电子档案的管理范文

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随着电子计算机技术的飞速发展，计算机越来越广泛地应用于人类社会活动的各个领域，各行各业都在利用计算机和网络技术的优势来加快自身信息化建设的步伐，人类社会活动中产生的电子文件越来越多。电子文件保管系统作为信息管理系统的一种，为档案工作提供了自动化、系统化的管理手段，有效的电子档案管理是实现人类社会性原始历史记录在信息时代得以真实、完整、可靠保管的有力保证，能够快速、及时地满足单位行使各项职能时对文件、档案信息的需求。我们应当立足于档案学、信息学以及管理学的交叉融合，顺应并做好纸质档案向电子档案管理的转变，适应网络信息时代电子档案管理的需要，探索电子档案中所面临的问题。

电子档案形成的优越性：

存储空间小，电子档案的形成可以有效地节约档案占用空间。所有电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点，而且与纸质档案管理方式是相通的。无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾，而电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾，例如：一张光盘容量可达600MB－4 000MB，可存 35万张打印纸上的文字信息或 10万页图形信息。论文参考。而且，如果不移动存储载体，只处理信息，那么电子档案几乎无重量和体积可言，相比之下纸质文件的笨重就显而易见了。电子档案的加入，丰富了档案管理体系，为传统的档案利用开辟了一条新路。

操作方便 ，复制时不容易丢失信息 。形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加方便。纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理，几乎不存在这些问题。所以完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。

具有多种表现形式。随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，这就造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。

传递快捷、实现资源共享。一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的区别非常明显。而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使异地利用成为可能，消除了利用者的域隔阂，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约，利用者可以把获得的信息随心所欲地加工处理，变成自己所需要的信息产品。

电子档案的形成可以提高档案管理工作效率。电子档案的产生，使计算机先进技术在档案管理工作中的作用发挥得更充分。档案人员可通过简单的操作进行查询和利用，从传统的手工编目和查询及繁重的编研信息收集等方面的工作中解放出来，这将会推动档案事业的发展，使档案管理再上一个新台阶。

电子档案存在的缺点：

传统的纸质一旦形成，原件中所包含的内容和形式不再发生变化，只要抓好保管，就能确定档案的原始性和真实性。与纸质文件不同的是，电子文件建立在高科技的基础上，其内容和形式是相对独立的，不仅内容易于删改变化，并且可以储存于不同的载体，人们无法从其所包含的内容、形式和载体特征确定电子文件的原始性、真实性以及是否完整等。

原始性问题。论文参考。电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。

真实性问题。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案；电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。论文参考。

完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。

安全性问题。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。

另外，收集过时的电子计算机软硬件，提供利用，读取那些过时的技术记录在载体上的信息内容，这就要广泛收集、保管过时技术全套软硬件，还必须保管操作这些过时技术的某些技能，还有老化和维护问题，代价十分昂贵。

电子档案管理是档案工作的一个新领域，针对现代化办公条件下电子文件和电子档案的大量产生，制定文档一体化的管理模式是非常必要的。与传统的归档移交相比，电子文件的收集可以说是在瞬间完成的。在整理方面，分类、立卷、编目这种档案实体的整理工作将被多途径的电子检索方式代替，由于电子文件和载体的可分离性，其内容可不受载体的限制和束缚，所有的信息线索都可以借助计算机的逻辑判断功能和运算速度，多途径、多角度地组配，甚至可以网上立卷，根据不同需求按文件的不同特征组成各种虚拟卷。

维护电子档案的完整与安全是档案工作者的基本职责之一，为保证电子文件的原始性、安全性和具有保存的价值，档案部门必须重视电子档案，严格制定电子文件的操作制度和安全保密制度，对电子文件实施全程监控，实行层层负责制，所有经办人员在电子文件的形成、移交、提供和利用过程中都应履行签字手续，并建立电子文件备份系统以防止其在利用过程中信息的损坏，采取定期复制以及定期对计算机病毒进行检查、防治，对重要文件的存储和传输实行加密技术处理等措施，以确保电子文件的完整与安全，实现文档一体化的管理。

电子档案管理对档案技术人员的要求。档案教育应及时调整专业格局，从课程内容、教学方法和手段、教育层次和形式等方面全面更新。建立在高科技平台上的电子文件、档案必须由具备高科技素质的管理型和复合型人才队伍来管理，因此在加强档案管理人员队伍建设中，除提高其政治素质、文化素质和档案业务素质外，还应着重提高其计算机使用操作技能。在电子文件日益发展的今天，档案人员要想管好它，必须了解形成电子文件的相应技术和设备，以及相应的电子计算机硬件技术。对在职人员进行各种形式的再教育，以适应技术发展的需要。应注意引进多方面的人才，将懂档案业务，具有计算机专业知识的人员充实到档案队伍当中来，建立复合型多层次的专业技术队伍。

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【论文摘要】当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。

电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。

一、电子档案使用的主要途径

电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。

1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。

2、通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

3、直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。

二、加强电子档案管理的重要意义

电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。

1、加强电子档案管理，有利于节省人力物力

在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。

2、加强电子档案管理，有利于提高服务质量

档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。 转贴于

3、加强电子档案管理，有利于满足多样化需求

随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。

三、做好电子档案管理和利用的主要措施

由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。

1、建立档案利用制度，整合各类档案资源

要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。

2、规范档案利用方式，避免不可挽回损失

电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

3、建立“双套制”模式，确保重要信息完整

所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。

4、加强工作人员管理，提高档案保护意识

电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

四、小结

现代社会正在跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。

【参考文献】

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电子档案是按照档案管理规范有目的地保存起来的具有参考凭证价值的、包含背景信息的、采用一定的形式封装起来的电子文件。与传统档案储存形式相比较，主要有以下两个特点：

（一）对设备和技术等材质的依赖性。电子档案主要是以某种电子设备作为载体，通过具体技术将纸质档案材料内容转换成一定的语音、视频、音频形式储存在磁盘、光盘等存储设备上，在需要使用时进行相应的操作转化，输出为需要的形式。电子档案由于载体材质的特定性，使得电子档案的管理和利用基本依赖于计算机等电子设备，对计算机的配置要求以及操作人员的操作能力都提出了相当的要求。

（二）受时空限制小。由于电子档案存储所需的载体体积小、存量大，占用空间小，得电子档案可以把所有信息一并存储在一个载体上，只要保存得当，电子档案可以利用互联网等现代技术实现异地传输，不受制于时空的限制，有利于实现资源共享，提高办公效率。

（三）加强电子档案管理，有利于提高办公效率。针对电子档案易于存储、携带便捷、易于编辑、传输迅速等优点，提高电子档案管理，可以节省很大的人力、物力、财力，大大提高办公高效率。

（四）加强电子档案管理，有利于推动档案信息化建设。电子档案管理工作对管理者的综合素质提出了更高的要求。

二、电子档案管理和应用中存在的问题

（一）安全性不能完全保证。由于电子形式材料的输出和输入方式简单方便，可以重复利用，因此，电子文件的内容可以被轻易的篡改，甚至被恶意盗取、销毁，这使电子档案的原始性和完整性受到严重挑战。

（二）载体材质影响完整性。由于电子档案的载体多数是光盘、移动硬盘、磁盘等，这类载体受人为因素影响表较大，因载体丢失、失误操作等可能会造成电子档案信息丢失并不可修复。

（三）电子档案非常容易受到黑客和病毒的侵犯，轻则导致信息被篡改和窃取，重则会使信息全部丢失，且由于病毒种类繁多，更新速度很快，因此必须时刻警惕这些潜在的威胁，保证电子档案运行环境的安全。

（四）电子设备配置、电子档案管理者的能力都会影响电子档案的管理和应用。

三、电子档案管理和应用的措施

（一）加强规章制度建设。电子档案管理部门要根据《档案法》等法律法规要求，制定科学完善的电子档案归档标准和管理制度，使档案工作者在收集、整理、归档、移交、利用和统计的时候有章可循，提高档案管理者的综合素质，尤其是政治意识和责任心。

（二）加大硬件投入。电子技术日新月异，计算机、存储设备等技术更新非常迅速，要保证资金和技术支持，以使电子档案管理工作与时俱进。另外，一定要做好安全保密工作，因为档案信息涉及到大量私密材料，一旦泄露或丢失将会对个人和单位造成灾难性损失。

（三）做好安全工作，一方面要维护网络安全，防止电子档案被非法窃取和篡改。另一方面要加强管理人员安全防范意识，特别是在目前形势下，信息已经成为个体之间最具价值的财富，个别集团或国家以巨大的利益诱惑档案管理者、窃取重要机密，因此，作为电子档案的管理者，如意志不坚定，很容易被利用，使个人或国家蒙受损失，必须从思想到行动上加强对档案管理工作人员的管理，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。

（四）做好电子档案材料安全防护。要根据电子档案的公开情况和保密级别，区别制定相应的管理制度来保障材料的安全。比如对于已经完全开放的电子档案，可以在验证使用者身份后，允许其直接拷贝利用；而对于一些保密性较高的材料，一定要制定多重保密措施，严防电子档案被随意修改、复制。

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办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

二、档案信息电子化的现状

1、档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2、标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆、室、藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

3、档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

4、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

三、推行档案电子化管理的几点建议

当今世界已步入信息化的时代，档案工作也必然要进入数字化发展阶段，以数字化采集技术为手段，以档案业务管理系统为依托，向档案电子化管理发展将是必然趋势。要加强档案的电子化管理，首先要提高认识，增强做好电子档案管理的责任感和紧迫感，站在历史文献的高度看待电子档案管理的现实意义，借鉴正式文件管理的方式和方法，全面提高电子档案管理的质量和效果。

1、积极培养电子档案管理技术人员。一是要吸纳专业人才充实干部队伍，如计算机专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，对与档案管理工作有关人员，进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训，使他们掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。

2、及时做好硬件设备的更新维护。由于计算机不断地升级、更新、换代，对所有的电子档案来讲，它在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。因此，电子档案也要不断地“迁移”、“复制”，以适应新的“生存环境”而不被“淘汰”。同时，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术力加以转换，防止新技术不能处理旧问题情况的发生。