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房产测绘成果资料档案是指房产测绘机构在从事房屋测量过程中形成的具有保存价值的文件、图表、数据、业务记录等信息资料,是重要的房产信息资源。房产测绘成果资料档案来源于房产的测绘活动过程,是测绘人员运用测绘仪器、测绘技术、测绘手段通过现场调查、测定获得房屋的自然状况、权属状况、位置、数量等信息,再经内业绘图、计算产生数据成果,最后将测绘过程中形成的相关资料进行归集、整理而成。
测绘档案管理工作是测绘业务管理工作的重要组成部分,是规范房产测绘健康发展、提高测绘成果质量需要。科学、规范的档案管理是衡量一个部门管理水平的重要尺度。因此做好测绘成果资料档案的管理是测绘机构面临的重要课题,也是每个测绘工作者尤其是测绘档案管理工作者应当给予关注的问题。
随着住房制度改革的不断深化,更是由于房地产业的快速发展,导致房产测绘的业务量急剧增加,相应的房产测绘成果资料档案的数量也随之增多。如何科学、合理的登记、保存测绘成果资料,做好档案的管理工作,使之发挥应有的功效,真正服务于社会和用户,笔者结合几年的测绘工作及成果资料档案管理的经历,阐述一下测绘成果资料档案管理的几点体会:
一、纸质档案资料必不可少,并应做到资料完整齐全、内容准确
房产测绘成果资料档案的主要内容应包括:1、测绘委托方提供的与测绘项目相关的证明材料:如建筑施工图、建筑工程施工许可证、建设工程规划许可证、土地使用权证、有关特殊部位面积分摊说明等。2、测绘部门在测绘作业过程中形成的信息资料:如外业测量原始数据记录、内业绘图计算分摊说明记录、测绘技术设计书、测绘技术总结。3、测绘成果图、表、数据等。
测绘成果资料档案不同于其它文档资料档案,它是以纸质资料和数据形态共同存在的,不仅数量大,而且成果的获取需要大量的人力、物力支持。如外业现场调查、测量;内业绘图、计算、审核、检查验收;测绘前技术设计、测绘后技术总结等诸多工序。如果档案资料记录不清楚、不完整,或丢失、损坏,一旦需要调阅查询时资料不全或记录不详,小则需要补测、重测;大则涉及面积纠纷、经济赔偿等问题,就会给测绘机构以及当事人造成经济损失。
在现实房产交易活动中,商品房预售许可制度和合同备案制度的实施,使建设项目在实施过程中就需要提供较为准确的房产面积数据用于房屋销售、办理预售许可证和签订买卖合同,我们称之为房产面积预测算。建设项目在施工过程中设计变更是很常见的,有时一个项目会出现多次变更,因此预测绘数据很难“一锤定音”。出现变更情况,就必然会涉及到面积变化,就要进行面积的重新计算,因此归档时就要对每一次的变更图纸、变更内容、变更时间、变更测绘结果做详细记录,并要求委托方提供书面变更说明,做到“有据可查”。因为房产面积测绘数据的最终使用者是广大消费者,我们要对数据的准确性负责,对消费者的质疑做出解释。一但出现问题,能拿出“证据”,说明数据来源,从而规避不必要的责任,避免不必要的纠纷。
房产面积测绘有预测、实测之分,在测绘成果资料存档时应当分类整理保存。在实际工作中可以对每一测绘项目按时间先后顺序以丘(地)编号为卷名分别立卷,建立卷目录。同时将测绘项目档案按预测、实测分为预测绘卷和实测绘卷,预测绘卷做为临时档案卷,待实测完成后与实测资料一并按档案管理规定的格式、顺序组卷形成完整档案,并按顺序存档。每一卷要建内容目录,存档记录要内容详细、字迹清楚,相关证明资料齐全、完整,与测绘项目相符。
二、从实际出发,适时建立电子档案目录
随着时间的延续,测绘成果资料档案数量必然会越积越多。采用传统的手工管理模式,建立台帐、编制目录、保存纸质资料已不能适应档案检索查询、利用及管理的需求。随着计算机技术的快速发展,运用计算机技术管理档案已成为发展趋式的必然要求。基本思方法是:以原有电子文档为基础,根据需要以统一丘(地)编号为主索引,建立测绘项目总登记表、测绘项目过程记录表、测绘项目技术报告汇总表、测绘项目统计汇交表等实现不同查询功能的excel工作表,在数据表之间建立关联,从而实现按丘(地)编号、按坐落位置、按委托单位等内容进行查询的功能,这样可大大提高测绘查询、调图环节的工作效率。
实践证明,电子档案目录的建立,提高了工作效率,方便了档案的管理、查询工作,而且在入档时能有效避免项目的重复登记、漏登记等现象。测绘成果资料可即时整理、随时入档,添加、清除、修改方便快捷。总之,建立电子档案目录,用计算机对房产测绘成果档案进行管理,具有检索迅速、查找方便,而且可靠性高、存储量大、保密性好、存储寿命长、成本低等优点。
三、建立数字化档案是房产测绘成果资料档案管理的发展趋势
2005年4月国家档案局行业标准《纸质档案数字化技术规范》为档案数字化管理提供了技术标准方面的支持。
房产测绘成果数据最终用于房产登记交易,是房屋确权的基本依据。因此测绘档案资料的查询利用率是比较高的。在实际工作中,电子档案目录的建立,虽然提高了测绘工作的检索、查询效率,但它并不能反映成果档案资料的全貌,对于需要了解数据详细情况时,还是要调阅档案原件。因纸质档案有不易保管、当海量信息时查询时间长等弊端,不能适应时展的要求。
将每一个测绘项目按测绘统一要求给定一个丘(地)编号,按时间先后排序,将该项目的证明资料、测绘部门业务资料、现场数据记录等纸质资料通过计算机扫描技术转化为能被计算机识别的数字化档案信息,以数字化的形式存储,建立档案信息数据库,同时与电子档案目录的主索引实现关联,利用计算机系统进行统一管理,使档案的完整性、实用性更强。
面对大量的测绘业务信息,实现测绘档案的数字化管理,在档案管理方面将会起到很好的作用:一、查阅档案可以通过计算机检索,直接从系统中调出数字化文档,而不必再去翻阅纸质档案,从而降低了纸质档案的使用频率,延长了纸质档案的保存时间。二、利用计算机的检索功能,可以有效的剔除纸质档案中人工整理时不易发现的重复资料,减少档案页数,有效节约了库房空间。三、数字化档案数据库可实现异地备份,提高档案保管的安全性。
综上所述,房产测绘成果资料档案的数字化是房产测绘成果资料档案管理发展的必然趋势。以传统档案管理模式为基础,采用科学手段,运用先进信息技术改造档案管理方式,实现档案管理的数字化,确保档案安全、方便档案查询利用,将使测绘成果资料档案管理工作实现质的跨越。
参考文献
中图分类号:G271文献标识码:A 文章编号:
【正文】工程档案资料是指工程项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的工程文件,主要由施工文件、竣工图和监理文件组成。工程档案资料管理是工程管理的一部分,工程档案资料管理的过程控制是非常重要的,在档案管理中起着重要的基础作用。
工程项目档案资料的概念和热点
工程项目档案是从项目提出立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的,对国家和社会具有保存价值的应归档的各类文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。建设项目档案主要包括基建文件、监理文件、施工文件和竣工文件。基建文件是由建设单位在上述项目建设全过程中形成并收集整理的具有归档保存价值的文书档案和各种形式与载体的记录。监理文件主要是监理单位在工程建设监理过程中形成的监理管理资料、施工监理资料、竣工验收监理资料等向建设单位移交的档案。施工文件主要是施工单位在工程施工过程中形成的资料,包括施工技术文件、施工物资资料、施工测量监测记录、施工记录、施工试验记录、施工验收资料、质量评定资料、竣工图等向建设单位移交的档案。竣工文件包括工程规划验收、消防验收、人防验收、环保验收、档案验收文件、工程竣工验收备案文件等。
工程项目档案是一个有机载体,其特点主要有三:
(1)成套性。它记载和反映建设活动的全过程和成果,与总体的基建程序和专业内容衔接,构成项目完整的成套性整体;
(2)专业性。不论是生产性建设项目档案,还是国防性建设项目档案还是民用工程,它都是专业技术活动的真实记录,包括了从工程的酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成使用的全过程;
(3)现实性。它具有较强的现实使用性,是全面考核建设工作设计质量、工程质量的重要环节,是竣工验收的依据,是工程建设、使用维护和技术改造的不可缺少的现实性依据。
二、工程项目档案资料管理的过程控制的三部曲
1. 工程档案资料管理的事前控制
事前控制,是指工程档案资料的质量管理关口前移,建立工程档案资料质量控制机制。要从工程档案资料材料形成开始,把好档案档案资料来源即档案资料的质量关。把好档案资料材料的质量关,其关键是建立健全质量控制机制,从组织上保证工程档案管理工作的顺利进行。
加强工程档案资料的前期管理控制
(1)首先要做好工程项目编码的划分和编码系统编制,确定本合同工程项目中单位工程、分部工程、单元工程的划分。
(2)编制统一的工程质量验收及评定有关信息记录表格,工程信息记录表格格式一经确定,就不要轻易更改,以免给工作造成不必要的麻烦。
(3)编制工程项目档案资料归档范围、要求、以及档案资料的收集与整理办法。
建立档案管理机构和工作制度
(1)建立档案管理机构,即档案管理工作领导小组,制定档案管理工作制度,加强对工程档案业务工作的统一领导和管理。
(2)建立档案管理网络。明确专兼职档案管理人员,并将工程文件材料、档案资料质量管理纳入相关人员的岗位职责,明确工程档案管理工作程序和各部门在档案资料收集、整理、立卷、审核、归档、移交过程中的工作职责,并建立考核奖罚制度。
(3)建立岗前培训制度,将工程档案资料管理技能培训作为档案人员上岗前的必修课。
2.工程档案资料管理的事中控制
事中控制,是指对工程正在进行过程中的档案资料的形成进行同步检查,实施工程档案资料质量的全过程跟踪管理。就是监理档案或资料管理人员在工程建设过程中,依据前期制定的各项档案管理标准对相关单位的档案形成、积累、整理归档工作进行监督指导。
施工档案资料是施工过程的记录,是每一工序、单元工程、分部工程的实体质量合格的档案资料。事中控制就是要根据工程实际进度对工程项目资料进行同步检查和经常检查。
所谓同步检查就是要求档案资料检查与工程建设同步,尤其要抓住工程建设的几个重要环节和阶段,如隐蔽工程验收阶段、中间验收阶段、交工验收阶段等等,检查工程原始资料是否真实、齐全、完整、准确、系统,质量是否规范,满足业主要求。
所谓经常检查就是工程档案资料质量检查要进行经常性检查。每周或每月检查一次,能够及时发现问题,进行及时纠正。
3.工程档案资料管理的事后控制
事后控制,是指在工程建设完工后,对工程竣工档案资料的整理、组卷、移交进行同步检查,实施工程档案资料质量的最终管理。就是监理档案或资料管理人员在工程建设结束后,依据前期制定的档案整理细则对承包商的工程档案整理、归档、移交工作进行监督指导。
一、引言
《物业档案管理》是高职院校物业管理专业开设的主要专业课之一。作为一门兼具理论性与实践操作性的课程,直接为培养学生的物业档案管理素质服务,不仅使其能够胜任现阶段的物业管理工作,而且能够适应物业档案管理工作在相当程度上发展和提高的要求。通过本课程的教学,要求学生掌握物业管理工作中档案管理的原则、理论,认识物业档案管理的意义,掌握物业档案实体管理的具体操作方法如收集、整理、鉴定、保管、利用等,并能够进行档案信息资源的开发利用工作。
然而,长期以来,高职物业档案管理课并没有冲出学科体系的藩篱:教学内容,还是传统本科压缩饼干式教学;在教学方法上,还是简单的以课堂教学为主的知识灌输型:在教学重心上,还是偏理论,轻操作,以教师、课堂、教材为中心;在主观能动上,没有导向,还是教师主动的在“教”,学生被动的在“学”,等等。没有突出高职院校培养高层次的技能型、实用型、操作型人才的特点,有碍于对学生应用能力和综合能力的培养[1]。
高职院校物业档案管理课程的改革势在必行,以任务驱动,工作过程导向的学习情境设计,是物业档案管理学习领域教学改革的创新思路。
二、任务驱动的目标性教学
任务驱动的目标教学,使学生有具体的学习任务和明确的教学目标,是以学习型工作任务为核心来训练专业技能并构建专业理论知识的教学改革。
任务驱动的目标教学,其核心思想是将物业档案管理专业知识与学习型工作任务整合进行学习。采用技能知识一体化,理论实践一体化,教学做一体化的教学组织形式,将知识分布于各个学习任务之中。物业档案管理学习领域的每个学习情景,布置适量的物业档案管理工作任务,也就是学习任务,以任务为切入点,明确要获取的知识、技能和职业素养,使学生有目的的在完成实际的工作任务过程中理解物业档案专业知识,掌握物业档案管理技术与技巧,学会物业档案管理方法与技能,从而构建属于自己的经验和知识结构,为就业与将来的职业生涯奠定良好的基础。
任务驱动要与专业课程的进度相结合,从物业管理工程项目实际出发,收集、管理档案信息资源,既能促进、巩固物业管理专业课程的学习,又能完成物业档案管理学习任务,提高学生的学习兴趣、主动性、积极性与自主性。
三、基于工作过程的教学分析
1. 工作过程与职业教育。广义的工作过程指的是旨在实现确定目标的生产活动和服务活动的顺序。狭义的工作过程则是指向物质产品生产的顺序。工作过程是“在企业里为完成一件工作任务并获得工作成果而进行的一个完整的工作程序[2]”;工作过程的特点:“是一个综合的、时刻处于运动状态但结构相对固定的系统”;实现工作过程的步骤:资讯、决策、计划、实施、检查、评价[3]。
基于工作过程的职业教育,在教学设计上解构了传统的学科体系,构建了符合职业能力形成规律的职业教育模式,实现学科体系知识的解构与行动体系知识的重构。基于工作过程的学习情意,通过任务的形式将知识点贯穿起来,知识的总量不变,只是排序发生变化,学生通过多个任务的完成,不仅积累了经验,而且掌握了知识与工作的技能。
基于工作过程的职业教育,教学实施的六个步骤即基于实现工作过程的步骤:资讯、决策、计划、实施、检查、评价。这是工作过程系统化课程结构相对固定的六步骤,相对而言是不变的,变化的是时刻处于运动状态之中的构成工作过程的六要素:对象、内容、手段、组织、产品、环境。
2. 职业实际工作过程与任务。物业档案管理员(职业资格证书称档案业务人员)具体的工作过程:文件管理档案收集档案鉴定档案整理编目与著录档案保管档案编研提供利用统计分析。
物业档案管理典型工作任务:文件编印与收发;档案的接收与征集;鉴定档案资料价值;档案装订、分类、排列、编号、立卷;档案数字加工;档案信息化建设;档案库房管理;档案检索调卷与利用;统计分析。
3.基于工作过程的教学环节。物业档案管理普适性的工作过程:资讯决策计划实施检查评价。
任务驱动工作过程导向的物业档案管理教学环节:明确学习性工作任务制定工作策略执行任务调整修正完成任务考核评定。
物业档案管理专业抽象的普适性工作过程、具体的工作过程与教学过程的比较分析见表1。
四、学习情境总体设计
学习领域,是工作过程导向的课程方案(课程名称),是一个由职业能力描述的学习目标、工作任务陈述的学习内容和实践理论综合的学习时间(基本学时)三部分构成的学习单元;学习情境,是工作过程导向的课程教学(实施方案),是在工作任务及其工作过程的背景下,将学习领域中的能力目标和学习内容进行基于教学论和方法论转换后,在学习领域框架内构成的“小型”的主题学习单元,例如,项目、任务、案例产品等[4]。
2007年以来,以国家示范性高等职业院校引领的基于工作过程化教学模式的改革,取得了很大的成果。改革中,学习情境设计的载体呈现出多元化的特点,其载体可以是项目、任务、案例、设备、产品、构件、零件、部件、系统、工序、场地、材料、活动、现象、问题、症状、业务领域、客源……等等。
1. 学习情境设计思路。档案工作系统是由输入、输出、反馈三个子系统中的八个工作环节即收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、利用、统计,形成一个结构清晰、功能多样的档案工作系统。从档案的形成到档案的保管利用,是一个专业性的有序化工作过程。
任务驱动工作过程导向的高职物业档案管理学习领域学习情境的设计,根据档案管理职业程序性很强的特点,以物业档案工作过程为载体设计学习情境,即以物业档案专业工作的程序进行设计。
基于完整的工作过程来设计学习情境。学习领域是课程的名称,即物业档案管理课,它是是完整的独立的工作过程;学习情境是对学习领域的具体化,根据完整工作过程的思维分解学习领域为各个小型的主题学习单元,每个学习情境也是一个完整的工作过程;每个学习情境都要完成一个以上的学习型任务,每个任务也是一个完整的工作过程。
2. 学习情境总体设计。大多数的物业档案管理员都兼做文案,所以,在物业档案管理学习领域学习情景的设计在档案的工作环节前增加了文件管理,最后增加了现代化管理,因此,基于工作过程的学习情景设计了10个学习情境:学习情境1文件管理;学习情境2档案收集;学习情境3档案鉴定;学习情境4档案整理;学习情境5编目与著录;学习情境6档案保管;学习情境7档案编研;学习情境8提供利用;学习情境9统计分析;学习情境10现代化管理。每个学习情境都有一组,即1个以上的学习任务。见表2。
在学习情境的总体设计上,纵向的学习情境是以物业档案管理具体的工作过程为载体,组织各个学习情境之间的顺序:除学习情境10之外,从学习情境1到学习情境9,是一个完整的具体的物业档案工作过程:文件管理档案收集档案鉴定档案整理编目与著录档案保管档案编研提供利用统计分析;横向的学习型工作任务,也是物业档案管理职业中典型的工作任务,同样是基于物业管理工作过程设计。
参考文献:
[1] 王雅南.以任务为导向的高职院校信息检索课工作过程化教学改革研究.图书情报工作,2009,(23):91-94.
[2] 姜大源.职业教育学研究新论.北京: 教育科学出版社,2007:18.
[3] 姜大源. 职业教育与课程开发. ,2010-05-01.
注:
中图分类号:C93 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2012)24-0220-02
在国家“西部大开发”的优势环境下,地区经济快速发展电网建设突飞猛进,电网架结构日趋坚强,在电网飞速发展的同时,需要其他基础的工作与时俱进。但电力档案默默无闻的弊端不断显现,与档案管理的及时性、完整性和准确性要求相矛盾。
一、现象
1.工程档案归档方面。档案管理人员需从工程计划、立项、合同的签订、可行性研究、选址、地质勘察、环境评估、开工、施工等方面的全面参与,才能收集到齐全资料及时归档,但往往在此项工作上存在缺陷。
2.档案资料完整方面。工程档案涉及面广、数量巨大,环环相扣,任何一个环节疏忽都有可能造成资料丢失,且经过多层环节传递、移交,最终到达档案人员手上就已缺乏,造成资料齐全完整方面的缺陷。
3.对工程档案重要性方面。项目建设中存在 “重工程建设、轻档案管理”的现象,尤其是工程档案资料的收集、报送、利用的意识比较淡薄。认为工程档案是单位档案主管部门的事,与己无关;有的认为建设工程“合同、图纸”足以说明问题,没有必要搞得太复杂; 甚至把档案作为“私人财产”,不愿移交归档。导致思想上的缺陷
4.工程档案管理责任制落实方面。虽然电力建设制度目前不断健全完善,有制度可查,但电力工程档案缺乏有效的管理制度的落实,“推诿扯皮”的现象存在。档案网络没有延伸到各个具体工程,未能形成一个覆盖设计、施工、监理等各个方面的立体化的档案工作网络。档案主管部门下现场少,对下监督指导不够。制度缺少、管理失职,是造成工程档案不到位的原因之一。
5.工作量与工作人员匮乏的矛盾方面。随着用电负荷不断整张,每年都有大量的工程新建、改造、扩建项目,而企业定编、定员工作的推进,各环节的人力资源都在优化减少。设计人员不足影响设计质量,极易造成准确性偏差; 施工人员不足直接影响了档案收集中的完整性要求; 建设单位档案专业人员不足致使大量完工档案迟迟不能整理归档。
二、措施
1.提高对工程档案重要性认识。电力工程档案是电力系统档案管理的重要组成部分,是电力建设与改造活动中形成的。它既是电力工程建设的真实记录,也是整个电力档案的重要组成部分,既为电力的建设、维修、治理、改扩建服务,又为电力的经济建设和电力事业的不断发展服务。因此,完整、准确、及时的电力工程档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源。所有涉及工程管理过程的人员都应给予充分认识和高度重视,并从以下三个方面提高。提高各级领导的认识。无论是规划、设计还是施工、建设单位的领导,都应从推动电力经济可持续发展的高度对待电力工程档案管理工作。各级领导要在布置工程任务的同时布置工程档案管理工作。提高工程全过程参与人员的认识。电力工程档案涉及规划、设计、施工、监理、建设等多个单位多个环节,工程项目管理过程形成不同的过程管理档案资料,这要靠工程参与者精心收集与整理,否则极易发生档案资料流失。提高档案管理人员的认识。电力工程档案能否长久保存,能否真正为电力企业长远发展提供服务,很大程度上取决于档案管理人员的工作态度和管理效果。做好工程档案管理是档案管理人员义不容辞的责任。
2.建立健全工程档案收集工作制度。将归档制度的有关规定细化到每项工作的标准程序中去,每项工作结束前都有一个收集整理和移交相关材料的程序,并将其列入工作质量的考核,使工程档案收集真正成为一项日常性工作,保证工程档案工作有章可循,有法可依,达到规范化管理的目标要求。同时,积极采取多项控制措施和手段,严格手续,做到接收材料有登记,查阅、借阅档案有登记,保证档案的完整、准确和系统;建立档案目标管理考核机制,把档案工作纳入综合考核的范畴。结合劳动竞赛、达标投产、评先创优等活动,强化考核激励,着重在领导意识、人员素质、资金落实、完善制度、收集齐全、整理质量等环节上加大考核力度,不断增强参建人员的档案责任意识。推行档案工作责任制管理,对不按规定执行的基建单位,在工程竣工验收备案后逾期不交档案的,及时提出口头或书面整改意见,仍不按时移交的,依照规定给予经济和政治上的处罚,严重的实行责任追究; 实行标准化、规范化管理,即要求档案管理的收集、整理、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行,做到档案管理与工程建设同步进行,实现全过程管理。
3.加强档案管理人员职业道德教育。档案管理人员是企业的一员,企业兴衰与成败涉及每个成员的根本利益。要教育档案人员只有爱岗敬业、默默奉献,才能做好档案管理工作,才能让档案真正为企业发展服务。要培养档案人员吃苦耐劳、乐于为基层服务的精神,增强其工作责任感和使命感,让他们从思想认识上真正热爱档案工作。
4.加强档案管理人员的学习与培训。随着档案工作涉及的面越来越广,社会关注程度越来越高,工作的要求也越来越严,难度越来越大,对档案员素质要求也越来越高。通过学习与培训,不断提高档案管理人员的综合素质,不断提高其解决实际问题的能力。总之,面对目前档案部门知识老化、新技术知识贫乏的状况,加强现有档案员队伍建设,培养和造就一支具有广博知识、精通业务和恪守职业道德的人才队伍,是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务,也是提高档案管理水平,实现档案事业跨越发展的关键。
三、实施过程二交底、三控制
工程项目立项后,建设单位档案管理部门对项目管理部门进行档案交底,交底内容为项目前期和竣工验收文件材料的收集、整理、归档的范围及要求。做到前端控制。
工程项目开工前,建单位项目管理和档案管理部门对设计、施工、监理等参建单位进行档案交底,档案交底的内容主要是建设过程中文件材料的形成、积累、整理、归档的要求。各参建单位要以“建一流工程、创一流档案”为目标,认真分解档案工作目标任务。要根据规程规范要求,做好技术文件材料的形成、积累,并注重形成质量,技术文件材料的形成与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核,保证其真实可靠。认真做好工程中期控制。
档案管理部门要加强现场的检查和指导力度,全程参与,确保工程档案各个管理环节,实现终端控制。