电子档案的概念范文

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篇1

在对“数字档案馆”的概念进行设计之前,有一些观点要事先向大家阐明,以确保我们能站在相同的视角审视数字档案馆。

档案是档案实践得以存在的物质基础，档案理论与实践都随其变化而变化。在2003年，天津师范大学档案学系刘新安教授提出了“档案物质实体双重构成”的思想，他认为“档案物质实体双重构成是档案物质实体构成的一种形态，是一种由‘文件实体集合’和‘档案历史联系的记录’两种物质构成的形态”。②而档案实践的对象是档案，当档案物质实体出现了双重构成的形态后，“档案的形成”也相应地被分解为两项实践，一项是形成“文件实体的集合”，另一项是形成“档案历史联系的记录”，而只有形成了这两种物质，我们才能将它们整合为档案。

虽然这两项档案实践的目的都是为了形成构成档案的物质，但就实践的对象和性质而言，“文件实体的集合”与“档案历史联系的记录”的形成是两类不同性质的档案实践。“文件实体集合”的形成属于以“文件实体”为对象的档案实践，而“档案历史联系的记录”的形成则属于以“档案历史联系的信息”为对象的档案实践。“文件实体集合”的形成属于“档案实体管理”，而“档案历史联系的记录”的形成属于“档案信息整理”。这样在“档案物质实体双重构成”出现之后，档案实践就从传统的一元档案实践，演变为“档案实体管理”和“档案信息整理”二元构成的档案实践。③

基于“二元档案实践”理论的形成，我们可以站在现代档案学理论的角度重新审视和设计数字档案馆的概念。

数字档案馆的概念设计

业内人士在讨论数字档案馆概念的时候，大多是关注传统档案馆、电子档案馆、虚拟档案馆、数字化档案馆等概念的比较和区别。笔者认为，在建设数字档案馆之前，很有必要对数字档案馆内部结构进行细致和深入的分析，以便清晰、准确地把握概念本身的内涵，有效地开展工作。

“概念设计”是一个在现代设计领域使用颇多的词语，被广泛地用于产品设计、建筑设计甚至城市规划设计之中。“概念设计”，可以归纳为一种以形象进行设计描述，设计构想不拘泥于具体的设计形式；它企图凭借新观念和新构想，进行一种理想化的设计描述，以求在其中诞生新的设计类型。“概念设计”对未来的科技发展和人们的生活方式进行合理预测，最终形成概念产品。概念产品的存在形式可以是三维实物，也可以是虚拟的电子模型或其他形式。 “概念设计”被看做是实施全新设计之前的理论思考和理论形态的设计，尽管也许会有技术实现上的难度或者缺陷，但其本身已经是一个完整的设计形态了。④

（一）数字档案馆概念设计图

如图所示，数字档案馆首先是一个实体档案馆，也就是说数字档案馆是以单个档案馆为概念主体和行为主体，它是档案馆实体的一种新形态。⑤数字档案馆是由两个实体子系统构成的，即文件实体集合系统和档案历史联系的记录系统。

（二）文件实体集合系统

此系统由两种不同载体形式的文件实体集合系统组成，即纸质文件实体集合子系统和电子文件实体集合子系统。

1. 纸质文件实体集合子系统

它是指传统档案馆中原有馆藏的纸质档案。这些纸质档案保持着进馆时的整理顺序和库房保存位置,保存这些纸质文件的根本目的是为了保证档案的凭证作用。在计算机技术普遍应用的条件下，为了提高档案用户利用档案信息的几率，档案工作人员会对这些纸质文件进行数字化。而这一过程生成的数字化文件不是当时社会实践下生成并遗留的真正文件，因此不能作为当时社会实践的实物凭证，尤其是在数字档案目前还不具备法律凭证效率的情况下，保留纸质文件的实体集合显得尤为重要。

2. 电子文件实体集合子系统

随着信息技术的发展，各单位为提高工作效率产生了大量的电子文件。在计算机条件下，可以采用多种方式将电子文件集合在一起，比如存放在硬盘、软盘、光盘等载体上，形成电子文件实体集合子系统。

在电子文件实体集合子系统中，电子文件“实体”在硬盘上的物理存储方式遵循着计算机自身固定的逻辑和算法。具体地说，计算机在确定电子文件“实体”存储位置时，会考虑到文件的存取速度、存储空间的有效利用等问题，因此人们很难判断一份电子文件“实体”在计算机中的物理存储位置，相应地也就失去了对电子文件“实体”进行排列的权力。此时的“电子文件实体集合”如同一堆未经过整理的散乱的纸质文件，显然人们很难从这样的“文件实体集合”中解读出电子文件之间的历史联系。而文件之间一旦失去了这种内在联系，将不能称之为档案，为了体现档案学基础理论中最为重要的历史联系，必须建立一个“档案历史联系的记录系统”来专门固化、记录电子文件之间的历史联系，从而使档案用户通过一份份有序的电子文件解读出他想要了解的那段历史。

(三) 档案历史联系的记录系统

档案历史联系的记录系统是专门记录电子文件之间历史联系的系统，它是由无数“档案历史联系的记录”组成的。“档案历史联系的记录”也是一个电子文件，在这个电子文件中记载着一组具有历史联系的电子文件的代码。打开“档案历史联系的记录”，我们看不到电子文件的具体内容，只能通过这组代码获悉哪些电子文件是具有关联的，这就像我们不可能从“档案目录”中看见文件的具体内容一样。当档案用户提出查询档案信息的需求时，档案工作者将首先通过“档案历史联系的记录系统”从历史的角度检索出具有关联的文件代码，再通过“文件实体集合系统”去查找档案的具体内容。

档案历史联系记录系统的出现，是数字档案馆系统的一次变革。它首先解决了档案人员不能对电子文件进行实体排列的问题，而且它的出现可以使我们独立地发展记录档案历史联系的原理和技术，使记录档案历史联系的方法由传统的“一维”发展到“多维”。这样，我们可以把目光转向纸质档案领域，纸质档案是利用文件实体的一维排列来固化档案之间的历史联系，即我们只能选取档案历史联系中的一个要素（如来源）对其进行整理。这样形成的纸质档案只能从一维的角度记录历史。“档案历史联系的记录系统”出现后，纸质档案整理时不再受传统档案整理方法的制约，可以运用虚拟整理技术记录纸质档案的历史联系，这时形成的纸质档案就具有了与电子档案一样的多维历史联系。这样，“档案历史联系记录系统”出现后，可以运用统一的技术方法来同时记录纸质档案和电子档案的历史联系，形成多维的历史联系的记录，从而更加客观、完整地记录社会历史。

结束语

1． 数字档案馆的本质

数字档案馆，顾名思义，它是在计算机及其技术高度发展的条件下发展起来的一种新型档案馆。它并不仅仅指数字档案馆馆藏信息的全部数字化，它是能同时融合纸质档案和电子档案的一种高度整合的技术形态，其实质是档案历史联系的数字化，即当计算机技术发展到一定程度，能用同一技术标准将纸质档案和电子档案历史联系数字化时，数字档案馆随即形成或应运而生。

2． 数字档案馆的发展趋势

数字档案馆是实体档案馆，而将多个数字档案馆中的信息利用虚拟技术与网络技术，连接在一起形成一个虚拟的信息空间，就是我们平常所说的虚拟档案馆。⑥虚拟档案馆是一种虚拟的、无形的网络空间，强调的是利用电子网络远程获取档案文献信息的一种方式。它的建立是以数字档案馆中的信息为基础和支持的，是数字档案馆建设的必然发展趋势。

当前，档案界同仁的首要任务是要认清数字档案馆的本质，加快数字档案馆的建设，最大限度地为社会提供档案信息资源。

参考文献

[1][5]于丽娟.再论数字档案馆[M]，21世纪的社会记忆，北京:中国人民大学出版社,2001

[2]刘新安.档案物质实体的双重构成[J]，档案学通讯,2003（5）

[3]刘新安.二元档案实践及其体系[J]，档案学通讯,2004（1）

篇2

1 引言

电子文件的大量形成及其管理需要，极大地冲击了传统档案学的理论基础与管理实践，无论是作为一种独立的管理领域，或者是作为档案管理的前端延伸，世界各国都基本形成了比较明确的电子文件管理机制、体制，开发和制定了相关的应用系统、标准规范与解决方案。然而，纵观电子文件管理的理论研究，我们又惊奇地发现，尽管二十多年来人们对电子文件认识不断深化，管理内容在不断扩展，但在电子文件及电子文件管理领域中，名词术语普遍存在概念模糊、随意性大、使用混乱等不规范、不统一的现象，甚至由此引发“语言缺陷”，严重影响了电子文件管理理论研究、实践发展和国际化交流。特别是涉及的电子文件管理理论研究与实践广泛应用的三个核心概念：即电子文件、电子文件管理、电子文件管理系统，似乎都没有一个统一的名称或者概念解析。2012年，我们承担并完成的国家电子文件管理部际联席会议办公室课题――《电子文件管理术语规范》 ，在中外有关资料的分析和有关专家的建议基础上，对于这三个核心概念作一个探讨，以明确其概念的内涵，以及概念关系。

2 关于“电子文件”概念

中外关于电子文件的用语及解释比较复杂。二十多年来，电子文件有多种称谓，类似有“机读文件”、“数字文件”，也有“数字文档”、“电子文档”、“计算机文档”等似是而非的同类名称。个中关系我们且不深究，单就电子文件（Electronic record），目前，中外相关标准规范、术语表、论著中的定义表述不一。

其中，国内的主要类型列举如下：

（1）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。[1]

（2）电子文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种形式的信息记录。[2]

（3）电子文件是指机关、团体、企事业单位以及其他组织或个人，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。[3]

（4）电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。[4]

而国际组织和美、澳两国的代表性定义列举如下：

（1）电子文件也称“数字文件”，它是用电子设备传递和维护并具备以下特征的文件：

i）结构：电子文件和附件或其他相关文档任何链接的格式。

ii）内容：在电子文件的结构中传递交易证据的信息。

iii）背景：记录来源的信息，（这些信息）与电子文件的交易相关，包括创建者、日期、安全性和访问、语言、处置、格式等；背景通常分布在结构和内容中。[5]

（2）电子文件是在自动化系统中已被捕获和固定以实现存储和操作的数据或信息，要求使用这个系统呈现这些数据或信息能被人们所理解。[6]

（3）电子文件是用电子设备创建或维护的文件，包括模拟格式（另见数字文件）。[7]

（4）电子文件是：i） （RM）以仅电脑能处理的形式被记录并满足生效的“文件”定义的任何信息。ii） （IT）通常用于一般描述计算机系统的电子文件，不管它们是文件或非文件状态。[8]

以上定义，就可以看作对于电子文件这一概念进行定义的某一形式，但如果中外综合比较，两者之间还是有比较大的差别，国际组织和美、澳两国，比较强调电子文件本身的形式特征与技术特征。而我国有关定义，尤其是规范（包括近两个规范的征求意见稿）中的定义表达，相对而言，比较注重与档案管理相一致的特征认识。事实上，从我国电子文件管理体制确定之后，我国档案部门就重新启用“电子档案”一词，就意味着电子文件一词的理解，需要和电子档案一词关联起来理解了，如同以往处理“文件”与“档案”的关系一样。鉴于我国的电子文件管理核心概念解释，首先要立足于我国电子文件管理的实践进展，尊重现实情况，在本文研究中，我们认为，电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）、电子档案管理基本术语（征求意见稿）、电子文件元数据基本集（征求意见稿），具备规范的基本要求，因而，就实际规范的制定而言，这三种定义表达，可以作为电子文件的定义基础。同时，比较起来看，电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）的电子文件定义，强调的是电子文件形成的技术环境，这跟国际档案理事会与发达国家的电子文件认识相一致；而后两者强调的是电子文件的形成主体与形成环境，这跟我国档案管理标准规范衔接比较好。

因而，本文关于电子文件的定义，综合考虑，作以下表达：

“电子文件是机关、团体、企事业单位以及其他组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，利用计算机等电子设备形成、办理、存储和利用，并可通过通信网络进行交换和传输的各种形式的信息记录。”

这一定义的内涵如下：

第一，电子文件的形成主体是机关、团体、企事业单位、其他组织或个人（“国家机构、社会组织或个人”、“机关、团体、企事业单位以及其他组织或个人”两类表述，后者可能更加明确一些）。

第二，电子文件是在各主体履行其法定职责或处理事务过程中形成的。

第三，揭示电子文件的技术属性是：利用计算机等电子设备形成、办理、存储和利用，并要以通过通信网络进行交换和传输。

第四，揭示电子文件的形式多样性，包括文本、图形、图像、数据库、视频、音频等形式的电子信息。

3 关于“电子文件管理”概念

电子文件管理，目前国内没有明确定义，相关国家的术语规范也没有将其作为独立术语，但一般术语规范中有“电子文件”和“文件管理”词条。对于电子文件管理进行解释，比较权威的有国际ARMA协会2006年和2007对此进行的解释：

（1）是根据文件管理原理和方法，运用计算机设备和软件对信息系统中的电子文件和非电子文件进行的电子化管理。[9]

（2）A.文件管理原则在电子文件中的应用。B.使用电子系统来应用文件管理原则的文件管理。[10]

仔细分析一下，发现以上这两种解释都不适合我国的电子文件管理的实践。我国电子文件管理，尽管没有概念解释，但广泛接受了电子文件管理的全程管理原则。我国电子文件管理的研究者认为，电子文件管理，首先应该是覆盖电子文件整个运动过程的，如同我们在理论上强调的，电子文件管理，需要覆盖全流程、全类型、全业务一样。因而，在本文中，我们认为，“电子文件管理”采用以下解释比较合适：

“电子文件管理是指对电子文件生命周期整个过程进行有效且系统控制的管理活动。”

在这个定义表述中，需要突出两点理解：

一是突出电子文件生命周期的完整性，并将这一特点作为电子文件管理的基础，并将电子文件生命周期的词条，置于电子文件管理之前，指出电子文件生命周期有一个整体过程，即“电子文件从形成、办理到最终处置（销毁或永久保存）的全过程”。

二是注重电子文件的全程管理的特点，即对于整个运动过程实施有效且系统的控制。

这个概念的定义基础，有以下两个方面：

一是基于电子文件整体运动的理解。电子文件整体运动可以有两种理论解释：一种是文件生命周期理论，另一种是文件连续体模式。两种理论解释都能够反映出电子文件运动的一般规律，前者的优势在于理论说明简练、跟传统的文件与档案管理模式衔接性较好，并且，可以比较清楚地划分电子文件管理基本流程与主要环节（电子文件运动有形成、办理、交换、传输、归档、移交、保管、利用、处置等环节），但难以解释电子文件某些特殊运动现象；后者的优势在于更好地说明电子文件多因素、跨时空运动的特点，但是对于实践部门来说，理解这种复杂和抽象的概念比较困难。

在本文中，我们认为，采用电子文件生命周期理论的解释，将三个运动阶段与对应的管理系统EDMS、ERMS、TDR，作相对应的层次说明，这比较适合国际电子文件管理的运动阶段划分，也适合我国的电子文件管理与档案管理实践。

二是基于我国电子文件管理法规文件的理解。在《电子文件管理暂行办法》中，把电子文件的运动划分为形成和办理、归档与移交、保管与利用等基本阶段，我们在此基础上，加上交换、传输、处置三个环节。

在本文研究中，我们把电子文件管理运动阶段、管理系统、管理需求作以下层次关系表示（见图1）：

这一图示，能够揭示出电子文件全程管理的特点，同时比较明确地说明了电子文件从形成到档案馆永久保管所涉及的管理机构、管理系统及功能需求。

4 关于“电子文件管理系统”的系列概念

电子文件管理系统，需要跟“电子文件管理”一词的理解密切关联起来。从图1中，我们可以看到，电子文件有着全程管理的需求，但由于我国电子文件管理体制与档案管理体制同时存在，因而，我们还需要区分归档前的电子文件、归档后的电子文件、进馆后的电子文件在概念运用上的不同，而之所以用不同的概念，是因为这三个阶段的电子文件管理，有着不同的管理需要。可见，电子文件管理系统，实际是需要区分三个阶段，因而，也获得三个名称。在本文，我们将其称为“电子文件处理系统”（“Electronic Records Processing System”），“电子文件归档管理系统”（“Filing Electronic Records Management System”），“可信数字仓储”（“TDR――Trusted Digital Repository”）。

由于电子文件的形成、办理、传输与交换等环节，是在现行机关的办公室自动化系统、业务系统中完成，因而，这一阶段的电子文件管理系统，和办理完毕或者归档后的电子文件管理系统，是有本质区别的。前者在国外一般称为“EDMS”（“Electronic Document Management System”），后者一般称为“ERMS”（“Electronic Records Management System”）。我国实践中，也存在类似情况，也需要把这两者运用的系统区分开来，因而，在本文中，前者称为电子文件处理系统，跟EDMS相对应；而后者称为电子文件归档管理系统，跟ERMS相对应。

4.1 电子文件处理系统的释义。鉴于与EDMS相对应，对于电子文件处理系统的解释，可以借鉴国外EDMS的定义。国外EDMS的定义主要有如下几类：

（1）用以支持创建、使用和维护电子文档的自动化系统，其目的是提高组织的工作流程。这些系统不一定整合了文件管理功能，文档可能有情报价值而非证据价值（如文档可能不是文件）。[11]

（2）由软件、硬件、策略和流程组成的系统，可以自动实现电子文件的起草、组织、追踪和分发。（注：EDMS软件包括版本控制和签入/签出功能）[12]

（3）使用自动化的技术、根据既定的政策和程序，恰当地分配、使用、存储、检索、保护和保留以数字格式存储的信息的软件应用。[13]

在本文中，根据我国的实际情况与实际需要，我们对于电子文件处理系统的释义，作如下表述：

“机关、企事业单位用于形成、办理、交换与传输电子文件的计算机信息系统，注重电子文件的业务流传、版本固定与现行效力，包括办公自动化系统和各种业务系统。这相对于国外的EDMS（Electronic Document Management System）。”

4.2 电子文件归档管理系统的释义。电子文件归档管理系统的解释，可以借鉴ERMS的定义，国内外ERMS有以下几种释义：

（1）基于局域网络和信息数据库而运行的计算机管理系统，它能够对电子文件的录入、校对、审核以及数字化加工等流程进行管理，可以实现从档案纸质化管理向数字化管理的转变。[14]

（2）为了满足业务对电子文件管理需要而设计的系统，用以捕获、保存、提供获取业务处理过程中产生的有证据价值的文件的功能。电子文件管理系统包括：档案工作者和文件使用者；授权政策、责任分配、权力授予、程序和做法；政策声明、程序手册、用户指南和其他用以批准和颁发政策的文件、程序和做法；文件本身；控制和记录的专门资料和文件系统；软件、硬件、其他设备、必要工具等。[15]

（3）用以管理电子文件创建、使用、维护和处置的自动化系统，其目的是提供业务活动的证据。这些系统维持适当的结构信息（元数据）和文件之间的联系，以支持它们的证据价值。[16]

（4）由软件、硬件、策略和流程组成的系统，不考虑载体形式如何，自动起草、组织、追踪和分发文件的系统。（注：电子文件管理软件包括保管表和处置）[17]

在本文中，根据我国的实际情况与实际需要，我们对于电子文件归档管理系统的释义，作如下表述：

“为了满足机关、企事业单位对归档电子文件管理需要而设计的计算机信息系统，用以捕获、保存、维护、提供获取业务处理过程中产生的有证据价值的文件的功能。这相对于国外的ERMS（Electronic Records Management System）。”

4.3 可信数字仓储的释义。鉴于中外都将进馆后的文件（电子文件）视作档案，在档案馆阶段注重电子文件的长期有效保存与利用，是一种国际共识，因而，“可信数字仓储”一词，中外基本上可以统一起来。为此，可以对其作如此的概念解释：

可信数字仓储是负责数字资源长期、可靠的管理以及维护的系统，它按照普遍接受的协议和标准设计并运行，具有切实可行的政策和实施方案，并且有持续稳定的财政支持和规范的评价机制，能够对数字资源提供者和用户长期负责，其使命和目标是长久地为用户提供可靠的数字资源访问服务，如，数字档案馆。

5 结束语

电子文件的内涵，电子文件管理的边界，电子文件管理系统的功能要求，在我国都会因需要处理电子文件归档前后的关系，而有不同的观点和声音。这一点，跟国外相比，可能我们因此更需要共识，事实上，这也是电子文件管理术语规范注重国际接轨还是注重国情需要的艰难选择。在本文中，我们更多考虑的是我国电子文件管理实践的需要，也同时兼顾到国际接轨。本文由此提出的核心概念的探讨，希望引起更多专家学者的注意，以期有更多的讨论与交流。

注①：2011年12月下达由浙江省委办公厅承担，浙江大学、浙江省档案局、杭州市档案局、浙江省工商管理局信息中心合作完成。本课题研究，得到国家电子文件管理部际联席会议办公室任守信副主任、姚思远处长，国家档案局技术部蔡学美副主任，中国人民大学赵国俊教授、安小米教授、王健教授、刘越男副教授、张宁副教授，安徽省档案局黄玉明副局长，苏州大学张照余教授等专家教授的指导。

注②：参考中国人民大学，电子文件管理百科。“TDR 是负责数字资源长期、可靠的管理以及维护的系统， 它按照普遍接受的协议和标准设计并运行， 具有切实可行的政策和实施方案，并且有持续稳定的财政支持和规范的评价机制， 能够对数字资源提供者和用户长期负责， 其使命和目标是长久地为用户提供可靠的数字资源访问服务。”

参考文献：

[1]电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）.

[2]国家档案局.电子档案管理基本术语.（征求意见稿）.

[3]国家档案局.电子文件元数据基本集.（征求意见稿）.

[4]冯惠玲.电子文件管理教程. [M].北京：中国人民大学出版社 2001：1.

[5]联合国文档管理部（ARMS）. Glossary of Recordkeeping Terms.

[6][13]美国（SAA）.A Glossary of Archival and Records Terminology.

[7][11][16]澳大利亚（NAA）.Digital Recordkeeping Guidelines for Creating， Managing and Preserving Digital Records.

[8]（美国密苏里州）Missouri Secretary of state. the Glossary for Missouri Electronic Records Education and Training Initiative.

[9] ANSI/AIIM/ARMA TR48-2006. Technical Report. Framework for Integration of Electronic Document Management Systems and Electronic Records Management Systems， Lenexas： ARMA International.

[10]ARMA International Standards Development Committee. Glossary of Records and Information Management Terms， 3rded， U.S，ARMA International， April 2007.

[12][17]ARMA Glossary of Records and Information - Management Terms. 3rd Edition.

篇3

电子档案存在的现实是档案法规必须面对的事实。《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)中所称的档案应当对电子档案给以明确的表述。《档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。在档案法定定义中，对档案的形式列举了“文字、图表、声像”三种形式，虽然也提到了“……等不同形式”，好像也可以将电子档案包括在其中，但这似乎仅仅是出于立法技术的考虑，以便使法律具有必要的灵活性和稳定性，它并不表明不需要对电子档案给以明确的表述。因为电子档案的大量产生已经成为现实，取代纸质档案只是时间的问题。但是，电子档案是一种完全不同于以往任何载体形式的档案。“从远古的泥板、石刻、羊皮纸、甲骨、竹简，到近代的纸质记录，人类世世代代使用的都是人工可以识读的记录符号”，“人可以在各种书写载体上直接写入信息，也可以读出这些信息”，而电子档案的信息是非人工可以识读的，“电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号――数字式代码，将输入计算机的任何种类信息都转换成二进制代码，即只用若干个0和1来表示。”“只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。”①电子档案实质上是一种以0和1的数字代码形式存储在磁盘和光盘等载体上的档案。它既不是文字形式，也不是图表和声像形式，而又可以将文字、图表、声像等形式全部包括在其内。电子档案应该是对国家和社会有保存价值的档案的组成部分，而且将成为主要组成部分。如果还将电子档案划入“……等不同形式”中，不在档案法定定义中给电子档案以明确的表述，那么将会使电子档案工作处于无法可依的被动地位，不利于国家对电子档案的管理和积累。

二、“直接形成的……历史记录”这一表述档案概念的术语还适不适合电子档案?

《档案法》在表述档案定义时，使用了“直接形成的……历史记录”这一指明档案最基本属性的术语。虽然这里并没有用“原始记录”和“原件”等概念，但谁都清楚“直接形成的……历史记录”指的就是档案是“原始记录”，是“原件”而非复制件。如在吴宝康教授主编的《档案学概论》中把档案定义为：“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其各种形式的原始记录”，简述为：“档案是原始的历史记录”，并认为：“原始记录性乃是档案的首要的根本的屑性”，“所以档案注重原本、原稿和孤本，很多档案往往只有一份。”②陈兆、和宝荣教授主编的《档案管理学基础》把档案定义为：“档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其各种方式和载体的历史记录”，简述为“档案是原始的历史记录”，他们也认为：“档案注重原本、原稿，而且往往又只有一份孤本”。③尽管学术著作的档案概念不能与《档案法》中的档案概念混为一谈，但是档案是原始记录、是原件的意思应该是相通的。而且，陈兆、和宝荣教授的档案定义与档案法定定义是基本相同的，并在简述中用“原始”代替了“直接形成的”。然而，电子档案的出现却冲击了这种观点。电子档案是不是“直接形成的”，不好回答，但有没有“原件”的问题，似乎已经有了清晰的答案。不管是物理归档还是逻辑归档，电子档案都很难再保持“原件”形式。先说物理归档，只要脱机保存，得到的必然是复制件，而不是计算机上原来形成的原件。逻辑归档虽然仍保留在原形成的计算机上，但因其可能被随时修改删除，而不得不进行数据备份，这数据备份就是复制。而且即便是不进行数据备份，随着时间的推移，计算机老化或更新换代，仍需要进行数据迁移，而所有的数据迁移，实质上都是复制，结果得到的还是复制件，仍不是“原件”。电子档案的这一特性，使保持其“原始记录性”成为悬而未决的难题。它不仅使《档案法》中的档案定义难以包容，而且也给其如何表述出了难题。

三、电子档案给档案的开放与公布出了难题

按照《档案法》的规定，档案的开放与公布是两个不同的概念。“档案开放是指由将原来处于封闭状态的档案依法向社会公开，供社会各方面利用，将过去控制在一定范围内使用的档案转变为供社会利用”。“档案的公布是指由国家授权的档案馆或机关，依法将可以向社会开放利用的档案的全部或部分原文，或者档案记载的特定内容，通过报纸、刊物、图书、声像、电子出版物发表、电台和电视台播放、公众计算机信息网络传播以及公开出售、展览、公开陈列等形式，首次向社会公开，使社会知晓的行为。”④两者的区别就在于首次向社会公开。对档案的开放与公布的规定，很显然是针对档案馆保管的纸质档案而制定的。然而，随着电子档案的进馆和馆藏档案的数字化，情况则发生了变化，使档案的开放与公布出现了矛盾，电子档案的开放与公布变得不再好区分而合二为一了。电子档案信息主要是靠网络传播的。对于利用者来说，如果他不是非要到保存电子档案的所在地去利用档案，他利用电子档案的惟一途径就是计算机信息网络。而如果人们不是通过网络利用的话，那么电子档案的优越性就显不出来了。然而，这就带来一个问题，对于电子档案来说，它的开放与公布是同时发生的。因为《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《实施办法》)第二十三条规定，档案公布可以“通过公众计算机信息网络传播”，这时，开放即公布，两者没有了区别。但是，由国有档案公布而引起的纠纷是要档案馆来承担的。在保管纸质档案为主的情况下，档案馆可以采取消极办法，不管能不能引起纠纷的档案一律不公布。但是对电子档案来说就会出现矛盾和问题：一是利用者不会再出现任意公布或擅自公布尚未公布的开放档案的现象，但是却将原来利用者任意公布或擅自公布尚未公布的开放档案可能造成侵害国家利益和公民合法利益的风险转嫁给了档案馆；二是档案馆要避免上述风险，即使采取身份认证、访问控制和声明开放的档案是未公布的档案等措施也无济于事。因为对利用者来说他利用的是档案法规规定的档案公布途径传播的档案信息，是已公布的档案信息。档案馆惟一有效的做法是不开放这些有可能引起纠纷的应开放的档案，但这样做又有违反档案开放法规之嫌；三是档案法规关于档案开放与公布条款的规定，使电子档案的开放与公布处在两难的矛盾境地，如果默许电子档案开放与公布是同时进行的做法，又会使档案法规关于开放和公布的规定陷入尴尬的境地。

四、电子档案同等效力的问题

《实施办法》第二十一条规定：“各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以缩微晶代替原件。档案缩微晶和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力”。这条规定的出发点主要是为了保护档案原件的完整与安全，并对提供社会利用档案应以缩微品和其他复制件等代替原件及档案复制件的法律效力做出的规定。然而，电子档案的产生，却带来了问题，其一，正如上文所述，电子档案已难有“原件”的概念，而且不论是物理归档还是逻辑归档，最后都要脱机进馆，也就是说档案馆所保存的电子档案不可能有电子档案的“原件”，而都是复制件。即使按照《电子签名法》的规定被视为满足法律法规规定的原件形式要求的电子档案，本身也是复制件，只不过是赋予了与原件同等的效力，从理论上说并不是原件。没有了“原件”，“档案……其他复制形式”，“具有与档案原件同等的效力”的规定对电子档案就没有了意义；其二，接收进馆的电子档案和馆藏档案的数字化档案，实质上它们都是档案的复制件。而对这样的档案复制件，现有档案法规规定很难使其具有与原件“同等效力”。不论是从档案室脱机得到的上述电子档案，还是在档案馆计算机网络上得到的上述电子档案，它们都是档案复制件。对这些档案复制件，如果要在其上加载档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记，按照《电子签名法》的要求，必须对其进行加密处理，加密与解密都是一个比较复杂的技术问题。而对档案收藏单位来说，要在电子档案上加载档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记，不仅在技术操作上有比《电子签名法》的规定复杂得多的问题，还有《电子签名法》规定范围之外的电子档案“同等的效力”的问题，还有如何保证电子档案就是与原件相同和证明其没有被修改等等问题。如果不能针对电子档案的特性，在档案法规中做出相应的规定，就很难发挥电子档案“与档案原件同等的效力”。注释：

①冯惠玲：认识电子文件《拥有新记忆――电子文件管理研究》摘要之一，档案学通讯，1998(1)

②吴宝康主编，档案学概论，北京：中国人民大学出版社，1988．1：32-41

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电子文件可能是当前档案信息化工作中使用频率、关注度最高的一个词，对电子文件一词的使用一般分两种情况，一种是广义的，也是使用最为广泛的，在档案部门、文书部门、信息化部门等领域普遍认可的，其概念是通过计算机等电子设备产生、传输和使用的电子数据或记录。广义的电子文件涵盖几乎所有的产生途径和数据类型，只要是电子形式的数据都可称为电子文件。另外一种是狭义的，就是目前在相关规章和标准中界定的电子文件。尽管在相关规章和标准中对电子文件概念的表述还不完全一致，但是，我们认为，严格意义上的电子文件应当具备四个方面的特征，一是通过计算机等电子设备产生、传输和使用，二是经过特定流程产生和传输并具有规范体式，三是能够发挥法定效用，四是通过一定的形式得到法律或行政认可。

电子档案一词在国家颁布的规章或标准中出现较少，还没有官方认可的统一定义。参照纸质文件与纸质档案的对应关系，电子档案也应当是由电子文件经过归档、移交等流程转化而来。尽快界定电子档案的概念对于档案部门做好电子文件归档和电子档案的管理特别是长期保存工作非常紧迫和重要。对于电子档案的内涵，就目前的认识水平，有几点是明确的，一是电子档案是由上述所说狭义的电子文件归档形成的，二是电子档案应当包括元数据、内容数据以及必需的过程数据，并且通过一定的方式互相关联，三是电子文件归档应当进行真实、完整、可用方面的检测，四是立档单位向档案馆移交电子档案应当履行法定程序。对于电子档案的长期保存有些问题还未形成共识，一是对于形成时不符合格式要求的电子文件是否必须要转换成标准格式或通用格式，转换后是否影响电子档案的原始性与有效性；二是对于流式文件是否要转换成版式文件作为档案保存；三是各立档单位的软硬件环境是否要向档案馆移交；四是动态数据是否作为电子档案保存。

数字档案一词使用也比较普遍，特别是各地在进行数字档案馆项目的立项和建设过程中，作为核心建设内容的数字档案资源建设，是数字档案一词得到较多使用的重要原因。目前比较一致的看法是，数字档案是馆藏数字信息的统称，包括新接收的电子文件、传统载体档案数字化形成的数字化档案以及根据馆藏需要收集的重要数字信息资料等。

二、关于档案数字化的工作策略

档案数字化工作是实现档案信息化管理的必要途径，从提高档案利用的效率和确保档案原件的安全角度出发，档案数字化是每个档案馆、档案室都需要做的基础性工作。在开展数字化工作过程中应当把握下列几个方面的原则。

完整性原则。应当有效保证档案信息的完整性，一个案卷、一个专题或一个全宗的档案应当全部进行数字化，不能视档案信息内容的重要程度、敏感程度等删减数字化内容，避免人为造成档案信息不完整现象出现，给档案管理和提供利用造成障碍。

目录优先原则。对于馆藏量较大、基础工作比较薄弱的单位，应当优先建立文件级目录数据库，为开展全文数字化工作奠定基础。要注重基础工作的质量。档案数字化是应用计算机等相关技术对档案数据进行高效管理，档案数据的详略、对错决定着数字化工作的成败。应当对档案案卷进行准确无误的分类、著录、整理、编页，建立高质量的案卷目录和文件目录，为数字化工作奠定坚实的基础，从源头上杜绝计算机管理的差错。

最小干预原则。要注重维护档案原貌，必须减少对原件可能造成的损害。应当对数字化、缩微、仿真复制、鉴定整理等工作进行统筹规划、合理安排，尽可能不拆卷扫描，杜绝多次拆装卷和重复扫描。

方便利用原则。数字化的主要目的是方便利用，同时保护原件。对已经数字化的档案，要及时鉴定，划分公开范围和控制使用范围，并将无限制开放的档案及时向社会开放，确保可以公开的数字化档案向社会提供利用，使档案数字化真正成为档案信息资源开发利用的有力手段，而不仅仅作为档案信息保存的另一种形式。

三、关于数字信息转存胶片、缩微胶片数字化及其与纸质档案数字化的关系

将数字信息转存缩微胶片是保证电子文件可靠性、长期保存的重要选项，也是电子文件安全备份的措施Z--。但是，数字信息转存胶片的存档机及其相配套的冲洗设备投资较大，对工作人员的操作也有必要的专业要求，因此，在省级以下档案馆及多数档案室并不需要配备相关设备，可以委托省级以上档案馆或相关专业公司进行转换。

缩微胶片数字化的目的是解决缩微胶片检索速度慢、阅读不方便的问题。已经进行缩微拍摄的档案，为避免重复拆卷、扫描对档案原件造成的损害以及其他安全隐患，应当不再调用原件进行扫描，而利用缩微拷贝片或者母片进行数字化转换。但是，对于有些档案馆早期拍摄的缩微胶片画幅质量不高、对案卷或文件进行有选择性拍摄、案卷整理不规范等情况，如果采用缩微胶片进行数字化转换，会出现数字图像质量不符合标准要求、图像与目录挂接困难等问题，就应直接调用纸质档案原件进行扫描数字化。

数字信息转存胶片是一项着眼于档案资料长期保存、安全备份的战略性的技术手段，缩微胶片数字化是为了提高档案复制件的利用效率，纸质档案数字化的作用体现在三个方面，一是避免使用档案原件，保护档案原件，二是能够提高档案利用的效率以及查全率、查准率，三是档案资料安全备份的一种技术方法。应当根据档案资料保管、利用的不同要求以及自身的人员、技术、设备条件等，选择相应的技术方法。

四、关于电子文件中心、电子文件备份中心和数字档案馆三者的建设要求及其相互关系

在国家综合档案馆建设电子文件中心的设想和要求是2005年开始在档案部门提出的，2007年4月，为贯彻落实王刚同志有关电子文件管理工作的批示精神，国家档案局在江苏、安徽召开了“电子文件中心建设经验交流会”，会议对全国档案部门进行电子文件中心建设的任务和要求进行了全面部署。在2009年全国档案局长馆长会议上，电子文件中心作为各级国家综合档案馆“五位一体”的“一位”，成为今后各级国家综合档案馆的一项基本功能建设要求。对于电子文件中心的功能和建设要求，安徽省档案局黄玉明副局长在《档案学研究》2010年第2期刊发的《电子文件中心的定位与核心取向》一文中，已经做了很好的、比较系统的阐述，这里不再赘述。

电子文件备份中心的名称在各地档案部门使用比较少，只是在个别地方档案馆，为了适应当地电子政务建设数据备份的要求，提出建立本地电子文件备份中心的项目需求。在2009年12月两办印发的《电子文件管理暂行办法》文件中，明确提出了在各级国家综合档案馆应当根据灾害备份的要求，建立本级电子文件备份中心或者异地备份库的要求。这是从国家战略高度，从电子文件的安全管理需要出发，国家赋予各级国家综合档案馆在电子文件管理方面的一项新职能。电子文件备份中心建设应当紧紧围绕电子文件管理、国家灾害备份的要求，结合各地档案馆的特点，明确定位和功能要求，建立相应制度，配备相关设备和人员。

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一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

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（一）电子政务系统档案管理基本情况

电子政务档案的出现是伴随着计算机应用的日益普及和完善而产生的，国际上往往认为从上个世纪60年代起，计算机就对电子档案产生了深远的影响。60年代初期召开的伦敦国际档案会议上，就提出了自动处理档案的要求。60年代末期和70年代初期的国际档案会议上，也相继对电子档案的产生和发展进行了热议，提出了在计算机上进行档案应用的新概念，之后经过了机读文件、机读档案和电子文件等几个发展历程，近些年逐渐规范地使用了电子文件和电子档案的准确概念。二十一世纪初，国家质检部门颁布实施了《电子文件归档与管理规范》，对电子文档进行了明确的定义，把在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件统称为电子文档。

上述概念和定义一个共同的特点就是，认为电子政务档案是利用计算机设备进行存储、阅读和传递的文件类型。并且相比于传统的文档材料，电子政务系统档案一般有这样几个特征：

一是电子政务档案具有独立性。由于电子档案可以通过计算机网络进行传递，所以相对来说没有固定的存储位置，并且能够经常变换存储环境，经常更换利用载体，但保持内容和信息形态的固定。

二是充分利用计算机设备。由于电子政务系统中的档案材料主要通过计算机来进行，所以对其软硬件设施、操作系统依赖性比较强，无论是电子档案的制发、存储、处置，还是分类归档，往往均需要利用计算机来完成，所以一旦不依靠电脑设备，电子档案将失去存在的空间。

三是存在一定的安全隐患。由于电子政务系统中的档案是依靠计算机来完成，由于计算机中互联网登陆的非常便捷，任何人都可以使用，所以电子档案的修改、复制相对就非常容易，并且能够在极短的时间就将原电子档案材料进行变更而不留处理痕迹，这就给电子档案的管理带来了一定的现实问题，如果原材料没有备份，在传递的过程中，如果计算机硬盘系统出现了故障，就很容易丢失或者遭到破坏。

（二）电子政务系统中档案管理存在的问题

如前所述，电子政务系统中的档案经常面临着一些薄弱环节，一旦处理不当，就会给档案管理带来安全隐患。主要问题表现在：

一是原有电子政务档案遭到破坏。由于电子政务系统中的档案资料在计算机或存储介质中予以保存，所以确保其真实、全面、完整地反映出来，具有很强的技术要求。

二是电子政务档案安全隐患严重。现今网络应用非常普遍，而互联网有具有极强的开放、共享和自由特性，谁都能够非常方便快捷地登陆互联网，如果电子政务档案经由互联网大量的传递、、浏览，就经常会出现人为地破坏、修改、删除等情况，给电子政务系统中的档案管理带来严重的安全风险隐患。

二、解决电子政务系统档案管理问题的措施

针对上述问题，为了有效地防范电子政务系统中的档案管理更加安全、科学、规范、高效，结合档案管理工作实际，可以通过以下措施解决：

一是规范电子政务档案管理体系建设。随着电子政务档案出现的越来越多，档案管理机构应当充分考虑到这种现实情况，加强电子政务档案管理体系建设，健全完善统一规范的档案管理标准，明确电子政务档案管理流程和主要工作任务，明细归档的电子政务档案材料的类别和技术难点，确保电子政务档案管理的科学化、规范化和标准化。

二是完善电子政务档案管理技术手段。在电子政务档案接收、鉴定、存储、应用等环节，提前做好各种准备工作，科学防范人为破坏、病毒侵扰、传递丢失等风险，并且提前做好备份，防止出现电子政务档案管理技术手段缺失的问题。

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“元数据档案整理技术”已被档案界普遍接受，“非元数据档案整理技术”则还是一个刚刚提出的概念。这里只是利用“非”这一重要的逻辑概念表明，只要西方的“元数据”不是档案整理的唯一技术，那么在“元数据”之外，就应该有“非元数据”档案整理技术的存在。大家必须理解，我们提出“非元数据档案整理技术”，并不是要去反对和否定元数据档案整理技术，而只是要用“非元数据档案整理技术”的概念开道，来梳理在中国已经出现的档案整理技术，并证明它们同样是现代的，而且是更适应中国档案实践的档案整理技术体系。

一、元数据档案整理技术

“元数据档案整理技术”是西方档案界提出的一种档案整理技术。而西方产生这种技术的实践基础是，他们利用计算机网络及其技术实现了“电子政务”，并且使“电子政务平台”成为他们日常行政管理的实践基础和管理工具。

在这种特殊的条件下，电子政务系统本身不仅能产生着电子文件、而且也能提供电子文件的实体信息(数据)，并且能根据电子文件生成的具体环节，提供隐含在具体环节背后的、电子文件与社会实践及其过程之间的对应信息——元数据(数据的数据)，即档案实践通常所称的“档案历史联系信息”。于是，嵌在电子政务平台中的档案整理系统就可以在电子政务的支持下，利用所采集的“元数据”完成“档案历史联系”的整理，它不但获得了“电子文件实体集合”，而且具有了足以使这一文件实体集合转化为档案的“档案历史联系的记录”。而“电子文件实体集合”和“档案历史联系的记录”这两种物质实体的获得，就构成了它所要得到的电子档案实体。因此“元数据档案整理技术”本身是一个具有科学性、高自动化程度的档案整理技术体系。

由于现在西方和我国还只是将“元数据档案整理技术”嵌入到了电子政务系统，所以有人可能误认为，元数据档案整理技术只适用于电子政务。其实不然，它不但能适应电子政务的档案整理，而且也能适应诸如电子银行、电子商务、电算化会计等等电子管理平台的应用。事实上，只要人们能为某一社会实践的管理建立电子管理的平台，那么元数据档案整理技术就能嵌入这个电子管理系统，成为适应它的档案整理技术。所以“元数据档案整理技术”本身是一种具有很宽实践范畴的实用档案整理技术。

“元数据档案整理技术”所具有的特征是，它彻底变革了传统档案实体整理的技术，成为“文件实体整理”与“档案历史联系整理”分离的技术。这种文件实体与档案历史联系整理的技术分离，使元数据档案整理技术中的“档案历史联系整理”，不再受电子文件实体的干扰，而使档案整理真正地进入了多元的时代，使档案整理原则从一维的“来源原则”，发展为具有“实践主体”、“实践客体”和“年代”的多维“历史原则”。“元数据档案整理技术”所具有的“文件实体整理与档案历史联系整理技术的分离”、“档案历史联系整理的多维化”、“档案整理原则的多元化”和“档案物质实体的双重构成”是其档案整理技术的四大特征。

二、非元数据档案整理技术

在档案整理技术中“非元数据”与“元数据”是相对存在的两种档案整理技术。从概念上说，除了“元数据”的档案整理技术之外，都属于“非元数据”档案整理的技术范畴。但本篇文章不再研究传统的档案实体整理，它包含的只是新提出的“以‘件’为单位的档案整理技术”、“双套制的档案整理技术”和“不同载体的混合档案整理技术”。

不管是“以‘件’为单位的档案整理技术”，还是“不同载体的混合档案整理技术”，它们的档案实体整理与档案历史联系整理都是相互分离的。“双套制的档案整理技术”比较特殊，从表面上看，它是用整理纸质档案的方法完成了电子档案的整理，但它同样告诉我们，也能够用整理电子档案的方法整理纸质档案。由此我们可以看出，中国档案界提出的这些非元数据的档案整理技术，具有一个共同特点，即它们都是“档案实体整理”与“档案历史联系整理”相互分离的档案整理技术。由于这些“非元数据档案整理技术”是“档案实体整理”与“档案历史联系整理”相互分离的技术，所以它们就同样都能实现档案历史联系的多维化。它的档案整理原则，也可以从一维的“来源原则”，过渡到具有“实践主体”、“实践客体”和“年代”的多维“历史原则”。它们最终都要形成由“文件的实体集合”和“档案历史联系的记录”两种物质实体共同构成档案。

于是我们发现，中国提出的非元数据档案整理技术虽然还存在着许多的缺点，但在“质”上，这些非元数据档案整理技术都具有“文件实体整理与档案历史联系整理的分离”、“档案历史联系整理的多维化”、“档案整理原则的多元化”和“档案物质实体的双重构成”的四大档案整理技术的特征。

三、两种典型档案整理技术的比较

我们的研究发现，虽然非元数据和元数据档案整理技术的技术环境、流程和操作方法有着很大的不同，但它们具有相同的四大特征，并且这两种档案整理技术具有相同的内在结构，完全可以用同一的《档案整理结构的模型》来认识和解释它们的机理和过程。或者说，是因为它们具有相同的档案整理结构，所以它们才具有它们的共同特征。所以非元数据和元数据档案整理技术这两种看似非常不同的档案整理技术，其实是同一档案整理结构的两种不同技术表现形式。

为什么会产生这两种不同的档案整理技术形式，或者说，西方为什么采用元数据档案整理技术，而中国为什么要采用非元数据档案整理技术，而这是相同的档案整理原理为适应不同国家档案实践条件而产生必然结果。在中国，其实始终存在着两种不同的档案实践和理论体系。一种是，从民国时期开始的“文档连锁法”，后来的“文档一体化”和现阶段提出的“文件中心”，与之相应的则是文件生命周期理论；而另一种则是，与文书实践分离的档案实践，在解放后，中国接受了前苏联的档案实践和“立卷人——档案室——档案馆”的档案实践体制，同时也就形成了有别于西方的档案学理论。

原理、价值和理念要过渡到实践，就需要技术的中介，由于技术离实践更近，所以它更要受到实践的约束，先进的技术并非在哪里都适用，对谁都是具有实用的价值。中国人民大学王健教授在国家社科基金项目“OA环境下的文件、档案一体化管理研究”的技术报告中就客观和直率地提出，在中国“无论是档案行政管理机构，还是档案馆，都无权指导各机构的文件工作，……因而无法具备全面的一体化功能。”①对于在中国建立文件中心的问题上她也指出“全盘否定档案室的态度是不科学的，完全撤销档案室的做法是不现实的，在保留档案室的基础上再重建一套文件中心是不必要的，简单地将档案室改名为文件中心也解决不了根本问题。”②这些认识对于认识档案整理技术的发展同样有效。

我们应特别注意，计算机化与现代化是两个不同的概念，比如，一种档案整理技术虽然没有实现计算机化，但如果它能实现多维的档案历史联系联系整理；而另一个虽然实现了计算机化，但它形成的档案历史联系却是一维的，那么我们究竟应该将哪种技术判断为现代档案整理技术呢？档案整理技术现代化的关键是档案整理技术内容上的现代化，计算机化只是档案整理现代化的一种外在的形式。

在自动化和计算机技术应用的程度上，元数据显然要高于非元数据档案整理技术。但在中国发展元数据档案整理技术，有着诸多档案界自身无法克服的现实障碍，但只要我们放弃部分元数据档案整理技术的高自动化要求，那么就可以在不改变档案工作体制、不需要实现“文档一体化”、能脱离电子政务环境、不用制定也不依赖“档案元数据集”的条件下，创造出一种可应用于文书和科技档案、并适用于纸质文件、电子文件和实物混合的、非常实用的档案整理技术。所以不要简单化地根据计算机技术的应用程度，来论档案整理技术的长短。

四、中国档案整理技术前景的展望

通过“非元数据档案整理技术”与“元数据档案整理技术”的比较研究，我们认为：

中国档案界，须在元数据和非元数据档案整理技术之间做一抉择，这是不能回避的。它不是单纯的档案理论和技术问题，而是干系到中国档案事业未来发展的一次抉择。它是档案工作者、档案学者和中国档案事业的领导者都必须倾心关注的问题。

不应该排斥元数据档案整理技术，但在相当长的一段时期内，“非元数据档案整理技术”应该是一条更适应中国国情的档案整理技术路线。我们甚至认为，它是迟早要被国人所接受的一种档案整理技术。

“非元数据档案整理技术”虽然已经有了基础，但技术整体还处于相当混乱的状态。我国应该在夯实它的档案学理论基础、简约它的技术、注重它的实用性的前提下，统一制定中国的档案整理技术规范。其结果应该是创造出一种具有中国特色的档案整理技术体系和理论。这也是中国档案界在世界有所建树的一个契机。

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现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

篇9

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

篇10

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

篇11

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（mis的建立，什么是mis，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。   

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。   

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。   

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。   

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段   

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。   

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。   

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。  

三、电子文件阶段   

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国cad应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了cad电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。   

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》gb／t17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。   

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：   

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用cims的必然结果。   

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。   

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。   

篇12

1.实体安全保护（物理安全），是指存储档案信息的库房、计算机设备等电子档案信息载体的安全，系统服务及时、系统设备硬件和相关设施运行正常，对于各种灾害、故障要采用充分的预防措施，保证系统的实体硬件不受自然和人为的破坏。实体安全主要包括：环境安全、设备安全、载体安全。具体为存储档案信息的库房、计算机机房等档案储载体的安全保管、防盗、防毁、防霉；防震、防火灾、防水灾、防电磁信息辐射泄漏、防止线路截获、抗电磁干扰及电源掩护等。

2.网络安全保护，是针对计算机网络及其节点面临的威胁和网络的脆弱性，而采取的防护措施。由于电子档案利用网络传输越来越多，越来越普及，电子档案信息的优越性就表现在它能实时通过网络畅通地提供给在线异地用户使用，而网络作为一种信息流通渠道，它的防卫能力和抗攻击能力较弱。因此，网络的安全成为保障用户真实有效地利用电子档案信息的关键所在，网络安全保护也因此而产生。网络安全评价涉及实体安全、软件安全、操作系统安全、网络数据安全等方面内容；对计算机病毒戒备、防黑客入侵，防止针对网络的攻击与犯法行动进行检测等方面设施；对把持访问网络信息系统的用户，防止非法链接或被诱骗等访问把持措施；具有有审计与监控功能，实行身份确认，对应用网络监控设备或实时入侵检测设备时，确保只有合法身份的用户才允许建立链接。网络安全是综合了多方面因素的复合型需求。网络安全是所有安全需求中最为复杂和最难控制的环节，网络安全保护也是电子档案信息安全保护的重要内容。

3.软件安全保护，是指电子档案信息能在相应的软件中安全运行流转，禁止非法用户的访问，保证合法用户的使用。保障电子档案信息免遭破坏、更改或非法拷贝等保护措施。软件安全保护包括：软件自身安全，及与电子档案信息相关的软件及其说明的完整性。软件存储安全，电子档案信息不被截取、修正或盗用。运行安全，合法用户使用软件时保证软件的正常运行。通信安全，软件的安全传输、加密传输、网络安全完整下载。使用安全，是指避免合法用户不能正常登录、访问、使用软件。

4.信息安全保护，是指保证在系统中传输、存贮的电子档案信息不被截取、修正或盗用，保护档案信息的安全在网络能够正常运行的基础上，我们要保证在系统中传输、存贮的电子档案信息是安全的，不被截取、修正或盗用。档案的属性是原始记载记录，计算机和网络的不稳固使得电子档案信息的这一特征难以保证，而且电子档案信息有密级限制，不能公开在网络上传输，所以必须通过加密，来保证电子档案信息在网络传输时其安全。网络上的传输使得电子档案信息的完整性无法保证，所以保持完整性应采用有效的措施来进行，这对于电子档案信息来说至关重要。一个单位或组织最核心的信息通常以数据库的形式应用和保存，确保信息数据库的安全对于电子档案信息来说其作用十分重要。电子档案信息的特点和安全要求，告诉我们建立一个完整系统的安全保障体系，必须对电子档案信息从产生到永久保存的整个生命周期进行系统的保护。建立一个涵盖电子档案信息全部保存利用的目标体系、技术体系、程序体系至关重要。电子档案信息的安全成败在于最薄弱的环节。电子档案信息安全保障目标的实现，必须使构成电子档案信息安全防范体系严密，没有防患于未然那么整个安全就失败了。电子档案信息的安全保障是一个全面的体系，涉及电子档案信息的流程，保存的管理和灾难的恢复。

电子档案灾难恢复策略

灾难恢复研究的不是灾难本身，而是预防灾难和应对灾难的方法。灾难恢复依赖于训练有素的人和软件工程的开发，更依赖于完善合理的恢复规划。进行电子档案数据信息的灾难恢复，首先要理搞清有关灾难恢复的基本概念，正确理解这些概念有助于更好地开展灾难恢复工作。关于灾难恢复的基本概念有灾难、灾难恢复、灾难备份。灾难：《重要信息系统灾难恢复规划指南》中对“由于人为或自然的原因，造成信息系统运行严重故障或瘫痪，使信息系统支持的业务功能停顿或服务水平不可接受、达到特定的时间的突发性事件，通常导致信息系统需要切换到备用场地运行”定义为灾难。