档案管理方式范文

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科技档案是在各项生产、基建、科研设计、工程勘察和测量等科研过程中直接形成的应当归档保存的图纸、文字、录像等科技文件资料，记载了相关内容的基本构思方案和设计方法。其种类较多，如工程技术档案、基建档案、设备档案、科研档案、测绘档案等。它具有知识储备功能、依据凭证功能，情报功能、促进生产力发展和提高效益功能。科技档案的有效管理和设计方案、实验开发及项目研究之间存在一定的联系，其管理内容具有多样性，在实践中必须以科学技术为依托，重视科学信息技术的利用，达到提升档案管理与有效利用之目的。

一、科技档案的特点与重要性

科技档案具有专业性强、种类多样、成套性、现实性的特点。首先，不同专业形成的科技档案管理体制、整理分类各不相同；其次，专业门类繁多、类型复杂，多样化特点鲜明；第三，科技档案围绕一个科研项目进行，有规律地形成一系列成套的相关科技文件资料；最后，科技档案具有较强的现实使用性，它记录和反映着科技、生产、建设等活动，即使在归档后，也依然有很高的利用价值。

在生产领域、科学研究、工程设计、基础建设、或企业管理中，科技档案在整个档案中所占的比例显著增加，在科学管理中所处的地位也越显重要。它是科技发展的催化剂，是知识形态的生产力，同时它也是一个单位实力的重要组成部分，是项目成功的金桥。

二、科技档案规范化管理的内容分析

根据科技档案管理的特点，在实践中必须明确任务要求，从科技档案规范化管理的内容着手进行分析。

1.建档管理规范化

科技文件材料归档管理对提升管理的有效性至关重要。由于材料自身的形成规律各不相同，为了达到有效管理，必须按照科技材料的形成过程、积累量和信息资源的开发条件对其进行规范化管理[1]。

2.科技档案信息资源的应用

不同的归属部门间涉及到不同的管理内容，必须保证信息资源的内容面向社会和大众，所有的服务方式都必须重视科技档案的开发和利用建设。根据实际情况，积极为利用者提供信息资源，并做到及时发现问题，总结问题，进而达到档案管理的规范化[2]。

3.管理岗位与制度规范化

科技档案管理除了包括常规性信息资源管理外，档案管理岗位必须明确，只有责任落实到人，才能做好管理。不同单位受自身发展因素和外部因素的双重影响，频繁的对人事进行调整，有些科研项目资料收集了一半，换了人员，前后若衔接不畅，则容易造成资料缺损。又比如在进行电子化档案管理过程中，人员操作不规范，信息录入不全面，没有统一标准，也没有校对，则又会使科技文件资料出错。为了提升管理的有效性，必须遵循在规范化的发展理念，提供内容真实、详尽的科技成果材料，从而推动科技成果转化。

二、科技档案的管理方式及利用服务

规范的管理目的在于更好地提供利用服务。重视科技档案管理，加强利用服务，从而促进科技生产活动。

1.加强业务建设

科技档案业务建设是根本，档案开发利用的效果直接反映了档案资源规范化管理的水平。要从管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和归档等方面，针对基础性业务的重要性，要求相关工作人员做好日常管理工作，禁止出现内容单一、管理不规范的情况，要不断丰富馆藏，扩大进馆档案范围，并保证档案材料的齐全、准确和完整[3]。

2.提升管理人员的素质

科技档案管理现代化是规范化管理的前提，管理人员应接受专业的培训后再上岗。在当前管理实践中，有些管理人员对档案管理的规范制度欠缺了解，有些科研人员对档案意识淡薄，资料保存不全。或者只重视科研活动的过程和科技成果的鉴定与报奖，而忽视科技文件材料的保存和积累，为了减少此方面的不良影响，要求档案管理人员必须灵活应用现代管理学方面的知识，在最短的时间内，优化自身知识结构和能力水平。同时要积极学习计算机和网络技术，将电子化、网络化现代办公技术和档案管理结合起来，进而达到优化管理形式的目的。

3.创新服务方式

科技档案管理也需要不断创新，与时俱进，提供服务利用更要充分体现以人为本、以最大化利用为目的，利用现代信息技术建立档案管理中心，充分利用网络技术、实现无纸化科技档案管理，可设置专业的控制中心，并将全部的电子档案集中纳入电子档案数据管理中心，通过电子档案数据中心对其进行分类处理，进一步提高科技档案管理效率和实现档案信息资源的共享。可根据实际情况，设计信息访问权限，设置免费电子文件的查找形式。该方式不仅能为相关科技人员提供丰富的在线资源，同时提升了单位时间内利用效率。通过可实行的在线服务方式来提高档案资源的利用服务，从而实现档案资源管理上的创新，并不断扩展应用领域，把科技档案管理工作提高到一个新的层次。

4.扩大服务领域

随着信息技术的不断发展，信息技术在各个领域中有关键性的作用，包括工作、学习和生活中，档案管理最大的作用是为人所用，因此在实践中必须不断扩大服务领域。科技的方案管理已经逐渐渗透到各个领域，在社会中的作用也越来越明显。如果仍然采用原有的单一性的管理模式，会在很多程度上限制各个服务领域的发展需要。在知识经济的发展背景下，为了实现信息化管理，必须建立实体管理中心，将档案管理落到实处，使档案管理更好的面向社会服务。

结束语

科技档案管理正逐渐渗透到各个领域，为了突出其本质作用，在实践中根据其发展情况，对资源进行有效的利用和分析。在信息化技术的影响下，实现档案管理创新是摆在档案管理人员面前的重要难题，必须发挥档案管理的功能，实现资源共享，进而推动科技档案管理事业的可持续发展。建立规范的科技档案管理流程，为后续管理保留较大的空间，档案工作人员要立足于实践，从现有的发展趋势入手，不断突破，不断扩展科技档案的应用范围，充分利用档案信息的指导性作用，让大家及时了解动态进展。科技档案的有效管理与利用，将对社会发展起到推动化作用。

参考文献

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民办高职档案管理是学校日常教学管理工作中的一个组成部分，但由于历史的原因，档案管理和一些公办院校相比，还存在着一定的差距：

1.档案管理起步晚，人员少，基础薄弱。建院之初，“有无充足的生源？能否招到一定办学规模的学生和教育、教学质量成了民办高校的二条生命线”［1］。学校工作的重点当仁不让地放在扩大招生和提高教育、教学质量之上。由于投入少、教职员工少而精，在当时能够满足日常的教学工作已属不易，也就无暇顾及档案的收集和管理。一些日常管理工作中形成的文书档案、教学活动环节中形成的教学档案（包括学籍档案、新生录检表），以及一些工程建设过程中形成的工程档案都分散保管在相关人员的手中。由于民办院校人才流动比较频繁，造成了需要保管的材料不齐，需存档的资料时间流失，档案管理基本无从谈起。

2.档案管理制度不规范，管理质量较差。由于建院之初人员少，管理人员一般要身兼几职，也没有专职的档案管理人员。管理人员一般负责收集、保管自己工作中形成的材料，由于工作繁锁、档案管理意识相对比较淡薄，对材料的收集和整理质量并不十分重视，经常造成已组卷的档案没有严格按档案管理的要求规范操作，经常是眉毛胡子一把抓，把一些文件归集在一起就算是学校的档案了，从而出现了无章可循、无规范可言的局面，更谈不上档案管理的质量了。

二“、迎评”工作为档案工作带来良机

高职院校的教学评估，不仅衡量一个学校的办学水平和教学质量，而且也是学校教职员工增强档案意识，推动档案规范化、制度化管理的一个良好契机。从评估的实际情况看，专家通过查阅与评估指标密切相关的各项工作的原始档案来获取学校在教学、专业建设等方面的信息，了解学校各方面发展的情况，籍此对学校办学水平及教学质量做出综合评价。而全面系统完整的评估材料是学校教学评估的依据和基础，是专家做出客观、公正评价必不可少的支撑。为此各校在迎评过程中，都集中了大量的人力、物力和时间，对已有材料进行梳理、整合，同时按评分指标要求编写相关材料。其间不仅调用了大量的原始档案资料，同时也产生了一批评估材料。通过这次评估，教职工对档案管理的重要性有了一个更全面和深入地了解。在迎评工作展开过程中，发现了以前档案管理工作中的存在的一些薄弱环节，例如学院在品牌专业、特色专业建设中形成的教师的优秀论文、获得的各类荣誉，教师编纂著作、编写的实训材料等这些评估工作中强有力的佐证材料，由于以前没有足够重视，有部分没有归档。因而在材料组织过程中，常常需要问当事人借用复印，部分材料由于人员调离而缺少，从而给迎评工作增添了一定的工作量。通过迎评工作，使领导对档案工作的重要性引起了足够的重视，从而专门制定了相应的规章制度及措施；同样也使各部门管理人员领略到档案管理的重要性，各部门对照考核指标和学院档案归档范围的要求，对本部门档案归档的范围重新作了规范和明确，为学院档案规范化、制度化管理铺平了道路。

三、加强民办高职院校档案管理工作的措施

“学校档案反映和记录了学院建设、发展、教学、科研和管理等方面的历史过程，是学校的宝贵财富，学校档案馆作为学校长期保存和提供利用档案史料的部门，在学校事业发展中起着举足轻重的作用”②。学校的档案不仅记载着学院的昨天、反映发展的今天，而且为学院的明天的利用提供有力保障，做好民办高职院校的档案管理刻不容缓。

1.加强宣传，提高认识，明确职责，规范管理

档案管理工作是一项长期性和基础性的工作，档案管理部门要加强对档案工作的宣传力度，使更多的人了解档案工作的内容、性质及档案利用产生的效用，提高对档案工作的认识，在工作过程中自觉增强档案管理的意识。要认真做好档案管理工作，领导重视是不可缺少的前提。我院在院长的重视和支持下，建立了综合档案室，把档案管理工作纳入了学校的日常管理工作之中。建立并健全了档案管理网络，即由主管副院长担任总负责人，专职档案员负责学院档案管理，各处、室兼职档案员负责本部门日常档案管理工作，明确各级档案管理人员的职责分工，把档案管理和学院的日常管理工作紧密结合起来。同时制定了档案管理的各项规章制度，使档案管理工作有章可循。各级档案管理人员按章办事，认真做好档案的收集、整理、检查、归档工作，档案工作的规范化、制度化得以贯彻执行。

2.加强软、硬件建设，提高档案管理工作的水平

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一、档案管理方式创新背景

档案管理方式的创新发展是有一定的背景，主要表现在以下两个方面。

（一）传统档案管理方式已经不能满足日益增多的档案资源

我国传统的档案管理一般是以立卷、归档、转递、借阅为主要方式，对所有的档案资料进行统计、管理。随着我国高校扩招的不断发展，高校毕业生以及就业人数的不断扩大，我国档案资源越来越多。而传统意义上的档案管理不能满足这些日益增多的档案资源，在这种情况下，档案管理方式的创新极为重要。

（二）我国信息技术的发展

我国信息技术的发展为我国档案管理方式的创新提供了必要的科技条件。目前我国很多企业普遍都应用网络档案管理软件进行档案管理，这种网络化管理提高了我国档案管理的管理水平和管理效率，因此面对网络技术的发展，传统的档案管理方式也要做相应的改进、创新。

二、档案管理方式创新途径

档案管理方式的创新是社会发展的要求。档案管理方式的创新途径也是多种多样的，具体表现如下：

（一）利用网络技术来管理档案

“ 把档案内容通过加工整理变成更直接、更适应需要的信息，是档案部门义不容辞的职责。”因此，面对繁多的档案资料，面对冗杂的档案内容，如何通过有效的管理方式来进行档案管理是档案管理人员需要思考的重要问题。而网络技术管理资源是进行档案管理的重要的创新方式。利用网络技术的系统性和人文性，通过计算机来整合相关的资源，继而得出档案管理的结果，提高档案管理工作者的工作水平和效率。

（二）简化档案管理程序

传统的档案管理程序比较复杂，通过人工将所有的档案进行归档、分类以及审核、转递甚至借阅，每个程序都有每个不同人在办，需要各个部分的签字。这种档案管理程序比较复杂，在每个程序上都需要主要负责人进行签字。因此，在今后档案管理发展上，我们可以简化档案管理程序，可以采用“谁的责任谁担负”的方式让管理员进行档案管理上更简便，提高工作效率和水平。同时简化了档案管理程序可以让档案管理工作者有一定的自主性，有利于开展档案管理工作。

（三）档案管理人员管理水平与素质的提升

档案管理员是档案管理工作的主要操作者，档案管理人员管理水平与素质是关系到档案管理工作质量的重要因素。因此注重档案管理人员的管理水平与素质也是当前档案管理方式创新的重要内容。要让档案管理人员进一步认清档案管理工作的重要性，将传统意义上的慵懒的工作作风摒弃，以一种认真负责的心态对待档案管理工作，同时积极参加各项培训学习，以提升档案管理人员的管理水平与素质。

（四）档案管理范围的创新

就目前而言，我国档案管理的使用一般是局限在公务员或者大型的国有企业，外资企业以及我国中小私营企业用到档案的地方不是很多。而实际上随着我国市场经济的发展，外资企业以及我国中小企业对我国市场经济的发展起着越来越重要的作用，已经逐渐成为市场经济发展的主要组成部分。“越来越多的人加入到外企和私企的建设发展中去，这些企业的员工的档案管理也显得极为重要。”一个人的档案伴随人走一生，所以档案管理的范围进行创新可以使得档案资源成为一个人经历的有效见证。

三、档案管理方式创新意义

档案管理方式的创新对我国档案管理的发展具有极为重要的意义，主要表现在以下几个方面。

（一）提高了档案管理的效率

档案管理方式的创新有利于提升档案管理的效率。通过对档案管理人员素质以及水平的培训，使得他们认识到档案管理工作的重要性，这样在日常的工作中，积极性更高，同时因为受到专业培训的缘故，他们掌握了更多的档案管理方面的技巧，在履行自己工作职责的过程中，在很大程度上可以提高档案管理的效率。

（二）提高了档案管理水平

档案管理方式的创新有利于提升档案管理的水平。通过网络档案管理工具的应用，能够使得档案管理更加系统化、网络化，通过计算机系统对档案资源的分析获得具体详细的数据，这样可以有效提高档案管理的水平，提高档案管理在日常工作中的利用率，能够保证档案管理员档案管理工作的顺利开展。

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随着我国高等教育社会化程度的逐渐提升，建立一个新型的师资队伍逐渐成为高校急需解决的一个问题，是高校改革发展的首要工程。而这项工程就需要依靠高校人事档案价值功能的发挥。现如今，许多高校的人事档案管理还存在着一定的问题，需要进行不断的创新，要做到与时俱进，采取新型的人事档案管理方式。如此，才能够进一步推动高校人事档案的有效管理。

一、当前高校人事档案管理存在的问题

1.资历材料空虚

因为受到历史原因的影响，在档案材料中，涉及个人经历与资历的记载都更加偏向于政治。例如，某个人参与了各种政治运动或者获得什么荣誉奖励等。在档案材料中，内容大多都是套话以及官话，大多数档案材料都大同小异。并且对于个人的经历的现实性材料记载较少。例如，关于个人的业务能力、专业特长等方面的材料收集较少。这些抽象以及虚化因素的存在，就促使高校人事档案形成了一种陈旧的经历资料，难以对高校师资人员的素质能力进行真实、客观的反应。

2.实绩材料有所欠缺

从当前高校人事档案的收集范围来看，以下几方面的材料还没有得到有效的收集[1]，（1）个人工作表现、（2）后备干部登记、（3）专业人才登记、（4）定期业绩考核、（5）重要学术研讨活动。之所以会存在着这一局面，第一是因为观念较为陈旧，手段不够先进，第二，方法使用不当，缺少内外结合的定期收集、第三，在整理前与整理后的随时补充工作不到位。这样一来就导致了档案缺少个人实绩材料，导致个人的信息一致没有得到有效的更新。

3.未能制定有效的管理机制

在高校人事管理系统中，人事档案是其中的一个重要环节，对整个管理系统的功能发挥有着直接的影响。人事档案对高校师资人才的利益有着直接的影响，所以必须要对师资人员各方面情况进行反映。因此，就需要加强对档案工作的领导。然而许多高校的领导对这项工作的重视度不够，也没有制定相应的管理机制来对工作人员的管理进行规范，并且没有动态监督考核以及奖惩制度，导致档案管理人员的工作积极性不够，责任心不强，极大的影响了档案管理工作的严肃性。

二、人事档案管理方式的分析

要想提升高校人事档案管理的效率，解决当前高校 人事档案管理中所存在的各项问题，就需要高校与时俱进，要突破传统的档案管理方式。传统的档案管理工作就是围绕档案材料进行收集、鉴定来进行的，管理工作就相当于保存档案。这种管理方式很难适应时代的发展，很难适应高校的发展，故此就需要对传统的人事档案管理进行改革，要实现对人事档案的信息化管理[2]。

要想实现档案的信息化管理，就需要建立符合高校人事档案信息产生规律的计算机管理系统。系统的功能一定要与高校的人事制度相适应，要能够为高校的人事工作提供服务。系统要具有查询以及检索和统计等功能，还需要具有安全的防泄密功能。

为了保证系统的功能得以实现，就需要按照以下几方面的原则来确立系统的数据项目，（1）及时、（2）准确、（3）有用。“及时”的原则就是指能够及时的反应当前人事管理工作中的最新动态情况。因为在高校干部人事工作中，会产生经常性的变动，教师的离职与任职等，都需要进行及时的更新，要将其录入到人事档案管理系统当中。“?嗜贰痹?则，也就是一定要确保档案信息的真实可靠，对于一些虽然有用，但是却很难掌握标准的数据信息，就不应该将其录入到计算机管理系统之中。“有用”的原则就是要根据高校人事工作的具体需求，来选择一些频率较高的数据。

根据上述几个原则，那么高校人事档案信息管理系统就需要包括下面几个数据项目：

1.现实信息项目

这个数据项目也是高校计算机管理系统中最为基本的一个部分，也是反映高校师资人才的现实情况的数据群，包括：教师的姓名、年龄 、学历以及职务等等。

2.历史信息项目