档案管理的指导思想范文

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中图分类号：G64 文献标志码：A 文章编号：1673—291X（2012）28—0293—03

新时期高校快速发展，对高校档案管理的要求也越来越高，如何提升高校档案管理队伍的思想道德素质成为不可回避的问题。

一、遵循发展规律：提升高校档案管理队伍思想道德素质的基本要求

档案管理队伍思想道德素质的提升必须遵循思想道德素质发展和提升的一般规律。具体而言主要有：

1.环境、教育、主体三因素综合互动规律。环境因素是影响人的思想道德素质形成发展的外在条件。当前档案管理人员一方面由于受社会环境因素的负面影响，造成认识的“社会性偏差”，致使工作中出现功利化倾向；另一方面由于学校管理体制落后、领导重视不够、档案管理方式落后等因素影响，造成了高校档案管理人员不受重视、工作不被认可，严重削弱了档案管理人员工作积极性。教育因素对人的思想道德素质的形成发展起组织引导作用，主要表现在能够按照社会发展的需要对主体施加有针对性的影响，从而对档案管理人员的思想道德素质形成发展起定向器和催化剂的作用。主体因素对人的思想道德素质起着能动的决定性作用，体现了人的主体能动性。

环境、教育、主体三因素综合互动主要体现在三者之间的关系上：（1）环境与教育的互动。一方面，环境因素制约和影响着教育者的思想道德素质状态，并决定教育内容和教育方法。另一方面，教育对环境具有反作用，教育者不仅可以改造环境，而且可以有意识地促进环境中积极因素对人的思想道德素质的形成发展，避免消极因素产生消极影响。因此，在提升高校档案管理人员思想道德素质的时候，既要认识环境因素的制约和影响，又要善于改善和营造良好的教育氛围，发挥教育引导作用。（2）环境与主体的互动。一方面，环境因素对主体的主观能动性发挥状况起着制约作用；另一方面，主体的主观能动性又对环境施加影响，可以选择和改造环境因素。（3）教育与主体的互动。一方面，教育对主体思想道德素质的形成、发展起着主导的影响作用，引导和促进新的思想道德素质形成发展。另一方面，主体的能动作用对教育因素又有反作用。受教育主体可以影响教育者，还可以影响教育内容和教育方法，使之适应思想道德素质的普遍要求。因此，应充分尊重受教育主体的主体性，充分调动受教育者的积极性，这是有效提升高校档案管理人员思想道德素质的关键。环境、教育、主体因素综合互动，为提升高校档案管理队伍思想道德素质建构了动力机制。

2.主体性、能动性、超越性相互作用的生成规律。首先，主体性是影响能动性发挥的决定因素，反映了思想道德素质提升的主体要求。主体性分为角色主体性、实践主体性和认知主体性，从不同角度反映了主体的道德觉悟程度、道德知识水平和道德认识能力。没有主体性，就没有思想道德素质提升的主动性。其次，能动性是主体性发挥状况的真实反映，反映了思想道德素质提升的主体水平。“道德由己”，当道德成为主体一种自觉自愿的需要，高校档案管理人员道德素质的提升才是可能实现的。最后，超越性是主体性和能动性发挥的理想目标，反映了思想道德素质提升的主体内在追求。超越性是道德自我的一种高追求，实现善和美的协调统一。对于高校档案管理人员而言，在平凡的工作中实现价值、在无私的奉献中赢得尊重、在真诚的服务中享受乐趣，这就是道德超越性的体现。

3.思想道德素质形成与人的身心发展、社会实践相适应规律。一方面，思想道德素质形成与人的身心发展相适应。作为成年人，高校档案管理人员思想道德素质已具备一定基础，其发展主要就是高层次的思想道德素质的进一步完善、成熟、不断发展的过程，即世界观、人生观、价值观、政治观、道德观等的完善。另一方面，思想道德素质的形成发展与其社会实践相适应。随着社会实践活动空间不断扩展、内容不断更新、方式不断变换，影响思想道德素质发展变化的环境因素、教育因素也发生改变，使得人的思想道德素质无时无刻不受着影响，无时无刻都在发生着变化。思想道德素质发展变化与其社会实践活动相适应，因此要用发展的眼光来分析档案管理人员思想道德素质的提升。

二、加强制度建设：高校档案管理队伍思想道德素质提升的重要保障

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二、科技创新

科技创新是动力，实现档案管理的创新是档案工作跨越式发展的支点。现代化的档案管理要求必须以科技创新的思想和观念来开展，档案信息数字化是档案管理事业发展的趋势。它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式链接，具有可共享、动态易控、可变依赖等新型载体的特征。传统的纸质档案信息与载体不可分割。未来的档案管理必然是运用高科技知识型的，那么科技创新必然是动力。在今后的档案管理过程中，技术创新将成为最直接的动力。

三、管理创新

在档案的管理模式当中，要适应社会发展的需要，创新是档案管理工作的重中之重，它不仅在政策制度、指导思想、工作模式上体现出来，还体现在档案人员业务素质上，只有结合自己的岗位边学习边操作才能有效地实现管理创新。档案管理工作是一项具有管理性、服务性和政治性的工作，从收集、整理、鉴定、保管、检索到利用，都有着自己的管理对象、管理手段、管理理论和管理原则。当前随着数字化、信息化的飞速发展，利用现代化设备管理档案已成为一种趋势。为适应现代化技术的需要，国家档案局于2000年6月颁布了《归档文件整理规则》，在传统档案管理的工作方式上，兼顾了计算机管理和手工管理两种方式，这是档案管理的一种创新。档案管理越来越需要创新，需要及时按照上级的一些新思想、新要求及时修订完善档案工作方面的管理规则。

四、管理体制创新

管理体制是规定各部门的管理范围、权限职责、利益及其相互关系的准则，管理体制创新是档案管理工作的保障，它对管理效率有着直接的影响，是实现档案管理创新的有效途径，对档案管理事业蓬勃发展起着决定性的作用。所有创新活动都有赖于制度创新的变革和持续激励，并最终以制度化的方式长久地发挥自己的作用。建立健全档案管理的各项规章制度，明确档案工作的发展方向、目标，定期对档案人员进行业务培训，统一业务指导，充分发挥档案人员的组织协调沟通能力。

五、服务创新

服务创新是档案管理的核心，也是档案工作的桥梁。受旧的工作理念的影响，很多档案工作者安于现状，观念保守，缺乏民主意识，认识不到档案信息的重要性，“重藏轻用”、“看摊守业”的心态较重，工作重心只是围绕如何保管和收藏档案资料。提供档案利用服务是档案部门的职责，这就要求我们档案工作者紧跟时展，改进工作作风，寓管理于服务中，不断提高自身素质，努力具备广博的知识，熟练掌握现代化科技手段和先进管理技术，开发具有特色的信息，提前作出有目的的选题，制成形式各样的编研文献，让利用人能够最快捷的得到最有价值的档案信息。转换服务角色，完善服务方法，主动服务，及时、准确、热情、全面地为档案利用者提供服务。

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（一）以人为本是构建和谐社会的重要组成部分

档案管理是构建和谐社会的重要组成部分，是凝聚时代文化精神的信息中心之一。以人为本是构建和谐社会要遵循的首要原则，是科学发展观的核心和本质。以人为本就是要发挥人的主体作用、尊重人的主体价值、促进人的全面发展、实现人的主体利益。根据时代的需求，档案管理工作为实现政治民主建设和社会主义经济服务，为党和国家各级领导采取新措施、应对新情况、开辟新领域，为广大人民群众解决自身利益，主动提供人性化的服务。党的十八特别强调“坚持以人为本，树立全面、协调、可持续发展观”，在大力推进构建和谐社会的今天，将以人为本的观念融入到档案管理工作中是大势所趋，并且在发展过程中推动其创新，使档案管理工作实现思想和模式上的双重改革。

（二）以人为本是档案实现自身价值的需要

档案资源是档案事业的根本，加强档案资源建设不仅关系到档案事业的长久发展，而且关系到历史真实的记录与传承。档案作为社会资源的重要部分，其自身价值必须通过人的行为，也就是档案管理者和档案使用者的行为来实现。自从以人为本的思想提出，并且在实践中得到贯彻落实，使人得到了社会的广泛关注。档案管理工作也必须紧跟时代的步伐，迅速转变思想观念，从根本上改变曾今重物轻人、重事轻人以及重典型轻普通人的传统观念，把所有涉及到人的档案工作作为核心。在工作中，树立“群众至上”的观念，尽自己最大努力满足广大群众的各种需求。因此，引入以人为本的服务理念是档案实现其自身价值的需要。

（三）以人为本是档案事业自身发展的客观需要

当今社会，以人为本的管理已经成为世界各国优秀企业中重要的管理哲学，并且得到了社会广大群众和管理学家的认可。在管理实践中，以人为本的档案管理工作理念已经得到了运用和发展。以人为本的档案管理工作理念含义是坚持以科学发展观为指导思想，以档案管理工作为桥梁，坚持以维护人、突出人、服务人、惠及人、发展人为根本目标的一种新型的档案管理工作理念。与此同时，坚持以人文本能够有效促进人与人之间、人与社会之间的和谐共处，进一步使档案管理工作的效果最大化，进而使群众满意度提升，推动档案管理事业全面有序的发展。

二、以人为本，不断完善档案服务工作

要全面落实以人为本的管理理念，进而不断完善档案管理工作，我们首先要认识自己所要服务的对象，清楚了解用户的类型，才可以对其进行有针对性的服务。总的来说，档案管理的用户主要分为三大类，第一类是个人用户。这类用户的特点是需要的信息量较少，但是目的性较强。他们的性格截然不同，在档案服务中的表现各异。在面对理智型的用户时，我们要首先清楚他们的需求，进而将已有信息与其需求相关联，给他们推荐有关的网站，提供给用户更多的思考空间；在面对随意型的客户时，我们不能盲目地将其拒之门外，无论他们是否有需求，或者有些用户目标不明确，我们都要秉持认真负责的工作态度，因为他们也是档案的主人；当面对冲动型的用户时，我们要换位思考，充分理解用户的心情，并且以耐心细致的工作态度对待他们，帮助其解决问题；在面对习惯型用户时，我们要对这些忠实用户给予最大的理解，留给他们属于自己的思考空间，尊重他们的个人意愿，真正做到以人为本。第二大类是集体用户，他们是一群带有共同利用信息目标的人。他们或是学生或是公务员或是社团组织，他们的目的是为了学习、工作、生产和科研的需求。服务人员要了解其特点，考虑到他们的稳定性和持续性，以此来安排服务。第三大类是中间性用户。这类人并不是自己需要档案信息，而是帮助他人来获得信息。这类用户有着自己的服务对象，对于档案的理解能力较强，所以在提供档案时服务人员要给予其完整、准确的档案资料，帮助他们收获更大的价值。当我们的工作能够做到如此细致入微时，我们才可以说真正懂得了档案管理的意义，真正做到了以人为本。

三、以档案管理者为本的档案管理工作

（一）良好的心理素质

档案管理人员应该具备各类专业工作人员必须具备的基本心理素质，必须坚持社会主义道路，遵纪守法。由于档案管理工作的特殊性，要求档案管理人员不仅具备良好的心理素质，还要具备较强的政治素质。无论何时何地，都应政治立场稳定，服从党的领导，立场坚定，严守机密。

（二）精湛的业务素质

档案管理人员要掌握档案管理专业知识。从档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、统计到提供利用、进行编研等各项业务环节都有一整套的理论和工作方法，档案管理人员只有学习和掌握这些理论和方法，才能保证档案工作质量，提高工作效率。

（三）爱岗敬业，遵守职业操守

档案管理人员应具有良好的职业道德，无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守。遵守职业道德主要表现为：一要热爱档案事业；二要有无私奉献的精神；三要甘于寂寞、甘于清贫的品质，不为世俗利益所动，加强自身修养，做到清静无为。

（四）与时俱进，勇于创新

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国际国内对科研档案的认识存在广义与狭义之分，国际上广泛采用的是广义的科研档案概念，即科研档案的来源可以是自然科学研究活动和社会科学研究活动。我国采用的是狭义的科研档案概念，即科研档案的来源限于科学与技术研究活动。

国外有文件管理和档案管理之别，科研文件管理的目标是基于证据的科研决策支持与科技项目治理和科技创新支持，而科研档案管理的目标是维护科学家、科研机构或基金会和学科科学史和科技活动记忆；前者强调服务于形成者和形成机构及现实，后者强调服务于社会和未来。档案管理是文件管理的重要内容之一，文件管理是档案管理的基础和前提。被国际社会广泛推荐的文件管理思想是ISO 15489-2001，科研文件管理也不例外3。根据ISO15489第四条，文件管理可以给机构带来以下的受益：文件是重要的机构资产，为法律诉讼提供保护和支持，包括对与机构活动证据存在与否相伴随的风险管理提供的保护和支持；保证宏观管理与微观管理的一致性、连贯性和效率，促进绩效的提高；满足法律和规章在档案化、审计和监督活动方面的要求；保护机构的利益，保护员工、客户和当前及未来受益人的权利；维护机构记忆、个人记忆或社会记忆。

我国也有文件管理和档案管理之别，科研文件的管理目的是文件的形成和流转及支持日常业务活动；科研档案管理的目的是维护档案的归档保存，保存的目的和用途并不明确。科研档案管理的指导思想是服务于科研管理，为科研管理服务和为形成者及形成机构保存备查，很少考虑如何服务于现实业务活动，对政府外的公民利用限制重重，极少提供对外利用，这在计划经济时代对控制科研档案的归属与保存十分有效，但对于市场经济和知识经济时代的科研档案管理与利用而言，为管理而管理的指导思想却不再有效，由于缺少从科研业务活动需求出发的客户服务意识，档案的收集困难重重；由于缺少对文件全生命过程质量的控制，档案的质量难以保证。

什么是最优化模式比较

国外在管什么的认识上将科研文件和档案看成是机构的资源与资产，归档文件的质量标准包括其真实性、完整性、可靠性、长久可用性。广泛采用的文件连续体模式具有多元化和集成化的管理视角，有利于过去、现在和未来的科研活动数字资源与资产的最大限度共享和利用。对科研档案来源的认识存在多元的视角，有多种多样的来源认识。

国内在管什么的认识上已开始从管理数据和资料转向将文件和档案看成科技管理的信息资源和科技资源，归档纸质文件的质量标准是完整、准确和系统（DA/T2-1992《科学技术研究课题档案管理规范》4.4.3.1），电子文件归档的质量标准是真实性、完整性和有效性（GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》，7.2.1）。广泛采用的是文件生命周期模式，仅从档案视角出发为文件归档而进行管理，缺少对正在形成和将要形成的科研文件的管理规划，缺少将科研文件的形成与捕获纳入科研活动资源配置及其优化管理中，无系统和全面的文件管理规划，难以适用于电子化环境下的电子文件和数字档案的管理与利用，收集难，归档质量保证难。对科研档案和科研文件来源的认识比较单一，只有科学技术研究活动来源，而不包括社会科学研究活动的来源。

如何管的最佳实践比较

国外在如何管方面的最佳实践经验是档案化管理，将文件、档案管理纳入社会法制体系建设、民主化与信息化社会建设战略框架之中，科研文件和档案的管理成为科研活动规范化、科学化、信息化建设的内容及其有机组成。科研文件的规范化管理是学术规范与学术道德规范的要求，被纳入基于证据的科研项目治理与科研机构治理，科研档案的利用被纳入科研资源长久保存与网络化共享的数字化工程建设内容。

国内在如何管方面采用归档管理规定，仍然以传统的行政管理手段为主，由于档案在各行业及各种管理活动中的需求不同，有关档案归档的政策法规各自为政，甚至相互矛盾。

国际档案化管理的方法与中国归档管理的方法有本质的区别，前者与文件处置规划相联系，在文件形成之前就将应该记录什么的要求纳入业务活动过程，参与规定应该形成什么和保存什么及如何支持业务活动反映业务活动者的社会责任，后者与档案保管期限相联系，仅关心对已经形成的文件的归属，关心的本不是业务活动者对其活动的社会责任性，而是文件形成管理机构管理者的社会记忆。前者采用的将档案看成具有可持续价值的文件，建立文件全生命期动态管理机制，后者则将档案看成是历史记录，采用非文件全生命管理的阶段生命周期静态管理机制。

国外针对数字化工作背景下文件鉴定采用的宏观鉴定法和职能鉴定法。宏观鉴定方法的特点是价值判断的标准是背景而不是内容。职能分析强调的是政府治理而不是政府管理与领导，强调公民与政府间的对话及相互关系，各种因素和各个方面的记录及记忆。鉴定的结果实施文件处置计划，满足法律、信息、财务、责任、证据、文化等机构内外服务的需求。文件处置计划需要考虑为什么保管、保管给谁用、什么地方用、什么时候用、保存多长时间合法等问题，进行保存什么和不保存什么的风险分析和成本核算，文件处置过程及保管期限表的制定与实施要进行质量控制、文件记录、跟踪管理和审计。文件保存的目的有三方面：（1）业务需求；（2）法令规章对机构的责任要求；（3）文化目的。

国内采用传统手工工作环境下处理纸质档案的直接鉴定法和内容鉴定法。鉴定的结果为实施归档保存期限规定，满足管理者和社会的历史和文化需求。保存的用途主要在两个方面：（1）证据作用；（2）信息作用。没有对文件处置过程的质量管理与成本核算和审计。

国外采用文件处置规划管理手段比国内档案归档保管期限管理手段具有以下优点：采用统一的集成化的文件处置规划管理文件包括档案，不管文件在生命周期内的存在形式如何，不管文件的生命是长或是短；文件概念包含具有可持续价值的文件，可持续价值强调文件对事务处理、凭证和记忆的作用，这一价值观统一了文件档案化及其保存的方法，不管文件是保存一刹那，还是保存千年。

国外科研档案管理经验的借鉴

国外科研档案管理的经验在三个方面值得我们学习借鉴。

在为什么管的服务思想上，应该吸纳客户关系管理理念，采用基于客户服务的科研文件管理概念和广义科研档案概念。这一指导思想的优势在于科研文件和档案管理易于被纳入整个社会学术民主化、法制化与信息化建设的框架。

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1行业档案信息在改革中面临的新形势

改革开放给国民经济带来了繁荣，同时也给档案信息管理工作带来了生机，特别是(档案法》颁布以来，行业档案管理工作处于历史上的最好时期，呈现出前所未有的好形势。从行业的主管部门对档案工作的重视程度有了进一步的提高，由上至下广泛开展了对《档案法》的学习宣传落实工作，我局档案管理工作及人员配备等方面逐步走上依法治档的正确轨道。我局档案管理标准有文书档案、科技档案、财会档案归档质量标准，这些标准既体现了国家规定，又突出了煤炭技术档案的特点，具有科学性和实用性，在煤炭行业中档案信息管理得到了推广和应用。由于改革带来了经济的飞速发展，档案作为重要的信息资源，正在被经营者大量利用。在我们所整理的档案资料中，建立了档案目录，将档案信息集中，促使大量的档案信息资源用于科学决策。在我局，企业之间的信息交流与档案的利用，无论从量或是质方面都呈现良好的局面。当前的形势要求行业档案管理工作一定要与本行业各项事业的改革融合在一起，充分发挥档案资源的社会效益与经济效益，更好的促进档案事业的发展。

2改革是适应煤炭技术行业档案管理工作的需要

行业档案管理，过去基本上是通过上级主管部门开会、发文件、档查评比等方式，而在改革大潮中的今天就显得不够适应，急需在开拓新的管理方式。档案信息的开发现代化管理手段，是当前行业档案管理工作的重要任务。行业内档案信息资源具有相通性和互用性，全系统采用统一标准，采用计算机联网，将大量的档案信息进行存贮、调用、交流，扩大档案信息的利用面，充分发挥全系统的档案作用。我们煤炭系统具体开发档案管理的软件，即可充分利用微机网络在行业内部实现横向、纵向广泛利用档案资源。行业档案管理工作的重点是建立一支适应改革需要的档案工作人员队伍，不断地学习(档案法》。有必要的进行培训，使档案人员的素质得到提高，甚至发挥主管部门的龙头作用，广泛开展学术研讨活动，吸收多层次的人员参加，使其在活动中能增强档案意识，档案管理人员就可以活跃思想开阔视野，使档案管理工作完全投身于改革开放的大潮中。

3开发档案信息，是发展各项事业必不可少的手段

在知识不断更新的信息社会中，各项事业的发展都以惊人的速度进行着，任何一个专业和部门离开了信息就无法生存和发展，这其中就包含着档案信息。显而易见，如果没有古今中外积累的丰富档案和资料、历史“瑰宝”，就无法开发和利用，人类就不会有今天的文明，社会就不会有今夭的进步。各行各业要获得尽快发展，取得最佳的效益，离开了信息源和流量是无法办到的，同时离开了档案信息的开发和利用，难免工作受挫。搞好档案信息的开发和利用，就是要利用现代化的手段来探索各项工作的规律，用宏观控制、科学管理、正确指导思想来管理各项工作，为各项工作规划未来做出科学的预测和决策，提供可靠的依据。

4利用档案信息的内在系统性为决策服务

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医院档案是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录，是医院工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。档案管理是医院科学管理中重要的一环，是必须重视的基础性工作。当前，医疗改革日益深化，医院管理工作面临新的机遇和挑战，那么新形势下的医院档案工作该如何发展才能更好地为医疗服务，是当前亟待解决的问题。

1 现行医院档案管理中存在的问题

随着现代化信息的发展，档案在医院管理中的地位和作用越来越被人们所重视，尽管如此，作为医院管理的一个重要组成部分，医院档案工作仍无法与日益发展的医疗、科研、教学工作相适应，主要表现在:

1.1档案意识不强，档案利用率不高。具体工作中，不少同志，甚至领导干部，对档案重视程度不够，“重经营、轻档案”的意识还很强，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

1.2管理制度不健全，档案收集效率不高，管理分散，缺乏信息资源整体性。目前绝大多数医院都制定了较为健全的医院管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责、考核标准却较少，没有统一规范的医院档案管理模式。由于管理制度不完善，有价值的文件材料得不到足够的重视和统一收集，造成档案收集效率不高，信息管理与档案管理严重脱节，失去了档案工作的完整性，医院信息资源缺乏整合性，跟不上新时期发展的需要，不利于科学管理。

1.3档案管理人员素质参差不齐。目前从事医院档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，表现为人员配备随意，流动性大，档案管理人员多是从行政、护理、医技等部门转岗过来，而档案专业出身的人员较少，且存在着专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，学历偏低，思想观念和管理水平相对滞后等问题，与时展的要求悬殊较大，难以适应新形势下的档案事业发展。

1.4重管轻用，档案开发利用率低。由于档案系统长期形成的封闭或半封闭环境的影响，许多档案工作者仍然停留在 “重管轻用”的观念上，档案收集了、管理了，却忽视了最重要的信息资源的利用。档案信息的开发和利用方式单一，形式陈旧，档案室设备、技术条件落后，也造成了医院档案开发利用工作停滞不前。

1.5档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高。有些医院由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准，档案管理设备陈旧，管理技术落后，虽然近年来随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理被广泛运用，而运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集利用和开发。

2 改善医院档案管理的对策

2.1加强领导、宣传，增强档案意识。领导重视是做好档案管理工作的重要保证，是档案实现科学管理的前提。院领导要把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展; 要大力宣传医院档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使全院干部职工充分认识档案的重要性，认识档案与医院日常工作的密切关系，更好地支持档案管理工作。

2.2健全档案管理制度，规范档案管理行为。档案管理工作是一项严肃的、条理性很强的工作。建立完善的规章制度，可以减少档案管理的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。医院要根据 《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规，结合本单位档案工作实际，逐步完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案工作的每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度的约束。并将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。

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为顺应时展，促进社会稳定发展，需对我国当前的档案管理工作进行有效的改革创新，在进行创新的过程中需要对当前档案管理中的几个重点当面进行分析，确定具体的改革思路。

1.1档案管理需要同我国政府角色与职能转变相适应

当前我国的经济体制主要为计划经济体制下特色市场经济，我国政府在经济的宏观调控中扮演的角色进一步被削弱。在传统经济体制下的档案管理职能逐渐与社会经济体制相脱离，为促进我国档案管理工作的有效运行，政府部门需逐渐放手档案管理工作，提高档案管理工作的灵活性。

1.2同现代化公共行政运作形式的转变相适应

建立在传统制度下的行政管理工作能够在其基础上不断进行行政功能的拓展，实际运行中能够借助与系统的管理职能发挥其功效。传统行政运作形式已经无法适应当前社会的发展需求，对于当前公共行政而言缺少的是分权和间接运作。

1.3同政府观念转变相适应

中国特色市场经济体制能够有效促进我国社会经济的流通，有利于激发纳税人的积极性，政府部门通过纳税人的税收进行国家的管理及调控。当前我国社会经济的发展变化多端，因此必须提高国家宏观调控及管理的效率及服务理念等。

2.档案管理体制改革的难点分析

2.1实现党政合一

当前我国对于档案管理工作由各个管理部门共同执行，从大的方面来说就是党和国家。党和国家对于档案的管理因为彼此职能的不同导致管理目标存在一定差异。大多数人都认为当合国家在档案管理过程中直接对档案管理工作负责，这只是表面上的，很多人其实不理解这二者在职能上存在的差异，因此在很多人眼中档案管理看似是一件比较神秘的事情，即一般人难以捉摸。因此导致企业及社会相关部门难以通过档案管理中心获得有效信息，档案管理工作的职能无法得到发挥。

2.2转变后的滞后性

随着社会人才资源总量的不断提升，档案管理机制需要与时俱进，适应社会的发展。从某种意义上来说，档案管理工作体制的科学转变有利于我国档案管理事业的健康发展，但这种促进作用并非立竿见影，而是需要一个漫长的持续性过程。因此档案管理体制革新后其作用相对滞后，导致很多创新工作难以展开，这也是造成我国档案管理工作比较混乱的原因之一。

2.3实现政、事分开

当前各项系统为提高其效率及功效，首先提高系统的功能性，通过系统的多功能性推动系统的全面发展，因此在我国档案管理过程中常常会出现对管理系统具有政、事部分的情况，管理系统能够在多方面展开管理。随着社会经济的发展以及人才总量的不断提升，政、事部分的管理系统已经难以适应当今的档案管理模式，甚至会造成我国档案管理工作创新的停滞、档案管理服务质量下降以及人才资源的浪费等。

2.4防止集权过度

在现有的经济体制模式下，当今企业经营模式分工都十分明确，对各项工作都会进行有效的统筹规划，档案管理工作也会有比较科学的方案。这种管理模式在根本上提高了企业管理效率，但该种管理模式比较落后，管理方法过于单调，严重束缚了管理人员的工作行为，更加不利于档案管理工作的创新，阻碍了管理人员的创新思想，不利于管理工作的发展。

3.我国档案管理体制改革重点及建议

3.1加强档案资源的整合统一管理

我国档案管理的主要指导思想为建立集中化管理体制，对我国的档案实行统一管理。实践已经证明通过加强档案资源的整合统一管理能够有效解决我国档案管理工作过程中出现的各自为政、管理混乱的状况。在档案管理过程中必须加强对档案管理人员的思想教育，使其在管理过程中能够坚持统一管理的基本思想，确保档案管理过程中的完整性，提高档案管理的安全性。在档案管理过程中加强对我国档案资源的开发管理，并对各档案资源进行有效整合，构建成大档案，逐步优化档案资源管理配置，使得档案资源能够被社会有效共享。

3.2推动档案管理体制的多元化发展

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二、工作重点

围绕学校中心工作、上级常规督导评估，坚持以服务为主题，以档案规范化为重点，力争在档案管理业务和服务质量等各个方面都取得比较大的进展。

三、具体工作

(一)加强宣传与学习，将档案法规范制度落在实处

1、利用行政会议、教师会议等，宣传档案管理法规及档案知识，增强管理干部及教师档案意识;指导处室兼职档案员的档案业务管理，提高工作自觉性。

2、参加档案业务学习，接受档案专家指导，掌握档案专业技能，提高档案管理员的综合素质，使档案管理工作不断推进。

(二)积极推进档案管理规范化管理，提高工作效率

1、按照学校工作的实际需要立档案橱，即常规档案、督导档案、社会工作档案、参考档案、11年度新档案等组档橱。

2、使用好档案管理软件，对档案的收集、整理、编目、检索、安全保管基础工作统一标准，进行规范管理。

3、做好来文登记，及时、准确地传达上级文件精神、工作安排等事项。

4、认真做好档案目录的录入工作，编制各部门档案管理检索工具，建立数据库。

5、利用档案进行登记，使档案利用规范用效。

(三)做好档案实体基础工作、利用服务工作

1、接收年档案，按要求及时做好整理、归档、鉴定、分类、编目、装盒、入库做到管理规范、利用方便。

2、整理年度的中小学办学水平评估档案，分类归入常规档案，装盒入库，以便利用。

3、清理积压档案，按要求完成鉴定、立卷、归档工作。分理出没有使用价值的资料，经领导批准后销毁。

4、学校合并时，他校(原中心小学和成教中心)移交的档案进行鉴定，按严格的组织程序予以处理。

5、结合我校实际，对本学期新收文件材料进行统计。为了便于管理和运用分三类：职能处室类、小学类、中学类等进行统计，即便于迎查又利于查询服务。

6、做好档案的借阅工作。实行档案借阅登记制度，按照各部门档案借阅管理标准办理借阅手续。

7、按照“以迎查促工作”的思路，开展内部检查、评估、评比工作，为迎接督导评估做好档案工作方面的准备。

8、建立处室(级部)活动与档案室通制度，学校举办重大活动，主办单位事先通知档案室，将收集的文字、图表、声像、电子等文书文件资料，办理登记备案。

9、开发利用档案信息资源，广开服务渠道。

10、配合学校的各项管理工作，以积极主动热情的服务态度做好档案提供利用工作，树立良好的窗口服务形象。

(四)其他工作

1、开展档案编辑工作。努力编纂好学校档案工作中的大事鸡、组织机构严格饿、文件汇编等常规性编演材料的同时，运用现代科技手段，使档案信息输入、检索、利用等自动化。

2、向兄弟学校学习先进经验，积极业务培训、不断提高档案业务管理水平。

3、加强对库房规范化管理，严格实现“十防”制度(防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密)工作，为档案的保管和安全创造良好的环境。

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 037

[中图分类号] F272.7；G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）16- 0060- 02

企业档案管理的信息化指的是在企业档案机构的统一指导与组织下，将各种先进的信息化技术融入到企业的档案管理工作中，对档案的信息资源进行科学、合理的编排与规范，以此提高档案服务水平，进而提高档案管理的工作效率。企业档案信息化管理主要涉及的内容包括构建档案管理的信息化资源、制定相应的信息化标准、搭建信息化管理平台等。

1 企业档案信息化管理的必要性

近几年来，企业的发展速度非常快，规模也在不断扩大，形成档案的数量种类与数量也随之增多，显著地增加了企业档案管理人员的工作量，想要在纷繁复杂的档案中找到有价值的信息，就应该实现档案信息化管理。企业档案管理信息化的必要性主要表现在两个方面：一方面，档案信息化管理能够有效地弥补传统档案管理中存在的不足，传统的档案管理通常以人工操作的方式，通过档案管理人员将需要归档的文件进行分类、编排以及储存，当需要寻找某个档案时，也需要依靠人工进行检索，这种档案管理的归档、检索过程相对较慢，导致档案管理效率较低。并且由于档案资源在长期储存的过程中，各种因素还会导致档案的资源丢失、损害等问题。通过采用信息化档案管理方法，通过利用计算机技术能够将繁杂的档案信息录入到电脑中，以电子文件的形式储存，电子档案的空间不但传递查阅方便、储存量大，还不受环境的影响，不会出现档案丢失或者损坏等问题。另一方面，档案信息化管理能够扩大档案工作的发展空间，通过运用计算机网络在互联网上建立档案管理数据库，通过利用网络传媒的优势，能够实现档案资源的共享。其具体表现为：建立档案数据库，将档案资源分为非限制和限制级别，这样能够保证档案资源的保密性，然后创建新型的档案服务方式，能够为查阅者提供更多、更好、更快捷的查阅服务。想要充分彰显信息化管理的优越性，这就需要加强编录人员与查阅人员之间的交流，促使档案管理工作形成一个系统的整体，提高企业档案管理的水平。

2 提升企业档案信息化管理水平的策略

（1）创建计算机网络档案管理系统。想要实现企业档案的信息化管理，首先应该根据企业档案管理的实际状况，利用计算机网络技术，创建适合企业自身情况的计算机网络档案管理系统。通过计算机网络的运行，能够突破企业档案信息资源所有者的限制，创建一个既能控制又能方便利用的档案信息网上查询系统，例如，创建企业内部局域网，通过加密保护、身份验证、信息验证、数字签名等，保管好企业的一些机密性档案以及知识产权档案，对于一些公开地宣传企业的档案资源，企业还可以通过局域网进入国际互联网，进一步扩大档案信息收集与利用的范围。

（2）建设企业档案信息资源。企业档案结构的工作人员应该充分地利用计算机技术与网络技术，加宽档案机读目录数据库的建设，不断提升档案资源检索、利用的服务水平。企业档案的信息化管理应根据国家以及省市档案局的关于电子文件、文件归档、储存以及管理的相关规定与标准，积极地应用与推广适应企业性质、职能需要以及管理特点的档案资源管理软件，实现企业档案资源的采集、分析、整理、归档、存档、查阅、利用、鉴定以及销毁等工作的管理和监督，以此保证档案资源电子文件的可识别性、安全性、准确性、完整性以及真实性等，进而保证电子文件的法律凭证地位。例如，建立公开信息资源档案，对外宣传企业，别人通过查询能够全面地了解企业的信息，能够保证企业之间进行规范的商业往来和合资合作，建立企业双方的资信关系，通过信用调查消灭不必要的信用风险和交易风险。

（3）企业全员参与到档案管理工作中。因为企业的档案信息数据库应用系统通常是由一些专业的技术人员设计，导致在一些企业中存在档案信息化管理系统和企业需求脱节的问题，这样严重地影响了档案信息化管理系统并不能充分地发挥和实现自身的价值。因此，企业员工作为档案信息化管理系统建设中的一员，应该积极主动地参与到系统建设的各个环节中，例如，企业内部任何人员，可以通过身份认证在任何一机电脑根据自身的需要，能够随时在自己的电脑上自动查询所需要的档案资源，尽可能地和开发者进行思想沟通，全员参与到档案信息化管理工作中，及时地反馈自己的意见，以此实现与系统开发者达成共识，进而设计出符合企业档案管理实际状况的档案信息化管理系统，提高信息系统开发的成功率与实用性。

（4）企业档案信息化建设和企业改革相结合。随着社会的发展，企业为了能够跟上时代的脚步，其自身也在不断的改革中，因此，企业档案信息化建设应该和企业改革相结合。首先，应该创建一支高素质的档案信息化管理人才队伍，通过对档案管理人才进行档案管理技术、信息技术的培训，提高档案人员运用信息技术的技能，同时还可以引进档案信息化管理水平高的人才，以此满足企业档案信息化管理的要求；其次，与企业档案管理模式相结合，积极地展开对企业档案信息化管理的探索，认真研究信息化条件下企业档案管理现代化的新要求，及时地沟通和交流，不断地积累和推广经验。此外，企业档案信息化建设应该始终坚持变“被动管理”为“主动管理”，坚持以效益为重点、以利用为中心的指导思想，有针对性地研究市场经济条件下企业信息化档案建设需要改革的地方，最大限度地满足各项工作利用档案的需求。

3 结束语

总而言之，传统的档案管理方法已经不能够满足现代企业的实际需求，档案信息化管理以其便捷、高效、优质、方便等特点，逐渐取代了企业传统的档案管理方法，并且逐渐成为适应社会与时展的必然趋势。因此，企业的档案管理人员应该充分重视档案信息化管理的重要性，然后采取相应有效的措施不断地提高档案信息化管理水平。

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关键词：档案管理；科学发展；路径

档案工作的日新月异以及由此带来的对于高校的文明、环境、伦理、价值的挑战，越来越凸显出档案事业科学发展的迫切性。以科学理论为指导思想依据来对档案管理工作进行改善，保证档案管理工作能够顺利良好进行。其内涵就是以科学理论指导档案管理，以科学管理模式进行档案的管理工作，保证科学制度技术措施的良好有序保证。

一、准确把握新形势下和新要求是做好档案工作的前提

要充分认识档案工作在经济建设、文化建设和社会建设中发生着深刻的变化，不断赋予档案工作新的内涵，开阔思路，更新观念，由于高校档案工作是一项基础性的管理工作，又是一项服务性工作，从认识到实践都在发生着深刻的变化，所以在高校它是一项默默无闻、是一个服务他人的配角工作。时代在前进，实践在发展，人类活动也在不断创新、发展，档案工作作为党和国家的一项重要事业，也必须根据时代和实践的发展要求，要求社会科技创新、体制创新、知识创新，因此，做好档案工作的前提是提高全校的档案意识，树立正确的档案观念。服务学校发展和科学决策，提升发展软实力，这一档案工作的重要任务，得到了空前的重视和强调，这是档案工作的重要追求，也是档案工作者面临的新形势和新要求。各部门要进一步增强做好档案工作的意识，分管领导要切实扛起档案工作领导责任，积极创造档案事业发展条件，充分发挥档案部门职能作用，更好地为经济建设服务、为社会事业服务、为民生发展服务。

二、正确认识档案工作的功能以及对高校的重要作用

档案管理工作是材料在工作使用中仅有凭证和参考价值，是推动学校发展和进步的重要力量。是学校寻求进步和发展的需要，是学校部门日常工作的一部分，是衡量工作人员的职业素质和个人素养的依据，在学校发展中发挥着不可替代的重要作用。一般认为档案工作在学校经济发展、社会进步和培养人的全面发展过程中的功能和作用主要有：积累知识、传承文明、创新伦理、资政育人、服务社会的功能。

服务社会功能则主要指档案工作科学发挥自身的理论优势、科学优势、价值引导优势和方法优势等等，通过推动社会现实问题的解决，服务学校发展，调整工作结构、改进发展规划，提升其社会功能和价值，完善档案管理的工作方式，真实地反映单位的具体情况尤为重要，促进学校档案管理能力的提升。

在新的经济社会发展和社会思想多元背景下，学校发展也必然要顺应时代的要求，面对新形势，发生新变革。通过吸取档案管理工作必将会在其中发挥重要的角色。要优化档案服务措施，方便使用。特别是创造条件，吸引优秀的年轻人加入档案管理的队伍当中来。在新形势下，档案管理是一门科学，管理更先进、更丰富，档案工作者不仅要具备基本的操作技能，而且要掌握现代科技手段和先进的管理技术，要适应新的形势和要求，不断拓展和创新，提高档案管理的科学化水平，更好地服务于师生员工。

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[文章编号]1005-0019(2009)7-0225-01

医院档案是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录,是医院工作计划和决策的可靠依据,是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。档案管理是医院科学管理中重要的一环,是必须重视的基础性工作。当前,医疗改革日益深化,医院管理工作面临新的机遇和挑战,那么新形势下的医院档案工作该如何发展才能更好地为医疗服务,是当前亟待解决的问题。

1现行医院档案管理中存在的问题

随着现代化信息的发展,档案在医院管理中的地位和作用越来越被人们所重视,尽管如此,作为医院管理的一个重要组成部分,医院档案工作仍无法与日益发展的医疗、科研、教学工作相适应,主要表现在:

1.1档案意识不强,档案利用率不高。具体工作中,不少同志,甚至领导干部,对档案重视程度不够,“重经营、轻档案”的意识还很强,认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够,档案信息资源开发不足,造成档案利用率不高。

1.2管理制度不健全,档案收集效率不高,管理分散,缺乏信息资源整体性。目前绝大多数医院都制定了较为健全的医院管理制度和各级各类人员工作职责,而涉及档案管理的制度、职责、考核标准却较少,没有统一规范的医院档案管理模式。由于管理制度不完善,有价值的文件材料得不到足够的重视和统一收集,造成档案收集效率不高,信息管理与档案管理严重脱节,失去了档案工作的完整性,医院信息资源缺乏整合性,跟不上新时期发展的需要,不利于科学管理。

1.3档案管理人员素质参差不齐。目前从事医院档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐,表现为人员配备随意,流动性大,档案管理人员多是从行政、护理、医技等部门转岗过来,而档案专业出身的人员较少,且存在着专业知识老化,知识面较窄,知识结构不合理,学历偏低,思想观念和管理水平相对滞后等问题,与时展的要求悬殊较大,难以适应新形势下的档案事业发展。

1.4重管轻用,档案开发利用率低。由于档案系统长期形成的封闭或半封闭环境的影响,许多档案工作者仍然停留在“重管轻用”的观念上,档案收集了、管理了,却忽视了最重要的信息资源的利用。档案信息的开发和利用方式单一,形式陈旧,档案室设备、技术条件落后,也造成了医院档案开发利用工作停滞不前。

1.5档案工作硬件投入不足,档案现代化管理水平不高。有些医院由于医疗用房紧张,致使档案用房狭小,不符合档案保管的标准,档案管理设备陈旧,管理技术落后,虽然近年来随着科学技术的进步,计算机及网络技术在医院管理被广泛运用,而运用计算机及网络技术管理档案的较少,基本还停留在手工收集、检索,信息量小,不利于档案的收集利用和开发。

2改善医院档案管理的对策

2.1加强领导、宣传,增强档案意识。领导重视是做好档案管理工作的重要保证,是档案实现科学管理的前提。院领导要把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓,与医院业务建设同步规划、同步发展;要大力宣传医院档案管理的意义,加强档案法律法规学习,使全院干部职工充分认识档案的重要性,认识档案与医院日常工作的密切关系,更好地支持档案管理工作。

2.2健全档案管理制度,规范档案管理行为。档案管理工作是一项严肃的、条理性很强的工作。建立完善的规章制度,可以减少档案管理的随意性,保证档案管理工作的健康、持续发展。医院要根据《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规,结合本单位档案工作实际,逐步完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度,使档案工作的每个环节的运行都有章可循,都有明确的要求和制度的约束。并将医院各个门类、不同载体的档案统一管理,统一考核,使档案管理与医疗业务同步考核评价,同步发展。

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教育部《面向21世纪教育振兴计划》提出之后，全国掀起了教育强省、教育兴市浪潮，各省市充分利用优势资源兴建大学城，一个个以高等院校为纽带，辐射周边地区，集教学功能、产业功能、生活服务功能为一体的大学城区迅速崛起，北有上海大学城、东方大学城，南有广州大学城、深圳大学城、珠海大学城，以及正在筹建中的合肥大学城、西部大学城、北京吉利大学城、福建大学城和南京江宁大学城等。就我国大学城高校档案管理工作而言，如何抓住高等教育迅速发展这一大好历史机遇和大学城高校优势，适应社会和高校自身的发展需要，加速高校档案管理工作的现代化和信息化进程，为高校自身建设和社会相关领域提供科学、准确、快速的信息服务，成为高校档案工作“十一五”规划的主题和中心任务。

一、我国大学城高校档案管理工作的现状

通过对部分大学城高校的调查了解发现，由于受到各高校办学模式、进入方式选择、阶段推进程度以及原档案管理水平等诸多因素影响，大学城高校档案管理工作的现状是不容乐观的，是与各大学城快速发展的现代化和信息化步伐不相协调的，具体表现在以下三个方面：

1．机构过于简化，职能过于弱化。这一现象尤以一些新机制新模式运行的（民办）高校、非整体进驻大学城高校和一校多区型高校表现突出。这些高校，档案管理机构有的被精简或并入其他部门，有的干脆把原校区档案部门作职能上的简单延伸，人员采取兼职聘任并实行一人多岗，制度上有的也只是作为文字复制而已。机构的不完善、制度的不健全、人员工作的不规范和职能的人为弱化，使得大学城各高校的档案管理工作从建校初期起就没有落到实处，一大批具有较高价值的档案材料没有得到及时收集和归档，即使被临时收集的材料也类别混杂，造成了一些不必要的损失。

2．工作相对滞后，手段相对落后。由于种种原因，大学城一些高校档案管理工作出现了“一套人马，奔跑几处”的被动局面，工作上难免顾此失彼和相对滞后。同时，大学城高校多处于初创阶段，学校工作重心的相对偏移和长久以来对档案管理工作认识不够，经验丰富的工作人员苦于在多校区间穿梭，致使许多日常工作严重滞后；兼职人员又受知识水平所限，看着现代化的先进设备也不会用，仍停留在传统方式和传统手段的管理状态。虽然个别高校档案部门也已利用计算机进行档案管理，初步实现了档案的计算机辅助立卷、目录检索、统计和借阅管理等工作，但仍处于单机运行状态，没有结合异地办学、多校区办学的特点建立校内网、（校）区际网，致使高校很难从档案部门获得快、全、精、准的信息服务，无法实现全面的信息资源共享，无法实现数据资料、工作流程及档案检索三方面的信息化。

3．网络协调统一性差，档案标准化水平低。受不同高校隶属关系不同等原因，大学城高校档案管理仍处于条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自谋发展的相对封闭局面。投入现代化信息化建设的软硬件购置和数据库建设等也存在一定程度的重复和浪费现象，同时各高校选择的软硬件五花八门，标准化水平低，共享性兼容性差，一定程度上影响了大学城高校档案管理的现代化、信息化和标准化进程。

二、加快我国大学城高校档案管理工作现代化和信息化的优势所在

1．办学模式优势和精英聚集效应。

我国的大学城普遍采用的是极具典型性和代表性的深圳模式、珠海模式、浙江模式、廊房模式、松江模式和广州模式，初步的实践证明，这些模式总体上较传统模式更有利于高校办学水平、管理水平的进一步提高。加之进驻大学城的可谓是高校中的精英，如进入深圳大学城的清华大学、北京大学、哈尔滨工业大学等；进入珠海大学城的中山大学、北京师范大学、北京理工大学等；进入东方大学城的北京工业大学、中国地质大学、北京航空航天大学等。这些211重点院校和产学研综合性院校中的精英在大学城极易形成一种效果明显、威力巨大的聚集效应，在相应办学模式的指导下大胆创新，开拓进取，勇于卸包袱，敢于抓弱点，敢于在高校档案管理等基础性工作的现代化和信息化实践中取长补短，相互激励，探索新路子和新方法，起到先锋示范作用。

2．资金投入优势。

资金投入是制约高校档案管理现代化发展进程的一个关键的客观因素。长期以来，一般高校因受到历史、经济等条件制约，在经费上很难得到必要的充分的保证。在大学城，调查发现，这里的高校具有强劲而明显的资金投入优势。仅以广东佛山大学城为例，据不完全统计，佛山市南海区政府2001年为进驻佛山大学城的华南师范大学南海学院第一期建设（占地510亩）就投入资金3．7亿元，加上学院自筹资金1．3亿元，合计达5．0亿元。在这些经费中，学校拟订了明确的用于综合档案室高标准基建、现代办公设备、网络设备、管理软件、人员招聘、人员培训等各种经费的投入比例，这些经费无论从总量上还是最终到位额（率）都远远高于普通高校，使得大学城高校档案管理工作的现代化和信息化有了切实的资金保证。

3．人才吸引优势。

大学城以其优越的区位优势、环境优势、政策优势和资金优势凝聚形成其强有力的人才吸引优势，吸引了一大批德才兼备、创新能力强、适应时代需要的高校档案专业人才来到大学城这块乐土开创美好事业。这对于大学城高校率先实现档案管理工作的现代化和信息化创造了源源不断的新鲜血源和高素质的人力资源保证。

三、推进大学城高校档案管理现代化和信息化工作的几点措施

1．确立科学指导思想和奋斗目标。

今年是“十一五”规划的启动之年，大学城高校要在档案事业发展的宏观性、前瞻性和针对性上下大功夫，要抓住大学城率先发展的历史机遇，解放思想，按照档案工作信息化、现代化和社会化建设的要求高起点、高水平、高标准、高质量地开展工作。要在实践中发挥先锋示范作用，抓住大学城信息化建设和全面推进电子校务的契机，充分利用先进的网络技术、数据库技术和多媒体技术，率先实现档案电子化、存储数字化、检索自动化，实现信息资源共享；确立室藏档案数字化、文档处理一体化、信息传输网络化、管理系统智能化，工作人员知识化、专业化和人本化的奋斗目标。

2．发挥领导网络、队伍网络、校园（区）网络三大网络功能。

（1）领导网络。我国大学城（园区）起步较晚，大多处于初创阶段，要在档案管理的现代化和信息化方面走得更快、更稳、更坚实，就必须从组织上给予充分的保证和重视，并形成“主管领导－党政办公室主任－各办（中心、系）主任”的分级领导网络，全面负责对档案管理工作的领导，形成多方面、多层面对档案管理工作的关心、过问、督促和检查。

（2）队伍网络。工作水平的高低，根本上取决于工作者和工作队伍水平的高低。坚持以人为本的科学发展观搞好队伍网络建设，构建一个学历、专业、知识、年龄、性别、层次、类型协调发展的队伍网络；坚持物质鼓励与精神鼓励相结合的激励机制，营造一个宽松、愉快的工作和成长环境，使队伍网络中出现讲学习、重业务、争上游的良好氛围，以便更好地适应新形势、新任务和新要求，全面为档案管理的现代化和信息化建设服务。

（3）校园（区）网络。完善的校园网络是大学城高校的优势，并已成为各类信息的传递中心。在推进大学城高校档案管理现代化和信息化的实践中，关键是充分利用高校的各种有利条件，利用校园网络逐步实现由传统管理型向现代化管理型的转化。高校档案部门应配备齐全的现代化设备，实现档案计算机管理，建立档案编号系统、姓氏排列系统、科学的归档系统。应广泛采用计算机开发更多更好的档案管理软件，达到信息交流网络化、咨询业务智能化、档案管理标准化、档案工作程序化，使档案馆能更好地为学校改革、建设和发展服务。

3．把档案工作全面纳入电子校务建设，积极推进档案管理的现代化和信息化。