档案管理的要求范文

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.132

[中图分类号]G275；F272.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）04-0-01

1 知识管理的内容

企业的知识管理指的是通过对企业内部和外部各个信息和资源进行有效地识别、归类和管理，包括对企业和市场信息地收集、加工及应用，并且企业知识管理鼓励知识共享和知识创新，以期让知识带动企业经济增长，提高企业的竞争水平和科技发展能力。企业知识管理的核心内容主要包括以下几个方面：①企业知识是企业重要的战略资源之一，是企业立足市场，投身竞争的核心竞争力，企业只有加强了对企业知识地开发和利用，才能有效避免知识流失的现象，提高企业自身的竞争力；②企业知识实现的主要途径是知识共享，企业实行知识共享可以极大地促进企业知识资源的丰富和拓展，更好地面对大数据时代市场潮流的冲击；③企业运用知识的目的一定是要为客户提供服务的。企业可以把知识管理作为一种经营管理形式，来加强企业自身的创新能力和造血能力。

2 知识管理对企业档案管理的新要求

2.1 知识管理要求企业进一步改进档案管理工作

对于大多数企业和管理者来说，企业要改进档案管理工作最有效的方式就是设计更好的工作流程，来提高消费者的消费体验，以显示企业管理的科学化和红专业化。企业进行档案改革是对传统档案管理思想的一项冲击，为企业提供了一种新的发展方向和发展思路，能让企业更好地整合现有资源，提高企业内部管理和外部管理的质量和水平，进而提升整个企业的知识管理工作水平。关于企业开展知识管理工作的步骤，主要有以下几点：首先，要突破以往知识管理思想的束缚，要摒弃以往对企业知识管理的认知，用新的观点和新的理念来看待企业这一改革活动，更加关注企业发展文件的系统性，重视文件的连续性；其次，要建立一个更加信息化的企业知识管理平台，利用现代信息技术来提高企业信息管理模式的运营效率和运行水平。因此，要加快企业档案一体化工作进程，提高企业档案的信息化水平，把文档的管理活动和要求同时运用信息化的方式进行整合，运用现代科技水平进行信息化的全程管理，提高企业知识的信息化程度和可利用率。

2.2 知识管理要求企业完善档案管理的职能

知识管理对企业运营的影响是多方面的，不仅可以对企业的管理战略和管理模式产生影响，甚至还能改变企业的工作流程和运营方式。如果对知识管理改变企业这一现象进行研究，就会发现在知识管理的要求下，企业档案管理的职能相比以往已发生了巨大地改变，因此，档案管理工作应该不断发展来适应这种改变。在具体的实践中，可以通过以下几个方面进行改造：第一，企业的档案管理模式转变道路要契合企业知识管理的要求，为知识管理服务，传统的企业档案管理是实体保存，这样的保存方式不利于人工查看，当然也影响了企业档案的利用效率，而在知识管理的要求当中，企业档案占据了非常重要的地位，因此，加快企业档案管理信息化系统化是适应知识管理的必要前提之一；第二，档案管理人员要完成角色转变，从以往的实体保管转向现代化管理，即从一个仅仅保证档案完好的保管员转变为拥有专业知识的档案分析员，新的档案分析员要能够保管企业档案里传递出来的信息，必要时候甚至可以提供知识和决策。此外，档案管理人员必须有着过硬的个人能力和专业素养，个人意志要符合企业的发展理念，不断参与到企业的发展和建设工作当中，发挥出知识管理应有的作用。为此档案管理员必须掌握现代管理知识，熟悉企业档案内容和使用方法，掌握举一反三的能力，不断提升自己的专业素质，从单纯的体力输出者转变为企业发展的智力输出者，为企业的发展提供智力和决策支持。

2.3 知识管理要求企业发展新的档案管理技术

当今社会，科技和知识的更新水平越来越快，更新周期也相应缩短。为了适应更加快节奏的技术和资源需求革新，企业档案管理工作也要广泛应用现代化技术来适应现代化的知识管理需求。通过对目前企业信息技术发展现状分析，笔者发现制约我国企业信息技术发展最主要的瓶颈在于投资力度不大、信息化硬件设施不到位等。企业应认识到知识管理的重要性，并且从自我分析中找到企业知识管理工作的缺点和不足，采取措施扫清发展障碍，来促进企业档案管理工作的进一步开展。笔者结合企业信息技术现状，给出以下几点建议：首先，企业应加大研发部门的投入，加强自身研发能力，或者与研发部门进行合作，共同开发企业档案管理技术，企业应根据自身特点来选择不同的道路，比如，自身财力雄厚的企业，应更多地倾向于自主开发档案管理技术；其次，企业应加强对信息资源的开发。随着企业信息化程度不断提高，企业的生产方式、管理方式等逐渐走向科学化和智能化，但是目前很多企业档案的信息化程度不深，做得远远不够，很难适应知识管理对企业档案信息化程度的要求，此时应主要运用现代信息技术，加快企业档案的信息化、系统化和平台化，积极加大档案资源地开发和利用，争取提高企业知识管理的效率和效益。

知识和信息是知识经济时代企业发展的核心和动力，是支撑企业发展的核心。企业档案作为一个企业生产发展最直观地反映和记录，只有受到企业管理者的关注和重视，才能在企业管理等各方面发挥更大的作用。

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办公室档案管理在一个单位的管理工作中有着很重要的地位，加强办公室档案管理，能够提升一个单位的管理水平，提高单位的整体办事效率。本文将在分析办公室档案管理工作的特点基础上，探讨如何改进办公室档案管理的工作以及怎样提高办公室档案管理工作人员的素质。

一、 办公室档案管理工作的特点

1、 重点在于收集和保存资料

档案能够真实地记载事件、人物和过程，档案管理能够为后人引用和借鉴。办公室档案管理的工作重点在于收集一些相关的文件和书报资料等等，然后将它们分门别类地归档，再利用信息化的手段进行保存和管理。

2、档案种类繁杂

办公室档案包括各种各样的内容，比如单位的会计档案、行政管理档案、特种载体档案和科技档案等等，还包括上级单位印发的“红头文件”、本单位的各种协议、合同和责任书等等，而且还包括各种录音、录像等电子档案，所以办公室档案的种类十分繁杂。

二、改进办公室档案管理工作的措施

办公室的档案管理十分重要，因为它跟办公室的各项业务的工作的开展具有直接的联系，办公室的档案管理工作效率影响到整个单位的工作的开展，因此，有必要加强对办公室档案的管理。其次，办公室档案管理的工作主要在于资料的收集和保存，档案的种类比较繁杂，所以给档案管理工作带来了一定的难度。所以，要提高办公室档案管理的效率，必须从以下几个方面加以改进：

1、建立办公室档案管理机制

首先，在办公室档案管理中，要将文件管理和档案管理结合在一起，让档案部门为了方便后期对文件的管理，参与到文件的前期管理过程中，从而减少档案部门在文件管理后期中的难度，使得文件的归梢管理、形成处理和后期的查阅和利用等工作环节都实现统一指导和管理。其次，要制定详细的档案管理程序和规定的条文，使得档案管理工作尽可能地细化。最后，要严格地执行条文的规定，禁止各种滥发文件和发放无用、无效文件的行为。

2、强化档案收集

档案的收集是办公室档案工作中最重要的环节，因此，要改进档案管理工作，必须得加强档案的收集管理工作。首先，要规范档案的范文，对档案进行分类和编排，再将收集到的档案按类目进行整理和保管；然后，要规范档案的文书范文工作，在将收集到的档案进行分门别类之后，要对档案再进行文字编号和正文提料，对档案提取主题词，再做好附件处理，方便以后使用和管理档案；再次，第二步实现以后，要对档案再进行目录编号，以方便后期的检索工作，再在计算机系统中输入档案的管理信息，建立检索体，在各种管理软件的帮助下实现对档案的网上管理。

3、提高档案管理人员素质

档案管理工作主要是由专人来负责的，所以档案管理人员素质的高低就直接影响到了档案管理工作的水平。档案管理人员首先要严格控制办公室档案材料的进出，做好专人收文、专人传阅、专人登记和传阅卡的传递等等，还要在领导的安排下，做好科室的起草、编号、附发文卡、办公室登记等工作，以及负责好日常的档案管理工作等。

三、提高办公室档案管理人员素质的对策

1、加强对档案管理人员的业务培训

由于档案管理随着时代的发展也在不断地变化，所以档案管理人员的知识也要随着时代的进步而进步，要做到这一点，就必须定期地加强对档案管理人员的培训。在结合实际的基础上，有针对性地邀请档案管理专家或者有丰富经验的档案管理者对档案管理人员进行培训，巩固他们的知识，并且提高他们的现代化管理知识水平。还可以让档案管理人员多参加档案管理的经验交流活动，让他们吸收先进的档案管理经验，然后深入到自己的工作中去。

2、提高档案管理人员理论与实践相结合的能力

单位要多组织办公室档案管理人员进行同行管理经验的探讨，举办各种档案研讨会和论坛讲座，让档案管理人员熟悉国内外档案管理的动态。其次，要让档案管理人员多学习网络通信技术、信息存储技术、多媒体技术和数字化技术等等现代新技术，巧用现代化的档案管理方式，提高他们的工作效率，使办公室档案的管理跟上时代的发展要求。

3、加强档案管理人员自身素质的修养

首先，档案管理人员要提高自己的思想政治素质和职业道德素质，不做违反国家法律的事情；其次，档案管理人员要提高自己的业务素质，巩固理论知识的学习，而且不断地掌握现代科学技术，提高自己的业务操作能力；最后，档案管理人员还要提高自身的身心素质，档案管理工作是一项比较繁杂的工作，日常工作比较琐碎，办公室档案管理人员必须适应这种繁杂的工作，能够泰然地处理这些杂物，做到不急不乱，认真细致地做好每一项工作。

总结：

档案管理工作是单位办公室的一项重要工作，档案管理的水平影响到办公室的工作效率和整个单位的工作的顺利进行。办公室档案管理的工作比较繁杂、档案种类比较繁多，所以档案管理人员必须通过各种方式改进工作，使得档案的管理更加轻松和高效。此外，档案管理人员素质也是影响办公室档案管理工作的一个重要因素，档案管理人员必须努力提高自身的素质，才能够满足现代办公室档案管理工作的要求。

参考文献：

[1]王汝秀.高校院系办公室档案管理的规范化[J].兰台世界,2007(09).

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）12-0031-01

人事档案管理和人力资源管理是一个有机的整体，两者之间不可分离，同步发展。人力资源管理离不开人事档案提供的信息，而人事档案管理工作所有的业务活动都是为了输入或输出人事档案信息，为人力资源管理活动服务。做好企业人事档案工作，可以极大的促进企业人力资源管理工作，进而提高企业核心竞争力。而现代人力资源管理新趋势对人事档案管理工作又有新的要求。

一、新的趋势大致可以归纳为以下几点

1.建立多层次的价值评价体系。由传统的人事考核转向人力资源管理的价值评价体系；由单一的考核评价转向多层次全方位的价值评价体系；由面向个人要素的评价转向对绩效和取得优异绩效因素的评价；由面向个体绩效的考核评价转向企业绩效、组织绩效、团队绩效的考核评价。

2.构建以绩效为导向的薪酬回报体系。在注重薪酬回报功能的同时，更注重薪酬的激励功能；以行为和技能作为薪酬的基础，以组织与个人绩效作为支付薪酬的依据；强调团队绩效的回报与激励――团队薪酬，在薪酬体系中强化员工持股和股票期权的长期激励。

3.把职业化作为衡量人力资源管理水平的重要标志。职业化要素由适应世界经济一体化的知识结构与技能、职业素质、职业道德、职业精神、职业规则、职业价值观、职业语言组成。

二、人事档案管理对于人力资源管理的促进作用

1.人事档案管理可以促进企业内部人力资源的科学有效的使用

人事档案的科学管理可以是企业在用人和委任职务前充分了解人才，安排合适的任务，让人力资源得到恰当的使用。科学的人事档案管理，能让企业及时发现人才，避免埋没人才，让员工在工作岗位发挥最大的作用，提高企业自身的核心竞争力。

2.有利于人力资源的合理配置

利用人事档案中的信息可以更加深刻的了解员工的信息和历史，从而在人力资源管理中科学的管理企业人才，发挥员工的潜力。根据员工的专业技术和自身能力的不同，找到合适的岗位安排合适的人才去进行工作。企业按照人事档案可以充分发挥人才的优点，从而在企业的正常运作中发挥员工的潜能，促进企业的快速发展。

3.利于企业人力资源需求的科学化和规范化

影响企业人力资源的需求因素主要来自企业的内部，科学有效的人事档案管理可以让企业人力资源管理人员了解企业的人力资源情况，确保企业的正常发展和改革。在制定科学有效的人力资源管理计划中，人事档案可以让管理者更加明确人力资源的倾向，避免盲目做出预测，就减少了不必要的人才流失。这样人事档案就对人力资源管理起到了科学化和规范化作用。

三、人事档案管理的不足对于人力资源的负面影响

1.企业对于人事档案管理的重视不足不能适应人力资源的需求

很多企业在人事档案管理方面没有严格的思想意识，人事档案管理在企业中仅仅是一个简单的工作，没有必要在认识档案管理上投入太多的资金和精力。在档案的监督和检查上力度不够。由于企业的不重视档案，管理部门没有专业的人才，不能科学有效的进行人事档案的收集、归档和鉴别。一个没有得到重视的人事档案就不能在人力资源管理中起到应有的作用，不能让企业在人力资源开发中有效的利用人才。

2.档案材料的失真现象阻碍了人力资源的合理配置

档案的真实可靠是档案的基本特征，没有了真实和可靠，人事档案就一文不值，没有利用价值。很多企业的人事档案中年龄、学历、工龄等都出现了捏造、档案的随意涂改现象。这些情况严重的影响了人事档案的权威性和严肃性，使的人力资源管理中人事档案失去了价值，不能合理的配置人力资源，更不能科学的制定计划，没有了可靠地依据，就不能做出正确的选择。这就使企业不能及时的配置人力资源不能满足企业人才的需求。

3.人事档案的信息不全面和信息复制情况让人事档案失去了价值

企业在对人事档案的管理中，很多都在沿用了以往的模式。记录的仅仅是员工的年龄、学历等等基本信息，而且很多人事档案在编写时的内容单一、鉴定和考察材料的雷同情况非常严重。当下企业的档案突显不出员工的技能特点和个人特色，让人事档案失去了价值，这不仅仅影响当了员工的岗位问题，也影响到了企业自身的人力资源管理。

4.人事档案的管理手段落后，妨碍了人力资源的开发利用

现代的人力资源管理对于人事档案的要求越来越高，人事档案是否科学化，能否及时的提供有效的员工信息，能否为人力资源管理服务尤为重要。现在人事档案管理传统模式影响到了档案的可靠性。人事档案管理要注重工作的科学化和现代化，不断地打破常规，建立人事档案的现代化信息管理系统，建立健全的合理的人事档案管理制度，适应人事档案管理中的严肃性。

四、人事档案管理的改进方法

1.加大对人事档案的投入，增加管理人员的素质

注重对于人事档案管理中人员素质的提升，任用在人事档案管理方面具有专业能力的人才，加大对于人事档案的投入，配置先进的设备和充足的资金。

2.在企业建立健全人事档案管理制度

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档案工作是一项枯燥而又有历史性意义的工作，作为档案工作者必须深刻地意识到自己工作责任的重大，时时绷紧保持档案真实性的高压弦，维护档案和历史事实的原貌，既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征，也不能主观臆断地鉴别档案。无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守，维护档案的真实面貌，当好档案卫士。

二、增强档案管理工作人员的学习意识

档案管理是一门综合性较强的工作，因此档案工作人员应不断地学习掌握文史知识、相关学科知识和现代管理知识。一是在档案工作的各个环节，如编目、着录、标引等，只有通晓历史，才能更好地了解档案产生的历史背景和作用，更好地熟悉、管理档案信息。二是随着档案管理现代化，档案工作者应加强软件操作、维护技能、档案管理信息系统、电子文件的发展等知识的培训。这些都有利于档案工作者正确应用现代技术，提高办公速度，适应档案工作发展的需要。

三、增强档案管理工作人员的服务意识

档案管理工作的重要性不论在以往、当今都已充分体现，特别是永久性档案的保存，为各级政府、党政机关、企事业单位准确地反映了过去的历史，在今后的发展规划中能借鉴历史经验、趋利避害，制定更适合实际的规划。特别是档案电子化管理后，充分利用现在已有的网络技术，能不断提高档案管理信息化水平，使档案更好地服务于社会。档案管理工作不是独立的，档案信息化的实现要以数字化的手段收集、加工、整理、传送和接收以及储存。因此档案管理工作人员应以电子文件的形式按规定格式、程序和要求上报有关档案资料，以加强电子档案的管理和建设。增强档案管理人员的服务意识是实现相关部门档案信息共享的必要。

四、增强档案管理工作人员的保密意识

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目前，我国档案管理工作水平虽然步入了全新的阶段，即由原来传统的纸质档案逐渐转变为如今的电子信息化档案，但是在档案管理工作中仍存在者效率低、质量差等问题，究其根本是由于档案管理工作人员对档案管理工作的重视程度不足造成的。档案管理人员对档案管理工作的不重视可以体现在对档案文件和材料的收集不完整、对档案的保存不完善以及对档案的分类不合理等几个方面。第一，提升重视程度。档案管理工作是一项具有多元化、步骤性强的工作，可以粗略划分为档案的采集、分类、保存、调动等几个板块的内容。随着现代化档案管理工作的推进，许多档案管理人员对于档案的采集过分依赖于信息技术来进行，而不再仔细地核对或审查，从而导致部分档案缺失、遗漏或错误采集等。这主要是由于这些档案管理人员对档案管理工作不重视造成的，从而体现为工作态度马虎、管理意识低下等现象。第二，加强程序性。档案管理工作所牵涉的范围较广、工作时间具有不确定性，只有将每个环节都落到实处，才能保证档案管理工作不出纰漏和差错。然而，要保证档案管理工作的有序开展，仅仅提高档案管理工作人员对此项工作的重视程度是远远不够的，有关部门还应该加强对档案管理工作的程序性建设，为档案管理工作提供可靠的保障。在实际档案管理的过程中，应根据各类档案管理工作的性质和流程制定相应的规章制度，对不同类型的档案采取不同的收集方式和管理措施，以提高档案的保存和利用价值，实现档案资源优化。

二、对档案管理工作人员综合能力方面的要求

在新时期下，档案管理工作逐渐实现了现代化和信息化，因此，在对档案管理工作人员的综合能力要求方面也逐渐倾向于向更高、更全面的方向发展，具体可以体现在对档案管理人员学习能力、专业知识和现代化管理技术应用能力以及综合思维分析能力等几个方面。第一，学习能力的要求。就现阶段而言，档案管理工作已经基本上实现现代化管理，从档案材料的收集、登记、归档和调动等方面均可以通过信息技术来完成，这也就要求档案管理者不断适应现代化进程的发展，并不断与时俱进，学习先进的知识和技术。档案管理人员只有拥有较强的学习能力，才能适应现代化档案管理工作的发展，从而在实际工作中发现问题并解决问题，以保证档案管理工作的顺利开展并促进其健康发展。第二，专业知识和现代化管理技术应用能力的要求。现代化背景下对于档案的管理工作需要将收集、整合、管理与信息化技术相互连接起来，因此，档案管理工作人员需要具有扎实的专业知识，并不断培养和提升其自身的现代化技术应用能力，以满足现代化档案管理工作的要求。第三，综合思维分析能力的要求。随着现代化进程在档案管理工作中的不断深入，档案管理人员不能只对现有的档案材料进行采集和管理，还需要具有较为全面的思维及分析能力，对细微的信息进行及时的处理。同时，档案管理者还应从大方面着手，对有内在联系的档案资料进行对比分析，发现其隐藏的微观数据。此外，对于较为复杂的档案材料要及时归档和处理，发现其内部存在的联系与规律，以为今后的调档和使用提供便捷。

三、对档案管理工作人员心理素质方面的要求

通过上文的阐述可以清楚的了解到，档案管理工作的程序性很强，且在实际工作中步骤繁杂、管理人员的能力不易体现，是一种较为枯燥乏味但需要认真对待的工作。因此，从事这一项管理工作的人员，除了具备良好的综合素质和较高的思想政治觉悟之外，还应拥有良好的心理素质。只有拥有良好的心理素质，才能在飞速发展的现代化社会中从事相对于枯燥单一的档案管理工作，并将这份工作处理得井井有条。

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随着我国社会主义市场经济的发展，行业之间的竞争日趋激烈，对人才的要求也在不断提高，而人才的流动性大也是市场经济所衍生出的主要问题。针对人才流动的问题必须建立完善的人事档案管理机制，提升对人事档案管理的认识高度，将“与时俱进”的指导思想融入到人事档案管理当中，不断开拓思路解决人事档案工作中所出现的问题，形成一定的人事档案管理的工作流程与模式，用科学的发展观实现人力资源的合理配置。

1.我国现代人事档案管理新的特点

1.1在思想认识层面弱化了档案管理的重要性

计划经济时代，人们的档案观念相对较深，这主要是源于这个时期人事档案在某种程度影响着个人一生的政治命运或经济命脉，人事档案在某种程度上也被披上了神秘的外衣，使人们误以为人事档案只有位高权重的人才能享有，对人事档案存在一种敬畏的心理。但伴随着改革开放的深化，市场经济的发展非常迅猛，公众对人事档案的认识逐渐淡化。由于经济市场中市场成分的多样化，使得人们在从业问题上有了更加的空间，企业与求职者之间形成双向选择，很多人也就逐渐忽视了档案的重要性，对档案的认识不再像传统观念那么神秘，人们自主选择职业，这种自主意识也在市场的竞争中逐渐显现出来。如很多职场“马”跳槽到更好的位置而主动放弃档案，也有很多刚从校门走出的大学生为了得到更好的工作而放弃档案等等。这种对档案认识的弱化，是人们认为人事档案已经不再那么重要，只要拥有高职高薪，档案可有可无；并且也确实有很大一部分人放弃档案，档案库中形成“弃档”、“死档”的现象也比较普遍。这种对档案认识的误区，是对传统人事档案的扭曲认识。

1.2在管理模式层面人事档案管理相对分散

传统的人事档案管理模式是按照管理权限进行划分，逐层对人事档案实行管理的，在调取档案时需要由各单位逐级的向上层主管部门提交申请，进而取得个人的人事档案。但在市场经济的冲击下，国家对很多国有企业和事业单位实行改制转轨，大量厂矿和事业单位的职工买断工龄或下岗分流，终止了与原单位的关系，对这部分人群的档案管理工作成为一个难点，由于数量比较庞大，而且人员流动性较强，因而必须引起有关部门的高度重视。据了解，有很多下岗人员在退休后，因为找不到档案而不能办理退休，三番五次去档案馆寻求帮助，但档案馆只负责档案的归档和保存，对这部分人的档案可谓爱莫能助。针对这种情况，从个人的角度分析，辛苦一辈子终于到了退休的年龄却因为档案缺失而不能退休，在遭受经济损失的同时对心理也会产生很大的负面影响；从社会的角度分析，这种档案管理模式也不利于维护社会的和谐稳定的局面。

1.3在内容信息层面人事档案管理存在缺失

按照有关规定，传统人事档案内容要求基本分为履历、自传、各类鉴定、考核、政审材料、入党（团）材料、奖惩材料、各类审批表（任免、职称、学位、工资、离退休等）等十大类材料。但市场经济体制改革的不断加深，原有档案内容中的个人经历与社会实践不能满足当前人事档案管理的要求，其所涵盖的内容在某种程度上存在缺失，并不能对个人行为进行更为完整的记录，使得人事档案只具有参考价值，并且其内容的参考性也逐渐被弱化。如传统档案主要是考察个人的政治经历，并且重复性较高；而像各类考核、鉴定等反映人性本质的内容相对缺失，如健康档案、业绩档案、诚信档案等都没有在人事档案中得以体现，这也不利于企业寻找和发掘所需要的各方面人才，对优化人力资源配置产生不利影响。

2.新时期人事管理的革新要求

2.1在思想上树立正确的人事档案管理理念

针对人事档案的管理，我们要从思想上给予正确的认识，树立正确的档案管理理念，不但要重视其历史鉴定的作用，更要突出个人实力与能力的展现。这也使得我们必须改变传统模式中过分强化档案作用的观念，但也不能扭曲的理解为人事档案在社会主义市场经济高速发展的今天毫无作用可言。在国家政策法规的限定下，人事档案仍然存在一定的作用，在某些方面的作用还非常重要。如养老保险、职称评定以及离退休等等，如果没有人事档案，在办理过程中会造成很多麻烦，甚至无法办理。因此，我们必须从思想上认识到档案管理的重要性，强化将档案管理在实际生活中的作用。

2.2在模式上实现单位内部管理与社会化委托管理的“双管齐下”

市场经济的发展使得很多工人走出厂矿自谋生路，成为社会单元，对人事档案管理的管理模式采用单位内部管理与社会化委托管理相结合的道路，实现“双管齐下”。即在法律法规的限定范围内，采用有各单位或主管部门进行管理的同时，还可以通过市场化运作通过委托人的方式进行托管，两种方式并举能够更好的加强和完善人事档案管理，对在经济转轨中流入社会的失业下岗职工以及买断工龄的人群，通过市场机制将档案交由人才交流中心进行管理；或将档案直接交由人事档案局进行归档，使公众能够随时调取档案。这种单位内部管理与社会化委托的方式相结合，对组建完整的档案管理构架有积极的促进作用。

2.3在内容上要力求实现档案管理的“与时俱进”

传统人事档案的建立受特定历史时期的影响，在建档过程中存在不实之处，如“此人不宜重用”等不实的内容，使得部分人才在求职中四处碰壁，针对这些档案必须用科学的发展观来对待。我国处在社会主义市场经济的转型期，人才流动性大，竞争更加激烈，使得人力资源配置必须抛弃传统人事档案沿袭下来的弊端。在人才的聘用与引进过程中，需要通过一定时限的“试用期”来对人才实现全面的了解，如果人事档案能够囊括个人更为完整的信息与内容，能够使档案信息更加直观的呈现在用人单位面前，这对人才的聘用与引进有着非常积极的促进作用。

3.小结

若要使人事档案管理上升到新的台阶，就必须抓住有利时机，不断的对人事档案管理工作实施创新。只有打破传统的人事档案管理模式，使人事档案管理更加全面和系统，才能满足当前公众对人事档案管理的需求，以求达到人事档案管理的现代化、科学化和规范化，将人事档案管理的价值充分的发挥出来。（作者单位：平顶山学院）

参考文献：

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（一）档案交接制度不严谨。每年，巨大的档案变动、更新、调取和维护工作确实是档案工作的重点和难点。档案的分类和存档并不困难，最容易出乱的环节就是档案交接时。现如今，大多数单位的档案交接制度不够严谨，导致许多档案在交接时出现错乱和丢失，这样的局面是我们不想看到的，因为档案一旦错乱和丢失就代表着档案管理工作失去了大半意义，而且档案的重新填写和弥补是很复杂和费时的，会严重耽误单位工作的正常进行。有关部门应着力加强档案交接制度的严谨性管理，在交接时，交接双方都应认真对待档案交接工作，一丝不苟地完成交接任务。档案管理工作者更应该负起重要责任，告知调取和变动档案的人员相关规定，敬告擅自调取或是删改档案的严重后果和所应负起的法律责任，做到完成本职工作的基础上，时刻以单位利益为重，重视档案交接工作。

（二）许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务。很多人由于缺乏对档案的重要性认识，在面对档案工作时只是应付而已，甚至对本人的档案都不够重视，没有充分考虑到档案对今后工作的重要性和广泛应用性，等到真正需要档案时，才发现档案不完整或是没有及时更新，以至于影响了正常工作需要和职位调度，给档案本人带来了极大的不便。这充分说明档案管理人员对档案的重要性宣传不够，许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务。

（三）当前的档案管理工作不够现代化和信息化。这么多年来，档案管理工作依然是以纸质做为档案的重要载体，以手写的抄录为主要的记录方式。档案在填写时容易丢失，也容易弄脏弄乱。档案在收录时需要分类，分类时很容易把各类档案归在不相属的一类里，等到需要用时不能迅速的发现。档案的存储需要档案室，档案室不宜过湿，不然容易引起纸质的档案发霉或发潮，导致档案失真，档案室需要密闭，并且要防火防潮。由此可见，这种陈旧的档案管理方式不仅需要耗费大量的人力物力，而且对于档案的准确性也很难保证，容易丢失和遗漏，一些不可预知的事件很容易导致信息的丢失，造成严重的后果。当前的档案管理工作急需引进现代化和信息化较强的技术来应带这种局势，比如电子信息技术的应用。

二、档案管理工作的对策及思考

（一）强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化每一名档案管理管理工作者的管理意识，养成严谨认真的工作作风。同时在硬件设施上完善档案管理设备，每个单位都应配备单独隐蔽的档案库房，库房内加装空调、除湿机、档案密集架和电脑等所必须的应用设备和管理配件。为加强档案信息化发展，应在档案管理程序中引进计算机管理软件，充分发挥计算机技术的应用，比如建立档案的信息存储和检索系统。与此同时，应提高每一名档案管理工作人员的综合素质，调动其工作主动性，从根本上确保档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集的齐全完整、内容真实可靠。只有这样，才能满足当今档案管理工作的需要，从容面对庞大复杂的档案材料和一系列档案补充调取工作。

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在整个人资管理工作当中，人事档案管理是一项非常基础的工作，因为它可以为人资管理提供必要的信息数据，构建出一个完整的人才数据库，这样企业在进行人资管理的过程当中，能够通过阅读人才数据信息，来对其员工进行分类，同时作出良好的人资管理决策。例如，人事档案管理中会记录每一个企业员工的优点和工作情况，在对这些档案进行阅读的过程当中，人资管理人员可以对人才有更加明确的了解。一旦企业需要进行战略调整和战略部署，需要调用人才支持，可以根据这些报告来进行工作分配决定，以便于保证员工的工作效率和工作效果。而对员工而言，做自己擅长的工作，更有利于发挥自己的优势，不仅能够帮助企业，实现企业的生产目标和发展目标还能够帮助员工，完成自己的个人目标。工作的合理性不断增强，也能够帮助企业留住更多的人才。

1.2优化人资管理工作

人资管理工作当中的人事档案管理，不仅为人资管理工作提供基础的数据信息，更重要的是它能够促进企业中不同部门之间的信息共享。现代化的人事档案管理工作并不是传统的纸质文档的存储，许多企业在人资管理系统当中，都单独开辟了人事档案管理区域。人资管理系统当中的人事档案管理，让各个部门之间的信息不再闭塞，信息的交流能够让各个部门和各个组织之间更加自由和快速地进行人员的调配。

例如，某公司的产品部要举办新品会，而在这一过程当中，产品部门需要合适的人才来进行新品会的策划。因此，产品部门可以在系统上进行策划人才的遴选，然后通过合适的流程来进行策划人员的调配。现代化的人事档案管理工作，能够让企业在发展的过程当中，快速地集中人才，从而支援不同部门的工作，不仅提升了人资管理的工作效率，还有效地促进了企业的统筹发展。

1.3协助企业高层决策

一个企业的发展，离不开企业高层的良好决策，而企业高层在决策的过程当中，必须考虑到企业本身的发展情况，而企业的人才发展情况也是企业高层在决策过程当中所必须考虑到的关键性部分。例如，企业在发展的过程当中，必然需要思考企业需要什么样的人才，企业未来的发展过程中又需要多少人才？而这些内容都需要通过人事档案管理工作来进行配合。除此之外，企业在进行战略决策的过程当中，必须要对企业的人才情况进行一定的考量。例如，某企业决定进行项目合作之时，必然要对项目的数量进行一定的限制，否则超出企业的承受能力，则会导致项目合作失败。此时，企业就需要借助人事档案管理工作来对企业的人才进行评估，以便于衡量出企业在一段时间内的项目合作数量限度。而对于人资管理工作而言，正是因为有了人事档案管理工作，才能够良好地预测出企业所需要的人才，同时对企业现有的人才，进行一定的评估。一旦发现目前企业现有的人才出现问题，还可以进一步进行解决，避免企业出现人才损失。

2人事档案管理的关键点

随着时代的发展以及《中华人民共和国档案法》的正式实施，新时期的人事档案管理工作，也面临着新的机遇和挑战。虽然科技发展的新时期，人事档案管理的工作方式日趋信息化和标准化，但是人事档案管理工作也面临着一些困难。这就需要人事档案管理工作作出一定的改革，把握新时期工作的关键点，才能不断为企业的发展发挥更多的作用。

2.1勇于进行制度创新

对于企业而言，各个部门的工作在新时期，都必须勇于进行制度和方式上的创新，这样才能做到与时俱进，提高管理水平。对于企业的人事档案管理工作而言，在进行的过程当中，必须敢于利用信息科学技术，来对目前的工作进行整理和分析。实际上许多企业的人事档案管理工作并没有专项的制度和准则，这就很容易导致相关的工作人员在工作的过程当中毫无章法。在新时期，企业不断谋求制度上的合规性，因此，人事档案管理工作也应该进行制度上的创新和完善。不仅要对人事档案管理工作的内容进行制度上的要求，还要对相关的工作人员进行一定的要求。例如，工作人员的素质、工作人员工作的方式和方法以及工作的流程，都要具体进行制度上的规定。当然，虽然需要制定相应的制度，但是不能让制度限制了员工的创造力。只有这样才能做到人事档案管理工作真正意义上的制度创新，保证人事档案管理工作，能够对企业的人事档案信息进行深度的开发和挖掘，为企业提供现代化的人事档案管理数据库。

2.2加强与信息技术的结合

时代的发展，让信息科学技术发挥着重要的作用，对于人事档案管理工作而言，加强与信息技术的结合，能够提升其工作效率，还能提高其工作质量。各大企业几乎都已经开始应用人资管理系统，而人资管理系统当中，也一定有人事档案管理模块。但实际上人事档案管理模块，在目前的人资管理系统当中仍然局限在信息的单纯集合，并没有完全实现智能化的分析与管理。这就导致人事档案管理系统只是将线下的人事数据转换成线上的数据库。实际上真正的人事档案管理系统，不应该仅仅是信息的集合，还应该智能化地对企业的人才数据进行分析。这种分析报告应该包括企业人才的稳定情况，以及企业人才的成长情况。而企业的管理者在管理的过程当中，通过对这些数据报告的调取，可以全面地对企业人才情况进行掌握。这样就可以对其员工进行专项化的培训，全面提升企业员工的综合素质，为企业提供更多的优秀人才。除此之外，人事档案管理工作系统还应更加智能化，进而帮助企业对企业的人才需求进行智能化分析，同时为相关的工作人员提供一定的工作建议，这样才能不断提升人事档案管理的智能化程度。

2.3提升相关工作人员的综合素养

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一.引言

档案真实的记录着一切活动，既有历史资料，也有成长过程的见证。随着计算机技术的逐渐成熟和扩展，信息化技术被应用到档案管理活动中，提高了档案管理的科学性和合理性。在信息化档案管理条件下，要求馆员的素质能力得到提升，以满足信息化档案管理需要。

二.档案信息化管理概述

1.档案信息化管理系统的组成

信息化档案系统由档案采集系统、档案管理系统以及网上查阅系统三部分组成。

（1）档案采集系统：该系统的主要功能是能够对纸质档案材料进行数字化采集处理。其具体功能主要为档案采集、目录整理、系统维护、档案审核四方面，同时能够在网络上实现多个客户端同时对不通材料档案进行采集，大大提高了信息采集的效率，在实际应用中非常方便、快捷并且高效。

（2）档案管理系统：该系统的主要功能是能够对人事档案材料进行收集、整理、鉴别、统计、转递、保管、查阅等，主要由信息管理、管理工具、业务管理以及系统维护四个部分组成。

（3）网上查阅系统：该系统能够让人事档案资料信息进行网络浏览查阅，使人事管理更加明朗化。同时，为了保证单位人事档案资料信息的安全，该系统也采用了多种加密处理方式，能够保障系统内的资料不被破坏或窃取。

2.档案信息化管理的价值和意义分析

档案信息化管理是我国现代化高科技不断发展的必然结果。随着科技的不断进步，信息技术对人们工作和生活的影响越来越大，它是人们获取信息的重要途径。且随着计算机专业软件的开发和使用，很多专业的管理软件层出不穷，且在实际工作中得到很多的利用。在整个工作流程当中需要制定出健全的政策制度，结合当前相关信息档案管理工作的难点和原则，同时对今后工作当中应当重点遵循的核心原则，以及基本的指导方向等进行全面和系统化的分析，旨在以此为基础更好的实现对相关工作和政策理念的健全完善。

三.信息化档案管理对高素质馆员的要求

1.档案管理信息化对档案工作者提出了新的技能要求

档案信息数字化、网络化是档案工作的必然趋势。经过实践证明，档案信息化可以让每一个档案信息的利用者在任何时间、任何地点利用网络在档案管理系统中获取所需要的档案资料和信息。档案信息化一方面能最大限度的提高档案信息的利用效率，另一方面能有效的提高档案信息的管理效率。网络系统管理档案可将传统的文本图件方式的档案信息转化为数字化档案，并可使用u盘等不同的存储介质存储起来，从而使得需要存储时间较长的档案信息，通过电子科技的方法，存储在存储介质中，避免了传统信息存储的缺陷，进而让每一位信息利用着都能准确快速的获取所需要的信息。

2.档案信息化中档案工作者的信息素养要求

随着科学技术的进步，信息化的快速发展对于促进档案信息化有了全面的探究，引出了信息素养的概念，信息素养在档案信息的管理和利用过程中的意义也变得越发重要起来。怎样在信息化的环境当中提高档案工作者的信息素养也成为档案工作中需要重视的方面之一。对信息素养的理解主要包括：对信息的真实性和准确性具备精确的判别能力；能够做到对信息的高效管理和利用。概括起来就是能够识别需要什么信息，并且知道怎么获取信息，怎么管理和利用获取的信息。信息素养的相关领域很广泛，是需要具有特定的素养的，它涉及范围很宽的知识，包括社会上的、经济上的、法律上的、资源上的、电子科技方面等，和很多种学科领域都有着莫大的关系。

四.信息化档案管理馆员素质培养策略

1.提升综合素质

首先从提高管理人员综合素质开始，管理人员要不断强化信息化管理工作意识，在工作中积极努力学习计算机技术，掌握基本的操作方法，这样才能开展实践工作。单位要定期对管理人员进行培训，并且要开展培训评估工作，对于进步明显的员工进行奖励，实现工作人员内部的优胜劣汰，应当加强档案管理工作的同步管理控制，同步的建设相关措施，严格的进行项目的审核与研究，同时还应当在技术的发展过程之中增强资金的投入力度，依靠技术的支持，依靠规范化的管理和运行，还应当加强对档案管理工作的分析。需要注意的是当前档案信息安全管理是相关项目建设的重点和难点，在实践的工作之中应当结合传统工作的经验，对于相关技术文件，还应当进行一定程度上的修改和补充，常见的诸如工作档案以及人事档案等等，在存储的过程之中应当严格的遵循方便后期修改的基本原则，而对于一些合同性的文件，在实践当中不仅需要对其中的关键层面内容进行分析同时还应当结合今后的改革方向实现对政策的完善和补充，更好的促进档案信息化管理迈向新局面和新阶段。则应当保证其存储格式的科学性，保证后期查阅资料的方便与快捷，这一点是当前档案管理工作的基本原则。

2.档案工作者要再提高认识

档案工作者要切实提高认识，真正认识到档案管理工作的重要性，切实意识到提高自身素质对档案管理信息化发展的关键作用。要全面认识档案特别是信息化社区档案的价值作用，摆正心态、树立责任意识，切实找差距、补不足，转换角色应对信息技术带来的挑战，要自觉学习先进知识、信息技术以及现代管理等知识，努力掌握好外语和应用计算机、网络技术的能力和水平，坚持长时间多种类学习，让自己可以顺利应对档案管理信息化的要求。

3.在职档案人员培训要再强化

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随着数字时代的到来，信息的管理发生了天翻地覆的变化。数字化在降低人们对文字阅读的兴趣的同时，却提高了人们对视频观看的兴趣。这就使得档案管理的对象、档案管理的方法产生了巨大变化，进而，也对秘书的档案管理能力提出了新的要求。这对秘书学专业来说，既是挑战，也是机会。说它是挑战，是因为掌握数字档案管理的能力要远比掌握纸质档案管理的能力难得多；说它是机会，是因为秘书学专业终于有了一个过硬的专业技能了。这个能力不仅体现在技术上，而且体现在素质上，特别是体现在创新能力上。

一、秘书人员档案管理工作的转变

伴随着档案管理对象由纸质档案为主向数字档案为主的转变，管理的条件、方法和所需要的能力也发生了巨大的转变。

所谓数字档案，是指以视频或音频形式存储的信息，电视台等媒体又称其为媒体资产。纸质及实物档案管理主要需要的是空间和架子，而数字档案管理的基本条件是网络计算机系统，这一转变对管理方法的影响主要表现在以下两个方面：

（一）由表层管理向深层管理转变。调用一份纸质档案时，一般不会只调用其中的某一页，往往是调用一套档案，再从中找到有用的那部分信息。如用户想查某个通知中的某一项要求，就必须调用整个通知。而调用数字档案（视音频信息）时，既可以调用长达几十个小时的完整信息，也可以调用其中几秒钟的信息。如用户想使用某个足球运动员在某场比赛的某一次助攻视频时，他不必从一个半小时的整场比赛的录像中找，只需要输入几个关键词，就能迅速找到所需要的视频。

这种不同是因为对不同介质档案的管理不同造成的，而对不同介质档案管理的不同则是与浏览不同介质的特点有关。浏览纸质档案要比浏览视音频档案容易。也就是说，同样是陌生的、内容容量差不多的档案，浏览并确定所需要信息，纸质档案需要的时间要比数字档案所需要的时间少。所以，为了方便数字档案的使用者，使其能够迅速找到并调用所需的信息，就要对数字档案进行化整为零的管理，即对完整的视音频进行层层切分，使之变成一个个小片断，再对每个小片断进行文字说明，即著录。

管理档案，一个重要的工作是编目。对纸质档案的编目，只需要对完整一套档案的各方面信息进行著录，如时间、作者、主要内容、关键词、语言种类等；但对数字档案的编目，不仅需要对完整档案信息进行著录，还要对档案进行层层切分，然后分别著录。这就是说数字档案的编目包括两个方面：切分与著录。

一般情况下，数字档案的切分分为五层：节目、片段、场景、镜头和关键帧；著录主要有四大项：题名项、主题项、描述项、建设者项。

如对一个专题片（即一个节目，如某次会议）的管理是：先进行片段层的切分与著录，即将完整的专题片切分成若干个内容相对完整的片段，同时为每一个重要片段（编目者认为重要的）抽取一幅关键帧，并著录该片段的主要信息：题名项、主题项、描述项、建设者项等。

片段层编目完成后，要进行的是下一层――场景层的切分与著录，即将每个重要片段切分成若干个场景，然后对其中重要场景的各方面信息进行著录，并抽取至少一幅关键帧。

然后是再下一层――镜头层的切分与著录，即将每一个重要场景再切分成若干镜头，并对重要镜头的各方面信息进行著录，同时抽取至少一幅关键帧。

这么编目的目的是便于利用者提取任意一个想用的部分，不必花大量时间浏览整个视频资料。但从上述数字档案的管理过程可以看出，它对数字档案不仅有表层的管理：节目层的著录，更有深层的管理：层层切分并逐层著录。

（二）由被动管理向能动利用转变。主要内容有：

1.档案管理技术改变引起工作重点改变。档案管理工作主要包括八方面的工作：档案搜集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案统计、档案编研与档案利用。过去，对秘书的档案管理工作要求重点是做好前六项，即来什么档案管理什么档案就基本可以了。现在，由于数字档案管理技术的先进性，对秘书的档案管理工作的重点转为：档案检索（包括编目工作）、档案编研与档案利用。因为在数字档案管理系统内，档案搜集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计都可以由专门设备和管理软件完成，留给人的工作就比较简单了。如需要对档案进行统计时，只要向系统内输入要求，几乎是瞬间就能得到统计结果。因此，上述工作在档案管理工作中的重要性有所下降。相应的计算机不能完成的工作，人能发挥主观能动性的工作，如档案检索（包括编目工作）、档案编研与档案利用工作就成了管理者的重点工作。

2.档案利用的需求改变引起工作重点改变。以往，档案利用最常见的作用是证明，管理者能迅速找到可以证明某事、某人的档案材料就可以了。至于利用档案创造新作品，或基于对档案的研究为领导或部门工作提出建议，不是秘书档案管理时的主要工作。但随着信息设备和信息管理技术的提高，人们阅读习惯的改变，使得领导或部门的工作总结，对产品的推介、宣传等不再以文字的形式或配合PPT演讲的形式进行，取而代之的是视频形式。这就要求秘书们能够利用已有的视音频――数字档案制作工作总结专题片，或情况、产品介绍专题片等。而制作专题片，就要充分发挥管理者的主观能动性，这不仅需要有较高的文化水平，还需要有较强的创新能力。

二、秘书人员能力与素质要求提高

以传统介质为档案管理对象的档案管理，对秘书的能力要求是：了解档案管理的要求，掌握档案管理技术，如分类、装订、装盒、著录、复印、传真等，其技术含量和对创新的要求并不高；而以视音频为主要档案资料的数字档案管理，其对管理者的能力与素质要求则比较高。其主要表现在以下这4个方面。

（一）要有较高的对视音频作品的理解能力。这主要是因为，在对数字档案进行编目时，必须有较高的对视音频信息的理解能力和比较熟悉不同类型的视音频信息的编目特点，才能正确切分和准确著录。否则，会层次切的不对，重要的片段、场景、镜头没抓住，重要的信息没著录上。

一般来说，数字档案的形象性高于以文字为主的档案，因此，档案比较生动；但其逻辑的清晰性不如以文字为主的档案，因此，档案管理者对数字档案的主旨和结构的准确理解比较困难，加上有的数字档案创作者使用了比较独特的表达形式，这就给档案管理者在编目时准确切分和著录造成较大的困难，需要管理者具有较高的理解能力。另外一个原因是，数字档案管理要远比传统介质档案管理深入。

按广电总局制定的编目规范看，视音频信息共分六大类：新闻类、体育类、影视剧类、专题类、综艺类和素材类。在这六类中，编目每一类材料所需的知识体系和能力都不一样，如对新闻类数字档案编目需要的能力不是很高。这一是因为所需要的知识并不特殊；二是因为其结构清楚，片段（一条新闻）与片段（另一条新闻）间边界清楚，因而容易切分；三是要需著录的内容，视频上基本都有，不需要编目者自己总结太多。而对影视剧类、体育类视音频信息的编目则需要有特殊的知识积累和较强的理解能力。因为，虽然每个人都看过不少电视、电影，但由于一般人并不具有导演的眼光，体育知识不丰富，因此，没有经过专门培训，很难迅速找到重要片段、重要场景，并写出正确的著录内容。

（二）要有更强的文字运用与语言概括能力。数字档案管理与传统的档案管理还有一点不同的是，它的服务对象数量大得多，有的是面对全世界，因此影响也更大。随之而来的就是对编目工作要求很高，比如，对错别字非常重视，要求著录不能有一个错别字。这就要求档案管理者必须具有较高的文字水平，它主要是指正确书写汉字和准确概括视音频内容的能力。

在档案检索工作中，最重要的一项是编目，数字档案管理的编目包括切分与著录两项，而文字档案的管理没有切分，只有著录一项。虽然两种档案的管理都有著录一项，但水平要求差别很大。文字档案管理的著录比较容易，需要著录的主要内容，档案上基本都已具有，管理者照抄或稍作总结即可。而数字档案管理所需要填写的题名项、主题项和描述项很多需要管理者自己总结、概括。因此，不经过一段时间的专门训练，很难胜任这样的工作。

（三）最好掌握非线性编辑等软件的应用能力。数字档案管理的最重要的目标在利用，无论是截取某一段视音频作为证明，还是以多段视音频为素材制作新的专题片，都需要一个能力：编辑软件的能力。

编辑软件有多种，其中比较简单的要数会声会影，这是大众级的视频编辑软件。还有一款专业普通级的视频编辑软件：Adobe Premiere，目前，这款软件广泛应用于广告制作和电视节目制作中。此外，还有一款软件比Adobe Premiere更广泛应用于广告制作和电视节目制作中， 是苹果公司开发的一款专业视频非线性编辑软件：Final Cut Pro。

掌握第一款软件，不需要纳入教学计划，学生利用业余时间就可掌握，因为它很简单。但正因为简单，不能用它制作内容复杂、表达丰富的专题片。Adobe Premiere 和Final Cut Pro都能够用来制作复杂的专题片，而且掌握其基本功能也不是太难，因此，可以选择其中之一纳入教学计划。

（四）要有一定的创新能力。对数字档案的利用，重要方式之一就是专题片制作，即利用已有的视音频材料制作新的视音频作品。这样的工作对于学生来说是有一定难度的工作，难就难在创新上。能否用普通的材料表达新的主题；所选的材料能否给人以新鲜的感觉，哪怕是旧材料新视角；主题表达的形式是否能够另辟蹊径，不落俗套。如果没有一定程度或方面的创新，那所制作的视音频作品就没有生命力。

三、秘书人才数字档案管理能力培养

概括地说，数字档案管理的内容主要有两种：编目与编辑。编目主要要求的是对视音频的理解能力。虽然编目也需要熟悉编目规范，但由于其只是一种知识，不是培养的难点所在。编辑要求的是创造性地使用档案材料制作新的视音频作品，它对管理者的综合素质要求较高。

（一）培养学生的数字档案管理能力的必要性。是否有必要培养秘书人才具有这样的能力、怎样培养秘书人才具有这样的能力是根据专业所在地区和师资条件决定的。如果专业处在欠发达地区，那就不必培养。因为，培养这样的能力不仅需要师资，也需要比较先进的设备。但如果专业处在比较发达的地区，就应该将此能力的培养纳入到人才培养目标和人才培养方案中。理由有二：一是它能较全面地培养学生的信息管理能力。在培养学生数字档案管理能力的同时，也培养了他们的信息搜集、整理、管理等能力和办公软件应用能力。二是它能有力地提高学生的综合素质。因为，编辑一个视音频作品，是一个人阅读、思考、写作和创新能力的综合体现。

（二）纳入人才培养方案。如果将培养学生的数字档案管理能力纳入人才培养方案，可以有两个层次：作为一般能力培养和作为核心能力培养。

1.作为一般能力培养。数字档案管理能力，作为档案管理能力的一部分，是秘书应该掌握的诸多能力之一。培养这一层次的能力，既可以在一门课中实施，即在《档案管理》课中作为档案检索中一项能力培养；也可以作为一个单独的实训项目在实践学期进行。

2.作为核心能力培养。如果将档案管理作为秘书人才的核心能力，那就要为它设计一个教学模块。这个模块可以包括3门课程，也可是4门课：《档案管理》《摄影摄像》《视音频信息编辑》，其中《视音频信息编辑》也可分为《非线性编辑》和《影视节目制作》，关键看专业方向。

《档案管理》的教学内容除了使学生了解档案管理的8种工作外，特别要使学生掌握对视音频信息的著录能力。《摄影摄像》课，既是教授学生办公设备的使用，也是培养学生视音频信息的鉴赏和表达能力。《视音频信息编辑》课的教学内容主要包括两个方面：非线性编辑和专题片制作，在教学过程中，二者可以融为一体。此课培养的是学生对数字档案的利用能力。

3门课或4门课的教学顺序可以自由安排，既可以是总分分式，即上课顺序为：《档案管理》《摄影摄像》《视音频信息编辑》；也可以是分分总式，即上课顺序为：《摄影摄像》《视音频信息编辑》《档案管理》。《档案管理》是总，其他课是分。

不同的上课顺序体现不同的教学设计思路。总分分式是希望通过《档案管理》使学生对数字档案管理有一个概论式的了解，然后再通过《摄影摄像》《视音频信息编辑》课对数字档案管理的专项能力进行深入训练。分分总式是希望让学生先把各专项能力训练好了，再在《档案管理》课上进行综合训练。

数字档案管理既然是因社会发展而产生的新工作，它就有较强的拓展性，对于《档案管理》课来说，它是对传统档案管理方式的拓展；对于秘书人才来说，它又是秘书专业能力要求的向上拓展；对于工作岗位来说，数字档案管理稍微改变一点，就是迎合新的职业――媒体资产管理。因此，将数字档案管理能力的培养纳入秘书人才培养的方案中，会使所培养的人才无论是在能力方面，还是在就业岗位方面都会有一定的拓展。

【参考文献】

[1]徐拥军，周艳华，李刚.基于知识服务的档案管理模式的理论探索.档案学通讯[J] ，2011-03-18.

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中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）28-0009-03

“人才强校”是高职院校快速发展的重要战略，稳步实施“人才强校”战略，离不开教学科研水平的提升，而教学科研水平的提升取决于人才素质的高低。作为人才信息缩影的人事档案，是人才在教学、科研、管理服务等工作中形成的原始记录。人事档案管理对高职院校内涵建设、人才选拔与使用、人才预测和培养即打造一支高水平师资队伍和干部管理队伍具有重要价值与作用。科学管理人事档案有助于从人事档案中探索人才成长规律，更好地选拔培养和使用人才。但由于种种原因，人事档案管理工作在高职院校人才队伍建设中的作用往往被忽略。笔者试图探寻人事档案管理在高职院校实施“人才强校”战略中的重要作用，以引起高职院校各级领导及广大教职工对人事档案管理工作的重视，加强人事档案管理，促进“人才强校”战略的顺利实施。

一、做好高职院校人事档案管理工作对实施“人才强校”战略的重要意义

人事档案是人才信息的重要载体，集中反映了人才的基本情况、学识水平、工作表现、工作业绩等方面的情况，是知人善任、选贤举能的重要依据，也是针对人才个人特点进行“量体裁衣”，帮助人才在教学、科研、管理服务等方面建功立业的重要工具。

1.做好高职院校人事档案工作，有利于充分发挥人才的特长优势。高职院校是发展全民教育、培育社会各类技术型人才的集中地，建设一支高素质高水平人才队伍是院校兴旺发达的生命线。特别是近几年各院校逐步引进一批高学历、高职称人才充实师资和管理队伍，这些人才有着不凡的奋斗经历和突出的业绩。他们的人事档案如果记载清楚、内容齐全，对于高职院校而言会是一笔丰厚的财富，能有效作用于“外树形象、内强素质”。同时，鉴于个人的优劣表现均有可能被记入档案，影响长远，因此教职员工会时刻警示自我，本着对自己、对历史负责的态度，最大限度地发挥自身的潜能和智慧。

2.做好高职院校人事档案工作，有利于对人才进行针对性的培养和使用。人事档案管理部门在完成人事档案材料的收集、整理、保管与利用的基础上，应该对档案材料所反映的信息进行分类、统计和分析，形成有针对性的报告，在学院制定人才队伍建设规划、师资培养培训计划以及教职工的职称晋升、干部选拔等方面，提供符合客观实际的科学数据支撑。在学院整体干部队伍建设方面，可以根据人事档案所反应的材料，从人才岗位设置、人员调配以及后备人才选拔等方面，向人事部门提出合理性的建议和意见。在教师队伍建设方面，在专业教学团队建设、教师招聘计划、教学名师培养、双师素质提升等人才培养项目和评优推优等工作中，人事档案可以在项目和人选确定、培训计划与培训内容等环节发挥积极和权威性作用。在职称晋升与学历提升等方面，可以通过对人事档案分析，查找出教师真正需要填补的是外语培训、专业进修，还是科研成果，并在材料组织方面提出有针对性的建议。人事档案管理部门应该主动变“死档案”为“活档案”，在“人才强校”战略实施的进程中，发挥自身的能动作用，使人才能真正“人尽其才，才尽其用”。

3.做好高职院校人事档案工作，有利于引进优秀的人才。高职院校所引进的人才，应该是人才队伍专业结构、学历结构、职称结构以及年龄结构中最紧缺的，又不能在内部调剂补充的人才。人事档案反映着人才专业、学历、职称、特长、研究方向、教育背景、工作及进修经历等第一手最真实、最新、最全面的材料。人事档案管理部门可以在对档案材料信息进行汇总、统计、分析的基础上，对学院所制定的人才引进计划提出意见和建议。人事档案管理部门可以对前来应聘人才的档案进行专业分析，辨别真伪、预测人才的价值，协助人事部门对所引进的人才进行把关，确保所引进的人才各方面符合实际需要，促进人才合理梯队的构建。

二、高职院校人事档案管理存在的主要问题

高职院校在实施“人才兴校”战略过程中，往往把精力直接地集中在“人才引进”、“师资培训”、“科研项目”等具体的工作中。而这些工作，绝大部分是建立在“根据惯例”、“参考兄弟院校的做法”的基础上，却忽略了源于人事档案的有关数据分析和前瞻预测。这主要是因为人事档案在自身建设和管理过程中，存在着种种的问题，主要体现在如下几个方面。

1.对高职院校人事档案管理的重要性认识不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识不足，认为人事档案就是收集、整理、保管等事务性工作，与教学和科研工作没有直接联系，也不能为单位创造经济效益，只要守好那一堆材料，不丢失、不泄密，能应付人事任免、劳资等日常工作及查档工作就行。因此，人事档案管理工作变得默默无闻，很少有人过问；人事档案管理部门也习以为常，不主动拓展工作内容，不主动为学院的教学、科研，特别是人才建设工作提供依据和参谋作用。

2.高职院校人事档案材料不齐全、补充不及时。目前，人事档案都是套用干部档案的模式管理，进档材料大多侧重于反映“政治历史”，专业、科研、诚信等方面材料缺乏。加之重视不够，人事档案材料的收集常常处于消极被动状态，体现在人事档案归档工作制度不健全，执行不严格，被动等待送材料上门而不主动索取和补充，更不会根据工作的需要调整和增加归档的项目，一些人事档案长年得不到填充和更新，无法全面体现人才的现状，对人才建设工作没有参考价值。

3.高职院校人事档案管理手段落后。很多人事档案往往停留在纸质档案的建立和保管层面上，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。一些人事档案室的电脑仅仅局限用于档案目录的打印，还无法进行人员信息的查询和检索，更无法实现对人才信息的筛选、排序、分类及汇总。由此导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费，人事数据对决策的参考作用常常处于被动状态，而且作用十分有限。

4.高职院校人事档案管理队伍有待加强。由于重视不够，高职院校人事档案室很少设置有专职的档案管理人员，兼职人员也无法保证有足够的时间和精力对人事档案进行管理，导致人事档案建设滞后，问题不少。即使有专职的人事档案管理人员，也往往是半路改行，没有接受过系统的档案专业知识和技术的培训，档案管理只能在低水平的层面上按“想当然”的办法进行，这对于人事档案建设本身以及人事档案对人才管理的贡献方面，都会造成极大的损害。

三、加强高职院校人事档案管理工作的有效措施

1.加大宣传力度，高度重视人事档案管理工作。高职院校人事档案工作，是高职院校工作的重要组成部分，人事档案是学院教育教学、科研、职称评定、人才选拔、干部聘任等工作的重要信息依据，是人事工作的核心内容，是干部、教师队伍建设的重要基石，是确保学院顺利实施“人才强校”战略不可或缺的一支重要力量。学院领导要提高认识，在人才队伍建设工作中给人事档案管理工作交任务、压担子，充分发挥人事档案对人才队伍建设的作用。同时，在人员、设备、库房以及人员培训方面，对人事档案部门给予足够的重视和加强。人事档案部门不要缩在幕后，要主动出击加大宣传力度，让各部门及广大教职工认识到人事档案对学院发展、人才队伍建设以及个人发展方面的重要意义，领会和掌握人事档案材料收集和利用的专业知识和相关规定，人人主动支持人事档案部门的建设，及时将教学、科研工作中产生的符合人事档案归档要求的材料交到人事档案管理部门。

2.加强人事档案管理队伍的建设。高职院校人事档案部门应该落实有专人负责，根据档案册数的增长配备足够的专兼职档案管理人员，确保有足够的人员、时间和精力对人事档案进行建档、归档、整理及开发利用。应该挑选在政治上可靠、保密意识高、工作责任心强且综合素质高的人员担任人事档案管理员。同时注意配备具有一定计算机专业知识的人员参加人事档案管理工作，充分应用科学的管理理论、方法和手段来推进人事档案管理工作的科学化和规范化。要落实有关政策和待遇，使档案管理人员在职称晋升方面有希望，待遇上有保障，确保优秀的人才安心从事人事档案管理工作。要加强人事档案业务培训，支持和鼓励档案管理员参加各种专业技术培训和各种有关人事档案方面的学术交流活动，不断提高业务知识和技能。

3.健全人事档案管理制度，开发人事档案多方面的功能。要建立健全人事档案归档、管理、利用等方面的制度，扩大人事档案原有的内涵，丰富一些有价值的内容。要加强宣传与培训工作，把有关人事档案的制度和规定上墙报和校园网，使各部门和个人都能把符合归案要求的材料按规定送交人事档案管理部门，确保人事档案材料的全面、准确。在此基础上，明确人事档案管理部门关于人事档案开发利用的职责，实现人事档案查询、检索、分类、汇总及分析等功能的常规运行，主动形成针对性的报告，为学院各项决策提供参考和借鉴。

4.增加人事档案的个性特点管理。加强专业能力、工作能力、工作业绩、诚信等信息纪录，提高人事档案的利用价值，有利于人才的引进、人才的培养、人才的使用、人才的流动及人才的竞争。提高高职院校对人才专业能力、诚信等各方面的综合评定，提高对人才的有效利用。

总之，高职院校人事档案管理部门应该主动适应高校改革与发展的需要，主动加强自身建设，不断拓展自身的功能，提高自身利用价值，努力成为高职院校“人才兴校”战略中最重要的一支推进力量。

参考文献：

[1]朱玉媛，周耀林.人事档案管理原理与方法[M].武汉大学出版社，2011.

[2]钟桂珍.浅谈高职院校人事档案管理存在的问题及对策[J].科技信息，2011，（33）.

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（一）医院档案管理的政策不够具体完善。大部分医院制定的档案管理相关政策不够完善，在整理与检查中漏洞百出，主要原因在于国家下发了通用的档案管理规范，但各地医院未依据自身情况完善档案管理制度，从而欠缺规范性与严谨性，在相关部门进行检查时，出现了工作效率差、不能快速找到所需材料、部分资料缺失等问题。

（二）医学档案管理的重要性未引起所有人的重视。在医院发展过程中，大多数人将目光放在了医疗技术的研究上，而对档案管理没有明确的认识，甚至会认为档案的存在对医院的发展没有太大的影响，处于可有可无的地位，从而降低了对档案管理的要求，致使档案管理不具备完整性和利用性，没有真正体现出档案的实用价值，致使档案内容出现缺失。

（三）部分档案管理人员不具备良好的专业素质。在各个医院的档案管理人员中，存在着一个普遍的问题，那就是管理人员能力分配不均。从事档案管理工作的人员，在专业水平、理论研究、文化程度等方面素质区别较大。档案管理人员大多数是因部门需要而调动过来进行档案管理的，他们很少有人具备专业的管理能力，对档案的认识欠缺，而且缺乏创新意识，无法在档案管理方面有所作为，更不可能进行高效管理。从而出现档案管理不及时、缺乏专业档案管理的能力，导致医院发展没有可靠的材料依据等问题。

二、改善医院档案管理的措施

为深化医疗卫生改革，不断增强医院档案管理水平能力，现根据以往经验以及所出现过的问题，重点将整改措施放在能长久推进医院发展的档案管理层面。现提出三条对档案管理行之有效的解决方法：

（一）摆正态度，增强档案管理人员对档案的重视。进一步改善档案管理的内容，首先要让档案管理人员意识到自己工作的重要性，这要求医院领导和各部门负责人、档案管理人员重视档案工作，进行定期统一的培训，清楚工作职责，重点加强对档案的收集、整理、分类、归档等，为方便日后的管理与查找做好铺垫。还要培养管理人员的创新能力，充分发挥各自优势，各抒己见，提出高效管理档案的方法和措施，丰富档案内容，提高档案质量，做到真正使档案发挥自身优势，为医院的发展作出贡献。此外，医院要对档案管理工作进行适当的宣传，不仅要让档案管理的人员知道它的必要性，还要让其他方面的工作人员了解档案管理的重要性，这样才能更好地配合档案管理人员的工作，使档案管理工作顺利进行。

（二）完善医院档案管理制度，制定一套创新、高效的管理措施。随着医改工作的不断发展，对档案的管理要求也更加严格，如何能跟进医改发展的步伐，提高医院的档案管理水平，需要相关管理部门制定出一套创新高效的管理措施。在进行档案管理的过程中，应专门成立一个档案管理小组，并配有专业的管理人员进行大局的管理，指导其他人如何高效地对档案进行分类、归整。此外，在档案具体内容、档案人员分配、档案管理?h境等方面都要有创新性研究，从而高效提高医院档案管理的能力。