房地产企业档案管理范文

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中图分类号：F293.33文献标识码：A 文章编号:

1、建设背景

房地产企业的档案管理是企业诸多管理工作中重要的组成部分，其管理内容涵盖了企业内的文书档案、工程档案、会计档案、声像档案等。工程档案管理是其中的重中之重。企业开发项目由于其规模大、工期长，在开发过程中形成的资料多；特别是其关联和涉及的专业、部门和单位环节众多，因此使企业对工程档案的有效管理成为必要。

《建设部关于认真贯彻国务院第279号令和建设部第78号令切实加强工程档案管理工作的通知》（建办[2001]103号）文中指出，工程档案是工程建设过程和建设成果的真实反映，它对于加强工程质量控制，追究工程质量责任，惩治工作领域腐败行为，以及工程日后维修、改建、扩建等，具有重要作用。

工程档案包含了项目初期的报建资料、工程预算；项目中期的施工现场记录；项目后期的竣工资料、工程结算以及项目的销售合同等。

目前常规的操作方式是，施工方的资料员在项目竣工后将工程档案移交到档案馆做备案。有些施工单位，对工程建设中的档案管理不太重视，等到需要移交档案了，才开始匆忙整理，有的甚至连资料员都难以找到，给档案整理带来难度。而且一般施工单位没有专职的档案管理人员，所有的施工资料都分散在各个部门各个技术人员手中，随着工程后期人员的相继撤离，留下的人员对资料不熟悉，一些需要相关负责人签字的单证，终因难以召回当事人，拖延资料整理的进度。

鉴于上述原因，我们引入房地产企业档案管理系统，并对每个项目委派档案管理员，对工程档案进行实时整理，实时归档，使得房地产企业的工程档案管理不再受限于施工方，而是能够自主控制、自主管理。

2、房地产企业档案管理系统的搭建构想

从2010年起，试图构建一个以工程档案管理为主，覆盖房地产企业内部所有类型档案，纵向是从工程立项开始直到项目竣工销售结束为止的，综合档案管理的系统。做到所有数据由一线资料员实时录入，由公司档案管理员进行组卷入库的管理操作。同时入库的档案资料对公司各级人员按权限进入开放利用。

3、什么是房地产企业档案管理系统

房地产企业档案管理系统是建立在企业局域网内，提供数据访问、交换与互操作能力，并通过这个平台，为企业内部档案建设、管理利用提供支撑、保障、服务的应用系统。

3.1房地产企业档案管理系统主要包括：

3.1.1文件管理：此平台提供给一线档案管理员，实时录入已形成的工程资料；可实现多客户端同时录入。

3.1.2保存价值的资料在此平台上，进行组卷。

3.1.3档案保管：为已组卷的档案提供编号入库服务。

3.1.4档案利用：根据员工所在职位的权限，浏览对应开放的档案，并提拱利用服务。

3.2实现的目标

该系统的应用就是要改变工程档案传统的管理模式，实现工程档案资料的实时整理，实时归档，保证了工程档案的真实性、准确性，防止工程档案在施工过程中的缺失、遗漏。

3.2.1在系统的“文件管理”，各部门一线的资料员根据工程施工的进度，时实的将施工资料按项目名称及标段进行录入，一些单证、图表可以通过扫描上传至系统。

3.2.2 公司的档案管理员对“文件管理”中一线资料员录入的数据进行鉴定，对于具有保存价值的资料进行组卷归档“迁移”到“档案管理”中。

3.2.3在每个施工结点，如一个标段结束时，一线资料员将纸质档案整理移交公司档案室，公司档案员将接收的纸质档案与系统中“档案管理”内的数据进行逐一核对，帐实统一后，进行档案的入库管理，为纸质档案进行编号入库，同时在系统中“档案保管”内为每条数据录入纸质档案在档案库房内的存放位置。

3.2.4经过入库管理的档案可以开放给公司内部人员利用，公司人员根据自己的岗位、级别拥有不同的利用权限，因工作原因需要超出自己权限利用档案的，可以通过系统的“档案利用”向公司档案员申请档案使用，利用申请会经过该档案所属部门领导审批后，反馈到公司档案管理员处，管理员依据审批意见，对该档案进行开放使用。

3.3效益分析

3.3.1以往房地产企业对档案不重视，工程档案都是由施工方整理后移交到档案馆备案，房企没有主动权，即使工程完工了，却因施工方迟迟没有补齐资料，而影响了工程的竣工验收；更有甚者，如果房企与施工方存在工程款结算问题，施工方常常扣压工程档案，影响档案移交，导致无法竣工验收。现在，使用了档案管理系统，房地产公司从工程初期就有资料员介入，对档案进行实时管理，增强了主动性。

3.3.2过去由于房地产公司没有自己的档案室，公司人员在办理业务时总需要前往档案馆查找资料，多次往返，消耗了不少人力物力，建立了自己的档案管理系统，多数资料能从公司的档案室查询得到，省去了奔往别处的时间。

3.3.3档案系统中文书档案及会计档案管理的应用

房地产企业除了工程档案外，还有企业内部的文书档案以及会计档案，因此该系统还附加了另外两个端口，提供给行政及财务部门使用。

文书档案可以通过系统对企业的收发文、合同进行扫描上传，方便查询利用。会计的凭证、帐本、报表等档案，也可通过系统进行管理及利用。

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中图分类号：F293文献标识码： A

一、房地产企业档案管理工作现状及存在问题

1、档案意识不强，档案利用率低

企业档案工作对企业的各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为企业带来巨大的社会效益和经济效益。但是许多企业长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使企业员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

2、重视程度不够，普遍采取分散管理模式

企业是以营利为目的的独立经营、自主核算的社会组织，房地产企业主要从事房地产的开发、销售以及后续的管理和服务等等；由于房地产企业公司内部档案管理相关的应用技术与开发软件相对较少，对档案管理方面的关注度也远远不够。

在企业内部，对档案管理工作的重视程度普遍较低。大多数人都没有意识到档案的重要性，公司的档案也大都是各部门单独整理、保管；而且人事档案、财务档案这类机密档案更是单独存放，这就导致了普遍采取分散管理状态。

3、归档文件齐全完整程度较差

从归档文件完整程度来看，由于房地产企业档案种类多、数量庞大，因此归档工作也比较复杂，不认真的话就会出现有些文件光有正本找不到副本，有些文件的批复和请示不完整。还有一些不正式的文件，如公司领导开会时的讲话、活动策划，归档时容易忽略；一些关于公司重要活动的照片和录音这类特殊资料也没有及时整理保存；房地产企业数量最多的是基建档案，因此在这一块很容易出现不是缺少施工资料，就是缺少了房屋开发利用合同等等，导致归档的文件不完整。

4、档案管理制度不健全

因为房地产企业是新兴行业，所以有关这方面的专门管理制度还不够齐全。一些制度在建设方面存在对档案管理理解不到位的现象，并且对档案的归档范围界定的不够明确，致使不能及时对档案进行归档保管，不能有效的开发利用档案。这些问题对房地产企业档案管理工作的开展造成了很大的阻碍，严重影响了公司对档案资源的有效利用，对公司的发展产生了影响，使企业经营管理与档案管理严重脱节。建立健全的档案管理制度是档案管理的一项基础性工作，是档案工作规范化的要求，也是档案集中统一管理的需要。

二、房地产企业档案管理工作发展趋势

1、房地产企业档案管理信息化

现代社会都是电子信息化的社会，随着科技的发展，对电子信息的应用也是越来越广泛。房地产的档案现代化管理也是如此的。房地产档案管理要朝着现代化信息化的发展，要把电子管理工程的制度建设起来，把电子信息技术运用到各种档案考核、档案管理之中去。同时，也要建立一套非常严格、紧密的系统来规范档案信息系统。档案管理之中的各种操作程序也是要实行电子信息化。

2、房地产企业档案管理的简便化

未来房地产档案管理将会朝着越来越简便化发展。房地产的档案管理一般是一个很繁琐的工作，管理人员每天都要面对大量房地产档案的管理，未来这一工作将变得更加简单。房地产的档案管理也会在政府人员的要求和政策的实施等方面减少手续，都会降低要求。房地产的档案办理程序也将减少，这样大大加速了房地产企业办事效率。也同时，推动了房地产企业快速发展，促进整个行业经济快速发展。

3、房地产企业档案管理的透明化

随着网络信息的快速发展，房地产档案管理也变得更加透明。现代社会的经济发展，人们在追求经济利益的基础之上，无形之中增加了人们对经济财富追求的手段，这样给社会带来很大的弊端。未来房地产档案管理也许会通过网络管理，让人们在不同地点、不同时间都可以看到房地产的档案管理。这样也增加房地产行业的档案透明度。

三、加强房地产企业档案管理工作的对策

1、加强现代化档案管理人才教育培训

房地产的现代化发展是需要人才支撑的，培养现代化管理人才是提高产业能力的一个重要手段。房地产档案在过去几十年的发展，经历了传统的发展模式，由传统的手写记录慢慢地在向着现代化管理转变。现代化管理需要现代化管理人才，人才需要教育培训。所以，房地产企业在培育现代化档案管理人才的策略是必需的。

2、掌握现代化管理技能，提高综合素质

以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，企业档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己成为具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

3、利用现代化技术，提高效率

档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。如利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好的服务于社会。

4、发挥专职档案人员的创新主体作用

专职档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力。因此，专职档案人员有必要进行相应的调整和重新定位，提高档案工作的自身价值，发展档案事业。

5、加大行业的合作管理

现代化的管理也是需要合作才能实行的。房地产企业档案管理的过程，需要寻求多个企业的合作，行业的合作也将为房地产档案管理提供更多的发展空间。各企业在合作的过程之中，可以互相学习，吸收各自的发展经验和优势，提高自身的竞争力。房地产的档案管理在合作和交流之中不断地进步。

四、结语

房地产档案管理工作将朝着信息化、简便化、现代化方向不断发展。作为新时期的档案管理工作人员，我们要正确认识档案管理工作的现状和未来发展方向，提高工作者的自身素质，主动做好档案利用工作，力求提供真实的统计数字、文件、资料等，并加工处理、编辑，为科学决策提供依据，实现企业利润最大化，促进企业健康发展。

参考文献：

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我们首先要明确一个概念，房地产企业管理的档案不等同于房地产档案。房地产档案是指在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料。

房地产开发企业以营利为目的，从事房地产开发和经营活动。因而，注定会产生大量建设工程类档案与经营管理类档案，它们构成了档案管理工作的主要对象，这也是本文论述的对象。

建设工程类档案即基建档案，也属科技档案范畴。房地产开发企业是建设单位，对于施工、设计、监理等单位来讲是业主单位，保管的档案最多。根据2002年起施行的《建设工程文件归档整理规范》要求：在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。换句话说，最后公司内部档案管理员整理归档的工程档案，主要是向城建档案馆（室）移交后剩余的档案。

房地产经营管理档案是企业在房屋经营、租赁，办理产权登记，交易转手过程中形成的。原来房屋产别只有直管房产和单位自管房产，而现在私房房产、涉外房产、股份制房产不断增多，出现了多元化的态势。同时，产权形式的变化频率加快，房地产买卖、租赁等交易活动越来越多，所涉的部门也越来越多。笔者现在于成都市房管局下属的一个国有房地产开发企业工作，现在局下属的单位就有房地产交易中心、房产登记中心、房地产经营公司等不同的企事业单位。这些单位由于业务不同，所以保管的房地产档案，特别是经营管理类房产档案大不相同。

关于建设工程类与经营管理类档案具体包括哪些档案，将在第二部分讲到。此外，房屋在几十年的管理过程中，还涉及很多物业管理档案，这些也属于房地产档案范畴。由于现在房屋都有专门的物业公司管理，所以本文就不再做专门论述。

二、档案管理应注重动态性

众所周知，房屋从准备修建到竣工，以及产权的办理、转移，时间跨度是很长的，期间不断有新的档案形成。这决定了建设工程类档案与经营管理类档案不可能像文书档案那样按年度归档。动态性管理关键就是在房地产开发和经营的工作进行中就重视档案工作，注重档案产生时间上的连续性。

先谈建设工程类档案。刚才讲到，最后公司内部档案管理员整理归档的工程档案，主要是向城建档案馆移交后剩余的档案，当然这部分档案数量也不少，这就意味着我们不能只重视管理日后移交进馆的档案。各项目部的档案资料员应该认真执行《建设工程文件归档整理规范》，档案收集应按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。工程档案管理的动态性，关键就是档案要持续性收集，分阶段存放。像在工程准备阶段，就要把关于工程立项的会议纪要、领导讲话，专家建议文件，拆迁安置意见、方案，国土证等收集齐全。准备阶段完后，工程进入施工阶段，该阶段的文件资料最多。项目部有关人员在制定、填写、审核这些文件时就应特别仔细，以便档案资料员收集保管到齐全、有效的文件。

房地产开发企业是建设单位，在工程进行过程中，除了本单位产生的档案外，施工、设计、监理等单位也应该向其移交一些档案资料。笔者建议房地产企业在与施工单位、监理单位签订有关合同时，在合同中写明对方有义务提供有关文件资料。公司项目部有关人员平时也应主动向其他单位征集所需的文件档案。另外，工程竣工验收合格后，并不意味着就没有工程档案了。比如一些住宅小区竣工验收合格后还涉及路灯安装、大门修建或某些局部改造，这些工程也会产生相应的档案，并且它们可以不移交进档案馆。因此，项目部人员也应注意收集这类档案，日后向公司档案室移交。笔者所在的公司还专门成立了档案巡检小组，坚持每季度一次到各项目部检查指导档案、文件的管理工作，发现问题及时解决。总之，各项目部的人员要努力做到在工程彻底竣工后，既能向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案，又能向公司内部档案室移交一套完整规范的档案。

再谈谈经营管理类档案的动态管理。当今很多房屋还未竣工就开始准备销售了，所以这类档案虽产生时间一般晚于工程档案，但也必须尽早开始重视这类档案的收集工作。任何房地产开发企业都有专门从事房地产市场调研、房屋营销工作的人士。所以这部分人士应注重经营类档案的动态性管理。但笔者认为不必把问题搞得太复杂，其实对一个企业来说，某个项目的经营管理类档案主要就分为两部分。

第一部分是项目管理类文件。主要由研发策划、前期配套、营销策划等文件组成。项目研发成果，包括可行性分析、报告、评审资料等文件；项目营销策划方案、市场调研报告；项目广告，包括公司整体形象广告及相关报道，载体形式包括剪报、刊物等；项目销售价格方案、销售分析、销售总结；宗地情况，包括自然条件、社会条件、竞争楼盘信息等；项目规划设计草案相关文件，概念设计相关文件及项目设施指导书，方案设计文本及相关文件，房产证，预测报告，预售许可证；资产、法务等相关合同，等等。

第二部分是房产销售和租赁档案。其主体是房屋销售或租赁过程中双方形成的合同。销售一套房屋就有与之相应的一份产权，就有一套合同及相关资料，一套合同及相关资料就组成一卷档案。因此，合同在房地产档案数量中占了很高的比例。这类档案虽然数量多，但同一项目的每卷档案组成基本相同，一般包含房屋买卖合同、买卖合同补充协议、业主公约、户型图、产权证复印件、户主身份证复印件、定购书等。当然还有一些特殊情况，比如某位客户亲笔承诺书，承诺他首次在本地购房，那这份承诺书最好也应放入销售档案中。由于同一楼盘中不同房屋购买时间不同，办理产权的时间也不同，这些不确定因素使房产销售档案的形成和收集也有时间上不确定的特点，营销部门人士必须坚持动态性管理。所以，一般应该是一个楼盘所有房屋销售完毕，有关证件办理完毕，才能将这些档案移交给档案室。

三、档案管理应注重整理环节

在档案管理工作若干环节中，整理工作是核心，不仅花费时间较长，而且直接关系到以后的统计、检索、查阅等。刚刚讲到的动态性管理主要是企业中相关职能部门人员的工作，而整理肯定是专职档案工作者的工作。关于整理，笔者只谈论三点。

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作为专业档案之一的房地产档案，是企业在生产、经营和管理活动中的真实记载，具有重要的保存价值和利用价值。房地产档案是其生产经营的必备基础资料，更是其长远发展、掌握市场主动不可缺少的参考依据，因此越来越受到开发企业的重视。

一、房地产档案的基本特点

房地产档案有其一般档案的共性，也有其特殊性【1】。一是综合性强，范围与内容广。从归档范围看，有前期准备过程中形成的材料，包括可行性论证、勘察设计、征地动迁等；有建设过程中形成的材料，包括施工建设、竣工验收、交付使用等；有服务过程中形成的材料，包括销售、售后等。从档案内容看，涵盖了文书档案内容、工程技术内容、经济核算内容、科技档案内容等。二是关联性强，归档时间跨度大。房地产档案的归档时间较长，时间跨度较大。一个普通的单体项目，从立项、定点、决策等前期工作到施工建设、竣工验收、销售及售后服务，要经过两年左右时间，分期分批开发的综合项目时间则更长。每个项目的资料，不论是哪一年形成的，都必须归到该项目的房产档案中，不受时间限制。三是资料来源广，归档涉及部门与人员多。房地产产品是房屋【2】，既涉及生产领域，又涉及流通领域。从涉及部门看，涉及发改、土地、规划、房管、市政、管网配套等多个部门。从涉及人员看，购房者在获得房屋后，对房屋的结构、产权关系、水电气暖、宽带等配套设施的基本信息都要掌握，以便日后维修。从开发企业内部看，涉及各个科室或相关的下属企业、合作单位等。四是利用率高，价值性大。房地产属于不动产，价值高，在单位或个人财产构成中都占有重要地位。因此，房地产档案的有无，记载是否准确全面，保管的好坏，都将对产权人产生一定的甚至是巨大的影响，因一纸档案而免受损失几百元甚至是几十万的实例，就是房地产档案价值性的最好例证。

二、档案管理在开发经营中的作用

“档案的价值在于利用”。房地产档案具有多重作用，这是该档案本身属性所决定的【3】。一是有助于化解纠纷。房地产档案是产权产籍管理活动中形成的权证、契约、文件、图表、账册等不同形式和载体的记录，其内容具有客观的证据作用，具有法律效力。这些档案资料可为日后的纠纷处理提供具有法律作用的重要证据，这也是房地产档案最重要的作用。二是有助于规范管理。房地产档案管理是企业管理的重要组成部分，涉及对内对外两个方面，对外涉及政府部门和有经济往来的合作单位，对内是企业内部和员工。在日常管理中，加强档案管理的科学化和规范化，能够准确掌握基本数据、理清各方面关系、高效解决存在问题。三是有助于开发决策。房地产市场作为一个周期性强的市场，其发展呈阶段性，开发企业只有充分掌握市场周期和阶段规律，才能有预见性作出科学决策。一份年代较长、整理规范的房地产档案，反映了市场的真实情况及变化规律，可以帮助企业理清发展规律。四是有助于市场定位。房地产产品具有明显的地域特点，区域内的经济状况、消费水平和生活习惯对房地产品类的需求起重要作用。开发企业如果长期坚持做好市场信息的档案管理工作，就会从中发现产品变化的特点，开发出受市场欢迎的产品。五是有助于楼盘定价。价格通常是影响房地产交易成败的关键因素，也是营销组合中最难以确定的因素。只要开发企业注重档案管理，就可从历年的比较定价法中，总结出最理想的区位差、层次差、户型差，定出科学价位，保证企业的良性循环。

三、强化房地产档案管理工作的措施

目前，开发企业特别是中小企业，大多认识不到档案管理的重要性，对档案材料疏于管理，出现了无档可查、资料不全或档案断层的现象。开发企业必须要正视存在问题，提高认识，强化措施，实现档案的“五化管理”：

（一）重视组织领导，实现档案管理的全员化。房地产档案管理工作是一门管理科学，开发企业领导要进一步转变观念，高度重视档案管理的重要性，牢固树立起“抓档案管理，就是抓经营促发展”的理念，把档案管理作为一项基础性、常态化工作，纳入到单位工作的重要日程。要进一步加大档案管理的资金投入力度，改善房地产档案的保管条件，为档案管理工作创造良好环境。要通过组织学习档案法律法规以及档案管理知识，树立起全员参与管理、全员重视档案的观念，在房地产开发的各个部门、各个环节强化档案意识，形成良好的管理氛围。

（二）加强制度建设，实现档案管理的规范化。俗话说：“不以规矩，不成方圆”。开发企业应根据《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》，对档案实行集中统一管理的原则，使之能够适应经营管理的需要，在档案管理上实行三级管理制度。建立档案管理领导小组，由其负责统筹、协调、组织和管理档案工作。中层科室应有分管档案工作的责任人，并配备专职（兼职）档案员，由其负责所在科室的档案搜集、整理、编目、立卷、移交等。要建立起综合档案室，作为档案工作的专业管理部门，实现其输入（搜集、接交）和输出（利用）的双重功能。同时，要制定出台《档案管理责任制》、《档案资料收集、保管制度》等规章制度，严格考核奖惩，确保工作有章可循。

（三）注重工作质量，实现档案管理的标准化。档案实用价值的大小，在某种意义上讲，取决于档案质量的高低。在工作中，要把抓档案质量贯穿于档案形成的每个阶段、每个环节。一是要建立立卷审核制。各部门应汇集立卷的材料须经过部门负责人审核，经综合档案室审核后再办理入档移交。二是要符合案卷质量标准。如案卷要求、卷内文件材料的质量要求、文件材料的排列要求、案卷编目要求及装订要求等，都要一层一层检查，环环把关。三是加强信息管理。开发企业在搜集施工技术档案时，要求施工单位把资料完整齐全交给开发企业，可在合同条款中，增加移交档案一项，规定档案移交的质量、时间和套数。四是搞好信息资源的开发利用。围绕开发企业的中心工作，积极开展档案资料编研工作，把零散的“死”档案加工成系统的活信息，不断提高档案的利用率。

（四）加大资金投入，实现管理手段的现代化。要强化硬件设施，如库房温度、湿度以及防尘、防潮、防虫、防光、防火、防污染等设备必须配备齐全，使其共同作用于案卷载体。对声像档案，还必须采取特别措施加以特别保管。要依托计算机、网络技术和数字化手段，对档案实体管理逐步转向符合业务规范和技术标准要求的信息化管理，实现档案信息采集现代化、存储现代化和网络管理的现代化。要建立档案信息数据库，将开发项目的策划、立项、开发建设、销售等各种信息集为一体，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工互补的信息检索体系，提高查询与管理的效率和准确度。

（五）强化培训提高，实现管理人员素质的过硬化。房地产档案管理是一项专业性较强的工作，档案工作人员素质的高低，直接影响到档案工作的优劣及档案潜在价值的有效转变【4】，要从以下三方面提高管理人员素质：一是提高文化素质。要通过岗前培训等多种方式，提高其逻辑思维能力和文字表达能力，使得能够从大量档案中提炼有用信息。同时，还要熟练掌握计算机操作知识，具有较强的现代化运用能力，可以用计算机对各种数据进行对比分析。二是提高专业素质。加强业务培训，使档案管理人员能够熟悉房地产法律法规、政策制度和开发经营的运作流程，明确信息开发利用的方向，熟悉档案管理业务，掌握档案开发利用的基本方法。三是提高职业道德。要充分调动管理人员的积极性和主动性，给予相关的保障，引导其树立起高度的事业心和责任心，具备兢兢业业的工作态度和无私奉献的工作作风。

参考文献：

【1】孙振辉，浅谈房地产档案的特点及管理中必须注意的问题，中国房地产，2002

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为充分利用档案信息资源，提升档案价值，为房地产企业经营管理提供优质的服务，笔者认为，房地产企业档案数字化建设应从以下几点加强：

一、做好档案数字化基础建设工作

（一）硬件基础建设。档案数字化建设需要根据房地产企业发展规划，及房地产档案自身的多样性、复杂性、利用的频繁性的特点，配置高性能的服务器及大容量的服务器，建立畅通无阻的网络环境。对于跨区域办公的集团公司，要考虑远程网络连接的解决方案；对档案收集与管理部门，配置电脑、影像扫描设备、备份设备等，做好硬件基础建设。

（二）软件基础建设。如果说硬件是档案数字化建设的骨架，那么软件就是档案数字化建设的灵魂。因此，选择优秀的档案数字化管理系统，将成为档案数字化成败的关键。档案数字化系统应具备如下特性：1、与企业OA系统无缝连接，实现文档一体化管理。随着信息化程度加深，办公自动化系统已成为房地产企业员工工作所依赖的平台，也成为档案形成收集的主要平台。2、强大的图像处理工具与成熟的数字化加工流程。根据房地产档案管理的特点，开发强大的扫描与图像处理工具，高效高质量进行图像处理。3、高效的档案利用查询平台。建立房地产企业网上档案信息服务平台，完善数字档案建设，是进行电子档案的保管和提供档案信息服务的最佳手段。现在，房地产企业的各种生产、经营、管理活动都离不开信息的传递和交流，房地产企业各分公司及各部门之间的信息沟通交流越来越依赖于计算机与网络。4、严谨的安全控制系统。由于电子档案具有易改性等特点，因此在建设档案信息化系统时应充分考虑信息安全。5、档案数字资源由集团统一管理，各分公司互通有无，实现资源共享。

二、加强宣传工作，提高房地产企业档案意识和法律意识

房地产档案管理工作是一项政策性、业务性较强的工作，但目前人们对房地产档案管理工作及其重要作用认识不够，房地产档案意识和依法治档的意识相对薄弱，一些房地产单位往往不主动向城建档案馆报送档案，有些建设行政主管部门存在着“重建设、轻档案”的现象，使建设单位因档案缺失造成巨大损失而影响城市建设与管理。因此，必须提高全社会特别是房地产部门的档案意识和法制意识。房地产档案部门要加大对房地产档案工作的宣传力度，以依法治档作为档案宣传工作的切入点，让全社会了解、重视、支持房地产档案工作。一是要以宣传《档案法》、《城建档案管理办法》等一系列政策、法律、法规为主要内容，利用新闻媒体、网站等大力宣传房地产档案工作的重要作用，引起民众对房地产档案工作的重视，扩大社会影响，增强全社会的房地产档案意识。二是要不断强化房地产档案工作者的意识，建立和完善与之相配套的管理制度和办法，提高房地产档案干部的整体素质，使其树立起强烈的信息意识、开放意识、培养理论研究能力以及运用现代科技管理档案的能力，造就一支业务精通、作风过硬、执法公正、知识全面的房地产档案管理队伍。三是加强对房地产部门，尤其对房地产档案工作中的违法单位、个人的宣传和教育、坚持以教育为主、处罚为辅，使房地产档案管理行为符合法制要求。

三、打造数字化管理队伍

实现房地产档案现代化管理，离不开高素质的管理人才，人才资源是实现房地产档案管理现代化的前提，是开发利用房地产档案的基本条件。房地产档案的信息化建设，要求档案管理队伍中不但有既掌握档案专业知识，又熟悉房地产产权、产籍管理基本知识的档案专业管理人才，而且需要具备系统开发或维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理、信息资讯等方面能力的人才。

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房地产档案管理关系到我国产权所属的登记控制，关系到投资企业与施工企业的经济利益。随着我国城市改造与新城扩建脚步的不断加快，房地产企业以及相关职能部门的档案管理成为了影响人民切身利益以及企业效益的关键因素。房地产开发企业的档案管理工作直接影响着企业的经济效益、影响着拆迁户的经济利益。在现代城市扩建与改造过程中，房地产企业的档案管理工作开展需要以社会现状以及行业发展现状作为基础，以科学的分析实现科学的房地产档案管理工作。

1、房地产企业档案管理现状的分析

在现代房地产开发企业的档案管理工作中，受企业管理水平以及拆迁工作进度影响，档案收集的时间存在差异。而房地产开发企业档案管理工作水平直接影响了档案管理工作的实施。房地产开发企业的档案管理工作需要专业人才的责任心以及专业技术水平作为基础，以此实现档案管理工作的科学化。在对我国房地产开发企业的档案管理调查中发现，企业档案管理人员非专业化现象十分突出。这一问题直接导致了房地产开发过程中各项档案管理工作开展的现状。我国房地产开发过程中漏案现象十分普遍。动迁户档案漏入、要好选房漏入等造成了房地产开发过程中问题的发生。这对这样的情况，现代房地产开发企业应从档案管理体系以及相关人员的完善人手，通过强化管理体系的完善实现档案管理工作的科学开展。

2、新时期房地产档案管理工作的科学开展

现代人们法律意识的增强使得房地产开发过程中相关问题日益凸显。而房地产企业的方案管理工作开展将影响到企业的信誉以及开发过程的通顺。针对这样的情况，现代房地产开发企业应从档案管理工作入手，以相关档案的科学管理实现企业经济利益的最大化、实现动迁户利用的最大化。以档案管理工作的开展避免开发过程中相关问题的发生。

2.1增强档案管理意识促进房地产档案管理工作的开展

现代房地产开发企业在企业的经营管理过程中应认识到档案管理工作的重要性，以增强档案挂你意识促进企业档案管理工作的开展，促进拆迁过程中相关信息与档案管理的科学开展。通过档案管理意识的增强为企业档案管理工作的开展、相关业务的开展奠定基础。房地产开发企业应从转变关键人手、强化企业档案管理工作重要性的认识。针对房地产开发企业工作中档案管理存在的问题进行相应的改革，以此促进企业档案管理工作的开展。受房地产开发企业传统档案管理理念的影响，我国房地产开发企业档案管理工作中存在诸多的问题。这些问题需要企业从档案管理理念的改革以及重视入手进行档案管理体系的完善。以档案管理体系的完善促进企业档案管理工作的开展那，实现企业利益与业主利益的协调。

2.2运用数据化房产档案管理促进企业档案管理工作的开展

针对现代房地产开发过程中，房产档案信息复杂、不同产权结构混合存在的问题。房地产开发企业应积极运用数字化房产档案管理技术开展企业的档案管理工作。以房地产开发过程中数据库技术的运用避免开发过程以及进户入户问题的发生。以数据库技术实现房地产开发过程中相关档案信息的管理、避免常见问题的发生。针对开发过程中不同产权的补偿问题、分户问题以及米数增添问题等实现数字化的科学管理，以此保障档案管理工作的科学开展、保障相关信息的完整以及信息的利用。

2.3以房地产档案管理队伍建设促进房地产档案管理工作的开展

现代房地产开发企业应在管理体系完善的基础上加强相关部门队伍额度建设，以档案管理队伍素质的提高促进房地产档案管理工作的开展。现代房地产开发企业应注重档案管理团队的建设，加强相关管理人员综合素质以及专业技能的配需与培养。以此实现科学的档案管理、实现企业经济利润最大化的目标。房地产开发企业应针对档案管理工作的重要性进行档案管理人员的技术培训与职业道德培训。以强化岗位职责与责任心作为基础进行档案管理工作的有效实施。通过技术培训工作实现档案管理工作人员业务水平的提高、实现业务工作的科学开展。另外，房地产开发企业还应针对档案管理工作跨学科、专业性以及技术性较强的特点建立完善的队伍建设与培训体系，以此提高企业档案管理工作的综合水平，为数字化档案管理技术的应用、相关工作的开展奠定基础。

2.4强化档案管理制度的完善与执行，促进房地产开发企业档案管理工作的开展

在房地产开发企业档案管理体系完善的同时，房地产开发企业还应强化相关管理制度的完善与执行。以制度化管理提高档案管理的效果。以制度的贯彻执行将相关管理目标得以实现。在现代房地产开发企业的档案管理工作中，制度体系的完善与执行决定了档案管理工作的成效、决定了企业的经济利益。现代房地产开发企业应从自身实际情况入手、进行相关管理体系的完善。同时给偶见科学的监督机制，将档案管理制度贯彻执行，实现企业档案管理的最终目的。

3、科学认识新时期下房地产档案管理工作的意义，促进企业档案管理工作的科学开展

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中图分类号：F293.3文献标识码：A文章编号：

1.前言

当前房地产企业的档案作为房地产产权的登记、测绘、调查以及房屋变更、转移等权属工作，使房地产形成规范的图表与文字以及声像等记录，同时也是体现城市房地产的产权与属性的重要依据。因此，分析当前房地产企业的档案信息化管理意义重大。

2.实行房地产档案信息化管理的意义

实行房地产档案的信息化管理，能够较好的反映出房屋的自然状况、能够反映土地的使用现状。因此，也是具有资料以及法律凭证的。房地产档案的信息化管理使用先进的计算机网络以及通信技术，能够对档案信息的检索方式从脱机检索或者是联机检索逐渐向网络或者是智能检索方向发展。此外，还可满足档案信息的网络化传递过程。房地产企业的档案利用计算机进行有效的管理，并且对档案信息的资源自动分析、分类以及提取，提高了档案管理工作的效益。并且数字档案相对于传统的档案而言，容易查询与修改以及保存，有利于简化档案信息化管理的各道工序与降低成本[1]。

3.房地产档案实行信息化管理面临的局限性

3.1房地产产权档案的时代特征性明显

我国房地产的产权档案由于跨越的时期较长，加上产权档案的质量参差不齐，使得人们对各时期的产权档案管理认识不足，并且还带有明显的时代特征。此外，房地产的档案管理者的知识仍需要进一步提高，以便能及时发现房地产档案管理存在的问题，避免不符合规范或要求的产权资料归入房地产的权属档案，更好地开展信息化管理。

3.2房地产档案抵御风险的能力不高

房地产的档案作为宝贵的重要资料，长期以来，受到计划经济的影响，房地产的产权档案抵御风险的能力较低，档案管理的过程中虽然采取防虫、防盗、防潮以及防火等基本的措施，但是对于自然灾害的抗风险仍然较差。例如：泥石流、山洪、地震以及战争等情况时，房地产的产权档案将被损毁，给财产的保险以及理赔工作造成影响，难度也增大。

3.3相关资料及时纠正的难度较大

按照我国现行的《城市房地产权属档案管理办法》规定，我国的房地产的产权应该由档案管理部门或者是机构对所归档的不同房地产的产权材料实行验收，相关资料若不符则不予归档。然而现实中，房地产的档案管理者在进行材料的验收之时，部分资料不符要求，那么要求补齐材料显得十分困难。此外，房地产产权的档案文件与资料间的数据与信息相互联系，一旦某个环节出错，都会影响到房地产档案的信息化管理；进行更正的程序复杂、工作量也很大：先请示领导，待领导审查并同意之后，再进行更正表的填报，将原档案的信息与更正的信息核对，对于新更正的信息则应具体标注出来，便于今后的查看与对比，具体的操作较为困难[2]。

3.4对房地产产权档案载体的管理不足

房地产的产权档案载体除了纸质的材料之外，还包括：影像资料、光盘、照片以及磁盘等能反映房屋产权或者是变更的材料。然而这些特殊的载体档案需要进行特殊方法的保管与处理。实际的工作当中，产权档案的管理部门在这些载体档案方面的管理与收集不足，部分档案的内容仍然存在资料未完整等问题。

3.5房地产的产权档案内容相对狭窄

房地产在社会经济的发展过程中发挥了重要的作用，然而作为我国重要的支柱产业之一，也积极地参与社会的各项经济活动：参加房屋拆迁工程、房产买卖、旧城改造、继承抵押与资产的重组以及交换等活动当中。但是档案的管理者却很少过问或者是参与，使得产权的档案信息与资料的收集局限与登记部门，造成产权档案的内容相对狭窄、信息来源渠道较少，也不能全面地反映房地产的发展现状，使产权的归档难度大。

4.提高房地产档案的信息化管理途径

4.1实行数字化与信息化管理

房地产企业应该建立、健全信息化与数字化管理，加强对房地产的档案管理。做好一般性的查询以及检索程序工作，提供较好的传统以及远程服务；可对网上特殊的专题进行检索、深入查询以及下载时提供有偿服务，而对于科技成果的服务可适当收取成果的转让费。建立开放式的信息化与数字化的房地产的档案管理，能够有效提升我国房地产的档案服务、宣传与教育等功能，真正发挥房地产档案的功能。

4.2提高房地产产权档案抵御风险的能力

房地产企业应该不断地提高抵御风险的认识，重视各种因素对档案的影响，防止档案的管理出现漏洞。对于产权档案反面的管理而言，房地产企业应该借鉴其他企业优秀的管理经验，并且结合本企业的实际情况进行创新，采用异地备份方式进行档案的信息化管理，避免造成因风险而带来的巨大损失。

4.3建立完善的房地产档案数据处理系统

建立完善的房地产档案数据处理系统，有利于房地产管理者可以多角度地对房地产的产权、信息以及相关的数据进行处理、分析，进而对当前的房地产发展现状及趋势进行准确合理地判断。同时，还可以为有关的职能机构或部门进行调控提供较好的参考依据，确保房产的供需保持良好的趋势[3]。

4.4制定房地产档案信息化管理的规章制度

制定房地产档案信息化的管理制度，例如，制定与档案有关的阅览与外借制度，制定保密销毁以及复制制度等，更好的将房地产产权的档案服务功能发挥出来。与此同时，逐步完善房地产企业档案的利用制度，确保档案的利用章则以及制度能够起到切实保护用户合法的利用权益，进一步促进企业档案信息以及资源的开发与利用，有效维护企业档案的完整以及安全。

4.5提高档案管理者的素质

房地产企业的档案信息化的管理逐步完善，因此，需要专业的档案管理者进行采用先进的现代化管理技术以及方法，提高档案管理的效率。此外，档案管理者应该不断提搞自己的专业水平，熟悉计算机知识、懂法律、认真进行档案的管理工作，更好地适应现代社会的需求，提高档案管理的水平以及管理的效率。

4.6处理好房地产档案的编管工作

房地产档案的信息化管理工作，应该根据编研工作的需要及原则进行，并且以需求作为核心内容，并且以服务作为主体，对房地产档案的史料进行有效的选材与鉴别，在考证、补充、加工与整理过程中，应按照编研的内容，将分散的档案资料根据利用类型、内容的分类等进行有效的编制，处理好编管工作，更有助于档案资源的进一步开发与利用[4]。

4.7完善有关房地产档案的信息收集以及检索系统

房地产企业为了更够较为准确、全面地收集到信息，就应该完善房地产档案的信息收集与检索的系统。将有关房地产的交易信息自动归到房地产的档案信息系统，进而形成档案的文本信息，多渠道完善档案的检索系统，便于提供有利的房产信息查询服务。

4.8进一步规范产权档案更正的办法

进行房地产的信息化管理，还需要进一步规范归档产权的更正程序、简化流程，提高档案管理的效率。档案管理者在为用户提供房产档案的服务之时，就应该温馨提醒调阅者留意档案备考中的提示信息，有效指导更正表，简化程序，有效提高房地产档案的信息化管理工作效率。

5.结束语

总之，处理好房地产档案的信息化管理工作，对企业与社会的长远发展起到重要的作用，充分运用先进的信息化管理技术，提高房产档案的利用率，有效促进房产档案的信息化管理水平取得更大的进步。

【参考文献】

[1]张淼.房地产档案信息化管理.兰台内外,2009(04)：61-61.

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1.房地产电子档案信息化管理内涵

1.1信息化管理内涵

信息化管理是在管理过程中运用信息技术，将电子计算机与现代管理相结合的管理，实现管理方式的创新。目的是为了提高管理效率，实现管理资源的有机整合，提高企业的市场竞争力。房地产电子档案信息化管理内涵。在网络信息技术不断发展的今天，档案管理也由传统的管理模式向电子档案管理方向发展。房地产电子档案信息化管理是指对房地产员工档案实现电子信息化管理过程。员工电子档案在企业发展过程中具有非常重要地位，而且是不能随便改变的，纸质档案随着时间的变化会产生一定程度的变质，还会受到水火等自然灾害的影响。同时对纸质电子档案的管理要投入大量的人力、物力。电子信息技术的出现，对房地产企业电子信息档案管理产生了积极的作用，也促进了房地产电子信息档案管理的革新。

1.2房地产企业电子档案管理的意义

房地产企业实行电子档案信息化管理是网络信息技术发展的必然趋势，档案信息化管理最为典型的意义就是实现了电子档案与纸质档案的分离，在传统档案管理过程中，纸质档案管理方式虽然能够取得一定的效果，但是会随着时间的变化变质损坏。电子档案信息化管理的实施作为一种新型的档案管理方式，能够加强档案管理水平，提高档案管理的效果。而且电子信息化档案管理节约了大量的人力、物力。传统档案管理需要人力对档案进行分类、整理，既要花费时间，而且效率比较低下。实现房地产电子档案信息化管理不仅能够提高房地产档案管理水平，也是企业适应现代化发展的必然趋势。

2.房地产电子档案信息化管理存在的问题

2.1管理人员素质不高

在电子档案之前，我国档案管理采取的是纸质档案管理的方式，档案管理不需要专业的知识，只需要工作人员认真负责就可以。而且传统档案管理的思想观念在工作人员心中根深蒂固，也没有树立运用电子信息来管理档案的思想。由于管理人员素质不高，导致房地产企业档案管理发展滞后。在实际档案管理工作中，由于对计算机掌握不熟练，对电子档案管理安全缺乏意识，这些都影响到房地产电子档案信息化管理。因此，要提高房地产电子档案信息化管理就必须不断提高管理人员的素质，加强对计算机的培训，熟练掌握计算机，加强信息化管理水平和技术。

2.2传输信息不够真实

电子信息技术发展带动了房地产档案信息化管理，但是也带来了一定不利的影响因素。电子档案保存比较方便，也不容易变质，但是却可以更改。这对房地产的重要信息保存构成了一定的威胁。在市场经济利益的诱惑下，部分档案工作人员私自更改档案，获取利益。因此，电子信息技术的发展给房地产企业的档案管理也产生了一定的威胁，房地产管理工作人员在管理工作中要避免信息的更改，建立完善的监督管理机制，保证信息的真实可靠。

2.3电子档案时间保存问题

房地产纸质档案保存受到时间的影响，电子档案信息化管理也受到时间的影响，但是影响比纸质档案要小些。比如电子档案受到电子产品寿命的影响，如果对电子信息更新不快，电子档案就会丢失。所以，房地产档案管理人员要保证及时的更新信息，对房地产档案进行有效的保存

2.4计算机病毒的影响

在现代信息技术不断发达的今天，计算机黑客比较多，黑客会对房地产电子档案产生攻击，影响房地产电子档案的管理。同时，计算机病毒也在不断变化，隐藏性比较大，容易造成计算机程序瘫痪，信息丢失，导致房地产电子档案信息丢失。

3.加强房地产电子档案信息化管理对策

3.1确定适用标准

房地产档案信息化管理能够使房地产内部人员实现信息的交流共享，管理简单、方便。在对电子档案的管理中，明确管理的适用范围、管理方法、工作流程等至关重要，只有明确了适用标准，才能够使在对全部的数据进行处理时有一定的规范流程、操作标准，形成一个科学、可行的管理方法。进三十年来，我国的房地产行业发生了翻天覆地的变化，取得了巨大的发展。尤其是在最近几年，房地产页的交易数量呈直线上升趋势，交易的流程、事项也更加具体，交易手续也增多，这使得对房地产数据的处理增加了一定的压力，同时也给房地产档案的管理带来了大量的工作。房地产档案关系到房地产公司的自身利益，同时也关系着人民群众的切身利益，寻找更加科学的档案管理方法是企业以及相关部门对房地产档案管理的重中之重。在日常的房地产档案管理中，也不可掉以轻心，必须认真的对待每一组数据，如实记录。对非电子档案的管理、保存尤为重要，比如保存室的温度、湿度必须要严格控制在标准范围之内，防火、防水也要齐全。对于电子档案，也应有严格的管理方法，对档案的查阅、接受等按流程操作，图片、照片、音像等也应有严格的管理规范。

3.2建设高质量的档案信息数据库

房地产的档案管理主要由两个主体组成，分别为：档案的原件和档案内的数据。而要实现房地产档案的信息化，就是把房地产的纸质档案录入计算机中，然后经过专门的系统对这些录入的信息进行收集、整理、分类、计算等，将纸质上的档案信息转化为电子信息，这不仅能够操作方便，查阅、修改保存等也非常方便。然后，并不是所有的档案都可以在一个系统中使用，因为管理方法的不同，每个部门都有着自己的档案管理系统，这导致了档案可能在不同的系统中会呈现出不一样的效果。因此，在没有同意的档案处理系统的情况下，当一个部门将整理好的档案传送给另一个部门时，就有可能无法呈现出原部门想要表达的效果，这大大阻碍了档案电子信息化的发展。在当地产档案的管理工作中，应要利用扫描仪、录入员以及相关专业人员对信息及时录入，并把档案信息整理保存，同时应当对录入的房地产信息建立一个数据库，可以供查阅者收索，方便查看。从经济方面来看，房地产电子档案并不属于商品，但这却对一个企业有着重要的影响，可以为企业计算盈亏、制定企业发展规划，同时也能够为人们提供更加丰富的房地产信息，使得人们更加了解房地产行情。在对档案管理时，管理人员也应当尽量利用好房地产档案网站，与行业内相关的人员进行交流、探讨更好的管理方法，为房地产档案的管理出谋划策，同时为广大人民提供更高质量的服务。

3.3重视人员素质的提高

档案的管理员是档案与用户之间的桥梁，同时也是档案的控制者，档案管理工作者决定着用户将看到什么样的档案，因此，档案管理员的素质培养特别重要，这直接影响到房地产公司的对外形象。从目前房地产档案管理人员队伍来看，许多的房地产部门都缺乏着高技术管理员，大部分管理人员还处于中下的管理水平，在一定程度上影响了公司的形象，也为公司、用户在查阅档案时带来阻碍。到目前为止，虽然房地产方面引进了先进的管理设备，但人才仍然是处于空缺时段，培养更多的专业人才是改善房地产管理的重要手段。同时，专业的高技术人才能够更加科学、合理的进行档案管理，能为公司、用户提供更加优质的服务，以此，重视房地产管理人员的素质，提高房地产管理人员的专业技术。加强档案信息管理。

3.4加强房地产电子档案信息管理

要加强房地产电子信息技术管理就必须对档案信息及时更新，提高信息管理的保密性。对重要的电子信息进行分类管理，对过期的电子信息进行删除，做到及时更新，保证信息管理的真实性和保密性。而且在黑客泛滥的今天，电子档案信息管理的规范化发展就必须不断提高电子档案信息化管理技术，建立电子档案加密技术，防止黑客的入侵。

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在经济快速发展的当下，房地产行业增长迅速，在增长过程中带来的大量档案也成为相关企业所面临的一大难题。但是随着相关数字化技术的发展相关档案管理工作得到了一个满意的解决方案，现代化的数字化技术大量使用渐渐取代了传统的手工处理方式，并且数字化技术同传统的手工处理方式相比便捷程度较高。除此之外数字化技术还具有一定的智能化特点，可以以较高的效率处理相关数据文档，基于网络还可以在一定程度上实现资源共享，加强有关方面的信息交流，进一步提升管理效率，提升房地产行业档案管理工作的水平，满足企业以及社会发展的需求。

1房地产档案管理数字化的内涵及数字化运

用所注意的事项目前房地产档案管理数字化主要通过大量的运用现代电子计算机技术以及现代化的摄影扫描技术完成，在此过程中将大量的纸质数据转化为数字化信息通过电子计算机的形式加以保存，建立相应的电子信息库，进一步方便相关数据的整理加强数据的管理，提升相关档案的使用效率，增强在档案管理方面的安全性能。在当下的房地产档案数字化管理中，档案一般被划分为三类，通常以档案原件、扫描件和数据档案的形式表现出来，数据档案是档案数字化的最终结果。在数据化档案的管理当中必须按照一定的原则对相关数据档案开展管理，这些原则中最为重要的就是安全性。虽然现代化网络技术给我们带来了很多的便捷，但是在网络环境中倘若没有较好的保护措施相关信息的安全性很难得到保障。为了总分保证相关信息的安全性，房地产企业应当做好充分的准备，从细节入手认真仔细的做好每个环节的安全工作，安装相应的防木马软件，聘请专业的技术人才充当顾问，进一步保证档案的安全，使档案的安全性得到充分的保障。除了安全性以外相关档案的真实性也是档案管理的重要组成部分，对于档案而言其本身最基本的特征就是真实性。在房地产档案管理数字化的过程中这一基本特征必须要得到保留加强，防止有关人员借档案管理数字化之便，对相关信息进行更改，进一步减少日后纠纷带来的不变，在公司管理上加强在该方面的监管力度要坚决杜止此类行为。档案数字化管理的根本目的在于提升数据管理的便捷程度，在档案数据化管理的过程中相关管理者要注意不断提升数据使用的便捷程度，不仅是要满足房地产行业相关管理者的使用需求，还要进一步满足普通用户的使用需求。数据的处理不能局限于管理，还要不断提升数据内容的可读性，不断满足用户的需求，增强用户的体验感。

2房地产档案数字化管理目前所面临的问题

当前我国有关档案数字化管理发展速度迅猛，这一进步推动了档案管理智能化，增强了相关档案管理的安全性和便捷度。但是一个事物的发展是长期的，在房地产档案数字化管理的过程中渐渐的也出现了很多问题需要我们解决。首先在档案数字化管理的过程中相关档案的搜集存储还存在不少问题，在相关信息搜集上还有不少难度，在搜集中的不确定性也有可能导致相关资料的错误性，这会让信息的真实性降低，进一步降低数字化管理的可信赖程度。此外相关的档案管理的数字化应用缺乏足够的创新意识，服务单一，很难满足消费者渐渐增长的需求，这让房地产档案管理数字化仅仅停留在表面，这不但限制了相关管理工作的进行，还将令相关房地产企业的业务受损导致很多服务的开展能力低，进一步限制相关房地产企业的发展。在房地产档案管理数字化开展的同时企业的相关人才结构很难满足企业数字化发展的需要，相关技术能力还有待提升。相关房地产企业应当依据企业发展实际，积极培养相关人才，增强管理者的管理能力和技术水平，进一步促使相关管理人员能够更好的进行数字化档案管理工作。档案管理数字化发展的过程中还将面临如何处理传统的信息录入同现代化数字技术档案处理的关系问题。电子档案的信息录入通过一些电子媒介，只有在一定条件的情况下才可以进行档案录入和信息化处理。而传统的信息管理模式较现代化的数字管理模式而言所受的约束条件相对较少，但是录入方式相对较为繁琐，查找不够便捷。在档案管理数字化过程中受某些客观因素影响容易造成相关数据的丢失，而面对房地产之一信息量和数据量都很巨大的行业而言一些存在的错误很难被找到。在电子档案的传播过程中，受全环境的影响这些内容的真实性极有可能得不到保证。所以相关管理者在进行相关数字化管理的过程中还应当注意保留相关的原始文件，以便于相关管理人员更好的进行档案管理工作。

3房地产档案管理数字化应用策略和方法

在房地产管理数字化日渐兴起的当下，做好管理工作不应仅仅停留在房地产数据的管理上，还要不断拓展到公司管理上。相关公司应当借助档案管理数字化的契机，进一步改革公司管理制度。培养大量的数字化、信息化人才，积极吸收相关专业人才满足企业在信息化时展的需求。在档案管理方面，相关部门要依据信息的内容作出合理的划分，依据信息内容提供相应的档案信息保存处理方案，进一步保证相关信息的安全程度，防止相关信息遭到不法分子的更改、窃取和破坏。企业还应当营造良好的信息安全环境，建立相应的安全保护制度和应急处理方案，防止信息安全遭到破坏，同时在企业信息遭到破坏时可以将损失降到最低。对于档案管理数字化的管理制度体系不能仅仅局限于某些方面，对于公司的全局包括人员、设备、以及硬件的运用都应当作出具体的规定。建立行之有效的档案管理制度，同时还应当建立相应的系统运行环境的安全管理制度。系统运行环境安全管理主要是指基于信息保护外部环境的安全的保护，包括相关人员对数字化档案管理的影响，以及信息库外部自然条件如电磁波、自然灾害、防护措施的管理等方面。应用系统运行安全管理是一项很大的工程，包括操作安全管理、操作权限管理、操作规范管理、操作责任管理、操作监督管理、操作恢复管理、应用系统备份管理、应用软件维护安全管理等。进一步从技术上防止相关数字化信息遭到窃取和破坏。在档案数据化管理的同时，相关管理者还应当注意对相关信息原件的保护，建立相应的档案室，配备专门人员保护这些信息。严格限制有关人员对档案的获取，防止相关档案被篡改，进一步保证相关档案的真实性。与此同时，建立相应的档案室保护相应的档案原件也是防止数字化档案出错的有效方法，方便在有关数字化数据出错时可以找到相关原件进行更改和查询。

4结束语

总而言之，建立一个完善并且安全程度高的档案管理数字化系统是一个漫长的过程，在这个过程当中会遇到各式各样的问题，还将会有越来越多的挑战，相关企业的经营管理者要做好充分的打算面对这一过程中的困难。要不断积累自身经验同时加强与同行业企业的相关合作，积极探索同相关计算机网络企业的合作，不断壮大发展。要积极面对在房地产档案管理数字化的挑战，积极采取相应的措施，加强对房地产档案管理数字化的风险调控，最大限度的降低存在的风险和危机，保障企业及用户的信息安全。科学技术的进步带给了房地产业管理现代化的机会，相关部门要利用好这一机会加快内部系统档案管理的升级，加快档案管理系统的内部升级，加强房地产行业的内部监管制度和外部环境监管制度，建立健全相关制度设施，建立有利于房地产行业发展的长效机制，将数字化的有效成果充分运用在房地产管理上来，将科技成果真正运用社会发展中。

作者:刘熙华 单位:南平市建阳区不动产登记中心

参考文献

[1]刘蓉.房地产档案管理中数字化技术的运用[J].办公室业务，2014（21）：154~155.

[2]袁涛.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].山东档案，2013（2）：47~48，58.

[3]黄晓屏.房地产档案管理中数字化技术的运用[J].企业改革与管理，2015（14）：39.

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房地产档案就是指房地产管理部门在进行权属管理行为中逐渐产生的，例如，产权登记、调查及变更等情况的档案，是产权人、土地利用情况及房产情况的反映，将这些情况以档案的形式呈现出来，包括反映信息的文字资料、计算资料、表格、图纸及光盘等各种资料。

（一）动态性

在我国市场经济的体制下，城市土地使用制度具有有偿性、期限性及流动性，伴随房屋商品化越来越明显，其交易行为也越来越多，房地产行业市场也繁荣起来。特别是作为促进国民经济增长的重要组成部分，房屋产权多样化，增加了房产抵押活动。因此，在进行房屋交易过程中就会有许多纠纷产生，为了解决纠纷，法院必须将房地产档案作为判定依据。在此基础上，房地产的相关管理部门的首要任务就是及时收集、整合及分析转移产权、变更产权的情况形成资料纳入房地产档案中，同时要保证权利与归属有统一性，因此，保证房地产档案管理具有动态性，使其可以实现实时监控。

（二）房屋产权与房地产档案具有统一性

房屋产权与房地产档案具有统一性就是每一个房地产档案体现了一份产权。同时，在开展房地产交易等一系列活动时所产生的纠纷处理中也要利用房地产档案，而且，在政府进行城市规划、房屋改造及房屋拆迁等方面的依据也是房地产档案，因此，房地产利用具有重要的作用。

（三）管理房地产档案要遵循属地原则

管理房地产档案要遵循属地原则就是每个地区房地产相关管理部门对此地的房地产档案具有管理的权力，甚至是垄断，所以，导致某地房地产市场出现混乱、缺乏信息或管理产权混乱等现象的产生的主要原因就是房地产档案利用率低的缘故。

二、提高房地产档案利用的策略

（一）对房地产档案馆进行结构调整，并极大可能地丰富馆藏

针对各房地产企业的文件档案，房地产档案管理部门要规定其归档范围及管理期限，其归档范围为房地产业务进行中产生的文件资料。而且，在档案管理中要对其征集及接收的范围扩大，使馆藏得以丰富，馆藏质量得以提升，对馆藏品位的提高也有重要的作用。因此，对于与人民群众利益相关的档案都要进行大量收集，比如，近些年广泛出现的廉租房及经济适用房的档案，用于城市规划的拆迁档案，旧房改造档案等，将这些档案都收集起来，实行统一管理，便于利用。而且不但要收集相关的纸质档案，而且对于一些影音及图片等各种形式的档案进行收集。使其构建成具有丰富资源、合理结构及科学管理、服务优质的房地产档案管理体系，档案馆与建设部门可以协商进行，将相关档案管理好。

（二）增强档案管理法律意识

增强档案管理的法律意识，是保证做好档案管理的前提，利用宣传的方式，使档案管理部门学习相关的法律法规，例如《中华人民共和国档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》等，在此提高相关部门的档案管理意识，确保将房地产档案完整的收集、以便整合档案，提高档案管理的重视度。

（三）创新管理方式

档案管理水平的整体提高，规范档案管理，促进档案服务多样化，是档案管理工作的重点。在档案管理中要以服务意识为核心，档案部门内部要实施有效管理，而对其外部要将良好的形象塑造起来，使其取得较好的社会效益，以保证企业的生存与发展。大力配合上级档案部门的随时检查及审核，通过规范的档案管理来使其企业管理水平提高。而且对于部门内部的管理工作也要进行审查，对于不合法、不合理的情况要以严格的态度进行处理，对于管理不合理的地方要进行完善，尤其是对于严重违法乱纪的行为绝不姑息。

（四）加大人才职业道德的培养

档案管理工作具有一定的专业技能性，因此，对于档案管理人员来说，具有最基本的技能是关键，同时，档案部门要重视对其进行职业培训，以促进管理人员的综合素质。现阶段，随着我国信息技术及网络技术的快速发展，档案管理实现信息化是其必然趋势，因此，对于管理人员的要求也逐渐提高了。档案管理人员，不但要具有档案管理的基础知识，还要具备计算机网络专业的知识和技能，而且还要具备处理及分析信息的水平，因此，培养综合型人才是档案管理工作的必然选择。在日常的档案管理工作中，要不断地对工作人员的年龄、知识及专业结构进行优化，档案管理工作也输入新的血液，以增强工作的活力，促进房地产档案管理的发展。对档案工作人员进行职业道德培养，使其爱岗敬业，培养其服务意识，为大众提供优质的服务。

（五）以服务为基础，建立服务理念

伴随我国房地产行业的快速发展，房地产档案的利用成为社会关注的焦点，这就为其利用提出了更高的要求。其档案馆或档案部门要转变观念，以服务为基础，建立服务理念，主动服务于大众及社会，将满足大众的需求为服务的核心，树立良好的接待环境，将窗口式服务形式实现，运用相应的策略，以达到便民利民的目的，使其房地产档案可以充分的利用起来。

（六）以服务方式的不断创新来发展档案数字化

伴随办公自动化的全面推进，档案管理的发展方向也是信息化管理。运用计算机网络技术对档案进行管理，以构建数据库的形式对房地产档案进行信息化管理。不但方便人们对相关信息进行查询，而且提高了服务质量。档案管理部门要对房地产档案进行及时更新，实现动态管理，为人们提供准确及时的信息。

（七）开拓思维，不断探寻档案管理模式

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房地产行业是我国的基础性支柱产业之一，房地产档案管理工作则是房地产行业的基础业务建设。研究和开发房地产档案管理，提升房地产档案的价值，对于房地产业的发展以及我国的经济建设具有很重要意义。

一、房地产档案管理中存在的问题

（一）管理体制不健全

我国房地产产权管理开始时间较早，在这方面有很多经验积累，但管理体制仍显得落后，主要表现在以下几个方面：（1）法律法规不健全导致了档案管理混乱，历史遗留问题也造成了管理障碍。自从城镇八十年代完成房产登记发证工作后，经过三十年的发展，《中华人民共和国城市房地产管理法》、《城镇房屋所有权登记暂行办法》、《城市房屋产权产籍管理暂行办法》等相关制度陆续出台标志着房地产档案管理制度日臻完善，使得房地产活动进一步规范化。但这些制度仍有诸多不足。有的条款具有过渡性质，需后续补充。有的制度条款只是宏观层面规定，实践中缺乏可操作性。（2）档案管理技术落后。房管部门虽然使用计算机管理，但多用于数字计算、制作图表打印，没有使用于管理全过程，不能根本改变技术落后的局面。（3）产籍资料不完备。产籍建设以前不受重视，产籍资料不全是普遍现象。这增加了城市的扩建改建规划难度，也常常导致城市改建中，重新规划，重复建设，产生浪费和损失。（4）档案管理低效率。旧的被动型管理的管理机制，难以发现产权管理中存在的问题。即使发现，也因管理法制不健全、产籍资料不完备、管理体制混乱或管理手段落后，不能及时处理问题。

（二）房地产档案资料收集中的问题。虽然国家对房地产档案资料收集的内容范围有详细规定，但是实践中存在一些问题，影响到档案收集资料的信度和效度。（1）工作人员综合素质低。部分产权档案管理人员综合素质低，业务能力不强。产权管理工作要求档案管理人员熟悉登记制、具备测绘知识、清楚有关法律条文，否则在验收文件时就不能及时发现存在的问题，很容易导致不符合要求的资料混入档案。（2）产权档案种类不齐全，载体不丰富。档案收集工作被动。近年来，企业改制、资产重组、房产买卖、抵押等涉及房地产产权的活动大量发生，产生了许多产权资料。要做到档案与房地产现状一致，仅靠登记部门移交的档案难以做到，需档案管理人员主动去收集档案资料。权属登记档案外的其它类型档案收集少。房地产产权产籍管理部门不仅收集产权登记档案，也应收集房产交易、拆迁和司法等相关文件。但有部门认为权属档案有价值，其他档案耗时无用，所以对权属登记档案外的其它类型档案收集少。然而，其他档案往往对鉴别房地产档案的价值有重要。特殊载体的产权档案收集不完整。除了纸质材料的产权档案外，还有记录反映产权现状的以影像、光盘等为载体的资料。然而，这些载体的档案收集缺乏，导致产权档案内容不完整，载体不丰富。（3）缺乏全国统一的档案的收集范围、归档文件的标准。标准化是房地产档案管理现代化的基础。因缺乏统一标准，各地房屋产权管理部门就自行制定。各地管理水平、工作流程、管理方法千差万别，给产权档案管理现代化造成障碍。

（三）房地产档案使用中存在的问题。（1）使用率低。据统计，城市房地产档案平均每年利用率为2%—6%。（2）使用面窄。房地产档案使用主要局限于本部门、本系统，不面向社会。而且房地产档案使用往往局限于房屋建筑工程竣工档案。（3）房地产档案缺乏立体开发利用。房地产档案的编研处于利用工作的末端，房地产档案编研成果少，效果不理想。开发利用工作缺乏系统性，也没有形成多角度、多层次的立体开发利用模式。

二、房地产档案管理工作的建议

（一）提高房地产档案收集工作的建议。（1）提倡终身学习的理念，实施团队学习，提升档案管理人员综合素质，加强档案管理知识和技能以及相关的测绘、登记、计算机等知识与技能的学习。（2）组建综合档案室，为档案升级，规范房地产档案的管理工作。房地产档案管理部门要重视特殊载体档案的收集和管理。产权档案管理人员要注重与有关产权文件形成单位保持经常性的联系，及时收集相关文件。产权管理部门做好产权资料的前期控制，同时，归档环节也要做好审核工作。（3）制定全国统一的包括产权档案收集范围，具体规定每项业务所需归档的文件内容，文件材料的具体规格，技术指标等产权档案管理规范和技术规则。使用目标管理，促进房地产企业档案工作规范化，进而提高产权档案的收集工作。通过“综合目标管理、标准规范要求”推动了房地产行业的档案工作。

（二）改进房地产档案利用的措施。（1）完善开发利用机制。除确认产权归属外的其他房地产档案的开发利用工作很难在短期内看到“实立竿见影”的效果。因为房地产信息具有系统性、连续性的特点，开发的过程需要不断完善其系统性、连续性。否则，房地产档案的开发利用就会半途而废。（2）档案利用逐步面向社会。虽然从形式上房地产档案己经开放了，但是仍处于封闭或半封闭状态。应多做宣传工作，以充分利用国家资源。（3）不断丰富房地产档案内容和载体。为促进广泛利用房地产档案，除了丰富本行业的资料外，还要重视收集与本行业相关的文件材料，从而丰富档案内容。

参考文献

[1] LeDuc Daniel.Preserving the authenticity of Contingent Digital Objects： The InterPARES Project[J].D-Lib Magazine，2000（6）.

[2] 刘洪玉，张红.房地产业与社会经济[M].北京：清华大学出版社，2006年.

篇12

2 现阶段房产档案开发利用面临的形势分析

一般来讲，在房产、地产领域，涉及的建设用地登记审批、房地产管理验收、证照登记、房地产买卖交易、产权置换、房屋拆迁动迁等一系列活动都需要进行房地产档案登记管理。其归档保存的资料形式，一般包括文字、图纸、照片、图表、声音影像资料、光盘磁盘媒体资料等等。

2.1 建立房产档案的作用和意义

作为房产档案管理工作的重要内容，房产档案开发利用涵盖了房产和产权所有者的重要信息，通过使用合理科学的手段，对房产档案进行适度的开发利用，在有效提升房产管理水平的基础上，还能够将房产档案的价值最大化的发挥出来，为房产公司创造更大的经济效益，方便需要房产信息的消费者的信息渠道，从而为社会经济的稳定发展作出重要贡献。

2.2 现阶段房产档案开发利用存在的问题

由于我国的房产档案开发利用工作起步较晚，本身就于与发达国家有着较大差距，在目前我国房地产行业井喷式的发展状态下，更加显得跟不上节奏，无法适应房地产行业的快速发展，存在着诸多的问题：

首先，房产档案开发利用的主观意识欠缺。房?a档案管理的主管领导和相关工作人员没有充分认识到房产档案开发利用工作的重要性，管理意识不足。人在社会活动中发挥主观能动作用，是各项社会和工作活动的主体。现阶段的房产档案开发利用工作中，部分工作人员的思想不够重视，没有充分的认识到房产档案开发利用工作的重要性，还有部分工作人员缺少工作责任心，岗位专业技术欠缺，这些都是制约房产档案开发利用工作发展的最主要原因；

其次，房产档案开发利用工作量大，工作内容繁琐，需要相关工作人员具有较强的专业技术，相应的岗位人员需求量大。目前，多数房地产单位的房产档案开发利用人员配备数量不足。档案管理人员供求机制体制的不完善、不健全，是制约房产档案开发利用工作的客观原因。良好的房产档案开发利用制度是房产档案开发利用工作高效运行的基础，但是，目前条件下相应的保障体系和管理制度并不完善，房产档案开发利用工作设施环境得不到保障，现代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通畅，这些因素都导致了房产档案开发利用工作无法高效运行，不能为单位和经济主体的发展提供积极动力；

再次，房产档案开发利用制度不健全和体质的缺失、档案管理水平和技术手段的落后等，也在和大程度上制约了房产档案开发利用工作的深入开展。

2.3 新形势下房产档案发展的要求

在社会和经济发展的新形势下，房产档案发展具有以下几点要求：第一，房产档案开发和利用工作应该具有专业性特点，保持其严谨性；第二，维护房产档案的法律性及真实性，这是房产档案管理工作最基本的需求；第三，在我国房产出现拆迁、买卖、置换等频繁交易的情况下，维持房产档案的延续性、动态性和保证其原始性是至关重要的。

3 新形势下改善房产档案开发利用的措施

新的发展形势下，做好房产档案的开发和利用工作不仅仅可以维护个人业主的合法利益，更重要的是可以维护房地产企业和单位的和谐稳定，促进社会的繁荣发展。具体来说，可以从以下四个方面来改善目前现有的房产档案的开发和利用工作：

3.1 提高房产档案管理人员的思想意识

加强档案的开发和利用工作的思想宣传，提高领导干部及相关工作人员的思想认识，重视房产档案的开发和利用工作。房产档案的开发和利用工作的重要性，已经越来越凸显，对于各类不同的房地产单位主体来讲都是不可缺少的重要管理手段，应该引起单位管理层的充分重视，将房产档案的开发和利用工作中纳入到常规的管理手段中来，积极主动地做好房产档案的开发和利用工作，支持和推动房产档案的开发和利用的合理发展。房产档案的开发和利用工作不仅涉及房地产单位中的每一位档案管理人员，更与每一个房产业主的利益密切相关。因此，提高每位房产档案管理成员的思想认识，做到能够积极合理的配合、支持房地产档案的开发和利用工作。

3.2 提升房产档案工作人员的素质

房产档案材料客观真实地反应房产行业的发展和房产业主的利益，同时也见证了城市的发展和变革，其重要性对房产档案的开发和利用人员的素质提出了很高的要求。对于房产档案从业人员进行有针对性的岗前和在岗职业技能培训，不断更新房产档案管理工作思路和方法。健全档案材料的核实制度，增强工作人员的责任心，必要时可以实行档案的开发和利用工作的实名制管理模式，将每一份档案资料的存档实施落实到人，减少工作懈怠心里。

3.3 建立健全房产档案的开发和利用的体制和制度

房产档案管理是涉及社会民生的重要工作，任何的工作环节都应该做到有章可循，有法可依，有据可查。通过政策性引导，倡导完善房产档案开发利用体制，各个房地产企业和房产管理部门应该建立适合自身发展的，贴合实际的，房产档案开发利用制度，规范房产档案的开发利用的各个环节，才能够使得房产档案的开发利用沿着健康有序的方向发展。

3.4 加快房产档案信息化智能化建设