档案安全管理的重要性范文

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（一）学校食堂是容易导致食物中毒的场所。学校食堂是人流量很大的场所，每天承担着成千上万名师生就餐，提供的食品是否安全直接关系到每一个师生的生命安全，也会影响着校园的稳定。当前校园中毒事件时有发生，归根结底，中毒事件的背后就是监管不力，没有加强学校食品安全档案规范化管理，保证校园食品安全。

（二）学校食堂是食品安全的高风险场所。学校食堂面向的人群是众多的老师与学生，每天消耗的食材不计其数，在购买食材方面缺乏有效监管，不能保证所购买的食材质量合格。其加工服务方式也多种多样，这样就容易发生食品安全事件，学校食堂成为了一个高风险场所。稍有不慎就会发生食品安全事件，酿成大错。

（三）学校食堂食品安全管理十分薄弱。随着教育体制的不断深化改革，学校后勤档案管理也不断规范化，但是许多学校并没有投入大量的人力、物力、财力对食堂食品档案管理进行有效加强。许多学校食堂的设备仍然很陈旧，食堂工作人员食品安全意识淡薄，甚至没有健康证。许多食堂只是以营利为目的，完全不考虑食品安全问题，一旦发生食品安全问题，后果不堪设想。

二、加强学校食品安全档案管理的策略

（一）加强校园食品安全知识的宣传。（1）食品安全知识的普及。近年来，全社会对食品安全的关注越来越密切，有些由于食品安全知识的缺乏，促使不法经营者有利可图，在校园中对学生进行食品安全教育非常重要，斩断不法商贩在校园中利益的源头。首先可以印制一批校刊文书，内容具体到食品?碓吹刂贰⒅谱鞴?程、主要危害成分等，附一些非法食品的图片，让中小学生课后阅读和家长浏览。其次，教师在课堂上做相关宣传，可利用多媒体检索一些非法食品对身体的害处，并教给学生使用食品安全信息化系统进行查询。（2）管理人员培训。其次是对中小学校后勤部门工作人员食品安全知识的普及，可以对后勤工作人员进行培训，针对不同学校的具体情况，确定有效的培训内容，使相关工作人员尤其是采购人员熟练掌握相关食品安全知识，可定期安排考核，提高管理人员的食品安全意识，提升他们对食品档案管理的水平。

（二）完善食品安全档案管理制度。管理制度的建设是食品安全的保障，学校食品安全管理不仅仅是学校的事情，也应该引起当地政府相关部门的高度关注，学校要以《食品安全法》为依据，建立健全食品安全档案管理制度，提高食品安全性，保障师生的切身利益。食品安全档案管理制度的完善应该多个方面进行，包括食品的采购、食品的加工、食品的存放、食品的检测等。还要建立合理的安全评价体系，有效责任制度等。以此加强学校食品安全档案规范化管理，保证校园食品安全。

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.099

[中D分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）12-0-02

随着我国信息化的发展，档案信息的管理工作对网络的依赖性也逐渐增加，网络的危险性也威胁着档案信息的安全性。但是，现在很多部门和组织对档案信息采集与安全管理的认识度不足，不能认识到安全性对档案信息的重要性，过于重视对档案系统的基础建设，忽视了档案管理的安全性，这导致许多网上违规行为的产生。档案管理人员缺乏档案的安全意识，也导致许多安全隐患的出现。

1 网络时代档案信息采集与安全管理现状

1.1 部分部门档案信息采集与安全管理的方式落后

当前，网络信息技术飞速发展，使档案信息采集工作网络化越来越广泛，同时也使档案信息采集与安全管理的工作产生了较大的压力。但是，当前我国还没有健全的档案信息采集方法和系统，没有有效、全面的管理措施，在限制自身发展的同时，影响了档案信息采集的标准程度和信息采集工作的顺利进行。

1.2 计算机技术的作用没有得到充分发挥

网络技术在当前社会得到了广泛应用，但是在档案管理方面，计算机的应用还不够充分，计算机网络技术在档案信息采集与安全管理方面的作用，没有得到充分发挥。随着档案信息采集与安全管理工作的增加，时常发生一些档案信息采集的不准确，对档案信息采集的工作产生了消极影响。

1.3 进行档案信息采集的工作人员计算机技能不足

档案信息采集工作的高效、有序进行，需要档案信息采集工作人员有较高的计算机技能，而当前部分区域档案信息采集工作人员所掌握的计算机技能较低，过于重视档案信息的管理工作，忽视了档案信息采集的重要性，忽视了对计算机技术在工作中的重要作用，因此，档案信息采集工作的效率低且质量低。档案信息采集与安全管理工作是一项繁琐的工作，并没有想象中那么容易，这项工作要求工作人员不仅要掌握专业知识，还要有熟练的计算机技能，且工作人员的素质直接关系到档案信息采集与安全管理的工作。

1.4 档案管理方面的计算机硬件设施与软件开发程度不足

在我国，档案信息采集与安全管理工作中使用的计算机多存在老化的现象。关于档案管理的软件开发力度不大，大多数软件都是进口而来，且网络环境中漏洞颇多，很容易造成档案信息的外泄和损坏。当前档案信息管理的安全防范等级不高，在操作过程中存在着安全隐患。

1.5 没有完善的档案信息采集与安全管理的规章制度

任何一项工作的顺利、有序进行都需要制度的约束。档案管理这项工作并不单纯，还夹杂着政治和经济性质，档案信息的采集与安全管理工作不仅需要工作人员自身进行努力，还需要政府或者其他经济组织的支持。档案信息的管理不仅需要规章制度的严格要求，档案信息在采集和录入的过程中也需要严格按照规定进行，以此来保障档案管理工作的合理、有序。

2 网络时代档案信息采集与安全管理工作的重要性

当今社会是一个数字化社会，随着网络化的日新月异，只有促进当前档案信息采集与安全管理的信息化，才能使档案信息的采集与管理工作更加跟紧时代的步伐。档案管理的信息化能够保障档案信息资料的完整性，使档案信息采集的收集、整理更加便捷，且准确率较高。与时展不相符的都会被时代所抛弃。在当今的数字化时代，计算机得到广泛应用，档案信息的数字化文件也越来越多，学校中的学生档案资料、医院中的患者信息资料等都对档案信息的网络化提出了要求。档案信息的数字化管理，可以减小档案管理的难度，提高管理效率。档案的收集和管理是档案工作人员的主要工作内容，做好档案工作首先要做好这两项内容。但是当前的档案管理工作的普遍问题是，档案管理工作人员对档案的安全意识不高，在实际工作中对档案管理的重要性得不到切实的认识，对档案的保管没有做到整齐分类和定期保养，在档案发挥使用价值时，过多无价值的信息或者保存不完善的情况时有发生。

只有加大对档案管理的工作强度和重视力度，才能使档案在使用时能够迅速发挥作用。档案保存的目的不是束之高阁，而是对资料内容的价值维护，因此，保证档案资料的完整性和安全性关系到档案资料的价值体现。

3 网络时代加强档案信息采集与安全管理的策略

3.1 促进计算机信息技术在档案管理实际工作的广泛应用

充分发挥计算机网络技术在档案信息采集与安全管理方面的积极作用，建立健全档案信息采集系统以及硬件平台，落实档案信息采集录入的系统化管理，在档案信息管理的实际工作中，实现计算机网络系统的管理。

3.2 提高档案管理工作人员的计算机技能

档案管理工作的网络信息化，要求档案管理工作人员要掌握熟练的档案管理专业知识、具备熟练的计算机操作技能，因此，提高工作人员的素质是非常重要的环节。定期进行计算机操作培训，为工作人员提供信息化档案信息采集与安全管理的学习机会，提高工作人员的档案管理理论知识和实践能力，开展网络时代档案信息采集与安全管理方面的讲座和讨论会议，提高工作人员对档案安全管理重要性的认识，也提高工作人员的自我学习意识，不断升华自我。

3.3 完善档案信息管理方面的硬件与软件设施

对档案信息管理的老化设备进行更新换代，后勤部门要做好相关的购置工作，比如计算机、打印机等，先进的设备对提高档案信息采集的效率具有重要的作用。还要做好档案信息管理的软件开发工作、建立科学合理的数据库，对各种硬件设施和软件设施进行定期维修和保养，完善各种管理数据的录入和管理，使档案信息的管理工作更加高效、优质，保障档案信息管理的安全性和完整性。

3.4 建立健全相关的档案信息采集与安全管理制度

建立健全档案信息采集与安全管理方面的规章制度，通过内部努力与外部支持，认真严格履行规章制度所规定的档案信息采集与安全管理操作规则，工作人员要树立良好的工作态度，认真对待档案信息管理的工作，在工作过程中重视档案信息的安全性，防止信息泄露。

3.5 提高网络时代档案信息采集与安全管理的安全防范技术

加强对档案信息电子档案的管理，对重要文件进行加密储存和管理，加大对档案管理信息化的资金投入，提高档案信息管理软件的安全性，提高技术水平，定期进行网络安全测评，及时弥补系统漏洞，降低网络环境下档案信息外泄的风险，提高防范能力。

4 结 语

档案管理的信息化是一面“双刃剑”，档案管理的信息化是一个值得肯定的巨大进步，不仅可以减轻人力负担，还为档案信息的储存和采集提供了更加便捷的方式。但是，档案管理的信息化也存在着一些负面影响，在这一过程中存在着许多安全隐患。因此，在档案信息的采集存储过程中，保障档案信息的安全性、完整性，降低档案信息资料的外泄风险，确保保密级别高的档案信息的绝密保存，是当前档案管理信息化的重要内容。在当前的网络时代，相关人员要充分发挥档案管理信息化带来的积极作用，提高工作效率，克服困难，保障档案管理信息化过程中的完整性和安全性。

主要参考文献

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[5]陈静.档案信息社会化服务面临的问题与强化策略[J].黑龙江档案，2014（2）.

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[7]李静.网络环境下档案信息管理的探讨[J].电子技术与软件工程，2013（20）.

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按照风险管理的视角对电子档案的安全管理进行透视分析，具有极为重要的现实意义。明确风险管理和安全管理二者之间的辩证统一关系，才能对医院档案安全管理有更加清晰的认识。风险管理作为安全管理的核心内容，贯穿于安全管理的全过程。应用风险管理理论对医院档案安全管理体系进行评估分析，针对结论采取针对性措施，对于确保档案资料作用的充分发挥具有极为重要的保障作用。

风险管理与档案安全之间的关系

“安全”的基本内涵是没有危险、没有损失、没有威胁。“风险”主要内涵为危险、伤害以及遭受损失的可能性，二者之间具有极为密切的关系。但是，风险并非意味着不安全。“风险”重点强调“可能性”，其具体含义为可能引起或者不会引起安全问题，风险不是绝对的。“风险”同时具有威胁与机会的双重含义，其中的威胁是消极的，而机会则是积极的。此处的威胁不同于传统含义的威胁，其关键点在于如何平衡安全、成本和效率，如何将威胁转换为机会。在医院的档案管理中，尽管电子档案更加便捷、易于管理，但其所存在的风险远远大于纸质档案的风险，可是，不能由于这种风险的存在就不再采纳电子档案。

风险管理的基本内容为对可能遇到的风险情况全过程进行计划、识别、评估、应对、监控等。对风险大小的正确识别，必须依靠准确的风险评估。进行评估后，再采取对应而适当的控制方式，对目标风险进行有效控制，根据实际情况制定针对性的信息安全管理方式，才可以确保将安全风险发生率降低到可控水平范围内。风险管理是安全管理的核心内容，贯穿于安全管理的始终。风险管理具有双重意义，既可指导安全管理，又能应用于安全工作实践。只有在正确地了解和认识到存在的安全、风险后，才可以更加全面地、准确地理解风险管理，才可以从安全风险的角度出发制定出合理而完善的决策，正确开展安全体系建设以及安全管理投资等。以风险管理的视角对安全管理进行透视，必须始终坚持将风险管理贯穿于安全管理体系。建成的风险管理安全管理体系并不表示可以完全消除安全风险，但这种体系的完全实施，将可以确保安全风险尽量减少到最低水平，最终实现安全风险、安全成本与安全效率之间的有效平衡。

档案安全风险评估的必要性和作用

医院的档案管理与其他行业领域的档案管理工作一样，存在着较大的安全隐患问题，这些安全隐患成为诱发档案安全事故的潜在威胁。加之档案管理工作人员的基本素质与业务素养存在着较大的差异，其认识上表现为不一致性。①不少档案管理部门以及档案管理人员尚未形成风险管理意识。工作人员期望实现档案的绝对安全，但实际上绝对安全是不存在的。即便是对隐患进行认真排查或对风险进行有效控制，都只能实现档案的相对安全，随着环境的变化，其安全问题依然存在。和档案资料安全的相对性相比，档案资料的风险却表现为绝对性，不管采用何种方法进行控制预防，风险始终一直存在。正是由于上述关系，档案管理部门以及工作人员必须牢固树立对档案安全以及风险管理和控制的正确意识，始终紧绷安全这根弦，一直致力于档案安全管理。②部分档案管理工作人员的风险意识比较淡薄，其麻痹思想严重。在工作过程中，存在侥幸心理，自己认为不会出问题。③部分档案管理人员没有对档案工作的重要性引起足够的重视。档案资料具有保密性、完整性、实用性以及真实性，其业务内容相对复杂。因此，要始终坚持形成档案安全风险评估机制，且努力将这一机制认真贯彻实施。

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1.数字档案信息安全性管理的重要性

在信息化大发展的今天，档案信息的应用在逐步加深。随着应用的进一步发展，数字档案安全性管理上也出现了一些问题，因此，为了满足用户的要求，首先就要保证档案信息管理的安全性。提高安全性管理的力度，进而预防重要信息的丢失与盗窃，最大程度降低危机的产生，对于档案信息的安全性管理是非常重要的。在具体的工作实践中要创建相应的信息管理系统，制定相关的执行标准，建立管理保障体系，进而能够使管控工作协调进行。与此同时，还要引进相关的信息技术，进一步保障管理体系可靠、合理的运行。另外，对于工作人员要提升其安全工作的能力、科学管理的意识，工作人员通过规范的应用、合理的开发、系统的评估以及严格的监督等工作，来为数字档案信息的有效利用制造优质的环境。同时，还应该能够科学的执行工作、更细化分工以及全面的调节，来优化完善工作的效果，进而能够给数字档案信息的工作有效开展开创出新的局面。

2.数字档案信息安全性管理的对策

2.1加强宏观管理的力度

首先，数字档案信息管理的安全性其内涵较为丰富，不仅包含了专业的知识以及综合的理论还涵盖了前沿的技术，所以要想发挥其综合的使用价值，就必须加强对其管理，进行科学的指导，树立起有价值的理论思想，进而建立健全相关机构设施。另外还需要设立专门的档案信息管理机构。网络体系的安全性与合理规划设计是不容忽视的，因此要格外重视网络体系的安全规划和设计，进一步优化和完善技术，加强宏观调控的力度，开设信息化档案管理安全使用的良好环境。所有安全管理工作的有效执行都必须要有根据，所以要细化并制定合理的安全管理制度，这主要包括了四个方面的问题，即档案信息的安全、人员的安全、实践管理规定体制的安全以及整个系统运行的安全。对于人员的安全管理还要包括岗位的管理安全、评估审核以及相关的管理制度等。

其次，在文档信息的管理中需要分类来处理，按照存储管理所需要的秘密级别进行分类，即可以分为绝密信息、机密信息、保密信息以及公开信息等级别。对于绝密信息和机密信息需要进一步使用加密的手段来管理，使之处于一种脱机但不联网的工作状态，这样就能有效预防机密的档案信息被窃取，或者是被非法变更来破坏其完整性等。在系统应用环境的管理工作中还要包括出入的限制、机房的应用、设施的有效保养和应用以及防磁干扰等多方面的具体保护措施。在系统进行运营以及服务的过程中，需要严格执行安全操控步骤，根据员工分工的不同，要分别给予不同的操作权限，进而在较大范围内做好维护与安全备份，还要对软件做定期的系统升级工作，另外在技术指标上，要时刻注意防止黑客攻击数字档案管理系统。要提高系统的安全性、防攻击性能，要定期的进行入侵检查、木马杀毒、网络安全系统维护等工作。工作人员要不断的研究、分析、总结经验，并细化分析以往出现过漏洞的案例，进而制定出切实可行的计划，使安全管理和保障的水平有所提高。

2.2建立健全档案信息应用的记录体系

在数字档案信息体系建立之后，在一些情况下，如载体形式的变化、信息的使用次数多等变化，使其形式发生一定变化。如果对于使用过的信息没有加以证明其是否可靠，就不能明确的知道其是否是可信的。所以，建立健全档案信息应用的记录体系，将所有的数字档案信息的使用进行综合记录，并且要对其受管理的状况、使用的过程以及应用的状态等进行详细的使用登记，从而保证使用过的数据是真实可信的，只有这样才能体现其综合的应用价值。

2.3建立制度保障的支持策略

数字档案信息的安全性管理是一个较为复杂且庞大的系统工程。需要建立健全相关的法律、法规或制度，并构造出可靠、完善的数字档案信息的安全保障体系。数字档案信息的安全性管理需要完善计划、策略与实施步骤，而不是单纯的只靠计算机系统来执行所需要的安全保障相关的任务，是需要制度保障共同来完成，因此，需要积极的争取得到国家政策的支持，根据数字档案信息管理的实际情况，参考相关的法律法规，进而制定出最适合档案部门信息管理的规章或制度，用这一办法对用户进行约束，使信息得到系统的管理，进而能够保证档案信息的安全与可靠。

2.4提高体系的科技技术含量

在数字档案信息在进行安全保障建设的过程中，要积极的运用现代的科学技术。要充分实现数字档案信息的管理安全，不仅需要建立完善的保障制度还要重视科学技术的研发，进而保障体系的建立与技术之间合理的互动、相辅相成。工作人员要重视技术的安全使用，还要重视体系的安全，及时的采用入侵及时检测、防病毒以及防火墙等技术手段，保证数字档案信息处于真正的安全保障环境当中。

2.5提高从业人员的职业道德与素质教育

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大数据时代的特性

从2012年开始大数据被越来越多的人所提及，人们的生活和工作都越来越离不开大数据。但是，事实上，国内并没有对大数据形成统一的定论，人们认为大数据并不是对大量信息数据的描述，而是通过分析和利用数据信息来获取更有效的方法。大数据时代的特性表现为以下几点：一是数据量非常大，二是数据处理的速度非常快，三是数据的种类非常多，四是数据的价值非常高。数据类型有以下几种：一是文档，二是图片，三是音频，四是视频，五是网页，六是电子邮件等等。

大数据时代下高校档案管理工作的特性

高校档案数据量不断增多。大数据时代的到来对高校档案管理工作提出了新的要求。如今，高校档案管理工作已经成为高校管理工作的重中之重，高校档案记录者高校发展过程中所产生的所有数据信息，这些信息的类型也比较多，而且都是高校最有价值的信息。因此，高校档案的数据量是非常大的，档案管理人员的工作压力也比较大，档案管理人员需要把原始纸质版的数据信息输入到档案管理平台上，高校档案数据还在不断的增长，增长速度非常快。

高校档案数据的多样化。高校档案管理是一项十分复杂的工作，档案涉及到高校多种业务，高校档案数据呈现多样化特性，不同数据之间相互关联。对此，高校必须完善档案管理体系，加强档案管理。高校档案的形式多种多样，不同形式档案的特点不同，功能也会有所不同，高校档案管理人员需要对档案进行分类管理，方便用户查找档案，提高档案的利用率。

大数据时代下高校档案管理对策

完善高校档案管理体系。以某高校为例，某高校从2012-2016年，档案信息量占高校信息总量的80%，档案的种类增加了4种，高校档案管理系统的功能也在不断增多，增加了11项全新的功能。

大数据时代下，高校必须拥有强大的储存系统，能够把不同类型的档案信息储存在不同的系统内，而且档案管理系统对于档案信息的保管并不是单纯的存放，而是需要把多种数据信息关联在一起。如今，高校必须改变传统的档案管理理念和模式，从根源上解决高校档案管理工作中存在的问题，这样才能更加深层次的挖掘出档案数据中有价值的信息，提高高校档案的利用率。高校档案管理人员需要增强服务意识，档案管理工作就是为高校的教学和科研活动提供服务的。高校档案管理工作并不是在业务发生后才开展的。而是要在业务发生之前做好前端的控制，这就要求高校档案管理人员做好充足的准备，提前对高校各个部门的业务进行研究分析，了解各个部门，不同业务的实际需求，并结合不同类型业务的实际需求合理制定档案管理需求。高校档案管理工作的开展必定离不开技术的支持，高校必须合理的利用计算机技术提高档案管理水平，让档案信息“活”起来，为高校各个部门提供服务。高校还必须健全档案管理制度，为档案管理工作的开展提供支持和保障。

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二、要高度重视安全档案管理工作

安全档案管理工作是安全工作的重要内容，是业务建设的重要组成部分，各单位要深刻认识安全档案建设的重要性、必要性，对此项工作要加强领导，高度重视，切忌漠不关心，敷衍应付。它的重要性、必要性表现在以下三个方面：一是国家法律的规定。关于安全档案建设工作，《安全生产法》、《消防法》、《机关团体企业事业单位消防安全管理规定》中都有明确要求，不是可做可不做的工作，而是必须做又必须做好的工作，否则，就是违反了法律法规，各单位要把此项工作提高到法律的高度来认识。二是安全管理的基础性工作。安全工作牵涉面广，责任重大。从一定意义上说，安全档案就是从事安全工作人员的“生命线”。在日常安全工作中，有大量重要的文件材料、法律文书、检查记录、消防设施记录、照片等资料,这些“原始档案”构成了安全工作的基础信息，是执行政策、了解事实、掌握情况、明确责任的重要依据。确保这些原始资料完整、齐全地归档保管，是做好安全工作的重要基础性工作。三是提高安全管理水平的需要。安全档案记载着单位的概况和有关消防资料，记载着安全管理的工作情况，便于及时为领导提供决策信息，有助于全面掌握单位消防工作情况，有利于改变企业安全管理"无据可查"的混乱现象，有利于全面提高安全管理水平。

20*年省社直属单位的安全档案建设工作，总的要求是普及、提高，规范、完善。目前还没有建立安全档案的单位要按照要求，全部建立起安全档案，并参加检查评比；已建立安全档案的单位，要按照有关法律法规规定的安全档案项目和内容，对照检查，充实完善，做到完整齐全；各直属单位都要按照档案规范化管理的要求，认真梳理，科学分类，全面提高标准化建设水平。

三、要认真做好春节期间的安全工作

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（一）消防档案能增强文物单位的安全防范能力

消防档案是公安消防单位的一项基础性工作，作为重要的资料和文献，记载着消防安全管理及单位的基本情况。对消防档案的运用，可使公安消防监督机构和单位领导对本单位消防安全管理情况熟悉和掌握，并通过经验的总结，和相关研究分析，及时发现新问题和新情况，并针对现状，提出有针对性的防范措施。以不断提高消防管理工作力度，为领导决策提供参考，同时使文物单位的安全防范能力得到增强。

（二）消防档案能强化文物单位的消防安全意识

由于包含了和消防安全管理相关的内容，因此消防档案具体体现了文物单位对消防安全责任制的落实情况，能使消防管理力度得到提高。文物单位通过狠抓落实、周密部署，可使全员工作的主动性和责任防范意识得到提高。进而将隐患管理、检查和消防巡查工作进行落实，真正实现一种制度化和规范化的消防管理，将静止的消防档案向动态的消防管理手段转化。

（三）消防档案能考核文物单位消防安全管理力度

为了真正落实消防管理工作，消防档案是每年必查的软件材料，也是对消防安全工作进行评价的重要方式。尽管在消防管理中，一些单位已经做了大量的工作，但因为没有及时归档，而对单位的业绩造成了影响。特别是在发生火灾时，认定法律责任的基本要素，就是原始的记录和文件，这是界定责任人和事故责任的最好的佐证。

二、强化文物单位消防档案管理的措施

（一）实现纸质档案与电子档案的衔接

随着文物单位办公自动化的不断升级，作为公文流转主体的电子文件，会逐渐将纸质文件取代。而随之而来的问题是如何将庞大数目、繁多种类的课题进行归档，并进一步的开发和利用，做好纸质档案与电子档案的衔接。部门领导和档案管理人员必须高度重视这个问题，并采取相应的解决措施。

（二）协调信息管理工作与消防档案管理工作之间的关系

随着日益普及的电脑网络，文物单位已经实现了一种全新的现代化办公方式。而电子文件的适时归档，会和信息部门的工作息息相关。所以未来的一种发展趋势，是实现信息和档案部门的合二为一，通过将二者有效衔接，达到一种良好的规模效益。未来文物单位将实现信息管理与档案管理现代化的合体，通过日常维护单位内部局域网，并设计功能模块，使电子文档直接归档于档案管理系统。其管理和操作工作，将直接由专业的档案信息管理人员进行，以最终实现档案管理的信息化。

（三）对电子文件归档管理权限和密级进行设置

可利用计算机网络，完成电子文件的在线归档，这样档案部门可节省一定的人力和物力，对电子档案进行记录和保存。基层单位可通过计算机网络，来实现和上级部门之间的数据传输与控制。并且通过加密的方式，档案管理部门为一般使用者及各级档案管理员设置权限，来归档电子文件，便于文物单位对档案目录的管理。

（四）实现消防档案信息在线服务

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档案保护工作是高职院校档案管理工作中最为重要的日常工作之一，其对保护档案、延长档案的自然寿命有着重要意义。档案安全是档案工作的重中之重，它直接关系到档案的保存。保证档案的安全，严防各种事故的发生，在保证档案服务的基础上，最大限度地延长档案寿命，是高职院校档案安全管理的重要意义。本文通过对高职院校档案室档案安全保护工作中普遍存在的问题及形成原因进行分析，提出了档案室档案安全保护工作的对策及建议。

一、档案安全保护工作所存在的问题

1.档案安全保护意识淡薄

随着高职院校综合性档案馆馆藏档案数量的增加，档案管理任务加重，其对存放环境条件及存放方法也有较高的要求，保护工作的技术含量较高。但是由于人员配备不足，工作繁忙，档案管理人员往往只顾及档案的收集、整理，对做好档案安全保管工作的重要性认识不足。部分高职院校热衷于档案的数字化、信息化，建设数字档案室，认为只要库房内不潮湿、没有明火，档案文件没有发霉、生虫，库房问题没有引发火灾，档案的安全就不成问题。

2.档案安全管理制度不健全，执行不到位

高职院校档案保护意识较弱，虽然制订了档案安全管理制度，但制度不健全。如对档案室的温湿度的控制调节，档案用纸要求、虫害防治技术、装裱修复工艺、晾晒防潮方法、分库保护体系、库房构建技术等安全管理工作没有提到议事日程上。有些制度没有严格执行，缺乏必要的监督机制，导致档案安全保护工作不到位。

3.档案管理人员重视度不够

高职院校档案室普遍被认为就是一个仓库，档案工作人员的工作类似于仓库管理员，档案工作不受重视，档案管理人员往往身兼数职，承担的任务较重，没有精力将工作全部放在档案管理与档案保护上。安全保管工作中必需的资金、设备、库房没有得到解决，档案管理人员心有余而力不足，这给档案安全保管工作造成了很大困难。

二、高职院校档案室档案安全保护的对策及建议

1.增强档案安全保护工作的意识

在高职院校的档案管理工作中，工作人员要努力学习档案保护知识和技能，保持一线工作的清醒头脑，克服麻痹思想，消除各种隐患，提高档案安全保护意识，落实安全第一、预防为主的方针。在提高安全保护意识的同时，要加强借阅和利用档案方面的保护，要及时了解所需，多做调查研究，对于特殊档案，可先进行复印然后再提供复印件，这样就避免了档案重复翻阅和复印情况的发生，有助于对档案的保护。档案管理人员要留心档案的破损情况，力争对档案进行及时检查、修复。在提供档案利用工作时必须注意保密，既要积极利用，提高利用效率，又要做好利用过程中的保密工作。

2.建立完善的档案安全保护制度

随着高职院校档案载体的多样化，要建立健全档案安全管理的工作制度，并在日常管理工作中严格按制度执行，落实档案的保管、保密和利用制度。档案库房温湿度的控制与调节，是保证档案安全、延长档案寿命的有效保证。在制度中应规范对档案室温湿度的控制调节，坚持天天观察、记录、调节温湿度，在调节档案库房温湿度时，不能使库房内的温湿度急剧变化；在进行自然通风时，判断能否进行通风，按时投放杀虫去霉药物；同时，档案库房内不能存放其他物品，应保持清洁卫生。

3.加大资金投入，改善档案库房的设置与配备

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信息安全风险管理是解决如何确切掌握信息及其依赖信息系统的安全程度、分析安全威胁来自何方、安全风险有多大,加强信息安全保障工作应采取哪些措施,要投入多少人力、财力和物力,确定已采取的信息安全措施是否有效以及提出按照相应信息安全等级进行安全建设和管理的依据等一系列具体问题的重要指导理论和方法。从这个视角来看文档工作我们会发现,一直以来,文件、档案安全管理工作都是沿袭传统档案载体保护工作来开展,以此形成的相关理论也是以传统档案载体研究为基础的,随着电子文件的出现,传统以档案载体保护为核心的档案安全管理理论就很难适用于电子文件的安全管理。虽然档案部门也对电子文件安全管理做过很多理论探讨,提出“前端控制思想”、“全程管理思想”、“文件连续体理论”、“后保管时代”、“文件运动理论模型”等理论来强化电子文件的安全管理,但不可否认的是,这些理论并不是专门的安全管理理论,很难在电子文件安全管理上取得实质性效果。

1.2对安全管理的认识存在偏差

1.2.1追求绝对的安全

长期以来，我国档案事业对安全风险的重视度不足，只是一味的采取各种绝对安全的防护措施来保证电子档案的安全性。可是，站在风险管理视角来看，风险是绝对存在的，而安全却是无法保障的，安全风险是随时都可能发生的，而安全只是暂时的。其实，电子档案管理工作就是风险管理工作，每一个电子档案都有着专属于自身的保护级别，想要在实际应用过程中起到绝对安全的作用，是根本无法实现的。此外，安全风险是一种随机发生的风险，很难做到绝对安全的控制，在这一过程中，不仅浪费了大量不必要的人力、物力和资金，还使得电子档案的安全性受到了极大的威胁，严重影响了电子档案安全管理工作的顺利开展。

1.2.2风险意识薄弱

一些安全管理人员风险意识淡薄,信息安全知识不足,却津津乐道“太平盛世”,双耳不闻“盛世危言”,甚至认为,谈风险是“杞人忧天”,说安全是“天下本无事,庸人自扰之”,根本没有从风险管理的角度来度量电子文件的安全性。这些都严重影响了正确认识安全形势和树立科学的电子文件安全风险观。

1.2.3忽视了对“资产”评估鉴定

从目前情况看,文件、档案管理部门虽都认识到电子文件的重要性,但绝大多数部门只是将电子文件作为日常办公的一种辅助帮助,并没有将电子文件提升到“资产”高度来管理,就更谈不上对“资产”进行评估鉴定。然而,从安全管理角度讲,一个组织系统内的资产在没有被评估鉴定前,是不可能成功实施安全管理并进行维护的。

1.3管理环节不完善

首先,安全管理计划缺乏依据。现有的电子文件安全管理计划的制订,绝大多数是凭借个人经验或者参照其他管理部门计划来制定的,而不是依据风险应对、风险监控实际情况来制订的,具有很大的盲目性。其次,缺乏关键的风险评估环节。风险评估是电子文件安全管理的基础和关键环节。没有风险评估,电子文件的安全管理就会成为无源之水、无本之木,缺乏决策行动的依据与方向,由此而引发的安全管理措施就具有很大的盲目性。

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中图分类号：TV84 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）02-0234-01

建筑工程资料是记载建筑工程施工全过程的一项重要内容，是指在建筑施工过程中直接形成，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件资料。它是城建档案的重要组成部分，也是工程竣工验收、交付使用的必备文件。建筑工程资料管理工作直接反映施工企业的管理水平，住建部要求建立并管好城市基础设施的建设档案，加强对工程建设项目资料管理工作重要性的认识，并明确指出任何工程如果技术资料不符合有关标准规定，则判定该工程不合格。建筑工程资料对工程质量具有否决权，足见其在工程建设中的重要性。

1.工程建设建筑工程资料的重要性

1.1 工程建设初期建筑工程资料管理工作的重要性

建筑工程资料在工程施工前就开始产生了。首先形成的资料是建筑工程立项文件，它是对项目审批立项过程的真实记录，是项目概算设计、预算编制、招投标等的原始依据。其次形成的概、预算设计招投标文件资料又是项目勘察设计的依据，随后形成的勘察资料又成为施工的依据。由此看来在建筑工程项目开工前，就已经有大量的文件资料形成了，而工程建设初期建筑工程资料管理工作也显得尤其重要。

1.2 建筑工程资料管理工作对于工程质量控制的重要性

从工程质量控制的角度看，建筑工程资料管理工作处于很关键的位置。建筑工程项目施工管理过程中的质量控制，主要表现在对施工组织和施工现场的质量控制，控制内容包括工艺控制和产品控制，影响质量控制主要有人、材料、机械、方法、环境等五大因素。从“人”的因素看：建筑工程资料员是建筑工程中不可或缺的技术人员，要经专门部门培训合格后持证上岗，并保证资料员相对稳定。从“材料”因素看：所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明书等是建筑工程质量保证资料的主体。从“机械”的因素看：机械设备的配备、使用和现场调度是施工组织设计的重要组成部分。从“方法”的因素看：对施工程序、方法和工艺流程的详细记录就是施工日志。从“环境”的因素看：我们要针对开工前、施工中和建设后的环境进行拍照和录像，真实反映场地环境的变化。以上几个方面的资料都收编在建筑工程资料中，可见工程质量控制的五大因素都离不开工程资料管理工作。

1.3 建筑工程资料管理工作对于安全管理的重要性

建筑工程施工现场安全管理的目的是要达到预测、预报、预防、最终实现零事故。在建立健全安全生产保证体系，实施和持续改进施工现场安全生产的过程中，形成大量的施工现场安全资料。它既是有效的安全管理手段，又是安全管理的成果。一个施工现场的安全技术资料的收集整理状况直接反映施工企业和施工项目部的安全管理水平，安全管理资料是施工现场安全生产的记录和指导基础，也是考核落实安全生产责任制的书面依据，同时它还给安全管理工作提供了分析研究的材料，进而能够动态掌握项目安全工作进展，以便对每个施工阶段制定行之有效的安全保证措施，由此可见建筑工程资料管理工作对于安全管理的重要性。

2.建筑工程资料管理工作对于处理质量安全事故的重要性

2.1 质量事故的实况资料

要确定质量事故的原因和处理对策，首先要掌握事故的实际情况。质量事故实况的资料主要来自以下几个方面：施工单位的质量事故调查报告。发生事故后，施工单位有责任对发生的质量事故进行调查、研究，并根据掌握的情况写出调查报告，上交监理工程师和业主，详尽说明与质量事故有关的实际情况。监理单位调查所获得的第一手资料，其内容大致与施工单位上交报告中有关内容相似，可用来与施工单位所提供的情况比对核实。

2.2 相关合同及合同文件

所涉及的合同文件是：设计委托合同；监理合同；工程承包合同；设备与器材购销合同；劳动用工合同等。有关合同文件在处理质量安全事故中的作用：确定施工过程中甲乙双方是否按照合同有关条款实施，借以分析产生事故的可能原因。

2.3 有关的档案和技术文件

与施工有关的设计技术文件、安全技术交底、档案和资料。施工图纸和技术说明是施工的重要依据。在处理质量安全事故中，一方面可以对照设计文件，核查施工质量是否完全符合设计要求；另一方面可以根据发生的质量安全事故情况，核查设计中是否存在问题或缺陷，分析可能导致质量事故的另一方面原因。

3.结语

建筑工程资料是工程建设过程中的真实客观记录，反映工程各个环节的内在联系和本质规律，所以与工程管理有着十分密切的联系，工程管理始终离不开资料的支持。它在为本工程进行检查、验收、使用、维修、改扩建以及突发事件处理提供原始依据的同时，还对其同类工程规划、设计起着重要的参考借鉴作用，可以使资料得到重复多次使用，这是工程资料活力和价值的体现。这一价值也足见建筑工程资料管理工作在工程竣工验收后的重要性。综合以上六个方面的论述，可以看出建筑工程资料管理工作在城市建设的各个方面都发挥着非常重要的作用，它是城市建设的一种潜在的生产力，通过对它的编研利用，必将转化成直接的生产力，推动城市建设的发展，因此认真做好建筑工程资料管理工作是非常必要的。我通过多年的工作经验深刻感受到要想做好这项工作，仅靠几个人的努力是远远不够的，只有依靠各相关责任主体以及全社会的共同关注和共同努力，才能确保建筑工程Y料管理工作步入良性循环的轨道。

参考文献

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一、我国电子档案安全管理发展现状分析

电子档案是依附于计算机网络技术发展起来的，进入21世纪后，电子档案逐渐取代传统书面档案管理模式。随着计算机网络工程技术的不断改革和创新。电子档案的管理模式、存在类型、储存方式都发生了很大的变化，档案的数据化管理和自动化管理是电子档案管理发展的重要方向。电子档案信息泄漏、盗窃事件，在各国家档子档案管理中频发，这种“盗窃”现象不仅给国家带来了巨大的经济损失，也降低了电子档案信息管理的可信度。如何提高电子档案信息管理的安全性、稳定性已成为广大计算机网络工程技术人员研究谈论的热点问题，本文针对电子档案形成、处理、储存、运输等方面问题进行深入分析和研究，探讨对电子档案安全管理有效的解决对策。

二、电子档案信息安全面临的威胁和问题

（一）电子档案信息安全特点

网络安全是电子档案信息安全的重要保证，所以互联网是电子档案信息安全管理的前提，电子档案信息安全主要体现在以下几个方面：（1）电子档案信息的真实性，电子档案信息在开放利用过程中会经常被“篡改”，任何网络用户都可以根据自己的个人意愿决定电子档案信息的内容；（2）电子档案信息的完整性，电子档案信息在虚拟的网络环境下，经常会受到黑客、病毒的攻击，这种恶意攻击会严重影响电子档案信息的完整性；（3）电子档案信息的长效性，数字档案信息对网络的依赖性很强，一旦网络瘫痪，那么电子档案信息也会随之消失，所以要想保证网络信息的长效性，必须提高国家互联网的安全性能和维护力度。

（二）影响电子信息安全的因素

1. 网络安全

综上分析可知，网络是电子档案信息实现储存、传输的主要载体，网络的安全对电子档案的安全管理具有重要影响意义，目前网络安全维护方面存在很多问题，其结构的不严谨性、不稳定性、脆弱性，导致电子信息面临着严峻的网络安全隐患。因为电子档案信息在开放利用的环境下进行信息交流，所以国家通常不会对其网络进行信息访问权限。

2. 外部环境不稳定

外部环境对电子档案硬件设备的威胁很大，其带来的安全问题有可能会直接导致电子档案信息的停运、丢失、损坏。电源是维持整个电子档案系统正常运营的重要硬件，如果电源不稳定，那么电子档案也会受到安全威胁。因为工业技术的不断发展，很多企业的电子档案都是在强磁、强压、强辐射的环境下运行的，计算机网络会受到这些外部环境的影响，使其电子档案信息在储存、传输过程中出现“安全危机”问题。

3. 电子档案信息的滞后性

1996年国家档案局就成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，开展电子文档管理方法、技术、标注和构建管理体系等方面的研究，经过多年研究和发展，电子档案管理办法虽然已经取得了显著成绩，但是电子档案信息的滞后性仍影响着电子档案信息的安全发展。

三、提高电子档案信息安全性的几点合理性建议

本文通过对电子档案信息安全问题进行系统分析可知，要想在开放利用环境下实现电子档案的安全管理，必须从根本入手，深化国家安全网络基础建设，设置网络安全屏障，其具体实施步骤如下：（1）建立稳定的网络环境，加强网络安全基础设施建设，提高计算机、储存设备的防水、防火、抗震性能；（2）摒弃传统的电子档案安全管理观念，从思想上认识电子档案信息安全管理的必要性和重要性；（3）培养公众档案维护意识，为电子档案信息安全保护奠定坚实的群众基础；（4）设置安全保障屏障，积极开发先进技术，如，路由安全技术、身份认证技术、访问控制技术、密码技术、防火墙技术、安全管理技术、系统漏洞检测技术、病毒查杀技术等；（5）建立完善的电子档案信息安全保障体系，围绕电子档案信息的安全管理目标，确定电子安全信息管理的指导思想，深入探讨管理措施、管理内容、管理要求；（6）明确各部门电子档案信息安全管理职责和支撑体系，如安全防护技术支撑、法律法规支撑、环境和设备安全支撑，人才资金支撑，让电子档案安全信息管理成为全社会共同努力的信息安全保障的目标。

四、结语

通过上文对电子档案信息安全管理进行分析可知，我国有关电子档案信息安全管理中仍存在很多管理漏洞，要想提高社会电子档案信息的资源共享性和安全性，必须提升电子档案信息安全管理地位，使电子档案信息安全管理问题成为全国关注的焦点问题。

参考文献

[1] 马仁杰，刘俊玲.论电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题与对策[J].档案学通讯，2012，13（04）：101-113.

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与一般意义上的资源利用形式不同的是，档案作为一种特殊的现代资源，其利用状况直接关系到社会经济的整体稳定运行，相应的档案信息管理也要在社会经济的快速发展中才能够发挥其内在的作用和价值。在当前社会科学技术快速发展的进程中，信息技术已经被应用到社会发展的各个行业中，在这种背景下，档案信息化建设已经成为必然趋势，借助高科技手段进行档案信息化建设能够形成高效合理的管理利用模式。

实践发展已经充分证明在多样化的现代市场体系条件下，档案信息化建设有其内在的作用和发展潜力，传统意义上的档案管理已经很难适应目前的经济社会发展需求，相应的优化创新是必然趋势，借助现代高新技术可以实现节省档案管理储存空间的同时，还能够有效提升档案信息管理质量，例如在档案信息安全管理中，通过网络传输与共享机制，更快更广泛地为公众所用，最大限度地实现自身价值，转变档案人员的角色扮演，档案人员不再是单纯的保管者，档案工作由边缘走向中心，这种建设已经成为必然的发展趋势，相应的市场供应模式也会发生相应的转变。档案信息化建设在我国取得了一些显著成果，全国范围内的档案信息建设已经全面开展，各级政府以及企业积极参与到档案信息安全建设工作中去，从而形成了高质量的现代档案管理方式，例如通过网站一些档案信息，有效地发展档案部门的工作档案信息安全管理已经成为推动社会经济发展的必要性手段之一，但是从社会整体运行的角度来看，也存在着一些风险性问题，需要在发展中进行针对性的改进和优化。

二、档案信息安全体系构建

档案信息安全体系构建是要重点解决的问题，在风险控制机制下对国内档案信息安全管理体系进行构建和完善是一种必然性要求，风险性问题的存在影响了档案信息化建设的质量与进程，其中安全问题不容忽视，极大地阻碍与影响了信息档案的保管与利用，对档案信息安全进行完善是时展的要求。

（一）确保档案信息完整。档案管理中存在的一个潜在性风险就是信息保存的不完整，这是很难在实际中有效完全避免的，但是从社会发展的角度来看，风险性控制是非常必要的，这就需要重视档案信息采集的完整性。从众多的档案管理中可以看出，由于缺少标准指导，原生电子文件元数据采集不完整的问题相当普遍，对于文件生命周期内的背景信息、流转过程等关键性元数据采集不足，不能切实保证电子文件的真实性、完整性及有效性。完整的档案信息管理可以在实际中发挥巨大的作用，是规范档案信息管理的必要手段这一，在不规范、不完整的档案信息利用中很难发挥其内在的作用和价值，对社会的发展带来的影响也是难以估量的，借助风险评估体系可以对现阶段的档案信息安全体系进行完善，在风险意识的控制下可以全面高效地进行现代化构建，形成高效合理的现代档案信息风险控制意识和控制能力。

（二）明确档案信息可控性。风险控制理念下，档案信息的建立和完善要在灵活多样化的环境中才能够发挥其内在的作用，在这个过程中要充分认识到档案信息管理的可控性，可控性主要是指在档案信息控制过程中相应的信息是处于受控制状态的，对各个构成环节进行适当的控制，以确保访问档案信息的主体、内容、方式和过程的合理性。现代互联网时代下，各种类型的信息控制都是在复杂的社会环境中实现的，各项档案信息管理也要从社会整体运行的角度才能发挥其内在的作用和外在价值，例如系统需要能够控制谁能够访问系统或网络上的数据，以及如何访问，即是否可以修改数据还是只能读取数据，系统性的信息控制对降低外来风险干扰是非常有利的。