不动产档案管理措施范文

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2 不动产登记的档案管理现状

2.1 档案交接难度较大

在原有的不动产登记档案管理模式中，不同类型的档案是由不同部门进行管理的，包括国土、住建房管、林业、农业等，档案管理职权比较分散。要想实现不动产登记档案的统一管理，就需要将这些部门分属管理的所有档案集中到一起，这就要求完成档案的顺利交接。而在交接档案过程中，经常会出现档案遗失、损坏现象，尤其是存储时间的较长的老档案，极易出现损坏现象，难以保证档案资料的完整性，影响了档案交接的顺利进行，档案交接难度较大。

2.2 档案整合难度较大

档案的科学整合，也是当前不动产登记档案管理中亟需解决的问题。不同部门在管理不动产登记档案时，所用管理模式、管理机制、管理系统等都存在较大差异，并且在对档案类型进行划分时所用分类标准也是不一样的，并没有统一、规范的分类归档标准，在对档案信息进行整合时，经常出现归档混乱现象。同时，不同地区的不动产登记档案管理水平参差不齐，规范管理工作存在严重的不平衡现象，落后地区仍然以纸张作为档案信息载体，档案信息载体类型不统一，整合难度较大。

2.3 部门合并难度较大

原有档案管理部门自身运行机制的完整性，使得部门合并过程中困难重重。在不动产登记档案分散管理时期，各个管理部门在长期实践工作中都制定了符合自身特?c的管理标准和管理模式，基础设施建设比较完善，管理部门运行机制比较成熟。在不动产登记档案统一管理模式下，只要求将管理职责进行统一，没有对其他管理职能的整合进行明确规定，每个管理部门都希望能够保留原有管理职能，在部门合并过程中经常表现为不主动、不配合，并且还容易出现管理职权冲突现象。

2.4 专业管理人才稀缺

专业管理人才稀缺，是影响不动产登记档案管理成效的主要原因之一。不动产登记档案具有动态性、法律性、严谨性等特点，其管理工作专业性较强，对工作人员的专业能力和综合素质有着较高要求。但是，当前很多档案管理人员缺乏对不动产档案管理的深刻认识，存在敷衍、懈怠等不良工作现象，对档案管理专业知识掌握不足，难以承担起不动产登记档案管理重担。再加上不动产登记档案数量的不断增多，所需要的档案管理人员也越来越多，人才需求方面仍存在较大的缺口。

3 不动产登记的档案管理改善措施

要想提高不动产登记档案管理水平，实现更加理想的管理效果，就需要从工作现状出发，针对其中存在的问题提出有效的改善对策，为该项工作的科学、有序开展提供保障。

3.1 制定档案交接规范流程

档案的顺利交接是转变不动产登记档案管理模式过程中，需要克服的第一个问题，通过制定规范的档案交接流程，可以确保后续管理工作的顺利进行。首先，国土资源部门应制定统一的不动产登记档案交接方式，包括档案信息整理、移交及保存方式，对档案交接条件进行明确规定，只有符合标准后才可以进行交接。其次，还需要明确固定档案交接具体时间，保证档案交接的有序性。同时，档案交接需要由专业人员完成，并提供办公所需场所，为档案交接的顺利完成提供基础保障。

3.2 加大档案信息整合力度

档案信息整合是不动产登记档案管理中的一项重要工作。首先，应该制定统一的档案分类标准，根据不动产登记档案具体内容，对其进行科学划分，确保归档的科学性、规范性，避免出现档案分类混乱现象。其次，不动产登记档案信息应逐步向三位地籍及房产方向发展，实现图文一体化，将文字形式档案与图像形式档案进行整合，以权籍调查结果为依据，明确不动产产权具体归属情况。除此之外，还需要加快各地区不动产登记管理平衡发展，提高档案管理整体水平，为实现档案信息的顺利整合创造有利条件。

3.3 构建部门协同配合机制

不动产登记档案从分散管理到统一管理的转变，需要将多个部门进行合并，这就需要构建部门协同配合机制，确保档案管理模式转变的顺利完成。国家应该针对不动产登记档案管理工作的科学开展颁布完善的法律法规，明确不同管理部门管理职能的重要性，从法律层面对部门整合进行强制约束，并派遣专业人员进行监督审核，落实档案管理部门合并情况，提出指导性的工作意见。同时，还需要以实际情况为出发点，制订科学有效的统一计划，清楚划分档案管理责任，促进不动产登记档案统一管理的快速实现。

3.4 加大专业人才培养力度

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2.不动产登记档案数字化主要问题分析

2.1登记信息共享率不高，工作效率较低

目前的不动产登记业务档案管理工作普遍存在任务繁重、共享程度不高等问题，不断增加的城市用地、房屋交易导致档案管理的强度和难度日益增强。另外，在不动产的登记过程中，涉及到诸多业务部门的整合、业务分工调整、登记交易量，工作强度加大这些因素促使不动产登记业务档案数字化管理工作力度加大。与此同时，一些不法分子冒名顶替、伪造证件等，也给不动产登记安全带来很大隐患，影响整体工作效率的提高。

2.2不动产登记档案管理软件差异性较大

由于各部门管理人员水平、重视程度的不同，导致对不动产档案管理的软件设计、硬件功能、管理流程和管理模式都有所不同，他们对档案数字化管理过程中新技术的应用和软件开发的程度不同。通过对一些不动产档案管理数字化的实际状况的了解，软件在数据采集、系统功能等方面均没有达到国家规定的相关标准。一些不动产登记部门在使用软件的过程中没有即时更新软件动态，一些虚假无效的信息，对基础地形图的管理不规范，在信息数据的接收和交换方面存在漏洞。有些部门为了应对统一不动产档案管理软件，防止“倒库”中的信息数据丢失，将旧软件抛弃，重新开发新的档案数字化管理软件，造成了档案管理工作的重复性。

2.3抗风险打击能力不足

房地产登记档案作为重要的产权资料，抗风险能力的提升应该作为档案管理工作的重中之重。目前，大量数字化信息都储存在硬件设备中，设备的安全直接关系到档案信息的安全和完整。电脑、硬盘、光盘等存储设备具有一定的保存年限，需要不断进行拷贝和更新，以维护数据安全。如果保管不当，可能发生损坏或老化等现象，导致数据损失损毁。网络、计算机和信息系统是档案管理现代化的基础，但同时也是信息安全风险存在的地方。黑客攻击、病毒蔓延、技术落后、治理不及时等是产生不安全因素的根源。

3.不动产登记档案数字化存在问题的解决措施

3.1强化档案管理意识

正确的意识可以对行为进行科学指导，所以，为了不断完善不动产档案管理利用发展平台的功能，为了使不动产档案管理能够在城市建设中发挥应有的作用，应?强化档案管理意识。不论是管理者还是普通员工，都必须认识到档案管理关乎到城市建设工作的开展，档案信息是其开展后期工作的重要依据，而且档案信息可以为建设管理者进行决策提供一定的参考。档案管理工作人员要能够严格要求自己，力争做好每一个环节的工作。

3.2加强档案数据库建设

在数字化不动产档案管理利用发展平台建设过程中，各类不动产档案主要以数据信息的形式存在，而计算机网络则是为此类数据信息的传递与处理构建了一个良好的平台。为了实现对信息时代不动产档案管理中所涉及的各类信息进行有效处理，必须构建一个完备的数据库，数据库可以对各类不动产档案信息进行储存，也可以方便城市建设管理部门的及时调用，进而为城市建设工作的有序开展提供有力的支持。具体而言，所建立的数据库要包含城市不动产档案信息的全部内容，所建立的数据库要进行严格分类，当档案信息数据库建设完成之后，企业需要设立专门的计算机系统维护人员或专门的部门对数据库进行定期的维护，如果有新增加的不动产档案信息，要将其在数据库中进行及时地分类并建立索引，对各类档案信息进行及时更新和完善，以此确保档案数据信息的安全性和完整性。

3.3加大专业人才的培养力度

为了有效推动数字化不动产档案管理利用发展平台建设工作的开展，首先必须加大专业人才的培养力度。在相关档案管理人员的培训过程中，主要进行理论知识传递和实践操作培训，通过此类培训，使档案信息管理工作人员能够更好地规范自己的行为，以维护不动产档案信息的安全性。其次，可以引进高素质的计算机管理人才为进一步完善不动产档案管理提供帮助和支持。

3.4完善现有的法律法规

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一、前言

房地产作为国民经济的支柱产业，随着我国房地产市场的迅速发展，无论是征地、开发、拆迁、补偿，还是建设、安置、交易、管理等项工作日益频繁，交易手续日渐周密，交易管理日渐规范，都必须严格按照国家的方针政策进行操作，这种很强的政策性发映在房地产档案管理上，档案工作任务更加繁重。房地产的健康快步发离不开房地产档案的支持，房产档案是政府职能部门依照《中华人民共和国档案法》《城市房地产权属档案管理办法》及相关法律规定形成的一项专业性较强的工作，房地产档案是房地产产权界定的有利存证， 是房地产管理部门在开展房地产产权产籍管理工作，组织房地产交易活动的重要载体。房地产档案的形成，有其特殊的专业要求和独立的对象，为实施产权管理和产权保护提供了可靠的法律保障。在房地产档案管理中，工作的对象是房地产行业的全部档案，这些档案材料是证明权利人与房屋土地之间权利关系的原始凭证，具有法律凭证价值，是房地产纠纷中形成的产权证、契约、文件，图纸、表册、照片、电子计算机软盘等不同载体的历史记录，无论是租赁房屋、购买房产、抵押房地产借款等，因此，作为档案管理人员要对档案的质量负责，要确保档案的真实性、完整性、合法性。

二、房地产档案的法律作用具体体现

1、保障房产交易顺利进行

通过查阅房产档案确定谁是真正的业主和该房产是否有权利限制等情况，对于购房者而言，是保护自己合法权益的重要手段。根据《物权法》第十六条规定：“不动产登记簿是物权归属和内容的根据”。第十七条规定：“不动产权属证书是权利人享有该不动产物权的证明。不动产权属证书记载的事项，应当与不动产登记簿一致；记载不一致的，除有证据证明不动产登记簿确有错误外，以不动产登记簿为准”。不动产物权的归属和内容应以不动产登记簿为根据，而不动产物权证书只是不动产登记簿所记载内容的外在表现。限购令出台以来，房产管理部门提醒市民在购房前，一定要认真核实自身是否符合通知所规定的条件，对不符合上述规定条件者，市房地产主管部门将不予以办理备案和登记过户，由此造成的法律责任由买卖双方自行承担。市房地产登记部门在办理备案和登记过户时，要严格按照通知要求，核查购房人所提交的户籍、婚姻情况等证明材料，对不符合购房条件，不予办理备案及登记过户手续。如果房屋有被法院查封、房屋已列入拆迁范围等问题，一般不会在房产证上反映出来，只有查询房屋登记簿才能准确反映房屋所有相关信息。根据《房屋登记办法》第二十四条规定：“房屋登记簿应当记载房屋自然状况、权利状况以及其他依法应当登记的事项”。才能代表国家管理房地产在所有权及相关权利进行交易、登记、确权等管理活动中进行有效管理。

2、维护房地产市场诚信经营

在城镇住房体制改革及相关政策的推动下，中国住宅和房地产业持续快速发展，但也出现了很多不规范的问题，如房地产违规开发、广告虚假、面积“短斤缺两”、合同欺骗、中介市场鱼龙混杂、物业管理不规范等。产生这些问题的原因主要是社会诚实信用观念淡漠、信用管理体系和法律法规不健全、缺乏有效的失信惩戒机制。我们通过房地产信用档案的建立，将各类房地产企业和中介服务机构及相关人员的基本情况、经营业绩以及经营中的不良行为记录都将通过建设部的一个网上信用档案系统向社会公示，接受社会监督。房地产信用档案是覆盖房地产行业所有企业和执（从）业人员的信用信息管理系统，记录了房地产开发企业、中介服务机构、物业管理企业和房地产估价师、房地产经纪人、房地产经纪人协理等专业人员的信用信息。凡是可以判断信用状况的信息资料，包括房地产企业基本情况、业绩及良好行为记录、不良行为记录、公众投诉及处理等，在档案中都有记录。房地产信用档案的建立，可以提高房地产开发企业、中介服务机构、物业管理企业及执（从）业人员依法经营、诚实经营的水平，使失信者为其失信行为付出巨大代价，得不偿失，并且有利于规范房地产市场行为，维护消费者的合法权利。消费者要买房，可先上网了解企业信誉度和项目情况，做个基本判断，然后再决定是否购买。社会公众也可以在网上直接对房地产市场违规违纪行为进行投诉。

三、保障房地产档案法律作用的措施

1、贯穿依法治档的理念

房地产交易管理部门的档案工作必须遵循相关法律规定，在房地产档案管理过程中，应以《档案法》、《档案法实施办法》、《物权法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《房屋登记办法》等法律法规为依据。其中，《档案法》是我国档案管理的根本大法，连同地方制定和颁发的有关档案法规，国家建设部颁发的《城市房地产权属档案管理办法》及各地方为贯彻本法所出台的有关文件，明确了房地产交易管理部门实施的房地产权属档案管理工作的规范。严格执行部门建立的各项规章制度，将档案管理工作置于法律规范和部门制度的制约之下。

2、加强档案管理人员法律责任

房地产交易管理部门的档案管理人员应认真执行《档案法》、《城市房屋权属登记管理办法》等有关规定，需要接受法律和法规的约束，损毁、丢失房地产权属档案的；擅自提供、抄录、公布、销毁房地产权属档案的；涂改、伪造房地产权属档案的；擅自出卖或者转让房地产权属档案的；不按照规定归档的；档案管理工作人员，造成房地产权属档案损失的，将依法追究行政责任或刑事责任。从本岗位必须履行好的责任做起，夯实管理基础，做实档案管理工作，在自己的职责范围内绝不发生违法行政问题。

总之，房地产档案管理工作具有重要的法律作用，做好房地产档案管理工作是我国依法管档的重要体现。需要档案管理人员加强法制观点，依照法律规范要求做好档案管理工作。

参考文献：

1、肖爱娥.房地产产权档案管理探析[J].档案时空，2007.

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中图分类号：F750 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）17-0134-01

由于不动产登记工作分散在多个政府部门，各个政府部门独立地对不动产登记工作进行管理，这就在一定程度上阻碍了不动产登记信息共享工作的发展。近年来，我国正加紧研究不动产登记信息数据整合及管理平台建设研究工作，该工作对不动产登记的发展产生了深远而巨大的影响，有效地促进了不动产信息登记管理工作的发展。

1.平台建设思路

1.1 顶层设计

在充分调研和研究分析已有的不动产（土地、房屋等）调查、登记簿册、图件成果、软件系统、和数据库成果的基础上，以《不动产登记暂行条例》和现行有关法律、法规、标准和规范为依据，通过梳理土地、房屋、相关权利登记业务流程，结合土地、房屋等不动产统一登记的管理需求，建设不动产登记发证系统，实现不动产登记业务全流程网上运行；通过制定不动产登记数据整合、建库、交换等方面的标准和规范，基本形成标准统一、内容全面、覆盖全市、时序清晰、相互关联、布局合理、实时更新的不动产登记数据资源体系；实现不动产登记信息与审批和交易信息网上实时互通共享；实现向同级公安、民政、财政、税务、工商、金融、审计、统计等部门共享的信息完备、准确、可靠；最终实现各类不动产从分散登记到统一登记的转变，实现对不动产的全面、统一的监管，保障不动产交易安全，保护不动产权利人的合法权益。

1.2 开展不动产数据整合工作

按照中央和省政府的相关工作部署，为全面完成不动产统一登记工作，在对《不动产登记暂行条例》充分理解的基础上，遵循《不动产登记暂行条例》和信息化建设标准要求，以建设实用性、规范性的应用系统和数据库为目标，实现土地、房屋等不动产信息的统一确权登记。目前关于不动产整合的基础数据主要集中在不动产登记局。存在着土地档案数据未电子化、房产数据无矢量坐标、土地登记数据无固定坐标基准等诸多问题。要求不动产数据整合工作实现：统一整合标准，规范建设方案；加强整合力度，深挖数据价值；加强检查力度，确保数据质量；数据的继承性与可持续性。

不动产登记数据整合建库整体流程如下图1所示：

2.不动产登记管理基础平台的实现

2.1 基础平台的总体框架

以国家级《不动产登记信息管理基础平台》总体框架为指导，构建不动产登记数据汇交整合服务和不动产登记发证系统，对不动产登记资源、应用服务进行整合，统一配置、集中管理与调度，提供服务。不动产登记数据汇交整合和不动产登记发证系统的建设将采用Oracle、ArcGIS等成熟可靠的软件产品，基于面向服务的体系架构（SOA）进行设计，运用优秀的企业级软件开发框架开发建立系统应用框架。采用C/S与B/S结合的多层架构进行组织，确保系统的优越性。总体框架如下图2：

2.2 部署模式

采用大集中的部署模式，即不动产业务应用系统和不动产数据库均部署在不动产登记局，系统在部署上采用网络分布的B/S运行模式通过不动产业务专网实现不动产登记业务管理和不动产数据共享，县级不动产登记机构通过不动产业务专网连接到市级开展不动产业务办理、信息共享查询等工作。在不动产业务专网的基础上，提供不动产登记数据的共享、查询分析服务，为房产等相关审批交易部门提供数据推送共享服务。系统通过国土资源业务网，实现不动产登记数据上报省级平台。通过与互联网对接，提供公开查询功能，为社会公众提供公开查询服务（见图3）。

2.3 登记发证系统建设内容

2.3.1不动产登记权籍调查及应用管理系统

系统实现对所有不动产登记管理所需要的空间信息、属性信息等各类数据管理，支持不动产单元图形处理、数据分类查询等功能，为不动产登记提供数据支撑。提供不动产登记信息管理基础平台的后台管理功能，包括：权限管理、流程管理、图形配置管理、统计分析配置管理及数据共享服务管理等。

2.3.2不动产登记发证及档案管理系统

系统实现不动产登记申请、受理、审核、登簿、缮证、缴费发证、归档全流程的网络化、信息化管理。通过不动产档案管理的标准化和规范化，实现电子档案的有效整合、档案数据安全的有效管理、档案信息的高效共享利用。

2.3.3不动产登记数据库管理系统

不动产登记数据库管理系统是按照特定策略组织存储的覆盖不动产登记结果数据的数据集合，对不动产登记信息相关的空间数据、属性数据、图片等各类数据进行统一组织、存储、管理、维护和更新，满足不动产登记数据的检查入库、组织管理、查询检索、导入导出、数据分发、专题制作、更新维护、日志管理、监测预警等要求。

2.3.4不动产登记信息共享查询分析系统

面向国土、住建、林业、农业等交易审批部门，实现不动产登记-审批-交易信息实时互通共享。同时系统面向公安、民政、财政、税务、工商、金融、审计、统计等部门，提供不动产登记信息共享服务，满足这些部门日常管理工作对不动产登记信息查验需求。

3. 结语

新的发展形势下做好不动产登记信息数据整合及管理基础平台建设研究工作具有重要的现实意义，为此，广大平台研发人员应当积极学习先进的科学知识，善于总结借鉴优秀的技术经验，在实际工作中秉持认真严谨的精神，从而促进我国不动产登记工作的长足进步。

参考文献

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安达市不动产登记工作于2015年4月正式启动实施，在实施的过程中，安达市严格按照国家、省、市有关要求，并立足全市实际，深入研究探索，多措并举解决遇到的难点问题，使不动产登记工作取得了阶段性成果。

安达市不动广：登记局于2015年6月正式成立，为国土局内设股级管理机构，主要负责制定全市不动产统一登记工作规范，承担初审、复审和核定工作。安达市不动产登记中心于2015年8月正式成立，做为全市统一登记经办机构，为隶属于国土局的副科级事业单位，内设8个股室，领导职数一正两副，人员编制60人。主要负责全市不动产登记工作受理和发证、不动产信息平台建设和维护，以及档案管理和使用等项工作。目前，安达市不动产统一登记职责整合工作已经全部完成，分散在国土、房产、农业、畜牧和林业等部门不动产登记职责已整合到中心，统一由国土部门承担。

信息平台建设已经完成。安达市被正式确定为全国不动产登记信息平台建设试点后，通过综合比较，聘请南京国图信息股份有限公司作为安达市信息平台建设技术支撑单位，帮助安达市开展不动产登记信息平台建设的软件开发和数据更新整合、工作人员技术培训等项工作，同时制定完成了《安达市不动产统一登记信息平台建设技术方案》，市政府拨付专项经费97万元用于购置服务器、排队机和电子屏等硬件设备。目前，按照平台建设时间和任务安排，各类登记数据、软件系统及资源整合、城市地籍调查成果更新、地籍编码和房产登记数据分析匹配等项工作基本完成，不动产统一登记流程网络再造已经成形，12月中旬实现了与国土部联网上线运行。

档案资料移交稳步推进、登记服务模式初步形成。为保证房产、林业、农业、畜牧等部门原有不动产档案顺利移交，安达市在新成立的人民办事中心一楼设置了500平方米的不动产登记档案室，制定下发了《安达市不动产登记资料移交与整合方案》和《安达市不动产登记资料清理和移交的通知》，明确先行移交经过扫描的档案电子版和电子登记数据，各类图、表、卡、册等纸质资料仍然由原单位暂时保存，不动产统一登记业务开展后，按涉及的具体不动产单元进行了档案移交。

按照省政府“统筹兼顾、便民利民”要求，安达市将不动产统一登记服务大厅设在新成立的人民办事中心三楼，大厅使用面积700平方米，设置不动产登记窗口10个，房屋、林权和草原审批窗口7个，缴费和缴税窗口2个，实现了不动产统一登记和各部门的行政审批集中办理，初步达到了一站式办公标准，极大地方便了群众和企业办事。

保障措施有力 打造一流服务平台

由于开展不动产统一登记涉及部门多，覆盖范围广，所以在工作开展之初，安达市就确定了“政府主导、部门联动、统等推进”的工作思路，有力保障了此项工作的顺利推进。

按照上级有关要求，安达市成立了由市长为组长，主管副市长为副组长，由国土、财政、房产、农业、林业、畜牧等部门主要领导为成员的安达市不动产登记工作领导小组，统一领导开展全市不动产登记工作。领导小组下设办公室，办公室设在国土局。2015年4月以来，领导小组共召开联席会议4次，联席会议办公室会议7次，就职责整合、机构设立、人员划转、平台建设等工作遇到的问题进行了研究和解决。

学习借鉴外地经验、训练提升人员素质。在开展不动产登记的过程中，为了更好地学习借鉴外地先进经验，2015年8月中旬，安达市选派国土、房产、政府法制办等相关人员到四川泸州，就不动产登记工作进行了为期三天的学习。11月20日，再次选派国土局一名业务局长和几名业务骨干到四川成都和重庆等地学习不动产登记有关事宜。

为适应不动产统一登记业务需要，提高工作人员理论和系统操作水平。在不动产统一登记发证业务正式开展前，聘请南京国图信息股份有限公司技术人员对不动产登记窗口工作人员进行了信息系统操作技术培训，并由国土局统一组织系统学习了《不动产登记暂行条例》和《安达市不动产统一登记服务指南》，使全体工作人员，尤其是窗口工作人员不仅熟悉了不动产登记有关业务流程，还提高了职业道德，了解了应该遵守的具体规定，为不动产登记工作全面开展夯实了坚实基础。

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二、设立统一抵押登记模式的必要性

抵押登记，是指经权利人申请国家专职部门将有关申请人用于抵押的物权事项记载于登记簿的法律行为。物权的设定或变动事项应当登记，这是物权公示原则的要求。一般地，不动产以登记为公示原则，动产以交付为公示方法，而对于动产抵押来看，强调的重点就在于不交付，既然动产抵押权之设定即为使动产满足中小企业生产经营的需要，所以为保守商业秘密便不能采取交付的公示方法。那么，登记制度便在抵押权，不管是动产抵押权，还是不动产抵押权上占据重要位置。

目前，实践中动产抵押登记状况不容乐观，这已经对中小企业贷款融资发展形成很大的制约。实践中动产抵押登记的不足之处具体表现为:

1、登记效率低下。根据对工商局、银行、企业的调查，一般地，中小企业的动产抵押登记时间为:（1）设备登记，工商局认为实际所需时间为5天，而金融机构认为实际所需时间最短7天，最长为17天；（2）土地和建筑物登记，房地产登记所认为实际所需时间3天至15天；金融机构认为实际所需时间最短7天，最长为30天；（3）机动车登记，按《机动车登记规定》，汽车登记法定时间为1天，向登记机构查询信息，花费时间一般为1天至3天。这些均导致登记效率不高。

2、登记事项不合理。目前实践中动产抵押登记的指导性法规为《企业动产抵押物登记管理办法》。根据该办法第4-7条的规定，不仅反映出登记内容过于详细而且需要登记人员进行实质性审查。如在进行动产抵押登记时，需要对抵押的动产做出详细性描述。

3、登记机关杂乱。《企业动产抵押物登记管理办法》第2条规定“工商行政管理部门是企业动产抵押物的登记机关。”《物权法》也采用相同规定，于第一百八十九条规定了动产抵押的部门，即“企业、个体工商户、农业生产经营者以本法第一百八十一条规定的动产抵押的，应当向抵押人住所地的工商行政管理部门办理登记。”但是实践中，动产抵押的登记机关远比上述法律规定要混乱。

因此，动产是种类物和抵押物的不特定性以及抵押后容易替换，造成抵押登记在操作中的困境。再加之实践中登记机关杂乱，登记效率低下，可以说动产抵押登记状况不容乐观。动产抵押登记无章可循成为影响银行接受动产抵押权的重要原因。

三、设立统一抵押登记模式的可行性

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中图分类号：D923.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）21-0315-01

一、前言

不动产登记是不动产物权变动的法定公示手段，是因法律行为而产生物权变动的生效要件，是物权依法获得承认和保护的基本根据。为推进不动产登记制度建设，《中华人民共和国物权法》（以下简称《物权法》）立法时提出“国家对不动产实行统一登记制度”，但一直未能得到有效落实，这主要表现在登记机构、登记范围、登记程序和城乡登记等方面“不统一”。下面对其进行了相应的探讨

二、不动产登记信息化建设面临的主要问题

1、登记机构整合后信息归整难度较大

从部门角度来看，多年来，土地、房屋、林地、海域等不动产资源分属国土、住建、农林、海洋等不同部门管辖，机构撤并划转牵扯较多利益矛盾，国土部门还需要较长时间进行牵头协调；从地方政府角度来看，不动产登记与地方政府经济利益紧密相关，又与考核权重挂钩，由于担心统一登记后不动产基础信息的公布可能会涉及地方债、土地财政等问题，不排除部分地方政府从地方发展考虑，不愿意曝光家底，没有动力去推进登记工作落实。在推动登记数据联网方面，多年的分散登记造成了很多原始信息都散布在地方政府相关部门内部办公系统或档案管理系统中。同时，由于各地登记标准不一，信息化水平存在差距，多数地区还以纸质登记为主，再考虑到技术、人员、经费和档案、部门不愿共享数据等方面原因，数据整合汇总并实行联网，需要更加科学有效的方式。

2、平台准确性、开放性和易用性不够突出

不动产涉及范围广种类多，《暂行条例》第五条明确规定了能够依法进行登记的10种不动产权利的具体类型。详实准确的不动产登记数据是跨部门联网的重要基础，因此信息准确性有待提高。同时，部分政府职能部门和地方政府对不动产登记信息公开持保留态度。多数政府网站都需投入了大量人力、物力、财力进行建设管理，但往往存在内容不够全面、更新不够及时、后期无人维护等问题，“僵尸网站”现象并不少见。部分网站还存在查询要素缺失、搜索路径繁琐、数据库连接不畅等问题，点击率始终偏少，群众知晓率低。这些都是网络化过程中需要解决的问题。

3、网络安全与个人隐私保护还需加强

《暂行条例》规定了可以依法查询、复制不动产登记资料的主体范围，并严格限制了查询目的和用途，要求查询单位、个人应当向不动产登记机构说明查询目的，未经同意不得泄露查询获得的不动产登记资料。国土部表示，个人房产信息属于个人隐私，只对管理部门和住房产权所有人公开。但在推动住房信息联网过程中，部分拥有多套房产的群体或既得利益者，不愿意主动配合联网工作，给登记审查带来了不少困难。由于不动产登记涉及私有财产，关乎个人隐私问题，而登记又是完全自愿的，因此有相当一部分当事人不愿意配合登记，即使申请登记也会故意提供不真实不准确的申请材料，以此掩饰名下私人财产。

三、不动产登记信息化与网络化的建议

1、加快推进系统融合

根据《暂行条例》《实施细则》和国土资源部《关于做好不动产登记信息管理基础平台建设工作的通知》的规定，要求建立统一的不动产登记信息管理平台，并全国联网登记。

跨部门的数据交换共享平台，目前主要有两种主流模式可供参考：一种是由国土资源部牵头，多部委协作，在国家层面建立一个统一的不动产登记管理系统，允许各地各部门直接在线登陆使用。这种模式的特点是通过标准化建设，能够实现统一更新、统一使用、统一管理。另一种是在省级国土部门的指导下，各地自行筹建不动产登记系统，采用标准接口与联网系统对接，在全国范围内实现数据的实时更新和共享。

2、实现移动化操作

不动产登记应依托互联网和数据库技术实现不动产信息的数字化管理，为权利人、利害关系人、国家机关提供配套的查询服务，提高不动产交易、登记以及查询等效率。而不动产登记移动互联网化，就是在所有登记信息通过互联网公开的基础上，借助智能手机、平板电脑等可联网移动终端设备，利用云计算技术，实现随时随地查询登记资料、修改基本信息和部分手续预交办等模块化功能，为公众提供便利高效的行政服务。

以“互联网+”为载体的登记服务，可以减少办证环节，节省登记费用，便利企业和群众。较传统互联网，移动互联网更加智能高效，不受时间、空间等客观条件的限制。此外，移动互联可以与基础信息平台和不动产登记中心互联互通，推广“一站式”服务与公开有偿查询服务，推动政府简政放权与信息公开，加快职能转变。

3、实现大数据化管理

不动产实现统一登记后，将产生海量数据。特别是当不动产登记信息管理基础平台以及相应移动互联软件投入运行后，将会面临在全国联网数据库中重复调取数据的问题，不但会给网络服务器增添巨大压力，增加网络系统安全风险，而且也会因频繁调用数据，造成网络延时或拥堵，增加各项维护费用。利用大数据分析技术，就能很好解决上述问题。大数据（big data）是指无法在可承受的时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合。比如，不同查询人在不同地区某一时段内均查询了相似字条，计算机自动分析数据，并根据查询频率、点击率等条件将查询结果从数据库提取并予以保存，当下次又有查询人查询相似字条时，有用的搜索结果将以最短时间呈现供查询人选择。大数据分析技术的意义不在于掌握庞大的数据信息，而在于对这些含有意义的数据进行专业化处理，无需巨额财政投入和高端技术投入，就能成为不动产档案存储与查询应用的最佳手段。

4、依法保护登记信息

首先要确保信息准确。《暂行条例》引入了“不动产单元”概念，在新版不动产登记簿证启用后，统一以“不动产单元”为基本单位进行登记，包括权利人、共有情况、坐落、不动产单元号、权利类型、权利性质、用途、面积、使用期限以及权利其他情况等信息，编码具有唯一性，有利于更加直观准确地反映不动产的真实信息。其次是要确保信息安全，对有权查询登记信息的对象范围应予以进一步细化。同时，也要明确查询不动产登记资料的单位与个人的保密责任。最后是要明确赔偿责任。登记机关提供登记服务时，有义务做好形式审查，将不动产有关信息准确记录在案。因不动产登记机构泄露登记材料或信息给他人造成损害时，应根据《暂行条例》第三十二条的规定承担相应赔偿责任。对于错误登记，不动产权利人也可以提出异议，并进行更正登记。避免不动产机构因等方式侵害不动产权利人的合法权益，为不动产权利人提供了救济途径。

四、结束语

篇8

按照公物法的一般理论，所谓的公物是指国家或者公共团体直接为了公共目的而提供使用的有体物[2]。公物有多种分类方法，民法上关于财产的分类诸如动产和不动产、特定物与种类物、原物和孳息、主物和从物、可分物与不可分物等都有适用的余地。公物按照使用目的可以划分为:1、公共用财产(公共用物或公用公物)，是指行政主体直接提供公众使用的公物，包括道路、桥梁、市场、公厕等。公众可以对此类公物进行一般使用或者特许使用;2、公务用公物(行政用物或公务公产)，是指国家机关或行政机关内部使用的公物，包括国家机关的办公大楼、交通工具等等;3、事业用公物，在行政法上被称为营造物用物，是指供国有事业单位使用的公物，包括公立博物馆、图书馆、美术馆、学校、医院等所使用的国有财产。[3]根据公物是经由人力加工后提供于公共使用，还是保持自然的形态而被利用，可以区分为人工公物和自然公物。前者如河川、海岸等，后者如道路、桥梁等。根据公物的所有权的归属，可以区分为公有公物和私有公物。在我国，公有公物包括国家所有公物和集体所有公物。宗教财产也属于公物，西方国家通常将之归属于公法团体的财产。在我国由于不承认宗教组织为公法团体，而只是作为私法法人，因此，宗教财产应当归入私有公物。此外，还有预定公物，是指尚未成为公产，但预定将成为公产，对其管理处分适用公物的规则予以规制的财产。如为了国有道路、高速公路或铁路的建设和改良，可以指定保留的土地，在保留土地禁止进行建筑。在我国以铁路留用土地最具代表性，铁路留用土地可以出租、耕种，进行农业利用[4]，但是禁止修建永久性和临时性建筑物。铁路用地属于受国家特别保护的国有土地。[5]因此，公物具有所有权主体公共性(国家或者公共团体)、供用目的公共性和公物形态有体性的特点。

国有档案符合公物的基本特征:

第一，国有档案是国家通过各级档案机构提供给公众使用的物品。国有档案的所有权主体是明确的、一元的，即国家，在管理主体上是多元的，即中央级档案机构、省级档案机构、设区的市级档案机构、县级档案机构。档案所有者正是通过诸多档案管理者向公众提高档案利用的。

第二，国有档案是国家直接为了公共目的而提供使用的。在公物法中，公共目的包括四种情形，即政府公务目的、事业公务目的、企业[6]公务目的和公众使用目的[7]。而国有档案被提供利用的目的主要是公众使用目的，即由不特定的公众根据档案的利用规则对档案进行阅览、复制和摘录(《档案法实施办法》第22条)。档案的公众利用性目的不仅适用于已经向公众开放的档案，而且也适用于处于未开放状态的档案，所不同的是这类档案属于预定公物，即尚未成为公物，但预定将成为公物，对其管理处分予以公共规制的物，如公园预留地、道路预留地等都属于此类公物。对处在未开放状态中的档案而言，根据档案的解密和公布制度，国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放(《档案法》第19条)，决定了即使是未开放状态的档案仍然是预定要向公众开放和提供使用的。

第三，国有档案属于有体物。国有档案在财产形态上属于有体物，要明白这一点必须与国有档案所载内容的无形性区分开来，毫无疑问，国有档案所承载的信息属于无形财产，但是国有档案的法律规制以及使用制度并不是以其中所记载的信息作为出发点，而是着眼于国有档案本身的查阅、复制和摘录，可以说是以国有档案的物的属性作为法律规制的基础的。

因此，可以说，国有档案作为国有财产，属于公物法理论上的公众用公物(公众用国有财产)、动产公物，还有部分处在未开放状态的国有档案属于预定公物，对国有档案的法律规制以此为出发点建构其静态的法律归属控制机制和动态的公物利用管理机制。

二、国有档案所有权的规范现状与公物法规制前景

公物具有其被利用提供于公共之用的特点，一方面，作为所有权的客体，与私法上的交易秩序有密切关系，另一方面，作为公众用公物，已经或者预定要提供于公共之用的，从维持公物的效用的角度看，要求公物尽量独立于交易秩序(有的公物根本就难以成为私法上交易的对象)。由此呈现出公物在法律规制上的特殊性。

以公物在法律地位上的一般特征为背景，结合《档案法》的有关规定，可以发现国有档案作为公众用公物，具有如下特征:

第一，公物原则上不具有可流通性。所谓公物原则上不具有可流通性，也就是说原则上不得被私有化。《档案法》对此有明确的规定，一方面，禁止任何人将应当立卷归档的材料(“准档案”)据为己有(《档案法》第10条);另一方面，禁止任何组织和个人出卖属于国家所有的档案(《档案法》第17条、《档案法实施办法》第18条第1款)，而且国家所有的档案的复制件也禁止私自携运出境(《档案法》第18条)。值得说明的是，尽管《档案法》提出了“档案所有权”的概念，但是档案所有权并不能等同于私人所有权，其最明显的特征就在于:档案所有人和档案管理人并无对档案进行处分的自由，尤其是禁止擅自销毁档案，也不允许有档案交易的自由。因此，档案所有权的概念并不能完全适用《物权法》关于所有权人权能的规定(第39条)，更应着眼于对所有权人或者其管理人的使用、收益与处分权能的限制甚或禁止(所有权的社会性)[8]。

第二，公物原则上不得为强制执行的标的。也就是说，即使在公物所有人或者管理人被依法强制执行时，公物不得成为强制执行的对象。如在台湾地区《强制执行法》上，强调金钱请求权之强制执行，债务人为中央或地方机关或依法为公法人者，债务人管有之公用财产，为其推行公务所必需或其移转违反公共利益者，债权人不得为强制执行。关于前项情形，执行法院有疑问时，应询问债务人之意见或为其他必要之调查(第122-3条)。在理论上，公法学也是承认政府债务享有不受普通法执行手段约束的优先权。享有这种优先权的原因在于公共行政部门中事务的运作不能操纵在债权人手里;在保证公务运行和维护国家信用之间，应以前者为重。[9]原则上国家公产不得成为强制执行的标的，不得成为承担政府债务的财产基础。具体到国有档案而言，即在国有档案馆负有重大债务时，人民法院也不得强制执行(查封、扣押、变卖或拍卖)国有档案。但是我国《档案法》或《民事诉讼法》并没有规定这一点。

第三，公物原则上不适用取得时效的规定。通常认为公物既然供公共使用，则作为一种取得所有权方法的取得时效制度适用于公物就会导致公物所有权或者其他财产权利的移转，会危及到国有公物所负担的公共使命，危害公共利益，使得国有公物可以通过私法方法逃避为公共使用的目的限制。[10]但也有观点认为，公物既然可能是私有，而且公物的公共用途也可以被废止，从宪法财产权之“价值保障”观点而言，[11]财产权之保护应当包括对公物的时效取得所带来之交易价值。不过公物所有权时效取得以后，如未废止公用，仍须受公用之限制。这一点由于我国《物权法》并未规定时效制度，因此，虽不需要言明，但是，在观念上需要明确，无论是任何人占有国有档案，也无论占有的期限有多久远，均不能取得国有档案的所有权。

第四，公物原则上不得公用征收。对于公用公物除先废止其公用外，不得进行征收。“没有必要对那些不用征收即已处在全社会公用中的物适用征收”。[12]这一点与私人档案形成了鲜明对比，私人所有的档案负担了公共征收的义务。根据《档案法》第16条的规定，私人所有的档案所有者，一方面负担对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案的妥善保管义务，另一方面，在保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全时，由国家档案行政管理部门采取代为保管等措施，甚至收购或者征购。尽管这里使用的是“征购”，但其含义与“征收”相同。《档案法》和《档案法实施办法》均未言明如何确定征购的价格，亦即对私人档案所有者的征收补偿问题。在档案立法上应当根据《物权法》的理念和规定，将“征购”修改为“征收”，并增加关于对征收私人档案的补偿规范。

第五，对与公物毗邻的私人不动产的限制。民法上规定相邻关系制度是对于相邻各所有权人于一定范围内课以协力义务，以便调和相互间利害，以期达到共存共荣目的。[13]不动产公物与与之相毗邻的私人不动产之间的相邻关系，为了达成国有公物所负担公益目的，或多或少地排除私法的使用。因此，有学者认为，公物的相邻关系适用民法只是极少部分，绝大多数公物相邻关系主要是由行政法规定的行政役权(administrative servitutes)或公共役权(публичный сервитут)调整的。该原则主要是针对不动产公物而言的，对于作为动产公物的国有档案而言，并无适用的余地。

三、公物法视角下 “国有档案所有权”的《档案法》规制建议

在公物法的视角下，国有档案的法律性质应当明确为公众用国有财产(处在未开放状态的国有档案在性质上属于预定公众用国有财产)。

一方面，在国有档案的静态归属机制设计上，《档案法》除应继续维持国有档案所有权的不可流通性，要明确国有档案不能通过市场途径移转，即任何人不得出卖国有档案之外，而且还应当明确即使任何人购买或者通过其他途径获得国有档案也不能取得其所有权，即不存在善意取得的问题;同时，还要明确国有档案也不能通过非市场途径移转。宜在《档案法》修改中或在正在起草的《民事强制执行法》上明确国有档案不得成为强制执行的对象，以此全面维持国有档案的不可流通性，防止国有档案通过非市场途径移转。尽管我国《物权法》没有规定取得时效制度，但是还是应当在观念上明确，国有档案不能通过时效取得。

另一方面，在国有档案的动态利用机制设计上，《档案法》应当根据公众用国有财产的法律本质建构国有档案的利用制度，在作为国有档案所有权人的国家、作为档案管理人的国有档案馆、作为档案利用人的不特定公众和国家所代表的全体人民之间建立有效的使用机制。首先，要维持和监督国有档案的公共目的性用途的持续实现。这里的公共目的性用途包括两个方面的含义，一是公共利益性，即国有档案的存在本身是为国家和全体人民的利益而存在的，国家建立和维持国有档案制度最终是为了服务于所代表的全体人民的利益;二是公众使用性，即国有档案是供全体不特定的公众按照档案利用制度进行使用的，必须贯彻方便和照顾公众利用的一般政策。其次，要检讨和修正国有档案的利用制度，有必要将公众对国有档案的利用定性为权利，从而在公众对国有档案的利用受阻时，享有权利的救济，即最终可能获得司法救济。

注 释:

[1]值得说明的是，由于国有档案和集体档案在法律性质和法律地位上基本相同，因此，本文不拟专门研究集体档案的法律性质和法律地位问题，本文中有关国有档案相关问题的结论，可以适用于集体档案。

[2][日]盐野宏.行政法.杨建顺译，北京:法律出版社，1999年版:742.

[3]林腾鹞.公物概念之研究.东海大学法学研究(台湾)，第16期:4.

[4]王卫国.中国土地权利研究.北京:中国政法大学出版社，1997年版:242.

[5]祝铭山.财产损害赔偿纠纷.北京:中国法制出版社，2003年版:96-97.

[6] 这里的企业主要是指对国家和社会具有重要基础意义和战略意义的狭义的国有企业，不包括国家设立的一般性工商业企业。

[7] 张建文.转型时期的国家所有权问题研究:面向公共所有权的思考.北京:法律出版社，2008年版: 201.

[8] .中华人民共和国物权法条文理解与适用.北京:人民法院出版社，2007年版，157.

[9][法] 莫里斯·奥里乌.行政法与公法精要.龚觅等译，沈阳:辽海出版社，春风文艺出版社，1999年版:1098.

[10]翁岳生.行政法.北京:中国法制出版社，2002年版:467;王利明.中国物权法草案建议稿及说明.北京:中国法制出版社，2001年版:273;梁慧星.中国物权法草案建议稿:条文、说明、理由与参考立法例.北京:社会科学文献出版.

篇9

一、        基本情况

金昌市公证处2002年以来共办理各类公证6349件，其中证据保全、不动产事务、遗嘱继承赠与等民事、强制执行、涉外涉港澳台等五类公证1561件。在本次公证质量检查中，重点检查民事经济类公证共526件，其中民事公证425件，经济公证101件，经统计：合格证为521件，占总数的95.3％；基本合格证25件，占总数的4.7％；未发现不合格证。重点检查涉外涉港澳台公证共262件，合格证257件，占总数的98.1％；基本合格证5件，占总数的1.9％；未发现不合格证。另外，该处还在全处集中评查中通过民主评议评出优秀卷4件，对承办公证员给予了奖励。

永昌县公证处2002年以来共办理各类公证373件，其中民事类117件，经济类256件。本次公证质量检查全面检查了所有办结案卷。经统计，合格证为373件，占总数的100％；未发现不合格证。

在检查中，市司法局和两级公证处采取承办公证员汇报自查结果、填写“质量检查阅卷笔录”、座谈检查体会等多种方式，找出实践工作中存在的问题，大家帮助提出改进意见。公证员们还利用这次检查提供的交流机会，研究和探讨了一些公证理论热点和实践难点，如能否提供刑事诉讼证据保全公证、遗嘱公证如何达到保密要求等等，从而提高了自身的业务水平。

综上，本次公证质量检查通过全面自查和地区互查，重点检查了市、县两级公证处各类公证事项办结案卷1161件，合格与基本合格率达到100％。我市公证人员确能坚持真实、合法、程序、规范的公证原则，办理公证时严格审查、认真把关，保证了公证质量。

二、         存在的问题

1．存在轻视实体与程序其中一方的工作误区。一些公证员在办证时，或因事项简单而不仔细询问、理顺法律关系，或一味追求事实准确无误而忽视公证程序要求。

2．谈话笔录制作水平有待进一步提高。如谈话不能紧扣主题、切准要害，谈话内容缺乏“告知义务”内容，谈话针对性不强，谈话文字书写不规范等。

3．个别公证卷宗制作有瑕疵，如缺乏次要证据、《受理通知书》，公证书无页码，公证书出证日期与审批日期不一致等。

4．具体办证中把关不严的问题时有出现，特别是现场监督类公证，由于申请单位的原因，往往导致先公证后补相关材料。

5．档案管理方面存在安全隐患，没有专用保险柜，遗嘱等保密卷宗存放不安全，安全措施不完备。

6．限于实践操作困难，大部分案卷无法做到收费凭证入卷，公证处一般采用变通办法，仅将发票号码抄录在案卷中。

三、         改进措施

针对检查中发现的问题和不足，我们争取能纠正的，及时纠正；对目前无法补救的，如大量案卷缺少受理通知书等，将之纳入公证处内部制度建设解决，在今后工作中注意改进。同时，还提出一些具体的改进措施：

1．进一步加强政治理论和业务知识的学习，充分认识公证工作的重要作用，提高公证人员的素质。

2．坚持高标准、严要求，严格执行公证质量标准，落实各项规章制度，及时查漏补缺，力争今后公证质量实现新的突破。

3．完善工作制度、健全工作程序，要抓紧制订档案管理等业务制度。

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金昌市公证处年以来共办理各类公证6349件，其中证据保全、不动产事务、遗嘱继承赠与等民事、强制执行、涉外涉港澳台等五类公证1561件。在本次公证质量检查中，重点检查民事经济类公证共526件，其中民事公证425件，经济公证101件，经统计：合格证为521件，占总数的95.3％；基本合格证25件，占总数的4.7％；未发现不合格证。重点检查涉外涉港澳台公证共262件，合格证257件，占总数的98.1％；基本合格证5件，占总数的1.9％；未发现不合格证。另外，该处还在全处集中评查中通过民主评议评出优秀卷4件，对承办公证员给予了奖励。

永昌县公证处年以来共办理各类公证373件，其中民事类117件，经济类256件。本次公证质量检查全面检查了所有办结案卷。经统计，合格证为373件，占总数的100％；未发现不合格证。

在检查中，市司法局和两级公证处采取承办公证员汇报自查结果、填写“质量检查阅卷笔录”、座谈检查体会等多种方式，找出实践工作中存在的问题，大家帮助提出改进意见。公证员们还利用这次检查提供的交流机会，研究和探讨了一些公证理论热点和实践难点，如能否提供刑事诉讼证据保全公证、遗嘱公证如何达到保密要求等等，从而提高了自身的业务水平。

综上，本次公证质量检查通过全面自查和地区互查，重点检查了市、县两级公证处各类公证事项办结案卷1161件，合格与基本合格率达到100％。我市公证人员确能坚持真实、合法、程序、规范的公证原则，办理公证时严格审查、认真把关，保证了公证质量。

二、存在的问题

1．存在轻视实体与程序其中一方的工作误区。一些公证员在办证时，或因事项简单而不仔细询问、理顺法律关系，或一味追求事实准确无误而忽视公证程序要求。

2．谈话笔录制作水平有待进一步提高。如谈话不能紧扣主题、切准要害，谈话内容缺乏“告知义务”内容，谈话针对性不强，谈话文字书写不规范等。

3．个别公证卷宗制作有瑕疵，如缺乏次要证据、《受理通知书》，公证书无页码，公证书出证日期与审批日期不一致等。

4．具体办证中把关不严的问题时有出现，特别是现场监督类公证，由于申请单位的原因，往往导致先公证后补相关材料。

5．档案管理方面存在安全隐患，没有专用保险柜，遗嘱等保密卷宗存放不安全，安全措施不完备。

6．限于实践操作困难，大部分案卷无法做到收费凭证入卷，公证处一般采用变通办法，仅将发票号码抄录在案卷中。

三、改进措施

针对检查中发现的问题和不足，我们争取能纠正的，及时纠正；对目前无法补救的，如大量案卷缺少受理通知书等，将之纳入公证处内部制度建设解决，在今后工作中注意改进。同时，还提出一些具体的改进措施：

1．进一步加强政治理论和业务知识的学习，充分认识公证工作的重要作用，提高公证人员的素质。

2．坚持高标准、严要求，严格执行公证质量标准，落实各项规章制度，及时查漏补缺，力争今后公证质量实现新的突破。

篇11

随着科学技术的进一步发展和法律法规的相关配套的实施，我们的社会观念也会随之发展。在人们社会观念发展的促进下，我国各项管理制度遭到越来越多的质疑，房地产登记簿的管理在一些方面也引起了人们的关注，对房地产登记簿的管理方式与方法进行必要变革也就变得势在必行。

房地产登记簿是对个人或集体房地产进行有效管理的重要凭证与依据，对实现房地产管理的规范化和制度化具有非常重要的作用。所谓房地产登记簿，指的就是有国家相关不动产登记机构依据相关的法律法规并经相应的程序和标准来记录不动产（房地产）标示及其附着其上的物权状况由具体管理部门进行登记并由此产生法律效力的文件。

1 房地产登记簿管理改革的必要性

房地产登记簿作为国家机关重要的法定文件和重要资料，影响重大，为了有效的管理房地产登记簿，我国《物权法》第16条第2款规定：“不动产登记簿由登记机构管理”。因此，我国房地产登记簿的保存是由房地产登记机关进行的。然而《物权法》只规定了保管单位，但是对于保管期限并未做具体的规定，在房地产登记簿的保存过程中，可能会发生一些意外，这样就涉及到了房地产登记簿的保管在出现意外时如何进行法律责任的界定以及重办与补办的问题。我国《城市房屋产权产籍管理暂行办法》第16条第2款明确规定：“城市房屋产权档案必须长期保存。如果发生丢失或者损毁时，应当及时采取补救措施。”按照这一暂行办法的规定，对房地产登记簿的管理不仅涉及到管理部门，也关系到房地产权的所有者。在管理层面，相应的管理机构必须对房地产登记簿相关档案进行长期的妥善保管。在所有权人层面，一方面必须做好房地产登记簿的保管工作，另一方面还必须当登记簿发生丢失或损毁时及时到相关管理部门进行补办。由此，我们不难看出房地产登记簿在管理和使用中的极端重要性。这种重要性既体现在国家管理要求的严格上，同时也体现在登记簿对所有权人的重要性上。因此，对于登记机关而言，如何更好的进行房地产登记簿的管理就成为其工作中的一个重点和难点。随着《物权法》在我国的颁布和实施，公众房地产权的申请和登记数量持续增加。在此情形之下，单纯依靠国家的房地产登记机构工作人员的工作来满足社会大众查阅、核对以至补办房地产登记簿的工作已经很难实现。这样一方面给工作人员带来较大的工作量，另一方也难以满足公众的查阅需求，还有就是也不利于房地产登记簿的永久保存。

房屋登记簿作为房屋真正的“身份证”是所有者对于房屋拥有所有权、使用权等各项权利的“通行证”，但是伴随着人们对于房地产登记簿的管理中存在的诸如保管、重办、补办、查阅以及电子化变革产生的种种质疑，房地产登记簿的管理的变革势在必行。

2 房地产登记簿管理的变革途径

房屋登记簿要想真正凸显出其重要性和作为房屋真正“身份证”的身份，必须在对其管理中适应社会发展的大趋势和满足人们对其需求。为此，我们对于房地产登记簿的管理提出以下几点改革途径：分级保管、正副本管理、审核验证查询制度、电子化转变。

2.1 分级保管 在房地产登记簿的管理改革中，首先就应该对其保管的方式与方法进行改革。目前我国的房地产登记簿的管理模式多数仍是传统的混合式管理，这种管理模式一方面造成了登记簿保管中的混乱，另一方面也不利于对其进行分门别类的科学管理。正是看到了混合式管理的诸多弊端，许多房地产登记簿管理机关正在努力实行更为科学的分级保管。所谓分级保管，指的就是管理人员按照房地产登记簿的保管年限进行科学的划分，将不同年限的登记簿进行分门别类的处理与保管。分级保管这一模式是在充分借鉴国外（特别是法国）不动产登记簿的先进管理模式提出并发展而来的。其具体做法如：房地产登记人员并不需要将保管部门提供给自己的各种等级文件逐一进行妥善保管，而是只需对五十年以内的相关公示文件进行保管即可。在保管年限介于五十年与一百年之间的文件，登记人员只需将其交由专门的保管部门进行保管即可。而对于那些保管年限超过一百年的文件，则应交由省级或国家级的档案馆进行专门管理。借鉴国外的这一先进经验，我国房地产登记机关在房地产登记簿的管理中同样也可以对其接受的房地产登记簿按照一定的年限进行划分，将一定年限以上的房地产登记簿移交给专门的国家机关进行妥善保管，房地产登记部门只需保管部分保存年限相对较短的房地产登记簿即可。此外，为了进一步保证房地产登记簿安全妥善的保存，房地产登记簿保管部门还需要设置专门的房地产登记簿保管库房并且采取。

2.2 正副本管理 为保障房地产登记簿的安全，登记机构在制作房地产登记簿的时候制作房地产登记簿正本和房地产登记簿副本，将房地产登记簿正本和房地产登记簿副本分开保管。一旦房地产登记簿发生损毁或遗失等意外时，登记部门就应该根据当时登记所留的副本进行登记簿正本的补办工作，并且在补办完结之后还应及时告知房地产登记簿权利人。当房地产登记簿正本和副本用纸发生损毁或样式需要变更时，登记部门要按照具体要求并严格依据原始信息进行正副本的重办工作。

2.3 审核验证查询制度 房地产登记簿是体现房地产及其权利事项信息的确定性载体，为适应登记公示的实体规则，房地产登记簿必须能为社会公众了解、知悉、查阅和复制，这体现了登记簿的公开特性，也即学理中所谓的“形式公示”，以与实体法中的公示相区分。不过，房地产登记簿同时牵涉权利人的财产信息，具有一定的私密性，在公示和保密这两种矛盾的利益和价值之间应何去何从。针对这种情况，在房地产登记簿查阅方面我们建议审核验证查询方式。首先，界定查阅主体。其次，现场、网上审核查询制度。建立现场和网上查询两种机制，两种机制均建立固定的查询申请模式，申请人按照查询申请要求提供相应的查询资料，登记部门予以审核查询资料，审核合格开放查询权限。最后，房地产登记簿被查询后登记机关采用一定方式例如短信通知等方式告知房地产权利人其登记簿于何时被何人进行了查询，以保障房地产登记簿权利人的合法权益。

2.4 电子化转变 上世纪90年代后，中国大力发展了通信和信息联网的基础设施建设，21世纪是信息时代，在这个高科技的信息时代，什么都已走向电子化。也正是在这一背景下，房地产登记簿的管理必然也要朝着电子信息化管理的方向迈进。电子信息化管理必须依托完善的管理平台，就房地产登记簿管理而言，首先就必须建立公共查阅平台和档案管理平台。通过这两个操作平台作用的充分发挥，最大限度的满足公众查阅以及档案管理的需求。在建立以上两个平台的过程中，尤其要注意电子信息录入的科学性和规范性。电子信息化管理最基本的依托就是数字化，因此，要努力将房地产登记簿的相关信息进行数字化处理，保证其能方便的进行查阅和管理，而这也是房地产登记簿电子信息化管理的关键所在。

随着我国社会主义市场经济的日趋发展和不断完善，法律法规相关的配套相继实施，人们的社会观念也在不断的发展，房地产登记簿的管理也会日益完善。总之，房地产登记簿的管理的变革是一项复杂的系统工程，绝不可能一蹴而就，毕其功于一役，房地产登记簿的管理工作必然会随着我国经济和社会的发展不断引向深入和完善。

参考文献：

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（一）法律性

房产档案是指房地产管理机构在管理活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是房地产行政管理法定职责的体现，是证明权利人与房屋之间权利的原始凭证，具有法律凭证价值。近年来，随着我国房地产行业的蓬勃发展，伴随而来的房产交易、抵押、评估、保全、查封等活动日益增多，房地产纠纷呈上升趋势，房产档案的利用率迅速增长。房产档案是人民法院确认房屋权利归属、处理房地产纠纷的重要依据，为权利人的产权保护提供了可靠的法律保障，促进了社会的和谐稳定。

（二）社会性

随着住房消费市场的全面启动和城市二、三级市场的全面放开，拥有房屋所有权的权利人越来越多，权利人在行使占有、使用、收益、处分等权利时，房产档案的利用就成为确认交易行为是否合法的必不可少的环节。由此房产交易双方才会有安全感，房地产市场的运行才能安全有序。

同时，随着城市化进程的加速，城市规划、旧城改造、拆迁安置等如果采用传统的调查测算方法，投入大、周期长且可靠性差。而利用数字化房产档案信息和馆藏实物档案可以较全面便捷地汇总、统计房屋权属状况，既节省资金又能较快地计算出成本，加快工程进度。

（三）价值性

房地产属于不动产，价值高，在单位和个人的财产构成中占有重要地位，随着房产价值的上升，人们对房地产给予了前所未有的关注。房产档案的有无，保管的好坏，记载得是否准确、全面，直接关系到权利人的经济利益，房产档案管理人员必须真实地记录相关信息，客观反映房产经济的运行过程。因此，房产档案属于财产档案，含金量高，具有价值性。

（四）网络性

在当前信息化时代下，借助计算机网络技术就可以将产权管理、图表管理、档案管理等结合在一起，极大地改变了过去人工收集、整理、归档、利用等传统的档案工作方式，有效地提高了档案管理的效率，促进了档案信息的充分利用。

二、房产档案管理的当前形势

（一）法制观念淡薄，没有完全依法管理档案

房产档案管理如果没有健全的法制做后盾，档案管理制度得不到落实和实施，就不能形成科学的管理方法，档案的安全性和完整性、真实性等就不能得到有效保障，容易出现工作偏差或失误，出现档案丢失或者缺损等情况。

（二）房产档案信息化建设进程缓慢

信息化、数字化、网络化是当前房产档案的管理趋势，构建信息数据库和档案数字化管理系统，已经成为现代化房产档案管理过程中不可或缺的部分，传统手工的档案管理方式已经不能有效地保障档案管理水平。但目前房产档案信息化建设进程缓慢，多地普遍存在着现代化管理模式和传统手工管理模式并存的形式，没有建成完整的信息数据库，增加了档案信息的安全隐患。

（三）档案工作人员素质较低

房产档案管理需要一支既有一定档案专业知识又有一定测绘、法律等相关知识的管理队伍，而当前的档案管理工作中，工作人员大都没有进行过专业化的培训，非专业人员的管理导致了档案管理方式的不科学。部分地区由于档案管理人员待遇较低，有的人员不能安于工作，不认真钻研业务，甚至存在想转行或调动的想法，从而严重影响了档案资料的管理、利用和发掘，影响了档案的质量，降低了档案的利用效果。

三、加强房产档案规范化管理的措施

（一）加强制度建设，制定科学、统一、切实可行的档案管理制度

科学有效的管理制度是房产档案管理工作顺利开展的先决条件，是加强档案管理水平的有效途径。从目前档案管理部门工作状态和运行方式来看，档案工作效率低下，很大程度上是因为缺乏有效的制度监督，从事管理工作的人员积极性低，缺乏工作热情和创造性。因此，房产档案管理部门应当首抓制度建设，建立有效的竞争机制，提升工作人员的危机意识和竞争意识，将工作绩效同奖惩制度结合，激发工作人员的热情和创造力，从而提升房产档案管理水平。

连云港市房屋产权管理中心档案室成立于1989年，在20多年的档案管理工作中，档案室严格按照《档案法》的规定，结合实际情况制定了《档案立卷归档制度》《档案库房保管制度》《档案查询利用制度》以及《档案管理人员职责》《建档人员职责》《接待人员责职》等岗位责任制。2008年《房屋登记办法》实施后，针对档案管理中出现的新规定、新要求，又制订了《连云港市城市房屋权属档案管理实施细则》《连云港市房屋权属登记信息查询暂行规定》等技术规范。同时在工作中根据业务需要，对新出现的带有普遍性的问题及时制定业务标准，确保各项工作的规范性和严密性，于2009年顺利通过档案工作目标管理江苏省五星级认定。

（二）切实做好房产档案的收集工作

收集工作是房产档案规范化管理的首要环节，也是整个工作流程中最为基础的工作，只有确保房产档案资料的完整性和真实性，才能为后续工作的开展奠定坚实的基础。档案收集要做到登记材料内容完整、准确，能全面、真实地反映房地产的本来面貌，反映物权的归属、沿革、变动等情况。收集的各类登记材料要系列化，能完整地反映房地产权利状况，使之成为有应用价值和长久保存价值的档案。

为了提高房产档案收集工作水平，应该严格按照《城市房地产权属档案管理办法》的要求，建立完善的管理制度，明确各个岗位的职责以及工作流程，对收集档案的范围、分类等做出细致的划分。要加强与各个业务部门的联系，做好档案资料的移交工作，确保档案资料收集工作的顺利开展。

连云港市房屋产权管理中心档案室在收集档案的过程中，严格按照《连云港市城市房屋权属档案管理实施细则》的要求，从受理、审核、登簿、发证等各个环节按归档范围和归档要求收集、制作登记资料，力求文件材料的形式、规格、技术指标等达到高度一致，保证凡属归档范围内的各种形式的文件材料都要收集齐全。同时，对每卷档案在整理前先检查验收，缺件、错件档案以及内容不完整、字迹不清晰等文件予以退回，杜绝不符合标准的档案入库。

（三）认真做好房产档案的整理工作

房产档案资料收集之后，应按照《房屋登记办法》《城市房地产权属档案管理办法》等相关法规的规定，将应当归档的登记材料按内容和形式进行排列编号，编制目录、封面并移交进行集中统一保管，形成系统的资料库。

在档案整理过程中，要严格按照档案资料管理的规则操作，对登记材料要按照“一宗一卷”即“每办理一件登记所形成的材料立一个卷”的规定立卷，卷内材料要按《房地产登记技术规程》的规定进行排序、编写页码、编写卷内目录和备考表等。纸质档案装订时应将材料上的金属物全部剔除干净，对破损或者幅面过小的材料应采用A4白衬纸托裱，幅面大于A4的材料，应按A4大小折叠整齐，并预留出装订边际。卷内文件材料装订应整齐美观，不得压字、掉页，不得妨碍翻阅。

（四）加强房产档案的动态管理

房产档案的动态性是房产档案最显著的特点。房产档案形成后，房地产的权利和房地情况并不是固定不变的。为了保证房产档案信息的准确性和及时性，需要采用动态管理方式，根据产权人的变化、房屋现状的变更来补充新材料，更改房产档案中的簿、档、图等，以确保房产档案信息的真实性和系统性，使房产档案成为“活”档案。

（五）加强房产档案的信息化建设

1.提升档案信息化的认识

科学技术高速发展的今天，传统的管理方法和手段已经无法适应房产档案管理工作的需求，需要依靠计算机软件进行档案管理，依靠网络、计算机、扫描仪等现代化设备进行档案的检索与存储。因此，房产档案管理工作人员要充分认识到档案信息化建设的重要性，认识到档案管理信息化是房产档案管理的有效途径。

2.打造房产档案信息系统

打造房产档案管理的信息化，首先要完善房产档案管理信息系统，把房产交易系统与房产档案信息系统进行对接，交易信息同步于档案系统中，同时利用扫描仪等设备把相关图像信息导入交易信息系统中，运用技术软件进行整合和调阅，形成准确、完善的房产档案数据库。

连云港市房屋产权管理中心非常重视档案管理信息化建设，按照住建部“房地产交易与权属登记规范化管理考核标准及考核办法”的要求，建立了一个集录入、扫描各种类别和密级的房产档案系统，使纸质档案图像化，实现了电子化的集中存储、索引、管理、查询等。在充分考虑房产交易业务的前提下，结合档案电子化的发展趋势，在产权产籍管理系统中专设档案管理模块，档案工作的各环节都运用计算机进行管理，达到收集、整理、扫描、编目、备份、统计、查阅等全由信息系统操作，极大地提高了工作质量和效率。

3.建立档案数据分析系统

通过信息化，建立一整套房产档案数据分析系统，管理人员能够从不同角度对数据进行分析、整理，对房地产市场的发展做出合理预测，便于相关职能部门科学决策，及时调控，减小风险，有效地维护房地产市场的健康发展。

（六）提高档案管理人员综合素质水平

首先，要对管理人员进行有针对性的培训，加强档案学知识、法律知识和房地产相关业务知识的学习，掌握行业动态、新规，提高专业素养和知识水平。

其次，要注重复合型人才的培养。档案信息化的建设和实施，需要既懂计算机网络技术又精通档案业务的复合型人才，无论是系统软件的选购、研发还是信息化的具体实施、维护，都需要人才的支撑。档案部门除引进计算机专业技术人员外，还要加强在职档案管理人员的计算机知识培训，做到能够熟练操作计算机和档案管理软件，掌握房产信息资料的录入、分类、检索等程序，提高档案的存储和处理能力。

最后，房产档案管理是一项细致繁琐的工作，需要档案管理人员具有强烈的责任心和使命感，认真对待工作，确保房产档案信息化建设的顺利开展。

参考文献：

1.齐剑茹.加强房产交易中心档案管理工作的措施.东方企业文化.2015.23