档案信息化建议范文

引言：寻求写作上的突破？我们特意为您精选了4篇档案信息化建议范文，希望这些范文能够成为您写作时的参考，帮助您的文章更加丰富和深入。

篇1

一、档案信息化建设的必要性

档案信息化建设指的是通过采用信息化技术使档案工作的现代化水平能够逐渐的提高对档案管理的新理论、新原则以及新情况进行再次的分析和思考，在网络环境中制定明确的档案与服务的基本规范与基本框架，从而达到档案信息社会化的作用。

传统的纸质档案不容易进行长期的保存，为了使纸质档案避免虫蚀、火灾以及受潮等危害，进一步改善保存环境，往往会产生大量的保管费用，而且纸质档案没有备份，经常出现档案资料丢失的现象，而且在对档案资料进行反复的查阅时会大大的增加资料的受损度，甚至造成资料丢失，在很大程度上加大了档案管理的工作难度。而档案的电子化还存在较多的不足与缺陷，电子化档案的查阅、应用以及管理还需要进行完整性的解决。

二、档案信息化建设的现状及问题

现阶段，我国的档案信息化建设整体上具有较大的优势，但是其中依旧存在一些问题，主要从以下几点进行分析：

（一）基础设施比较薄弱

档案信息化建设需要配备容量比较大的服务器、购置计算机、建立数据库以及局域网，具备完善的硬件条件，同时也要对专门用于档案管理的软件进行开发，对网络进行维护与管理，这些工作都要花费大量的费用。现阶段，我国的档案管理机构没有大量的资金进行硬件建设，其收入主要由国家提供，受到很大的限制，难以实现相关硬件建设。

（二）建设标准跟不上时展

档案信息的标准化是进行信息化建设的前提，我国虽然在档案工作方面颁布了许多标准，但是很少提及数字化档案，大部分涉及的是音像以及纸质档案，而档案的信息化建设主要涉及的是数字化的档案管理，因此，需要针对数字化档案制定新的标准，促进档案工作的顺利进行。

（三）观念还比较落后

我国有些档案管理人员相关的观念意识还不够强，认为档案工作无关紧要，没有对档案工作不够重视，以至于投资费用得不到充分的利用，对档案管理造成一定程度上的消极影响。同时，由于档案管理人员的管理意识比较弱，在对档案信息化建设的工作中，落后的管理观念导致不规范的行为，会推迟工作的进程，产生工作上的障碍，使档案信息化建设的工作难度进一步加大。

（四）管理人员素质比较差

现阶段的档案管理人员大部分文化素质以及身体素质都比较低，数量也比较少，很大部分都不是专门的档案管理人员，几乎都是对档案进行手工操作，对电子档案和文件的收集、利用以及保存等多方面的工作还不能够熟练的掌握，不会使用计算机对档案进行管理工作，没有对数据进行维护、对程序进行设计，大大的降低了档案信息化建设的工作程度，对有效的信息资源不能充分利用，达不到社会经济发展的要求。

（五）电子文件的管理工作没有秩序

在科学技术迅速发展的形势下，档案的管理已经开始向信息化建设的方向发展，但是电子文件的管理工作处于无序的状态，如对档案信息实行双轨制，因存储空间不够大，清除了大量的电子文件，对档案信息的完整性以及统一性造成了严重的破坏，具有很大程度上的不规范性。

三、对档案信息化建设进行优化的相关建议

（一）加大资金投入，增加档案信息化建设的效益

首先，档案管理机构要加强与政府以及相关部门进行沟通和交流，努力争取领导的支持，使资金上的困境得到解决，拓宽资金投入渠道，对资金进行充分的挖掘和利用，使档案信息化建设工作能够顺利的进行。其次，档案部门要避免工作上的盲目性与攀比性，根据实际情况制定科学合理方案以及工作体系，在遵守规范的基础上进行档案信息化建设工作，提高资金在工作中的有效性，减少资源的浪费的现象，从而获得更多的效益。

（二）提高工作人员专业素质，建设过硬的人才队伍

首先，人才方面的建设对档案信息化建设具有重要的作用，对于相关的工作人员，要对其进行经常性的培训教育，提高工作人员的专业素质和技能，使其能够熟练的掌握计算机的档案管理工作。其次，对人才队伍的结构进行优化，加强对上岗人员的考核力度，对新进人员进行培训之后才能够进行正常工作，对人才结构进行进一步的改善，为档案信息化建设的工作人员营造良好的发展环境，从而建设过硬的人才队伍，对档案信息化建设进行优化。

（三）提高技术水平，加强法制建设

首先，在档案信息化建设的过程中，提高其信息技术水平，使技术方面的因素与业务方面的因素有机的结合在一起，档案管理部门应该加强信息化控制的力度，用先进的技术对档案信息化建设进行引导，提高档案信息管理工作的质量和水平，促进综合目标的实现。其次，要加强档案信息化建设的有序性，建立健全相关的档案制度以及规范，对档案信息进行有序的处理，加强网络化的建设，在标准的档案信息化建设的规范下，形成完善的档案信息化的标准体系，促进信息化建设的顺利实施。

四、总结

档案信息化建设的工作是一项复杂、长期的任务，在社会进程不断的推进下，档案信息资源的需求量不断的增大，传统的档案管理模式存在诸多的缺陷和不足，要想有效的解决信息管理工作中存在的诸多的问题，需要对其进行不断的改进，对档案信息化建设进行优化，从资金、人员、技术以及法制等方面进行相关改进工作，才能为社会提供有效的档案信息服务，促进档案信息化建设的发展。

参考文献：

篇2

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）02-0000-01

1.档案信息化概述

档案信息化概念是在档案行政管理部门规划和组织下，在档案活动中全面应用现代技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用的活动和过程。随着档案信息化成为一种趋势，中办发[2004]34号文件《全国档案信息化建设实施纲要》明确了档案信息化的目标和任务，是要提高计算机管理档案的普及率；建设和完善局域网，按要求做好政务网和互联网的接入工作。档案的信息资源建设是档案信息化建设的核心任务、是信息化建设取得实效的关键；信息资源开发程度是衡量档案信息化水平的重要标志。

对于从传统档案向档案信息化管理，已经基本完成了纸质档案数字化的工作，就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化能让档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，满足人们的档案利用需求，这也是档案信息化的初级阶段。

当前档案信息化工作主要包括几个重要部分，如档案目录的数据建设，这可以从根本上提高档案利用效率、质量；档案全文数据库建设，可以保护档案信息、提高利用效率、提高档案质量，并且能够实现全文检索；加强档案多媒体数据库建设。在档案信息化过程中，要努力使档案信息化建设与本地区信息化建设同步发展，把信息化作为档案基础业务建设的重点内容，同时要坚持档案信息化建设发展、服务、安全三项基本原则。

2. 提高档案信息化管理的建议

2.1 提高对档案信息化建设工作的重要性认识

档案信息作为社会信息资源的重要组成部分，有着不可替代的原始性、真实性、可靠性以及广泛的社会性等特点。档案信息化建设要按照信息共享、网络共建、远程利用、服务为主的指导思想，要发挥档案部门的优势，大力开发档案资源，充分利用现代化计算机网络技术，面向社会、公众以及市场，着力提高档案信息服务水平。要加强档案信息化建设工作的领导，把档案信息化建设纳入本单位的工作议事日程，有计划、有步骤开展档案信息化建设工作。增加投入，确保档案信息化建设工作顺利开展，提高档案查阅利用效率，逐步实现全县档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，为我县经济社会发展提供优质、高效、快捷的档案信息服务。

2.2 要加快信息化建设，进一步提高档案工作的信息化水平

加强档案信息化建设工作人才队伍建设。县档案局（馆）要积极创造条件，配齐配强档案信息化建设技术人才。各单位要配备专兼职档案工作者，且能熟练掌握和操作计算机。县档案局要加强对全县档案工作者的培训和指导，提高全县档案工作者开展档案信息化建设的能力和水平，为开展档案信息化建设工作提供人才保障。

2.3 建立完善的档案信息化保障体系

档案信息化标准规范建设标准规范是进行档案信息化建设的重要基础之一，是不可或缺的必要条件，然而在前期数十年的建设中，由于经验不足使得重复建设比较常见，而且各地建设都是按照自身需要发展，所以造成一种无标准可遵循的状态，而没有标准规范建设则会使得后期档案信息化工作越加艰巨。另外，档案信息化是一个长期任务，需要付出巨大的财力和物力，所以档案信息化建设必须从制度上、财务体系上、人员安排上予以保障，只有这样才能够使得档案信息化顺利推进，不断满足新时代对档案管理的需求。

2.4 数字档案信息安全管理

随着信息化建设的不断推进和信息化设备的日益增多，为了确保档案信息在网络中的安全流转，避免被黑客窃取和病毒破坏，档案信息化网络建设中信息安全技术应用不够全面，使得档案信息系统变得非常脆弱，易受来自各方面的攻击。从事黑客的人或组织可能会不断地寻找档案网络系统上的的漏洞，以潜入档案信息系统。一旦网络被人攻破，机密的数据、资料可能会被盗取，网络可能会被损坏，给我们的工作带来难以预测的损失。另外，世界上每天都有新的计算机病毒产生，同样会威胁档案网络的安全。

2.5 在系统硬件设备方面要求做到：

（1）只要制定健全的网络安全管理制度，做好档案数据的日常备份，并且加强网络设备和机房报警装置的管理。（2）内外网物理隔离。根据国务院及有关安全保密部门的网络安全规定，涉及国家秘密的计算机信息系统，不得直接或间接与国际互联网或其它公共信息网互相连接，必须实行物理隔离。因此，对档案部门的内部网络和国际互联网，要严格地进行物理隔离，防止不宜公开的内部档案信息通过网络连接泄露到外部公众网。（3）多子网网关技术，是目前认为最有效的一种防攻击的网络安全技术。即将内部网络划分成若干个安全级别不同的子网，实现内部一个网段与另一个网段的物理隔离。这样，就能防止某一个网段的安全问题在整个网络传播。针对某些网络，在某些情况下，它的一些局域网的某个网段比另一个网段更受信任，或者某个网段比另一个更敏感，通过信任网段与不信任网段划分在不同的网段内，就可以限制局部网络安全问题对全局网络安全造成的影响。（4）为了便于管理利用交换机或防火墙将所有的MAC地址与客户段IP地址绑定。当网络用户被分配或自行设定一个IP地址以后，防火墙系统就能接收到相应的地址广播，在防火墙系统上列出相应的IP地址与MAC地址，并可以选择是否把这个IP地址与相应的MAC地址绑定，这样可限定IP地址只能在一台指定的工作站上使用，既可以防止IP地址冒用，又大大方便了日常网络的IP地址管理。（5）每个厂家的物理设备有它独特的优点也有它不可克服的致命弱点，因此在选用档案网络设备时，尽量选用不同厂家不同型号的设备，做到优势互补，封堵网络漏洞，增强系统的安全性能。

2.6 系统安全和应用安全，要求做到

需要一种有效的防黑客扫描工具，定期对网络机器设备进行扫描。如果发现有黑客入侵或网络结构和系统结构的变化，及时发现危险信号并报警，而且能够有效纠正错误，调整档案网络安全策略。同时能够对档案网络的信息进行安全审计，自动形成日志，记录档案网络运行情况。另外，具备对局域网服务器、客户段以及其它网络设备的病毒监控、消息监听功能，具有对局域网内所有设备进行自动查杀毒的能力。

档案系统数据的安全是档案网络安全的核心，为了有效防止攻击和恶意篡改，要采用数字证书、动态口令、加密等手段，同时在存储方式上采用热备份、冷备份、远程存储等措施保存好档案数据，确保档案系统遭到攻击或瘫痪后，能以最快的速度恢复。

采取措施对档案信息、数据的来源设置跟踪机制。一旦发现有攻击行为，档案系统应该能够及时报警，自动采取相应的对策。如关闭有关服务、切断物理线路的连接等保证档案数据、信息良好的可靠性。

单一的产品不能同时完成多项功能。比如，防黑客的产品不能用来防病毒，不同强度控制不同风险，我们不能仅指望靠单一的网络安全产品来做到一劳永逸。我们必须进行统一的、均衡的安全策略的管理及实施，全面提高档案信息系统的安全防护能力。

3.结束语

档案信息化建设是一项艰巨的任务，是一个长期的过程。在档案信息化建设过程中，一定要高瞻远瞩，具有一定的前瞻性，遵循标准，同时考虑以后的需求以及系统升级的可能性；同时，档案信息化建设又不可好高骛远，应该根据自身单位的实际情况，分步骤进行档案信息化建设。

篇3

中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）45-0209-01

引言

工程档案是单位档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，是工程建设过程中形成的历史记录，是工程管理的重要组成部分，因此，如何加强基建工程档案资料管理工作是提高基建工程质量的一项非常重要的工作。

一、工程档案管理存在的问题

（一）档案管理意识不强

项目主管领导和档案人员对基建档案重要性缺乏足够的思想认识，学习宣传落实的主动性不高，对《档案法》知之甚少，加上基建工程队伍流动性大，人员不稳定，档案管理职责没有落实到具体人员，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，各行其是，造成档案管理工作严重脱节，档案资料流向不清。此外，由于基建工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，造成基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。

（二）管理力量薄弱，设施不齐全

许多单位没有建立工程档案管理部门，工程档案管理网络不健全，档案人员由其他管理人员兼职，没有设立专、兼职档案人员。没有专门的档案工作场所，工程资料不能及时完整的整理归档，档案质量、安全得不到保障。造成了对全局性和局部性情况掌握不灵、史料鉴定滞后，电子文件、信息化管理无从下手等问题，完全不能达到社会多元化的要求。

（三）工程档案的管理不能适应信息化建设的需要

信息化管理要求对包括纸质档案、声像档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储。目前工程档案管理仍停留在只对本单位形成的纸质文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，不能适应信息化及工程建设快速发展的需要，严重影响了档案管理的质量和水平。

二、加强工程档案管理的建议：

（一）转变观念，增强对档案重要性的认识

树立全局意识，相关领导和各职能部门要高度重视、积极配合，通过档案利用实例，突出档案管理的重要性，充分调动档案人员工作的积极性和责任感，使广大基建工程参与者及档案资料利用者逐步认识到档案和档案工作的重要性。

（二）完善基建档案管理体制，建立健全基建档案规章制度

根据工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，并做好培训工作、宣传工作，明确各自管理职责、权限，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。将工程施工文件归档工作列入到工程项目考核标准中，保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

（三）提高档案信息化管理水平

1、加强基础设施建设

配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。对纸质档案、照片、各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储。

2、提高档案管理工作者的业务素质

建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。档案工作人员要学习计算机和信息管理方面的知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。加强档案学科的学术研究，进行必要的业内学术交流，在学术思想交流所碰撞出的火花中探讨更加科学、合理的档案信息化建设体系。

3、采用先进的技术防护手段

建立一套有效的信息加密技术，安装防病毒软件和防火墙。的电子档案采用移动插拔方式，以确保电子档案信息的安全。

4、注重质量，突出特色。首先应该提高档案信息化建设的质量，完善信息化系统中传输平台、采集平台、存贮平台、应用平台等子系统的功能；其次要突出特色，根据不同情况制定适合自身的档案信息化发展战略。

（四）、营造良好的电子档案存放环境

1、保证电子档案的原始性：电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏。保证电子文件的原始性、真实性、完整性的技术难度较大。档案的本质属性是原始记录性。纸质文件内容原始性很容易被确认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性。计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别，一旦被删改，复制或纂改内容都很难被识别。

2、保证电子档案载体的物理安全。通常情况下电子档案存储在磁、光介质上，这样就必须创造一个适合于磁、光介质保存的温湿度环境。适当的温湿度可以避免膨胀变形，变脆老化。电子档案存放的载体应直立排放、避光、防尘、防变形，同时远离强磁场和有害气体。

3、对电子档案载体定期进行有效地检测与维护。电子档案载体受到环境的不良影响，应定期检测保存的电子档案载体，及时处理存在的问题，保证电子档案的安全性。检测的过程应注意电子档案载体的外观，查看其是否有损坏或变形，有无霉斑等；对其进行逻辑检测，应使用专业检测软件进行读写校验，在遇到出错的载体，应及时进行修正，保证检测的操作规范，不能出现人为损坏。

4、做好备份工作。由于电子档案载体的不稳定性和电子文件可变性的特点，做好电子文件档案的备份工作非常重要。这需要切实做好以下两个方面的备份：一方面要建立多套备份，一式两份或一式三份，并分开保管，以免电子档案载体意外损坏；另一方面针对电子档案载体寿命短的特点，最好每隔三年进行一次保护性复制。

5、对一些重要的电子文件，要有相应的纸质文件。由于电子文件档案的虚拟性和依赖性，假如发生意外或特殊情况（比如战争、长时间停电、病毒感染等），致使电子文件赖以存在的计算机系统无法正常工作，那时我们对存在磁盘、光盘等载体上的电子档案将是束手无策。

结束语

充分利用计算机功能，提高档案管理效率。对施工过程中产生的技术创新和管理创新，要积极进行档案编研，提高档案利用价值。利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。紧紧围绕企业的施工生产经营工作，使档案资料源于施工生产，服务于施工生产。

参考文献

[1] 唐宝莲，吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案，2006，（03）.

[2] 夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010，（03）.

[3] 王彦强.对网络时代电子文档管理的挑战及安全性分析[J]经营管理者，2013.06.

篇4

城建档案作为城市规划、建设和管理过程直接形成的真实记录，蕴藏着丰富的信息资源，涉及城市规划、建设和管理等的各个专业部门，载体形式主要有文字、图纸、图表、照片、磁盘、光盘及录音、录像等。城市管理工作自身具有综合性、多样性的特点，做好城建档案管理工作对促进未来城市建设发展尤为重要，它促使档案管理要深层次地开发档案信息资源为城市文化建设服务，通过档案真实反映一个城市过去的面貌，扩大城市知名度，增强城市市民的荣誉感和使命感。档案工作要紧紧围绕城市中心工作，开拓新的服务领域充分利用各种方式方法，广泛收集各类技术、管理等方面的动态资料编写不同类型的参考资料，主动选择、分析、汇总信息资源，提供档案资料，扩大服务对象和服务范围，以提高城市文化建设的品牌形象。

开发城建档案信息是充分发挥城建档案作用和价值的重要手段。作为城建档案的存储介质，目前我国大多数城建档案的载体是纸制档案和录音、录像带等。这些传统的纸制档案存储空间大、维护成本高、查阅不便，难以适应数字化时代的飞速发展，随着计算机技术尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展，产生了越来越多的电子文件，许多工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中。而录音、录像带作为声像档案的重要组成部分，如何保管和有效利用也是一个值得研究的问题。从构成录音、录像带的档案看，其载体均为磁性物质，该物质容易受外界环境如空气、温度、湿度等的影响而改变，从而影响其寿命。因此，将录音、录像带通过计算机技术转化为数字化电子文件，延长其寿命是声像档案保管利用的最佳途径和必然趋势。通过管理内容数字化，新的管理模式采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现城建档案资源的合理配置、最大开发利用，实现对档案实体的保护，方便了利用者，减少了中间环节，也大大方便了网上传输，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。

二、城建档案信息化管理的主要历程

城市建设档案工作，是20世纪80年代在改革开放大潮中伴随突飞猛时宜的城市建设而产生的一项新兴事业，20世纪80年代的初创阶段、90年代快速发展阶段，短短十几年时间从无到有，从小到大形成了全国规模的城建档案管理体系，从而彻底改变了过去“管建设、不管档案，只建设不存档”以致埋下种种隐患，建设事故屡屡发生的混乱状态，使城建档案资料得到妥善保管和开发利用，并在城市规划、建设及管理中发挥了重要作用，城建档案馆也成为我国城市建设走向科学管理的标志。

随着高科技在各领域的渗透，90年代末城建档案开始向现代化管理和信息化建设迈进。跨入新世纪，“数字城建档案馆”成为城建档案信息化建设的目标和宏伟蓝图，关于“数字城建档案馆”的讨论异常热烈。通过积极的探索与实践，逐步认识到城建档案信息化建设是一项复杂的系统工程，是一个循序渐进的过程。当前，城建档案管理引入信息技术，改进工作方式和管理模式势在必行，如何指导和推动城建档案工作的信息化建设，是新形势下行业管理部门应该重点思考的问题。为顺应时展的潮流，充分发挥档案工作在城市管理中的重要作用。城建档案工作，作为国家档案事业的重要部分，作为城市规划、建设、管理中重要的信息资源的支持保障，应积极地将现代信息技术与档案管理技术和方法结合起来，目前国内多数城建档案馆已经启动了信息化建设工程。

三、城建档案信息化管理的关键环节

档案的信息化应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率高的城建档案和现行公开文件的数字化转换工作，逐步实现馆藏纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化，建立数字资源库。在信息化城建档案馆从理念走向现实的过程中，必须解决好几个关键问题。一是电子档案的法律凭证问题，电子文件的法律效力等基础性问题必须有法律依据彻底解决电子档案的接受与管理问题，否则难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性。二是数字化档案信息资源的长期存取问题。数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断更新，造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。三是统一数字化标准格式问题。档案信息共享的前提是标准化与规范化，它包括档案业务管理规范化、档案馆运作规范化、网络标准规范化、信息交换规范化。全国各地城建档案馆，包括众多相关信息提供单位，只有大家按照统一标准、格式来进行数字化，才能更有利于信息资源的共享，才能加快城建档案数字化的进程。