财务档案管理规范范文

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中图分类号：F23 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）02-0-01

随着电信行业实施省级公司财务集中管理，会计档案管理需进行相应规范。因此，对会计档案管理，包括适用范围和管理对象，职责分工，整理和装订要求，保管、借阅、移交管理等规范进行探析。

一、适用范围和管理对象

1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、其他凭证。

2.会计账簿类：明细账，日记账，其他会计账薄。

3.财务报告类：月度、半年、年度财务报告(包括全套会计报表、附表、附注及文字说明，各类审计评估报告，财务情况说明书)、其他财务报告。

4.其他类：年终结转资料，会计科目和建账资料，评估资料，银行存款余额调节表，银行对账单，纳税申报及相关税务批复资料，对账资料及差异处理报告，预算资料，工作移交清册，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等其他作为会计资料保存的资料。

二、档案管理职责

财务部负责纸质会计档案归档前的统一管理。具体职责为：负责制定和完善会计档案管理办法，负责记帐凭证的打印及与原始凭证的匹配，负责会计档案的装订、保管与安全，负责向公司档案部门统一归档，负责接口审计档案及其它部门的调阅需求。

三、会计档案整理及装订

1.会计凭证整理和装订

会计凭证整理的前提是档案管理人员接到完整的会计凭证档案(会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单)。

(1)档案管理人员将从票据稽核人员处接收到的原始票据、发送清单与电子影像进行三者核对一致后，将与之对应的会计凭证打印，形成一套完整的纸质会计凭证档案（会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单）后，按照单位、月份、凭证号等由小到大的顺序在档案架上进行分类摆放。(2)整理过程中需对凭证进行手工调整，凭证及其附件均应按A4纸纵向叠放，避开凭证装订线，避免需要翻阅的内容被装订导致凭证无法查阅的现象，尽量将有效字迹或有效附件避开以免装订在装订线以内。(3)档案管理人员将电子清单按凭证类型顺序从系统中打印出，清单需包括年度、公司代码、记账日期、凭证类型、凭证编号、抬头文本、用户名称等要素。(4)档案管理人员根据清单将凭证顺序整理并分册，注意上一册尾号与下一册尾号的接续，每册的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票据厚度超过3.0公分的会计凭证必须分多册装订，但不得与其他会计凭证混装。

2.会计账簿整理和装订

(1)财务部档案管理人员对全省会计账簿进行打印，并将打印完毕的账簿分类摆放。(2)将已按顺序排列的账簿根据页码按每本200页进行装订，日记账、明细账不可混装。装订后在会计账簿上附封面，注明账簿性质，分册序号，账簿所属主体等信息。

3.会计报表整理和装订

(1)会计档案管理人员从报表会计处接收已加盖公章、法人章、财务负责人章的会计报表。会计档案管理人员将报表按报表封面、会计报表编制说明、资产负债表、损益表、现金流量表、报表附注的顺序整理好。(2)装订后在会计报表上附封面，并注明报表所属期间、主体等信息。

4.其他档案整理和装订

(1)银行存款余额调节表，银行对账单，审计评估报告，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等档案整理会计档案需整理至统一规格。接收前已装订成册的其他档案，会计档案管理人员整理登记后直接归档，其他会计档案需整理为和会计账簿统一规格。(2)其他档案装订细则同“会计凭证装订”。装订后在档案上附封面，并注明档案名称、所属期间、保管人等信息。(3)将其他档案成品上架归档并在系统中触发归档事项，同时电子文档形式制作档案保管清册。

四、会计档案保管

1.会计档案保管时间规定

计凭证由财务部统一整理保管。会计档案管理人员对年度终了后会计档案进行一年的保管工作，期满后向公司档案管理部门进行移交。

2.会计档案保管要

(1)建立专门的纸质会计档案库，作为纸质会计档案的存放地点。(2)会计档案室应保持通风、透光，并有适当的查阅空间。(3)会计档案库房内严禁堆放易燃易爆物品或其他带有火灾隐患的物品。(4)非档案管理人员不得进入档案库房。档案管理员离开档案库房时要将门锁好，档案室的钥匙仅档案员配备，其他人员不得私自配备钥匙。(5)所有纸质会计档案以盒为基本保管单位，装盒上架，档案册封面应加盖财务专用章。档案需在固定划分的区域上架摆放，并按照年份、类型和凭证号排列整齐。

五、会计档案借阅

1.会计档案借阅适用于在财务部保管的会计档案。

2.会计凭证借阅主要用于公司内部审计、外部审计及相关检查。

3.如需特殊原因需外借档案，外借时间原则上不能超过15天，如超过规定时间需要再次办理借阅手续。

4.档案管理人员对于取出调阅的会计档案在借阅人归还后需及时放回原处同时在系统中触发档案的归还事项。

5.公司内部员工借阅会计报表需经部门领导、财务部领导审批同意。

6.严禁借阅人员在会计档案上涂画、拆封和抽换等。档案管理员应对借阅归还的档案进行检查有无毁损、涂画、拆封和抽换等情况。

六、会计档案移交

当年形成的会计档案，在年度终了后，由会计档案管理人员保管一年，期满向公司档案部门移交，同时编制移交清册一式两份，交接双方清点无误后，双方领导和经办人在移交清册上签字盖章，各存一份。移交档案部门的会计档案，应以盒为基本单位，档案盒封脊面要准确填写年度、月份、单位、种类、会计处理号、保管期限、档案卷号(红印章填写)。

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职业院校的财务档案管理包括了院校财务开支的全部活动资料，是整个财务工作的具体反映和写照。因此，高校的财务档案保存可以作为日后研究院校财务状况的重要凭证，对日后工作人员找寻资料也提供了方便的途径，大大促进了高校的经济管理。对于有些财务管理中的问题分析，院校财务档案中的资料可以作为重要的参考，为事件处理提供可靠地数据资料，节省工作时间，提高效率。还有一些财务分析的工作，需要使用之前的财务档案，此时数据保存完善的档案就会发挥重要作用。

对于职业技术学院的财务开支，难以避免会有些问题的出现，挪用公款、支出不合理都是很可能出现的，为了避免这种情况的发生，加强职业技术学院的财务管理也是一种有效的途径。对财务开支情况进行记录，能有效的减少不正常财务开支情况的发生，从而加强职业院校的经济管理。

通过分析职业高校的财务档案还可以为工作人员工作质量的评定提供参考，在分析过程中，院校财务支出的具体情况都会体现出来，对于各项支出和领导者的决策是否合理，都能够很明显的体现出来。而且，职业技术学院通过建立完善的财务档案管理体系，对于管理过程中的不足和缺陷都能及时发现，并且得到解决，促进财务管理的科学化、完善化。

在职业技术学院教学过程中，一些与经济管理相关的专业，都需要大量的实践和案例，与理论教学相结合，促进教学工作的提高。而本职业院校的财务档案刚好可以作为教学的参考和依据，将实际引用到教学过程中，既为教学提供了大量的真实案例，又促进学生的能力提高，一举两得。

二、目前职业院校财务档案管理中存在的问题

（一）对财务档案管理重要性意识不够

通过之前简述，可知对职业技术学校来说，财务档案管理有着重要的地位和作用。但是在大多数职业院校中，对财务档案管理的重视性都不高，一般只重视财务工作的开展，对于具体的证明、数据并不重视，只要求有简单的证明就可以了，并没有将档案管理工作落实到位。在之后的数据、资料整理过程中，大都只使用了财务工作中的简单数据，并没有将整个过程的数据收集完整，导致即使档案管理工作开展落实后，整个资料档案都并不完整，达不到预期的效果。

对档案管理工作的重视不够，从根本上来说，是由于领导者的重视不够，在职业技术学院中，主要原因就是由于学校管理者对于档案管理工作的重视不够。由于管理者不重视该工作的开展落实，所以具体的工作人员更难以将管理工作很好的落实到位。在初期的财务开支证明时就缺乏统一的规范要求，在之后收集资料时，数据也就难以完善。

（二）财务档案管理工作不够规范

相关工作人员缺乏专业的知识技能是造成档案管理工作不规范的主要原因之一。对于财务档案管理工作，没有统一的要求，不同的工作人员有不同的处理方法，造成档案管理工作的秩序混乱，影响档案管理工作的质量。其次，职业技术学院中没有设置专门的档案管理机构，很少有专门负责财务档案管理的工作人员，大都是由其他职能的工作人员，更容易造成管理工作中的不完善问题。而有些职业院校中，虽然有专门的管理机构，但是由于各部分之间的权责划分不明确，并且缺乏专业的知识技能培训，难以对管理工作统一约束。除此之外，资源配置情况也是影响职业技术学院财务管理工作的重要原因，没有具体的档案存放地点，信息数据没有具体的收集、保存途径，即使工作人员有较好的职业素养，也难以将工作规范完善。

（三）缺乏统一的要求和标准

我国高校的财务管理工作发展较晚，目前还没有统一的规范标准，所以职业技术学院在财务档案管理工作中更是难以达到预期要求，将财务档案管理的有益作用完全发挥出来。有部分职业技术院校虽然对财务档案管理制定有一定的要求，但是都只在小范围或者自己学校里实行，并没有扩展到整个行业，没有形成有规范的行业标准。

三、规范职业技术学院财务档案管理

（一）加强职业技术学院财务档案管理的意识

出于财务档案管理的重要性，和目前职业技术学院财务档案管理的意识不强，要重点落实增强职业技术学院对此管理的意识。职业院校要在充分意识到财务档案管理的重要性的前提下，改变之前对财务支出证明和资料收集的不重视情况，致力于完善院校财务档案管理体系。先从领导者抓起，引导院系领导者认识财务档案管理对学校财务支出和日后工作的重要性，建立注重学校财务档案管理的意识。在学校领导者的带领下，增强管理工作人员的重视，从而保证学校财务档案管理工作的重视程度提高和工作的落实，促进职业技术学院的财务开支科学化，促进职业技术学院的经济管理水平提高。

（二）提高管理人员的专业素养

专业的管理人员不仅能提高财务档案管理的效率，而且还能保证工作开展的有序和质量，因此，提高职业技术学院的管理人员具有重要意义。财务档案管理不是单纯的一项管理工作，对于工作者还有一定的专业要求，才能保证工作的高效率和高质量。对于从事财务档案管理的人员应定期的进行技能培训，保证管理人员的专业能力，同时将要求和标准及时传授给工作人员及时落实到工作中。对于提出要求的落实情况对管理人员进行考核，保证财务档案管理的工作人员的专业素养达到标准，保证财务档案管理能随着发展不断进步。

（三）健全院校档案管理制度

每个职业技术学院，要设立专门的财务档案管理机制，促进财务档案管理体系的完善。对于财务档案管理的支出证明，规定要有详细的数据说明，既是为了之后档案收集的便利，也是为了保证职业技术学院的财务支出合理，避免财务问题的出现。在之后的数据收集阶段，要将各种资料收集完善，保证数据的真实性。职业学院在建立管理机制的前提下，对于各部门的分工，也要划分明确，将各个阶段的具体工作划分到部门或者人员，保证每项工作都有专业的负责人。除此之外，对于财务档案管理过程中需要的资源也要配置到位，档案存放需要的空间、信息处理需要的计算机等其他资源，都要满足工作人员的需要。将各部分都要落实完善，保证整个职业技术学院的财务档案管理制度完善，促进财务档案管理工作的正常运行。

（四）提高财务档案管理的信息化

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中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1004-5937（2014）09-0123-02

会计法是以处理会计事务的各种经济关系为对象。以此为核心，各级会计组织需对各类社会组织的经济活动和财务收支进行分析、检查等经济管理活动。高校作为立国之本的教育服务业，需加强贯彻十精神，切实有效履行国家赋予的重要社会责任，评价高校社会责任履行的效果，会计监督必不可少，会计档案管理作为这项工作的重要依据，亦显得尤为重要。

一、会计档案真实是推进法制化管理的基础

任何一个经济组织和团体都离不开经济活动和经济责任的考核，而会计系统是这一历史使命的直接承担者，会计系统加工形成的报表的信息资料将成为重要的历史档案资料留作高校运营管理等重要历史事件核查的重要依据，而会计资料档案的真实性、完整性和可靠性是重要基础。

（一）会计档案质量决定了高校的考核质量

会计资料是高校会计档案的重要构成部分，而会计资料一般是指高校会计人员根据法定程序加工而成的会计信息。这些会计资料为报表使用者展现了高校的财务状况和各项预算资金运用的合规性。现代社会中，高校会计信息的使用者已延伸至各层级的政府主管部门与监管机构，直接影响国家宏观经济调控与教育体制改革与发展秩序。高校运营管理是否践行了法制化轨道，在其会计档案中必将有明确体现，是上级机关事后考评的依据。低质量的会计资料不可能作出客观、高质量的高校绩效考核。

（二）会计档案质量提供了教育产业反腐的利器

会计的基本职能是通过核算行使财务监督职能，需以高校实际发生的经济业务为对象，以真实完整的会计资料档案为依据，对高校的经济业务事项进行的检查与控制，实现内部监督职能，并为外部监督机构提供真实的高校会计资料进行检查鉴定，以便对高校运营管理与会计管理的评价。近年来高校搬迁及其他基建工作中查处出来的腐败案件，以及违规挪用教学科研经费等贪污案件，无一不是从会计档案中找出端倪，无一不需要会计资料作为有力证据。

（三）会计档案合规管理实现了管理手段的提升

我国《会计法》在立法宗旨和修订内容上，均对确保会计资料质量、规范会计管理作出了明确的法律要求，表明《会计法》的根本任务就是规范会计活动，力求会计资料完整可靠，为提高高校运营管理和财务管理效率及稳定财经秩序保驾护航。会计电算化系统的广泛运用，在一定程度上也杜绝了手工账务处理的随意行为，对业务流程进行了规范。为此，电子会计档案的管理也显得尤为重要。

二、会计档案管理的局限与挑战

会计资料档案的真实完整性高度依赖于信息加工处理过程的可靠性，挑战会计档案资料真实性的主要影响因素包括会计制度体系的科学性、内控体系的严密性和技术支持平台的安全性。

（一）会计制度规范体系仍不够细致

当前体现国家宏观调控政策意图与市场管理目标的高校会计管理体制还处于改革调整过程中，所执行的会计制度相对企业会计准则的资产组等概念而言完备性不足，对于高校自行采购的零星设备核算并未强制要求按项目进行归类核算，各高校容易从自身利益出发在法律框架范围内偏离法规主旨来谋求套取预算收入等的局部利益，通过将同一个较大项目的采购活动规避在政府统一采购系统之外，化整为零，让事后监督无法将业务的真实面貌还原，给监管带来一定困难。在一定程度上诱发了会计资料造假，导致留存的会计档案可靠性和完整性不足。而电算化手段引入会计工作之后，高校在修订自身会计档案管理制度等方面不够及时，会计电算化档案保管只注重数据的保管而忽视数据环境（软件系统和硬件环境）的管理，甚至因疏于管理导致会计档案的自然损坏甚至人为破坏，形成会计资料信息失真的潜在风险。

（二）利益驱动导致造假，内控措施不到位

当前市场上销售的企业会计电算化软件在基本界面上能够防范操作人员的舞弊行为，但出于特殊需要的高校部分会计管理软件，则可能通过自行开发实现，虽然操作界面并不出现后台数据管理窗口，但可通过快捷组合热键开启这类隐藏数据管理窗口。部分高校管理者出于自身利益的考虑，试图利用电算化会计系的隐藏数据管理窗口来操纵谋求局部利益，试图给小集体带来额外的经济收益，被修改过的会计系统所披露的会计信息体现了其自身利益最优的结果，不能反映高校预算执行的实际效果，属于有动机地操纵会计系统生成了虚假信息，降低了会计资料档案的真实性和可靠性。

（三）会计支持系统的安全性仍留隐患

随着现代信息技术越来越多地渗透到人们工作与生活的方方面面，各高校已经推行了会计电算化核算管理，使得防控会计舞弊更为隐蔽，查处难度被加大，会计档案真实性受到挑战。除了一些单机版会计电算化软件会隐藏快捷热键开启的数据管理窗口可供隐蔽修改业务数据外，基于自建服务器使用的网络环境下会计电算化系统，也可以与软件提供商的售后服务人员通过软件维护途径直接在服务器上篡改相关数据，操作手段更为隐蔽，这些行为的专门立法尚未引起重视。此外，基于网络的会计电算化信息系统还存在着诸多安全隐患，网络数据库的开放性，易被病毒攻击等不利因素依然存在。若不强化系统控制，电算化会计带来的危害和损失将远高于手工会计系统。

三、多角度创新会计档案管理模式

会计档案管理的日趋规范是一项系统工程，需要高校管理层高度重视，并有效做好管理制度建设、管理技术手段升级和从业人员同步提升等有效的配套管理工作方能显示出成效。

（一）制度建设上实施统一领导下的分级管理

要紧紧围绕国家财政部及档案局在2011年联合下发的会计档案的管理办法征求意见稿开展档案管理工作，建立统一而明确的会计档案管理工作制度，即会计档案管理需实行统一领导、分级管理的模式。建议进一步细化、同级财政部分作为统一领导主体，将高校电算化条件下的会计档案管理实行权限分离，软件的正常核算操作由高校自行管理，而数据的后台维护则由上级主管部门统一采购和付费，一旦发现协助高校违规篡改数据行为，将解除服务合同，并向公安机关报案，加大其违规成本。

（二）技术手段上采用未来通用的报表格式

会计文件和相关法规等文档资料的保存通常需要用专门的会计软件来处理。我国正着手开始采用XBRL（eXtensible Business Reporting Language，可扩展商业报告语言）各项准备和试运行工作。这一技术基于互联网传递数据，避免数据服务器存在于高校本地，可统一建立在同级或上级财政管理部门，杜绝后台进入服务器修改数据库的可能。同时，采用这一独立而开放的国际标准语言后，可对信息进行分类并加上标签，就使得这些信息在经济组织内部和外部能够更加方便有效地对财务信息进行自动搜寻与使用。随着会计报告范围的延伸，也能促使改变当前单一的通用财务报告模式转向更丰富多样的交互财务报告模式，为会计信息需求者更加高效利用会计资料档案提供便利。

（三）从业准入上持续提高档案从业人员职业素质

要实现会计档案管理工作的连续性和有效性，会计档案管理人员不仅需具备优秀的职业道德素质，也要具备一定的会计从业知识，对会计基本流程和要素具有职业敏感性。不能把会计档案管理当成普通图书管理员的角色，不仅要在岗位准入上和工作中能切实坚持履行职责，遵守各项法规，模范履行会计档案管理工作中的各项规章制度，保持廉洁与公正，还要加强对审计业务、计算机、网络安全、会计电算化等信息技术的学习与培训，加大档案管理者对前台财务核算人员的后期监督与约束作用。

【参考文献】

[1] 财政部，国家档案局.会计档案管理办法（财会字〔1998〕32号），1998（8）.

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二、财务档案管理工作效率提升的主要举措

1.加强财务档案管理工作的理性认知

第一，财务档案管理认知水平的提高需要进行综合方面的宣传与引导，企事业单位中应当积极开展针对财务档案管理工作重要性的学习与探讨，对财务档案管理的有效利用以及再利用问题进行深入探讨和分析，使企事业单位的领导与管理者充分认识到财务档案管理的重要意义。企事业单位的领导者们也应当发挥主观能动性，进行积极的学习，自觉接受财务档案管理问题方面的学习。第二，财务档案管理工作具有重要意义。相关的企事业单位管理工作应当充分分清主次，相关部门也应当充分创造条件配合财务档案管理工作的开展，实现部门之间的资源共享与合作，只有这样才能真正地提高企事业单位管理工作效率。

2.实现财务档案管理部门的专业技术水平与能力提升

企事业单位的档案管理人员应当适时开展专业技能与综合素质方面的培训与指导，目的是为了促进财务档案管理工作的效率提升。在进行培训的过程中，应当形成奖励机制，对从事该项工作业务能力突出和综合素质较高的员工进行奖励，激发员工的工作热情。相应的监督管理的开展能够提高其档案管理工作的合理性，尽量减少疏忽，提高财务档案管理水平，提高档案的可利用价值。

3.财务档案管理机构建设充分加强

在进行企事业单位财务档案管理工作过程中，应当不断完善财务档案管理机构建设。档案管理工作涉及到的信息量非常大，只有形成合理的工作思路，建立相应的机构环节才能真正做到管理效能提升。

4.财务档案管理工作的信息化管理

企事业单位进行财务档案管理的过程中应当注重档案管理工作的信息化、现代化建设，实现档案管理的电算化系统建设，只有这样才能真正做到财务管理数据构件信息化，并实现高效的信息建设。加强库房建设也是确保财务档案管理的有效性的关键，企事业单位需要考虑到财务档案存档所需要的基本条件，建设其能够支持不同类型档案存储的库房，纸质财务档案需要管理人员加强对库房干燥度和通风工作的重视，而移动硬盘等技术型数据存储设备要求企事业单位加强对其的技术管理。