档案管理的难点范文

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一、当前医院医疗设备档案管理的现状分析

现阶段，国内各大医院在医疗设备档案管理过程中“重设备而轻档案”的思想普遍存在。因此，在医疗设备档案管理工作中大量问题浮现，主要有两方面的问题：一、医疗设备档案管理的专业设施落后，档案管理中材料的收集与归档的范围不明确，且没有专业的医疗设备档案管理队伍；二、医院医疗设备档案管理制度不够健全，对医疗设备档案材料的收集、审核不及时，记录不完整，档案材料缺失现象严重，在整个档案管理过程中，管理混乱现象严重。

二、当前医院医疗设备档案管理的难点分析

（一）医疗设备档案管理不受重视，管理意识薄弱

医疗服务是医院日常工作的重心，因此，多数医务人员都将注意力放在医疗服务与提高医疗技术上，而对于医疗设备的档案管理重视程度不够，医疗设备档案管理的意识较为薄弱，主要表现管理人员在收集档案材料时就抱着应付的心态，只重视文书档案与病理档案的收集；此外，医疗设备档案管理是一个动态档案管理的过程，在医疗设备档案管理中，对于前期设备验收与设备说明书的材料收集较为齐全，然而在后期设备的运用、维修等动态情况的材料收集较缺乏。

（二）医疗设备档案管理人员前期参与少，管理难度大

医疗设备档案的管理主要分三个阶段：前期的设备购置、使用过程中的设备维护以及后期的设备报损与转让，是一个贯穿始终的系统过程。若医疗设备管理部门在制作设备购置计划时，档案管理人员没有参与其中，档案部门没有在制定计划时参与前期档案管理，致使整个管理过程严重脱节，增加了设备档案管理的难度。

（三）设备档案归档中材料收集缺乏完整性

1、收集周期长。由于医疗设备档案材料收集的周期比较长，需要从医疗设备的购置到完全报废的整个环节中进行设备档案材料的收集整合，一旦其中任一环节出现问题，就难以保证医疗设备档案材料收集的完整性。

2、使用过程中，操作者流动性比较大，容易造成医疗设备的使用说明书、线路图纸等材料的破损、丢失，造成医院不必要经济损失。医疗设备的操作人员流动性比较大，设备档案使用涉及多个科室、操作人员多，特别是设备的性能介绍、使用说明书、线路图纸、故障维修记录等材料，使用频率高，造成医院经济不必要的损失。如：2008年，我院彩色B超机发生故障，无法正常使用。供应商对设备进行了详细的检测，发现零件损坏需要更换，维修费高达几万元。医院提出了质疑，但无法提供有力证据，只能支付相关的维修费。

3、设备种类多，使用人员多。医疗设备种类繁多，涉及病房护理设备、手术设备、放射治疗设备、核医学治疗设备、理化设备、透析治疗设备等多种不同功用的设备类型，设备使用人员多不胜数，使医疗设备的档案管理更是难上加难。

三、加强医院医疗设备档案管理的对策

（一）转变医疗设备管理观念，提高重视程度

医院要加强对医疗设备档案管理的宣传工作，强化医疗设备档案管理意识，引起对设备档案管理的高度重视，将设备档案管理中的前期静态管理与后期动态管理有效地结合起来，定期召开医疗设备工作会议，定期向医务人员报告医疗设备档案材料的动态收集情况，真实反映医疗设备的使用情况。

（二）建立健全医疗设备档案管理制度

医疗设备档案管理制度的建立要有质量保证，如医疗设备档案管理的预立制度、收集与归档制度、审核制度、借阅制度与销毁制度等，从医疗设备的采购、运行、维修保养的整个过程中，都要建立相应的设备档案管理制度，并突出大型设备与重点设备的档案管理制度，并做好明确的分工，指定专人跟踪设备的使用情况，并做好记录，这样就建立了一个医疗设备档案管理网络，使管理工作做到有章可循。

（三）实行集中统一管理，保证医疗设备档案材料的完整性

1、实行集中统一管理。设立专门科室，负责医疗设备的采购、维护等工作。在医院的医疗设备档案管理中，可以成立仪器设备档案管理小组，建立过硬的领导集体，例如以医院的医学工程科为核心，实施集中统一管理；此外还可以成立专门的科室，专门负责仪器设备采购与维护，并且将仪器设备档案管理工作纳入医院对科室的考核，直接与相关管理人员的考评以及年终评优挂钩，成为医院目标责任管理的一部分。

2、建立健全归档制度。健全归档制度首先要明确设备档案的管理范围。结合医院医疗设备档案管理实际要求，对设备申购过程中形成的各类文件以及设备运行到报废过程中累积的文件均要建立档案进行档案管理。此外，还要将相关档案材料复制下发到各科室，使各科室的设备操作人员档案归档的要求与内容，各科室要全力配合医院的资料归档工作。并对档案资料采取定期与不定期的收交、整理、归档。

3、加强科室与科室之间沟通。医疗设备的档案管理涉及医院的各个科室，因此加强各科室间的沟通非常必要。各科室间加强沟通，是内部沟通与外部沟通的有效统一。在各科室内部，加强仪器设备使用人员与档案管理人员之间的交流，对设备的运行情况要及时了解；科室之间，特别是器械科要加强与其他科室如财务科、医务科、信息科以及设备部等加强仪器设备管理知识的交流，以及设备的维护使用情况等的信息交流，不仅可以使档案材料的收集更加齐全、完备，保证档案收集与归档无积存现象，还可以提高设备档案的利用率，从而为提高医院医疗质量服务。

医疗设备技术发展日新月异，医院设备管理人员有义务医疗设备的发展动态，积极主动地参与到仪器设备档案的管理工作中来。设备档案归档完整，不仅可以延长设备使用寿命，而且减少了医院因设备档案的管理不当而造成的经济损失。

参考文献

[1].医疗设备档案管理在服务医患中的积极作用分析[J].医学信息（上旬刊），2011，（04）：2222-2223.

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

引言

近年来，城市信息化建设和电子政务的不断推进，深刻影响着人们的生产和生活，逐步改变着人们的工作方式，这一方面为城建档案工作进一步发展提供了更广阔的空间，另一方面也对城建档案工作提出了更高、更新的要求。面对机遇与挑战，城建档案工作如何适应社会需求，如何开拓创新，是摆在当前的一项重要课题。

一、城建档案对城市建设的意义

1、是城市规划工作的依据

城市规划是对城市各种要素、现状条件和基本特点等方面的动态变化进行全面、综合、科学的预测和设想，通过论证制定规划的方案，经审批后付诸实施。城建档案为城市基本建设提供了有力依据，不仅能缩短规划设计时间，也能大大缩短施工期，全面提高了工作效率。

2、是城市管理工作的凭证

随着城市的飞速发展，城市的现代化建设突飞猛进、日新月异。如今的城市地上高楼林立，铁路、道桥纵横交错;地下给排水、煤气、通讯、人防等工程管线密集如织。要对这些城市基本设施实施有效的管理与维护，就必须有完整、准确、系统的城建档案做依据。城建档案资料提供的可靠依据和凭证有着不可替代的重要作用。它完整、齐全、准确与否直接影响着人民生活的正常进行，因此要做好城建档案的收集、归档工作。发挥城建档案的社会服务功能，满足广大群众对档案利用的需求。

3、是城市建设工作的基础

城建档案是城市建设发展过程的真实记录，是具有长期和永久保存价值的城市建设档案资料，也是城市建设和维护工作必不可少的重要依据，为城市拆迁、修建、扩建工程各方面的工作提供大量真实准确的数据。合理地利用城建档案，能促进城市建设顺利有序的健康发展。反之就会造成不可估量的损失。

二、城建档案管理重难点

1、人才短缺

由于城建档案整理工作繁琐、枯燥，重复劳动多，劳动强度大，一般人员干不长就想转行，院校专业档案管理人员不愿意来，再加之档案管理人员由于职业原因容易吸入粉尘、易过敏，得腰（颈）椎病等职业病，留住人才非常困难。城建档案管理工作在几十年的不断发展中，业务工作大都是老带新，代代传，从档案专业毕业的大学生比较少。高素质、懂业务、善创新、拓展能力强的档案管理人才成为制约档案管理事业科学发展的“瓶颈”。

2、技术滞后

当前城建档案的管理虽然已开始运用计算机、光盘等现代化工具，但它仅仅是实现了一些新技术的运用，这些档案管理现代化的模式仍是计算机技术加上传统的档案管理模式，实质是传统档案管理模式运用新技术的改进，是对传统档案管理模式的数字模拟，并没从根本上真正改变管理方式。在这种管理模式中，管理仍是围绕纸质实体档案进行的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上，不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。

3、缺乏完善的城建档案法制法规

近年来，国家相继颁布了《档案法》、《城市规划法》、《建筑法》、《城市管线工程档案管理办法》、《城市建设档案管理规定》等法律法规，使城建档案事业的发展有了法律依据和法律保障，对推进城建档案工作规范化、科学化起到了重要作用。但是城建档案法规建设还远远不能适应改革开放和现代化城市建设的需要。主要有三方面原因：

（1）目前城建档案工作已发展成为具有全国规模的事业体系，而城建档案立法工作进展缓慢，滞后于实际工作发展的需要。

（2）城建档案法规与建设行业以及文书档案相关法规的衔接与配套方面存在一定的矛盾。

（3）城建档案法规体系尚未形成。中央、地方已形成的城建档案法规不配套，地方法规相对较多，全国统一的法规较少。

4、城建档案管理信息化有待进一步深入

现在城建档案管理存在信息化认识不足的问题，档案管理没有完全进入信息化时代，而是纸质管理和电子管理并存。由于城建档案随着城市的发展越来越多，而不同的城建档案管理部门对信息化认识不够全面，认为纸张是最可靠的；现在的城建档案信息变动越来越频繁，纸张管理将会产生大量的档案材料堆放在一起，这些材料在需要时查找与使用的不便越来越明显，这就要求城建档案管理部门要正确认识电子信息技术的强大功能，将纸张档案转变为电子档案。目前，城建档案管理部门正在加紧转变，但由于管理人员的文化程度与技术水平仍停留在纸质管理水平，对电子信息技术的应用还有待加强，导致这种转变过渡时间很长。这种对电子信息管理的不适应阻碍了城建档案管理信息化建设的步伐。

三、提高城建档案管理水平的对策

1、健全城建档案管理机构和法规制度

各县区要建立健全城建档案工作机构，配备专职人员。要加强各类工程档案的收集和管理，把各类工程档案的报送纳入城乡规划、建设管理程序，努力收集和保存城乡规划、建设过程中形成的重要城建档案，为记录城乡建设发展历程和日后工作查考留下宝贵资料。国务院、住建部、各级政府已经出台了很多城建档案的管理法规和政策，各地要据此制定出加强城建档案管理的细则和方案，使城建档案管理纳入法制化轨道。

2、加强城建档案的信息化建设

要创新城建档案管理模式，首先要加强城建档案信息现代化建设。各级各地城市建设档案馆都应将城建档案信息化建设作为当前和今后一个时期城建档案事业发展的战略任务。近年来，不断加大投入，加强计算机配备，并实现计算机连结上网，实现档案信息快速传输检索和利用。做好计算机软件的选用和设计，从档案管理的实际出发，综合数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，以满足档案管理的要求。为了应对档案信息多元化的挑战，需优化传统的服务方式。我们要主动接近档案用户，以用户为中心，结合城市建设的进程，编研出信息成果进行提供利用，利用城建声像档案的优势，用专主题片、照片接片等方式解决规划、设计人员必须到现场的问题，从内容、形式上实现完全不同与以往的主动服务。

3、实现案卷规范化

按照规定城建档案案卷中的文字材料幅面尺寸规格是A4幅面(297mm×210mm)。凡小于A4幅面的，可由A4幅面纸以衬托法衬托，大于A4幅面的应折叠成A4幅面。纸张采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应该是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。竣工图的制作要符合国家规范要求，并加盖“竣工图”标志章，而且采用手风琴式折叠法统一折成A4幅面(297mm×210mm)，图标栏露在外面。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。案卷不宜过厚，一般不得超过40mm，如果案卷过厚、内容混乱就要进行重新组卷。尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。组合案卷的过程中对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标准不清楚的案卷要重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。

4、加强人才队伍建设

人才是城建档案信息化建设的关键，是档案信息化成功之本。人才对其他各要素的发展速度和质量有着决定性的影响。各级档案部门必须引起高度重视，建设一支能驾驭档案信息化建设，掌握档案信息化管理的专门人才队伍。

结语

总之，城建档案管理信息化建设要长抓不懈，尽快从纸张管理过渡到信息化管理，我们必须首先从整体上着眼，从宏观上把握，在具体的工作中，力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展，加强认识，完善系统和数据库，加强安全意识，让城建档案更好的服务于城市发展。

参考文献

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当前基层人行的电子档案主要分为以下几大类：一是由办公自动化系统办结后导入电子档案管理系统的正式公文文件。二是电子化的会计档案。三是磁盘，光盘上刻录储存的文档、图片、录像，以及数码设备记录的视频音频文件等电子资料。前两部分电子档案内容，涵盖了当前各个部门的主要工作，它们得到规范管理，才能保证档案资料的科学、安全、合理应用。而其他文字图像资料，包括反映系统各部门工作总体状况和阶段性状况的各类工作总结、汇报材料、经验材料、数码照片、音频视频等，作为对前两类档案资料的重要补充，对工作历史也起着同样重要的文献作用。相对传统的纸质文件及其档案管理已能普遍理解和接受，但电子文件及其档案管理电子化对基层人行来说还是一个新课题，与以前的纸质文件为主的档案管理有着质的不同。电子文件的收集和归档的范围非常广泛，当前档案数字化的内容既包括档案目录的数字化。也包括载体档案的数字化（纸质档案，照片档案，录音录像档案等）的数字化。受人员和技术能力的限制，当前档案数字化工作进展较为缓慢，达到完全统一归档，精细化管理的难度较大。

二、基层人行电子档案管理工作中存在的主要问题

档案管理的电子化应用在基层央行还处于起步阶段，尚缺乏统一的规范、标准的软件和完善的制度要求，因此不可避免的存在一些问题。主要是：

档案管理工作中，重视传统档案管理而轻视电子档案管理的现象普遍存在。具体表现为一是从事档案工作人员对档案电子化推广建设的意义认识不足，观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对操作应用技术要求更高的电子档案的比较排斥，二是工作意识的滞后。对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，其工作程序、工作方法没有考虑到计算机网络的特点，工作管理中不顺畅、不方便。三是软硬件设施设备建设的滞后影响电子档案的进一步推广和发展，缺少专用的电子档案管理设备和专门的存放电子档案的场所和装具。当前使用的电子档案管理系统操作繁琐复杂，难以上手。

人员技术能力不能满足工作需要。电子文件的归档与管理要求文档人员既要具备档案业务知识也要掌握相应的计算机技术，这样才能适应现代档案工作的需要。但目前基层行档案管理人员大部分都是兼职，基本上未经过档案管理专业教育和培训，管理业务尚不够精通，且计算机专业水平不足，实际工作中容易出现错误删除有用的文档，或因病毒和误操作（如不小心格式化硬盘），造成数据损害、损失甚至造成系统的破坏崩溃。电子档案管理工作需要承担的程序和数据维护，包括电子档案载体和专门使用的装具进行检测与维护等职责，只能完全依赖于科技人员，而科技人员缺乏足够的档案管理的相关培训，不具备档案管理的经验与专业技能，对档案管理人员遇到的某些问题又无法及时有效的解决，由于当前电子档案管理系统应用的复杂性，一旦在管理应用上遇到疑难问题时，双方难以做到“有机融合”，协作时容易出现“断链”。

电子档案的推广应用使档案保密工作面临诸多新挑战。首先使得保密工作的内容拓展。由于信息的记录载体和传输保存手段发生了巨大变化，档案保密工作除了要继续保证纸质档案的安全外，还要保证无形的电子档案信息的安全；既要重视秘密的静态管理，又要重视秘密的动态管理，要贯穿于电子档案信息存储、处理、传递的全过程。其次使保密工作难度加大。计算机网络等信息技术的广泛应用，新的失泄密渠道不断涌现，失泄密途径日益增多、失泄密速度变快、且不易被发现和难于检查。由于信息的共享性、网络传播的快速性，档案信息一旦泄密，便可通过网络迅速传输，无限扩散，其恶劣影响面之大，产生后果之严重，无法估量。电子文件、电子档案随时面临种种严重复杂且隐性的泄密风险，大大增加了档案保密工作的难度。三是保密技术要求提高，现代数码设备和办公自动化技术的广泛应用，仅靠传统的方式和手段已不能满足保密工作的需要。传统的纸质等档案，只要把档案锁好，不丢失，不让无关的人接触，就可保证不泄密；由于电子档案在应用操作中具有易于修改、下载，复制，剪辑、粘贴、移动和重新编机组合等特点。因而在发送、接收，保管、归档和提供查阅的等过程中都容易发生泄密。这就要求管理人员在每个环节都要具备相应的技术防范措施。

电子档案管理缺乏统一的制度，操作不规范。各个科室对电子文件资料的重视不足，管理模式较为粗放。在工作活动中形成的汇报材料、经验材料、数码照片、音频视频等电子资料文件一般都是由制作者、使用者或接收者自行创建，收集，和保存。而分类组合，归档立卷，编目著录等环节完全缺失。也未进行备案后交给档案管理人员统一保管，由于电子文件信息与载体的可分理离性以及机构调整人员变动、办公设备移交、更新等原因，极易造成电子文件资料的流失，影响电子档案的长久保存和开发利用。由于对非实体的档案操作和管理制度相对缺失，在管理上无规章可遵循，使工作人员对电子档案的重要性缺乏必要的认识，要么乱丢乱放、随意删除销毁。要么归档不及时，交接无手续，常常处于自主管理和自由处理的状态。

三、加强电子档案管理的对策

一是转变观念，积极推行档案管理的电子化。计算机、网络的普及和办公自动化的应用，给传统的办公形式带来了重大变革。日常业务处理的电子化产生了诸多电子文档、邮件以及声音、图像等多媒体形式的档案，在当前，这种档案具有比传统的纸质形式档案大的多存在意义和作用，通过对电子档案的科学分类、整理和归档可为今后的查考利用带来许多重要的文字和数据、声像资料，能够做到快速、方便的为领导决策和各项工作提供准确、全面的凭证与依据。新时期的档案管理工作必然会随着计算机技术的发展而发展，二者结合将会越来越紧密。所以，尽快转变观念，积极推行办公自动化和档案管理的电子化，对提高基层单位管理水平，科学的分析历史资料和数据，以便及时、准确的作出决断，有着重要的作用。

二是实现电子档案管理的规范化和标准化。依据《档案法》、《保密法》等相关法规，并根据工作实际。制定电子档案管理措施，规范工作程序，从电子档案的资料的建立、收集、整理、分类、立卷、归档、查阅，直到最后的鉴定、销毁每个环节都做到有章可循。进一步明确档案管理负责人，兼职、专职档案工作人员的岗位职责，并对电子档案管理各个环节的工作程序进行定期和不定期的督查和考评。发现问题，及时整改，确保各项制度的落实。制定科学、合理及符合工作实际的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准，为全面实施电子文件归档及电子档案效用管理奠定基础。

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近年来，在我国社会经济稳健发展的趋势下，我国城市也逐渐发展起来。在城市整体工作当中，城建档案管理是非常重要的一项工作。但是，从目前来看，我国大部分城建档案管理工作存在一些难点问题，比如：管理技术落后、管理方式较为陈旧以及管理人员素质有待提高等等[1]。从城建档案管理工作的质量提升角度考虑，本文对“城建档案管理的难点问题及解决对策”进行研究具备一定价值意义。

1 开展城建档案管理工作的意义分析

城建档案管理，是城市建设过程中尤为重要的一个环节。对于城市建设工作来说，在实施之前有必要做好相应的规划工作，而城市的规划是一个系统性工作，需结合城市的现状、特征、文化等信息资料，而对于城建档案来说，便可以提供这些信息资料。通过城建档案，提供城市建设过程中需要的信息资料，能够提高规划的效率。所以，从城市建设的发展角度来看，城建档案管理工作的开展非常有意义[2]。与此同时，城市在建设过程中，针对一些基础设施设备，需进行后期的维修养护，而要想使维修养护工作做得更加充实，更加具体，便需要对一些基础设施设备记录在案，城建档案便具备这个功能。所以，城建档案管理工作的开展非常有意义，是促进城市发展的一种有效手段。

2 城建档案管理的难点问题分析

上述提到，开展城建档案管理工作具备很大的意义，但是从实际情况来看，在城建档案管理工作中，还存在一些难点问题，总结起来包括：

2.1 档案管理意识不强，不能及时精准地建档

在城建档案管理工作中，如果相关工作人员档案管理意识不强，则会使这项工作的顺利开展受到阻碍。与此同时，在不够重视档案管理工作的情况下，便会出现不能及时，并且精准地建档的情况，显然这将给后续的档案管理工作带来很大的难度。

2.2 管理技术方法更新不及时

传统模式下，针对城建档案采取的是纸质管理方法，而对于现状下，随着网络信息技术的发展，城建档案开始逐渐朝向电子档案管理方向发展。但是，有相当一部分城市在城建档案管理过程中，依旧采取传统的管理方法，在管理技术以及方法更新不及时的情况下，便会使后续城建档案管理工作的难度大大增加。

2.3 城建档案管理相关法律法规不健全

从我国来看，针对城建档案管理的相关法律法规还有待完善，换而言之就是城建档案管理相关法律法规不健全。在这样的情况下，基于城建档案管理过程中，如果出现一些触及法律的问题，便会出现无据可依的情况，从而使城建档案管理工作的难度增加[3]。

2.4 城建档案管理工作的人员的整体素质有待提升

部分城建档案管理人员在管理知识、管理技术水平以及方法上较为不足，这样便很难使城建档案管理工作得到有效优化与完善。比如：部分管理人员对城建档案管理工作不重视，在日常管理过程中存在思想散漫的情况；又比如：虽然管理人员在管理理论知识上较为全面，但是缺乏实践管理经验，从而使在实际管理过程中，难以结合先进的管理技术及方法进行档案管理，从而使城建档案管理的质量受到很大程度的影响。

3 解决城建档案管理难点的有效对策探究

结合上述分析，认识到现状下我国城建档案管理存在较多的难点问题。为了提高城建档案管理的质量，有必要实施相应的解决对策。具体对策如下：

3.1 加强对城建档案管理的重视，做好细节化工作

为了提高城建档案管理的质量，相关人员便需要加强对城建档案管理工作的重视，特别是城市档案管理的领导者，需起到带头作用，充分重视这项工作，进一步督促管理工作人员在重视城建档案管理工作的基础上，做到及时建档、准确建档，注重细节化工作的实施，从而使城建档案管理工作能够顺利、有序地开展，避免建档不及时、资料收集不完善以及编排工作不到位等状况的发展。

3.2 掌握城建档案管理的先进技术及方法

首先，城建档案管理工作人员需认识到在信息技术、网络技术如此发达的今天，档案管理工作逐渐步入电子化管理模式[4]。因此，需及时转变传统管理思维，进而掌握城建档案管理的先进技术与方法。加强学习，学会借鉴，通过学习与借鉴，掌握现代化城建档案管理工作当中，从而使城建档案管理工作的效率得到有效提升，使传统模式下档案缺失、盗窃等情况的发生得到有效避免。值得注意的是，在电子档案管理过程中，需要掌握一些信息技术，比如：防黑客入侵技术、密钥技术、防火墙技术等，合理、科学地将这些技术应用到城建电子档案管理过程中，使黑客入侵、档案被盗等情r的发展得到有效避免，进一步使城建档案管理工作体现出先进、科学的特点。

3.3 健全城建档案管理相关法律法规

在上述分析过程中，提到从现状来看，我国有关城建档案管理工作的法律法规尚且不够完善。为了使城建档案管理工作的开展更加顺利，能够有据可依，因此有必要健全城建档案管理的相关法律法规[5]。从中央为核心，下至地方各级城建档案管理部门，均需以我国中央政府颁布的城建档案管理政策为主导，进一步加快对城建档案管理相关法律法规的健全工作，同时积极做好相应的组织规划工作，加强各级人员参与相关法律法规的学习，并落实到实际管理工作当中，这样才能够使我国城建档案管理的法制程序步入正轨，从而促进城建档案管理工作的进步及发展。

3.4 提升城建档案管理工作人员综合素质

在城建档案管理工作当中，管理工作人员扮演着非常重要的角色，倘若管理工作人员不够重视这项工作，在管理知识上较为缺乏，在管理技术手段、方法上较为不足，那么城建档案管理工作的质量便难以得到有效提升。因此，结合现状问题，有必要提升城建档案管理工作人员的综合素质。一方面，组织管理工作人员进行培训学习，主要针对管理知识、管理技术与方法进行培训，从而使管理人员的整体管理水平得到有效提升。另一方面，选拔优秀的管理人员去国外学习其他国家在城建档案管理中的先进技术，并借鉴发达国家丰富的城建档案管理经验，然后结合我国实际情况，做到合理、科学地应用，相信在这样的基础上，我国城建档案管理工作的质量将能够得到有效提升，从而规避实际管理工作中的各种难点问题，最终促进我国城建档案管理工作的进步及发展。

4 结语

通过本文的探究，了解到目前城建档案管理存在一系列难点问题，因此有必要在重视城建档案管理工作的基础上，及时更新技术与方法，并完善城建档案管理相关法律法规，提升管理工作人员综合素质。此外，本人认为还有必要结合各级城建档案管理的实际情况，从所面临的问题出发，及时解决。相信从以上方面做好，城建档案管理工作的质量将能够得到有效提升，进一步为城市的稳健发展奠定坚实的基础。

参考文献

[1]童宇明.城建档案管理数字化建设问题的思考及对策[J].城建档案，2016，06：15-16.

[2]李怡坤.城建档案管理的难点问题和措施[J].城建档案，2016，06：57-58.

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（一）档案管理流程的不明确

档案从收集一直到录入档案，这中间需要的步骤是相当多的，而这些步骤的处理，对于今后档案的使用率以及利用率存在着很大的影响。而就目前的档案管理来说，存在着流程不清楚的情况，从档案资料的收集，到档案资料的整理，到档案的坚定，再到档案的保管与管理以及检索工作的建立，最后到档案的标引。这些繁琐的工作是不可缺少的，也是能够帮助档案管理建立流程的过程。但是当前档案的管理流程的不明确，在档案的整理过程中仅仅重视档案资料的收集等等一些重要的步骤，未能对一些小细节的重视，档案的管理工作也未能够深入的开展，最终也将影响到档案资料的使用价值。

（二）档案管理人员的重视程度不够

就目前来说，档案的管理需要的更多的是专业人员能够对相应的资料进行科学的整理。二就目前来说，档案人员管理首先在思想上的不重视，会造成在资料的收集以及最终的整理过程中都存在着障碍的。而在另一方面，档案管理人员重视不够也体现在专业素质上，为具备较高的专业素质，未能够对档案资料的管理提供专业的档案的管理能力，从而保证档案的管理的有效性。一方面是思想上的不重视，另一方面是专业能力未能够达到时代的要求，这两者情况的出现，都影响了档案资料的最后作用的正常的发挥。

（三）档案管理方式的简单化

随着经济的不断发展，各个组织之间的各项活动逐渐增多，所形成的档案资料是相当多的，而这对于档案管理的压力是相当大的。所以说，采用科学化的管理的方式，对于档案资料的管理是相当有意义的。其实就目前来说，很多地方的而管理方式未能具备实现计算机管理的条件。很多档案管理仍旧是采用人工归档的方式，这样的档案管理，影响了档案管理的有效性，在一定程度上影响了基础档案的工作效率。同时依靠人工进行的档案管理，对于档案的编排以及最后的查找都形成了一定的阻碍。并且此时他们的档案管理仅仅停留在保证资料的完整性上，已经忽视了档案其他的参考价值。

二、提高我国档案管理的解决措施

（一）进一步完善档案工作的制度建设

对于档案工作的管理，首先应该建立明确的制度流程，保证档案从收集到最后的录入档案，能够有一个流程制度，去保证工作的的顺利进行。而在这其中，需要从业人员具备专业的素质，能够对当前的工作流程了然于胸，从资料的收集、保管、鉴定等流程制定相应的工作标准流程规范。与此同时还应该加强，档案工作的校核力度，这样能够保证档案资料的正确性。而一旦出现资料的错误，也能够及时的挽救，从而保证了资料的有效性。当然要在这个过程中，仍旧是需要一定的监督机制的。因为这是档案管理工作出现问题追责机制的基础，也能够更好去规避在档案管理中可能出现的问题。

（二）不断提升档案管理人员的专业素养

随着计算机技术的不断发展，越来越多的管理方式受到了计算机技术的影响，当然了，档案管理工作也不例外。就目前来说，我们需要通过培训以及资料的宣导等多种方式去帮助档案管理人员去建立一个高效的、专业的档案管理素养，提升他们的档案管理技能。首先，要让他们从思想上重视档案管理工作，档案的管理不仅仅是简单的资料的保存，其中还是需要其他很多的方面的，比方说资料的查阅、资料的总结等等，都是需要档案管理从中发挥作用的。在思想上的重视，接下来便是需要提升从业人员的专业素质，可以通过日常工作的总结，还有一些先进经验的学习。

（三）加快档案管理工作的现代化

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一、房地产档案管理工作的概念

房地产档案管理工作是对房产产权进行登记，对档案进行有效的管理，实质就是房地产产权的状态管理工作。系统整理的房地产档案可以有效地支持房产产权的核实，这就需要管理人员有完备的档案管理知识，对档案进行有效的管理，保证这些文件的完整。随着科技的迅速发展，房地产档案管理部门要对档案资源进行有效合理地利用，实现其综合价值，为社会和谐发展起着重要的作用。

二、房地产档案管理工作中的难点

（一）对档案管理重要性的认知不足。意识决定了人的行为活动，在房地产档案管理工作中，很多工作人员对档案管理的重要性没有深刻的认识，在档案信息的整理工作中，只是例行公事，不认为房地产档案有经济价值和社会价值，这种意识状态就导致了创新能力得不到提高。还有的工作人员没有意识到信息的社会价值，只局限于房地产档案的信息管理范围。在现代社会，信息本身就是重要的资源。所以，在实际工作中，要通过加强档案管理工作重要性的认识，来提高工作的有效性。

（二）房地产档案管理工作水平不足。一些地区由于对档案管理工作重要性的认识不足，在招聘工作人员的时候不够严谨， 导致非专业的人员加入了档案管理的队伍中，由于这些工作人员经验不足，专业知识缺乏，致使档案管理工作无法有效地开展，更别提档案管理工作优势的发挥。更有一些地方，房地产档案管理工作没有固定的管理人员，由他人兼顾或轮流管理，导致档案管理无法实现系统规范的管理。这种人员配备的不足，管理能力的缺乏，都极大地影响了房地产档案综合管理价值的实现。

（三）房地产档案管理的设施不健全。房地产档案管理的重要性是众所皆知的，但是有些地区由于经济条件的制约，有的房地产管理机构甚至都没有基本的档案管理室，这就导致了在房地产档案管理工作中，会出现档案的丢失情况。还有一些部门由于对管理重要性的认识不足，在管理工作中不遵守相应的管理制度，从而影响了房地产档案管理的实用性。

三、房地产档案管理工作难点的应对策略

（一）房地产档案管理的有效性需要加强。房地产档案信息管理需要及时更新，在档案管理工作中，要有计划地对信息进行搜集和整理，以发挥档案管理真正的价值，对档案使用者的信息要定期进行核对更新，通过多种途径的信息整理来增强档案管理的有效性，要通过使用相应的房地产档案管理技巧来整理管理信息，使管理更加系统化、次序化，从而实现房地产档案管理的综合价值。

（二）完善房地产档案管理制度。房地产档案工作架构的建立需要遵守以下三点要求：第一，法律及规章制度的科学性。规章制度的建立要与单位的实际状况和房地产档案管理实践的性质以及房地产档案管理的客观实际相符合，达到房地产档案管理的要求。第二，制度约束机制的双向性，简而言之就是房地产登记的员工和房地产登记的领导同时受到约束，受领导的直接影响促进制度的有效实施，房地产登记员工是约束机制中的主要对象，也是房地产登记的重中之重。第三，制度的执行具有严肃性。在规章制度的执行过程中，奖惩要分明，注重制度的约束性和权威性。

（三）房地产档案管理人员的素质要提高。房地产档案管理工作能否顺利进行，主要在于房地产登记的管理人员的素质高低。第一，对于房地产档案管理人员应该进行定期的相关培训，使他们的专业素质和水平得到提升，让他们熟练掌握各种科学的房地产管理方法，从而提高工作效率和房地产档案管理工作的水平；第二，房地产档案管理人员要有明确的定位，当今科技信息迅速发展，房地产档案管理人员作为信息资源的管理者的同时，还是信息资源的服务者，所以房地产档案管理人员在具备房地产档案管理的专业技能的基础上，还要有相应的使用信息设备的技能，才能满足快速增长的信息时代的要求，从而更好地满足快速发展的社会对房地产档案工作的更高的要求。

（四）房地产档案管理工作的信息化管理水平要完善。现在很多房地产机构的档案管理工作运用了计算机管理，我国使用计算机管理房地产档案的机构也不断扩大，这已经成为房地产信息化档案管理的发展趋势。运用计算机对房地产的信息进行综合管理，对房地产信息资源进行快速有效的处理，实现房地产档案信息的有效价值。在信息化管理的实现过程中，除了相应的硬件条件，还要针对性地开发应用程序和制定规范的操作流程。

（五）房地产档案管理的方法实现多元化。由于不发达的偏远地区，高科技的实现比较落后，所以手工形式的信息系统要进行完善。而对于科技发达的地区，建立计算机信息管理系统并利用互联网的高科技条件，在提高工作的管理效率的同时，也提高了工作的方便和快捷性。同时，房地产档案管理工作需要更新思想，为信息的使用者提供更加优质的服务。

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导致拍摄内容不齐全完整的原因：一是工作人员兼职较多，没精力去做；二是领导没有把拍摄工作纳入整体计划，没办法去做；三是对城市原貌的拍摄范围把握不准，什么位置的、多大规模设施的需要拍摄保存，搞不清楚；四是拍摄人员或是由于技术水平不高，责任心不强，或是因为计划性不周，对整个情况不了解，失掉了许多拍摄机会；五是由于经费有限，没资金拍摄。一些单位面对老化的设备，或因资金困难，无力更换，或因控办限制，无法购买，使得形态各异的高大建筑物和与之衬托的环境背景无法用陈旧的设备反映出来，直接影响了此项工作的开展。

2收集难。主要是多门拍摄，收集上难以控制。拍摄多为业务部门，随机性强。档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门了，也是星星点点，很不完整。在收集上，档案人员常常叫苦连天，工作往往处于被动。个别人曾在调离工作时，连同自己拍摄的工作照片也一同卷走，还说这属于个人知识产权。

另外，目前由于声像档案载体材料成本较高，而且，属于“账外”档案，不易控制。许多城建声像档案形成部门，出于使用便利，不愿将其无偿交给档案部门管理，而往往从个人实际工作需要出发，对声像资料任意处置，致使照片底片损伤或丢失，录像制品也因多次使用，将其中一些珍贵资料内容丢失。加之保管条件等原因，这部分档案正受到不同程度的损坏。

3管理难。一方面，体现在保管上的分散性，另一方面，体现在管理上的不科学性。首先，一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是，散存在各业务科室，档案不能实行集中统一管理。其次，一些单位形成的城建声像档案不能及时归档，久而久之，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉。照片说明，不是缺时间，就是缺内容，造成整理上的不规范，也给日后查找利用带来麻烦。由于底片需要单张保存，加印费用较高，许多单位索性不存。再有，照片档案装具规格通常固定，而实际照片大小、形状不一，使整理工作停滞。

二、解决集中管理难的对策

上述问题种种，其原因主要是由于各级领导及有关人员对此项工作的重要性和紧迫性缺乏认识。因此，我们要紧急呼吁那些形成城建档案的各有关部门把收集、保管和利用好城建声像档案当作一件大事来抓，尽量避免和减少这部分档案人为的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。解决问题的具体途径是：

1执法建制守规范。

收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约，档案部门无法控制。《档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定，凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此，各单位应根据实际情况，建立各项规章制度，层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员，确保国家档案的齐全和完整。

2领导重视是关键。

解决声像档案集中管理难，首先要解决领导认识问题。要认识到城建声像档案能形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的历程，具有一般文字档案所不能替代的作用，对现实和历史有着重要意义。因此，领导要抱着对历史高度负责的态度，站在全局利益和长远利益看待这一问题，并且将这项工作纳入单位管理工作日程，提供必要的物质支持。那种只重建设项目的结果，轻形成结果过程；重企业有形的经济效益，轻社会无形的历史影响的短期行为是不可取的。

3人、财、物是条件。

要想从根本上解决收集与管理难问题，没有与之相应的人、财、物，就会成为一纸空谈。第一，应选派有责任心，懂拍摄技术的同志担任此项工作。第二，在经费使用上应给予必要的保证。第三，添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位，可通过光盘保存声像档案，这样提供档案更便捷，保存更耐久。另外，档案业务主管部门，应具体研究解决特殊规格照片档案装具问题，以满足档案整理和保管的需求。

4前控工作是手段。

收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用，应当受到重视。档案部门除加强平时收集照片、录像档案外，还应处理好与形成档案的各业务部门之间的关系，向有关人员及时了解信息，查询照片档案的去向，并做好有关人员的思想工作，尽可能的把散存在个人手中的照片收集起来，集中保管，更好的发挥其利用价值。

另外，还应做好收集前必要的登记和鉴定工作。如，凡为工作照相的，照后都要将照片和底片一并交由档案室统一保管。否则，不予报销。

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中图分类号：G271 文献标识码：A

1、引言

随着中国经济社会的快速发展，档案的价值变得越来越大，用途越来越多，档案管理工作变得愈发重要。然而，在机关事业单位档案管理中还存在一些不可忽视的问题。

2 、机关事业单位档案管理工作的难点

2.1 对档案管理工作的重要性认识不够

个别机关事业单位对档案管理工作不重视，没有安排专职人员负责档案管理工作。有的档案管理人员对档案管理工作缺乏正确认识，忽视档案管理工作的重要性，态度不端正，工作不用心，有的档案该存档的不存档，该保密的不保密，档案没有及时整理、归档、移交，造成了单位档案缺失、不完整的严重后果。

2.2 缺乏规范化的档案管理体系

现阶段，部分机关事业单位的档案管理混乱，缺乏规范的管理体系和管理制度，档案管理工作杂乱散漫，没有制定工作标准，甚至没有进行统一的存档制度。档案管理制度的不完善，使得很多优质资料和数据丢失，严重阻碍了机关事业单位的发展，机关事业单位的信息管理和档案管理存在严重的脱节问题，失去了档案和信息的统一性，更影响了档案的完整性，进而阻碍了机关事业单位跟随时展的需要。

2.3 管理人员专业素质不高

一些机关事业单位不重视档案管理人员素质的提升，有的单位甚至运用一些年纪大的、快退休的老同志进行档案管理，认为档案管理是一份无关紧要的工作，还有的单位没有专职的档案管理人员，档案管理工作往往由其他科室的工作人员兼职或代劳，或者有的单位频繁地更换档案管理人员，使得档案管理工作得不到专业的、科学的管理，造成了机关事业单位档案管理工作的混乱瘫痪或者丢失文件等事件发生。

2.4 档案信息化管理程度不高

据统计，我国目前已存在信息档案数据库大约四千余个，其管理也十分成功，但不足之处是内容不够丰富，重复的情况较多，也就是说信息化资源的质量还有待提高。而且，开放性的综合档案资料还不到总量的25%，数量极少。因此，信息化档案管理质量还较低，还有很多空间和资源可以开发。同时，信息化档案管理主要依存计算机技术，检索的效率、速度和精准率都依赖于计算机的检索技术。可是，大多数的机关事业单位虽然引进了档案管理的信息化，可工作人员依旧运用手工检索式的管理模式，不熟悉或不习惯使用信息技术，导致无法运用计算机检索技术来提升检索效率和准确性。

3、机关事业单位档案管理工作的解决对策

3.1 提高对档案管理工作的认知度

在档案管理的过程中，必须认清其职责，提高档案管理的重视程度，建立健全档案管理机制。档案管理人员不仅要更新档案管理知识和技能，还要提高档案管理意识，认真履行职责，不断学习，增强工作技能和工作效率。单位还应通过相关管理部门制定相关的管理规定，有针对性地培训档案管理人员，增强对档案管理的认识和了解，使他们明白自己的职责。

3.2 完善档案管理体制

从实践来看，在机关事业单位中，任何一项工作形成制度后，效率都会有很大提高，档案管理工作也应该形成相应的规章制度。单位应根据自身实际情况，建立健全档案管理制度，并坚持落实制度，切实提高档案管理工作质量。可以想象，机关事业单位只有建立健全档案管理制度，才能把实际工作的方针政策落实到实践中，才能从根本上改变混乱局面，使档案管理质量得到提高。

3.3 加大档案管理资金投入

机关事业单位应根据自身实际，投入资金建设标准规范的档案室，以保证室存档案的安全性，方便档案的存放和查找使用。由于档案管理人员的工作任务较重，工作人员不仅要对档案系统的进行管理，还要对大量的档案信息进行分类和存储。所以，单位应购买先进的技术设备，做这些工作会变得容易得多。此外，档案管理部门还应该投入资金开发一个文件管理软件，通过使用这种专门的软件，提高档案的使用效率，把档案的作用发挥到极致。

3.4 提升档案管理人员的专业技能

现阶段，机关事业单位档案管理工作的最大困难就是工作人员的素质较低，档案管理工作得不到单位重视，档案管理部门不注重新鲜血液的引进，缺少一定的专业性人才。因此，相关部门应该注重档案管理人员专业素质的培养，定期进行专业的培训和学习，提升工作效率，与时俱进。提高其对档案管理工作的认识，提高其对本职工作的重视和热爱，提升计算机技术管理能力以及档案管理工作中的突发事件处理能力，进而提高机关事业单位档案管理的工作效率。

3.5 提高档案管理信息化水平

随着科技的发展，信息化技术已经被人们运用到生活的各个领域中，信息化的使用使人们的工作生活更加便捷，机关事业单位的档案管理工作也不例外。需要注意的是，机关事业单位档案管理工作的信息化建设，要结合自身的工作特点，科学地实施信息化档案管理工作，以数字化的管理方式促进机关事业单位档案管理的高效率。档案管理人员首先要掌握过硬的技术，处理好网站的管理工作，单位相关部门也要做好设备的维护以及网络技术的应用，充分利用先进的信息技术手段，提高档案管理的成效。

4、结束语

总之，随着社会的发展进步，机关事业单位的档案管理观念和制度也急需更新。档案管理过程中，工作人员的专业素养和工作态度，档案管理工作的制度和流程，以及档案管理的信息化水平都是机关事业单位档案管理工作的难点所在。针对以上问题，需要从提高人员素养、完善制度规定以及加强信息化建设等方面来完善。

参考文献：

[1] 史向云.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].内蒙古师范大学学报（哲学社会科学版），2015，05：166-168.

[2] 赵悦.加强信息化建设提升事业单位档案管理时效[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2016，11：41-42.

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（一）信息的安全性档案信息在操作流通的过程中，由于网络现代技术存在着不安全因素以及系统本身存在着很多的漏洞，给黑客很多的可乘之机，病毒的传播，信息的被盗取，这样电子档案的安全性很难保证，也给广大人民和社会带来了很多的损失。现如今计算机网络技术还不够健全，还未能解决这样的安全问题。

（二）文档的原始性问题在计算机上显示的原始性很难被确认甚至判断是否是原始资料。过去的纸质的档案管理都是通过文字内容这样的形式出现的，人们一目了然，很容易便捷的通过自体、字迹、内容痕迹做成纸质资料文件，很容易判断其原始性特点。然而电子档案则是有实际转变为的虚拟形式，很难保证期原始形态，存在一致的生成过程、传输过程以及接受过程，也可以被认定原始，也可以被认定是复制的结果。

（三）文档的真实性电子档案很容易失去其真实性，在将传统的纸质档案通过人工操作变为电子档案的过程中，一但有任何的闪失就会导致信息档案的真实可靠性。电子档案的真实性从开始到结尾都会伴随于其中，为此维护保证其真实性是一个长久的过程，出错的几率要远远的大于传统的档案管理模式。电子档案可以被原来的复制，一旦修改后没有任何依据认为是篡改的。

（四）电子文档的完整性只要是电子形式的档案或者是文件，其内容的完整性是很难保证的，电子文档往往都是可以被任何人参考使用的，如果不及时的去监管，信息很容易丢失。电子文件的整体结构都是很复杂的，存储的形式存在多样化，很容易是信息遭到损坏。其背景的信息随着文件的整理处理不断的增加，其形式多样化、存储方式比较分散、很容易失去信息，这样一来导致了很多的电子文件来龙不明。

（五）文档的安全性电子的数据很容易被篡改资料，为那些非法的行为提供了便利的条件。“黑客”的侵入可以将电子信息任意的去做修改导致非法篡改，很大的程度上损害了电子档案的真实安全性。

档案工程策略

（一）使用技术手段，让电子档案的真实有效性、原始特点、完整性、安全可靠性得到保障，提供其可靠性1.元资料和背景信息的合理采用。在将纸质文件转化成电子文件的时候，应该用一些技术措施将采集描述的电子文件结构内容背景信息以及过程管理中的元数据，作为验证电子文件真实性、完整性、原始性的重要依据。2.签署的技术。通过签署的技术可以保证其真实有效性，有两种：第一，数字签名。第二，光笔签名。光笔签名是签字使用者使用一种特定的光笔直接签字到输入板中，在银屏上会出现的一种“光迹”。3.信息的有效认证。在人们查阅使用这些电子档案的时候，特别重视的是这些电子信息在传输或者存储过程中文件是否没有漏洞，完整的，是否存在被人恶意修改或者改变的，然而信息认证可以帮助使用者打消这些顾虑。最为常用的办法为，先将这些电子文件信息分段加密进行认证。4.身份的有效验证。为了防止那些无关紧要的人随意的进入系统，就要对那些电子文件的相关用户进行验证身份。通过管理员的代码证来进行验证。最为常见的办法就是有一个“通行字”，代表其身份。“通行字”可以通过各种数字或者符号等来组合而成，只有计算机系统和该用户知道的“通行字”。5.防火墙。这是一个高端的技术，可以有效的控制非法入侵，在其他的网络和某个机构网络中间设定这样一个障碍，可以有效的制止其他的网络用户非法的进行访问，可以有效的阻止他们进入、也防止本系统网络信息被非法的输出。可以将防火墙的技术合理的实现，主要有数据包过滤、服务、应用网关等。6.防止写入的办法。现如今，很多的电子文件可以设定为“只读”的文件。这样的技术可以让其他的用户只能读取，不能做任何的修改或者是恶意的篡改。这样的存储办法，可以保证信息不被修改，保证了其原有资料的真实可靠性。7.备份工作。要将每个电子文件都要复制为三套左右，一套将提供人员的查阅，一套作为备用管理，最后一套可以进行异地的封存保管，可以保证不可抗力所导致的突发性事件的产生。例如：各个天灾人祸等的损坏。

（二）使用统一和通用文件格式在保存这些电子文件的时候，就要保证这些电子文件和计算机软件系统的永久兼容，将其电子文件格式保存为统一通用的形式，不仅仅可以被现在的系统兼容，也可以被未来的计算机操作系统软件兼容。

（三）对电子档案的文件结构及时更新当更新这些操作系统的时候，要保证这些电子文档的阅读性是长期的，不断的更新那些档案来确保软件支持性，并保证在这些电子档案的各项特点不变的基础上，更新档案的文件结构，以便适应这些新的环境，保证阅读的长期有效性。

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（一）认识缺位，档案管理重视程度不够

虽然干部人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有重要的法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。但在卫生系统的干部人事档案管理工作中，仍存在对档案管理工作重视程度不够的问题。领导干部不重视档案管理工作，人事档案工作不像其他工作那样容易取得成绩，很多人对干部人事档案管理工作认识存在误区，认为档案管理工作就是存放、装订、收发等一些机械性的、琐碎的工作，不是单位的主业，只要保管好、不丢失、不泄密就行。认识上的缺位导致一些卫生系统的单位领导不重视档案管理工作，没有真正把人事档案管理工作摆上重要工作已成，或存在着“说起来重要，做起来次要”等问题，导致档案工作长期处于被动应付的状态。

（二）管理混乱，档案管理制度不完善

一是管理制度不完善。早在1991年我国就出台了《干部档案工作条例》，制定了《干部档案管理工作细则》等相关规章制度，这些制度是干部人事档案管理的基础和依据，但随着社会的发展和科技的不断进步，传统的规章制度已经不能满足和适应新形势发展的需要。二是档案管理混乱。目前我国卫生系统对干部档案管理实行的是统一、集中管理，干部人事档案管理的权限主要集中在干部人事部门，干部档案管理的集中化与干部档案的分散化之间的矛盾大大影响了档案的有效管理。比如，关系干部的学历、学位等材料由院校出具，支撑评定材料由人事部门出具，表彰等材料由单位出具等等，档案材料十分分散。需要把不同部门、人员和时间形成的材料收集归档，涉及的部门多、人员杂，工作量很大。而我国实行的是”档随人走“的档案管理制度，干部档案随着干部的调动在不同单位、部门或地区之间变动，档案材料很容易出现断档，导致干部档案中材料出现不齐全、不完整等问题。

（三）技术落后，档案管理效率低下

随着网络、电子信息技术的不断进步，档案管理手段不断进步，一些卫生系统行政事业单位都配备了现代化的办公设备，但档案管理仍存在技术落后的问题。一方面，电脑设备、系统更新不及时，档案管理人员主要工作是简单的接收移交档案、编目立卷、查阅调卷、存出入库等，缺少扫描机、机读等先进技术，大部分单位的干部管理档案都采用手工收集、检索，档案管理数据库的建立和现代化信息技术相距甚远，严重影响了人事档案快速、准确、系统的利用。另一方面，档案管理对硬件有一定的要求，档案室的建设不规范，设备老旧，保管条件简陋，存在这潮湿、“六防”不到位等问题，容易引发档案的霉变、虫蛀等问题，不利于档案的收集和管理。

（四）观念陈旧，档案管理人员素质不高

干部人事档案管理人员素质的高低直接影响了档案管理工作的效率。卫生系统的干部人事档案管理队伍存在缺乏专业的档案管理知识，计算机和外语水平不高，文化程度不高，思想观念和管理水平跟不上社会发展的需要等问题。这些问题大大限制了档案管理工作的创新与发展。

2 完善卫生系统干部人事档案管理工作的对策

（一）提高认识，高度重视档案管理工作

加强卫生系统干部人事档案管理工作，必须首先从思想上提高重视程度，把人事档案管理放在加强卫生系统干部队伍建设的高度来认真、正确的对待，要摆在单位工作的重要位置，成立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行安排部署、检查指导、督促落实等，发现问题要及时解决，将问题消灭在萌芽状态。其次，要探索建立卫生系统干部人事档案管理绩效考核机制，对人事档案工作进行定性、定量的考核，采取分类、分级指导，动态管理，推动人事档案管理工作的制度化、规范化建设。

（二）明确主体，落实档案管理相关责任

卫生系统的档案管理工作要通过制定目标责任工作机制，明确主体，强化落实工作责任，来提高档案管理工作主动性和积极性。首先要落实好卫生系统单位领导的责任。单位领导要高度重视档案管理工作，为工作的开展提供良好的工作环境和保障。档案工作做的好不好，关键在于单位领导的认识水平和重视程度。其次，要落实好分管负责人的责任。干部人事档案工作需要单位全员共同提高档案意识，养成良好的档案收集归纳的习惯。作为分管负责人，对档案管理负直接指导的责任，要以身作则，率先垂范。再次，要落实好档案管理工作人员责任。管档人员对接收的材料，做到认真检查鉴别，发现材料残缺不全、内容不真实、手续不完备等，及时退还，并要求补办，经认真鉴别后再进行登记、归档。对收集的材料，鉴别后及时归档入卷，不长期积压。

（三）完善制度，提高档案管理工作水平

首先，要严格执行档案管理制度，实行规范化运作，坚决避免人事档案出现涂改、丢失等现象，严格落实操作要求，方便查阅。要严格按照相关规定，从严把关，切实提高档案管理的严肃性，强化保密意识，确保对档案管理工作情况、干部基本信息、数据严格保密，未经批准严禁对外公布；对所审核的档案和信息严格保密，严禁涂改档案，严禁无关人员翻看档案等。其次，要提高档案管理人员的素质。要安排责任心强、有职业道德、专业素质过硬的专职人员从事档案管理工作。要加强对档案管理人员的培训，重点培训档案管理的相关业务知识，提高业务水平。再次，要完善相关的规章制度。建立和完善卫生系统的《档案管理制度》、《档案资料保管制度》、《档案保密守则》等相关规章制度，使档案管理工作有章可循。

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中图分类号：G640 文献标识码：A 文章编号：1002-4107（2012）11-0047-02

高校档案是衡量学校管理水平、评估教育教学质量、评价科技成果、考核教职工的重要依据。目前高校档案管理随着科技的发展，已经广泛应用了计算机、互联网等先进信息技术和设备，逐步向现代化管理迈进。在这一过程中，物联网跃入人们的视野，引起多个领域的关注。对于繁琐而复杂的高校档案管理工作来说，发展和应用物联网技术是一个值得深入探讨的课题。

一、物联网以及智能化趋势

目前国内比较公认的物联网概念为：通过射频识别（RFID）、红外感应器、全球定位系统、激光扫描器等信息传感设备，按约定的协议，把任何物品与互联网相连接，进行信息交换和通信，以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理的一种网络概念。简单说，物联网将各种感知技术、现代网络技术和人工智能与自动化技术等进行聚合和集成应用，使人与物智能对话，或者说在人的指令下进行物与物对话，从而在“物―物”相连的基础上实现智能管理。

物联网是继移动通信网、互联网之后的人类第三次信息革命浪潮。继2009年国务院正式批准同意支持无锡建设国家传感网创新示范区（国家传感信息中心）以

来，我国各地对发展物联网给予重视，长三角、珠三角、京津唐等各地重点培育物联网产业。2010年1月5日，国家发改委委托中国工程院启动我国物联网发展战略规划的研究，对智能物流、智能电网、智能交通、智能家居等行业展开调研。目前，工信部已将物联网规划纳入到“十二五”专题规划，正在积极研究推进。因此，可以预见，这样一种物与物智能相连的方式会逐渐进入人们的生活，甚至在许多情况下取代人对物的机械操作。

二、物联网与高校档案管理

需要说明的是，在物联网时代，几乎万事万物都处于物联网的智能状态下，可以智能相通。这里讨论档案管理的物联网，实质是说物联网中关于高校档案管理的部分，讨论如何让高校档案管理赶上和紧随物联网热潮，早日实现智能化管理。

高校档案管理是一项极其繁琐的工作，从档案的收集、整理，到鉴定保管、著录，整个过程纷繁复杂。单从档案收集来看，一所高校每年在教学、科研、党政管理、外事、财务等方面都有大量的文字材料、图像、音频和实物，要将这数万件文档、材料、实物收集分类，其工作量是可想而知的，而目前高校档案管理工作虽然应用了计算机等较为先进的设备或技术，大大提高了工作效率，但绝大多数工作还是以人工为主，管理方式相对来说远远落后于实际需求。加上各种各样的需求，不同的档案查询、检索，使得以人工管理为主的整个档案管理工作更为繁杂和棘手。一种智能化、自动化的管理方式是档案管理长期以来的需求，物联网正是提供这种智能化系统的网络，同时也是一种基础设施。正像创造智能交通、智能能源、智能城市一样，发展和应用物联网构建“智能档案”是必要而且必需的，基于物联网实现高校档案管理智能化是高校档案管理的迫切要求。

事实上，物联网是抽象出来的概念，它的具体业务形态已经存在于我们的生活中，并且初步实现了智能化，如ZigBee路灯控制系统、智能交通系统（ITS）、上海浦东国际机场防入侵系统等。我们可以从现有的互联网及其他信息科技中找到物联网的基础，体察到基于物联网的高校档案管理智能化的前景。从2009年无锡国家传感信息中心试点以来，一个物联网大发展的社会环境和科技环境在中国迅速形成：国家发改委在物联网应用示范试点方面，科技部在863计划等重大专项方面，工业与信息化部在物联网的技术标准和产业政策引导方面出台了针对性宏观举措；2010年6月23日，工信部通信发展司司长张峰在上海“2010中国国际物联网大会”上表示，物联网被正式列为国家重点发展的五大战略性新兴产业之一，将成为全球信息通信行业的万亿元级新兴产业，到2020年之前，全球接入物联网的终端将达到500亿个；在政府的重视与大力推动下，信息产业商家首先在物联网建设上倾注精力，中国移动、中国联通等与政府协议合作，在传感器技术、传感网络技术等方面推进建设；清华大学、北京邮电大学、东南大学等高校研究机构也成立了传感网研究中心；上海、北京等城市也相继成立了一系列颇具规模的物联网中心，将物联网作为一大产业全力推进，在物联网器件、芯片、材料、软件、服务等方面逐渐起步；传感系统和3G技术快速发展……借此之势，“智能档案”的物联网建设：一方面有社会环境，另一方面有科技基础，将物联网在信息产业的成果转接到档案管理中是完全有可能的，是可行的。因此，物联网是高校档案管理工作智能化建设的一大契机。

三、基于物联网的高校档案管理智能系统构建

（一）基于物联网的高校档案管理智能系统

高校档案管理物联网是一个基于物联网的高校档案管理智能系统，是利用各种感知技术获取档案信息，通过数据分析技术自动对这些信息进行鉴定、分类，并使之得到有效利用。可见，这一智能系统的基础是档案智能识别子系统、档案保存子系统、档案查询子系统，除此之外，还有系统维护和安全保证两部分。档案智能识别系统能够自动扫描出需要存盘的文件，并赋予这些文件统一的电子标识；借助M2M的联网通信技术，这些文件的电子标识会传送到数据子系统中进行分析，根据上一环节电子标识的区别而分类出不同的档案，并得出保存建议；在人工协助作出相应保存处理后，系统将保存处理数据和前期整理有效数据提取到查询子系统中，满足档案查询者的多种查询需求。在这个系统中，档案管理工作是由各个相互关联的子系统自动完成的，人只是做辅工作，或采纳与不采纳系统建议的决定工作。这样，通过机器与机器之间的信息交换和联通，档案管理的各环节工作在人脑之外自动关联起来，按照人预设的命令一步一步进行下去，并自动进行系统维护，提供安全保证。这就是基于物联网实现高校档案管理智能化的目标――智能档案。在智能档案的“照应”下，繁琐的高校档案管理工作不再牵制更多的人手，管理效率得到有力的提高，甚至可以做到随时从各个部门收集有保存价值的材料、档案，随时为各个部门提供“万能”的档案查询，为高校的其他各项工作做好“后勤”工作。

（二）高校档案管理物联网构建的难点和关键点

这样一个“全自动”物联网系统，从目前高校档案管理的基础来看，难点在于资金和技术。从某种意义来看，物联网是一项重要的国家战略，一项波及全社会的庞大工程，充足的资金保障是这一工程往下推进的基础。尤其是对高校档案管理来说，部分高校对档案管理工作还未给予足够的重视，多数高校档案馆在资金上存在着或多或少的困难，从而将档案管理工作局限在日常的人工材料保管上。物联网技术属于新兴科技，需要相对先进的机器设备，也有无数的技术难题有待探索和攻克，高精尖人才的培养和挖掘，这些作为前期投入，都需要强大的资金保证，这对于当前绝大多数的高校档案馆来说都是难点。

在保证资金的基础上，实现智能档案还面临技术难题。目前档案管理还处于人工主导的状况，谈物联网技术还言之过早，档案管理的自动化往往局限在自动化办公、电子档案管理上，要将档案管理推进到物联网时代，技术是瓶颈。在四大关键技术中，卫星定位技术和网络传输技术相对已较为成熟，商业化程度比较高，但RFID和传感器技术作为物联网业务的前提和基础，其核心领域尚未全面进入产业化。一方面，要实现智能档案，就要将这些相对成熟的物联网技术与档案管理对接、融合，使之为档案管理所用；另一方面，要着眼于新的物联网技术，研究和提高相对薄弱的技术，力图抢占物联网的产业化先机，使其在档案管理上大有作为。

（三）高校档案管理物联网构建的目标

简单说，智能档案系统的目标就是智能化，具体来讲，包括：实现档案物标识方法的一致性，档案流程管理的全自动，多种档案管理的一体化。

将可能成为档案的物品、材料都赋予一致标识方法的电子标签，就能让档案馆像超级市场扫商品条形码一样采录档案信息，是档案信息后期处理的前提。当然，这样的标识方法是需要高端技术支持的，仍需深入研究。将这些采集的档案信息传送到档案流程管理的软件中，这样的档案管理软件已出现在市场上，并且不少档案馆已应用这种软件管理。在这些软件的基础上，可以逐步实现对档案的自动分类、自动保存、智能动态调控和利用。这样，不管是电子档案、实物档案，还是纸质档案也将更合理地融入到同一管理系统中，科学地分类保存，提供更便捷和准确的查阅服务。这是高校档案管理物联网构建的目标，也是“智能档案”的方向。

有了资金和技术的支持，把握好物联网建设的关键点，集中力量重点突破，才能构建起高校档案管理的智能系统。乘着物联网建设之热潮，发展档案的信息化、自动化，繁琐的高校档案管理工作才会变得简单而高效，“智能档案”的前景指日可待。

参考文献：

[1]王炳辉.构建可运营可管理的物联网[J].信息通信技术，2010，（2）.

篇12

［关键词］

转型时期；地方高校成人教育；档案管理

1转型时期地方高校成人教育档案管理面临的新形势与新要求

在科技技术广泛运用的今天，各行业领域发展日新月异，但同时面临社会发展资源瓶颈、环境约束、人才资金困境，行业领域发展面临新的要求，需要克服新形势的挑战，做好总体布局。对于地方高校的成人教育而言，档案管理工作在转型时期面临着严峻的新形势和新要求。

1.1档案管理内容更加复杂多样

对于地方高校而言，成人教育的档案管理工作涉及的内容越发复杂，转型时期衍生的新的档案管理工作，给长期使用的档案管理工作提出了更高的要求和挑战。转型时期，地方高校成人教育档案管理内容将涵盖更加复杂多样的内容，既包括传统的学籍档案管理、考务档案管理，还将需要对学科建设和相关实验室建设的档案管理、日常课堂教学的材料档案管理纳入进来，既记录接受成人教育学生的学籍信息，还记录学生考试、课堂学习和学校硬件实验室建设等档案信息［1］。

1.2档案管理材料来源更加多元

在地方高校不断创新成人教育模式的带动下，成人教育所涉及的档案管理信息来源就越发丰富，因此转型时期，地方高校成人教育档案管理材料来源将更加丰富［2］。从来源来看，一是文书档案资料，来源有相关教育主管部门的法规政策，地方高校开展成人教育的规章制度，成人教育学生的学籍资料，教务教学计划、教材等，毕业学生档案等等；二是电子档案资料，在电子信息技术广泛应用到档案管理后，地方高校成人教育的档案管理资料也包括了电子档案资料，包括学生电子档案学籍信息等。

1.3档案优化管理难点多

在电子信息技术的广泛应用带动下，地方高校成人教育档案管理工作的信息化程度逐步提高，在工作效率、工作质量上都有明显的提升，但是总的来看，实现更高水平的档案管理，仍然面临众多的难题。这些难点的存在阻碍了地方高校高效地开展成人教育档案管理工作，也满足不了日益扩大的档案管理需求，是必须高度重视，并加以改善的［3］。

2地方高校成人教育档案管理现状

在成人教育普及率逐步提高的大背景下，地方高校广泛开展成人教育工作，为社会输送了数量庞大的人才队伍，提供了成人接受教育的机会和平台。为了更好的提高地方成人教育工作的质量，做好成人教育的档案管理奠定了坚实的基础。总的来看，当前地方高校开展成人教育档案管理工作现状如下：

2.1管理分散、利用率低

在很多地方高校，进行成人教育的档案管理，管理十分分散，行政部门中，多头管理的现象十分普遍，比如一些地方高校的成教处、学生处，乃至院系教务处都在旅行成人教育的档案管理职能，经常有重复管、漏管的现象出现，再加上各职能部门之间的信息交流不畅通，让一些成人学生的档案信息无法及时的形成系统资料［4］。另外，当前地方高校所形成的成人教育档案相关资料的利用率普遍偏低，不达70%的率用率是对档案管理工作成果的不利。

2.2规范化、信息化程度偏低

在很多地方高校，进行成人教育的档案管理工作，遵循的是学校档案管理规章制度、国家档案管理法律法规，并没有针对成人教育的特殊性设立单独的档案管理制度，因此在很多情况下，成人教育的档案管理更容易失序，从而造成档案信息的流失、管理纰漏［5］。

3转型时期地方高校成人教育档案优化管理对策措施

成人教育是为成人提供继续学习机会的重要平台，各地方高校将继续扩大成人教育范围，开设更多的符合社会发展需求的成人教育专业，越来越多的成人将到地方高校中接受成人教育，因此未来成人教育的档案管理工作量将更大、涉及范围也将更广，必须在优化档案管理上采取特定的对策措施。

3.1创新档案管理模式

要应对当前地方高校中，成人教育档案管理的分散形式，首先要在职能部门设置上进行强化，避免当前多头管理的现象出现，一方面要在成人教育学院设置专门的档案管理岗位，形成专人专岗，避免档案管理的漏管、重复管，另一方面要形成成人教育档案的动态管理，需要在学生接受学习的长时间内，对所有档案进行动态管理；其次提高档案的使用效率，提供更加方便的档案查询和使用途径，供学生、企业查询。

3.2提高规范化和信息化程度

提高地方高校的成人教育档案管理的规范化程度，就是要从规章制度上进行规范，一方面国家行政管理部门，要针对成人教育的特殊性，从档案管理的角度制定法律法规，供地方高校实际操作参考，另一方面各地方高校需要针对学校开展成人教育的特色，在学校规章制度中体现成人教育的档案管理制度。

3.3加强对档案管理的重视

管理层对地方高校成人教育档案管理工作的不重视，是造成现状困境的直接原因，因此要加强对地方高校成人教育档案管理的重视，是缓解困难、进行优化的重要前提。首先是要不断的提高对地方高校成人教育档案管理的重视意识，从思想上正视成人教育档案管理，从行动上制定成人教育档案管理的相应制度，从模式上进行不断的创新突破；其次要不断加大对成人教育档案管理专项经费的投入，要进行设备的更新、专业系统的开发、人才的引进、制度的创新，是要有更多的专项经费为保障基础的，因此教育局要设立专项经费，供专家团队进行系统研究，从而保障地方高校成人教育档案管理的能力和水平。

作者：林晓 单位：贺州学院

主要参考文献