电子档案管理方式范文

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我国电子档案管理模式

我国目前电子档案管理模式从应用类别上划分为机构分散管理模式和档案馆集中管理模式，但是从应用范围上划分，仍然以机构分散管理模式为主，机构管理模式主要在广大企业中应用，机构分散管理对硬件、软件要求不高，档案信息量相对较小，档案馆集中管理主要在国家机关和事业单位中应用，这类档案大多是地方史志、重要法律法规，这些档案馆里的档案具有很大的历史价值和文化价值，保存的安全性要求非常高[5]。在我国实际电子档案管理应用中，在档案信息载体方面，实行双套制管理模式，所谓双套制主要针对电子档案信息载体，即纸质载体和数字载体，纸质载体主要指原始纸质档案文档，数字载体主要指计算机硬盘、U盘、光盘等信息载体。国家档案馆在档案管理要求中明确指出，档案馆的档案入库，必须保障纸质载体和数字载体配套，以此确保原始档案的追溯性。我国机构分散式管理模式中，主要以纸质载体档案为主，电子档案为辅；档案馆集中管理模式中，主要以电子档案为主，纸质档案为辅[6]。

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在我国当前的档案管理制度中，对于普通的纸质档案的管理工作而言，无论是在制度上还是技术上都已经取得了举世瞩目的成绩，在这类档案管理工作中，采用专门的档案室防盗技术以及专业的管理人员，且通过严格的文件调阅制度和保密文件便可以有效的保证档案管理安全。但是对于电子档案而言，这一制度却远远无法满足实际工作要求，没有制定出详细的、可操作的安全制度，电子大难管理人员往往在不经意间造成电子档案管理的漏洞，形成安全管理隐患。另外，计算机技术的飞速发展使得计算机工作机制和破坏手段层出不穷，这也给电子档案管理埋下众多的安全隐患。为此，在这里我们有必要对电子档案安全管理和防范措施进行分析。

一、电子档案安全管理问题分析

档案管理所要求的安全问题主要是针对电子档案的保存而言的，因此安全问题的存在可谓是每个档案管理人员都必须要重视和应对的问题之一。在目前的工作中，我们该如何解决科学的解决这些问题，使得其中存在的问题都能够科学解决，这就必须要从工作意识上给予应有重视，体现出电子档案安全管理的重要性。

1.传输安全问题

电子档案传输问题是最为突出的信息安全问题之一，在传输的过程中因为互联网本身是公开的、公众性的，因此极容易出现信息截取和盗窃现象，甚至的出现修改和伪造，这对于一些高度机密的档案而言无疑是致命的威胁。为此在这里我们必须要重点是传输问题。

2、真实性问题

电子档案在管理的过程中，真实性问题也可谓是最为突出的问题之一，它相比纸质档案而言存在着极为突出的特殊性。纸质档案上的单位盖章、领导签字都是具备着法律效应的，其真实性和合法性都比较容易鉴别和确认；而对于电子档案而言，由于它本身容易复制和修改的特点，其真实性和合法性很难得到有效的鉴别，从而存在着一定的制约问题。

3.保存安全问题

电子档案的长期的保存过程中存在着各种不同条件的制约和影响，它包含了载体机械的寿命、计算机软件和硬件设施的生存环境，电子计算机平台的一致性，这些问题的存在严重的影响着电子档案的保存问题，甚至给整个档案工作开展带来严重的影响。

4、病毒威胁

电子档案是基于计算机为基础存在的，它的管理、保存和利用都无法离开计算机这一辅助机械，而计算机本身因为存在病毒或者感染病毒的特征，同时其系统也容易受到恶意程序的供给，从而造成档案信息的安全威胁。

二、常见的电子档案安全管理与防范措施

电子档案的安全可靠运行不仅仅取决于数据本身的运行情况，同时也关系到所有与电子档案业务和服务相关联工作的开展。因此，电子档案管理的网络、主机服务器以及存储器上都需要具备极高的安全保证、管理以及防范措施，以保证电子档案工作的正常进行。

1、防火墙技术

防火墙是计算机内部网络系统与外部公共网络系统之间的首要屏障，也是最为关键的保护措施。在目前的社会发展中，无论是办公计算机还是个人计算机，防火墙技术都是普遍受到人们重视的。从理论上分析，防火墙位于网络安全的最底层，它是负责网络传输信息的安全认可与辨别的关键所在。在目前的防火墙技术利用中，不仅需要完成传统的过滤目的，同时更是要强化网络服务器的辨别与安全预防功能。当今的社会发展中，随着病毒种类的增多、黑客入侵的隐蔽，防火墙在研究的过程中也逐渐朝着这一方向迈进，逐渐形成了即会话访问、应用协议、用户资源分析为一体的综合性设置流程，从而保证通过网络边界的会话层能够得到一定的控制，为整个网络系统安全打下了坚实的基础。

另外，在电子档案管理系统和各个地区服务点之间，以及存在不同安全等级的系统之间的互联边界处也应采用防火墙和虚拟局域网划分等安全访问控制措施。

2、网络入侵检测防御

网络入侵防御设备在网络入侵行为进入被保护网络之前通过报警、阻断等措施为电子档案管理系统提供保护，目的是对网络侵入行为进行阻截，同时，在电子档案管理中的某些网段也需要采用网络侵入检测系统，即针对网络侵入进行监测，它可以自动识别种种侵入模式，在对网络数据信息进行分析时与这种模式进行匹配，一旦发现黑客有侵入的企图，就会自动报警，目的是通过对网络侵入者的检测，弥补防火墙等边界安全软件的不足，及时发现网络中违反使命策略的行为和受到黑客攻击的迹象。网络侵入防御设备也对蠕虫木马病毒攻击进行识别，并进行有效的拦截，在电子档案管理系统和Internet、POS的边界布置网络侵入防御设备，也能够对进入电子档案管理系统的网络请求进行预警防御，避免病毒或黑客入侵内部网络系统。

3、网关病毒防御

传统的病毒防御措施大多数都靠计算机终端杀毒软件进行防御，病毒已经感染到终端后才进行查找杀除，是一种亡羊补牢的方法，而且在查找杀除病毒时将会占用大量的系统资源，当今病毒传播主要依赖于Internet网络进行广泛传播，因此我们需要将病毒防御体前移，建立网关病毒防御体系。

4、提高电子档案管理人员的安全意识

在电子档案的安全管理中，威胁最大的不是计算机软硬件方面的漏洞，而是计算机使用人员的安全意识。很多病毒的运行或者非法访问都是人为原因造成的，为此，最好注意以下几点：

第一，绝对禁止使用电子档案管理专用电脑访问外网。网络上潜在着很多的威胁，每时每刻都有网络探测工具在扫描，一旦被网络攻击者锁定，就很有可能被非法访问，轻者数据被非法访问，严重的会造成数据丢失或者修改破坏。

第二，不在电子档案管理专用电脑上随意安装软件。在电子档案管理专用电脑上最好安装正版软件，正版软件都是经过厂商检验的，不含有任何病毒和木马软件，可以防止病毒随着普通应用软件一起被安装，也可以获得良好的技术服务。另外，不要在电脑上安装任何与档案管理工作无关的软件，以免造成系统缓慢或者冲突，降低系统的可靠性。

三、结束语

档案管理的安全管理是全国档案事业正在建设和发展的一项重要工程，档案管理工作应该转变传统的坐守库房的观念，利用信息技术提高档案工作效率，保证信息安全是档案管理工作的发展趋势，也是档案工作者面临的一个新的机遇和挑战。

参考文献

[1].雷震甲.网络工程师教程[M].北京：清华大学出版社，2004.

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中图分类号：G278 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）14-0193-01

一、电子档案特点分析

电子档案所采用的数字代码需要借助计算机解码，才能转换成可读的信息。另外纸质档案及载体是不可分割的整体，而电子档案的信息转变成以二进制码存在的电子形式储存的，电子档案的信息载体间是可以转换的，可以在不同的计算机间传递，也可以在不同的载体间进行复制。以二进制码存在的电子形式储存的电子档案需要依赖特定的系统，电子档案具有共享性，也就是说同一时间多人不受空间的限制，同时共享同一信息等特点。

二、电子档案管理存在的问题

（一）电子档案的安全性问题

随着全球化，信息化和网络化时代的到来，因特网的共享性，开放性，全球性的发展，使得任何人都可以介入到网络中来，电子档案通过网络进行传送时，为不法分子的非法操作提供了便利，通过“黑客”攻击网络来窃听，篡改、伪造信息，直接危害电子档案的安全性。

（二）电子档案的真实性问题

电子档案非常容易失去真实性。计算机内存储的电子档案没有个人的笔迹特征，没有新旧书写墨迹的区别，一旦电子档案被删改，删改后的电子档案不会留下任何的痕迹。如果有人出于自身的利益进行删改很难被发现，即使发现了，也不会有任何可靠的证据。同时电子档案在输入的过程中出现错误的概率和机会远远超过了纸质的档案，而且输入者没有留下自己的笔迹，日后难以对材料的真实性进行确定，同时也不能追究到操作者的责任。

（三）电子档案的保密性问题

使用互联网任何终端的设备都能够储存和索取互联网某一设备的电子文件。从另外一个方面来讲，一个终端上的电子文件也能够发给若干个互联网的终端。这对于一些需要限制提供内容的安全保密问题或者在一定时间内需要保密的内容，带来了很大的威胁。

（四）电子档案的完整性问题

电子档案结构复杂多样，存储的方式多种多样，而且经常处在流动的状态，信息被复制，剪切，很容易造成信息的缺失，很难保证电子档案的完整性。

（五）电子档案的法律性问题

纸质档案由于有固定的载体，字迹不易篡改，法律效力是社会所公认的。电子档案由于其自身的因素，没有固定的载体，制定相应的法律效力条文就非常的困难，电子档案的法律效力就很难得到认可。电子档案的真实性和安全性就受到了质疑。

（六）电子档案的统一性问题

计算机硬件的发展远远超过软件的研制，软件研制的迟缓远远不能够适应各个方面存储的需要，远远不能够适应互联网时代的发展。由于档案系统各地区、各单位之间都没有使用统一的软件，必然会影响到电子档案相互之间的利用和全国的联网。

三、电子档案管理存在问题的有效措施

（一）提高档案管理人员的职业素养

档案管理人员要有保护档案安全的高度的责任感和强烈的意识。按照岗位要求，认真履行自己的职责，遵守职业道德规范；通过扎实的工作，高度负责的态度和切实有效的措施，维护电子档案的安全性、真实性和保密性。不利用软件、计算机等设备为己谋利。严格杜绝利用计算机私自篡改、删除电子档案的信息进行违法犯罪活动，保证电子档案信息的真实性和完整性。为用户提供最可靠的原始资料。

（二）加强档案管理人员计算机技术的培养

面对信息时代对档案管理人员提出的挑战，当务之急是树立档案现代化管理的意识，利用计算机技术进行电子档案的管理。更新传统的管理理念，把电子档案作为档案中不可缺少的组成部分。定期举办提高档案管理人员计算机能力的培训班，使得档案管理人员不仅具有扎实的档案管理知识，同时还具有运用计算机知识在档案管理中应用的能力。培养电子档案管理的复合型人才，顺应互联网时代的发展，提高电子档案管理人员的工作效率。

（三）建立健全的维护电子档案安全的法规

目前，对电子档案的法律效力问题还没有明确的规定。但是，随着信息化时代的发展，电子档案已经大量使用。电子档案的形成、积累、归档、保管以及利用等各个环节中，都有被修改和丢失的可能。即使信息安全技术完善，也需要相应的档案安全管理措施来进行保障实施。因此，必须要建立完善、健全、科学合理的相关法律法规，用法律的形式明确电子档案的法律效力，维护电子档案的安全性和真实性。

（四）做好电子档案的安全性管理

在电子档案的管理过程中，确保电子档案管理的安全性。结合电子档案管理的实际，我们要从以下几个方面来阐述。一、做好电子档案信息的安全性管理。在电子档案安全性管理中，只有做好档案信息的管理工作，才能确保档案信息的安全性满足实际的需要，达到提高电子档案管理水平和电子档案安全管理效果的目的。二、做好电子档案备份的安全性管理。计算机在受到病毒侵入或是人为操作不当导致电子档案的丢失，为确保电子档案的安全性、完整性，根据实际的需要进行电子档案的备份。通过明确备份使用职责，建立备份的使用制度，就要加强对电子档案的备份管理，保证电子档案备份管理达到预期效果。三、做好电子档案共享的安全性管理。由于电子档案具有共享性的特点，因此要规范电子档案使用流程，做好电子档案共享性管理，提高电子档案的管理效率。

（五）保证电子档案的网络安全

在电子档案材料形成、归档、保管和利用的过程中，要及时登记网络环境和设备的相关数据情况，保证电子档案归档的质量。一旦安全的网络环境遭到破坏，电子档案的信息就会遭到窃取、篡改或删除，为了确保电子档案的安全性、真实性和完整性，就必须通过技术手段保证网络的安全。

（六）制定科学合理的电子档案管理标准

伴随着电子档案的大量产生，迫切需要一套科学合理的电子档案管理的工作标准。用标准来明确电子档案的形成、鉴定、积累、整理、归档、分类和保存等工作。通过科学合理的管理系统来确保电子档案在诞生之时就是科学、合理、规范、有序的管理。这是电子档案管理中迫切需要解决的基础性工作。

（七）研制电子档案统一格式的管理软件

此项工作建议由国家档案局牵头，对电子档案现代化的管理进行研发，制定统一的格式；例如：统一的模块，统一的文件格式，统一的文件类型，统一的字号，统一的颜色等向全国推广，提高全国档案管理系统的现代化水平。

四、结束语

伴随着信息化时代的发展，办公自动化的广泛实现，电子档案管理的社会服务功能不断强大。为了提高电子档案管理的整体效果，针对电子档案管理工作存在的问题，档案部门要与时俱进，顺应现代化时代的发展，尽快采取有力的措施，确保电子档案管理工作得到有效的开展。

参考文献：

[1] 封晓玲.浅析电子档案管理的有效措施[J].黑龙江科技信息，2011（16）.

[2] 夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J]. 新西部，2009（16）.

[3] 尹君.电子档案管理浅析[J].卷宗，2014（09）.

[4] 张文杰.论新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].青春岁月，2014（10）.

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避免风险的措施

提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：

1.积极引进最新技术。

计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。

2.制定一些制度。

为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。

3.及时消除风险。