档案管理合理化建议范文

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基建和设备之间是互相关联的，设备将基建作为依托的对象，基建是设备主要的承载体。通常情况下，医院中的大部分诊断类设备普遍都是有特殊需要的，例如：X射线等相关诊断设备。这些设备不论在场地方面还是环境方面都有明确的标准，而且设备的资料也是有相关要求的。基建部门会依据厂家的技术需要进行针对性的施工，在设备完成以后就可以投入使用。在定期的维护或者是改造环节中，不仅要对设备档案做好检查，同样还应当根据基建档案的相关内容进行合理的维护以及改造方案，从而提高档案的利用率。对基建档案按照类别的方式进行保存是较为方便的。在工程设计单位中，在对特殊医疗设备设计过程中，应当需要专业人员对其进行设计，由于专业设计公司是依据不同设备技术内容以及相关标准要求进行设计的，是单独完成的基本建设。

（一）制定设备档案资料收集归档制度。在进行设备采购过程中和不同的部门之间都存在一定的联系，从科室的使用申请流程一直到上级的批准，在进行采购、招标等环节的实施，期间需要经历的环节较多，而且时间花费很长，手续也繁琐，尤其是在采购进口医疗设备时，手续不但复杂而且也存在时间长久等问题。因此，为了能够确保档案的完整性，档案管理人员应当和有关的科室、设备采购方面制定恰当的方案，从而能够在短时间里面将设备采购所需要的资料都收集齐全。

（二）提前介入设计、施工过程，收集完整的基建设计和建设资料。对于医疗设备中的采购和基建工程的实施，两者是同时进行的，相关人员在对设备进行采购的前期阶段中，设备应当具备一定的实用性，人员是否具备使用资格，是相关人员首先要考虑的问题。所以，在设备建设的准备过程中，档案管理人员应当参与进来，制定恰当的档案资料内容，并且与相关人员之间进行交流，确保工程进度能够和档案资料是同步的。倘若在收集时出现资料不合理的现象，应当第一时间进行处理，从而确保档案的完整性。

二、方便利用，为利用者提供最便利的利用模式

医疗设备作为医疗卫生诊治过程中不可或缺的重要辅助和诊疗工具，一直为着这个原则不断地更新发展。在这个医疗设备维修维护、更新改造的过程中，不可避免地要查阅设备和基建的相关资料。而在医院管理中，一般基建部门和设备部门是分开的两个独立科室，即使单位有综合档案室，在建档时，两个部门根据各自的要求，分类整理，单独排架管理。没有综合档案室的单位，都是各管各块，这就为利用者查询时带来了不便，有时既要调阅基建档案，又要查询设备档案，因两种档案的资料归档、保管期限的不同，有时还查询不到需要的资料。基建档案和设备档案一体化管理，保证资料的不流失，可以节省利用者的时间。原来在上级行政管理和质量监测部门检查时，每次都要两个科室的档案管理员抱着一大堆的档案备查，一体化管理还可以节省人力，利于政府部门的检查。对无法进行一体化管理的单位，为了便于利用，可将与设备配套的工程设计单位设计的施工图及竣工图复制一份蓝图存入设备档案，以供设备在维修维护、改造更新时使用，也不失为一种好的方法。

三、基建和设备档案一体化管理，可以方便后续形成的档案归档

因设备属固定资产，在有些非医疗单位，将设备档案作为基建档案的一部分组卷、归档。但在医疗单位，因其使用的特殊性，基建竣工后，设备安装完毕，设备的使用与管理才刚刚开始。在以后的日常管理中，会有大量的维护、维修，更新、改造、检测工作，这些活动中，会形成大量档案资料，特别是设备更新改造过程中需要对场所设计变动形成的资料进行归档，而这时设备与基本建设已经脱钩，想把基建变动的资料加入基建竣工的档案中已经不可能，这些资料单独存放容易丢失且不利查询。基建档案和医疗设备档案一体化管理可以解决这些问题。设备档案一台一档，按件编号，变动的资料可以随时添加进档案，较好地保持了档案的完整性。因此，从使用需要上出发，实行一体化管理也是必要的。

四、从利用实际出发，在基建和医疗设备档案卷内目录中设置互见号

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医院档案资料的收集制度是建立制度化和专业化医院档案的前提，档案只有在全面的、及时的、准确的收集好之后，才能进行更好的管理，一切的档案管理制度和档案管理工作都是建立在档案收集的基础之上的。首先要确定档案资料收集的范围，确定哪些是应该收集的档案资料，哪些是无用的信息。要将规划设计、调研、审批、施工等各个环节产生的图表、文字、音像形式的资料、图纸、收据等文件收集起来，根据各个项目的规模将资料做好分类，列出清单，做到全面准确，减少遗漏的现象。只有建立完善的档案资料收集制度，做好档案资料收集的基础工作，才能确保档案资料的完整、准确，为医院的档案管理工作打下坚实的基础。

1.2建立好档案资料整理立卷装订的制度

在收集好档案资料后，下一个环节就是对档案资料进行整理，将整理好的档案资料整理成卷，再进行装订，这个环节就需要完善的档案资料整理立卷装订的制度对这些环节进行详细的规定，使得档案资料整理的各个环节都按照规定有序地进行。但是目前许多医院都没有相应的档案资料整理立卷装订的制度，档案的整理和装订只是随意进行，致使许多档案资料长期的堆放在办公室，无人整理。有的虽然经过整理，但是由于缺乏相关的系统的制度规定，整理的不够规范，不方便档案的查询。因此，全面的档案资料整理立卷装订的制度是十分必要的，有了制度的规范，档案的整理工作就会有序的进行，而且方便档案的查阅。

1.3档案验收移交是保证档案完整的重要环节

档案经过整理立卷装订后，要经过验收的程序，这一环节也需要相关的制度规定，判断整理过后的档案是否符合要求，对于符合要求的档案才能移交。医院要制定相应的标准，档案管理人员要按照规定的标准验收档案，符合标准的档案可以通过验收，对于不符合标准的档案要退回给相关人员重新整理。对于验收通过的档案要及时移交，如果验收过的档案还是堆放在原来的位置，不移交给相关的人员存放起来，档案就得不到很好的保管，很难保证档案的完整和齐全。因此医院要制定相应的制度规范档案的验收和移交，所需要的手续必须齐全，不能遗漏，做好各个环节的签收手续。只有建立完善的验收移交制度，才能做好档案的验收移交工作，确保档案能够及时的按照规定的要求，完整的移交给相关单位保存起来。

二、有利于明确档案管理的责任

制度化和专业化的医院档案管理，有利于档案管理人员分工合作，明确自身的责任。制度化和专业化的医院档案管理，能够明确各个单位、各个科室、每个档案管理人员的职责，每个单位、部门都有自己的责任，每个单位和部门在清楚了自己的职责后才会更加清晰明了的完成自身的任务。传统的医院档案管理工作十分混乱，各个单位和部门的职责划分不清，经常会出现工作内容重复，或者某些档案管理工作无人负责的情况，一旦出现问题便会互相推诿，档案工作执行起来十分混乱。而医院档案管理进行制度化和专业化管理，就使得各个部门和单位的职责明确，积极配合，更好的完成医院档案的管理工作。责任到人、责任到岗的档案管理制度，明确了每个人的工作范围和工作内容，使得档案工作变得清晰明了，能够有序的进行，可以提高档案管理工作的质量和工作的效率。

三、有利于促进档案保管人员素质的提高

多数医院对档案管理工作的重视程度较低，档案保管人员的素质也不高，职业素质较差，缺乏相关的专业知识，处理不好医院档案的管理工作，致使医院的档案信息经常丢失、遗漏甚至外流，造成严重的影响。档案管理者较低的业务水平会严重影响医院的档案管理工作，有时会产生严重的后果，损害医院的形象，因此医院档案管理制度化和专业化建设是十分必要的，用制度规范档案管理人员的工作，促使他们提高对档案管理工作的重视程度，提高工作的效率和准确性，提高档案管理人员的专业素质。

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1.工作强度大，任务繁重，缺乏档案管理专业化人员

医院档案管理工作涉及很多方面，包括对现存档案室的纸质档案进行数据化处理；利用文档处理软件对数据库进行规范整理以便检索利用；采取数据备份，数据加密，设置防火墙等多种防护措施，确保档案信息的安全性；电子文件进行转换升级使其处于可用状态，做到纸质档案与电子文档并存。而做到这些工作要求档案部门人员要有相适应的熟练计算机操作技能、获取判断运用信息的能力、还要有精通档案业务知识的复合型人才。而目前档案人员大多只懂档案管理，对计算机应用知之不多，信息化技术运用能力不强，开发信息设备功能的能力有限，这在一定程度上制约了医院档案信息化建设的发展。

2.电子设备更新速度快，需要大量资金投入

医院档案部门实行档案库房、技术用房、办公室、调阅室分开；配备了密集架、目录柜、计算机、复印机、扫描仪、打印机、空调等档案设备和装具；整体而言，档案信息化建设的软硬件基础设施建设还很不到位，对档案信息进行安全防护，而更新维护这些硬件设备都需要很大的经费投入。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，其核心是档案信息网络。只有建设先进的档案信息网络才能充分发挥信息化的整体效益。

3.档案管理的相关政策法规不健全，服务方式过于保守

保证档案信息安全的法律法规、规章制度尚未完善，档案信息管理的法律地位尚未确立，信息安全技术问题也缺乏明确的管理性、业务性和技术性标准。而传统的档案管理服务方式过于机械，缺乏灵便性，工作中没有对档案信息进行深层次的开发和加工，这些问题直接影响着档案信息化建设的步伐。

二、加强医院档案信息化建设的措施

针对医院档案信息化管理工作中的现状和存在的问题，应采取以下措施：

1.更新工作方式，提高工作效率，重视人才培养

随着传统档案管理向信息化时代过渡，档案工作人员的角色和职能也随之改变，档案管理人员不仅要在工作方式上进行更新，也要在工作手段上进行改进。计算机已应用于档案管理工作当中，但多数仅限于各类档案目录的输入与检索，我们可以借助计算机来完成本来较烦琐的手工操作，比如数码技术、影像技术、条形码技术等，大大提高管理效率和管理水平。

做为一名档案工作者除具备最基本的职业道德、基础文化知识和档案专业知识外，更重要的是掌握现代信息技术和相关领域知识。一是加强信息化专业知识培训，包括电子档案的保管和利用；数字化档案信息的存储和传递等；二是加强行业标准、规范的学习；三是提高计算机运用能力，提高英语水平；四是建立考核机制。

2.创新服务方式，完善档案管理的政策法规

创新档案管理的服务方式，强化服务意识，变过去“守摊式”服务为“开发式”服务，重视研究档案用户的多方位需求，有针对性地提供个性化服务。医院互联网的建立使档案信息资源更加丰富，而档案信息化的服务方式要求是公开的全方位的，服务质量要经得起网上的检验。这就要求我们要更新服务理念，拓宽服务领域，提升服务质量。在日常工作中通过计算机管理服务、光盘存贮服务、现代通信网络服务，可以多途径地获取档案信息，节省了时间，提高了利用效率。

档案标准化是一个制定标准化与执行标准并重的过程。医院应加强上级档案行政管理部门的各种业务规定，对过去不合时宜、制约档案管理方面的政策加以完善，不仅档案部门和档案人员要遵守执行，医院管理者及相关职能部门也应知晓。

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一、目前事业单位档案管理信息化的任务

事业单位档案管理信息化中，建立信息资源的过程中存在两大任务：①建立目前事业单位档案目录的数据库与部分全文的数据库。把全部储存的信息都深入的挖掘出来，提高事业单位档案管理的工作效率。目前最主要的是要不断的完善数据库的建设，让计算机的检索功能的用处得到充分的发挥。在建设数据库之前，要求工作人员将事业单位目前的资源进行整理入库，方便档案资源的审核。对特殊的资源信息需要加强管理。②在数据库建立之后，对事业单位档案管理的信息资源进行入档便于信息化的管理。目前随着信息技术不断的发展，事业单位的管理软件也早就运用在管理大量的信息档案中。因此要保证文件入档的规范和完整性。需要对文件在电子入档的时候的，对储存、核对、录入等一些工作进行监督，要求工作人员按照其规范来进行。对电子档案管理的安全和保密性加强，对电子档案管理做到全面性的防护工作。

二、目前事业单位档案管理信息化建设和发展的问题

所以的事业单位都把档案管理渐渐的信息化了，从专业的角度来看，信息化的建设速度还是达不到要求的，不同的事业单位在档案信息化的建设上存在着差异。以下几点将分析档案信息化建设中存在的困难和问题。①事业单位中对档案管理的人员对管理档案的工作还不够充分的认识。事业单位档案管理信息化在不断的完善中，档案信息化已经步入正轨了，需要加强事业单位档案的管理者的管理意识。在目前的管理工作中，很多的管理者对于档案的管理工作不够重视，经常会以经费不足或者是其他借口，来推迟对档案信息化的建设工作，管理者的片面认识，是阻碍档案信息化发展的主要原因。②事业单位对于档案管理信息化的建设投入的力度还不够，阻碍着档案信息化的发展。一些单位因为资金短缺，无法添设很好的硬件和软件上的设施，对于档案管理的信息化建设只发展到口头和书面上，没有办法把档案信息化进一步的实现，最终对档案管理工作一直存在传统的管理中，工作效率会因此受到影响。③ 在对于档案管理的人员，素质不高。最近几年中，出现了一个普遍的现象，就是在事业单位档案管理的专业工作人员出现了紧缺。一些事业单位对档案信息化的建设中投入了大量的资金，但是对于管理人员很少有是专业的，不具有计算机软件这些方面的专业知识，也无法把新技术很好的吸收，在管理档案的过程中对信息技术运用的不够专业，导致档案管理信息化建设只存在简单的录入和查找一些功能上。④在档案管理信息化中，拥有功能全面办公软件的事业单位不多。目前单位的档案信息化管理已经是事业单位中的主流，很多的事业单位却没有操作简单、功能全面的办公软件。一些拥有全面软件的事业，都不能在短时间内很好的掌握运用，也将影响着档案信息化的建设工作。

三、事业单位档案管理信息化的建设和发展的建议