档案管理的成果范文

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房产测绘成果资料档案是指房产测绘机构在从事房屋测量过程中形成的具有保存价值的文件、图表、数据、业务记录等信息资料，是重要的房产信息资源。房产测绘成果资料档案来源于房产的测绘活动过程，是测绘人员运用测绘仪器、测绘技术、测绘手段通过现场调查、测定获得房屋的自然状况、权属状况、位置、数量等信息，再经内业绘图、计算产生数据成果，最后将测绘过程中形成的相关资料进行归集、整理而成。

测绘档案管理工作是测绘业务管理工作的重要组成部分，是规范房产测绘健康发展、提高测绘成果质量需要。科学、规范的档案管理是衡量一个部门管理水平的重要尺度。因此做好测绘成果资料档案的管理是测绘机构面临的重要课题，也是每个测绘工作者尤其是测绘档案管理工作者应当给予关注的问题。

随着住房制度改革的不断深化，更是由于房地产业的快速发展，导致房产测绘的业务量急剧增加，相应的房产测绘成果资料档案的数量也随之增多。如何科学、合理的登记、保存测绘成果资料，做好档案的管理工作，使之发挥应有的功效，真正服务于社会和用户，笔者结合几年的测绘工作及成果资料档案管理的经历，阐述一下测绘成果资料档案管理的几点体会：

一、纸质档案资料必不可少，并应做到资料完整齐全、内容准确

房产测绘成果资料档案的主要内容应包括：1、测绘委托方提供的与测绘项目相关的证明材料：如建筑施工图、建筑工程施工许可证、建设工程规划许可证、土地使用权证、有关特殊部位面积分摊说明等。2、测绘部门在测绘作业过程中形成的信息资料：如外业测量原始数据记录、内业绘图计算分摊说明记录、测绘技术设计书、测绘技术总结。3、测绘成果图、表、数据等。

测绘成果资料档案不同于其它文档资料档案，它是以纸质资料和数据形态共同存在的，不仅数量大，而且成果的获取需要大量的人力、物力支持。如外业现场调查、测量；内业绘图、计算、审核、检查验收；测绘前技术设计、测绘后技术总结等诸多工序。如果档案资料记录不清楚、不完整，或丢失、损坏，一旦需要调阅查询时资料不全或记录不详，小则需要补测、重测；大则涉及面积纠纷、经济赔偿等问题，就会给测绘机构以及当事人造成经济损失。

在现实房产交易活动中，商品房预售许可制度和合同备案制度的实施，使建设项目在实施过程中就需要提供较为准确的房产面积数据用于房屋销售、办理预售许可证和签订买卖合同，我们称之为房产面积预测算。建设项目在施工过程中设计变更是很常见的，有时一个项目会出现多次变更，因此预测绘数据很难“一锤定音”。出现变更情况，就必然会涉及到面积变化，就要进行面积的重新计算，因此归档时就要对每一次的变更图纸、变更内容、变更时间、变更测绘结果做详细记录，并要求委托方提供书面变更说明，做到“有据可查”。因为房产面积测绘数据的最终使用者是广大消费者，我们要对数据的准确性负责，对消费者的质疑做出解释。一但出现问题，能拿出“证据”，说明数据来源，从而规避不必要的责任，避免不必要的纠纷。

房产面积测绘有预测、实测之分，在测绘成果资料存档时应当分类整理保存。在实际工作中可以对每一测绘项目按时间先后顺序以丘（地）编号为卷名分别立卷，建立卷目录。同时将测绘项目档案按预测、实测分为预测绘卷和实测绘卷，预测绘卷做为临时档案卷，待实测完成后与实测资料一并按档案管理规定的格式、顺序组卷形成完整档案，并按顺序存档。每一卷要建内容目录，存档记录要内容详细、字迹清楚，相关证明资料齐全、完整，与测绘项目相符。

二、从实际出发，适时建立电子档案目录

随着时间的延续，测绘成果资料档案数量必然会越积越多。采用传统的手工管理模式，建立台帐、编制目录、保存纸质资料已不能适应档案检索查询、利用及管理的需求。随着计算机技术的快速发展，运用计算机技术管理档案已成为发展趋式的必然要求。基本思方法是：以原有电子文档为基础，根据需要以统一丘（地）编号为主索引，建立测绘项目总登记表、测绘项目过程记录表、测绘项目技术报告汇总表、测绘项目统计汇交表等实现不同查询功能的excel工作表，在数据表之间建立关联，从而实现按丘（地）编号、按坐落位置、按委托单位等内容进行查询的功能，这样可大大提高测绘查询、调图环节的工作效率。

实践证明，电子档案目录的建立，提高了工作效率，方便了档案的管理、查询工作，而且在入档时能有效避免项目的重复登记、漏登记等现象。测绘成果资料可即时整理、随时入档，添加、清除、修改方便快捷。总之，建立电子档案目录，用计算机对房产测绘成果档案进行管理，具有检索迅速、查找方便，而且可靠性高、存储量大、保密性好、存储寿命长、成本低等优点。

三、建立数字化档案是房产测绘成果资料档案管理的发展趋势

2005年4月国家档案局行业标准《纸质档案数字化技术规范》为档案数字化管理提供了技术标准方面的支持。

房产测绘成果数据最终用于房产登记交易，是房屋确权的基本依据。因此测绘档案资料的查询利用率是比较高的。在实际工作中，电子档案目录的建立，虽然提高了测绘工作的检索、查询效率，但它并不能反映成果档案资料的全貌，对于需要了解数据详细情况时，还是要调阅档案原件。因纸质档案有不易保管、当海量信息时查询时间长等弊端，不能适应时展的要求。

将每一个测绘项目按测绘统一要求给定一个丘（地）编号，按时间先后排序，将该项目的证明资料、测绘部门业务资料、现场数据记录等纸质资料通过计算机扫描技术转化为能被计算机识别的数字化档案信息，以数字化的形式存储，建立档案信息数据库，同时与电子档案目录的主索引实现关联，利用计算机系统进行统一管理，使档案的完整性、实用性更强。

面对大量的测绘业务信息，实现测绘档案的数字化管理，在档案管理方面将会起到很好的作用：一、查阅档案可以通过计算机检索，直接从系统中调出数字化文档，而不必再去翻阅纸质档案，从而降低了纸质档案的使用频率，延长了纸质档案的保存时间。二、利用计算机的检索功能，可以有效的剔除纸质档案中人工整理时不易发现的重复资料，减少档案页数，有效节约了库房空间。三、数字化档案数据库可实现异地备份，提高档案保管的安全性。

综上所述，房产测绘成果资料档案的数字化是房产测绘成果资料档案管理发展的必然趋势。以传统档案管理模式为基础，采用科学手段，运用先进信息技术改造档案管理方式，实现档案管理的数字化，确保档案安全、方便档案查询利用，将使测绘成果资料档案管理工作实现质的跨越。

参考文献

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中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

【正文】工程档案资料是指工程项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的工程文件，主要由施工文件、竣工图和监理文件组成。工程档案资料管理是工程管理的一部分，工程档案资料管理的过程控制是非常重要的，在档案管理中起着重要的基础作用。

工程项目档案资料的概念和热点

工程项目档案是从项目提出立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的应归档的各类文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。建设项目档案主要包括基建文件、监理文件、施工文件和竣工文件。基建文件是由建设单位在上述项目建设全过程中形成并收集整理的具有归档保存价值的文书档案和各种形式与载体的记录。监理文件主要是监理单位在工程建设监理过程中形成的监理管理资料、施工监理资料、竣工验收监理资料等向建设单位移交的档案。施工文件主要是施工单位在工程施工过程中形成的资料,包括施工技术文件、施工物资资料、施工测量监测记录、施工记录、施工试验记录、施工验收资料、质量评定资料、竣工图等向建设单位移交的档案。竣工文件包括工程规划验收、消防验收、人防验收、环保验收、档案验收文件、工程竣工验收备案文件等。

工程项目档案是一个有机载体，其特点主要有三：

（1）成套性。它记载和反映建设活动的全过程和成果，与总体的基建程序和专业内容衔接，构成项目完整的成套性整体；

（2）专业性。不论是生产性建设项目档案，还是国防性建设项目档案还是民用工程，它都是专业技术活动的真实记录，包括了从工程的酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成使用的全过程；

（3）现实性。它具有较强的现实使用性，是全面考核建设工作设计质量、工程质量的重要环节，是竣工验收的依据，是工程建设、使用维护和技术改造的不可缺少的现实性依据。

二、工程项目档案资料管理的过程控制的三部曲

1. 工程档案资料管理的事前控制

事前控制，是指工程档案资料的质量管理关口前移，建立工程档案资料质量控制机制。要从工程档案资料材料形成开始，把好档案档案资料来源即档案资料的质量关。把好档案资料材料的质量关，其关键是建立健全质量控制机制，从组织上保证工程档案管理工作的顺利进行。

加强工程档案资料的前期管理控制

（1）首先要做好工程项目编码的划分和编码系统编制，确定本合同工程项目中单位工程、分部工程、单元工程的划分。

（2）编制统一的工程质量验收及评定有关信息记录表格，工程信息记录表格格式一经确定，就不要轻易更改，以免给工作造成不必要的麻烦。

（3）编制工程项目档案资料归档范围、要求、以及档案资料的收集与整理办法。

建立档案管理机构和工作制度

（1）建立档案管理机构，即档案管理工作领导小组，制定档案管理工作制度，加强对工程档案业务工作的统一领导和管理。

（2）建立档案管理网络。明确专兼职档案管理人员，并将工程文件材料、档案资料质量管理纳入相关人员的岗位职责，明确工程档案管理工作程序和各部门在档案资料收集、整理、立卷、审核、归档、移交过程中的工作职责，并建立考核奖罚制度。

（3）建立岗前培训制度，将工程档案资料管理技能培训作为档案人员上岗前的必修课。

2．工程档案资料管理的事中控制

事中控制，是指对工程正在进行过程中的档案资料的形成进行同步检查，实施工程档案资料质量的全过程跟踪管理。就是监理档案或资料管理人员在工程建设过程中，依据前期制定的各项档案管理标准对相关单位的档案形成、积累、整理归档工作进行监督指导。

施工档案资料是施工过程的记录，是每一工序、单元工程、分部工程的实体质量合格的档案资料。事中控制就是要根据工程实际进度对工程项目资料进行同步检查和经常检查。

所谓同步检查就是要求档案资料检查与工程建设同步，尤其要抓住工程建设的几个重要环节和阶段，如隐蔽工程验收阶段、中间验收阶段、交工验收阶段等等，检查工程原始资料是否真实、齐全、完整、准确、系统，质量是否规范，满足业主要求。

所谓经常检查就是工程档案资料质量检查要进行经常性检查。每周或每月检查一次，能够及时发现问题，进行及时纠正。

3．工程档案资料管理的事后控制

事后控制，是指在工程建设完工后，对工程竣工档案资料的整理、组卷、移交进行同步检查，实施工程档案资料质量的最终管理。就是监理档案或资料管理人员在工程建设结束后，依据前期制定的档案整理细则对承包商的工程档案整理、归档、移交工作进行监督指导。

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一、引言

《物业档案管理》是高职院校物业管理专业开设的主要专业课之一。作为一门兼具理论性与实践操作性的课程，直接为培养学生的物业档案管理素质服务，不仅使其能够胜任现阶段的物业管理工作，而且能够适应物业档案管理工作在相当程度上发展和提高的要求。通过本课程的教学，要求学生掌握物业管理工作中档案管理的原则、理论，认识物业档案管理的意义，掌握物业档案实体管理的具体操作方法如收集、整理、鉴定、保管、利用等，并能够进行档案信息资源的开发利用工作。

然而，长期以来，高职物业档案管理课并没有冲出学科体系的藩篱：教学内容，还是传统本科压缩饼干式教学；在教学方法上，还是简单的以课堂教学为主的知识灌输型：在教学重心上，还是偏理论，轻操作，以教师、课堂、教材为中心；在主观能动上，没有导向，还是教师主动的在“教”，学生被动的在“学”，等等。没有突出高职院校培养高层次的技能型、实用型、操作型人才的特点，有碍于对学生应用能力和综合能力的培养[1]。

高职院校物业档案管理课程的改革势在必行，以任务驱动，工作过程导向的学习情境设计，是物业档案管理学习领域教学改革的创新思路。

二、任务驱动的目标性教学

任务驱动的目标教学，使学生有具体的学习任务和明确的教学目标，是以学习型工作任务为核心来训练专业技能并构建专业理论知识的教学改革。

任务驱动的目标教学，其核心思想是将物业档案管理专业知识与学习型工作任务整合进行学习。采用技能知识一体化，理论实践一体化，教学做一体化的教学组织形式，将知识分布于各个学习任务之中。物业档案管理学习领域的每个学习情景，布置适量的物业档案管理工作任务，也就是学习任务，以任务为切入点，明确要获取的知识、技能和职业素养，使学生有目的的在完成实际的工作任务过程中理解物业档案专业知识，掌握物业档案管理技术与技巧，学会物业档案管理方法与技能，从而构建属于自己的经验和知识结构，为就业与将来的职业生涯奠定良好的基础。

任务驱动要与专业课程的进度相结合，从物业管理工程项目实际出发，收集、管理档案信息资源，既能促进、巩固物业管理专业课程的学习，又能完成物业档案管理学习任务，提高学生的学习兴趣、主动性、积极性与自主性。

三、基于工作过程的教学分析

1. 工作过程与职业教育。广义的工作过程指的是旨在实现确定目标的生产活动和服务活动的顺序。狭义的工作过程则是指向物质产品生产的顺序。工作过程是“在企业里为完成一件工作任务并获得工作成果而进行的一个完整的工作程序[2]”；工作过程的特点：“是一个综合的、时刻处于运动状态但结构相对固定的系统”；实现工作过程的步骤：资讯、决策、计划、实施、检查、评价[3]。

基于工作过程的职业教育，在教学设计上解构了传统的学科体系，构建了符合职业能力形成规律的职业教育模式，实现学科体系知识的解构与行动体系知识的重构。基于工作过程的学习情意，通过任务的形式将知识点贯穿起来，知识的总量不变，只是排序发生变化，学生通过多个任务的完成，不仅积累了经验，而且掌握了知识与工作的技能。

基于工作过程的职业教育，教学实施的六个步骤即基于实现工作过程的步骤：资讯、决策、计划、实施、检查、评价。这是工作过程系统化课程结构相对固定的六步骤，相对而言是不变的，变化的是时刻处于运动状态之中的构成工作过程的六要素：对象、内容、手段、组织、产品、环境。

2. 职业实际工作过程与任务。物业档案管理员（职业资格证书称档案业务人员）具体的工作过程：文件管理档案收集档案鉴定档案整理编目与著录档案保管档案编研提供利用统计分析。

物业档案管理典型工作任务：文件编印与收发；档案的接收与征集；鉴定档案资料价值；档案装订、分类、排列、编号、立卷；档案数字加工；档案信息化建设；档案库房管理；档案检索调卷与利用；统计分析。

3.基于工作过程的教学环节。物业档案管理普适性的工作过程：资讯决策计划实施检查评价。

任务驱动工作过程导向的物业档案管理教学环节：明确学习性工作任务制定工作策略执行任务调整修正完成任务考核评定。

物业档案管理专业抽象的普适性工作过程、具体的工作过程与教学过程的比较分析见表1。

四、学习情境总体设计

学习领域，是工作过程导向的课程方案（课程名称），是一个由职业能力描述的学习目标、工作任务陈述的学习内容和实践理论综合的学习时间（基本学时）三部分构成的学习单元；学习情境，是工作过程导向的课程教学（实施方案），是在工作任务及其工作过程的背景下，将学习领域中的能力目标和学习内容进行基于教学论和方法论转换后，在学习领域框架内构成的“小型”的主题学习单元，例如，项目、任务、案例产品等[4]。

2007年以来，以国家示范性高等职业院校引领的基于工作过程化教学模式的改革，取得了很大的成果。改革中，学习情境设计的载体呈现出多元化的特点，其载体可以是项目、任务、案例、设备、产品、构件、零件、部件、系统、工序、场地、材料、活动、现象、问题、症状、业务领域、客源……等等。

1. 学习情境设计思路。档案工作系统是由输入、输出、反馈三个子系统中的八个工作环节即收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、利用、统计，形成一个结构清晰、功能多样的档案工作系统。从档案的形成到档案的保管利用，是一个专业性的有序化工作过程。

任务驱动工作过程导向的高职物业档案管理学习领域学习情境的设计，根据档案管理职业程序性很强的特点，以物业档案工作过程为载体设计学习情境，即以物业档案专业工作的程序进行设计。

基于完整的工作过程来设计学习情境。学习领域是课程的名称，即物业档案管理课，它是是完整的独立的工作过程；学习情境是对学习领域的具体化，根据完整工作过程的思维分解学习领域为各个小型的主题学习单元，每个学习情境也是一个完整的工作过程；每个学习情境都要完成一个以上的学习型任务，每个任务也是一个完整的工作过程。

2. 学习情境总体设计。大多数的物业档案管理员都兼做文案，所以，在物业档案管理学习领域学习情景的设计在档案的工作环节前增加了文件管理，最后增加了现代化管理，因此，基于工作过程的学习情景设计了10个学习情境：学习情境1文件管理；学习情境2档案收集；学习情境3档案鉴定；学习情境4档案整理；学习情境5编目与著录；学习情境6档案保管；学习情境7档案编研；学习情境8提供利用；学习情境9统计分析；学习情境10现代化管理。每个学习情境都有一组，即1个以上的学习任务。见表2。

在学习情境的总体设计上，纵向的学习情境是以物业档案管理具体的工作过程为载体，组织各个学习情境之间的顺序：除学习情境10之外，从学习情境1到学习情境9，是一个完整的具体的物业档案工作过程：文件管理档案收集档案鉴定档案整理编目与著录档案保管档案编研提供利用统计分析；横向的学习型工作任务，也是物业档案管理职业中典型的工作任务，同样是基于物业管理工作过程设计。

参考文献：

[1] 王雅南.以任务为导向的高职院校信息检索课工作过程化教学改革研究.图书情报工作，2009，（23）：91-94.

[2] 姜大源.职业教育学研究新论.北京： 教育科学出版社，2007：18.

[3] 姜大源. 职业教育与课程开发. ，2010-05-01.

注：

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中图分类号：C93 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2012）24-0220-02

在国家“西部大开发”的优势环境下，地区经济快速发展电网建设突飞猛进，电网架结构日趋坚强，在电网飞速发展的同时，需要其他基础的工作与时俱进。但电力档案默默无闻的弊端不断显现，与档案管理的及时性、完整性和准确性要求相矛盾。

一、现象

1.工程档案归档方面。档案管理人员需从工程计划、立项、合同的签订、可行性研究、选址、地质勘察、环境评估、开工、施工等方面的全面参与，才能收集到齐全资料及时归档，但往往在此项工作上存在缺陷。

2.档案资料完整方面。工程档案涉及面广、数量巨大，环环相扣，任何一个环节疏忽都有可能造成资料丢失，且经过多层环节传递、移交，最终到达档案人员手上就已缺乏，造成资料齐全完整方面的缺陷。

3.对工程档案重要性方面。项目建设中存在 “重工程建设、轻档案管理”的现象，尤其是工程档案资料的收集、报送、利用的意识比较淡薄。认为工程档案是单位档案主管部门的事，与己无关；有的认为建设工程“合同、图纸”足以说明问题，没有必要搞得太复杂； 甚至把档案作为“私人财产”，不愿移交归档。导致思想上的缺陷

4.工程档案管理责任制落实方面。虽然电力建设制度目前不断健全完善，有制度可查，但电力工程档案缺乏有效的管理制度的落实，“推诿扯皮”的现象存在。档案网络没有延伸到各个具体工程，未能形成一个覆盖设计、施工、监理等各个方面的立体化的档案工作网络。档案主管部门下现场少，对下监督指导不够。制度缺少、管理失职，是造成工程档案不到位的原因之一。

5.工作量与工作人员匮乏的矛盾方面。随着用电负荷不断整张，每年都有大量的工程新建、改造、扩建项目，而企业定编、定员工作的推进，各环节的人力资源都在优化减少。设计人员不足影响设计质量，极易造成准确性偏差； 施工人员不足直接影响了档案收集中的完整性要求； 建设单位档案专业人员不足致使大量完工档案迟迟不能整理归档。

二、措施

1.提高对工程档案重要性认识。电力工程档案是电力系统档案管理的重要组成部分，是电力建设与改造活动中形成的。它既是电力工程建设的真实记录，也是整个电力档案的重要组成部分，既为电力的建设、维修、治理、改扩建服务，又为电力的经济建设和电力事业的不断发展服务。因此，完整、准确、及时的电力工程档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源。所有涉及工程管理过程的人员都应给予充分认识和高度重视，并从以下三个方面提高。提高各级领导的认识。无论是规划、设计还是施工、建设单位的领导，都应从推动电力经济可持续发展的高度对待电力工程档案管理工作。各级领导要在布置工程任务的同时布置工程档案管理工作。提高工程全过程参与人员的认识。电力工程档案涉及规划、设计、施工、监理、建设等多个单位多个环节，工程项目管理过程形成不同的过程管理档案资料，这要靠工程参与者精心收集与整理，否则极易发生档案资料流失。提高档案管理人员的认识。电力工程档案能否长久保存，能否真正为电力企业长远发展提供服务，很大程度上取决于档案管理人员的工作态度和管理效果。做好工程档案管理是档案管理人员义不容辞的责任。

2.建立健全工程档案收集工作制度。将归档制度的有关规定细化到每项工作的标准程序中去，每项工作结束前都有一个收集整理和移交相关材料的程序，并将其列入工作质量的考核，使工程档案收集真正成为一项日常性工作，保证工程档案工作有章可循，有法可依，达到规范化管理的目标要求。同时，积极采取多项控制措施和手段，严格手续，做到接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，保证档案的完整、准确和系统；建立档案目标管理考核机制，把档案工作纳入综合考核的范畴。结合劳动竞赛、达标投产、评先创优等活动，强化考核激励，着重在领导意识、人员素质、资金落实、完善制度、收集齐全、整理质量等环节上加大考核力度，不断增强参建人员的档案责任意识。推行档案工作责任制管理，对不按规定执行的基建单位，在工程竣工验收备案后逾期不交档案的，及时提出口头或书面整改意见，仍不按时移交的，依照规定给予经济和政治上的处罚，严重的实行责任追究； 实行标准化、规范化管理，即要求档案管理的收集、整理、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行，做到档案管理与工程建设同步进行，实现全过程管理。

3.加强档案管理人员职业道德教育。档案管理人员是企业的一员，企业兴衰与成败涉及每个成员的根本利益。要教育档案人员只有爱岗敬业、默默奉献，才能做好档案管理工作，才能让档案真正为企业发展服务。要培养档案人员吃苦耐劳、乐于为基层服务的精神，增强其工作责任感和使命感，让他们从思想认识上真正热爱档案工作。

4.加强档案管理人员的学习与培训。随着档案工作涉及的面越来越广，社会关注程度越来越高，工作的要求也越来越严，难度越来越大，对档案员素质要求也越来越高。通过学习与培训，不断提高档案管理人员的综合素质，不断提高其解决实际问题的能力。总之，面对目前档案部门知识老化、新技术知识贫乏的状况，加强现有档案员队伍建设，培养和造就一支具有广博知识、精通业务和恪守职业道德的人才队伍，是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务，也是提高档案管理水平，实现档案事业跨越发展的关键。

三、实施过程二交底、三控制

工程项目立项后，建设单位档案管理部门对项目管理部门进行档案交底，交底内容为项目前期和竣工验收文件材料的收集、整理、归档的范围及要求。做到前端控制。

工程项目开工前，建单位项目管理和档案管理部门对设计、施工、监理等参建单位进行档案交底，档案交底的内容主要是建设过程中文件材料的形成、积累、整理、归档的要求。各参建单位要以“建一流工程、创一流档案”为目标，认真分解档案工作目标任务。要根据规程规范要求，做好技术文件材料的形成、积累，并注重形成质量，技术文件材料的形成与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核，保证其真实可靠。认真做好工程中期控制。

档案管理部门要加强现场的检查和指导力度，全程参与，确保工程档案各个管理环节，实现终端控制。

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档案是党和国家的宝贵财富, 也是信息资源的重要组成部分。开发档案信息资源是档案工作为现代化建设服务的重要途径, 是档案工作自我完善的重要内容。随着科学技术的进步和社会经济的发展, 以计算机技术为核心的现代化信息处理技术正在逐渐深入到城建档案管理之中。怎样有效开发档案信息资源、以怎样的方式实现工作管理的创新,运用现代化的管理技术最大限度地服务于社会等,已经成为各级城建档案管理部门面临的问题。

一、城建档案管理面临的新形势

（一）世界经济一体化下与国际惯例接轨的要求

世界经济一体化的形势在不断地变化，对城建档案管理工作来说，至少提出了两点新要求，一是要求档案管理工作要更加规范，要尽可能缩短与世界发达国家档案管理水平之间的距离，满足与国际惯例接轨的要求。二是要求档案管理要发挥为社会经济发展提供支撑和依据作用，随时为城市规划与建设、招商引资等提供“全、新、准”的信息。

（二）我国加快现代化与城市化进程的形势

对于城镇特别是大城市来说，加快现代化与城市化进程的一个重要变化，就是城市快速、不断地向横向拓展和纵深发展。老城由于空间有限，更新改造往往采用立体化方式向空中和地下纵深发展，为更好地解决老城问题，很多城市特别是大城市还将向新区拓展。城建档案管理面临的将是信息量加大和信息更新速度加快带来的工作量的加大，这对管理手段和管理效益提出了新要求。

（三）我国加快法制建设和公民法律意识加强的形势

随着我国市场经济体系的逐步完善，体制和制度改革力度的加大，我国加快了立法的速度，公民的法制意识也进一步加强。

二、城建档案管理的特点

（一）复杂性

城市作为功能多元的综合体特征，决定了城市档案管理的复杂性。城建档案涉及城市规划、城市建设管理、城市环境保护、抗震防灾、城市规划管理政策法规等数十个方面或专业，包含城市空中、地面、地下的各种建筑物、构筑物、管线、设施等各种类型，以及文字、图表、声像、电子数据等不同形式的记录，其复杂性可想而知。

（二）动态性

城市无论是兴旺还是衰落，都在时刻经历着不断变化的过程，而作为真实记录城市发展变化过程的城市建设档案，其保管的城建信息具有动态性的特征。动态性就是要求档案管理能够及时提供真实反映城市建设管理现状的最新信息。

（三）准确性

大到与城市相关的系统性基础设施的改扩建、尤其是地下系统的建设，中到某一个建设工程的改扩建，小到一套房子的法律纠纷，城建档案作为历史性记录，都将成为重要的建设和法律依据，如果不能保证其准确性和可靠性，将会给国家、企业、个人造成重大经济损失，甚至引起灾害性事故。

三、城建档案管理问题的具体对策分析

（一）以创新的工作管理模式逐步实现现代化管理

创新是一个民族进步的灵魂, 是一个国家兴旺发达的不竭动力,也是一个政党永葆生机的源泉。当前，我国经济迅猛发展，改革开放深入进行，城市化步伐加快， 城市建设日新月异，这些对新时期城建档案工作提出了新的要求，传统的档案观念和老的做法已经难以适应新的形势。所以，如何创新性地开展城建档案工作，逐步实现工作的现代化是城建档案工作者着重思考的问题。城建档案管理现代化其实质是档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案数字化收集、存储、转送等转变, 以信息化形式为社会提供服务。因此，只有创新工作管理模式才能逐步实现现代化管理。

第一，档案载体不断发展导致管理载体方式的创新。档案载体是档案信息存储的介质, 它与社会发展阶段相适应，具有鲜明的时代特征。档案的载体从古代的甲骨、金石、简牍、纸张逐渐发展到现在的以胶片、光盘、磁带等为代表的影像技术载体。尤其是随着计算机技术应用的不断深入，计算机系统所需的信息载体越来越成为现代档案的主要载体，电子文件、电子档案也会越来越多地出现在我们的工作和生活中。新型载体档案需要特定的保管条件、技术和利用手段，这些都是传统档案管理方式所不能胜任的。另外，岁月的流失使得古老档案逐渐自然老化，也需要采用先进的技术手段进行抢救。档案载体的现代化必然导致档案管理现代化。

第二，现代化城市建设发展是实现创新管理的主体。城建档案是城市规划、建设和管理工作的真实记录，是城市建设发展的重要依据和城市管理科学化的窗口。与一般档案相比，城建档案有其独特性：真实性、广泛性、系统性和依据性。随着我国城建开发事业的蒸蒸日上，城建档案数量剧增，工作量不断增加，利用率越来越高，城建档案的管理难度也将日益增大。原始的手工管理模式已经不适应现代化城建档案管理的需求，城建档案管理工作正在逐步从原始的手工管理向采用现代化技术手段过渡，由实体化管理向信息化管理发展。

（二）以创新的服务理念逐步实现管理现代化

为经济建设服务、为城市建设服务是城建档案工作的根本目的。城建档案工作必须紧紧围绕这个中心。必须关注社会变化、跟踪经济全球化的趋势，紧随城市化的潮流，适应经济建设、城市建设和社会各项事业的潜在需求，注重服务观念、方式、手段的不断创新, 实现传统型服务向新型服务的转变，实现城建档案事业的可持续发展。

（三）在创新工作中随时发现和关注现代化建设中出现的问题信息化发展参差不齐

目前，我国各地城建档案信息化水平发展参差不齐，经济发达地区和大城市档案管理部门信息化水平相对较高，在管理模式、手段和方法上大多比较规范，而中小城市由于经济发展水平和业务发展水平的不同，有些信息化程度比较高，管理比较规范，有些就远远不够。因此制定全国统一的、科学的档案管理规范和技术规则，即档案管理模式，是档案电子化和网络化的需要，也是我国城建档案管理事业发展的需要。档案管理模式的规范化，便于以计算机为核心的信息技术在城建档案管理中的应用，没有规范化的模式就没有档案管理的现代化。只有实现档案管理现代化，提高档案管理的质量和效率, 才能更好地为城市建设和经济发展服务。

不断加强档案人员队伍建设。实现城建档案管理现代化离不开高素质、多元化的复合型档案管理人才。城建档案的内涵十分广泛，涉及城市规划、城市勘测、城市建设、土地管理、建筑管理等多个专业部门的档案，具有涉及面广、环节众多、内容复杂、综合性和整理性强的特点。因此，城建档案管理人员不但要有一定的城建档案专业知识，同时又要熟练掌握计算机系统管理、计算机数据库、硬件管理、程序管理和信息系统管理技术等现代化管理技术手段，以适应信息化建设时代的发展要求，最大程度地发挥好城建档案作用。新型载体档案的安全性问题。电子文件、电子档案给人类的工作、生活和学习带来方便、快捷的同时，也带来了一定的麻烦和不安全因素。它与传统的纸质文件相比，有着本质的不同：如电子文件的数字化信息形态、信息与载体的可分离性、读写信息的系统依赖性、信息的易修改、易丢失和共享性等特点，存在严重不安全性。因此，档案管理系统必须采取一定的安全防范措施，提高信息系统的安全性，保护系统硬件和软件免受自然灾害和人为的破坏，确保档案信息的安全。

参考文献

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一、重点工程档案的特点重点工程是指对国家或本行政区域国民经济和社会发展有重大影响的骨干工程。重点工程投资大，工期长，要求高，涉及面广，参与建设的单位多，是一项庞大的系统工程。重点工程档案是指在重点工程建设全过程中形成的与建设工程各项活动有关的、对国家、社会和单位有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

重点工程档案具有如下特点：一是时间跨度长。国家重点工程建设时间跨度比一般要长，而重点工程档案管理的时间跨度比工程建设周期还要长。以河南宝泉抽水蓄能电站为例，建设周期为2003~2010年，而国家重点工程档案管理周期把地质勘探阶段包括在内是17年（1993~2010年）。

二是所涉及的学科和专业技术的门类广。如河南宝泉抽水蓄能电站工程档案涉及水文、气象、地质、环保、土建、设备制造、安装调试、超高压电器设备等。三是档案种类多，数量大，载体形式多样。如河南宝泉抽水蓄能电站工程建设档案包括文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案等种类，载体形式有纸质、磁带、光盘、硬盘、照片、探伤光片、岩芯等。四是涉及的单位多。一般的重点工程项目，分为若干个合同标段由多个不同的施工单位负责施工，另外还有设计单位、监理单位、质量监督单位的共同参与。如河南宝泉抽水蓄能电站建设的主要参建单位，包括设备供应商和调试单位就达20多个。

正是因为重点工程档案具有专业性、成套性、现实性强的特点，档案管理工作宏观归档控制和微观实体管理都有很大难度。

二、重点工程档案宏观管理存在的问题重点工程档案宏观管理上普遍存在“重建设、轻档案”的思想，只在工程即将竣工或投产之后，才纳入议事日程；完全依靠档案管理部门，完成整个工程档案资料的收集、整理、分类、立卷和归档等工作，显然，对数十个没有行政隶属关系的有关单位的档案管控，仅靠一个不是独立职能部门的档案室是不够的；工程档案管理人员专业素质不高，档案部门成了安排老弱病残的“消闲部门”；档案管理手段落后，保护设施不完善，多数档案工作还停留在零散、慢速、低效的手工操作阶段，不具备系统、快速、高效的信息化管理手段[1]。

三、重点工程档案实体管理存在问题档案实体管理是档案管理工作的重点，普遍存在文件材料散失，收集不全；归档滞后，验收前突击整理，接收审查把关不严；档案内容不准确、缺项，由变更、图纸版本、数据改变引起的图实不符；存在缺原件、签字、盖章手续不完备等无效文件；档案载体不符合要求，图纸污损，字迹不清；忽视录音、录像、照片、岩芯、探伤光片等非纸质档案；忽视档案内容，片面追求装订形式。

四、解决工程档案管理不善问题的对策1．建设单位，全面负责，同时充分发挥监理的作用建设单位要建立健全档案工作体制，决策层要统一领导，统筹安排，执行层要建立起档案工作网络和协调机制，档案部门要牵头总抓，负责组织、协调、检查、指导本单位和参建各方档案收集整理工作。同时充分发挥监理作用，要求监理对施工单位文件材料的形成情况进行质量检查把关，统一各施工单位表单，按照监理规程要求，在控制节点进行审核、签署，发现问题及时令其整改。

2．建立健全管理制度

建立健全档案管理制度，规范档案收集、整理、组卷、编目编号、鉴定、审核等各环节的程序和标准。明确档案的收集范围、保管期限和分类方案，确保档案工作协调及时有力，档案收集整理有章可循。主要制度、规范：分类编号方案，归档范围和保管期限，各参建单位、各部门职责与考核制度，文件（图纸）收发管理办法，竣工文件编制与档案整编要求，档案检查审核程序以及验收移交办法等。

3．纳入合同管理

充分发挥合同的作用，与设计、施工、监理单位签订合同、协议时，都应当设立专门条款，明确规定各方应承担的责任，包括套数、质量、费用、完成时间等内容，监理合同增加对设计、施工单位归档文件的审核责任。档案人员要参与起草招标文件有关条款、合同谈判；档案管理有关条款要求详尽、明确；罚则中明确工程档案占质量保证金的比例，档案部门参与合同支付控制。

4．文件档案一体化管理

强化文件管理，使文件与档案管理之间形成完整的管理链条。建立项目所有文件材料统一的收发端口，建立所有参建单位统一的文件、档案编码体系，统一模版，将文件管理与档案管理统一起来，对文件材料实施全方位的一体化管理。

5．信息化管理

实现档案管理系统与工程项目管理信息系统对接，或文件与档案管理融入项目管理系统。利用档案信息化管理平台，对工程档案材料收集的完整、准确、系统、及时性进行有效监控，对原生电子文件采集、归档、存储进行有效管理，对纸质档案进行数字化处理。

6．前端控制、同步管理

掌握文件材料形成规律，提前采取措施，提出要求，避免被动。可针对具体工程项目制定专门的档案实施方案，加强培训指导，深入现场，掌握工程进展，制定归档计划。将档案工作纳入工程管理流程，与业务程序捆绑，实行节点控制。

五、重点工程档案科学管理思路

1．加强宣传教育，提高全员档案意识建设单位要充分认识档案工作的重要性，定期或不定期的开展档案知识讲座，深入学习《档案法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等法律法规。通过开展档案知识答卷、印发档案知识手册等活动，逐步提工程技术人员的档案意识，使工程技术人员从了解档案工作的重要性，理解档案整理规范要求的缘由，到支持档案工作并最终发挥每个工程技术人员的作用，共同做好档案工作。 2．注重协调，强化制约

建立协调机制，例如档案工作例会、协调会，对内与单位领导、有关部门、人员进行进行沟通，对外与参建单位进行全过程沟通，还要与外部监管部门比如地方档案行政管理机关或者上级档案业务管理部门进行沟通。要善于抓住关键部门，主动沟通，协同工作，找准关键程序和节点，争取权重。

3．采用全过程管理模式

全过程管理模式以项目法人为管理核心，以纳入合同为管理依据，以监理控制为重要手段，在档案行政管理部门、工程主管部门监督指导，及工程建设、设计、施工、监理单位全方位参与下，实施事前介入、事中控制、事后审核、验收把关的管理模式。将档案管理的要求与措施，贯彻于工程建设的全过程，并与之同步实施。

4．整合资源，借助外力

整合本系统的档案管理专家资源，充分发挥既有人才的作用。建设单位要想方设法借助一切外力，包括上级单位档案主管部门、地方档案局推动工作。另外可合理利用社会中介提供的专业化服务。

5．宏观管理要与实体整理齐头并进宏观管理上要强化监督指导、归档控制，不能被动接收、埋头整理。同时对文件材料和案卷整编上，要减化整理，合理减少工作量。

6．坚持原则，适度灵活

档案整编工作要遵循档案管理的基本原则，注重维护原貌，保持文件有机联系，便于利用和安全保管，要学习掌握档案业务标准的实质，结合实际灵活处理，避免教条。务实而不求外在形式。

7．积极探索，善于借鉴

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企业要想上市，必须先按照上市公司的要求来规范自身的各项经营活动，其中就包括档案管理的规范性。更重要的是，企业在上市过程中，需要通过真实、准确、完整的信息批露，如招股说明书及补充年报、半年报，来证实公司在以往的经营中符合证监会对拟上市公司的要求。信息批露依据的是详实、完整的公司档案，包括文书档案、工程档案、研发档案、财务档案、设备档案到荣誉奖项档案等，几乎覆盖了企业发展过程中所有重要的档案。另外，上市过程中，证监会还会责成其派出机构对拟上市公司核查，上市核查以查阅档案原件为主。由此可见，企业上市过程是对档案真实、准确、完整性的综合考验。

1企业上市过程中档案利用的特点

1.1档案利用集中、借阅量大

上市筹备机构一般都是临时性机构，各项工作会由各部门配合完成。上市筹备阶段工作时间表是根据既定的上市计划制定的，每项工作必须在规定时间内完成。作为公司文件集中管理的部门，档案室承担的任务较为繁重。上市筹备部门将资料准备的任务按照业务归口分发给各部门，各部门要在特定的时间内完成资料准备工作，于是就出现了多个部门同时向档案室调阅大量文件的情况。按照证监会相关要求，拟上市企业需要最近三年主营业务没有发生变更，最近三个会计年度净利润也要达到一定的要求，才有资格上市。为了验证企业能否达到上述要求，券商和会计师事务所需对企业上市基准日前三年的主营业务和收入支出情况进行核验，主要的收入类合同和支出类合同是核验重点。如果是工程类公司，会涉及工程总承包合同、工程分包合同、设备材料采购租赁合同、厂房、土地、办公用房租赁合同，研发课题合同、咨询服务类合同等。产值确认文件，如工程量确认单、结算单、支付凭证等，也在查验范围之内。另外，人工成本是支出的重要部分，会涉及到工资、社保、公积金、奖金、商保、劳务等相关文件。再如，证监会要求“发行人的内部控制制度健全且被有效执行”。需查验企业内部控制制度、投标审批、合同审批、结算审批、财务费用报销审批、档案证照借阅审批、用印审批、人员招聘审批、岗位薪酬变动审批等。三会文件、总经理办公会文件、党委会文件、高管及部门职责分工、人事任免等文件也都是衡量一个企业内控是否健全有效的重要组成部分。上市过程中，档案利用集中，借阅量大是突出特点。

1.2档案重复利用率高

拟上市企业要分别接受会计师事务所、律所、券商的多次查验，大量档案会被重复利用。重复利用率比较高的文件有：大额收入合同、大额工程分包合同、大额材料设备采购合同、土地房租租赁合同、商标专利、资质商誉、工商档案、三会文件、工程项目竣工验收文件、结算文件、企业纳税及税收优惠、财政补贴相关文件等。即使是同一时间接受同一家中介机构的核验，同一份资料也有可能被重复利用多次。例如，某项目与业主签订的总承包合同，会作为收入项来查验，总承包合同连同招投标文件、中标文件、施工文件、竣工验收文件、结算文件，会成为查验项目真实有效的一个点。该合同连同合同审批单，用章申请等，又会作为企业内控项查验。如果企业被抽签抽到证监会核查，之前提供给会计师事务所、律所、券商的所有重要文件都需要重新查验。如果企业上市遇到障碍，需重新申报，可能会面临变更会计师事务过、律所、券商，中介机构变更，所有的资料又需要从头准备。还有的企业上市历程比较复杂，先是在深圳证券交易所申报，后来转向上海证券交易所，再后来又转战港交所，由于上市规则不是完全相同，查验资料的角度也会有些差别，上市资料需要重复组合和利用。

1.3对档案准确性、完整性要求高，档案利用内在逻辑性强

上市过程中查验资料，是以问题为导向的，围绕合规性，按照一定的逻辑顺序进行查验。查验过程中，中介机构认为某一环节存疑或存在不严谨性，会随时扩大查验范围。如查验主营业务收入时，为了从侧面验证业主合同的真实、准确性，需查看招投标文件和中标通知书。合同中约定的工期、合同额、工程量、签约时间等是否与招投标文件和中标通知书一致。如果不一致，要有合理的解释和证明材料，如与业主洽商变更的书面记录等。同时，招标与投标文件、中标通知书之间也会互相比对，看是否合乎逻辑和常理。如果合同的签约方是两家以上单位，还要核验联合体协议中双方权利义务的约定与合同的约定是否一致。从多个维度相互印证，形成一个个完整的闭环，是上市查验资料中常用的思路。这就需要我们提供准确、完整、详实的档案。

2拟上市企业需提前做好档案管理基础性工作

企业上市筹备和上市核查过程，对档案管理工作提出了严峻考验，准备上市的企业应重视档案在上市过程中的重要性，提前布局，把档案管理的基础性工作做好。

2.1高素质档案专业人才

档案员除了需要具备扎实的档案专业知识，还应该有全局意识和管理思路，熟悉公司整体运行；具备一定的证券、财务、法律素养，了解上市规则；要思路清晰，思维敏捷，有较强的逻辑能力，做事情条理性强；身体健康，能应对较强工作压力。

2.2坚持档案集中、统一管理，在档案完整性上早下功夫

档案集中、统一管理是企业上市筹备和上市核查顺利开展的必要条件。只有落实好集中统一管理，才能从根本上保证档案的完整性和档案利用的便捷性。实际上，在企业初创时期，有些档案容易存档不全，如合同审批表、投标审批表、给上级单位的请示、财政补贴类上级来文、联合投标协议等。准备上市的企业，至少要提前三年在档案齐全完整性上下功夫，条分缕析，区分价值，辨别版本，查缺补漏。通过几年时间的努力，做到档案齐全、完整、规范。

2.3档案数字化

中介机构查验资料，证监会上市核查，采用档案原件和扫描件结合的方式，上市年报和补充年报，以扫描件为主。应提前做好重要档案的数字化工作，如与主营业务相关的合同、招投标文件、中标通知书、开工令、施工方案、第三方出具的检测报告、工程量确认单、竣工验收文件、公司资质证照、专利、奖项荣誉、三会文件等。档案数字化也是应对上市过程中档案重复利用率高的有效途径。

2.4档案信息的关联

上市查验资料以问题为导向，要求按照事物内在逻辑，形成完整的证据链。而平时档案管理中，我们更侧重于文件形式。我们要在档案系统中按照事物内在联系，提前做好信息关联。这样在上市核验时，才能更便捷地查找资料。如某股东会决议，内容是关于设立某子公司，我们除了把这份文件放到三会文件中管理，还要与该子公司的档案作关联。如某项目的一份分包合同，除了要放到该项目中管理，还要与该分包商在其他项目中签署的分包合同作关联。

3上市过程中档案利用应急措施

3.1结合实际采用灵活的借阅方式

除保密级别较高的文件，可以采用开架借阅，每天下班前检查文件排架及卷内文件顺序，发现问题及时纠正。开架借阅前，最好先对各部门资料对接人员做培训，讲明档案室的布局，各类文件排放顺序等。

3.2与各部门主动对接，提前获知下一步所需资料

主动与上市筹备部门沟通，提前知悉上市查验资料的总体进度，做好整体规划。与商务、财务、工程等借阅档案量大的部门提前沟通，提前准备资料。

3.3与图文快印公司签约

在复印、扫描需求量大时，交给快印公司协助完成。这样可以提高效率，还能让档案员腾出时间专心服务于查询调阅工作。需要注意的是，要提前与快印公司签好保密协议。

3.4暂停档案移交

在上市资料准备期间，会发现资料没有及时归档的情况。最好先将资料暂时留在原来的部门或项目部，由他们负责扫描、复印，大家能够分担工作，有利于提高效率。等阶段性的核验工作完成后，再连同扫描件一同归档到档案室。

4结语

上市筹备和上市核查，既是对档案管理规范性的检验，也是进一步健全、完善企业档案的契机。借助企业上市，能发动全公司的力量，查缺补漏，进一步提高档案管理的规范性、完整性。如历次年报、半年报、上市核查形成的完整的电子版文件，是公司档案资料的重要组成部分。子公司及股东方工商档案、财务报告、三会文件等，也要及时补充。

参考文献

[1]刘辅忠，《企业上市前的准备》，《中国公共安全:政府版》2007.

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信息技术融入到社会企业档案管理系统中，是显示时展与进步的一个重要指标。但是互联网本身作为一个网络用户交流体验平台，是开放式的交流系统，本身的安全防护系统很薄弱，对现有的互联网威胁很难起到根除的作用，所以需要社会企业档案管理方面进行网络防护与监督。互联网的网络协议在设计时的目的只是为了进行更方便的用户体验，而对互联网本身的安全方面考虑不全面。随着网络技术的快速发展，网络协议的漏洞也随之显现出来，互联网的用户急剧增加，导致对互联网用户本身的身份难以确定，逐渐暴露的漏洞使得一些黑客与不法分子对网络信息进行窃取与攻击，导致互联网的信息丢失，严重的还造成了经济损失。

1.2社会企业本身的档案管理系统存在不健全的问题

在我国社会企业的档案管理体系中，档案管理人员不重视档案管理工作，认为档案管理工作只是抄写信息的简单工作，导致社会企业档案的安全制度混乱，社会企业对于档案管理人员的防护意识也没有进行十足的培训，管理人员对档案安全意识的淡薄造成了在社会企业在档案管理上出现了问题，进而引发一系列严重的问题。在我国社会企业中档案管理出现制度方面的问题主要有两点，一是档案安全管理体系不健全，就算安全防护技术过硬，如果企业缺乏对档案的防护制度，那样的档案管理依然是有问题的。二是对社会企业下属档案员工缺少安全意识的教育，每家社会企业的档案库都是珍贵的资料，要注意在员工工作的过程中，定期进行员工的档案安全意识教育，保证社会企业的档案安全性。

2.探究加强档案管理及档案使用过程中的保护手段

2.1要强化社会企业网络档案库的安全防护技术与档案人员的防护意识

现如今我国的社会企业基本上统一使用网络档案存储系统，所以要求档案管理人员的技术水平过硬，对信息的防护意识过硬。强化安全意识一直以来都是安全建设数据库的重要手段与步骤，社会企业的档案数据库记录着社会企业的经济及人员记录，以及各种各样的档案卷宗，强大有力的网络安全防护技术是保护网络社会企业档案库的重要手段，但是也需要档案管理人员具有敏锐的安全意识来配合使用，所以社会企业应该对下属的档案管理人员进行定期的安全意识培训工作，提高社会企业管理人员的安全意识，最大程度的保护社会企业的档案系统健全。

2.2完善社会企业的档案库系统与档案库保护系统

社会企业利用信息技术进行档案管理，是档案管理工作的一大进步，大大减轻了档案管理员的工作量，数据库一旦成型，对社会企业来说是永久性的好处，所以保护数据库信息的实时更新是很重要的，需要逐步完善档案数据库的档案，并对其进行防护与加密，并利用网络安全防护技术来进行档案库的安全防护。反毒防火墙技术，这是在网络安全最常用的防护系统，社会企业要定时定期对档案库系统内部进行病毒扫描与查杀，安全管理人员对可能出现病毒的软件进行清理与删除，避免病毒对社会企业档案库系统内部的信息造成破坏，保证社会企业的数据库长久安全。还有防火墙系统，这是真正将社会企业数据库系统与外部互联网分割的网关，是防范黑客攻击的重要手段，能够时刻监控越过防火墙的不法用户，可以说反毒与防火墙技术是保护社会企业档案核心系统的重要技术，安全管理人员要时刻注意其正常运转情况，保证社会企业档案库系统的完好。

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公路工程建设在国家建设项目中占有非常重要的地位，因此公路工程建设档案同样具有很重要的作用，它不但记录公路工程建设的全过程，还有助于公路以后的管理、维护、改建等工作，具有很高的应用价值。

一、建设公路工程档案的意义

公路建设能够促进地方经济的增长，对地方具有非常重要的作用，因此建立齐全的公路档案，能够提高公路的有效运用，延长公路的使用寿命，同样有利于地方经济的发展。公路建设档案可以记录公路建设过程中的多种技术资料，是建设施工的真实反映，不但是公路工

程质量的评价资料，公路以后的改造、扩建、维护都要以此为根据；不但是公路管理的组成部分，又是国家技术档案的一个分支，档案管理机关一定要保证档案的真实性和有效性，并在长期保存。

二、公路工程建设项目档案的特点及整理原则

1.公路工程建设项目档案的特点

第一，成套性。工程建设档案的特点是由公路工程建设项目的特点决定的。因此，围绕着一个工程建设项目的基本建设活动就自然形成了一个相互之间密切联系的工程建设项目的整体，共同反映了一个建设项目活动的全貌。

第二，材料形成的阶段。 一个公路工程建设项目的形成具备阶段性特点。大致可分为工程前期准备阶段、施工设计阶段、竣工验收阶段、掌握其阶段性特点。对工程建设项目档案的收集和初步整理具有指导意义。

第三，产生时间的延续性。有些公路工程建设项目投资大，工期长，其文件材料的产生也是随着整个工程的进展而逐渐产生，并一直延续到工程竣工验收结束。这就构成了公路工程档案会产生时间上的延续性特点。

第四，工程资料使用的频繁性。公路工程建设是在先进行图纸设计，后按图纸施工的原则下进行的。其文件材料，尤其是工程设计图纸的利用率很高。从工程施工到竣工验收，以及以后的大修，改建等都离不开它们做依据。原始资料的使用要求在公路工程建设中严格各种档案管理制度，以确保文件材

料的完整和安全。

2.工程项目档案的整理原则

第一，集中性原则。集中统一管理工程建设的档案资料是其建档案工作的首要要求。坚持专人领导负责、定期收集归档。前期工作档案应以分散的初步整理为主。这一时期应采取哪个部门产生文件材料哪个部门负责整理的办法，对前期工作档案进行分散初步整理。然后移交工程项目内业管理人员。

第二，完整性原则。竣工验收阶段的档案应以集中的系统整理为主。建设工程竣工验收

阶段，应首先组织工程档案内业管理人员制订工作方案，进行科学分类，然后进行系统整理工作，最后移交档案主管部门。要从质量上保证档案的完整。

第三，准备性原则。要密切注意工程各单位的具体动态。对设计变更、图纸变更、事故处理、合理化建议审批等工程变动情况要了如指掌，以使收集的档案材料能够准确地反映

整个工程项目建设的真实历史面貌。

第四，系统性原则。要遵循建设公路工程项目档案的自然形成规律，注意保持档案材料的内在联系。

三、做好公路工程建设项目档案管理的措施

1.公路工程档案收集要全面而完整

公路工程档案资料的收集工作是一项复杂、长期、全面的工作，中间会涉及很多管理单位，内容范围非常宽广，所以要全部人员共同参与，一同收集，本单位的全部职工都要参加档案资料的收集工作，并要对所收集的资料负责，对工程的文件、各种数据、音像材料都要指派专人负责，不放过任何工程，对于工程建设过程中的各种技术资料，各种文件资料都要进行收集入档，做到种类齐全、形式多样，保证入档的资料齐全完整。

2.关于公路工程质量资料的记录和整理

在公路工程建设当中，有很多质量问题不能使用仪器来测量，所以一些关于公路质量的文字记录材料显得非常重要。因此，在公路的实际建设中，一定要有齐全的公路建设资料，来证明公路的建设质量，这些公路建设资料要齐备、长期、妥善保管。在公路建设完工后，用户在对公路进行质量验收时，根据公路建设资料就可以对公路建设情况有一个全面的了解。

3.保证公路工程技术资料的完整

在各种技术资料当中，容易遗漏的有混凝土试块（刚性防地面细石混凝土强度试块、地面基层混凝土强度试块、抗渗用混凝土试块、地面面层水泥砂浆试块）和水泥砂浆试块强度，因此，在整理技术资料时，要特别注意资料的完整，假如没有这部分材料，那么在测定公路质量时就会遇到很多困难。如果一个公路工程分包给几个建筑单位进行施工建设，那么总包单位应对全部公路的质量负责，各个承包单位要依据国家关于公路建设标准进行施工建设，并把公路建设中完整技术材料和各种文件资料及时整理上交到总包单位，由总包单位进行公路质量的评定，并接受用户的督促与审查。

4.运用现代化的档案管理模式

原来档案管理方法主要依靠手工完成，工作人员劳动强度大，操作复杂，有很多档案资料不能及时入档。伴随科学技术的飞速发展，计算机技术与网络技术的普遍应用，同时有力推动了档案建设工作前进的步伐，逐步转向信息化管理，从而大大提高了档案管理的工作效

率，实现档案内容资源共享，同时也对档案管理工作提出了更高的要求。公路建设单位要在档案建设方面加大投资力度，改善档案管理工作的工作设备与工作环境，运用现代最新科技手段进行档案管理，促进档案管理工作的科学化与规范化。

5.加强档案人员的专业培训

公路工程建设项目各施工单位配备的专、兼职档案员，大多具有较高的文化程度，但熟练掌握档案专业知识的人员却廖廖无几，他们对立卷的方法和各类案卷的国家标准都比较陌生，尽管工作很认真负责，也做了大量的工作，但整理出的案卷质量不是很高，离国家标准尚有一定差距，往往在向档案室移交时，还要返工重整。这样不仅浪费了人力、物力，频繁的折卷还不利档案的保护。

为此，各公路建设项目建设单位档案部门应加大对各施工承建单位档案的培训力度，使他们尽快熟悉公路建设档案分类的方法、档号的编制、案卷的编目等知识；同时，加大对各施工单位档案员的业务指导。发现问题，及时整改。为了保证案卷质量，除提高各级档案员的业务素质外，还应做好平时立卷工作，杜绝竣工验收前突击整卷。实践证明，凡是突击整理案卷的单位，其案卷质量都不是很高。做好平时立卷工作，还有利于保证档案的齐全、完整，因为平时立卷时。若发现某些文件材料没有及时归档，还可以找有关人员查寻弥补，若等到竣工验收时整理案卷，有关人员可能已不在施工现场，缺少的文件材料可能己无法弥补。

四、结语

总之，施工单位档案管理工作是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门的一项复

合型工作。要保证施工档案的完整、准确、系统、齐全，真实的记录和反映施工及竣工验

收的全过程，就必须不断加强建设单位、监单位和施工单位的基础管理水平，加强制度建设，严格落实工程项目竣工编制工作“三同步”制度，强化过程控制，严格竣工验收审查把关，充分发挥各级档案人员的监督指导作用。

参考文献：

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Abstract: With the rapid development of the national economy, the highway construction in China is also accelerating the pace. While the construction project archives is a real record of the highway engineering construction, planning, design, construction and other activities, is an important basis for audit, supervision, management, inspection and maintenance, modification and expansion of construction projects. How to do well the project archives management work is very important to promote the development of the future highway, highway modernization management.

Key words: South; construction project; project archives; management

中图分类号：G270 文献标识码：A文章编号：

引言

高速公路工程建设项目参与单位众多，故而项目建设档案的形成单位也是众多，往往涉及建设、设计、施工、科研、监理等单位，其档案具有广泛性、复杂性和多样性等特点，这就给完整、准确、系统地管理档案工作带来了一定的难度。而业主单位正是项目档案编制的主要组织者和负责人，因此，在项目建设前期，业主及时制定一套高效、合理的档案工作计划及管理办法是工作的重点，使之能环环相扣，各参建单位紧密配合，对整个工程项目档案实施跟踪管理、服务，保证对既定目标的实现。国道主干线广州绕城公路南段建设项目业主本着以“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，自开工伊始就明确提出了“建优质工程、创精品档案”，争创“广东省重大建设项目档案金册奖”的工作目标，在上级档案主管部门的大力支持和项目各参建单位的积极努力下，围绕目标，开展一系列的相关工作。

1建立健全工程竣工档案编制管理工作制度

明确本项目的档案编制及整理工作的内容、方法和要求，建立有效的项目档案管理体制、工作程序和制度建设，使档案管理工作做到有章可循，有据可依。结合项目工程进展实际情况，及时印发档案管理办法及有关文件传达到各参建单位，做到动态跟踪管理。

1.1纳入制度建设

项目业主制定并印发了《国道主干线广州绕城公路南段竣工文件编制管理办法》。

1.2纳入合同管理

本项目对档案工作实行合同管理，在工程施工、监理合同条款中列入专款对工程档案的形成、收集、整理、归档等作出明确和具体的规定和要求，并和工程计量支付紧密挂钩。在合同清单中将工程竣工资料的编制费用予以单列，专款专用。

1.3纳入目标管理和检查评比

在项目建设的过程中，档案工作实行目标责任管理。明确各参建单位档案工作的进度目标和质量要求，同时每月进行巡查指导，每季度开展档案工作进度和质量评比，奖优罚差。通过采取经济手段，有效地促进提高了各施工、监理标段的档案意识和档案工作质量。

2建立领导责任制和档案工作网络，加强落实，责任到人

项目业主及时成立工程竣工文件档案工作领导小组，由业主单位总工程师任组长，具体负责项目竣工档案的管理工作。本建设项目工程档案采取全过程由业主直接管理的模式，业主及各施工、监理标段同时建立了各自的档案工作网络。在项目建设过程中，及时制定项目建设各个阶段的档案管理控制目标，在上级档案主管部门的指导下，对各标段的文件材料和档案实行目标管理，为全线档案工作的有序开展打下了坚实基础。

3竣工档案与项目工程建设同步开展

3.1在项目建设前期，业主单位将项目工程档案编制工作纳入工程建设管理，实行全线统一管理。对各部门、设计、施工、监理等参建各方进行业务指导和监督，并深入各标段检查竣工文件材料的形成、收集、整理情况，做到业务指导和监督工作日常化、常规化。

3.2采取积极措施，加强管理。项目业主通过每月组织进行巡查指导，每季度开展档案工作进度和质量评比，切实保证文件材料的形成和收集与工程施工同步开展，及时进行了档案的预立卷（预立卷的标准是除了装订和打页码，其余和档案验收时一样），有效地保证和提高了档案的内在质量。

4加强项目档案人员培训，努力提高档案人员队伍整体业务水平

强化学习，不断提高各参建单位档案人员业务技术和素质。建设过程中，项目业主邀请了广东省交通运输档案信息管理中心、广东省交通运输工程质量监督站的领导和专家来本项目指导工作，对参建各方进行竣工文件材料填写、编制和整理开展专题培训；举办专门培训班学习质量管理软件的录入操作方法，保证电子档案工作的总体进度和质量。

5阶段性管理

5.1文件材料的形成、积累阶段

（1）施工阶段是项目工程文件材料形成、积累的关键阶段，各施工单位在文件的形成、收集过程中，严格按“谁形成谁组卷”的要求收集、整理。形成档案工作汇报制度，每月及时填报《施工文件收集整理计划一览表》，将本月的完成情况、下月的工作计划及档案整理过程中存在的问题及时上报总监办和业主，汇总后统一协调解决。制订工作“倒排”计划，落实到日完成量，以利于及时沟通，及时掌握工作进度。

文件材料的归档严格按施工文件形成的规律和质量监督部门检查的标准及要求，工程施工管理文件按问题—年度积累；施工原始记录按单位、分部、分项工程收集、整理、归档。

（2）总监办严格按“分工协作、相互配合、共同完成”原则，在加强对施工单位文件材料督促与监管的同时，认真做好自身监理档案的收集、整理、归档。负责各标段的现场监理严格按照单位、分部、分项工程的划分，认真收集、整理原始监理文件材料，确保监理文件材料所反映的工程质量与工程实际情况相吻合，确认数据真实、准确无误后，再移交至内业资料小组进行选择、整理、归类，对文件是否归档进行鉴定、组卷。

（3）业主单位要求各参建单位必须做到竣工档案管理与项目工程建设同步开展，全程监控，加强督促检查，保证项目档案质量。

①督促各总监办、各施工单位进一步完善档案管理制度，成立项目竣工档案编制小组，确定项目档案分管领导，同时保证专职档案管理人员的稳定。

②督促、检查相关人员对所有文件材料及时进行审核、签署确认，确保其完整、准确、系统。

③业主每月会同监理对施工单位的文件材料进行综合大检查，抓好施工文件形成、收集源头关。全面掌握各标段档案管理的工作进展情况，发现问题，及时处理，并将检查结果对全线通报，要求其针对问题逐一整改，举一反三，确保施工文件材料的同步形成和整理，全线的竣工文件管理处于较好的受控状态。

④在工程收尾阶段，组织竣工档案整理相对落后的标段统一进驻业主单位集中办公，便于及时沟通、解决问题，提高工作效率，加强了对相对落后标段的监督指导与沟通，以加快竣工文件编制的进度。

5.2文件材料的整理、预立卷阶段

为确保做到本项目的档案文件能有较规范统一的题名和排序，业主针对施工、监理文件及时制订了文件材料整理排列表，印发发到各参建单位，规范案卷和卷内题名。通过树立“样板标”，以点带面，带动全线系统、统一地组卷归档。

5.3文件材料的组卷归档、自查自纠、移交阶段

本阶段的重点是对归档档案的合理性、卷内排列、案卷题名、外观等总体质量严格审查。内业资料指导小组分别对各施工单位的施工文件材料进行多次详细检查，仔细核对卷内题名与卷内文件是否对应、案卷题名是否准确全面概括出卷内文件的内容、页次是否正确、备考表是否签认、装订是否合格、牢固等，针对发现的问题一一详细记录，再拟文要求施工单位在规定时间内完成整改工作，提高项目档案的条理性，保证档案总体编制质量。同时，将所有案卷和卷内目录数据输入质量管理软件，并将文件材料的PDF版导入档案系统，并要求各单位均提交一份竣工图的数据光盘。基本实现全套项目档案数字化，可提供全文检索和利用。

6硬件设施为档案保管和利用提供有力保证

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1 国土资源土地工程档案管理的重要性

随着我国综合国力的逐步增强，经济水平的不断提高，国土资源管理工作已成为十分重要的工作，在我国国土资源管理中发挥着重要作用。首先，国土资源土地档案是对前期是对我国前期土地资源经济发展的记录，管理好该档案，用好该档案，都对我国当前和今后的经济发展产生较强推动力。因为国土资源土地档案将直接为经济的发展服务，为全县单位和土地用户、企业提供了有效的法律依据。其次，随着土地档案管理工作的进一步信息化发展，我们可以利用网络等多途径的方式大力宣传国土资源档案工作，提供准确的数据，让每一个工作者和查阅者都能准确无误的充分了解国土资源档案可提供利用的范围、种类和作用以及提供使用的程序，为工作者和查阅者提供便利。此外，做好土地档案管理工作，还可以为整个国土资源的发展服务。因为加强档案的规范化、科学化管理和完善档案的管理制度， 将会为决策提供可靠的依据，同时也推动了国土资源其他工作的开展。

2 我国国土资源档案管理存在的问题

2.1 对档案管理工作人员不尊重

目前，局外人总是对档案工作人员的档案管理工作存在认识偏差。认为该工作档不必考虑专业知识，十分清闲，只需要将档案归类整理好，以便能及时查找到就可以了，非常简单容易，就类似于图书管理员一样，只需要有一定文化水平就可以了。然而，熟不知人们的这些观点都是大错特错的，也是对档案管理工作人员的不尊重，都是对该工作没有正确的认识了解。国土资源土地档案管理工作十分繁琐、复杂并且十分重要，所以工作人员一般都是具备足够的专业知识和技能，并且要有耐心、认真负责的工作态度。

2.2 档案收集欠齐全过程

当前，我国国土资源土地档案管理存在一个严重的问题就是档案的收集不齐全。对于有些档案缺乏足够的重视度，没有及时归档。或者是工作人员在最后整理档案时，有些档案的附件找不到，导致档案无法归档。上级领导也只注重业务质量，对工作中档案收集时漏洞百出没有及时解决，没有较强的档案意识。

2.3 档案管理人员素质有待提高

国土资源土地档案管理工作，不仅要求工作人员具备较强的专业知识和技能，同时也要求具备良好的专业素质。在某些地方的档案管理工作中，仍存在档案管理工作人员的责任心不强的现象。首先，工作人员缺乏对该工作的重要性的正确认识，存在敷衍了事的情况。其次，上级领导对国土资源土地档案管理工作档案工作没有高度重视，这就使得工作人员在进行档案管理时往往掉以轻心，导致工作中不断出现错误。此外，培训力度不够，工作人员的专业知识和技能没有得到及时提高。由于社会是不断发展的，那么档案管理工作也在不断发展，而工作人员缺少学习培训的机会，专业知识和技能不能得到及时更新，工作水平和效率低下。而且他们缺乏创新，管理水平只停留在原来的基础上，思想观念陈旧，不能及时满足现在档案管理工作的要求。

3 完善国土资源土地档案管理的措施

3.1 全方面做好国土资源土地档案管理基础工作

首先，档案管理工作内部要明确分工，充分发挥工作人员的能力。在对工作人员聘用时，要选择认真负责，具有爱岗敬业精神和高度的奉献精神的工作人员，以便发挥工作人员的骨干作用。要明确职责，各司其职，做好管理工作。此外，工作人员要学习国土资源档案管理的相关法律法规，增强法制观念，要认识到土地档案管理在国土资源管理中的重要性。

并且把树立档案意识变为做好国土资源档案工作的实际行动。要运用国土资源管理工作中的典型事例，广泛宣传国土资源档案在土地权属调查、建设用地征用、土地登记发证、违法用地查处、违法采矿行为的处理、矿产资源开发利用等工作中的作用，扩大国土资源档案的影响。此外，按照各地土地档案管理目标认定的各项业务建设要求，扎扎实实地抓好基础业务建设。在国土资源管理工作中，档案的形成要规范化，档案的整理要系统化，档案的保护要科学化，档案的管理要现代化。

3.2 加强国土资源档案管理信息化系统建设

首先，充分网络技术的作用，加快档案信息系统建设。建立电子影像档案数据库，实现对电子影像档案的管理和维护，同时使其具备和地籍管理系统之间的数据接口，通过土地登记申请材料的扫描，在完成土地登记后，可以直接生成地籍电子影像档案，同时形成纸质和电子两套档案数据。不仅要分类科学，而且要组卷合理。其次，要坚持立卷制度，实行档案管理规范化。立卷时要实行“三查三看”制度，即：一查，材料收集是否齐全，看立卷是否规范；二查，卷内是否有金属物，看装订是否整齐美观；三查，分类是否符合要求，看卷内目录、页号、备考表填写是否准确无误。并实行集中统一管理，使档案管理走上规范化、制度化、法制化的轨道。再其次，要强化档案长效管理，提高档案利用效率。档案管理人员特别是专职档案管理人员要树立为经济建设和国土资源工作服务的思想，不断开拓国土资源档案的潜能，创造出灵活高效的档案利用方法，积极地为本地区和相关单位提供国土资源档案信息，不断提高档案利用的社会效益。

3.3 大力培养工作人才，为土地档案管理工作添加动力

国土资源局要加强对工作人员的及时培训，不断提高工作人员的工作能力。随着档案管理工作要求的提高，要多组织员工培训活动，使员工不断学习新的科学管理方式方法。培训方式不仅要次数多，更要有效率，方式和途径要多样。要通过专家培训与个人自学相结合，在集中培训时还要进行分类指导，并且要把别人的先进经验与自身实际相结合。并且各地区之间的国土资源局之间也要相互交流、相互学习，提高档案管理人员的工作能力和水平，共同在交流学习中取得更大进步。

在培训工作外，还要对工作人员进行思想政治教育。工作人员要敢于吃苦，乐于奉献，要团结合作、自强不息。在工作时，要认认真真、兢兢业业的做好每一件事，始终把档案管理工作放在第一位。认真履行好自己的职责，做好自己分内的事，严格保守机密。时时刻刻秉守为国家和人民负责的原则，为人民服的态度。自觉做到自律，自警，自省，把认真工作形成正气之风放在首位，促进档案事业的健康发展，为经济社会又好又快发展提供最佳服务。把档案管理工作当做目前的一项重要工作进行够落实。做到全力以赴，认真工作。不断促进档案工作走上法制化、规范化、科学化的管理轨道。

4 结论

根据以上分析研究，我们得知，国土资源土地档案管理作用日趋重要，尽管在档案管理过程中存在一些问题，但是我们应根据具体问题使用相应的措施及时解决，促使档案管理科学化、规范化，推动我国国土资源整个工作的发展。

【参考文献】

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公文处理的传统方式，由于承办人责任心不强，档案意识薄弱，加上文件管理水平落后，容易造成文件丢失。造成很大不便，文件传输过程中的不规范，很容易受到人为因素的影响，不按照业务流程执行，造成处理部门的信息是不明确的，跟踪监督效果差，管理不及时；办公效率低，落后的技术转移。这两个文件的起草或转移、手工和计算机效率相差甚远，通过邮件或个人的送达方式，受传送距离限制，同时，该文件也可能是由于其他原因造成的损失或延误，不能满足现代办公的需求；无法沟通和分享。也造成了文件和信息查找困难，影响精度，未来的档案文件的完整性。

在这方面，电子文件高度共享，修改、无限复制、实时传递特性，注定了办公自动化是信息时代在各行各业的行政改革的总体趋势。但由于各种原因，办公自动化系统不能在每一个工作环节充分体现。探索与计算机技术的快速发展为现代管理模式及其适用，已成为当务之急。

二、优化行政过程

在一个单位内部网络范围广，使用率最高，但办公自动化的核心，是公文流转过程。过程是合理的，快速的、有效的、灵活的，现代科学技术的优势，满足行政管理多样性的变化，并按照下列文件管理人员最后的要求，往往直接反映一个建设单位行政办公管理水平。办公自动化过程中如果只有原来的人工操作方式，而不是在整合、优化的基础上，最终的结果是投入大量的人力和物力，使资源浪费，吃力不讨好。

一个公文的流程设置，将实现真正意义上的规范化管理，所有程序都将实时反映，最大程度避免人工的随意性和不必要的干扰，通过互相监督，为“阳光政务”打开一个光明的“天窗”，也从最初对档案的收集提供渠道的畅通，使其真实性、完整性、可靠性得到保障。

三、专注于办公自动化的实施：克服在磨合期的困难

办公自动化的实施的好处是显而易见的，但是如果你想实现办公自动化将立即大大降低现有的工作，是一个有点过于理想化，至少在实施的初期阶段是不可能的。新的系统刚推出时，都需要一段时间的实际运行调试。该数据库还处于真空状态，需要大量的人，介绍了基于扫描，原始数据和指导工作的人。对于每个操作，需要学习新的软件系统，同时也适应了新的行政管理过程，也为大量的基础信息建设服务，在工作量和工作压力突然增加，容易因措手不及，产生畏难放弃的情绪。

如果实施办公自动化的初期是非常困难的，实施的意义何在？应该看到，重点和原始的手工操作管理办公自动化管理的重点是不同的。在公文办公自动化的形成过程，初步的工作需要的内容是严格的信息。多种文件格式和应用软件必须相互匹配，这显然要求更好的质量。虽然技术难度和工作量的增加，管理重心向前移。形成的信息，如存储、统计，工作基本上可以完成自动由系统管理后，避免或减少人工操作使用时，很多访问物理存储，数据统计和一系列的日常管理工作。同时，这些信息将实现快速检索和全文访问。大量的电子文件和办公自动化的过程，但也带来巨大的挑战前所未有的新课题。

四、电子文件的日渐主流化加速了档案管理工作的进化过程

电子文件是计算机和办公自动化的普及发展的必然产物，相信“电子文件”是档案的形成过程，档案是电子文档的结果这一观点在现代社会已被大多数的档案工作者认可。然而，在档案信息从视觉主体到抽象的数据根据一系列特殊介质及程序，如何顺利地过渡到电子文件，保存和真实的、完整的，需要我们去思考。