、人事、财务、设备管理等内容，传统档案管理主要依靠纸张，能被直接阅读。现代化环境下，妇幼保健档案的载体是光盘或磁盘，并且可以存储丰富的档案信息，方便携带和管理。还可以此为载体，满足档案资料查阅需要，为开展各项决策提供依据。

（二）妇幼保健档案管理的共享性。电子档案通过计算机存储并对其进行管理，从而让信息具有高度的共享性，方便妇幼保健档案信息资料查阅。档案作为重要的文件资源，本身具有很强的共享性特征，但纸质档案往往需要借阅和传递，易受时间和空间束缚。整个借阅和传递过程中还可能出现损坏、丢失现象，难以保障档案的安全。而数字化档案在互联网技术支持下，可以非常方便地进行信息传递，实现妇幼保健档案信息资源共享。

（三）妇幼保健档案管理的实效性。妇幼保健档案数字化之后，可利用计算机进行档案信息资料查阅，实现信息的快速检索，还可以实现妇幼保健档案信息的远程检索和查阅。并且查阅过程简单，能及时获取档案信息，具有实效性特征，进而为用户获取档案信息资源创造便利。

二、新时期档案现代化管理存在的不足与问题

由于妇幼保健管理制度不完善，一些管理人员素质偏低，目前妇幼保健档案现代化管理工作仍然存在不足，主要体现在以下方面：

（一）对妇幼保健档案管理不重视。一些妇幼保健管理人员思想观念落后，局限于用传统方式开展档案管理工作。未能认识档案现代化的重要作用，相关制度措施不完善，信息技术应用不到位，影响妇幼保健档案管理水平提升。

（二）妇幼保健档案管理部门分工不清。未能明确相关部门的职责和权限，一些工作人员积极性不足，相互推诿。没有对妇幼保健档案资料进行整理和查询，难以提升妇幼保健档案现代化管理水平。

（三）妇幼保健档案管理人员素质偏低。忽视加强妇幼保健档案管理队伍建设，未能采取有效的管理培训措施，导致妇幼保健档案管理人员素质偏低，对提升综合档案现代化管理水平也带来不利影响。

三、新时期档案现代化管理的思路及有效对策

为弥补综合妇幼保健档案现代化管理存在的不足，促进管理水平的提高。结合管理工作需要，笔者认为应采取以下改进和完善对策。

（一）提高妇幼保健档案管理的思想认识。转变思想观念，与时俱进，顺应现代化管理趋势，制定健全的妇幼保健档案管理措施，更好规范妇幼保健档案现代化管理各项工作。提高管理人员对现代化档案管理的思想认识，并在技术、资金、软硬件设施等方面提供保障，促进妇幼保健档案管理水平的提高。

（二）明确妇幼保健档案管理的部门分工。明确妇幼保健管理部门的职责和权限，根据管理需要合理设置管理机构，配备管理人员，落实责任制，分工负责，相互配合。完善奖惩激励机制，激发管理人员积极性，促进综合妇幼保健档案现代化管理水平提升。

（三）提升妇幼保健档案管理人员的素质。引进基础扎实、专业技能强的妇幼保健管理人员，确保胜任档案现代化管理工作需要。加强对他们的管理和培训工作，定期开展专业技能培训和现代化管理方面的知识教育，提高文档处理效果，预防安全隐患，确保妇幼保健档案信息资料安全，实现提升妇幼保健档案管理水平的目的。

（四）构建妇幼保健档案管理的信息化平台。在信息时代和互联网技术迅猛发展的背景下，妇幼保健档案管理部门要重视信息平台构建，合理划分档案管理部门的职责，明确相关人员权限和任务，构建完善的信息化管理体系。对妇幼保健档案管理进行分类，加强监督工作，落实现代化管理方案，节约纸张，实现环保节约的目的。

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1.2管理设施和制度不完善学校档案中大多是纸质的文件，因此对于管理的设施要求非常苛刻，通风、防潮、防霉和防火等条件都必须达到标准，一旦出现事故，将导致档案的全部流失和损坏；同时，我国职业院校教育，没有建立统一和系统的信息化管理导致，导致档案管理水平较为落后，无法为学校管理水平的发展提供帮助。

1.3管理人员数量和质量不达标职业院校的人才数量和质量不达标，严重地制约了档案管理水平的发展。许多档案管理人员由其他部门人员兼职，没有经过专业的学习和培训，导致档案管理的水平较低，专业水平参差不齐，对档案的管理和分类等各不相同，难以满足现代化档案管理的水平标准。同时，由于学校拨给的经费不足，档案管理人员的数量始终无法满足标准，形成了一个恶性循环。

2加强职业院校教育档案管理的措施

2.1加强学校对档案管理的重视档案是学校的宝贵资源，是维持学校发展的重要保障。因此，学校应当加强对档案管理的重视水平，主要方法包括：

①学校高层管理人员应当将档案管理纳入学校的日常活动中，潜移默化地影响学校的员工；

②学校应当安排专门的人员对档案室进行管理和打扫，所有的人员应当清楚地了解自己的工作流程和职责；

③将学校档案管理水平作为相关部门的考核和评判内容；

④学校应当定期组织对档案管理人员的培训，提高管理人员的水平和素质。

2.2制定科学和完善的档案管理制度制定科学和完善的档案管理制度，是保障档案管理有条不紊发展的前提，主要方法包括：

①设立独立的档案管理室，严格按照防火、通风、防潮和防霉的条件进行打扫和布置，配齐管理设施和设备，确保管理水平达标；

②建立系统的管理规章制度，规范每位管理人员的职责，以却把责任到人，出现突发事件时，可以第一时间进行预后的管理。

2.3提高档案管理人员的基本素质提高档案管理人员的基本素质，是提高档案管理水平的重要保障，主要方法包括：

①定期对管理人员进行考核和培训，加强管理人员学习的能力，规范档案管理的水平；

②对于出现重大管理事故的员工，进行停岗培训，直到操作水平达标后方可上岗工作等。

2.4使用现代化的管理系统学校应当配有现代化的管理系统，为档案管理的长期发展提供基础，主要措施包括：

①使用信息化的管理操作系统，全面和科学地对档案进行保存和分类，能够快速地查询档案信息；

②配有完善的打印机、计算机等各项信息化设备，保障档案的快速录入和管理等。

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.106

[中图分类号]G275.9；D630 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-0-02

随着科技的发展，现代化的程度也在逐步加深。事业单位的人事档案管理，也逐渐摆脱了人工检索的方式，许多现代化硬件的采用给事业单位带来了新的机遇，但同时也带给事业单位的人事档案管理带来了许多挑战。

1 事业单位人事档案管理现状

现如今，计算机设备在我国各事业单位人事管理的部门已经普及，人事档案的管理模式都是人工辅助计算机的管理模式。在信息化人事档案的基础上，其大多数都开始了档案信息开放，使档案的使用者不再限制于档案的管理人员，所有的员工都可以在其需要的时候进行档案查询，例如员工的职称评定、职位的调整以及相关福利的分配等都需要进行档案查询。档案信息的开放，可以使单位员工更加便捷地获取到想要的信息。但是，信息档案的利用始终不够充分，人数上还是相对较少。由于部分管理人员的年龄过大，对计算机的使用存在一些问题，导致许多信息化设备并没用实现其在人事档案管理上的作用，使大多数设备形同虚设，只是单纯地为满足上级要求而建立。且有的人事单位将设备也建立在人工辅助的基础上，不能完全实现信息化的人事档案管理。档案软件不能做到及时的更新与完善，因此，内部很多档案都存在信息残缺的问题。

2 事业单位人事档案面临的机遇

2.1 信息技术的发展为人事档案的管理带来了技术支持

信息技术的使用不仅改变了档案资料的形式，同时也促进了档案管理模式的创新。信息化网络管理与人事档案管理的融合，使数据系统可以对人事档案进行自动化处理，从而在很大程度上减轻了人事档案管理人员的工作负担，也使档案的收录、保存、调取更加方便、快捷。

2.2 人事档案的纸质载体得到了有效的保护

人事档案的纸质载体，作为最原始的档案信息资料，具有很强的客观性，但由于单位或者个人的需求，需要经常进行翻阅。而经常进行翻阅，会对纸质的资料造成损坏。在信息化技术出现后，人们可以通过网络进行资料的查询和下载，不仅减少了工作人员对纸质档案的翻阅、查询工作，还使纸质档案得到了有效的保护，在查询的过程中不仅提高了查询效率和工作效率，还在极大程度上减轻了档案管理者的工作负担。

2.3 档案管理的发展使人事档案管理人员的职业技能提升

随着科技在档案管理中的应用，许多人事单位更加注重了档案管理工作者的职业技能。在新设备的影响下，大量的年轻的档案管理人才被应聘上岗，为事业单位人事档案管理注入了新鲜“血液”。从事档案管理的人员也积极主动地提升了自身的职业技能，以求发展。大量先进的档案管理办法也随之出现，人事档案的管理质量得到了迅速提升。

2.4 事业单位的改革给人事档案管理带来了机遇

事业单位用人制度的改革，把传统用人的终身制度改为聘用合同制，改变了档案随着人走的被动局面。人事档案教导人才服务机构进行专业的、统一的管理，这在极大程度上降低了人事档案管理工作的强度，使档案的管理机制更加清晰。在创建档案的过程中，不再注重历史性的梳理，而更加注重了工作者的工作状态。在这种工作下，使档案的细节更加清晰，增添了档案的服务性质，同时也提升了档案的服务价值。

2.5 人事档案的应用价值得到了提高

人事档案的信息化管理，可以使人事档案的信息资源达到共享。在过去的档案管理方式上，人们多注重信息的存储与整理，很难达到信息化的资源共享，同时也限制了事业单位人事资源的整体把控，很难使事业单位对人力资源进行合理地优化配置和使用。但是随着信息化时代的到来，打破了传统的管理理念，把人事档案管理与信息化技术进行了有机的结合，从而达到了资源上的共享，使人事档案管理更具系统化。由此，丰富和拓展了人事档案的服务领域，实现了对人力资源档案的合理运用，实现了人事档案所存在的价值。

3 人事档案管理面临的挑战及应对策略

3.1 信息技术的发展给事业单位人事档案管理带来的挑战

信息技术在档案管理中的应用，对事业单位人事档案的管理技g也提出了更高的要求。其不仅要加强管理者管理软件的开发与利用、自身的计算机水平，同时还要求管理者对网络安全技术进行掌控。当今科技的发展迅速，对工作者的技术要求也不断更新，在学习技术的同时，也要求管理者要制定出相应的管理规范以及档案使用的制度，防止档案信息的破坏和盗取。

为加强档案的管理，相关人员应注重对事业单位人事档案管理人员的培训。首先，在事业单位人事档案管理人员的选择上，应充分注重应聘者的职业技能，在员工上岗之前应进行专业的相关技能培训，培训合格后才可上岗；在职的岗上员工，要定期进行系统的维护和升级，以确保系统的安全性，并定期进行岗上员工的技术培训，不断加强管理人员的基本技能，从而跟上时代的发展。其次，在提升网络技能的同时，还要加强相关制度以及法律法规的完善。应建立完善的资料查询制度，对单位人员进行基本的培训，并规定单位内员工通过自己的员工号和密码进行网络人事档案的查询与下载，同时完善相关的法律制度，使事业单位人事档案管理有完善的法律保护，极大程度地确保档案的安全以及员工的工作效率。

3.2 传统人事档案管理理念受到了挑战

人事档案的管理工作是对个人档案的收集、管理，同时还有对个人工作的分析等实际情况的录入。这使人事档案管理的工作职能成为针对工作人员救治信息的录入，成为事业单位对工作者职业考核的标准，这种管理理念使事业单位人事管理工作的定位产生了重大偏离，并成为人事档案管理工作进行的重大阻碍。

事业单位档案管理部门要对自身的工作职能做出正确的定位，转变自身的档案管理理念，明确人事档案管理的正确目的和方向，对以往的工作进行简单的总结与反思，并加快工作细节与工作态度的转变。

3.3 事业单位人事档案管理的服务职能受到挑战

事业单位人事管理把终身制改为合同制，虽然对人事档案管理工作的发展有着一定的推动作用，但也给人事档案管理的服务职能带来了巨大挑战。怎样做好人事档案对事业单位以及工作者的服务，已成为档案管理者共同关注的问题。

首先，相关领导要确定管理者的岗位及岗位职责，使各个环节做到专人专用，让任何一个环节的员工，都能为自己所在环节进行问题的解决以及快速完成其所在岗位的工作任务，做到岗位的专人专用，实现岗位人员的专业化。这不仅可以有效地提高人事档案管理人员的专业化水平，同时，也可以使工作效率得到有效的提高。其次，规定岗位的所在职责及服务职责，做到职责个人化，在管理的过程中，各个岗位的员工不仅要明确自身的岗位职责，做好自身的本职工作，更要明确自身的服务功能。明确岗位的职责使人事档案能够及时进行录入，对存在的问题能及时得到改正。通过岗位职责的定制，可以有效地避免遇到问题时员工互相推卸责任的现象，使问题得到快速有效的解决。档案管理人员要对单位同事进行简单的档案指导，使其能够积极主动地配合档案管理的基本工作，并可以应用个人的档案系统。这样不仅可以提高对人事档案的应用度，同时也给人事档案管理带来了便利。

4 结 语

现代化技术的应用，给我国事业单位人事档案的管理带来了机遇，显著提高了档案管理的工作效率，但在带来机遇的同时，档案管理人员也应提高自身的技术水平和自身的综合能力，做好其给人事档案管理带来挑战的应对工作，使事业单位人事档案管理工作更加规范、科学，使人事档案工作能有进一步的发展。

主要参考文献

[1]冯向阳.事业单位人事档案管理面临机遇与挑战[J].档案管理，2014（3）.

[2]陈奎武.事业单位人事档案管理面临机遇与挑战[J].办公室业务，2014（23）.

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一、引言

实验室是开展各项工作的主要场所，一般实验室内存有较多的档案资料，其反映了实验室以往研究的情况，是教师、学生、研究人员以及管理人员在开展相关工作与学习时保存下来的经验总结。因此，实验室档案建设与规范化管理的质量尤为重要。本文就对实验室档案建设与规范化管理进行深入研究。

二、实验室档案建设与规范化管理的相互作用

实验工作档案指的是在进行实验室内教学、科研以及社会服务等各项工作中所形成的资料文件，其中包括图表文件、影像资料等。[1]为了便于实验室档案资料的查询，提高实验室档案建设与管理十分必要，以便更好地开展实验教学、实验室管理等工作。

（一）实验室档案与实验室教学的关系

以前的实验教学工作过于随意，实验能力的培养是需要一段时间的，实验教学质量关系到学生的实践能力的提升。因此，实验室的资料存档与教学质量息息相关，档案能够检验教学的实际效果，督促教师更好地开展实验教学。

（二）实验室档案与队伍建设的关系

实验队伍关系到实验工作的质量，对提升实验室队伍的素质十分重要。通过档案建设，能够使人员在工作中、业务水平以及科研中提供有效的依据，让工作者对自己的工作有更深入的了解，以便为今后的工作起到督促作用。

（三）实验室档案与发展规划建设的关系

实验室档案还有助于推动实验室规划发展，根据档案内容与社会发展现状，制定规划发展建设目标，为学校基础建设提供有效建议。

三、实验室档案管理存在的问题

（一）实验室工作人员缺乏档案管理方面的知识，没有认识到档案管理的重要性

有的工作人员缺乏相关的专业知识，没有经过培训就进行实验管理工作。从而导致在工作中不能科学规范地收集与整理档案，影响档案管理的效果。

（二）实验室档案管理缺乏相关的规章制度

在实验室的档案管理中，没有制定详细的制度，导致档案管理工作的质量得不到保障，从而无法对实验室档案管理工作进行理论指导。

（三）档案管理的方法落后

当前有的高校的档案管理方式还采用传统的手段，主要以手动的方式展开档案管理工作。当前是信息化时代，对于电子文件的资料逐渐增多，档案管理的信息化成为档案管理的主要方式。因此，做好档案信息化的安全管理是提高实验室档案建设与管理的有效手段。

（四）资金投入不够

档案管理的信息化已经得到广泛应用，然而有的高校或者单位在这方面的投资还不够，其中包括备份管理文件服务器、高速扫描仪等。大力投入建设资金，能够保证实验室档案管理的质量。

四、提高实验室档案建设与管理的策略

（一）增强实验室工作人员的档案意识，履行工作职责

首先，要增强实验室档案管理人员的责任意识，使其认识到档案管理工作的重要性，使工作人员认真履行工作职责。[2]另外，还要注重档案管理人员的培训工作，有计划、有目的、有针对性地进行管理人员的培训，从而提升管理人员的专业知识，提高实验室档案管理工作水平。

（二）建立健全实验室档案管理的规章制度

要想提高档案管理工作的质量，明确实验室档案工作任务十分重要。学校要加强档案建设，建立相关的规章制度，在各方面提出一些建议，并将档案管理工作制度落实到位，以此推动实验室档案工作的顺利开展。

（三）实施档案管理信息化建设

传统的档案管理方式已经无法适应时代的需求，随着科学技术的快速发展，一些新型信息设备不断出现，其中包括电子文件、多媒体技术等。因此，改革传统的档案管理方式十分必要。需要加强档案管理的信息化建设，将以往的纸质文件转为电子文件，增强信息采集、传输等功能，从而提高档案管理的质量，适应现代化的档案管理发展趋势。

（四）提高实验室档案工作的必要环境与设施

在实验经费中应划拨一定数额的资金投入到实验室档案建设，完善实验室的硬件条件，购置先进的档案管理设备，比如计算机、档案管理软件等，为提高实验室档案管理质量提供物质保障。

（五）开发实验室档案管理信息系统

为了提高实验室档案的技术效用与管理效率，采用数字化的档案管理手段，实施各类资料的数字化管理。[3]可以利用计算机等网络技术进行档案管理，便于档案的储存、管理与查询，有效提高实验室档案管理水平。

（六）落实多级管理体制

实验室档案管理工作可以开展多级管理，首先要制定有效的运行机制，将实验室档案的收集与整理分布与档案管理相关的人员，实施统一管理、分工合作的方式，有效提高实验室档案管理的质量。

五、结语

实验室档案建设与管理是实验室工作的重要环节，档案管理人员要认识到档案管理工作的重要性，认真履行工作职责。[4]然而，当前实验室档案管理还存在一些问题，比如实验室工作人员缺乏档案管理的专业知识、实验室档案管理缺乏相关的规章制度、档案管理的方法落后等。因此，提高实验室档案建设与管理十分重要，首先要增强实验室工作人员的档案意识与责任感；根据实验情况制定确实可行的规章制度；加强档案管理信息化、现代化建设；改善实验室档案工作的环境与设施；开发高校实验室档案管理信息系统；落实多级管理体制，这样才能提升档案管理的水平。

（作者单位为西北政法大学）

参考文献

[1] 瞿翠玲，堵锡华，岳玮.高校实验室工作档案的建设与规范化管理研究[J].广东化工，2014（20）：175+177.