高校数字档案范文

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中图分类号：G642 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2013）34-006-02

高校档案馆作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，集合了教学、科研、党政、宣传、管理、外事、基本建设等各种门类的信息，是高校信息资源的聚集地。随着高校教育改革的深入进行，高校档案在学校越来越多的方面起到至关重要的作用。在技术发展的新形势下，建设数字化档案馆是当前高校档案工作的迫切任务和必由之路。高校要充分运用计算机技术实现档案管理自动化，对馆藏档案进行普遍、全面的数字化处理，建立各类数据库，在文档一体化建设的前提下进行档案收集，在网络化背景的基础上提供档案的开放和利用。

一、数字档案馆的含义

数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，是存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户构成的数字档案馆群体。其主要功能包括数字档案的接收、采集、管理、利用和系统维护。

二、高校数字档案馆建设中存在的问题

1、数据不规范、标准不统一

标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要。从整体来看，大部分高校仍未能解决数据标准化问题，档案馆系统基本上都没有遵循国际标准，功能单一，标准化水平低，数据不规范，致使大多数档案馆无主题标引，难以实现资源共享。

2、技术条件受限

从技术条件来看，数字档案馆建设是一个系统工程，需要多项关键技术支撑，这是一项涉及超大规模数据库技术、网络技术、数字化技术、数字档案标引技术、多媒体信息处理技术、基于内容的检索技术、数据库与分析处理技术、自然语言理解技术等内容的系统工程。然而，目前大多数高校数字档案馆建设的投入与产出不成比例。建设数字档案馆所需的硬件设备、软件投入巨大，数字档案馆的建设与利用对于建设者还有很重的经济负担，所以很多高校并不具备建设数字档案馆的条件。

3、电子文档的归档难问题突出

随着计算机无纸化办公的发展，学校各部门大都采用计算机进行业务管理，在工作过程中形成了大量的电子文件，根据不同的任务目标、不同的业务，使用不同的管理软件，输出各种类型的文件格式，造成归档不便。

4、档案信息数字化的对象问题

档案馆保存的档案历史悠久，不同档案的价值不同、保管年限不同、开放利用时限不同、保密程度不同，档案馆必须按照统一标准划分哪些档案信息可以数字化、哪些档案信息目前不需要或暂缓数字化。

5、档案管理人才培养问题

目前很多高校的教师学历水平呈逐年上升趋势，但是在档案管理岗位出现“偏科”，档案、信息处理复合型人才相对缺乏，影响了档案信息数字化进程。任何一个数字档案馆工作的正常运行都离不开一支知识结构、储备合理完善的队伍，为了这支队伍的建设需要，应着手培养和引进一批人才，培养和提高他们的技术知识、设备使用情况已经人员自身政治素质，促使这支队伍成为具备灵活运用现代化技术技能，能够开发档案信息化项目和产品的队伍。

三、高校数字档案馆建设思路

如今高校校园网覆盖校园各个区域，整个校园基本实现信息传输网络化。同时在教学、科研、管理等活动当中形成了各个门类的档案实体凭证，建立了与档案实体相关联的各类信息资源库，这些给数字化档案馆的建设提供了契机。

1、加强档案数字化基础建设

拥有先进的基础设施是建设数字档案馆先决条件。目前高校应根据数字档案馆的功能需求建设完善基础设施，主要包括：计算机网络设备、数字化设备、档案系统管理软件、存储设备、服务器、摄像机、扫描仪、光盘记录设备等。其次，综合管理系统平台也是数字档案馆为了适应时展而应具备的基本功能。

2、数字档案馆资源库建设

传统档案资源数字化主要使用计算机及相关技术管理档案资源，建成各类专题全文数据库，即档案资源库。一般包括目录数据库，元数据库，内容数据库。具体来说，有以下几种专业数据库：（1）教学档案数据库。主要包括教学计划，教学大纲，教学检查及评估，教学改革，专业发展规划，教材选择与建设，教学管理条例等教学方面的数据资源，学生学籍管理，学生学位管理，学生成绩管理，学生教学评价管理，学生专业证书考试管理等与学生在校学习有关的数据资源。（2）文书档案数据库。文书档案是在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕且具有保存价值的文书转化而成。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影， 又是现在管理建设状况的记录，因此在整个行政管理工作中发挥着极为重要的作用。（3）科研档案数据库。主要包括科研成果管理、科研项目管理、科研基地管理和科研人才管理四个方面的资源。

3、制定标准规范和安全管理体制

数字档案馆标准规范的制定是数字档案馆建设的基础性工作，包括档案管理制度、档案保密制度、数据标准化、电子文件标准化。数字档案信息的安全管理维护，主要是指维护数字档案馆的资源安全、网络运行安全、物理安全、信息安全保密等。网络的正常运行是基本前提，重点是做好计算机病毒的防御，确保网络环境安全绿色。实行严格的权限管理和管理员制度，以保证系统有较高的安全性与可靠性。对于非公开的档案信息要做到局域网访问，断绝与外网的连接。采用防火墙、身份认证、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统的安全。应当高度重视数字化加工、电子文件接收等过程中的安全保密管理工作。

4、档案管理人员队伍建设

高校应提高对培养档案优秀管理人才的重视，数字档案馆是集网络技术、操作系统、管理系统、多媒体技术等于一体的现代高科技项目，需要信息采集、处理并数字化的人才；计算机操作、网络维护、系统开发的科技人才；档案信息分析、研究与咨询的专业人才。所以高校在对档案管理人员的培养要有针对性，既有专业人员，又有复合型人才。

数字档案馆是高校档案馆未来发展的必然趋势，是一项庞大的系统工程，需要按原则、分步骤，有理有序、循序渐进的进行。高校要在建设数字档案馆的过程中不断积累经验，从而更好地为师生服务。

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1.档案信息化与数字档案馆含义

档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。

数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。

2.高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析

随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。

高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。

高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。

3.高校档案馆数字化建设中存在的问题

3.1观念问题

高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。

3.2技术层面的问题

⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；

⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；

⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；

⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。

4.相关策略建议

4.1加快档案标准化制定和贯标

推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。

4.2重视档案管理软件的开发和应用

高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。

4.3安全性方面的建议

数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。

4.4重视档案信息化人才队伍的建设

数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案馆(室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。

5.结语

数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。

参考文献

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中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2014）07-0171-02

高校数字档案馆是现代信息技术环境下应运而生的新型档案馆。从目前高校数字档案馆的建设情况来看，大多数数字档案馆建设水平停留在信息管理阶段，即对元数据的关键词检索。这种检索方式有诸多的缺陷，如检索的结果是数字化的档案文件，需要利用者进一步阅读文件，筛选与提炼出所需要的知识；此外，档案文件所包含的知识是相互关联的，该检索方式不能有效地检索这种复杂的知识网络，提供给用户的只是孤立的档案文件，不能满足利用者的知识需求。因此，如何运用知识管理来引领数字档案馆知识资源建设和开发利用是知识经济时代环境下高校应该思考的创新性工作。

基于知识管理的数字档案馆是以知识管理理念为指导，采用科学管理与人本管理，以档案馆所拥有的档案资源为核心，以档案业务工作为基础，以档案知识挖掘与开发为手段，以档案知识运用与创新为目标，推动档案知识传播与共享的系统[1]。高校数字档案馆知识资源的产生，主要包括两大部分：（1）对传统的馆藏纸质档案经过一定技术的数字化再生产和深加工增值，通常连接着计算机和网络技术的管理系统，建立起具有高附加值的数据库系统，诸如档案目录、档案全文数据库等；（2）高校数字化档案信息资源的开发与再生产，即对高校各职能网络档案信息资源进行自动的信息采集和知识信息的模式转换保存，再运用替代、重组、综合、浓缩等信息加工方法，利用建成的知识数据库系统的分析和提取，生产出较高品质的知识管理产品，实现网络档案信息资源的深加工。

一、知识资源建设是数字档案馆为用户提供知识服务的前提

进入计算机和网络管理时代，档案馆用户对档案信息需求本质上是一种知识的需求。利用者通过网络管理系统提供的档案目录或者是档案全文的检索途径查找自己所需要的某些档案；目的是为了能够从档案原始记录中存在的某方面的知识以解决自己所要解决的某个问题或者得以凭证：检索结果出的档案的原始信息并不真正是利用者真正需要的东西，利用者真正所需要的是知识的服务。在知识经济的环境下，任何事物的运行都是以支付最低的经济成本，获得最大的经济效益为追求。档案利用者通过网络提供的数字档案知识信息的同时，由此获取知识所支付的时间成本迫切需要降低，档案馆用户希望档案馆能直接提供更加便利又更加经济的知识服务。档案馆的知识服务是高层次、知识含量较高的信息服务，是档案馆为用户提供的知识型、知识化，以用户为中心的服务。为了实现档案知识服务，档案馆必须预先建成随时可用的档案知识库，并通过专业手段和方法对知识库中的档案知识进行发现、挖掘、提取与科学组织，以便及时响应用户的知识服务请求。档案知识服务是为档案用户提供针对性较强的深层次知识资源。知识服务通常对这些知识单元先进行系统分析，根据档案用户的不同问题和问题环境，通过知识的析取与重组形成易于理解和使用的、恰好符合用户需要的知识内容，它通过对档案中的知识资源进行充分挖掘、综合整序，将有更多关联关系的知识单元提供给用户。知识单元就是将各种关联关系知识资源组织起来的信息，那么知识库就是将这些信息网织成各种关系的模式管理。数据库表面上是知识库的一部分，但知识数据库要真正成为档案知识服务的信息源和知识源，还必须解决基于知识单元的描述与标引过程，建立高校数字档案馆的知识库，目的是积累和保存信息和知识资产，实现内部信息快速流通和内部知识的网络共享。这是实施知识管理的基础性工作。

二、高校数字档案馆进行知识资源建设的能力分析

首先，在充分了解档案信息资源的特点的基础上，开展对知识资源的合理评估，保证档案资源的真实性、完整性和可靠性。作为社会生活的真实记录，要求档案包含的知识资源内容准确、可靠。那些适合转化成知识的档案资源一般是相对完整的、具有本馆馆藏特色的档案，也具有一定的知识价值、深度和广度，这样才能满足用户的个性需求。同时，要根据馆藏档案的实际情况来确定档案知识资源的类型。

其次，要对数字档案馆自身人、财、物、技术等能力进行全方位的分析。配备既熟悉档案专业知识，也掌握了基本的知识管理技能的专业人才，拨付专项经费、专款专用，保证数字档案馆知识资源建设无后顾之忧；提供实施档案知识资源建设的相关设备等必要的物质条件，保证档案知识资源建设的正常开展，学习和掌握先进的知识管理方法、技术、善于运用相关的知识管理工具，为档案知识资源建设提供必要的技术保障。

第三，数字档案馆开展知识资源建设目的是为数字档案馆的用户，即档案利用者提供与档案馆藏相关的知识资源，开展有针对性的、能够切实满足用户知识需求的知识服务。因此，数字档案馆要在充分了解档案资源的特点以及人、财、物、技术等能力的基础上，开展档案利用者的用户类型以及不同类型的档案知识需求的调查和分析。

三、高校数字档案馆知识资源开发利用途径

1.保持数字档案馆知识资源的动态更新，满足对用户开展知识服务的需要

知识是一种动态的资源，具有及时性的特点。档案知识库也不应该是一成不变的。档案知识库的目的是为了更好地满足档案馆和社会各界对于档案资源的利用需求。档案知识库的生命力在于知识的更新，只有在保持档案数字库及时动态更新的基础上，才能提高数字档案馆对用户需求的快速反应能力，满足数字档案馆对用户开展知识服务的需要，解决用户所面临的问题。因此，要了解档案馆知识库内资源的使用情况，根据用户的需求考虑及时调整知识库的内容，对知识进行去伪存真，去粗取精工作。同时，制订知识库更新计划，采取定时更新和不定时更新等多种方式进行库中数据资源的替换更新工作。

2.通过绘制知识地图，实现档案知识服务的搜索导航需要

“知识地图”是知识管理实现的重要手段。它是一种知识（既包括显性的、可编码的知识，也包括隐性知识）资源的导航系统，显示了整个知识资源的分布状况，它是知识管理系统的输出模块，输出的内容包括知识的来源，整合后的知识内容，知识流和知识的汇聚[2]。绘制档案知识地图的作用在于协助档案部门更好地发掘档案知识资源的价值，所有权和使用方法，以便显性知识并进而内化为有组织关联关系的知识资源。知识地图实质上是通往档案知识库的向导，帮助档案利用者摆脱寻找知识过程中的混乱状态，知识地图发挥对所含概念和知识关联的切实表述或分类，以便使档案利用者快速找到他们所想要的知识节点后，重新返回到与之相关的知识信息源。通过档案知识地图追溯到原创的档案知识点，从而构成高价值的数据库，满足读者在选择与获取中发现――选择――获取――加工――创新过程的需求。知识地图还可以通过支持模糊查询、可视化地图和“语义入口”浏览等手段，将知识单元逐项联系起来并进行详细的描述，使用户很容易地定位他们所要寻找的相关的信息，让利用者能够找到他们需要的却无法详细描述的知识。对于数字档案馆来说，知识地图的绘制非常重要。知识地图有利于引导用户摆脱寻找中的混乱状态，顺利获得知识，有利于知识共享的实现；有利于档案知识库结构的合理化，并能有效防止冗杂知识的出现等等。

3.运用知识管理工具管理档案知识资源，实现其服务过程中的价值增值

从知识的生命周期来看，知识处理包括知识生成、知识编码和知识转移三个阶段。知识管理工具是实现知识的生成、编码和转移技术的集合。相应的，知识管理工具也包含了三类：（1）知识生成工具。档案知识数据库需要多种生成模式，如知识的获取、整理、创新等。知识产生模式的不同方式有不同的知识生成工具对其进行支持，搜索引擎和数据挖掘技术是最具代表性的知识获取工具。通过专用的软件工具来实现对档案知识的整理模式，通过一些辅的知识创新工具和引导人们突破思维定式来则可以实现档案知识创新模式。（2）知识编码工具。知识编码则是通过标准的形式表现知识，目的是使利用者能够方便地共享和交流同一编码规则和形式的知识，比较常见的知识编码工具就是知识仓库和知识地图。两者不仅存储着知识的条目，同时也存储了很多相关的信息，诸如与查找知识的来源线索，相关的材料，知识的使用记录等。知识仓库通常收集了各种用于支持决策的知识经验和备选的技术方案，知识编码工具模式通过对这些经验和技术方案进行识别、优化算法和人工智能等方法，实现对知识仓库中成千上万的知识信息加以分类，并提供最后的决策支持。（3）知识转移工具。在知识流动的过程中，存在许多障碍，使知识不能毫无阻力地任意流动。这些障碍包括时间差异、空间差异和社会差异[3]。根据各种障碍的特点，设计相应的工具，使知识更有效地流动。现在已经有许多工具能够帮助人们进行知识转移。

高校档案馆的知识资源建设和开发利用，就是对馆藏档案中丰富的知识资源借助高新技术进行组织、分析、开发、传播、利用与创新，使之发挥效用的过程。必须以知识生产和处理技术为基础，采用包括智能搜索引擎为代表的知识合成工具、知识获取技术以及知识创新工具等知识生产技术。知识资源建设更多地表现为一个技术应用问题，贯穿知识的发现，提取，标引，最终完成开发、利用的一套知识组织体系。知识组织工具与系统，采用知识编码技术、建立以档案工作经验库、档案编研成果库、档案管理方法库、相关新闻库、用户资料库、档案工作专家库等内容的知识仓库，并帮助用户了解如何找到相关知识地图以固化与数字档案馆相关的各种知识，形成档案馆知识资源体系以进行管理，知识资源建设解决的不是某一个档案实体或者是单份电子文件的描述问题，而是解决建立在知识单元基础上的互为关联知识信息的描述与标引过程。

参考文献：

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高校数字档案馆建设中所需的经费支持力度不够、设备技术条件不好、人员配备不足等因素导致很多高校的数字档案馆建设只能是纸上谈兵。而云计算以其低成本、高效能的优势无疑可以优化高校数字档案馆建设模式，加快高校档案信息化发展步伐。

一、云计算概述

根据业内共识，云计算是一种通过网络统一组织和灵活调用各种ICT信息资源，实现大规模计算的信息处理方式，是一种可以随时随地方便而按需地通过网络访问可配置计算资源（如网络、服务器、存储、应用程序和服务）共享池的模式。云计算的基本原理是将多个成本相对较低的计算实体通过网络整合成一个具有强大计算处理能力的系统，以服务的形式将软件、平台、基础架构等提供给用户。用户所处理的数据并不存储在本地，而是保存在互联网的数据中心里面，并且云计算服务提供商提供大量专业人员对数据中心进行专业化管理，维护硬件、安装和升级软件、防范病毒和各类网络攻击。

二、高校数字档案馆建设概述

随着信息技术的迅速发展，建设高校数字档案馆已是高校信息化的必然趋势。高校数字档案馆是信息时代高校档案馆新的存在形式，是信息时代保存高校记忆的重要方式。目前，国内一些知名大学已经在档案信息化建设方面取得了显著成效。例如，南京大学档案馆从1983年就开始在国内首次采用计算机管理科技档案信息。先后自主研究和开发了多套档案管理软件，其中“南大之星”档案管理软件已为湖北省内多所高校档案机构使用。上海交通大学档案馆联合多个单位开发和研制的《上海交通大学数字档案馆》项目，于2008年顺利通过了由上海市档案局组织的成果鉴定，标志着全国高校第一个数字档案馆建设成功。

近年来，高校数字档案馆建设取得了可喜的进展，但也存在一些亟待解决的问题。一方面，一些高校档案意识薄弱，档案管理理念滞后，未意识到高校建设数字档案馆的必要性。另一方面，在高校数字档案馆建设中，设备技术支持、专业人员配备、后期扩容维护等方面经费投入很大，不是所有高校都具备建设数字档案馆的实力。

三、云计算应用于高校数字档案馆建设的优点

从建设成本方面看，高校无需投入大量资金购置、安装、管理维护数字档案馆建设中所需的设备，只需配备接入云平台的简单用户终端，由云端统一管理软硬件资源，高校档案馆可按需使用云端ICT资源，按量支付服务费用，从而实现数字档案馆建设成本的降低。

从信息存储方面看，云存储为高校数字档案馆日益增多的馆藏资源提供海量存储空间。传统的存储方式要避免客户端和服务器的瓶颈，而云存储应用灵活而先进的分布式算法，在存储量和分布式规模增加的时候尽量保证检索的效率。

从资源共享方面看，云计算实现了ICT资源的集成，高校档案馆能够共享云平台上的服务器、存储空间等，使用统一规范的应用软件系统，避免各高校“孤岛”式档案信息化建设带来的ICT资源重复建设。

从利用服务方面看，数字档案馆的云服务平台能实现多种服务形式的开展，如个性化服务、知识服务等，充分体现以用户为中心的服务思想。高校档案馆借助云服务平台能够实现为校内各部门及社会提供多元化档案服务，不断提升高校档案利用服务工作水平。

四、云计算环境下高校数字档案馆的构建

（一）系统功能需求分析。需求分析是基于云计算的数字档案馆设计、开发与实施的重要依据。需求分析的准确性、科学性是影响基于云计算的数字档案馆系统工程成功的重要因素。

1.收集功能。档案收集是高校档案馆面向校内各个档案形成部门开展的主要工作，也是高校档案馆信息资源不断丰富和积累的源头。在进行需求调研时需要确定：高校档案馆与其他各部门内部的业务流程、任务分工方式；高校档案馆接收其他部门电子信息的约定（例如移交途径、格式等）；档案收集工作与馆内其他业务工作之间的信息流关系；档案接收处理过程中产生的所有信息，哪些需要记录、跟踪、管理等。

2.管理功能。为了改变目前一些高校各类档案信息单独建立数据库文件、档案信息检索及利用等方式比较落后的现状，应对高校档案馆内各档案门类之间的信息进行关联，实现档案信息的系统化管理；将各类档案信息按照各部门的权限进行配置，实现馆内全部档案信息的集成化管理和权限范围内信息资源的共享。

3.保存功能。云环境中数字档案馆能够实现数字档案长久的安全保存，包括数据的长期保存以及安全的海量数据存储空间。高校档案馆保存的是学校的历史、文化、记忆，档案信息的安全保障是至关重要的。同时，随着数字资源的不断增多，高校档案馆应适应高校档案工作未来发展需求，不断扩展数字资源存储空间，从而确保能够不间断地记载学校历史，传承学校文化。

4.利用功能。高校档案馆应将学校发展过程中形成的重要信息资源进行系统化整合、编研，为学校各级部门提供多元化利用服务，提高档案服务工作水平。云环境中高校数字档案馆应当实现以较低的用户端设备要求，满足利用者对档案信息的快速、准确、全面的查询要求，实现开放档案信息的共享和网络化利用，实现档案信息智能编研、深度挖掘，实现参考咨询服务、个性化服务等多种服务方式，实现用户统计管理、权限管理、日志统计等功能。

（二）基础架构。笔者曾经在《基于云计算的数字档案馆建设与服务研究》一文中根据云计算服务体系结构，设计了基于云计算的数字档案馆基础架构，该架构同样适用于云环境中高校数字档案馆的建设。高校可以结合自身需求对各层服务进行选择及调整，以便服务于本校档案工作，但总体框架不脱离该基础架构。

1.基础设施层。该层提供数字档案馆所需的计算、存储等资源来装载相关应用。该层利用虚拟化技术实现一台物理机上运行多个虚拟机。例如，虚拟化技术将服务器资源逻辑切分，形成虚拟资源池，为高校数字档案馆提供档案存储、网络传输等所需的相应资源，并且有利于进行档案数字资源的备份、移动和复制。

2.平台层。该层是一个应用程序的共享平台，可运行多种应用程序的所有负载，支持现有应用程序的整合并且高效地构建新应用程序，实现高校档案馆对应用程序的有效控制，包括档案接收、虚拟库房管理等。例如利用多租户技术，能让一个单独的应用实例为高校内多个档案移交部门服务，并且对各部门移交的数字资源保持良好的隔离性和安全性。

3.应用层。该层提供可扩展服务接口，根据用户需求提供相应的应用接口，实现用户对应用层的访问。例如，该层整合了平台层所提供的应用软件，由于支持公开协议（如HTML4、HTML5），高校档案馆只需配置一个简单用户终端接入网络后就能访问该层的应用，无需安装和升级软件，按需求量服务，按服务计费，从而节省数字档案馆建设成本。

4.终端用户层。云环境中高校数字档案馆的用户终端不需要强大的运算能力即可响应用户操作，保证用户的良好使用体验。用户可以利用多种终端设备接入网络，直接访问应用层，获取相应服务。例如，使用移动终端设备比如手机、平板电脑等接入网络后，即可获取高校数字档案馆云平台提供的各种服务。

近年来兴起的云计算技术给数字档案馆的建设带来了新机遇，也给高校数字档案馆的建设提供了新思路。云环境中高校数字档案馆建设方案的实现，在技术上没有太多障碍，但实施起来是一项长期且艰难的工作任务，但可以肯定，云计算技术的迅速发展将对高校档案信息化进程产生越来越大的影响。

【参考文献】

[1]胡大平，王留军.智慧城市关键技术与产业发展[M].武汉：长江出版社，2014（11）.

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高校档案工作电子信息技术的发展，信息高速公路的开通，电子档案的与日俱增，使得档案信息的管理工作已经明显落后于信息时代的要求。面对挑战，搞好数字化档案馆建设才能与时俱进，跟上时代前进的步伐。

一、目前数字化档案馆建设的现状

1.数字档案馆的含义

数字档案馆是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”。该含义重点突出了数字档案馆是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种档案信息进行动态搜寻的实质，强调了在数字档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。因此，数字档案馆不是一种物理存在的实体，而是利用网络技术将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源，以网络化方式加以连接，以供及时利用，实现档案信息资源共享，其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。从这一意义上看，数字档案馆不是一种具体的档案馆形态，而是一种无形的信息组织与利用环境。

2.从数字档案馆的特点看建设现状

数字档案馆的主要特点：存在方式、运行方式、功能定位。在存在方式上，数字档案馆是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”，这一特点主要突出了数字档案馆是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种档案信息进行动态搜寻的实质。在运行方式上，数字档案馆的运行方式是存取档案信息的网络化，数字档案馆存取的是各种档案机构提供的数字化档案信息，从这一意义上看，各类档案机构是数字档案馆环境得以存在的基础，数字档案馆环境下对档案信息的利用侧重追求的不是单机状态下或独立状态下对某一档案馆收藏的数字化档案信息的利用，而是对分布在个馆或不同数据服务器上的数字化档案信息的组织和利用。目前高校数字档案馆建设还存在一些问题：现行实体档案馆网络化基础设施的构建与完善；档案信息资源共享中的相关协调等。在功能定位上，一般档案馆与数字档案馆在各自的运行管理中应存在不同的功能定位。一般档案馆不仅应成为开发利用档案信息资源的中心，而且应该是一个档案信息资源的积累与保存中心。随着电子文件与电子档案的不断增多，虽然我们还不能肯定将来电子档案完全代替纸质档案，但随着相关技术问题的解决与管理方法的成熟与稳定，电子档案的信息积累与信息凭证功能将会逐渐显现。从这一意义上看，为了有效发挥现行实体型档案馆的信息积累、信息记忆作用和电子档案信息的凭证功能，目前高校档案馆在档案信息资源建设中应定位于基于“拥有”型功能的档案馆。而数字档案馆则因其主要对分布于各地的档案信息资源进行动态搜寻联结这一特色，在功能定位上以“存取”为中心。目前高校数字档案馆建设是以实体型档案馆为依存，对档案信息资源的“拥有”产生积极的作用，如：保证电子档案信息的真实性和可靠性，为数字档案馆环境中的档案信息“存取”服务提供数字化档案信息资源保证；这不仅可以明确档案信息资源公布权、处分权、获益权等基本权利的归属，还可以维护我国档案信息资源开发利用的良好秩序。

3.目前高校数字档案馆建设中存在的主要问题

（1）档案信息化资源相对分散。

随着高校信息化的不断发展，学校办公自动化系统的开发，大量的电子公文随之产生，这些都需要新型的档案管理系统及时、准确、有效地接收。而很多高校档案馆的档案管理系统无法融入到学校的整体自动化系统中，导致各部门越来越多的电子文件资源分散，使得信息化档案接收的任务变得越来越重。

（2）高校档案信息化中的法律问题。

对于高校档案部门而言，随着相关信息资源管理部门对于知识产权保护的日益重视，如何协调因向公众提供其开发的信息资源与维护当事人的合法权益之间的矛盾在具体操作中还存在诸多问题。

（3）高校档案部门档案上网带来的保密问题。

档案信息中凡涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密、个人隐私和其他法律规定不得公开的信息都属于保密范围，在档案信息化过程中，存在信息被窃取、服务器被黑客攻击等诸多泄密的环节。

（4）电子文件真实性以及长期保存的问题。

由于电子文件存在易复制、易篡改的特点，在实际工作中我们还得依靠传统纸质文件作为凭证使用，虽然国家了《电子文件签名法》，但是应用到实际工作中还存在很多有待解决的问题，此外，由于电子文件的非直读性、信息与载体分离等特性，存储系统更新换代带来的数据丢失问题将愈发严重。

二、高校数字档案馆的发展趋势及对策研究

1.发展趋势

高校数字档案馆建设的最终目的是实现档案资源共享。在我国数字档案馆建设早期，档案界在对数字档案馆概念界定和功能分析中，对其无障碍的跨库资源共享的强大功能寄予了厚望，如何嘉荪教授认为：“数字档案馆不仅仅是馆藏得到数字化以及管理工作实现了信息化的档案馆和档案馆群体；它实质上是一个通过计算机互联网网络有序处理和集成管理在结构各异的多种信息平台上产生的多样的电子文件、档案以及其他信息，确保这些数字信息资源的真实性、完整性和持久有效性，并实现上述信息资源跨库共享的超大规模、分布式和可扩展的数字信息系统。”①与何嘉荪教授的观点类似，冯惠玲教授认为：“数字档案馆是采用现代高新技术所支持的数字档案信息系统，是档案信息组织模式，代表的是一种信息环境和基础设施构建，是超大规模的，便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。”②何嘉荪和冯惠玲教授对于数字档案馆的认识在中国具有典型代表性，即认为数字档案馆是一个功能强大的超大的分布式档案信息系统或知识信息中心，最终目的是实现档案资源共享。

2.对策研究

从关于数字档案馆概念的定义来看，我国绝大多数档案学学者倾向于将数字档案馆界定为一种“信息系统”或“信息空间”，这实质上是将所有类型的档案信息囊括其中的基于数字化存储和网络化存取的信息空间。这种认识基本把握了数字档案馆的本质，同时也反映了人们对数字档案馆能够最广泛、最大限度地实现档案信息资源共享的美好愿望。

但现实高校数字档案馆的建设中还存在着许多问题：所需的技术条件、经济条件和法律制度在我国还比较欠缺，有待完善。首先，在技术条件方面，数字档案馆建设是一个系统工程，需要多项关键技术支撑，包括数字档案信息生成技术、数字档案标引技术、数据压缩及海量数据存储技术、数据挖掘技术、自动分类及智能检索技术、数字档案的安全保护技术，以及系统体系结构所涉及的中间技术等。其次，由于经济技术条件的限制，社会信息化发展水平的制约，以及法规、标准的缺失或滞后，我国高校数字档案馆建设进展缓慢。为此，笔者认为应从以下几个方面考虑。

（1）完善信息基础设施建设。

档案馆的基础设施建设是建设数字化档案馆的必要条件和有效平台。根据数字档案馆的功能需要，其基础硬件主要包括：计算机网络设备、档案系统管理软件、服务器、档案数字加工设备、存储设备等，如交换机、缩微胶片数字化设备、视频音频信息采集设备、数码照相、摄像机、扫描仪，以及喷绘、光盘记录设备，还要建立一个满足档案信息化功能需求、适应发展需要的综合管理系统平台和网络构架。

（2）解决档案信息安全问题。

信息安全的现状是：首先，档案馆建设缺乏必要的投资，无法防范病毒的攻击。高校档案部门经费不足，很难争取到必需的安全投资，甚至只能使用单机版杀毒软件来应付，而这样的软件对于利用网络漏洞传播的“冲击波”等恶性蠕虫病毒来说根本不起作用，计算机一旦中毒就只能全部断网逐台查杀，严重影响了业务的正常运行。其次，安全设备没有得到应有的维护。对于杀毒软件、防火墙来讲，日常的更新维护相当重要，由于缺乏有经验的网络管理人员，设备的日常维护得不到应有的重视。如果杀毒软件的病毒库没有及时更新或者网络安全设备自身存在漏洞，就会给整个安全带来隐患。再次，员工行为不规范导致病毒侵袭。由于缺少相应的安全制度，员工缺乏敬业精神，经常从网上下载软件、电影、音乐，使用聊天软件，访问不良网站，这些都给网络整体安全带来了隐患。因此，我们必须把安全防范意识放在档案信息化建设的首位，建立完善的信息安全机制，发挥信息数据的真实性、完整性、机密性、对立性，以及网络、数据库、操作系统和应用系统的安全性、稳定性、可靠性。为此笔者认为，一要寻找、研发电子档案寿命长的载体；二要尽快制定网络安全法、国家信息安全法，从制度上保证网络信息的安全；三要针对档案的真实性，建立安全保密系统，建立可靠的备份制度，对不同的用户提供不同的等级、不同的程度的信息查询、阅读服务，并设置帐号及权限；四要采用元数据系统；五要在当前采用传统档案与现代电子档案有机结合的方法，保证档案的真实性。

（3）信息资源体系整合。

高等院校具有十分丰富的信息资源，各部门都有自己的信息系统和网站，每年都产生大量的数字文档，这些数据涉及教学、科研、行政、财务、后勤等方面，是非常珍贵的资源，同时遍及校园的教育网，为信息的传播和共享提供了天然的平台。

首先，整合校内信息资源。整合学校各部门产生的信息资源，通过对校内机关、院系、党群、后勤等部门的信息系统进行调查分析，确定具有归档价值的信息，这些数据信息应包括各部门的信息系统、网站、数据库、照片、视频、电子文档等。信息系统，比如学校机关的OA系统、学生处的学籍管理系统、科研处的科研成果管理系统、财务处的财务报表系统、教务处的成绩管理系统，产生的数据都将直接成为数字档案。通过前端控制和全程管理，我们对其产生、使用、失效等过程进行有效的管理，发挥工作上的主动性和前瞻性。随着校园网建设的不断深入，很多院系、机关都建立了自己的网站，各部门的信息都通过网站进行，这些信息不存在纸质版本，所以应该要求各部门每次网站更新时，应将旧网站进行归档或者有选择地采集网站信息。对于各部门使用办公软件、媒体编辑工具产生的非结构化文件，我们也应该要求各部门定期通过网络或者光盘载体的方式移交到档案馆。

其次，优化馆藏档案目录。馆藏档案数字化活动的成功，关键在于数字化后档案的社会价值与经济效益的体现。对于传统的纸质档案、胶片、磁带等数据，应该有选择、分步骤地实行数字化，先要做好选题工作。数字化的对象首先应该是馆藏优质资源，比如学籍卡片、科研成果、名人档案、历史视频等数据，对这些数据必须在数字化正式开始前做好手工整理，保证其完整性、连续性，否则将对以后的检索带来很大的麻烦。这些工作应在综合业务系统中得到集中的考虑，通过建立数据库和内容管理系统来实现。

再次，建立档案信息网络。通过分析调查，确定好了信息源，我们就应该构建一个覆盖全校的档案信息网络，每年定期从各个部门接收事先指定的信息资源（包括传统文件和数字文件），这样档案馆才有可持续发展的动力。

（4）构建多媒体档案信息数据库。

高校档案部门可利用高校网络发展的优势，走在网络开发档案信息的前沿，及时制定规划和计划，在信息服务方面率先抢占平台，尽快形成高校档案信息网络。

首先通过网络接收学校新闻及部分专题节目；其次与本校现代教育技术中心合作，将大量反映学校建校、教学、科研以及社会服务等各个方面的声像资料刻录成光盘，形成一定数量的多媒体档案信息，并随时对接收的多媒体档案信息进行刻录，建立多媒体档案信息数据库；促进学校建立文档的一体化，保证数字化文件形成的内容、背景等信息的完整性，避免丢失或破坏的现象发生。

（5）加强人才队伍建设，优化档案网站服务模式，有效利用档案信息资源。

人才队伍建设是高校数字档案馆建设的关键。数字档案馆是一个集计算机技术、网络技术、通讯技术和多媒体技术等为一体的高新技术项目，需要一批具有档案管理与服务、系统开发与维护、数据库加工与分析人才、知识产权使用与保护、数字档案经营与管理等方面的专业人才。所以要根据数字化档案馆建设的需要，培养和引进具有诸方面知识的复合型人才，建立一支与现代信息技术发展相适应的档案人才队伍，在竞争中取得主动性，使数字档案馆建设正常运行。

笔者认为，建设高校数字档案馆的最终目的是实现档案信息的资源共享。因此，要优化档案网站服务模式，有效利用档案信息资源。

数字档案信息具有信息资源的海量存储，跨时间、地域的无缝传递，自动化的管理和查询，网络间的资源共享等许多优势。数字档案信息的管理和利用模式与传统档案管理相比是根本性的变革，主要以构建档案部门网站作为信息利用和服务的平台。通过档案网站，用户可以访问档案信息数字库，方便、快捷地进行在线检索、借阅和利用，获取所需信息。可以说，只有在互联网上向公众提供数字化的档案信息资源服务，才能真正实现档案信息的资源共享。

虽然用户需求与网站的应用效果不容易直观测算，但还是可以通过一些直接或间接的统计与调查方法进行分析，如数据仓库、web数据挖掘技术。这些技术是在网络数据库环境下出现的新的数据分析技术，可以利用网站大量的访问数据去分析、发掘特定访问者的访问偏好。这些分析结果能够帮助网站管理者了解用户的实际需求，调整服务策略，优化站点结构，为用户提供差异化、个性化的网站服务，从而使服务更具有针对性，增强数字档案信息的实用性。另外，在档案网络信息服务上，要打破馆际界限，实现各级档案网站之间的互联互通和资源共享，这样既能够有效利用各馆的档案资源，避免重复建设，又可以尽可能地满足用户的需求，发挥档案信息的最大效用。

档案信息的数字化为档案有效保护、档案信息资源共享开辟了一条新的途径。我们不仅要积极地推进档案数字化工作的开展，还要应对档案数字化建设中出现的新的问题给我们带来的挑战，树立管理和服务新理念，促进档案数字化建设健康、有序、高效地运转。

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伴随着互联网以及信息技术的不断发展，我国高校的图书馆以及档案馆的建设也开始步入数字建设轨道。在当前数字建设的大环境之下，传统的纸质图书和档案逐步被更加方便、高效、安全的数字载体代替，作为一种全新的载体形式，数字载体的出现势必会在未来的信息资源建设以及管理的过程当中起到无可比拟的作用。这也更加凸显出了信息资源建设以及管理的重要性。不过，由于高校图书馆与高校档案馆在进行数字建设的过程当中存在一定的差异，需要区别对待。本文就以对二者的比较作为探讨的内容与方法，希望能够为二者的数字建设和发展起到参考作用。

一、高校图书馆与高校档案馆在进行数字建设中面临的问题比较

在高校图书馆与高校档案馆的数字建设过程中，都或多或少的存在着一些问题，如果这些问题不能得到妥善的解决，最终会给数字的建设带来较大的阻碍。二者在进行数字建设的过程当中势必会有一些共同的问题，同时也有一些各自需要面对的问题去分别进行解决。

1、二者之间的共同问题

（1）网络环境问题。所谓的网络环境，主要指的是在现代通信技术和计算机媒体之间相互结合的基础之上，而构建起的具有综合、广域、高速以及宽带等特点的数字的电信网络。在整个的网络环境当中，高校的图书以及档案的馆藏已经突破了传统媒体的局限，并且逐步的延伸到了电子信息资源上来。但是由于网络信息的资源量极为庞大，因此我们通过网络进行信息的获取势必将会产生诸多的问题，这也是当前我们在进行高校的图书馆和档案馆的数字建设当中迫切需要面对和解决的问题。

（2）信息资源的规范标准问题。当前高校图书馆以及档案馆的数字建设方面还没有形成较为统一性的标准和规范，这也在一定程度上导致了他们的各自为政。由于缺乏标准和规范的引导和约束，导致形成了一种无章可循的境地。由于各个高校之间在系统和其他方面存在着差异，而且相互之间也不能形成有效的衔接，由此引发了信息资源共建方面的问题，最终导致了大量“信息孤岛”的产生。这样也会给高校图书馆和档案馆在信息资源上的统一管理带来较大的阻碍。

（3）资金、人才以及技术方面的问题。由于数字建设是未来的大趋势，而且其本身具有较强的优越性和强大的实用性，因此势必会被各校领导重视。这一方面为数字建设进程的发展提供了便利，但是整个进程却并不顺利，由于该过程需要循序渐进，在软件和硬件资源上需要进行持续的投入，再加上人员的培训，馆藏资源的数字建设以及资源的更新等过程都需要充足的人力和物力资源，这与高校的图书馆以及档案馆的人才以及资金的匮乏形成了鲜明的对比，势必会在很大程度上影响数字建设的进程。

2、二者各自存在的问题

（1）当前的高校图书馆缺乏特色的信息资源库。所谓的特色，是指与其他事物存在明显不同并且具有自己独特的形式以及风格，这是由事物本身赖以生存和发展的特定环境以及具体的因素所决定的，因此具有较强的独特性。但是由于目前高校图书馆在进行数字建设过程中都是采用统一购入成品数据库的形式来实现，而且这个过程中一般不会进行统一的规划以及分工，最终会导致重复建设的问题比较突出。

（2）高校档案馆在数字建设方面相对落后。与高校图书馆的数字建设相比，高校档案馆的数字建设面临的问题更多。最为明显的就是，当前高校档案馆还在实行电子档案以及纸质文档的“并存制”，这就会在一定程度上导致资源的重复和浪费。在当前的大背景之下，基本上所有的高校都已经实现了数字办公，这在最大限度上提升了工作的效率。但是某些文件往往在办完之后又会采用传统媒介的方式来进行保存。实际上并没有因为数字媒体的出现而减少了存储的空间。从而造成了在人力、财力以及物力上的极大浪费。另外由于办工自动系统以及档案管理系统之间存在着一些不兼容，这就给电子文档的归档造成了较大的障碍。

二、解决高校图书馆与高校档案馆数字建设中存在问题的不同对策

1、高校图书馆需要加大特色数据库的数据资源建设

首先，高校图书馆应该对于本校的现有资源进行整合，并且不断的加大特色数据库以及数字资源在整个图书馆的馆藏当中所占的比例。并且需要将不同形式的、异构的资源进行不断的整合，对于整个区域当中各个系统的图书馆当中的资源进行不断的整合。从而达到减少重复的购置以及优化馆藏资源配置的目的。其次，要把握数字资源的特设数据库建设，并且着重的进行数字资源的整合。

2、增强领导的档案意识，完善档案管理制度，积极推进高校的档案数字建设

推进高校档案馆的数字建设，首先要提高高校人员的档案意识，尤其是要增强高校领导的档案意识，使他们认识到档案工作对于高校发展的重要性，使领导和信息部门能够重视档案和档案的数字建设，并积极为档案的数字建设提供所需的资金和技术的支持。同时，档案管理人员要虚心向档案数字建设走在前列的高校学习，乐于交流。汲取人家的成功经验，结合自己高校的实际情况，逐步推进高校档案数字建设。其次，要搭建沟通桥梁，衔接各领域的信息交流。并且不断的进行制度建设，制定一批诸如文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字档案建设安全、有序地开展。

三、结语

总之，高校图书馆和高校档案馆信息资源数字建设是一个循序渐进的过程，不能急于求成。需要学校领导及工作人员不断更新观念、提高认识，紧跟时展的脚步，积极学习新的计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术，并能够很好地掌握和应用。根据高校的现实状况，认识到面临的困难，并采取相应的对策，逐步实现信息资源的数字建设。

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）22-0257-030 引言

随着社会的发展和科技的进步，档案数量的激增，越来越多的大学图书馆档案的收集，整理和利用作为一个基本的工作任务，并取得了显著的成功。但也有很多大学图书馆忽视了建立自身档案特色的建设，这应该引起我们的注意。本文主要讨论高校图书馆纸质档案数字化管理过程中的一些方法和原则。

1 概述

1.1 高校图书馆档案的重要性 高校图书馆档案管理工作是高校图书馆工作的重要组成部分，它是保存高校图书馆活动和工作最直接最原始的记录载体，从馆建之日起它就已经有了记录，随着高校的图书馆的发展而一起发展，最准确而客观真实地反映记录了高校图书馆每个历史阶段的发展轨迹，对图书馆的管理工作有着极高的参考和利用价值。

1.2 高校图书馆档案的特点 一般来说，高校图书馆档案分文件和文书档案，其各自的特点不同。

文件档案是由学校上级政策对图书馆的日常工作和管理，政策，和法律文件，包括中央，省，高校当局和其他有关单位的上级下发的各种文件的。文件有一定相对的统一性，具有一定保密功能。文书档案则来源于高校图书馆本身，是学校教职员工在图书馆开展日常工作和举行各种日常活动产生并积累的，其保留有一定目的性。其包括各种载体的文件材料，如会议纪要，会议决定、从事资源，产权登记、重要的电话记录，发送和接收消息，珍贵照片，录音带，以及具保护价值的各种文稿。

具体的说，高校图书馆档案具有以下两个特点：

内容丰富，文书档案内容包罗万象，既有图书馆的人事、财务以及文件等日常工作档案，还包括图书馆的文献采购、文献典藏、情报交流、课题跟踪、读者信息以及借阅登记内容等业务工作档案。

保存时间长，如图书馆的各项业务档案就属于永久性保存档案。

1.3 纸质档案保护难、查找难、共享难现状 高校图书馆馆藏丰富众多，频繁查询及借阅纸质档案，经常出现档案丢失、丢页、页面污染等情况。纸质档案查找起来非常不便，如果需要批量查找更是困难；更麻烦的是，查找出来的档案还要放回原来的位置，否则会给下次查找造成更大的困难。由于高校图书馆档案工作的内容包括的比较广泛，像重点学科及课题跟踪档案以及文献典藏档案和借阅档案，如果需要查询档案，就必须到图书馆来，并由图书馆工作人员协助查找，所以纸质档案的共享也是一个问题，这种低效的重复劳动不利于高效办公，降低了工作效率。

2 纸质档案数字化的作用和实现途径

2.1 纸质档案数字化的作用 档案信息化建设的核心是资源建设，资源开发，包括两个主要方面的任务，首先，现有的档案目录数据库建设和收集重要文件档案，图片，音频，视频文件，数字，其二，目前的电子归档及电子档案管理。

数字文件可以有效地保护原始档案，可以提高文件的使用模式。纸质档案数字化代替原来的使用，保护原始档案。不再受“孤本”限制，该文件可以提供给所有需要的人分享。数字图像文件异地转移，使异地存取使用可能通过计算机局域网或广域网得到实现。扩大使用档案空间，让更多人了解档案使用档案。数字档案还有“时间”不再受限制的优势，使用者随时获得他们所需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。

数字文件可以有效地保护原始文件：替代原有的使用，保护原始档案；数字拷贝下来，输出盘，磁带则永久保存，它将给这些档案因不可抗拒的自然灾害时不致受到严重的损害；恢复档案材料模糊褪色的字迹和修复损毁的不完整的图片文件。

传统纸质档案数字化是档案馆走向数字档案馆的唯一途径。二十一个世纪数字档案馆无疑是发展的方向，不论是什么样的类型和层次的档案馆，虽然到目前为止其具体组成，组织和管理模式仍处于探索中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统纸质档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。

2.2 纸质文档数字化外包服务必要途径 高校图书馆如果自己进行纸质档案的数字化这项工作，需要投入大量人力参与工作，投入资金购买专业的扫描仪、修图软件等，此外，数字化后的文件管理也需要专业的软件支持。随着外包公司的专业化发展，外包公司所倡导的文件生命周期管理解决方案已经延伸到包括文件采集、分发、存储、检索、流转、共享、输出等在内的各环节，完全符合了高校图书馆纸质档案数字化管理的要求。并可以大大降低高校自己做纸质档案数字化的成本。因此数字化外包已成为目前高校纸质文档数字化的必要途径。

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随着数字化进程不断加快，高校传统纸质档案管理面临巨大挑战，其半封闭式的管理模式已经无法适应时代需要，这种落后的管理模式导致了十分严重的“重藏轻用”问题。而随着高校教育改革的推进，高校档案管理体系日益完善，档案数量也不断攀升，信息媒介日渐丰富，传统纸质媒介已经无法精准快速的保存档案信心，所以，加强高校档案数字化建设已经成为高校的一大发展战略。这是高校档案发展的现实需要，不仅能够保护档案原件，而且能够提高高校信息服务水平，提高档案工作者的工作效率和业务水准。如何做好高校档案数字化建设工作是高校未来发展的需要亟待解决的一个问题。

一、当前高校档案数字化的主要问题

（一）数字化管理意识薄弱，高效管理体制不完善

尽管高校档案数字化建设越来越规范化，但由于师生整体的数字化管理意识淡薄，导致数字档案和纸质档案“双套制”管理现象非常普遍。再加上高校管理体制的不完善，分散领导的管理体制已经成为普遍现象，最终导致了各高校档案单位各自为政、自我发展、自成体系的半封闭管理局面。长期以来，高校档案建设因资金投入不够，管理意识淡薄，导致档案管理人才的后续力量严重不足。高校档案管理人员的整体素质不高，简单地认为做好保密工作就可以了，从不重视数字化管理的重要性，忽视了计算机能力和网络应用能力，普遍存在着网络应用容易带来安全问题的管理心理，因而高校档案数字化建设可谓是寸步难行。

（二）档案标准化水平不高，档案数字化平台缺乏

由于种种原因，高校档案数字化建设走的是各自发展、各自为政的封闭式道路，各高校结合自身的经济实力和资源条件选择不同的硬件设备，可谓是五花八门，丰富多样。目前，各大高校所应用的档案管理系统软件，大部分都没有严格按照国际标准进行研制，功能单一，标准化水平不高，数据缺失，导致高校之间的档案资源共享程度较低。而国家还未能形成统一的发展标准和建设规划，各高校的档案馆建设存在普遍盲目性。这里特别指出的是，高校档案数字化的网络平台缺乏，未能形成统一的数据库系统和资源共享体制，导致各高校各自为政，没有充分发挥共享的优势。

（三）数字化安全水平不高，数据库建设进程滞后

数字化档案体系的构建需要不同环节，每个环节都存在着安全风险，它不像纸质档案那般容易发现，因此安全工作也相对复杂和苦难。此外，数字化档案可以实现网络化互联，而病毒又成为了有一大安全隐患，稍有不慎就可能造成系统崩溃。目前，各高校的数据库建设存在着缺乏统一性、封闭性强、规模小、标准化不高、类型单一、重复建设、缺乏规范化控制、资源利用率低、信息服务水平低等问题。但部分数据库都是自建自用，严重降低了数据库的利用率。而当前大部分高校所使用的数据库都属于条目数据库，而这已经无法有效满足信息化时代用户的个性化需求。许多高校档案馆虽然已经实现联网，但却只能访问主页，无法实现真正的资源共享。

二、高校档案数字化建设的对策

首先，强化对档案数字化建设的全面认识，推进高校档案数字化建设进程。要实现有计划、有步骤、有重点的数字化建设。首先要将价值较高的信息进行数字化处理，然后在综合考虑本校档案利用情况的基础上，实现有步骤、有层次的数字化处理。高校档案管理部门要定期召开档案数字化建设工作的会议，加强对数字化档案管理所需的应用软件的学习和了解，真正做到合理归档、利用率高、安全性强，充分发挥档案数字化的优势和作用。档案数字化建设离不开软硬件系统的支撑，硬件系统是顺利推进数字化建设的前提和基础，因此，必须要加大对其资金投入。

其次，加强信息资源库的建设，实现重点馆藏档案的数字化。要积极开展档案资源利用情况调查，改变传统被动的服务模式，在充分了解用户实际需求的基础上，加强本馆信息的宣传，积极解决用户在信息利用过程中遇到的问题。结合本校馆藏实际，进行合理选择，首先将价值高、利用高和个性化的信息进行数字化。

再次，建立相应的规章制度，加强电子档案的安全系数。高校档案部门要根据数字档案的特点， 制定一套特定的规章制度，如文档一体化制度、数字档案归档制度、保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等，是高校档案数字化建设能够安全、顺利地开展的保障。加强电子档案的监管。由于档案管理人员使用不同的应用软件，加上采集、录入、复制、扫描等过程中疏忽等原因，可能引起各种各样的问题，所以必须设置监管部门，确保数据质量，减少建设过程中的错误。

最后，加强人才队伍建设，积极引进复合型人才。高校档案数字化建设离不开人才支撑，为了尽快实现高校档案的全面数字化，必须加强档案管理人才队伍的建设。一方面，开展业务培训，提高现有档案管理人员的业务水平，使他们在原有基础上，不断提高计算机和网络应用能力。另一方面，大力引进档案管理复合型人才，确保数字化建设的后续力量，只有如此，才能数高校档案数字化建设才能跨上新台阶。

参考文献：

[1] 左晋. 论高校档案数字化工作流程的应用实践[J]. 兰台世界. 2012（17）

[2] 徐惠琴. 现代高校数字化档案备份探析[J]. 兰台世界. 2011（12）

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二、构建高校电子档案信息安全评价指标体系

电子档案安全评价方法有许多，但基于高校电子档案性质，其安全风险的评价方法主要有定量分析法、定性分析法、定量与定性结合分析法。信息安全评价体系的构建需遵循科学性、层次性、全面性、独立性、可操作性、动态稳定性等原则。

（一）评价指标的组成。电子档案信息安全评价通常涉及档案学、计算机科学、网络技术学、密码技术学、信息学等多个学科。同时其安全评价涉及的范围也是多层次的，包括硬件层、软件层、网络层等。因此其评价指标也是多元化、多学科交叉、多层次的。

（二）确定指标权重方法。结合高校电子档案信息特点，对于诸多安全评价指标，需确定与之对应的权重，对安全级别和要求进行分级，避免一概而论带来的资源浪费。通常权重确定的标准是依据档案信息量的大小、重要等级、敏感性等。对于高校电子档案信息安全评价指标权重确定的计算方法主要有：德尔菲法、层次分析法、环比法等。其中最为常用且实际效果较符合高校信息化安全管理实际的是德尔菲法和层次分析法。

（三）综合评价方法。综合评价是一项复杂的工作，许多相关学者都对其进行了长期的研究，并取得了一定的研究成果。对于高校电子档案安全的综合评价研究，总结起来大致分为以下几类：系统模拟与仿真评价、信息论方法、灰色系统理论与灰色综合评价、智能化方法、可拓物元分析法、动态综合评价法、交互式多目标的综合评价法、交合分析法等。

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在知识经济时代，知识将视同物质和能源成为未来社会的最主要资源之一，它决定着一个国家的盛衰和民族的存亡。档案馆是信息资源的聚集地，特别是高校档案馆，其集中了教学、科研、财务、外事、党政管理、基本建设等各种门类的信息资源，在我国的教育事业乃至知识经济格局中都有着重要的地位。高校档案部门作为一个信息服务机构要积极实现档案馆的数字化建设。

所谓“数字化档案馆”是指以数字资源主要采集对象，实施档案的数字化存储、管理、维护及提供数字档案信息的网络传输、利用服务，并架构于一个完整的标准化体系基础之上的档案馆。它是传统档案馆的延伸，是传统档案馆利用现代化信息技术获得自身发展的产物。只有实现信息存储数字化、信息资源共享化、信息传播网络化及提供利用多元化，才能最大限度地发挥档案的作用，为学校的改革和发展提供优质的服务。

一、必要性与可能性

1.必要性

实体档案馆在发展过程因自身固有特性的原因遇到难以回避的问题：

库存空间不足，需要探求新的存储技术；

查找利用困难，效率低下，需要寻求新的提供利用手段；

原件利用频繁，易损毁，需要在提供利用与保护原件之间寻求平衡点；

各机构形成了大量电子文件，档案馆需要对其进行有效的管理与控制。

我校档案馆在整个学校工作中的地位是校史校情的宣传、展览，教学、科研成果的展示，学生信息的提供等，是展示学校现代化管理的一个窗口。要创建优势明显、特色鲜明的国内知名大学，不仅要求教学、科研一流，服务、保障也应是一流的，数字化档案馆的建设是知名大学创建过程中必不可少的一环。与学校的其他服务机构相比，我校的档案馆建设相对滞后，由于档案馆建设的滞后性，已经或有可能造成危害或不良后果。随着学生规模和教学、科研业务量的不断扩大，档案数量也急病剧啬，对大量的文书、教学、科研、基建档案实行数字化管理成为必然。实践表明，这对节省档案存放空间，提高档案查找、检索、复印效率，实现资源共享以提供教学、科研、服务师生应用等，都起到了积极作用。国内一些知名品牌大学档案馆建设已初有成效，全国很多一流高校在“十一五”期间建设了数字化档案馆，也有很多高校将数字化档案建设纳入了“十二五规划”如：北京大学：将其馆藏档案进行了数字化，并在网上公布，起到了宣传校史校情的良好效果；浙江大学：多媒体档案数据库已经建立，并可提供网上查询利用。浙江工业大学：数字化建设已经开展，在其“十二五”规划中，数字化建设是其主要内容。

2.对于我院数字化档案馆建设的可能性做以下几点陈述：

档案馆自身建设具有了一定的基础；

学校整体数字化建设、网络建设提供了良好的条件；

省内其他学校在数字化档案馆建设中积累了一定的经验，可为我校建设所借鉴；

数字化档案馆建设是档案界探讨的一个热点问题，在国内外均有成功的案例，并逐步形成了系统的理论。

二、建设目标与功能定位

总体目标：通过数字化档案馆的建设，实现档案馆管理的现代化、服务的网络化、信息的开放化，使档案馆成为学校对内服务、对外宣传的一个窗口。建设多媒体档案信息资源管理系统，并开发利用好系统的各项应用功能。

具体目标如下：

馆藏资源数字化，实现对珍贵档案的保护。

提供利用网络化。建立档案主页和服务器，实现在校园网内（或Internet）上相关档案信息的时时查询与利用。

电子文件管理系统建立，实现电子文件的网上接收与全文管理，建立档案数字化标准。

三、建设步骤

1.硬件设施的投入

建设数字化档案馆，首先需要相应合理软硬件资金投入，在先期调研的基础上，选择性能和价格比相对高的产品，合理配置相关设备，实现互联计算机档案数据的相互共享，在硬件方面包括：

数字化转换设备：主要有扫描仪、数码相机、缩微设备；

数字化存储设备：主要有光盘塔、磁盘阵列或磁带库；

接收、查询利用设备：主要有服务器、打印机、网络辅助设备、计算机终端。

2.馆藏档案数字化

在进行必要的硬件投入之后，从理论上讲，可以开始进行馆藏资源的数字化转换，但考虑到成本效益问题，应该分步骤进行，具体来讲可从以下几个步骤入手：

（1）数字化对象的鉴选

即哪些档案优先数字化，一般来说，珍贵的档案、利用率较高的档案应作为数字化的首选，同时，那些对宣传校史校情有重要作用的图片，也应该优先数字化。

（2）数字化转换

即通过扫描仪、数码相机等转换设备进行数字化转换。在转换过程中，应从利用的角度考虑分辨率的问题。

（3）数字化存储

这涉及两个问题，一是经过数字化转换的档案以什么格式进行存储，是图像格式还是文本格式；二是对经过数字化转换的档案进行著录，采用什么方式进行著录，是MARC格式、HTML格式还是XML格式。

在档案数字化过程中，充分结合档案数字化建设中的现状与问题注重档案数字化网络工作流程的优化。

馆藏资源数字化之后，如果不进行有效的管理、建立数据库系统，那么数字化也就失去了意义。应该说，馆藏资源的数字化与数据库系统的建立应该是同步的。数据库系统包括两部分：一是数据库，二是数据库管理系统。

由于学校档案类型的多样性，在建立数据库的过程中，就必须建立多种数据库，如：教师科研成果数据库、学生成绩数据库、人事数据库、基建、设备数据库等。这些数据库应考虑到与原有数据库的兼容问题。

在选择数据库软件的过程中，应考虑到学校自身的状况，先进性和适用性相结合，对一些数据量较大的数字化档案应避免如FOXBASE等小型数据库。同时开发专用软件，实现软件技术同步发展。

四、建设关键、难点与前瞻

在完成数字化转换之后，选择何种存储格式，将成为一个难点，需要论证。特别是在后期电子文件接收系统建立、完善后，如何将原有的可能是图像的格式与后来的文本格式进行有机的结合，并且不会造成利用上的障碍，可能是在数字化档案馆建设过程中需要注意的一个问题。

由于学校档案可能涉及隐私问题、著作权问题等法律问题，因而必须在安全保密问题上采取有效措施，利用权限控制是一个可以采取的手段，但在学校范围内，这种手段仍有可能失控。

系统建设的成败关系整个数字化建设的成败，在系统建设过程中应多方取长补短，注意与学校已有系统的结合，可与软件公司合作开发，重要的是培养自身的系统建设人才。

目前的大部分数字档案系统普遍注重的是业务层面的整理功能，利用功能则主要表现在在线查阅和借阅登记等，基本上是将手工整理档案搬到了计算机上，这样的数字档案系统只能算是档案辅助整理系统。在后期的工程中，应着重使数字档案系统成为档案专家系统，增强系统中统计和分析的功能，开拓更为专业、有效、简便、迅捷的查询和利用手段，提升数字档案馆的整体水平。

小结

数字化档案馆是档案馆发展的方向，是科学技术特别是信息技术发展对档案管理的要求。数字化档案馆建设势在必行。高校有基础、有能力走在全国数字化档案馆建设的前列，要充分发挥高校的优势，做好数字化建设工作，为学校发展提供更优质服务。

参考文献：

[1]刘庆广.数字化档案馆的涵义、特征及建设举措.山东档案，2010.2

[2]尹.太原市城建档案馆档案数字化建设——传统档案向数字档案转化中的四级质量管理.城建档案，2009.9

[3]郑宏.数字档案建设面临的难题分析.黑龙江档案，2011.1

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笔者所在高校早在2011年就明确提出建立数字化档案馆的工作目标，为更好地推进此项工作，两年多以来，笔者先后实地考察调研了省内外十几所档案数字化工作开展良好的兄弟院校档案馆（室），利用一切可能的机会加强与他们的沟通交流，学习和借鉴他们档案数字化工作的指导思想与原则、运作方式、系统建设、管理模式等方面的先进经验，探索适合我校数字化档案馆建设情况的方法和道路，在当前学校有限的人力、物力、财力下，尽快推进校馆藏档案数字化及服务利用网络化工作，尤其是声像档案数字化管理方面。

二、当前高校声像档案数字化管理的基本情况：

数字化档案馆的建设基本可分为三个阶段：一初始阶段主要是建立档案信息化管理系统，进行纸质档案的电子化管理工作；二发展阶段，主要是光盘和局域网络在档案馆的应用，用户可以在档案馆及其以外的局域网内任何场所访问档案馆的机读目录、光盘数据库和检索系统；三数字化档案馆阶段，通过互联网跨越馆际，超越时空限制，在虚拟档案馆中利用档案信息资源。不论是哪个阶段，都离不开数字化档案管理系统的应用。当前，不少的高校档案馆已经进入数字化档案馆建设的初始化阶段和发展阶段，开发或引进了档案自动化系统，对馆藏纸质档案进行数字化加工与处理，应该说，已经取得了阶段性的成果。各高校在声像档案的数字化管理方面还是处于探索阶段，主要分为以下几种情况：

（一）利用某个较成熟的档案管理系统进行声像档案数字化管理

当前，各高校都是在市场上自主选用相关的档案管理系统，在调研与走访过程中，笔者发现全国不少高校档案馆选用了南方某所高校所研发的档案管理系统，甚至很多国家机关与企事业单位也选用了该系统。该系统从2003年研发完成投入使用，已经通过省档案局科技成果鉴定，也获得了国家版权局颁发的计算机软件著作权登记证书。可以实现档案录入、全文挂接、档案查询、档案借阅利用统计、档案借阅、办公自动化系统识别、信息等功能，是当前市场上比较成熟的一款系统之一。该系统是由某大学的档案馆与南京某科技有限公司联合研制开发的电子文件和电子档案管理系统及信息系统。据部分使用该系统的档案馆工作人员反映，该系统的利用能够明显提高工作效率，保障数据安全，与学校的办公自动化系统直接对接，在已有数据库的基础上进行资源的二次开发利用，并直接利用档案管理系统中数据库的相关数据制作档案馆网页进行与公告。不少高校在利用该系统处理文字性档案资料的同时，管理照片、音频、视频档案数据。

（二）在选用某个信息管理系统的基础上进一步自主开发

部分高校在利用某个比较成熟的系统进行管理数字化的文字档案的同时，也发现了其在管理照片、音频、视频等声像档案方面的局限性，比如在上传的声像档案数据量不大，同时使用系统人数不多的情况下，数据上传速度较快，查找利用效果比较理想。但数据达一定空间后，系统会出现运行缓慢的现象，10人左右同时在线工作会出现系统缓慢至不运转状态。针对这种情况，所走访的上海部分高校档案馆为应对这种情况，引进了计算机和软件设计专业的工作人员，根据自己学校的声像档案管理工作需求，做出系统设计方案，请相关专业公司重新设计了专门的声像档案管理系统与正在使用中的文字档案管理系统对接。重新设计后的声像档案数字化管理的系统设计理念是以利用方便为主要目的，查找对象的速度比较快，并且考虑到了照片的版权保护问题，避免日后产生相关法律问题。档案馆为保证服务器的良好运转，仅在服务器的升级、扩容上就先后投入了30多万，对服务器的设计要求上也特别注重数据的安全保护问题，采取了双重保护措施来保障数据的绝对安全。

（三）独立自主研发系统

据笔者了解，上海交通大学的数字化档案馆建设工作早在2000左右即启动，在档案界已经是有口皆碑。上海交通大学档案馆设有信息中心技术室，能够针对学校工作需求自主开发档案管理系统和信息网页。分为“归档平台”、“档案查询”、“学历学位认证”、“校友人物信息查询”、“科研获奖成果查询”、“历史文件中心”、“现代文件中心”、“编研陈展”、“专题汇编”、“视频点播”等几个部分。但是，该系统并不推向市场，仅供自己学校使用，无法在其他学校推广。该校的照片管理系统可以实现网上查阅，不直接调用原版照片，查阅原版照片需调用光盘或磁盘阵列。在我们已调查了解的几十所高校中，均未开展视频档案的数字化管理工作。该校档案馆负责人表示，他们刚开始启动视频档案的数字化管理工作，前不久陆续考察过中央音像馆所用的媒咨系统、青岛档案馆和深圳档案馆的数字化管理工作，正在做工作规划方案。但是该系统投入大，工作过程纷繁复杂，需要大量的专业设备和专业工作人员来配合操作该系统。

山东大学档案馆也正在研发自己的档案管理系统，该系统可以实现照片与视频的数字化管理，当前已经投入使用，正在推向市场。

三、对于高校建设数字化档案馆的几点思考

（一）档案资源的数字化处理是一项投资巨大的工程

当前各高校建立数字化档案馆都面临不仅要数字化处理当前产生的档案资料，还要数字化处理历史遗留的过往资料的问题。这是一项复杂的系统工程，不可一蹴而就，需要长时间地投入大量的人力、物力和财力。所考察的几所高校在有限的人力资源的情况下，都采取服务外包的形式来解决这个问题。在此工作上同济大学档案馆2011年投入99万，数字化处理了140万页档案资料，计划2012年投入200万，以后计划每年投入300-500万，直至此项工作完成；目前上海交通大学档案馆通过此种方式数字化处理了400多万页档案资料；上海师范大学档案馆的服务外包工作合作单位是上海八一厂；西南石油大学和苏州大学档案馆是采取有选择性进行资源数字化的方案，珍贵的档案、利用率较高的档案（如新生录取名册等）、字迹退化的档案、基建图纸档案优先数字化处理。

（二）建立数字化档案馆要注重档案队伍建设

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随着社会发展，当代社会已经各行各业逐步实现信息化，档案作为社会生活中一种的重要信息交流途径，近年来受到人们越来越多的关注。高校的历史档案，是一个有着历史传承的学校的历史写照，是一个学校展现自身特色办学传统和优良学风传承与发扬的重要载体，特别是保存历史较久远的珍贵档案，作为研究我国高等教育从起源、发展到改革的第一手资料，有着重要史学价值。

一、高校历史档案数字化的发展方向及其原因

高校历史档案数字化，具体说来，指的是利用计算机信息技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库存储技术等手段，将多种载体的高校历史档案转化为数字化档案信息的过程，通过计算机网络系统将数字化的历史档案以网络结构连结，并构建一个可以实现资源共享的数据库，提供多种查询及整理的应用，是当今社会信息化建设的重要组成部分。高校历史档案数字化工作主要包括两个层次：档案目录数字化和档案全文数字化。［1］当今高校档案管理在实现档案目录数字化方面取得了一定的成就，但长远来来，档案目录的数字化管理无法满足历史档案全面系统的利用、研究及保存，因此逐步档案全文的数字化是未来高校历史档案数字化管理的基本方向。其原因主要有两点：

首先，档案全文数字化处理在保护历史档案原件和资源交流共享方面具有极大的优势。高校现存的纸质历史档案随着多次的翻阅，甚至还有战争、自然灾害等因素，变得极为脆弱。档案信息的数字化可以一次性将历史档案全文进行处理，最大程度的减小了档案整理、使用过程中对历史原件的破坏。另一方面，档案全文的数字化极大地方便了信息的存储、查阅、共享，特别是在系统的研究历史事件或制作专题的过程中，档案全文数字化极为便捷。［2］

其次，实践工作表明，档案数字化管理如果分目录和全文两步走，大量设施和人力投入，无论资金还是人力方面都是不必要的损失与浪费。特别是数字化中作对计算机软硬件的投入要求较大，相应经费也较多，这是因为在信息处理过程中为了更好的满足使用需求，历史档案大多处理为像素和分辨率较高的图片格式，这就对计算机配置要求较高，经费的充分保障使得档案历史全文数字化是必然趋势，但也需要一个逐步实现的过程与阶段。

三、高校历史档案数字化实践中存在的问题和应对策略

（一）档案数字化实践操作

1.馆藏历史档案数字化前期准备工作

将资料按照一定的时间顺序对档案进行逐步的数字化处理，首先确定数字化的档案案卷顺序，并将卷片、封面等信息进行复印和编号，对于装订较厚或较深，导致不易扫描的文本，可以拆卷处理，并标注好没有页码的文卷，避免操作过程中发生混乱。

2.扫描历史档案信息的技术参数和文件格式

3.数字化档案的分类与存储、备份。

4.数字化处理后档案原件的事物保存

（二）关于档案数字化的若干问题

1.档案工作受重视程度不足

许多高校由于对档案工作的重视程度不足，在具体的档案工作中表现为对档案工作的敷衍和可有可无的态度。比如学校院处的老师往往忽略档案的保存管理意识，在具体需要使用的时候才意识到其重要性，如会议记录和其他相关文件的查询等等。这就为档案数字化的深入开展带来了许多问题，如高校历史档案数字化所需的设备和资金供应不足等，软硬件设施和人力资源是高校档案数字化建设的基础和支撑，没有这些高校档案数字化工作只能是纸上谈兵。因此，在购置数字化所需的扫描仪、服务器、档案管理系统等具体操作中，往往存在的审批难、购置难的问题。

2.档案工作人员素质有待提高

档案工作人员在高校历史档案数字化进程中扮演着举足轻重的作用，但是高校的现状中大部分档案管理者均为对计算机信息技术不熟悉的年龄较大的管理人员，在认识上认为纸质文件只要转化为电子文档就完全实现了高校档案信息的数字化，或者由于年龄问题对计算机操作等通讯技术较难适应。

3.档案数字化标准的制定

其实档案数字化的标准就是没有明确的标准，必须在实践中根据高校的实际情况判断档案信息管理的具体策略。从实际出发，综合管理人员的工作效率和软件硬件设备的利用效率，合理配置现有情况下的人力资源和软硬件资源，不断的摸索与思考中创新，才能走出一条独具本单位特色的高校历史档案数字化道路。

（三）档案信息数字化管理策略

1.加强重视，顺应数字化潮流的新形势

高校档案工作应当受到高校各级领导的重视和支持，由各高校购置所需的先进设备，招聘所需的具备先进网络知识和档案管理知识的综合型人才，完善所需的人、财、物保障，营造良好的校园网络环境氛围。

2.根据学校实际情况制定行之有效的数字化处理模式

高校档案的数字化管理是一项复杂的系统工程，应当根据档案馆的内部结构原则和高校的具体实际情况，如人力资源状况和经费供给等情况制定科学合理的工作程序。高校历史档案的数字化不是哪一个部门或者人可以单独完成的任务，将责任落实到人，各部门人员进行分工合作，具体包括档案原件扫描、数据整理验收、著录与加工以及数据库后期的维护与管理等等。

3.保障历史档案数据库的信息安全

信息安全是档案资料数字化建设中不和或缺的组成部分，由于档案数据库信息不同于向公众公开的信息，相当一部分档案内容要设定相应的浏览权限，保证不是所有的用户都能随意下载和使用。将目录级的数据库等可浏览的信息公布，方面使用者的查询，关于文档则需要通过一些必要的措施保证档案信息的安全。（作者单位：青海大学）

参考文献