数字化合同管理范文

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一、系统分析阶段

此阶段主要解决系统应该“做什么”的问题。用户与系统设计人员合作，确定该系统的总目标，给出系统的功能、要求和条件，经过认真地分析研究，提出解决问题的方案，并且对可以利用的资源及成本、效益和开发进度做出估计，进行费用、效果分析，然后选定最优方案，并写出实计划交上级管理部门进行审查。系统分析阶段完成的标志是可行性研究报告和开发计划通过审批。系统分析阶段是整个系统中关键的一环。系统分析阶段的组织者即系统分析员是计算机系统中最重要的工作人员，一般来说，他们应精通电子计算机技术，而且还要精通文书档案管理工作，但由于这样的人才较少，所以，系统分析阶段工作应由计算机专业人员以及文书档案管理人员共同参加，以取长补短.共同规划出一个系统。系统分析工作由可行性研究和制定系统的总体规划两个部分组成。

（一）可行性研究

文书档案管理人员要根据文书档案工作的特点和规律对计算机系统提出要求，然后在调查研究的基础上进行系统可行性分析、对系统提出全面的要求。这是系统分析的第一步，包括以下几个方面的内容：系统具备什么功能，确定系统的性能和使用范围；进行初步费用估计及进度估计；提出对安全性、可靠性、扩充性等方面的要求。可行性分析阶段重点考虑和解决的问题是：

（1）本单位对文书档案自动化管理系统的需要及其紧迫性。（2）自动化管理系统建立之后能提高工作效率多少，建立一个系统需花费多少人力、物力、财力，如何用较少的花费建立一个能获得最大经济效益的系统。（3）本单位及文书档案部门现有条件如何，如文书档案工作的基础、资金、设备条件、人员技术条件等，能否在现有条件下顺利地开发系统。（4）系统运行时将会出现哪些问题，是否具备了解决这些问题的条件。（5）对其他单位研制的系统或应用系统的软件进行分析、评价和比较，提出适于本单位的代选方案。

（二）制定系统的总体规划

（1）确定系统的目标和功能。系统的目标是系统设计的基础，在此基础上确定系统的功能。系统的功能包括服务功能、建立功能和维护功能。其中系统的服务功能是指系统的应用；建立功能包括系统初始化和建立数据文件或数据库，并把数据装入相应的数据库及数据文件中，以便使用和处理；维护功能指对数据进行增加、修改、插入、删除的功能以及数据的保密和安全方面的功能。

（2）选择硬件。要求硬件具有足够大的存储量，以存储大量的文件档案信息。具有较高的运算速度，以满足快速检索的要求，特别是联机检索的要求，因为一般联机检索系统要求每一提问的响应时间应在1秒钟之内，最多不超过5秒钟；具有较强的比较和逻辑判断能力；有灵活使用的汉字处理系统。此外，还要考虑计算机是否具有适应环境的能力，如维修是否方便，是否有服务支持，是否具有扩充内存、变化组合的能力。

（3）软件设计。要求软件具有以数据管理为中心的操作系统或管理文件；具有可靠性、简明性、可移植性等特点；系统的应用软件应对用户使用语言的限制少，并且有自动引导功能，输出格式能让用户自由选择。

（4）机房设置。要求能够防尘、防静电、隔音；有相对稳定的湿度，一般湿度为50%―70%，室温15―30℃。

（5）配备人员。应配备系统分析员、系统设计员、著录标引员、操作员、硬件及软件维护员等工作人员，要求其精通业务，对工作认真负责。

制定系统的总体规划必须是在文书档案部门对自动化系统的实际需要的前提下，根据本单位的经费、人员等多方面的情况，考虑国内硬件生产、引进的条件及本单位软件设计的能力进行开发，不能不顾客观条件盲目开发，以致造成资金的浪费。在进行系统设计时应采用培训与调入相结合的办法培养多层次的系统管理人员，并应进行人才储备。

系统分析阶段结束时，应产生系统说明书和可行性研究报告。系统说明书是通过系统分析员同文书档案人员不断交流研究而对问题的看法达成一致后形成的文件。可行性报告又可称为实施计划报告，它应对系统的实施方案进行粗略描述，开发进度、使用的资源、人员投入计划及组织形式等。

二、系统设计阶段

此阶段主要解决系统“如何做”的问题。它是系统的应用软件设计，内容包括数据准备、代码设计、程序语言的选择、输入输出的形式和格式、数据存储技术的自动选择、操作费用估算等。担任系统设计的人员称作系统设计员，主要由经验丰富的软件人员来担任。

三、系统实现阶段

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.131

[中图分类号]G250.76 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）18-0-01

1 数字化图书管理的必要性

1.1 数字化图书管理的优势

首先是图书借阅更加方便快捷，读者坐在家中、办公室里或是任何有互联网连接的地方就能查阅书籍信息，只要完成各种点击操作就可借阅图书。其次是图书复本的无限性，不存在图书被他人借阅而使其他读者无法借阅的情况。最后是资源的广泛性，用户查询的不仅是一家图书图书管理机构，而是整个互联网的信息库，很多珍本、孤本也可以被借阅，弥补了部分图书不能被借阅的缺憾。

1.2 数字化图书管理对传统图书管理的冲击

首先是图书存储方式方面，数字化图书管理的载体发生了变化，其馆藏量明显高于传统图书图书管理机构，数字化图书管理也打破了传统图书管理的时间、地域限制，扩大了图书资源的受众。其次是信息传播方面，传统纸质印刷品的“厚重”制约了信息的传播速度，而数字化的图书载体是通过网络传播的，传输速度更快，且其包含更多的形式，如图像、视频、音频等。最后是图书检索，传统图书管理是通过索引、目录和参考目录进行检索的，而数字化检索只需输入关键词即可，相比之下，数字化图书管理更符合人们的使用习惯。

总而言之，数字化图书管理的种种优势，迫使传统的图书管理朝着数字化方向转变。

2 数字化图书管理的可行性

首先，网络时代的到来为图书管理的数字化提供了环境基础。因特网的普及使图书管理机构有了拓展网络业务的可能，很多图书管理机构纷纷加入Internet，将服务对象由区域扩展到全球。其次，软件技术及自动化技术的应用为图书管理的数字化提供了技术支持。软件与自动化技术的应用使数字化图书管理减轻了对人员数量的依赖，只需几个关键岗位上的技术人员，就可实现对系统的维护，在使用中，用户通过点击几个选项就可实现图书借阅，便捷的使用与维护，成为推动数字化图书管理的一大动力。

3 数字化图书管理的转变措施

3.1 馆藏文献数字化

每一个图书管理机构都拥有大量馆藏文献，馆藏文献数字化，需要工作人员利用键盘录入、OCR扫描、语音识别等手段将文献录入数字化信息资源库，并上传到网上。这不但能缓解馆藏文献的借阅压力，还能提供更多的资源共享，充分发挥馆藏文献的作用。需要注意的是，在进行馆藏文献的数字化时，图书管理机构可以与原作者、出版社联系，直接利用他们的数字化产品，以减少扫描、输入等工序，提高工作效率和工作质量。

3.2 构建数字化图书管理模式

为实现数字化图书管理，图书管理机构要增加经费投入，加快专业人才培养，建立符合本机构实际情况的学科专业导航库和图书数据库，并依托成熟的文献检索系统，如“中国学术期刊全文数据库”“维普中国期刊网数据库”等，开展与图书数字化专业机构的合作，从而建立具有本机构特色的数字化图书管理体系，为广大用户提供全天候、全方位、多层次的信息服务。

3.3 开发专业数据库导航系统

图书管理机构可利用自己的技术力量，或借助外部技术力量，建立自身的专业搜索引擎以及数据库导航系统。当前，很多图书管理机构都建立了自身的网站，但在网络资源管理方面还比较混乱。鉴于此，图书管理机构要开发专业数据库导航系统，通过近线存取、在线存取、脱机存取以及IP存取等方式开展图书搜索、整合与链接服务，引导用户学会使用数据库导航系统，帮助他们获取资源信息，这也是现代图书管理机构实现数字化的必经之路。

3.4 多渠道获取数字化文化信息产品

当前，互联网上有海量的、形式各异的数字化产品，图书管理机构要想增强自身的影响力，就必须拓宽数字文化信息产品的供给渠道。可通过建立免费数字化产品获取通道、允许用户下载数据库试用版本和网上订阅新型学科数据库等方式优化数字化产品。总而言之，数字化图书管理水平的高低不仅依靠馆舍大小和馆藏量多少，更多的是其帮助用户获取资源的能力。

4 数字化图书管理的未来展望

毋庸置疑，数字化图书管理将会是图书管理的未来发展趋势，但这并不意味着数字化图书管理能完全取代传统的图书管理及服务形式。数字化图书管理作为一种虚拟存在，必须依托众多的硬件设备、实体文献等的支持，也存在一些亟待解决的问题，如知识产权法规，用户阅读习惯等，硬件设施的局限、软件安全风险等都是影响数字化图书管理的重要因素。因此，数字化图书管理的真正实现还需要经过很长一段时间的发展，在此期间，其将与传统的图书管理共同服务于读者群体。

5 结 语

信息技术对图书管理的影响极为深远，随着网络技术及数字化技术的发展，图书管理机构必然成为信息集散中心，也必然向着数字化图书管理的方向发展。各图书管理机构应依托网络，在提供传统服务的同时提供信息化服务，还要通过信息数据库把分散的图书管理机构整合成相互依存的图书管理联合体，提供信息咨询服务，这也是图书管理的未来发展趋势。

主要参考文献

[1]卢建萍.现代图书管理数字化技术应用与管理[J].赤子，2012（13）.

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随着信息时代的到来，许多人都认为数字化档案管理会在在很短时间内取代传统档案管理模式，这种想法导致许多的档案机构在没有足够的技术支持和基础条件下盲目地追求数字化档案管理，结果不但没有取得最初实现档案更合理的利用的初衷，还导致许多的档案出现模糊化、与事实不符的情况。为此笔者从医院的档案管理为线索，探讨数字化与传统档案管理复合模式在档案的利用以及保存方面起到的重要作用。

1.数字化档案管理发展的不足

数字化档案管理是随着计算机技术的发展逐渐兴起的，具有海量的信息量，快速的检索、高度的信息共享性。这些优势是传统的档案管理不具备的，但同时传统档案管理的有目的性整理、真实性等特点也是数字化档案管理不可比拟的。

1.1技术的不够完善，相关管理制度不健全

21世纪是信息的时代，是计算机的时代，建设数字化的档案管理是必然的趋势，但许多的单位的计算机基础设施、应用软件和相关技术人员发展的步伐与数字化档案管理所需要的基础条件不能同步。如此导致的结果是数字化档案管理人人认可，一哄而上，造成所形成的档案质量不高。正如我们所知道的，医院的档案管理是需要用文字、图表、数据、照片和其他的反应病情的资料，没有专业的熟悉计算的操作，掌握档案管理的各个重点，势必导致所记录的档案失去其重要的价值和真实性。此外，由于现阶段国家的法律以及人们的普遍观念，电子化的档案是容易被篡改的，如果承认它的法律凭证效力，那么极有可能会被一些人利用，这样传统档案的真实性以及完善性就显得非常重要了。

1.2数字化档案管理与保护研究成果保护的矛盾

现阶段在医院，大部分的医学研究成果都是通过论文的方式发表的，并不能申请专利，这样势必导致各个不同的医院对各自研究成果和取得的重大突破讳莫如深。数字化档案管理需要高度的信息传输的能力，需要各个相关机构信息的共享。而传统的观点是先进的、成果较多的、有着完善科研技术的医院不愿意与其他条件较差、科研水平较低的医院共享重要的资源。没有丰富的资源，数字化的档案管理制度也就无法拓展传统档案管理的局限性，不能为科研和新技术的开发起到重大的作用。

1.3数字化档案不具有原件，可能会出现信息缺失的情况

由于现阶段的数字化档案的记录方式是在事件发生时就开始，记录着整个事件的发展过程。这样的记录方式使得数字档案是以档案管理系统所捕获的元数据来代表真实的数据，不具有原件，此外在记录过程中有可能会发生的意外，例如：在医院中，病人病情恶化，因此需要转院治疗，如果医院不注重信息的收集的话，这样就会导致数字化档案的不完备。

2.数字化与传统档案管理的复合模式探讨

由于数字化档案管理与传统的档案管理在优缺点上正好可以互补。数字化档案不具备真实性，传统档案具有真实性；传统档案检索繁琐、容易在转移过程中出现破损，数字化档案检索方便、快捷。因此利用这种互补的优势，让数字化档案管理和传统档案管理着两种方式共存，对于科研以及及时的解决病人的痛苦有着重大的作用。一下就是对这种互补模式的几点探讨。

2.1利用电子化的档案管理构建数据仓库

传统的档案管理都是经过长期有意识、有目的的积累形成的，因此具有完备的系统性和价值。将传统档案中的各个信息利用计算机技术、条形码技术、光盘技术等现代技术数字化，构成一个数据仓库，容纳各个医院或者部门的研究成果和典型案例。当然在数字化档案传递的过程中必定会出现信息会有模糊的可能，这样就需要传统的档案作为原件，为数据仓库的准确、可靠提供基础。当然在发展电子化档案数据仓库的同时也要改变各个档案管理机构各自为政、个立门户的想法，尽量说服他们为科学研究贡献自己机构档案的力量。

2.2利用数据挖掘技术进行疾病的研究

数据挖掘技术是指通过每一个数据，从大量的数据中需找其规律的技术，主要有数据准备、规律需找和规律表示三个阶段。在医学上，许多的疾病是由于人们的不良习惯造成的，因此利用数字化的档案管理快速的检索的特点，可以在短时间内找到大量病情的案例，经过比较分析，得到疾病发生的基本条件以及可以导致疾病产生的不良习惯。例如：癌症与心血管疾病都是人类的两大杀手，但通过对已有的数据和案例进行分析，可以发现患癌症的人都没有换上心血管疾病，这种情况是否是巧合，还是有什么机理在其中，会不会通过此种研究发现治疗两种疾病的方法，这些都可以通过简单的检索，然后分析现象，大胆提出设想得到。如果利用传统档案进行这种索引必定会花费很多的时间和经历在现象的发现上。然而当有了足够的成果后，实践是检验真理的唯一标准，为了证明这些研究成果就需要充分的证据和事实，而传统的档案便有法律凭证的效力可以作为资料来证明成果，这也是现阶段中国与电子化档案相比，传统档案无法比拟的优点。

2.3复合档案管理需要提高档案管理人员的综合素质

21世纪是计算机的时代、是信息的时代，是知识经济的时代。如果没有相关档案管理的技术人员对档案进行有序、高效的管理，是无法满足档案合理数字化的需求，对于构建数据仓库等档案管理活动也有许多不利影响。因此为了复合档案管理模式的合理开展，需要对传统的档案管理人才进行培训，让其在计算机技术以及信息技术方面提升，这样才能满足复合档案管理模式的需求，成功的实现复合档案管理模式。

3.小 结

信息时代的到来为许多的科学带来了变革，在档案管理上也是如此。数字化的档案管理是势不可挡，但在现阶段，数字化的档案管理还存在许多的不完善之处。与历史长期有意识积累下来的传统档案相比，数字化的档案管理模式还是有诸多弊端的，因此复合模式的档案管理模式对于更好的利用档案的信息，为科研的发展提供事实依据，为疾病的预防提供案例等方面都有重要的作用。

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[中图分类号]G40-057 [文献标识码]A [论文编号]1009-8097（2013）05-0052-03 [DOI]10.3969/j.issn.1009-8097.2013.05.010

引言

数字化多媒体教室的建设和管理是教育信息化发展到新阶段的产物，更是数字化校园建设的一个重要组成部分。以我校为例，2005年之前我校只有独立控制的几十间多媒体教室，经过近几年的建设，目前已拥有分布在五栋楼的226间网络集中控制型多媒体教室。作为建设者，我们不但要将各种技术手段合理的融合和利用，还要赢得校内外相关单位的大力支持，更要上下同心做好多媒体设备的良性管理和持续保障。根据多年的经验和总结发现，多媒体教室建设和管理的工作往往很重要也很辛苦，但是苦于没有强有力的理论作支撑，写出的总结和报告得不到重视。我们在建设和管理的过程中采取以协同论为理论指导，力求弥补管理机制不健全、不规范的现象，有效促进各相关单位和人员的协调与合作，在多媒体教室的建设和管理方面取得了一些成绩。

一、协同论简介

1.多媒体教室建设和管理中引入协同论的意义

协同论是由联邦德国斯图加特大学教授、著名物理学家哈肯（Haken）于1976年创立，之后他系统地论述了协同论，发表了《协同学导论》、《高等协同学》等著作。协同论是研究不同事物共同特征及其协同机理的新兴学科，着重探讨各种系统从无序变为有序时的相似性，是近几十年来获得发展并被广泛应用的综合性学科。

协同论发展与完善了系统论（System Theory）、控制论（Cybernetics Theory）、信息论（Information Theory）与耗散结构理论（Dissipative Structure Theory）等现代科学理论。采用系统动力学的综合思维方式，揭示了各种复杂系统与现象从无序到有序、从有序到新的有序转变的规律。如图1所示。

协同论认为，千差万别的系统，尽管其属性不同，但在整个环境中，各个系统间存在着相互影响而又相互合作的关系。其中也包括通常的社会现象，如不同单位间的相互配合与协作，部门间关系的协调，企业间相互竞争的作用，以及系统中的相互干扰和制约等。在多媒体教室的建设和管理过程中，我们面对的恰好是不同属性的部门和各种技术，引入协同论找出多媒体教室系统的控制因素，进而发挥各个部门和相关人员间的协同作用，充分发挥各种技术优势进而形成合力，有效促进多媒体教室的建设和管理水平。

2.协同论的基本原理

（1）协同效应原理。协同效应是指复杂开放系统内的大量子系统相互协同运作，产出超越自身单独作用而形成整个系统“1+1>2”的聚合效应。当在外来物质或能量作用下的聚集态达到某临界点时，任何系统内子系统之间就会产生协同行为，进而系统整体质变产生集体效应，从混沌转向有序。

（2）支配原理。任何一个系统都包括若干子系统，如何找到系统演变过程中的主导参数（即序参量）是研究协同作用首先需要考虑的问题。通常情形下，序参量支配快变量（起辅助用的参数），系统的动力学和突现结构通常由少数几个集体变量即序参量决定，而系统其他变量的行为则由这些序参量支配或规定，即序参量主宰系统演化的整个过程。

（3）自组织原理。自组织是相对于他组织而言的，他组织是指组织指令和组织能力来自于系统外部，而自组织是指系统在演化过程中，在没有外部力量强行驱使的情况下系统内部各成员协调动作，导致空间上、时间上或功能上的联合行动，出现有序的活的结构。自组织成员通过“自己管理自己”的方式来达到组织的和谐与有序。

二、多媒体教室建设和管理的过程中存在的问题

1.建设过程中关联的部门和人员众多，易导致施工效率低下

以我校的实际建设情况来讲，我校的多媒体教室从规划到投入使用的整个过程，往往是由现代教育技术中心牵头，涉及诸多管理部门。而涉及的技术工种通常包括网络布线、强电施工、机房建设、系统集成、计算机系统调试等，其人员的构成更是复杂。如何面对方方面面的部门和人员以形成合力保证施工质量，是我们主建单位面临的最主要问题。

2.建设过程中涉及的关键技术太多，易造成建设目标不明确

多媒体教室的建设不是一个简单的工程，而是涉及多种技术的一个复杂的系统工程。

多媒体教室建设过程中往往会涉及网络技术、计算机技术、视频技术、音频技术、系统集成技术和智能控制技术等。面对众多的新技术和复杂的技术指标，建设者稍不留神就可能陷入误区。如何选择简单实用的技术指标和将各种有效的技术成功集成到最终的多媒体教学环境是我们建设者面临的巨大挑战。

3.建设过程中施工方太多，容易出现进度和质量方面的问题

多媒体教室的施工不可能是由一两个工种就可完成的工作，往往会包括基建施工、强弱电施工、机房施工和系统调试施工等等多个施工方来配合完成。每一个施工环节都可能会影响到整个工程的进度和质量，所以对于我们建设单位和施工单位都必须有很高的要求。

4.管理设备种类和数量多，导致出现的故障繁杂

一间普通多媒体教室的硬件设备通常包括：计算机、投影机、幕布、中控机、操作面板、功放、麦克、音箱、机柜、读卡器、交换机、摄像头、IP电话等。以我校拥有的226问多媒体教室来说，我们所管理的教室中硬件设备总数可达3000余件，这还不包括中控室的设备。如此众多的硬件设备其故障的发生是不可避免的，再加上软件故障以及各类设备电源、连接线等耗材发生的问题，各种故障不是轻而易举就能理顺的问题。因此，迫切需要管理机制和体制的创新。

三、协同论在多媒体教室建设和管理中的具体应用

1.建设的指导思想协同，一切以有利于促进教学为指导思想

多媒体教室建设的最终目的是促进教育教学发展。作为多媒体教室主建方的现代教育技术中心，在工程的实施过程中会接触到诸如教务处、基建处、国资处、财务处、信息处和后勤处等管理部门，由于工作范围不同缺乏交集，有时会导致跨部门沟通不畅通、认识上不统一，造成工程效率不高，而我们却没有任何超越管理部门的权威。这就需要我们充分调动学校的各方面条件，协调一切可以协调的资源，建立一套运行良好的工程建设保障机制。

具体执行过程时，我们先向负责教学的校长汇报工程的建设目标、面临的困难以及需要协调的部门等具体情况，然后校长牵头由我们来组织相关部门的协调会。做到各部门指导思想保持统一，建设目标清晰明确，具体任务保持协同，如图2所示。当工程中的所有相关部门统一了指导思想而协同合作时，从而能有效推动工程建设的良性进展。

2.施工标准的协同，以系统的稳定性和实用性为最终目标

多媒体教室建设过程中一般涉及网络技术、计算机技术、视频技术、音频技术、系统集成技术和智能控制技术等各种技术以及相应的技术人员。要求我们在统一时间内组织相关施工负责人员，根据其各自的技术权责，明确施工的界限，确定技术指标，合理分配、分解工作任务，以及进行工程责任的划分。我们本着稳定性和实用性的原则，采取建立样板间的方式，统一要求施工的具体细节和标准，然后依据样板间的标准再逐一进行建设。

2011年8月中国教育技术协会的《多媒体教学环境工程建设规范》，在视音频、强弱电、智能控制、系统集成等六个方面制定了详尽的技术规范，对多媒体教学环境中的技术标准进行严格量化，解决了建设标准不统一的难题，使我们对多媒体教室建设的各项标准做到有迹可循、有章可依。

3.监督进程的协同，共享工程信息资源，共同把关工程质量

多媒体教室的建设，由于涉及施工方较多，施工人员技术水平的参差不齐，容易造成施工质量和进度与原定计划发生不符的情况。一般在工程开工之前，我们组织各个施工方按照实际施工能力制定详细的工程进度表，工程进度表应该本着适度超前但是不要冒进的原则来制定。由我方制作出工程进度监督表和工程质量监督表，然后建立工程监督小组，小组成员由监工人员、工程主管和中心领导三方面人员组成。具体分工，监工人员负责现场施工监督，工程主管负责协调校内各部门和施工单位，中心领导负责掌握大方向。

按照要求，每天监工人员到施工现场监督工程的进展和发现工程质量问题，然后当天通过电子邮件和QQ通讯工具将两个监督表格上报工程主管和中心领导，做到施工信息及时有效的共享和沟通。一般由施工方造成的工程问题，会由监工人员和工程主管直接提出改进意见。如果遇到由于学校的基础条件造成的工程问题，先由工程主管上报中心领导，然后再根据实际情况协调学校相关单位。如图3所示。

4.协同管理目标，采取以协作为主、以分工为辅的自组织管理办法

多媒体设备的管理和保障是一项很繁琐的工作。以我校的实际情况而言，一间中控室的四名老师负责管理和维护i00余间多媒体教室，面对的硬件设备可达1500件之多。如此众多的硬件设备以及对应的软件和耗材，每一个小故障都可能导致多媒体系统的非正常运行，从而影响到正常的教学秩序。