档案资源管理范文

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二、规范移交手续，档案进馆“尘埃落定”

自市财税局同意移交档案后，市档案局立即着手接收前的准备工作，对地籍档案保管状况进行检查摸底。在检查中，市档案局发现这批时期的地籍档案管理未能达到规范化要求，需要进行接收前的重新整理。经与财税局再三商定，最终确定由两家单位共同出资出力进行，财税局出资采购必要的档案用品和雇请整理人员，档案局负责档案整理的具体指导。经过2个月的奋战，将1385卷地籍档案装入专门定制的档案卷盒，并以户为单位将这些地籍档案信息全部录入电脑，共著录档案目录27万条。档案整理完工后，双方履行了档案交接手续，原保存在市财政局的地籍档案正式移交给市档案馆。同月19日，市法院也向市档案馆移交了有关地籍档案。地籍档案接收进馆后，市档案局立即对地籍档案进行了抢救保护，其中的破损和霉变部分被一一修裱。

三、整合档案资源，查阅利用方便快捷

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2人事档案信息在人力资源管理中的重要作用

2．1有利于挖掘人才

人事档案信息的建立，可以清晰的看见人才的教育背景以及工作经历，可以及时发现新人，培养新人，为医院领导选拔人才提供了良好的平台，有针对性的培养和配备。同时为人才建立激励制度，调动员工的积极性，提高员工的工作效率，在最大程度上，激发他们的潜能，发挥人才作用。2．2让医院各项制度变的更加完善医院人事档案信息的建立，让医院各项制度变得更加完善，例如：员工工资制度发生了巨大的转变。员工工资不仅是通过财务报表进行核算，还要根据个人的工龄工资、学历以及在岗职位这些综合因素进行核算工资。因此，人事档案信息的实施，对工资核算有着重要的意义。它不仅确保了工资结算的准确性，更方便快捷的核算出工资。工资的变化之后，在建立激励制度，不仅让医院的工作人员积极性有所提高，在激励制度的影响下，工作人员也能严格约束自己，更加投入工作中，从而为患者提供更好的优质服务。

3人力资源管理中应用人事档案信息的措施与策略

3．1提高人事档案管理人员的综合素质

作为档案管理人员，他们的综合素质直接影响人力资源管理工作的质量，因此，我们必须提高档案管理人员的综合素质。首先，我们必须建立一个专业人员的队伍，其次对这些人员进行专业培养。众所周知，人事档案这一项工作，是具有机密性的工作，也就是说，不仅记录了人员的基本信息，同时也记录了个人隐私问题，因此我们必须加强培训，在原有的基础上，提高人事档案信息管理人员的综合素质。

3．2针对医院的人才进行合理分配

人事档案信息的建立，对人才的选拔提供了良好的环境。通过人事档案信息的记录，根据人才的自身能力，在医院里进行合理分配，找到适合自己的岗位，充分发挥自己的潜能与能力，实现医院可持续发展的目标。

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人事档案是我国人才主要信息的来源，是社会公共信息的重要组成部分。它通过社会载体，对国家人才进行分门别类，是国家或企业知人善用、选拔人才的重要手段。人事档案的管理和现阶段人力资源管理的发展存在十分密切的关系①，人事档案为人力资源管理提供可靠的人才资源和信息，成为选拔人才和重用人才的依据，为人力资源管理的发展带来动力；同时人力资源的不断发展也在一定程度上促进了人事档案管理的发展，因此，二者相辅相成，密不可分。目前的发展状况之下，管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。

因此，在研究过程中我们要不断提出了一些完善目前人事档案管理的发展应对对策，以期能更好地发挥其应有的职能，进而提高人事档案管理在人力资源管理中的有效性。

1.　人力资源管理中的人事档案管理出现的问题

首先，在人事档案中保证真实性是非常重要的，一旦人事档案失去了真实性，也就失去了可利用的价值，在一定程度上减少了人事档案的严肃性，这也就严重妨碍了人力资源的合理配置，偏离了人力资源管理发展的轨道。失真的人事档案信息丧失了权威性和严肃性，影响了人力资源配置、员工退休解聘程序、补充计划的完整协调性，不能准确的做出制度和政策，从而是企业错失发展机遇，给未来的人力资源调配带来严重的负面意义[2]。

其次，人事档案是一个人一生，从学习到工作实践全面客观地真实记录，认真的做好人事档案管理工作，才能将其运用到人力资源管理的工作中。但是，现阶段很多单位对于人事档案的材料记录和核实，过于简单和敷衍，很多档案出现雷同的套话、空话记录，导致不能真实的了解档案中的人员信息，失去了价值，进而影响到员工的正常晋升和选拔，也影响到员工在今后工作中的积极性，降低了人事档案对人力资源开发的参考价值②。

第三，人事档案管本文由收集整理理的不当，造成很多档案分散，甚至丢失，严重影响了人事考察的整体性，从而降低了人力资源费效力。人事档案

的整理和存档是一个整体的，衔接密切的过程，一旦由于管理或个人原因导致档案不能及时归档和更新，就会给人力资源的管理工作增添麻烦。档案的分散、丢失现象破坏了人事档案的完整性，造成管理缺口，降低了人力资源的使用效力。

第四，人事档案管理的手段好坏也关系到人力资源的开发。近几年来，随着市场经济的不断发展，对于人事档案管理的要求越来越科学化、规范化。很多单位现阶段的人事档案管理仍处在传统的管理模式中，无法适应人力资源管理的发展趋势，缺乏很好的创新和竞争意识，无法为人力资源的开发提供有效的服务。

2.　人事档案在人力资源管理中的作用

首先，人事档案可以为人力资源管理提供真实可靠的人才信息，有利于人才的选拔和任用。对于国家和企业而言，只有知人善用才能使得其在工作岗位上发挥最大的作用，而知人善用最有效的方法就是必须要掌握人才的真实全面的信息。人事档案的建立从根本上记录了人才学习实践经历的整体信息，客观的反应人才的基本特征和优势，通过有效的记录能准确的了解人才的状况，为企业的选人、用人提供有价值的参考信息，得到知人善用的目的。

其次，人事档案关于人才的记录和归档为国家和企业的一些重大决策提供了必要真实的依据。人力资源管理中对于人员的人事考核、晋级、奖惩等等，都离不开人事档案提供的信息资料。通过真实客观的资料分析，在人力资源管理中才能对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析，做出相应的决策，从而保证国家或企业决策的科学化、合理化。

最后，人事档案的存在可以在一定基础上优化人力资源的合理配置，实现人与物的完美结合，提高人力资源的使用效率和实用价值。人事档案可以实现人力资源信息的共享，科学预测人力资源的需求，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源从容的面对和处理人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况，得到最佳的配置。

3.　提升人事档案管理在人力资源管理中作用的策略

第一，为了适应知识经济的不断发展，适应人力资源管理的发展趋势，要切实提高人事档案管理人员的素质[3]。传统的人事档案管理模式已经无法适应现代人力资源管理的需求，我们在引进高素质人才的同时，也要注重对人员的后期培训和学习，以不断适应变化的人力资源发展趋势，全面提高人事档案人员的责任心和使命感，积极主动地与各部门沟通协作，及时有效地提供各种信息，更好地为人力资源管理服务。

第二，在管理过程中要建立健全合理的人事档案管理制度。对于不适应新形势、新情况的人事档案管理规章制度，必须进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化，适应人力资源管理的发展形式。

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人力资源管理是指对人力资源进行有效开发、合理配置、充分利用和科学管理的制度、法令、程序和方法的总和。它包括人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理六大模块。其中也涵盖了人事档案的管理。人事档案作为人力资源管理工作的重要内容，两者缺一不可、相互促进。人事档案为人力资源管理提供信息，人力资源管理工作也对人事档案管理提出了新的要求。

一、人力资源管理中人事档案的重要性

人事档案在人力资源管理过程中的作用不可小觑，它是甄别人才、选用人才的重要科学依据。一个与时俱进的人事档案管理系统能促进人力资源的开发和利用。人事档案管理需要适应现代化的管理，积极拓展其职能，为人力资源开发提供服务。

(一)协助发挥人力资源功能的最大化

人事档案全面记录一个人的履历和才能表现，人事档案具有历史凭证价值与参考价值，能帮助组织寻找“千里马”。人事档案可以全方位的展示一个人的发展过程，也能够预测其未来的发展方向，帮助我们及时发现有用的人力、避免丢失有才能的人才。依据人事档案提供的这些信息能够帮助我们更好地甄选人才，运用人才。物尽其用、人尽其才。最大限度的发挥人才的潜能。

(二)促进人力资源配置的最优化

利用个人的人事档案能够进一步了解人员的有关信息，进而能够对其进行科学有效的管理，根据每个人的能力和特色，进行合理的资源配置，“因事而择人，因人以治事”。把人才配置到最适合的岗位上去，充分发挥其才能，促进各部门、各地区合理有序的人才流动。这样一定程度上避免了人才流失和结构性失业。能够迅速、合理的配置人力资源，使人力资源配置的效果达到最优。

(三)实现人力资源规划的科学化

人事档案为人力资源管理提供了最基本的信息，它储存了个人全部的信息，是管理核心“人”的过去经历和未来发展的真实写照。影响人力资源规划的主要是内因，所以在做出人力资源规划之前必须严格分析人事档案是否适应组织内部人力资源的发展和新要求，实现人力资源规划的科学化。

二、人事档案管理中存在的问题剖析

(一)人事档案管理制度缺乏创新性

现阶段，我国人事档案管理的制度，从档案的收录、甄别、归类、入档、检索等环节相对滞后，需要查备的档案不能有效、准确的提取，不能真实、完整地反映一个人的历史全貌。人事档案管理中，对于不符合时代要求的规章、制度，必须要革新，及时根据新形势改革档案管理制度。最重要的是建立科学、规范的人事档案管理制度。同时要不断的丰富和完善档案信息，使得人事档案工作更加制度化、科学化、规范化。为人力资源管理工作更好地服务。

(二)人事档案管理缺乏连续性

流动人员断档现象严重。随着人才流动性的增大，很大部分人的档案并没有紧跟上步伐。虽然造成这种现象的原因是多方面的，但是总的来说还是缺少统一的档案管理系统。一个完整的人事档案数据库能够让让人事档案的管理能够跟随个人自由流动、更新，而不会造成断档、空挡的现象。只有将档案各人、各时期、各地方形成的有关德能勤绩廉的所有材料都集中统一形成整体的信息资源，才能保证其得到充分的开发和利用。

(三)人事档案管理的缺乏信息化

信息时代里，电子计算机在档案信息化管理中的作用越来越大，其重要以收集信息、传递查阅为主要功能，是一种现代化的管理手段。部分单位和地区已经尝试使用电子档案，但是由于软硬件的更新跟不上，也很难取得较好的成效。另外，档案管理人员缺乏专业知识，导致信息输入错误、档案归类不准确、搜索结果混乱等问题。这种计算机信息系统并不健全，也不能够正确地发挥其在人事档案管理中应有的用处。人事档案只有建立一个系统、科学、规范的电子信息系统，才能够更好地开发人事档案信息资源，才能更好地为人力资源管理效力。

三、人力资源管理对人事档案发展的新要求

(一)创新现代人力资源管理理论

人力资源档案管理应具有鲜明的时代特色。首先，人力资源档案管理缓解了知识经济时代国家和社会对人力资源信息的巨大需求和传统的人事档案管理之间的矛盾。它是对传统档案的充实和完善，是对现有相关档案集成。所以我们要创新观念，以改革的精神、发展的眼光审视人事档案中存在的“人才壁垒”、个人缺乏个人合理的档案信息知情权等问题。通过改革管理体制、改善管理服务方式和扩展服务内容，来适应现阶段我国人力资源管理中对人才的迫切需要。

(二)加快人事档案管理信息化建设

对人事档案实行计算机信息化管理，这是一项革新、更是一项突破。在信息高速传递的时代，人事档案的管理对信息技术极其依赖。只有通过信息技术，才能使得产生于不同机构、不同测评标准的信息实现融合。在美国已有80%左右的人事档案实现了信息化管理。结合我国当前的新形势，我们应该加快档案信息数据库的建设，可以借鉴先进地区、典型案例。优先建设现有馆藏目录数据库和部分档案数据库。带动加快档案信息资源数字化步伐。同时要加强对不断加入的新信息的管理，参照电子政务、电子商务的先进经验，最大化的利用电子政务的平台来推进档案信息化的建设。如今社会已经进入了信息时代，我们可以充分利用电子信息，可以把不需要保密的人事档案信息实现共享，提供更加优质、高效的人力资源档案信息服务。

(三)转变人事档案管理模式

人事档案的管理，不仅要“有重点、保准确”，更要全面、完整、实时更新，确保人事档案能够全面准确地反映个人的材料，成为人才的“信息库”。人事档案管理者的工作应该实现从档案的实体管理向对档案内容的开发利用的转变，发掘传统实体档案的深层次价值，把“资料库”变成“人才库”。在人事档案的管理上，现代人事档案管理具有明显的数字化和网络化的特点。它又是在我国人事制度改革进一步，每个人正在由“单位人”变成了“社会人”，人才流动范围不断扩大、频率不断增加的背景下提出的。在管理上，应该具备社会化和集中化的趋势。最后结合我国建设服务型政府和法制社会的背景，在人事档案的管理上，应采取开放式。争天下者必先争人，“人”是一个国家的核心竞争力，随着经济全球化和信息时代的到来，科学有效的人力资源管理机制的重要性不言而喻。人事档案管理和现代人力资源管理是一个完整统一的有机体。一个健全的人力资源管理机制里必然包括一个完整的人事档案管理体系。合理利用我们手中的人事档案，做到知人善用，促进人力资源管理工作不断提升和进步，进而提高整体的核心竞争力。

参考文献:

［1］陈社初:《浅谈干部人事档案科学管理》，机电兵船档案2008