档案知识管理范文
时间：2023-06-06 09:02:09
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近年来，医院档案管理广泛引入信息化技术，迈入信息智能时代，知识管理也随之出现，有力的提升了档案的管理和运用。
1医院档案知识管理的内涵及优势
（1）医院档案知识管理概念医院档案知识管理指的是对医院档案相关知识的管理。具体而言，就是对医院档案显性知识和隐性知识的管理，包括对其进行获取、采集、加工，进而创造和利用；以及实际利用中与医院档案知识关联的知识资产、人员、设施、组织等资源的管理。
（2）医院档案知识管理的优点①加快医院档案信息共享现阶段，我国各级各类医院基本上建立起了内部信息网，利用内部信息网络，实现了信息间的互联互通。医院档案的知识管理就是借助于医院内部的信息网络强调档案知识信息的储备和共享，从而有助于医院整体医疗水平的提升。②加速隐性知识显性化转化隐性知识贮存于人的大脑中，作为一种潜意识的知识，隐性知识难于用语义和逻辑工具来表达，因此也就很难与人实现共享。与之相反，显性知识则能够借助文字实现可编辑化，从而达到与人的交流和分享。医院档案知识的管理化能够对隐性知识实施挖掘和组织，促进其向显性知识转化，达到知识的交流和分享。③促进知识运用和创新医院档案知识管理的终极目的在于促进档案知识的运用和创新。档案知识在管理的内化过程中通过知识的储备和外溢，使个人激发创新能力，获取新思想、新概念，在有效的时间内转化为新知识、新能力，从而提高医院医疗卫生水平的提高。
2医院档案知识管理的内涵与意义
档案知识管理是针对医院医疗诊治、护理及其行政管理所产生的档案给予统一集中地知识管理。它包括上述所有档案的收录、整理、贮存及其开发利用，医院档案知识管理意在通过建立一套科学、严谨的创新、分享制度，使医院在医疗诊治、护理及管理方面的知识应用得到整体提升。档案知识管理把医院档案作为核心资源，充分体现出知识密集型组织的管理特性。
（1）保证医院可持续性发展。21世纪是知识经济时代，知识创新成为经济发展的新亮点。医院档案作为医院医疗诊断、护理、科研及管理的载体，是保证医院可持续性发展的战略资源，是科技知识集大成者，因此，充分发挥医院档案的知识作用，为医院发展增添源源不断的动力。
（2）促进知识创新。医院档案作为医院医疗诊断、护理、科研及管理成果的载体，为医院医疗诊治、科研、管理提供丰富而详实的资料，这些资料作为隐性知识，通过有效地整合、组织，被充分挖掘、再利用，从而使知识呈现出显性化，有力的促进了知识创新。
（3）再造业务流程。随着计算机技术的普及和广泛运用，档案管理也进入数字化信息时代。医院档案引进知识管理概念与技术，借助数字信息技术，重新梳理档案实体的管理流程，实现纸质档案的数字化，发挥档案承载知识价值。
3医院档案知识管理体系建构
（1）建立专业管理。队伍高素质的专业技术人才是实施医院档案知识管理的关键。再好的配置，再好的设施，如果没有人的管理，一切都是空谈。因此，医院档案知识管理需要一支高素质的专业技术队伍。医院管理者要从医院长期发展出发，未雨绸缪，建立知识管理人才培养计划以及行之有效的激励制度，采取引进来走出去的战略，从高等院校引进优秀的专业人才，同时对现有的管理人员实施外培计划，把他们送入高等院校去进修；医院领导也要以身作则，树立对档案知识管理理念，使全院上下形成档案知识管理的氛围。
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2用知识管理思想指导地质档案服务
用知识管理思想指导地质档案服务，主要体现在服务内容上以用户为中心，为用户提供解决问题方案的服务；在服务方式上是基于档案内容的服务。除了常规的借阅、档案检索等显性知识服务，还可提供的服务有：
2.1为用户提供个性化数据处理与分析服务平台
标准化档案管理信息服务通常是根据关键字进行查找所需资料，侧重于显性知识的挖掘，信息查找范围往往局限于报告名称和关键字，对地质工作覆盖范围、工作程度、工作方法等信息无法直观的了解，导致信息查找效率低下、信息遗漏等问题。在知识管理的理念下，地质档案馆员可针对用户需求，利用信息系统检索库中资料与信息，抽取相关的报告、图件、表格等，按照标准格式生成电子报告供用户利用。该服务所提供知识产品质量的优劣取决于地质档案知识库是否有效。档案知识库的建立要经过“知识积累—创造—应用—形成知识平台—再积累—再创造—再应用—形成新的知识平台”的循环过程后逐渐成长，逐渐成为信息查找更可靠的来源。
2.2逐步开展地质档案数字化和数据挖掘工作为知识创新服务
知识管理强调的是知识的创新,而有价值的情报产品是通过有能力、有经验的档案管理者才能综合提取和归纳出来，这种提取和归纳从某种意义上来说属于数据挖掘工作。我国信息技术普及程度很高，但因人力物力的限制，目前地质档案的数字化程度并不令人满意，尤其是原始地质资料，数字化和共享程度都很低，数据挖掘工作更受此限制。地质档案管理应平衡多方诉求，合理制定计划，逐步开展档案数字化和数据挖掘工作。一方面，地质单位面临激烈的市场竞争，可通过需求分析将更多的资源投入到见效速度快的情报资料以及其他即时研究得出的信息。这里就需要分析档案使用者的需求，可采用分析借阅数据或建立在线交流等开放式的交流方式，根据业务需求，优先开展该类情报收集和数据挖掘工作。另一方面，地质单位还承担着基础科研的任务，应分主题、分阶段，由有经验的地质档案管理员和技术工作者选取有价值的档案进行数字化和关键信息提取，使地质档案充分发挥应有的作用。
3显性知识和隐性知识的有效转化是地质档案知识服务的关键
地质档案知识服务的质量取决于知识库的有效性，目标为最大程度将组织成员的隐性知识和显性知识都积累到知识库中，满足地质技术人员的知识创新需要。需要强调的是，隐性知识只有通过显性化才能被更多的人员应用，真正发挥它的最大价值；显性知识只有变为档案管理员自身的隐性知识才能在工作中得以应用。因此，在知识管理流程中，它们之间的相互转化尤为重要。依据SCEI模型，显性知识和隐性知识的转化过程为经过社会化、外部化、综合化、内部化4个过程来实现个人之间、个人与组织之间知识的传递，并形成一个不断成长的知识螺旋。下面分别就地质资料知识管理在每个过程应注意的问题阐述如下：社会化过程是指个人将自己的隐性知识交流和分享给他人的过程。这里的个人，既包括地质档案管理员，还包括一切与地质档案有关的人员。一方面，地质档案管理员应通过各种方式向档案使用者共享和传递隐性知识，如特殊资料的查找、系统使用办法培训等；另一方面，年代较久远的地质资料由于技术人员的更新换代逐步被遗忘，新的技术人员往往因不了解历史资料，或查找资料困难，费时多而难以找到有用的信息而不去查找。珍贵的历史地质基础资料渐渐被尘封在库房中失去利用价值。如果地勘单位不能很好地管理其所获得的知识，将有失去其知识基础的风险；档案管理员应及时与经验丰富的老地质工作者交流，鼓励他们用书写、讨论、演讲、辅导等形式来共享和传递隐性知识，并通过对地质档案进行加工，如档案数字化、档案标引、数据库建设、资源整合等方式，分期分批的进行馆藏资源数字化加工和专题建设，提高信息保障水平和供给能力，使用户获取信息和知识的需求得到满足。外部化过程是指地质档案管理员在工作中将自己的隐性知识沉淀和转化为显性知识的过程；地质档案管理员可通过OA系统中规章制度、文档工作流、地质档案知识库建设、技术论坛、搜索引擎、数据仓库和在线分析、数据挖掘和知识挖掘等进行知识的转化和积累。其中，地质档案知识库的建立是地质单位知识积累和再积累的关键，是促进知识再创造的基础。综合化过程是将转化得到的零碎的显性知识转化和组合、系统化的过程，是个体成员在接受显性知识以后进行理解消化，并用专业的语言表述出来的一个过程。只有经过深刻理解和消化，个体才能形成自己新的显性知识。接受新的显性知识的个体成员通过技术论坛等平台交流，可促进档案管理者和使用者之间的知识交流，建立尊重知识的内部环境，并最终形成组织的一般显性知识，为组织的工作提供支持。知识综合化的有效手段有知识库管理、文档管理、数据库搜索等。内部化过程是指地质档案管理员通过学习和交流形成自己的隐性知识的过程。地质档案具有较强的专业性，覆盖面广，对档案管理员的知识、技能等综合素质提出了更高的要求，档案管理员应重新认识自己的角色，从单一角色向多元化角色转变，改变以往人们印象中的档案管理人员素质低的局面。随着计算机和互联网技术的普及，地质档案的用户对档案信息的加工、存储、查询、利用等有了新的要求，在知识管理理念下的地质档案管理员需具备的素质有：熟悉本单位地质业务专业知识和业务流程，如地质环境调查、工程物探勘查、遥感与信息技术等；掌握主流专业软件使用方法，如MAPGIS、ARCGIS；掌握和利用各种信息技术，如智能搜索、推送技术、知识发现、数据融合，为实现构建知识服务窗口，信息、知识的有效共享与服务提供可能性。
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1.1知识管理下技术和理论的发展更加突出了档案的工具价值。第一，技术发展拓展了档案的处理空间。档案电子化之前，对档案的处理主要是对实物档案的存储，由于实物档案本身重量大，搬运、移挪都很不方便，因此，一些重要的档案都是重保存轻利用。而且即使被利用，开发程度也很低，仅限于复印和翻印。技术的发展带来了知识存储翻天覆地的变化，信息处理设备的普及极大地释放了档案管理的空间，档案的生命周期得到大幅度延伸。电子化的存储方式重新赋予了档案管理新的职能，正如在第十五届国际档案大会上达成的共识一样：档案机构应该在管理和知识中定位，在观念更新和技术革新中起到有意义的带头作用。第二，知识管理理念有助于实现档案知识的共享。知识管理强调学习、共享和组织文化，是通过吸纳组织有效信息和对信息的再开发来实现组织的知识塑造，以达成组织运转更有效的目的。档案是知识的重要组成部分，档案自有的公共性决定了档案知识的共享性，特别是档案电子化的普及为知识积累和知识共享提供了强大的技术支撑，加速了档案知识共享的进程。
1.2知识管理背景下档案信息价值被更加充分认可。第一，档案知识属性发生改变：由文献走向答案。知识经济时代以前，档案学界普遍认为档案是“知识存贮的一种载体”，并且也已认识到“贮存和传播知识的档案财富，无愧为人类社会进行精神再生产和物质再生产的一种智力资源”。步入知识经济时代，知识已成为重要的战略资源，甚至被认为是“唯一有意义的资源”。档案知识管理不但要为用户提供相关的文献资料，更重要的是要为用户千方百计地提供解决问题的答案(知识)。正如丽贝卡•巴克利所说：“我们不需要更多的文献，我们需要的是更多的答案。毫无疑问，关注知识服务，是档案管理理论与实践应该探讨的问题，它将是档案专业职能定位的新起点。”第二，电子文档的普及扩大了档案的内涵。电子文档的出现使文件与档案之间的区别极大缩小，客观上使得档案的内涵得到极大扩大，由此也促发了档案界和社会对档案知识属性和知识价值的新思考。英国知识管理大师安妮•布鲁金在《企业记忆——知识管理战略》一书中指出，档案资源在知识管理中的核心地位以及知识管理为档案管理实现跨越式发展提供了前所未有的空间，能否从档案中获取有用的信息和资源已经成为是否具备较高学习能力和信息处理能力的标志，档案不再是堆积在一起的泛黄的故纸，而是闪耀着智慧的资源库。可以说，在知识管理背景下，档案的使用日益便利和充分，技术发展拓宽了档案的使用空间，而知识管理理论的不断推进使档案知识共享深入人心。正是由于充分认识到档案价值，更多人想从档案中找到想要的问题答案，档案管理者才需要不断供给更加优质的档案知识资源。一旦这种供给跟不上社会的需求，将会陷入一种竞争性索取的状态，这种状态又将放大档案知识的价值，引发更加严重的索取。
2竞争的本质
从档案“双元价值”的角度分析知识管理时代下的档案价值，档案的工具价值也即档案的社会属性属于档案利用的向度，反映了人们对档案开发利用的程度；而档案的自然属性却反映了知识的本初价值。档案在起源上来说是人类对凭证信息的合目的的控制，这里的“控制”，强调了档案从根本上是一种功能，人们可以借以维护凭证信息的证据力，其表现为有利于显示其凭证价值的资源组织、价值鉴定、保管和利用；“合目的”强调了人类借助档案功能的心理需求以及管理技术上的主观能动性，其表现为鲜明的时代特征；“凭证信息”则是对通常定义中“原始记录”或“原生性”的拓展。所以，档案的工具价值是档案属性的根本，而在知识管理时代下，我们需要更加放大档案的工具价值，更加充分地开发档案使用价值，这样才会符合档案的时代定位，才能在基于知识竞争的语境下获得更多的知识。而依据对目前存在的档案竞争性问题的分析，显然，我们对档案知识的开发还未到位，档案知识供给并不能满足人们对知识的渴望。故此，我们可以说，对档案知识的竞争性索取，其实质是：档案部门对档案的开发并没有跟得上社会需求，档案知识供给短缺，导致无法实现档案知识共享。
3缓解竞争，实现档案知识共享的建议
供给和需求是资源的必然逻辑，尤其是当知识成为资本后，对知识的追逐更加强劲。在知识管理背景下，档案使用者或大众需要更多的档案知识，同时日新月异的信息处理技术也便利了档案管理者对档案的开发，可以说，扩大档案知识供给顺应时势，而我们要做到的就是顺势而为。对于档案知识开发而言，在知识管理时代下，档案管理者们更需要提高自身管理水平，紧跟时代要求，掌握更多的信息技术开发本领，拓宽视野，最大限度开发档案价值，更充足供给档案信息价值，以进一步实现档案知识的共享。
3.1提高档案管理人员管理水平，契合社会需要。知识管理以前的档案管理重点工作是保管档案，知识管理背景下的档案管理则是更快地从纷繁复杂的档案中开发出有价值的信息和知识，并加以利用和共享。档案管理人员已经转化为知识的提供者和筛选者，成为组织中不可缺少的知识管理者、学习资源提供者。而档案的共享趋势使档案管理者由幕后站到台前，由保管信息到开发信息，这些变化促使档案管理者掌握更多的知识，不仅具备档案专业知识技能，更要掌握档案机构的历史沿革、发展趋势、管理流程、未来动向以及其他组织的发展动态。在对档案的筛选利用中还要求理解社会、经济发展趋势，政府的政策意向和本组织运行发展的关联性，这已经使得档案管理人员成为一个具备发展战略眼光、管理学知识、经济学知识、计算机信息技术、档案学知识的复合型人才。只有这样，才能和社会需求的档案管理人员的素质相契合。
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一、档案管理与知识管理
档案管理分为广义和狭义两种，广义主要是指对建立的档案进行保管；狭义主要是指对已经入库的档案进行日常养护工作。而在我们日常的档案管理中，除了妥善放置档案和对档案进行维护外，还有就是对于档案内容信息进行管理。对于档案内容的管理，其实是一种对于档案内部具有使用价值的知识管理。
知识管理起源于商业管理，是谁具体提出知识管理这个概念重说纷纭，知识管理主要是管理团队通过科学合理的管理方式，对于知识资源进行重组和分配，保证其得到有效利用。我国对于知识管理的主流解释是，将组织的智力和记录型信息转化为更大的生产力。从上述定义可以看出，我们将知识管理定义为利用对于知识的有效管理和利用，提升企业的效益。
二、档案管理和知识管理
（一）档案管理和知识管理的相异点
从档案管理的定义上可以看出，档案管理仅仅是对于档案的管理，遵循严谨的制度，采取先进的管理技术，保证档案的真实性和价值。在管理中，管理人员没有自主地参与，完全遵从现有制度进行管理，一切符合档案管理的程序。
知识管理不仅仅是对于档案的管理，还包括对于档案中的内容进行学习，然后通过管理人员的智慧，将从档案中得到信息进行重组，找到具有价值的信息并加以利用，来创造出更大财富或找到提高生产力的方式方法。对于知识管理来说，更加强调管理人员的参与性，管理人员的主观能动性的参与部分非常多。
（二）档案管理和知识管理的相同点
档案管理和知识管理都是进行档案或知识管理，并且通过良好的管理实现档案或知识其本身的价值。但从二者的具体管理方式上分析，主要有以下几个相同点：
（1）管理对象。不论是档案管理还是知识管理，其管理的对象都具有知识的属性。档案管理的对象主要是由文字、图标记录的信息型知识，可以读取或运用并找到最终利用价值；知识管理的对象是记录型知识的显性价值和隐形价值，通过管理人员的分析利用找到最终的利用价值。
（2）管理目的。我国《档案法》中对于档案的管理目的进行了明确规定，对档案工作实行统一管理，保证档案的完整性和真实性，从而提供详实信息便于查阅。保证档案提供信息的真实性，是满足社会或个人对于档案信息的要求，也是档案管理的目的。知识管理的目的则是通过群体的智慧找出信息的显性价值和隐形价值，充分发挥出知识的自身价值来服务于社会。因此，不论是档案管理还是知识管理，其最终的目的都是服务社会。
（3）管理流程。对于档案管理的流程，基本分为以下六个步骤：①资料接收，②整理，③鉴定，④保管，⑤统计，⑥利用。而知识管理的流程主要分为以下七个步骤：①知识产生，②收集，③存储，④加工，⑤整理，⑥评价，⑦利用。不论是档案管理还是知识管理，其流程都是线性而有序的。因此，二者的管理流程十分相似。
（4）管理技术。随着科学技术的发展，特别是计算机技术的发展，对于管理人员来说是一项福音。通过计算机强大的存储能力和快速地查找能力，不论是档案管理还是知识管理，都是以计算机为主要的管理技术进行管理。从而保证提供给客户详细、准确的信息。因此，二者的管理技术基本相同。
参考文献：
[1]徐拥军.档案管理与知识管理的关系研究[J].山西档案，2008，1：17-19
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1.1知识管理的含义
知识管理是对基于现代信息技术实现知识的积累、整合、评价、传输以及运用和创新等活动的总称[1]。它是发挥知识价值、提高知识的有效利用并且最终达到加强企业核心竞争力目标的有效途径和手段。知识管理多以网络化、智能化的运作方式，以用户的实际需求为核心，提供具有实用性和专业性的高效管理服务。
1.2知识管理与档案管理的联系
1.2.1管理对象重叠档案管理所针对的管理对象是各种文件、档案等书面形式或电子形式的材料，知识管理所针对的管理对象则是广义上的知识、信息等，文件和档案等各种形式的材料都属于知识的范畴当中，是知识的重要组成部分，因此档案管理和知识管理在管理对象上存在某些范围上的重叠。基于在管理对象上的重叠致使知识管理和档案管理具有相当密切的相互联系。1.2.2管理目的相同档案管理的最终目的是使所管理的对象即各类文件和档案能够更方便地被社会各界所使用，通过档案管理的相关工作和活动，为服务对象提供便利的档案查阅和使用服务。知识管理的最终目的是让知识的价值得到具体实现，提高服务对象的核心能力，从而实现知识服务的目标和作用。所以，知识管理和档案管理的管理目的都是为服务对象提供知识或者档案方面的服务，满足服务对象对知识和档案的使用需要，二者所不同的仅是服务范围[2]。1.2.3管理流程相似当今我国的档案管理已经不再受传统档案管理八环节的程序限制，还融合了全程监理，前段管控以及文件档案一体化等多种管理方式和理念。而只是管理过程包括知识的积累、整合、评价、传输以及运用和创新等一系列流程活动，同档案管理程序在很大程度上存在相似现象。都有对管理对象进行收集、甄别、整理、利用的程序和环节。1.2.4管理手段相近档案管理与知识管理所采取的管理方式和手段也具有相当程度的相近性。知识管理的管理手段多是使用现代化的信息技术实现对其管理对象予以智能化、网络化管理。而目前我国的档案管理也已经改变了以往以手工管理为主的状况和局面，在很多管理活动当中使用计算机进行辅助，融合了现代化信息技术，初步实现了档案管理与现代信息化技术的对接，档案管理的方式和手段如今更趋向于数字化、网络化管理[3]。
1.3知识管理背景下企业档案管理模式的含义
基于知识管理背景的当今企业档案管理模式是对融合知识管理观念、方法，运用先进的信息化技术，以档案信息等资源管理为核心，逐渐实现为服务对象提供更具实用性、便利性和效率性的个性化服务的新型管理模式的探索。知识管理背景下企业档案管理模式虽然仍将文件以及档案等材料作为管理的主要对象，但是其服务方式却从被动转向为主动，从实体材料管理转向为对信息加工处理。企业档案管理在知识管理的背景下从某种意义上已经转化为以企业档案和相关信息资源为管理对象的知识管理模式。
2知识管理背景下完善企业档案管理模式的重要作用
知识管理背景下的企业档案管理模式是一种结合知识管理与现代化企业档案管理优势和特点的新型管理模式。是知识管理与企业档案管理的完美结合，可有效修正传统企业档案管理理论创新能力不足的弊端，还可以为知识管理实践活动提供基础和途径[4]。
2.1改善当前企业档案管理模式的弊端
我国当今企业的档案管理工作过程存在许多弊端。企业档案管理工作没有给予足够的重视，导致企业档案管理工作趋向边缘化，特别在某些信息化程度较高的企业当中，档案管理工作面临着缩减人员投入降低运维开支，档案管理水平不断下降的境地。与此同时，信息化进程的加速导致大量电子类型文件集中出现，传统的档案管理模式无法满足当今的管理需求。企业档案管理工作应当符合企业生产经营活动对于证明、责任、信息等方面的要求，合理使用现代化的先进管理技术和管理理念，科学进行资源的开发和利用，为企业的未来技术研发、增加生产、开拓市场、强化管理、扩大企业规模等需求和活动提供理论支持和档案服务。我国当今多数企业的档案管理工作已经从手工管理为主时期，经历计算机为辅时期，到现在的网络智能管理时期。档案管理工作已经开始使用智能化和网络化等先进手段，但是仍然难以应对当前大量的电子文档处理工作，无力满足服务对象的个性化管理需求。企业档案管理工作的更新和提高受到限制，因此需要及时调整工作方式和服务理念，为企业档案管理水平的提高提供相应的技术基础[5]。
2.2改善当前知识管理工作当中的不足
我国多数企业的知识管理情况并不理想，存在观望情况居多，而付出实践较少的现象。另外，某些将知识管理付诸实际的企业也存在执行力度不足，贯彻程度不够的现象，甚至一定范围内出现停滞现象。企业的档案管理和知识管理在很多方面都有着共通之处，彼此在某些领域存在相似甚至相同的现象，因此二者具有良好的合作空间和合作基础。档案管理是一种早已在各企事业单位普遍存在的工作内容和形式，具有一定的认可度和使用基础，是知识管理的良好引入契机。知识管理可以依托档案管理形式实现自身理论和实践之间的结合，并以实践情况为参考进行自身理论的完善和修改。知识管理背景下的企业档案管理模式也即将知识管理理念与档案管理实践进行相互融合，并实现双方共同进步的最终目标。
2.3实现知识管理和企业档案管理的共同发展
传统的企业档案管理更注重对于相关记录文档的保存和管理，而轻视了对于相关记录文档资料的利用。使企业档案管理偏离了价值的创造和开发目标，在相当范围内局限了自身价值的体现和发挥[6]。知识管理则是将文档资料等全部形式的知识进行管理和利用，通过一系列整合处理过程，建立相对完整和独立的知识资源框架和系统。结合知识管理的企业档案管理具有更为开阔的活动空间，也对文档资料的开发和利用具有更为积极主动的推进作用。因此，知识管理可以有效扩展企业档案管理的工作范围，提高企业档案管理工作的作用和价值，提高档案管理部门与工作人员在企业当中的地位和作用。而与此相对的，档案管理明确地关注企业各项生产经营活动的过程和结果，有效地进行记录和保存，预防相关信息的消失，其对文档资料的整理和控制活动对于知识的积累和整合十分有利，也为知识管理提供了资源基础和实施途径，其对文件流通方面的效率优势也可有效促进知识的传递、交流和整理，对于知识的了解和认识也具有很大益处，档案管理对于重要文件和材料的原始保管和维护，在企业维护自身知识产权以及生产合作权益等方面具有重要作用[7]。因此，企业的档案管理和知识管理之间有着千丝万缕的联系，二者相互贯通并相互促进，找到双方的准确结合契机，就可有效发挥两者的自身优势，发挥更大的作用，推动企业的良好发展。
3知识管理背景下企业档案管理模式的建立措施
3.1更新现有企业档案管理的传统观念
知识管理背景下的企业档案管理与传统模式的企业档案管理的差别在于是否融合了知识管理理念和方式。因此转变对于企业内部档案管理工作的固有认知和观念是建立新型以知识管理为基础的档案管理模式的前提和关键，需要企业档案管理人员首先改变自己的管理观念，立足于企业发展，实现档案管理的高效转化。改变企业档案管理工作只重保存轻视利用的现象，转变档案管理工作关注点，将信息管理作为档案管理工作的重心，保证以知识管理为基础的企业档案管理模式得以实施[8]。
3.2使用信息化手段完善企业档案管理模式
知识管理是基于现今社会信息技术发展的产物，知识管理的实施途径主要依靠先进的计算机科技、现代通讯科技以及网络传播科技等技术手段。知识管理主要针对各类型独立的文件或档案进行集中化处理，使之实现有序化、高效化管理，在其实现自身价值的全部过程当中都不能脱离现代化信息技术或设备。因此，需要一套完整的软硬件配套设施，来保证以知识管理为基础的企业档案管理工作的顺利实施，使之实现为服务对象提供高效服务的最终目标。
3.3建立以知识管理为依据的企业档案管理制度体系
以知识管理为基础的企业档案管理模式是一种对于传统档案管理模式的更新和改造，通过档案管理的原有结构和工作资源，实现对于企业档案管理效果的提升，使档案管理的价值得以更好地实现的有效途径和手段。这种以知识管理为基础的企业档案管理模式区别于以往的档案管理模式，在管理对象方面有了更为广泛的空间，在管理模式上也从过去的实体文档保管转化为信息的管理。科学完善的企业档案管理制度和体系可确保档案管理全部流程的平稳过度和连接，实现企业档案管理的服务价值[9]。
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高校档案馆是信息管理的组织机构，所从事的是与知识相关的业务。因此知识管理背景下的高校档案馆管理是以知识管理的理念和方法为指导思想，有效组织、整合、记录、挖掘、创新档案馆内、外知识资源，将知识与技术密切结合，实现知识的重组、再造、共享，最终实施开放型、针对型、多样型、知识密集型服务的过程。由此看来，高校档案馆知识管理囊括了档案信息知识资源、人力资源、档案馆设施、计算机信息技术资源。其特点概括如下：档案馆知识管理以档案信息管理为基础，是档案信息管理的继续和延伸;档案馆知识管理是使知识增值、创造新知识并逐渐向现实生产力转化的管理;档案馆知识管理通过人的行为能力使信息资源与技术结合达到最佳状态;档案馆知识管理以用户满意为根本宗旨，以实现知识配送、知识共享为最终目标。
2.高校档案馆实施知识管理的现实意义
传统的档案管理侧重于档案实体的管理，实体档案数量大、种类多、载体多样、内容分散，多以孤本形式存于档案库房，不利于档案的有效利用。高校档案馆开展知识管理能把信息与信息、信息与人联系起来，从而进一步把握知识之间的内在关系，形成完整的档案信息知识系统。
（1）知识管理有利于促进高校档案馆的可持续发展
知识管理是以知识为核心的管理，包括显性知识管理和隐性知识管理。档案馆显性知识管理是借助现代信息技术手段对现有实体资源进行结构化和有序化的处理，建立起内容丰富全面、调用便利快捷的信息知识库的过程，强调人与文档、人与工作之间的关系。档案馆隐性知识管理是以“人”的知识和智慧为工具，通过个体之间相互交流、讨论，充分表现员工的聪明才智，实现知识共享，强调人与人之间的关系。知识管理为档案馆内、外互相学习，实现知识共享创造了新途径，有利于建立学习型的档案组织，能够使档案馆隐性知识最大程度地显化，不断创新知识和传播知识，从而实现档案管理创新、服务创新，有效提升档案馆的生存发展、服务能力，推动高校档案馆的可持续发展。
（2）知识管理有利于提升高校档案馆的组织应变能力
传统的高校档案馆管理是以馆藏档案实体为中心的管理，服务是坐等用户、被动的、手工式的服务，这使得档案馆缺乏现代社会的竞争力，无法适应现代用户多样化信息需求。知识管理背景下的用户需求由信息单元向知识单元转变，这要求档案馆必须改变传统的管理方法和服务模式，将用户需求同信息资源结合起来，加强档案馆的整体应变能力和组织协调能力的管理。首先，知识管理能提升高校档案馆的管理功能。高校档案馆知识管理将管理中的“人与人”“、人与物”结合起来，加强组织内部人与人、人与信息之间关系，使组织内部协调更加有效，信息交流更加及时，对外界的反应更加灵敏。其次，知识管理促使高校档案馆服务主动化。高校是人才济济的殿堂，这对档案馆管理和服务提出更深层次的要求，要求高校档案馆在深入研究用户需求，分析用户需求倾向基础上，深化服务内容，优化服务项目，变被动为主动服务，使偶尔用户变为经常用户，潜在用户变为现实用户，真正实现“以用户为中心”的知识服务。再次，知识管理保障了档案信息资源共享。随着信息技术的发展和知识传播手段的日趋成熟，高校档案馆努力营造知识共享环境，利用现代信息技术中的数据挖掘技术、信息检索技术、网络技术、智能传输技术等，实施信息知识转移，扩大了知识共享范围，深化了知识共享的深度。
（3）知识管理有利于提升高校档案馆的核心竞争力
高校档案馆实施知识管理既是知识创新管理又是知识服务管理。档案管理的单位向档案知识元转变，通过对档案知识进行组织、存储、共享和创新，构建以满足用户知识需求为目标的灵活的档案知识服务体系。高校档案馆通过馆员为学校的教学、科研提供优质的知识服务，创造社会效益和经济效益，有效提升档案馆的信誉度和知名度，形成高校档案馆独特的核心竞争力。
二、高校档案馆实施知识管理的策略
1.构建基于知识管理的档案馆管理机制
知识管理理论为现代档案管理和服务构建了全新的理论平台。构建基于知识管理的档案馆管理机制是高校档案馆开展知识管理保障。首先，建立有效的学习机制，构建知识型档案馆。基于知识管理的档案馆学习机制，将促使档案馆成为一个终身学习、全员学习、全过程学习、团队学习为特征的学习型组织，馆员之间，馆员和用户之间互相学习和交流，使学习成为日常的、自觉的事情。其次，构建有效、健全的沟通机制，促进知识交流。良好的工作氛围和人际关系，有利于部门之间、上下级之间的协调关系的形成。档案馆要结合本馆实际情况，丰富沟通方式，营造良好的沟通氛围。一方面要充分发挥传统交流形式的作用，如档案馆开展定期培训、座谈、档案知识竞赛、档案橱窗等，实施定制式的沟通交流；另一方面通过现代信息技术保证馆员自由沟通，如通过网络视频、网络论坛、QQ聊天、微博、微信等形式促进馆员之间的沟通。再次，建立有效的信息服务反馈机制。用户和档案馆之间是相互依赖、利益共存的共同体，档案馆及时捕捉用户需求心理倾向，分析档案利用中存在的问题，采纳用户意见，调整档案管理方向，有助于及时解决问题，弥补工作中的失误。
2.重视档案信息资源知识管理，创设有效的知识管理内容
知识管理背景下的档案信息资源须有序化、数字化、知识化，因此档案馆重视档案信息资源的知识管理，创建有效的知识管理内容是档案馆实施知识管理的关键。首先，重视馆藏档案信息知识管理，促进显性知识系统化、结构化。对数量庞大、种类繁多、内容分散的馆藏档案信息有针对性地加工、提炼，使无序的信息变得有序，使固化的信息变得活化，形成特有的档案馆精品信息，促进信息知识的形成。为更好地为学校师生服务，南京信息工程大学档案馆重视档案信息资源的知识管理，精心提炼馆藏信息，构建了学校历年机构设置、干部任免、历年毕业生基本信息、历年毕业生学位论文信息等精品信息，为档案馆实施知识管理奠定了良好的基础。其次，加快档案数字化建设的步伐，构建知识化的数字档案产品。知识管理的最终目标是实施知识服务，档案数字化产品是知识服务的实施对象，因此高校档案馆应有计划、有步骤地加快馆藏档案的数字化进程，形成具有知识价值的数字化档案产品。再次，挖掘特色档案信息资源，构建个性化、定制化的知识产品。特色档案信息资源体现鲜明的馆藏特色和学科、专业特色，将特色档案编撰成为系统性、知识性强的专题，形成适合用户需求的、量身定做的知识产品。
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随着经济的快速发展，传统的档案管理模式已经跟不上企业发展的节奏，因此要对其进行变革。而随着企业管理体制改革进程的不断加快，档案管理也发生了根本性的改变。现行的档案管理模式主要以知识管理为基准，进行适当的创新，使得该管理模式能够适应企业的发展。而知识管理又是知识经济发展中非常重要的一个环节，对于促进我国经济健康有序发展有着重要的作用。下面，我们从知识管理与档案管理的异同点入手展开分析。
一、知识管理与档案管理的相似性
（一）两者管理的对象出现重叠
在企业的档案管理工作中，其主要的管理对象是各类档案、文件，对于知识管理来说，其管理的核心是知识。一般来说，知识可以划分为两类：显性知识、隐性知识。对于显性知识来说，其一部分来源于相关组织或机构在履行自身职能的时候所形成的文件与档案，而另一部分则是由相关的组织对相应的数据、图书、报纸等承载知识的物品进行收集，购买以及交换。通过对比可已看出，档案管理与知识管理都是对知识进行管理，其管理对象出现重叠。
（二）两者具有相似的管理目的
对于档案管理来说，其主要是通过对档案进行管理来使得人们对相应知识的获取能够更加方便。对于知识管理来说，其终极目的是使得相关知识的价值得以实现。这也就说明了，在最恰当的时间将最恰当的知识传递给最恰当的人，使其作出最正确的决定，从而使得相应知识的价值得以实现。通过这一方面可以看出，知识管理的最终目的也是为人们获取知识提供方便。通过对知识管理与档案管理进行对比，发现这两者管理的目的具有非常高的相似度，但是在两者服务的范围、方式等方面具有一定的不同。
（三）两者具有相似的管理流程
一直以来，我国各企业、单位对于档案的管理基本都采用固定的模式。先是对档案进行收集，然后是对其进行整理、鉴定以及保管的过程，之后再利用相应的统计工具对其进行统计与分析，最后对其进行利用与研究，从而实现档案管理一体化的流程。而知识的管理流程也是采用相似的管理模式：知识的产生与收集、存储与加工、整理与评价、利用等。
二、知识管理与档案管理的差别
（一）两者具有不同的管理范围
档案管理的主要工作是对档案实体以及信息进行管理，而知识管理的主要工作是对隐性知识、显性知识以及样品、实物等进行管理。其中显性知识是可以通过语言、文字、符号等方式直接进行表达的知识，而隐性知识则是存在于人们思想中的经验、技巧、诀窍等方面的知识。两相对比，可以发现，知识管理范围要远远大于档案管理范围。
（二）两者具有不同的管理机制
知识管理的模式不断随着社会的进步而更新，这也就使得其管理方式较为先进。但是由于其管理的范围比较大，涉及到相关组织结构中多个部门档案的管理，目前，其还没有形成一套完善的管理体系。而档案管理经过了长时间的不断完善，相关组织机构的管理、科研人员都非常认可该管理方式，已经形成了一套相对完善的管理体系，这也就使得在对档案的收集、利用、保护方面有着非常大的优势。
（三）两者具有不同的管理作用
在企业中，档案管理的对象能够有效地表现出组织的竞争优势，而知识管理的对象在组织中只具有潜在的竞争优势。对于知识管理来说，其要在组织中形成竞争优势，还需要对其进行相应的验证，之后对其进行整理，形成档案形式的知识。当下，对于档案管理来说，在对其实体管理的开发利用上还存在一定的限制，这对深入挖掘与开发档案信息资源造成了很大的制约。
三、知识管理与档案管理的相互作用
（一）通过对知识管理的认识提升档案管理的水平
由于知识管理的范围广泛，管理模式新颖，其与档案管理具有一定的相似性，而现行的档案管理模式其管理的重点在于对形成实体的知识进行管理，其管理形式受到很大的局限性，这也就使得其发挥作用的空间存在着很大的制约。因此档案管理通过吸收知识管理的先进性，能够有效地拓展档案管理的范围。
（二）通过档案管理水平的提高来促进知识管理的发展
在企业知识资源中，隐性知识占有非常大的比重，具有非常重要的作用。但是，该部分资源一般存在于人们的思想中，这也就使得该资源的管理难度大。而通过档案管理水平的提高，对其管理模式进行借鉴，建立一套完善的知识管理体系，可以有效地将隐性知识转化为实体化知识，将其整理成文件、档案进行存储，从而使得人们在利用该种知识资源时比较方便，以促进知识管理的发展。
结语：随着社会经济全球化进程的不断加快，企业内部档案管理的重要性也不断地显现出来，这也就使得对于档案管理的要求越来越高，而档案管理的模式相对比较落后，不能满足人们的需求。随着人们生活水平的提高，对于知识的需求也越来越大，但是知识管理还没有形成一套完善的管理体系，大大的制约了人们对知识的开发和利用。通过对比分析，知识管理与档案管理具有一定的相似性，因此可以通过将两者进行有机结合，从而形成一套先进完善的知识管理体系，促进我国相关组织的健康有序发展。
参考文献：
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一、传统企业档案管理模式面临的挑战
在市场经济多元化的今天，档案作为重要的信息资源，对企业的发展越来越重要。企业档案不但要记录历史，还要服务现实，企业档案已出现数字化管理新模式。借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。当前进行了档案信息化建设的企业，企业档案工作备受冷落，大多只是实现了简单的档案信息目录网上检索，传统档案管理模式无法适应知识经济发展要求，远没有实现真正的档案信息化，只有转变观念，改革传统档案管理模式，认识进行档案信息化建设的必要性，才能使档案管理工作走出困境，发挥档案应有的作用。
企业档案机构地位低下。企业领导对档案工作认识不足，重视支持不够： 许多国有企业的档案机构与人员被大幅裁减，档案保管基础设施及工作人员的基本工作条件长期得不到改善，档案机构往往成为被首先、重点清理的对象。档案业务经费严重不足，影响正常工作的开展，档案人员的薪酬水平远远低于其他部门工作人员，档案机构在企业组织体系中地位下降，严重挫伤了档案人员的职业自豪感和工作积极性，致使大量管理人才的流失，而且也制约了企业档案工作的开展。
企业档案管理滞后于信息化发展。企业档案管理滞后于信息化发展，许多企业档案机构和人员面对新出现的电子文件，采取回避措施，传统的档案实体管理模式却难以适应信息化发展，固守传统的档案实体管理模式，导致电子文件、档案没有实施管理或管理不当。
企业档案信息缺乏系统管理。伴随着大规模是企业重组和企业合并，由于一些档案材料分散保管于各部门，零散地分布在机构成员手中，无法相互借鉴，没有一个机构来集中统一的管理本业的档案，由于产权关系不明确，导致工作效率低下，工作失误增多。在有的企业中由于管理不严，导致档案材料被盗，如果企业档案部门不进行根本性的变革，企业“记忆”面临着丢失的危险，就难以适应现代企业发展的要求。
二、知识管理与企业档案管理
知识管理是一个新的概念和事物，随着知识经济的发展，知识管理研究也兴起一股热潮，知识管理的对象是知识，管理的目标是运用知识。知识管理是为了有效地提高企业的竞争力，而综合企业内部和的各种信息、知识，并加以识别、收集、科学的加工和充分的运用，并通过建立知识共享机制，鼓励知识创新，实现知识的增值；利用企业所蕴含的集体智慧提高企业的应变和创造能力。在知识管理经营管理模式下，增强企业组织对环境的适应能力，企业的发展不再受到资金和自然资源的限制，知识资源对于当今企业具有举足轻重的作用，知识管理有了强大的生命力和广阔的发展前途。知识管理思想的内涵，可以概括为知识管理是对企业产生的知识进行管理通过获取、存储、学习、传播、共享，运用这些知识服务于企业的各项管理工作才是知识管理的最终目的。在知识经济社会中，知识管理将为企业创新增添动力，要使每个员工都能接触并有效地运用企业的知识，实现将合适的知识在合适的时间给合适的人。可以随时随地地找到最需要的知识，企业经主要依靠知识来赢得竞争的优势，最终实现成本最小，而收益最大。
企业档案在知识管理中的作用。企业档案是企业活动的忠实记录，企业的隐性知识占据了企业知识资源的主体，企业档案忠实的记载了企业员工在从事生产、管理等各项活动过程中的情况，隐性知识是企业知识资源的核心组成部分，而企业档案就认识、经验教训的总结，积累了大量的企业显性知识；企业档案有助于实现企业知识共享，知识共享是通过信息交流、传递实现的。有知识为人们所运用，所掌握，知识才有价值。信息交流、传递的方式主要有两种：语言和书面，书面交流是以文件、档案等形式进行知识的使用和交流。知识应用范围扩大，价值实现也扩大了企业档案帮助保护企业知识产权；企业档案真实地记录了企业进行知识创新活动的时候的过程、内容、结果，是在市场经济和科学技术发展下的必然产物，是企业拥有某一知识产权的法律凭证。档案的凭证作用可以有效地证明知识产权的所有者，当发生知识产权纠纷时，企业档案可以有效地保护知识产权。企业档案可以提供寻找相关领域专家的线索，企业档案为企业员工培训提供教材，当企业组织结构庞大、员工人数众多时，知识管理系统记录了与企业相关的内容，企业外部知识培训使企业员工能迅速融入本企业，学习并遵守公司的各项规章制；企业档案反映企业文化，企业档案形成和产生于企业家和企业员工各种企业活动过程中，知识管理不仅是一项重要的管理活动，更是一种管理理念，企业档案不仅具备知识特征，还是企业一种重要的知识资源，已成为许多企业战略行为和价值观的一部分。
知识管理是企业档案工作创新的方向，知识管理是知识经济时代的要求，知识管理顺应了知识经济时代的要求，知识管理的技术支撑是现代信息技术。在整个社会生产系统中，知识产品的生产居于主导地位，作为知识经济时代的管理模式，其对企业档案工作创新的意义有： 知识管理的根本目是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力，知识管理的出发点是知识是企业的战略资源，知识管理的基本活动是知识的积累组织、传递和应用、创新。它可以促使人们重新认识企业档案的价值，促使人们重新视定义企业档案管理工作的目的，促使人们重新思考企业档案管理的基本活动，以促使人们重新考察企业档案管理的技术方法。以知识管理思想指导企业档案工作，企业档案管理从传统的手工操作方式走出来，通过挖掘企业档案的知识价值，采用先进的信息技术，为企业创造价值，提升企业核心竞争力。
知识管理对企业档案管理的要求。知识管理要求拓展和完善企业档案管理职能，强化对档案知识的开发利用，实施档案管理的智能化服务，应将档案管理看成是企业知识管理的重要组成部分，档案人员从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者；知识管理要求企业完善和优化馆藏，档案工作者必须投身于电子文件的产生和控制过程中，完善和优化馆藏资源是档案工作的基础和重点，利用档案馆丰富的数字化资源，重要手段则是数字化档案馆的建设，运用先进的信息技术与手段，文档信息数字化工作是数字化档案馆建设的另一主要内容；知识管理要求企业提高档案管理技术，对档案管理来说，更依靠上数据，电子商务等现代信息技术在企业中的应用，档案信息化离不开企业信息化，对档案信息资源的深入开发，必须建立健全适应信息化要求的电子文件形成、流转、处置和监控制度，纳入企业整体信息化建设之中；知识管理要求档案知识实现智能化服务，实现档案知识智能化服务，可以通过企业知识库的构建、知识导航的提供、知识的咨询等手段来实现；知识管理要求档案工作者提高素质，知识管理要求作档案工作者必须提高自身素质，档案知识管理的关键因素是人才，掌握现代企业管理知识，要具备一定的信息分析和处理能力，以此提高档案的管理水平。
三、知识管理背景下构建企业档案管理模式
面对机遇和挑战，档案工作只有主动去适应知识经济的发展、积极为知识经济发展服务，才能促进档案事业的快速发展，发挥档案工作在知识经济时代应有的作用。档案知识是典型的显性知识，符合档案知识管理的规律，因此企业档案实施知识管理是自身的要求；企业档案实施知识管理是现实的要求，通过大家参与达成共识的知识资源优化处理，解决了过去“按档案方法分类，不切实际”的问题，避免了“知识类档案”还按照信息类档案进行处理的错误方式；企业档案实施知识管理是提高企业竞争力的要求，知识管理将以往的档案知识规范化、统一化、创新化。
构建档案知识资源管理模式的目标。管理的思想也在信息化的浪潮中发生了转变，使档案管理有了重大改观。具体目标是使档案知识资源化、信息化，按信息管理方式分类保存，以供搜索和查询，按知识资源结构进行管理，即归类沉淀，对将来的知识型文档，设计、设立标准模板；实现知识资源支持领导决策，要充分了解分析领导或管理决策的事项及过程，设计、设立订阅机制，委托专业人员或专家收集知识或信息资料；知识资源及时支持员工学习。构建相应分类的关联知识资源库，配备相关知识的文件类到关联知识库中，设立员工自学考试内容；知识资源及时支持员工工作，要了解分析各项业务、事务工作，内容及过程，按业务、事务过程环节及环节内作业程序；知识资源管理制度化，用制度的形式确定知识资源管理的组织机构。档案知识资源管理依托网络，用信息来实现，在应用系统中对知识资源分层级设立安全访问权限。
档案知识资源管理模式构建方案包括档案知识资源应用功能系统、资源库委托收集、整理系统、资源库委托收集整理系统、知识资源库管理系统。知识资源管理组织建设方案其组织结构可以设计为知识资源管理团队和知识资源管理中心。建立档案知识资源管理的制度体系，推进和组织建设的要求。档案知识资源管理方案实施步骤要开展进行调查研究，它包括管理制度方面的调查研究、硬件方面的调查研究、技术方面的调查研究、人才方面的调查研究；制定实施目标，明确实施要素，建立保障系统，实施要素是方案的主体部分，需要建立包括档案知识资源管理体制。
企业实施档案知识资源管理的条件。企业实施档案知识资源管理的条件，一定的网络基础设施是实现网络化的前提。技术是档案知识资源管理顺利进行的保证，网络基础设施的建设情况是关系着档案知识管理信息能否在网络上的关键。档案知识资源管理是一项庞大的系统工程，所以资金是否充足也是档案知识管理能否顺利进行得关键因素，此人才问题关系到档案知识资源管理的成败。
因此要转变观念，创新工作方法，推进档案数字化建设，强化队伍建设，提高档案管理人员素质，统筹协作，共同促进档案知识资源管理的发展。
参考文献：
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不管是在哪一个行业，开展知识管理最直接的效用就是能够将更多的智慧集中起来，实现隐性知识以及显性知识之间的互通共享，最终达到增强某一个组织反应能力以及创新能力的目的。一般来说，知识管理的内容主要有以下几方面的内容：一是知识库的建立，二是内部知识环境的建立，三是职员之间进行知识的沟通交流，四是知识资产管理。笔者在文中以企业为分析对象，阐述了知识管理视角下档案管理模式的构建。
一、知识管理和档案管理两者间存在的差异
首先是两者之间管理对象上的差异。知识就是知识管理的对象，除了我们经常接触的显性知识外，还包括隐性知识。这两种知识在企业中并不是一个很多、一个很少的状态，而是相对平衡的，因此都应该被重视。而实物以及文档则是档案管理的对象，这两个对象都归纳为显性知识的其中一部分内容。其次是两者使用工具上的差异。档案管理通常是工作人员根据类别进行归档以及提供利用，而知识管理的实用工具则种类更多。再次是两者间IT应用的侧重方面的差异性。IT在档案管理中的应用，是为了归档存储更加规范，管理起来更加简便。而IT在知识管理中的应用，突出的则是知识的使用功能，可以说是对知识的信息化进行了更高层次的升华。此外，两者间的管理的特点以及管理的手段也存在较大的差异。
二、知识管理视角下档案管理模式的构建的建议
（一）对文件进行标准化与数字化管理。公司运行过程中新出现的文件，比如投资经营管理等活动中形成的重要的来往文件等，都要进行分类整理，在规定的时间内统一归档存到控制平台信息系统里。要注意纠正一些员工以往形成的开展工作时不注意归档文件或者不注意将文件存到文控系统中的做法，做到将所有具有保存价值的文件进行数字化管理。对于存量文件，比如一些非数字化的文件，这类文件无法通过内容进行检索，我们可以对其进行扫描转化成电子文件进行存档。对所有数字化的文件都要进行规范统一的编码储存，将一些重要的属性信息标记好，这样就能够实现文件管理的标准化以及信息化。
（二）创建智能搜索引擎。为了方便企业的领导员工有效利用存储的文件资料，发挥档案的最大价值，我们可以再组织内部建立一个企业领导员工专用的搜索引擎，可以对企业进行“百度”，这样用户就可以迅速通过搜索引擎获取知识或者档案。有了搜索引擎功能，就能够实现对组织整理归档的大量数据开展检索，特别是对一些扫描档案以及非结构化文件的内容进行搜索，这些前人积累下来的知识与经验就可以被更多人重复利用。
（三）建立知识库。一是解决核心知识是什么的问题。通常来说，每个组织都会有自己的不同种类的知识，我们将这些知识根据内涵进行分类可以分为一般类知识与核心类知识。若是根据类型进行区分，则分为三大类，即专门类、文书类以及特种类。若是根据知识形态可以分为两类，若是根据企业层次也有明晰的五种分类。但是我们在实际的知识管理工作中，并不需要对所有种类的知识都进行管理。因此，在构建知识库的时候一定要首先认识到要管理的知识类型以及价值是在哪方面，有所侧重。第二是合理控制知识产出，牢牢掌握产出知识结构。若是做不到结合组织中的所有的流程与岗位进行分析，则想实现知识共享是存在很大难度的。做不到这一步，即使是有知识“产出”，这些知识的质量也难以保证。第三是科学组织知识，多方式展示知识。通常来说，工作中产生的知识量很多，但是也非常零散，所以我们要对这些知识进行系统化整理。开展知识库构建工作的时候，要对这些知识开展初步的收集、整理，再进行分门别类，紧接着还要将知识入库，由相关的管理人员对它们进行进一步的审核与标准化处理才能成为知识库的资源。第四是提高知识的利用率，实现知识的合理评估。知识虽然是一种资源，但是从知识自身的属性来分析，它实际上是没有使用价值的。只有当我们把知识加以利用，这些知识才拥有了使用价值。反观我们现在很多组织虽然建立了知识库，但是知识库的价值却并没有发挥出来，造成这种情况主要是由于这些知识和组织具体的业务之间没有关联，我们要做的是从一个知识使用者的角度出发，对用户的实际需求开展全面的、综合的分析，比如我们要求某些岗位的员工达到某种水平的工作能力，他应当具备什么方面的知识，另一方面还要对这些知识的表达手段一并考虑。第五是以创新提升知识质量。要更好地管理档案，最大程度地利用这些知识，不仅需要组织的重视，更需要员工的参与。因此，有必要建立一套激励机制，引导、鼓励员工参与到知识的整合和提炼活动中，我们要做的至关重要的一项工作就是让员工明白共享知识的必要性和意义。有了一个完善的工作机制，在机制运行的过程中会慢慢培养出知识共享的认识和文化形态，如此一来，组织的知识管理就更容易形成常态化。
三、结语
总而言之，组织只有将档案管理当成知识利用的重要途径，以知识管理的视角开展档案管理，才能实现知识更大程度的利用。
【参考文献】
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随着经济的快速发展，很多企业的档案管理也慢慢的呈现出信息化和现代化。但是，依旧有很多企业的档案管理还停滞不前，不能充分反映企业发展的情况和历程。新的信息化和现代化管理模式也尚未形成，这就很大程度上阻碍和限制了企业档案管理的工作进程，阻碍了企业的发展。
企业档案管理并非像普通的管理模式，只是简单的归纳和整理数据，但是在现在的企业管理机制下很难达到理想的境界。而且，现在很多企业档案管理机制的职位都普遍较为低下，员工的工资和福利待遇也比较差。这样，就导致很多员工工作没有积极性，还有因为高层人员不重视档案管理机制，很多员工对档案管理的认识也是相对落后，专业化程度也不高，不能与时俱进。这样就对企业档案管理造成了很大的问题和困难，无法让档案管理的作用充分的在企业发展中体现。
2 结合知识背景，创新企业档案管理模式
所谓的知识管理，其实就是利用现代的信息技术和科学技术对知识进行积累、组织、评价、创新和运用，然后在知识的背景下，运用知识，实现知识的价值，从而创新企业档案管理模式，提升企业竞争力，促进企业的发展。
首先，企业可以以知识背景为基础，以信息化和智能化为依托，顾客为核心，主动为顾客提供个性化和专业化的服务，成为知识背景下管理的主要特点。在这一过程中，企业应该对这一知识进行积累组织和跟踪，为客户提供及时有效的服务。同时，在知识管理背景下的档案管理模式中，也应该结合现代企业档案的管理，摆脱和解决传统档案管理的不足，为知识管理实践提供可能和帮助，在迎合信息化发展的同时，优化企业管理，促进企业的发展。其次，在知识背景下档案管理的工作可以不只是单纯的对企业档案进行收集、整理和保管，还可以创新企业档案管理的工作，对企业档案管理进行开发和利用。通过对档案中所呈现的现代化信息，对其知识进行挖掘和改造，从中获取对企业发展有用的信息，充分体现知识背景下企业档案管理模式的优势，促进企业的发展。最后，在知识背景下企业档案管理中，企业也应该及时准确的引用先进的相关软件和制定相关制度，提高企业档案管理工作的效率，在智能化和信息化软件的帮助下避免人工上的错误。在制度的规范下带动工人，提高工人的积极性，优化管理成果，促进企业的发展。
3 建构和发展知识管理背景下企业档案管理模式
相对于传统的企业档案管理模式，知识背景下的企业档案管理引进了知识管理的理念和方法，这就很大程度上要求档案工作人员能转变传统的工作思维模式，打破传统，实现和突破企业档案管理的创新。首先，要想转变档案工作人员传统的工作思维模式，就必须让他们重新对档案管理产生新的认识，明确档案管理的价值所在。同时，企业领导也要加强对企业档案管理的重视，重新对档案管理工作人员进行定位，强化信息化管理档案的建设。建立全流程的制度体系，确保档案管理各环节的顺利衔接，真正实现知识管理的高效服务。其次，在推进档案管理信息化建设的同时，公司也要加强对人才的培训，通过一些相关的考试或者是定期的开展培训工作来选拔优秀型人才，提升工作人员的现代化操作能力和知识化管理能力，为企业提供高水平，高能力的档案管理型能才。同时也可以设立专门的机构和部门，适当科学的调整人员结构，促进企业的壮大和发展。最后，这些一系列的管理措施都必须在大量的资金投入下才能顺利的建设和开展。所以，对于相关部门和相关领导必须加强对企业档案的管理，加大资金的投入开发，帮助企业顺利开展和进行信息化建设工作，促进企业的发展。
4 知识背景下企业档案管理模式的意义
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一、知识管理与单位档案管理之间的关系
从目前来看，我国单位的档案管理工作已经陷入了一定的困境之中，档案管理在新旧交替的过程中陷入了混乱的境地，为了更好地摆脱这种境地，使得单位档案管理工作得到更好的发展，则需要纳入知识管理，以知识管理为平台，使得档案管理能够更好地适应社会的发展，从而在市场需求和单位需求中谋求一个共鸣点，强化单位档案管理人员的技能培训和理念更新，使知识管理成为单位档案管理发展的一个推动力，更好的借助知识管理的力量，促进单位档案管理工作的发展。因此，知识管理是单位档案管理工作走出困境的一个重要方面。最后，档案管理的实践性是能够更好地检验知识管理的方法之一。从目前来看，知识管理已经成为了社会普遍认可和接受的管理方式，但是，这并不意味着知识管理是完善的，其需要从各个方面进行验证，这样才能使得知识管理工作得到更好的发展。那么，通过档案管理工作的推动和发展，能够更好的促进知识管理的实践性体现。
二、知识管理背景下单位档案管理模式创新
在知识管理的不断推进下，我国单位档案管理模式需要得到进一步的创新，其可以积极的利用知识管理中的良好因素，促进我国单位档案管理模式得到合理的发展，使得单位档案管理模式中蕴含知识管理，使得知识管理真正的促进单位档案管理模式的发展和创新。1.知识管理背景下单位档案管理模式的职能化。不容否认的是，在市场经济环境下，知识的力量是巨大的，利用知识的力量可以促进新生事物的发展和进步，同样，依托知识的力量为单位创新出的一系列新的管理模式和管理理念都在很大程度上带动了单位的发展。那么，对于单位档案管理模式来说，知识管理进一步拓展和档案管理模式的职能化，使得档案管理工作能够在自身目标的基础上进行拓展和发挥。在知识管理的基础上，我国单位档案管理模式在智能方面进行了拓展，其不但具有对企业的业务水平、发展战略、生产和营销模式进行管理，同时还在很大程度上进行了相应的拓展，以知识手段为基础手段，将单位的实时需求纳入到了单位档案管理模式中，将档案管理的内容进行深化和拓展，从而进一步体现了单位档案管理模式的职能化发展。2.知识管理背景下单位档案管理模式创新。对于单位档案管理工作来说，其从本质上来说是针对单位发展来进行的管理，其需要以单位发展为基本着眼点，进而进行科学的规划与发展。那么，以知识管理为基础，则有效地带动了我国单位档案管理模式的创新和发展，使得我国单位的档案管理模式能够得到全面化的进步和发展。首先，在单位档案管理理念上，其更好的融合了知识管理的现代性和时代性，将知识管理的科学规划和发展纳入到了单位档案管理工作中来，以先进的、科学的理念为指导，深入地促进了单位档案管理模式的创新。可见，知识管理对于单位档案管理模式的创新工作来说具有指导的作用，其从理念角度带动了单位档案管理模式的发展。其次，从具体的实践指导工作来说，知识管理是经过实践检验的，其从本质上来说是具有实践规划意义和指导意义的，单位档案管理工作借助于知识管理工作的科学性和指导性，能够更好的带动档案管理工作的发展，使得单位档案管理模式得到实践的认可和接受，进而深化单位档案管理模式的拓展，使其更加符合实践的要求，满足实践的需求。第三，知识管理具有一定的实践性质，利用知识管理能够使得档案管理工作经得起时间的考验，利用知识管理工作的科学性和实践性，进一步带动知识管理的可持续发展，使得我国档案管理工作能够将其负责的相关档案从更长远性进行保存，为单位的发展提供可借鉴性的数据。综合以上几点，不可否认，知识管理工作具有的先进性、实践性、指导性，都可以为单位档案管理模式的创新提供了一定的动力，并带动单位档案管理模式的进一步创新。3.知识管理背景下单位档案管理模式技术化。从根本上来说，知识管理可以更好的为单位档案管理模式提供技术支持和技术保证，使得单位档案管理模式能够强化技术性。随着我国单位对于档案管理工作要求的进一步提升，单位档案管理模式也需要面对更大的挑战，其需要全面化的记录单位发展的实际情况，并有针对性的进行存档，以便为单位的重要决策提供相应的数据支持。我国传统的单位档案管理模式大多依靠纸质的档案封存，没有充分地利用当今社会的电子化和信息化。以知识管理为背景下的单位档案管理模式，则突破了传统的纸质档案管理工作，使得档案管理模式的技术化得到了更好的体现，带动了档案管理工作的可持续发展和进步。可见，知识管理是带动我国单位档案管理模式进行技术创新的一个重要保证，是充分的展现我国单位档案管理模式与时代相结合的重要凭证，其有效的促进了单位档案管理模式与时代的接轨，与技术的接轨。总之，在市场经济环境下，各个单位需要集中力量调整自身的档案管理工作，积极地有效汲取知识管理中的精华因素，使其成为我国档案管理模式的转折点，并带动单位档案管理工作的发展，从而打破传统单位档案管理工作的禁锢，使得我国单位档案管理工作能够更好地集聚知识的力量和因素，建立新的单位档案管理模式，促进单位档案管理模式的丰富化和科学化发展，使得单位档案管理模式与单位的发展之间形成必然联系。
作者：方芳单位：吉林省长春市公路路政管理局
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21世纪的人类社会正在全面朝着知识时代迈进，知识作为一种具有无限挖掘潜在价值的宝贵资源，对于各行各业的发展都起着决定性的作用。而档案是一种蕴含着大量知识的文献，这已经成为包括档案界在内的整个文献界比较普遍的共识，并且得到了社会的广泛认同。处于知识经济和知识管理的浪潮中，档案工作者必须对知识管理理论有清晰、明确的认识，将这种全新的管理理念与管理方法融入自己的工作领域，在知识经济时代提升自身工作的价值，为社会的发展发挥更大作用。
一、档案信息管理与知识管理融合的必要性
计算机技术的发展，为我们的档案信息管理提供了一次新的发展契机，互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界。这个世界是一个非线性的、动态性的、过程性的、互补性的世界。它改变了静止的、僵化不变的信息存在方式，代之以动态的、多方位、多层次的信息集散地。人们在这样的背景中无法被动的接受，只能是在“激活”这些“背景知识”的过程中，形成自己的新见解。档案人员在这样的信息网络环境中，为适应知识管理的需要，必须率先实现由静态的保管信息状态到成为动态知识元的过渡，即实现档案信息知识化。
1、知识管理是适应知识经济发展要求的必然选择
“知识管理”原是基于企业对知识创新需要而发展起来的一种管理活动或者说是管理体制。在知识经济时代，知识因素参与经济活动的程度越来越高，在以提高竞争力为目的的经济活动中，知识取向愈加明显。在此条件下，建立“知识型”企业和各类“知识型”组织是管理活动的客观需求，并逐步成为社会的共识。就档案信息管理而言，其发展只有融入到知识经济中，才能充分发挥档案信息的潜在价值，实现全方位效益。知识经济的显著特征在于知识成为最重要的生产要素，因此，将档案信息价值上升到知识层次理应成为档案信息管理活动的首要目标。信息技术的发展和高科技手段的运用，使档案载体的多元性、内容的创新性以及管理手段的高效性更为突出，追求高效、优质的服务理念引发了档案信息管理的新思维，档案信息的自动化、网络化管理应运而生，这些环境和机制的转变都是档案信息管理适应知识经济发展所做出的调整与选择。
2、档案工作自身的发展呼唤建构知识资源管理的创新体系
传统的档案管理方式以档案实体的收集、鉴定、管理、利用等为主，档案信息的流动受到时空的限制，不利于信息的共享与增值。档案信息管理机构低效的运作方式，落后的管理形式，相对呆板的服务机制，封闭式的、各自为政的管理型职能违背了信息化社会、知识经济形态中充分利用和开发档案信息资源的原则，不利于向开放式的知识型档案管理职能转化，档案管理在注重档案实体管理的同时，更加关注档案信息的管理、档案信息的流动及发挥档案信息作为知识资源的作用，侧重于将知识从来源、生产、存储、整理，到流动、传播、交流，直至学习、利用、共享、评估的一系列过程，整合成一个完整的知识管理体系。作为信息社会众多信息源中最基础的部分，档案信息资源对推动经济发展和促进科技创新极为重要，其科学管理和有效使用，对科学决策、资源共享、产品开发、提高效率都产生着积极影响。调节档案信息管理行为，逐步建立起与知识经济发展相适应的知识型档案管理体系是档案信息管理工作发展的迫切要求。
二、档案信息管理与知识管理融合的可行性
1、从档案信息属性的角度分析
档案均具有知识属性，这些知识主要是显性知识，档案是知识储存的一种方式，是人类智慧的一种物态结晶。档案信息管理和知识管理两者有共同的资源基础。档案信息管理工作针对的主要是对文档这种显在知识的管理。
2、从知识管理的现有研究成果分析
知识管理已经有了自己的一套管理理论、技术与方法，尽管有些还不是十分成熟。一套成熟的管理理论成立主要应满足以下条件：一是实践需要，二是有特定的研究对象，三是有一套自己的研究方法。这些基本条件，知识管理都已具备。融合知识管理的思想来指导档案信息管理是有理论支持与技术支持的。
3、从档案信息管理的困境分析
目前，档案管理陷入了一定的困境，这些困境的外在表现是：伴随着信息技术、网络技术的发展，传统档案管理方式与管理理念越来越暴露其不足之处，档案资源利用率低，档案工作人员工作积极性差，档案部门有成为产出低的内耗部门的趋势。为挽救这种困局，有些单位也采取了一些办法，如人员培训、引进管理设备等，但效果并不令人满意。档案信息资源并没有被充分开发。现实的困境迫使我们寻找档案信息事业发展的新出路。
4、从二者管理的目标和动机分析
档案信息管理工作从总体上来说偏重于“内容信息的开发利用”。内容信息的开发利用则专门指向档案的内容信息，其目的和动机是使档案的内容信息在社会生活中发生作用，实现价值。档案信息管理无疑也针对这一方面，即以信息内容的开发为宗旨和方向，为组织的各项工作提供凭证和参考作用。
知识管理的主要目标是管理组织的显在知识，发掘组织的隐含知识，实现隐含知识向显在知识的转化，在组织内实现知识共享，鼓励知识创新，实现知识的增值，从而提高组织的竞争力。
档案中蕴藏着大量显性知识，对组织的经营决策、生产管理等都有重要的作用。而且，组织档案中也蕴藏着大量可待开发挖掘的隐含知识。因此，档案信息管理工作面临的问题不仅仅是开发档案的信息内容，为各项工作服务，更为重要的是发掘档案中的隐含知识，将这一部分知识转换成显在知识，实现知识共享和知识创新。从这个角度来说，组织的档案管理和知识管理具有共同的目的和动机。
知识经济时代，档案信息原有的管理方式已暴露其不足之处，而拥有一套完整理论与管理技术的知识管理无疑为现代化的档案信息管理指明了出路，是对传统档案信息管理的创新。
三、知识管理对档案信息管理的创新
1、知识管理可以完善档案信息管理职能
作为一种新的管理思想和方法，知识管理对战略、管理模式、业务流程、营销体系、人力资源管理、信息管理等方面都会产生不同程度的影响。随着知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案信息管理的职能也在发生相应的转变，需要拥有全新的档案信息管理模式以适应这种需要。其职能的根本转变，我们认为主要体现在：从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案信息管理的智能化服务，实现档案知识资源的共享。这就要求我们要转变观念，将档案信息管理真正看成是知识管理的重要组成部分，在知识管理的整体要求和规划下完善档案管理职能。职能的转变赋予档案职业更新的内容，同时也带来档案人员角色的转变即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。
2、知识管理可以实现档案管理业务流程再造
业务流程再造，是对组织中及组织间的工作流程与程序进行的分析和再设计，其既是知识管理的要求，也是实现知识管理的重要手段。在知识经济时代，组织的结构将从传统的直线型向扁平式转变，管理的中间层次将逐渐减少并最终消失，将形成一个由中心的管理者统一领导和指挥的组织。同时，对信息技术高度依赖和应用将产生大量的电子文件，电子文件与传统纸质文件存在着较大的差异，对电子文件的管理推动了档案管理业务流程再造。对档案管理业务流程再造，应依据文件生命周期理论，即把文件档案看作为一个不可分割的文件连续体。打破过去文件工作与档案工作的界限，实现企业文件档案一体化，在业务流程上进行统一的设计。该流程包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程。这种新的业务流程有助于加强文件、档案的知识管理，同时强化了对各项业务管理工作的服务功能，提高了整个文档工作的工作效率。
3、知识管理可以丰富和拓展档案管理技术
知识管理对档案管理技术提出新要求。随着信息化程度的提高，组织的生产、经营方式正逐渐走向自动化、智能化，电子商务等现代信息技术的在组织活动中的应用，导致了大量电子化、数字化文件的出现，这对传统的档案管理提出了新的挑战。传统的纸质档案管理主要是针对档案的实体化管理，缺乏对档案信息资源的深入开发，所以很难适应知识管理及信息化带来的挑战。但是，信息技术在组织生产、管理中的大量应用，又为档案管理提供了一个很好的转变契机，促使档案管理从传统的实体管理向运用信息技术、积极开发档案信息资源、挖掘档案中蕴涵知识的方向转变。
所以，我们必须积极利用各种信息技术，开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统，推动知识管理水平的提高。
四、知识管理可以强化档案知识智能化服务意识
提供优质、高效的档案知识服务，实现档案知识共享是档案知识管理的最终目标，也是档案部门与其他部门和外界联系的纽带。信息技术的发展为档案管理提供了一次新的发展契机，互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界。档案知识智能化服务可以通过建设知识仓库，提供知识导航，知识咨询等方式实现。在日益发展的网络环境下，这种服务的方式将更容易实现，在内部，可以通过构建内部网来实现知识的传递和共享。内部网是建立在网络互联的基础上，实现将内部原本各自封闭的信息孤岛互相连接起来，从而实现知识的传递和共享的目的。对于外部的知识传递，可以构建相应的外部网，实现和用户、市场的知识交流。内部网的用户可以直接访问此系统，而外部网和万维网的用户则可以通过档案管理机构的主页或者链接的站点，直接链接到知识服务子系统，从而获得有效的档案知识服务。
