提高档案工作管理水平范文

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1 建立健全管理制度，加强业务培训

根据国家档案局2006年颁布的8号令《机关文件材料归档和文书档案保管期限规定》，结合我院实际情况，我们重新制定了归档制度，明确归档范围、归档办法和要求，把立卷归档工作纳入各职能科室和业务部门的职责范围和考核目标，下达归档计划和归档任务书，并做好监督、指导工作，以确保每年形成的各种文件材料齐全完整，定期归档。

对兼职档案员进行业务培训。因医院综合档案所涉及的面广，如科研档案、会计档案、基建档案、声像档案等，这些档案资料的形成没有规律性，无法参照其他门类的档案进行有计划、有目的收集，收集和管理起来难度较大。而档案管理人员大多是兼职，常因其他工作较忙而无法将精力放在档案管理上来，且大多数人未经过正规的档案专业培训，档案业务知识掌握较少，管理技能相对不高。针对这种情况，我们邀请档案主管部门的专业人员进行授课和培训，定期组织档案管理人员进行参观考察，不断学习各兄弟单位的好作法、好经验。

2 推进档案收集工作的规范化

我们在文件形成阶段就对文件结构、纸张规格、书写材料和规则等加以规范，并对区分全宗、分类立卷，划分档案保管期限，案卷编目装订与排列等一系列工作都推行了标准化，这使我们接收的档案有了明确具体而统一的质量要求。如红头文件的形成，我们规定必须到医院办公室填写文件签署单，分管领导签批后再发行。为使全院书写墨迹统一，我们档案管理人员到保管室进行讲解，对不符合档案管理要求的墨水不予采购。对不符合要求的档案，我们采取退回原科室，修改后再上交的办法。实施档案标准化大大改善和提高了归档档案的质量，为实施现代化管理创造了条件。

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同志在对档案工作的指示中曾提出：“努力采用现代化的手段，不断改善服务质量，把档案工作提高到一个新水平。”随着社会政治、经济、文化交流与合作的日益发展以及科学技术的不断进步，研究档案管理，确保档案的质量，提高档案的保存、检索和使用效率，为教学、科研和各项管理工作服务，实现高校档案管理工作科学化、现代化，努力提升档案管理工作的水平，是摆在高校档案管理人员面前的一项重要任务。对此，笔者结合工作实际，谈几点看法，以期高校档案管理提升档次。

一、 应提高高校档案制度化管理水平

规章制度是档案工作实现管理规范化、现代化的行为准则。依法治档，依法护档，依法用档，就要求各级各类单位依照国家档案有关法律法规建立健全一系列有关档案管理的规章制度。比如：《档案实体分类法》《档案管理办法》《档案开发利用管理办法》《档案保密制度》《档案管理人员规定》《库房管理规定》《声像档案保管制度》等等。同时要努力提高档案管理部门的责任意识，建立一套系统有序的管理体制。只有增强档案管理职能部门和人员的责任意识，在工作中坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松，把好部门自身关，才能确保档案的安全和质量。

二、应提高高校档案信息化技术化管理水平

档案是一种信息产品，又是人才信息资源库，合理利用这种资源，使其最大限度地发挥作用及获得最佳效益，这是档案管理的宗旨。实施科技兴档，档案信息资源网络化是实现档案信息利用效益最大化的有效途径。利用计算机管理系统，实现档案的著录与标引、编目、检索、统计自动化替代所有手工抄写工作，实现档案的自动化处理和网上查询，充分利用计算机和网络，探索档案的现代化管理。通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统，以便为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库。通过网络向广大师生服务，可以大大方便师生检索和查询资料，有利于查到、查全。从而更好地提高档案的服务水平。

为了使管理上档次，应配备密封的档案密集架或档案柜、计算机和缩微设备，建立起一个门类齐全、机构合理、管理科学、设备先进，为学校和社会提供有效服务的高校档案馆。高校档案馆不仅要收集校内档案信息进行加工、整理、汇编，还要广泛收集兄弟院校的信息资源进行加工利用。不但各高校档案馆之间要相互协作，而且也需要在其外部与高校图书、情报等其他信息系统取得协作，在制定和实行业务、技术标准化上协调一致，才能适应现代高校档案工作的社会功能和高校档案事业的发展规模。真正实现电子文档一体化，实行文件自动收集、编目、鉴定等档案管理工作，使高校档案管理迈上新的台阶。

三、 应提高高校档案馆的安全化管理水平

1.提高档案管理人员的安全防范意识。档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计与利用等六个部分。档案的管理是由人来实现的，那么档案的安全保障就要求上至分管档案馆的校领导、档案馆馆长、副馆长，下至馆内各科室负责人以及一般管理人员，都应高度重视档案安全管理工作。防范措施可以通过在各科室设一名安全员，负责日常安全工作；对档案管理人员进行经常性防火、防盗安全教育培训，警钟长鸣；严格实行总控制室值班制度，对档案库房实行24小时监控等采取这些方式加以确保。

2.在保卫部门的指导下，具体落实防盗防火相关工作措施。加固档案库房、资料室的门窗，安装技术防范设施，防止失窃案件发生。库房配备手提式灭火栓，并定期检查更换，确保长期有效；严禁在馆内吸烟和防止易燃易爆、易引鼠的物品；做到人走断电，切断库内电源；定期检查电器设备线路安全使用情况，做到及时维修，确保安全运转；加强对库房建设要求，加大消防设备设置和更新力度，对消防报警及控制系统进行现代化改造，增强防火灭火的能力；在库房内设烟感、温感探头，并与总控制室主计算机相连，实现人工处理和自动处理均可的能力；采用气体灭火的形式，避免采用水或干粉灭火对档案产生破坏作用，从而杜绝火灾隐患。

3.档案的“八防”科学储藏保护措施，也是档案安全化管理的重要任务之一。档案库房必须采用密封的档案密集架或档案柜存放档案。采用空调来调节库房的温湿度以防止霉菌在高温高湿的环境中繁殖。每个库房内应设有两处温湿度传感器，通过区域网与总控制主计算机相连，对库房温湿度实施24小时监控。每逢雨季到来之时，要在库房内放置除湿机以降低库房内水分的含量，保证库房内的相对湿度。每周使用一次臭氧发生器，杀灭库房内的霉菌孢子，达到净化空气的目的。总之，要求档案馆在安全防护和技术管理方面采用与之相适应的国内外先进技术设备，调节库房的温湿度，净化库房的空气（包括除尘、灭菌、防蛀、排除有害气体），保证档案的完整与安全。

4.档案的保密工作就是要杜绝泄密事件发生。要做好档案保管过程中的保密工作，分别是档案的库房管理、档案的管理、档案的解密等，档案管理人员不得将无关人员带进档案馆，不得外泄档案中的秘密，档案管理人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱扔乱抛，应按保密要求处理或销毁。

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0.前言

档案信息化技术管理作为一种知识管理先进的模式，在社会发展中具有越来越重要的作用。如今的信息化技术为档案管理的发展提供了强大的技术支持。档案管理信息化不仅可以改善档案管理繁杂的工作，也可以冲破以往档案管理的局限性，实现档案管理透明化，做到部分档案资料信息共享，从而提高整体的工作效率。

1.档案管理信息化建设的重要性

档案管理信息化是新时代档案管理的目标，是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合，进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。“档案管理的信息化”，是档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。实现档案实体的信息化，可以对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工，能提高档案管理效益。

1.1档案管理科学、方便、快捷

档案管理人员手工收集、整编、管理、提供利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案信息化管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用：即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。同时，各种报表还可以自动打印。

1.2检索查询更为方便

传统的检索方式为：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理实现信息化后.档案的检索与查询可以通过网络实现即时查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。

1.3档案的查借阅工作更加可控

传统的档案查借阅多以手工为主，费时费力且容易出错。档案管理实现信息化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不按时归还的借阅者进行有效的催还。

2.目前档案管理工作现状及存在的问题

2.1面临创新与安全的挑战

原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用。二是为了确保档案安全。档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，对于整合必须用创新思维来处理好各方面的矛盾，同时计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。

2.2面临标准化、法制化的挑战

由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。档案的立法也相对比较缺乏，甚至对超过五十年的历史档案必须解密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。

2.3技术支持不全面

一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。

2.4领导重视不够，档案信息化意识不强

在当今经济建设为中心的新时期，各级领导对档案信息化建设的工作重视不够，档案意识淡薄，不像对待经济建设那样下力气去抓档案信息化建设工作。

3.加强档案管理信息化建设的策略

3.1建立规范体系

档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以要制定统一的、标准的规范体系。

3.2完善安全制度

档案信息化建设最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，利用安全技术手段从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。

3.3提高技术支撑

技术是档案信息化建设的生命。首先，要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率。其次，要设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。其三，要采取有效措施保证软、硬件安全运行。

3.4加强人才建设

档案信息化建设就是运用计算机和网络技术为社会和公众服务。作为信息化社会的档案工作者必须具备一定的计算机和电子文件管理知识。这就要求我们档案人员不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，树立为社会和公众服务的意识。

4.做好档案管理工作的方法

4.1完善各项规章制度

充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。一是根据我国《档案法》等法律法规和有关档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。二是引进先进的档案管理软件，制定电子档案管理、分类标准。档案管理工作的发展趋势是逐步向自动化转变，实现电子档案和纸质档案一体化管理。

4.2提高信息化管理水平

在现代化过程中，档案的载体发生了巨大的变化，由原来以纸质档案为主发展为纸质与磁盘、光盘、缩微等新型载体共存的局面，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，极大增加了档案的信息存储量，而且开发利用速度快，具有直观性、选择性、易操作性。档案载体的多元化、信息存储和处理的数字化以及档案收集与传递的网络化成为必然的发展趋势，这就对档案管理工作提出了新的要求。同时，档案管理信息化的发展使得档案部门逐步走向社会，更好地为人们的生活、学习和工作服务。实现档案管理工作信息化可以将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，使他们有更多时间和精力去研究档案的各种规律，不断改善档案的管理水平，有助于管理水平的整体提升。更重要的是，档案管理信息化还可以为档案利用者提供多种查询手段，提供高效、优质的服务。

4.3加强管理队伍的建设

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0 引言

2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》指出高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”高校档案不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动。目前我国高校档案管理已经进入信息化、电子化阶段，计算机技术和信息技术的大量使用，给高校档案工作带来了新的机遇，同时也带来了压力和挑战。如何适应新形势，对档案工作进行科学化管理，提高高校档案管理工作水平，成为摆在我们面前的一个新的课题。本文根据我校档案工作的现状谈谈个人对新时期提高高校档案管理工作水平的几点思考。

1 加强组织领导，建立健全各项档案管理规章制度

高校档案管理工作是一项综合性的工作，它涵盖了高校人事、文件、教学、科研、基建、财务、校产设备、学生学籍管理等多个方面，它的发展变化，是随着高校的发展一路走来的。要做好这项工作，应该从以下几方面考虑：

1.1 领导重视，加大资金投入 2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》指出“高校档案工作由高等学校校长领导”，并赋予其4项主要职责。办法还规定“遇有特殊情况，应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念，增强档案意识，了解本校档案工作的现状，统筹全校档案事业发展规划，把其作为学校管理工作的重要事情来抓。档案管理工作既是一项基础性工作，又是一项服务性工作。要做好这项工作，学校领导必须加以重视，应把档案管理工作列入学校工作的重要议事日程，努力做到“三纳入”，“四同步”，即纳入学校的计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

1.2 建立完善的档案管理工作制度 建立系统有序的管理制度，是档案工作实现规范化管理的有力措施和可靠保证。没有完善的管理制度，就会导致档案管理工作始乱终废。要顺利开展档案管理工作，必须建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，凭规矩办事。第一，高校档案机构要在贯彻执行国家有关档案工作的法律法规的基础上，综合规划全校档案工作，拟订和落实本校档案工作规章制度，如归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标等，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。第二，高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，保障档案工作正常、有序地开展。第三，强化档案行政部门对高校档案工作的业务指导、监督和检查，提高学校档案管理水平。档案管理人员在工作中坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松，才能保证高校档案管理工作高效有序地开展依法治档，依法护档，依法用档。

2 加快档案信息化步伐，搞好电子信息档案管理工作

2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》》明确提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”，突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的藩篱，突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位。高校档案信息化建设是以档案资源建设为核心，以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标，确保馆藏重要档案、照片、底片及录像档案数字化的一项重要的档案建设。随着办公自动化、网络化渐趋完善，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办理，文件管理几乎可以不使用纸和笔，多采用大量的电子文件。高校电子信息档案也经历了一个从无到有、从不规范到规范化管理的过程。把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。

2.1 适应文件载体的变化，做好电子文件归档工作 以纸质为载体的文件是在文件形成以后，先由文书部门立卷，再交档案部门归档，一般文档一年归档一次，基建等特殊档案完工年归档。经过长期实践，它已形成一整套严格的归档制度，它包括归档范围，归档时间，归档的案卷质量要求，归档手续，为高质量档案的形成打下了坚实基础。对于电子文件的归档，我校采用的方法是：电子文件的归档范围参照本校制定的各单位纸质文件归档范围，并应包括相应的背景信息和元数据。为做好电子文件归档工作，档案工作者提前参与各单位的电子文件形成过程，在电子文件系统的设计之初，档案工作者必须对电子文件生成系统的软硬件和数据结构及归档、维护等做出明确的规定，以使电子文件能有效地进行归档。电子文件归档主要采取物理归档方式，并可根据电子文件内容与性质的不同选择网络传输归档方式或介质传递归档方式。各单位在每年文书归档的同时进行与纸质档案相对应的电子文件的归档，并按照档案网络管理系统中要求的电子文件格式、大小，通过校园局域网将电子文件全文传输到“南大之星”档案网络管理系统，专职档案员再进行全校档案系统整理，编目上架以及开发利用工作。

2.2 适应文件载体的变化，做好电子档案的安全防护工作 纸质档案的安全防护工作，只要在档案库房内做到排列整齐，按规定借阅，杜绝丢失，防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防光、防尘、防高温，修表加固和字迹恢复等，一般室温控制在摄氏14度—24度，湿度控制在45%—60%既可。利用计算机技术产生的电子文件归档后即形成电子档案。而电子档案的载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展、病毒入侵等都会影响电子档案的安全。做好电子档案的安全防护工作首先要抓好电子信息存储载体，特别是磁性载体的安全防护。定期拷贝，对长久保存的电子信息应该拷贝到耐久性好的可写光盘载体上。光盘应放在盒中直立存放，做到防尘、防变形，避免阳光直接照射，远离强磁场、热源，并与有害气体隔离。一般室温控制在14oC—24oC，湿度控制在45%—60%。对于经常产生新数据的电子档案系统，可选用性能较稳定、费用较低的磁带介质作为数据载体。二是做好数据备份工作，采用软件备份与人工保护相结合，保证信息安全。三是保证计算机网络系统运行安全，实行内部网与一切外网的物理隔离，设置登录限制和使用文件权限的限制，这样，就可以既保证数据共享，又保证数据的安全。四是预防病毒，防止网络系统遭受侵害。在计算机系统安装高可靠性的防火墙，经常更新杀毒软件，预防病毒入侵。

2.3 做好档案信息资源的开发利用工作 档案是一种信息产品，又是人才信息资源库，合理利用这种资源，使其最大限度地发挥作用及获得最佳效益，这是档案管理的宗旨。根据时展的需要，对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏，档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案利用工作是检验档案管理各项工作的试金石。传统的档案利用方式有到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件。现代的档案利用工作的方式多种多样，既有以馆内阅览为主体的接待利用，又有档案展览、档案公布、二次文献出版、网上查阅等利用方式。网络档案管理使档案利用率大大提高，利用计算机及网络所具有的检索速度快、传播速度高、信息量大等特点，给高校档案的利用工作带来新的飞跃，利用率提高，范围也以校风为主逐步向立足校园面向社会转变。高校档案馆建立了自己的网站，其主要功能是：文件上传、网上查询、网上阅览，实现档案信息网络化服务；建立了必要的专门数据库，如：建立“电子文件(档案)数据管理中心”，它集中管理网站内各部门的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享；建立“馆藏基本目录数据库”、“学生成绩档案数据库”、“学生档案数据库”、“人才数据库”、“重大科研成果数据库”等，为利用者提供了直观、快捷、开放的档案信息服务，也符合2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》中规定的高等学校档案机构应该面向学生开展服务的重要体现。

3 提高业务素质，加强档案管理人员的自身建设

档案管理是一门综合性的学科，涉及的知识面广，不仅要有档案知识、历史知识、情报学方面的知识，还要具备计算机应用、复印等技术方面的知识。2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》要求高校档案工作人员应当“具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能”，突出了国家人才兴档、科学管档的决心。在当今飞速发展的信息时代，作为档案管理工作者，如果仅仅站在传统的手工操作管理模式上，就不可能满足现代档案工作的要求。只有把工作着力点放在数字化管理和网络化资源建设上，才能使档案工作越来越科学高效。因此，档案管理工作者必须做到：

3.1 加强高校档案工作人员的职业道德教育 档案管理工作是一项服务性很强的工作，是为高校的全面建设事业服务的，档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。首先，在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，它要求高校档案工作人员具有吃苦耐劳、无私奉献的敬业精神，有高度的责任感和荣誉感以及正确的行为规范。热爱本职工作，忠于职守，既有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度，又有耐得住寂寞、乐于奉献的工作精神；既有扎实的档案管理的理论知识和档案管理的基本技能，又有不断更新知识的意识和行动；既有不断创新的意识，又能全面掌握办公自动化技术，将现代化科技手段和先进操作管理技术熟练运用于高校档案管理工作中。同时，档案工作工员要牢固树立“服务第一”，一切服从、服务于学校中心工作，全心全意为教学、科研和各项管理工作服务的思想，克服重管轻用的思想，积极主动地想办法，创造性地开展工作，充分发挥档案在教学科研中的重要作用，不断提高档案的服务水平。服务过程中要做到态度热诚，细心周到，百问不烦，用满腔热情做好自己的工作。

3.2 提高档案管理工作人员的业务素质 档案管理工作专业性强，同时也是一门科学。处于信息化社会的今天，要提高高校档案管理水平，关键是要形成一支高素质的专业队伍。作为学校的档案管理工作人员，不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。这就要求档案管理工作人员应该是既懂得档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构的高素质“通才”。这就要求档案工作人员的素质培训工作应该着重在提高档案工作人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力上下功夫。提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育，要将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的培训力度，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设置档案专业的课时，传授有关档案工作的新知识、新技术、新技能，使档案工作人员及时了解档案界的研究动态、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。

综上所述，实行档案全方位综合管理，使档案专业人员无论是在职业道德、业务素质方面，还是在管理、服务工作等方面，都能做到人无我有，人有我优，人优我新，使高校档案工作始终顺应时展，符合时代要求，把档案工作提高到一个新水平。

参考文献

[1]郑登文，王薇.新时期提高高校档案工作管理能力探析[J].《北京教育：高教版》2005.（3）.

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专业建设是高校教学工作的中心任务之一，是提高教学质量的关键所在。论证专业设置、培养目标和培养规格与社会需求的符合程度，专业教学条件与专业培养目标的符合程度，专业实际培养效果与原定培养目标和培养规格的符合程度，判断专业人才培养工作水平，揭示学校办学指导思想和专业办学特色，客观反映学校办学资源、条件与利用水平以及专业建设、教学改革、教学管理、人才培养水平。简而言之，专业剖析着重从“三个符合度”的角度，分析评价专业建设现代，总结成功的经验，指出存在的不足，进一步理清思路，优化方案，进而形成特色，建成精品专业。为此，高校应该抓好以下几个方面的专业建设档案资料的收集工作。

一、专业设置与专业培养目标方面的资料的收集

专业设置与专业培养目标方面的资料主要包括以下内容：（1）专业概况（含专业沿变、专业背景、人才培养情况等）；（2）专业目录；（3）新增专业、精品专业申报材料；（4）相关行业、企业人才需求现状分析及未来需调研报告等原始材料；（5）专业设置论证报告与培养目标调研报告；（6）专业培养目标（含知识、能力、素质要求）；（7）专业实施性教学计划；（8）专业建设年度计划、中长期建设规划、年度总结；（9）用人单位对专业毕业生的反馈信息。

二、课程体系与结构方面资料的收集

课程体系与结构方面的资料主要包括以下内容：（1）制订专业教学计划的原则意见；（2）教学计划修订的有关规定；（3）专业培养方案与实施性教学计划；（4）专业建设与各项教学改革的思路与措施；（5）专业教学计划执行情况（含各学期进程表、教学任务书、课程表）；（6）课程体系与结构改革情况。

三、教学环节方面资料的收集

教学环节方面的资料收集主要包括以下内容：（1）学校关于教学大纲制定与实施的有关规定；（2）学校关于授课计划制定与实施的有关规定；（3）每学期授课计划、教学进程表教学日志；（4）每门课程教案及备课笔记；（5）每学期学生考勤表；（6）每学期每门课程教学总结；（7）每学期每门课程期末试卷及试卷分析报告；（8）实验、实训、实习报告及总结；（9）教研室教学研究计划、教研活动记录和工作总结；（10）毕业论文（设计）选题目录、选题要求、评分标准、答辩工作安排及记录、成绩分析表；（11）教学检查记录、学生座谈会记录、听课评课记录、专业教师学生测评表等。

四、专业素质教育方面资料的收集

专业素质教育的资料主要包括以下内容：（1）学校全面实施素质教育工作的整体方案；（2）科技文化活动的原始资料（含计划、内容、小结）；（3）社会实践活动的原始资料（含计划、过程、内容、总结）；（4）学生社团活动的原始资料；（5）学生心理咨询工作的原始资料；（6）向学生开设的各类学术报告、讲座讲稿及图片等原始资料；（7）学生参加各类知识竞赛活动，文化活动的通知、获奖情况及证书复印件。

五、教学环境方面资料的收集

教学环境方面的资料主要包括以下内容：（1）专业实践教学管理规章制度（2）专业可利用教学资料情况（含图书资料、电子图书资料、校园网建设及运行情况、机房、实验室、实训基地、教学仪器设备等）；（3）专业实验室、实训基地建设规划；（4）专业实训基地利用率、实验开出率情况（实验室使用情况登记表、实验情况登记表、实习实训情况记录簿、教学仪器设备使用记录、开放实验室情况记录表）；（5）校外实习基地协议书或校企合作协议；（6）教学经费预算及教学经费投入。

六、产学研合作方面资料的收集

产学研合作方面的资料主要包括以下内容：（1）院系产学研合作领导小组及专业指导委员会成员名单；（2）专业指导委员会工作会议纪要；（3）校企合作协议书、合同书；（4）从企业或行业聘请的兼职教学人员名单及证书，聘书复印件；（5）专业教师企业实践锻炼的相关资料；（6）院系教师为企业、行业开展技术培训的通知、计划、讲稿、图片等资料；（7）教师承担或参与企业科研课题研究及有关技术协作、项目推广的协议书、合同书；（8）为解决技术难题、开发新产品方面新创造出经济效益的证明材料、技术报告、科研任务书（结题报告）、成果鉴定证书等；（9）校企人员互兼互聘协议书、聘书及工作情况；（10）校内外实训基地共建协议书及资料共享方面的材料；（11）专业教师与企业（或行业）有关人员合作、论著等材料。

七、教学改革与建设方面资料的收集

教学改革与建设方面的资料主要包括以下内容：（1）专业教学模式与课程改革方案，实施过程、工作总结等方面的原始资料；（2）教学方法、教学手段改革等方面的原始资料；（3）院系教学工作，教学管理文献；（4）学生学分制实施细则；（5）学生学籍异动情况；（6）教学改革方案、实施过程、阶段小结及原始资料。

八、师资队伍方面资料的收集

师资队伍方面的资料主要包括以下内容：（1）师资队伍基本状况（含学历、职称、年龄、学缘情况）；（2）教师科研、教研活动情况（含参加各类科研、教研学术会议、科研教研课程立项项目及结题报告、、出版专著、主编参编教材、获奖情况）；（3）教学效果测评情况；（4）师资队伍建设规划；（5）教师培训进修情况；（6）教学管理队伍和学生管理队伍情况（含培训进修内容、效果和经费投入等）；（7）人才引进情况；（8）教学管理队伍和学生管理队伍情况（含管理人员、业绩）；（9）省级、校级专业带头人申报材料及批复；（10）优秀教师申报、评审及批复；（11）教学、科研骨干基本情况。

九、学生素质方面资料的收集

学生素质方面的资料主要包括以下内容：（1）学生毕业论文（设计）；（2）学生参加计算机、英语等级考试情况及证书复印件；（3）学生课外活动、社会实践活动计划、过程和总结（含文字材料、图片资料）；（4）学生社团活动情况。

十、学生就业方面资料的收集

学生就业方面的资料主要包括以下内容：（1）学生就业机构及人员情况；（2）就业工作的政策文件；（3）开展就业指导与服务情况及原始资料；（4）毕业生初次就业率统计表和学生就业单位一览表；（5）毕业生跟踪调查报告及原始资料。

十一、专业特色方面资料收集的主要内容

专业特色方面的资料除上述各项资料外，还要特别注意收集以下资料：（1）能体现专业办学观念、办学思路方面的资料；（2）能体现人才培养模式方面的资料（如教学内容、培养方式途径等）；（3）能体现教学特色方面的资料（如课件体系、教学方法、实践环节等方面成功的经验）；（4）能体现教学管理方面的特色（如科学先进的教学管理制度、运行机制等）。（作者单位：唐山广播电视大学）

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Abstract: Through the analysis of the generated background and advantages of electronic archives, the paper expounds the inevitability of electronic archives, and emphasizes the importance of the preparation work before reception and the main channels of reception.

Key words: promote; electronic archives; reception

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）

自中华人民共和国住房和城乡建设部建办标函【2007】738号《关于的通知》下达以来，全国各地不少地区的城建档案馆已试行和开展了电子档案的接收工作，探索出许多好的经验，摸索出很多成功的路子。但就绝大多数地区的城建档案馆、室而言，目前还处在等待、观望或正着手准备的初级阶段。为积极推进电子档案的接收工作，不断提高城建档案现代化管理水平，本文就认真做好电子档案接收前期各项准备工作谈点规浅认识。

一、广泛实行电子档案是必然的发展趋势

中华人民共和国行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117—2007），已于2008年1月1日期正式实施。这就表明，建设电子文件和电子档案，已经纳入城建档案馆、室业务范围，库藏档案资源又增添了新成员。目前尚未开展电子档案接收工作的，不管有多少理由，但总归是库藏档案资源建设的损失，是城建档案工作的迟滞。为弥补落后，抓紧赶队，我认为首要的是尽快提高对建设电子文件和电子档案重要性的认识，以敦促早日展开行动。

1、科学技术的发展产生电子档案。人类对信息记录、存储的要求，随着社会的进步而发展。现代科学技术的飞速发展，特别是计算机技术及信息技术应用的普及和深入，人类社会活动的记录形式发生了重大变化，众多的非纸质文件得以生成或产生。尤其在办公环境不断电子化的趋势之下，工程电子文件和电子档案便应运而生，而其主体地位会越来越明显，它必将彻底改变我们所熟悉的工作方式。这种信息时代带来的冲击和挑战，城建档案工作者必须清醒地认识，这是信息技术发展的必然趋势，是顺应时展的新要求。为此，必须从思想和理论上充分认识这一点，从而把电子档案的开发、运用尽快地提到议事日程。

2、电子档案生动形象地再现了生产社会实践。城建档案馆、室所接收的电子档案，是指具有参考和利用价值并作为档案永久保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。它和纸质档案一样，同样具有原始记录性，具有有效性、阶段性、完整性等特点。所不同的是，电子档案比纸质档案能更生动、更形象地再现生产社会的实践过程，同时更有利于档案信息资源的整合和快速传递。因为建设工程电子文件是在生产过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式将生产的全过程逼真地存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备去阅读、处理、并可在通信网络上进行传送。读取电子档案，如同身临生产和施工现场，其真实性和感染力，使其更富有利用价值。

3、电子档案可以提高工作效率和生产力。随着城建档案信息数字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用，档案工作从初期从手工操作、查询、保管到目前的计算机查询、信息传输、下载、智能监控保管等，把人们从繁重单调的操作中解放出来，同时也使各种载体的档案得到了更好地保护，减少了人为的损伤和破坏，延长了档案的寿命，提高了查档调档的速度，降低了管理成本，提高了工作效率。信息社会和网络时代，基本特点是信息资源数字化，信息传递网络化。电子档案是完全数字化的档案，就充分体现了这一点。它可以通过网络虚拟空间，快速、高效、多方位地输出、传递档案信息和交流，与馆内计算机管理程序相融合，完成各种业务需要，不需再加工，便完成档案信息资源的共享，实现档案资源的整合。电子档案，为档案工作提供了自动化、系统化的管理手段，简化了数字化流程，有利于做各种数据分析，快速提供有价值的参考数据，管理上更为灵活广泛，大大提高了工作效率和生产能力。

4、电子档案可以节约大量存储空间。

目前，城建档案馆、室电子档案的形成，无非二种情形，一是将现有库藏档案扫描数字化，形成电子档案；二是按照《建设电子文件与电子档案管理规范》要求新接收的直接形成的电子档案。前者形成的电子档案不会减少纸质档案对空间的占用，后者接收的电子档案，在近期可以节省一部分库藏空间。如施工过程中的一些表格、一些材料的实验报告等，完全可以只收电子文件，纸质档案则可以免除。展望长远发展，将来很可能形成只收电子档案，而无需再收纸质档案，岂不更节省存储空间，同时也大大节约了基建成本。

5、电子档案便于异地备份规避灾害隐患。城建档案异地存储备份，是规避不可抗拒的自然灾害对档案造成危险隐患，确保档案安全的重要手段。特别是四川汶川地震等自然灾害发生后，这一问题更引起了国家及各级的高度重视。2010年5月，“全国档案安全体系建设工作会议”要求：“原则上，无论是档案馆，还是档案室，所有应归档保存的电子文件都应至少有一套异地备份。”国家住房和城乡建设部，为确保做好档案异地备份工作，还为各省异地备份划分了对口省份和地点。

电子档案异地备份的提出，是适应新形势发展而强调的新要求，同时也是基于电子档案便于存储传递的特点，这是纸质档案难以做到的事情。因此，把纸质档案转换成电子档案，大力接收建设工程电子档案，已是刻不容缓的重要工作。

二、认真做好接收电子档案的各项准备工作

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关键词 农机；档案管理；信息化

近年来，我国的农业机械化程度不断加深，农机档案管理事业蓬勃发展，农机信息在社会上发挥着越来越重要的作用。这对农机档案管理水平提出了新的要求，对此，相关机构和人员应从以下几方面提高农机档案的管理水平。

一、提高农机档案管理人员的综合素质

（一）提高管理人员的政治素质。在农机档案管理工作中，人是管理过程中最基本和最重要的因素，只有提高档案管理人员的素质，才能真正提高档案管理水平。在管理人员的综合素质要求中，政治素质的要求是由于档案管理工作中的政治性，即档案管理人员要具有较高的政治素质和高度的党性原则，在工作中具有强烈的社会责任感。

（二）提高管理人员的专业技能。农机档案的管理工作涉及较为专业的知识，因此，农机档案人员要具备相应的档案管理知识，可以通过多种形式对档案管理人员进行相关业务知识的培训，提高其工作技能和工作能力，使档案管理工作更为科学化。随着信息化时代的到来，档案管理人员也要具备相应的计算机工作能力，在业务处理中运用现代化技术，提高档案管理工作水平。

（三）提高管理人员的宣传工作能力。农机档案管理工作是为了更好地服务农业机械化，档案工作离不开相关的宣传工作，为了贯彻落实《档案法》中的相关规定，档案管理人员要具备一定的宣传工作能力。尤其是在部门工作人员向领导宣传汇报档案管理工作时，积极宣传档案管理工作，赢得有关部门的支持和理解，方能及时解决档案管理工作中出现的问题和难点。

二、加强农机档案管理的基础设施建设

在农机档案管理中，基础设施建设是决定农机档案管理水平的重要方面，为提高档案管理水平，必须要从以下两点出发，做到加强农机档案管理的基础设施建设。

（一）完善农机档案管理制度。农机档案的收集整理工作是档案管理工作的基础，要建立健全完善的档案管理工作机制，从档案的收集、归档、鉴定和销毁等阶段都有章可循，根据相关制度要求，严格管理档案管理的日常工作，防止出现弄虚作假的现象。农机档案管理制度的规定要以实事求是为原则，依据档案的范围进行档案的收集和整理工作，提高档案管理的工作水平。

（二）改善农机档案的管理环境。相关档案管理部门和人员要注重改善农机档案的保管条件。农机档案的保管条件要求要具备相应的配套设施，例如档案室、档案柜、档案盒以及计算机等基础设备。通过改善农机档案管理的环境，做到档案室防尘、防盗、防蛀、防潮等，提高农机档案的管理水平。

（三）加强农机档案管理的系统安全。随着信息化时代的到来，农业档案管理工作中越来越依靠计算机网络，因此要进一步完善档案管理中的系统软件标准，及时更新软件的技术参数，保证系统内容的安全性和可靠性。在日常工作中要注意系统软件的安全性，例如，尽量使用全国统一的农机档案管理软件以及检索工具，档案管理人员不要随意下载不明信息，防止出现病毒入侵等问题。

三、完善农机档案的日常管理工作

（一）加强农机档案的建设。农机档案的收集整理工作要依据相关的档案管理规定，对要求建档的农机档案文件进行归类整理，严格按照建档的流程及要求，对符合规定的农机档案文件进行建档处理并立卷。

（二）加强农机档案的鉴定。对于已经建档完毕的农机档案，农机档案管理部门要及时对新建档文件进行审核和复查，对建档文件及其资料进行鉴定。一旦发现不符合规定的档案和文件，要找出相关责任人，要求对档案进行完善和更正，及时补充缺失的的文件，经审核无误后才能接收并存档。档案管理人员要遵循实事求是的原则，定期对档案进行审核工作，以便及时发现解决问题。

（三）加强农机档案的保管。农机档案的保管要由专人进行处理，以保证农机档案的安全性和保密性，严格按照档案保管要求进行档案的处理。未经档案保管人员同意，农机档案一概不得外借，档案保管人员也不得擅自公布农机档案的内容。相关人员经同意借阅档案后，要对档案进行妥善处理，不得擅自涂改和破坏，未经允许不能复制和摘抄档案内容。档案的借阅要有严格的规章制度，借阅人员要严格遵守登记手续，一旦出现农机档案的丢失和损坏，要追究相关人员责任。除了以上3 个方面可以提高农机档案管理水平外，随着现代科学技术的飞速发展，计算机以及互联网在农机档案管理中也发挥着越来越重要的作用。计算机具有存储信息容量大，处理信息速度快等特点，能弥补传统手工农机管理的缺点和不足，大大提高农机档案管理的效率和水平。

参考文献：

[1] 初良尧. 提高档案管理水平的新思考[J]. 兰台世界，2014(01)

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物业档案是指物业管理活动中所产生的所有文件材料，是原始性证明。由于物业档案的形成者非常之复杂，既有物业管理公司、物业管理人员、物业使用人员，也有工程图纸的设计人员、房地产开发商、规划局等，物业档案种类多，载体形式也多，如：图片、声像资料、表、文字材料、计算机软件等。

物业档案是物业管理活动的依据，从物业管理活动开始，建筑物的养护、维修等都离不开档案。随着房地产业的快速发展，物业管理内容越来越多，而物业档案的种类也逐渐增多。目前，物业档案的种类主要有两种：一是物业管理公司在其日常管理活动中产生的档案资料，比如说：党群工作档案、经营档案、设备档案、人员档案等。二是基层档案人员在日常管理活动中形成的专门档案，如：物业维修档案、业主资料档案、物业管理服务档案等。

今天的物业档案具有形式多样化、隐秘性、动态性、完整性等特点，它要求工作人员不断提高自身素质，提高物业管理水平，及时收集、整理、归档各类物业档案，提高物业档案的利用率，从而有效提高物业管理服务水平，促进物业公司的可持续发展。

2、物业档案管理工作中存在的问题

虽然说许多物业公司都认识到物业档案管理的重要性，但是，物业档案管理工作仍然还存在很多问题，不利于物业管理水平的提高。

2.1资料收集不全

物业档案具有很强的动态性，它伴随着物业管理活动的运转而不断增加，这也就要求物业档案管理人员及时收集、整理相关的资料，并形成物业档案资料。但是，当前我国许多物业公司的档案管理人员档案资料收集意识低，不了解资料收集的流程和方法，导致收集回来的材料质量不高。档案材料在流转中手续不健全，导致材料的收集、补充工作异常艰难。另外，由于物业公司没有明确规定档案的整理、归档方面的工作制度，进而就导致档案人员填写资料时出现不完整、不清晰现象。

2.2管理人员素质有待提高

档案管理是一项非常专业的工作，对工作人员的专业性、职业道德修养要求较高。但是，许多物业公司的档案管理人员是由客服人员兼任的，他们对档案的收集、整理、归档、保管等方面的业务了解不透彻，档案管理意识薄弱。由于他们还有其他的工作任务，因而很多时候都只是将档案存放到档案盒中就了事，档案管理水平低。而且，在档案的流转过程中，由于手续不健全，一旦出现档案的丢失、破损现象，经常出现大家相互推卸责任的现象，这也不利于物业管理效率的提高。所以说，在当前形势下，要提高物业管理工作效果，就必须尽快提高物业档案管理人员的素质，加强物业档案的收集、整理、归档和保存，提高物业档案管理工作效率，促进物业公司的可持续发展。

2.3档案管理制度不健全

物业公司管理者对档案管理工作重视度不高，没有制定出健全的档案管理制度，比如说：档案管理人员的工作职责和义务、档案的分类和归档规定、档案人员的业绩考核、档案管理的目标等。于是，在基层物业档案管理上，存在“只存不管”的现象，物业档案管理规范性、保密性差，物业档案管理工作效率低下。多数物业档案管理人员不知道保密性是什么，这也就加大了泄密风险，不利于物业公司的可持续发展，甚至会引起多方纠纷现象。

2.4档案利用率低

由于物业档案是在物业管理活动中产生的，它与人们的日常生活息息相关，比如说：房屋维修档案、房屋租赁档案、管理缴费档案等就经常被反复调阅，这也说明物业档案的利用率比较高。但在实际工作中，由于物业公司的档案资料非常之多，而且物业档案的载体也在逐渐增多，但是物业档案管理水平低，要查阅某些档案资料时往往需要花大量的时间，进而影响到物业管理活动的顺利进行，也间接导致档案利用率低，给物业公司的经营管理活动带来了一定程度的困扰。

3、做好物业档案管理工作对策

随着市场经济的快速发展，物业公司也面临着激烈的市场竞争压力，管理者必须深刻认识到档案管理工作对企业发展的重要影响，努力提高档案管理水平，提高物业管理服务水平，增强企业市场竞争力，降低经营风险。

3.1增强档案管理意识

企业领导是企业所有经营管理活动的核心，提高领导的档案管理意识才能逐步自上而下的提高所有人员的档案管理意识。增强领导的档案管理意识才能逐步完善档案管理制度，建立完善的责任制，并加强档案管理，将档案管理工作作为物业管理工作的重点，将档案管理工作作为物业管理水平的重要考核标准，进而在企业内部形成人人关心档案管理的工作作风，稳步提高档案管理水平。

增强企业所有员工的档案管理意识，将档案管理纳入到每年的工作计划中，并将其分解落实到各个部门的工作目标中，所有人员在日常工作中都能时时想到“档案”，加强档案的收集、整理、归档和保存。增强档案管理意识一定程度上提高了档案管理人员的保密意识，降低了物业档案的泄密风险。增强档案管理意识有利于物业档案收集质量和效率的提高。提高全体员工的物业档案管理意识，使所有员工在实际工作中想到档案，并积极主动去收集物业档案，及时收集档案，提高档案管理水平。

3.2完善档案管理制度

档案管理制度是物业档案管理工作的标准和依据，而物业公司却并未建立起严密的档案管理制度，需要企业领导认真考核企业的档案管理现状，借鉴其他物业公司档案管理的成功经验以及国外的成功经验，逐步完善档案管理制度，建构严密的档案管理制度体系，提高档案管理水平。

比如说：根据企业物业档案的特点下发《物业档案归档制度》、《物业档案鉴定规范》、《物业档案管理工作人员的职责》、《物业档案流转手续》、《物业档案整理规范》等文件，并通过培训教育的形式使所有档案管理人员熟悉档案管理制度，并严格按照管理制度的要求开展档案管理工作，从而逐步提高物业档案管理的规范性和科学性。

建立科学的物业档案管理体系，并结合具体的措施落实物业档案管理体系，抓好物业管理每一环节的工作，逐步提高物业档案管理的规范性。使所有档案人员都能严格执行管理制度，收集、整理、归档、保存物业档案，逐步提高物业档案管理水平，为物业管理带来更多便利，促进企业的可持续发展。

3.3加强培训，提高档案管理人员的业务素质和职业道德修养

档案管理工作是一项任务重、责任大、要求高的工作，只有不断提高档案人员的专业素质和职业道德修养才能逐步提高档案管理水平。

第一，招聘一批专业的档案管理人员从事档案管理工作，丰富档案管理队伍，推动档案管理队伍建设。

第二，通过形式多样的业务培训和进修，做到持证上岗，提高档案管理人员的业务素质和专业知识水平，转变档案管理人员的管理理念。学习先进的科学技术，创新档案管理方法，促进档案管理的信息化、现代化、自动化，提高档案管理效率和质量。

第三，通过法律教育、职业道德教育等提高档案管理人员的责任意识、保密意识、法制意识等，使档案管理人员细心、耐心的完成每一天的档案管理工作，在档案管理上默默奉献，逐步提高企业的物业管理水平。

3.4引进先进的管理方法，提高档案管理的信息化

随着科学技术的发展，物业档案管理方法越来越多。就检索方式上来说，分为计算机检索和手工检索，计算机检索是一种利用计算机软件实现的高效检索方式，而手工检索却需要耗费大量的人力、时间，给档案管理工作带来不便。所以说，物业公司要积极引进先进的管理方法，引进先进的物业管理软件系统，提高档案管理的信息化水平，提高档案管理工作效率。

而规模较小的物业公司档案少，档案管理则可以采用普通的EXCEL表格来完成，根据档案工作的需要，重新设置EXCEL表格的某些选项，然后再将相关内容录入进去，利用EXCEL表格提高档案管理效率。

引进先进的管理方法可以提高档案管理效率，减少管理人员的工作量，提高档案的利用率，使物业档案在物业管理工作中充分发挥作用和价值，提高物业管理效率。

3.5建设专门的物业档案室

建设专门的物业档案室，档案室则应符合《档案法》的相关标准，具有坚固耐用的特点。同时，由于档案资料很多都是纸质文书，这也就要求档案室必须有相应的防火、防潮、防虫、防尘、隔热等措施，采用专业的温湿度调节装置、防火防光窗帘、消防器材等。同时也有许多档案是电子文档、视频资料等，这也就要求有相应的防火墙的安全措施。档案是企业的一级机密，所以说，档案室还要有相应的防盗措施。

3.6强化档案收集

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随着我国社会主义现代化建设不断取得新的成就，我国的社会主义经济、政治和文化都取得了长足的发展。尤其是当前我国的经济发展水平，在高速的经济发展速度保障下，我国的经济发展水平不断提高，这就使得我国的社会文化生活和政治生活出现了新的要求。所以，在这样的历史形势下，单位提高档案的管理水平是深入的贯彻科学发展观的必然要求，也是不断提升我国文化实力，提高我国企业单位管理水平的关键所在。在当前的世界发展形势下，提高档案的科学管理水平，是当前告诉发展的经济提出的要求，也是顺应当前科技发展趋势的必然。所以，笔者认为不断提高档案管理的科学化水平是必然趋势。本文将针对我国如何提高档案管理的科学化水平进行一定的分析和研究。

一、提高档案科学管理水平的必然性分析

首先，提高档案管理的水准本身就是提高我国文化管理水平，相应当前我们建设和谐社会和科学发展观的必然要求。作为我国文化实力的重要体现，档案的管理可以有效的体现出中华民族作为一个以集体主义为要义的民族发展要义。在各种档案中，包含了几乎涉及到我国政治、经济和文化等各个方面的资料。这些资料本身是有很强说服力的，其能够有效的反映出我国在不同历史阶段的各种资料和状况，这不仅仅是对我们过去历史的一种保存，更是对将来发展做出指导的一种有力的保障。所以，只有不断的提高我国档案管理的科学发展水平，才能够更好的做好档案的管理工作，最大限度的发挥档案管理的价值。

其次，提高档案管理的科学化水平本身能够提高我国档案管理的水平。在很长的一段时间内，档案的管理工作在我国都是采取手动的方式进行。这不仅仅要耗费大量的人力，也不利于储存和资料的取用。并且很多的单位都对档案的管理工作不够重视，这样就直接的导致了我国档案管理的混乱。在当前高速发展的信息技术支撑下，我国的计算机技术不断提高，在各个领域都取得了广泛的应用。所以，将以计算机技术为代表的科学化管理技术运用到档案管理中，不仅仅可以提高档案的管理质量，还能够节省大量的人力和物力，并且能够有效的提高档案的利用率，不仅对单位来讲能够有效的节省成本，也能够是档案获得最大限度的应用。

二、提高档案管理科学化水平的措施

首先，加快现代化档案管理体系的建立。在建设现代化档案管理体系的过程中，就必须要先树立起档案管理的观念，这本身就是我国档案管理的薄弱环节所在。前文中我们也提到过，当前的档案管理最主要的问题就是领导对档案管理工作不够重视，往往都是由单位内部的人员兼职管理。所以，在档案管理的工作中，就要建立起一整套档案管理的机制。将档案管理的机制建设作为档案管理工作的重点，建设起一套相对完整的，适合单位发展的管理机制。要对传统的档案管理机制和档案管理理念进行改革，转变传统的档案管理工作形式，加强档案的利用。根据档案管理工作不同的性质，实行确定的定岗定责的管理模式。在档案管理的体系上，要建立起一整套的档案管理班子，要由主要的领导作为档案管理的全局管理者，通过上下级的部门管理和监督，确定专门的档案管理人员。这样才能够不断的健全的档案管理的工作制度，也能够更好的促进档案的管理，提高档案管理的质量。

其次，要提高档案管理人员的素质。档案管理工作本身就是一项比较繁琐的工作，而且档案的管理工作本身也是对工作人员要求比较高的。这就要求我们在挑选档案管理的人才过程中，首先就要要求人才能够具备相当的档案管理基础知识，要有一定的档案管理的基本理念。同时，针对不同单位不同部门的档案管理实际，档案的管理人员还要具备一定的专业基础知识。在档案管理的信息化进程中，由于信息化本身为档案管理带来了很大的便捷，所以档案的管理人才还要具备一定的信息技术知识，要熟练的使用计算机以及网络对档案进行收集和管理。同时，由于档案的档案管理工作人员在素质上存在一定的问题，这就要求单位要定时定期的对档案管理人员进行相关素质的培训。只有这样才能够不断的加强档案管理人员的业务能力和综合素质。并且，在日常的工作中，要加强对档案管理工作人员的奖惩，对那些模范的管理人员以及在业务能力上比较突出的人，要做出一定的奖励，这样才能够有效的促进档案管理人员自觉的学习和进步。

第三，要加快档案管理的信息化建设进程。档案管理的信息化本身不仅仅是要求档案管理的理念先进，也并不是单纯的要求档案管理人员的素质比较高，还要有相当的硬件设施。所以，在档案管理的科学化水平提高过程中，要求单位要及时的更新相关的硬件设备。要在硬件和软件上都具备相当的水准，才能够满足档案管理的信息化改造。单位需要成立专门的档案管理工作室，并且购买相关的专门档案管理软件，只有这样才能够有效的促进档案管理的科学化水平提高。

最后，要促进档案管路的标准化建设。对于档案管理来讲，标准化的档案管理能够有效的促进档案管理效率的提高。我们要转变传统的档案管理理念，加强监督，及时的对档案的管理以及开发做出相关的审核，做好档案的处理工作。同时，要健全档案管理的评估机制。运用现代化的管理方式以及先进的管理设施，对档案的管理工作进行科学化的管理，采取先进的技术以及设备对电子档案进行有效的管理，这样才能够不断地健全档案的管理机制，提高档案管理的效果。

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引言

新时期，随着档案管理水平和服务质量的提升，再加上信息技术的应用，创新管理方式，推动档案管理数字化是十分必要的。这样不仅顺应时展趋势，还能有效提升档案管理水平，为人们获取档案信息资源创造便利。但不能忽视的是，目前档案数字化管理工作中仍然存在不足，需要革新思想观念，完善管理规章制度，促进档案管理水平和服务质量提高。

1新时期档案数字化管理及其创新的意义

在信息技术被应用到档案管理工作之中的背景下，档案管理数字化趋势越来越明显，其重要作用表现在以下几点。

1．1顺应时展趋势

当前，信息技术、扫描仪等先进设备逐渐被广泛应用到档案管理活动当中，有力的推动档案管理的创新发展，也为档案管理创新发展提供了便利，有利于提升档案管理水平。因此，在这样的背景下，创新管理方式，健全完善管理规章制度，实现档案管理数字化，这是顺应时展趋势的必然要求，对推动档案管理各项活动顺利进行具有重要作用。

1．2提高档案管理水平

当前，在信息技术和扫描技术得到有效利用的背景下，再加上档案管理人员综合技能的提升，档案管理数字化是一种必然趋势。事实上，实现管理数字化，不仅方便档案信息资源的整理和归档，还能方便查询，可以有效满足使用者的需要，促进档案管理服务质量提升。数字化管理还可以减少档案资料的占地面积，提高档案资料的防火、防水能力，进而促进档案管理水平提高，有效满足人们使用档案信息资源的需要。

1．3提升档案工作服务质量

在档案管理数字化的趋势下，通过创新管理方式，构建档案信息资源数据库，对档案资料进行数字化处理，然后编号并存储，构建完善的档案信息资料库。当使用者需要使用档案资料时，只需要输入目录和编号就可以快速查询到所需要的档案资料，满足使用者获取并使用档案信息资源的需要。并且这对提升档案信息服务质量，有效满足人们日常生活需要的重要意义是不言而喻的。

2新时期档案数字化管理及其创新的策略

当前，在档案管理过程中，由于一些管理人员素质偏低，相关制度没有严格落实，制约档案管理水平提升，影响档案管理的创新与发展。为弥补这些不足，顺应档案管理数字化趋势，促进档案管理水平提升，有效满足人们使用档案信息资源的需要，需要从以下几个方面采取创新策略。

2．1做好宣传工作，重视档案数字化管理

新时期，要充分认识档案管理数字化的重要意义，创新思维，革新管理理念，顺应时展趋势，推动档案管理工作水平提升。并在制度、资金、档案管理人才等方面加大支持力度，健全完善档案管理制度措施，加大相应的资金投入，注重提高档案管理人员的综合素质，进而推动档案管理数字化的各项活动顺利进行。档案管理人员要增强责任感和使命感，顺应时展趋势，把握档案管理数字化的要求，加强自身学习，掌握档案管理专业知识和技能，不断丰富档案管理工作经验，努力适应新形势和新需要，进而推动档案管理工作顺利进行，有效提升档案管理水平。

2．2健全完善档案数字化管理的规章制度

根据档案管理数字化需要，健全完善管理规章制度，并严格执行和落实，为各项活动顺利开展提供制度保障，推动档案管理规范化和制度化。要明确档案管理人员职责，建立并落实责任制，让他们自觉遵守制度要求，履行好自己的职责。健全完善档案管理制度，加强整理、归档、存储、使用等各环节的管理，从而提高管理工作的规范化水平。建立奖惩激励机制，对管理工作到位，服务质量高的部门和个人实施奖励。从而激发他们的主动性，更好顺应档案管理数字化趋势，努力提升档案管理和服务质量。

2．3重视数据库建设，提高数字化管理水平

构建档案管理数据库，对档案信息资源进行统一管理。做好档案资料扫描、图像处理、业务管理、目录管理、信息查询、数据分析等工作，充实和完善档案管理信息系统。同时还要采集档案信息资源，构建档案信息数据库。利用扫描仪、数据压缩等技术，将纸质档案转化为电子档案，并保证档案信息资料完整，从而方便数据信息查阅和使用，促进档案管理水平提升。

2．4构建安全保障体系，确保档案信息安全可靠

加强安全管理，构建安全保障体系也是不可忽视的内容。应该重视档案管理安全保障技术应用，综合采用密钥技术、访问控制技术、加密存储和传输技术等有效措施，提高数据库信息的安全，防止档案信息泄露，避免档案资料丢失，进而有效确保档案信息资料的安全。对于纸质档案，也要及时整理和归档，保证室内环境良好，注重防水、防火和防鼠害等工作，避免档案信息资料丢失。综合采用上述安全保障措施，进而实现对档案信息的有效管理，确保档案资料完整，为人们有效使用档案信息资料创造便利。

2．5提高档案管理工作人员综合素质

加强档案管理工作队伍建设，注重引进基础扎实，档案管理技能强的工作人员，建立素质高的工作队伍。在此基础上，还要做好管理人员的培训工作，让他们熟练掌握信息技术和档案管理技巧，有效开展各项工作，顺应数字化管理趋势，努力提升档案管理水平。

3结语

新时期，随着信息技术在档案管理工作的应用，档案数字化管理趋势越来越明显。在这样的背景下，应该注重现代信息技术应用，创新思想观念，健全完善管理规章制度。从而有效约束和规范档案管理的各项工作，促进档案管理水平和服务质量提升。

主要参考文献

［1］王丽勇．探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题［J］．赤峰学院学报：自然科学版，2014（2）：164－165.

［2］李惠华．高职院校教学档案数字化管理的现状分析及改进措施［J］．湖南大众传媒职业技术学院学报，2012（4）：80－82.

［3］季轩．高校档案管理创新及档案管理数字化探索［J］．产业与科技论坛，2016（15）：209－210.

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中等职业学校综合档案室是以教育教学档案为主体，对教学档案、文书档案、会计档案、声像档案、学籍档案、科技档案实行集中存放，统一管理。面向教育科研，积极开发利用档案信息资源，采取各种有效途径，为教职员工和教育教学及时、准确、系统的提供科学依据是职业学校档案工作的首要任务和服务方向。为提高档案管理水平，更好的为学校发展提供优质服务，我们要切实加强档案室的建设，完善和提高服务质量，最大限度地满足教职员工和教育教学工作的需要。

一、领导重视，硬件投入是做好档案工作的关键

作为职业学校档案室的主管领导，首先要重视档案管理工作，加强档案室基础设施建设。职业学校的档案工作是由主管领导直接负责管理的，这为档案室的建设提供了有利条件。在档案室、阅览室、办公室的基础建设上，档案室的温湿度计、除湿机、灭火器的配置，档案材料的微机管理，档案的安全保护措施等方面进行必要的投资是搞好档案管理工作的硬件基础。只有领导重视档案工作，才能做好档案工作的硬件投入，也才能更好地为教育教学提供科学的服务。

二、制度健全，管理规范是做好档案工作的有力保障

档案管理制度是档案管理人员做好档案工作的行为准则和依据。为了加强档案管理工作，提高档案管理水平，应根据本部门的实际情况结合上级档案部门制定的档案管理规章制度制定本部门档案管理有关制度。如：《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》、《档案销毁制度》、《各类档案归档制度》、《文书予立卷制度》、《收进移出档案制度》、《档案员工作目标责任制》等，这些制度涉及到各处室档案资料的收集、整理、归档、立卷等各个环节，使档案的管理工作做到有章可循，是做好档案工作的规范化、标准化、制度化的有力保障。

三、认真学习《档案法》，增强档案意识和法制观念

认真学习《档案法》，使档案管理人员坚持依法治档，是为教育教学提供依据的重要保障。学习宣传《档案法》，可以增强全员的档案意识和法制观念，提高大家保护档案、利用档案的自觉性和责任感。通过各种宣传学习强化法制宣传力度，增强学校领导和广大教职员工的档案意识，使依法治档工作健康发展，使档案管理工作做到有法可依。

四、参加业务培训，提高自身素质是做好档案工作的先决条件

档案管理工作是一项科学性、技术性很强的工作，也是一项复杂、细致、繁琐的工作。档案管理人员既要有一定的政治素质、科学文化水平及高尚的职业道德，又要有一定的技术业务素质，才能保证档案工作的顺利开展。因此，档案管理人员应积极利用一切可以学习的机会学习《档案管理学》、《文书学》、《档案文献编纂学》、《档案法》等专业知识，积极参加各种档案学习班。通过学习，对档案管理知识有了更全面、更系统的认识和理解，才能提高对档案管理工作的重要性的认识，掌握档案管理方面的先进技术，增强做好档案管理工作的信心和决心，为教育教学提供科学依据。

五、做好档案工作目标管理，使档案管理跨上新台阶

中等职业学校的综合档案室档案人员一般一人兼多职，应积极协调好各处室档案兼职人员开展档案工作目标管理活动。根据活动要求，从档案工作的组织管理、设施配备、基础业务建设、开发利用等方面认真地进行自评工作，找出不足之处，并对之加以改进，在活动中不断提高档案管理的水平。积极地进行档案室考评定级的申报工作是反映档案管理水平高低的一种标志。档案目标管理认定工作的准备过程能够提高档案的管理水平，促使档案工作跨上一个新台阶。

六、开发利用档案信息资源，发挥档案的服务作用

中等职业学校的档案工作是一项服务性工作，主要表现在档案的提供利用上。档案人员要想查档者所想，急查档者所急，为其创造并提供便利条件，在不违背原则的前提下想方设法为查档者提供方便，积极、主动、准确地提供档案资料，为查档者提供优质服务。

档案管理人员应熟悉所管范围及相关业务，调卷迅速准确。可以通过开放阅览室、汇编和公布编研材料等形式及时了解教职工的需求，为教育教学及时提供各种服务。档案管理是手段 ，充分发挥作用是目的。档案管理人员在整理、保管好档案的同时还应改进服务方式，多搜集和了解教职工的意见，积极参与教育教学、科研、课题等学校重大活动并留好记录。只有提供大量的档案资料才能体现出档案工作的重要性，充分发挥档案的潜在作用。中等职业学校的档案资料为教育教学所提供的依据是重大的。例如我校在2004年国家级重点中等职业学校评估中所提供的各种档案资料，经过专家组的论证评估，顺利通过验收，充分体现了档案在教育教学工作中不可或缺的作用。

七、利用现代化技术，提高档案管理水平

档案的现代化管理水平主要体现在对先进技术的应用上。计算机技术的飞速发展为档案资料的存储、检索提供了良好的技术设备。档案管理人员应努力学习计算机技术，把它应用于档案管理之中。计算机应用于档案管理工作能进一步促进档案管理的规范化。我校于2005年安装了“杰瑞”档案管理软件，可以快速、准确地进行档案资料的检索、查询、统计等工作，提高了档案管理的现代化水平。

总之，中等职业学校综合档案室的建设应逐步进行完善，不断加强档案管理工作，提高档案管理水平，为学校教育教学提供优质服务并为学校的发展提供有力的保障。

【参考文献】

[1]吴青霞.人事档案基础数字汇集的编制实践及价值探析[J].档案时空，2011，（04）.

篇12

尽管我国大部分医院领导部门对办公室档案管理工作都给予了高度重视，并采取了一系列措施提高管理水平，但整体结果却显得有些不尽人意。究其原因，主要是因为当前档案管理中仍然存在一些问题尚未解决，这些问题归纳起来，大致包括以下几个方面：

（一）档案管理工作缺乏足够重视

从我国医院办公室档案管理工作的整体水平来看，较之一些发达国家相比，仍然有很大差距。究其原因，主要是因为部分医院领导部门对办公室档案管理工作缺乏足够重视，

（二）医院办公室档案管理现代化水平不高

随着我国科学技术飞速发展，越来越多的先进设备和技术被引入到医院办公室档案管理中，但由于对这些设备和技术缺乏充分利用。从而导致当前我国医院档案管理工作的现代化水平仍然相对较低，档案管理机构的设置较为混乱，导致档案管理工作中盲目性以及随意性较强，没有明确的档案管理工作目标以及管理手段。此外，也没有结合医院的实际情况制定标准规范的档案管理模式，而且对于档案资料的开发利用也相对较为薄弱，这些问题造成了医院档案管理工作水平得不到有效的提升。

（三）管理人员素质参差不齐

就我国目前医院办公室档案管理人员的素质现状来看，很多人员的业务技能和管理能力都无法满足档案管理的根本需求，尤其是一些乡镇医院的档案管理人员，无论是专业水平还是文化程度，都相对较低，甚至还有些管理人员是从其他部门转借来的，这类人员往往身兼多职，无法将全部精力放在办公室档案管理上，从而导致档案管理水平等低下，档案利用率不高。除此之外，医院发展对办公室档案管理人员素质要求的不断提高，但对员工的培训工作却并没有得到有效开展，从而使得员工的业务水平和技术能力落后，在开展管理工作的时候显得力不从心，无法提高档案管理的整体质量。

二、医院办公室档案管理工作中问题的对应策略

办公室档案管理工作中存在的问题直接影响了医院整体管理水平的提升，同时对企业可持续发展目标的实现也会在一定程度上造成阻碍。所以，结合医院发展的实际情况，采取针对性的措施将问题解决非常重要。

（一）完善医院档案管理制度体系

任何一项管理工作都需要有健全的制度作为支撑，办公室档案管理也不例外，越是完善的规章制度，对档案管理水平的提升越有利。所以，医院若想要从根本上提高办公室档案管理水平，就需要结合医院发展的实际情况和根本需求，制订科学完善的管理制度体系，并确保各项制度能够在实际工作中得到切实落实，做到责任明确，量化到人，实行绩效考评和工效挂钩的考核机制，以此来对员工日常工作的实际情况进行全面了解和掌握，对工作中存在的不足之处进行不断完善，以此来确保办公室档案管理工作有序、高效的进行，最终达到促进医院良性运作的根本目的。

（二）强化办公室档案管理意识，提高档案管理信息化水平

随着我国科学技术的飞速发展，管理信息化也成为了办公室档案管理的一个必然趋势。为了顺应时代的发展潮流，必须注重档案管理信息化的实现。首先，医院应该从办公室档案管理的内容出发，加大对先进设备和技术的投入力度，将计算机技术和网络技术充分利用起来，实现各项管理工作的自动化、数字化。同时，要强化办公室档案管理意识，从管理者到基层员工，都要从根本上认识到办公室档案管理的重要性，从而在工作中不断对档案管理工作进行完善。

（三）提高管理人员的综合素质