员工档案管理范文

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二、让专技档案成为人事档案的重要补充

人事档案不仅是由政府人事部门进行管理，而且对入档的材料规格、真实性、装订等都有一整套严格的规定，并不是所有的材料都能够进入人事档案。相比之下，专技档案就要简单得多，它主要为了方便本单位的人力资源管理而建立，只要是个人的资料，经档案管理人员审核其真实性后，复印件也可作为档案保存。其次，随着医院的发展，非编制的工作人员越来越多，他们的许多资料本应该归入人事档案，但都因为不具备入档要求而没有进入人事档案，比如岗位聘任、工资增长等医院可以自行决定，不会经过主管部门和人事部门的审批。没法进入人事档案，我们完全可以把这些宝贵的资料归入专技档案保存。因此让专技档案成为人事档案的重要补充也是对非编制人员个人档案管理负责任的表现。由此我们建议扩充专技档案的内容，一是未能入档人事档案而被退回的材料，如入党思想汇报、重复的材料、自我总结、复印的材料等等，这些档案不要随意销毁，归入专技档案。二是人事档案中经常会用到的资料，如奖惩文件、工龄更改、职称认定、年度考核等资料都应该复印一份归入专技档案。三是一些常用的证件，如身份证、毕业证、结婚证、生育证等等复印一份归档备查。四是将医德医风档案、廉政档案也一并归入专技档案便于管理和查询。五是日常工作的资料，比如优秀的病历、会诊记录、查房记录、好人好事、患者表扬信、发表的论文、获得的荣誉证书、服务及处理结果、新闻报道等等也要复印一份入档。扩充后的专技档案有效地成为人事档案的补充，让个人档案更加全面、立体。

三、新时期的档案观

1.信息化

医院的发展，规模越来越大，个人档案越来越多，而且个人档案的内容也越来越复杂，用人力来管理已经不能适应信息社会的发展。用信息化的手段，特别是物联网的技术，在档案的查询、归档、分类等管理工作能够大幅度地提高效率，特别是统计、汇总等工作带来的便利，能够给人事部门提供医院个人档案信息的全面把控。然而，信息化建设需要大量的人力、财力、物力的投入，好管理软件价格昂贵，便宜的软件又会遇到升级、更换、功能不全等问题；信息化建设的初期需要大量的基础性工作，比如纸制资料的扫描、基础信息的录入都需要大量的时间和人力；物联网的设备购买、管理和维护都需要强大的财力物力支持。因此当前在信息化的投入产出比还不是非常明显的时候，多数医院不会在个人档案管理中实施信息化，但信息化管理绝对是一个不可忽视的发展方向。

2.多样化

随着社会的发展，科技进步日新月异，个人档案不再只是传统的纸制资料，图片、音频、视频等资料都可以进一步丰富员工的个人档案。比如高难度手术的操作视频、学术活动讲学的视频、领导会议讲话的视频、与领导或学术专家合影、参加会诊的讲话、学术答辩的视频……个人档案多样化，使个人档案更加具有时代感和立体感，使个人的历史更加生动、具体。

3.充分利用档案资源开创档案管理工作新局面

我们当前利用个人档案仅仅是因为工作的需要，这样的利用确实效益低下。不仅如此，个人档案管理完全没有收益，还要花费大量的维护成本，这也是许多医院不愿投入资金改善档案环境、增加档案人员、档案信息化建设的原因。个人档案拥有非常丰富的资源，只要我们利用好这些资源，就能够转化为财富，使医院人事科成为解决就业，由管理部门向经营部门转变。首先，我们可以开放档案，员工可以像在图书馆那样查阅自己的档案，了解自己的历史，提高他们的档案意识。其次，我们可以帮助员工进行职业生涯的规划和指导，帮助他们分析历史，把握现在，谋划未来。再者，我们挑选出优秀的人物事迹编撰成为医院优秀故事集，既丰富了医院文化，又给员工精神上满足，增强医院凝聚力，促进医院精神文明的发展。还可以帮助员工将历史汇编成册，供他们收藏、回忆。特别是领导升迁，我们可以将他们的发言、领导活动、职位变化等历史资料分类、分时间汇编成册，还可以附上大量的图片、视频资料光盘，那将是一分非常珍贵的礼物。以上的利用都可以为人事科带来经营的收益，一旦我们利用个人档案能够帮助领导进行医院管理，又能够让员工得到实惠，还可以有自己的经营收益，何愁没有资金的投入，档案管理的人员的待遇也可以稳步提高，一举多嬴。

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近年来，随着人事制度的持续改革和深入，企业用工形式呈现多元化发展，企业员工人事档案管理制度也在不断改革和发展。企业员工的人事档案是员工历年来学习、工作等社会活动的真实、完整记录，也是企业人事部门在招用、调配、考核、任用人才的重要依据材料，对于促进企业人才引进、培育和发展都有着非常重要的作用。为了便于企业员工人事档案的存放和管理，我国在各地相继建立了人才市场，但企业员工档案管理工作依旧存在很大的问题，其中管理混乱、档案损毁丢失等现象屡见不鲜，其员工档案管理问题尤为突出。以我国水电厂为例，全国各地大中型水电厂不下百家，在职员工多大数百万人，如此庞大的人事档案管理工作给企业带来不小的压力，因此，加强企业员工档案管理工作，优化企业人力资源管理配置，已成为当前企业亟待解决的问题。

一、水电厂企业员工档案管理存在的问题分析

1.对员工档案重要性缺乏足够的认识

目前，我国水电厂企业员工档案管理整体上观念相对落后。由于员工档案管理工作对于提高企业经济效益没有明显的联系，使得一些单位领导对于档案管理工作存在一些误区，也就是造成了企业对于员工档案管理工作的忽视。企业对员工档案重要性缺乏足够的认识，认为其不能给公司带来直接的经济收益，投入再多也做不出明显成绩，对于档案管理，保存得当、不丢失缺损就好，也因此，在对于员工档案管理上，其资金、人才等方面的投入相对欠缺，造成档案存放和管理条件较差，管理人员投入力度不足，档案管理场所、经费以及人员投入得不到有效保障，档案管理工作自然出现问题百出的情况。

2.档案管理人员素质参差不齐

我国水电厂企业员工档案管理人员整体素质参差不齐，给企业员工档案管理工作带来很大的影响。一方面，由于对档案管理的重要性缺乏科学的认识，管理人员也就并不把档案管理工作当回事，并不积极主动，从而工作中屡见失误，造成了一些员工档案的丢失、破损等现象；另一方面，档案管理人员整体学历不高、老龄化现象严重，由于档案管理人员工作相对单调乏味，其相关福利待遇也不高，具备专业管理素质的年轻人员并不热衷于企业人事档案管理工作，因此，在职管理人员多为临近退休、学历不高的高龄工作人员；此外，档案管理工作也需要管理人员具备专业的管理技能，然而，在我国水电厂企业中，除一些相对效益较高的大型水电厂重视档案管理人员的自身管理素质之外，多数水电厂企业档案管理人员并不具备专业的档案管理能力，给档案管理工作带来很大的问题。

3.档案管理缺乏科学标准和统一规范

目前，我国的档案管理机制相对欠缺，并未建立统一的档案管理条例和准则规范，同样会给档案管理带来很大的影响。一方面，由于缺乏科学统一的管理标准，各水电厂对于员工档案管理工作相对混乱，对于档案编号、排序、接受、调离等业务程序缺乏科学的标准流程，使得在档案管理过程中出现错拿、错改等各种问题；另一方面，由于缺乏相应的规范限制，也使得企业员工档案操作违规现象严重，企业员工档案属于机密资料，管理人员缺乏规范意识，也会造成档案被私自打开、更改、带离等现象出现。

4.档案管理方式的落后

管理方式的落后也是目前我国水电厂企业员工档案管理出现问题的一大因素。随着计算机技术的不断提高，档案管理也逐渐向数字化、信息化方向转变。然而，目前我国水电厂企业员工档案管理方式整体相对落后，其信息化管理方式的普及程度较低，远远跟不上时展的步伐。档案的信息化管理离不开计算机硬件和软件的支持，由于企业员工档案信息量大，经常出现档案繁冗及积聚量大等问题，如果硬软件跟不上，则很容易造成系统迟钝、缓慢，甚至出现系统崩溃；此外，企业员工档案管理是一项较为繁琐庞大的工作，而我国大多数企业档案管理使用的软件缺少信息管理功能和信息通用功能，到目前为止，企业员工档案管理相关软件的开发与应用还比较落后。

二、提高水电厂企业员工档案管理效率的有效对策

1.强化宣传教育，提高企业对员工档案管理的重视

企业只有认识到了员工档案管理的重要性，才能有效提高档案管理质量。为此，一方面，要加强档案管理工作的宣传教育，提高企业领导对档案工作重要性和必要性的认识，促使企业领导增加对档案管理的资金和人力投入，优化档案管理环境，改善档案管理工作条件和人员配置，提高档案管理工作效率；另一方面，通过教育和引导，提高档案管理人员对工作的重视，增强档案管理人员的责任感，组织档案管理人员学习档案法律法规，提高做好档案工作的积极性和自觉性。

2.加强人才培训，建立高素质的档案管理人才

企业员工档案管理工作并不是简单的存放管理，需要管理人员既具备高度的工作责任感和扎实的档案管理专业知识，尤其是对于科技发展迅速的今天，更要求管理人员具备运用先进管理方法和技术手段实现档案科学化管理的能力。为此，首先要提高档案管理岗位的福利待遇，吸引年轻优秀的档案管理人才；其次要加强档案管理人员的培训工作，有针对性的举办档案管理相关基础知识和管理技能培训，提高档案管理人员的专业技能和综合素质；此外，企业还应定期组织档案管理人员到先进单位学习交流，提升档案管理经验和操作技能，促进档案管理工作健康平稳发展。

3.加强制度建设，建立科学统一的管理标准和规范

建立健全企业员工档案管理制度有助于提高企业员工档案管理效率。首先，要规范档案管理工作流程，通过制定档案工作相关管理标准和技术标准，规范档案管理人员的日常操作流程；其次，建立统一的档案管理标准，对员工档案的分类、编目等执行标准进行统一规范，做到档案文件排列有序、保管期限准确易查、案卷封面美观统一，以方便档案的保管和利用；再次，加强对档案管理的法制规范，严厉禁止员工档案被私自查阅、更改和带离，一经发现，严惩不贷，保证员工档案的信息安全。

4.转变管理方式，提高档案管理的信息化水平

企业应转变陈旧落后的管理观念和方式，运用现代企业管理方法，提高档案管理的信息化水平。为此，企业应在员工档案管理中尽快普及电子文件归档以及档案管理数字化，实现档案存储的信息化，不断提高档案管理的现代化水平。为提高档案管理的快捷服务和工作效率，企业应加快数字化档案管理进程，实现数字化管理的完美应用，不但加强档案管理相关软件设施和硬件设施的投入，强化档案数字化管理中相关软、硬件的研发工作，如内部局域网的构建、各种通信子网、宽带网的建立、数据库管理系统以及相关操作系统的建设和应用、高性能服务器、大容量储存设备等等，以实现数字化管理软、硬件的及时更新与支持。

三、结束语

企业员工档案管理对于企业人才建设和经济发展至关重要，管好、用好员工档案是企业必须履行的重要职责。水电厂企业具备接受员工档案资质，就必须对员工档案安全管理负责，通过科学的方法和负责的态度，切实做好企业员工的档案管理工作，提高企业员工档案管理效率，确保企业员工档案的信息安全。

作者:张云 单位:湖南省电力公司东江水力发电厂

参考文献:

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领导重视是做好工作的前提，为加强我局档案管理工作的领导，根据人动，我局及时调整了档案管理工作领导小组，成立了由局长任组长，其他主要领导、分管主任及兼职保密干部（档案管理员）为成员的档案管理工作领导小组，做到了主要领导负责抓，经办人员具体落实，在不断加强对档案工作管理的同时，形成了工作有要求、有布置、有检查的齐抓共管的良好局面。

二、加强制度建设，规范档案管理

为不断促进我局档案管理工作的规范化建设，提高文书档案管理水平，近年来，我局先后制定了档案工作岗位责任制度、档案的收集、整理、归档、保管等等各项制度。明确了档案工作职责和任务、归档范围及整理要求，使我局文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依。同时，我局按照档案管理要求，制定了单位档案分类方案、保管期限，编写了全宗介绍，编辑了单位发文汇编，建立了档案借阅登记薄，并对历年归档的文件材料编制了检索目录，保证了档案查阅工作的方便快捷，一直以来也无档案丢失、毁损等情况的发生。

三、加强学习，提高档案管理整体意识

认真学习贯彻落实《中华人民共和国档案法》，做到依法治档，单位结合政治理论学习时间，组织单位干部职工认真学习了相关档案法律法规，使大家认识到档案工作的重要性及档案管理工作并非可有可无，而是记录历史的重要载体。每年4月都定期对前一年的档案立卷归档，、新增文书档案和业务档27卷，其中：（永久5卷、定期30年5卷，定期17卷）。

四、存在的问题

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通过对高校人事档案管理人员进行有效的教育培训，并对培训中的各个环节的利弊和得失进行针对性的改进和嘉庆，可以有效的评估培训的成效，有助于切实提高高校档案管理人员的整体水平。并且员工培训可以提高管理人员的思想认识，使管理人员学习更多先进科学的理论知识和管理理念，也可以通过技术教育培训提高管理人员的技术水平。而且在组织员工进行教育培训的过程中，不仅可以提高管理人员的思想水平以及业务能力，同时也有利于培养管理人员形成自主学习的良好习惯，这也是现代社会对人才的一项基本素质要求。其次，通过员工教育培训有利于培养人事档案管理人员形成良好团队协作精神，提高人事档案管理人员的向心力以及凝聚力，进而提高高校人事档案管理水平。

2.提高高校人事档案管理员工队伍水平的建议

2.1加强员工教育培训的宣传

目前，很多高校人事档案管理人员参与员工教育培训的积极性不高，导致培训单位的效能低下，很难有效提高人事档案管理服务水平。高校应该全面调查、了解、分析人事档案管理人员的实际需求，并且充分明确培训对象、员工培训需求，制定科学、合理的培训课程。同时应该建立一个有效的“问答”双向沟通平台，客观的评估员工培训成效，研究拟定相关的员工培训计划。高校应该采用多元选择、高质量的方式建立自己的特色课程，吸引更多的人事档案管理员工参与到培训中。

2.2激发人事档案管理员工的学习热情

想要提高高校人事档案管理员工培训效果，应该激发他们的培训学习热情。在员工培训的过程中，鼓励人事档案管理员工能够积极、主动发现问题，分析问题，并且讨论问题，和培训师共同研究、探讨，争取能够找到新的论点，获得关于业务方面的新知识，培养人事档案管理员工的创新意识，促进人事档案管理工作的创新和改革。其次，为了确保高校人事档案管理员工培训效果，应该选择具有专业态度，同时能够熟练掌握人事档案管理工作内容以及员工培训课程的培训师。

2.3加强高校人事档案管理员工的业务培训

提高高校人事档案管理员工的业务技能是做好人事档案管理工作的关键，高校应该组织人事档案管理人员到专门的教育培训教育接受系统的专业化人事档案管理教育课程，学习更多关于人事档案管理的专业知识。同时，应该鼓励人事档案管理员工定期进行交流活动，比如经验交流活动、研讨会或者培训班等，使人事档案管理人员在相互交流的过程中学习、借鉴其他人的经验，不断丰富自我、完善自我。其次，高校应该采用相应的措施激励人事档案管理人员不断钻研人事档案管理的业务知识，不断提高自己的业务能力以及创新能力，进而提高高校人事档案管理员工队伍的整体水平。