标准化档案管理范文

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doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.10.055

现代信息技术快捷、高效、准确、便利的优势，深刻地影响着新时期档案管理工作，它不仅给档案管理工作带来了机遇，也使传统的档案工作面临着前所未有的严峻挑战。因此，必须加快医院档案管理的标准化建设，使医院档案信息资源发挥最大的效益。档案管理标准化，对于规范和健全档案管理工作具有重要的历史意义和现实意义。

1医院档案管理标准化的内容

医院档案管理标准化是医院医疗、教学、科研管理标准化的有机组成部分，是整个档案工作标准化的一个子系统。它应包括档案管理标准和工作标准两部分。

管理标准是指以特定的程序和形式颁布的统一规定和规范。包括各类文件材料的归档范围、归档要求及保管期限、案卷质量标准、档案鉴定标准、档案复制件缩微品质量标准、计算机辅助管理标准等[1]。因此，标准在一定条件下和一定时期内保持了相对的统一和稳定。

工作标准主要包括医院档案室以及各职能部门和各类工作人员的标准，同时，还应包括各部门工作标准中的档案内容要求、档案工作程序标准、档案工作网络建设要求等[2]。

随着医院档案工作的发展，经验的积累，标准也在不断地修改、完善和提高，这就是档案工作的发展趋势。实践证明，档案标准化管理才能使档案工作步入了一个标准化、规范化的轨道，将档案事业引入了社会进步和发展的轨道，进一步促进医院档案的科学管理。

2医院档案标准化建设中存在的问题

医院在发展，医院管理已基本实现了网络化，这就要求有高效、及时、方便的现代化档案管理与之适应，作为医院，应更新观念，加大人力、物力、财力的投入，将档案的现代化管理纳入医院的发展战略。目前医院档案标准化建设中存在的问题如下。

2.1标准化建设水平偏低，数据库建设滞后由于我国医院档案标准化建设起步较晚，技术水平偏低，制度建设不够完善，人们的思想观念滞后，目前，研制出的不少档案系统应用软件功能单一，标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。尽管近些年一些医院档案室大都建成了规模大小不等的档案数据库，但缺乏整体性，数据库大都自建自用，规模小，标准化程度低，类型单一，数据无规范化控制，社会服务水平较差。而且大多是条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多医院档案室虽然联网，但只能访问其主页，无法实现实质性的资源共享。这就需要管理部门和档案工作者齐心协力，共同研究，尽快制定出统一的发展规划和标准，使各馆(室)的发展有一个统一的方向，减少发展的盲目性。

2.2缺乏统一的网络化协调机构目前，由于受医院管理体制和运行机制的影响，各医院档案管理工作形成了条块分割、自成系统、各自为政的局面。尽管许多医院档案部门已意识到资源共享的重要性与必要性，但还是比较缺乏馆际之间合作的具体行动。国家还没有一个统一的组织机构来规划协调，使各医院档案馆网络化建设工作达成合作，进而达到互助、互利、互惠、资源共享。

2.3经费投入不足由于对档案管理施行标准化的认识不足等原因，目前投入经费不足是制约我国医院档案管理标准化建设的一大障碍。在档案标准化建设过程中，需要大量的资金，配备所需设备及设备维护，没有充足的资金投入是无法实现的。

2.4档案管理队伍人员素质较低，结构不合理在档案标准化建设中，必须有既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型高水平的专业人才。目前，医院档案人员队伍整体素质仍普遍较低，又缺乏学术研究、史料研究的能力，不适应高速发展的计算机工作环境，不适应档案网络化建设和医院档案事业发展的需要。

3加快医院档案管理标准化建设的几点建议

3.1面向未来，更新观念，抓好档案管理标准化档案管理标准化是档案管理现代化的技术保障和重要前提，但要实现它也不是一蹴而就的，因此，要树立标准化建设的观念和信心，把眼光瞄向未来，充分认识到没有标准化，就没有现代化。在当前和今后一段时期，加强标准化建设是档案管理现代化的核心内容，这是一项十分艰巨和细致的工作。

3.2加快档案信息化建设随着医院的快速发展和医院规模的不断扩大，医教研工作管理中形成的归档材料愈加丰富，档案管理模式正转向以档案实体数字化信息的形式向社会提供服务为中心，目标在于实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化以及档案信息高度共享[3]。而数字化、网络化建设，是实现这一目标的关键。医院档案工作应抓住历史机遇，加快档案信息化建设的进程，使之更好地为医院改革和可持续发展提供服务。

3.3促进档案信息利用的社会化医院档案管理部门应当在保证整体利益不受损害的前提下，更大范围地向社会各方面提供档案信息服务。广大医院档案工作者既要强化服务意识，打破只为医院内部党政管理、医疗、教学、科研服务的思维定式，还要注意提高服务水平和服务效果。

3.4加强档案管理现代化软硬件基础设施目前，医院自身对档案管理部门的有限投入已成为医院档案管理现代化建设的瓶颈。建设软硬件基础设施是医院档案现代化建设的基础。因此，加大经济投入，加强基础设施建设，是保证医院档案管理现代化建设得以进行的先决条件。在硬件方面，医院应给予财力上的支持；在网络和软件方面，医院档案部门应发挥档案网、医院网的平台作用，吸引和运用院内计算机、信息等学科的技术、人才力量，以高性能软硬件基础设施为档案管理系统提供保障。

3.5优化医院档案管理队伍档案工作人员整体素质如何关系到医院档案信息的整理、利用和开发，关系到医院档案工作标准化、规范化、现代化的进程。要优化档案管理队伍，一方面充分发挥医院设施齐全、科研水平高等优势，培养高层次档案信息化管理人才。另一方面通过继续教育的形式，普及信息化管理知识。通过专题培训和实际操作，提高现有档案管理工作者的工作水平。要不断补充青年档案管理人员来充实队伍，从而使档案管理队伍的年龄结构优化。

总之，在我国医院规模日益强大的今天，加强医院档案管理的标准化、规范化和现代化建设，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，也是提高档案信息开发与服务水平的必由之路。因此，各医院要积极创造条件，加快标准化建设步伐，另外，除了医院自身的重视和努力外，还需要国家档案主管部门的宏观调控和大力支持，使医院档案标准化建设尽快上一个新台阶，以适应现代化前进的步伐。

参考文献

[1] 乌庆正.搞好档案资源建设之浅见[J].山东档案，2010，13(3)：22.

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农场发展建设期间会产生大量的信息资料，将资料录入到档案中进行统一管理，可以作为农产管理任务开展的参照标准，农场建设要引入创新理念。档案管理也要考虑信息技术的引入，进行标准化管理，档案信息的安全性得到了保障，使用期间也不会出现资料丢失的现象。档案标注化管理对农场的建设也起到了促进作用，下面将针对工作任务开展期间有效的管理措施进行探讨，帮助提行工作任务完成质量。

1农场实施档案管理标准化的必要性

当前，我国农场的发展方向为现代新农场，除去传统农场建设要满足的种植与养殖需求以外，现代新农场建设还需要满足人们的休闲、度假需求。所以在现代农场建设中，大部分农场都会将农家乐这一休闲会所纳入其中，达到完善农场功能，提高农场经济的目的。农产的标注化管理对发展农村经济有很大的帮助，社会各行业不断的发展变化，在如此激烈的竞争环境下，农场管理人员要掌握好实际变化局势，从基础工作进行改进，促进管理体系的完善。传统档案管理方法只是针对纸质档案来进行的，长时间使用很容易造成档案内部资料损坏，对查看使用造成了影响。通过标准化管理能够形成有效的监管体系，在工作期间也能够与基层群众增强沟通，解决农产发展所遇到的问题。这一系类优点是传统管理理念中所不具备的，并且传统的管理体系中，并没有应用信息技术，资料共享会浪费大量的时间，工作任务完成情况也不理想。在现代新农场建设中，如果想要彻底解决农场管理混乱、管理效率不高这一问题，就必须从管理制度入手，以农场档案管理制度的建立作突破口，规范化、标准化农场档案管理，约束管理行为，尽量维持好农场档案管理和建设管理的秩序。相关调查发现，现代新农场建设对农场的经营管理要求很高，只有全面提高了农场的经营管理能力，做好了农场各方面工作的管理，才能从真正意义上实现现代新农场的建设。而实施农场档案管理标准化正好是完善农场管理工作的一种方式，所以说，在现代新农场建设中，农场档案管理标准化的实施是极具必要性的。

2农场档案管理标准化实施中遇到的困难与解决对策

标注化管理理念被提出后，落实阶段遇到了一些问题，工作人员已经对传统的管理体系产生喜欢，并且不具备信息化管理系统的操作能力，系统中出现问题更不能及时解决，最终造成了严重的质量安全隐患。因不规范操作造成的信心资料丢失也常常会发生，不利于农场标准化管理体系的建设与发展。了解现存问题后需要深入的探讨引发原因，这样才能够确定所制定的解决方案具有可行性，不会与标准化管理落实出现冲突。

2.1存在的问题。信息化技术应用缺乏先进的基础设备，档案管理并不能全面实现数字化，管理效率自然得不到保障。档案产生形式比较复杂，由于标注化管理落实程度不足，导致部分信息丢失的现象，原始资料一旦丢失是无法进行弥补的，此类问题在农场发展建设中真实存在，应当得到管理人员的高度重视。使管理制度在基层中得到高效落实。标准化管理应用落实时间比较短，在经验方面还存在很多的不足，工作期间遇到的突发现象会造成档案管理任务中断，解决也会浪费大量的时间。就国内目前的农场档案管理工作来说，尽管在政策上已经提出了要实施档案管理标准化，但并没有全面落实到具体工作上。也就是说，农场档案管理标准化的实践经验很少，正式实施时因为没有相应的范例参考、制度约束，所以就只能沿用传统的农场档案管理制度来作为标准化档案管理的制度，从而导致档案管理标准化实施不生效，增大档案管理人员的工作量，给农场档案管理制造更多的麻烦与困难。

2.2解决措施。1）根据农场的实际建设情况来建立一套完整的档案管理标准化体系。这一措施主要针对农场档案管理中制度照搬、管理行为照抄问题而言，目的是解决农场档案管理标准化实施中的制度缺乏问题。档案管理机构尽快加大对现代农场实际情况的了解、评估力度，并在了解了农场实际情况之后，依据评估所得的数据结果来建立一套行之有效的档案管理标准化体系，并以该套体系为基础，将体系规定贯彻落实到具体的工作中，促使并保证农场档案管理标准化目标的实现。农场档案管理标准化体系的建立应该以实际情况为参考，结合财务档案管理的方法，完善和健全档案管理标准化管理内容，围绕适用性和针对性这两个中心，切实建立一套全面的、能够满足现代农场建设需求的档案管理标准化体系，促进农场档案标准化目标的实现。2）加强档案管理人才队伍建设，提高农场档案管理水平。人才是农场档案管理中不可缺少的一项资源，是决定档案管理质量的关键性因素。针对现代农场建设中所出现的档案管理人才素质偏低问题，笔者认为最好的解决措施是加大人才培养力度，尽量打造一支高素质、高能力的农场档案管理队伍，提高档案管理人才的综合素质。通过人才引进、人才培养等一系列工作促进档案管理队伍的建设，以此为基础促进农场档案管理标准化的实施。在档案管理队伍建设中，除注重档案管理知识、现代数字化档案管理方法以及档案管理标准化制度的培训外，还应针对档案管理人员接触农场档案机密这一特点强化档案管理人员职业道德的培养。以档案管理人员职业道德培养为中心、以专业知识为辅助促进现代新农场建设中的档案管理标准化实施。3）以农场财务档案标准化为中心，实现农场档案管理标准化目标。在现代农场财务管理体制改革背景下，财务档案的管理标准化成为了影响财务管理效果、影响农场经济活动的重要内容。而且，作为农场档案管理的核心，农场财务档案管理工作对农机档案、固定资产档案、经营档案都有着重要的影响。针对财务档案管理的核心地位，现代农场档案管理标准化实施中应以农场财务档案标准化为中心，通过管理制度的完善、相关人员素养的培养、档案管理标准化的执行等工作确保现代农场档案管理标准化目标的实现。通过财务档案管理标准化实施中的带头作用，促进其他档案内容标准化的实施。4）建立数字化档案管理体系，促进农场档案管理标准实施目标的实现。在现代档案管理数字化的今天，农场档案管理标准化实施中还应针对数字化档案管理的特点与优势加快数字化进程，在原有纸质文件档案的分类整理、标准化执行基础上，建立数字化档案管理体系，并借鉴财务数字化档案管理方法实现农场数字档案管理标准化。针对农场经营内容种植、养殖、娱乐经营等内容，以分类方式及条码技术、数据库技术等建立数字化档案管理体系，并在农场经营的各个环节中强化标准化管理制度的执行。以标准化执行为基础、以数字化档案优势为辅助，促进现代农场档案管理能力的提升。综上所述，档案管理现代农场建设管理工作中的一项重要内容，并且现代农场档案管理标准化对农场经营发展有着重要的影响。针对农场档案管理标准化现状及存在的问题，应通过管理体系的完善、人员的培训、现代档案管理方法的运用以及有效的执行监督实现档案管理标准化目标，促进农场综合管理能力及管理水平的提高。

作者:王艳文 单位:黑龙江省八五一一农场

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前言

在当前社会经济发展过程中，必须要强化基础设施的建设工作，在社会主义各个领域的发展过程中，必须要建设更多的项目，确保项目的和谐健康稳定发展，国家和政府也出台了很多相应的法规法律，与档案的管理工作有相应的制度和标准，这对于档案的管理过程有了相应的指导。而且面对新时展的整个环境来看，我们也必须要抓住每一次的机会和突破，能够在工程档案管理过程的各个阶段实施新的标准和要求，能够对不同阶段的施工项目进行精准的记录，这才是信息的作用，对于后续工程的施工提供更多的参考。

1施工企业档案管理中的问题分析

1.1缺乏完善的资料档案管理制度

对于一项稳固的施工项目而言，项目的实际建设过程中，往往必须要建立完善的档案资料管理制度，但是由于很多施工企业为了赶工期，在这方面的工作上并没有重视起来。因此，大多数的施工企业于档案的管理制度构建并不重视，往往只是流于表面化形式，把更多的注意力放在了施工的过程中。但是随着现代化施工企业的发展，我们认识到了档案管理工作，对于整个工程来讲是尤为重要的，也是必不可少的一个环节，他不单单会影响整个工程的质量问题，更重要的是对于实现完善现代化的工程产业有着至关重要的作用和影响。而且很多工作者在档案的管理层面没有落实好科学化和规范化的管理要求，一旦出现差漏，往往会给整个企业带来无法弥补的经济损失。

1.2工作人员档案意识低

一般情况下，很多施工企业的资料档案管理工作比较复杂，而且管理工作强度很大，很多企业为了节约一定的经济成本，聘请社会上很多没有经验的人来承担这一工作，在实际的工作过程中，并没有及时的发现所在的问题，也没有对不同阶段的工程资料进行科学化的整理，那么这样就会导致在后期的工程质量检验过程中存在着各种各样的风险类问题。所以说当前的大部分施工企业对于档案资料的整理也都是借鉴其他的单位，并没有实际的落实到具体的用处上，往往体现的就是相应的工作人员档案意识很低，并没有能力承担完整档案资料的管理工作。

1.3档案管理效率差

施工企业对于工程档案资料的管理意识很薄弱，但是往往在工程档案资料的管理工作中没有检验这一环节，也就是说，在这个过程中会产生很多没有用的工程资料，这些问题就很大程度上体现了实际管理过程中的效率问题。在当前很多施工企业的工程档案资料管理过程中，其实还有众多的隐患问题，比如说一些工程资料的丢失和保管问题，往往得不到重视，即便是一些很重要的档案资料也没有保管好，这些档案的真实性让人质疑，直接对整个施工过程的工程质量有很不利的影响。

2构建标准化和科学化工程档案管理措施分析

2.1严格控制施工企业工程档案质量

依托国家提供的各项管理规定和政策，必须要对于当前施工企业的工程档案管理工作，构建系统性和完善性的管理系统和管理体系，要在不同的施工阶段和各个环节之中，能够落实好新时代先进的管理理念和管理思想，并且深层次挖掘出管理工作中的重要内容和核心内容，与此同时，能够在工程档案信息的利用和深入开发过程中，抛析出更多有价值的施工工作的管理需求，能够真正意义上利用现代化的档案管理制度，发挥出它的服务效能和价值来，另外还要及时养成良好的施工企业档案信息的反馈习惯，能够对于施工企业各个阶段的档案需求者密切关注，与此同时，构建出完善科学化的档案信息反馈平台，在这个过程当中，能够确保施工企业对于工程档案的科学化管理和高质量的控制。

2.2强化施工企业工程档案管理意识

现阶段中国施工企业在实际的管理操作中，对于档案信息的管理，还有很多的遗漏问题和不足之处，这主要是由于施工企业在档案工作管理过程中的意识不够强，因此就必须要对于传统的管理思想进行突破，让相应的管理工作者建立更强的管理意识，即便是普通的工作人员，也必须要积极配合相应的技术人员合理并且高效地完成管理的各个任务，让它们能够在管理过程中不断的发现工程资料管理的各种规律和方法，使他们能够认识到工程管理工作是一项科学化的管理工作能够使他们的认知和领悟充分的渗透到管理的各个层面，从而发挥出应有的价值和作用来。另外，在不同部门的协作下，档案管理必须要让每一个人都具备强烈的意识，能够更好的督促和指导工程档案管理工作的不断进行，通过一些标准化的管理方法和制度，来更好的把每一个管理工作者的责任落实到位，让每一个管理工作人员都能够发挥出它的管理价值来。

2.3构建一支高水平的管理队伍

众所周知，对于各类工作的进行都必须要和管理工作完美的结合到一起，才能够真正的发挥出双重的效果，如果只是施工企业在施工过程中高度重视，对于工程档案资料的管理不理会，那么最终的工程质量往往达不到预期的效果。所以说，针对当前施工企业必须要建立一支高标准高素质的精英管理团队，能够对于档案管理的各个阶段都有自己的方法和策略，能够把复杂的档案管理工作进行主义的分配和剖析，确保在档案管理过程中，每一个档案管理人员的职业水平有大幅度的提升。所以说，对于施工企业的档案管理过程，必须要强化团队的建设，加强相应管理专业知识的指导和教育，使得施工企业的工程档案管理人员都能够趋向专业化，通过绩效考核和成讲等措施来不断的激发每一个管理人员工作的积极性，才能够真正的保证在企业的工程资料管理中得到切实的效果。

2.4改进施工企业档案管理的策略

施工企业的工程具有一定的特殊性，很多管理层面的理论往往和实践有很多不同点，所以说必须要根据施工过程中的特征和具体的施工内容，来构建一套完善的档案工程信息管理制度，而且根据不同时期施工的特征来科学化的对其中的制度内容进行完善和修改，只有这样才能够确保每一个时期所应用到的工程档案信息管理制度的科学化和标准化，能够在档案资料的管理过程中实现科学采集、科学分类和质量控制验收，在日常的管理过程中，能够及时的对资料进行整理和归纳，避免一些工程信息的遗漏。

2.5高度重视档案信息的利用和开发

很多施工企业由于不能够及时快速地收集整理好工程档案信息，所以在实际的施工操作过程中，就会出现各种各样的风险类隐患问题。要想快速完整的收集好各类工程项目的档案信息内容，这个过程中还需要注意到项目信息的利用和开发，只有确保对工程项目档案信息的合理整理和搜集，实现标准化的分类，能够保障工程信息内容的完整性和精准性，并且能够及时的给相应的管理人员提供反馈，这才是确保施工技术能够得到广泛应用和进步的重要保障。在现代化社会大数据理念的支持下，我们必须要认识到施工企业档案信息的利用和开发，最重要的支撑就是依托大数据技术，来发挥出工程档案信息的真实性价值。要认识到档案信息建设的变更和传递工作的重要性，能够让档案管理工作的目的指向更为清楚，以便更多重要的档案信息内容在变更和传递过程中损毁或丢失。

2.6加强档案信息管理工作的信息化建设

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（1）制定医院领导和档案工作人员的职能，明确责任，确保科研档案的管理落到实处；

（2）明确科研资料的收集、编制的范围，以保证科研档案归档率、完整率和准确率达到规定要求，内容细节应有理有据；

（3）制定科研档案管理工作的考核内容及评价标准。考核的内容主要是资料收集、案卷整理是否做到完整、齐全、准确和规范，质量是否满足规定要求，责任是否落到实处以及档案管理制度的执行情况等。

2、加强业务培训，提升科研档案管理质量

随着档案信息化的飞速发展和更新换代，新设备、新方法、新技术不断得到应用，档案种类和载体的多样化，对科研档案管理人员提出了更高的要求。管理人员不仅有强烈责任心，更需要有扎实的专业知识、业务水平以及计算机操作能力。首先，档案管理人员可通过参加各类型的专业知识等继续教育学习和计算机管理相关技能培训，及时更新相关知识，不断总结经验，提高管理工作水平；其次，建立科研人员与档案管理人员的互动交流平台，及时了解科研工作中涉及的相关问题，群策群力，使档案管理人员能更好的为科研人员工作提供服务；最后，档案管理人员要与时俱进，发挥创新思维，运用网络技能来提高科研档案信息资源的更新速率，进一步提高档案管理水平，更好地满足医院科研事业日益发展的需要。

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要推进档案管理工作的规范化与标准化，还需要明确其基础性前提，即公文的制发。档案是由公文转化而来的存在，要保证档案的质量，首先需要保证公文自身的质量，这就取决于公文制发的质量，这也是实现档案工作规范化与标准化的前提。所以，在公文制发过程中，需要将规范化与标准化两方面要求纳入考虑范围，切实提升档案的质量，为档案工作的规范化与标准化奠定良好的基础。

1 档案工作规范化、标准化的实现策略

1.1 提升档案时效性与加强电子档案库的建设

档案的时效性既指档案信息的新旧程度，也包括档案信息的最新动态与最新进展等。提升档案的时效性，能够保证档案内容的有效性，提高档案的利用效率，也可保证档案的利用价值。因此，档案管理者应该树立档案时效观念，通过科学的信息化与网络化手段获取最新信息，为做好档案部门的服务工作赢得主动。比如，一份具有较强时效性的科研档案，能够有效缩短科研项目的相关研究周期，为科研单位节省不少物力、人力以及财力，从而为科研单位获取可观效益。档案时效性的提升也是推动档案工作规范化与标准化的有效策略。另外，档案部门需要加强电子档案库的建设、开发与使用，利用科学的数据技术对移交的电子档案载体与技术环境进行检测，在保证合格率的前提下再进行移交；同时，需要检测档案数据存储介质的可用性，确认电子档案载体是否存在损坏或者其他存储不良问题；此外，实现数据的科学鉴定，核对档案数字和签名的真实性，对数据进行有效的整合转换等。因此，应该加强电子档案库的建设。

1.2 档案管理人员素质的提升

新形势下，要推进档案管理工作标准化与规范化，必然要提高档案管理者的职业素养与专业化水平。如今档案管理模式随着时代的变化日渐完善，档案管理中引入了各种现代化技术，而要对这些技术加以深入掌握与应用，管理者必须具有良好的信息技术操作技能，特别是计算机技术、互联网技术等操作管理软件的相关技能。当下档案管理者对这些现代化技术的运用尚未足够熟练，这就限制了档案管理工作水平的提高。因此，要做到以下几点：第一，加强档案管理者专业化知识与现代化技术技能的培训，提高管理者对各种管理技术的操作水平，促使其熟练运用各种现代化管理手段，了解信息化技术的各种知识。第二，在后续档案管理工作中引进的人才，要求其具备较佳的专业素养，并且具备一定的现代化档案管理技能，从而利于提高档案管理工作的效率与水平。第三，应该加强教育领域对档案管理人才的培养，注重丰富人才的理论知识，并且培养其档案管理实际操作技能。

1.3 档案交接工作的优化

对档案交接工作进行优化，能够进一步推进档案管理工作规范化与标准化。因此，在这个过程中，管理者需要明确档案交接的范围，要排除不能进行交接的档案，保证档案交接工作符合国家有关规定。而且档案移交进馆要满足以下标准：第一，档案要以全宗为单位进行编目整理。第二，档案要具有完整性与齐全性，根据档案管理规范与标准要求对其进行分类整理，要准确地划分档案的保管期限，书写要具有规范性，装订要整齐且美观，案卷的质量必须达到规定要求与标准。第三，要确定档案具有长期保存与利用的价值，否则不能移交进馆。第四，档案交接的文据与案卷目录要做到一式三份：档案馆签收其中一份，并将其退回移交单位保留备用。第五，案卷目录应该具备两种版本，即纸质版本与电子版本，确保档案的原始性与真实性。

2 推进档案工作规范化、标准化的思考

2.1 规范档案资料

（1）档案资料保存的规范。档案资料的科学规范是档案管理工作的基本内容之一。在对档案资料进行科学规范的过程中，要保证文件的原始性以及真实性，这也是档案管理规范化与标准化的灵魂。在管理电子档案过程中，常常会发生电子文件资料丢失或者信息被更改的问题，这就要求档案管理者加强电子文件的维护工作。对于档案资料与档案信息的完好保存，还需要发挥纸质档案和电子档案之间的互补作用。在电子文件得到广泛应用的今天，我们同样需要注重对纸质档案的完好保存，也为以后遇到电子文件资料丢失或者信息被更改的情况时能提供纸质档案的原始文件，以确保档案内容的真实性。另外，对档案资料进行科学的规范，还要求实现档案信息的数字化管理，从而打破时间与空间的束缚，从而不断地扩展档案工作的服务范围，实现服务效率的有效提升。（2）加强档案资料的收集工作。档案管理者应该加强对档案的收集工作，比如重大工作、活动或者建设项目的相关档案、非物质文化遗产档案等。个人与单位应该支持与协助所在地的档案馆对档案的征集工作，包括一些散存的珍贵档案资料、对社会发展具有长远利用价值的重要档案等。档案馆的领导者也可以鼓励个人或者一些F体捐赠档案或者寄存档案，以丰富档案馆的档案资源，并且加大档案资源科学合理配置、妥善保护与高效利用的

力度。

2.2 科学分类归档

在档案管理工作中，档案的科学分类与整理工作很重要。对于一些内容齐全和基础良好的案宗，要做好科学的分类与整理工作。根据案宗的目录直接做好分类标引工作。若一些档案的形式比较特殊，则可以使用计算机程序，将案宗的名字、时间与地址等信息录入进去，可以快速地获取案宗的分类号，从而有效地提高档案的著录速度，也便于档案利用人员对所需案宗的查阅。另外，在档案的归档方面，需要建立完善的文件材料归档制度，不允许任何个人或者单位将档案据为己有，也不允许拒绝档案的归档。档案利用人员要及时地将档案完整地交还档案管理所在机构，不可以擅自推延移交档案的时间或者截留档案。

2.3 规范档案调取与回收

规范档案调取与回收工作是推进档案管理工作标准化与规范化的重要手段。档案管理者应该及时清查和退还调取的档案，根据国内法律法规和档案管理制度的要求来规范档案的调取与回收。若个人在工作需要的情况下提出退还档案或者继续使用调取档案的相关意见，可以上报有关部门以获得批准。在退还档案的过程中，需要有被调取档案保管者、该单位领导或上级主管单位的领导在场，并且签字确认。若是需要继续对档案进行利用，该档案的调取手续应该符合有关规定。若是不符合有关规定，则需要及时进行完善，以确保档案调取管理工作的规范化与标准化。

3 结语

总而言之，新形势下要推进档案管理工作的标准化及规范化，需要明确其基础性前提，并且做好其中的重要工作。同时，加大档案工作现代化管理力度，提升档案的时效性，做好电子档案建设工作，提升档案管理人员的专业水平与职业素质，优化档案的交接工作，对档案资料管理进行规范，做好科学分类归档与调取回收工作，最终适应新形势下对档案管理工作提出的新要求，实现档案管理的规范化与标准化，充分地发挥档案资料的应有效用。

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档案工作实际上是一种较为繁琐的文职性工作，并且档案工作对于规范性的要求很高，这就要求我们必须按照统一的标准来执行相应的档案工作，进而使档案工作在我国的开展更为顺利化。而在我国的科技和信息技术的日益发展下，对于档案的计算机性科技管理模式被大规模引入相应的档案管理机制中，并且取得了一定的成效，但若想使档案的管理工作得到更进一步的规范与标准性处理，就要进一步落实相应的工作体制，在保证档案的质量的基础上，全面建设档案管理的相应工作环节。

1 全面落实公文制发机制

公文与档案建设有着密切的关系，可以说档案的前身就是相应的公文性文件，因此公文从一定程度上来说，能够转化为档案性文件，因此公文的质量与档案的质量有着一定的密切联系。因此对于档案的质量性规划可以从公文的规划层面入手，进而使得档案工作能够按我们预期的那样驶入规范化。标准化的轨道。因此在实际的公文制备的过程中，就要进一步提升公文的规范化体系建设，进而使公文能够按照统一的标准制出，而这也是提升档案的管理工作的规范与标准化程度的最为直接的方式。在此基础上进一步执行相应的档案性管理工作，就能够实现对档案的进一步掌控，进而使对档案工作的严密性得到全面的提升，以此来实现档案管理的合理性。而公文的纸质文件作为一种较为正式的纸质性文件，其具体的成文规格要统一，并且要符合公文的行文规范以及行文的具体标准，并且在遵循国家有关规定的基础上，按照严格的标准来进行具体的文章输出。

首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订；二是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用；三是要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等；四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

2 建立“以我为主”的立卷归档原则

档案管理工作的终极目标实际上是实现档案的保管和利用的价值的最大化处理，进而在此基础上进一步实现案卷的完整化处理，以便于相应的档案材料能够被更为完整地检索与利用，从而使相关的工作在执行起来更为便捷。但与此同时，档案管理工作的执行层面的最大难题依旧是相类似的公文的重复性以及公文立卷组合的无序化实施，而解决这一问题的关键在于使相关的归档工作能够以档案制作人的思路为主，进而实现档案归档进程的统一化。而这一思路的实现实际上是一种归档文件的性质整合手段，进而在这一手段的执行下使归档的文件都能够与其自身所属单位的文件特征与共性相统一。

这就要求我们要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果；三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

3 全方位提高案卷的具体质量

在我国档案工作执行方面的悠久历史中，不计其数的工作实践表明，档案价值会在一定程度上受到案卷类材料的完整性的影响，而其完整型的直接影响原因是案卷材料的收集过程。并且，档案工作的规范化与标准化的具体性实现机制的展开程度会与档案卷宗的确立方法以及装订的实际质量有直接或间接的密切关系，因此在档案工作的实际推进化体系环节，也就要注意这一问题的切实性解决，进而使相应的档案分类与检索体系能够得到更为标准化的管理，并且在此基础上，还要切实注意档案的实际装订质量，进而以此为对档案实现规范化管理的检查依据。

我国档案工作在集中统一管理原则指导下，在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构，构成一个严密完整的组织体系。文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段，再到档案馆档案阶段的生命运动过程，也存在着类似文件中心的管理，中间性过渡性半现行文件的机关档案室。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的，而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。

结束语

总而言之，当下档案的管理工作的执行体系还不够完善，因此许多档案管理工作的革新性环节就无法得到切实地展开，并且许多建立在此基础上的相关问题也就无法得到顺利地开展，因此，我们要在日常的生活与工作中切实注意相应的档案管理工作的执行体系的具体开展情况，进而使档案管理工作向规范化与标准化迈进。而这有利于实现档案管理工作的全面发展，有利于使有关人们生活中安全性的细节性个人资料为相关部门所周密记录，同时还有利于促进我国的政治事业的全方位发展，进而在此基础上，进一步提升我国的整体凝聚力。

参考文献

[1]岳小晶.浅谈如何使档案管理工作更规范化、标准化[J].才智，2010.

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一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

三、有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

四、慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

五、实事求是地改进管理体制

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学籍档案是高等职业学院的宝贵财富。档案工作是一项以提供档案与教学服务的工作，同其它各行各业一样，需要制定各种标准，作为开展工作的依据和准绳。档案工作标准化是实现档案工作现代化的重要内容，它是指在档案工作领域内，由上级主管机关或会同标准化主管机关以及各有关部门共同协商对档案工作的管理、原则、方法、质量、概念、设施等，制定出科学的统一的规定和技术规范，并予以贯彻执行进而修订的全部过程。目的就是通过科学的制定、贯彻、修订各科标准，使档案工作逐步走向规范化、统一化。它的基本内容有：档案工作名词术语标准、代号代码标准、档案著录标准、标引语言标准、收集、整理、鉴定标准、档案统计标准、提供利用标准、档案编纂及出版格式标准、档案工作现代化建设标准、档案装具、档案制成材料标准等。这些标准从制定到成熟需要一个相当长的发展过程，而且这个过程是有规律的螺旋式上升，档案工作现代化的水平也将随着标准化运动形式上升而逐步提高。因此，档案工作者必须重视档案工作标准化。下面对档案工作化标准化谈点粗浅的看法。

一、标准化是实现档案工作现代化的基础和前提

档案工作是高等职业教育事业中的重要组成部分。高等职业教育档案工作要实现现代化，首先是档案工作的一系列环节，如名词术语、档案著录、代号代码等都必须有统一的标准，以便在进行工作时有统一的原则和规范。因为档案工作现代化是建立在先进的科学基础之上，如果没有统一的标准不仅不利于档案工作的开展，而且档案的作用也将大大减弱。要实现高等职业教育档案工作的现代化和学籍档案管理的现代化，还须建立档案工作标准化体系，在这个标准下开展工作才能实现现代化。可见实现高等职业教育学籍档案工作现代化首先是档案工作标准化，离开了标准化就没有现代化。

二、标准化是衡量档案工作质量的尺度之一

档案工作是一项专业性的服务工作，对高等职业教育服务的效果直接与档案工作一系列环节中的标准化程序有关。档案工作中的组卷、分类标引、鉴定工作中的保管期限确定检索工具的编制、提供利用、装具设备等都必须制定出统一的标准，对质量规格、工作程序以及要求等相应的做出明确的规定，严格地按标准进行工作，就能促使各项工作早日走向规范化、统一化，从而提高档案工作的质量。例如档案标引工作，它是将文件或案卷的主题内容赋予一定的标识，作为存储和检索的依据，利用者查找档案通过检索标识去判断自己所需的材料，如果检索人员按标准给出的检索标识准确、恰当，利用者就能迅速地找出自己所需要的资料，节约查找时间，而且查找效果好、效益高。如果检索标识不完全，专职性低，文件或案卷就可能被漏掉，使有用的档案被埋没，又有可能检索出自己无用的材料。所以标引工作必须要有标引的规定与规则，保证标引的一致性，使标引工作标准化、规范化。同样道理，高等职业教育档案工作的各个环节都达到了一定的标准，实现了标准化，学籍档案工作的质量才有可靠的保证，才能为发展高等职业教育提供丰富的资料。

三、标准化是提高档案工作的工作效率，节约人力物力财力的有效措施

标准化能提高档案工作的工作效率。搞好标准化对节约人力物力财力有重要作用，根据合理地标准化要求，人力物力财力资源都可以得到合理的利用。以整理工作中的组卷为例，过去由于文件和案卷的组卷方法没有统一合理的标准，往往把不同历史时期，不同组织单位的文件和案卷组织在一起，或者把不应该分割的文件或案卷进行分离组卷，致使文件或案卷本身固有的联系被分割，随意搬家，脱离形成单位，组卷不合要求，给查找者带来麻烦，使利用者浪费了很长时间还查找不到自己所需要的资料，造成人力物力的很大浪费，影响档案的社会效益。通过制定标准既可以把档案的本来面貌反映出来，又能使文件或案卷在来源时间、内容和形式等几个方面形成一个有机的整体，查找迅速、方便、节约人力、使档案工作者省出更多的时间去从事其他工作。在财力方面如能进行装具的改革、创新、制定出技术先进、 经济合理的装具标准，按标准化、系列化集中生产出一批耐腐蚀、耐老化的装具就能降低造价，提高技术水平，节约大量的人力物力财力，加速高等职业教育档案工作现代化。

四、标准化是实现高等职业教育档案工作科学管理的重要组成部分

所谓科学管理就是根据档案形成的规律和特点，运用先进的技术和方法，依据各种科学管理制度对档案进行管理，开展各项工作，科学管理要求做到的标准是：档案管理机构高效化，管理方法科学化，管理工作计划化，管理技术现代化等。要实现高等职业教育学籍档案管理工作的标准化，只有各业务环节都达到标准化，档案工作才能按标准化实现科学管理。因此要实现科学管理必须大力推行标准化。

五、标准化是推动高等职业教育学籍档案管理发展的重要条件

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关键词：

企业档案;规范化;标准化;管理方案

0引言

企业在处理日常工作管理事务中需要将档案资料合理归档和保管，这也是一项重要的文书处理工作。实现档案资料的规范化、标准化管理，是促进企业信息管理水平提高和企业基本制度完善的必要条件，因此需要结合当前企业的发展特点，积极创新方法，利用先进管理手段和技术，提高企业档案管理效率[1]。

1企业档案管理工作现状

企业档案管理需要在日常行政工作中结合经验和规章制度，实现管理模式和管理理念上的转变，进行档案资料管理升级，综合提高档案管理人员的素质。如果企业对文书管理工作不够重视，就会导致企业内部资料保管不到位、档案分类混乱等现象的出现，影响档案的有效利用。企业档案管理是基础性的管理工作，如果档案人员没有深刻认识到这项工作的重要性，就会导致对档案管理意识不强、管理知识缺乏等情况。同时企业对档案管理人员的专业知识和专业技能培训安排不够，难以提高企业档案管理水平。由于企业的生产、经营模式不同，因而档案管理的内容性质也不同，这就导致单一化的企业档案管理模式难以适应所有企业档案管理工作，并且由于缺少专门的管理理论研究难以达到系统化要求。企业档案管理统一标准体系建立是否完善直接影响档案管理工作标准化建设和基础性工作是否到位。在企业传统的档案资料管理中，缺少专业的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪费[2]。

2实现企业档案管理标准化、规范化方法

2.1转变观念，不断学习

在企业档案管理工作中，需要相关人员不断地进行专业知识的学习，对于档案资料管理的基础性理论知识熟练掌握。另外对于企业档案管理工作观念需要及时转变，认识到文书处理工作是企业档案信息保管中的重要内容，也是企业内部管理工作的关键部分，对于档案管理要结合实际、更新观念、创新方法，追求档案管理技术水平的专业化和规范化。另外在企业档案管理过程中，不能一味的收纳所有资料，需要对其进行合理筛选，根据企业发展和管理的特点，保存具有利用和参考价值的档案，在改进信息检索方法的基础上，提高管理能力和管理质量。企业在市场经济的发展下，需要与时俱进，在现代技术水平的进步中，及时转变传统的档案管理观念，加强专业知识和专业技能的学习，促进企业档案资料管理水平的提高。

2.2一体化管理模式

在企业档案管理中，需要采用文档一体化管理模式，主要就是实现企业文档管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要对搜集和整理后的档案信息内容和性质进行区分处理，例如对于不适应企业发展规划、参考作用不明显的资料可以不必录入系统进行保管，可直接销毁；对于具有重要的文书保管意义，像企业发展年鉴、投资规划和企业资产清算以及账务处理等资料则需要重点保管，实行长期或永久性保存。企业生产、管理内容复杂，对于不同性质的档案资料都要区别分类管理、保存，提高管理质量。集成管理是指在实际操作中，要遵循规范的管理制度，强化工作严谨性，减少疏漏，同时需要将档案管理形式和观念进行延伸，减少重复性工作，提高管理效率。全程管理原则是企业档案管理一体化模式的核心内容，主要是指企业档案管理不能视作单一性的资料管理工作，需要加强与各部门之间的联系，促进合作与交流，提高信息的共享率[3]。

2.3完善制度规范

企业档案管理工作的规范化、标准化管理离不开具体规章制度的约束。在实践工作中，要将档案管理的原则性内容进行制度化规定，对于不同类别和用途的资料需要进行人员区分管理和专项管理，提高档案管理质量。文书管理工作主要就是资料的收集、分类和归档保存，对于资料的收集归档过程需要严格按照步骤进行。例如在企业的文书管理中，需要根据文件内容和问题进行分类。主要档案类型分为请示、通知、批复、信函、决定、会议记录等。可以对资料的保管期限进行划分，可分为永久、长期、短期等，保管期限到了再分析决定是长期保管还是永久销毁，便于今后在企业生产过程中对资料进行查找利用。对于纸质材料和电子版材料，都需要进行不同的管理形式归档，将企业档案管理进行制度化规范，有利于进一步促进档案管理工作规范化和专业化发展[4]。

2.4加强基础设施

企业档案管理的基础性工作是加强软件设施和硬件设施的建设。软件设施主要是指企业需要及时引进先进的档案管理模式，加强企业对档案管理人员的专业知识培训和专业技能提升，制定人才培养技术；硬件设施方面，企业需要对档案信息管理、检索系统进行升级和更新，提高管理专业化、技术化。同时在档案管理工作中，企业需要积极鼓励各部门加强沟通和交流，实现信息和互换和共享，为档案管理提供更具效率性的参考意见。企业内部档案管理工作还需要建立起工作行为规范体系，强化内部监督和外部监督，提高管理人员的工作责任意识，促进企业档案管理标准化、规范化管理。企业档案管理工作基础设施建立旨在通过规章制度和管理体系的完善，创建科学化档案管理机制，提高企业管理水平和管理效率[5]。

3结语

企业档案管理工作是企业基础管理工作的重要内容，在新时期企业发展模式和发展理念下，需要不断发挥创新精神，善于利用先进的科学技术手段，提高网络信息使用水平，提高企业档案管理水平和质量。档案资料保管是一项专业、严谨的管理工作，需要通过不断的经验总结和技能培训提高企业档案管理的专业化、规范化程度。

作者：聂云 单位：莱芜钢铁集团有限公司

参考文献：

[1]杜娟.高校档案工作规范化、标准化管理方案研究[J].城建档案,2016(05):79-80.

[2]赵颖.如何推行企业档案工作规范化标准化[J].兰台世界,2016(S1):106-107.

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档案管理发展中，档案管理的规范化以及标准化是实现档案管理现代化的重要内容和环节，只有在档案管理标准化与规范化的基础上，才能够促进档案管理的现代化发展，提升档案管理的效率与水平。基于此，在具体落实档案管理的过程中，应当做好相关规章制度的完善、档案管理工作的规划、档案管理人员的配备、档案管理硬件设施的建设等等，从而按照相关要求，规范化、合理化、标准化落实档案管理，以便充分发挥档案管理的作用，保证档案的使用价值。所以，档案管理工作规范化、标准化落实是非常有意义的。

一、档案管理工作规范化、标准化建设中存在的问题

基于现阶段我国一些企业、单位档案管理的实际情况来看，可以确定的是档案管理标准化、规范化程度不高。究其原因，主要是档案管理工作规范化、标准化建设过程中存在一些问题，使得档案管理规范化、标准化程度低。具体为：

（一）认识方面存在问题

现代化的今天，依旧有很多单位领导及管理者没有认识到档案管理规范化、标准化落实的重要性，而是一味的追求档案管理的信息化、数字化。其实，档案管理的确需要借助于先进的科学技术，如计算机技术、信息技术、互联网技术等等，从而实现信息化、数字化的档案管理。但是，相对来说，规范化、标准化的档案管理应当是数字化、信息化档案管理的前提条件。只有规范好各项档案管理工作，在按照相关标准落实各项档案管理工作，并在具体落实档案管理过程中借助先进技术如此才能真正提高档案管理质量。如若没有落实规范化、标准化的档案管理，而直接落实信息化、数字化档案管理，那么档案管理将难以切合实际，真正发挥作用[1]。

（二）存在资金方面的问题

目前很多企业或单位在进行档案管理规范化标准化建设的过程中存在经费不足的情况，这也使得档案管理规范化、标准化程度低。究其根本，一方面是政府对档案管理部门的经费支持能力有限；另一方面是档案管理部门融资渠道少，难以通过融资来职称档案管理规范化、标准化建设。

（三）存在政策方面的问题

落实规范化标准化的档案管理，需要由相关法律法规的支持，如此才能保障档案管理有依有据、有章有法的落实，使广大人民群众信服。但遗憾的是目前我国政府并没有针对档案管理，颁布相关政策或法规，这使得档案管理工作缺乏完善的法律法规及标准的制度规范。

二、强化档案管理工作规范化、标准化的有效措施

为了改变当前档案管理工作规范化、标准化程度低的情况，笔者的建议是：

（一）做好档案管理工作规范化、标准化的基础工作

出于落实规范化、标准化档案管理工作的考虑，在强化档案管理工作的过程中，首先要做好档案管理工作中规范化、标准化的基础工作。具体工作内容是：其一，做好公文制发。公文作为档案的前身，多数档案资料都是有公文转化形成的。所以，为了保证档案资料的规范化和标准化，应当加强工作制发的监督与管理，从而提高公文制发的质量。其二，做好公文、文书的档案收率管理。也就是在制发公文的过程中，对公文签发手续、公文审批、公文标题设定、公文内容等相关方面进行详细的了解与检查，及时发现错误，及时纠正错误，保证公文完好、规范、标准。其三，做好公文书写。为了保证公文规范和标准，在制发公文的过程中，应当按照制发公文的相关要求，采用标准的文种，并规范格式，进而书写公文，保证公文简洁、标准、规范[2]。

（二）及时进行档案案卷清理，保证档案时效性特征

档案管理中，保证档案的时效性是非常重要的，这可以保证档案的使用价值，这也使得档案管理有意义。当然，要想保证档案时效性特征，应当注意及时进行档案案卷清理。也就是在档案保管的过程中，应当结合档案文件的保管价值作用及特征，采取适合管理方式予以保管。在一段时间之后，对档案案卷进行清理，确定没有价值的档案予以销毁，对于永久性保存价值的档案文件，则需要查看，确定是否完整、保存是否良好，以此来保证档案时效性特征。

（三）构建电子档案数据库，推进规范化、标准化管理

在现代化的今天进行到案管理规范化标准化建设，建立电子档案数据库是必不可少的。因为电子档案数据库的建立，可以将企业或单位的档案以电子的方式存储，如此可以保证档案的安全性，且规范化、标准化管理档案。另外，查阅或使用档案也会变得更加方便、快捷。那么，如何构建电子档案数据库，推进规范化标准化档案管理？即借助计算机技术、信息技术、互联网技术等，构建电子档案管理数据库，设置为档案管理数据库的软硬盘，使其能够对档案进行快速的收录、分类、存储，如此可以保证档案管理更加标准化、规范化、有效化。结束语档案材料对于—个单位来说，也是一种重要的历史见证以及明智决策的重要依据，对于本单位人力资源管理工作也能够提供重要的资源保障。所以，强化标准化、规范化档案管理是非常必要的。对于当前我国档案管理存在一些问题的情况，笔者的建议是做好档案管理工作规范化、标准化的基础工作；及时进行档案案卷清理，保证档案时效性特征；构建电子档案数据库，推进规范化、标准化管理等。希望对于提高档案管理规范化、标准化水平有所帮助[3]。

参考文献：

[1]丁海斌.档案管理活动中的物质与意识——兼论档案的物理管理与逻辑管理[J].档案学研究.2010（3）.

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1. 准确定位标准化在高校档案管理中的地位。标准化是为在一定范围内获得最佳秩序，对实际或潜在的总是制定共同和重复使用的规则的活动，它包括制定、及实施标准的过程。《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。在社会主义建设中推选标准化，是国家一项重要技术经济政策。没有标准化，就没有专业化，就没有高质量、高速度。”高校档案标准化管理，可以帮助高校档案工作依据高等教育发展的需要和档案工作自身规律科学开展；可以通过制定、和实施标准，促进高校档案工作统一、协调、高效开展；可以使高校档案工作新的技术和科研成果得到推广；可以使高校档案工作充分发挥档案收集、整理、保管和利用等功能。标准化管理是高校档案工作科学管理的基础，是当前高校档案工作的重要任务之一。

2. 认清高校档案标准化管理挑战。由于种种原因，我国高校档案管理标准化工作普遍存在有效性和针对性不强的问题，主要表现在：与档案事业发展结合不紧密，许多高校还存在档案工作在学校管理体系中定位不明确等问题，档案管理标准化工作发展水平参差不齐；服务高校事业发展的能力欠缺；标准对于高校档案管理现代化、科学化的支撑作用不明显，存在标准应用不到位的现象。由此造成高校档案管理工作普遍还不能从传统模式中脱颖而出，与高等教育兴国、高等教育强国的要求还有差距。应该说，高校档案管理标准化工作面临较严峻的挑战。

3. 明确高校档案管理标准化建设重要工作内容。主要有：加强档案管理标准化工作领导；加强档案管理标准化工作的宣传学习；加强工作人员标准化知识培训；制定高校自身档案管理标准；工作规划，明确任务，扎实推进；加强档案标准化管理机制建设；建立档案标准化管理的评估考核体系，设立专项课题资助，开展应用课题研究等。标准化是系统工程，高校档案标准化管理的实施需要各院部处室的相互配合，协调联动。

二、处理好高校档案标准化管理进程中的几个关系

1. 标准化与本土化、校本化的关系。根据《中华人民共和国标准化法》的规定，我国标准分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准四级。就高校档案而言，国家标准主要由国家档案局与各行业制定和，这些标准往往是国际标准新成果与中国档案工作实际情况的结合。第一个档案工作国家标准是GB/3792.5―85《档案著录规则》。截止2009年，我国共出台了12项国家标准，52项行业标准。这些标准基本涵盖了档案工作的各个方面，如传统档案和新型档案、文书档案和科技档案、档案一般工作要求和具体操作等。国标为高校档案管理标准化提供了最高规范。地方标准和企业标准（单位标准）属国标和行业标准在某一地区，某一单位的本土化、具体化。作为高校，必须要弄清地方标准，结合国家标准，行业标准的要求，根据高校自身实际情况制定校内标准，即在运用国标、地标、行标时，注意校本化。

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档案是开展业务活动的原始记录，目前，在一些企、事业单位普遍存在管理不规范的问题，如案卷缺少卷内目录、案卷标题及档号不规范、组卷混乱，而且档案利用利低、资源整合能力弱。针对这些薄弱环节，我们首先做到加强工作力度，认真梳理管理存在的问题，认真编研材料编撰，、突出全宗卷完善、计算机输入三个重点，花大力气进行认真整改。编研材料无论在数量上还是内容上都得到了不断充实；其次，制定达标方案，落实责任人，我们要在对照检查的基础上，对需要改进和完善之处，逐条以书面形式列表分解，落实责任人员，并确定了完成期限；第三要重视建章立制，促进长效管理。我们要建立一系列档案管理制度，涉及归档范围、立卷要求、分类标准，移交手续、借阅、记录、统计等各个方面，形成了一整套比较完整的档案管理制度，同时，档案员加强对达标方案落实情况的检查，督促有关科室及时完成达标方案布置的工作。

二、加快数据准备推进档案现代化管理进程

首先，要分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的重要目的是为社会所有，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。档案作为一个企业、一个部门特有的信息资源，具有独特的应用价值。同时，综合性档案馆在推行计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度，是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机的进程和提高社会利用率。其次，对于那些建馆时间比较藏案卷多，不仅著录工作量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现在花的进展速度。第三，分门别类，充分利用档案原有基础对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案。如“房档”　“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大提高著录速度。

三、高标准强化档案管理工作