档案整理注意事项范文

引言：寻求写作上的突破？我们特意为您精选了4篇档案整理注意事项范文，希望这些范文能够成为您写作时的参考，帮助您的文章更加丰富和深入。

篇1

Abstract: The data compilation of construction project is a systematic project, is a complex work involved in various professional and technical sectors. The personnelmovement and other reasons during the long period of the construction will cause some data loss, which will bring a lot of problems for the data compilation of late completion, and impact of project completion and acceptance. In this paper gives a brief description of the file sectors responsibilities at all levels and the matters needing attention for data compilation of project completion, hoping helpful for the construction project file documentation.Key words: construction; archives; compilation; matters needing attention

中图分类号：TU198文献标识码A 文章编号：

建筑工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。

工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。

为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。

工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。

设备到货后，由物资组汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的发给施工单位的）统交档案资料室统一管理，造册登记并建立收发明细帐。各单项工程总体验收由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。

购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。

为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。

一、各级档案部门职责

参建单位（总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位）应按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理，按照归档要求移交建设单位。

项目承包商项目实行总承包的，由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。

由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。

建设单位各机构：负责对形成或收到的有关建设项目的前期、设备技术、工艺、涉外、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等全部项目档案进行收集、组织及汇总整理。

设计单位：负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理。

施工单位：整理现场的译文及安装、调试形成的非标准图、（竣工图）、设计变更、试运行及维护、工程事故处理文件。

监理单位：负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档项目监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况，并审核、签署。同时向建设单位提交有关专项报告。验证材料及其他监理文件。

试运行单位：负责收集、积累、整理在生产技术准备和试运行中形成的文件。

施工单位归档范围负责提交施工，安装全部技术记录（含隐蔽工程的各种资料）。

负责提交分部试运记录及验收签证书。

负责提交分部试运阶段的方案、措施。

负责提交移交试生产前的消缺记录。

负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结。

负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。

调试单位归档范围

负责提交所承担的调试项目的调试方案、措施与调试报告等。

负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。

负责提交调整试运质量验评表。

负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。

负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。

设计单位归档范围

负责提交项目（工程）各设计阶段的设计文件。

负责提交全部设计修改通知单。

负责按时提交全套完整的竣工图（一式八份）。并切实执行竣工图编制的有关规定。

负责按时提交符合国家档案局相关制度的全套完整的竣工图光盘一套

负责提交设计总结。

负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)

质量监督部门（质量监督中心站与质量监督站）

监理部门归档范围负责提交监理过程中形成的有关工程质量，工期、投资监理等方面的全部文件材料。

监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查，对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责，并在案卷内备考表审核人栏签署。

负责提交设计、施工、安装、调试等单位归档完整齐全的证明材料。

篇2

近年来，北京举办了众多大型活动，从而形成了大量的珍贵档案。为了将这批档案完整齐全地接收进馆，从活动的筹办到召开，全程派专业人员参与了档案的收集和整理工作，并在活动结束后将这批档案安全接收进馆。考虑到这批档案历史意义的重要性，特为此建立了专用库房。我们保护人员针对专用库房的建造及档案保管保护中可能出现的系列问题，到相关单位进行实地考察并与专家交流意见。结合实际，提出了一套重大活动档案的有效保护方案。

一、理论研究方案

（一）档案库房管理标准问题

在接收的重大活动档案中，纸质档案有30多万卷，实物档案有1万多件。咨询了国家档案局科研所，他们多年来从事纸质档案的保护研究，认为纸张应该算是比较脆弱的物质，档案库房管理应该多从对纸质档案的保护方面制定标准。所以在制定档案库房管理标准时，采取倾向于纸张的保管要求。而对于其他载体档案，我们调研了首都博物馆文物保护修复中心，认为可以在制定档案库房管理标准时把文物保护的相关标准作为参考。

（二）实物档案整理问题

过去我馆在接收保管实物档案时，由于实物档案数量较少，通常只给一个目录号。但随着重大活动的开展，产生了实物档案数量不断增加，因此国家局科研所的专家们建议，重大活动档案应按不同档案实物载体进行分类整理保管。将这批实物档案分为纸张、纺织品、木制竹制品、贝壳类、陶瓷、玻璃、塑料类和金属制品类等九大类。

（三）实物档案消毒问题

由于纸张、纺织品、木制竹制品和贝壳制品等实物，在保管时主要是防霉防虫。因此重大活动档案入库前不必全部消毒，只着重对纸质和纺织类进行消毒。纸张可用低温冷冻法消毒，纺织物应采用环氧乙烷熏蒸消毒。另外，由于库房内保管有金属类档案实物，应注意不用臭氧等强氧化性气体进行消毒。

（四）档案库房装具问题

陶瓷、玻璃、塑料类属于易碎的实物档案，纺织品类实物档案易长虫，金属制品类实物档案易氧化生锈。因此建议在档案库房内除应设计移动的档案密集架外，还应定做一些固定的档案柜架。另外还应在档案密集架内设置隔板，这样可以使每列密集架内的空间相对独立，有利于档案的保护。

（五）实物档案装具问题

据国家科研所专家介绍，实物档案装具主要分为纸质类和塑料类，建议使用PVC、有机玻璃等材质制作装具。尤其是衣物类的丝织品，使用这种材质的装具既能达到PH值中性的要求，又能保证良好的密闭性，不易生虫长霉。对于陶瓷、玻璃、塑料类实物档案，建议在定制装具时，要有软衬里并加保护套，避免不慎损坏实物。

（六）实物档案装具指标问题

在档案装具制作过程中，建议提高装具的密闭性，便于在装具内放置除氧剂、干燥剂、防虫霉剂等。制作纸质、锦盒类装具时，应注意少用乳胶，最好只用纸板或用环保胶。

（七）实物档案鉴定问题

由于不同的档案装具，它的制作成本也不相同。为了突出重点，更好地保管实物档案，建议对实物档案的珍贵程度进行鉴定。对于比较珍贵的实物档案，应该用价格比较高、保管性能比较好的档案装具。

二、具体实施方案

第一步，把接收来的重大活动档案进行了分类、整理、编目；第二步，对专用库（空库）地面及墙脚喷洒高效氟氯氰菊酯以杀虫，几天后又换用臭氧灭菌，以确保档案库房无虫、无霉；第三步，对纸质档案分批进行冷冻消毒，然后将档案放进专用库永久保存。

（一）专用库房的具体要求

一是对装具的要求。为了更好地永久保存重大活动档案，需要在档案入库前采取一系列保护措施处理这些档案，并在保管中因地制宜地对其进行特殊保护。重大活动档案非常珍贵，为了长期保存这些档案，参照DA/T 24-2000《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》中规定，无酸档案装具中使用的纸张和纸板的PH值应在7.5至8.5之间。据此，联系厂家定制了用无酸材料制作的档案装具。为确保档案装具无酸，采用纸水抽提液PH值测定法对多批样品进行检验，确实符合标准后才将档案装盒存放。

二是对专用库房温湿度的要求。根据档案保护技术的相关标准并结合实际情况，我馆纸质库房的温湿度范围要求控制在18-22℃，相对湿度控制在45-55%之间，昼夜温度波动幅度应小于2℃，湿度波动幅度应小于5%。并通过中央空调系统24小时运行监测库房温湿度状况。

三是对重大活动档案的利用要求。档案在提供利用过程中，最易损坏或丢失。鉴于重大活动档案的重要性，我馆在档案对外利用方面，原则上不提供原件，只提供复制件。

（二）实物档案的保护措施

接收的重大活动档案除了大量的纸质档案外，还有大量的实物档案。根据档案载体的不同，将其划分为九大类，并对实物档案入库前的处理和在档案库房中的保管提出保护措施。

第一类毛、棉、丝和尼龙纺织品。对被汗渍、尘土污染的旧服装，用75%的医用酒精喷洒后在阴凉处阴干，以杀灭服装上的霉菌；所有未启封的清洁纺织品和经过酒精消毒的旧服装，放入低温冷冻库中消毒，杀灭害虫。保管中的注意事项：旧服装宜放在定制的防尘罩中隔尘，其他纺织品可放在密闭的硬盒中保管，以降低因尘土吸潮而增加纺织品的湿度从而滋生霉菌的风险；此类载体保管的温湿度条件与纸质档案相同；宜与纸质档案分开存放。

第二类纸制品。用低温冷冻的方法消毒，杀灭害虫。保管中的注意事项：此类载体保管的温湿度条件与纸质档案相同。

第三类金属制品。建议使用麂皮擦除金属制品表面的浮尘，以防止灰尘中的颗粒划伤金属物体表面以及灰尘中的酸性物质氧化金属物体。保管中的注意事项：每件档案宜单独存放在密闭的硬质装具中，在装具内放置活化硅胶并定期更换，以保持档案单独保管的小环境的干燥；此类载体保管的温湿度条件与纸质档案相同。

第四类木质、藤编、草编品；第五类玉石、水晶、珍珠、贝壳制品；第六类陶瓷、玻璃制品；第七类塑料、塑胶制品；第八类皮革制品；第九类混合材质品。这六类实物档案载体的理化性质较为稳定，属于比较耐久的档案载体，因此入库前只需清洁其表面的灰尘，防止灰尘中的颗粒对档案表面的磨损。保管中的注意事项：玉石、水晶、陶瓷和玻璃制品易于破损，在保管中应特别防止碰撞，宜单独保存在有衬垫的硬质装具中；这些档案保管的温湿度条件与纸质档案相同。

此外，对重大活动档案中出现的几种特殊实物档案也提出了相应的保管建议。第一种是磁性贴、磁性相框，应装密封袋保存，并将其存放在防磁库中，以便长期保持其磁性；第二种是荧光笔、油画棒，其性能较稳定，可与第九类混合材质品共同存放。内置香料的毛绒玩具可与第一类纺织品一同消毒和存放。第三种是旗帜，部分长有霉斑，建议将其清洗去斑，并用环氧乙烷消毒，装袋保存。第四种是不适宜档案库房中长期保存的实物。建议将实物摄像或拍照，加以文字说明以存档，并将实物处理掉。但考虑到重大活动档案的珍贵性，若想长期保存，也可以采用RP特制的薄膜袋，将这些实物装入袋内抽真空后保存。

总之，由于重大活动档案种类繁多、载体各异，保管需求复杂，所以必须全面细致地考虑不同档案的保护条件，才能将档案保管好，也才能为重大活动档案的长期保存和利用提供技术保证。

参考文献：

篇3

doi:10.3969/j.issn.1007-614x.2009.19.341

医院电子文件的归档范围和注意事项

记录重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。正式文件是纸质的,如果有全文检索价值,对于在起草文件的过程中形成的与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留。这部分电子文件基本来源于院部办公室,档案人员应即时对院部电脑中的材料进行备份。

保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。扫描纸质文件时,应先在纸质文件上加盖归档印章后再进行扫描。

计算机办公或事物处理系统中产生的电子文件,应采取严格的安全措施,确保不被修改,随时备份。我院将此类文件存储在档案专用服务器上。

用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明其格式、属性和文字处理平台。

用视频设备获得的动态图像电子文件,应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。为保证动态图像电子文件的真实性和完整性,我院中心档案室将宣传科移交的未经剪辑的原始视频图像和已经剪辑加工的视频图像一并制成动态图像电子文件保存。

由电子计算机多媒体技术制作的文件,收集时应保证参数准确、数据完整。

通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件,原则上应转换成通用型电子文件;如不能转换,则在收集时必须连同专用软件一并收集。

电子计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

医院电子文件的整理

电子文件的分类、排序:①要求:电子档案分类排序、著录标引是保管电子档案的基本要求,在建库前的整理工作的质量直接影响电子档案的保管和利用。按档案管理要求,对电子文件进行分类、排序、著录标引的工作应由归档人员来完成。归档后,档案部门还要进行检查和系统地整理。②注意事项:由于不同系统产生的电子文件,在整理过程中可能会遇到文件格式重新编排和组合,这种格式转换有可能损伤数据,损害了电子文件的凭证作用。不断解决这一格式转换问题是档案保管部门整理电子档案的一项重要内容,否则即使增加很多设备,也不可能建立完整的电子档案数据库。

建立数据库:组建数据库的主要工作内容和步骤包括:对电子文件进行分类编号。一个单位的电子文件类别是多种多样的,要对这些电子文件进行分门别类的管理,就必须进行科学的分类。档案部门应按门类划分的标准,结合本单位的专业和电子文件内容,制定本单位的电子文件分类方案。分类编号就是按照分类方案的规定对电子文件进行划分,并给每份电子文件一个固定的代号,从而使全部电子文件成为一个有机的、排列有序的整体。电子文件分类编号后,要建立检索文件,对电子文件进行逐件登记。检索文件是对电子文件进行快速访问的有效工具。核对建库就是对数据库中的内容进行检查核对,最终形成数据库。

医院电子文件档案的安全保护

为加强防范措施,确保档案信息和系统安全,我们目前主要采取了以下措施:①使用了硬件防火墙;②对服务器设置了登录密码;③对档案管理系统所有使用人员权限进行严格控制,并根据人动情况及时调整权限,定期修改系统管理员的登录密码;④所有安装客户端的计算机均安装了趋势网络版杀毒软件,并定期查杀;⑤有专人负责档案管理系统数据的定期备份。在实际运行中,尚未发生档案信息和系统安全问题。

参考文献

篇4

二、食品药监局安局长，针对本次“创山东省食品安全先进区”，需要注意事项：档案盒的整理，食堂加工间卫生、不允许有抹布拖把等，有宣传标语，所有老师和幼儿须知道“本次检查为的是床山东省食品安全先进区”。每学期有十节以上的食品安全教育课等。针对这些内容，我们幼儿园负责人，又把我们幼儿园存在的问题全部完善。

三、针对董科长通报的上次检查情况，我们又总结了一遍自己存在的问题并完善。