电子档案管理方式范文

引言：寻求写作上的突破？我们特意为您精选了12篇电子档案管理方式范文，希望这些范文能够成为您写作时的参考，帮助您的文章更加丰富和深入。

篇1

我国电子档案管理模式

我国目前电子档案管理模式从应用类别上划分为机构分散管理模式和档案馆集中管理模式，但是从应用范围上划分，仍然以机构分散管理模式为主，机构管理模式主要在广大企业中应用，机构分散管理对硬件、软件要求不高，档案信息量相对较小，档案馆集中管理主要在国家机关和事业单位中应用，这类档案大多是地方史志、重要法律法规，这些档案馆里的档案具有很大的历史价值和文化价值，保存的安全性要求非常高[5]。在我国实际电子档案管理应用中，在档案信息载体方面，实行双套制管理模式，所谓双套制主要针对电子档案信息载体，即纸质载体和数字载体，纸质载体主要指原始纸质档案文档，数字载体主要指计算机硬盘、U盘、光盘等信息载体。国家档案馆在档案管理要求中明确指出，档案馆的档案入库，必须保障纸质载体和数字载体配套，以此确保原始档案的追溯性。我国机构分散式管理模式中，主要以纸质载体档案为主，电子档案为辅；档案馆集中管理模式中，主要以电子档案为主，纸质档案为辅[6]。

篇2

在我国当前的档案管理制度中，对于普通的纸质档案的管理工作而言，无论是在制度上还是技术上都已经取得了举世瞩目的成绩，在这类档案管理工作中，采用专门的档案室防盗技术以及专业的管理人员，且通过严格的文件调阅制度和保密文件便可以有效的保证档案管理安全。但是对于电子档案而言，这一制度却远远无法满足实际工作要求，没有制定出详细的、可操作的安全制度，电子大难管理人员往往在不经意间造成电子档案管理的漏洞，形成安全管理隐患。另外，计算机技术的飞速发展使得计算机工作机制和破坏手段层出不穷，这也给电子档案管理埋下众多的安全隐患。为此，在这里我们有必要对电子档案安全管理和防范措施进行分析。

一、电子档案安全管理问题分析

档案管理所要求的安全问题主要是针对电子档案的保存而言的，因此安全问题的存在可谓是每个档案管理人员都必须要重视和应对的问题之一。在目前的工作中，我们该如何解决科学的解决这些问题，使得其中存在的问题都能够科学解决，这就必须要从工作意识上给予应有重视，体现出电子档案安全管理的重要性。

1.传输安全问题

电子档案传输问题是最为突出的信息安全问题之一，在传输的过程中因为互联网本身是公开的、公众性的，因此极容易出现信息截取和盗窃现象，甚至的出现修改和伪造，这对于一些高度机密的档案而言无疑是致命的威胁。为此在这里我们必须要重点是传输问题。

2、真实性问题

电子档案在管理的过程中，真实性问题也可谓是最为突出的问题之一，它相比纸质档案而言存在着极为突出的特殊性。纸质档案上的单位盖章、领导签字都是具备着法律效应的，其真实性和合法性都比较容易鉴别和确认；而对于电子档案而言，由于它本身容易复制和修改的特点，其真实性和合法性很难得到有效的鉴别，从而存在着一定的制约问题。

3.保存安全问题

电子档案的长期的保存过程中存在着各种不同条件的制约和影响，它包含了载体机械的寿命、计算机软件和硬件设施的生存环境，电子计算机平台的一致性，这些问题的存在严重的影响着电子档案的保存问题，甚至给整个档案工作开展带来严重的影响。

4、病毒威胁

电子档案是基于计算机为基础存在的，它的管理、保存和利用都无法离开计算机这一辅助机械，而计算机本身因为存在病毒或者感染病毒的特征，同时其系统也容易受到恶意程序的供给，从而造成档案信息的安全威胁。

二、常见的电子档案安全管理与防范措施

电子档案的安全可靠运行不仅仅取决于数据本身的运行情况，同时也关系到所有与电子档案业务和服务相关联工作的开展。因此，电子档案管理的网络、主机服务器以及存储器上都需要具备极高的安全保证、管理以及防范措施，以保证电子档案工作的正常进行。

1、防火墙技术

防火墙是计算机内部网络系统与外部公共网络系统之间的首要屏障，也是最为关键的保护措施。在目前的社会发展中，无论是办公计算机还是个人计算机，防火墙技术都是普遍受到人们重视的。从理论上分析，防火墙位于网络安全的最底层，它是负责网络传输信息的安全认可与辨别的关键所在。在目前的防火墙技术利用中，不仅需要完成传统的过滤目的，同时更是要强化网络服务器的辨别与安全预防功能。当今的社会发展中，随着病毒种类的增多、黑客入侵的隐蔽，防火墙在研究的过程中也逐渐朝着这一方向迈进，逐渐形成了即会话访问、应用协议、用户资源分析为一体的综合性设置流程，从而保证通过网络边界的会话层能够得到一定的控制，为整个网络系统安全打下了坚实的基础。

另外，在电子档案管理系统和各个地区服务点之间，以及存在不同安全等级的系统之间的互联边界处也应采用防火墙和虚拟局域网划分等安全访问控制措施。

2、网络入侵检测防御

网络入侵防御设备在网络入侵行为进入被保护网络之前通过报警、阻断等措施为电子档案管理系统提供保护，目的是对网络侵入行为进行阻截，同时，在电子档案管理中的某些网段也需要采用网络侵入检测系统，即针对网络侵入进行监测，它可以自动识别种种侵入模式，在对网络数据信息进行分析时与这种模式进行匹配，一旦发现黑客有侵入的企图，就会自动报警，目的是通过对网络侵入者的检测，弥补防火墙等边界安全软件的不足，及时发现网络中违反使命策略的行为和受到黑客攻击的迹象。网络侵入防御设备也对蠕虫木马病毒攻击进行识别，并进行有效的拦截，在电子档案管理系统和Internet、POS的边界布置网络侵入防御设备，也能够对进入电子档案管理系统的网络请求进行预警防御，避免病毒或黑客入侵内部网络系统。

3、网关病毒防御

传统的病毒防御措施大多数都靠计算机终端杀毒软件进行防御，病毒已经感染到终端后才进行查找杀除，是一种亡羊补牢的方法，而且在查找杀除病毒时将会占用大量的系统资源，当今病毒传播主要依赖于Internet网络进行广泛传播，因此我们需要将病毒防御体前移，建立网关病毒防御体系。

4、提高电子档案管理人员的安全意识

在电子档案的安全管理中，威胁最大的不是计算机软硬件方面的漏洞，而是计算机使用人员的安全意识。很多病毒的运行或者非法访问都是人为原因造成的，为此，最好注意以下几点：

第一，绝对禁止使用电子档案管理专用电脑访问外网。网络上潜在着很多的威胁，每时每刻都有网络探测工具在扫描，一旦被网络攻击者锁定，就很有可能被非法访问，轻者数据被非法访问，严重的会造成数据丢失或者修改破坏。

第二，不在电子档案管理专用电脑上随意安装软件。在电子档案管理专用电脑上最好安装正版软件，正版软件都是经过厂商检验的，不含有任何病毒和木马软件，可以防止病毒随着普通应用软件一起被安装，也可以获得良好的技术服务。另外，不要在电脑上安装任何与档案管理工作无关的软件，以免造成系统缓慢或者冲突，降低系统的可靠性。

三、结束语

档案管理的安全管理是全国档案事业正在建设和发展的一项重要工程，档案管理工作应该转变传统的坐守库房的观念，利用信息技术提高档案工作效率，保证信息安全是档案管理工作的发展趋势，也是档案工作者面临的一个新的机遇和挑战。

参考文献

[1].雷震甲.网络工程师教程[M].北京：清华大学出版社，2004.

篇3

中图分类号：G278 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）14-0193-01

一、电子档案特点分析

电子档案所采用的数字代码需要借助计算机解码，才能转换成可读的信息。另外纸质档案及载体是不可分割的整体，而电子档案的信息转变成以二进制码存在的电子形式储存的，电子档案的信息载体间是可以转换的，可以在不同的计算机间传递，也可以在不同的载体间进行复制。以二进制码存在的电子形式储存的电子档案需要依赖特定的系统，电子档案具有共享性，也就是说同一时间多人不受空间的限制，同时共享同一信息等特点。

二、电子档案管理存在的问题

（一）电子档案的安全性问题

随着全球化，信息化和网络化时代的到来，因特网的共享性，开放性，全球性的发展，使得任何人都可以介入到网络中来，电子档案通过网络进行传送时，为不法分子的非法操作提供了便利，通过“黑客”攻击网络来窃听，篡改、伪造信息，直接危害电子档案的安全性。

（二）电子档案的真实性问题

电子档案非常容易失去真实性。计算机内存储的电子档案没有个人的笔迹特征，没有新旧书写墨迹的区别，一旦电子档案被删改，删改后的电子档案不会留下任何的痕迹。如果有人出于自身的利益进行删改很难被发现，即使发现了，也不会有任何可靠的证据。同时电子档案在输入的过程中出现错误的概率和机会远远超过了纸质的档案，而且输入者没有留下自己的笔迹，日后难以对材料的真实性进行确定，同时也不能追究到操作者的责任。

（三）电子档案的保密性问题

使用互联网任何终端的设备都能够储存和索取互联网某一设备的电子文件。从另外一个方面来讲，一个终端上的电子文件也能够发给若干个互联网的终端。这对于一些需要限制提供内容的安全保密问题或者在一定时间内需要保密的内容，带来了很大的威胁。

（四）电子档案的完整性问题

电子档案结构复杂多样，存储的方式多种多样，而且经常处在流动的状态，信息被复制，剪切，很容易造成信息的缺失，很难保证电子档案的完整性。

（五）电子档案的法律性问题

纸质档案由于有固定的载体，字迹不易篡改，法律效力是社会所公认的。电子档案由于其自身的因素，没有固定的载体，制定相应的法律效力条文就非常的困难，电子档案的法律效力就很难得到认可。电子档案的真实性和安全性就受到了质疑。

（六）电子档案的统一性问题

计算机硬件的发展远远超过软件的研制，软件研制的迟缓远远不能够适应各个方面存储的需要，远远不能够适应互联网时代的发展。由于档案系统各地区、各单位之间都没有使用统一的软件，必然会影响到电子档案相互之间的利用和全国的联网。

三、电子档案管理存在问题的有效措施

（一）提高档案管理人员的职业素养

档案管理人员要有保护档案安全的高度的责任感和强烈的意识。按照岗位要求，认真履行自己的职责，遵守职业道德规范；通过扎实的工作，高度负责的态度和切实有效的措施，维护电子档案的安全性、真实性和保密性。不利用软件、计算机等设备为己谋利。严格杜绝利用计算机私自篡改、删除电子档案的信息进行违法犯罪活动，保证电子档案信息的真实性和完整性。为用户提供最可靠的原始资料。

（二）加强档案管理人员计算机技术的培养

面对信息时代对档案管理人员提出的挑战，当务之急是树立档案现代化管理的意识，利用计算机技术进行电子档案的管理。更新传统的管理理念，把电子档案作为档案中不可缺少的组成部分。定期举办提高档案管理人员计算机能力的培训班，使得档案管理人员不仅具有扎实的档案管理知识，同时还具有运用计算机知识在档案管理中应用的能力。培养电子档案管理的复合型人才，顺应互联网时代的发展，提高电子档案管理人员的工作效率。

（三）建立健全的维护电子档案安全的法规

目前，对电子档案的法律效力问题还没有明确的规定。但是，随着信息化时代的发展，电子档案已经大量使用。电子档案的形成、积累、归档、保管以及利用等各个环节中，都有被修改和丢失的可能。即使信息安全技术完善，也需要相应的档案安全管理措施来进行保障实施。因此，必须要建立完善、健全、科学合理的相关法律法规，用法律的形式明确电子档案的法律效力，维护电子档案的安全性和真实性。

（四）做好电子档案的安全性管理

在电子档案的管理过程中，确保电子档案管理的安全性。结合电子档案管理的实际，我们要从以下几个方面来阐述。一、做好电子档案信息的安全性管理。在电子档案安全性管理中，只有做好档案信息的管理工作，才能确保档案信息的安全性满足实际的需要，达到提高电子档案管理水平和电子档案安全管理效果的目的。二、做好电子档案备份的安全性管理。计算机在受到病毒侵入或是人为操作不当导致电子档案的丢失，为确保电子档案的安全性、完整性，根据实际的需要进行电子档案的备份。通过明确备份使用职责，建立备份的使用制度，就要加强对电子档案的备份管理，保证电子档案备份管理达到预期效果。三、做好电子档案共享的安全性管理。由于电子档案具有共享性的特点，因此要规范电子档案使用流程，做好电子档案共享性管理，提高电子档案的管理效率。

（五）保证电子档案的网络安全

在电子档案材料形成、归档、保管和利用的过程中，要及时登记网络环境和设备的相关数据情况，保证电子档案归档的质量。一旦安全的网络环境遭到破坏，电子档案的信息就会遭到窃取、篡改或删除，为了确保电子档案的安全性、真实性和完整性，就必须通过技术手段保证网络的安全。

（六）制定科学合理的电子档案管理标准

伴随着电子档案的大量产生，迫切需要一套科学合理的电子档案管理的工作标准。用标准来明确电子档案的形成、鉴定、积累、整理、归档、分类和保存等工作。通过科学合理的管理系统来确保电子档案在诞生之时就是科学、合理、规范、有序的管理。这是电子档案管理中迫切需要解决的基础性工作。

（七）研制电子档案统一格式的管理软件

此项工作建议由国家档案局牵头，对电子档案现代化的管理进行研发，制定统一的格式；例如：统一的模块，统一的文件格式，统一的文件类型，统一的字号，统一的颜色等向全国推广，提高全国档案管理系统的现代化水平。

四、结束语

伴随着信息化时代的发展，办公自动化的广泛实现，电子档案管理的社会服务功能不断强大。为了提高电子档案管理的整体效果，针对电子档案管理工作存在的问题，档案部门要与时俱进，顺应现代化时代的发展，尽快采取有力的措施，确保电子档案管理工作得到有效的开展。

参考文献：

[1] 封晓玲.浅析电子档案管理的有效措施[J].黑龙江科技信息，2011（16）.

[2] 夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J]. 新西部，2009（16）.

[3] 尹君.电子档案管理浅析[J].卷宗，2014（09）.

[4] 张文杰.论新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].青春岁月，2014（10）.

篇4

避免风险的措施

提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：

1.积极引进最新技术。

计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。

2.制定一些制度。

为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。

3.及时消除风险。

篇5

传统的档案管理方式不利于整理和统一管理，企业不能及时发现问题和解决问题，所以传统的档案管理方式具有滞后性，不利于提高档案管理工作的质量和效率，当今社会计算机的发展，促进了档案管理电子信息化，劳动保障电子档案管理主要就是通过计算机这个载体进行操作和管理的，简单的说就是换一种管理的方式，从根本上说是将传统的管理方式进行电子信息化。电子档案管理可以将图纸、资料等有效地进行统一管理，利用电子设备建立统一的电子管理和检测系统，设立统一的处理系统，对所有的档案进行审核，按照一定的要求统一收集，这一系列的管理工作都是通过计算机电子信息进行操作的，这样每个部门的档案既具有独立性又具有统一的性质，整个劳动企业的档案转变为电子信息化，电子信息化档案管理是时展的大势所趋，是提高档案管理工作效率的必要性。

二、电子档案便于拷贝，有利于扩大社会影响

网络信息的发展，为人们进行传播信息提供了更多的便捷，方便人们消息和获得信息，从而能够更好地丰富企业和人们的信息资源，而档案又是企业信息资源重要的组成部分，在当今对外开放的社会，档案信息是对外交流的重要工具之一，传统档案管理方式不利于信息的传播和利用，想要更好地发挥档案信息资源的社会共享作用，就要构建电子档案管理体系，电子档案管理的主要渠道和载体就是计算机，那么通过计算机的操作就可以直接复制或拷贝，然后进行编辑和创新，将有关的档案类信息在计算机网络进行和宣传，这样不仅有利于丰富网络资源，还可以扩大劳动保障电子信息的社会影响，也可以通过电子档案信息加强劳动保障企业与外界的沟通与交流，互通有无，吸取外部经验和资源，不断地促进企业的发展和进步。

三、电子档案管理促进档案信息与最新技术接轨

电子档案管理采取的管理技术是计算机技术，目前我国已经逐渐进入信息化时代，劳动保障档案管理实施电子管理正是时展的产物，改变了传统的管理方式，改变了人们的工作形式，同时对人们档案管理工作的能力提出了更高的要求，通常具有的管理能力是不够的，要理解和掌握电子信息化管理的专业知识和操作技能，这就说明当今社会对人才的要求已经不局限于本专业了，要求当代大学生人才要综合发展，提高自身的综合能力，尤其是时展的新技术的操作能力，这样才能更好的促进电子档案管理信息与社会发展最新技术接轨，进一步提高企业的工作质量和效率，不断地促进企业的发展和前进。

篇6

现在计算机普及，计算机的应用也渗透到各个领域，计算机是从什么时候开始走进人们生活中的？从国际的角度上看，从第三次科技革命后，计算机开始发展，但我国是在改革开放以后计算机行业才开始走进大众视线，在科技高速发展的今天，各行各业都进入电子管理时代，档案管理工作如此。而在信息时代下的纸本档案如何管理也需要得到重视。

1 电子档案管理是必然趋势

传统的档案管理方式是用纸本方法进行管理，记载档案信息也是通过纸和笔，档案上的资料都是人一笔一划写上去的，也体现了档案的价值，在那个时代，没有先进的技术，一切都要靠人力物力来解决，纸本档案也和当时社会相适应。但是，在电子信息飞速发展的今天，纸本档案就不能适应当前社会的发展节奏，档案管理创新管理模式采用电子档案管理方式，电子档案管理方式和传统的纸本管理方式相比，电子档案具有优越性。电子档案管理方式有很多优点，同时也给用户带来了极大的方便，在纸本档案的时代，查阅档案信息需要大量的时间，消耗人力物力，而现在，查阅档案信息一般在电脑上操作，只需要几秒钟的时间，电子档案管理和纸本档案管理相比提高了工作效率，也促进了社会的发展，是人类发展历史的变革，同时也是时代的进步。虽有有了方便快捷的电脑档案管理，但是传统的纸本档案管理也不能放弃，而且还要管理的更好。

2 电子档案的管理措施

2.1 优化电子文件管理流程

每一件事情在发展过程中都是按照顺序进行，档案管理的相关活动也要按照相关顺序完成，电子文件的管理流程和传统的手工管理文件流程不一致，不是对手工流程的模仿复制粘贴，要有电子文件的特点，善于利用计算机的处理系统，高效的处理数据文件，要积极构建科学合理的高效管理流程。

2.2 建立文件处理系统

文件管理是文件处理系统的核心，文件处理系统直接决定着电子文件的技术特点和管理问题，而最后解决方法也要回归于文件处理系统上。在完整的电子文件处理系统中，处于核心位置的是文件管理，文件处理对于管理电子文件起到重要的作用。严格来说，电子文件管理系统是一个制度，在这个制度下，进行文件处理与管理工作。文件管理系统也是电子文件管理活动整体的承担者，能保证文件管理顺利进行。同时在进行电子文件管理时要建立一套科学标准的管理制度。

3 电子档案管理和纸本档案共同发展

电子档案符合当今信息时代的发展，和纸本档案相比，有着独一无二的优越性，但是纸本档案也有独特价值，并且这种价值是电子档案无法替代的。要想了解纸本档案的价值，首先要了解档案的价值。档案具有历史价值和社会价值，档案是在社会历史发展变化下而产生的，档案通过多种的形式记录历史的发展，为学者研究历史提供有效的资料；档案也是当代社会真实的反映，记载社会的发展节奏和发展规模，记录档案的工具有很多，并随着社会变化而变化，档案是一种记录工具，因此具有记录属性，同时档案也具有原始性，记录的原始信息是无法替代的，在信息时代下纸本档案的作用减弱并逐渐被电子档案取代，但是，纸本档案的价值仍存在，纸本档案的价值不会因为纸本作用的减弱而消失，具有原始价值还具有法律效力。纸本档案的存在意义重大，我们要学会保护和管理。

4 对纸本档案的保护和管理

从纸本档案资料管理开始，档案管理系统是一种全世界通用的系统，即使现在己经被电脑给取代了，但是对纸本资料的管理还是需要加强，对它的管理和保护仍然十分重要。基本上，传统纸本档案的管理有十三个步骤：点收～整理～登记～分类～立案～归件～编目～装订～调卷～清点～防护～转移～销毁。不过随着时间的推移，现在已经把上面的十三个步骤缩减成六个步骤，即：收集、分类、归档、装订、调阅、销毁。即便缩减成六个步骤，也完全可以把纸本档案管理好，只要我们按着这六个步骤实施下去，就基本上能保证该档案的完整性，剩下的便是物理保护。人们知道纸本档案是由纸张、纸材料、字迹三者结合在一起的。它的寿命与内外部诸多因素和保护环境条件有关，就其内部因素来讲取决于形成档案的材料、保存条件和工作人员的责任心，外部保存环境条件，包括借阅人员的爱护和对各种突发事件的防范措施。也就是说外部保护环境，例如档案储存的温度、湿度、阳光等都很重要。档案库房的管理一定要严格按照档案库房管理的国家标准执行。工作人员不能只注重库房温湿度，而忽略了室外温湿度，室内室外温度湿度要每日对比，认真做好记录，最好是将每日温湿度记录做成趋势图，以便分析和掌握最适合档案保管的温度，从而延长档案存放寿命。另外阳光每日照射时间也要很好地把握，光线不能直射档案纸本，否则会加速档案老化。档案需要阳光但不需要强烈的直射阳光，光线强烈时一定要加防护窗帘遮挡光线。库房一定要通风良好，通风良好也是保证档案不发霉退色的前提之一，纸本档案的保护与管理重要的一条就是责任心。作为一名良好合格的档案管理人员，高度的责任心很重要。在档案保管过程中，如果档案保管的外部环境良好，而缺乏责任心也是不行的，工作也不会做到位。要知道一旦这项工作有所闪失，损失是无法弥补的，后果不堪设想，因为档案具有原始性和唯一性。档案工作人员要具备处置突发事故的能力，对于火灾、洪水等灾害要防患于未然；对于四防安全工作（即防火、防电、防盗、防自然灾害）要做到深入细致，把事故消灭在萌芽，一旦发现，也要有处理事故的能力，这才是一个合格的档案管理人员应具备的素质。

结束语

综上所述，在信息化条件下，档案部门应转变观念，改革传统的档案管理模式，建立电子档案系统，更加全面科学的管理档案。在如今，电子档案在档案管理工作中占据重要的位置，电子档案创造的价值引起人们关注，为了使档案管理工作更好地适应现代信息时代的发展要求，就要建立更有效的档案管理信息系统，为经济建设和社会发展服务。但是在发展电子档案的同时也不能忽视传统的档案管理，传统的纸本档案管理也具有社会意义，在我国档案事业发展的情况下，电子档案管理和纸本档案管理要统一发展。

参考文献

篇7

【中图分类号】TU 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）18-0031-02

受信息时代的影响，档案管理已经从纸质时代进入电子时代。所谓电子档案，就是经计算机处理的各类资料的集合体。与过去的档案管理方式相比，电子档案能及时整合现有的信息资源，凭借二进制数据处理方式，将学生的德、智、体等基本情况在管理过程中凸显出来。传统的纸质档案管理方式是将图片、文字等以纸质材料的形式进行分类存放，不方便档案的存储与查找。而电子档案管理却解决了这一难题，它能将众多的图片、文字和视频等转换成数字形式储存起来，比纸质档案更容易管理和查阅。

高职院校采用的电子档案管理方式，一方面极大地满足了学校改革、发展的需要，另一方面则推动了文件、档案管理的现代化、科学化。

一、高职院校电子档案管理现状

合理运用各类档案是电子档案建立与完善的最终目的，也是社会服务意识的充分体现。目前我国高职院校电子档案管理还存在不少问题，距离整合管理目标还有不少差距。比如，缺乏先进的技术支持与及时的经验总结；管理观念的差异，管理方式的滞后，也拖了电子档案整合管理的后腿。由于各高校对信息的孤立存储，不重视教学与科研方面的信息交流，忽视资源共享的重要作用，致使得电子档案的整合管理面临诸多的问题，加大了整合管理的难度[1]。要实现高职院校电子档案的整合管理，就必须了解高职院校电子档案管理的现状，从而对症下药找出解决问题的办法。那么，高职院校电子档案管理工作在目前到底存在着什么问题呢？

（1）电子档案管理方式较为传统。目前，众多高职院校的电子档案管理仍然采用过去的传统管理方式，不注重信息的交流与共享，这就在一定程度上影响了电子档案管理特有建设属性的充分发挥，导致高职院校电子档案管理仍处于滞后的状态，造成信息资源利用的不合理，容易发生二次存档现象，无法体现电子档案管理的优势。[2]

（2）电子档案技术装备落后。当前，不少高职院校的电子档案还缺少专门的磁介质档案存储设备，而数字档案对设备的依赖性是比较强的，这对电子档案的管理带来了一定困难。由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年就读不出数据。数字信息技术是载体、记录格式、软件、硬件等有机的集合，即使记录载体完好，如果检索、输出或编辑它的软件中任何一项技术过时，都将影响电子档案信息的读出。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有着良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存。因此，有条件的档案部门已率先配备了光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上，但刻录仪一时还难以普及。电脑病毒的横行，再加黑客的恶意攻击，软件落后、不适用和安全性差，使得档案信息的安全和保密也受到威胁。

由此可见，没有先进的技术和设备的支持，提升高职院校电子档案管理水平就是一句空话。

（3）分散管理不能满足人们需求。据相关资料显示，目前，高职院校的众多学生与老师如果想参加各类社会活动，或者出国深造、评职称、被举荐等，都需要所在院校提供相应的档案资料进行证明。由于现阶段高职院校的电子档案管理还较为分散，信息资源未能整合，这就直接影响这些档案的及时输出，有可能贻误相关人士的工作。尽管现阶段高职院校档案管理已在逐步实现电子信息化，但依然不能满足人们在社会生活诸多方面的与日俱增的需求。

二、如何实现高职院校电子档案的整合管理

从目前国内外电子档案整合管理的经验来看，分散与集中管理，已成为电子档案管理中的两种重要方式。本文所探讨的整合管理是与集中管理相一致的。所谓整合管理，就是忽略电子档案的负载方式，重视其数据要求和各类形式，合理运用档案机构对信息进行控制与组织，使其达到整合管理的目的。现阶段，发达国家如美国主要采用集中管理方式，并形成一种灵活多变、合理有效的管理模式，很值得我们借鉴。

要实现高职院校电子档案的整合管理，就必须从以下几方面做起：

（1）建立并逐步完善档案调控管理机构。进行电子档案的整合管理，最重要的便是建立各个高职院校之间的档案提空机构，逐步达到档案管理的社会化和档案服务的大众化。对此，教育主管部门应统筹并确定好档案调控管理机构，使其负责制定相应的的档案管理制度，及时调配信息资源，协调各高职院校之间的关系等。当然，还需要各高职院校的主动参与与配合，积极组建、整合联动的档案调控管理机构，以实现高职院校之间的电子档案一体化以及优质的网络服务水平。高职院校中有档案管理专业的可以实时进行档案管理培训工作，条件允许的话，可承接档案调控机构的有关会议，从而调动其他高职院校对电子档案整合管理工作的积极性和主动性，为实现电子档案的整合管理目标做好准备工作。

（2）积极提升电子档案整合管理的效能。电子档案的整合管理，就是一种简便快捷的计算机网络档案服务，它主要负责相关电子档案文件的归类整理、及时更正变动的电子档案、做好组卷工作、编写档案检索目录以及相关电子档案的查阅工作等。灵活多变、自主查阅的电子档案管理需要先进的技术支持。它包含着众多的子系统，各类档案数字化的过程中还涉及到相关的知识产权、文件的正确储存形式等必须解决的问题。为此，需要充分利用文字辨别技能、先进的计算机技术以及电子档案整合管理技术等。高职院校需要将校园网与支持电子档案整合的网络相连接，实现对内对外全部数据的综合管理，逐步建立各院校之间的有效信息交流，做好搜集、分析、统计与使用电子档案的各项工作。另外，高职院校还应着力提高档案管理人员的综合素质与专业素质，定期对他们进行技术与理论培训，使其能够熟练应用文件储存形式的兼容技术、电子档案加密技术、确保数据安全以及正确呈现数据的技术等，为构建电子档案管理系统做好人才支持。[3]

（3）增强服务意识，优化电子档案的整合管理。在电子档案整合管理的探析中，需要明确电子档案的最终服务目标以及实现的价值等。对电子档案整合管理而言，保证信息资源的正确性与合理性是其重要的前提之一。传统观念认为，高职院校档案的建立，主要是为学生的离校、就业，为教师的考评、晋升职称等提供相应的材料证明。但在实际的使用过程中，如果能定期认证知识产权以及合理使用与归档各类文书等，就可有效地指导院校的科研工作，及时地设立教学目标等。例如，各高职院校的科研成果、优秀课题等，仅在各自院校的档案管理系统中进行分类保存，于是造成科研人员，社会公众或普通用户不能有效利用此类成果，这就在一定程度上封闭了最新的科研信息，影响了科技成果的传播、转化和利用，给经济社会带来不必要的损失。因此，需要进一步增强社会服务意识，充分利用好校园网，以更好地进行电子档案的整合管理。[4]

（4）加大资金投入，做好电子档案的安保工作。科技是把双刃剑，带来众多便利的同时，也将产生不可避免的风险，对此我们应予高度重视。要实现档案的电子化、数字化目标，就必须做好安全保障工作。在信息资源共享的过程中，不法黑客会通过各种违规渠道搜集各类信息，从而导致高职院校电子档案信息的泄漏。因此，高职院校应根据自身的资金、技术、电子档案等情况采取相应的解决措施。比如可以通过设立抵抗病毒侵入的防火墙，及时做好院校教务处网络、各类软件以及全部数据库的加密工作，并设立相应的辅助系统及时跟踪与维护，定期对计算机网络进行杀毒清理。这些措施虽然能够解决部分的电子档案安全性问题，但欲要从根本上做好电子档案的整合管理，还需要大量的资金支持，对电脑及电子档案的有关器材更新换代，以提高其安保性能，切实保证电子档案的安全性和保密性。 [5]

三、结 语

电子档案整合管理是信息时代的产物，亦是党政机关、群众团体、国企私企以及包括高等学校在内的事业单位档案管理之所必需。随着经济全球化、科技教育现代化进程的加快，电子档案的整合管理日益显示出它的先进性、优越性和高效性，因此高职院校的领导应对电子档案的整合管理予以高度的重视与大力的支持，要结合本校的实际情况，综合考量自身的技术力量、资金投入、人才队伍、教学水平、科研成果等状况，制定出既符合本校长远发展，又切合当前实际情况的电子档案整合管理的目标、任务、机制和措施，同时还应加大资金投入，引进先进技术，更新电子档案设备，建立、完善档案管理机构，提高档案管理人员专业素质，提升电子档案整合管理水平，从而为高职院校的教学与科研提供信息资源共享平台，为高职院校的不断发展，为我国的高等职业技术教育做出应有的贡献。

参考文献：

[1]王艳.高职院校教学管理实现善治之路径探析[J]. 职业教育研究. 2009（09）

[2]孙云志，何玉宏.提升高职院校吸引力的思考[J]. 黑龙江教育（高教研究与评估）. 2009（11）

篇8

对医护人员以及病人的档案进行有效的管理在当前的医疗体系中具有重要的意义。新时期发展的阶段，我国的档案管理事业始终在不断前进着，并且随着档案管理手段的丰富，档案管理的成果也更为显著。加强对医院的档案管理是十分必要的举措，不仅能够促进医院档案信息的有效利用，同时也是保障病人隐私不被泄露的重要手段。本文中，将对档案管理这一工作进行具体的分析，在此基础上讨论如何对档案进行更加有效的管理，为我国今后医院档案事业的发展做出贡献。

1 医院档案管理工作概述

1.1 医院档案管理的重要意义

随着时代的发展，档案在管理的过程中已经发生了显著的变化。对档案进行有效的管理本身就是保护隐私的行为，在医院的档案管理中更是如此。医院每天的人流量大，如果安全性不能得到有效的保障，就会造成病人的隐私遭到泄露，影响到病人的心理情绪。同时，出于一名医生的职业操守，也应该对病人的隐私进行有效的管理，这样才能促进我国的医疗档案管理系统的更加完善，但是由于当前档案管理的难度系数受到患者数量的影响，因此急需找到有效的手段对档案进行管理。

1.2 传统医院档案管理面临的主要问题

医院以传统的方式对档案进行管理，其中不乏存在一些不足之处，时代在发展，因此对于不能适应时展需要的档案管理方式需要进行更加完善的改进。受到外界因素的影响，人们对于自身的身体情况愈发重视，因此前往医院就诊的患者越来越多，医院的治疗是体现医院水平的重要因素，但是同样也不能忽视对档案的有效管理，通常情况下，医院在对档案进行管理的过程中，主要采用的方式过于传统，并且在档案管理上需要一段较长的时间，随着医院患者数量的越来越多，医院的后期档案管理也是一项全新的挑战，一些医院的管理方式落后，同时档案管理的相关工作人员配备不足，这样就不能有效的对患者信息进行管理，还有一些医院根本没有重视有关患者档案的管理问题，这样在查找患者信息时就会造成更多不必要的麻烦，进而影响到医院整体水平的提高。针对这一情况，有必要及时的开展系统并且规范化的档案管理，从资料整合出发，将患者的信息隐私进行统一归类整理，并且保证其安全性。这就需要从以下几个方面进行转变，实现规范化的档案管理。

2 新时期下的医院档案管理

2.1 新时期下的档案管理方式的转变

传统的档案管理方式过于单一，造成管理难度大的问题。在过去的档案管理中，计算机并不是十分流行，因此主要采用纸质档案的管理方式，纸质档案在管理中存在较多的安全隐患，一旦发生火灾等险情，这些档案就会不复存在。并且长时间的保管中，还会出现纸质变黄的情况，造成信息的缺失。在这种情况下，随着新时代的来临，计算机的应用也更加普遍。将档案管理朝着电子化的方向发展具有重要的实践意义。电子档案管理方式能够有效的避免上述问题的出现，并且还能够为医院节省出大量的空间，无论病人多少，只要将信息资料输入进电脑之中，就能实现管理的目的。这样一来，医院的档案就能得到更加有效的保护。在现代化的发展过程中，信息技术确实为档案管理起到了重要的作用。例如在病人取药的过程中，医生会将药方输入进电脑中，患者只要前往药房取药即可，实现了信息一体化的进程，同时也大大提升了工作效率，为医院的现代化建设提供了重要的保障。

2.2 档案电子化管理中的安全措施

第一，设置访问权限。很多大型医院的因为人流量大，工作人员多，所以无限制的访问权利只会让档案丢失，因而要限定档案管理的访问权利。一般而言，只有主治医生及医院管理阶层的人有访问权限。这样访问的范围就控制在了较小的范围内，保证了档案的安全性。

第二，专业管理人员。虽然减去了纸质档案的很多麻烦问题，但是电子档案管理依然需要专业人员的及时管理和维护。一般而言，除了每天及时入档以外，管理人员还要及时清理已经超过保管日期的档案，对电脑进行及时的保养维护，防止因为系统崩盘而使档案丢失的情况发生。当然面对系统崩盘这样的未知因素，管理人员也要及时做好备份工作，保证及时系统瘫痪，患者信息仍然能够及时调出。

第三，技术维护。随着计算机技术的不断进步和发展，越来越多的地方开始普及计算机，实行电子管理。但是同时随之而来的是黑客技术的不断进步。很多著名的医院，他们经常会接待一些重要的人物，这些人在社会上有重要的地位，同时他们也更加看重这些信息的安全性。黑客入侵医院档案管理系统，窃取他们的私人信息，为了防止类似情况的发生，医院要聘请专业的技术人员，定期对电脑进行清理和检查，防止黑客入侵导致信息外泄。

2.3 档案电子管理中的问题和要求

虽然计算机的不断发展极大的方便了医院档案的管理，但是在管理技术上依旧不是很完善，还存在有很多漏洞，不断提高计算机技术水平，加强安全性能管理是现代电子化管理的一大要求。医院在这一方面的发展也是不容忽视的。只有重视计算机发展问题，不断从中提高管理水平，才能做好新时期的档案管理工作，确保患者的隐私安全。同时档案管理的好坏也影响着一个医院的声誉和口碑，对医院的未来有着至关重要的作用。

3 新时期下的档案管理发展的未来

新时期的档案管理是计算机的应用管理，是电子化、网络化、自动化、智能化的管理。同时也是不断面临挑战的管理。档案管理也要坚持与时俱进，保证管理技术的及时更新发展，最新技术的及时接收学习，这样发展的档案管理的未来才是更加优越的管理技术和管理方式。新时期的档案管理的发展未来是值得期待的，也是难以预测的。只有不断地用创新的思想观念不断地学习和发展电子化管理技术，档案管理的安全性才会更好的得到保障。

结束语

相信通过本文的论述，人们已经对档案管理的重要性具有更加深刻的认识，在今后的发展中，档案管理会朝着现代化的方向发展，这一变化会集中体现在管理手段的自动化以及智能化，管理方式的多样化上，相信在新时期的影响下，我国各大医院档案的管理工作会做得越来越好。

参考文献

篇9

1.1 领导班子尚未意识到档案管理的重要性

在以往的档案管理中，学校领导尚未意识到学校档案管理的重要性，还单纯的认为只要把学生的成绩搞上去、把学校的教学目标达成，这就算管理好学校了，认为学校的档案管理应由档案管理部门来负责，然，并不知学校教学部门的教学资料等重要文件不能及时入档，造成文件的积压或丢失，对档案的完整性和安全性有多么大的影响。

1.2 档案的管理方式过于传统

就拿“图书馆找书这一例子来说”我们去找书，并不知道这本书有没有被借走，或是图书馆是否收藏了这本书，我们只能在归类好的书架上一层一层的找，找到最后，才发现，图书馆没有这本书，或是这本书已经被借走了。如果图书馆实现了信息化，我们找书时就有了针对性，我们可以检索书名，得知有没有被借走，得知该馆有没有收藏这本书籍，当我们的检索结果有我们要找的这本书籍，我们就可以根据这个索书号，去对应的楼层，对应的书架去寻找，这样既节省了阅读者的时间，又提高了图书的利用率。仅仅这样，仍不能算是实现了信息化，如果没有建立无纸化电子档案和图像、声音、文字三位一体的立体化档案管理方式，还是无法从根本上解决档案管理的利用率低，档案管理困难等问题。随着信息技术的不断发展，电子文档这一新产物的出现，无形之中加大了档案管理人员的工作负担，当在不实现信息化的前提下。所以档案管理的信息化需要尽快得到解决。

1.3 档案管理人员的管理水平不够高

学校的档案管理部门大多是由兼职人员或是文化水平不高的叔叔阿姨来管理，缺乏具有全日制档案管理专业毕业的高素质人才，缺乏既具备档案管理专业和通晓计算机专业知识的综合性人才。因此，在日常的档案管理中需要不断提高管理人员的管理水平，不断完善档案管理中的不足，要与现代化档案管理接轨，不断提高档案管理水平。

2 中小学档案管理实现信息化的优势

2.1 改变档案管理方式，提高工作效率

档案管理进入信息化和数字化后，改变了档案管理人员的工作方式，使其从繁杂的管理方式中解脱出来，将以往档案资料的收集、整理、立卷，归档等复杂手续逐渐改变，实现了档案管理的现代化、自动化，在一定基础上极大的提高了工作效率。

2.2 改变档案管理方式，提高档案使用寿命

档案管理由一开始的纸质资料逐渐转换为电子资料，纸质资料对保存条件有较高的要求，藏储地点过于潮湿，过于干燥都不符合纸质资料的藏储条件，加上纸质资料有个最大的缺点就是它的存储寿命要远远的低于电子资料。

档案管理存储方式的转变，并不代表数字文?n完全替代了纸质文档，而是，现在的档案管理方式由单一的纸质方式逐渐演变为纸质和数字相结合的多形式并存的存储方式。数字档案的出现，使历史久远、具有极高保存价值的资料得到了有效保护，延长了档案的使用寿命。档案管理方式的改变不仅节省了空间，还为保护大自然做了贡献。可见，档案管理方式的多形式化有助于提高资料的使用寿命和减少环境的污染。

2.3 档案管理方式的改变，有助于实现资源共享

中小学档案信息不仅记录了学校的发展过程，最主要的是学校档案的信息能够服务于学校。信息化在中小学档案的应用，加上网络管理系统灵活多样的查询手段，使查阅者能在短时间内从大量的文件资料中找到完整的档案资料，能够使查询结果更准确，查询速度更快速，从而实现了资源的共享。网络这么发达，学校都想通过网络来更好地宣传自己，因此，每个学校都有自己的网站，档案信息通过学校的网站得到更好地展示，使更多的人了解学校的发展历程，了解学校的教学质量等一些重要信息，使档案资料得到更好的共享。

3 中小学档案管理如何实现信息化

3.1 对档案资料进行科学管理

学校的规模大小不能决定对档案资料的重视程度，也就是说，不管学校规模的大小，都应该重视档案管理。因此，有条件的学校应选择档案管理专业，思想素质高，责任心强，有较强业务能力的人员来管理档案，没有条件的学校，也应该找责任心强，熟悉学校工作，思想道德方面有较高素养的人员来负责学校的档案管理工作，逐渐实现中小学档案管理的专业化和科学化。

3.2 建立相应的规章制度

档案管理的信息化不仅是社会发展的需要，也是学校实现现代化的需要。因此，使档案管理能够更好地实施，应该建立相应的规章制度，加强档案管理的力度。规章制度的制定要多参考相关法规和密级要求，制定合理的规章制度。还要做好相关人员的保密工作，使其能按照规章制度来科学的管理档案。

3.3 做好安全工作，保护数据安全

篇10

随着我国科学技术水平的迅猛发展，电子文件档案化管理方式被社会企业广泛推广和使用，因为传统的档案管理已经不能满足社会现代化的发展和需要，但是电子文案档案化管理又不能完全取代传统的档案管理。因此，针对电子文件档案化管理和传统档案管理特点的不同，将其在医院档案管理中的应用进行分析，找出二者之间存在的差异性。

1 电子文件档案化管理的概述

电子档案管理是在传统纸质档案管理的基础之上被广泛开发应用出来的，从电子文件档案的本质体征来看，它是利用电子计算机等网络手段对档案进行管理、归纳和分类的一种形式，这种办公自动化的管理方式可以有效的使电子文件完成自动化和社会化的管理模式。这种模式适应现代社会发展，能为医院的档案管理工作提供实时准确、方便快捷、高效的档案信息内容[1]。

医院档案部门经过用电子计算机等先进的技术手段对档案信息内容集中管理，并把档案中的内容进行系统保存，存储成符合要求的电子档案。然后再由相关的档案管理人员进行分类和整理存储到磁盘中，在必要的情况下要对其进行备份保存。电子文件档案化管理，需要对使用者进行确认，然后为档案部门提供方便的信息内容查询途径。

2 电子文件档案化管理的特点

电子文件档案是在社会生活中不断发展起来的，它是指通过电子计算机网络磁盘等设备进行存储和分类。电子档案既与传统纸质档案相对应，又与其相互关联，电子档案是通用的电子图像文件集合，通常是以案卷为单位的。电子文件档案中主要包含电子图表、报表、文件以及电子图书等。

电子文件档案化管理和传统的档案管理存在差别，因为电子档案一定要经过计算机网络进行复杂的编程和解码之后才能被供给使用。电子档案中的内容可以被粘贴复制存储到不同的媒介之中，比如优盘、磁盘等。当医疗工作者想对其进行利用时，就可以利用电脑等设备对它进行调出然后查阅出相关的档案信息内容。与传统档案化管理相比，电子文件档案化管理有如下几个特点：①传统的纸质档案内容比较直观，医护人员不用借助其他设备进行查阅。而对电子档案进行查阅时，一定要借助现代化的办公设备，比如电脑、手机等才能查阅利用。②传统的纸质档案在进行传送交接时，需要通过人工进行传送。而电子档案就可以直接利用电子计算机等设备进行传送和处理。③传统的档案在使用时，会受到时间和空间的影响。但电子档案的使用可以达到共享性，不受时间、空间以及距离等问题的影响。④传统的纸质档案的保存环境比较复杂，而且需要占用一定的空间。而电子档案则不同，它不需要相应的保存场地，但是电子档案在进行保存时需要防磁性能条件比较强[2]。

3 电子文件档案和传统档案管理之间的不同之处

3.1在归档方式上的区别 传统档案管理在归档时需要医院档案管理人员进行整合、编码和分类，需要花费大量的时间和人力，它有相应的载体，在工作人员进行编辑的过程中，出现错误更改起来比较困难。而电子档案则不同，它需要工作人员使用计算机网络进行技术编码，操作起来比较节省时间，但是电子档案的载体却不能固定，工作人员在操作的过程中可以不留痕迹的对信息内容进行修改，这样就会使得原始性的文件缺乏可靠性。为此，电子档案在归档的过程中，要在传统档案管理的经验基础上进行身份和信息验证，减少在传输过程中出现错误，以此来确保档案文件的真实准确性[3]。

3.2在归档时间上的差别 传统文件档案管理在归档时间上比较单一，需要系统的时间规定和期限。而电子档案在文件整合后，医院档案管理人员可以对其进行随时归档，还可以对计算机等设备进行设置归档日期，在某一时期进行统一归档，文件形成以后计算机网络会自动整合和分类，方便使用者查阅和使用。电子档案的随时归档性，能够减少文件漏归等问题的出现，快速便捷，提高档案利用效率。

3.3在文件分类、编目等管理方式上的区别 传统档案管理在分类和编目过程中，需要工作人员进行人工系统操作，需要档案工作人员的工作劳动强度较大。而电子文件档案管理有其自身的特殊性，它可以直接对档案文件进行分类和编目。在技术条件允许的情况下，医院档案管理工作人员在编辑过程中可以安装检索工具，以方便日后医护人员对档案信息的检索和查询，进而减少档案工作人员的劳动时间。

3.4在保管方式上区别 传统档案管理在保管方式上，需要相关的档案存储室，档案工作人员需要对档案管理存储室进行定期检查并打扫。而电子档案管理需要工作人员把档案文件信息存储到档案管理中心的相关设备中或刻入到光盘中由相关工作人员进行保管和整理，占用空间小保存时间久[4]。

3.5在查询使用方式上的区别 传统档案管理在查询使用时，需要医院档案管理人员进入档案室进行翻阅查找，查阅的过程比较复杂。电子文件档案在查询和使用时，它只需要档案工作人员注册相关登记手续，然后在档案管理中心进行登陆就可以对档案文件进行查阅和使用。

4 结论

综上所述，科学技术水平的不断提高，为电子文件档案化管理提供了技术支持，但是从医院的档案管理来看，电子档案管理并不能完全取代传统档案管理，传统档案管理方式要为电子档案管理提供基础经验。尽管目前的电子文件档案化管理在医院档案管理中存在着一定优势，但是电子档案在管理过程中也存在一定的弊端，需要传统档案管理对其进行辅助，才能够使得档案文件更好的服务于医院工作人员。因此，即使电子档案和传统档案存在差别，但是要让他们共同发展服务于医院工作的需要中。

参考文献：

[1]王碧英.论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J].管理与财富，2011，09：43.

篇11

中图分类号：F426.61 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2015）29-0035-01

电力企业管理包括很多内容，档案管理就是其中一项。随着社会的发展，档案管理方式也有了一定的发展，但仍存在着不少问题，档案管理方式落后、管理制度不够完善、管理人员专业化水平和综合素质较低。这些都严重制约着电力企业的发展，必须采取措施优化电力企业档案管理。

1 档案管理的内涵及意义

1.1 档案管理的内涵

档案管理，顾名思义就是档案管理员对档案信息和档案实体进行整理、收集、保管和统计的活动。档案管理是为企业其它活动提供便利。档案管理工作复杂多样，内容繁复，具体包括档案的整理、档案的收集、档案的保管以及档案的编辑研究。档案主要分为纸质档案和电子档案两大类，纸质档案就是以纸张作为媒介和载体的一种档案，它是最常用的一种方式，也是最基本的。纸质档案在管理的过程中受内外因的相互作用，纸张很容易破损、脏污。电子档案是存储在计算机软硬盘中的档案，它是一种与纸质档案相对的档案类型，电子档案具有高效、快捷、方便和快捷的特性，是未来档案发展的趋势。

1.2 档案管的理意义

企业档案是企业在生产经营活动中形成的对企业有保存价值的各种文字、声像的历史记录。档案记录着企业、员工的成长，能够为企业者决策提供依据，为企业文化发展提供宣传材料。企业若管理不好档案，一旦泄露，不但会导致企业员工个人信息的泄露，更会影响企业可持续发展和企业形象。因此，档案的管理必须做到完整性、规范性、系统性。电力企业档案是企业在生产管理中逐渐积累形成的各种资料，这些资料对电力企业的生产经营活动、各项管理工作都有重要影响，做好电力企业的档案管理工作，能够确保企业平稳发展。

2 电力企业档案管理存在的问题

2.1 档案管理制度体系不完善

为了完善档案管理，有效利用档案资源，必须制定有效的管理制度。电力企业因其特殊性，更需要做好档案管理。电力企业在档案的保管、利用、移交、鉴定方面都制定了一定的规章制度以及责任追究制度。很多大中型电力企业能够严格遵守档案管理制度，按照制度要求执行，但还是有一部分基层企业忽视制度的作用，具体工作不按照制度规定的执行，导致很多制度成为了摆设。企业的责任追究制度也未真正发挥作用，这就导致很多档案管理人员在思想上没有足够的重视，加之一些电力单位管理不善，许多文件不同程度遗失。

2.2 管理人员专业水平不达标

档案管理不仅需要收集、整理，还需要进行分类、使用和归还，它不仅是一项工作量巨大、工作程序复杂的工作，而且档案管理的专业性比较强，需要专业人员进行管理操作。然而很多电力企业管理者对档案管理工作不重视，认为档案管理工作不如其它工作重要，一般人都能够胜任，往往派一些非专业的人员对档案进行管理，尤其是电力企业中年龄比较大的员工，这些人不具备档案管理的专业知识，缺少档案管理的专业技术资格证书，且计算机水平较低，不能很好的完成电子档案管理工作。即使有些人员有专业技术资格证书，具备了档案管理的专业技术能力，这些人具备良好的档案专业理论知识，但缺乏工作经验，不能满足企业的发展需求。

2.3 档案管理方式方法较落后

档案管理需要运用科学的原则和方法对档案进行管理，以便为企业发展提供更好服务的一项工作。不同的档案类型需要不同的管理方式。当前，企业档案管理方式比较单一，主要分为三种：档案集中统一管理、档案分散管理以及档案分级管理。集中统一管理有利于保护档案的完整性、统一性。但往往受企业规模、企业管理方式的限制，且这些管理方式过于繁琐，工作量大，工作效率极低，已经不适应现代企业发展的需要。档案管理是为企业服务的，必须创新档案管理方式。

3 优化电力企业档案管理措施

3.1 健全档案管理制度体系

完善的制度是企业运行的根本，也是企业发展的基础。电力企业管理具有综合性、动态性、复杂性等特征，档案管理更是如此。档案管理虽然制定了一定的制度体系，但有些制度不够完善，要根据供电企业具体需求细化档案管理制度，制定档案管理规范细则，完善档案管理制度体系。尤其是在档案的利用方面，档案的利用是档案资源价值的体现，档案不能随意被翻阅、利用，要健全档案利用体系。电力企业制定了档案管理的责任追究制度，这些制度能够明确个人责任，但很多制度尚未被有效执行。要进一步完善责任追究制度，明确谁管理谁负责，以及档案管理人员的职责、权限，增强档案管理员的责任意识。此外，对领导的追责也必不可少，这样能够强化领导的责任意识，让领导重视档案管理，增强档案管理意识。完善档案管理很重要的一项就是人事档案管理制度，必须建立健全人事档案的保管制度，要定期对人事档案进行检查、校对，以确保档案的完整性。

3.2 提升档案管理人员素质

按照不同的标准和原则对档案进行分类管理，具体可以分为文书档案、财务档案、科技档案、电子档案、人事档案等。管理内容繁琐，方式复杂。若想对档案进行有效管理，必须提升电力企业档案管理人员的整体素质。面对档案管理存在的人员老化和专业技术人才紧缺的现状，电力企业管理者要高度重视，切实强化档案管理意识，认识到档案管理工作的重要性，这是实现档案科学管理的基础。实现档案的信息化、现代化管理，必须聘用具有专业知识的人。针对档案管理人员年龄老化、结构不合理的问题，要通过学习，增强档案管理专业知识，再通过培训提升这些人的能力。要提高管理人员主动学习的积极性、主动性，更新已有知识。档案管理工作需要专业人才，必须要引进现代化的专业人才。档案管理是一项枯燥、繁琐的工作，要采取各项措施稳定档案管理人才队伍，提高专业技术人员的积极性。

3.3 实现档案的信息化管理

随着科技的进步与发展，档案管理也在发展，呈现出信息化、现代化的发展趋势。所谓档案的信息化就是运用信息技术对档案的数据、信息进行采集、整合和提供服务的过程。原来档案形式主要是纸质的，随着科技的发展，电子档案广泛应用于企业管理中。电子档案就是运用计算机磁盘、磁带等设备进行统计、存储的档案信息。要构建一个公共的、独立化的档案信息管理平台。不仅要构建这样的平台，更要对各种档案信息进行有效管理，这样才能实现档案的信息化、现代化。此外，大量的纸质档案也需要数字化管理，要派专人对纸质档案进行收集、整理，可以将纸质档案进行分类，然后录入电脑系统，这样在利用的时候更方便、更快捷，要尽量将纸质档案纳入信息资源开发利用体系。对档案进行管理不能仅运用一种手段，对电子档案进行管理必须双管齐下，电力企业既需要运用纸质档案，又必须运用电子档案。只有双管齐下，才能确保档案管理的时效性。

4 结 语

做好档案管理工作，提高档案管理工作质量，能够提高电力企业管理水平。要通过建立健全档案管理制度体系，填补管理体系不完善的漏洞；通过培训学习提升档案管理人员素质，弥补管理人员专业水平不达标的缺陷；通过对档案进行信息化、现代化管理，优化档案管理方式方法。只有多措并举，才能真正提高电力企业档案管理。

参考文献：

篇12

档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的指导之下，各个部门与机构全面应用现代化信息技术，对档案的信息资源以及数据等进行搜集、整理等，保证可以提升档案管理工作效率，优化档案管理工作体系，增强其发展效果。档案信息化就是在档案管理过程中，相关管理人员利用档案实体保管方式，将其作为管理工作的重点项目，然后利用数字化管理技术开展相关工作，向档案管理实体提供信息化服务，转变传统档案管理模式，打破传统档案管理方式的局限性。档案信息化建设必须要明确以下几点：第一，要保证档案信息化建设的数字化与网络化，第二，要保证可以利用档案信息可以有效接收与传递，提升档案信息数据储存效率与质量，达到管理一体化目的。第三，要保证档案信息资源共享，提升档案信息资源的利用效率。第四，要保证档案管理模式的更新，转变传统的档案管理方式[1]。

2 档案信息化建设问题分析

档案信息化建设中还存在较多问题，影响着档案信息化建设的有效性，难以提升档案管理工作质量。具体问题表现为以下几点：

第一，档案信息化数据异构性问题。就是在档案移交成为电子档案中，各个单位与部门之间的数据库不同，并且各个部门的数据来源于数据特征等不同，在实际情况下，会出现内部结构处理方式复杂等问题，导致出现档案信息化数据异构性问题[2]。

第二，高度分散问题。档案信息化建设中，各个档案会散落在管理部门或是经济单位，例如：在建设局与税务局财务报表实际移交的时候，会出现各类重复或是分散的信息数据，相关管理人员要利用大量时间筛选出有价值的信息数据，这就导致档案信息化建设效率降低。

第三，管理方式滞后。在档案信息化建设过程中，经常会出现管理方式滞后的现象，难以提升档案信息化建设质量，主要因为档案信息化建设人员还不能根据信息化建设需求对其进行有效的管理，难以提升信息化建设工作效率与质量。

第四，管理观念滞后。当前，部分档案信息化建设与管理部门还没有认识到档案信息化建设工作的重要性，难以提升档案信息化建设与管理工作质量，甚至还在应用传统的纸质管理措施，无法增强档案信息化建设效果[3]。

3 档案信息化建设与档案管理措施

档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度，减少档案信息化建设与管理中存在的问题。

3.1 建设专门的网络档案系统

档案信息化建设部门需要建设专门的网络档案系统，在网络档案系统中，技术人员可以综合利用数字化平台，例如：建设公众、内部等信息服务网，发挥网站的作用，同时，还要统一档案信息化建设标准，积极建设档案信息化硬件与软件基础设置，提升档案管理水平，促进信息资源共享工作的进步。

3.2 重视电子文件管理工作

档案信息化建设部门必须要重视电子文件管理工作，减少其中存在的问题。首先，要重视计算机网络体系的建设，提升文件传输效率，在文件传输之前，要将档案信息转换成为电子档案格式，提升数据的可靠性与通用性，同时，还要保证电子档案的价值。在传输电子文件期间， 必须要保证网络安全性，提升电子文件传输工作效率与质量，同时，还要保证电子文件数据下载的真实性，将其储存在光盘中[4]。

3.3 制定完善的技术处理制度

在档案信息化技术处理过程中，相关档案管理人员与技术人员必须要制定完善的管理制度，减少档案技术处理工作问题，提升档案技术处理工作效率与质量。在电子文件技术处理中，必须要重视电子文件保存问题的解决，在长时间电子文件保存中，必须要重视保存的准确性与安全性，定期对其进行复制处理，并且建立完善的竞争机制，避免出现电子文件保存不当的现象。

3.4 积极应用现代化管理措施

档案信息化建设部门必须要积极应用各类现代化管理措施，提升资源共享管理效率与质量。在此期间，档案信息化管理人员必须要将传统档案管理方式转变成为现代化的档案管理模式，积极应用网络化技术与数据化技术，提升数据化档案管理质量，减少其中存在的档案管理问题[5]。

3.5 树立正确的服务意识

档案信息化建设部门必须要树立正确的服务意识，利用先进服务观念开展工作，提升档案信息化建设质量与效率。在档案信息化建设部门实际服务期间，相关管理人员必须要制定完善的管理制度，要求树立正确的服务意识，根据档案信息化管理部门的需求，提升档案信息化建设工作效率与质量，减少其中存在的问题，并且采取有效措施解决问题，增强档案信息化建设工作效果，进而优化档案信息化管理体系。

3.6 制定完善的管理制度