人事信息档案管理范文

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（一）人事档案是医院有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件资料。医院人事档案大致可分为三类，即人事档案、科技档案、工资档案。人事档案主要记载个人经历、政治思想等方面的材料，科技档案主要记录专业技术人员开展科研、新技术新项目的应用、职称晋升等方面的内容，工资档案主要记录职工工资及福利历次变动情况。

（二）人事档案既是真实反映职工个人经历的依据，也是人力资源管理与开发的重要依据，更是单位及有关部门选贤举能、知人善任，历史地、全面地考察了解和正确选拔与使用人才的重要依据。人事档案工作是医院人力资源管理的重要组成部分。

二、现行人事档案管理工作中存在的主要问题

（一）管理手段陈旧，不利于人事档案的规范管理

在数字化、网络化浪潮的推动下，人事档案管理的管理手段明显显得滞后，不适应现代化的要求。

1.管理较为分散。由于部分单位档案管理人员及场所的条件限制，较为普遍地存在“多^分散管理”的现象，人事档案、工资档案由人力资源部门管理，科技档案由科技管理部门管理，有些单位的工资档案是由财务部门管理的。

2.手工操作归档。手工操作的档案材料既不利于检索利用，更容易被人为破坏，而且人、财、物的消耗相对较大，大量档案卷宗存档导致成本与支出加大。且形成的档案也缺乏严肃性和多样性。

（二）管理形式落后，不利于人事档案的综合利用

1.现行人事档案管理工作中过多的注重保管而忽视了对人事档案的开发利用。

2.对人事档案的频繁查阅极易造成磨损和意外丢失。

三、利用人事信息管理系统实现对人事档案的科学管理，为医院发展提供人才信息服务

（一）数字化为人事档案信息的综合提供了物质实现条件基础

1.目前人事档案与其他管理方式中的个人信息存在着较多的交叉或重复，合理整合人事档案、科技档案、工资档案的内容，既可以优化人事档案信息，也有利于节约管理成本，更有利于人事档案的综合性开发。

2.充分发挥目前医疗卫生系统内部已运行成熟的医院信息化系统（HIS），在不增加投资的情况下，有效地使用现有资源，提高服务性能。

（二）利用现代信息化管理手段，实现人员信息资源共享，建立结构完整、操作便捷、系统稳定、安全性能较高的人事档案管理系统

1.计算机管理档案具有协作性、开放性，能够更加便捷的进行及时更新、查阅，同时还可利用计算机判别、诊断、筛选的功能进行档案鉴定工作。

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（一）人事档案管理存在的问题。从事人事档案信息化建设和管理的工作人员不仅应具备较高的档案管理技能，同时对于计算机及网络技术的要求较高。现实中从事档案管理的人员多数并不是档案管理相关主业出身，虽然在长期的档案管理过程中积累了一定的档案管理能力，但是计算机技术多数仅限于简单的应用，缺乏专业的技术支撑。由此导致在建设信息化的人事档案过程中，不能快速准确地完成信息的检索和录入。

信息化建设过程中的安全风险是难以规避的存在，这也是进行档案管理所必需承担的风险。在信息化人事档案的建设中，一旦发生信息泄露，将造成更为严重的后果。现阶段对于人事档案管理中的安全风险认识不足，存在的安全隐患较多。

体制机制问题是制约人事档案管理工作的客观原因。良好的制度是人事档案管理工作高效运行的基础，但是，目前条件下相应的保障制度不完善，人事档案管理工作设施环境得不到保障，现代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通畅，这些因素都导致了人事档案管理工作无法高效运行，不能为单位和组织发展提供积极动力。在制度建设层面，虽然《档案法》和《全国档案系统信息化建设实施纲要》已经颁布并实施了一段时间，但是落实不足，也没有相关的档案管理细则以供参考。因此很多单位内部并没有形成一套完整的成体系的制度，在没有具体实施细则指导的前提下，人事档案信息化建设长期停步不前，多数单位的人事档案信息化建设停留在口号中并没有落实在具体的实践上。

（二）人事档案信息化管理的优势。纸质档案管理是传统人事档案管理最主要的方式，显然这样的档案管理方式已经不能满足新时期发展的需要，纸质档案管理和保存难度大，而且更新不及时，人事调整，人员成果不能及时反映到纸质档案上，?е氯耸碌蛋赋戮桑?信息准确性不高，而且难以对纸质人事档案进行全面监控管理，一些人员私自更改人事档案资料的现象难以杜绝。实现人事的信息化管理，不仅可以及时更新人事档案，提高人事档案的准确性，而且可以提高档案管理的安全性。

传统纸质档案查询、检索效率低，而且反复查阅还会造成对纸质档案的损坏，增加了档案保管的难度。而实现人事档案信息化管理，建立相应的人事档案信息库及检索目录，可以大大提高医院人事档案管理工作效率，节省人力、物力。

传统的纸质人事档案对于工作人员的能力分析作用甚微，不能快速完成人员的比对与分析，因此，纸质档案的作用在人力资源的管理中经常被忽略。但是经过信息化建设的档案管理能实现快速的信息筛选和分类对比，完成多个角度的工作人员能力分析，从而为人员工作岗位调整和人力资源配制提供依据。与此同时，在建立信息化的人事档案的过程中，通过人事部门和其他部门的协调工作可以有效地提高整体工作效率，对于提高资源的整合能力具有突出作用。

二、人事档案信息化建设措施分析

（一）增强安全管理。信息化人事档案的安全管理可以从以下几个方面入手：首先，严格控制档案信息的访问权限。其次，无关移动存储器不能与信息存储计算机链接。再次，安装杀毒软件并进行定期升级。最后，内部网络特别是存储管理网络不得与互联网链接，建立物理隔离。具体来看应制定详细的档案管理规章制度和惩罚手段，明确具体负责人的责任和义务，落实安全责任制。

（二）重视系统的定期维护。人事档案的信息化管理是一个动态的过程，在此过程中需要对其进行定期的维护和更新，需要做到以下几点：首先，信息录入完整详细，数据的完整性是后期管理的基础。其次，培养数据定期更新意识，委派专职人员对数据库进行信息更新和系统维护，人员变动和成长都是一个不断变化的过程，只有将最新的信息录入系统才能保证系统在使用中的可靠性。

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社会的发展离不开档案，档案具备不可替代的作用。最近几年，在《全国档案信息化建设实施纲要》颁布之后，实行了以档案信息化建设引领档案事业的创新发展举措。所以，高校人事档案管理就应该适应国家档案管理提出的改革发展要求，将高校人事档案管理推上信息化建设之路，如此才能够提高档案信息利用水平，满足档案信息资源共享的要求。

(二)充分开发高校人才的潜在优势

高校人事档案作为真实地记录教职员工的政治思想、个人经历、业务能力、品德作风等方面的内容，也是对其综合素质以及个人成长历史的集中反映，同样也是师资队伍建设、人力资源开发以及选拔干部的重要信息资源依据。在开展信息化管理之后，通过智能化的检索，就可以将大量复合文档的数据信息加以处理，再经过分析加工，就可以生成直观的人才信息图标，这样也有利于高校人才潜在优势的充分开发，提供最可靠的依据。

(三)适应人事档案自身发展的需求

随着新型电子化档案载体的出现，让传统模式下的高校人事档案管理受到巨大冲击，同时也带来了新的发展机遇。高校人事档案信息化管理的核心在于通过数字化和网络化，对高校人事工作当中产生的数据信息进行相应的加工、传输、检索和存储。如此，就能为高校人事档案工作提供有效的服务，也满足了档案资源共享的目标。

二、高校人事档案管理的现状

(一)人事档案信息化建设进程过于缓慢

由于高校人事部门对人事档案资源管理信息化建设还未重视，对人事档案工作的开展仅仅是停留在纯手工的水平之上，就算是有人事档案数据库管理系统的支持，也仅仅是停留在表面上，只是输入了相应的个人信息资料，却忽略了后续的数字化加工，无法准确地录入新的信息资料或者是进行信息资料的更改，导致日常的维护与管理工作无法跟上发展节奏，让内部系统很多功能都得不到相应的应用，信息化的利用效率非常低，并且能够掌握“复合型”信息技术的人才偏少，人事档案的动态管理过于落后，这对人事档案工作的自动化管理以及信息化管理非常不利。

(二)服务方式过于被动，档案服务意识相对落后

一直以来，高校人事档案管理都是将干部人事档案的保管和收集放置在首要位置，但是对干部档案的利用很少，再加上领导不够重视，档案工作人员缺少相应的服务意识，使得大部分档案工作人员都仅仅是当作“门面功夫”，被动服务的旧模式以及旧观念，就算是现代化人事档案数据系统，档案人员也仅仅是局限于收集、整理、装订和归档人事资料，仅仅是会应用简单的检索方式以及提供利用者最基本的查阅方式等，很少去关注新的系统操作，无法对人事档案进行深层次的研究和利用。在这样的管理条件之下，干部人事档案服务意识显得过于单薄。因此，也就弱化了其服务作用。

三、信息化背景下高校人事档案管理的创新举措

在现代信息化的背景之下，高校人事档案管理工作应该满足时展的基本要求，能够进行工作方式方法的创新。因此，高校就可以有针对性地采取以下措施提高高校人事档案管理工作水平。

(一)重视档案信息化建设

开展高校人事档案信息化管理需要转变原本的传统观念，能够顺应时展所需，认识到人事档案信息化管理对于高校的重要性，进而在重要议程中纳入人事档案信息化管理工作，再配合上宣传力度的加大，就能够达成信息化建设共识。如此，就能够在各个环节的规章进度当中对人事档案信息管理加以规范，确保人事档案信息化建设能够有序地进行下去。也只有如此，才能够让档案管理工作的发展满足时代、满足高校发展的要求。

(二)研究与开发人事档案数据库

研究与开发人事档案管理软件应该基于安全、先进和适用的原则，以满足人事档案管理信息化的需求。同时，将信息的存量不断地扩大，丰富档案信息内容，如此才能够将人事档案数据库使用的效果提高。另外，根据保密性和安全性提出的要求，做好网络方面的信息化建设，就能够建立起人事档案信息化服务网络，将档案的管理创新水平提高，才能够将人事档案管理机制加以完善，同时也能够将高校档案信息化建设的水平提上新的高度。

(三)增加人事档案信息化建设投入

对于高校人事档案信息化建设而言，基础设施建设是最核心的建设部分，高校在预算管理中应该纳入人事档案管理所需要花费的资金，在建设高校人事档案时，要满足信息化提出的具体要求，将相应的资金投入量增大，做好基本的设备设施等方面的保障。另外，作为档案管理部门还应该配备打印机、高配置电脑等设备，配合上防盗、防火等装置，就能够将档案信息管理现状加以改善，促进档案资源合理、科学地应用，再配合上全方位、多层次的人事档案管理系统，就可以将人事档案信息管理的作用充分发挥出来。

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二、如何实现人事档案管理信息化建设

要做好人事档案管理的信息化建设，可以从很多方面入手，加强人事档案体系的管理和规范，从硬件上讲，应该配备非常完备和统一的管理设备，进行计算机档案的储备和记录，对档案进行分类，编号整理和信息检索处理，一边更好快捷的查询，采用高容量的储存载体，提高档案信息的绝对精确记载和分类整理；利用光盘存储系统进行记录，使得档案工作更加快捷和条理化；同时，建立比较完备的档案管理机制，明细相关责任，保障数据的安全和权威，使得档案管理业务流程技术更加细化，每个环节都进行安全措施的保障，对于电子文件也是一样的进行处理和加密保护；最后，建立非常专业的复合型管理人员，不仅熟悉档案的电子文件信息著录，归档，传递和安全利用，同时加强管理人员学习意识，积极参与信息化培训，加强专业知识也业务水平，提高工作技能，即使的了解档案工作的应用，提高工作技能，高水平的完成完成对于档案工作地记录，归纳和查询业务。总是，人事档案的信息化管理最重要的就是三个方面，基础设备，专业人员技能和管理体质，这三个方面提问也只是档案工作中最重要的载体，直接影响着档案工作进程。

三、人事档案管理的重要性

人事档案的工作在日常的工作和生活非常的重要，可以证明一个人的从上学到工作地各个阶段的不同发展轨迹，工作经理的记录，它能直接反映一个员工的最基本的信息和详尽的个人情况，是非常重要的记录，可以直接看出一个人的人生发展情况，也是用人单位审核一个人的最基本的材料和信息，也是能直接了解一个员工的详尽职业情况。所以人事档案的管理是一个单位行政人力资源中，最重要人才储备记录。随着时间的推移和社会的发展，档案的存在形式也在发生很大的变化，为了保留集体和个人的最全面，最原始和最真实的历史全貌，档案的发展状况也在不断的更新和变革中，不仅要求档案的保存要系统和全面，同时要求管理必须详尽和真实完整，不能有分散，混乱，泄漏和损失。贯彻以人为本的思想理念也是档案学管理的很重要的一个环节，专业高素质的管理习题，可以更好的发挥档案在企事业单位的价值和功能，有利于加大对复合型人才的培养力度，加强用人考核机制的管理和提高员工的信息技能培训。加强人事资源信息管理，可以充分的调整人力资源在单位中的职能划分和工作考核查询，为公司和员工的发展都起到很非常直观清晰的记录，在信息化发展飞速的当今社会中，一个公司人才的储备是直接关系一个公司的前途和发展，最重要的问题，人才是公司最核心的力量，人才的分类，细致和精确的记录是公司最重要的无形资产。

四、针对人事档案管理信息化出现问题的应对之策

面对人事档案管理中很多弊端和问题，应该选择怎么样方法，第一，应该进行档案规范化管理，完善管理体制的全面性，将档案工作融入管理工作的日常生活中，加强管理工作在制度上，人员上都能得到很好的管理力度，实行非常规范化管理，把管理工作提高单位很高层次上，加强管理人员专业素质。提高管理人员的管理水平，对各个部门的人事档案进行归档，审查和登记，聘请高学历的人事管理人员，提高安防意识，加强档案部门完全措施，即使进行防火，防盗，使得档案管理室更加有保障；要求管理人员要主动手机整理员工的个人资料，不断的深化经济和政治体质的变革，认真的整理和细致的鉴别档案的真实性，对于不真实的档案进行删除，保证档案的绝对真实有效；最后对档案进行现代化的数据库整理，数据分析，不论是纸质还是电子版的都要进行分类整理和详尽的记录，充分地利用网络技术手段，对于档案进行管理。