档案管理服务内容范文

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信息时代，“内容管理”对档案学理论研究和实践工作，特别是对档案信息服务工作具有重要意义。

1 内容管理的简单认知：产生背景与概念界定

1.1 内容管理产生的背景。随着计算机技术和网络技术应用的普及，各领域都堆积了海量的信息资源。正确管理和合理开发这些产生于内外部的信息资源，已经成为企业科学决策、增强竞争力的关键。

在政府、电信、金融、媒体等以内容为其主要核心业务的行业中，内容和应用程序代码已成为最主要的关键性资产。利用者对非结构化数据管理的需求已经超出了传统数据管理的概念。如何一方面满足利用者对结构化数据管理和非结构化数据管理的需求，一方面，又能为数据拥有者创造经济或社会效益，达到“双赢”的目的，成为社会各界研究和思考的问题。

1.2 内容管理概念的界定。早期的内容管理CM （Content Management），侧重于对出版物的管理，通常以储存、流程、元数据（Metadata）为组件来制作管理系统。在我国，一般援引鲍伯（Bob Boike）在其论文“Content Management Concepts”（《内容管理概念》）中的定义：“内容管理是指在目标出版物（Targeted Publications）中有效地收集、管理和形成可利用的信息。”[1]从构词上看，“内容管理”=“内容”+“管理”。在网络技术环境中，“内容”是指具有价值的能够容易、安全、快速地进行共享和利用的信息资产，它是各种结构化数据和非结构化文档的信息聚合体；“管理”是对“内容”进行的一系列处理过程，至少包括收集、管理、、更新、存档等环节，以便最终让利用者找到“内容”[2]。

通信技术和网络技术的发展日新月异，人类信息生产能力快速提升。有资料显示，在企业存储的海量数据中，传统关系型数据库管理系统处理的结构化数据不到数据信息总量的15%，即有超过85%的商业数据是非结构化的[2]，如财务报表、办公文档、电子邮件、音频视频等，所有这些结构化和非结构化数据都是数据“内容”的具体表现。

2 内容管理进一步了解：应用现状与发展趋势

2.1 CM的应用现状。“内容管理”自提出以来，以其先进的理念和优良的技术性能，在全球信息化浪潮之下，成为所有信息化应用的基础。从国内外应用实践看，目前，内容管理已经广泛应用于政府、金融、保险和媒体等各领域。以政府部门为例，在国外，美国马萨诸塞州政府整合州内160个政府机关，设立一站式电子政务平台，各个州属机关不再架构各自的电子化政府系统[1]；在国内，我国利用内容管理搭建统一的电子政务平台也在积极建设中，如陕西电子政务网站就是基于内容管理而设计和运作的。

2.2 CM的发展趋势。内容管理内涵极为丰富。作为一种理念，可以在任何领域解释；作为一种管理方式，其应用范围仍在不断拓展。从技术和应用的角度，结合内容管理实践发展的经验和教训，未来内容管理的发展方向主要在于：

2.2.1 CM的应用范围不断拓展。从国内外大量资料和实践案例看，未来内容管理将主要朝着两个“ECM”方向发展，分别是：企业内容管理（Enterprise Content Management），是指以在企业业务流程各个环节中的内容为中心，把各中心内容联接起来构成一个完整的企业集成业务流程；电子商务内容管理（E-business Content Management），是指在电子商务交易过程中对采集、管理、存储、保管、检索、等整个内容价值链的管理，实现E2E（企业和企业之间）、E2S（企业和供应商之间）、E2C（企业和客户之间）的所有内容的良好共享。

2.2.2 CM与业务应用进一步结合。内容管理首先是一种管理理念，但其本身又是一种技术和管理方式，其终极目的仍是服务于具体的业务过程。如，在微软Content Management Server 2001和CRM的集成方案中，客户使用Web站点输入个人特征信息，存储到CRM中，而Content Management Server 2001访问这些数据并根据客户特征管理客户访问到的内容[3]。

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在传统档案管理工作中存在很多的硬件问题，其中管理设备上存在的问题加大了档案管理的难度，增加了工作量，另外档案管理人员的不重视更加导致档案管理受到严重影响。又因档案管理上缺乏一定的规章制度，难以更好的开展档案管理工作。而在运用云计算管理后，工作量明显地减少，服务质量不断攀升，同时也便于档案管理人员的操作和管理，在人员分配管理中充分显示了档案管理高效率。

1.2云计算档案管理服务的主要任务

档案资源建设是档案服务创新中的基础，把档案收好、管好、用好。企业的档案管理既有非保密性的也有保密性的，对于不同的档案可以通过不同的级别进行管理和创新。比如关于非保密性的档案，我们可以通过市场的形式来运作，以达到方便群众的目的；而对于保密性档案，我们则需要按照管理级别和权限实现网络管理，或以银行系统的内部网管理模式存在，或以严格的加密形式存在，以防止机密档案泄密。

2.基于云计算档案管理服务的创新

2.1云计算档案管理的制度化

在对档案管理制度的建立过程中，档案管理的主要原则是进行制度化，随着档案室内部网络的建设，便可以充分的利用网络技术提高档案管理的服务性，及时上传档案数据，让档案信息能够第一时间查阅到，为用户提高更优的服务。档案管理中另一个重要方面是对档案进行评估，健全档案管理各个方面的内容，不断的丰富档案管理中的内容。不仅如此，我们还要组建专业的档案管理人员，在管理人员中组织进行严格的档案管理工作的培训，包括整个流程各个方面的培训，充分认识档案管理工作的重要性。而作为档案管理者，一定要加快档案数据库的建设，以便有效的实现档案的管理和利用。

2.2实现资源共享

在构建云计算档案管理服务后，管理者可以将档案信息储存到云计算中，通过自身优势实现数据信息共享。在对档案管理开展的过程中，要创新管理观。在实现资源共享的档案管理服务过程中，要根据人们生活中的需要进行调节，对部分的资源不足的现象进行补充，更大程度地让所拥有的资源进行共享，为企业提供所需要的资源，同时享受到更加全面的服务，实现信息利用的最大化。

2.3确保信息储存的安全性

档案信息安全是信息时代重要的课题，这也是现代信息技术重点研究的目标。档案管理运用云计算管理方式，可以更好的将档案管理服务中的各个平台整合起来，让他们共同的发挥作用，更好的为企业提供业务访问和数据传输功能。它将用户数据传输到云端，保证数据的安全可以在多个服务器中打开的方式进行储存，可以随时获取想要的数据，保证档案管理服务同时更加确保了数据的安全性。

2.4制定灵活的服务模式

基于云计算机的档案管理服务平台可以根据需要制定相应的应用，满足不同的需求，同时在制定相应的服务的时候，若感觉不满意可以随时进行退订。同时档案管理是一种管理和知识意识的工作，随着社会的发展，档案管理工作人员应该不断的加强档案管理意识，主要就是建立档案管理人员要通过学习不断地实践巩固，并树立正确的人生观和价值观。还应要求档案管理人员认真学习有关法律，了解档案的真实面貌。同时要熟练的掌握档案管理工作的技术，不断优化自身的专业性，并在此时适当提高档案管理人员待遇，激发他们工作积极性。

2.5高层次智能的服务

在信息技术不断发展的今天，人们的需求也逐渐多样化，想要得到用户的支持，就必须满足企业的各项需求，而云计算的档案管理平台具有这样的特色，使得用户操作起来更加容易，并且能够迅速快捷地搜索到需求的信息资源，也因此在一定程度上增加了使用网络搜索信息的用户。除此之外，基于云计算的管理服务还能共享重要信息，将有效的信息展现在用户的眼前，让用户享受到高层次的服务。值得注意的是，还需构建智能跟踪平台来加强这些服务内容，根据用户的喜好和习惯将所需要的信息推送给用户，充分的体现出服务的人性化，通过高层次智能的服务体现云计算的档案管理的优势，增加用户对云计算的档案管理的创新理念。

2.6针对性的服务

当今已处于计算机信息化社会，档案管理是社会信息的财富，对于档案室也就不再是单纯的收藏机构，更确切地说应该是档案信息的聚集的地方，通过信息的交流来促进社会的进一步发展。云计算的档案管理平台可以根据企业需要设置具有针对性的服务，通过对用户的需求和个性设置所需要的服务，加强读者自身的质量，以这样的形式更加的体现档案管理的服务功能，而且多样化的服务使得云计算的档案管理的服务功能得到更高的提升。

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档案管理是我国档案事业运行过程中的重要环节之一，相关人员对档案资料进行安全有效的管理，并为有需求的人提供切实的服务。而目前我国高校档案管理工作开展的现状并不乐观，服务意识的缺乏、服务内容的匮乏，势必降低高校档案管理工作的质量，正因如此积极对高校档案管理工作的服务模式进行创新，是档案管理者首要落实的工作任务，也是档案事业工作中急需探究的问题。

一、分析高校档案管理服务的实际情况

1.对档案管理工作缺乏重视

一直以来，高校管理者都将本校档案管理工作视为对档案资料的储藏和保管，只有达到资料不遗失、内容不外泄、信息能够查询到以及可以外调的效果就可以了，这是对档案管理工作现实价值的埋没，此时很多高校档案管理工作形成了“重在说，档案资料的排列、管理以及应用流于形式化”的格局；

2.管理方式与手段滞后，管理力度不足

目前，我国大部分高校档案管理者都不是专业人员，也没有被定期的去组织参加专业技能培训活动，此时他们对档案资料管理的方法缺乏科学性与先进性也是必然的，再加上对档案管理工作重要性认识得不够充分，因此，在对档案资料进行采集、鉴别、整理、归档等工序之时漏洞百出，有的管理员可能会因为错过最佳的资料采集时间而没有将关键性的档案资料收集到档案馆内，这对高校档案事业的发展与运行造成阻碍；

3.高校对档案管理工作投入的经费不够

这主要表现在高校档案馆内硬件设施不足，难以满足档案管理者的工作需求，最终造成档案管理工作效率低下的后果；此外经费投入不足还体现在高校没有对档案馆内设施进行定期的检查、维修以及保养，设备的更新更是无从谈起，那么经费投入量不够便成为了高校档案管理事业发展的重大制约因素之一。

二、高校档案管理工作服务创新的对策

1.转变管理观念是服务创新的基础

半封闭档案资源管理环境的建设，导致档案管理者出现观念陈旧、死板、服务理念弱化与淡薄的思维模式，因此，为了实现档案管理工作服务创新的目标，使管理者观念发生转型是必要的，只有这样建档、管档、查询以及归档工作环节才不会生硬化，管理者积极的对档案资源进行挖掘；为了全面优化档案资料的开发与利用效率，应该积极的运用开放式、个性化等多样化的服务手段。

档案管理者管理理念的转变可以在以下几方面体现：一是思维方式上的创新，不再是坐等用户上门，而是坚持“用户至上、主动效劳”的服务原则；二是以开放式的服务观念代替封闭化的服务观念，强化档案管理部门内部合作关系的基础上，把档案管理工作与高校各项活动相互渗透，不断地拓展档案资料推广的范围，将为社会群体和广大公众提供高校档案资源这一服务内容看做是分内职责；三是为了使档案管理服务工作实现创新的目标，管理者不应该仅仅凭借传统经验开展管理工作，依据工作职能变化的情况，对服务领域进行拓展同时对服务对象提出全新的标准；

2.建设健全现代化服务体系是档案管理服务创新的关键

此时要求档案管理者具有标准化的执业技能，同时对计算机系统能有效的操控，这样就可以在计算机与网络技术的辅助下，使传统的手工管理模式转型为现代化管理方式，此时档案管理服务的质量势必会大幅度的提升；

为了建立健全现代化服务体系，可以从以下两方面入手：一方面是加快对高校档案网页构建的速率，不断的填充网站的内容，而档案网页的构建是建立在用户需求基础上的，适时的为使用者提供切实的服务，例如信息介绍的服务内容，主要包括高校档案馆的实况、具体服务项目以及方案管理程序等，现代化服务体系中的信息咨询服务可以使用户在档案管理网页上借助E-mail等渠道，能够与档案管理者实现信息沟通的目标；服务内容还包括对信息的开发、网络导航等；另一方面是全面落实高校档案数字化管理工作，首先做好对现有馆藏档案的数字化管理工作，档案管理者对档案资料有序整理，分级鉴别；继而落实档案进馆的数字化建设工作，在高校校园网的辅助下，使电子档案文件在网上落实传递、保管、立卷、归档以及查找等工作更具便捷性。

3.完善档案管理方式以及实现服务内容的创新

此时要求高校档案管理者明确不同阶段档案管理工作存在的意义以及发展的特点，有针对性的对本校档案管理服务提出有效的策略，使档案管理人员应用不同的管理方式去达到共同追求的目标，服务内容上的创新是指高校档案管理的结构参照实际状况做出科学的调度与改进，扩大档案资源征集以及接纳的范畴，最终落实高校档案结构体系框架的完善工作，此时多样式的服务形式并存，共同推进高校档案事业的快速、有效发展。

三、探究高校档案管理工作服务创新发挥的意义

概括的讲，高校档案管理的服务创新是高校教学以及管理等各项工作顺利运转的基础条件，服务的创新是档案管理工作效率提升的重要保障。管理者在对高校档案管理工作服务改革与创新进行研究的进程中，势必会面临很多新问题、新挑战，但是在高校教育改革的进程中，档案管理模式就会逐渐的与本校教育管理形式建立有效的纽带，此时档案管理工作就会切实的为高校教育服务，那么高校档案管理工作彰显服务性与创新性的光辉，为高校整体事业的发展添砖加瓦。

服务理念是高校档案管理工作不可缺少的组成成分，也是推动其自身稳定而有效发展的关键性因素。本文作者对现阶段高校档案管理工作的面貌进行全面的分析，并阐述了管理服务创新发挥的现实意义，认为高校档案管理工作的服务创新将会成为未来教育事业发展与建设的重要保障之一，因此在这条任重道远的档案资源管理的历程中，管理者应该树立时刻创新的思维理念，在实践中不断的应用新兴的管理手段，有放矢的服务内容进行调整与创新，使高校档案管理工作散发出异样的光辉。

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档案是对工作的总结，也为管理领导的决策提供了参考，对于发生的所有事情当记录在档案里，也就是社会活动的记录，正所谓人的记忆是有限度的，不可能把每一件事都记下来。因此在应该企业中所发生的事情更不可能全部都能记住，这时也就是档案能够反映之前所发生的事情，对每一件事的记录在档案里，这也就是企业领导者的眼睛，只有这双眼睛没有被沙子伤害，才能对整个管理工作全面进行。档案也是反映企业管理的重要依据，企业的管理工作最主要就是对员工制度的管理，这也是一个复杂系统的工程，在管理中每一个环节都离不开数据，在这个工作进行中都是根据档案数据来开展，每一步的发展都记录在案。在对企业员工进行评估的时候就是通过这些数据进行，档案管理工作在企业管理中有着重要的作用。

2.基于云计算档案管理服务的优势

2.1云计算档案管理服务更加完善

基于充分地认识到了档案管理工作的重要性，但是对档案管理工作上还需要不断的创新。计算机技术的大力发展提高了档案管理的服务水平的同时，也对档案管理机构的设立和人员分配中更加的合理，从而进一步的提升了档案管理的质量。在云计算技术下，独立地运用软件应用的功能，能将之前一些零散的档案信息整合起来，进行统一储存，便利了用户的查阅，操作起来较之前更加简单快捷。档案管理机构的设立以及一站式服务档案管理平台的构建，这些举措都是以提高档案管理服务水平为目的的。

2.2云计算档案管理更具有可持续性

在对档案管理的时候，传统的档案管理模式都是将档案储存在固定的地方，如果出现故障或者一些恶意攻击，会直接影响到档案的查阅，不利于档案的保存。对于云计算管理在对档案进行储存的时候运用集群的储存方式，也就是说可以将储存的档案分布到不同的服务器上面，在我们查阅的时候可以更加的快捷，即便是哪一个服务器出现了故障，也可以利用另一个服务器将数据进行恢复，就能够更好地提高服务。

2.3云计算档案管理更具有操作性

在传统档案管理工作中存在很多的硬件问题，其中管理设备上存在的问题加大了档案管理的难度，增加了工作量，另外档案管理人员的不重视更加导致档案管理受到严重影响。又因档案管理上缺乏一定的规章制度，难以更好的开展档案管理工作。而在运用云计算管理后，工作量明显地减少，服务质量不断攀升，同时也便于档案管理人员的操作和管理，在人员分配管理中充分显示了档案管理高效率。

2.4云计算档案管理服务的主要任务

档案资源建设是档案服务创新中的基础，把档案收好、管好、用好。企业的档案管理既有非保密性的也有保密性的，对于不同的档案可以通过不同的级别进行管理和创新。比如关于非保密性的档案，我们可以通过市场的形式来运作，以达到方便群众的目的；而对于保密性档案，我们则需要按照管理级别和权限实现网络管理，或以银行系统的内部网管理模式存在，或以严格的加密形式存在，以防止机密档案泄密。

3.基于云计算档案管理服务的创新

3.1云计算档案管理的制度化

在对档案管理制度的建立过程中，档案管理的主要原则是进行制度化，随着档案室内部网络的建设，便可以充分的利用网络技术提高档案管理的服务性，及时上传档案数据，让档案信息能够第一时间查阅到，为用户提高更优的服务。档案管理中另一个重要方面是对档案进行评估，健全档案管理各个方面的内容，不断的丰富档案管理中的内容。不仅如此，我们还要组建专业的档案管理人员，在管理人员中组织进行严格的档案管理工作的培训，包括整个流程各个方面的培训，充分认识档案管理工作的重要性。而作为档案管理者，一定要加快档案数据库的建设，以便有效的实现档案的管理和利用。

3.2实现资源共享

在构建云计算档案管理服务后，管理者可以将档案信息储存到云计算中，通过自身优势实现数据信息共享。在对档案管理开展的过程中，要创新管理观。在实现资源共享的档案管理服务过程中，要根据人们生活中的需要进行调节，对部分的资源不足的现象进行补充，更大程度地让所拥有的资源进行共享，为企业提供所需要的资源，同时享受到更加全面的服务，实现信息利用的最大化。

3.3确保信息储存的安全性

档案信息安全是信息时代重要的课题，这也是现代信息技术重点研究的目标。档案管理运用云计算管理方式，可以更好的将档案管理服务中的各个平台整合起来，让他们共同的发挥作用，更好的为企业提供业务访问和数据传输功能。它将用户数据传输到云端，保证数据的安全可以在多个服务器中打开的方式进行储存，可以随时获取想要的数据，保证档案管理服务同时更加确保了数据的安全性。

3.4制定灵活的服务模式

基于云计算机的档案管理服务平台可以根据需要制定相应的应用，满足不同的需求，同时在制定相应的服务的时候，若感觉不满意可以随时进行退订。同时档案管理是一种管理和知识意识的工作，随着社会的发展，档案管理工作人员应该不断的加强档案管理意识，主要就是建立档案管理人员要通过学习不断地实践巩固，并树立正确的人生观和价值观。还应要求档案管理人员认真学习有关法律，了解档案的真实面貌。同时要熟练的掌握档案管理工作的技术，不断优化自身的专业性，并在此时适当提高档案管理人员待遇，激发他们工作积极性。

3.5高层次智能的服务

在信息技术不断发展的今天，人们的需求也逐渐多样化，想要得到用户的支持，就必须满足企业的各项需求，而云计算的档案管理平台具有这样的特色，使得用户操作起来更加容易，并且能够迅速快捷地搜索到需求的信息资源，也因此在一定程度上增加了使用网络搜索信息的用户。除此之外，基于云计算的管理服务还能共享重要信息，将有效的信息展现在用户的眼前，让用户享受到高层次的服务。值得注意的是，还需构建智能跟踪平台来加强这些服务内容，根据用户的喜好和习惯将所需要的信息推送给用户，充分的体现出服务的人性化，通过高层次智能的服务体现云计算的档案管理的优势，增加用户对云计算的档案管理的创新理念。

3.6针对性的服务

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（一）档案服务理念滞后

当前，“重管理，轻利用”的档案管理理念依然在档案部门普遍存在，社会档案意识缺乏，很多档案管理人员对创新服务理念不认同或不熟悉，仍然以档案资源的收集、整理、保存等作为档案工作的重点，被动提供档案服务，缺乏“以人为本”的档案管理服务理念，忽视档案用户个性化需求，这种落后于时代的观念意识阻碍了档案服务的创新工作。另外部分档案管理工作人员理论水平、业务素质不高，服务意识淡薄，不能满足新时期档案服务创新工作的需要。

（二）管理体制陈旧

档案管理工作需要配套的管理体制的约束，虽然当前我国档案管理信息化建设取得了一定的成绩，但由于我国档案部门长期以来受封闭性管理体制制约，尚未建立完善的档案管理制度，档案管理模式落后，简化利用程序方面没有实质性的进展，导致档案管理服务水平的提高缺乏有利的保障和监督环节。

（三）档案服务内容简单

目前我国档案服务的内容大多局限于档案实体服务，忽视档案深层次开发，这种相对简单、原始的档案服务内容难以满足信息社会下档案用户的高层次、个性化服务需求。而且当前很多档案的获取需向相关部门提交申请、等待批复等繁杂手续，影响档案利用的时效性和及时性。

（四）档案服务方式落后

由于档案管理现代化水平较低，档案现代化管理设备和手段利用率较低，当前我国档案服务方式落后，目前仍采用传统的手工检索方式，各档案馆之间档案资源处于封闭状态没有实现共享，未建立完善的档案数据库，档案数字化进程缓慢，导致用户档案利用受时间、空间的制约，不利于档案服务水平的提高。

二、新时期档案管理服务模式创新对策

（一）创新服务理念

思想观念创新是档案工作创新的先导，档案工作人员应贯彻落实科学发展观，解放思想、更新观念，树立“档案信息资源共享”和“以人为本”的服务理念，大力推动传统档案服务观念向现代档案服务观念的转变，从思想观念上重视档案服务创新，把提供档案为社会服务的使命感和维护档案完整与安全的责任感结合起来，由传统的档案封闭管理向注重档案资源开发、开放和利用为主转变。同时在档案管理日常工作中，积极总结档案工作实践经验，促进档案工作理论的系统化和先进性，以更好地指导档案实践的创新，要求积极主动地为使用者提供更加方便快捷的信息服务，为党和国家的各项事业、为广大人民群众服务。

（二）创新服务机制

合理的机制是档案部门服务创新的保障，档案管理相关部门应积极致力于服务机制的创新和改革，建立健全档案服务机制。建议从以下几个方面落实：首先，应建立依法治档、工作顺畅、高效灵活的管理体制；其次，顺应信息技术的发展建立起流程合理、管理科学、上下协调的工作机制；最后建立科学合理的选才、用才和励才的管理机制，从而为档案服务创造良好的环境。同时以面向社会化全面发展服务为战场，设置档案业务咨询机构，创建现行文件阅览中心、专题档案展览场所、网上档案目录中心等，适当建立档案的分级服务机制，满足不同用户的信息服务需求。

（三）创新服务内容

档案服务内容应随着时展不断拓宽，随着用户的需求而不断地创新。在实际工作中，档案管理部门应针对不同领域，不同层次的用户提供有针对性的档案信息服务，由传统的被动服务、滞后服务、单一服务向主动服务、超前服务、多元服务转变。同时还应重视档案信息资源的深度挖掘，将档案中的相关信息转化为档案编研的成果，不断丰富档案管理服务的内容，促进档案服务内容的全面性，形成脉络清晰、类型全面、形式多样、来源广泛的档案资源库，最大限度地发挥档案资源的社会效益。

（四）创新服务方法和手段

要实现档案的服务功能，必须创新服务手段和方法，以适应知识经济时代条件下对档案服务的要求。在档案管理服务的过程中，第一，应加大宣传力度，扩大档案工作的知名度和社会渗透力，加深人们对于档案的理解和重要性的认识，提高人们对于档案利用的热情。第二，加强档案管理信息化建设，加强重点档案、专业档案和特色档案的收藏，建立数字化、智能化档案馆，促进档案形式的多样化，以满足用户的个性化信息需求。第三，不断推进档案信息资源的数字化、网络化建设，促进档案内部服务网和公众服务网站建设，使其成为档案工作宣传和档案信息服务的重要平台，同时改变传统档案服务只能对档案材料进行单一手工操作的方式，借助计算机网络、电子传输等现代化手段建立现代电子型档案信息服务模式，促进各综合档案馆资源共享、优势互补、互利共赢，为档案工作拓宽更大的服务天地。第四，积极开展档案编研工作，将档案转化为可利用的信息，以为档案服务提供基础。第五，应用网络扩大档案工作的活动舞台与辐射面，可开展在线服务和现行文件查阅服务，提高服务的及时性和广泛性。

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中图分类号：G271文献标识码：A

随着高科技的迅猛发展，我们已进入一个电子化、信息化、网络化、数字化的新时代，以电子信息为核心的高科技突飞猛进并日益深入地影响到人们生活、学习和工作的方方面面。在新的历史时期，高校档案事业作为社会主义文化建设的重要组成部分，务必迅速、有效地提供档案材料，为学校的教学、科研和党政管理工作服务，充分发挥学校档案在教育事业中的作用。

1.信息时代高校档案管理的特点

第一，高校的馆藏模式由传统单一的纸质档案向电子档案转化。过去，纸张一直是信息传递的主要载体和媒介。随着计算机网络的出现与应用，产生了电子档案，电子文件是依赖计算机数字设备、传输和处理的文件，电子档案是电子文件归档保存的形式，它必须满足档案的一切要求。这种电子档案真正实现了海量存储。

第二，高校档案管理正在逐步实现信息化。由于各高校办学条件、经费状况千差万别，从而影响着设备的合理配备，档案网络建设参差不齐，随着信息技术的发展，各高校不同程度地开展了档案网络化建设工作，根据自身的需要、特点及条件自主进行高校档案馆（室）局域网与校园网、互联网等的链接。

第三，高校档案馆（室）档案服务模式多样化。这表现在，从档案实体管理向档案信息管理转变，管理范围扩大化、管理方法智能化，由此带来服务模式的多途径拓展。但仍有部分档案工作者观念陈旧，“重收集轻开发”、“重保管轻利用”，满足于“闭架借阅”、“你查我调”等传统做法。

2.当前高校档案管理服务模式与信息化建设的差距

经过近些年来的研究和实践，档案工作者对文件与档案间的联系、文件的生命周期理论、文档一体化管理的必要性等问题，基本达成了共识:认为档案的管理应该涵盖文件的生成、流传到归宿的全过程;档案人员的视角和职责应该从文件的归宿拓展至文件的“源”与“流”。档案界的同仁们也正在努力实践与探索。但目前大多的档案管理工作仍是处于以档案实体管理为主要内容的后端管理方式。而归档前的文件管理工作由文书处理部门进行管理。这种管理模式产生了以下问题:

第一，文件的制成材料问题。如纸张的质量不符合要求，规格大小不一;油墨等书写材料达不到质量标准;书写或修改文件使用圆珠笔、铅笔等，造成归档后的档案材料规格不统一、质量不达标。

第二，信息要素记录的规范化和完整性问题。有些文件在形成过程中，领导的签发日期与文件的落款日期不一致;文件的附件未在文件中注明或虽有注明但归档时只把正文归了档，而附件却下落不明;一些重要的文件报表到归档时只留下了报表通知，而报表中的数据却早已不见;还有的重要会议记录的记录项目不完整等等。

第三，文书处理程序混乱问题。文件的运行路线不明确，造成一些文件运转途中搁浅;文件的登记制度不健全，致使归档时账物不符。

第四，归档材料不齐全。由于不了解学校教育、科研及其管理工作动向，因此无法掌握文件信息产生、运转的过程、范围及其时间，只能被动地“收集”档案，因此归档率受到了影响。

第五，电子文档的原始性、可靠性和安全性问题。电子文件的出现，使档案存在形式与管理内容发生了根本性的变化，它具有信息与载体相分离的特性，而多媒体技术的应用更使档案信息存在的形态呈多样化趋势。因此，电子文件的内容是相对独立的，不仅内容易于修改，而且失去了固定形式，从而使得电子档案的原始性和凭证作用受到了巨大的冲击。由于日常的档案管理工作尚不能对其进行过程监控和管理，使得电子文件随意性大，无论是其内容的真实性还是其数据的可靠性均得不到保障。

3.高校档案管理服务模式创新发展策略

第一，创新服务手段，满足社会需求。首先，加强档案资源建设，服务民生。高校档案管理服务部门把全面加强档案资源建设作为档案事业可持续发展的基础，采取多途径接收、征集档案和主动记录等多项措施并举，使馆藏档案大幅度增长，馆藏结构不断改善，尤其是加强照片档案、多媒体档案、实物档案接收与管理，建立以教学、科研档案为主体，兼顾 其他类别档案的内容结构体系，教学名师、学术带头人、科研档案、毕业论文等渐渐构成高校档案体系的主要内容。为广大教职工申报职称、学术交流服务。为用户提供养老保险、出具学生在校成绩、补办学历证明等有偿服务。

其次，建立档案馆(室)网页，开展网上服务。这应该成为高校档案管理服务的一种重要形式。高校档案管理服务要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化数据库化，档案信息服务利用网络化，档案信息管理法制化。再次，建立电子文件(档案)数据管理中心。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。再次，电子文件的自动上传收集。目前由网络版形成的电子文件的收集工作，与传统纸质档案收集有很大的差异，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，高校档案管理服务可以改变传统工作模式，在第一时间收集到电子文件的归档。最后，开展在线服务。高校档案管理服务可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通信，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资讯服务。

第二，拓展服务领域，适应社会发展。首先，积极开展信息服务的社会化。由主要为高校内部的服务转化为向社会全方位服务。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越来越复杂，同时也越来越离不开信息服务。对档案信息的单一需要必然将被档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。其次，转变高校档案管理服务的重心。从信息资源开发的角度出发，高校档案管理服务的重心应该体现在工作理念、工作悟性、工作方法、工作手段和工作效率之中，应该是档案信息财富的拥有者和提供者，而不再是单纯的档案保管员。档案馆(室)也不再是单纯的收藏机构，而应该是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。应建立以档案信息搜集、加工、储存、检索、服务为主要内容的工作实体。再次，加强横向联合，实现档案信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在剧烈增长，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录实现资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。通过建立联合目录，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆藏资源的利用率，避免不必要的重复和浪费。

最后，构建新的档案网络与检索系统。充分利用现有计算机和网络资源在部门局域网或Internet中实现档案的远程服务，应充分发挥高校档案管理服务在国家信息化进程中的应有作用。高校档案以其独特的历史性、直观性和原始性，成为宣传教育的重要材料。利用馆藏精心筹办校史展览，已成为高校档案管理服务开展档案宣传、开发档案信息资源的重要载体形式。

4.结束语

高校档案管理的创新，是信息化时代对档案工作提出的必然要求。高校办公自动化和信息化建设将不断有新的突破，新的管理模式会进一步推动高校数字化档案馆建设，作为高校档案工作者以时不待我的精神状态抓紧自身的学习提高，抓住机遇，迎接挑战，加快高校档案管理的创新。

参考文献：

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1、数字档案室建设。这是水文档案管理服务信息化的核心要件。目前，国家正准备提出全国数字化档案馆（室）建设方案。因此，水文数字档案室建设正当其时。作为水文档案存放、整理和加工中心，水文数字档案室应当根据需要配备必要的计算机系统工作站、扫描仪、刻录机、光盘库和中转服务器等信息技术设施设备。同时，根据国家统一规范的数字档案管理规则和标准，设置相应的管理服务软件及其传输浏览等应用系统，从而真正建立起集信息收集、加工、馆藏、交流、利用于一体的现代化数字档案室。

2、信息化网络建设。这是水文档案管理服务信息化的基础支撑。根据数字化归档的要求，需要在水文系统构建三个对接电子网络。一是机关内部的局域网络。在单位内部实现各部门之间和数字档案室与各部门之间的有效对接，并在办公自动化、无纸化的前提下实现资料文件的数字化归档。二是联结各个基层水文站的数字信息传输网络。各基层的自动化和数字化水文站点的文字、图像等数字信息要适时同步地通过专用互联网络传递到水文信息处理中心，实现适时测报分析和有选择归档。三是外部电子文件传送网络。通过互联网络联通，实现与上级主管部门、地方各级各部门的电子文件传送与收集相对接。

3、数字档案资源建设。这是水文档案管理服务信息化的重要基础。首先，要根据实际需要和有关标准，对馆藏历史档案按照类别、年度、密级、等级进行数字化归档处理，以磁盘、光盘等介质进行分类陈列，并刻录到档案信息中央处理器以供查阅。其次，要运用归档整理应用软件，对新生成电子文件和数字信息资料及时予以归档。第三，要尽可能地将有价值的数字档案信息在外网空间，切实丰富外网水文信息资源的内容。

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在我国社会经济的飞速发展和计算机技术创新双重作用下，档案管理也朝着信息化和高效化方向不断发展，这使得档案的查阅和管理工作更加的便捷有效。但是现如今大多数的档案管理部门仍然按照传统的方式进行档案的管理，这在一定程度上阻碍了市场的顺利运行和发展。档案的管理业务在市场中属于一种经济联系发展的产物，在社会和企业中都有着不可替代的作用，同时也是市场重要价值的体现。档案管理在引入计算机云技术后，才能够实现档案管理的电子智能化。

1 云计算档案管理服务的优点

1.1 服务更加的全面

档案管理中计算机技术的广泛应用使得档案管理的服务质量更加的优化，同时对档案机构中的人员设置也有了一定的影响，这在整体上更加的完善了档案管理工作的服务性能和操作效果。以云计算技术作为依托的档案管理能够让用户通过软件单独进行操作，达到资源的最有效整合。档案信息的条理化储存，能够跟家的方便用户进行信息查询与操作。

1.2 持续性更好

传统的档案储存和管理方式是将纸质的答案放在固定地点存放，一旦发生意外事件如火灾、水灾等，就会对档案带来毁灭性的损失（1），这很容易对企业档案使用带来阻碍，难以保证答案存储的完整性。云计算的档案管理方式是给予集群的储存方式来进行管理的，这样就能够保证档案被分类的保存在计算机的服务器中，避免了因为灾害事件造成的档案资料损失，使得档案的保存持续性更加的好。

1.3 操作效率较高

传统的档案管理需要在设备维护上投入大量的人力和经费（2），这对企业来说，是一项重大的支出成本，由于档案的管理人员素质高低不一，也对档案的管理带来了一种潜在的危害，加之部分企业的档案管理制度不够完善，也会导致档案管理的危险性。但是云计算的使用，能够在很大程度上减少了档案管理的人力工作量，能够直观有效的提高档案的管理和服务水平，同时也优化了资源的高效配置，使得档案的管理更加系统化。

2 档案管理中服务创新的必要性

2.1 服务创新的内涵

档案管理工作的作用任务就是为用户提供优质服务，而服务的好坏对档案管理工作的发展有着直接的影响。因此，档案的管理人员有责任对档案的管理服务进行创新。档案管理工作在进行创新的时候，必须要以现代的计算机技术作为依托，充分的对服务空间进行有效开发，保证服务层次和质量的提高，以最大程度的满足读者对信息查询的需求。

2.2 档案的管理工作需要具备创新意识

为了能够保证读者问题的更好解决，档案的管理人员需要具备一种创新意识，发挥现代的先进科技设备的真正作用。以前传统的档案管理都是采用的纸质印刷品进行资料的储存，但现在，计算机技术的进步促进了储存方式的改变，大部门的档案管理部门都是采用声像、光盘、磁介质等工具进行的资源管理（3），这就要求档案馆需要对服务进行相关转变，以适应社会的需求。

3 基于云计算的档案管理服务创新措施

3.1 档案信息资源的共享

云计算技术的使用，使得档案的管理人员可以将数据等信息全部上传到云计算中去，充分的利用云计算本身的优势来做到信息共享的最大化。在档案的管理期间，一定要对服务进行灵活的创新，根据用户的实际情况来调整服务策略，保证资源的完备性，保证所有的资源都可以实现用户共享，从而为用户提供最满意的服务。使用户能够随时随地的通过云计算服务平台来了解信息数据等资料的查询，实现资源利用率的最大化。

3.2 提供智能的推送服务

利用云计算本身自带的高智能化跟踪服务平台，管理人员可以能够根据用户的需要，在充分考虑馆藏资源的情况下，为用户智能的推动相关服务。除此之外，档案管理人员也可以根据企业提供的G3数据业务进行相关服务网站的建立（4）。这个网站的信息和内容可以涵盖档案馆所有的数据信息和资源，网站的浏览方式设置一定要足够简便、足够快捷，确保用户在手机客户端浏览网站时充分并及时的获得想要的资源信息，实现资料查询的特色服务。

3.3 开展个性化服务

档案管理部门可有根据云计算技术在数字资源整合方面的巨大优势进行资源的重新划分和整合，方便读者的不同需求，同时，在读者进行资源的选择时，可以将自身的兴趣和爱好当做最主要的选择依据，实现信息服务的个性化，跟好的贴合读者需求。根据用户的需要和意愿，进行资料查询服务的修改或者退订，更好的实现档案服务工作的个性化。

4 结束语

档案管理服务中的云计算技术使服务更加的全面和高效，这对档案管理工作来说是一种创新形式。对云计算档案管理服务进行创新，进行档案信息资源的共享，为用户提供智能的推送服务并开展个性化的服务，才能够保证档案管理水平和质量的整体化提高，从而实现资源利用的最大化。

参考文献

[1]张凤武.基于云计算的档案管理服务创新[J].档案与建设，2013，08（09）：128-129.

[2]孙长美.基于云计算的档案管理服务创新分析[J].管理观察，2015，03（04）：150-151.

[3]阿木日汗.基于云计算的档案管理服务创新研究[J].才智，2014，12（16）：298-299.

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摘 要：高校档案管理工作作为推动高校发展、加强高校建设过程的基础和不可或缺的一部分，它对高校维持高效的可持续发展具有重大意义.根据目前我国大多数高校档案管理工作的现状，依然存在着不少的问题和阻碍，而最大的问题就是在服务方面缺乏充分的研究和创新.其中包括：缺乏服务意识；管理、方式等等的研究和创新，导致整个高校档案管理工作受到阻滞，拉低工作效率，影响其工作质量.因此，本文就服务意识下的高校档案管理工作进行探讨与研究，从高校档案管理工作的现状入手，分析其在服务方面面临的问题和存在的不足，提出相应的解决对策，从多方面进行创新，促进高校档案管理工作的可持续发展，推动高校整体教学质量的发展.

关键词 ：服务意识；高校档案管理；解决对策；服务创新

中图分类号：G273文献标识码：A文章编号：1673-260X（2015）02-0142-03

档案管理作为我国档案事业的一部分，它通过档案室工作人员对档案资料的管理，为有需求的人或团体提供相应的服务.为了充分体现高校档案管理工作的价值，高校领导以及所有工作人员需充分明白服务意识的必要性和重要性，在提高档案管理工作的效率，充分加强管理工作的同时，也要对相关服务意识、服务内容、服务手段进行创新和研究，将服务工作做到最好.

但就目前高校档案管理工作的现状而言，它的情况并不理想，由于高校对服务意识缺乏创新，从而导致档案管理工作服务意识落后、服务设备的不完善与缺乏、高校档案的循环利用性极低.这些情况的出现，在一定程度上对我国高校档案管理工作造成影响，阻碍了其可持续发展.因此，为了解决这些问题，应从理论知识研究出发，首先制定相应的解决方案，再通过实践来得出相关结论，将理论和实践相互融合，提高高校档案管理工作的服务意识和服务水平，促进高校档案管理工作的发展.

1 高校档案管理工作现状分析

高校档案管理工作是将教育教学过程中所创造的具有价值性的内容进行记录和保存.从而变成一种具有高校历史性见证的产物，为师生对学校的认知提供有利条件.就目前我国高校档案管理工作的现状而言，它包括如下四个方面：

1.1 高校档案管理工作缺乏重视，在高校管理中地位不高

高校档案管理工作是高校管理工作中不可或缺的一部分，但是却存在不受重视、地位不高的问题，与其他高校管理工作相比，毫无地位可言，因此容易被人忽视.这在一定程度上，造成了我国高校档案管理工作的阻滞.

1.2 传统管理方式的局限性

随着社会的不断进步、科技的迅速发展，电子化、信息数字化等技术已经在人们的生活、学习、工作中得到普及，然而少数高校的档案管理形式，仍局限于传统的纸质管理形式，使得档案管理工作难以进行，存在局限性.其局限性主要体现在:（1）由于高校的不断发展，档案资料信息也越来越多，纸质档案所需的保存空间也越来越大，这在一定程度上，造成了高校资源的浪费，且不利于进行有效管理.（2）纸质档案不利于长期保存，将会影响高校档案资料的完整性，造成高校档案资源的丢失.（3）纸质档案的整体与收集耗费人力、物力以及时间，且在一定程度上，降低了档案管理工作的工作效率.

1.3 档案管理工作人员现状

1.3.1 人员分配不合理

大多数高校在档案管理工作的人员分配环节，缺乏科学性，为档案管理工作安排的工作人员数量太少，甚至只安排一个工作人员，影响整个档案管理工作的工作效率.

1.3.2 缺乏基本职业素养

在高校档案管理工作中，大多数工作人员管理意识不够，对档案管理工作重视程度不够，缺乏工作基本素养.主要表现在：对工作不负责任、工作态度懒散、不够仔细认真、耐心不够等等方面.这在一定程度上导致了对工作的疏忽，造成档案遗失、档案信息记录错误等现象，无法实现档案管理工作的价值，让其变得可有可无，导致档案管理工作无法被学校领导、师生们所重视.

1.3.3 缺乏专业性人才

随着社会的不断进步、科技的迅速发展，电子化、信息数字化等技术在众多领域已进行了普及，高校档案管理工作也不例外.为了顺应社会的发展，计算机网络技术在高校档案管理中被广泛应用，由于其具有的高效、技术性特征，一般的工作人员无法进行实际操作，因此专业的技术人员必不可少，但是就目前大多数高校而言，它们缺乏专业技术人才，无法将档案管理工作的知识理论与计算机网络等技术进行完美融合，拖慢档案管理工作的进程，阻碍其进行有效发展.

2 高校档案管理工作在服务方面存在的问题不足

2.1 服务意识不够

服务意识不够是当前高校档案管理工作在服务方面存在的主要问题，就目前大部分高校而言，它们仍处于被动服务状态，浪费服务对象们的时间、精力.没有做到“以服务对象为主”的原则，无法体现自己的工作职责和价值.这类问题的成因包括以下三个方面：（1）工作人员缺乏基本工作素养，工作意识不足，导致其态度马虎，行为懒散；服务意识不够，无法遵守服务原则，缺乏主动服务意识；责任意识不足，对工作不负责任，对自己不负责任，没有体现自身的工作价值.（2）高校领导对高校档案管理工作的服务需求不清晰，造成工作人员无法顺利开展服务工作.（3）高校师生不及时给予有效建议，助长工作人员懒散的气焰.

2.2 服务管理不够完善

服务管理，即对高校档案管理工作人员服务对象提供的服务进行管理，其中包括对服务态度、服务质量、服务效率等的管理.由于档案管理工作不被重视，造成档案管理工作的服务管理不到位、不完善，具体体现在：（1）缺乏一套完整的服务管理体系.原本的服务管理体系无法支撑目前的管理，缺乏针对性，导致整个管理流程不够规范，影响在服务过程中，对工作人员的管理.（2）服务管理缺乏具体化.目前大多数高校对档案管理工作的服务管理太过形式化，缺乏具体的管理模式，平常太过简单化，抱着草草了事的心态，仅仅为了应付上级领导的监督检查，而稍稍重视，之后又维持现状.（3）服务思路不清晰.高校档案管理工作人员自身服务思路不清晰，影响工作的正常落实，缺乏主动意识性，无法给予服务工作有效性建议.使得服务管理工作无法进行具体落实，缺乏具体化.

2.3 服务方法不全面，太过单一

就目前现状而言，高校档案管理工作的服务方法，以人工服务为主，以信息搜索、查询为辅，但这仅仅针对于网络设备完善、基本网络服务已启动、高校档案资料已完整入库的高校，少数无法适应社会变化、没有及时进行资料更新的高校就只能依靠单一的服务方法进行服务管理工作的开展.

然而，由于纸质档案种类数量繁多且信息量过大，而档案管理工作人员的人数和能力都存在一定的局限性，导致无法给予服务对象优质的服务，无法确保服务质量，达不到服务对象的目的，无法满足其需求，造成服务管理工作的失职.

2.4 未开展服务研究

服务工作本身就需要不断进行研究，使之不断优化和进步，然而部分高校档案管理工作，仍然没有为其开展服务研究，这在一定程度上，无法提升其服务管理水平，无法促进高校档案管理工作的发展.造成这种情形出现的原因如下：（1）对高校档案管理工作不够重视.（2）服务管理不到位.（3）工作人员工作意识不够.

因此，高校档案管理工作的服务研究需要高校的每一个人相互配合、共同努力，在完善服务方式的同时，还需进一步加强对工作人员服务意识的培养，同时，也要对服务管理进行更深层次地研究，为促进高校档案管理工作的发展作贡献.

3 高校档案管理工作中服务方面的有效措施

3.1 提高工作人员的服务意识

为了让高校档案管理工作更好地进行，第一个需要强化提升的就是档案管理人员的服务意识，其中包括责任认知意识和工作意识.首先工作人员应明白自身所肩负的职责所在，明白档案管理工作的必要性和重要性，改变原本懒散的工作度，提高主动积极的服务意识，然后用最大工作热忱去创造自我价值，为服务对象提供最全面的服务.最终达到促进高校档案管理工作发展的目的.

3.2 建立健全的服务管理制度

为了方便高效管理工作中服务管理的有效进行，应建立一套完整的服务管理制度，方便档案管理人员在有效开展服务工作的同时，进一步强化自己的服务意识，以达到促进高校档案管理工作发展的目的.通过服务管理制度，对工作人员进行监督，同时也可设立合理的奖惩制度，提高工作人员的工作热情.方便服务管理的有效进行.

3.3 创新服务思路，采用多种服务方式

为了迎合社会的发展和科技的进步，高校档案管理工作的服务管理也应该不断地发展和完善，这样才能创新服务思路，运用不同的服务方式进行工作.（1）提高工作人员对服务管理的相关认知.（2）引进外校先进的服务方式.（3）强化、完善工作人员的服务思路.（4）利用计算机网络等技术，进行服务创新.

3.4 引进国外高校先进的服务管理方式，时常进行人才交流

国内高校的档案管理工作远不如国外的先进，导致这种情况的最主要因素是国外对档案管理工作的重视程度比国内高，他们将高校档案管理作为学校的荣誉体现和办学成果体现，为学校营造了良好的档案管理氛围.且国外的档案管理人才充足，他们在一定程度上，推动了档案管理工作的发展.因此，时常与国外尽心个人才交流必不可少，在交流的过程中，不断取长补短，引进他们的先进技术和管理方式，完善我国高校档案管理工作的服务管理制度，同时，促进我国高校档案管理工作的发展.

3.5 增加基础设备方面的资金投入

结合高校档案管理工作的实际情况，提升自身的基础设备水平，不断进行更新.用最全面的基础设备结合理论知识，将高校档案管理中的服务管理做到最好，提高档案管理工作的服务质量.

4 高校档案管理服务方面的创新

4.1 高校档案管理服务意识的创新

随着社会、科技的发展与进步，高校档案管理工作也在不断完善和发展，为了与时俱进，迎合现代化的教育潮流，就必须对高校档案管理进行不断创新，而意识创新作为管理创新的基础，因此只有通过对高校档案管理服务意识进行创新，才能实现高校档案管理服务的创新.

为此，应将创新精神贯穿在高校档案管理工作的每个环节，加强工作的创新性和主动性，从行为认知上改变人们对档案工作的了解，将原本被动的服务意识变成主动，对档案信息资料进行不断完善和更新，不断强化创新能力，提高创新意识，促进高校档案管理事业的可持续发展.

4.2 高校档案管理服务内容的创新

在进行档案管理工作的过程中，必须跟上时代变化的脚步，不断地进行档案资料和信息的更新，并加入全新的档案内容和信息，保证档案的完整性和全面性，有计划地对档案资源进行实时收集和更新，使其更实时、高效地为服务对象提供需求和服务.

4.3 高校档案管理服务方式的创新

改变原先传统的服务形式，进行改革创新，充分发掘高校自身的潜能，结合自身所有的技术设备和管理理论，不断进行完善、创新，采用多种多样的服务方式去满足用户的需求，将服务内容提升等级，以达到促进高校档案管理工作快速发展的目标.

4.4 高校档案管理服务手段的创新

4.4.1 利用计算机网络技术，建立健全的现代化管理机构

充分利用高校原有的有利因素，应用计算机网络等技术，建立健全的现代化管理机构，将最全面、完整的高校档案资料信息上传到自身的局域网内，设置网络查询系统，方便用户快速及时地进行信息查询，让网络变成档案管理服务的重要方式.提高档案管理的工作质量和效率，另外还需加强网络的安全建设，确保高校资源信息的安全性和保密性.

4.4.2 利用现代化技术，进行现代化管理

为了与时俱进，应和社会发展，档案管理工作，应利用现代化技术，进行现代管理，建立科学的档案系统，不断更新现代化基础设备，如：打印机、扫描仪、投影仪等等基础设备，为学校的发展奠定基础.

5 结束语

服务意识是高校档案管理工作中必不可少的一部分，也是促进其可持续发展的重要因素，本文通过高校档案管理工作现状分析，以及在服务方面面临的种种问题进行深入探讨，提出相应的解决对策，并结合高校档案管理服务方面的创新，提高档案管理工作的服务意识和服务能力，促进我国高校档案管理工作的可持续发展.

参考文献：

〔1〕吴珊.基于服务意识下的高校档案管理工作探究[J].湖北经济学院学报（人文社会科学版），2014，11（8）.

〔2〕王立新.浅析新形势下高校档案管理工作者应具备的几种意识和能力[J].科技咨询，2012（9）.

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南京市企业退休人员人事档案的管理服务对人力资源和社会保障机构来说还是一个全新的事业，既需要脚踏实地，借鉴档案业界的经验做法，又需要利用没有既往负担的后发优势，统筹谋划，注重先进研究成果的消化与利用，来推动企业退休人员人事档案管理服务事业新发展，为社会和企业退休人员服务。

创建人事档案管理服务目标体系

企业退休人员人事档案管理服务是一个系统工程，需要从顶层设计，以规划为引领，创建全面、可持续发展的管理服务目标体系，以推动企业退休人员人事档案管理服务事业的发展。南京市企业退休人员人事档案管理服务的目标，也是服务和满足企业退休人员和社会的生产生活的需求。规划的主要任务是根据国家档案局要求，落实“三个体系”的建设:一是建立覆盖企业退休人员的档案资源体系，二是建立方便企业退休人员的档案利用体系，三是建立确保档案安全保密的档案安全体系，这三个体系是统一的有机整体，安全保障体系是手段，资源体系是基础，档案利用体系是目的。

建立经济实用的人事档案库房

南京市企业退休人员人事档案库(馆)的建设理念与实体建筑都需要进一步发展。档案库建设是档案安全保障的基础，是档案资源建设和企业退休人员人事档案利用的依托，因此档案库房建筑必须符合档案的长期安全保管和便于提供利用的要求。国家档案局、建设部和发改委在2007年对档案馆的建设标准作了规范要求，明确了建设规模和项目的构成、房屋建筑面积指标、选址与规划布局、建筑设计和省市县档案馆用房指标分类。在档案库房建设的原则上，于海燕认为需要遵循实用性、经济性、人本性和文化性原则［1］。实用性原则是指把实用和节俭放在第一位，尽可能考虑档案保护的要求，为档案提供最大可能的安全保障。经济性是指在节能降耗、环保低碳方面加强档案馆建设的投入，在档案库房建筑设计时充分考虑档案库房设施，合理采用新技术、新材料、新设备，注意可持续发展。人本性原则具体体现为无障碍设计，为残疾人、老年人提供便利行动的设施，同时在档案用房布局中给档案利用者提供方便。文化性原则是指档案库房建设要反映文化特性，具有文化个性，是人事档案走近社会和企业退休人员的重要渠道。南京企业退休人员人事档案库房建筑是由800多平方米的地下室库房和100m2左右的服务大厅、60m2左右的两间办公室组成，而且区位比较分散，这与国家档案库房建设标准和库房建设原则还有很大的差距，因此成立独立档案库应该成为可能条件下的首选，建筑区位选择在市统一规划的基础上要尽量符合交通便利条件，建筑面积根据企业退休人员人事档案资源容量以及未来20—30年需求，应在5000m2以上，建筑设计应揉合南京古城风貌精神，服务设施应反映以人为本的理念。

强化人事档案资源建设

南京市企业退休人员人事档案要继续贯彻“大集中、大服务、大档案”的理念。档案实行集中管理是确保档案库丰富信息的来源，随着新增企业退休人员人事档案的实时入库的已退休人员人事档案的分批次入库，目前已入库管理38万卷，23万企业退休人员人事档案待入库，每年还有近3万新增的企业退休人员人事档案入库，巨大的库藏容量，是南京市人力资源和社会保障机构不断满足全市企业退休人员人事档案的管理与服务多样化需求的坚强后盾。随着入库人事档案数量的日益增加和档案利用需求的明显增长，充分利用计算机与网络先进技术实现企业退休人员档案数字化管理应成为当前的主要工作目标。档案数字化把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。当前南京市推进企业退休人员档案的必要性主要体现在三个方面。一是妥善解决退休人员人事档案存放的有效途径。由于现有办公用房条件限制，将档案信息数字化以及纸质档案移交档案主管部门或异地代保管，不失为解决退休人员档案存放的一条有效途径。二是提升档案服务效率的现实需要。目前南京市人力资源和社会保障机构档案管理部门每月接待退休人员档案查阅量约1100卷、借阅180卷、复印2000余份。退休人员档案数字化后，可以提供更快捷的查询和其他利用服务，大幅提高档案服务效率，满足各类用人单位以及相关群体对档案利用的需求。三是档案管理与服务的发展趋势。现代档案管理正朝着数字化、网络化的方向发展。退休人员档案数字化后，存储于数据库里的数字档案，将可以提供方便、快捷的远程查阅和多点、多向查阅及其他利用，不仅提升我们对退休人员档案的有效利用，还将全面提升我市退休人员档案管理及服务的整体水平。同时，退休人员档案数字化还将为我市社会保险业务档案数字化积累经验。当前南京市推行企业退休人员档案数字化的有利因素也有三个方面。一是信息技术有支持。现在档案数字化技术已比较成熟，且档案数字化工作在全国各地区档案管理部门也有比较成功的做法，可以为南京市退休人员档案实现数字化管理提供有力的技术支持和可借鉴的宝贵经验。同时，南京市人力资源和社会保障信息系统和市、区(县)、街道(乡镇)、社区(村)四级公共服务平台，也为今后实现档案数字化利用奠定了良好的基础。二是经费来源有保障。南京市每年可用于退休人员档案管理的费用约为260万元，且每年随着退休人员的增加相应增长，加上目前的历年结余409万元，基本上可以满足退休人员档案数字化管理的经费要求。三是规范管理有基础。南京市企业退休人员档案管理工作已基本实现规范化，确保退休人员档案均按规定整理、立卷、归档、入库，配置了适宜安全保存档案的专门库房以及相关必要设施，建立了比较完善的各类管理服务制度，同时初步建立起了一支业务素质较高的档案管理队伍，为实现退休人员档案数字化提供了有力保证。企业退休人员人事档案数字化管理建设可遵循统一规划，分步实施，技术可靠，永久保存的基本原则，依托人力资源和保障信息系统开发数字化档案管理子系统，安全、高效的管理和利用退休人员档案，实现资源共享，有效保证档案实体安全。目标是将新增的退休人员档案及时进行数字加工处理，转化为数字信息后保存。在此基础上，将现有库存的人事档案逐步进行数字化处理加工;采用由小到大、由少到多、循序渐进，逐步扩大的形式，用3年左右的时间完成60多万企业退休人员档案数字化任务。完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、目录著录、档案扫描、OCR文字识别、图像处理、数据校对、数据质检、数据挂接、整理还原、案卷入库等环节。其中扫描的主要工序有:高速扫描、去空白页、质检、高扫补扫、页码录入、页码特殊处理、影像自动排序。数字化后的档案采用BS架构实现自动实时出入库，后台是一个Web服务器，前台基于无线手持设备(如PDA等)，在库房内连接放置在库房中的无线路由器访问Web服务器进行资料出入库。在对企业退休人员人事档案数字化的过程别要做好数据录入质量的控制，加强数据录入人员素质培训，制定并逐步完善的录入细则，强化数据质量验收，确保档案数据的准确可靠，为档案资源的有效利用提供良好的基础。在加强企业退休人事档案数字化管理的同时，加强对现已产生的企业退休人员电子化档案建设的研究与管理，创建合适的电子档案系统管理模式，丰富和规范企业退休人员人事档案资源。在推动企业退休人员人事档案数字化的同时，需要注重对实体档案的维护技术研究，实体档案是历史的真实记录，有着证据学上的凭证及参考作用，具有不可替代的重要价值，加强对折痕、破裂、残缺、水浸、成砖、霉变污染、酸化等类型破损档案进行分类研究、制订合适的修复方案，也是当前企业退休人员人事档案资源管理的一个重要内容。提高企业退休人员人事档案资源的应用和服务能力目前主要有三方面的技术。一是建设档案检索目录。美国学者克莱弗登认为评价信息检索效果的指标有六项:收录范围、查全率、查准率、响应时间、用户负担和输出形式［2］，对照此标准，南京市企业退休人员人事档案信息检索技术还需要进一步推进智能搜索引擎如语义搜索、群体搜索、基本内容特征的多媒体检索、罗盘搜索、整合搜索、垂直搜索、个性化搜索、社会化搜索［3］等来建构信息检索系统，来提高档案资源管理服务水平。二是采用数据挖掘技术。随着企业退休人员人事档案数字与电子化档案量的增加，数据挖掘技术能够提高管理效率，更好满足社会和企业退休人员对档案查找、利用的需求。数据挖掘可以从大量的集中数据中，发现隐含在其中规律性的、人们事先不知道的，但又是潜在有用的最终可被理解的信息和知识的非平凡过程，它可以扩大档案收集范围，优化库存档案结构，提高整理效率、鉴定效率，提供个。［4］三是在适时推进云计算技术。云计算是指一种全新的计算模式和网络应用模式，旨在通过网络(互联网和局域网)以按需、易扩展的方式获得所需的硬件、平台、软件及服务等资源，可以提高档案资源利用率，节省总拥有成本，增强IT灵活性和效率，被视为科技领域的新革命，对于建立统一、高效物档案资源管理服务平台、实现档案信息资源海量存储与共享利用、打造低碳经济信息化建设模式、提升档案服务、优化档案信息化人才结构等有着重要意义。［5］南京市企业退休人员人事档案管理服务可在四级服务平台间开展云计算试点，待技术成熟后可进一步推广。

加强人事档案安全体系建设

档案安全是企业退休人员人事档案管理服务工作的生命线，尤其是实现档案数字化管理服务后，档案实体安全与档案信息安全并重，是档案事业可持续发展的坚实基础。档案安全体系主要包括安全管理体制、安全管理制度、安全设施配备、安全技术系统管理等，就安全管理制度而言，要特点注重信息安全与保密规范，按照《档案法》、《保密法》等法规要求，确定企业退休人员人事档案信息资源审查标准，处理好保密与公开原则，在保障信息安全与保密基础上实现信息公开和资源共享。异地备份是数字时代档案信息安全管理的重要手段，提高档案安全保障能力。异地备份是指将原始档案资料数据化后，一成不变地进行复制，并保存在相距300公里以上，不属于同一江河流域、同一电网、同一地震带的异地。容灾，是指为保证重要档案数据在经历各种灾难后，仍能提供正常服务，并为此所进行的一系列应急计划和建设行为。［6］南京市企业退休人员人事档案的异地备份管理工作目前还没有有效开展，在档案数字化工作完成后，可以在国家人力资源和社会保障系统内或国家档案管理机构系统间建立异地备份管理关系，与相应机构签订协议，确保企业退休人员人事档案服务资源的安全。

开展人事档案编研工作

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一、充分发挥人才管理服务职能，为人才社会化管理服务提供保证

人才交流服务中心档案的社会化管理其本质在于更好服务于个人与企事业单位，帮助其能够更好地解决现有人才档案管理的混乱，能够有效解决现有企事业单位对于人才的档案查找，解决其人才档案管理的后顾之后，从而真正实现人才管理的有效配置，实现人才资源的合理化分配。

1.发挥政府人事部门人才服务机构的主渠道作用

按照规定，人事档案除可由单位的组织人事部门和政府人事部门所属人才交流服务机构管理组织人事部门赋予人才交流服务机构人事管理职能，以此充分保证人才管理的真实性、严肃性以及完整性。人才交流服务中心作为企事业单位与社会人才之间交流纽带，其本身的职能发挥以及平台建设无疑充分发挥了其本身的服务机构主渠道作用，更好地实现了企事业单位对于合理人才的寻求，而人才本身也能够借助于这一平台寻求合理地发展机会。

2.转变职能，创新机制，拓展服务领域

人才交流服务中心必须改变传统的服务方式以及管理机制，切实有效的对现有档案管理实行创新性的社会化管理，拓展自身管理职能与管理方式，拓展服务领域，具体而言：

（1）变管理为服务。穿提供的人才交流服务中心档案管理其更多的是一种被动化的管理，更多的是根据企业的需求而进行相应的服务，而现代社会发展要求其要转变服务方式，变管理为服务，从过去单纯的“管档管人”逐步转变到“为人才和单位服务”，增加人才档案管理的便利性与实用性，充分提升现有人才档案的利用效率，增加服务附加值，使得人才档案本身能够很好地在企事业单位以及交流服务中心之间充分的流转，不断提升人才档案的使用价值，丰富档案记录内容，不断依据企业本身的需求，逐步对现有中心档案内容进行优化，便于企业实际的内容检索，以此提高档案管理的使用效率。

（2）建立适应市场化、符合社会化的运行新机制。社会的发展要求人才交流服务中心不断改革自身服务理念，转变事业单位服务机制，由市场发展作为改革动力，逐步建立适应市场发展、符合社会化发展的运行体系。借助于市场力量，更好地将人才档案进行市场化的管理，采取合理的绩效考核方式，增加员工工作的积极性与主观能动性，充分实现员工的转岗以及流动机制，利用市场化的用人机制，激活内部管理和服务，来赢得客户。

（3）做好基础管理服务，不断拓展新服务项目。人才交流服务中档案的管理不仅仅是简单的提供人才的基础信息，更为重要的是调节现有市场需求，不断进行内容的丰富与扩展，便于政府对于现有人才流动以及管理的了解，帮助政府更好地结合现有人才培养以及企业人才需求，进行合理地宏观调控政策。同时，在此基础上，不断拓展原有业务，如注册资格审查的存档证明、人才引进、人才测评等不断提高现有人才交流服务中心档案管理的多元化，进而满足企业以及政府的实际人才管理和调查需求。

3.运用现代技术，提升管理服务水平

二十一世纪是信息时代，在现代互联网技术高速发展的当下。我国人才交流服务中心档案管理，应该充分借助于现代信息管理技术，运用现代技术，结合MIS、ERP等管理方式，加强档案管理效率，不断加快硬件投入和软件开发，并且实现档案管理与企业需求之间的联动机制，能够依据不同企业的需求更快速的对相应人才进行检索，从而切实有效的提高了自身的服务效率以及企业人才检索的有效性。

二、营造社会化环境，加快社会化公共服务进程

1. 以点代面，完善社会化服务功能

人才交流服务中心其档案的管理，要结合企业需求，在提供快捷、方便、高效的同时，做好已有的基础业务，同时认真解决新的需求服务，基于档案管理为核心，提供菜单化的管理内容，针对不同类型的人才，提供不同的档案管理服务，结合人才的特性以及企业的需求，进行智能匹配，从而使得企业自身与人才交流服务中心全面对接。如建立专业技术档案、业绩档案等不同类型的个性化档案。

2.以政策为导向，为社会化管理和服务铺路搭桥

伴随着我国经济转型，企事业单位对于人才的需求思路也发生了转变，更加需求多元化复合型的人才，因而对于现有的人才交流府服务中心也应该遵循我国人才培养政策，促使人才服务机构为单位改革，加强档案管理的针对性，更好地突出人才自身的优势与特点，从而实现个性化的档案管理，改变传统一尘不变的管理方式所带来的人才与企业需求之间的信息不对称。

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（二）以人为本理念始终贯穿于人事档案信息化管理与服务的整个过程。人事档案管理与服务是针对组织或个体独立的信息化服务工作，坚持以人为本的理念，提高人事档案的信息化管理与服务水平有利于充分利用现有资源，服务更多的人群，进而真正做到以人为本。

（三）信息化服务是传统人事档案管理体制机制的有益补充。传统的人事档案管理与服务工作中存在的诸如弃档、篡改档、保管不严及管理与服务水平不高等弊端日益凸显，这严重影响了人事档案管理的整体质量及档案信息参考价值的有效发挥等。因此，通过对人事档案信息化管理与服务工作的探讨，有利于完善我国传统的人事档案管理工作体制机制，更好地为我国经济发展服务。

二、我国人事档案信息化管理与服务的现况

（一）人事档案信息化管理与服务体系基本形成。按照人事档案管理相关规定，我国的人事档案是由各级组织人社部门实行集中统一和分级负责的管理体制。伴随着人事档案管理体系的形成，我国由各级档案管理部门组成的人事档案信息化管理与服务体系框架初成，他为各级各部门在人力资源管理与开发中提供了重要的信息依据，对人力资源的合理配置奠定了基础性作用。

（二）人事档案正在由传统的管理服务模式向信息化管理服务模式发展。人事档案的信息化管理与服务，就是通过先进科学技术的有效利用，达到提高档案的管理水平、服务效率及质量和充分发挥人事档案开发与利用价值的目的。具体的说就是利用计算机及互联网等技术对人员档案信息进行记录及跟踪，并进行综合分析，正是由于这项技术的广泛应用,大大提高了人事档案的信息化管理与服务水平，有效摒弃了传统人事档案管理薄弱、内容陈旧、信息不准确、服务效率低等弊端。

三、我国人事档案信息化管理与服务中存在的问题

（一）工作人员综合素质不高。从我国各级人事档案管理部门人事档案管理工作的实际来看，部分单位存在着招聘档案管理工作人员随意、专业化程度低、管理混乱等现象，这影响了档案管理整体水平的提高及人事档案价值作用的有效发挥。

（二）管理与服务体制不健全，服务意识不强。当前许多部门（机构）尤其是一些企事业单位对人事档案管理工作不够重视，管理体制不健全，档案管理设施、场地等不符合规定，服务意识不强，信息化服务水平低，而人事档案管理与服务工作是人事工作的重要组成部分，档案管理服务水平低下的现状，已不能适应当今社会快节奏的人事工作和国家发展的新要求，影响着档案管理人与记载人整体工作进展与个人的事业发展。

（三）信息化管理与服务水平低，档案价值功能弱化。人事档案管理与服务的信息化，需要一套完整的工作制度、设施设备、信息技术等与之相匹配，而许多单位这些都不健全，导致了材料收集归档不全、不能及时更新、信息可靠性降低、管理与服务水平不高等现象的发生。服务模式在很大程度上还停留在过去的那种纸质信息记录，现代信息技术利用水平低，即使部分利用了也只是滞留在低水平运转，缺乏先进的信息技术管理系统，不能充分发挥人事档案的应有功能。

四、以人文本，加强人事档案信息化管理与服务的几点思考

（一）大力优化工作人员综合素质，广泛宣传人事档案工作重要性的社会知晓度。一是要强化工作人员的档案意识。各级人事档案管理部门既要强化对人事档案管理工作的领导及重要性的认识，更要注重培养提高档案管理工作人员自身的政治素养与业务素质，使工作人员充分认识到人事档案在工作中的重要作用。二是要建立严格的工作人员录（聘）用制度，选拔具有一定专业素质的人员从事档案管理工作，以提高档案管理工作水平。三是要通过采取多种举措广泛宣传人事档案管理工作的重要性，营造社会认知档案工作的浓厚氛围。