学生学籍档案管理范文

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一、中职学校学籍档案管理工作必要性

中等职业学校是我国后初中阶段学生职业学习的重要场所和时期，在学生人生中占有重要的地位，继续发展者更是在其中储存了努力奋斗的轨迹。学籍档案就是其中宝贵的资源之一。为此，中职学校必须重视并加强学籍档案管理工作。

健全中职学校学籍档案管理也是贯彻执行国家教育相关法规必然要求。教育部《中等职业学校学生学籍管理办法》明确规定学校必须“从学生入学之日起建立学生学籍档案”

并要求各中职学校结合实际制定具体的实施细则和制度，对学生从入学之日到毕业之日的整个时期进行的质量考核管理。它涵盖了学生的注册入学、成绩考核、升级与留、降级，纪律考勤、转专业与转学，休学、复学与退学以及毕业资格与授予毕业证书资格的审核、发放等。可见中职学校学籍档案管理工作直接关系着学校的教学质量和学生个人的命运，搞好学籍管理工作，提高学籍管理现代化水平是我们每个中职学校工作的重要组成部分，不可缺失，亦不可轻视。

二、中职学校学籍档案管理工作误识

近年来，中职学校学籍档案管理中普遍存在误失，相当多的教职工对中职学校学籍管理缺乏正确的理解，他们普遍认为学生学籍管理只是教学管理部门管理者的事，与己毫不相干。一些教学管理人员责任心欠缺，对有关学籍管理的规章制度及相关内容不了解、不学习、更不求掌握;学生学籍管理的缺失又反过来影响了学校的教学秩序和教学质量。一些教师学籍管理知之甚少，对学生违纪现象不闻不问，甚至隐瞒实情;缺乏应对学生严重违纪问题的对策，处理无措，亦不愿上报;甚至被学生收买以助其弄虚作假、抬高成绩等。一些学生亦只把自己视为学籍管理中的被动者，毫无关注个人学籍管理意识，甚至在要毕业才发现自己尚有缺考科目。

如此混乱状况长期存在，致使中职学生管理等规章形同虚设，严重干扰了学校正常教学秩序。

产生如许问题根源很多。有管理机会的缺失。如因忙于新生入学军训、召开主题班会等形式进行入学教育，学籍管理者没有时间和机会对学生宣讲学籍管理的重要性，因新生还处于变动之中，更是难于及时开展有效的学籍管理教育，入学半年后学生才可适应新的学籍管理习惯。

也有学籍管理体制的缺失。中职学校学籍管理因各部门分治，没有统一的管理体系，没有统一的信息平台，各学校都是单独建立自己信息系统，无法共享信息，重复劳动不仅增加了工作量，而且制约了其准确性，导致了管理的无序、反馈的滞后、责任的模糊，严重脱离了教育现代化发展的步伐。

三、强化中职学校学籍管理意识

（一）强化服务管理理念

强化规范的管理制度是搞好中职学校学籍管理工作的关键，中职学校应根据教育部和上级有关部门关于学籍管理制度的各项规定，自觉制定本校学籍管理细则。同时强化以应各教学部门为主的学籍管理责任制，实行全过程动态管理。学校教务部门统一标准，强化监督检查，强化日常目标管理。强化学籍管理专职人员责任，相关人员必须在新的管理模式下，围绕学校的中心工作强化服务理念，在学校招生、毕业、专业设置、教育教学管理、学生思想教育等过程中始终强化责任感，强化服务功能，开放学籍管理内容，提高学籍管理的管理效率和项目。

（二）强化数字化的管理机制

数字化管理手段是中职学校实现高效、低耗、准确、科学的学籍管理信息有效机制。随着中职学校招生专业和社会要求的不断发展，社会和校际间的合作日益加强，人工陈旧的管理模式和手段已经无法保证学籍管理工作准确性和效率，必须在数字化模式下进行现代化的学籍管理，依托校园网、局域网建立中职学校学籍管理信息系统，将科学的数字化信息管理技术引入学籍管理工作中。将学生在中职学校期间的所有信息汇集在一起，建立学生学籍管理数字化档案库，可随时查看调用和定量定性统计分析，使各教学部门和各管理部门能有效的互换信息，也便于各级领导和相关部门随时掌握情况。同时，学生可通过数字化网络直接查询本人的学籍信息、考试成绩、考勤记录等内容，从而最大限度的实现部门与部门间、部门与个体间资源共享，实现中职学校学籍管理文件的自动化检索、查勘、提示，提高中职学校学籍管理水平，使中职学校学籍管理全面迈入科学化、规范化。数字化时代。

（三）强化考试考查管理方式

学生课程考试考查在中职学校学籍管理中具有重要作用。它不仅可以检验教师的课堂教学效果，更可以检验学生对所学知识的理解能力和实际运用能力。同时它也是评定中职学校学生可否依照教学计划学习的有力依据，是实施中职学校学生学籍处理的重要依据。为此，必须强化中职学校学生考试考查管理方式，根据国家法规、学校实际情况制定详细具体的学生考试考查管理方式、职责及处理办法，严格、明确规定考试各个环节、各种人员工作责任。使考试考查始终有章可依，违责必究。从而确保中职学校学籍管理权威性和有效性。

（四）强化学分制管理模式

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中图分类号：G271文献标识码：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2011.11.023

文章编号：1672-0407(2011）11-057-02收稿日期：2011-11-6

随着国际间教育交流规模的日益扩大和我国高等教育质量的提高，来华留学的人数近年来快速增长，越来越多的外国留学生选择在我国接受教育。随着外国留学生人数的不断增加，外国留学生学籍档案的管理工作也变得日趋重要起来。留学生学籍档案管理与国内学生学籍档案管理有相似之处，但是由于外国留学生教育的特殊性，留学生学籍档案的管理与一般的高校教学档案还存在一些差别。如何科学、规范地管理外国留学生学籍档案，并加大开发利用的力度，是新时期高校档案部门所面临的一个重要问题。

一、外国留学生学籍材料的特点

外国留学生在整个留学期间形成的文件材料，既有外事管理文件的属性，又具有教学管理文件的属性，同时，还有其区别于外事类和教学类文件的自身特点，而这些文件的特点是由留学生自身来源的广泛性和所学专业的多样性所决定的。留学生学籍材料呈现出多样性的特点：

1.由于外国留学生来源范围的不断扩大和来源地区的广泛，留学生学籍材料呈现多样性的特点。因为各个国家制度不同，外来留学生所提供的申请材料中的个人履历材料的数量和内容均不同。以我校2010年毕业的外国留学生为例：留学生遍及六大洲，49个国家。其中以亚洲留学生最多，占72％：非洲次之，占18％；欧洲、美洲较少，各占5％；大洋洲仅1人。

2.由于外国留学生学历层次和学制不同，使外国留学生学籍材料内容多种多样。如，目前我校外国留学生按学历层次分为博士、硕士、本科生、进修生、汉语言生、中文短期生等层次，相对应的学制也分为博士、硕士生学制三年：本科生学制四年（医科五年），进修生和汉语言生分春、秋班，学制半年至两年，中文短期班是寒、暑假班，为期也只有一到六周的时间。博士、硕士、本科留学生会形成从申请到毕业的一整套留学生学籍材料；而进修、语言和中文短期班的留学生形成的留学生学籍材料仅局限为留学名册、留学阶段证书。

3.由于外国留学生到我国留学时选择专业分散在所在高校的文科、理工科、医科等的各个院系，使留学生学籍材料形成呈现分散性的特点。

4.由于外国留学生的留学资金来源不同，使留学生学籍材料中的审批材料的数量和内容也不同。留学资金来源有国际组织资助留学、中国政府资助留学、本国政府资助留学、学校间交换留学、自费留学等。

二、外国留学生学籍档案管理现状

（一）外国留学生学籍管理部门不统一，造成留学生学籍材料阶段性不完整

高校留学生一般由留学生管理部门和教学部门多重管理，而且管理职能上互有交叉，这就造成了留学生学籍材料形成的分散，因而给留学生材料的完整收集带来了很大困难。同时，留学生学籍材料形成时间跨度大，需留学生毕业时突击整理，集中归档，容易造成某一阶段衔接不善，文件散失，因而收集不全。

（二）外国留学生学籍材料归档范围局限，组卷方法不适宜当前留学生学籍材料特点，影响档案的管理和利用

1994年《高校档案实体分类法》颁布以后，高校的留学生档案一直按照《高校档案实体分类法》中的归档范围和方式归档。在实体分类法中，外事类档案下设五个二级类目，外国留学生档案被设置为其中的一个二级类目。因为当时外国留学生数量不多，所以归档范围相对教学类的学籍档案的归档范围少得多，组卷方法也相对简单。

近几年来，随着留学生数量的增加，留学生产生的文件材料也越来越多，内容也不断得到丰富，原有的归档单位已显得过于笼统和简单，已无法体现和适应当前留学生学籍材料的特点。比如，有的留学生由于一些客观原因，需要休学、离校、复学等，会跨年度产生各种手续类文件材料；有的留学生由于不能适应课业的难度，会产生转系、转专业、降级等相关材料。这样，部分留学生的学籍文件材料相对会有很大增加和不同，归档范围也应适当加以完善和补充。

（三）外国留学生学籍档案电子化程度低，影响外国留学生学籍档案的开发利用

教育部在2007年颁发、试行了《普通高等学校外国留学生新生学籍和外国留学生学历证书电子注册试行办法》，该《办法》规定了对普通高等学校外国留学生接受学历教育的新生学籍和外国留学生学历证书统一实行电子注册，建立外国留学生学历从入学到毕业的完整信息，供外国留学生和有关机构网上查询。有的高校这一工作刚刚起步，还远远不能适应留学生档案查询需要，还有待于完善和实施。

三、改善外国留学生学籍档案管理工作的对策

（一）全程管理，加强收集

收集工作是档案管理工作的前提和基础，关系到外国留学生学籍档案的管理和利用。针对高校负责管理留学生的部门多且交叉、留学生日常管理和教学管理分开的特点，档案部门应扎扎实实地加强协调工作，做好不同阶段收集工作的合理衔接，做到档案的收集与文件的全程同步管理。即档案部门主动、积极深入到留学生所涉及的外事管理部门和教学单位进行专业的档案收集指导，做到经常收集与集中收集相结合、定期收集与常年收集相结合、主动送交与上门收集相结合，以确保留学生学籍档案的齐全完整。如，高校档案管理部门应从外国留学生入校后开始对留学生的文件材料收集、积累、归档工作进行具体指导；然后全程负责并协调整个留学生在校学习期间所设部门、院（系）的文件的采集；最后，留学生毕业时，再指导外事留学生部门对已收集积累的文件材料进行整理立卷。这样，才能保证留学生学籍档案齐全完整。

（二）健全和完善外国留学生学籍档案的归档范围

针对来华留学生数量和类别的不断增加，所形成材料日益丰富的特点和发展趋势，高校档案部门应根据利用需求，不断补充健全留学生学籍档案的归档内容。以我校为例，归档范围明确列出学生在教学流程中形成的各个阶段材料，并增加了录取通知书、护照复印件等反映学生个人信息比较完整的一些材料。

（三）合理改进组卷方法，便于留学生学籍档案的保管、利用

目前，留学生学籍材料立卷仍沿用外事类管理性文件的横向组卷方法，如以“外国留学毕业生登记表”为立卷单位，按年度横向组卷，显然这样的组卷方法不利于查找利用，已无法满足和适应当前日益变化的形势。针对这种情况，可以借鉴教学类学籍档案以人为单位的组卷方法， 把留学生学籍文件材料按留学生毕业年度，以留学生个人为立卷单位，纵向组卷。这样的组卷方法可以系统、规范地立卷归档，同时方便留学生学籍档案的保管和利用。

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学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学籍档案主要包括：（1）学生学籍记录表；（2）新生入学登记表及各年级学生花名册；（3）学生在籍注册表；（4）学生学习成绩表；（5）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等学籍变动情况登记表；（6）对学生的奖惩文件及登记表；（7）修订学籍管理条例的各种文件；（8）实结、毕业生论文；（9）学位申报审批表、毕业证书、学位证书及结业证书；（10）毕业生学员鉴定登记表、毕业生调配表、档案转递单、毕业生报到证存根及领取证书的印刷编号及毕业、结业情况等。

学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视高校学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分必要。

一、学籍档案管理中存在的问题

1．收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。

2．立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。

3．档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，从学生本人--学校立卷各院系--就业指导办（教务处）--机要邮寄部门--地市级教育局（人事局）--县级教育局（人事局）--就业单位人事部门等，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。

4．档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等

二、完善学籍档案工作的管理建议

1．增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。

2．建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。

3．加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化高校专职档案员的职业道德。

4．大力开发利用学籍档案信息资源，主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。有条件的高校可建立学籍档案数据库，如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，以方便师生们通过计算机网络检索，获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、出国留学等提供有效信息。

总之，学籍档案与个人的利益息息相关，以后就业、提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系，管理好学籍档案至关重要。

【参考文献】

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学生的学籍档案显得至关重要，因为它直观的反映出了学生在校期间德、智、体、美等多方面的总体情况，同时也直接反映出了学生在校期间的整体学习情况，更是学生接受了某种教育之后的凭证。总整体上讲，学生学籍档案可以涵盖以下内容：学籍记录表、入学登记册、成绩表、学生变动情况表（如退学、转学、留学、留级）等。

一套完整的学生学籍档案从形成到最终的保管通常要经过档案收集、档案归档、转递以及保存等过程。可是随着现如今各大高校的广泛扩招，再加上学生的流动性极强，在对学生学籍档案进行管理过程中，难免出现各种各样的问题，如果在这方面稍有不慎，就会造成严重后果，甚至可能直接影响到学生将来就业以及自身的发展。所以，每一所高校都应当切实提升自己院校学生学籍档案总体质量，做到认真仔细，档案管理者也应当对学生负责，这对从学校内部抓好学生学籍档案管理工作具有十分现实的重要意义。

一、目前我国高校学生学籍档案管理中存有的问题

（一）目前我国的学生学籍档案管理缺少完善的管理体制

就目前而言，我国大部分学校从学生入学、注册以及到最后的颁发毕业证期间都没有一套科学、系统的学籍档案管理方法，这样很容易让重要的学籍档案出现混乱，同时也并没有把网络化管理充分纳入到真正的实际工作中。与此同时，学生的学籍档案也并没有实现学校和学生之间的信息资源共享，因此，怎样才可以让学生学籍档案得到更加充分的利用，实现信息化管理成为了学籍档案管理者共同思考的问题之一。

（二）对学生学籍档案缺乏系统性思考

若是要想建立一套完整的学生学籍档案，那么首先就应当对学生的个人信息以及基本情况进行收集、归纳和总结，其中的准确性、原始性是学籍档案建立的关键。对于学生的学籍档案而言，应当做到实事求是、真实可信。坚决杜绝学生对学籍档案随意涂改的现象；除此之外，当学生在填写学籍档案时，还应当保证字迹工整、颜色统一，确保档案今后方便永久保存，可现在有很多学生在填写自己的学籍档案时并不重视，在填写过程中字迹潦草、龙飞凤舞，这对今后的学籍档案查找和利用造成了极大不便。在细节问题上也应当严加注意，尤其是很多学生姓名使用同音字代替，在不同的表格上使用的姓名不同，出生年月日和户口上面的资料产生了冲突等等。

（三）学籍档案管理者缺少责任心

为了确保学籍档案管理工作的完整性，在对学籍档案资料进行了收集、分类之后，则应当进行归档工作。而在这一环节存在的问题是管理人员的意识淡薄，并没有按照要求对学籍档案进行及时归档，甚至在归档过程中出现了严重错误；或者电子档案数据和纸质的学籍档案材料严重不符；除此之外，在对学籍档案管理过程中，使用的管理方法老旧，各种设备以及设施的老化也是学籍档案管理过程中出现各种问题的关键原因。

（四）学籍档案工作缺少专业的管理人员

在对学籍档案进行传递过程中，因为环节复杂且人员较多，所以在传递过程中很容易出现学籍丢失或错投以及误投等情况。其中最为重要的一点是在学籍档案传递过程中，会经过很多环节，例如首先从学生本人，再到院校立卷、就业指导办直至最后的就业单位人事部等，在这些环节中，学生的学籍档案会经过多人之手，稍有不慎便很可能使档案造成遗失或者出现误投的情况，这将直接影响到学生的就业发展，其严重性不容忽视。

二、提高学生学籍档案管理的有效措施

（一）学校应当从内部建立一个信息数据库

当新生入学时，学校可以根据不同的条件，建立各年级、各班级以及各种专业的数据系统。在这套学生系统里可以和国家教委的“学籍学历管理数据系统”相互联系。在满足各种条件的情况下，对学生的年级、专业以及班级进行排号，形成统一的编排流水号，当新生的基本信息建立之后，可以通过计算机将新生的学籍表进行打印，改变传统的手工书写方法，从而确保新生的学籍档案资料可以和其他资源信息进行共享，这样便减少了教研室以及学籍管理工作人员的劳动力。

（二）注意学籍档案管理细节

学籍档案自身存在原始性和真实性，在对学生学籍档案进行管理过程中要注重其中的细节，在审查过程中，应当注意以下几点：

1、在收集资料过程中必须及时、准确，尤其是在学籍档案核实过程中要严加注意。

2、查看学生在填写学籍档案过程中，是否使用的是同一颜色、统一字体字号以及纸型大小。

3、对姓氏同音字要进行区分，在填写籍贯以及出生年月日时，必须要根据户口薄上提供的资料填写，确保学籍档案的重要信息和户口薄一致，严禁填写好之后在学籍档案上进行涂改修正。

（三）在学校内部建立专门的档案管理人员

学籍档案管理人员应当明确自己的工作范围，确定一套责任制，使学籍档案管理工作规范化、制度化。在对学籍档案进行管理过程中应当明确工作程序以及步骤。对于学籍档案的管理应当制订出一套统一的管理标准，避免各行其责的局面出现。在日常的学籍档案管理工作中，应当使用严格的规章制度去进行规范。

参考文献：

[1]乐兰珍.对高校学籍档案管理问题的思考[J].兰台世界，2013，（10）：123-125

[2]宿星卉.对规范高中学籍档案管理问题的若干思考[J].北京电力高等专科学校学报（社会科学版），2012，（12）：128-132