标准化档案管理范文

时间:2023-05-31 08:35:51

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篇1

doi:10.3969/j.issn.1674-4985.2012.10.055

现代信息技术快捷、高效、准确、便利的优势,深刻地影响着新时期档案管理工作,它不仅给档案管理工作带来了机遇,也使传统的档案工作面临着前所未有的严峻挑战。因此,必须加快医院档案管理的标准化建设,使医院档案信息资源发挥最大的效益。档案管理标准化,对于规范和健全档案管理工作具有重要的历史意义和现实意义。

1医院档案管理标准化的内容

医院档案管理标准化是医院医疗、教学、科研管理标准化的有机组成部分,是整个档案工作标准化的一个子系统。它应包括档案管理标准和工作标准两部分。

管理标准是指以特定的程序和形式颁布的统一规定和规范。包括各类文件材料的归档范围、归档要求及保管期限、案卷质量标准、档案鉴定标准、档案复制件缩微品质量标准、计算机辅助管理标准等[1]。因此,标准在一定条件下和一定时期内保持了相对的统一和稳定。

工作标准主要包括医院档案室以及各职能部门和各类工作人员的标准,同时,还应包括各部门工作标准中的档案内容要求、档案工作程序标准、档案工作网络建设要求等[2]。

随着医院档案工作的发展,经验的积累,标准也在不断地修改、完善和提高,这就是档案工作的发展趋势。实践证明,档案标准化管理才能使档案工作步入了一个标准化、规范化的轨道,将档案事业引入了社会进步和发展的轨道,进一步促进医院档案的科学管理。

2医院档案标准化建设中存在的问题

医院在发展,医院管理已基本实现了网络化,这就要求有高效、及时、方便的现代化档案管理与之适应,作为医院,应更新观念,加大人力、物力、财力的投入,将档案的现代化管理纳入医院的发展战略。目前医院档案标准化建设中存在的问题如下。

2.1标准化建设水平偏低,数据库建设滞后由于我国医院档案标准化建设起步较晚,技术水平偏低,制度建设不够完善,人们的思想观念滞后,目前,研制出的不少档案系统应用软件功能单一,标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。尽管近些年一些医院档案室大都建成了规模大小不等的档案数据库,但缺乏整体性,数据库大都自建自用,规模小,标准化程度低,类型单一,数据无规范化控制,社会服务水平较差。而且大多是条目数据库,缺少全文数据库和多媒体数据库,无法满足用户的多种需求。许多医院档案室虽然联网,但只能访问其主页,无法实现实质性的资源共享。这就需要管理部门和档案工作者齐心协力,共同研究,尽快制定出统一的发展规划和标准,使各馆(室)的发展有一个统一的方向,减少发展的盲目性。

2.2缺乏统一的网络化协调机构目前,由于受医院管理体制和运行机制的影响,各医院档案管理工作形成了条块分割、自成系统、各自为政的局面。尽管许多医院档案部门已意识到资源共享的重要性与必要性,但还是比较缺乏馆际之间合作的具体行动。国家还没有一个统一的组织机构来规划协调,使各医院档案馆网络化建设工作达成合作,进而达到互助、互利、互惠、资源共享。

2.3经费投入不足由于对档案管理施行标准化的认识不足等原因,目前投入经费不足是制约我国医院档案管理标准化建设的一大障碍。在档案标准化建设过程中,需要大量的资金,配备所需设备及设备维护,没有充足的资金投入是无法实现的。

2.4档案管理队伍人员素质较低,结构不合理在档案标准化建设中,必须有既懂计算机技术、通讯技术、网络技术,又精通档案业务的复合型高水平的专业人才。目前,医院档案人员队伍整体素质仍普遍较低,又缺乏学术研究、史料研究的能力,不适应高速发展的计算机工作环境,不适应档案网络化建设和医院档案事业发展的需要。

3加快医院档案管理标准化建设的几点建议

3.1面向未来,更新观念,抓好档案管理标准化档案管理标准化是档案管理现代化的技术保障和重要前提,但要实现它也不是一蹴而就的,因此,要树立标准化建设的观念和信心,把眼光瞄向未来,充分认识到没有标准化,就没有现代化。在当前和今后一段时期,加强标准化建设是档案管理现代化的核心内容,这是一项十分艰巨和细致的工作。

3.2加快档案信息化建设随着医院的快速发展和医院规模的不断扩大,医教研工作管理中形成的归档材料愈加丰富,档案管理模式正转向以档案实体数字化信息的形式向社会提供服务为中心,目标在于实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化以及档案信息高度共享[3]。而数字化、网络化建设,是实现这一目标的关键。医院档案工作应抓住历史机遇,加快档案信息化建设的进程,使之更好地为医院改革和可持续发展提供服务。

3.3促进档案信息利用的社会化医院档案管理部门应当在保证整体利益不受损害的前提下,更大范围地向社会各方面提供档案信息服务。广大医院档案工作者既要强化服务意识,打破只为医院内部党政管理、医疗、教学、科研服务的思维定式,还要注意提高服务水平和服务效果。

3.4加强档案管理现代化软硬件基础设施目前,医院自身对档案管理部门的有限投入已成为医院档案管理现代化建设的瓶颈。建设软硬件基础设施是医院档案现代化建设的基础。因此,加大经济投入,加强基础设施建设,是保证医院档案管理现代化建设得以进行的先决条件。在硬件方面,医院应给予财力上的支持;在网络和软件方面,医院档案部门应发挥档案网、医院网的平台作用,吸引和运用院内计算机、信息等学科的技术、人才力量,以高性能软硬件基础设施为档案管理系统提供保障。

3.5优化医院档案管理队伍档案工作人员整体素质如何关系到医院档案信息的整理、利用和开发,关系到医院档案工作标准化、规范化、现代化的进程。要优化档案管理队伍,一方面充分发挥医院设施齐全、科研水平高等优势,培养高层次档案信息化管理人才。另一方面通过继续教育的形式,普及信息化管理知识。通过专题培训和实际操作,提高现有档案管理工作者的工作水平。要不断补充青年档案管理人员来充实队伍,从而使档案管理队伍的年龄结构优化。

总之,在我国医院规模日益强大的今天,加强医院档案管理的标准化、规范化和现代化建设,是档案事业适应时代和社会发展的必然选择,也是提高档案信息开发与服务水平的必由之路。因此,各医院要积极创造条件,加快标准化建设步伐,另外,除了医院自身的重视和努力外,还需要国家档案主管部门的宏观调控和大力支持,使医院档案标准化建设尽快上一个新台阶,以适应现代化前进的步伐。

参考文献

[1] 乌庆正.搞好档案资源建设之浅见[J].山东档案,2010,13(3):22.

篇2

农场发展建设期间会产生大量的信息资料,将资料录入到档案中进行统一管理,可以作为农产管理任务开展的参照标准,农场建设要引入创新理念。档案管理也要考虑信息技术的引入,进行标准化管理,档案信息的安全性得到了保障,使用期间也不会出现资料丢失的现象。档案标注化管理对农场的建设也起到了促进作用,下面将针对工作任务开展期间有效的管理措施进行探讨,帮助提行工作任务完成质量。

1农场实施档案管理标准化的必要性

当前,我国农场的发展方向为现代新农场,除去传统农场建设要满足的种植与养殖需求以外,现代新农场建设还需要满足人们的休闲、度假需求。所以在现代农场建设中,大部分农场都会将农家乐这一休闲会所纳入其中,达到完善农场功能,提高农场经济的目的。农产的标注化管理对发展农村经济有很大的帮助,社会各行业不断的发展变化,在如此激烈的竞争环境下,农场管理人员要掌握好实际变化局势,从基础工作进行改进,促进管理体系的完善。传统档案管理方法只是针对纸质档案来进行的,长时间使用很容易造成档案内部资料损坏,对查看使用造成了影响。通过标准化管理能够形成有效的监管体系,在工作期间也能够与基层群众增强沟通,解决农产发展所遇到的问题。这一系类优点是传统管理理念中所不具备的,并且传统的管理体系中,并没有应用信息技术,资料共享会浪费大量的时间,工作任务完成情况也不理想。在现代新农场建设中,如果想要彻底解决农场管理混乱、管理效率不高这一问题,就必须从管理制度入手,以农场档案管理制度的建立作突破口,规范化、标准化农场档案管理,约束管理行为,尽量维持好农场档案管理和建设管理的秩序。相关调查发现,现代新农场建设对农场的经营管理要求很高,只有全面提高了农场的经营管理能力,做好了农场各方面工作的管理,才能从真正意义上实现现代新农场的建设。而实施农场档案管理标准化正好是完善农场管理工作的一种方式,所以说,在现代新农场建设中,农场档案管理标准化的实施是极具必要性的。

2农场档案管理标准化实施中遇到的困难与解决对策

标注化管理理念被提出后,落实阶段遇到了一些问题,工作人员已经对传统的管理体系产生喜欢,并且不具备信息化管理系统的操作能力,系统中出现问题更不能及时解决,最终造成了严重的质量安全隐患。因不规范操作造成的信心资料丢失也常常会发生,不利于农场标准化管理体系的建设与发展。了解现存问题后需要深入的探讨引发原因,这样才能够确定所制定的解决方案具有可行性,不会与标准化管理落实出现冲突。

2.1存在的问题。信息化技术应用缺乏先进的基础设备,档案管理并不能全面实现数字化,管理效率自然得不到保障。档案产生形式比较复杂,由于标注化管理落实程度不足,导致部分信息丢失的现象,原始资料一旦丢失是无法进行弥补的,此类问题在农场发展建设中真实存在,应当得到管理人员的高度重视。使管理制度在基层中得到高效落实。标准化管理应用落实时间比较短,在经验方面还存在很多的不足,工作期间遇到的突发现象会造成档案管理任务中断,解决也会浪费大量的时间。就国内目前的农场档案管理工作来说,尽管在政策上已经提出了要实施档案管理标准化,但并没有全面落实到具体工作上。也就是说,农场档案管理标准化的实践经验很少,正式实施时因为没有相应的范例参考、制度约束,所以就只能沿用传统的农场档案管理制度来作为标准化档案管理的制度,从而导致档案管理标准化实施不生效,增大档案管理人员的工作量,给农场档案管理制造更多的麻烦与困难。

2.2解决措施。1)根据农场的实际建设情况来建立一套完整的档案管理标准化体系。这一措施主要针对农场档案管理中制度照搬、管理行为照抄问题而言,目的是解决农场档案管理标准化实施中的制度缺乏问题。档案管理机构尽快加大对现代农场实际情况的了解、评估力度,并在了解了农场实际情况之后,依据评估所得的数据结果来建立一套行之有效的档案管理标准化体系,并以该套体系为基础,将体系规定贯彻落实到具体的工作中,促使并保证农场档案管理标准化目标的实现。农场档案管理标准化体系的建立应该以实际情况为参考,结合财务档案管理的方法,完善和健全档案管理标准化管理内容,围绕适用性和针对性这两个中心,切实建立一套全面的、能够满足现代农场建设需求的档案管理标准化体系,促进农场档案标准化目标的实现。2)加强档案管理人才队伍建设,提高农场档案管理水平。人才是农场档案管理中不可缺少的一项资源,是决定档案管理质量的关键性因素。针对现代农场建设中所出现的档案管理人才素质偏低问题,笔者认为最好的解决措施是加大人才培养力度,尽量打造一支高素质、高能力的农场档案管理队伍,提高档案管理人才的综合素质。通过人才引进、人才培养等一系列工作促进档案管理队伍的建设,以此为基础促进农场档案管理标准化的实施。在档案管理队伍建设中,除注重档案管理知识、现代数字化档案管理方法以及档案管理标准化制度的培训外,还应针对档案管理人员接触农场档案机密这一特点强化档案管理人员职业道德的培养。以档案管理人员职业道德培养为中心、以专业知识为辅助促进现代新农场建设中的档案管理标准化实施。3)以农场财务档案标准化为中心,实现农场档案管理标准化目标。在现代农场财务管理体制改革背景下,财务档案的管理标准化成为了影响财务管理效果、影响农场经济活动的重要内容。而且,作为农场档案管理的核心,农场财务档案管理工作对农机档案、固定资产档案、经营档案都有着重要的影响。针对财务档案管理的核心地位,现代农场档案管理标准化实施中应以农场财务档案标准化为中心,通过管理制度的完善、相关人员素养的培养、档案管理标准化的执行等工作确保现代农场档案管理标准化目标的实现。通过财务档案管理标准化实施中的带头作用,促进其他档案内容标准化的实施。4)建立数字化档案管理体系,促进农场档案管理标准实施目标的实现。在现代档案管理数字化的今天,农场档案管理标准化实施中还应针对数字化档案管理的特点与优势加快数字化进程,在原有纸质文件档案的分类整理、标准化执行基础上,建立数字化档案管理体系,并借鉴财务数字化档案管理方法实现农场数字档案管理标准化。针对农场经营内容种植、养殖、娱乐经营等内容,以分类方式及条码技术、数据库技术等建立数字化档案管理体系,并在农场经营的各个环节中强化标准化管理制度的执行。以标准化执行为基础、以数字化档案优势为辅助,促进现代农场档案管理能力的提升。综上所述,档案管理现代农场建设管理工作中的一项重要内容,并且现代农场档案管理标准化对农场经营发展有着重要的影响。针对农场档案管理标准化现状及存在的问题,应通过管理体系的完善、人员的培训、现代档案管理方法的运用以及有效的执行监督实现档案管理标准化目标,促进农场综合管理能力及管理水平的提高。

作者:王艳文 单位:黑龙江省八五一一农场

篇3

前言

在当前社会经济发展过程中,必须要强化基础设施的建设工作,在社会主义各个领域的发展过程中,必须要建设更多的项目,确保项目的和谐健康稳定发展,国家和政府也出台了很多相应的法规法律,与档案的管理工作有相应的制度和标准,这对于档案的管理过程有了相应的指导。而且面对新时展的整个环境来看,我们也必须要抓住每一次的机会和突破,能够在工程档案管理过程的各个阶段实施新的标准和要求,能够对不同阶段的施工项目进行精准的记录,这才是信息的作用,对于后续工程的施工提供更多的参考。

1施工企业档案管理中的问题分析

1.1缺乏完善的资料档案管理制度

对于一项稳固的施工项目而言,项目的实际建设过程中,往往必须要建立完善的档案资料管理制度,但是由于很多施工企业为了赶工期,在这方面的工作上并没有重视起来。因此,大多数的施工企业于档案的管理制度构建并不重视,往往只是流于表面化形式,把更多的注意力放在了施工的过程中。但是随着现代化施工企业的发展,我们认识到了档案管理工作,对于整个工程来讲是尤为重要的,也是必不可少的一个环节,他不单单会影响整个工程的质量问题,更重要的是对于实现完善现代化的工程产业有着至关重要的作用和影响。而且很多工作者在档案的管理层面没有落实好科学化和规范化的管理要求,一旦出现差漏,往往会给整个企业带来无法弥补的经济损失。

1.2工作人员档案意识低

一般情况下,很多施工企业的资料档案管理工作比较复杂,而且管理工作强度很大,很多企业为了节约一定的经济成本,聘请社会上很多没有经验的人来承担这一工作,在实际的工作过程中,并没有及时的发现所在的问题,也没有对不同阶段的工程资料进行科学化的整理,那么这样就会导致在后期的工程质量检验过程中存在着各种各样的风险类问题。所以说当前的大部分施工企业对于档案资料的整理也都是借鉴其他的单位,并没有实际的落实到具体的用处上,往往体现的就是相应的工作人员档案意识很低,并没有能力承担完整档案资料的管理工作。

1.3档案管理效率差

施工企业对于工程档案资料的管理意识很薄弱,但是往往在工程档案资料的管理工作中没有检验这一环节,也就是说,在这个过程中会产生很多没有用的工程资料,这些问题就很大程度上体现了实际管理过程中的效率问题。在当前很多施工企业的工程档案资料管理过程中,其实还有众多的隐患问题,比如说一些工程资料的丢失和保管问题,往往得不到重视,即便是一些很重要的档案资料也没有保管好,这些档案的真实性让人质疑,直接对整个施工过程的工程质量有很不利的影响。

2构建标准化和科学化工程档案管理措施分析

2.1严格控制施工企业工程档案质量

依托国家提供的各项管理规定和政策,必须要对于当前施工企业的工程档案管理工作,构建系统性和完善性的管理系统和管理体系,要在不同的施工阶段和各个环节之中,能够落实好新时代先进的管理理念和管理思想,并且深层次挖掘出管理工作中的重要内容和核心内容,与此同时,能够在工程档案信息的利用和深入开发过程中,抛析出更多有价值的施工工作的管理需求,能够真正意义上利用现代化的档案管理制度,发挥出它的服务效能和价值来,另外还要及时养成良好的施工企业档案信息的反馈习惯,能够对于施工企业各个阶段的档案需求者密切关注,与此同时,构建出完善科学化的档案信息反馈平台,在这个过程当中,能够确保施工企业对于工程档案的科学化管理和高质量的控制。

2.2强化施工企业工程档案管理意识

现阶段中国施工企业在实际的管理操作中,对于档案信息的管理,还有很多的遗漏问题和不足之处,这主要是由于施工企业在档案工作管理过程中的意识不够强,因此就必须要对于传统的管理思想进行突破,让相应的管理工作者建立更强的管理意识,即便是普通的工作人员,也必须要积极配合相应的技术人员合理并且高效地完成管理的各个任务,让它们能够在管理过程中不断的发现工程资料管理的各种规律和方法,使他们能够认识到工程管理工作是一项科学化的管理工作能够使他们的认知和领悟充分的渗透到管理的各个层面,从而发挥出应有的价值和作用来。另外,在不同部门的协作下,档案管理必须要让每一个人都具备强烈的意识,能够更好的督促和指导工程档案管理工作的不断进行,通过一些标准化的管理方法和制度,来更好的把每一个管理工作者的责任落实到位,让每一个管理工作人员都能够发挥出它的管理价值来。

2.3构建一支高水平的管理队伍

众所周知,对于各类工作的进行都必须要和管理工作完美的结合到一起,才能够真正的发挥出双重的效果,如果只是施工企业在施工过程中高度重视,对于工程档案资料的管理不理会,那么最终的工程质量往往达不到预期的效果。所以说,针对当前施工企业必须要建立一支高标准高素质的精英管理团队,能够对于档案管理的各个阶段都有自己的方法和策略,能够把复杂的档案管理工作进行主义的分配和剖析,确保在档案管理过程中,每一个档案管理人员的职业水平有大幅度的提升。所以说,对于施工企业的档案管理过程,必须要强化团队的建设,加强相应管理专业知识的指导和教育,使得施工企业的工程档案管理人员都能够趋向专业化,通过绩效考核和成讲等措施来不断的激发每一个管理人员工作的积极性,才能够真正的保证在企业的工程资料管理中得到切实的效果。

2.4改进施工企业档案管理的策略

施工企业的工程具有一定的特殊性,很多管理层面的理论往往和实践有很多不同点,所以说必须要根据施工过程中的特征和具体的施工内容,来构建一套完善的档案工程信息管理制度,而且根据不同时期施工的特征来科学化的对其中的制度内容进行完善和修改,只有这样才能够确保每一个时期所应用到的工程档案信息管理制度的科学化和标准化,能够在档案资料的管理过程中实现科学采集、科学分类和质量控制验收,在日常的管理过程中,能够及时的对资料进行整理和归纳,避免一些工程信息的遗漏。

2.5高度重视档案信息的利用和开发

很多施工企业由于不能够及时快速地收集整理好工程档案信息,所以在实际的施工操作过程中,就会出现各种各样的风险类隐患问题。要想快速完整的收集好各类工程项目的档案信息内容,这个过程中还需要注意到项目信息的利用和开发,只有确保对工程项目档案信息的合理整理和搜集,实现标准化的分类,能够保障工程信息内容的完整性和精准性,并且能够及时的给相应的管理人员提供反馈,这才是确保施工技术能够得到广泛应用和进步的重要保障。在现代化社会大数据理念的支持下,我们必须要认识到施工企业档案信息的利用和开发,最重要的支撑就是依托大数据技术,来发挥出工程档案信息的真实性价值。要认识到档案信息建设的变更和传递工作的重要性,能够让档案管理工作的目的指向更为清楚,以便更多重要的档案信息内容在变更和传递过程中损毁或丢失。

2.6加强档案信息管理工作的信息化建设

篇4

(1)制定医院领导和档案工作人员的职能,明确责任,确保科研档案的管理落到实处;

(2)明确科研资料的收集、编制的范围,以保证科研档案归档率、完整率和准确率达到规定要求,内容细节应有理有据;

(3)制定科研档案管理工作的考核内容及评价标准。考核的内容主要是资料收集、案卷整理是否做到完整、齐全、准确和规范,质量是否满足规定要求,责任是否落到实处以及档案管理制度的执行情况等。

2、加强业务培训,提升科研档案管理质量

随着档案信息化的飞速发展和更新换代,新设备、新方法、新技术不断得到应用,档案种类和载体的多样化,对科研档案管理人员提出了更高的要求。管理人员不仅有强烈责任心,更需要有扎实的专业知识、业务水平以及计算机操作能力。首先,档案管理人员可通过参加各类型的专业知识等继续教育学习和计算机管理相关技能培训,及时更新相关知识,不断总结经验,提高管理工作水平;其次,建立科研人员与档案管理人员的互动交流平台,及时了解科研工作中涉及的相关问题,群策群力,使档案管理人员能更好的为科研人员工作提供服务;最后,档案管理人员要与时俱进,发挥创新思维,运用网络技能来提高科研档案信息资源的更新速率,进一步提高档案管理水平,更好地满足医院科研事业日益发展的需要。

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